IKT-relaterte satsingsforslag Digitale Domstoler

Transkript

1 IKT-relaterte satsingsforslag Digitale Domstoler Virksomhet: Domstoladministrasjonen Dato: 6. juni 2016 Mal for IKT-relaterte satsingsforlag versjon 1.3

2 Innhold 1 Oversiktstabell for satsingsforsforslag Omtale av Digitale Domstoler (240 mill. kroner) Overordnet beskrivelse Beskrivelse Begrunnelse Endringer i samfunnet som påvirker domstolene Stortingets krav til domstolenes saksbehandlingstid Regjeringserklæringen Brukernes forventninger til effektivitet kombinert med kvalitet Hvordan skal domstolene effektiviseres? Digitaliseringsarbeidet har startet Relaterte dokumenter Utredningsprosess Sektorovergripende forslag Effektmål Forutsetninger for effektmål Resultatmål Nye tjenester og arbeidsmåter nødvendig for å nå resultatmålene: Nødvendige tjenester for å nå resultatmålene: Vurderinger Overordnet behovsanalyse for løsningen Overordnet løsningsbeskrivelse Rammebetingelser, avhengigheter og avgrensninger Kostnader Nytte Resultatoppfølging Risiko Gjennomføringsevne Samlet risikovurdering Modenhet Selvdeklarasjonsskjema Anbefalinger fra Digitaliseringsrådet Mal for IKT-relaterte satsingsforslag versjon 1.3 2

3 1 Oversiktstabell for satsingsforsforslag Kap. Post Saldert budsjett Benevning av satsingsforslag Digitale Domstoler Tabell 1 Hovedtabell for satsingsforslag under Justis og beredskapsdepartementet (i kroner) Satsingen på Digitale Domstoler vil i løpet av perioden ha er samlet investeringsbehov på 240 mill. kroner. Dette må finansieres ved tilleggsbevilgninger på 208 mill. kroner og egenfinansiering på 32 mill. kroner. Mal for IKT-relaterte satsingsforslag versjon 1.3 3

4 2 Omtale av Digitale Domstoler (240 mill. kroner) 2.1 Overordnet beskrivelse Digitale løsninger gir muligheter for mer effektiv saksavvikling i domstolene. På grunn av manglende investeringer på IKT-området utnyttes ikke dette potensiale på en god nok måte i dag. Prosjektet Digitale domstoler skal modernisere og effektivisere virksomheten i tråd med utviklingen i samfunnet for øvrig. For domstolene vil en rekke manuelle oppgaver falle bort. Dette gir muligheter for å nå Stortingets mål for saksbehandlingstider uten økte bemanningsressurser. Samtidig vil digital samhandling forenkle kommunikasjonen med domstolene og en digital presentasjon av bevismateriale, effektivisere ressursbruken for de profesjonelle brukerne av domstolene; advokater, politi, påtalemyndigheter, tolker og sakkyndig. Prosjektet gjennomføres i løpet av seks år og vil ha en investeringskostnad på 240 mill. kroner (208 mill. kroner tillegsbevilning og 32 mill. kroner egenfinansiering). Netto nåverdi (NNV) for domstolene (kap. 410) er på 13 mill. kroner over 15 år. Dersom kvantitative effekter for profesjonelle aktører (advokater mv.) hensyntas, øker NNV til 147 mill. kroner. Netto nåverdi er basert på en sannsynlighetsanalyse og ligger imellom et optimistisk og et pessimistisk scenario. Dette signaliserer betydelige kvantitative gevinster. I tillegg vil det være store kvalitative gevinster for domstolene og andre aktører. Dette blant annet gjennom redusert risiko for manuelle feil, gjenbruk av data og informasjon, økt sporbarhet/sikkerhet, forbedret statistikkgrunnlag og styringsinformasjon og bedre tilgjengelighet på data og dokumenter for domstolen og for deres brukere. Mal for IKT-relaterte satsingsforslag versjon 1.3 4

5 2.2 Beskrivelse Målbilde og plan I lengre tid har lagmannsrettene og om lag 25 av 65 tingretter ikke vært i stand til å møte Stortingets mål til saksbehandlingstid. Saksmengden i de sivile sakene har økt og pga. befolkningsvekst må det forventes fortsatt vekst for de fleste sakstyper. For å nå målene til saksbehandlingstid innenfor de økonomiske rammer som er tilgjengelig i dag, vil det være nødvendig med en større effektivisering av domstolene. Dette kan først og fremst skje ved digitalisering. Samfunnsutviklingen innebærer at stadig flere tjenester digitaliseres. Samtidig endrer digitale verktøy måtene vi arbeider på. På grunn av dette forventer domstolenes brukere digitalisering av tjenester og arbeidsmåter. I Sundvollen-erklæringen peker Regjeringen blant annet på mulighetene IKT gir for moderne og effektiv drift (side 32), og uttaler følgende om modernisering og styrket saksavvikling (side 16): «Regjeringen vil evaluere domstolstrukturen og modernisere domstolene. Målet er raskere behandlingstid og økt kapasitet.» Domstolene har allerede tatt skritt mot digitalisering gjennom enkeltprosjekter og tiltak de siste årene. Det er imidlertid behov for en raskere og mer enhetlig utvikling, med blant annet konkretisering av effekter. Målbildet for Digitale domstoler er å legge til rette for at saksavviklingen i domstolene i alle instanser, i alle sakstyper og for alle aktører skal kunne gjennomføres digitalt. For domstolene forventes digitaliseringen å gi både kvantitative og kvalitative gevinster. Effektivisering skjer ved at mange manuelle oppgaver faller bort. Samtidig vil en digitalisering ikke minst gi effekter og gevinster for de profesjonelle brukerne av domstolene, herunder advokater, politi, påtalemyndigheter, tolker og sakkyndig. Gevinstene for disse aktørene omfatter bruk av elektroniske samhandlingsløsninger med domstolene. Dette sikrer at saksdokumentene er enkelt tilgjengelig for partene i saken, når som helst og hvor som helst. Bruk av fjernmøter vil redusere reisetid og reisekostnader. Enklere kommunikasjon med domstolene og en digital presentasjon av et stort bevismateriale vil effektivisere saksavviklingen. Redusert ressursbruk for advokater vil direkte påvirke statens utgifter i saker med fri sakførsel. Gjennomføring I et kost-/nytteperspektiv er det valgt å begrense en del funksjonalitet til de største domstolene, herunder lagmannsrettene og de 12 største førsteinstansdomstolene. Disse domstolene representerer om lag halvparten av saksmengden for første- og andreinstansdomstolene. De planlagte IKT-løsningene vil gjøre disse domstolene fulldigitaliserte og effektivisere alle steg i saksavviklingen, dvs. fra en sak kommer inn til den er ferdigbehandlet. Noe av funksjonaliteten vil også legges ut for de øvrige domstolene. Mal for IKT-relaterte satsingsforslag versjon 1.3 5

6 De to viktigste målene vil være: god ressursutnyttelse og tilgjengelige tjenester og informasjon. For å oppnå dette utvikles løsninger/tjenester innenfor to hovedgrupper 1. Elektronisk samhandling - Gjøre informasjon tilgjengelig ved å tilby digitale måter å samhandle på. En aktørportal for elektronisk samhandling sørger for at brukerne av domstolene, herunder advokater, politi, påtalemyndigheter og tolker får tilgang til sakens dokumenter via en felles portal. Det utvikles et grensesnitt mellom domstolenes saksbehandlingssystemer og saksbehandlingssystemene til aktører som behøver en tettere elektronisk samhandling enn via portalen Elektronisk samhandling i straffesakskjeden moderniseres ved at overføring av dokumenter og data mellom politi/påtalemyndighet og domstolene utvides i funksjonalitet, til å støtte flere instanser og til å støtte strukturerte avgjørelser. Nødvendig teknisk kapasitet og utstyr i rettsalene for å bruke elektroniske dokumenter ved gjennomføring av digitale rettsmøter Borgerne får muligheten til digitalt førstevalg i samhandlingen med domstolene. Dette betyr utvikling av digitale skjema på de områdene som har et høyt transaksjonsvolum. I kommunikasjonen mellom borgerne og domstolene må det være mulig å benytte digital post også i rettssaker, hvor dette er hensiktsmessig. Ny løsning for innmelding av meddommere til domstolene fra kommunene må videreutvikles. 2. Nye arbeidsmåter - Utvikling av saksbehandlingsløsninger og -prosesser for å støtte nye digitale arbeidsmåter Saksbehandlingssystemet må støtte nye måter å arbeide med digitale dokumenter i rettsmøtene og under domsskrivingen. Løsning og visning av digital signatur som erstatning for underskrift med penn på dokumenter i saksbehandlingssystemet Lovisa. Mobile arbeidsflater for dommere og saksbehandlere slik at de kan få tilgang til nødvendige dokumenter og funksjonalitet i saksbehandlingssystemet på de enheter som benyttes i de ulike arbeidssituasjonene. Digital avlevering til arkivmyndigheten. Felles løsning for tilgangsstyring og kontroll av brukere i systemene. Verktøy for å hente ut statistikk og analyse fra saksbehandlingssystemet. For å utvikle og ta i bruk disser nye tjenestene forutsetter dette følgende nødvendige tiltak: Forbedre teknisk kapasitet i rettssalene styrke tilgjengeligheten til domstolenes IKT-løsninger. Dette omfatter investeringer i nødvendig linjekapasitet, trådløse nett, videokonferanseutstyr og teknisk utstyr som master PC og skjermer til partene, samt nødvendige lisenser og sikkerhet. Mal for IKT-relaterte satsingsforslag versjon 1.3 6

7 Kompetanse- og organisasjonsutvikling - Utvikle kunnskap, ferdigheter og holdninger slik at ledere og medarbeidere tar i bruk nye arbeidsmåte Teknisk/faglig støtte. Styrke sentralt og lokalt støtteapparat i domstolen og ressurser til veiledning av eksterne brukere Regelverk utvikling av teknologinøytralt regelverk som rettslig sett likestiller papirbasert og elektronisk kommunikasjon. Gjennomføringen av Digitale Domstoler vil bestå av mange elementer som er gjensidig avhengig. Dette stiller strenge krav til koordinering og samordning. Som ett av flere tiltak tas det sikte på å benytte ekstern kvalitetssikring i gjennomføringen. DA har erfaring ved gjennomføring av større IKT-prosjekter. I dag gjennomføres en satsing på nye saksbehandlingsløsninger i domstolene. I dette arbeidet bidrar staten med 144 mill. kroner i investeringsmidler over en fireårsperiode. Prosjektet er halvveis og i rute både innholdsmessig og ressursmessig. For å gjennomføre Digitale domstoler er det behov for en tilleggsbevilgning på 208 mill. kroner til investeringer. Prosjektperioden planlegges til seks år med oppstart i I prosjektperioden vil de nye løsningene innføres forløpende. Det er lagt til grunn at gevinstene først realiseres året etter at de enkelte IKT-løsningene blir innført. Utover tidsbesparelsen, som utgjøre 80 pst. av de beregnede gevinstene, vil det være besparelser når det gjelder porto, kopiering mv. I prosjektperioden vil DAs egenfinansiering være knyttet til prosjektledelse, nytt regelverk mv. Dette er beregnet til 32 mill. kr. årlige økte drifts og vedlikeholdskostnader finansieres ved å realisere gevinster. Etter prosjektperioden beregnes en nettogevinst på 26 mill. kroner årlig, når de økte driftsutgiftene hensyntas jf. lilla graf i figuren nedenfor. Dette vil gi gode forutsetninger for domstolene til å nå Stortingets fastsatte mål for saksbehandlingstider innenfor dagens budsjettrammer. Mal for IKT-relaterte satsingsforslag versjon 1.3 7

8 I figuren nedenfor er kun domstolens gevinster hensyntatt. Tabellen under viser at det er betydelige samfunnsøkonomiske gevinster ved tiltaket. Netto nåverdi mill. kroner Nåverdi effekter kun i domstolene 13 Nåverdi m. effekter i domstolene og øvrige profesjonelle aktører 147 Følgende forutsetninger ligger til grunn for beregningene; 4 % rente, 20 % skattekost, analyseperiode 15 år ( ), ekskl. mva. Gevinstene på budsjettkapittel 410 Domstolene gir en netto nåverdi (NNV) på 13 mill. kroner over 15 år. Dersom effekter for profesjonelle aktører (advokater mv.) hensyntas, øker NNV til 147 mill. kroner. Dette beløpet omfatter antatte utgiftsreduksjoner på de regelstyrte postene (herunder budsjettkapittel 466, 470 og 414) pga. redusert rettsmøtetid gjennom bruk av digitale rettsmøter. Digitale domstoler vil ha gevinster utover analyseperioden på 15 år. Økningen i driftskostnadene, som finansieres ved å realisere gevinster, skal blant annet sørge for reinvesteringer. Det er gjennomført en kvalitativ analyse av ikke-prissatte gevinster ved hjelp av pluss- minusmetoden. Effekt/gevinst Betydning Omfang Konsekvens Raskere saksbehandlingstid Stor Stor ++++ Økt rettssikkerhet Stor Liten +++ Økt datakvalitet (færre feil og mangler) Middels Liten ++ Tillit/omdømme Stor Liten +++ Tilgjengelighet/service Stor Stor ++++ Forenkle arbeidsflyt for bruker Middels Liten ++ "Plunder og heft"/ubehag (nuisance) Stor Stor ++++ Mal for IKT-relaterte satsingsforslag versjon 1.3 8

9 For å kunne fylle sin posisjon og utøve sin rolle i samfunnet er domstolene avhengig av høy tillit over tid. Gevinsten ved dette er svært vanskelig å kvantifisere. Domstolene har høy tillit i dag, men dette må vedlikeholdes kontinuerlig. Å levere digitale tjenester som er i samsvar med brukernes forventninger er et ledd i å skape tillit. Lang saksbehandlingstid har både menneskelige og økonomiske konsekvenser. Parter som ikke får den oppreising en rettslig avgjørelse kan gi innen rimelig tid, kan oppleve dette svært belastende. Tar det for lang tid til saken kommer til behandling i domstolen glemmer vitner hva som har skjedd. Dette har betydning for rettssikkerheten. Sivile saker kan i tillegg ha stor økonomisk betydning for partene. Å vente på en rettslig avgjørelse kan være dramatisk særlig for de mindre ressurssterke partene. 2.3 Begrunnelse Endringer i samfunnet som påvirker domstolene Det forventes økt saksmengde til domstolene som følge av befolkningsøkningen frem mot 2025/30. Den økende internasjonaliseringen av tvistene (faktum) og rettskildebildet (jus) gjør i tillegg sakene mer omfattende og tidkrevende. Videre ser vi en generell rettsliggjøring av samfunnet som også medfører flere saker for domstolene. Det er videre et økende press på offentlige institusjoner for å levere tjenester med høy(ere) kvalitet raskere. Samtidig ser vi at det ikke tilføres ressurser i takt med økt saksmengde og de økte kvalitetskravene. Det stilles også krav til effektivisering og avbyråkratisering i staten ved å reduserte driftsrammene i statsbudsjettet. Disse utviklingstrekkene nødvendiggjør en effektivisering også i domstolene Stortingets krav til domstolenes saksbehandlingstid I de årlige budsjettproposisjonene stiller Stortinget, etter innspill fra regjeringen, relativt spesifikke krav til domstolenes saksbehandlingstid og et generelt krav om kvalitet. Kravene til saksbehandlingstid har vært uforandret siden begynnelsen på 90-tallet, uten hensyn til antall saker som kommer inn eller ressurser som har vært tilført. Målene til saksavviklingstider er ambisiøse og domstolene har hatt problemer med å oppfylle dem. I lengre tid har lagmannsrettene og om lag 25 av 65 tingretter ikke vært i stand til å møte Stortingets mål til saksbehandlingstid. Det er Domstoladministrasjonens plikt å iverksette tiltak for at alle norske domstoler skal komme innenfor de krav Stortinget stiller til saksbehandlingstid og kvalitet. Mal for IKT-relaterte satsingsforslag versjon 1.3 9

10 2.3.3 Regjeringserklæringen I Sundvollen-erklæringen uttaler regjeringspartiene følgende om sine mål for domstolene: (side 16) «Regjeringen vil evaluere domstolstrukturen og modernisere domstolene. Målet er raskere behandlingstid og økt kapasitet.» Dette viser at målet om raskere saksbehandlingstid er kombinert med et mål om å modernisere domstolene Brukernes forventninger til effektivitet kombinert med kvalitet For å kunne fylle posisjonen og utøve rollen i samfunnet er domstolene avhengig av tillit. Tillit oppnås blant annet gjennom at domstolene tjenester leveres med høy kvalitet til riktig tid. Tid og kvalitet er to faktorer som kan komme i konflikt med hverandre, men som begge er avgjørende i møte med domstolen. Det er derfor svært viktig at Domstoladministrasjonen legger til rette for at prosessene og verktøyene, som støtter opp under den dømmende virksomheten, tar tilbørlig hensyn til begge disse aspektene. Det er for eksempel slik at gode digitale verktøy kan frigjøre tid som kan brukes til å heve kvaliteten på selve den intellektuelle delen av den dømmende virksomheten. Brukerne av domstolene vil ikke bare ha en forventning knyttet til det endelige resultatet som leveres at dommen er godt skrevet og kommer raskt er ikke tilstrekkelig. Brukerne vil også ha forventninger til kommunikasjonsmåten med domstolene og hvordan saken presenteres i retten. Med en økende bruk av digitale kommunikasjonsmåter i samfunnet for øvrig, må vi anta at forventningene til domstolene innenfor dette feltet også vil akselerere. Også her må domstolene møte forventningene for å oppnå tillit Hvordan skal domstolene effektiviseres? I takt med samfunnsutviklingen og samfunnets krav og forventninger, har DA økt sitt fokus på effektiv domstoldrift. Et viktig tiltak har vært en større satsing på utvikling og gjennomføring av gode kompetansetiltak både for dommere og saksbehandlere. Et annet tiltak har vært DAs fokus på rekruttering og videreutvikling av lederne i domstolene. Et nyere tiltak er systematiske sammenligninger (benchmarking) av domstolene for å synligjøre de som presterer best når det gjelder ressurtilgang sammenlignet med saksavvikling. Ved systematiske sammenligninger kan de mest effektive rutiner og prosesser identifiseres og replikeres (standardisere/harmonisere). Med fokus på økt effektivitet driver DA også aktiv påvirkning av de rettslige rammene som styrer domstolene. Hovedvirkemiddelet for økt effektivitet har likevel vært digitalisering av saksbehandlingen i domstolene. Dette er i tråd med en internasjonal trend som begynte for ca. 15 år siden. I dag bruker så og si alle domstoler i Europa avanserte digitale saksbehandlingssystem i den daglige driften. En videre digitalisering vil fortsatt være det fremste virkemiddelet for økt effektivisering av norske domstoler. På dette området er domstolene ikke unike. Digitalisering er i dag hovedveien til økt effektivitet, både for private og offentlige virksomheter. Det unike med domstolene er at de regelbundne og forutberegnelige prosessene i domstolene er spesielt godt egnet til ytterligere digitalisering. Mal for IKT-relaterte satsingsforslag versjon

11 I Sundvollen-erklæringen er det også pekt på mulighetene IKT gir for moderne og effektiv drift; på side 32 uttales det følgende: «Investering i moderne informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) gir store muligheter for et enklere møte med en døgnåpen offentlig sektor, høyere kvalitet i tjenestene, økt verdiskaping og bedre beslutninger.» «Offentlig sektor må settes i stand til å realisere samfunnsmessige gevinster gjennom planmessig og koordinert innføring av IKT.» Det kan i denne sammenheng også vises til det som er sagt i Stortingsmelding nr. 23 ( ), Digital Agenda for Norge. Under punkt i meldingen kan vi lese hvilke forventninger som knyttes til digitalisering i justissektoren. Målet er at IKT skal bidra til effektiv samhandling, bidra til gjenbruk av informasjon på tvers av saksområder og virksomheter, samt at papirbaserte ordninger avvikles og at elektroniske løsninger brukes i stedet Digitaliseringsarbeidet har startet Domstolene har arbeidet med digitalisering av rettsprosessene i mer enn 10 år. Så langt har utviklingen av et godt saksbehandlingsverktøy for alle medarbeidere vært prioritert. Den viktigste aktiviteten på digitaliseringsområdet er implementeringen av prosjektet «Nye saksbehandlingssystemer». Prosjektet har en kostnad på totalt 115 mill. kroner (eks. mva) og løper frem til og med Gjennom dette prosjektet skal saksbehandlingssystemet LOVISA utvides til å støtte arbeidsprosessene hos jordskifterettene og Høyesterett. Med dette får domstolene i Norge et felles og moderne saksbehandlingssystem. Tingrettene har siden 2003 hatt digital utveksling av dokumenter med påtalemyndigheten i politiet gjennom den såkalte Stifinner-løsningen. Løsningen er utdatert teknologisk og funksjonelt, og må erstattes. Mal for IKT-relaterte satsingsforslag versjon

12 Siden 2013 har DA arbeidet med digitalisering av kommunikasjonen med partene i sivile saker gjennom den såkalte aktørportalen. Dette gir partene i sivile saker mulighet til å utveksle dokumenter digitalt i stedet for gjennom post/faks. Aktørportalen er fortsatt under utprøving, og kun 6 domstoler er så langt tilknyttet tjenesten. Domstolene har så vidt begynt å prøve ut digital presentasjon av bevismateriale i noen større straffesaker. Dette har vært svært vellykket. DA nedsatte i 2014 en arbeidsgruppe som skal legge til rette for og samle erfaringer med digitale rettsmøter hovedforhandling uten papirdokumenter - i sivile saker og mindre straffesaker hos seks domstoler. Det er altså satt i gang flere enkelttiltak, men tiltakene mangler en felles overbygging som peker i én retning mot felles mål. Digitale Domstoler 2020 er svaret på denne utfordringen. Gjennomføring krever særskilte midler til å finansiere investeringskostnadene Relaterte dokumenter Nr Navn Referanse Sundvollen-erklæringen Side 32 Stortingsmelding nr 23 ( ), Digital Agenda for Norge. Pkt Tabell 2 Relaterte dokumenter 2.4 Utredningsprosess Følgende utprøvinger, utredninger og forprosjekter er gjennomført og relevante for satsingsforslaget: Sluttrapport fra utprøving av elektronisk samhandling, datert Utført i samarbeid med 6 utprøvingsdomstoler, advokatforeningen og lokale advokatvirksomheter. Sluttrapport fra utprøving av digitale rettsmøter forventes levert januar 2016, men foreløpige resultater og erfaringer er tatt med i satsingsforslaget. Sluttrapport Forprosjekt Elektronisk samhandling Lovisa SIAN, utført sammen med SI om behovet for elektronisk samhandling med de alminnelige namsmenn og domstolene. Levert 9. janaur Beslutningsdokument for sammenstilling av data for statistikk og analyse Intern utredning i DA fra Sluttrapport fra forprosjekt om utveksling av informasjon i straffesaker (Stifinner II), utført i samarbeid med POD, Kriminalomsorgen og Høyere Påtalemyndighet. Levert Sektorovergripende forslag Forslaget støtter opp om hovedmål 1 Effektiv samhandling i Justis- og beredskapsdepartementets «IKTstrategi for justissektoren ». Et prioritert tiltak i strategien er: «Dele og utveksle strukturert og definert informasjon i og mellom virksomhetene og med andre». Mal for IKT-relaterte satsingsforslag versjon

13 DA tok senest 14. april 2015 initiativ til et felles møte om realisering av Stifinner II, hvor alle berørte parter i justissektoren deltok. På bakgrunn av dette ble satsingsforslaget for utvikling av ny stifinner-løsning for justissektoren sendt inn på nytt. Det ble ikke realisert noen friske midler til en slik utvikling i budsjettet. For domstolene betyr dette at Stifinner II eksisterer som tiltak under Digitale Domstoler paraplyen. Det har også vært et tett og godt samarbeid med andre enheter i justissektoren i forprosjektsrapportene for elektronisk samhandling knyttet til Stifinner II og samhandling med de alminnelige namsmenn. 2.6 Effektmål Følgende liste viser de mest aktuelle effektmålene for Digitale Domstoler og hvem som blir berørt: Effektivisering av arbeidsprosesser i X Domstolene Profesjonelle brukere Borgere domstolene Raskere saksbehandling i domstolene X X X Enklere samhandling og kommunikasjon X X X Kvalitet i saksbehandling (mindre feil og mangler pga. gjenbruk av data) Økt bruk av selvbetjenings-løsninger gjennom Aktørportalen X X X X Økt brukertilfredshet X X Mer stabil drift og produksjon X X Kostnadsbesparelse og positive effekter for miljøet Mer tilfredse medarbeidere Kompetanseheving («digital modenhet») Bedre kvalitet på oppfølging av brukere Bedre oppfølging av saker og brukere Bedre tilgjengelighet av sakens dokumenter Sikre domstolenes omdømme i samfunnet Mer effektiv virksomhetsstyring X X X X X x X X X X Mal for IKT-relaterte satsingsforslag versjon

14 2.7 Forutsetninger for effektmål Effektmålene forutsetter vellykket innføring av nye tjenester og arbeidsmåter: Elektronisk samhandling Saksbehandling og nye arbeidsmåter Forutsetninger for gjennomføring, innføring og at nye tjenster og arbeidsmåter tas i bruk, er tiltak innen: Kompetanse Teknisk og faglig støtte Regelverk Teknisk kapasitet i rettssalene For omtale vises det til kap Resultatmål Gjennom Digitale Domstoler vil det utvikles løsninger/tjenester innenfor to hovedgrupper. For å etablere og ta disse i bruk gjennomføres fire nødvendige tiltak. Dette kan illustreres slik; Nye tjenester og arbeidsmåter Elektronisk samhandling Saksbehandling og nye arbeidsmåter Nødvendige tiltak Kompetanse Teknisk og faglig støtte Regelverk Teknisk kapasitet Mal for IKT-relaterte satsingsforslag versjon

15 2.8.1 Nye tjenester og arbeidsmåter nødvendig for å nå resultatmålene: Nye tjenester Resultatmål Elektronisk samhandling Utvikling av tjenester for elektronisk samhandling med ulike aktører, gjøre informasjon tilgjengelig ved å tilby digitale måter å samhandle på - som digitale dokumenter, system-til-system integrasjon eller samhandling ved bruk av portaler Utvikle Aktørportalen videre for å ivareta behovene til brukergruppen selvprosederende parter, med full integrasjon mot saksbehandlingssystemet og mulighet for utsending til digital postkasse. Tilgjengelig for alle domstoler. Utvikle Aktørportalen videre for å ivareta behovene til brukergruppen meddommere, med full integrasjon mot saksbehandlingssystemet og mulighet for utsending til digital postkasse. Tilgjengelig for de største tingrettene, lagmannsrettene og høyesterett. Utvikle Aktørportalen videre for å ivareta behovene til brukergruppen tolker, med full integrasjon mot saksbehandlings-systemet og mulighet for utsending til digital postkasse. Ttilgjengelig for de største tingrettene, lagmannsrettene og høyesterett. Innbyggere har mulighet til å sende inn digitalt skjema for arvinger med veiledet utfylling. Løsningen sende ut digital skifteattest til arvingene. Løsningen er integrert med saksbehandlingssystemet og digital postkasse. Tilgjengelig for alle domstoler. Løsning for overføring av strukturerte data mellom domstolene (alle instanser), politi/påtalemyndigheten og kriminalomsorgen også kjent som stifinner II. Tilgjengelig for alle domstoler. Løsning for system-til-system integrasjon mot ulike aktører som ønsker og har behov for dette. Prioriterte aktørgrupper er advokatenes saksbehandlingssystemer og alminnelige namsmenn. Tilgjengelig for alle domstoler. Heldigital løsning for innsending og oppdatering av meddommere fra kommunene og til domstolene. Tilgjengelig for alle domstoler. Kommunikasjonsplattform for videokonferanser i rettssalene. Tilgjengelig for alle domstoler. Saksbehandling og nye arbeidsmåter Utvikling av saksbehandlingsløsninger og - prosesser for å støtte nye digitale arbeidsmåter i de ulike områdene i rettsprosessen. Saksbehandlingssystemet støtter nye måter å arbeide med digitale dokumenter i rettsmøtene, og støtte muligheten for å bruke dokumenter i saksbehandlingssystemet før, under og etter rettsmøtet. Tilgjengelig for alle domstoler. Løsning og investeringer i utstyr gjør det mulig å gjennomføre hovedforhandling med digitale dokumenter, i både sivile saker og straffesaker. Tilgjengelig for de største tingrettene, lagmannsrettene Mal for IKT-relaterte satsingsforslag versjon

16 og høyesterett. Løsning for bruk og visning av digital signatur på dokumenter som opprettes i saksbehandlingssystemet. Tilgjengelig for alle domstoler. Løsning for bruk av mobile arbeidsflater for dommere og saksbehandlere for å effektivisere arbeidet med digitale dokumenter og arbeidsmåter. Tilgjengelig for de største tingrettene, lagmannsrettene og høyesterett. Løsning for digital avlevering til arkivmyndigheten. Tilgjengelig for alle domstoler. Felles løsning for tilgangsstyring og kontroll av brukere i systemene. Tilgjengelig for alle domstoler. Felles løsning for å hente ut statistikk og analyse fra saksbehandlingssystemet på en mer ad-hoc basert måte enn hva som er mulig i dag. Tilgjengelig for alle domstoler Nødvendige tjenester for å nå resultatmålene: Kompetanse Domstolene har nødvendig kompetanse til å lede endrings- og utviklingsprosesser innenfor områdene strategisk IKT, endringsledelse og forbedring av arbeidsprosesser. Organisasjons- og kulturutvikling - Holdninger og adferd er endret slik at domstolen lykkes med innføring av ny teknologi og endring av arbeidsprosesser Kompetanseutvikling for medarbeidere - Det er utviklet strukturerte kompetanseløp for alle medarbeidergrupper i domstolene og arbeidsplassen fungerer som den viktigste læringsarenaen. Digitale domstoler vil kreve annen kompetanse hos alle medarbeidere. Rollen som teknisk og faglig støtte i domstolen vil bli avgjørende for å lykkes med ambisjonen om digitale domstoler. Rollen må styrkes både kompetansemessig og i forhold til å ivareta en viktig servicefunksjon overfor øvrige medarbeidere Teknisk/faglig støtte Domstolens støttepersonell har kapasitet og kompetanse til å veilede brukere i domstolene og sikre at nye verktøy og nye arbeidsmåter blir tatt i bruk Domstolene har nødvendig kapasitet og kompetanse til å veilede eksterne brukere i nye digitale løsninger DA har et brukerstøtte-apparat med nødvendig kapasitet og kompetanse til å veilede og hjelpe støttepersonell i domstolene Mal for IKT-relaterte satsingsforslag versjon

17 DA har utviklet den sentrale brukerstøtten til å bli en tilrettelegger og et kompetansesenter for domstolens støttepersonell. Regelverk Regelverk er teknologinøytralt og likestiller papirbasert og elektronisk kommunikasjon rettslig sett. Teknisk kapasitet i rettssalene Økt tilgjengelighet til domstolens IKT-tjenester gjennom investeringer på følgende områder for de 12 største tingrettene, lagmannsrettene og høyesterett: Domstolenes WAN Domstolnett som bærer av data mellom sentrale systemer og lokal bruk Videokonferanseutstyr i alle saler for å sikre digital tilstedeværelse Trådløse nett Nytt teknisk utstyr til å kunne gjennomføre digital hovedforhandling IKT- sikkerhet, særlig tilgangs- og brukerstyring 2.9 Vurderinger Område Satsingsforslagets bidrag Nærmere begrunnelse Vurdering av grad av oppnåelse 3 (Bidrar mye) 2 (Bidrar noe) 1 (Bidrar ikke) Bidrag til å realisere internasjonale og nasjonale forpliktelser Krav til forvaltningen om effektiv ressursutnyttelse Bedre ressursutnyttelse i domstolene og justissektoren Elektronisk samhandling med partene i en sak, reduserer postgang og postbehandling, og gir aktørene umiddelbar tilgang til rettens dokumenter. 3 Bruk av digitale dokumenter i rettsmøtet forenkler og forbedrer gjennomføringen, og Mal for IKT-relaterte satsingsforslag versjon

18 sparer tid for alle aktører. Registrering og kvalitetssikring av informasjon ved kilden og gjenbruk av informasjon. Nasjonale krav til Forbedre oppfølging og Prosjektet leverer en 2 informasjonssikkerhet og kontroll av informasjons- løsning for å håndtere personvern sikkerhet og personvern i identitets- og de digitale løsningene. tilgangsstyring på en vesentlig enklere, oversiktelig og mer effektiv måte. Dette gir bedre muligheter for å forhindre misbruk av sensitive data. Bidrag til å realisere regjeringens mål med digitaliseringsprogrammet 1. Den statlige forvaltningen, Digitalisere skjema for Domstolene har 2 så langt det er mulig, skal søknad om skifte. allerede gode løsninger være tilgjengelig på nett for å tilgjengeliggjøre informasjon på nett. Neste steg vil være å tilgjengeliggjøre papirskjema på nett, og gjøre disse digitale med veiledet utfylling for å forenkle utfyllingen av skjemaene. 2. Nettbaserte tjenester skal Gjøre saksdokumenter Aktørportalen er Innbyggere: 2 være hovedregelen for tilgjengelige for etablert som kanal for forvaltningens kommunikasjon med innbyggere og næringsliv selvprosederende parter, spesielt for jordskiftesaker. opp- og nedlastning av dokumenter på sivile saker mellom domstol Profesjonelle aktører: 3 og advokater. Gjøre saksdokumenter tilgjengelig for alle profesjonelle aktører som deltar i rettsmøtet, med mulighet for ned- og Løsningen skal utvikles til å håndtere flere brukergrupper, som meddommere, tolker, sakkyndige, selvprosederende Mal for IKT-relaterte satsingsforslag versjon

19 opplastning av parter. Dette vil gi dokumenter på saken. effektiv gjenbruk av eksisterende digitale tjenester for domstolene, samt enkel og sikker tilgang til sakens dokumenter for disse aktørgruppene. 3. En digital forvaltning skal gi Elektronisk samhandling I noen tilfeller er det Domstolene: 3 bedre tjenester (system-til-system) med nødvendig å integrere politi/påtalemyndighet. domstolenes saksbehandlingssystem Politi/Påtale: 3 Elektronisk samhandling med namsmenn og fylkesnemnder. tett med de eksterne partenes system. Dette for å sikre optimalisering av Advokater: 3 Elektronisk samhandling med advokater i sivile saker. arbeidsprosessene både i domstolene og hos de eksterne partene. Andre offentlige aktører: 3 Digitale rettsmøter med raskere gjennomføring og bedre mulighet for innsyn i saken. I tillegg er det viktig å gjøre det enkelt å bruke de digitale dokumentene som utveksles mellom aktørene, inn i det digitale rettsmøtet. 4. Digitalisering av Umiddelbar tilgang på Digitale Domstoler har Domstolene: 3 forvaltningen skal bidra til å sakens dokumenter, vil fokus på å effektivisere frigjøre ressurser til områder hvor behovet er stort redusere til postgang og postbehandling. domstolenes rettsprosess, slik at Politi/Påtale: 2 man kan frigjøre Frigjøre tid i gjennomføring av rettsmøtet, for alle parter. ressurser i alle steg av saksavviklingen. Dette skal redusere saksbehandlingstiden Profesjonelle aktører: 2 og kunne ta hånd om Mer effektiv domsskriving forventet saksvekst. ved bruk av digitale dokumenter. Det er også et stort Mal for IKT-relaterte satsingsforslag versjon

20 Enklere arkivering og avlevering av straffesaker til politiet. fokus på at aktører som samhandler med domstolene skal ha nytte av digitaliseringen som gjøres i domstolene, og kunne frigjøre ressurser i egne organisasjoner. Gi en samlet vurdering av punkt 1-4 Domstolene: 3 Politi/Påtale: 2 Advokatene: 3 Andre aktørgrupper: 2 Bidrag til å realisere IKT-strategien til justissektoren 1. Effektiv samhandling Digitale Domstoler vil effektivisere samhandlingen mellom domstolene og politi/påtale, samt namsmenn. Digitale Domstoler skal bidra til å realisere Stifinner II mot politi og påtalemyndigheten. I tillegg er det planlagt elektronisk samhandling med namsmennene. Innbyggere: God informasjonssikkerhet Forbedre oppfølging og kontroll av informasjonssikkerhet og personvern i Digitale rettsmøter vil også medføre at politiets satsing på digitale aktorater og digitale fengslinger kan gjennomføres i alle rettssaler. Prosjektet leverer en løsning for å håndtere identitets- og 2 Mal for IKT-relaterte satsingsforslag versjon

21 de digitale løsningene. tilgansstyring på en vesentlig enklere måte, og som gir bedre muligheter for å forhindre misbruk av sensitive data. 3. God styrings- og beslutningsinformasjon Felles løsning for å hente ut statistikk og analyse fra saksbehandlingssystemet på en mer ad-hoc basert måte enn hva som er mulig i dag. Det er ønskelig med bedre rapporteringsmuligheter fra domstolenes systemer. Dette for å kunne hente ut informasjon til 3 analyser av domstolenes virksomhet, og som underlag til bedre styring og oppfølging av tiltak. Det er ønskelig at dette kan gjøres raskere og enklere enn i dag. Gi en samlet vurdering av Stort bidrag Gjennomføringen av 3 punkt 1-3 Digitale Domstoler vil bidra til å effektivisere samhandlingen med politi/påtalemyndighet, namsmenn og fylkesnemder. Digitale Domstoler vil forbedre tilgang og brukerstyring til systemene, noe som er nødvendig med flere og nye brukergrupper som brukere av løsningene. Digitale Domstoler vil etablere løsninger som gir oppdatert og god styrings- og Mal for IKT-relaterte satsingsforslag versjon

22 beslutningsinformasjon til domstolene og DA. Bidrag til å realisere virksomhetens mål Vil satsingsforslaget realisere DA skal arbeid for: virksomhetens mål. List ut At samfunnets krav og aktuelle alle mål. forventninger til domstolene ivaretas og målene for saksbehandlingstid fastsatt av Stortinget oppnås. Målene er hentet fra DAs strategiske plan for domstolene i perioden At domstolene og DA er på høyde med den internasjonale utviklingen mht uavhengighet, effektivietet og kvalitet. At domstolene og DA tilføres de ressurser til drift og utvikling som er nødvendig for å møte nasjonale og internasjonale krav og standarder. At domstolene og DA møter sine brukere med åpenhet og profesjonalitet. At velfungerende og tidsmessige teknologiske løsninger er tilgjengelige for domstolene og brukerne av domstolene. Tabell 3 Effekter av satsingsforslaget Mal for IKT-relaterte satsingsforslag versjon

23 2.10 Overordnet behovsanalyse for løsningen En digitalisering av domstolenes tjenester og arbeidsmåter vil modernisere og effektivisere saksavviklingen. Dette vil møte brukernes forventninger til digitale tjenester, og gi betydelige ressursmessige gevinster for domstolene og de profesjonelle brukerne. For domstolene vil dette direkte påvirke framtidige muligheter til å nå Stortingets mål for saksbehandlingstider uten økte bemanningsressurser. Det er allerede tatt skritt mot digitalisering i domstolene gjennom enkeltprosjekter og tiltak de siste årene, eksempelvis er vi nå halveis i en fireårig satsing på nye saksbehandlingssystemer. For en raskere og mer enhetlig utvikling, er det behov for et større tiltak som angir retning og tempo i arbeidet, med en konkretisering av effekter og realisering av gevinster. Digitale domstoler vil være svaret på dette. Satsingen på Digitale Domstoler tar utgangspunkt i den overordnete rettsprosessen, og behovet for å etablere nye arbeidsmåter og digital samhandling for å etablere bedre tjenester til brukerne og mer effektive arbeidsmåter for domstolene for å nå målene om saksbehandlingstid. Den overordnede rettsprosessen ser slik ut: Denne prosessen er generisk for de fleste sakstyper i domstolene. Satsingsforslaget foreslår en rekke nye digitale tjenester og samhandling med domstolenes ulike brukergrupper for å sikre at følgende hovedfunksjonalitet kan realiseres: en sak kan mottas digitalt, at saken kan forberedes, inklusive utveksling av prosesskrift mellom partene, digitalt, at hovedforhandlingen kan gjennomføres med digital bevisføring, at dommeren kan bruke de digitale dokumentene i domsskrivingen og at endelig dom kan forkynnes digitalt, samt at saken kan sendes ut av domstolenes saksbehandlingssystemer digitalt til politiet i straffesaker og til arkivmyndigheten i sivile saker eller tilgjengeliggjøres til presse eller andre som ønsker å benytte den offentlige dommen i sitt virke. Når det gjelder tekniske behov, vil Digitale Domstoler introdusere et økt behov for tilgang til domstolenes felles IKT-systemer og til nødvendig utstyr i rettssalen til gjennomføring av digitale rettsmøter. Dette er inkludert i satsingsforslaget som teknisk kapasitet i rettssalene. Når det gjelder krav til arkitektur har vi allerede tatt hensyn til dette i prosjektet for nye saksbehandlingssystemer, og utprøvingsprosjektene for Aktørportal og digitale rettsmøter. Det må likevel presiseres at dette vurderes som en kontinuerlig oppgave i arbeidet med Digitale Domstoler, siden dette vil Mal for IKT-relaterte satsingsforslag versjon

24 medføre endringer både på systemer, infrastruktur og samhandlingstjenester. Arkitektur er derfor planlagt som en av leveransene til prosjektteamet. På et litt mer generelt nivå kan det bemerkes at DA og domstolene følger prinsippene for overordnet ITarkitektur for offentlig sektor, og at vi ønsker å benytte felleskomponenter der hvor dette er mulig. Når det gjelder krav til personvern og sikkerhet, vil vi ha et ekstra fokus på to områder i utviklingen av tekniske løsningene: 1) Tekniske grensesnitt som eksponeres til eksterne her har vi allerede god erfaring å bygge på. 2) Digital signatur, hvor etterprøvbarhet står sterkt spesielt i forhold til underskrift på dommen. Her ønsker vi å benytte Difi's fellesløsning, og har bidratt inn i anskaffelsesprosessen med domstolenes krav/behov til løsning. Anskaffelsesprosesser, utvikling og drift av nye løsninger vil følge det sikkerhetsregimet som allerede er etablert og fungerer godt for domstolene. Ved å digitalisere hele rettsprosessen håper vi å kunne redusere/fjerne bruken av minnepenner som i dag benyttes for å "frakte" digitale dokumenter mellom politi/påtalemyndighet og domstol. På den måten vil den nye løsningen være et godt bidrag til bedre personvern og sikkerhet. Når det gjelder krav til drift og forvaltning har vi allerede opplevd gjennom utprøving av selvbetjeningsløsninger som Aktørportalen for advokater, at kravene til tilgjengelighet for løsningen øker. Dette vil bli håndtert som en del av driftsregimet hos DA, og er ikke en del av satsingsforslaget. Når det gjelder krav til opplæring, har vi et eget utviklingsområde som omhandler kompetanseutvikling. Vi mener at dette er godt håndtert, og det vil være stort fokus på dette området siden Digitale Domstoler er et endringsprosjekt ikke et IKT-prosjekt. Tett koblet til utviklingsområdet kompetanse, har vi utvikling av teknisk- og faglig brukerstøtte. Dette vil være et nødvendig tiltak for å sikre effektiv bruk av løsningene etter produksjonssetting. Basert på erfaringene med utprøving av aktørportalene, ser vi at det blir viktigere for domstolen å ha lokale ressurser til å hjelpe dommere og saksbehandlere med feil eller brukerproblemer på nytt utstyr og nye tjenester. Disse ressurspersonene vil også ha en rolle i forhold til å sikre at domstolen har nødvendig kompetanse til å veilede de eksterne brukergruppene på de IKT-tjenestene som domstolen tilbyr. Mal for IKT-relaterte satsingsforslag versjon

25 2.11 Overordnet løsningsbeskrivelse Nedenfor har vi lagt ved en overordnet løsningsbeskrivelse for hvordan vi har planlagt å digitalisere rettsprosessen, og da realisere Digitale Domstoler rent funksjonelt: Rettsprosessen starter med å motta og behandle sak. Her skal det etableres en oppdatert og god systemintegrasjon mot saksbehandlingssystemet på politi og påtalesiden. Dagens løsning er en pilot fra 2003 som kalles stifinner. På sivil side er vi i ferd med å etablere en Aktørportal for opp- og nedlasting av saksdokumenter mot advokater. Det vil også utvikles et API slik at større advokatfirmaer kan koble sitt saksbehandlingssystem direkte mot domstolene. I tillegg vil det etableres en system-til-system integrasjon mot de alminnelige namsmenn. For innbyggerne er det spesielt to tjenester som vil forenkle og forbedre samhandlingen med domstolene. Dette er etablering av et elektronisk skjema for arvinger til å søke domstolene om skifte/skifteattest. Dette vil være et skjema med fokus på veiledet utfylling, dvs med hjelpetekster relatert til utfyllingen av de ulike feltene i det digitale skjemaet. Domstolene ønsker også å utvikle en løsning for utsending av elektronisk skifteattest via sikker digital post til arvinger. Den andre tjenesten som er rettet mot innbyggere er utvidelsen av domstolenes Aktørportal til selvprosederende parter i jordskiftesaker. Her er det et stort antall privatpersoner som er part i en sak uten profesjonell bistand. Ved å gi elektronisk tilgang til sakens dokumenter via Aktørportalen, gir vi innbyggerne forenklet og forbedret samhandling og tilgjengelighet til sakens dokumenter. I fasen for å forberede sak vil det utveksles digitale prosesskrift mellom advokat og domstol. Det at man kan fjerne 2-3 dagers postgang for hvert prosesskrift som skal sendes mellom partene er noe som vil kutte ned tiden fra en sak kommer inn i rettssystemet og til saken kommer opp i en hovedforhandling. Mal for IKT-relaterte satsingsforslag versjon

26 I tillegg vil man for meddommere, tolker og sakkyndige gi de tilgang til å laste ned sakens dokumenter, når dette er mulig, før hovedforhandlingen. I tillegg vil sakkyndige kunne laste opp sine rapporter og evaluering til saken via Aktørportalen. Når saken kommer til hovedforhandling skal denne gjennomføres digitalt uavhengig av størrelse på sak, eller om det er en sivil sak eller en straffesak. Det betyr at alle rettssaler må settes opp med utstyr som muliggjør digital bevisfremleggelse og gjennomføring av rettsmøtet med digitale dokumenter og digital tilstedeværelse. For å sikre en effektiv rettsprosess behøves det også å utvikle gode løsninger i domstolenes saksbehandlingssystemer for å flytte store dokumenter mellom den digitale saksmappen, dommerens arbeidsflate i rettssalen og tilbake igjen. Dommeren vil ha muligheten til å gjennomføre domskrivingen digitalt, og gjenbruke notater og digitale merknader fra rettsmøtet i sitt arbeid med å skrive dom. Dom i saken blir underskrevet med digital signatur. Det etableres også løsninger hvor dommen kan forkynnes elektronisk til partene via de kanalene man har opprettet for å motta sak, samt bruk av sikker digital postkasse til innbyggere. Det skal også etableres en løsning for elektronisk innberetning av salær fra advokater på en sak. Dette vil effektivisere domstolens arbeid på området vesentlig. Når saken er avsluttet i domstolene må saksmappen enkelt kunne sendes digitalt over til politiet, hvis det er en straffesak, eller til arkivmyndighetene hvis det er en sivil sak. Det må også være enkelt å overføre saken digitalt mellom instanser i domstolene. Helt til slutt er det også ønskelig å få på plass løsninger som gjør rettskraftige dommer tilgjengelig til alle som ønsker å gjenbruke disse offentlige dataene på en enkel måte Rammebetingelser, avhengigheter og avgrensninger For å kunne gjennomføre en satsing på digitale domstoler kreves det at en tilstrekkelig andel av sakene digitaliseres og at alle aktørene som deltar i en digital hovedforhandling har muligheten til å delta på samme digitale premisser. Digitale domstoler krever at det etableres et teknologinøytralt regelverk, som vil fullt ut likestille digitale forsendelsesmåter, digitale dokumenter (informasjonsbærere), digitale signaturer, digital bevisførsel og arkivering / avlevering av elektronisk materiale med de tradisjonelle forsendelsmåtene (postforsendelse), dokumenter, underskrifter, fremvisningsmåter og arkivering. For å kunne bruke de digitale tjenestene som er beskrevet i dette satsingsforslaget kreves det at domstolene er på felles saksbehandlingssystem. Dette er finansiert i et eget satsingsforslag, og etter planen vil jordskifterettene gå over på LOVISA fra 3. januar Videre skal Høyesterett over på samme løsning i 2018, uten at det er satt endelig dato for overgang til Lovisa. Da vil alle nye digitale løsninger som etableres for domstolene kunne tas i bruk for alle domsinstanser på en enkel og effektiv måte. Videre vil de resultatene man har oppnådd ved utprøving av Aktørportalen, delvis finansiert av satsingsforslaget på nye saksbehandlingsløsninger, være et godt utgangspunkt for en kostnadseffektiv etablering av Mal for IKT-relaterte satsingsforslag versjon

27 nye aktørgrupper på løsningen. Resultatene som realiseres gjennom satsingsforslag for nye saksbehandlingssystemer, for å klargjøre løsningene for digitale domstoler, er viktig for å raskt kunne realisere gevinstene av satsingen på Digitale Domstoler. Avhengigheter til felleskomponenter i det offentlige: ID-porten: Innlogging og autentisering til domstolenes Aktørportal (samhandlingsportal) benytter ID-porten. Per i dag er det advokater som kan logge seg på Aktørportalen. Gjennom realisering av satsingsforslaget vil også parter som tolker, sakkyndige, meddommere og selvprosederende parter få tilgang til portalen. Altinn: Det er planlagt å etablere digitale skjema med veiledet utfylling for arvinger i skiftesaker. Dette er planlagt til å benytte seg av Altinns infrastruktur og tjenesteplattform. Digital postkasse: Som eksempel vil digital postkasse være en viktig kanal for trygg utsendelse av skifteattester til arvinger og innkalling av meddommere til tjeneste. Løsning for digital signatur anskaffet som fellesløsning av Difi. Dagens saksbehandlingssystem for domstolene (Lovisa) benytter seg allerede av integrasjoner og oppslag mot folkeregisteret, enhetsregisteret og matrikkelen Kostnader Totalestimat for gjennomføring av satsingsforslaget i perioden er 240 mill. kroner. Herav vil DA finansiere 32 mill. kroner i løpet av perioden knytter til prosjektledelse, nytt regelverk mv. Den resterende beløp på 208 mill. kroner må finansieres gjennom tillegsbevilningen. Tabellen viser satsingsforslagets tillegsbevilningen (208 mill. kroner) fordelt på prosjektperioden. Alle kostnader er ekskl. mva. Kostnadene er periodisert iht kontantprinsippet. Kap. Post Beskrivelse av satsingsforslag Digitale Domstoler herav Elektronisk samhandling Saksbehandling og nye arbeidsmåter Teknisk kapasitet i rettssalene Kompetanse og organisasjon Tabell 4 Kapitler og poster som berøres av satsingsforslaget tilleggsbevilningen (tall i mill. kroner) Mal for IKT-relaterte satsingsforslag versjon

28 Digitale rettsmøter gir redusert møtetid i retten. Dette påvirker utbetalinger til advokater, sakkyndige, meddommere og vitner. Etter at prosjektet er avsluttet er utgiftsreduksjonene estimert til 9,8 mill. kroner årlig på de regelstyrte postene (budsjettkapittel 466, 470 og 414). Sentrale forutsetninger som ligger til grunn for kostnadsestimatene: Høyesterett, lagmannsrettene og de 12 største tingrettene Om lag 210 rettssaler, ett stort og ett lite teknisk oppsett (store og små rettssaler)med ulik kostnadsramme Utviklingskostnader basert på erfaringstall Årlige drifts- og vedlikeholdskostnader Årlige drift og vedlikeholdskostanader er estimert til 21 mill. kroner etter at prosjektet er avsluttet. Kostnadene er knyttet til økte lisenskostnader, serviceavtaler, utskifting av utstyr, drift og forvaltning mm. De årlige kostnadene forutsettes finansiert ved gevinstrealisering i domstolene Nytte En digitalisering forventes å gi både kvantitative og kvalitative effekter/gevinster. Kvantitative gevinster Kvantitative effekter for domstolene vil i første rekke være tidsbesparelserer og besparelser ved redusert porto, kopiering mv. Samtidig vil en digitalisering ikke minst gi effekter og gevinster for de profesjonelle brukerne av domstolene, herunder advokater, politi, påtalemyndigheter, tolker og sakkyndige. Bruk av elektroniske samhandlingsløsninger med domstolene vil sikrer at saksdokumentene er lett tilgjengelig, når som helst og hvor som helst. En digital presentasjon i rettsmøtene gi mer effektiv saksavviklingen og bruk av fjernmøter redusert reisetid. Ved estimering av tidsbesparelsene er de ulike berørte arbeidsprosessene i domstolene vurdert før og etter innføring av digitale løsninger. Tidsbesparelsen i hovedforhandling (rettsmøte) antas å øke jo flere timer/dager rettsmøtet varer. Dette har sammenheng med dokumentmengde. Redusert porto, kopiering mv. er estimert basert på volum og regnskapstall. Estimatene som er beregnet for de profesjonelle brukerne tar utgangspunkt i de samme forutsetningene knyttet til tidsbruk der disse er involvert, porto og kopiering. De kvantitative estimatene fremstår slik: Gevinster i mill. kroner Domstolene Tidsbesparelse 0,0 8,8 15,4 24,5 30,0 33,8 37,5 Domstolene Portobesparelse 0,0 2,6 5,3 7,3 8,7 9,1 9,5 Eksterne Gevinster 0,0 4,2 6,8 9,0 10,3 11,3 12,3 Summer 0,0 15,6 27,5 40,7 49,0 54,2 59,3 Gevinstberegningen er basert på en sannsynlighetsanalyse og ligger imellom et optimistisk og et pessimistisk scenario. Mal for IKT-relaterte satsingsforslag versjon

29 Det antas at effektene av de nye løsningene vil begrenses det første driftsåret pga innkjørings- og tilpasningsutfordringer. Det er derfor lagt til grunn at gevinstene først realiseres året etter at de enkelte IKT-løsningene blir innført. Gevinstestimatene vurderes generelt sett å være nøkterne, men beregningene forutsetter at løsningene på sikt blir benyttet tilnærmet fullt ut. Etter at prosjektet er fullført er gevinsten for domstolene estimert til 47 mill. kroner årlig. Samlet for domstolene og de eksterne aktørene er gevinst estimert til 59 mill. kroner. Kvalitative effekter Det er gjennomført en kvalitativ analyse av ikke-prissatte gevinster ved å benytte pluss- minusmetoden. Effekt/gevinst Betydning Omfang Konsekvens Raskere saksbehandlingstid Stor Stor ++++ Økt rettssikkerhet Stor Liten +++ Økt datakvalitet (færre feil og mangler) Middels Liten ++ Tillit/omdømme Stor Liten +++ Tilgjengelighet/service Stor Stor ++++ Forenkle arbeidsflyt for bruker Middels Liten ++ "Plunder og heft"/ubehag (nuisance) Stor Stor ++++ Effektivisering ved digitalisering av domstolene vil bidra til å nå Stortingets mål for saksbehandlingstid. Lang saksbehandlingstid har konsekvenser som ikke lar seg kvantifisere. Parter som ikke får den oppreising en rettslig avgjørelse kan gi innen rimelig tid, kan oppleve dette svært belastende. Tar det for lang tid til saken kommer til behandling i domstolen glemmer vitner hva som har skjedd. Dette har betydning for rettssikkerheten. For å kunne fylle sin posisjon og utøve sin rolle i samfunnet er domstolene avhengig av høy tillit over tid. Gevinsten ved dette er svært vanskelig å kvantifisere. Domstolene har høy tillit i dag, men dette må vedlikeholdes kontinuerlig. Å levere digitale tjenester som er i samsvar med brukernes forventninger er et ledd i å skape tillit. Netto nåverdi Det er gjennomført en netto nåverdiberegning kun for domstolene, og en netto nåverdiberegning for domstolene og eksterne aktører. Netto nåverdi mill. kroner Nåverdi effekter kun i domstolene 13 Nåverdi m. effekter i domstolene og øvrige profesjonelle aktører 147 Gevinstene på budsjettkapittel 410 Domstolene gir en positiv netto nåverdi (NNV) på 13 mill. kroner. Dersom effekter for profesjonelle aktører (advokater mv.) hensyntas, øker NNV til 147 mill. kroner. Følgende forutsetninger er lagt til grunn for beregningen: Analyseperiode/levetid 15 år Kalkulasjonsrente 4 % Mal for IKT-relaterte satsingsforslag versjon

30 Skattekostnad 20 % o Det beregnes ikke skattekostnad av intern ressursbruk o Alternative til å gjennomføre prosjektet er økte bevilgninger over statsbudsjettet for å finansiere økt saksmengde Gevinstrealiseringen starter året etter igangkjøring Gevinstrealiseringer kommer gradvis og går saktere mot slutten Gevinstrealiseringen er begrenset (inntil ca. 70 % ekstern bruk, inntil 90 % intern bruk) Det vil neppe være et alternativ å gå tilbake til dagens arbeidsmåter og prosesser når prosjektets levetid er over i I økte driftskostnader, som skal finansieres ved gevinstrealisering, inngår blant annet nødvendige reinvesteringer. Prosjektet vil derfor også ha en betydelig restverdi etter analyseperioden på 15 år. Gevinster sett i forhold til investering i tiltak I figuren nedenfor viser vi en sammenheng mellom investeringen i tiltak i de ulike årene, og hvordan dette realiseres i form av årlige gevinstpotensiale hos domstolene. Figuren viser hvilke tiltak som har hoveddelen av utviklingen planlagt utført i de ulike årene, selv om aktiviteten starter opp året før og avslutningen går inn i neste år. I tillegg vises den akkumulerte årlige gevinsten i domstolene per år i Y-aksen. Det er nødvendigvis ikke en 1-til-1-forhold mellom tiltak og Mal for IKT-relaterte satsingsforslag versjon