I herværende rapport har den nedsatte arbeidsgruppa søkt å belyse disse tiltakene sett i lys av de intervjuer arbeidsgruppa har gjennomført.

Transkript

1

2 Innholdsfortegnelse Innledning... 3 Konsekvensanalyse av foreslåtte tiltak Tiltak Redusere dagens rådmannsgruppe og forsterke ledelse av sektorene... 4 Tiltak Dele sektor helse og velferd i to sektorer... 5

3 Innledning Denne rapporten er utarbeidet på bakgrunn av kommunestyrets behandling av ny administrativ organisering. desember og relaterer seg til det som i kommunestyresak 7/ omtales som fase 5: eventuelle justeringer av organisasjonen. Det har høsten 4 blitt gjennomført en bred evaluering som har involvert både ansatte, tillitsvalgte, ledere, verneombud, brukerrådene og fagutvalgene. Alle involverte har i løpet av prosessen fått anledning til å fremme sine synspunkter på dagens organisering og mulige justeringer av denne. Arbeidet har vært organisert med en styringsgruppe bestående av rådmann, assisterende rådmann, HR-sjef, to hovedtillitsvalgte og hovedverneombud. Det har blitt gjennomført en samling i regi av HR-avdelingen der ledere på alle nivåer og i alle deler av organisasjonen har belyst ulike spørsmål knyttet til dagens organisering og eventuelle justeringer. Videre nedsatte rådmannen en arbeidsgruppe som har gjennomført ytterligere arbeid knyttet til de innspill som har framkommet gjennom evalueringen for øvrig. Denne arbeidsgruppa har gjennomført intervjuer med rådmann, assisterende rådmann, alle kommunalsjefene, alle tjenesteområdeledere (TO-ledere) i sektor for helse og velferd, to TO-ledere i sektor for by- og samfunnsutvikling og åtte TO-ledere i sektor for oppvekst, utdanning og kultur. Gruppa har også hatt samtaler med ledere og ansatte i ulike stab- og støttefunksjoner i kommunen. På bakgrunn av det som har kommet fram i evalueringen, har rådmannen foreslått to tiltak som gjelder den administrative hovedstrukturen og som blir lagt fram for kommunestyret. I herværende rapport har den nedsatte arbeidsgruppa søkt å belyse disse tiltakene sett i lys av de intervjuer arbeidsgruppa har gjennomført. Analysene inneholder følgende: -Beskrivelse av tiltak og bakgrunn for tiltak -Synspunkter som relaterer seg til tiltaket -Vurderinger av de synspunkter som har kommet fram, sett i sammenheng -Effekt på arbeidsmiljø, økonomisk risiko, omdømme og kvalitet og innhold i tjenesten. Det gjøres oppmerksom på at analysene i stor grad bygger på de synspunkter som har framkommet i samtaler med ledere på ulike nivåer, og ikke er å regne som fullverdige risiko- og sårbarhetsanalyser. Hensikten med rapporten er å gi et bredere beslutningsgrunnlag enn det et saksframlegg alene kan gi.

4 Konsekvensanalyse av foreslåtte tiltak Tiltak Tiltak: Mål: Beskrivelse: Redusere dagens rådmannsgruppe og forsterke ledelse av sektorene Styrke kjernevirksomheten gjennom å redusere rådmannsgruppa og forsterke ledelse av sektorer. Det er innhentet synspunkter i saken fra rådmann, assisterende rådmann og alle kommunalsjefene, 7 TO-ledere og enkelte andre ansatte i nøkkelposisjoner. Tiltaket har flere bestanddeler: Redusere rådmannsgruppa til å bestå av rådmann og assisterende rådmann; Sektorkommunalsjefene skifter stillingstittel til sektorsjef og flyttes ut i organisasjonen og samlokaliseres med sine sektorer der det er praktisk mulig; HR-sjef og økonomisjef rendyrkes som ledere av sine stab- og støttefunksjoner og kommunalsjeftittelen faller bort. Rådmannsgruppa består i dag av sju personer, hvorav tre er sektorkommunalsjefer. Sammen med rådmann, assisterende rådmann, økonomisjef og HR-sjef, utgjør disse rådmannsnivået i kommuneadministrasjonen. Følgende synspunkter synes representative: Behov for tett personalmessig oppfølging fra overordnet leder; Behov for en leder som kan initiere og følge opp samordningsprosesser; Behov for systematisk styringsdialog. Av samtalene framkommer det synspunkter om at økt nærhet til sektorsjef vil styrke koordinering, samordning, styring og kontroll, og gjøre at avstanden til rådmannsnivået vil oppleves som mindre. Flere legger samtidig vekt på at samlokalisering ikke er noen nødvendig betingelse for dette, og at planmessig kontakt og styringsdialog mellom dagens sektorkommunalsjefer og TO-lederne ville kunne gi mange av de samme effektene. Dersom tiltaket skal gjennomføres, trekker mange av de intervjuede fram betydningen av rydding og avklaring i forventinger, roller og ansvarsforhold mellom sektorsjefene og tjenesteområdelederne. Et annet moment som trekkes fram er viktigheten av at tiltaket innrettes slik at det ikke motvirker ansvarliggjøringen av TO-ledere, og av at man påser at tiltaket ikke svekker det operative fokuset i toppledelsen. Gitt samme antall sektorer, vil tiltaket i seg selv ikke medføre økte kostnader. Det er heller ikke identifisert noen økonomisk risiko knyttet til tiltaket. Styrket økonomistyring og mer samordnede tjenester, vil kunne ha en positiv effekt både på kostnader, kvalitet og innhold i tjenestene og på kommunens omdømme. Tettere kontakt mellom sektorsjefer og TO-ledere vil kunne ha positiv betydning for arbeidsmiljø i sektorene, men det er også en viss risiko for negative effekter på arbeidsmiljøet på kort sikt. Konsekvensanalyse NEGATIV KONSEKVENS SANNSYNLIGHET FOR NEGATIV KONSEKVENS av tiltak Langvarig Forbigående Ingen Stor Til stede Ikke til stede Kvalitet og innhold i tjenesten x x Arbeidsmiljø x x Økonomisk risiko x x Omdømme x x Sum konsekvensanalyse 3 Sum = : Ingen risiko Sum - 6: Lav risiko - Må vurderes om risikoreduserende tiltak skal iverksettes Sum 7 - : Middels risiko - Behov for risikoreduserende tiltak Sum større enn : Høy risiko - Behov for tiltak

5 Tiltak Tiltak: Mål: Beskrivelse: Dele sektor helse og velferd i to sektorer Redusere sektorsjefenes kontrollspenn for å gi bedre forutsetninger for kontroll og oversikt over det som i dag utgjør sektor for helse og velferd. Det er innhentet synspunkter i saken fra dagens rådmannsgruppe, alle TO-lederne i sektoren og fungerende leder av fagavdelingen. Det foreslås å dele dagens sektor helse og velferd i to sektorer, en for velferdstjenester og en for helse- og omsorgstjenester. Dagens sektor for helse og velferd består av en fagavdeling og ni tjenesteområder. Det er stor variasjon på de ulike TO i form av størrelse og tjenesteomfang. Sektoren har i lang tid vært under sterkt press knyttet til økonomi og omdømme, og har fra vinteren 4 vært uten permanent kommunalsjef. Sektoren og de enkelte TO står overfor store omstillinger knyttet til effektivisering av tjenestene. Både rådmannsnivået, konstituert sektorkommunalsjef og TO-lederne i sektoren, opplever at sektoren har behov for mer styring og ledelse. Slik situasjonen er pr dags dato, er det ingen som har gitt uttrykk for at man på kort sikt kan få tilstrekkelig kontroll dersom sektoren opprettholdes som én sektor. Inntrykket er at det presset sektoren har stått i gir seg utslag både i arbeidsmiljø for ledere og ansatte, og et svekket omdømme for sektoren. Det er naturlig at dette, sammen med den pressede økonomiske situasjonen i seg selv, også kan gå ut over kvalitet og innhold i tjenestene. Tiltaket vil isolert sett medføre økte kostnader som følge av at det må rekrutteres ledere av de to sektorene. De økonomiske gevinstene av bedre styring og samordning er vanskelig å vurdere nøyaktig, men anslås å overstige kostnadene forbundet med ansettelse av ledere. Ved en deling av sektoren må man regne med forbigående negative konsekvenser på arbeidsmiljøet. Trolig vil likevel konsekvensene av ikke å gjøre noe, være langt større både for arbeidsmiljøet, omdømmet og kvaliteten og innholdet i tjenesten. Konsekvensanalyse NEGATIV KONSEKVENS SANNSYNLIGHET FOR NEGATIV KONSEKVENS av tiltak Langvarig Forbigående Ingen Stor Til stede Ikke til stede Kvalitet og innhold i tjenesten x x x Arbeidsmiljø x x Økonomisk risiko x x Omdømme x x Sum konsekvensanalyse 6 Sum = : Ingen risiko Sum - 6: Lav risiko - Må vurderes om risikoreduserende tiltak skal iverksettes Sum 7 - : Middels risiko - Behov for risikoreduserende tiltak Sum større enn : Høy risiko - Behov for tiltak