Pr Versjon Side 2 av 81

Transkript

1

2 Pr Versjon Side 2 av 81

3 Forord I tråd med Kunnskapsdepartementets forskrift 1 om godkjenning etter fagskoleloven og NOKUTS 2 retningslinjer, har Norges grønne fagskole Vea utarbeidet et internt system for kvalitetssikring for å sikre kontinuerlige forbedringer og utdanningenes yrkesrelevans. Dette dokumentet som kalles fagskolens kvalitetshåndbok, er ment å gi en overordnet oversikt over hvordan fagskolen har bygd opp sitt kvalitetssystem Kvalitetssystemet ved fagskolen er et helhetlig sett av elementer som skal sikre og utvikle studiekvaliteten ved fagskolen. Systemet omfatter alle prosesser som har betydning for studiekvaliteten, fra informasjon overfor mulige søkere til avsluttende studium og alumni. Systemet omfatter all utdanning ved fagskolen og vil gjennom ulike systemer, prosedyrer og veiledninger bidra til å sikre at alle tilknyttet fagskolen arbeider mot angitte mål og mulige forbedringer. Kvalitetssystemet skal bidra til å fremme en generell kvalitetsbevissthet og -kultur hos både studenter/ elever og ansatte. Systemet skal bidra til å vedlikeholde og tilgjengeliggjøre dokumenter og informasjon som er nødvendige verktøy i kvalitetsarbeidet. Systemet skal også bidra til å organisere et systematisk kvalitetsarbeid gjennom konkrete roller og oppgaver for ulike personer for å kunne dokumentere kvalitetsarbeidet og -utviklingen gjennom målbare resultater. Endringslogg Dato Endringsbeskrivelse Produsent Versjon Vedtatt i fagskolestyret HJ Ferdigstilling av revisjon Kvalitetsutvalget Vedtatt i fagskolestyret HJ Klargjøring til ny revisjon av dokumentet HN Ferdigstilt versjon for gjennomgang og HN 2.2 godkjenning i kvalitetsutvalget Revisjon gjennomgått i kvalitetsutvalget SAA Versjon sendt til godkjenning i fagskolestyret SAA Versjon godkjent i fagskolestyret SAA Ny revisjon opprettet HN Versjon klargjort for gjennomgang i HN Kvalitetsutvalget Versjon klargjort for gjennomgang i HN Fagskolestyret Versjon godkjent i Fagskolestyret HN Versjon klargjort for gjennomgang i HN Kvalitetsutvalget Versjon klargjort for gjennomgang i Alle kvalitetsutvalget Revisjon godkjent i Fagskolestyret HN FOR Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen Pr Versjon Side 3 av 81

4 Innholdsfortegnelse Forord... 3 Kvalitetssikring og -utvikling i organisasjonen... 6 Opplæring, ansvarliggjøring og implementering... 6 Myndighet og ansvar... 7 Evaluering, dialog og rapportering... 8 Systembeskrivelse KSS-dataprogram... 9 Kvalitetsprosessene Sammendrag av ansvarshavende og oppfølgingsansvarlig Kvalitetsprosess 1 Kvantitativ informasjon om utdanningstilbudet Opptak av studenter/elever Informasjon til studenter/elever Markedsføring av studietilbud Oppstart av nytt studieår Eksamen og vitnemål Kvalitetsprosess 2 Studentens vurdering av utdanningstilbudet Læringsmiljøevaluering (studenttilfredshet) Læringsplattform IKT-ressurser for studenter og ansatte Studentenes vurdering av faglærers undervisning Underveisvurdering gjennom dialog Midtveisevaluering for flerårige studier Sluttevaluering for studiet Internasjonal aktivitet Kurs- og fagdagsevalueringer Innspillsordning Eksterne studiesteder Kvalitetsprosess 3 Undervisningspersonalets og sensorenes vurdering av utdanningstilbudet Sensors vurdering av eksamen Faglærers vurdering Utviklingssamtale Kvalitetsprosess 4 Eksterne interessenters vurdering av utdanningstilbudet Bransjeundersøkelser Oppfølgingsundersøkelse uteksaminerte studenter /alumni Kvalitetsprosess 5 Ledelsens samlede analyse og vurdering av kvaliteten Elev- og studentdemokratiet ved Vea (ESDV) KSS-seminar Pr Versjon Side 4 av 81

5 5.3 Kvalitetsrapport Kvalitetsprosess 6 Bruk av kunnskapen til forbedring av kvaliteten Kvalitetssikringsdag Kvalitetsprosess 7 Rutiner for etablering av nye utdanningstilbud Etablering av nye utdanningstilbud Oppstart og gjennomføring av første studieløp Pr Versjon Side 5 av 81

6 Kvalitetssikring og -utvikling i organisasjonen Norges grønne fagskole Vea har utviklet en egen kvalitetshåndbok for å sikre at fagskolen ivaretar de forventede krav til kvalitet på utdanningen. a bygger på fagskolelovens krav til tilfredsstillende interne systemer for kvalitetssikring. Håndboka er forsøkt bygget opp som et logisk, enkelt og praktisk verktøy og skal ikke være til hinder for kontinuerlig revisjon, videreutvikling og endring. Dette innebærer at kvalitetssystemet må være fleksibelt, slik at det er mulig å definere inn nye kvalitetsområder Kvalitetsarbeidet vil foregå i ulike faser med ulike aktiviteter, rutiner og prosesser. Systemet skal frembringe dokumentasjon fra elever/studenter/alumni, de ansatte, sensorer, bransjen og øvrige eksterne interessenter. Dokumentasjonen skal benyttes til å evaluere gjennomførte aktiviteter. Evalueringen skal føre til en rapport som danner grunnlag for å vurdere kvaliteten i utdanningene, samt forbedre og videreutvikle fagskolen som institusjon og fagskolens utdanningstilbud. Kvalitetssystemet skal fokusere på virksomhetens arbeid med kvalitetssikring og kvalitetsutvikling. Kvalitetssystemet skal være en integrert og naturlig del av fagskolens daglige arbeid og alle ansatte skal holde seg informert om fagskolens kvalitetssystem og holde seg oppdatert ifm. revisjoner av denne. Slik sett har alle ansatte et ansvar for å bidra til kvalitetsforbedring. Systemet skal ta for seg ulike områder jf. fagskolestilsynsforskriften av Fagskolen ønsker å videreføre systemets oppbygning slik den var før denne forskriften ble vedtatt, og har valgt å ta inn de elementene som understrekes i forskriften i eksiterende oppbygning. Innledningsvis i KSS-håndboken presenteres systembeskrivelsen. Deretter kommer følgende kvalitetsprosesser: 1 Kvantitativ informasjon om utdanningstilbudet 2 Studentenes vurdering av utdanningstilbudet 3 Undervisningspersonalets og sensorenes vurdering av utdanningstilbudet 4 Eksterne interessenters vurdering av utdanningstilbudet 5 Ledelsens samlede analyse og vurdering av kvaliteten 6 Bruk av kunnskapen til forbedring av kvaliteten 7 Rutiner for etablering av nye utdanningstilbud KSS-håndboka og årlig kvalitetsrapport ligger tilgjengelig for alle, både for ansatte, studenter og eksterne interessenter på fagskolens internettside og læringsportal. Opplæring, ansvarliggjøring og implementering Hensikten med kvalitetssystemet er at det skal skapes en tydelig forståelse av interne oppgaver og ansvarsforhold, og at dette inngår i et helhetlig opplegg. Det er sentralt at både ansatte og studenter bidrar til å skape høy kvalitet. Alles bidrag skal ha til hensikt å skape gjensidig informasjon og samhandling til det beste for fagskolen virksomhet. For å skape god integrasjon på alle nivåer i organisasjonen er det av vesentlig betydning at alle i virksomheten: Forstår formålet med KSS Kjenner til og er informert om KSS som system Kjenner til hvilke prosesser KSS omfatter Pr Versjon Side 6 av 81

7 Kjenner til rutiner og prosedyrer for evaluering og rapportering Forstår betydningen av de handlinger som iverksettes Ansatte: Alle nivåer i organisasjonen skal være INFORMERT om systemet for kvalitetssikring Alle med personalansvar skal gis OPPLÆRING I SYSTEMET Alle nyansatte skal informeres om, og læres opp i, KSS. Dette er nærmeste leders ansvar. Studenter: Skal informeres om at fagskolen har KSS og hensikten med dette Skal delta i undersøkelser Skal delta i KSS-seminar for å evaluere systemet og bidra til videreutvikling Myndighet og ansvar Rektor har det overordnede ansvar for kvalitetssystemet. Avdelingslederne har ansvar for at systemet ajourføres, etterleves og implementeres. Oppfølging av kvalitetsarbeidet er en naturlig del av utviklingssamtalen mellom medarbeider og nærmeste leder Beskrivelse av ansvar og myndighet innenfor evaluerings- og rapporteringsveier. Figur 1: Ansvars- og myndighetsmodell for evaluerings- og rapporteringsveier. Den røde boksen sier noe om det arbeidet som legges ned for å kartlegge og finne ut av kvalitetsfaktorene ved fagskolen. De grønne feltene viser hvor i organisasjonen arbeidet med kvalitetssikring foregår, mens den blå boksen viser hvor kvalitetssikringssystemet overvåkes og kontrolleres. De brune feltene viser mottakere for årsrapportering for kvalitetssikring ved fagskolen. De røde pilene viser gangen i kvalitetsarbeidet, mens de blå pilene viser rapporteringsretningen. Pr Versjon Side 7 av 81

8 Evaluering, dialog og rapportering Systemet skal legge til rette for evaluering og dialog som samler kvalitative og kvantitative data som grunnlag for vurderingen av undervisning og læringsmiljø. Det handler om faste evalueringsordninger og møtepunkter mellom ledelse, administrasjon 3, lærere, studenter/elever og andre interessenter. Hvordan dialogen mellom de respektive parter i systemet gjennomføres er definert i kvalitetsprosessene. Noen dialogområder kan være faste møtefora, mens andre kan være undersøkelser som gjennomføres elektronisk. De evalueringsformene som ikke bygger på dialog er av mer statistisk karakter. Hver høst benyttes en av planleggingsdagene ved skolen til å jobbe med kvalitetssikringssystemet og de ulike prosessene i dette. Fagskolen er kjent med at høy grad av evalueringsfrekvens (mange undersøkelser) kan medføre evalueringstretthet, og vil derfor legge til rette for at undersøkelsene kan gjennomføres i organisert form i undervisningstiden, slik at dette ikke oppleves som merarbeid. Forebygging av evalueringstretthet er også blant annet ivaretatt ved at noen prosesser som omhandler evaluering av fag tar høyde for små fag, og at frekvensen for evaluering av disse er lavere enn for de store og tyngre fagene. Det vil også iverksettes ytterligere tiltak om det viser seg at tretthet oppstår. Evalueringene og dialogene skal føre til rapporter som måles opp mot de prosessbeskrivelsene som er definert for evalueringsområdet. I hver rapport skal det framkomme hvilke områder organisasjonen arbeider bra med for å ivareta den kvaliteten som kan forventes. Det skal også rapporteres på de avvik og forbedringsområder som avdekkes. Ethvert avvik eller forbedringsområde skal generere en avviksmelding. Denne skal følges opp med forslag til tiltak. Avvikene og de foreslåtte tiltakene skal arbeides med i alle organisasjonens fora hvor dette naturlig er forankret. Når tiltakene er iverksatt og fungerer etter intensjonen, anses avviket som avsluttet, og lukkes i systemet. Fagskolen ser det som svært viktig å sikre at utdanningstilbudene ikke bare gir kortsiktige gevinster, men også skaper kvalitet over tid. Dette innebærer at det skal arbeides med evalueringssystemer som ivaretar både kortsiktige og langsiktige perspektiver. I sum danner dette utgangspunktet for å justere og forbedre neste utdanningsperiode. Hensikten er å sikre at vi hele tiden har et utdanningstilbud som oppleves som nyttig og yrkesrelevant og som er forankret i bransjen. 3 Her forstått som alle administrativt ansatte i ikke-pedagogiske stillinger. Pr Versjon Side 8 av 81

9 Systembeskrivelse KSS-dataprogram Norges grønne fagskole Vea benytter et egenutviklet dataprogram, som bidrar til å ivareta oppfølging og rapportering av kvalitetsindikatorene. Kort fortalt fungerer programmet på følgende måte: 1. Alle kvalitetssikringsområder jf. fagskolestilsynsforskriften legges inn i systemet 2. Alle kvalitetsprosesser (jf. denne kvalitetshåndbok) legges inn i den kategori de hører inn under 3. Alle oppgaver relatert til kvalitetssikringsarbeidet registreres i systemet 4. Alle undersøkelser, måleparameter og resultater registreres i systemet 5. Alle faste og løpende oppgaver som registreres i systemet danner grunnlaget for systemets årshjul Alle handlinger som skal utføres er registrert i systemet. Systemet gir således informasjon om hvem som er ansvarlig, tilhørende rapporteringslinjer og historikk. Alle handlinger registreres med tilhørende handlingsfrister (datoer). Når en handling skal utføres varsles den ansvarlige pr e-post. Om handlingen ikke følges opp vil den som er oppfølgingsansvarlig i systemet motta melding om dette, slik at tiltak og oppgaver kan iverksettes. Den som er definert som ansvarlig skal sørge for at oppgaven gjennomføres. Dette innebærer nødvendigvis ikke at vedkommende skal utføre alt arbeidet selv, men igangsette nødvendig samhandling i organisasjonen for å løse oppgaven innen fastsatt frist. Når en handling er utført skal det utarbeides en rapport som sier noe om funnene i handlingen. Funnene kan være av positiv eller negativ karakter (avvik). Alle avvik registreres med forslag til forbedring, tiltaksrekkefølge og oppfølgingsansvarlig med datoer. Om et avvik ikke lukkes i henhold til fristen, vil den som er ansvarlig og oppfølgingsansvarlig bli varslet om dette på e-post. Alle elektroniske rapporter, etter gjennomførte undersøkelser, utarbeides av KSS-ansvarlig Systemet genererer oversikter på ulike nivå. Denne oversikten er brukertilpasset i form forhåndsdefinerte filter og hvilken bruker som er innlogget i systemet. De viktigste oversiktene er: Brukers egne oppgaver og oppfølgingsoppgaver Avvik bruker har ansvaret eller oppfølgingsansvaret for Alle oppgaver Alle avvik Oversikt over evalueringer med tilhørende krav og innrapportert resultat Samlet grafisk fremstilling av evalueringsresultater på ulike nivå i form av kvalitetsbarometer. Årshjul med faste og fortløpende oppgaver Fastsettelse av nye mål, indikatorer og krav i alle kvalitetsprosessene gjøres i kvalitetsseminaret og legges fram for fagskolestyret i forbindelse med behandling av den årlige kvalitetsrapporten. Pr Versjon Side 9 av 81

10 Kvalitetsprosessene Tilbyder av fagskoleutdanning er selv ansvarlig for å sikre at den (de) utdanningstilbud som den tilbyr holder tilfredsstillende kvalitet og yrkesrelevans. Tilbyder må derfor alltid ha oppdatert kunnskap om forhold og prosesser som har vesentlig betydning for kvaliteten i utdanningstilbudet som tilbys eller planlegges. Enhver kvalitetskritisk prosess er forfattet i hvert sitt prosessdokument. Fagskolen opererer med 7 dokumentasjonsområder som skal oppfylles. Norges grønne fagskole Vea har lagt de ulike dokumentasjonsområdene til grunn for de prosessene som skal fremskaffe målbare data i kvalitetsarbeidet. Hvordan prosessene følges opp er beskrevet under systembeskrivelsen. Alle de prosesser fagskolen skal måles etter er detaljert beskrevet i hvert sitt prosessdokument som er gjengitt under det dokumentasjonsområde de har en naturlig tilhørighet til. Saker som er unntatt offentlighet vil ikke bli registret i kvalitetssystemet, men behandles i henhold til gjeldende rutiner og forskrifter for dette. Sammendrag av ansvarshavende og oppfølgingsansvarlig Prosessdokument i Kvalitetsprosess 1 Ansvarlig Opptak av studenter/elever Avdelingsleder blomsterdekoratørfag Avdelingsleder gartnerfagene Arkivleder 1.2 Informasjon til studenter/elever Markeds- og informasjonsrådgiver Arkivleder Bibliotekar Rådgiver IKT Avdelingsledere Rektor Rektor 1.3 Markedsføring av studietilbud Markeds- og informasjonsrådgiver Rektor 1.4 Oppstart av nytt studieår Studieadministrasjon Avdelingsleder blomsterdekoratørfag Avdelingsleder gartnerfagene Administrativ leder Rektor 1.5 Eksamen og vitnemål Studieadministrasjon Avdelingsleder blomsterdekoratørfag Avdelingsleder gartnerfagene Prosessdokument i Kvalitetsprosess 2 Ansvarlig Rektor Oppfølgingsansvarlig Oppfølgingsansvarlig Læringsmiljøevaluering (studenttilfredshet) Rådgiver IKT Administrativ leder Læringsplattform Rådgiver IKT Avdelingsleder blomsterdekoratørfag Avdelingsleder gartnerfagene Rektor IKT-ressurser for studenter og ansatte Rådgiver IKT Administrativ leder Studentenes vurdering av faglærers Avdelingsleder gartnerfag Rektor undervisning Avdelingsleder blomsterdekoratørfag 2.5 Underveisvurdering gjennom dialog Den enkelte studiekoordinator Pedagogisk ansvarlig Midtveisevaluering for flerårige studier Avdelingsleder gartnerfagene Rektor Avdelingsleder blomsterdekoratørfag Sluttevaluering for studiet Avdelingsleder gartnerfagene Avdelingsleder blomsterdekoratørfag Rektor Pr Versjon Side 10 av 81

11 2.8 - Internasjonal aktivitet Internasjonal ansvarlig Rektor Avdelingsleder gartnerfagene Avdelingsleder blomsterdekoratørfag Kurs- og fagdagsevalueringer Markeds- og informasjonsrådgiver Rektor 2.10 Innspillsordning Rådgiver IKT Rektor Eksterne studiesteder Avdelingsleder gartner Avdelingsleder blomsterdekoratør Rektor Prosessdokument i Kvalitetsprosess 1 Ansvarlig Sensors vurdering Studieadministrasjon Rektor Faglærers vurdering Avdelingsleder gartnerfagene Rektor Avdelingsleder blomsterdekoratørfag Utviklingssamtale Avdelingsleder blomsterdekoratørfag Avdelingsleder gartnerfagene Administrativ leder Rektor Rektor Prosessdokument i Kvalitetsprosess 4 Ansvarlig Bransjeundersøkelser Markeds- og informasjonsrådgiver Avdelingsleder blomsterdekoratør Oppfølgingsundersøkelse uteksaminerte studenter/alumni Prosessdokument i Kvalitetsprosess 5 Markeds- og informasjonsrådgiver Ansvarlig Elev- og studentdemokratiet ved Vea (ESDV) Leder i elev- og studentdemokratiet Rektor KSS-seminar Rådgiver IKT Rektor Prosessdokument i Kvalitetsprosess 6 Ansvarlig 6.1 Kvalitetssikringsdag Ledergruppa Rektor Avdelingsleder blomsterdekoratør Avdelingsleder gartnerfag Prosessdokument i Kvalitetsprosess 7 Ansvarlig 7.1 Etablering av nye utdanningstilbud Avdelingsleder gartnerfagene Avdelingsleder blomsterdekoratør 7.2 Oppstart og gjennomføring av første studieløp Avdelingsleder gartnerfagene Avdelingsleder blomsterdekoratør Oppfølgingsansvarlig Oppfølgingsansvarlig Oppfølgingsansvarlig Oppfølgingsansvarlig Oppfølgingsansvarlig Rektor Rektor Pr Versjon Side 11 av 81

12 Kvalitetsprosess 1 Kvantitativ informasjon om utdanningstilbudet Kvalitetsprosessene til del 1 bygger på Forskrift om tilsyn med kvalitet i fagskoleutdanningen (fagskolestilsynsforskriften) som i 5-1 (2) sier at: «Tilbyder skal sette mål for kvaliteten i utdanningene. Kvantitativ informasjon skal indikere om målene er nådd». Fagskolens ledergruppe utarbeider forslag til kvalitetsindikatorer og mål i denne kvalitetsprosessen. Kvalitetsutvalget behandler forslaget i kvalitetsseminaret, mens endelig vedtak fattes i fagskolens styre. Hvert år skal det rapporteres på følgende indikatorer, som et ledd i å påvise kvalitet i utdanningen: Indikator Mål Rapporteringsansvarlig Antall mottatte søknader pr. studieplass 1,5 Arkivleder Frafall (de som avbryter Maks 5 % Arkivleder fagskoleutdanningen) Stryk på eksamen (kun de som faktisk går Maks 5 % Arkivleder opp til eksamen) Antall uteksaminerte fagskolestudenter som skal være i relevant arbeid knyttet til læringsutbyttet 1 år etter endt utdanning 75 % Markeds- og informasjonsrådgiver Kvalitetsprosessene det rapporteres på: 1.1 Opptak av studenter/elever 1.2 Informasjon til studenter 1.3 Markedsføring av studietilbud 1.4 Oppstart av nytt studieår 1.5 Eksamen og vitnemål Pr Versjon Side 12 av 81

13 Prosessdokument Opptak av studenter/elever Systemplassering 1.1. Hva prosessen omfatter: Opptak av studenter/elever til alle typer studier ved fagskolen. Mål: At opptak av studenter/elever skjer raskt og riktig. At kommunikasjon med søkere/potensielle søkere samt andre partnere oppleves som tydelig og profesjonell. Styrende dokumenter: Eksterne dokumenter: 1. FOR Forskrift om realkompetanse som mestereksamen. Forskrift om godkjenning av annen utdanning og arbeidspraksis (realkompetanse) i stedet for mestereksamener. ( ) 2. Norsk Lovtidend FOR Forskrift om godkjenning av realkompetanse. ( ) 3. Norsk Lovtidend FOR Forskrift om realkompetanse som mestereksamen. ( ) 4. LOV Fagskoleloven - fgskol. Lov om fagskoleutdanning (fagskoleloven) ( ) 5. LOV Opplæringslova - oppll. Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova). ( ) med forskrifter 6. Forskrift om tilsyn med kvaliteten i fagskoleutdanningen ( ) 7. Forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i høyere utdanning og fagskoleutdanning ( ) 8. Statsbudsjettet og årlige tildelingsbrev fra Kunnskapsdepartementet (KD) Interne dokumenter: 1. Fagskolens retningslinjer for realkompetansevurdering 2. Opptaksreglement jfr reglement for fagskolestudenter 3. Klagereglement jfr reglement for fagskolestudenter Aktuelle rutiner: 1. Opptaksrutiner 2. Klagerutine 3. Faktureringsrutiner 4. Loggføringsrutiner 5. Resultater etter gjennomførte undersøkelser ifbm forrige års opptak Ansvarlig: Oppfølgingsansvarlig Arkivleder (opptaksleder og sekretær) Rektor Innledning Hovedregelen er at man søker opptak til utdanningene til fagskolen og voksenopplæringsstudiene gjennom elektronisk søknadsskjema på nettsidene til fagskolen ( Oversikt over alle studietilbudene og søknadsfrister finnes på På videregående nivå er det sentralt opptak gjennom Etter søknadsfrist og første opptak, gjennomføres forløpende opptak på alle studier med ledige studieplasser. Aktiviteter / momenter 1 Informasjon om søknadsprosessen Fagskolen har informasjon om søknad og opptak på fagskolens hjemmeside ( Pr Versjon Side 13 av 81

14 2 Statistiske data Det skal utarbeides statistiske data på: Antall mottatte søknader pr studieplass Antall tatt opp ved skolestart Antall aktive studenter ved telledato (01.10) Opptaksgrunnlag (Formal/realkompetanse) Alder Kjønn Geografi (fylkestilhørighet) Dokumentinformasjon Sist revidert dato: Revidert av: Stein Aarskog Pr Versjon Side 14 av 81

15 Prosessdokument 1.2 Informasjon til studenter/elever Systemplassering 1.2 Hva prosessen omfatter: Arbeidet som gjøres på fagskolens ulike nivåer, for å gi studenter/elever den informasjon de til enhver tid trenger. Mål: Alle studenter/elever skal være godt informert eller ha god tilgang på tydelig og relevant informasjon. Styrende dokumenter: Eksterne dokumenter: 1 LOV Fagskoleloven fgskol. Lov om fagskoleutdanning (fagskoleloven) ( ) 2 LOV Opplæringslova oppll. Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova). ( ) med forskrifter 3 Forskrift om tilsyn med kvaliteten i fagskoleutdanningen ( ) 4 Forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i høyere utdanning og fagskoleutdanning ( ) Interne dokumenter: Aktuell studieplan Fagskolens kommunikasjonsplan Studentguide Reglement for fagskolestudenter Interne ressurser: Fagskolens hjemmeside ( Elektronisk Læringsplattform Aktuelle rutiner: Markedsplan Fagskolens kommunikasjonsplan Opptaksrutine Oppstartsrutine Ansvarlig: Oppfølgingsansvarlig Markeds- og informasjonsrådgiver Rektor Innledning Fagskolen har studenter på både heltid- og deltid. Derfor er det viktig at all nødvendig informasjon ligger lett tilgjengelig på et medium alle kjenner og behersker. Den elektroniske læringsplattformen er informasjonskanalen som benyttes ovenfor studentene, mens i all hovedsak formidler informasjon til søkere. Aktiviteter / momenter 1 Hjemmeside er fagskolens utstillingsvindu rettet mot søkere, potensielle søkere og andre interesserte, og skal til enhver tid inneholde korrekt og tidsriktig informasjon. Hjemmesiden inneholder oppdatert og gjeldende informasjon om alle våre studietilbud med studieomtale og studieplaner. I tillegg finnes informasjon om søknad og opptak, mobilitet, korte kurs, arrangementer og aktuelle artikler knyttet til fagskolens fagfelt. Det er ledelsens og markeds- og kommunikasjonsrådgivers ansvar at nettredaktør får oppdatert informasjon til publisering på 2 Elektronisk læringsplattform Den elektroniske læringsplattformen inneholder viktige områder med informasjon for egne studenter. Plattformen er en nettbasert informasjons- og kommunikasjonskanal for alt som knytter seg til undervisningen. Dette er de ansattes informasjonskanal mot studentene, men også stedet for kommunikasjon og samarbeid mellom studenter og lærerne. Informasjon fra Pr Versjon Side 15 av 81

16 studieadministrasjonen/administrasjonen til grupper av studenter skal også legges i den elektroniske læringsplattformen. Informasjon lagt ut til studentene på den elektroniske læringsplattformen regnes som gitt fra fagskolens side. Det er derfor studentenes ansvar fortløpende å holde seg oppdatert om innholdet. 3 E-post Når studenter blir tatt opp på fagskolen opprettes det en egen studentmail. Det er denne e- postadressen fagskolen benytter hvis det skal sendes e-post. Denne e-postadressen er også registrert i den elektroniske læringsplattformen. Samtlige studentundersøkelser sendes via e-post til studentene. Etter endt studie verifiseres studentenes private e-postadresser slik at vi videre er i stand til å sende oppfølgingsundersøkelser til uteksaminerte studenter. 4 Kartlegging av informasjon gitt om studietilbud, evaluering av søknadsskjema Alle søkere vil, som en del av søknadsskjemaet, svare på en kort undersøkelse. Undersøkelsen fokuserer blant annet på: Hvor søker har fått kjennskap til Vea Hvor på internett de har funnet informasjon om Vea Hvordan søker vurderer hjemmesiden vår I tillegg til undersøkelsen, gjennomgås tilfredshet med søknadsprosessen som eget punkt i underveisdialogen. Dokumentinformasjon Sist revidert dato: Revidert av: Håkon Nettum Pr Versjon Side 16 av 81

17 Prosessdokument 1.3 Markedsføring av studietilbud Systemplassering 1.3 Hva prosessen omfatter: Tilrettelegging og koordinering av profilerings-, rekrutterings og markedsføringsaktivitet for fagskolen Mål: Målrettede, rasjonelle og godt koordinerte profilerings- og markedsføringsaktiviteter som gir økt søkerinteresse for fagskolens studietilbud Styrende dokumenter: Interne dokumenter: Kommunikasjonsplattform Markedsplan Handlings- og aktivitetsplan Informasjonsstrategi Studentguide Visuell profil Alle fagskolens studieplaner Interne ressurser: Fagskolens hjemmeside ( Relevante elektroniske undersøkelser fra tidligere år Aktuelle rutiner: Opptaksrutine Ansvarlig: Markeds- og informasjonsrådgiver Oppfølgingsansvarlig Rektor Innledning Selv om Markeds- og informasjonsrådgiver har det overordnede faglige ansvaret for profilering og markedsføring av fagskolen og studietilbudene, er dette aktiviteter som må løses av en hel rekke mennesker i det daglige. Fornøyde studenter er kanskje den viktigste suksessfaktoren for å rekruttere nye studenter og da er all aktivitet som er med på sikre studiekvalitet, trivsel og god service overfor våre studenter/elever være av stor betydning. Markeds- og informasjonsrådgiver har rollen som koordinerende ansvarlig og tilrettelegger for tiltak i forbindelse med studentrekruttering, og tar seg av tiltak som omfavner fagskolen som en helhet, blant annet produksjon av studiekatelog, gode nettsider og fagskolens deltakelse på messer, skolebesøk og andre aktuelle markedsføringsarenaer, samt kommunikasjon med aktuelle søkere. All planlegging og tilrettelegging skjer i samarbeid med avdelingslederne og i ledermøter. Fagskolen satser mye på å gjøre seg synlig og tilgjengelig overfor kommende studenter/elever. Skolebesøk, utdanningsmesser, fagdager og kontakt med bransjen er viktige arenaer for å komme i kontakt med potensielle studenter/elever, markedsføre tilbud og svare på spørsmål om hvordan det er å være student/elev. Denne formen for relasjonsbygging er en viktig del av vår rekrutteringsstrategi. Aktiviteter / momenter 1 Fagskolens hjemmeside er den viktigste kanalen for profilering og markedsføring av fagskolens studietilbud og aktivitet. Markeds- og informasjonsrådgiver sørger for at informasjonen opprettes og vedlikeholdes. Markeds- og informasjonsrådgiver med avdelingsledere sørger for at det utvikles informative tekster med studieomtaler og at disse publiseres på og holdes oppdatert. 2 Personlig kontakt Alle som henvender seg til fagskolen på telefon eller via e-post skal få nødvendige svar og veiledning i forhold til det de etterspør. 3 Markedsteam Fagskolens markedsteam består av representanter fra begge fagavdelinger, under ledelse av Markedsog informasjonsrådgiver. Markedsteamets primære funksjon er å planlegge, bidra og gjennomføre de tiltakene som skal iverksettes i henhold til markedsplanen. I tillegg er markedsteamet en viktig arena for koordinering av utadrettet markedsarbeid på tvers av avdelingene. Avdelingenes representanter Pr Versjon Side 17 av 81

18 skal bistå med informasjon som er nødvendig for å utforme og sy sammen markedsføringstiltak på fellesnivået til en helhetlig markedsføring. 4 Studentguide Det er en avgjørende faktor at fagskolen bidrar med nødvendig informasjon til alle nye studenter ved skolestart. Studentguiden skal være informativ og gi relevant praktisk informasjon om fagskolen. All nød-informasjon vil også være presentert her. Markeds- og informasjonsrådgiver står for produksjonen av studentguiden. Studieadministrasjon og avdelingsledere, bidrar med aktuell informasjon fra de respektive avdelingene. Arbeidet med håndboka skal være ferdig til 10. juni og være utarbeidet i henhold til fagskolens visuelle profil. Studentguiden trykkes ifør studiestart i august, hvert år, og deles ut til både nye og returnerende studenter/elever. 5 Brosjyrer Markeds- og informasjonsrådgiver utvikler brosjyrer for fagskolens utdanningstilbud for direkteprofilering mot differensierte målgrupper jfr. markedsplanen. 6 Annonsering Markeds- og informasjonsrådgiver skal avsette midler i eget budsjett til å markedsføre fagskolens studietilbud og prioritere hvilke kanaler som skal benyttes. Markeds- og informasjonsrådgiver utarbeider en handlings- og aktivitetsplan for fagskolen. 7 Oppfølging av interesserte potensielle søkere For å ivareta relasjonen til potensielle søkere som har vist interesse for våre studier gjennom året sender Markeds- og informasjonsrådgiver informasjon om søknadsskjema til disse i januar når søknadsweben åpner. 8 Profileringsmateriell/Profilartikler Fagskolen har utviklet en egen visuell profil som skal benyttes på alle typer profileringsmateriell- og artikler. Markeds- og informasjonsrådgiver har ansvaret for å utvikle og tilby et gitt sortiment med profilartikler som kan benyttes i fagskolens arbeid med profilering og rekruttering. Utvikling av sortimentet skjer gjennom markedsteamet og godkjennes i ledergruppa. Dokumentinformasjon Sist revidert dato: Revidert av: Håkon Nettum Pr Versjon Side 18 av 81

19 Prosessdokument 1.4 Oppstart av nytt studieår Systemplassering 1.4 Hva prosessen omfatter: Aktiviteter som gjennomføres på fagskolen ved oppstart av nytt studieår Mål: At alle nye studenter skal føle seg velkommen og sett, og kommer godt i gang med studiene. At alle mottar all nødvendig informasjon. At alle eksisterende studenter kommer godt i gang med et nytt studieår. Styrende dokumenter: Interne dokumenter: Informasjonsstrategi Studentguide Reglement for fagskolestudenter Alle fagskolens studieplaner Ressursplaner (faglærere) Kontrakter Rutine for informasjon og kontakt med studenter før studiestart Interne ressurser: Elektronisk læringsplattform Studieadministrativt system Aktuelle rutiner: Studiestartsrutiner Faktureringsrutine Ansvarlig: Oppfølgingsansvarlig Arkivleder Rektor Innledning Det er viktig at samtlige studenter/elever er forberedt til de første dagene på fagskolen. Dette for å sikre at de faglige aktivitetene kommer raskt i gang, samt at all nødvendig praktisk informasjon og aktivitet skjer effektivt og til rett tid. De første skoledagene er viktige for en god opplevelse av hele studieåret, noe som setter krav til at alle fagskolens ansatte skal fremstå som gode representanter, være imøtekommende, forberedt og løsningsorienterte. Det er det faglige som skal stå i fokus, og alle fagskolens støttefunksjoner og infrastruktur må derfor være godt organisert og tilstrekkelig testet og koordinert i forkant. Aktiviteter / momenter 1 Forberedelser Søkere som får tilbud om studieplass skal få tilsendt all nødvendig informasjon. Praktiske forhold En rekke praktiske forhold må planlegges og klargjøres før studiestart. Arbeidet koordineres av arkivleder. Infrastruktur All infrastruktur skal testes og være i god funksjon før første skoledag. Arbeidene koordineres av administrativ leder. 2 Aktiviteter for nye studenter første skoledag Første skoledag er det en rekke aktiviteter som organisasjonen gjennomfører for nye studenter/elever eller som de nye studentene/elevene selv må gjennomføre. - Registrering av fremmøte med inngåelse av ulike kontrakter (ansvarlig: studieadministrasjon) - Fotografering (ansvarlig: studieadministrasjon) - Utkvittering av nøkler og nøkkelkort (ansvarlig: studieadministrasjon) - Åpningsseremoni (ansvarlig: rektor) - Omvisning (ansvarlig: Avdelingslederne for gartnerfagene og blomsterdekoratørfag) Pr Versjon Side 19 av 81

20 - IKT- introduksjon (ansvarlig: IKT- ansvarlig) - HMS, brannrutiner og miljøfyrtårn (ansvarlig: teknisk driftsleder og hovedverneombud) - Sosial aktivitet (ansvarlig: Studiekoordinator) 3 Aktiviteter for nye studenter i oppstartsperioden Det kan være at noen aktiviteter ikke har blitt gjennomgått første skoledag og at studentene/elevene må gjennomføre deler av aktiviteten ut over oppstartsperioden som er definert til å være de første to ukene. Det kan være aktiviteter knyttet til: - Omvisning (ansvarlig: studiekoordinator og arkivleder). - IKT- introduksjon (ansvarlig: IKT- ansvarlig) - HMS, brannrutiner og miljøfyrtårn (ansvarlig: teknisk driftsleder og hovedverneombud) - Informasjon til hybelboere (ansvarlig: teknisk driftsleder) - Opplæring i bruk av biblioteket (ansvarlig: bibliotekar) 4 Informasjon til nye studenter/elever i oppstartsperioden - Generell informasjon om fagskolen og om det å være student på Vea - Studieadministrative forhold - Informasjon om fagskolens sosiale og psykososiale tilbud (student-/elevvelferd) - Student- og elevdemokrati etter gjeldende rutiner for dette. - Hvor skal en spørre når en lurer på noe? 5 Valg Avdelingslederne på fagavdelingene gjennomfører valg etter gjeldende retningslinjer for dette og i dialog med rektor. Valg gjennomføres i løpet av første samlingsuke for den enkelte klasse. 6 Faglig aktivitet i oppstartsperioden - Introduksjon av innhold og organisering av studiet ved studiekoordinator. - Tilstedeværelsesplan og timeplaner presenteres - Presentasjon av faglærerne i studiet - Forelesninger og andre faglige aktiviteter ved faglærere. 7 Evaluering av oppstart av nytt studieår Erfaringer fra studiestart oppsummeres medio september til medio oktober med tanke på justeringer til neste studiestart. Ansatte: Studieadministrasjonen tar initiativ til innhenting av erfaringer fra de ansatte. Elever/studenter: Studentdemokratiet gjennomfører evaluering av oppstart av nytt studieår. Det er den ansatte med ansvar for studentdemokratiet som tar initiativ for at dette blir gjennomført. Tilbakemeldingene gjennomgås og eventuelle avvik registreres i KS-datasystemet. 8 Oppstart for eksisterende studenter/elever Sikre at studenter som går over flere år også gis relevant informasjon og opplæring jfr. egne rutiner for dette. Dokumentinformasjon Sist revidert dato: Revidert av: Stein Aarskog Pr Versjon Side 20 av 81

21 Prosessdokument 1.5 Eksamen og vitnemål Systemplassering 1.5 Hva prosessen omfatter: Hovedtrekkene i studentenes gjennomføring av eksamen og utskriving av vitnemål. Mål: At alle parter skal være godt informert og forberedt, studentene skal få ta eksamen under optimale forhold, og alle prosesser rundt eksamen foregår i henhold til gjeldende rutine. Styrende dokumenter: Interne dokumenter Eksamensreglement jf Reglement for fagskolestudenter Retningslinjer for behandling av klagesaker jf Reglement for fagskolestudenter Studieplaner Interne ressurser Elektronisk læringsplattform Studieadministrativt system Eksterne ressurser Karakterskala fastsatt av universitets- og høyskolerådet 6. august ( Lov om fagskole med forskrifter (LOV ) Lov om videregående opplæring med forskrifter (LOV ) Statens lånekasse for utdanning arbeidsflate for lærestedene ( Forskrift om tilsyn med kvaliteten i fagskoleutdanningen ( ) Forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i høyere utdanning og fagskoleutdanning ( ) Aktuelle rutiner: Eksamensavviklingsrutine Eksamensvaktinstruks Ansvarlig: Oppfølgingsansvarlig Arkivleder Rektor Innledning Alle fagskolens studietilbud har avsluttende eksamen i en eller annen form. Eksamen skal avvikles i henhold til de beskrivelser som foreligger for faget eller studiet og jf bestemmelsene i Reglement for fagskolestudenter Aktiviteter / momenter 1 Fastsettelse av eksamensdato og eksamensform Det skal innen 15. august hvert år foreligge et førsteutkast til eksamensplan for samtlige eksamener som skal avvikles i løpet av skoleåret. Eksamensplanen utarbeides av Avdelingsleder gartnerfagene og Avdelingsleder blomsterdekoratørfag og drøftes på de respektive fagteamene. Det er teamene som vedtar eksamensplanen. Offentliggjøring av planen gjøres av avdelingsledere i pedagogiske avdelinger på den elektronisker læringsplattformen og oversendes eksamensansvarlig. 2 Oppmelding til eksamen Samtlige studenter/elever meldes automatisk opp til alle eksamener ved studiestart. Se for øvrig eksamensrutiner. 3 Organisering og gjennomføring Pedagogisk ansvarlig for organisering og gjennomføring: Avdelingsleder gartnerfagene og Avdelingsleder blomsterdekoratørfag. Faglig ansvarlig for organisering og gjennomføring: Studiekoordinator Praktisk ansvarlig for organisering og gjennomføring: Eksamensansvarlig Pr Versjon Side 21 av 81

22 4 Vitnemål / karakterutskrift / kompetansebevis Vitnemålet eller kompetansebevisene som utstedes på Norges grønne fagskole Vea skal undertegnes av rektor og ansvarlig avdelingsleder. Vitnemålet skal inneholde Norges grønne fagskole Veas logo. Enhver student som har bestått samtlige fag/moduler og eksamener vil få utstedt vitnemål som inneholder opplysninger om: Det overordnede læringsutbytte Emner og eventuell praksis NKR-nivå og kvalifikasjonen som oppnås (fagskole 1 eller fagskole 2) Karaktersystemet som benyttes (A-F eller bestått/ikke bestått) Antall fagskolepoeng Karakter/vurdering for hvert emne som inngår i studiet Enhver student som har bestått enkelte emner vil få utstedt kompetansebevis i de emner som er bestått. Det utstedes normalt 2 (to) vitnemål. Ett til kandidaten og ett til fagskolens arkiv. I de tilfeller hvor kandidaten forbedrer karakterer som inngår i vitnemålet, dokumenteres dette gjennom karakterutskrift. Attestert kopi av vitnemål kan bestilles av fagskolens studieadministrasjon mot et gebyr angitt i studiekontrakten. Vitnemålet sendes som rekommandert postoppkrav. Dokumentinformasjon Sist revidert dato: Revidert av: Stein Aarskog Pr Versjon Side 22 av 81

23 Kvalitetsprosess 2 Studentens vurdering av utdanningstilbudet Kvalitetsprosessene til del 2 bygger på Forskrift om tilsyn med kvalitet i fagskoleutdanningen (fagskolestilsynsforskriften) som i 5-1 (3) a sier: «Tilbyder skal innhente tilbakemeldinger om kvaliteten fra studenter» Det er et grunnleggende element i kvalitetssikringen å gi studentene anledning til å vurdere utdanningstilbudet innhold, undervisning, arbeidsmetoder (inkludert eventuell praksis), utstyr og annen infrastruktur, samt det totale læringsmiljøet. Som et ledd i arbeidet med å sikre at utdanningene holder tilfredsstillende kvalitet og yrkesrelevans vil det bli lagt til rette for at studentene skal evaluere opplæringen. Hyppige evalueringer vil kunne avdekke styrker og svakheter underveis og dermed gi mulighet for korrigerende tiltak umiddelbart. Det blir gjennomført underveisdialog og sluttevalueringer i alle studier. Evalueringene kan inneholde følgende forhold: - Tilfredshet med utdanningen som helhet - Tilrettelegging for å oppnå læringsutbytte for utdanningen - Samsvar mellom forventinger og egen innatts - Kvalitet på informasjonen i forkant av og underveis i studiet (mengde, innhold, relevans) - Innholdets samsvar med læringsutbyttet - Aktualitet og arbeidsrelevants - Kvalitet i undervisningen med hensyn til organisering, formidling, pedagogisk tilrettelegging, læringsaktiviteter og vurderingsformer. - Kommunikasjon og veiledning med tanke på innhold, form og frekvens - Støtte faglig, administrativt og menneskelig - Vurderingsform og metode, samsvar med innhold og læringsutbytte - Teknologi er den hensiktsmessig i forhold til formålet Evalueringene skal gjennomføres på grunnlag av standardiserte spørreskjema og er basert på elektronisk utsendelse og tilbakemelding via datainnsamlingsverktøy og gjennom underveisdialog med studentene. Lenker til undersøkelsene sendes til hver enkelt mottaker på privat e-post og gjøres aktive i en gitt periode. Fagskolen har relativt få studenter og det er viktig å ha en så høy svarprosent som mulig for å skaffe et godt grunnlag for en reell kvalitetsvurdering. Evalueringen har derfor som mål å ha en deltagelse på minimum 60 %. Flere purrerunder foretas om nødvendig for å oppnå dette målet. Det vil også bli vurdert andre tiltak dersom dette viser seg nødvendig. Gjennom standardiserte evalueringer vil man sikre systematisk og sammenliknbar informasjon om studiesituasjonen over tid. Undersøkelsene er anonyme. Datainnsamlingsverktøyet gjør det likevel mulig å kommunisere anonymt med respondenter med tilbakemeldinger man vil følge opp videre. Dette med bakgrunn i ønske om å kunne innhente utfyllende opplysninger der hvor respondentene har påpekt vesentlige forbedringsområder. Man vil dermed få en dypere kjennskap til respondentenes oppfatning av studiet, og kunne ta hensyn til dette. Kvalitetsprosessene det rapporteres på er: Generelle undersøkelser 2.1 Læringsmiljøevaluering (Studenttilfredshet) 2.2 Læringsplattform 2.3 IKT-ressurser for studenter og ansatte Evalueringer rettet mot fags, klasser eller studietilbud 2.4 Studentens vurdering av faglærers undervisning Pr Versjon Side 23 av 81

24 2.5 Underveisvurdering gjennom dialog 2.6 Midtveisevaluering for flerårige studier 2.7 Sluttevaluering for studiet Andre undersøkelser 2.8 Internasjonal aktivitet 2.9 Kurs- og fagdagsevalueringer 2.10 Innspillsordning 2.11 Esterne studiesteder Pr Versjon Side 24 av 81

25 Prosessdokument Systemplassering 2.1 Hva prosessen omfatter: Mål: Styrende dokumenter: Læringsmiljøevaluering (studenttilfredshet) Aktiviteter knyttet til kartlegging av studenttilfredshet både hva angår velferdstilbud, sosiale og psykososiale tilbud, infrastruktur og studentdemokrati. Gjennomføre, kartlegge og evaluere studenttilfredshetsundersøkelser etter hvert semester. Interne dokumenter: Læringsmiljøundersøkelsen (gjennom datainnsamlingsverktøyet) Strategisk plan Reglement for fagskolestudenter Forskrift om opptak, studier og eksamen Fagskolens kvalitetsrapport Fagskolens etiske retningslinjer Rutiner for intern varsling Interne ressurser: Datainnsamlingsverktøy Eksterne dokumenter: Lov om fagskole med forskrifter (LOV ) Lov om videregående opplæring med forskrifter (LOV ) Forskrift om tilsyn med kvaliteten i fagskoleutdanningen ( ) Forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i høyere utdanning og fagskoleutdanning ( ) Aktuelle rutiner: Ansvarlig: Oppfølgingsansvarlig Rutiner for gjennomføring av spørreundersøkelser Fagskolens ledergruppe Rektor Innledning Jf. Lov om fagskole har styret det overordnede ansvar for studentenes læringsmiljø. Styret har delegert dette ansvaret til rektor. Studieadministrasjonen skal i samarbeid med elev- og studentdemokratiet ved Vea utvikle undersøkelser som kan generere statistikk på forhold knyttet til studiemiljø, elev- og studentvelferden, læringsmiljø, herunder det fysiske og psykososiale arbeidsmiljø, infrastruktur og delaktighet (student- og elev demokrati). Statistikken skal danne grunnlag for en prosess hvor fagskolens og studentenes representanter i fellesskap kan finne løsninger på de forbedringsområdene som avdekkes, samt sikre at forhold som viser seg godt fungerende videreføres. Høy student- og elevtilfredshet er av stor betydning både for studenters/elevers læringsresultater og for fagskolens muligheter til rekruttering av nye studenter. Fagskolen ønsker at studenten/eleven lykkes i sine studier. Aktiviteter / momenter 1 Læringsmiljøundersøkelse Undersøkelsen er utviklet av studieadministrasjonen i samarbeid med Student- og elevdemokratiet ved Vea. Undersøkelsen skal være lik hvert år for å sikre at data undersøkelsen måler blir sammenlignbare. Undersøkelsen skal være anonym, og gjennomføres elektronisk. Undersøkelsen måler følgende forhold: Trivsel Læringsmiljø i fagskolens lokaliteter, herunder: o Inneklima o Luftkvalitet Pr Versjon Side 25 av 81

26 o Lysforhold o Psykososiale arbeidsmiljø o Lokaler og utstyr o Uterommet Renhold IKT Administrasjonen Bibliotek Hybler/hybelhus Kantinetilbudet Student- og elevmedvirkning Generelle forhold 2 Evaluering av resultater KSS-ansvarlig forbereder en rapport på bakgrunn av de kvantitative dataene som leses av den elektroniske rapporten. Denne rapporten legges fram for studentforum som kommer med forslag til eventuelle tiltak. Rapporten og studentforms innspill behandles så i fagskolens ledergruppe som fordeler oppgavene ut i organisasjonen gjennom KS-datasystem. Alle vedtatte tiltak får en tidsfrist. 3 Oppfølging av resultater Det er Rådgiver IKT som sørger for at alle tidsfrister overholdes, og rapporterer til ledergruppa om det foreligger mislighold i forhold til dette. Det er Rådgiver IKT som innvilger eventuelle utsettelser på inntil 1 måned. Utsettelse ut over 1 måned må behandles av ledergruppa. 4 Gjennomføringsintervall Det skal gjennomføres to undersøkelser pr. studieår til alle fagskolens studenter. Den første undersøkelsen skal avvikles i tidsrommet 1. desember til 20. desember. Den andre skal avvikles i tidsrommet 10. mai til 1. juni. 5 Avsluttende behandling Undersøkelsen og gjennomførte tiltak knyttet til læringsmiljøet, skal behandles av Kvalitetsutvalget og inngå i kvalitetsrapporten. Rapporten fra undersøkelsen skal også legges ut i sin helhet på fagskolens hjemmeside og læringsplattform. På skal rapporten ligge tilgjengelig fram til ny rapport legges ut. På læringsplattformen skal også de fire foregående rapportene ligge tilgjengelig for alle studenter og ansatte til enhver tid. Dokumentinformasjon Sist revidert dato: Revidert av: Stein Aarskog Pr Versjon Side 26 av 81

27 Prosessdokument Læringsplattform Systemplassering 2.2 Hva prosessen omfatter: Kvalitetssikre bruken av skolens læringsplattform Mål: At læringsplattformen skal være et nyttig og informativt verktøy: For studenter og faglige ansatte i undervisningssammenheng på fagskolen For studenter og alle ansatte som et nyttig informasjons- og kommunikasjonsmedium At den elektroniske læringsplattformen brukes på en pedagogisk hensiktsmessig måte. Styrende dokumenter: Interne dokumenter Reglement for fagskolestudenter Veiledninger for elektronisk læringsplattform IKT-strategi IKT-undersøkelse (gjennom datainnsamlingsverktøy) Fagskolens kommunikasjonsplan Interne ressurser Datainnsamlingsverktøy Software, hardware og IKT-infrastruktur Eksterne dokumenter: Lov om fagskole med forskrifter (LOV ) Lov om videregående opplæring med forskrifter (LOV ) Forskrift om tilsyn med kvaliteten i fagskoleutdanningen ( ) Forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i høyere utdanning og fagskoleutdanning ( ) Aktuelle rutiner: Oppstartsrutine (studenter) Rutine for introduksjon av nytilsatte Rutine for gjennomføring av spørreundersøkelser Ansvarlig: Rådgiver IKT Oppfølgingsansvarlig Rektor Innledning Den elektroniske læringsplattformen benyttes som kommunikasjonsmedium i undervisningen mellom studenter og faglige ansatte, og mellom studentene og alle ansatte i informasjonsøyemed. Aktiviteter / momenter 1 Administrasjon Den elektroniske læringsplattformen administreres av systemeier i samarbeid med avdelingslederne for de faglige avdelingene. Systemeier er fagskolens kontaktperson mot leverandøren av den elektroniske læringsplattformen. 2 Tilganger Alle studenter og fagpersonell har tilgang til den elektroniske læringsplattformen for sin klasse når de har registrert seg/er registrert. 3 Beskjeder Beskjeder fra lærere og fagskolen, gis i den elektroniske læringsplattformen. Dette er fagskolens primære kommunikasjonskanal mot studenten. Studentene har derfor et selvstendig ansvar for å følge med på oppslag og meldinger. Beskjeder til klasser gis som nyhetsoppslag i de respektive digitale klasserom. Beskjeder til andre utvalg av studenter eller enkeltstudenter sendes som melding til de studentadressene som er registrert i den elektroniske læringsplattformen. 4 Dokumenter Pr Versjon Side 27 av 81

28 Alle dokumenter skal formidles studentene gjennom læringsplattformen. Dokumenter skal være lagret i et dataformat som er mest mulig tilgjengelig for alle brukere. Dokumenter som ikke skal åpnes for redigering, men kun skal leses, skal derfor lastes opp som PDFfil. Dokumenter som er åpne for redigering (skrive-, regne- eller presentasjonsdokument) skal lastes opp som Office -dokumenter. 5 Brukerferdigheter Det forventes av studenter og faglig ansatte at de behersker et minimum av følgende funksjoner i den elektroniske læringsplattformen: Lese nyhetsoppslag på Hovedsiden. Bruke meldingsfunksjonen for å lese og sende meldinger (e-post) Kjenne til varslingsfunksjoner, innstillingsfunksjoner og bruk av kalender for eget bruk. Bruke skoleportalen aktivt til o Å lese meldinger til klassen o Delta i klassediskusjoner o Gjennomføre tester i faget o Lese og levere oppgaver i faget o Laste opp filer i faget o Lese notater i faget o Laste opp bilder i faget o Lese av karakterer og tilbakemeldinger fra faglærer o Bruke arbeidsmappe og utvalgsmappe Ut over det som over er nevnt skal lærerne beherske bruken av den elektroniske læringsplattformen som digitalt interaktivt medium for å stimulere til økt deltakelse og forståelse i fagene. Den elektroniske læringsplattformen skal være like funksjonelt for fulltids- og deltidsstudenter. Lærerne skal legge til rette for at alle skriftlige innleveringer gjennomføres i den elektroniske læringsplattformen, samt etablere gode metoder for gjennomføring av tester i undervisningen ved å benytte verktøy for dette i plattformen. Eksamensresultat skal legges ut tilgjengelig for den enkelte student. 6 Brukerveiledning og kurs Det gis tilbud om brukerveiledningskurs hver høst til alle nye studenter og ansatte. 7 IKT-undersøkelse Det gjennomføres en IKT-undersøkelse en gang per studieår. Forhold knyttet til den elektroniske læringsplattformen er en del av denne undersøkelsen. Detaljer om denne undersøkelsen er gitt i prosessdokument 2.3 Undersøkelsen skal behandles i KSS-seminar, som avgjør hva som skal inngå i kvalitetsrapporten. Dokumentinformasjon Sist revidert dato: Revidert av: Håkon Nettum Pr Versjon Side 28 av 81

29 Prosessdokument IKT-ressurser for studenter og ansatte Systemplassering 2.3 Hva prosessen omfatter: Alt arbeid som gjøres med å tilby studenter og ansatte gode og tilgjengelige IKT-ressurser (Programvare, maskinvare og infrastruktur for øvrig). Mål: Å bidra til at studenter og ansatte til enhver tid har gode, hensiktsmessige og oppdaterte IKT-ressurser tilgjengelig samt faglig forståelse for bruken av disse slik at disse benyttes på en god måte. Styrende dokumenter: Interne dokumenter Reglement for fagskolestudenter IKT-strategi IKT-undersøkelse (gjennom datainnsamlingsverktøyet) Interne ressurser Datainnsamlingsverktøy Software, hardware og IKT-infrastruktur Eksterne dokumenter: Lov om fagskole med forskrifter (LOV ) Lov om videregående opplæring med forskrifter (LOV ) Forskrift om tilsyn med kvaliteten i fagskoleutdanningen ( ) Forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i høyere utdanning og fagskoleutdanning ( ) Aktuelle rutiner: Oppstartsrutine (studenter) Rutine for introduksjon av nytilsatte Ansvarlig: Rådgiver IKT Oppfølgingsansvarlig Administrativ leder Innledning Dette området omhandler alle IKT-ressurser som: Tjenester Maskinvare Programvare Infrastruktur I tillegg til det arbeid som naturlig hører til disse. Aktiviteter / momenter 1 Ressurser Fagskolen stiller digitale ressurser til disposisjon for studenter og ansatte 24 timer i døgnet. Studentene må ha egen bærbar PC (elever på VG2 kan på forespørsel få PC av skolen) med relevant programvare. Alle støttefunksjoner som kopimaskin, printere, projektor m.v. står til rådighet. 2 Brukerstøtte Alle studenter og ansatte har tilgang på brukerstøtte (førstelinjetjeneste; support og veiledning) i fagskolens åpningstid. Brukerstøtte er kontaktpunkt for alle spørsmål og henvendelser vedrørende IKT. 3 Opplæring Det arrangeres ulike brukerstøttekurs og programvareopplæring ved behov som meldes fra studenter og faglærere. I tillegg gjennomføres årlig oppstartkurs hver høst for alle nye studenter. 4 Ansvarsforhold Pr Versjon Side 29 av 81

30 Det er Rådgiver IKT, i samarbeid med regnskapsmedarbeider, som har ansvaret for utvikling, drift og vedlikehold av alle fagskolens IKT-ressurser. 5 IKT-undersøkelse Hvert år gjennomføres en IKT-undersøkelse. Denne rettes både mot studenter og ansatte og skal sikre at fagskolen til enhver tid har funksjonelle, oppdaterte og tilgjengelige IKT-ressurser. Undersøkelsen skal blant annet ta for seg: Tjenestetilbudet Tilgjengelighet Brukertilgang Brukergrensesnitt Læringsplattform IKT-kompetanse hos pedagogisk personale IKT-kompetanse hos støttefunksjonene Utstyr Infrastruktur Eksterne tjenester 6 Evaluering av resultater Rådgiver IKT forbereder en rapport på bakgrunn av de kvantitative dataene som leses av den elektroniske rapporten. Denne rapporten legges fram for ledergruppa på fagskolen for behandling. Fagskolens ledergruppe fordeler oppgavene ut i organisasjonen gjennom KS-datasystem. Alle vedtatte tiltak får en tidsfrist. 7 Oppfølging av resultater Det er Rådgiver IKT som sørger for at alle tidsfrister overholdes, og rapporterer til ledergruppa om det foreligger mislighold i forhold til dette. Det er Rådgiver IKT som også innvilger eventuelle utsettelser på inntil 1 måned. Utsettelse ut over 1 måned må behandles av ledergruppa. Resultatene fra undersøkelsen og gjennomføringen av forbedringstiltakene skal behandles i kvalitetsseminaret, som avgjør hva som tas inn i kvalitetsrapporten. 8 Gjennomføringsintervall Det skal gjennomføres en undersøkelse pr. studieår til alle fagskolens studenter og ansatte. Undersøkelsen skal avvikles i tidsrommet 1. mai til 01. juni. Dokumentinformasjon Sist revidert dato: Revidert av: Stein Aarskog Pr Versjon Side 30 av 81

31 Prosessdokument Studentenes vurdering av faglærers undervisning Systemplassering 2.4 Hva prosessen omfatter: Studentenes vurdering av den enkelte faglærers undervisning Mål: Styrende dokumenter: Faglærerne skal få tilbakemelding på sin undervisningspraksis, og undersøkelsen skal bidra til å påvise, alternativt bedre kvaliteten i gjennomføringen av undervisningen og den faglige aktiviteten i det aktuelle emneområdet. Interne dokumenter: Den enkelte studieplan Pedagogisk plattform Strategisk plan Fagskolens kvalitetsrapport Veas virksomhetsplan Fagskolens etiske retningslinjer Reglement for fagskolestudenter Forskrift om opptak, studier og eksamen Interne ressurser: Datainnsamlingsverktøy Eksterne dokumenter: Lov om fagskole med forskrifter (LOV ) Lov om videregående opplæring med forskrifter (LOV ) Aktuelle rutiner: Bruk av læringsplattform Årsplanarbeid individuelt og helhetlig årsplan for det enkelte studie Forventningsavklaring ved oppstart Dialog med studentene underveis i studiet Ansvarlig: Avdelingsleder gartnerfag Avdelingsleder blomsterdekoratørfag Oppfølgingsansvarlig Rektor Innledning Hensikten med studentens vurdering av faglærer er å ivareta behovet for å få tilbakemeldinger som kan bidra til videreutvikling av den enkeltes undervisningspraksis. Undersøkelsene skal gjennomføres i rimelig tid før siste eksamen er avlagt i faget. Dersom det ikke avlegges eksamen i faget skal undersøkelsen gjennomføres så nært skoleslutt som mulig. Undersøkelsen skal inneholde relevante spørsmål knyttet til: planlegging, gjennomføring, metodevalg, bruk av læringsplattform, klasseledelse, studentveiledning, evne til å inspirere og involvere studentene. Evalueringene av undersøkelsene skal danne utgangspunkt for dialog mellom den enkelte faglærer og avdelingsleder, der eventuell tiltaksplan utarbeides. Aktiviteter / momenter 1 Studentenes vurdering av faglærers undervisning Alle faglærere skal vurderes av minst ei klasse en gang i året. Det er den enkelte avdelingsleder som bestemmer hvilke studenter/klasse som skal delta i undersøkelsen. Studentenes vurdering av faglærer skal blant annet inneholde spørsmål knyttet til: Informasjon Pr Versjon Side 31 av 81

32 Bruk av læringsplattform Undervisningspraksis Struktur i forberedelse og undervisning Metodevalg Formidlingsevne Faglighet Evne til å gjøre faget relevant Tverrfaglighet Engasjement og evne til å motivere Punktlighet Tydelighet Andre forhold Det er KSS-ansvarlig som aktiverer undersøkelsen til de aktuelle studentene etter innspill fra aktuell avdelingsleder. 2 Evaluering av resultater Aktuell avdelingsleder forbereder en samtale med den aktuelle faglæren på bakgrunn av dataene som leses av den elektroniske rapporten. Det utarbeides eventuelt en individuell tiltaksplan, der oppfølging er vesentlig å dokumentere. Dersom faglærer og/eller avdelingsleder ønsker, kan det gjennomføres dialogmøte med klassen etter gjennomført elektronisk undersøkelse. Dersom aktuell avdelingsleder mener at noen av avvikene er av slik karakter at de må drøftes på et høyere nivå i organisasjonen melder han/hun saken inn for rektor for videre behandling. 3 Oppfølging av resultater Det er Rådgiver IKT som sørger for at alle tidsfrister overholdes, og rapporterer til ledergruppa om det foreligger mislighold i forhold til dette. Det er Rådgiver IKT som innvilger eventuelle utsettelser på inntil én måned. Utsettelse ut over en måned må behandles av ledergruppa. De enkelte evalueringene skal ikke inn i kvalitetsrapporten, men den enkelte avdelingsleder skal utarbeide en generell rapport for sin avdeling som konkretiserer kvalitet og eventuelle behov for kompetanseheving / temaer til bruk i ulike pedagogiske samarbeidsfora. 4 Gjennomføring Undersøkelsen sendes til studenter i rimelig tid før siste eksamen er avlagt. Den aktuelle faglærer, avdelingsleder og rektor gis tilgang til rapporten gjennom KS- datasystem. Dokumentinformasjon Sist revidert dato: Revidert av: Anne Bakken og Hildegunn Aas Pr Versjon Side 32 av 81

33 Prosessdokument 2.5 Underveisvurdering gjennom dialog Systemplassering 2.5 Hva prosessen omfatter: Forventningsavklaring første samlingsuke og evaluering av undervisningen underveis i studieløpet. Mål: Det er et mål at studentene og faglærer skal gjennomføre en ryddig og grundig forventningsavklaring og at undervisningen evalueres gjennom dialog underveis. Hensikt er videre, på tidligst mulig tidspunkt, å fange opp signaler om forhold som bør eller kan forbedres, for deretter å iverksette tiltak med sikte på kvalitetsforbedringer og kontinuerlig faglig utvikling. Det er også et mål at den enkelte lærer bevisst skal bygge på erfaringene som gjøres i dette arbeidet og gjennom dette utvikle sin undervisningspraksis. Styrende dokumenter: Interne dokumenter: Fagskolens pedagogisk plattform Aktuell studieplan Fagskolens etiske retningslinjer Eksterne dokumenter: Lov om fagskole med forskrifter (LOV ) Lov om videregående opplæring med forskrifter (LOV ) Aktuelle rutiner Mal for Forventningsavklaring Mal for Evaluering ved dialog Mal for Kartlegging av læreforutsetninger Ansvarlig: Aktuell avdelingsleder Oppfølgingsansvarlig Rektor Innledning Hensikten med forventningsavklaring og evaluering underveis er å ivareta studentenes og faglærernes behov for informasjon og forutsigbarhet i undervisningen. Dette skal videre, sammen med læringsutbyttebeskrivelsene, danne utgangspunkt for en konstruktiv dialog underveis i undervisningen, som så kan føre til at justeringer i undervisningsopplegget gjennomføres fortløpende. Forventningsavklaring gjennomføres første samlingsuke i studiet Evaluering underveis gjennomføres halvveis i studieåret. Fag som det undervises i over lang tid skal evalueres mer enn en gang. Dersom faglærer eller elever/studenter ønsker, gjennomføres underveisevaluering hyppigere. Forventningsavklaring (studiekoordinator) og evalueringer (avdelinsleder) skal sammenfattes i en enkel rapport.. Aktiviteter / momenter 1 Forventningsavklaring ved oppstart i studiet kan ta utgangspunkt i: Klassemiljø Læringsutbyttebeskrivelser Arbeidsformer Lærebøker/pensumlitteratur Forventinger til dialog underveis i studiet o Faglig dialog o Dialoger om undervisningen/tilbakemeldinger Bruk av den elektroniske læringsplattformen Konsekvenser og ansvar ved stort fravær Deltagelse i praksis/gruppearbeid Forståelse rundt valg av undervisningsmetoder Ansvar for egen læring/egeninnsats mellom samlinger/på skolen Elevene/studentenes forventinger til medelever Pr Versjon Side 33 av 81

34 Elevene/studentenes forventinger til lærer Andre forventninger hos elever/studenter og lærere I tillegg gjennomføres, som en del av forventningsavklaringen, en kartlegging av studentenes læreforutsetninger og relevant kompetanse jf. utarbeidede maler. Disse opplysningene behandles konfidensielt. 2 Evaluering av undervisningen gjennom dialog underveis Avdelingsleder lager en plan for gjennomføringen. Videre skal studentene ha utdelt evalueringsagenda minst en uke før gjennomføring av evalueringen, slik at både elever/studenter og rektor møter forberedt. Avdelingsleder deltar som referent i denne evalueringen og lager en samlet rapport for avdelingen. Temaer for denne evalueringen vil kunne variere noe fra klasse til klasse. Utgangspunktet for denne evalueringen skal være en vurdering i forhold til: Hva er bra? Hva bør bli bedre? 3 Oppfølging av evaluering Etter gjennomført evaluering skrives referat som sendes tillitsvalgt i aktuell klasse og rektor for godkjenning. Avdelingsleder sender referatet fra evalueringen ut til klasseteamet. Dersom spesielle forhold avdekkes i dialogen, har aktuell avdelingsleder ansvar for å følge opp dette med aktuelle personer Rapportene legge i arkivsystemet tilknyttet aktuelt rapporteringsår. Aktuell avdelingsleder etablerer avvik og oppgaver i datasystemet ved behov. Dersom noen av avvikene er av slik karakter at de må drøftes på et høyere nivå i organisasjonen involveres rektor i videre behandling. Dokumentinformasjon Sist revidert dato: Revidert av: Anne Bakken og Hildegunn Aas Pr Versjon Side 34 av 81

35 Prosessdokument Midtveisevaluering for flerårige studier Systemplassering 2.10 Hva prosessen omfatter: Mål: Styrende dokumenter: Evaluering av studier midtveis i studieløpet Evalueringene har til hensikt på tidligst mulig tidspunkt å fange opp signaler om forhold som bør forbedres for deretter å kunne iverksette nødvendige tiltak med sikte på kvalitetsforbedringer og kontinuerlig faglig utvikling. Interne dokumenter: Strategisk plan Aktuell studieplan Fagskolens kvalitetsrapport Fagskolens årsrapport Vea sin virksomhetsplan Relevant Studieplan Pedagogisk plattform Fagskolens etiske retningslinjer Interne ressurser: Datainnsamlingsverktøy Eksterne dokumenter: Lov om fagskole med forskrifter (LOV ) Lov om videregående opplæring med forskrifter (LOV ) Aktuelle rutiner: Ansvarlig: Oppfølingsansvarlig Rutine for gjennomføring av spørreundersøkelser i datainnsamlingsverktøyet KSS-ansvarlig Rektor Innledning Hensikten med evalueringene midtveis er å ivareta virksomhetens behov for å kontinuerlig etterprøve og forbedre studiekvaliteten på Veas fagskolestudier. Midtveisevalueringen gjennomføres mot slutten av andre semester i flerårige studier Undersøkelsen skal inneholde relevante spørsmål som måler kvaliteten og bidrar til å avdekke avvik Evalueringen sammenfattes i rapporter på ulike nivåer og registres i systemet Aktiviteter / momenter 1 Midtveisevaluering Evalueringen som foretas mot slutten av andre semester, gjennomføres ved hjelp av Elektronisk undersøkelse. Evalueringene skal være lik hvert år for å sikre at de data evalueringen måler blir sammenlignbare. Avdelingsleder avtaler passende tidspunkt for gjennomføring med gjeldende studiekoordinator. Evalueringen skal være anonym og gjennomføres gjennom En elektronisk undersøkelse. KSS-ansvarlig sender ut undersøkelsen. Evalueringene måler følgende forhold: Informasjon om studiet Innhold o Studieplanen / læringsmål Pr Versjon Side 35 av 81

36 o Utdanningens faglige relevans o Sammenheng mellom teori og praksis o Læremateriell Undervisning og arbeidsmetoder o Organisering o Undervisningsmetoder / arbeidsmåter o Praksis (organisering, arbeidsoppgavenes relevans, veiledning) o Lærerens faglig og pedagogiske kompetanse Veiledning fra faglærer o Faglærer (praksis, oppgaveløsning) Utstyr og annen infrastruktur o Fysisk læringsmiljø o Digitalt læringsmiljø 2 Evaluering av resultater KSS-ansvarlig sammenfatter dataene i en rapport. Avdelingsleder gjennomgår rapporten, utarbeider tiltak og formidler disse til de involverte i avdelingen. Dersom Avdelingsleder mener at noen av avvikene er av slik karakter at de må drøftes på et høyere nivå i organisasjonen, melder han/hun saken inn for rektor for videre behandling. Behandlingen skal lede ut i en sluttrapport som sier noe om hvordan saken skal behandles videre. 3 Oppfølging av resultater Det er KSS-ansvarlig som sørger for at alle tidsfrister overholdes. Avdelingsleder utarbeider en rapport etter endt skoleår med bakgrunn i alle evalueringene. Rapporten leveres rektor og relevante forhold inngår som en del av fagskolens kvalitetsrapport og årsrapport. 4 Gjennomføringsintervall I alle flerårige studier gjennomføres midtveisevalueringen i slutten av andre semester. Dokumentinformasjon Sist revidert dato: Revidert av: Anne Bakken og Hildegunn Aas Pr Versjon Side 36 av 81

37 Prosessdokument Sluttevaluering for studiet Systemplassering 2.7 Hva prosessen omfatter: Sluttevalueringer fortas mot slutten av studiet, emnet eller modulen. Evalueringen bør foretas når studenten har fullført all undervisning i faget. Mål: Sluttvurdering har til hensikt å fange opp signaler om forhold som bør forbedres, for deretter å kunne iverksette nødvendige tiltak med sikte på kvalitetsforbedringer og faglig utvikling. Styrende dokumenter: Interne dokumenter: Sluttundersøkelse Strategisk plan Fagskolens kvalitetsrapport Fagskolens årsrapport Veas Virksomhetsplan Studieplan Pedagogisk plattform Fagskolens etiske retningslinjer Interne ressurser: Datainnsamlingsverktøy Eksterne dokumenter: Lov om fagskole med forskrifter (LOV ) Lov om videregående opplæring med forskrifter (LOV ) Aktuelle rutiner: Ansvarlig: Oppfølgingsansvarlig Rutine for gjennomføring av Elektroniske undersøkelser Avdelingsleder gartnerfagene Avdelingsleder blomsterdekoratørfag Rektor Innledning Hensikten med avsluttende vurdering i fag, emneområder eller moduler er å ivareta virksomhetens behov for å kontinuerlig å etterprøve og forbedre studiekvaliteten i det aktuelle emnet: Undersøkelsene skal være en naturlig avslutning på studiet Undersøkelsen skal inneholde relevante spørsmål som måler kvaliteten og bidrar til å avdekke avvik Evalueringene av undersøkelsene skal sammenfattes i ulike rapporter og registres i systemet Aktiviteter / momenter 1 Sluttundersøkelse Det skal gjennomføres sluttundersøkelse i alle studier det undervises i. Undersøkelsen skal være lik hvert år for å sikre at de data undersøkelsen måler blir sammenlignbare. Undersøkelsen skal være anonym og gjennomføres som en elektronisk undersøkelse. Undersøkelsen måler følgende forhold: Informasjon om studiet Innhold - Studieplanen / læringsutbytte - Utdanningens faglige relevans - Sammenheng mellom teori og praksis - Læremateriell Undervisning og arbeidsmetoder - Organisering - Undervisningsmetoder / arbeidsmåter Pr Versjon Side 37 av 81

38 - Praksis (organisering, arbeidsoppgavenes relevans, veiledning) - Lærerens faglig og pedagogiske kompetanse Veiledning fra faglærer - Faglærer (praksis, oppgaveløsning) Utstyr og annen infrastruktur - Fysisk læringsmiljø - digitalt læringsmiljø Bransje- og yrkesrelevants Det er Rådgiver IKT som sørger for aktivering av undersøkelsen til de involverte studentene. 2 Evaluering av resultater KSS-ansvarlig sammenfatter dataene i en rapport. Avdelingsleder gjennomgår rapporten, utarbeider tiltak og formidler disse til de involverte i avdelingen. Dersom Avdelingsleder mener at noen av avvikene er av slik karakter at de må drøftes på et høyere nivå i organisasjonen, melder han/hun saken inn for fagskolens ledergruppe (VLG) for behandling. Behandlingen skal lede ut i en sluttrapport som sier noe om hvordan saken skal behandles videre 3 Oppfølging av resultater Det er KSS-ansvarlig som sørger for at alle tidsfrister overholdes, og rapporterer til ledergruppa om det foreligger mislighold i forhold til dette. Det er KSS-ansvarlig som også innvilger eventuelle utsettelser på inntil 1 måned. Utsettelse ut over 1 måned må behandles av ledergruppa. 4 Gjennomføringsintervall Alle studenter som gjennomfører faget skal delta i undersøkelsen. KS-ansvarlig skal innen 15. oktober hvert år sørge for at det foreligger en helhetlig oversikt over når de ulike undersøkelsene skal gjennomføres det aktuelle skoleåret. Undersøkelsen er tilgjengelig i ca. 20 dager. Dokumentinformasjon Sist revidert dato: Revidert av: Anne Bakken og Hildegunn Aas Pr Versjon Side 38 av 81

39 Prosessdokument Internasjonal aktivitet Systemplassering 2.8 Hva prosessen omfatter: Alt arbeid knyttet til internasjonal mobilitet for studenter og ansatte, samt internasjonalisering av fagskolens virksomhet Mål: Det internasjonale perspektivet skal være integrert i fagskolens virksomhet og alle sider ved det internasjonale arbeidet skal gjennomføres på en hensiktsmessig og relevant måte for å sikre studentenes læringsutbytte. Målet med det internasjonale arbeidet er - Faglig utvikling - Kompetanseheving - Synlighet i bransjene - Rekruttering Hvert år skal det rapporteres på følgende indikatorer, som et ledd i å følge opp internasjonal aktivitet Indikator Mål Rapporteringsansvarlig Bruk av Erasmus+ Alle tildelte midler Internasjonal koordinator midler skal brukes innen Deltakelse internasjonale prosjekter Deltakelse internasjonale nettverk i i prosjektperioden Minimum ett til enhver tid Minimum to (begge fagretninger) Internasjonal koordinator Internasjonal koordinator Styrende dokumenter: Interne dokumenter: Strategisk plan Fagskolens kvalitetsrapport Fagskolens årsrapport Veas Virksomhetsplan Studieplan Pedagogisk plattform Fagskolens etiske retningslinjer Retningslinjer for arbeidstid innenlands og utenlands Beredskapsplan Retningslinjer for studenter i utlandet Egenerklæring for utenlandsopphold (skjema) Gjeldende mobilitetsavtaler Interne ressurser: Eksterne dokumenter og ressurser: Lov om fagskole med forskrifter (LOV ) Lov om videregående opplæring med forskrifter (LOV ) St.meld nr /09 Internasjonalisering av utdanningen Mobilitetssøknad til eksempelvis Erasmus+ Pr Versjon Side 39 av 81

40 Aktuelle rutiner: Ansvarlig: Oppfølgingsansvarlig Internasjonal ansvarlig Rektor Innledning I utdanning legges det vekt på internasjonal utveksling og samarbeid. Fagskolen legger det opp til å stimulere både studenter og ansatte til økt grad av internasjonalisering. Studenter og ansatte ved fagskolen skal knytte internasjonale kontakter gjennom ulike studieopphold, prosjektarbeid og andre ulike aktiviteter. Fagskolen skal legge til rette for at studentene gjennom internasjonalisering styrker sin endrings- og utviklingskompetanse. De skal oppøves til å bli kritiske, reflekterende og nysgjerrige i forhold til faglig kunnskap og informasjon. Det internasjonale arbeidet kan skje i Norge og på fagskolen så vel som i utlandet. Internasjonalisering bidrar til personlig egenutvikling så vel som større og videre faglig forståelse. Internasjonalisering har også klare tilsnitt av økt kulturforståelse og sosialantropologisk respekt. Aktiviteter / momenter 1 Studenter ut Alle fagskolestudenter på fagskolen skal gis tilbud om kortere og/eller lengre studieekskursjoner- /opphold i utlandet. 2 Studenter inn Fagskolen stiller ulike tilbud til disposisjon til utenlandske studenter som ønsker faglig egenutvikling i sitt fagfelt i Norge. Alle henvendelser behandles individuelt. 3 Ansatte Fagskolen ønsker, og forventer, at ansatte ved fagskolen bør ha internasjonal faglig samhandling og/eller samarbeid. 4 Samarbeidsinstitusjoner/nettverk Fagskolen har ulike typer samarbeidsavtaler/intensjonsavtaler med utenlandske institusjoner, nettverk. Dette kan være utdanningsinstitusjoner så vel som bransjeorganisasjoner. 5 Kvalitetssikring Alle studenter og ansatte som deltar i mobilitetsprosjekter og andre former for internasjonale aktiviteter skal skrive en avsluttende rapport om sitt opphold. Denne skal reflektere den ansatte/studentens faglige utbytte, sosiale og kulturelle forståelse. 6 Oppfølging/kvalitetssikring mobilitet Rapporter fra all mobilitet skal gjennomgås av internasjonal ansvarlig. Gjennomgangen skal avdekke eventuelle forbedringstiltak som må iverksettes før fagskolen sender nye studenter/ansatte på ny mobilitet. Aktuelle avvik skal presenteres for Kvalitetsseminaret, som avgjøre hva som skal tas inn i kvalitetsrapporten. 7 Andre utenlandsopphold Rapporter fra all annen internasjonal aktivitet i fagskolens regi, eller der fagskolen har en sentral rolle skal gjennomgås av aktuell avdelingsleder for aktiviteter på avdelingsnivå, eller av internasjonal koordinator for administrative aktiviteter. Gjennomgangen skal avdekke eventuelle forbedringstiltak knyttet til utenlandsopphold. Den aktuelle avdelingsleder/ internasjonal koordinator evaluerer rapporten med tanke på å avdekke eventuelle avvik. Avvik behandles i ledergruppa (VLG). Det utarbeides en tiltaksplan på alle avvik. Alle vedtatte tiltak får en tidsfrist. 8 Utarbeidelse av søknader og økonomirapporter Internasjonal ansvarlig holder seg orientert over aktuelle prosjektmidler som lyses ut gjennom SIU og andre aktuelle støtteordninger. I samarbeid med de pedagogiske avdelingslederne utarbeides eventuelle søknader. Eventuelle økonomiske forhold knyttet til prosjektene koordineres av internasjonal ansvarlig. Pr Versjon Side 40 av 81

41 Dokumentinformasjon Sist revidert dato: Revidert av: Hildegunn Aas og Stein Aarskog Pr Versjon Side 41 av 81

42 Prosessdokument Kurs- og fagdagsevalueringer Systemplassering 2.9 Hva prosessen omfatter: Evaluering av kursaktivitet og fagdagsaktivitet i regi av fagskolen Mål: Evalueringen har til hensikt å fange opp signaler om forhold som bør videreføres eller forbedres, for deretter å kunne iverksette nødvendige tiltak med sikte på kvalitetsforbedringer for framtidige lignende aktiviteter. Styrende dokumenter: Interne dokumenter: Spørreundersøkelse om kurssekvensen (gjennom datainnsamlingsverktøyet) Spørreundersøkelse om fagdagen (gjennom datainnsamlingsverktøyet) Strategisk plan Fagskolens kvalitetsrapport Fagskolens årsrapport Veas virksomhetsplan Studieplan Pedagogisk plattform Fagskolens etiske retningslinjer Markedsføringsstrategi Interne ressurser: Datainnsamlingsverktøy Aktuelle rutiner: Ansvarlig: Oppfølgingsansvarlig Kursrutine Rutine for gjennomføring av spørreundersøkelser Markeds- og informasjonsrådgiver Rektor Innledning Hensikten med evalueringen er å ivareta virksomhetens og bransjens (i den grad de er involvert) behov for å kontinuerlig å etterprøve og forbedre kurskvaliteten på kurs/fagdager. Undersøkelsene skal være en naturlig avslutning på kurset/fagdagen. Undersøkelsen skal inneholde relevante spørsmål som måler kvaliteten på kurset/fagdagen både hva angår det faglige innholdet, formidlingen og administrative rammevilkår, herunder infrastruktur og informasjon. Evalueringene av undersøkelsene skal sammenfattes i ulike rapporter og registres i KS-datasystem Aktiviteter / momenter 1 Undersøkelsen Det skal gjennomføres sluttundersøkelse etter endt kurs/fagdag. Undersøkelsen skal være anonym og gjennomføres gjennom datainnsamlingsverktøyet. Undersøkelsen gjennomføres kun for kurs med minimum 10 eksterne deltakere. Undersøkelsen måler følgende forhold: Informasjon om kurset/fagdagen i forkant Informasjon undervegs i kurset/fagdagen Det faglige innhold i kurset/fagdagen Formidlingsmetode Organisering Utstyr og annen infrastruktur Bransje- og yrkesrelevans 2 Evaluering av resultater Pr Versjon Side 42 av 81

43 Datainnsamlingsverktøyet samler og sorterer dataene som kommer inn. Markeds- og informasjonsrådgiver forbereder en rapport på bakgrunn av de kvantitative dataene som leses av den elektroniske rapporten. Denne rapporten legges fram for de aktuelle avdelingslederne. Avdelingslederne ser sammen eller hver for seg på aktuelle avvik og mulig anvendelse av resultatet. Avdelingsleder legger eventuelle avvik inn i KS-datasystem med tidsfrist. Dersom Markeds- og informasjonsrådgiver, eller en avdelingsleder for en av de involverte avdelinger mener at noen av avvikene er av slik karakter at de må drøftes på et høyere nivå i organisasjonen melder han/henne saken inn for Veas ledergruppe (VLG) for behandling. Behandlingen skal lede ut i en sluttrapport som sier noe om hvordan saken skal behandles videre. 3 Oppfølging av resultater Det er markeds- og informasjonsrådgiver som sørger for at alle tidsfrister overholdes, og rapporterer til ledergruppa om det foreligger mislighold i forhold til dette. Det er Markeds- og informasjonsrådgiver som også innvilger eventuelle utsettelser på inntil 1 måned. Utsettelse ut over 1 måned må behandles av ledergruppa. Et sammendrag fra alle evalueringene som er å anse for avsluttet gjennom ett år, skal sammenfattes i en kort rapport, som skal legges fram for kvalitetsutvalget og tas inn i kvalitetsrapporten 4 Gjennomføring Alle deltakere på kurset/fagdagen inviteres til å delta på undersøkelsen. Undersøkelsen gjennomføres ikke mindre enn 2 dager fra avsluttet kurs/fagdag på oppgitt e-post adresse. Det er markeds- og informasjonsrådgiver som aktiverer og gjennomfører undersøkelsen. Dokumentinformasjon Sist revidert dato: Revidert av: Håkon Nettum Pr Versjon Side 43 av 81

44 Prosessdokument 2.10 Innspillsordning Systemplassering 2.10 Hva prosessen omfatter: Alle aktiviteter knyttet til innsending og behandling av innspill til fagskolenes innspillsordning og oppfølging av disse tiltak. Mål: På fagskolen skal det alltid være enkelt å sende innspill til forbedring av virksomheten. Slike innspill skal behandles effektivt og ansvarlig. Ansvarlig: KSS-ansvarlig Oppfølgingsansvarlig Rektor Innledning Fagskolens ordning for forbedring gjennom innspill og tiltak, skal dekke alle typer tilbakemeldinger som fagskolens brukere ønsker å sende inn gjennom innspillsordningen. Dette kan omhandle noe som fungerer dårlig/bra, noe som har skjedd, forslag til forbedringer eller andre typer innspill noen mener fagskolen bør få. Det kan også være informasjon vedkommende opplever ikke kommer fram på andre måter, eller som det er uklart hvor og hvordan skal sendes inn. Aktiviteter / momenter 1 Informasjon om ordningen Informasjon om ordningen skal gjøres godt kjent for alle studenter, elever, ansatte og andre som har interesse som brukere av fagskolen. KSS-ansvarlig har ansvaret for at ordningen er tilgjengelig på hovedsiden på hjemmesida og på den elektroniske læringsplattformen. 2 Innspillsansvarlig KSS-ansvarlig er innspillsansvarlig på fagskolen, og har ansvaret for mottak, registrering, behandling, oppfølging og rapportering av innspill. Innspillsansvarlig kan engasjere en annen til å bistå i det daglige arbeidet. 3 Innsending Innspill kan sendes inn på nettbasert skjema fra fagskolens hjemmeside og læringsplattform. Sendingen sendes direkte til KSS-ansvarlig. Fagskolen forplikter seg ikke til å behandle meldinger som ikke er identifiserbare. 4 Registrering Innspillsansvarlig har ansvar for registrering og behandling av innspill. Innsendte innspill skal registreres i fagskolens saksbehandlingssystem for dette, med de opplysninger som følger med det. Dersom et innspill viser seg å være av en slik type at dokumentasjonen er arkivverdig, skal dokumentet i tillegg journalføres og arkiveres på vanlig måte. 5 Behandling av innspill Alle innspill behandles i førsteinstans av KSS-ansvarlig sammen med aktuell avdelingsleder som har ansvaret for det innspillet omhandler. Den som har sendt inn innspillet skal få respons fra fagskolen på e-post når innspillet er mottatt og når saken er ferdigbehandlet. Den første skal bekrefte at innspillet er mottatt, den andre skal orientere kort om behandling og resultat. Dersom saken er av en slik karakter at den ikke skal behandles videre, avsluttes den. Det kan skyldes at saken allerede er løst, at den er under arbeid i en annen sammenheng, at det ikke er aktuelt å gjøre noe med den, at den skyldes en misforståelse eller av andre årsaker. Dersom innspillet går til reell behandling, skal det fattes en beslutning så raskt som mulig. Den avdelingen som har fått oversendt saken, har ansvaret for å behandle saken ferdig og orientere innspillsansvarlig om dette. 6 Rapportering Innspillsansvarlig fører logg over innspill og disse legges fram for kvalitetsutvalget i kvalitetsseminaret. Dokumentinformasjon Sist revidert dato: Revidert av: Stein Aarskog Pr Versjon Side 44 av 81

45 Prosessdokument Systemplassering Eksterne studiesteder Hva prosessen omfatter: Mål: Styrende dokumenter: Kvalitetssikring av at det enkelte eksterne studiested som sikrer at lokaler og utstyr tilfredsstiller de krav fagskolen stiller til dette. Lokaler, utstyr og læringsarenaer skal tilfredsstille fagskolens kravspesifikasjon for det aktuelle studiet. Interne dokumenter: Kravspesifikasjon for lokaler og utstyr på eksterne studiesteder Kvalitetsrapporten Alle fagskolens øvrige styrende dokumenter NOKUTS godkjenning av fagskoletilbudene ved fagskolen Intern ressurs: Datainnsamlingsverktøy Eksterne dokumenter: Endelig tildelingsbrev fra KD Lov om fagskole med forskrifter (LOV ) Aktuelle rutiner: Ansvarlig: Oppføgingsansvarlig Kontrollskjema for lokaler og utstyr ved eksterne undervisningssteder Avdelingsleder gartner og avdelingsleder blomsterdekoratør Rektor Innledning Fagskolen plikter å tilby yrkesrelevant utdanning av høy kvalitet. For å bidra til å oppnå dette, skal det utarbeides en kravspesifikasjon som konkretiserer de krav som fagskolen stiller til læringsmiljøet. Da det kan variere hvilke krav som stilles med tanke på hvilken undervisning som skal gis (teoretisk/praktisk) skal kravspesifikasjon utarbeides i forhold til hvert enkelt studium. Aktiviteter / momenter 1 Utarbeide kravspesifikasjon Når Vea skal leie lokaler eksternt skal utarbeidet kravspesifikasjon som konkretiserer de krav Vea stiller til lokaler og utstyr benyttes. Dette skal sikre studentene samme tilgang på utstyr og at de får et like godt tilbud som på det eksisterende studiestedet. 2 Inngåelse av leieavtale Kravspesifikasjon skal vedlegges den enkelte leieavtale, slik at utleier har forstått Veas krav til og behov for lokaler og utstyr Pr Versjon Side 45 av 81

46 Det vil bli utarbeidet ny leieavtale for hvert studieløp. 3 Kontroll Aktuell avdelingsleder skal i forkant av oppstart for det enkelte studie kontrollere lokaler og utstyr opp mot kravspesifikasjonen. Rapporten som følger av kontrollen lastes inn i fagskolens KSdatasystem og eventuelle avvik opprettes. 4 Undersøkelser blant studentene I forbindelse med underveisdialog med studentene skal temaet lokaler og utstyr tas opp og eventuelle avvik meldes inn i KS-datasystem. I forbindelse med læringsmiljøundersøkelser (prosessdokument 2.1), IKT-undersøkelser (prosessdokument 2.2) og sluttevaluering (prosessdokument 2.7) gis studentene mulighet for å komme med tilbakemeldinger på lokaler og utstyr. Eventuelle avvik overføres KS-datasystem. 5 Undersøkelser blant lærere I forbindelse med faglærers vurdering av studieløpet (prosessdokument 3.2) gis faglærerne anledning til å komme med tilbakemeldinger på læringsmiljøet ved fagskolen, deriblant lokaler og utstyr. Eventuelle avvik overføres KS-datasystem. Dokumentinformasjon Sist revidert dato: Revidert av: Anne Bakken og Hildegunn Aas Pr Versjon Side 46 av 81

47 Kvalitetsprosess 3 Undervisningspersonalets og sensorenes vurdering av utdanningstilbudet Kvalitetsprosessene til del 3 bygger på Forskrift om tilsyn med kvalitet i fagskoleutdanningen (fagskolestilsynsforskriften) som i 5-1 (3) b og c sier: «Tilbyder skal innhente tilbakemeldinger om kvaliteten fra undervisningspersonalet og sensorer» Som et ledd i arbeidet med å sikre at utdanningene holder tilfredsstillende kvalitet og yrkesrelevans vil det bli lagt til rette for at faglærerne og sensorene skal evaluere opplæringen. Evalueringene vil kunne avdekke styrker og svakheter i utdanningstilbudet og dermed gi mulighet for korrigerende tiltak. Evalueringene skal gjennomføres på grunnlag av standardiserte spørreskjema og er basert på elektronisk utsendelse og tilbakemelding. Lenker til undersøkelsene sendes til hver enkelt mottaker på privat e-postadresse og gjøres aktive i en gitt periode. Det skal etterstrebes 100 % svarprosent både fra faglærerne og sensorene. Gjennom standardiserte evalueringer vil man sikre systematisk og sammenliknbar informasjon om studiesituasjonen over tid. Undersøkelsene er ikke anonyme. I den grad det viser seg nødvendig vil de bli gjennomført oppfølgingssamtaler med den enkelte respondent for å gå dypere inn i temaer og problemområder som framkommer i besvarelsen. Dette vil også kunne gjøres i utviklingssamtaler på fagskolen. Kvalitetsprosessene det rapporteres på er: 3.1 Sensors vurdering enkeltfageksamener 3.2 Faglærers vurdering 3.3 Utviklingssamtale Pr Versjon Side 47 av 81

48 Prosessdokument Sensors vurdering av eksamen Systemplassering 3.1 Hva prosessen omfatter: Sensors vurdering av eksameners innhold, organisering og forhold som berører sensur. Mål: Bidra til å bedre kvaliteten på framtidige enkelteksameners faglige innhold, organiseringen rundt avvikling og sensurering. Styrende dokumenter: Interne dokumenter: Undersøkelse for sensors vurdering gjennom elektronisk undersøkelse Strategisk plan Fagskolens kvalitetsrapport Fagskolens årsrapport Veas virksomhetsplan Utdrag fra studieplan (læringsutbyttebeskrivelsene) Pedagogisk plattform Fagskolens etiske retningslinjer Eksamensreglement Klagereglement Eksamensoppgaven Retningslinjer for sensur og sensurhonorar Interne ressurser: Datainnsamlingsverktøy Eksterne dokumenter: Lov om fagskole med forskrifter (LOV ) Lov om videregående opplæring med forskrifter (LOV ) Aktuelle rutiner: Eksamensrutine Forskrift om opptak, studier og eksamen Ansvarlig: Oppfølgingsansvarlig Eksamensansvarlig Rektor Innledning Hensikten med sensors vurdering er å ivareta virksomhetens behov for kontinuerlig å etterprøve og forbedre forhold knyttet til eksamensavvikling. Undersøkelsene skal gjennomføres av involverte eksterne sensorer etter at sensur har falt. Undersøkelsen skal inneholde relevante spørsmål som måler forhold knyttet til sensur for å avdekke eventuelle avvik. Evalueringene av undersøkelsene skal sammenfattes i ulike rapporter og registres i systemet. Aktiviteter / momenter 1 Sensors vurdering av enkeltfagseksamener Det skal gjennomføres en undersøkelse i samtlige emner hvor det avholdes eksamen med ekstern sensur, hvor sensor skal gi sin vurdering på følgende forhold: Eksamensoppgavens relevans jf. studieplanen De organisatoriske rammene rundt eksamen Innledende informasjon på oppgaven Lengde på eksamen Pr Versjon Side 48 av 81

49 Bruk av hjelpemidler (herunder bruksmateriale) Kvaliteten på nivået (jf. falt sensur) - Hvordan sensor opplever nivået til studentgruppen - Om sensor mener det er tydelige mangler i gitt undervisning - Om sensor mener det er tydelige mangler i gitt eksamensoppgave Undersøkelsen skal være lik hver gang den gjennomføres for å sikre at de data undersøkelsen måler blir sammenlignbare. Undersøkelsen skal ikke være anonym og gjennomføres i datainnsamlingsverktøyet. Det er KSS-ansvarlig som aktiverer undersøkelsen til de involverte sensorene. 2 Evaluering av resultater Eksamensansvarlig sammenfatter resultatene til en rapport med bakgrunn i de kvantitative dataene fra de elektroniske undersøkelsene. Eksamensansvarlig ser på aktuelle avvik, sammenfatter en rapport og legger denne fram for aktuell avdelingsleder. Aktuell avdelingsleder utarbeider en tiltaksplan på alle avvik. Alle vedtatte tiltak legges inn i KSdatasystem og får en tidsfrist. Dersom aktuell avdelingsleder mener at noen av avvikene er av slik karakter at de må drøftes på et høyere nivå i organisasjonen melder han/hun saken inn for Veas ledergruppe (VLG) for behandling. Behandlingen skal lede ut i en sluttrapport som sier noe om hvordan saken skal behandles videre. 3 Oppfølging av resultater Det er KSS-ansvarlig som sørger for at alle tidsfrister overholdes, og rapporterer til ledergruppa om det foreligger mislighold i forhold til dette. Det er KSS-ansvarlig som også innvilger eventuelle utsettelser på inntil 1 måned. Utsettelse ut over 1 måned må behandles av ledergruppa. Et sammendrag fra alle evalueringene som er å anse for avsluttet gjennom ett år skal sammenfattes i en kort rapport som skal legges fram for kvalitetsseminaret og tas inn i kvalitetsrapporten. 4 Gjennomføring Undersøkelsen sendes til sensor samtidig med besvarelsene og er aktiv fram til den er besvart. Først når undersøkelsen er besvart vil utbetaling av honorar for sensurering iverksetters. Dette for å sikre at fagskolen får nødvendig og viktig informasjon fra sensor på forbedringsforhold. Dokumentinformasjon Sist revidert dato: Revidert av: Stein Aarskog Pr Versjon Side 49 av 81

50 Prosessdokument Faglærers vurdering Systemplassering 3.2 Hva prosessen omfatter: Faglærers vurdering av studieløpet i det aktuelle faget/emnesområdet det er undervist i. Mål: Bidra til å bedre kvaliteten og gjennomføringen av undervisningen og den faglige aktiviteten i det aktuelle fag/emnesområde. Innhold Planlegging Gjennomføring Samarbeid Eksamen Styrende dokumenter: Interne dokumenter: Undersøkelse for faglærer gjennom datainnsamlingsverktøyet Strategisk plan Fagskolens kvalitetsrapport Fagskolens årsrapport Veas virksomhetsplan Studieplan Pedagogisk plattform Fagskolens etiske retningslinjer Reglementshåndbok Forskrift om opptak, studier og eksamen Rutiner for intern varsling Interne ressurser: Datainnsamlingsverktøy Aktuelle rutiner: Studieløpsrutine Eksamensrutine Klagerutine Eksterne dokumenter: Lov om fagskole med forskrifter (LOV ) Lov om videregående opplæring med forskrifter (LOV ) Ansvarlig: Oppfølgingsansvarlig Avdelingsleder gartnerfagene Avdelingsleder blomsterdekoratørfag Rektor Innledning Hensikten med faglærers vurdering er å ivareta virksomhetens behov for kontinuerlig å etterprøve og forbedre forhold knyttet til studieløpet i hvert enkelt fag/emneområde. Undersøkelsene skal gjennomføres av involverte faglærere mot slutten av studiet, etter tidsfrister satt av aktuell avdelingsleder. Undersøkelsen skal inneholde relevante spørsmål knyttet til: innhold, planlegging, gjennomføring, samarbeid, eksamen og fagets integrasjon i helheten av studiet. Evalueringene av undersøkelsene skal sammenfattes i ulike rapporter og registreres i systemet. Aktiviteter / momenter 1 Faglærers vurdering Det skal gjennomføres en undersøkelse i emner fastsatt av aktuell avdelingsleder. Faglærer skal gi sin vurdering på følgende forhold: Informasjon Pr Versjon Side 50 av 81

51 - Formidling av ikke-faglig informasjon Innholdet i faget - Formidling av den faglige informasjon - Fagets relevans i forhold til faget som enhet - Yrkesrelevansen av faget - Tematikk og omfang relatert til rammebetingelser og måloppnåelse Innhold i studiet - Fagets relevans i forhold til hele studieløpet - Meninger om andre faglærers fagområder - Meninger om andre faglæreres fagkompetanse og dens betydning for studiets helhet - Tverrfaglige aspekter - Yrkesrelevansen av studiet Faglig infrastruktur i faget - Bruk av digitale medier - Bruk av læringsressurser, trykte som visuelle - Bruk av eksterne ressurser, herunder ekskursjoner Øvrig infrastruktur i faget - Lokaler, rom og utstyr - Campus - Bibliotek Sin egen kompetanse i faget - Formidling av det faglige innholdet (undervisningen) - Faglig (teoretisk og praktisk) - Pedagogisk - Pedagogisk bruk av IKT - Generell IKT-kompetanse Fagavslutning - Faglærers oppfattelse av gruppens samlede måloppnåelse i faget (læringsutbytte) - Vurdering av eventuell eksamensoppgave - Vurdering av eventuelle forbedringsområder innenfor, planlegging, organisering og gjennomføring av fag/emneområder relatert til studiet som helhet. Andre forhold - Vurdering av administrasjonen Undersøkelsen skal være lik hver gang den gjennomføres for å sikre at de data undersøkelsen måler blir sammenlignbare. Undersøkelsen skal ikke være anonym og gjennomføres gjennom datainnsamlingsverktøyet. Det er KSS-ansvarlig som aktiverer undersøkelsen til de aktuelle faglærerne. 2 Evaluering av resultater Rådgiver IKT forbereder en rapport på bakgrunn av de kvantitative dataene som leses av den elektroniske rapporten. Aktuell avdelingsleder tar rapporten opp med aktuell faglærer. Det utarbeides en tiltaksplan på eventuelle alle avvik. Dersom aktuell avdelingsleder mener at noen av avvikene er av slik karakter at de må drøftes på et høyere nivå i organisasjonen melder han/hun saken inn for Veas ledergruppe (VLG) for behandling. Behandlingen skal lede ut i en sluttrapport som sier noe om hvordan saken skal behandles videre. 3 Oppfølging av resultater Det er KSS-ansvarlig som sørger for at alle tidsfrister overholdes, og rapporterer til ledergruppa om det foreligger mislighold i forhold til dette. Det er KSS-ansvarlig som også innvilger eventuelle utsettelser på inntil 1 måned. Utsettelse ut over 1 måned må behandles av ledergruppa. Pr Versjon Side 51 av 81

52 Et sammendrag fra alle evalueringene som er å anse for avsluttet gjennom ett år skal sammenfattes i en kort rapport som skal legges fram for kvalitetsseminaret og tas inn i kvalitetsrapporten. 4 Gjennomføring KSS-ansvarlig har ansvaret for at evalueringen sendes til faglærer når faget er avsluttet eller eksamen er avlagt. Undersøkelsen sendes til faglærer når faget er avsluttet eller eksamen er avlagt. Dokumentinformasjon Sist revidert dato: Revidert av: Anne Hagen Bakken og Hildegunn Aas Pr Versjon Side 52 av 81

53 Prosessdokument Utviklingssamtale Systemplassering 3.3 Hva prosessen omfatter: Avdelingsleders/rektors individuelle samtale med medarbeider som avdelingsleder/rektor har personalansvar for. Mål: For det pedagogiske personalet skal utviklingssamtalen bidra til å sikre den faglige og pedagogiske kvaliteten i alle ledd, herunder innhold, planlegging og gjennomføring av undervisningen, samarbeid og eksamen. For ikke-pedagogisk personale skal utviklingssamtalen bidra til å sikre kvalitet i alle ledd i støttefunksjonene som berører kjerneproduksjonen utdanning. For alle ansatte skal samtalen ha som mål å skape gode relasjoner mellom leder og ansatt, og leder og medleder, slik at organisasjonen framstår som samlende og enhetlig i den hensikt å gi undervisning av høy kvalitet. Styrende dokumenter: Alle ansatte skal også kjenne til fagskolens mål for virksomheten. Interne dokumenter: Retningslinjer for gjennomføring av utviklingssamtaler Alle fagskolens styrende dokumenter Aktuelle prosessdokumenter med tilhørende kvalitetsrapporter Stillingsbeskrivelse Personlig arbeidsplan Aktuelle rutiner/planer (herunder studieplaner) i avdelingen Fagskolens etiske retningslinjer Rutiner for varsling ved virksomheten Mal for utviklingssamtale Eksterne dokumenter: Endelig tildelingsbrev fra KD Lov om fagskole med forskrifter (LOV ) Lov om videregående opplæring med forskrifter (LOV ) NOKUTS retningslinjer for kvalitetssikring og godkjenning etter lov om fagskoleutdanning fastsatt av NOKUT (den til enhver tid gjeldende) Samt aktuelle lover, forskrifter og reglementer som gjelder for statlige virksomheter Aktuelle rutiner: Ansvarlig: Oppfølgingsansvarlig Avdelingsleder gartnerfagene Avdelingsleder blomsterdekoratørfag Administrativ leder Rektor Rektor Innledning Fagskolen bruker utviklingssamtaler som et personalpolitisk virkemiddel. Utviklingssamtaler skal medvirke til at fagskolens personale får utnyttet sine ressurser og videreutviklet sin kompetanse til det beste for personalet og fagskolen. En utviklingssamtale er en regelmessig, organisert form for samtale mellom underordnet og nærmeste overordnet, der en diskuterer arbeidsoppgaver, resultater, arbeidsprosess og samarbeidsforhold og den underordnedes faglige og personlige utvikling (Grimsø, 2000). Pr Versjon Side 53 av 81

54 Utviklingssamtalen er et ledd i gjennomføring av Hovedavtalen 22 om medbestemmelse for arbeidstakerne, og arbeidsmiljøloven 12 om innflytelse over egen arbeidssituasjon. Aktiviteter / momenter 1 Samtalens innhold Samtalen skal være på begge parters premisser og et hjelpemiddel til å forbedre: Mulighetene for faglig og personlig utvikling og opplæring Arbeidsmiljø Arbeidsutførelse (mål og resultater) Samarbeidsforhold Fagskolens kompetanseplanlegging Organisasjonsutvikling Ledelse og personalbehandling Kvalitetssikring Gjensidig tilbakemelding på utførelse av jobben Utviklingssamtalen knyttes til de målsettinger og oppgaver som omtales i strategisk plan, og den enkelte enhets virksomhetsplaner. Funksjonskrav, arbeidsplaner, referat fra forrige utviklingssamtale, kvalitetsrapporten, strategisk plan og kompetanseplaner danner et naturlig grunnlag for utviklingssamtalen. Det kan også være hensiktsmessig å benytte samtalen til å utarbeide forslag til arbeidsplaner for neste semester/år. Alle undersøkelser som er gjennomført, hvor den aktuelle medarbeider er berørt, skal samtales om slik at begge parter kan bidra til å videreutvikle fagskolen i den hensikt å gi god kvalitet i alle ledd. 2 Gjennomføring Alle tilsatte skal ha én utviklingssamtale i året, og eventuelt en oppfølgingssamtale. Samtalen føres mellom medarbeider og nærmeste leder. Samtalen skal avtales minst én uke i forveien. Lederen har ansvar for å innkalle til samtalen og skal sørge for en felles forståelse av hva samtalen skal være. Dette gjøres bl.a. ved at forslaget til forberedelsesskjemaer deles ut 1 uke før samtalen og tas med til samtalen. Begge parter har ansvar for å forberede seg i henhold til de oppsatte temaene. Det må settes av tilstrekkelig tid til samtalen. Lederen sørger for at samtalen gjennomføres et sted man kan være uforstyrret, og det vil som oftest både være praktisk og skape mer balanse i samtalen at den ikke finner sted på verken lederens eller medarbeiderens kontor. Samtalen er fortrolig, og notater oppbevares og behandles som fortrolige dokumenter. Samtalen skal munne ut i en handlingsplan. Begge parter får en kopi av handlingsplanen. Originalen oppbevares i personalmappen. Den enkelte leder skal føre logg over gjennomførte utviklingssamtaler. 3 Oppfølging Leder og den ansatte følger kontinuerlig opp handlingsplanen i forhold til gjennomføring av aktiviteter i henhold til de fastsatte tidsfristene og hvem som er ansvarlig. Handlingsplanen brukes i neste samtale, som grunnlag for å vurdere hvordan handlingsplanen fra forrige samtale er fulgt opp. Dokumentinformasjon Sist revidert dato: Revidert av: Stein Aarskog Pr Versjon Side 54 av 81

55 Kvalitetsprosess 4 Eksterne interessenters vurdering av utdanningstilbudet Kvalitetsprosessene til del 4 bygger på Forskrift om tilsyn med kvalitet i fagskoleutdanningen (fagskolestilsynsforskriften) som i 5-1 (3) d sier: «Tilbyder skal innhente tilbakemeldinger om kvaliteten fra aktører i yrkesfeltet» Som et ledd i arbeidet med å sikre at utdanningene holder tilfredsstillende kvalitet og yrkesrelevans vil det bli lagt til rette for at eksterne interessenter skal evaluere opplæringen. Evalueringene vil kunne avdekke styrker og svakheter i utdanningstilbudet, og dets organisering, og dermed gi mulighet for korrigerende tiltak. Evalueringene skal gjennomføres på grunnlag av standardiserte spørreskjema og er basert på elektronisk utsendelse og tilbakemelding via datainnsamlingsverktøyet. Lenker til undersøkelsene sendes til hver enkelt mottaker på privat e-post og gjøres aktive i en gitt periode. Gjennom standardiserte evalueringer vil man sikre systematisk og sammenliknbar informasjon om utdanningstilbudet over tid. Undersøkelsene er ikke anonyme, men hver enkelt respondent kan velge om de vil være det. I den grad det viser seg nødvendig vil de bli gjennomført oppfølgingssamtaler med den enkelte respondent for å gå dypere inn i temaer og problemområder som framkommer i besvarelsen. Kvalitetsprosessene det rapporteres på er: Bransjen 4.1 Bransjeundersøkelser Tidligere studenter 4.3 Oppfølgingsundersøkelse uteksaminerte studenter/alumni Pr Versjon Side 55 av 81

56 Prosessdokument Bransjeundersøkelser Systemplassering 4.1 Hva prosessen omfatter: Periodiske bransjeundersøkelser i fagskolens bransjer: Blomsterdekoratørbransjen Gartnerbransjen Anleggsgartnerbransjen Andre aktuelle bransjer Mål: Styrende dokumenter: Hensikten er å avdekke bransjens behov for til enhver tid ny og oppdatert kompetanse. For de organisasjoner som har ansatt tidligere studenter fra fagskolen, med bestått fagskoleutdanning, er det også et mål å kartlegge kompetansenivået til studenten(e) og fagskoleutdanningens yrkesrelevans. Interne dokumenter: Undersøkelse gjennomført i datainnsamlingsverktøyet Strategisk plan Fagskolens kvalitetsrapport Veas Virksomhetsplan Studieplaner og læringsutbyttebeskrivelser Interne ressurser: Datainnsamlingsverktøy Bransjemøter Aktuelle rutiner: Ansvarlig: Oppfølgingsansvarlig Eksterne dokumenter: Lov om fagskole med forskrifter (LOV ) Forskrift om tilsyn med kvaliteten i fagskoleutdanningen ( ) Markeds- og informasjonsrådgiver Avdelingsleder blomsterdekoratøravdelingen Avdelingsleder gartnerfagavdelingen Innledning For at fagskolen alltid skal ha nødvendig yrkesrelevans vil det bli gjennomført periodiske undersøkelser rettet mot aktuelle bransjeorganisasjoner på nasjonalt plan. Fagskolen er også i stadig utvikling og vil benytte muligheten til å undersøke i hvor stor grad vi er og kan være en tilbyder for bransjen innen fagfeltet. Gjennom undersøkelsen skal bransjen kunne fremme ønsker og behov for videre- og etterutdanning slik at fagskolen til enhver tid framstår som en attraktiv og relevant tilbyder av bransjens behov. Det vil ikke være aktuelt å gjennomføre undersøkelsen til de samme i bransjen hvert år. Over tid vil resultatene likevel kunne vise en trend og utvikling innen de forhold det spørres om. Referater fra bransjemøter skal lastes inn i KS-datasystem. Aktiviteter / momenter 1 Bransjens vurdering Det skal gjennomføres en undersøkelse til aktuelle bransjeorganisasjoner på nasjonalt plan. Bransjen skal gi sin vurdering på følgende forhold: Informasjon - Formidling av fagskolens studietilbud - Formidling av fagskolens kurstilbud, seminarer og lignende til bransjen. Studentens nivå/kompetanse Pr Versjon Side 56 av 81

57 - Hvordan bransjen opplever nivået til studenter de har ansatt med utdannelse fra fagskolen. - Om bransjen mener det er tydelige mangler i utdanningen (kompetansen til de som de ansetter med utdannelse fra fagskolen) Yrkesrelevans - Om ansatte med utdannelse fra fagskolen har nødvendig og oppdatert yrkesrelevans. Andre forhold - Bedriftens karriereplaner og framtidige kompetansebehov på kort og lang sikt - Om bedriften er interessert i å inngå i ett bransjenettverk med fokus på utvikling og formidling av yrkesfaget. Undersøkelsen skal være lik hver gang den gjennomføres for å sikre at de data undersøkelsen måler blir sammenlignbare. Undersøkelsen skal ikke være anonym og gjennomføres gjennom datainnsamlingsverktøyet Det er Markeds- og informasjonsrådgiver som aktiverer undersøkelsen til aktuelle bransjeaktører. 2 Evaluering av resultater KSS-ansvarlig samler og sorterer dataene som kommer inn. Markeds- og informasjonsrådgiver forbereder en rapport på bakgrunn av dataene. Denne rapporten, legges fram for ledergruppa og behandles også i kvalitetsseminaret. Avvik og tiltak, etableres i KS-datasystem. Dersom ledergruppa VLG mener at noen av avvikene er av slik karakter at de må drøftes på et høyere nivå i organisasjonen meldes saken inn for styret for behandling. Styret gjør nødvendige vedtak om hvordan saken skal behandles videre. 3 Oppfølging av resultater Det er Markeds- og informasjonsrådgiver som sørger for at alle tidsfrister overholdes, og rapporterer til ledergruppa VLG om det foreligger mislighold i forhold til dette. Det er markedsog informasjonsrådgiver som også innvilger eventuelle utsettelser på inntil 1 måned. Utsettelse ut over 1 måned må behandles av ledergruppa. 4 Gjennomføring Undersøkelsen sendes til arbeidsgivere samlet inn gjennom alumniundersøkelsen. Det er viktig med høy svardeltakelse og Markeds- og informasjonsrådgiver gis ansvar for å holde undersøkelsen aktiv til ønsket svarprosent er oppnådd. Dokumentinformasjon Sist revidert dato: Revidert av: Stein Aarskog Pr Versjon Side 57 av 81

58 Prosessdokument Oppfølgingsundersøkelse uteksaminerte studenter /alumni Systemplassering 4.3 Hva prosessen omfatter: Undersøkelse hvor studenter som er uteksaminert fra fagskolen responderer. Mål: Hensikten er å avdekke om uteksaminerte studenter med bestått eksamen har fått yrkesrelevant jobb/praksis, om de har valgt å starte egen virksomhet, i hvor stor grad læringsutbyttet de har fått fra fagskolen er yrkesrelevant og nyttig, samt hva de mener fagskolen kan bidra med videre i form av nye studier og/eller kurs/konferanser. Styrende dokumenter: Interne dokumenter: Undersøkelse for uteksaminerte studenter - ett år etter uteksaminasjon Strategisk plan Fagskolens kvalitetsrapport Veas virksomhetsplan Studieplan Interne ressurser: Datainnsamlingsverktøy Aktuelle rutiner: Ansvarlig: Oppfølgingsansvarlig Eksterne dokumenter: Lov om fagskole med forskrifter (LOV ) Lov om videregående opplæring med forskrifter (LOV ) Forskrift om tilsyn med kvaliteten i fagskoleutdanningen ( ) Markeds- og informasjonsrådgiver Avdelingsleder blomsterdekoratøravdelingen Avdelingsleder gartnerfagavdelingen Innledning Fagskolen virksomhetsidé er å utdanne dyktige, synlige og ettertraktede yrkesutøvere. For at fagskolen skal kunne ivareta virksomhetsidéen og måle yrkesrelevans på utdanningene vil det bli gjennomført undersøkelser hvor tidligere studenter deltar. Fagskolen er i stadig utvikling og vil benytte muligheten til å undersøke i hvor stor grad utdanningene til enhver tid oppleves som tidsriktig/oppdatert, yrkesrelevant og faglig innholdsrik. Det er også viktig for fagskolen å minne tidligere studenter på at fagskolen kan bidra med faglig oppdatering, og vil benytte muligheten til å kunne markedsføre aktuelle kurs/konferanser/studier. Aktiviteter / momenter 1 Uteksaminerte studenters vurdering Det skal gjennomføres en undersøkelse for uteksaminerte studenter. De uteksaminerte skal gi sin vurdering på følgende forhold: Nå-situasjon - Er de yrkesaktive? - Er de yrkesaktive innen fagfeltet de er uteksaminert i? - Har de startet egen bedrift eller er de ansatt? - Er de i utdanningssituasjon og bygger den i så fall på den utdannelse den har fått på fagskolen? Pr Versjon Side 58 av 81

59 - Vurderer de å studere videre umiddelbart eller i nær framtid? - Er fagskolen en naturlig arena for oppdatert informasjon i fagfeltet? Faglige forhold - Oppleves utdanningen de har tatt på fagskolen som yrkesrelevant? - Oppleves utdanningen de har tatt på fagskolen som tidsriktig og oppdatert? - Oppleves det tydelige mangler i utdanningen som fagskolen må tilrettelegge for i framtiden (jf. yrkesrelevans)? Framtid - Vurderer de å videreutdanne seg i framtiden og i så fall innen hvilke fagfelt - Er fagskolen en naturlig arena for deltakelse på kurs/konferanser/etter- og videreutdannelse - Har de forslag til kurs/konferanser/faglig påfyll - Har de forslag til etter- og videreutdanning fagskolen bør tilby - Har den uteksaminerte forslag til aktuelle aktører/samarbeidspartnere fagskolen bør knytte kontakt med for å sikre ytterligere faglig forsterkning og tydelig yrkesrelevans Undersøkelsen skal være lik hver gang den gjennomføres for å sikre at de data undersøkelsen måler blir sammenlignbare. Undersøkelsen kan være anonym og gjennomføres gjennom datainnsamlingsverktøyet. Undersøkelsen skal også samle inn kontaktinformasjon til arbeidsgiver. Det er Markeds- og informasjonsrådgiver som aktiverer undersøkelsen. 2 Evaluering av resultater KSS-ansvarlig samler og sorterer dataene som kommer inn. Markeds- og informasjonsrådgiver forbereder en rapport på bakgrunn av de kvantitative dataene som leses av den elektroniske rapporten. Denne rapporten, legges fram for ledergruppa og behandles også i kvalitetsseminaret. Avvik og tiltak, etableres i KS-datasystem. Dersom ledergruppa VLG mener at noen av avvikene er av slik karakter at de må drøftes på et høyere nivå i organisasjonen meldes saken inn for styret for behandling. Styret gjør nødvendige vedtak om hvordan saken skal behandles videre. 3 Oppfølging av resultater Det er Markeds- og informasjonsrådgiver som sørger for at alle tidsfrister overholdes, og rapporterer til ledergruppa VLG om det foreligger mislighold i forhold til dette. Det er markeds- og informasjonsrådgiver som også innvilger eventuelle utsettelser på inntil 1 måned. Utsettelse ut over 1 måned må behandles av ledergruppa. 4 Gjennomføring Undersøkelsen sendes til de uteksaminerte studentene senest 12 måneder etter uteksaminasjon. Det er viktig med høy svardeltakelse og Markeds- og informasjonsrådgiver gis ansvar for å holde undersøkelsen aktiv til ønsket svarprosent er oppnådd. Dokumentinformasjon Sist revidert dato: Revidert av: Stein Aarskog Pr Versjon Side 59 av 81

60 Kvalitetsprosess 5 Ledelsens samlede analyse og vurdering av kvaliteten Kvalitetsprosessene til del 5 bygger på Forskrift om tilsyn med kvalitet i fagskoleutdanningen (fagskolestilsynsforskriften) som sier: «Ledelsen skal årlig utarbeide en rapport til styret med en overordnet vurdering av utdanningskvaliteten i utdanningene». Ledelsens vurdering skal basere seg på informasjon som genereres fra kvalitetssystemet. 1. Mål for kvantitative indikatorer (kvalitetsprosess 1) 2. Klasseteamenes bearbeidelse av framkommet informasjon i kvalitetsprosess 2, 3 og 4 3. Læringsmiljøundersøkelsen 4. Kvalitetsseminarets arbeid og refleksjon 5. Studentforumets arbeid og refleksjon Ledelsen skal vurdere om utdanningene fyller kravene for godkjenning av fagskoleutdanning i lov og forskrifter Evalueringen skal avdekke styrker og svakheter i utdanningstilbudene og i fagskolens støttefunksjoner og dermed gi mulighet for korrigerende tiltak. Kvalitetsprosesser: 5.1 Elev- og studentdemokrati på Vea (ESDV) 5.2 KSS-seminar Pr Versjon Side 60 av 81

61 Prosessdokument Systemplassering 5.1 Hva prosessen omfatter: Mål: Styrende dokumenter: Elev- og studentdemokratiet ved Vea (ESDV) Elev- og studentdemokratiet er et demokratisk elev- og studentorgan som består av elever/studenter som behandler saker som elever og studenter er opptatt av. Fremme god elev- og studentmedvirkning på fagskolen slik at saker elevene og studentene er opptatt av, behandles i de rette organer på fagskolen. Interne dokumenter: Fagskolens kvalitetsrapport Fagskolens rutinebeskrivelse for ESDV Aktuelle rutiner: Ansvarlig: Oppfølgingsansvarlig Eksterne dokumenter: Arbeidsmiljøloven Lov om fagskole med forskrifter (LOV ) Lov om videregående opplæring med forskrifter (LOV ) Forskrift om tilsyn med kvaliteten i fagskoleutdanningen ( ) Rutine for ESDV på Vea Leder i elev- og studentdemokratiet Rektor Innledning Jf. lov om videregående opplæring og lov om fagskole med forskrifter, plikter fagskolen å legge til rette for elev- og studentmedvirkning. Elevrådet ved fagskolen og studentrådet ved fagskolen har selv valgt å organisere seg i samme organ med tittel elev- og studentdemokratiet ved Vea. Det er ikke fagskolens anliggende å innvirke i elev- og studentdemokratiet. Elev- og studentdemokratiet kan invitere ansatte ved fagskolen til saker og drøfting der de mener dette er hensiktsmessig. Fagskolen plikter da å stille. Rektor og andre ansatte kan melde saker inn til elev- og studentdemokratiet. Aktiviteter / momenter 1 Fagskolens tilrettelegging Fagskolen skal tilrettelegge for elev- og studentdemokratiet ved Vea. Dette innebærer som et minimum å: Gi tilstrekkelig informasjon om elev- og studentdemokratiet. Stimulere til elev- og studentdemokratisk deltakelse gjennom synliggjøring av arbeidet Initiere oppstart/valg av elev- og studentdemokratiske organ ved studiestart Legge til rette for internettbaserte møteplasser/fora Avsette midler til elev- og studentdemokratisk arbeid 2 ESDV-møter Elev- og studentdemokratiet ved Vea (ESDV) konstituerer seg selv, organiserer seg etter egne retningslinjer og avholder møter etter behov. Alle klasser ved fagskolen har én representant (klassetillitsvalgt) og én personlig vara valgt i klasserådsmøte som møter i ESDV. Hver klasse har én stemme. 3 Referat Organet velger selv referent og godkjent referatet legges ut på læringsplattform slik at det tilgjengelig for alle studenter ved fagskolen 4 Attest Det vil være et mål at studentene føler det attraktivt å delta i fagskolens råd og organer. Alle som tar på seg verv i elev- og studentdemokratiet vil derfor ved fratredelse få utstedt attest for sin deltakelse. Attesten utstedes av rektor og skal vedlegges vitnemål/kompetansebevis. Dette er med på å synliggjøre betydningen av studentenes og elevens deltakelse i forhold som har betydning for fagskolens kvalitet. Pr Versjon Side 61 av 81

62 Dokumentinformasjon Sist revidert dato: Revidert av: Stein Aarskog Pr Versjon Side 62 av 81

63 Prosessdokument KSS-seminar Systemplassering 5.2 Hva prosessen omfatter: Kvalitetsseminaret er ledelsens forum for å kunne foreta en årlig, overordnet vurdering av kvaliteten i utdanningstilbudene ved fagskolen og gi skriftlig framstilling av denne for styret (kvalitetsrapporten). Kvalitetsutvalget er et vedtaksført organ som skal fatte vedtak i alle saker som vedrører KSS. I kvalitetsseminaret møter kvalitetsutvalget. Kvalitetsutvalget, hvor alle har hver sin stemme, har følgende sammensetning: Rektor Avdelingslederne En student fra hvert fagskoleutdanningstilbud Leder i studentforum To representanter fra pedagogisk ansatte som underviser i fagskolen (en fra hver avdeling) velges på storteammøte uten ledelsen til stede. I den grad rektor anser behov for dette, vil også andre relevante ansatte kunne innkalles til seminaret. Disse har ikke stemmerett. I den grad det er mulig skal studentene og de ansatte velges for minimum to år. For at KSS-seminaret skal ha et godt grunnlag å jobbe ut fra, skal et førstutkast til kvalitetsrapport sendes ut som saksunderlag. Utkastet skal bygge på funn i de 7 kvalitetsprosessene. Alle deltagerne i seminaret gis lesertilgang til alle aktiviteter i KS-datasystem. Mål: Styrende dokumenter: Skape en felles forståelse for betydningen av å ha KSS, hvordan systemet er bygget opp, hvordan prosessene gjennomføres, hvem som er ansvarlige og hvordan funn implementeres, integreres og følges opp i organisasjonen. Interne dokumenter: Alle undersøkelser gjennomført i datainnsamlingsverktøyet Kvalitetsrapporten Alle fagskolens øvrige styrende dokumenter NOKUTS og fagskolestyrets godkjenning av fagskoletilbudene ved fagskolen Vedtak om fagområdegodkjenning Intern ressurs: Datainnsamlingsverktøy Aktuelle rutiner: Alle fagskolens rutiner Ansvarlig: Kvalitetsansvarlig Eksterne dokumenter: Endelig tildelingsbrev fra KD Lov om fagskole med forskrifter (LOV ) Lov om videregående opplæring med forskrifter (LOV ) Forskrift om tilsyn med kvaliteten i fagskoleutdanningen ( ) Samt aktuelle lover, forskrifter og reglementer som gjelder for statlige virksomheter Pr Versjon Side 63 av 81

64 Oppfølgingsansvarlig Rektor Innledning Fagskolen plikter å tilby relevant yrkesrettet utdanning av høy kvalitet. Kvalitetsutvalget skal i KSS-seminaret sørge for at denne intensjonen ivaretas og videreutvikles. Utvalget skal se på alle forhold knyttet til hvordan systemet fungerer og hvordan KSS generer relevante og gode data, og hvordan systemet og tiltakene fra dataene integreres i organisasjonen. Utvalget skal også foreta revisjon av systemet når det viser seg hensiktsmessig. Aktiviteter / momenter 1 KSS-seminar KSS-seminaret skal være et forum hvor kvalitetsutvalget ved fagskolen deltar. Seminaret skal håndtere følgende saker: Vurdere organisasjonens kvalitetsarbeid Har systemet fungert i henhold til prosessdokumentene i KSS-håndboka? Kvaliteten i rapportene fra alle dataene Gjennomgang av hvordan alle funn er integrert i de deler av organisasjonen dette berører (jf. det aktuelle prosessdokument) Gjennomgang av alle avvik som er avdekket Gjennomgang av iverksatte tiltak på avvik Er det funn i noen av rapportene utvalget må ta videre stilling til? Vurdere KSS-systemet Struktur i kvalitetssystemet Innhold i kvalitetssystemet Kvalitetssystemets tilgjengelighet i organisasjonen Revisjon av KSS-håndboka med tilhørende undersøkelser Systemoppfølging av de ansvarlige 2 Gjennomføring Seminaret gjennomføres en gang pr. år. Seminaret legges til høsten hvert år. 3 Oppfølging og tiltaksiverksettelse Funn KSS-seminaret har avdekket, og som skal arbeides videre med, nedfelles i en egen avviksrapport som er en del av kvalitetsrapporten (jf. Prosessdokument 6.2). Om fristene ikke overholdes plikter rektor å informere styret om forholdet. Dokumentinformasjon Sist revidert dato: Revidert av: Stein Aarskog Pr Versjon Side 64 av 81

65 Prosessdokument 5.3 Kvalitetsrapport Systemplassering 5.3 Hva prosessen omfatter: Kvalitetsrapporten skal gi en overordnet framstilling av alle avvik og suksessbærere i alle ledd i organisasjonen basert på alle prosessdokumenter i denne KSS-håndbok og deres handlingskrav. Rapporten skal også skissere opp forslag til hvordan avvik kan lukkes. Mål: Fagskolen skal til enhver tid tilby yrkesrettede utdanninger av høy kvalitet. Kvalitetsrapporten skal være et arbeidsverktøy for kontinuerlig kvalitetsforbedring og skal være et av saksunderlagene for valg som organisasjonen tar, i spørsmål som omhandles i KSS-håndboka. Kvalitetsrapporten skal overleveres NOKUT på forlangende og skal inngå som en del av fagskolens årlige resultatrapportering til skoleeier Kunnskapsdepartementet samt Riksrevisjonen. Styrende dokumenter: Interne dokumenter: KSS-håndboka Alle aktuelle undersøkelser gjennomført i datainnsamlingsverktøyet Tidligere kvalitetsrapporter Alle fagskolens øvrige styrende dokumenter, herunder strategisk plan og virksomhetsplan NOKUT og fagskolestyrets godkjenning av fagskoletilbudene ved fagskolen Vedtak om fagområdegodkjenning Intern ressurs: Datainnsamlingsverktøy Aktuelle rutiner: Ansvarlig: Oppfølgingsansvarlig Eksterne dokumenter: Endelig tildelingsbrev fra KD Lov om fagskole med forskrifter (LOV ) Lov om videregående opplæring med forskrifter (LOV ) Forskrift om tilsyn med kvaliteten i fagskoleutdanningen ( ) Rådgiver IKT Rektor Innledning Fagskolen skal til enhver tid tilby yrkesrettede utdanninger av høy kvalitet. Dette fordrer at alle avdelinger, og hver ansatt er sitt kvalitetsansvar bevisst. KSS-håndboka er et verktøy som legger føringer i arbeidet med å ivareta kvaliteten, faglig så vel som funksjonsorientert. Kvalitetsrapporten skal hvert år ta for seg alle de handlinger, og aktiviteter som KSS-håndboka fordrer, og skal bygge på funn i det nedlagte arbeidet, avvik så vel som det positive. KSS-seminaret, nevnt i prosessdokument 5.2, har i oppgave å gjennomgå alle prosessrapporter og sørge for at alle nødvendige funn er ivaretatt i utarbeidelsen av årlig kvalitetsrapport. Kvalitetsrapporten skal også rapportere på avvik, oppfølging og integrering av forrige års kvalitetsrapport, med den hensikt å permanent lukke avvik fra forrige år. Pr Versjon Side 65 av 81

66 Aktiviteter / momenter 1 Utarbeidelse av kvalitetsrapport Det skal årlig utarbeides en kvalitetsrapport. Det er rektor som er ansvarlig for dette og har også som ansvar å innkalle til KSS-seminar jfr. prosessdokument 5.2. Det skal fremlegges et utkast til kvalitetsrapport for Kvalitetsutvalgets medlemmer. Denne kvalitetsrapporten skal være basert på de funn som fremkommer av prosessrapportene for hver enkelt prosess i KSS-håndboka. Det er ansvarlig og oppfølgingsansvarlig som har ansvaret for at prosessrapportene foreligger en måned før kvalitetsseminaret skal gjennomføres. Utkastet til kvalitetsrapport skal foreligge senest 5 virkedager før KSS seminaret avvikles. 2 Kvalitetsrapportens struktur Kvalitetsrapporten skal bygges opp på samme måte som KSS-håndboka, der en og en kvalitetsprosess behandles i følgende rekkefølge: 1) Ledelsenes samlede analyse og vurdering av kvaliteten (Kvalitetsprosess 5) 2) Kvantitativ informasjon om utdanningstilbudet (Kvalitetsprosess 1) 3) Studentens vurdering av tilbudet (Kvalitetsprosess 2) 4) Undervisningspersonalets og sensorenes vurdering av utdanningstilbudet (Kvalitetsprosess 3) 5) Eksterne interessenters vurdering av tilbudet (Kvalitetsprosess 4) 6) Bruk av kunnskapen til forbedring av kvaliteten (Kvalitetsprosess 6) 7) Rutiner for etablering av nye utdanningstilbud (Kvalitetsprosess 7) For kvalitetsprosessene 1, 2, 3, 4, 6 og 7 skal kvalitetsrapporten redegjøre for: Gjennomføring av undersøkelser Positive funn Avvik og tiltaksliste Videre skal kvalitetsrapporten synliggjøre revisjon av KSS håndboka: Revisjon av eksisterende innhold Nye elementer Nye prosessdokumenter 3 Oppfølging og implementering Det er viktig at all form for kvalitetsarbeid og -prosesser kontinuerlig og systematisk følges opp, videreutvikles og implementeres i organisasjonen. Kvalitetsrapporten vil være en indikator som sier noe om grad av måloppnåelse i dette arbeidet. Alle avdelingsledere har derfor et særskilt ansvar for å bringe resultater fra kvalitetsrapporten inn til sine avdelinger. Hver avdeling skal behandle foreslåtte avvikstiltak som angår sin avdeling, og finne en hensiktsmessig oppfølging og implementering av disse. Avdelingen skal fortløpende oppdatere KSdatasystem når tiltak er gjennomført eller avvik er lukket. En endelig vurdering av om avvik er lukket vil først framkomme gjennom undersøkelser, prosessrapporter, KSS-dager med personalet, KSSseminar og kvalitetsrapporten for neste år. Det er også viktig at organisasjonen ivaretar og videreutvikler de suksessbærerne som framkommer. 4 Styrebehandling og vedtak Fagskolestyret skal innen utgangen av februar få framlagt fagskolens årsrapport hvor kvalitetsrapporten inngår. Rapportene styrebehandles og vedtas før fremsendelse til skoleeier Kunnskapsdepartementet, Riksrevisjonen og NOKUT (på forlangende) Dokumentinformasjon Sist revidert dato: Revidert av: Stein Aarskog Pr Versjon Side 66 av 81

67 Kvalitetsprosess 6 Bruk av kunnskapen til forbedring av kvaliteten Som et ledd i arbeidet med å sikre at fagskolen som helhet og utdanningene som tilbys holder tilfredsstillende kvalitet og yrkesforankring, vil det bli lagt til rette for at fagskolens styrende organer (ledelse og styret) skal kunne anvende de resultatene som framkommer i det totale KSS-arbeidet ved fagskolen til kvalitetsutvikling av fagskolen som helhet og de enkelte utdanningstilbud. Det meste av dette arbeidet ivaretas i kvalitetsprosess 5. I kvalitetsprosess 6 fokuseres det derfor utelukkende på revisjon og forbedring av studieprogrammene (studieplanene), og deres støttefunksjoner. Vurderingene av tiltak skal gjennomføres på grunnlag av funn i KS-arbeidet og framlagte kvalitetsrapport. Anvendelse av resultatene fra vurderingene og forslag til tiltak skal derfor følges opp og implementeres i studieplanene og deres rammebetingelser. Kvalitetsprosessene det rapporteres på er: 6.1 Kvalitetssikringsdag Pr Versjon Side 67 av 81

68 Prosessdokument 6.1 Kvalitetssikringsdag Systemplassering 6.1 Hva prosessen omfatter: Årlig gjennomgang av utdanningskvaliteten basert på den informasjon som fremkommer gjennom kvalitetssikringssystemet. Forbedringsprosesser i forbindelse med revisjon av studieplaner og læringsutbyttebeskrivelser, organisering og øvrige rammebetingelser samt bransjerelevans og tilpasninger. Mål: Fagskolen skal til enhver tid tilby yrkesrettede utdanninger av høy kvalitet. Gjennom kvalitetsarbeidet, på fag- og undervisningsstøttenivå, skal funn fra kvalitetsrapporten integreres i organisasjonen, slik at det faglige og administrative personalet kan komme med gode og konstruktive forslag til forbedringer av kvaliteten på utdanningstilbudene og organisering av disse. Den samme vurderingen kan også finne sted i kompetanserådet jfr. prosessdokument 4.30 Styrende dokumenter: Interne dokumenter: Aktuelle studieplaner Alle prosessdokument med tilhørende kvalitetsrapporter som er aktuelle for avdelingen de behandles i Alle aktuelle undersøkelser gjennomført i datainnsamlingsverktøyet Alle aktuelle rapporter fra rapportørene a Alle fagskolens øvrige styrende dokumenter NOKUTS godkjenning av fagskoletilbudene ved fagskolen Vedtak om fagområdegodkjenning Intern ressurs: Datainnsamlingsverktøy Eksterne dokumenter: Endelig tildelingsbrev fra KD Lov om fagskole med forskrifter (LOV ) Lov om videregående opplæring med forskrifter (LOV ) Forskrift om tilsyn med kvaliteten i fagskoleutdanningen ( ) Aktuelle rutiner: Ansvarlig: Oppfølgingsansvarlig Ledergruppa Rektor Innledning Fagskolen plikter å tilby yrkesrelevant utdanning av høy kvalitet. Teamene skal på planleggingsdagen som er satt av til KSS-arbeid sørge for at denne intensjonen ivaretas og videreutvikles. Teamene skal se på alle forhold knyttet til hvor vidt undersøkelsene og rapportene genererer relevante og gode data og vurdere tiltak for forbedringer. Teamene skal med bakgrunn i dette komme med forslag til hvordan forbedringene kan gjennomføres i organisasjonen og hvordan studieprogrammene (studieplanene) kan endres for å sikre nettopp yrkesrelevant utdanning av høy kvalitet. Aktiviteter / momenter 1 A Planleggingsdager / KSS-dager Av skoleårets 6 timeplanfestede planleggingsdager, skal minst 1 planleggingsdag gjennomføres som KSSdag for alle ansatte. Dette for å sikre at forhold kvalitetsutvalget og kvalitetsrapporten påpeker kan integreres i organisasjonen. Aktivitetene som skal gjennomføres denne KSS-dagen omfatter følgende: Studieplan (for fagteamene) Pr Versjon Side 68 av 81

69 Vurdering av alle kvalitetsfaktorer, interne som eksterne, knyttet til studieplanens innhold og struktur (jf. kvalitetsprosess 2, 3 og 4) Organisering (for alle teamene) Vurdering av alle kvalitetsfaktorer knyttet til gjennomføring (jf. kvalitetsprosess 2, 3 og 4) Vurdering av alle kvalitetsfaktorer knyttet til tilrettelegging (jf. kvalitetsprosess 1, 2, 3, 4 og 5) Støttefunksjoner Vurdering av alle kvalitetsfaktorer knyttet til fagskolens støttefunksjoner (jf. kvalitetsprosess 1, 2, 3 og 5) 1 B Gjennomføring KSS-dagen(e) gjennomføres en gang pr. år. Dagene organiseres slik at hvert av teamene har individuelle samlinger. Det skal, om avdelingslederne eller rektor ser behov for det, gjennomføres fellessamling for hele eller deler av personalet. Det skal legges fram en rapport fra hvert av teamene til avdelingsleder, som tar denne med inn i ledergruppa i forbindelse med ledelsens vurdering av kvaliteten. 1 C Oppfølging Det er VLG som følger opp forhold KSS-dagene trekker opp. VLG kan overlate iverksettelse av tiltakene tilbake til hvert enkelt team om de ser dette som hensiktsmessig. 2 A Revisjon 4 /kvalitetssikring av studieplanene, organiseringen og øvrige rammebetingelser. Til grunn for arbeidet skal alle intensjoner i prosessdokument 7.1 pkt 3 være ivaretatt. Ledergruppa initierer behov for større revisjon ut fra følgende forhold: Kvalitetsrapporten KSS-dagene (jfr. pkt 1) Ledelsens egen vurdering Rektor har mandat til å nedsette en arbeidsgruppe som skal gjennomføre større revisjonsarbeid eller kvalitetssikring av studieplanen organiseringen og øvrige rammebetingelser av utdanningstilbudet. Rektor utsteder mandat for arbeidet. Arbeidsprosessen for arbeidet er lik prosessdokument 7.1 pkt. 4 med henvisninger. Dersom rektor anser deler av prosessdokument 7.1 pkt 4 med henvisninger for ikke relevante for revisjonsarbeidet, fremkommer dette av mandatet. Ved endinger i overordnet læringsutbyttebeskrivelse (sluttkompetanse) skal fagskolestyret oppnevne sakkyndig komite som skal vurdere studieplanens innhold og oversende rapporten til fagskolens ledergruppe. Fagskolens ledergruppe får framlagt forslag til revidert studieplan med rammebetingelser og sakkyndig komites vurdering til behandling. Det er fagskolens ledergruppe som innstiller overfor fagskolestyret ved forslag til ny studieplan med rammebetingelser. Styret gjør endelig vedtak i saken. Dokumentinformasjon Sist revidert dato: Revidert av: Stein Aarskog 4 Med revisjon menes større revisjoner og videreutvikling. Små tilpasninger og tekstuelle justeringer behandles i teamet hvor utdanningstilbudet tilhører, hvor ledergruppa er vedtaksførende organ. Pr Versjon Side 69 av 81

70 Kvalitetsprosess 7 Rutiner for etablering av nye utdanningstilbud Kvalitetsprosessen til del 7 bygger på Forskrift om tilsyn med kvalitet i fagskoleutdanningen (fagskolestilsynsforskriften) som i 5-1 (6) sier: «For tilbydere som søker godkjenning av fagområde, må systembeskrivelsen inneholde rutine for etablering av nye utdanninger». Vea er fagområdegodkjent for fagområdet «Grønne design- og miljøfag» og skal under utvikling av nye utdanningstilbud følge rutinene i dette prosessdokumentet. Dersom Vea ønsker å utvikle studier som ligger utenfor det godkjente fagområdet, må fagskolen søke NOKUT om dette. For at fagskolen skal kunne være en fleksibel tilbyder av utdanningstilbud innen sitt fagområde, er det viktig at det etableres gode rutiner for etablering av nye utdanningstilbud, slik at disse utvikles og kvalitetssikres i nær dialog med bransjen og i takt med samfunnsutviklingen og bransjenes krav, ønsker og behov. Nye utdanningstilbud skal til enhver tid kunne forsvares innenfor de rammetildelinger fagskolen er gitt av sin eier, Kunnskapsdepartementet, og i henhold til fagskolestyrets vedtak. Utvikling av nye studietilbud skal ta hensyn til følgende forutsetninger: Gi rett tilbud til rett tid Ha tilstrekkelig grad av fleksibilitet, herunder opprette og legge ned etter bransjens etterspørsel Utvikle bærekraft og faglig robusthet Høyne fagskolens status Videreutvikle fagskolens renommé Videreutvikle faglig forankring i studiene og mot bransjene For å ivareta NOKUTS krav til rutiner for etablering av nye utdanningstilbud har fagskolen utarbeidet en rutinebeskrivelse. Beskrivelsen bygger på intensjonen i flytdiagrammet, Figur 7, som tar for seg: 1. Hvem som er initiativtaker til å foreslå etablering av nye utdanningstilbud. 2. Hvem som og hvordan det arbeides med utviklingen av nye utdanningstilbud. 3. Hvordan eksterne interessenter involveres i arbeidet, og deres rolle og ansvar for å bringe sine ønsker og behov inn i arbeidsprosessen. 4. Hvem som saksforbereder og gir fagskolestyret anbefalinger. 5. Hvem som beslutter hvorvidt: a. Prosjekt skal iverksettes b. Prosjektet skal videreføres ut fra anbefalinger i forprosjekter c. Nye utdanningstilbud skal etableres Som et ledd i å sikre kvaliteten underveis i utviklingsprosessen, er det utarbeidet maler som skal sikre nødvendig beslutningsgrunnlag: a) Mal: Initiativ til nytt fagskolestudie b) Mal: Forprosjektmandat c) Mal: Forprosjektrapport d) Mal: Hovedprosjektmandat e) Mal: Milepælsplan hovedprosjekt f) Mal: Hovedprosjektrapport g) Mal: Oppnevnelse av sakkyndig komité h) Mal: Sakkyndig rapport Pr Versjon Side 70 av 81

71 Pr Versjon Side 71 av 81

72 Prosessdokument 7.1 Etablering av nye utdanningstilbud Systemplassering 7.1 Hva prosessen omfatter: Rutiner for etablering av nye utdanningstilbud ved Norges grønne fagskole Vea Mål: Fagskolen skal kvalitetssikre etablering av selvstendige yrkesrettede utdanningstilbud på tertiært nivå, innenfor fagområdet Grønne designog miljøfag. Utdanningstilbudene skal sikre at studenter på fagskolen får tilfredsstillende utdanning og vilkår, og skal også gi bransjen behovsetterspurte, og bærekraftige utdanningstilbud innen fagområdet. Styrende dokumenter: Interne dokumenter: Fagskolens fagområdegodkjenning Strategisk plan Virksomhetsplan Kvalitetsrapporten Maler for utvikling av nytt utdanningstilbud Alle fagskolens øvrige styrende dokumenter Rapporter som genereres av prosjektet Alle informasjonsdokumenter som omhandler informasjon om fagskolens studietilbud Retningslinjer for realkompetansevurdering Eksterne dokumenter: Endelig tildelingsbrev fra KD Lov om fagskole med forskrifter (LOV ) Forskrift om akkreditering, evaluering og godkjenning etter lov om fagskoleopplæring Forskrift om tilsyn med kvaliteten i fagskoleutdanningen ( ) Norsk Lovtidend FOR Forskrift om realkompetanse ( ) Aktuelle rutiner Prosjektmandatets generelle del Ansvarlig: Oppnevnt prosjektleder Oppfølgingsansvarlig Rektor Innledning Fagområder med grønt fokus er dynamiske og i kontinuerlig endring. Det er både nasjonale og internasjonale samfunnsmessige årsaker til disse endringene, enten det er trender, tradisjoner, forskning eller økonomi. Den stadige innovasjonen innen disse fagene forventer derfor at det er gode utdanningstilbud som tar inn over seg endringene i samfunnet raskt nok for til enhver tid å imøtekomme bransjenes behov. Fagskolen ønsker å være fleksibel for å kunne tilby studier som bransjene til enhver tid etterspør. Fagskolen har også et nasjonalt ansvar gjennom å være eneste tilbyder av sine fagskoletilbud i landet. Dette ansvaret forplikter både med tanke på faglig kvalitet og innovasjon i forhold til å være framtidsrettet, samtidig som de eksisterende studietilbudene ivaretas og videreutvikles i takt med samfunnsutviklingen og bransjenes, krav, ønsker og behov. Aktiviteter / momenter 1 Initiativfasen Initiativ til nytt fagskolestudium Pr Versjon Side 72 av 81

73 Initiering av behov for etablering av nytt utdanningstilbud innen fagområdet Grønne design- og miljøfag Fagskolen selv, herunder faglig ansatte/administrasjon eller fagskolestyret, bransjen og fagmiljøene eksternt initierer, overfor fagskolens ledelse, et behov eller et konkret oppdrag eller bestilling på utredning av etablering av evt. nytt utdanningstilbud Alle initiativ må stiles skriftlig, på mal utarbeidet for dette. Malen gir føringer på forhold som er av betydning for at fagskolens ledelse og styret kan foreta en begrunnet beslutning om oppstart av forprosjekt. (Vises i figur 7) 2 Forprosjektfasen Forprosjekt 2.1 Dersom fagskolestyret vedtar etablering av forprosjekt etableres det en prosjektgruppe med styrevedtatt mandat. Mandatet vil trekke opp føringer som skal kartlegge kvantitative og kvalitative undersøkelser rettet mot bransjen og aktuelle fagmiljøer, samt internt i egen organisasjon. Møter og dialoger med: Fagskolens ledergruppe Aktuelle/påtenkte faglærere/ansatte Representasjon fra studentdemokratiet på Vea Aktuell bransje og fagmiljø. Minst 4 personer ansees som den del av den kvalitative undersøkelsen Det er fagskolestyret som nedsetter prosjektgruppa etter anbefaling fra fagskolens ledergruppe (VLG). Prosjektgruppa bør være sammensatt av pedagogisk personale ved fagskolen med fagprofil relatert mot faget som inngår i det eventuelle studietilbudet. Andre ansatte med relevant kompetanse på fagskolen kan også inngå i prosjektet. Prosjektgruppa skal også kunne bestå av nøkkelpersoner utenfor organisasjonen. Leder av prosjektgruppa skal være tilsatt ved fagskolen og har rapporteringsplikt og ansvar overfor fagskolens ledergruppe (VLG) og fagskolestyret underveis i prosjektet og ved prosjektets slutt. VLG er prosjektets styringsgruppe helt fram til styrevedtak om eventuelt godkjenning av nytt fagskolestudium Forprosjektet skal trekke opp en selvstendig begrunnet vurdering og anbefaling som skal gi ledergruppa mulighet til å gi fagskolestyret en anbefaling om prosjektet skal viderefører som et hovedprosjekt Forprosjektgruppa skal fremlegge en foreløpig beskrivelse av sluttkompetansen for et mulig studie i forprosjektrapporten Fagskolestyret vedtar oppstart av hovedprosjekt eller nedleggelse av prosjektet. 3 Hovedprosjektfasen 2.6. Fagskolestyret oppnevner sakkyndig komité med eget mandat på første styremøte etter at vedtak om oppstart av hovedprosjekt er fattet. Sakkyndig komité skal bestå av 2-4 eksterne medlemmer. Krav til sakkyndig kompetanse og habilitet står beskrevet i kapitel 2 i fagskolestilsynsforskriften. Pr Versjon Side 73 av 81

74 3.1. Etablering og gjennomføring av hovedprosjekt Den allerede etablerte prosjektgruppa, eller ny om fagskolestyret anser dette for nødvendig, får utstedt hovedprosjektmandat, utarbeidet av fagskolens ledergruppe (VLG), for arbeid med utvikling av studieplan og tilhørende rammebetingelser for utdanningstilbudet. Videre aksjonspunkter for prosjektgruppa er: Utarbeidelse av utkast til studieplan. Utkastet til studieplan sendes på høring eksternt (bransjene) og internt Utarbeidelse av utkast til utdanningstilbudets rammebetingelser. Bearbeidelse og integrering av høringssvar og framleggelse av nye utkast Arrangering og gjennomføring av arbeidsseminar med aktører fra bransjen. Arbeidsseminaret skal kvalitetssikre overordnet læringsutbytte og læringsutbytte på emnenivå gjennom plenumsdialog, og kvalitetssikre organiseringen og øvrige rammebetingelser til det nye utdanningstilbudet. Bearbeidelse av framkommende momenter fra arbeidsseminar integreres i endelig utkast til studieplan og rammebetingelser. Prosjektgruppa skal utarbeide en helhetlig rapport, med anbefaling, som oversendes fagskolens ledergruppe. Begrunnet anbefaling skal med tydelighet initiere hvorvidt studiet anbefales etablert eller ikke igangsatt. Framlegging av skriftlig rapport skal inneholde: o Studieplan o Rammebetingelser (organisering og tilrettelegging av studiet) o Økonomisk vurdering o Analyse av kompetanse- og personellbehov o Vurdering av arbeidsmarkedsbehov o Markedsføringstiltak o Bransjeforankringstiltak o Anbefaling 3.2. VLG sin behandling Studieplanen Fagskolens ledergruppe skal kvalitetssikre studieplanen før den oversendes sakkyndig komité Hovedprosjektrapport Fagskolens ledergruppe gjennomgår rapporten fra prosjektgruppen og retter opp eventuelle feil og mangler. VLG utarbeider eventuelt et eget notat knyttet til dette, som vedlegges prosjektrapporten og sendes sakkyndig komité Vurderinger VLG skal: Gi en vurdering av hvorvidt prosjektet er gjennomført i tråd med det gitte prosjektmandat og prosessdokument 7.1. Gi en administrativ vurdering av prosjektrapporten Fagskolens ledergruppe oversender studieplan og hovedprosjektrapport til sakkyndig komité for vurdering. VLG oversender sin vurdering til fagskolestyret, samtidig med at sakkyndig komité oversender prosjektrapporten sammen med komiteens vurdering og anbefaling Sakkyndig komites vurdering 3.4. Grunnleggende forutsetninger for å Sakkyndig komité skal vurdere fastsatte kriterier i forskrift om tilsyn med kvalitet i fagskoleutdanningen (fagskolestilsynsforskriften) med tilhørende veiledning til forskriften, samt fagskolens kravspesifikasjon til undervisningskompetanse opp mot studieplan og hovedprosjektrapport. Sakkyndig rapport skal skrives i Veas egen mal for dette Opptak Grunnlaget for opptak skal være relevante kvalifikasjoner på nivå 4 i Nasjonalt kvalifikasjonsrammeverk for livslang læring. Søkere har krav på å få vurdert om de er kvalifisert for opptak til utdanning på grunnlag av realkompetanse. Pr Versjon Side 74 av 81

75 tilby fagskoleutdanning ( 3-1) Samarbeid med yrkesfeltet Tilbyder (Vea) skal samarbeide med yrkesfeltet og delta i faglige nettverk som sikrer at utdanningens læringsutbytte er relevant for yrkesfeltet Standarder, konvensjoner og avtaler Utdanninger som reguleres av nasjonale eller internasjonale standarder, konvensjoner og avtaler skal tilfredsstille kravene i disse Praksisavtaler For utdanninger med praksis skal det foreligge avtaler som regulerer vesentlige forhold av betydning for studentene Arbeidsmengde for studentene Det totale antall arbeidstimer for studentene skal normalt være mellom timer per år (60 minutters timer). 3.5 Læringsutbytte ( 3-2) 3.6 Utdanningens innhold og oppbygning ( 3-3) Læringsutbytte Utdanningen skal gi et samlet læringsutbytte som er relevant for yrkesfeltet. Læringsutbytte skal beskrive kunnskap, ferdigheter og generell kompetanse som studentene oppnår ette fullført utdanning, jf. Nasjonalt kvalifikasjonsrammeverk for livslang læring Navn Utdanningens navn skal være dekkende for innholdet og det læringsutbyttet utdanningen gir Innhold Utdanningens innhold skal være egnet for å nå læringsutbyttet Emner De ulike emnene skal til sammen bidra til at studentene oppnår utdanningens totale læringsutbytte Studieplanen Studieplanens skal tydelig vise utdanningens innhold og oppbygning 3.7 Undervisningsformer og læringsaktiviteter 3-4) 3.8 Fagmiljøets tilknytning til utdanningen ( 3-5) Pedagogisk opplegg Utdanningen skal ha et pedagogisk opplegg som sikrer veiledning og oppfølging av studentene både som gruppe og individ Undervisningsformer og læringsaktiviteter Undervisningsformer og læringsaktiviteter, herunder eventuell praksis, skal være tilpasset læringsutbyttet som skal oppnås Undervisningspersonalet Undervisningspersonalets sammensetning og samlede kompetanse skal være tilpasset utdanningen slik den er beskrevet i studieplanen. Undervisningspersonalet må samlet ha følgende kompetanse: a) Formell utdanning minst på samme nivå som det undervises i, innen det aktuelle fagområdet eller nærliggende fagområder. For nye fagområder der det ennå ikke tilbys tertiær utdanning, kan langvarig yrkespraksis erstatte formell utdanning. b) Pedagogisk kompetanse relevant for utdanningen. Minst én person skal ha formell pedagogisk utdanning og erfaring, og et særlig ansvar for utdanningens pedagogiske opplegg. c) Digital kompetanse relevant for utdanningen d) Relevant og oppdatert yrkeserfaring Pr Versjon Side 75 av 81

76 3.8.2 Praksisveiledere For utdanninger med praksis skal eksterne praksisveiledere ha kompetanse til å veilede og vurdere studentens praksis Undervisningspersonalets størrelse og stabilitet Undervisningspersonalet må være stort og stabilt nok til å gjennomføre fastsatte læringsaktiviteter Faglig ansvarlig Utdanningen skal ha en faglig ansvarlig med formell faglig kompetanse. Faglig ansvarliges oppgave er å sikre at studentene gjennomfører utdanningen som beskrevet i planen og oppnår læringsutbytte. Faglig ansvarlig må være tilsatt hos tilbyder i minimum 50 prosent stilling. 3.9 Eksamen og sensur ( 3-6) Eksamens- og vurderingsordning Eksamens- og vurderingsordning skal være egnet til å vurdere om læringsutbyttet er oppnådd Sensorenes kompetanse Sensorene skal ha kompetanse til å vurdere om læringsutbyttet er oppnådd 3.10 Infrastruktur ( 3-7) 3.11 Oppsummerende vurdering og konklusjon fra de sakkyndige Infrastruktur Tilbyder skal ha lokaler, utstyr, informasjonstjenester, administrative og tekniske tjenester, IKT-ressurser og arbeidsforhold som er tilpasset utdanningen, og som utgjør et forsvarlig lærings- og arbeidsmiljø for studenter og ansatte. Sakkyndig komité behandler prosjektrapporten med tilhørende studieplan. Komiteen samler sine vurderinger, konklusjoner og anbefalinger i en skriftlig begrunnet rapport. Denne oppsummeringen skal kun inneholde må- og bør-punkter, samt den endelige konklusjonen etter den faglige vurderingen. 1. Må-punkter, er momenter som ikke er oppfylt, og som MÅ utbedres før studiet kan godkjennes 2. Bør-punkter, er momenter som kan/bør utbedres med tanke på oppstart av studiet Fagskolestyrets behandling og vedtak Sakkyndig rapport oversendes fagskolestyret sammen med prosjektrapporten Fagskolestyrets vedtak Fagskolestyrets beslutningsgrunnlag: Hovedprosjektrapport Studieplan VLG sin vurdering Sakkyndiges rapport Fagskolestyret gjør en selvstendig, begrunnet, vurdering på bakgrunn av framlagte dokumentasjon jfr. dette prosessdokument og fatter vedtak om hvorvidt studiet skal etableres. Sakkyndiges rapport skal imidlertid utgjøre en vesentlig del av fagskolestyrets grunnlag for godkjenning av nytt fagskolestudium. Fagskolestyrets vedtak: 1. Fagskolestudiet godkjennes ikke 2. Fagskolestudiet godkjennes 3. Forhold i sakkyndiges rapport fordrer ny behandling i organisasjonen/prosjektgruppa før vedtak om godkjenning kan fattes Styrets vedtak er endelig. Pr Versjon Side 76 av 81

77 Rapportering om opprettelse av nytt studie Når fagskolestyret eventuelt har godkjent ny fagskolestudie skal arkivleder rapportere om dette til NOKUT med kopi til Statens lånekasse og kunnskapsdepartementet. Rapporten skal inneholde: Fagskolestudiets navn, omfang, heltid/deltid Lærested Undervisningsform Overordnet læringsutbytte Dokumentinformasjon Sist revidert dato: Revidert av: Stein Aarskog Pr Versjon Side 77 av 81

78 Prosessdokument 7.2 Oppstart og gjennomføring av første studieløp Systemplassering Hva prosessen omfatter: Mål: Styrende dokumenter: 7.2 Oppstart og gjennomføring av første studieløp Arbeidsoppgaver, frister og fordeling av ansvar tilknyttet oppstart og gjennomføring av første studieløp. Prosessen har til hensikt: - sikre at organisasjonen er klargjort for oppstart av nytt studium - å avdekke forhold som bør forbedres så tidlig som mulig - iverksette nødvendige tiltak med sikte på kvalitetsforbedringer og kontinuerlig faglig utvikling. Interne dokumenter: Fagskole reglementet Gjeldende studieplan Opptaksrutinene Interne ressurser: Studentenes vurdering av faglærers undervisning Underveisvurdering gjennom dialog Midtveisevaluering for flerårige studier Sluttevaluering for studiet Aktuelle rutiner: Ansvarlig: Oppfølgingsansvarlig: Eksterne dokumenter: Lov om fagskole med forskrifter (LOV ) Lov om videregående opplæring med forskrifter (LOV ) Rutiner for opptak av studenter Gjeldende avdelingsleder i samarbeid med gjeldende studiekoordinator og studieadministrasjonen Rektor Innledning Hensikten med prosessdokumentet er å sikre at: Organisasjonen Vea er klare for å starte opp studiet, inkludert bibliotek, studieadministrasjonen, gjeldende lærerteam, praksisveiledere, praksisverter og læringsarenaen Oppstarten ivaretar studentene i forhold til nødvendig informasjon Studiet følges tett opp ved å ha jevnlige stoppunkter underveis Det iverksettes tiltak underveis, hvis nødvendig, for å sikre god studiekvalitet Studiet evalueres og eventuelt revideres før oppstart av andre kull Aktiviteter / momenter 1 Forberedelse til studiestart Så raskt som mulig etter at studiet er godkjent innkaller prosjektleder til møte for å overføre kunnskap fra de som har utarbeidet studieplanen til avdelingsleder og involverte faglærere, eventuelt studiekoordinator, og studieadministrasjonen i forhold til: faglig innhold organisering eksamen målgruppe, Pr Versjon Side 78 av 81

79 markedsføring mtp forslag til aktiviteter/verktøy/steder og hva som er gjort i prosjektet praksis mtp behov for praksisveiledere, praksisverter, økonomi utstyr/undervisningsmateriell ønsket undervisningskompetanse bokliste VLG vurderer tidspunkt for oppstart i sammenheng med en helhetsvurdering av studieporteføljen (økonomi, kompetanse og kapasitet) Markedsføring av studiet: utforme informasjonsmateriell, utarbeide aktivitetsplan og gjennomføre aktiviteter Klargjøre for innsøking: hjemmesiden oppdateres, søknadsportal åpnes Studieadministrasjonen følger opptaksrutinene i forhold til informasjon til- og kontakt med søkerne Avdelingsleder oppdaterer eksamensplan, rom/tilstedeværelsesplan, plan for gjennomføring av KSS Eksamensansvarlig sørger for at vitnemål er klart i samarbeid med avdelingsleder Gjeldende studiekoordinator tar initiativ til at lærerteamet utformer årsplaner og undervisningsplaner og de samkjøres i forhold til studiet Studiekoordinator, eventuelt faglærere, kontakter eventuelle praksisveiledere og praksisverter Læringsarenaen klargjøres (klasserom, uterom, verksted, utstyr, undervisningsmateriell m.m.) Studiekoordinator informerer biblioteket og avdelingsleder om bokliste og eventuell tilleggslitteratur kjøpes inn Studieadministrasjonen sender ut informasjon om skolestart til studentene. Informasjonen sendes ut i henhold til opptaksrutinene. Studiekoordinator skriver en velkomsthilsen på den elektroniske læringsplattformen, legger ut litteratur- og utstyrsliste, tilstedeværelsesplan, eksamensplan og informerer om første studiesamling. Oppstart av første studieløp, - første samlingsuke Ordinær skolestart: Første skoledag gjennomføres etter ordinært program hvor informasjon og relasjonsbygging blir ivaretatt Oppstart utenom ordinær skolestart: Første skoledag tilpasses studentgruppen, men samme informasjon blir gitt som ved ordinær skolestart Avdelingsleder informerer om ESDV gjennomfører valg Studiekoordinator informerer studentene om studiet, overordnende læringsutbyttebeskrivelser, generelt om gjennomføring av eksamen, eventuell praksis, forventningsavklaring blir gjennomført av studiekoordinator Faglærer gjennomgår boklista og konkretiserer/informerer om eksamen i sitt/sine fag Dialog For avdelingsleder er det viktig å etablere og føre en jevn dialog med alle parter involvert i det nye studiet gjennom f.eks.: Å observere undervisningen i løpet av første studieløp Å gjennomføre uformelle møter med studentene i løpet av første studieløp Delta på team-møte til gjeldene lærerteam Gjennomføre flere underveisevalueringer gjennom dialog jf. prosessdokument 2.5 ved behov Pr Versjon Side 79 av 81

80 2 Oppfølging av resultater Avdelingsleder skriver oppsummering fra dialog/ulike treffpunkter med de involverte parter. Denne brukes som grunnlag for vurdering og opprettelse av eventuelle tiltak. Faglærere noterer eventuelle behov for endringer i studieplanen underveis i studiet og starter evaluering av studiet i siste halvår av siste semester i lærerkollegiet og med avdelingsleder. Avdelingsleder setter av ressurs til evaluering og revideringsarbeid for aktuelle faglærere. Alle evalueringene gjennomført i løpet av første studieløp ses på samlet, og brukes som grunnlag for eventuell revidering av studiet. Relevante forhold fra denne prosessen inngår som en del av fagskolens kvalitetsrapport og årsrapport. Dokumentinformasjon Sist revidert dato: Revidert av: Stein Aarskog rektor Rektor Avdelingslederne Avdelingene Evaluering Pr Versjon Side 80 av 81

81 Pr Versjon Side 81 av 81