Tekniske krav og spesifikasjoner for parkeringsfaglig system

Transkript

1 Tekniske krav og spesifikasjoner for parkeringsfaglig system Tromsø parkering KF skal erstatte dagens parkeringsfaglige system med nytt. Det er forventet at nytt system vil inneholde programvare og lisenser for håndholdte terminaler, system for håndtering av ileggelser og klagebehandling og system for salg av diverse parkeringsløsninger, jfr vedlegg 1 Tekniske krav og spesifikasjoner. Tromsø parkering KF benytter i dag 10 stk PDA av type Motorola MC75 og printere av type InterMec/Zebra. Det forutsettes at eksisterende PDA og printer kan benyttes i det nye systemet. Tromsø parkering KF benytter Kredinor som innfordrer. Vi ser for oss at vi foretar purringer på faktura selv, slik at inkassoleverandør kun overtar de fordringer som ikke blir inndrevet etter førstegangs purring. Vi etterspør også serviceavtale hvor leverandøren stiller serverkapasitet, sørger for vedlikehold og oppdateringer av applikasjoner. Tromsø parkering KF ønsker ikke å drifte løsningen lokalt. Det forventes at fremtidig leverandør kan konvertere eksisterende data. Beskrivelse av kommunikasjonen mellom dagens systemer Vi har i dag system for kommunikasjon mellom håndterminaler og klagesaksbehandlersystem. Kommunikasjonen er enveis rettet fra håndterminal til klagesakssystemet. Det er ikke kommunikasjon mellom klagesakssystemet og systemet som håndterer løsningen for salg av parkeringskort ut til kunde. Det er heller ikke kommunikasjon mellom løsningen for salg av parkeringskort og håndterminaler. Skjematisk beskrivelse av kommunikasjonen i dagens system Kredinor Klagesaksbehandlersystem Løsning for salg av parkeringskort Håndterminaler 1

2 Krav til nytt system Tromsø parkering KF skal ha følgende systemer: 1. System for elektroniske ileggelser via PDA av type Motorola MC75 og printere av type InterMec/Zebra eller tilsvarende. Systemet skal også inneholde en APP for betaling av parkering. 2. System for håndtering av parkeringsileggelser og all saksbehandling rundt dette. 3. System for salg og håndtering av alle typer parkeringsordninger. NB! Det forventes at alle de etterfølgende krav oppfylles av tilbyder 1. Nærmere spesifikasjon over minimumskrav som vi forventer av system for ileggelser via PDA Systemet skal være slik at man kan foreta elektroniske ileggelser av parkeringsgebyr, tilleggsavgift og kontrollavgift på PDA. Videre så må det være muligheter for å ta bilder som dokumentasjon for ileggelser. Det forventes at systemet har elektronisk skjema for ventilstillingskontroll med minutt visning på urskive. Skjemaet skal fylles ut av en betjent og kunne hentes opp av neste betjent, når denne ankommer stedet. All informasjon som gjelder en sak skal følge saken elektronisk. Man skal kunne skrive ut ileggelser fra PDA. Man skal også via PDA kunne bestille faktura fra systemet for ileggelser og saksbehandling. Systemet skal kunne håndtere varsel om tauinger. Toveis kommunikasjon mellom systemet på PDA og systemet for ileggelser og saksbehandling, samt systemet for andre typer parkeringsordninger. 2. Nærmere spesifikasjon over minimumskrav som vi forventer av system for håndtering av ileggelser og saksbehandling. Tromsø parkering KF er opptatt av å sikre en god arbeidsflyt og kvalitetssikre prosessene. Parkeringsileggelser kan være både offentlig og privat. Systemet skal gi oss en god oversikt over hvilke saker som flyter og skal vise en oversikt over hvilke gjøremål/oppgaver som må utføres innenfor de enkelte saker. Betalingsinformasjonen og kundeidentifikasjonen skal også vises som KID. Må være funksjon for å skrive ut ny giro i tilfelle selve ileggelsen er blitt borte. Hver sak skal vises i mapper/faner og inneholde all nødvendig informasjon om ileggelse, kunde, transaksjon og bilder. Det må også være mulig å manuelt legge inn bilder tatt med eksternt kamera Systemet skal blant annet også benyttes til klagesaksbehandling. 2

3 Systemet må kunne kommunisere med motorvognregisteret og håndtere purringer. Transaksjoner skal gå automatisk og det skal være mulig å legge inn bilag manuelt. Videre må det kunne registrere innbetalinger både via bankterminal og innbetalinger via kasse. Tromsø parkering KF benytter Agresso i dag, men det må også kunne kommunisere med andre typer regnskapssystemer. Alle transaksjoner skal kommunisere med regnskapssystemet slik at alle transaksjoner blir konfigurert slik at det blir korrekt regnskapsførsel mot hovedregnskapet. Systemet må derfor takle flere konteringsdimensjoner. Må være egen meny for giro, purring og inkasso som viser en oversikt over status på de enkelte saker. Saker til inkasso må enkelt kunne overføres som fil/elektronisk til inkassoselskap for oppfølging. Purringer vil Tromsø parkering KF håndtere selv. Systemet må kunne lese innbetalingsfiler fra BBS/Nets. Innbetalingen må være knyttet opp mot den enkelte sak. Filformatene må være kompatibel og lesbar for regnskapssystem, inkasso system og for innkreving av utenlandske fordringer. Systemet må ha en tømmemodul for registrering av tømming av automater. Dette må kunne kobles opp mot bankbilag som motas fra bank. Videre må det være mulig å sette opp fordelingsnøkler eller faste trekk som følge av avtaler med både offentlige og private grunneiere. Systemet skal kunne rapportere og levere økonomiske oversikter som bilag for utbetalinger til eksterne grunneiere/andelshavere. Vedlikehold av data skal kun foregå på ett sted. Dvs at hvis grunndata endres i systemet så skal dette endres automatisk på håndholdte enheter. Systemet skal kunne logge feilmeldinger på automater. Hvis bilfører har fått tillatelse til å stå på et sted med automatfeil skal dette vises på håndholdte enheter ved oppstart av ileggelse på regnr. Systemet skal håndtere varsel om tauing og føre logg over dette. Hvis bilfører kjører uten at ileggelsen er avlevert på normal måte skal ileggelsen automatisk skrives ut og ettersendes pr post/mail etc. Systemet må kunne håndtere elektronisk ventilstillingskontroll. Systemet skal kunne vise statistikker over det meste knyttet til parkeringssaker og økonomirapporter. Systemet må kunne logge alle hendelser og det må være mulig å sette opp administratorrettigheter og tilganger slik vi finner det nødvendig. Det skal være mulig å kunne kommunisere via systemet og ut til alle trafikkbetjenter, samt mellom betjent og saksbehandler. Tromsø parkering KF stiller strenge krav til datasikkerhet og backup-systemer hos leverandør. Dette betyr at ingen data tilhørende Tromsø parkering KF må gå tapt som følge av tekniske problemer hos leverandør av systemet. 3

4 3. Nærmere spesifikasjon over minimumskrav som vi forventer av system for salg og håndtering av alle typer parkeringsordninger. Tromsø parkering KF skal ha system for andre typer parkeringsløsninger, dvs en type vareregister system og kunderegisters system. Systemet skal kunne benyttes til Beboerparkering (boligsone), HC-kort løsning, utleie av kommunal grunn, leie av gategrunn for plassering av containere, leie av p-plass på gategrunn, leie av p-plass i våre p-hus, håndtere midlertidige p-tillatelser, SMS løsning via APP og mulig fremtidig satsing på RFID. Denne listen er ikke uttømmende men er det som vi anser som et minimumskrav av løsninger som kan tilbys kunde. Dette systemet skal også gi oss en god oversikt over hvilke saker som flyter og vise en oversikt over hvilke gjøremål/oppgaver som må utføres innenfor de enkelte saker. Hver sak skal vises i egne mapper med fanebasert visning og inneholde all nødvendig informasjon om vare, kunde, økonomiske forhold, reskontro, kundehistorikk etc. All inndata og kundeinformasjon skal kun måtte legges inn en gang. Det skal også være mulig å bygge opp søknadsskjemaer slik at kunder elektronisk kan søke om diverse parkeringsløsninger. Hver kunde skal kunne logge seg inn på «min side» for sjekk av status på sin avtale og slik at deres kundeforhold kan oppdateres og betales av kunden selv. Det forventes at systemet kan gjøre oppslag mot folkeregister, motorvognregister og enhetsregisteret for å forenkle vår saksbehandling. Tromsø parkering KF driver parkering på vegne av en hel rekke private aktører og det må være mulig for oss å tilby tjenesten med produksjon av p-kort eller fakturere på vegne av disse. Systemet må være utviklet for å håndtere elektronisk parkering, dvs oppgjør for kjøpt parkeringstid via SMS, APP eller RFID. Alle avtaler og løsninger i systemet må være tilgjengelig for kontroll slik at betjentene kan sjekke status på de ulike avtaler ved parkeringskontroll. Systemet må være av en slik karakter at så snart innbetaling fra kunde er registrert, legges f. eks p-kort til produksjon. Det må være muligheter for å legge inn intern informasjon på den enkelte kunde. Videre må det være felter for referansenummer eller sekvensnummer. Ved utleie av p-plasser må systemet vise om det er ledige plasser tilgjengelig. 4

5 Ved melding om feil på automater må systemet kunne logge alle data vedrørende slike henvendelser. Systemet må håndtere en type venteregister, hvor kunder blir lagt til en liste og blir prioritert ved f. eks ledig p-plass innenfor de ulike ordningene. Systemet må kunne produsere et vedtaksbrev som sendes søker/kunde. Administrator hos Tromsø parkering KF må kunne tildele tilganger til den enkelte saksbehandler. Alle skal ikke ha tilgang til all informasjon. Blant annet skal saksbehandling knyttet til HC-kort skal være skjermet for innsyn fra de som ikke arbeider med disse sakene. Det må være mulig å sende faktura som epost til kunde og kunne sende SMS til kunde. Videre må det være mulig å produsere kreditnota. Ved innbetaling fra kunde over terminal i skranke må det være mulig å skifte mellom ulike bankkonti for riktig kontering av innbetalt beløp. Systemet må kunne hente inn betalingsfiler fra BBS/Nets. I tillegg må systemet kunne lage filer til diverse regnskapssystem og innfordringssystem. Tromsø parkering KF benytter Agresso som regnskapssystem og Kredinor som innfordrer. Alle transaksjoner skal kommunisere med regnskapssystemet slik at alle transaksjoner blir konfigurert slik at det blir korrekt regnskapsførsel mot hovedregnskapet. Systemet må derfor takle flere konteringsdimensjoner. Purringer vil bli sendt fra Tromsø parkering KF, mens Kredinor først vil overta når sakene går til inkasso. Alle transaksjoner skal kommunisere med regnskapssystemet slik at transaksjoner blir konfigurert og at det blir korrekt regnskapsførsel mot hovedregnskapet. Systemet må derfor takle flere konteringsdimensjoner. Det forventes at systemet vil kunne danne de vanligste rapporter og at rapporter ut over dette vil kunne produseres kostnadsfritt. Tromsø parkering KF stiller strenge krav til datasikkerhet og backup-systemer hos leverandør. Dette betyr at ingen data tilhørende Tromsø parkering KF må gå tapt som følge av tekniske problemer hos leverandør av systemet. Elektronisk parkering I første omgang vil vi starte med en APP-løsning. APP en må teknisk være slik at oppgjør for parkeringen skal kunne foregå både på plattformen til Iphone og Android. Innenfor dette skal det kunne opprettes flere takstgrupper, være både forskudds- og etterskudds betaling. Ved etterskuddsbetaling må det kunne skrives ut faktura på bakgrunn av inndata. Innenfor hver takstgruppe skal det kunne settes opp maks p-tid, p-avgiftstiden, timepris. Kunden må kunne betale seg frempå, dvs at hvis p-avgiftstiden utløper kl 1700, betalingen blir foretatt kl 1600 og det betales for to timer så utløper p-tiden kl 0900 neste dag. 5

6 Skjematisk fremstilling av kommunikasjonen mellom de systemer som etterspørres. Kredinor Klagesakssystem/Ileggelser Salg av div parkerings løsninger PDA- ileggelser, Kontroll av avtaler, etc 6