@ Utdanningsdirektoratet

Transkript

1 @ Utdanningsdirektratet Saksbehandler: Trine ytre-arna vsr dat: Deres dat: v3r referanse: 2012/251 Deres referanse: Private videreg~ende skler i Nrge g utlandet Elevtelling fr private videregående skler i Nrge g utlandet Private videregående skler rapprterer tilskuddsberettiget elevtall pr. 1. april Sklene skal samtidig melde inn prgnse fr antall tilskuddsberettigede elever 1. ktber I dette brevet får sklen g revisr infrmasjn m regelverk, rutiner samt påminnelse m vikt ige ting å huske på ved rapprtering av elevtall. Endringer i rapprteringsrutinene fra g med april 2012 fra g med våren 2012 tar Utdanningsdirektratet i bruk sin elektrniske tilskuddsprtal fr private skler med t ilskudd etter privatsklelven. Utdanningsdirektratet utvikler sine systemer fr blant annet ~ gjøre rapprtering enklere fr sklene. Tilskuddsprtalen gjør det n~ mulig fr b~de skle g revisr å kntrllere, gdkjenne g særattestere elektrnisk i stedet fr i papirfrmat. I tillegg til dette vil tilskuddsprtalen gi sklene enkel tilgang g versikt ver sine tilskudds- g ppgjørsbrev, prgnser, elevtall g tilskuddsberegninger. I denne frbindelse er det viktig fr ss li presisere at sklene frtsatt skal rapprtere sm før til Utdanningsdirektratets innsamlingsprtal Det sm er nytt fr sklene er følgende: Tilskuddsberettiget elevtall fra innsamlingsprtal til tilskuddsprtal Etter at innsamlingsprtalen stenges fr registrering (11. april), vil det være en elektrnisk verføring av elevtall til tilskuddsprtalen. Tilskuddsprtalen: Sklen lgger seg Inn i tilskuddsprtalen (fra g med 13. april) fr ~ få tilgang til de elevtall sm er hentet fra innsamlingsprtalen. Endringer av sklens elevtall: Eventuelle endringer i tilskuddsberettiget elevtall (fr eksempel p~ grunn av fravær utver regelverket) gjøres I tilskuddsprtalen. Vj gjør spesielt ppmerksm på at endringer sklen gjør i tilskudds prtalen ikke blir tilbakeført til jnnsamlingsprtalen. pette er t adskilte systemer g hyr det hentes ut data fr verføring kun en gang g en vei - fra innsamljngsprtalen til tilskuddsprtalen. Pstadresse: Pstbks 9359 Grønland, 0135 OSLO Besøksadresser: Schweigaards gate 15 B, Osl Britveien 4, Mlde Par1<gata 36, Hamar Telefn: Telefaks: E-pst: pst@utdanningsdlrektratet.n Internett: Org.nr.: NO MVA Bankgir: 7694 OS IBAN: N QS10879 BIC/SWIFT ONBANOKK

2 e Utdanningsditektratet Side 2 av 5 Elevtallsrapprt: Papirutgaven av elevtallsrapprten sm sklen tidligere hentet ut fra innsamlingsprtalen skal ikke lenger sendes til Utdanningsdirektratet. Deltidselever: Omregning av eventuelle deltidselever skal frtsatt legges ved elevtellingen. Dette gjøres ved at mregningsskjemajrapprt fra innsamlingsprtalen lastes inn g legges elektrnisk ved i tilskuddsprtalen. Gdkjenning/signatur: Daglig leder gdkjenner/signerer sklens tilskuddsberettigede elevtall elektrnisk i tilskuddsprtalen. Særattestasjn: Sklens revisr skal ikke lenger sende inn særattestasjn i papirfrmat. Sklens revisr skal avgi sin særattestasjn elektrnisk i tilskuddsprtalen. Her kan revisr gså eventuelt underkjenne sklens elevtallsrapprt. Her er fristene sklen har å frhlde seg til ved elevtelling 1.4,2012: 11. april - siste frist fr krrekte data i innsamlingsprtalen 13. april ~ tilskuddsprtalen åpnes fr skle/revisr fr elektrnisk gdkjenning 19. april - siste frist fr gdkjenning i tilskuddsprtalen fr skle g revisr Hvrdan får sklen tilgang til den nye tilskuddsprtalen? Alle skler har fått tilsendt brev sm beskriver hvrdan de gis tilgang. Dersm sklen ikke er kjent med dette brevet kan det hentes fra våre nettsider: http; I/ elverk/priv a te-skl e r /Arti kler-priv ate~ s k I er/ri Isku d dsp rta I en - -~ Nye-rQ Iler-ti I-e ksiste re n d e-g ~ nye ~ b ru ke re-i-u BAS/ Vi anbefaler sklene så raskt sm mulig å sørge fr nødvendige tilgang fr daglig leder, revisr g eventuelt andre brukere. Det er svært viktig at sklen infrmerer sin revisr m endringene. Når får sklene tilgang til prtalen? Sklene vil kunne lgge seg på tilskuddsprtalen fra g med uke 13. Hvr finner vi tilskuddsprtalen? Link til prtalen vil ligge på Udir.n under «Verktøy». Dette er samme sted sm sklene finner eksempelvis Skleprten, PAS g PGS. Brukerveiledning g supprt Det utarbeides en brukerveiledning fr grunn- g videregående skler. Denne legges ut på Udir.n g i innsamlingsprtalen uke Tilskuddsprtalen vil være et sentralt tema under samlingen fr private videregående skler nsdag 28. mars Direktratet vil bistå pr. telefn g e ~ pst med økt bemanning i periden 11. ~ 19. april Benytt tilskuddsprtalen@udir.n ved spørsmål knyttet direkte til bruk av tilskuddsprtalen

3 @ Utdanningsdirektratet Side 3 av 5 Regelverk Krav til elevtallsrapprteringen fremg~r av 13, 14 g 15 i Frskrift m budsjett, rekneskap, kntrll g revisjn fr skalar med rett til statstilskt etter privatsklelva (øknmifrskrift til privatsklelva). 0knmifrskriften med kmmentarbrev finnes på hjemmesiden til Utdanningsdirektratet under tema regelverk, private skler. Tidspunkt fr telling av elever Sklen skal rapprtere tilskuddsberettiget elevtallet pr. 1. april. Dersm det ikke er undervisning på daten fr elevtelling, er telledat siste skledag før 1. april. I år vil daten fr de fleste sklene være fredag 30. mars. Sklen skal: Gi en fullstendig versikt ver antall tilskuddsberettigede elever ved de ulike utdanningsprgram de har gdkjenning fr. Det er en frutsetning at elevene har fulgt den gdkjente pplæringen jf. privatsklelven 2-3, g at dette kan dkumenteres. Omregne elever sm ikke har fullt ~rstimetall, til deltidselever. Dette beregner sklen i henhld til utdanningsprgrammets ~rstimetall. En heltidselev skal ha pplæring sm minst har det årstimetall sm gjelder fr tilsvarende ffentlig videreg~ende prgrammråde, jf øknmifrskriften 13 tredje ledd. Dkumentere eventuelle mregninger i eget vedlegg, jfr. 13 i øknmifrskriften. Rapprtere elevtallsprgnse pr. utdanningsprgram g trinn fr høsten Dersm elevtallsprgnse mangler Det er elevtallsprgnsen sm danner grunnlag fr utbetalinger fr nytt semester. Skler sm ikke melder inn elevtallsprgnase må regne med frsinkelser i utbetalinger ved ppstart av nytt skleår eller semester. Hva gjør sklen når elevtall er verført fra innsamlingsprtalen til tilskuddsprtalen? (Se brukerveiledningen fr fullstendig beskrivelse) Sklen lgger inn i tilskuddsprtalen fr å få tilgang til elevtallene sm er verført fra innsamlingsprtalen. Elevtallet må kntrlleres nøye g avstemmes mt det sm er sklens tilskuddsberettigede elevtall. Elevtallet sm sklen gdkjenner må være det sm etter regelverket er sklens tilskuddsberettigede elevtall. Dersm alt stemmer, kan ppgaven gdkjennes elektrnisk av daglig leder (I innsamlingsprtalen vil det på samme måte sm tidligere ligge en elevtallsrapprt sm sklen kan ta ut g kntrllere mt). Sklen kan endre tilskuddsberettiget elevtall. Alle endringer i tilskuddspartalen må frklares i merknadsfeltet. Elever sm har fravær utver regelverket skal ikke rapprteres sm tilskuddsberettiget. Når elevtall verføres fra innsamlingsprtalen til tilskuddsprtalen tas det ikke hensyn til eventuelt fravær. Slike endringer i elevtallet må derfr gjøres i tilskuddsprtalen. Alle endringer i tilskuddsprtalen må frklares i merknadsfeltet.

4 e Utdanningsdirektratet Side 4 av 5 N~r daglig leder har gdkjent sklens elevtall må revisr rå melding m at det nå er klart fr særattestasjn. Sklen må kntrllere at elevtallsppgaven samsvarer med sklens tilskuddsberettigede elevtall elever sm ikke har fullt årstimetall er riktig mregnet til deltidselever mregning til deltidselever dkumenteres i eget vedlegg (legg ved mregningen fra innsamlingsprtalen, se brukerveiledning fr nærmere frklaring) O det rapprteres elevtallsprgnse fr høsten 2012 elever sm ikke er tilskuddsberettiget (fr eksempel på grunn av fravær) trekkes ut g at dette er kmmentert g spesifisert i merknadsfeltet. Vær ppmerksm på at flere aktører benytter de elevdata sm dere rapprterer til innsamlingsprtalen, SSB, VIGO, Statens Lånekasse g Oppfølgingstjenesten er blant de sm mttar viktig infrmasjn m elever ved din skle, Det er viktig fr hver enkelt elev at sklen er nøyaktig g tar ansvar fr at dette blir krrekt, Hva gjør revisr når sklen har gdkjent sitt tilskuddsberettigede elevtall? (Se brukerveiledningen fr fullstendig beskrivelse) Revisr utfører sine kntrller, Ved innlgging i tilskuddsprtalen vil revisr få tilgang til sklens rapprterte/gdkjente elevtall, Revisr avgir sin særattestasjn dersm sklens tilskuddsberettigede elevtall er krrekt. Revisr må underkjenne sklens elevtallsrapprt dersm denne ikke er krrekt, Revisr har ikke anledning til å freta endringer i elevtall sm sklen har gdkjent. Dersm revisr underkjenner en elevtelling må: - Revisr ta kntakt med sklen fr å gjøre ppmerksm på dette - Sklen må be Utdanningsdirektratet gjenåpne elevtellingen - Sklen må freta endringene g gdkjenne elevtellingen på nytt - Revisr kan nå gå inn igjen g avgi særattestasjn Revisrs ppgaver Elevtallsppgaven skal være bekreftet av registrert eller statsautrisert revisr, jfr 17 i øknmifrskriften. Styret plikter å gjøre revisr kjent med vilkårene i øknmifrskriften, jf 18. Det er viktig at revisr får kpi av dette brevet. Det skal kntrlleres at elevtallet er i samsvar med den dkumentasjnen sm kreves etter 13, 14 g 15 i øknmifrskriften. Retningslinjer fr revisr følger av 17. Samtlige kntrlthandlinger må utføres i frbindelse med elevtellingen. Elevtelling sm ikke blir gdkjent Frsinket gdkjenning avelevtelling vil blant annet kunne medføre frsinket utbetaling av tilskuddet, Grunnlag fr statstilskuddet Grunnlaget fr å beregne statstilskuddet er antall helårselever sm faktisk har fulgt pplæringen jf. 13 første ledd.

5 e Utdanningsdirektratet Side 5 av 5 Kriterie d at a til Kmmuna l g r eginaldepartement et (Krreksjnsrdningen) Utdanningsdirektratet har behv fr å fastsette elevenes fylkesvise tilhørighet. Denne infrmasjnen hentes fra innsamtingsprtalen etter sklens rapprteringer 1. april g 1. ktber. Det presiseres at hver skle gså i denne frbindelse må være nøyaktig ved innrapprtering i innsamlingsprtalen. Fravær Utdanningsdirektratet gjør spesielt ppmerksm på 15 andre ledd: Dersm en elev ved en videregående skle pr. 1. ktber eller 1. april har fravær utver 20 skledager jf 13 sjette g sjuende ledd, skal eleven ikke regnes fr å ha fulgt pplæringen. Etter søknad kan det i særlige tilfeller dispenseres fra bestemmelsen i dette leddet, jf. 13 femte ledd. Ved eventuell innvilgelse av dispensasjn fra 20-dagers regelen vil Utdanningsdirektratet ta hensyn til dette ved avregning av tilskuddsutbetaling til sklen. Utdanningsdirektratet presiserer at sklen ikke skal rapprtere elever sm har fravær utver regelverket sm tilskuddsberettiget i sin elevtallsppgave pr Utdanningsdirektratet presiserer j frhld til øknmifrskriften 13 sjette g sjuende ledd: Skyldes fraværet rganisert eller selvstendig studiearbeid, deltagelse ved religiøse høytider fr elever sm er medlemmer; andre trssamfunn enn Den nrske kirke, arbeid sm tillitsvalgt, plitisk arbeid g 10vp~lagt ppmøte, skal dette dkumenteres fra sklens side. Helse- g velferdsgrunner kan fr eksempel mfatte sykdm, legekntrll g helseundersøkelser, tannlegetimer, sesjn, begravelser g bryllup. Dette skal dkumenteres fra sklens side. Dkumentasjn kan eksempelvis være: egenmelding fra eleven, evt. melding hjemmefra fr mindreårige, bekreftelse fra faglærer eller fr eksempel internatleder ved internatskle Det er rektr/daglig leder sm avgjør g gdkjenner m fraværet, g dkumentasjnen fr dette, ligger innenfr regelverket i 13 sjuende ledd. Fravær skal føres g dkumenteres i henhld til 14 i øknmifrskriften. Utdanningsdirektratet presiserer at fraværsregistrering ved sklen til enhver tid m~ være il jur. Det er ikke krav m at sklen ppbevarer dkumentasjn vedrørende fravær etter 13 sjuende ledd utver rektr/daglig leders vurdering g gdkjenning. Dkumentasjn vedrørende sykdm attestert av lege, g rganisert eller selvstendig studiearbeid jf. 13, sjuende ledd 1. g 2. punktum skal ppbevares i henhld til 14 i øknmifrskriften. Vennlig hilsen Bjørn Erik RasmuSSen avdelingsdirektør Trine ytre-arna rådgiver Dkumentet er elektrnisk gdkjent Kpi: Privatsklerganisasjnene Fylkesmannen

6