Selbu kommune. Saksframlegg. Organisering av sektor Samfunnsutvikling - endring fra 3-nivå til 2-nivå. Utvalg Utvalgssak Møtedato

Transkript

1 Selbu kommune Arkivkode: 034 Arkivsaksnr: 2016/ Saksbehandler: Anita Røset Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for samfunnsutvikling Formannskapet Kommunestyret Organisering av sektor Samfunnsutvikling - endring fra 3-nivå til 2-nivå Rådmannens innstilling 1. Fordi det har vært midlertidig organisering og ledelse av sektor samfunnsutvikling siden sommeren 2014, er det viktighet å få på plass en permanent organisering. 2. Erfaringen med ordningen i 2016, der sektoren har vært ledet av to tjenesteledere som samtidig har blitt trukket inn i rådmannens ledergruppe, har vært god. 3. Kommunestyret tar til etterretning at rådmannen ikke legger opp til å ansette ny sektorsjef for samfunnsutvikling og at den administrative organiseringen som sektor (3 nivå) opphører som følge av dette. Hovedutvalg for samfunnsutvikling opprettholdes som i dag. 4. Sektor samfunnsutvikling erstattes på administrativt nivå av to virksomhetsområder som ledes av hver sin virksomhetsleder som rapporterer direkte til rådmannen (2 nivå): a. Bygg og Eiendom b. Plan, areal og teknikk 5. Oppgaver innen næringsutvikling og kulturutvikling overføres til Selbu Vekst AS iht egen avtale som er under utarbeidelse. Det legges frem egen sak om dette. 6. Organiseringen evalueres høsten 2017.

2 Saksopplysninger: Bakgrunn: I 2013 ble det satt i gang en organisasjonsutviklingsprosess ved daværende sektor Bygdautvikling. Målet med prosessen var å forsterke og tydeliggjøre styrings- og ledelsesstrukturene ved sektoren og gjøre virksomheten ved sektoren mer kostnadseffektiv. Organisasjonskartet skulle se slik ut: Sektor for Samfunnsutvikling Prosjektledelse/ Brannsjef Plan- og kommunalteknisk avdeling Plan, byggesak Oppmåling Vei Vann og avløp Tomteområder Næringsareal Renovasjon Kom. avgifter Bygg- og eiendomsavdeling Formålsbygg Boliger Idrettsanlegg Renhold Renovasjon Feiing Grønt Kantine Nærings- og kulturavdeling Kultur Generell næringsutvikling Næringsbygg utleie Jordbruk Skogbruk Miljø Hovedtrekk ved den nye organiseringen var Nytt navn; Sektor Samfunnsutvikling 3 avdelinger, og ny inndeling av arbeids- og ansvarsområder Næringsressurs i SNF ble flyttet tilbake til sektoren Prosjektledelse ble lagt i en stabsfunksjon Mye av det som ble planlagt og vedtatt i 2013 har aldri blitt en realitet. Dette skyldes blant annet at sektorsjef og avdelingsledere gikk over i andre stillinger utenfor kommunen. På grunn av behov for økonomisk innsparing i kommunen har sektorsjefstillingen blitt holdt vakant siden våren Organiseringen ved sektoren har derfor vært midlertidig helt fram til i dag. Det har vært kun 2 tjenesteledere, ikke 3 (tjenesteleder NLMK vakant) som forutsatt i dagens organisasjonskart.

3 NLMK sine oppgaver og ressurser har siden vært fordelt på de to øvrige tjenestelederne Næring og Kultur sammen med Bygg og eiendom BENK, leder Marius Sørensen. Landbruk og Miljø sammen med Plan og kommunalteknikk - PKLM, leder Ove Mogård. Det har hele veien vært understreket at dette har vært en midlertidig løsning som skal vurderes i løpet av Begge de nevnte tjenestelederne har siden samme tidspunkt vært trukket inn i rådmannens ledergruppe. Dette for å sikre overordnet styring og ledelse av sektoren på en effektiv måte uten mange «ekstra møter», samt bedre koordinering og samhandling mellom SU og de øvrige sektorene. De to tjenestelederne har også hatt det administrative ansvaret for virksomheten til hovedutvalg for samfunnsutvikling og møtt i rådmannens sted der. Dette viser et behov for å ta stilling til hvordan SU skal organiseres fremover. Øvrige hensyn/opplysninger av betydning: I tillegg har Samfunnsutviklingsprosjektet som ble gjennomført i 2016 resultert i nyttige innspill i forhold til framtidig organisering av samfunnsutviklingsarbeidet i kommunen, blant annet behov og ønske om å etablere en utviklingsarena. Dette har bl.a. ført til etablering av Selbu Vekst AS, som er en videreføring av det tidligere Selbu Tomteselskap AS, men med en vedtektsendring som utvider formålet og gir selskapet et bredere oppdrag: Samfunnsutvikling. Nytt styre er nettopp valgt og selskapet kan sies å være i oppstartsfasen ift det nye oppdraget. Selbu kommune har fortsatt en stram økonomi, og det arbeides konstant for å få mest mulig effekt ut av hver krone. Tilsetting av sektorsjef vil kreve ca. kr ,- utover dagens ramme. Det er i tillegg en vakant tjenestelederstilling ift den opprinnelige organiseringen som ble lagt i 2013, der rekruttering er forsøkt uten at en har lyktes med å få på plass en permanent løsning. I tidligere budsjett har rådmann pekt på at det verken er økonomi eller hensiktsmessig å besette begge lederstillingene. Ved vedtakelsen av budsjett 2016 ba kommunestyret rådmannen om å avvente tilsetting av sektorsjef. Dette var bakgrunnen for den midlertidige organiseringen som har vært ila 2016, jf over. Rådmannen mener denne løsningen har fungert godt. Det er derfor viktig å foreta en vurdering av om det er dette som er behovet og om tilsetting av sektorsjef vil være riktig bruk av ressursene. Prosessen Ansatte ved sektor Samfunnsutvikling har vært involvert i prosessen knyttet til organisering. Det første møtet med tillitsvalgte ble avholdt før sommeren, og det har til nå vært avholdt 5 informasjons- og drøftingsmøter med tillitsvalgte og verneombud. Det har også vært allmøter der alle ansatte i sektoren har fått informasjon om prosessen. Det har i tillegg blitt foretatt en ROS-analyse sammen med verneombudene. Medarbeiderne har gitt tilbakemeldinger om at det er belastende å gå i lang tid med midlertidig organisering. De har derfor etterlyst en mer permanent struktur. Målet med å vedta en mer permanent organisering er å få utnyttet ressursene best mulig og få riktige ressurser på riktig plass. Rådmannen legger opp til at det ikke ansettes ny sektorsjef på sektor SU og at sektoren på bakgrunn av dette legges ned. Dette gjelder kun på administrativt nivå da ingen endring foreslås ift politisk struktur. Hovedutvalget for Samfunnsutvikling skal fortsatt bestå. Ansvarsområdene som ligger under sektor SU organiseres i to virksomhetsområder Plan, areal og teknikk og Bygg/eiendom. Leder for Plan, areal- og teknikk og leder for Bygg- og eiendom får ansvaret for de to virksomhetsområdene og rapporterer direkte til rådmannen.

4 I forhold til budsjett 2017 vil de to virksomheten ha ansvaret for følgende rammeområder: Enhet Plan, areal- og teknikk Bygg/eiendom Rammeoråder 10 VAR 11 Tekniske tjenester 9 Bygg- og eiendomsservice De to lederne vil fortsatt være en del av rådmannens ledergruppe og ha det administrative ansvaret for hovedutvalg for samfunnsutvikling. For å synliggjøre denne endringen i rolle/ansvar vil de to benevnes som virksomhetsledere. Tilbakemeldinger fra tillitsvalgte og verneombud på rådmannens forlag til organisering har vært ønske om stillingsbeskrivelser til alle medarbeiderne i sektoren og en bekymring for økt oppgavemengde for de to lederne. Dette er noe rådmannen komme til å ta hensyn til i det videre arbeidet. Endringene som beskrevet over er forsøkt illustrert i nytt administrativt organisasjonskart. Dette ser pr i dag slik ut:

5 Ansvarsområdene til de to virksomhetslederne kan beskrives/illustreres slik: Endringer ift dagens midlertidige ordning er at Virksomhetsleder for Bygg og eiendom her overtar ansvaret for prosjektledelse/investeringer, mens virksomhetsleder for Plan, areal og teknikk overtar ansvaret for brann/feing. Sistnevnte vil også ha ansvaret for overordnete oppgaver som for eksempel koordinering ift hovedutvalg samfunnsutvikling, og møter som rådmannen der. I tillegg er næring/kultur tatt ut. Kultur/næring Selbu Vekst AS Rådmannen arbeider med å finne endelige løsninger på områdene kultur og næring. Siktemålet er at Selbu Vekst AS overtar utviklingsoppgavene på områdene iht en avtale med kommunen, og at forvaltningsoppgavene får plass i den kommunale organisasjonen. Dette som en direkte oppfølging av samfunnsutviklingsprosjektet og det som oppfattes som en omforent hovedprioritet/konklusjon etter at prosjektet er avsluttet. Rådmannen er i dialog med både daglig leder og styret i Selbu Vekst AS om innholdet i en slik avtale som kan regulere formål og «oppdragsbestilling», avklare rolle, oppgaver og ressurser etc. Noe av det som legges opp til er omtalt også i budsjettsaken for næringsfondet Dette budsjettet er også lagt på føringer fra Samfunnsutviklingsprosjektet, der vedtatte tiltak og strategier er ivaretatt i budsjettpostene, og det er tatt høyde for ny organisering av utviklingsarbeidet med Selbu Vekst AS som kommunens og bygdas apparat i utviklingsarbeidet. Når avtalen med Selbu Vekst AS er klart vil den bli lagt frem for politisk godkjenning i kommunestyret. Rådmannen har hatt individuelle samtaler med de ansatte som jobber innen disse områdene ift hvordan de blir berørt. I budsjett er det lagt opp til overføring av både oppgaver og tilhørende ressurser innen nærings- og kulturutvikling som er nødvendig for at Selbu Vekst kan ta løse oppgavene på en god måte. Detaljer rundt dette gjenstår fortsatt og vil bli omtalt i senere sak når dette er avklart. Noen oppgaver som må anses som av ren forvaltningsmessig karakter vil fortsatt ligge igjen i kommunen, og i budsjett er det avsatt ressurser til dette. Hvor ansvaret for disse vil ligge er ikke helt avklart. Ut fra oppgavenes karakter og tilknytning til hovedutvalgets virke, vurderer rådmannen virksomhetsleder for Plan, areal og teknikk som mest aktuell. Inntil videre i påvente av en endelig løsning blir rammeområdene 7 Næring og 8 Kultur ivaretatt av leder for Bygg og eiendom. Verken kultur eller næring er synliggjort i det administrative organisasjonskartet over. Dette fordi rådmannen ønsker å understreke betydningen av at Selbu Vekst AS skal være bygdas apparat i utviklingsarbeid innen næring og kultur. Det legges opp til at organiseringen evalueres høsten 2017.