Elevtelling 1. april skoler godkjent etter voksenopplæringsloven

Transkript

1 Saksbehandler: Trine Ytre-Arna Vår dato: Deres dato: Vår referanse: 2013/611 Deres referanse: Private skoler godkjent etter voksenopplæringsloven kapittel 4 Elevtelling 1. april skoler godkjent etter voksenopplæringsloven kapittel 4. Skolene rapporterer tilskuddsberettiget elevtall pr. 1. april Skolene skal samtidig melde inn prognose for antall tilskuddsberettigede elever høsten Dette brevet inneholder informasjon om regelverk og rutiner, samt påminnelse om hva som er viktig å huske på ved rapportering av elevtall. Skolen har mottatt tilskuddsbrev med tilhørende vedlegg for I dette brevet finner dere også viktig informasjon. Skolene tok i bruk den nye elektroniske tilskuddsportalen første gang ved rapportering av prognoser høsten Våren 2013 skal det i tillegg til prognoser også rapporteres tilskuddsberettiget elevtall. I september 2012 sendte direktoratet ut brev til alle skolene med informasjon og veiledning om tilgang og pålogging i Vi ber skolene se tilbake på denne dokumentasjonen ved behov. Veiledning for rapportering av elevtallsprognoser ligger her: Veiledning for rapportering av elevtall vil legges ut her innen Tilskuddsportalen åpner den 22. mars. Vi minner om at Tilskuddsportalen gir skolene enkel tilgang og oversikt over tilskudds- og oppgjørsbrev, prognoser, elevtall og tilskuddsberegninger. Frister ved elevtelling pr. 1. april 2013: 22. mars Tilskuddsportalen åpnes for skole/revisor for elektronisk rapportering/godkjenning av tilskuddsberettiget elevtall. 22. mars Skolen kan melde inn elevtallsprognose for høsten april Siste frist for rapportering/godkjenning av tilskuddsberettiget elevtall for skole og revisor. 12. april Siste frist for å melde inn elevtallsprognose for høsten Regelverk: Regelverk for rapportering av elevtall følger av forskriften om diverse skoler etter voksenopplæringsloven, kapittel Postadresse: Postboks 9359 Grønland, 0135 OSLO Besøksadresser: Schweigaards gate 15 B, Oslo Britveien 4, Molde Parkgata 36, Hamar Telefon: Telefaks: E-post: post@utdanningsdirektoratet.no Internett: Org.nr.: NO Bankgiro: IBAN: NO BIC/SWIFT DNBANOKK

2 Side 2 av 5 Tidspunkt for telling av elever Skolen skal rapportere tilskuddsberettiget elevtallet pr. 1. april. Dersom det ikke er undervisning på datoen for elevtelling, er telledato siste skoledag før 1. april. På grunn av årets påskeferie vil fredag 22. mars være siste skoledag før telledato for de fleste skolene. Fra og med denne datoen vil skolene kunne rapportere tilskuddsberettiget elevtall i Skolen skal Gi en fullstendig oversikt over hvor mange tilskuddsberettigede elever den har ved de ulike kurs/opplæringstilbud den har godkjenning for. Foreta omregning av elever i henhold til skolens godkjenning. Det fremgår av skolens godkjenning om skolen har deltidskurs. Omregne deltidselever til heltidselever. Det kan være ulike årsaker til at en elev ikke følger ett helt årskurs. Disse elevene er å anse som deltidselever når det gjelder beregning av tilskudd, jf. forskriften 16. For deltidselever skal det gjøres en omregning til heltidselever i forhold til kursets årstimetall. Dokumentere eventuelle omregninger i eget vedlegg til elevtellingsoppgaven, jfr. 16 i forskrift om diverse skoler etter voksenopplæringsloven kapittel 4. Rapportere elevtallsprognose for høsten Dersom elevtallsprognose mangler Det er elevtallsprognosen som danner grunnlag for utbetalinger for nytt semester. Skoler som ikke melder inn elevtallsprognose må regne med forsinkelser i utbetaling ved oppstart av nytt skoleår eller semester. Revisors oppgaver: Elevtallsoppgaven i Tilskuddsportalen skal være bekreftet av registrert eller statsautorisert revisor jamfør 19 og 20 i forskriften. Styret plikter å gjøre revisor kjent med voksenopplæringsloven kapittel 1 og 4, forskrifter gitt med hjemmel i lovens kapittel 4, forutsetningene for godkjenningen og det årlige tilskuddsbrevet fra Utdanningsdirektoratet, jf. forskriften 21. Det skal kontrolleres at elevtallet er i samsvar med den dokumentasjonen som kreves etter 16, 17 og 18 i forskriften. Retningslinjer for revisor følger av 20. Samtlige kontrollhandlinger må utføres i forbindelse med elevtellingen. Elevtelling som ikke blir godkjent Forsinket godkjenning av elevtelling vil blant annet kunne medføre forsinket utbetaling av tilskudd. Grunnlag for statstilskuddet: Den enkelte elev må få undervisning som minst svarer til et halvt skoleår for å være tilskuddsberettiget, jfr. 23 i voksenopplæringsloven Grunnlaget for å regne ut statstilskuddet er antallet helårselever som faktisk har fulgt opplæringen jf. Forskriften 16 første ledd. Fravær Utdanningsdirektoratet gjør spesielt oppmerksom på forskriften 18 andre ledd: Dersom en elev pr. 1. april eller 1. oktober har fravær utover 20 skoledager jf 16 femte og sjette ledd, skal eleven ikke regnes for å ha fulgt opplæringen. Etter søknad kan det i særlige tilfeller dispenseres fra bestemmelsen i dette leddet, jf. 16 femte ledd.

3 Side 3 av 5 Ved eventuell innvilgelse av dispensasjon fra 20-dagersregelen vil Utdanningsdirektoratet etterbetale tilskuddet. Skolen skal ikke rapportere elever som har fravær utover 20- dagersregelen som tilskuddsberettiget i sin elevtallsrapportering pr. 1. april 2013 Utdanningsdirektoratet presiserer i forhold til forskriften 16 : Skyldes fraværet organisert eller selvstendig studiearbeid, deltagelse ved religiøse høytider for elever som er medlemmer i andre trossamfunn enn Den norske kirke, arbeid som tillitsvalgt, politisk arbeid og lovpålagt oppmøte, skal dette dokumenteres fra skolens side. Helse- og velferdsgrunner kan for eksempel omfatte sykdom, legekontroll og helseundersøkelser, tannlegetimer, sesjon, begravelser og bryllup. Dette skal dokumenteres fra skolens side. Dokumentasjon kan eksempelvis være: egenmelding fra eleven, evt. melding hjemmefra for mindreårige, bekreftelse fra faglærer eller for eksempel internatleder ved internatskole Det er rektor/daglig leder som avgjør og godkjenner om fraværet, og dokumentasjonen for dette, ligger innenfor regelverket i 16 sjette ledd. Fravær skal føres og dokumenteres i henhold til 17 i forskriften. Utdanningsdirektoratet presiserer at fraværsregistrering ved skolen til enhver tid må være à jour. Det er ikke krav om at skolen oppbevarer dokumentasjon vedrørende fravær etter 16 sjette ledd utover rektor/daglig leders vurdering og godkjenning. Dokumentasjon vedrørende sykdom attestert av lege, og organisert eller selvstendig studiearbeid jf. 16, sjette ledd 1. og 2. punktum skal oppbevares i henhold til 17 i forskriften. Steg for steg - rapportering av tilskuddsberettiget elevtall: Link til portalen ligger på Udir.no under «Verktøy». Skolen kan logge seg inn i Tilskuddsportalen fra og med 22. mars for å rapportere tilskuddsberettiget elevtall for våren og elevtallsprognose for høsten. Vær oppmerksom på at elevtelling og prognose rapporteres i hvert sitt «skjema» i Skolen vil se at det ligger to «tellinger» det skal rapporteres i: Private videregående skoler voksenopplæringsloven kap. 4 (vår 2013) Private videregående skoler voksenopplæringsloven kap. 4 (høst 2013) prognose Ved å klikke på «elevtelling» vil følgende skjema komme opp: Forklaring til kolonnene: Kurs: Bibelstudium m.m, Studietilbud utover videregående opplæring, Reklameutdanning, Kunst, medie- og musikkutdanning eller Norsk Yrkesdykkerskole.

4 Side 4 av 5 Navn på kurs: Navn på kurset/opplæringen som skolen har godkjenning for å tilby. Årstrinn = Årstrinn. Omregningsfaktor = Skoler som har godkjenning for deltidskurs (kurs som ikke tilsvarer fullt årstimetall) skriver inn kursets omregningsfaktor. Antall deltidselever = Antall elever (antall hoder) som ikke følger fullt kurs/opplæring. Deltidselever omregnet = sum av elever deltid omregnet til tilskuddsberettiget elevtall (Eks. to elever som følger 80 % av undervisningen = 1,6 tilskuddsberettigede elever). Antall heltidselever = Antall heltidselever elever (antall hoder). Sum tilskuddsberettigede elever = Sum av deltidselever omregnet + antall heltidselever. Skolen kan ikke rapportere kurs eller elevtall utover det som er gitt i skolens godkjenning. Spesielt for skoler med deltidselever Dokument som viser omregning av deltidselever skal legges ved elevtellingen. Dette gjøres ved at skoler lager ett dokument som visere omregningen, dette dokumentet lastes inn og legges ved elektronisk i Dette må gjøres før daglig leder foretar sin endelige godkjenning. Nærmere forklaring finnes i brukerveiledningen. Daglig leder kan nå godkjenne/signere Daglige leder logger inn med eget brukernavn og passord og gjør følgende: kontrollerer at tilskuddsberettiget elevtall er korrekt kontrollerer at nødvendige vedlegg er lastet inn ser til at nødvendige merknader er påført i merknadsfeltet godkjenner skolens tilskuddsberettigede elevtall i tar kontakt med revisor og informerer om at skolens rapportering er ferdig og at det er klart for revisor til å avgi sin særattestasjon Det er klart for revisors særattestasjon Siste frist for revisors elektroniske særattestasjon er 12. april Vi viser til brukerveiledningen ved behov for fullstendig beskrivelse av rutinen for revisor. Revisor utfører sine kontroller. Ved innlogging i Tilskuddsportalen vil revisor få tilgang til skolens rapporterte/godkjente elevtall. Revisor avgir sin særattestasjon dersom skolens tilskuddsberettigede elevtall er korrekt. Revisor må underkjenne skolens elevtallsrapport dersom denne ikke er korrekt. Revisor har ikke anledning til å foreta endringer i elevtall som skolen har godkjent. Dersom revisor underkjenner en elevtelling gjøres følgende: Revisor tar kontakt med skolen for å gjøre oppmerksom på at dette Skolen ber Utdanningsdirektoratet gjenåpne elevtellingen Skolen foretar endringene og godkjenner elevtellingen på nytt Revisor går inn i Tilskuddsportalen igjen og avgir særattestasjon Brukerveiledning og support Det er utarbeidet brukerveiledninger for skolene: Nye-roller-til-eksisterende-og-nye-brukere-i-UBAS/ Benytt tilskuddsportalen@udir.no ved spørsmål knyttet direkte til bruk av Tilskuddsportalen

5 Side 5 av 5 Sjekkliste ved elevtallsrapportering: Nødvendige aktører (daglig leder, revisor, evt. andre) ved skolen har fått tilgang til Sum tilskuddsberettiget elevtall som rapporteres i Tilskuddsportalen samsvarer med skolens tilskuddsberettigede elevtall. Elever som er deltidselever er korrekt rapportert. Skolens elever er omregnet i henhold til godkjenning. Gjelder skoler som har kurs som ikke tilsvarer fullt årstimetall. Skjema som viser omregning av deltidselever er lastet inn som vedlegg i Elever som ikke er tilskuddsberettiget (eksempelvis elever med for høyt fravær) er trukket fra totalt tilskuddsberettiget elevtall. Eventuell nødvendig informasjon er lagt i merknadsfeltet, eventuelt i eget vedlegg. Det er ikke lagt ved unødvendig informasjon og vedlegg (eksempelvis adresselister, klasselister, legeattester og lignende). Revisor har fått beskjed om at det er klart for særattestasjon i Revisor følges opp i forhold til siste frist 12. april. Elevtallsprognose for høsten 2013 er meldt innen 12. april. Søknad er sendt til Utdanningsdirektoratet ved juridisk avdeling (Gjelder for skoler som har trukket fra for elever med fravær utover regelverket, og hvor skolen ønsker å søke om dispensasjon). Med vennlig hilsen Stig Lodve Janbu Fungerende avdelingsdirektør Trine Ytre-Arna rådgiver Dokumentet er elektronisk godkjent Kopi: privatskoleorganisasjonene