Kontrollutvalet i Sogndal kommune

Transkript

1 Kontrollutvalet i Sogndal kommune Sak 13/2016 Spørsmål om kommunen si sakshandsaming knytt til ny taksering som grunnlag for utskriving av eigedomsskatt Sakshandsamar Møtedato Saknr Richard Nesheim /2016 KONTROLLUTVALSSEKRETARIATET SI INNSTILLING: Det er ikkje framlegg til vedtak. Det er lagt opp til at kontrollutvalet går gjennom vedlagte dokument, samt orienteringar i møtet. Basert på den informasjonen ein får må kontrollutvalet vurdere kva vedtak ein vil gjere. VEDLEGG Til orientering er saksdokumentet og vedlegga som følgde saka ved handsaminga i kontrollutvalet 18.4 lagt ved som eit samla dokument i vedlegg nr 8. Nr. Dok. Dato Avsendar/Mottakar Tittel Sogndal kommune Brev til dei som har klaga på eigedomsskatten 2 Sogndal kommune Rammer og retningsliner for verdsetjing og taksering av eigedomar utkast til handsaming på møte i sakkunnig nemnd KS Advokatane Takstnivået og likebehandlingsprinsippet ved ny alminneleg taksering i Sogndal kommune (sladda versjon) 4 Verditakst Tilbod til Sogndal kommune (vedlegget er ikkje offentleg og vert delt ut i møtet) 5 Juni 2016 Sogndal kommune Konkurransegrunnlag og kravspesifikasjon Sogndal Høgre Vedkomande eigedomskatt i Sogndal kommune (skrivet vart delt ut på førre møte, men kom inn så seint at det ikkje var sendt ut som del av sakspapira) 7 Sogndal Venstre Innspel til møte i kontrollutvalet 13. juni Sekretariatet for kontrollutvalet Sakspapir til sak 10/2016 med vedlegg

2 Orienteringar i møtet: Fylgjande personar er bedt om å møta i kontrollutvalet for å gje sine synspunkt på prosessen: 1. Arne Sivertsen leiar i sakkunnig nemnd fram til november Odd Urdal Bjelle leiar i sakkunnig nemnd frå november Ove Ellingsen leiar i klagenemnda frå november 2015 Vidare er rådmannen bedt om å vere tilgjengeleg for spørsmål. BAKGRUNN Denne saka er framhald av sak 10/2016 som vart handsama i møtet i kontrollutvalet Det vert vist til vedlegg 7 for nærare bakgrunnsinformasjon. Til førre møte låg det føre eit skriv frå rådmann Aanestad kring administrasjonen sitt arbeid. Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak: Kontrollutvalet tek orienteringa frå rådmannen knytt til administrasjonen sitt arbeidet med kommunal eigedomstaksering til vitande. Kontrollutvalet viser til at rådmannen ynskjer at kontrollutvalet ser nærare på administrasjonen sitt arbeide med kommunal eigedomstaksering. Kontrollutvalet vil fylgje opp saka på neste møte. Kontrollutvalet vil til dette møte be om ytterlegare orienteringar om prosessen, mellom anna frå leiar i sakkunnig nemnd. Med bakgrunn i dette vedtaket har kontrollutvalet invitert noverande og førre leiar i sakkunnig nemnd, samt leiar i klagenemnda for å få deira synspunkt på korleis prosessen kring takseringa har gått føre seg. Kontrollutvalet sitt fokus i denne saka bør vere på å kartlegge kva som har vore gjort og kva som eventuelt kunne vore gjort betre. Målsetjinga må vere å lære av denne prosessen for å sikre at ein unngår tilsvarande uro og vanskar ved sakshandsaminga ved seinare høve. Som kjent har sakkunnig nemnd i sitt møte 18 mai annullert alle utskrivne takstar og vil jobbe med å legge fram nye takstar. Nemnda handsama på møtet eit utkast til nye retningsliner for taksering av eigedomar. Administrasjonen fekk i oppdrag å arbeide vidare med desse og eit nytt utkast til nye retningsliner vert lagt fram for nemnda sitt møte 9. juni. Når kontrollutvalet skal gjere si vurdering kan eit utgangspunkt vere å sette opp eit oversyn over korleis ein god prosess bør vere. A. Ein teoretisk modell over prosessen med ny taksering I vedlagt oversyn er det teke utgangspunkt i artikkelen «Eiendomsskatt fastsettelse og administrative retningslinjer» som sto i tidskriftet Revisjon og Rekneskap nr 1 i Artikkelen er

3 skriven av advokatane Bjørn-Olav Johansen og Fredrik Falbach, samt advokatfullmektig Ida Hamre Høyendahl, alle frå Deloitte Advokatfirma. Dei beskriv tidslina ved utskriving av eigedomsskatt på fylgjande måte: 1.Innføring 2.Taksering 3.Fastsetjing 4.Utskriving Handlingane på dei ulike trinna vert omtala slik: Innføring Taksering Fastsetjing Utskriving Kommunestyret fattar vedtak om at eigedomskatt skal innførast, og for kven Kommunen, eventuelt ekstern takstmann startar arbeidet med å fastsette ein takst på Takstnemnda, eventuelt sakkyndig nemnd vedtek eigedomsskattegrunn laget for dei enkelte Det vert fastsett overordna prinsipp for taksering, kva slags nemnd, eventuelt bruk av sjablongar etc. Ein legg ut anbod på ekstern taksering Ein vedtek skattøret og eventuelt botnfrådrag objektet Arbeidet bør seinast vere i gang rundt september/ oktober året før skatteåret eigedomane Kan fråvike frå forslaget til takst Enkelte kommunar opererer med botnfrådrag, eller ein fast reduksjon av taksten med ein gitt prosentsats Kommunen skriv ut skatteseddel med eigedomsskattegrunnlag, skattøre og årleg eigedomsskatt Det vert utarbeidd samla eigedomskatteliste for heile kommunen og denne vert lagt ut til offentleg ettersyn seinast innan 1. mars i skatteåret, eventuelt 30. juni ved første gangs innføring. Når det gjeld den første fasen skriv artikkelforfattarane fylgjande: «Det er viktig at kommunene er klar over at innføring av eiendomsskatt medfører et omfattende administrativt arbeide i tillegg til selve takseringsprosessen og at forberedelsene bør starte tidlig». I Sogndal kommune var det i dette tilfelle ikkje snakk om ei innføring av eigedomsskatt, men ei nyutskriving. Det var likevel eit omfattande arbeid. Vidare skriv dei: «I praksis er det kommunens administrasjon som forestår mye av arbeidet med organiseringen av takseringen. Ofte organiseres dette som en egen underavdeling kalt eiendomsskattekontoret». Når det gjeld retningsliner for takseringa står det fylgjande: «For å sikre at takseringsarbeidet er i samsvar med både eiendomsskatteloven, rettspraksis og det ulovfestede hensynet til likebehandling et det vanlig at kommunen fastsetter egne retningslinjer for eiendomsskatt. Dette er ikke noe lovkrav, men siden eiendomsskatteloven i seg selv er svært knapp, kan det stilles spørsmål ved hvorvidt kommunens saksbehandling er forsvarlig dersom slike retningslinjer ikke fastsettes.» Ut frå dette kan vi slutte at det vil vere viktig for ein god prosess at ein har på plass gode retningslinjer, før takseringa tek til.

4 B. Kva seier vedtektene til kommunen om prosessen Dei vedtektene som var gjeldande i 2015, før prosessen med ny taksering tok til, var vedtekne av kommunestyret i Her står fylgjande i 3-6: 3 Sakkunnige for takstnemnd og overtakstnemnd Takstnemnd og overtakstnemnd kan søkje sakkunnig byggteknisk bistand og/eller juridisk bistand i den utstrekning dei finn det naudsynt. ( Før det vert inngått avtale om sakkunnig bistand m.v. skal dette godkjennast av formannskapet.) Kap. Il TAKSTAR 4 Konferanse om retningsliner for taksering m.v. Takstnemnd/sakkunnig takstnemnd kjem saman før ei allmenntaksering tek til, for å drøfte og vedta retningsliner for takseringa slik at ein er sikra størst mogeleg likskap i vurderinga. Slike møte kan og elles haldast når nemnda finn behov for det. Protokoll frå desse møta vert innhefta i takstprotokollen. Vedtak som vert gjort med vanleg fleirtal, er av rettleiande art. 5 Førebuing av taksten Leiar skal planleggje og leie arbeidet og fastsetje tid for takstane. Han skal syte for at eigar av eigedomen eller den som har fullmakt frå eigar, vert varsla. Det skal gjevast minst 3-dagarsvarsel. Allmenn taksering skal vere kunngjord på førehand i lokalpressa eller med eige rundskriv. I samråd med leiar utfører Eigedomsskattekontoret administrativt og kontormessig arbeid for takstnemnd/sakkunnig nemnd. Når eigedomen skal synfarast, bør det om mogeleg liggja føre opplysningar om: a. storleiken på eigedomen b. oppgåve over husvære, forretningslokale m.v. som er i bygningane på eigedomen og oversikter over rom-og flateinnhald c. for bedriftseigedomar, oversikter over større maskininnstallasjonar o.l. Takstnemnd/sakkunnig takstnemnd skal sjå til at det vert einsarta verdsetjingar. Har eit medlem i takstnemnd/sakkunnig nemnd lovleg forfall må han straks melde frå til leiar som kallar inn varamedlem. Leiar syter for at kvart medlem får ein ajourførd kopi av reglane i byskattelova kap. I, om eigedomsskatt, eit eksemplar av eigedomsskattelova med kommentarar, eit eks. av gjeldande vedtekter for eigedomsskatteordninga i kommunen og eit eks. av gjeldande rutinar for eigedomskatteordninga i kommunen. Det går såleis klart fram av vedtektene som vart vedtekne i 2005 at leiar i nemnda og nemnda som heilskap har eit klart ansvar for å drøfta og vedta retningsliner for takseringa, før denne tek til. Leiar skal og planleggje og leie arbeidet og fastsette tid for takstane. Dei vedtektene som har vore lagt ute på heimesida til kommunen er ikkje vedtektene frå 2005 men ei tilpassing av normalvedtektene til KS. I sak til formannskapet 2. juni 2016 er dei reviderte vedtektene teke opp til godkjenning. Av saka går det fram at det har vore gjort fleire kommunestyrevedtak som har gjort endringar knytt til vedtektene som vart godkjent i 2005, utan at

5 vedtektene har vore handsama på nytt. Dei nye vedtektene vert no lagt fram for formell godkjenning. Også i desse vedtektene ligg ansvaret for å planleggje og leie arbeidet med takseringa til leiaren av den sakkunnige nemnda, men eigedomsskattekontoret har og eit tydeleg ansvar. Vi viser her til dei nye vedtektene som førebels er godkjent av formannskapet den 2. juni, paragrafane 3-1 og Leiaren av den sakkunnige nemnda har, i samarbeid med eigedomsskattekontoret, ansvaret for å planleggja og leia arbeidet med takseringa. Eigedomsskattekontoret fastset takstmøta i samråd med den sakkunnige nemnda og synfaringa i samråd med synfaringsmennene. 3-2 Før den alminnelege takseringa tek til, drøftar den sakkunnige nemnda alminnelege retningslinjer for takseringa for å sikra at vurderinga blir så einsarta som mogleg. Den sakkunnige nemnda skal gjera ei prøvetaksering for å fastsetja prisnivået for takseringa. Den sakkunnige nemnda kan vedta sjablongar til bruk i takseringa. Sjablongane skal gjera det enklare å komma fram til omsetjingsverdien på eigedomen og skal ta høgd for at det kan verka inn på verdien kva tilstand, brukseigenskap og lokalisering eigedomen har. Det skal førast protokoll over vedtaka til den sakkunnige nemnda 3-3 Den sakkunnige nemnda er i samarbeid med eigedomsskattekontoret ansvarleg for å gje synfaringsmennene informasjon og rettleiing om praktiseringa av dei alminnelege retningslinjene. For å sikra lik praksis bør både nemnda og alle synfaringsmennene vera til stades gjennomgang av retningslinjer og rammer for takseringa. Faktum så langt: Vi viser til redegjørelsen til rådmann Jostein Aanestad om prosessen. I dette skrivet står det at administrasjonen lyste ut anbodskonkurransen om kjøp av takseringstenester og valte leverandør. Det står vidare at vedtektene til kommunen ikkje hadde krav om at administrasjonen sitt arbeid med innkjøp av takseringstenester skulle drøftast med sakkunnig nemnd, underforstått at dette ikkje var gjort. Vi har i ettertid fått avklart at denne framstillinga var unøyaktig. Leiar i sakkunnig nemnd vart kalla inn for å gjennomgå konkurransegrunnlaget og kravsspesifikasjonen før dette vart sendt ut og hadde eit møte med kommunalsjef Inger Pedersen om dette 27. mai Dette er i samsvar med kravet i ny 3-1 om at leiar i sakkunnig nemnd har ansvaret for å planlegge og leie arbeidet med takseringa. I utlysinga av anbodet som vart lagt ut på Doffin står det at oppdraget gjeld taksering, samt utarbeiding av takstgrunnlag som grunnlag for handsaming i sakkunnig nemnd. Det er ikkje formulert som ein del av oppdaget at leverandøren skal bistå med oppdatering av retningsliner før takseringa tek til. Ved utløpet av tilbodsfristen låg det føre 4 tilbod. Verditakst fekk tildelt oppdraget den I tilbodet sto fylgjande knytt til møte med sakkunnig nemnd:

6 «Vi foreslår allerede etter kontraktsmøtet et møte med administrasjonen og skattetakstnemnda for å skape forankring i prosjektet og starte overføring av kunnskap om skattetaksering der det er behov for det, samt få retningslinjer for vårt arbeid». Det vart så halde eit møte med dåverande sakkunnig nemnd i oktober Dette møtet er ikkje protokollert. Innhaldet i møtet vil Arne Sivertsen kunne orientere utvalet om i møtet. Det synest likevel å vere klart at det ikkje har vorte fastsett nokre retningslinjer for takseringa slik det står i vedtektene at skal gjerast før ei taksering tek til. At det ikkje vart fastsett retningslinjer kan ein og lese ut av notatet frå KS Advokatane som skriv fylgjande: «Det er etter vår vurdering en alvorlig mangel ved eiendomsskatteregimet i kommunen per i dag at det ikkje er fastsatt (i alle fall ikkje formalisert) sjablonger, faktorer og prinsipper for verdsettelse av ulike typer eigedom. For å sikre ensartet behandling og for at skattyterne skal kunne føre en viss kontroll med takstene, er slike retningslinjer i praksis en nødvendighet når man skriver ut eiendomsskatt på alle kategorier eigedom.» Førebels oppsummering: Både ut frå artikkelen «Eiendomsskatt fastsettelse og administrative retningslinjer» og skrivet frå KS-advokatane går det klart fram at ein må ha tydelege retningslinjer på plass før ein set i gang med taksering. Dette går og tydeleg fram av både dei gamle og dei nye vedtektene til kommunen. Å få retningslinjene på plass er i følgje vedtektene eit ansvar for dei sakkunnige nemndene. Men det må og ligge eit stort ansvar til administrasjonen som skal yte administrativ bistand til nemndene. I kravsspesifikasjonen som vart nytta ved kjøp av tenesta står det at leverandøren skulle utarbeide forslag til takst på alle takstobjekt innan 1. desember Det har såleis vore korte fristar for leverandøren som skulle utføre takstarbeidet og det er då eit vesentleg spørsmål kvifor det ikkje vart lagt meir arbeid i å få utarbeidd gode retningsliner på eit tidlegare tidspunkt. Med dei knappe fristane som var kunne ikkje dette arbeidet «vente» på den nye sakkunnige nemnda som først vart valt 12 november. Kontrollutvalet vil i møtet få høve til å bli orientert av og stille spørsmål til leiarane i nemndene. Etter denne orienteringa/spørsmålsrunden bør kontrollutvalet bruke tid på å oppsummere og konkludere i saka.