Systembeskrivelse for Fagskolens kvalitetssystem

Transkript

1 Systembeskrivelse for Fagskolens kvalitetssystem Versjon 1

2 Innhold 1.0. Innledning Kvalitetssystemet Mål med KSS Kvalitetssystemets forankring Strategisk plan Forankring i fagskolens mål og planer Forankring i kravene til kvalitetssystem for fagskoler Forankring i fagskolestyret, ledelsen, blant ansatte og studenter Organisering, roller og ansvarsfordeling Organisering Roller og arbeidsoppgaver Kvalitetssystemets dokumenter Kvalitetshåndbok for utdanningene Kvalitetsrapporter og arkiv Kvalitetssikring og kvalitetsutvikling av utdanningen Kvalitetssikring Kvalitetsutvikling Innspillsordning Rapporter og kvalitetsseminar Systemutvikling... 15

3 1.0. Innledning 1.1. Kvalitetssystemet Kvalitetssystemet (KSS) ved Vea Statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører, ble godkjente av Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen (NOKUT) den Systemet skal sikre at fagskolen arbeider systematisk og målrettet med å gi elever og studenter et best mulig utdanningstilbud i tråd med føringer gitt av skoleeier, fagskolestyret og NOKUT. Kvalitetssystemet omfatter hele organisasjonen ved fagskolen, og inkluderer en rekke personer som deltar i et systematisk og kontinuerlig arbeid med å sikre og videreutvikle kvaliteten i virksomheten. Kvalitetssystemet bygger på NOKUT`s retningslinjer for kvalitetssikring og godkjenning etter lov om fagskoleutdanning. Om krav til system for kvalitetssikring sier NOKUT blant annet: Tilbyder av fagskoleutdanning er selv ansvarlig for å sikre at den (de) utdanningstilbud som den tilbyr, holder tilfredsstillende kvalitet og yrkesrelevans. Tilbyder må derfor alltid ha oppdatert kunnskap om forhold og prosesser som har vesentlig betydning for kvaliteten i utdanningstilbud som tilbys eller planlegges. Kvalitetsarbeidet foregår i ulike faser med ulike aktiviteter, rutiner og prosesser. Systemet skal frembringe dokumentasjon fra elever/studenter/alumni, ansatte, sensorer, kompetanseråd/bransjen og øvrige eksterne interessenter. Videre skal informasjon som genereres av systemet danne grunnlag for ledelsens samlede analyse og vurdering av kvaliteten. Kvalitetsutvalget skal utarbeide en årlig kvalitetsrapport som påviser kvaliteten i utdanningene samt konkretiserer tiltak til forbedring og videreutvikling av fagskolen som institusjon og fagskolens utdanningstilbud. KSS skal også sikre at etablering av nye utdanningstilbud har forankring i fagskolestyret og bransje/fagmiljø. Fagskolen skal også følge NOKUT`s retningslinjer for dette. Gjennom dette dokumentet vil vi beskrive systemets oppbygning, hvordan arbeidsoppgaver er fordelt og hvordan vi skal nyttiggjøre oss den informasjonen som systemet generere for stadig forbedring av utdanningstilbudene ved fagskolen Mål med KSS Den overordnede målsettingen med fagskolens kvalitetsarbeid er å sikre styring og kvalitetssikring i forhold til de mål og strategier som til enhver tid er gjeldende for fagskolens kjernevirksomhet, som er utdanning. Det innebærer at dette kvalitetssystemet ikke ivaretar alle oppgaver knyttet til de ulike støttefunksjonene ved fagskolen. Både fagskolens stabs-, produksjons- og driftsavdeling har egne kvalitetssystemer som ivaretar kvalitetssikring av funksjoner som ikke ivaretas av dette KSS-systemet.

4 Fagskolens strategiske plan formulerer visjon, virksomhetsgrunnlag, verdier og strategisk retning. I tillegg konkretiserer skoleeiers (Kunnskapsdepartementet) mål for utdanningstilbudene. KSS skal bidra aktivt til at fagskolen følger disse linjene og når de målene som er satt i strategisk plan og av skoleeier. KSS er viktig for å sikre at fagskolen holder høyt nivå og stadig forbedrer eksisterende studier samt utvikler nye fagskolestudier. Dette skal oppnås gjennom å: fremme en generell kvalitetskultur vedlikeholde og gjøre tilgjengelig dokumenter og informasjon til bruk i kvalitetsarbeidet organisere og drive et systematisk kvalitetsarbeid med konkrete roller og oppgaver for ulike personer og instanser dokumentere kvalitetsarbeid, kvalitetsutvikling og resultater Kvalitetskultur handler konkret om at kvalitetsarbeid og kvalitetstenkning blir en naturlig del av det daglige virke ved fagskolen, at kvalitetsarbeidet har bred forankring og er preget av engasjement og utviklingsorienteringen. Dokumenter og informasjon som er vesentlige i KSS arbeidet gjøres tilgjengelig for alle på fagskolens hjemmeside. Her skal det gis informasjon om KSS arbeidet generelt og en oversikt over hva som er gjort og oppnådd gjennom fagskolens kvalitetsarbeid. Kvalitetsarbeid handler først og fremst om å arbeide systematisk med å bruke erfaringer fra virksomheten til å forbedre den. Dette gjøres gjennom en stadig pågående sirkulering mellom planlegging, gjennomføring, analyse og forbedring. Dokumentasjon, som legges ut på fagskolens hjemmeside skal gi en enkel oversikt over hva som er gjort i virksomheten generelt og kvalitetsarbeidet spesielt Kvalitetssystemets forankring Fagskolens KSS er forankret i sentrale plan- og styringsdokumenter i virksomheten, og det er viktig at dette grunnlaget gjennomsyrer kvalitetsarbeidet. De sentrale plan- og styringsdokumentene er tilgjengelig på vår hjemmeside: http//

5 Strategisk plan Fagskolens strategiske plan beskriver de langsiktige strategiene for fagskolen. I strategisk plan finnes virksomhetsidè, visjon, slagord og kjerneverdier: Virksomhetsidè: 1 Visjon: 2 Slagord: Vea - en markedstilpasset og toneangivende fagskole som utdanner dyktige, synlige og ettertraktede utøvere innen grønne yrkesfag, - i et vakkert, engasjerende og annerledes miljø Vea den inspirerende grønne fagskolen! Vea skaper gledesspredere Kjerneverdier 3 Vakkert Engasjert Annerledes På Vea ser vi det vakre i naturen, det som lever og gror rundt oss. Det vakre gir oss skaperkraft, inspirasjon og glede i hverdagen. Det vakre gjenspeiler seg i alle våre aktiviteter og i omgivelsene vi omgir oss med. På Vea engasjerer vi oss! Vea har et spennende læringsmiljø der alle involveres. Lærernes engasjement for faget smitter over på elevene. Dette utvikler og styrker faget, både gjennom ulike arbeidsverktøy og nye læringsmetoder, samt spennende nettverk både nasjonalt og internasjonalt. Vea er en litt annerledes skole. Vi utdanner gledesspredere! Vi tenker nytt og ser muligheter der andre ser begrensninger. Miljøet er motiverende, lite og oversiktlig. Vi får nye impulser både fra hverandre, omgivelsene og et kreativt fagmiljø både nasjonalt og internasjonalt. 1 I begrepet virksomhetsidé legger vi den samme forståelsen som næringslivet legger i begrepet forretningsidé. Et godt virksomhetsgrunnlag bør være klart og tydelig og gi en beskrivelse av: hva virksomheten skal drive med, hvordan, mot hvem og hvor? På bakgrunn av denne forståelsen kom vi fram til virksomhetsideen for Vea. 2 Visjonen er en virksomhets fyrtårn, og skal gi oss motivasjon, energi og ambisjoner til å strekke oss enda litt lenger, uten at vi når helt fram! En lærende organisasjon har en felles visjon som er gjennomgripende. 3 Kjerneverdiene skal få fram personligheten både internt og eksternt. Verdiene skal gjøre Vea tydelige og være verktøy for å ta beslutninger.

6 Rapportering Strategisk retning Fagskolen har mål om til enhver tid å være markedstilpasset gjennom å: Gi rett tilbud til rett tid Ha tilstrekkelig grad av fleksibilitet, herunder opprette og legge ned studier etter bransjens etterspørsel Utvikle bærekraft og faglig robusthet Høyne fagskolens status Videreutvikle fagskolens renommé Videreutvikle faglig forankring i studiene og mot bransjen I tillegg til fokus på utvikling av fagskolen, er utvikling av kurs- og oppdragsvirksomhet samt videregående skoletilbud viktige satsningsområder i strategisk plan Forankring i fagskolens mål og planer Strategisk plan utgjør, sammen med andre overordnede dokumenter i virksomheten og den årlige kommunikasjonen med skoleeier om mål- og resultatstyring, utgjør grunnlaget for de konkrete planene i virksomheten. Denne modellen viser koblingen mellom eksterne og interne føringer som er viktige forankringer for fagskolens KSS: Kunnskapsdepartementets tildelingsbrev Veas Kvalitetsrapport Veas Kompetanserådsrapport Veas strategiske plan Personalplan IKT-plan Kommunikasjonsplan Markedsplan Fagprofil Veas utviklingsplan Avdelingsvise handlingsplaner Mål Planer Budsjett Dokumentkart hvor linjene er påvirkningsveiene. De grønne boksene er underliggende dokumenter til hoveddokumentet som er i blått.

7 Forankring i kravene til kvalitetssystem for fagskoler Alle fagskoler er gjennom Kunnskapsdepartementets forskrift om godkjenning etter fagskoleloven og NOKUT`s retningslinjer for kvalitetssikring og godkjenning etter lov om fagskoleutdanning, pålagt å ha et tilfredsstillende system for kvalitetssikring. NOKUT har fått i oppgave å godkjenne for deretter å evaluerer kvalitetssystemet, og har utarbeidet sitt eget kriteriegrunnlag for dette. Systemet skal ta for seg områder man skal bli målt på, og NOKUT har definert disse områdene til å være: 1 Kvantitativ informasjon om utdanningstilbudet 2 Studentenes vurdering av utdanningstilbudet 3 Undervisningspersonalets og sensorenes vurdering av utdanningstilbudet 4 Eksterne interessenters vurdering av utdanningstilbudet 5 Ledelsens samlede analyse og vurdering av kvaliteten 6 Bruk av kunnskapen til forbedring av kvaliteten 7 Rutiner for etablering av nye utdanningstilbud Fagskolen skal selv bestemme hvordan informasjon om disse parameterne frambringes jf. NOKUT`s retningslinjer for kvalitetssikring og godkjenning etter lov om fagskoleutdanning: Innenfor rammen av kriteriene ovenfor må tilbyder selv i samsvar med sine behov bestemme hvilke kvantitative opplysninger en trenger, hvilke tema som skal belyses og vurderes, hvilke metoder for informasjonsinnhenting og vurdering som skal benyttes, og hvilke prosesser prosedyrer og rutiner - (oppgave- og ansvarsfordeling, rapportformater, rapporteringslinjer og beslutningsarenaer) systemet skal bestå av. Godkjenningsordningen skal sikre fagskoleutdanning som selvstendig yrkesrettet utdanningstilbud på tertiært nivå, det vil si at studiene bygger på videregående opplæring. Godkjenningen skal sikre studentene tilfredsstillende utdannelse og vilkår, og gi tilbyderne bidrag til videreutvikling av sine utdanninger. NOKUT`s kriteriegrunnlagg er på denne måten viktige referansepunkter for utforming, utvikling og bruk av fagskolens kvalitetssystem Forankring i fagskolestyret, ledelsen, blant ansatte og studenter KSS skal også ha en sterk forankring hos alle ved fagskolen som jobber med og har ansvaret for kvalitetsarbeidet. Dette gjøres først og fremst ved at systemet har klart beskrevet hvilke roller og konkrete arbeidsoppgaver de ulike aktørene ved fagskolen har. Gjennom dette er det et mål at det skal være enkelt for alle å forholde seg til systemet, og dermed også få en klar og oversiktlig tilknytning til det.

8 Studentene skal delta aktivt i de ulike evalueringsordninger som finnes i KSS, dialog med de faglig ansatte og aktivt delta i kvalitetsutvalget. Alle ansatte i virksomheten skal forstå formålet med KSS, samt kjenne til og være informert om KSS som system. De skal også ha en forståelse av de prosesser, rutiner og prosedyrer som finnes for evaluering og rapportering, og forstå betydningen av de tiltak som iversksettes for videreutvikling og forbedring. Ledelsen skal iverksette fagskolestyrets vedtak knyttet til KSS og gjennomføre vurdering og analyse av kvaliteten i virksomheten. Fagskolestyret vedtar hovedlinjene i kvalitetssystemet og behandler den årlige kvalitetsrapporten Organisering, roller og ansvarsfordeling 3.1. Organisering Kvalitetssystemet skal ha en oversiktelig organisering av personer og instanser som har ulike roller og helt konkrete arbeidsoppgaver i systemet. Denne modellen viser ansvar og myndighet for evaluering og rapportering: Rektor KSS-seminar Studentforum Studenter Kvalitetsrapport behandles i fagskolestyret ved Vea statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører Avdelingslederne Avdelingene Evaluering jfr. prosessdokumentene i KSS-håndboka Årsrapport med vedlagt Kvalitetsrapport til: Riksrevisjonen Kunnskapsdepartementet NOKUT (på forlangende) Den røde boksen sier noe om det arbeidet som legges ned for å kartlegge og finne ut av kvalitetsfaktorene ved fagskolen. De grønne feltene viser hvor i organisasjonen arbeidet med kvalitetssikring foregår, mens den blå boksen viser hvor kvalitetssikringssystemet overvåkes og kontrolleres. De brune feltene viser mottakere for årsrapportering for kvalitetssikring ved fagskolen. De røde pilene viser gangen i kvalitetsarbeidet, mens de blå pilene viser rapporteringsretningen.

9 3.2. Roller og arbeidsoppgaver Her følger en beskrivelse av de roller og konkrete arbeidsoppgaver de ulike instansene har i KSS arbeidet. Fagskolestyret har det overordnede ansvaret for at den faglige virksomheten holder høy kvalitet. Fagskolestyret skal vedta endringer i KSS-håndboka og behandle den årlige kvalitetsrapporten Rektor har det overordnede operative ansvaret for KSS og skal påse at det fungerer etter gjeldende retningslinjer og intensjoner. har ansvaret for å lede, samordne, evaluere og videreutvikle KSS. Avdelingslederne har ansvaret for at systemet ajourføres, etterleves og brukes etter de gitte forutsetningene. Oppfølging av kvalitetsarbeidet overfor øvrige ansatte er en naturlig del av daglige lederoppgaver. KSS er delt inn i 7 kvalitetsprosesser som beskrives nærmere i kapitel 5.1. Sammendrag av ansvarshavende og oppfølgingsansvarlig Prosessdokument i kvalitetsprosess 1 Ansvarlig Oppfølgingsansvarlig Opptak av studenter og elever Avdelingsleder blomsterdekoratørfag Avdelingsleder gartnerfagene Arkivleder Informasjon til studenter/elever Markeds- og informasjonsrådgiver Arkivleder Avdelingsleder stab Bibliotekar IKT-ansvarlig Markedsføring av studietilbud Markeds- og informasjonsrådgiver Avdelingsleder stab Oppstart av nytt studieår Avdelingsleder blomsterdekoratørfag Rektor Avdelingsleder gartnerfagene Avdelingsleder teknisk drift Avdelingsleder stab Avdelingsleder produksjon Eksamen og vitnemål Studieadministrasjon Avdelingsleder blomsterdekoratørfag Avdelingsleder gartnerfagene Rektor Prosessdokument i kvalitetsprosess 2 Ansvarlig Oppfølgingsansvarlig Læringsmiljøevaluering Studieadministrasjon Avdelingsleder stab (studenttilfredshet) Læringsplattform (It`slearning) IKT-ped Avdelingsleder blomsterdekoratørfag

10 Avdelingsleder gartnerfagene IKT-ressurser for studenter og ansatte IKT-ped Avdelingsleder stab Underveis- og slutteavluering for klasser Avdelingsleder gartnerfagene Internasjonal aktivitet Internasjonal koordinator Avdelingsleder gartnerfagene Avdelingsleder blomsterdekoratørfag Kurs- og fagdagsevaluringer Markeds- og informasjonsrådgiver Avdelingsleder stab Evaluering av oppdragsvirksomhet Avdelingsleder gartnerfagene Avdelingsleder blomsterdekoratørfag Prosessdokument i kvalitetsprosess 3 Ansvarlig Oppfølgingsansvarlig Sensors vurdering enkeltfagseksamener Studieadministrasjon Sensors vurdering tverrfaglige Studieadministrasjon eksamener Faglærers vurdering Avdelingsleder gartnerfagene Avdelingsleder blomsterdekoratørfag Rektor Prosessdokument i kvalitetsprosess 4 Ansvarlig Oppfølgingsansvarlig Bransjeundersøkelse Markeds- og informasjonsrådgiver Avdelingsleder stab blomsterdekoratørbransjen Bransjeundersøkelse garnerbransjen Markeds- og informasjonsrådgiver Avdelingsleder stab Bransjeundersøkelse Markeds- og informasjonsrådgiver Avdelingsleder stab anleggsgartnerbransjen Bransjeundersøkelse Markeds- og informasjonsrådgiver Avdelingsleder stab mesterbrevorganisasjonene Samarbeidspartnerundersøkelse Markeds- og informasjonsrådgiver Avdelingsleder stab Oppfølgingsundersøkelse Markeds- og informasjonsrådgiver Avdelingsleder stab uteksaminerte studenter Alumniundersøkelse Markeds- og informasjonsrådgiver Avdelingsleder stab Prosessdokument i kvalitetsprosess 5 Ansvarlig Oppfølgingsansvarlig Teammøte garnerfagene Avdelingsleder gartnerfagene Teammøte blomsterdekoratørfagene Avdelingsleder blomsterdekoratørfag Teammøte stab Avdelingsleder stab Teammøte teknisk drift Avdelingsleder teknisk drift Teammøte produskjsonavdelingen Avdelingsleder produksjon Ledergruppemøte (VLG) Rektor Arbeidsmiljøutvalgsmøter (AMU) HVO Medbestemmelsesmøte (MB) Rektor Skolemiljøutvalgsmøte (SMU) Rektor Tilsettingsråd (TR) Rektor Innstillingsråd (IR) Avdelingsleder stab Styremøter Rektor Elev- og studentdemokrati (ESDV) Leder i elev- og studentdemokratiet

11 Medarbeidersamtaler Avdelingsleder blomsterdekoratørfag Avdelingsleder gartnerfagene Avdelingsleder teknisk drift Avdelingsleder stab Avdelingsleder produksjon Rektor KSS-seminar Rektor Prosessdokument i kvalitetsprosess 6 Ansvarlig Oppfølgingsansvarlig 6.1 Studieprogramforbedring/revisjon Avdelingsleder gartnerfagene Avdelingsleder blomsterdekoratør Kvalitetsrapport Rektor Prosessdokument i kvalitetsprosess 7 Ansvarlig Oppfølgingsansvarlig Etablering av nye studietilbud Rektor 4.0. Kvalitetssystemets dokumenter Kvalitetssystemets dokumentsamling er tilgjengelig på fagskolens hjemmeside: http// Kvalitetshåndbok for utdanningene Kvalitetshåndboka dekker den spesielle vektleggingen av utdanningsvirksomheten på fagskolen. Det at utdanning er kjernevirksomheten, involverer alle ansatte i ulik grad og forbruker størstedelen av fagskolens budsjett direkte eller indirekte, er årsaken til at vi har en egen kvalitetshåndbok for utdanningen. KSS-håndbokas første del er generell og sier noe om bakgrunn for og hensikt med KSS. Videre gir denne delen et innblikk i oppbygning, roller, ansvar og myndighet. Deretter tar håndboka for seg den enkelte kvalitetsprosess med tilhørende prosessdokumenter som konkretiserer arbeidet Kvalitetsrapporter og arkiv NOKUT`s retningslinjer for kvalitetssikring og godkjenning etter lov om fagskoleutdanning stiller krav om tilgjengelighet av informasjonen som framskaffes i KSS: Den informasjonen som kvalitetssikringssystemet produserer, må være åpent tilgjengelig for ansatte og studenter, slik at alle kan ha innsyn i de kvalitetsvurderingene som gjøres, og de tiltak som iverksettes i kvalitetsarbeidet. Slik sikrer en også at studentene får tilbakemelding på sine vurderinger av utdanningstilbudet.

12 Informasjon om KSS ligger ute på fagskolens hjemmeside. De årlige kvalitetsrapportene legges ut her etter at de er ferdigbehandlet i fagskolestyret. Kvalitetsrapporten er en del av fagskolens årsmelding og utarbeides i kvalitestsseminaret som skal holdes innen utgangen av januar hvert år. Etter dette legges rapporten fram for fagskolestyret for behandling. Kvalitetsrapporten offentliggjøres ca. 1. mars Kvalitetssikring og kvalitetsutvikling av utdanningen Gjennom å videreutvikle kvalitetskulturen i organisasjonen, nyttiggjøre oss erfaringer (blant annet kvalitetsrapportene) og systematisk bruk og utvikling av kvalitetshåndboka skal vi støtte to viktige funksjoner i kvalitetsarbeidet vårt: Kvalitetssikring og Kvalitetsutvikling I dette kapittelet beskriver vi hvordan disse to hovedfunksjonene i kvalitetsarbeidet fylles i forhold til fagskolen utdanningsvirksomhet Kvalitetssikring Kvalitetssikring støttes ved å ha prosess- og rutinebeskrivelser for alle viktige deler av fagskolens virksomhet. En sentral del av fagskolens kvalitetssystem er beskrivelsene av utdanningsvirksomhetens viktigste prosesser. Disse beskrivelsene skal dokumentere hvordan fagskolen har kommet fram til at den best bør gjøre arbeidet på de ulike områdene. KSS er delt inn i 7 kvalitetsprosesser og i hver kvalitetsprosess er det utviklet et ulikt antall prosessdokumenter, som sier noe om hvilke aktiviteter som skal iverksettes og når de skal gjennomføres. Prosessdokumentene konkretiserer også ansvar og roller for gjennomføring av arbeidet og de ansvarlige blir varslet gjennom e-post når handlinger skal iverksettes. Dersom en handling ikke iverksettes varsles den som sitter over i hierarkiet, slik at tiltak blir iverksatt. Når en handling er utført skal det legges inn i systemet en rapport som sier noe om funnene i handlingen. Funnene kan være av positiv karakter eller av negativ karakter (avvik). Alle avvik legges inn med forslag til forbedring, tiltaksrekkefølge og oppfølgingsansvarlig med datoer. Om avvikene ikke lukkes i henhold til det som er bestemt for avviket vil den som er ansvarlig få melding om dette på e-post. Om avviket forblir åpent vil det gå rapporter til den over vedkommende i systemet slik at tiltak for hvordan avviket kan lukkes kan iverksettes av en overordnet i systemet. I tillegg til prosess- og rutinebeskrivelser spesielt rettet mot utdanningsvirksomheten, finnes det også en rekke prosessbeskrivelser, rutinebeskrivelser og andre verktøy for kvalitetssikring av fagskolens øvrige virksomhet. Den store utfordringen ved å kvalitetssikre virksomhet gjennom slike prosess- og rutinebeskrivelser, er å få disse beskrivelsene til å være reelt styrende for dagliglivet i alle deler av fagskolen. Denne utfordringen er blant annet omtalt i kapittel 1.3.4, som handler forankring hos styret, ledelsen, ansatte og studenter.

13 5.2. Kvalitetsutvikling Kvalitetsutvikling støttes ved å ha evalueringer og andre ordninger som gir informasjon som grunnlag for videreutvikling og forbedring. Den største kontinuerlige aktiviteten kvalitetssystemet skaper, er det løpende arbeidet for å gjennomføre evalueringer og samle tilbakemeldinger og annen informasjon om kvaliteten på fagskolens utdanningsvirksomhet. Denne informasjonen skal analyseres og vurderes riktig sted i organisasjonen og omgjøres til forbedringstiltak som gjennomføres og følges opp. En stor og viktig del av informasjonen fra ulike deltakergrupper samles inn gjennom QuestBack undersøkelser (QB), mens andre deler av informasjonen er resultater i form av tall og statistikk fra opptakssystem, studieadministrativt system og andre kilder. Det er viktig å bruke begge disse typene av informasjon for å skape et best mulig helhetsbilde av forholdene, før nye tiltak iverksettes. QB-undersøkelser brukes som verktøy for innsamling av informasjon overfor studenter, bransje og fagmiljø (nasjonalt og internasjonalt), kurs- og fagdager, oppdragsvirksomhet, alumni, sensorer og ansatte. Disse undersøkelsene bearbeides av IKT-ansvarlig og måles opp mot fastsatte krav/mål i KSS. I og med at QB-undersøkelsene gir anledning til å komme med egne kommentarer utarbeides tre ulike rapporter. Bakgrunnen for dette er å ivareta anonymitet før offentliggjøring. Rapport A er en fullstendig rapport med alle kommentarer som oversendes avdelingsleder og assisterende rektor. Denne kan danne utgangspunkt for dialog med den enkelte faglærer, og er utgangspunkt for dialogmøte med studentene. Rapport B er en rapport der eventuelle navn som er angitt i svarene er fjernet. Denne rapporten brukes for utarbeidelse av tiltak i den enkelte avdeling (teammøter) Rapport C er den offentlige rapporten, som legges ut på fagskolens hjemmeside. I denne rapporten er alle kommentarer til undersøkelsens spørsmål fjernet. Analyse, vurdering og tiltak: Informasjon som samles inn må bearbeides, analyseres og vurderes, og gjennom drøfting mellom de ansvarlige parter må det i en del tilfeller konkretiseres tiltak. Hovedprinsippet er at dette arbeidet gjøres av de som har ansvar på det aktuelle feltet, og at tiltak iverksettes fortløpende. Når det fremkommer informasjon eller avdekkes problemer som må løses på høyere nivå eller et annet sted, flyttes saken til riktig instans i organisasjonen. Ansvaret for å gjøre dette ligger da hos de som får informasjonen. Kvalitetsutvalget skal på det årlige kvalitetsseminaret vurdere om systemet har fungert i henhold til prosessdokumentene, kvaliteten i delrapportene og kvalitetsrapporten. Videre skal utvalget gjennomgå alle avvik og iverksatte tiltak samt ta stilling til om det må utarbeides ytterligere tiltak til forbedring.

14 Forbedringstiltak som er gjennomført på et område ved fagskolen, skal følges opp av de som har ansvar på området. Både tiltak som gir ønsket effekt og de som ikke gjør det er det verdifullt å ta med seg informasjon om videre, og alle disse utgjør en viktig del av kvalitetsrapporten Innspillsordning Høsten 2011 innfører fagskolen en ordning for forbedring gjennom innspill. Denne ordningen skal dekke alle typer innspill brukere ønsker å sende inn, enten det er noe som fungerer for dårlig, noe som har skjedd, et forslag om forbedringer eller andre typer innspill. Det kan også være informasjon vedkommende opplever ikke kommer fram på andre måter, eller som det er uklart hvor og hvordan skal sendes inn. Målet med ordningen er at det på fagskolen alltid skal være enkelt å gjøre innspill til forbedring av virksomheten, også utenom fastsatte rutiner og prosesser. Innspillsansvarlig har overordnet ansvar for mottak, registrering, behandling, oppfølging og rapportering av innspill. Innsending og behandling Det finnes et eget skjema for innsending av innspill på fagsolens hjemmeside og i papirform. Den som har sendt innspill skal få respons fra fagskolen på e-post når innspillet er mottatt og når saken er avsluttet. Tiltak som blir besluttet som følge av innspill, følges opp på linje med andre forbedringstiltak besluttet på grunnlag av andre ordninger i KSS. Informasjon om ordningen Innspillsordningen skal gjøres godt kjent for alle studenter, ansatte og andre med tilknytning til fagskolen 7.0. Rapporter og kvalitetsseminar Det produseres forløpende rapporter (A, B og C) etter at QuestBack-undersøkelser er gjennomført. Den enkelte avdeling jobber fortløpende med analyse, vurdering og utarbeidelse av eventuelle tiltak. Disse rapportene, sammen med andre innhentede data og aktuell statistikk, danner grunnlag for den årlige kvalitetsrapporten.

15 Kvalitetsrapporten utarbeides av kvalitetsutvalget, behandles av fagskolestyret og legges ved fagskolens årsrapport til skoleeier (Kunnskapsdepartementet) og Riksrevisjonen. Rapporten oversendes også NOKUT på forlangende Systemutvikling Fagskolens kvalitetssystem skal utvikle seg med organisasjonen! Med utgangspunkt i fagskolens overordnede styringsdokumenter og målsettinger er det viktig at kvalitetsarbeidet faktisk resulterer i kvalitetsutvikling og forbedring, at det bidrar til å gi utdanning av høy kvalitet. Dette skal synliggjøres i en overordnet framstilling i den årlige kvalitetsrapporten. Med dette som bakteppe er det avgjørende at hele organisasjonen kontinuerlig ser på utviklingspotensialer i virksomheten generelt og KSS spesielt.