Lederkurs i offentlige anskaffelser. Høgskolen i Molde Ved Jon Einar Aandal Opplæringsleder, Innkjøpsseksjonen, UIO

Transkript

1 Lederkurs i offentlige anskaffelser Høgskolen i Molde Ved Jon Einar Aandal Opplæringsleder, Innkjøpsseksjonen, UIO

2

3 Agenda Kompetanse og ledelsesforankring Organisering Strategier Rammebetingelser Leverandørutvikling Unndragelser Ansvar Fornyelse-utvikling Skape og opprettholdelse av tillit Hvordan gjør vi det på UIO Regelverkets historikk og hovedprinsipper. Gjennomføring av anskaffelser Muligheter. Riksrevisjonen

4 Kompetanse og ledelsesforankring Sikrere innkjøp betyr færre feil og mangler samt bedre kontroll gjennom elektronisk sporbarhet og økt etterlevelse av lov og forskrift Bedre innkjøp betyr til større prisgevinster gjennom aktiv bruk av markedet, økt lojalitet til inngåtte avtaler og bedre grunnlag for inngåelse av nye avtaler Enklere innkjøp betyr mindre administrasjon og redusert tidsbruk gjennom mer effektive og enklere rutiner slik at ansatte i størst mulig grad kan fokusere på faglig utførelse og utvikling 4

5 Manglende kompetanse derimot.. Det er fortsatt for mange som ikke har god nok kompetanse, både på innkjøper og leverandørsiden. Manglende kompetanse skaper utrygghet, som ofte betyr at Innkjøper ber om mye mer dokumentasjon enn nødvendig, for å være på den trygge siden kravspesifikasjonen blir uklar, upresis og dårlig, som igjen fører til dårligere tilbud og i verste fall at oppdragsgiver ender opp med feil leverandør ikke tør å kommunisere med bransjen eller tilbydere, i frykt for å gjøre noe galt ikke gir gode nok begrunnelser til leverandørene Leverandøren Ikke forstår om de bør delta i konkurransen eller ikke blir usikre på hva som faktisk etterspørres ikke følger eller bruker spillereglene blir ineffektiv i ressursbruken 5

6 Organisering Sentral eller desentralisert innkjøpsfunksjon? Velge opplegg etter eget behov Dekke brukernes behov Dele informasjon Samarbeid mellom følgende ledd: Øverste ledelse - budsjetteierne Innkjøpsledelsen - innkjøperne Innkjøpsfullmektiger - rekvirenter 6

7 Anskaffelsesstrategi Plan med handlinger i den hensikt å nå et spesifikt mål Eksempel: Organisering av innkjøpsarbeidet Leverandørstrategi Bruk av elektroniske verktøy Samfunnsansvar, miljø og omdømme Kompetanse 7

8 Rammebetingelser Samfunnsnytte Verdiskaping Miljø- og samfunnsansvar Motvirke sosial dumping Universell utforming Innovasjon

9 Noen forbedringstips Ikke velg en mer omfattende anskaffelsesprosedyre enn du trenger Ikke spør om mer dokumentasjon enn du strengt tatt trenger, eks er årsregnskap, styrets beretning og diverse andre attester nødvendig? trenger du egentlig mer enn en papirkopi fra tilbyder, i tillegg til den elektroniske versjonen? kvalitetsmanualer, utfyllende metodikk på alt mulig, tre referanser pr rådgiver? detaljert beskrivelse av hvordan oppgaven skal løses? Gi gode og utfyllende begrunnelser til leverandørene for valget det øker læringsverdien for leverandøren (som har brukt mye tid på å levere tilbud til deg) det inngir tillit til prosessen og reduserer klagelysten = tilbydere takler normalt greit at en konkurrent vinner kontrakten, så lenge vi opplever at konkurransen har vært reell, profesjonell, gjennomsiktig. Med andre ord, at denne gangen var det noen andre som var hakket bedre eller billigere enn oss. 9

10 Viktigste oppgaver eksternt i et lederperspektiv

11 Møteplasser og dialog Styrk dialogen med bedriftene Dialog med bedriftene, gjerne lenge før en anskaffelse/i forkant av en anskaffelse (spørsmål/svar) Face-to-face dialog på næringskonferanser Debriefing, slik at tapende bedrifter forstår hvilke feil som er gjort og hva de kan gjøre bedre neste gang Husk å invitere bredt og ikke bare noen utvalgte leverandører. Dette er samtidig god leverandørutvikling

12 Leverandørutvikling - Veien til smartere innkjøp Leverandørutvikling er et samspill mellom det offentlige og leverandører, hvor det offentlige tilrettelegger anskaffelses prosesser som utfordrer og utvikler leverandørmarkedet. På den måten kan leverandørene bedre dekke oppdragsgivers fremtidige behov, og dermed sikre en bedre utnyttelse av samfunnets ressurser. 12

13 Sentrale spørsmål SOM INNKJØPER 1. etterspør vi de riktige og mest kostnadseffektive løsningene for våre behov? 2. er vi oppdatert på hva markedet er i stand til å levere? 3. får vi tilstrekkelig konkurranse ved innkjøp? SOM LEVERANDØR 1. utvikler og tilbyr vi de riktige løsningene for markedet? 2. er vi oppdatert på hva markedet etterspør? 3. er vi tilstrekkelig forberedt til å gi det beste tilbudet? 13

14 E-handel Mer åpenhet og gir mer innsyn Mer inkluderende og gir bedre service til alle Mer produktivt og gir maksimal verdi for skattebetalernes penger 14

15 Sikre det Gode innkjøp Dekke oppdragsgivers behov basert på kvalitet og pris. Handlingsrommet i regelverket verktøykasse-tilnærming Etterlevelse av regelverket Kompetanse Gode holdninger til anskaffelsesregelverket Tilstrekkelige ledelsesressurser i organisasjonen 15

16 Leve som vi lærer Formalia, herunder; Rettidig levert, lukket forsendelse, skatteattest, bet merverdiavgift, undertegnet tilbudsbrev Kvalifikasjonskrav Absolutte krav jfr kravspesifikasjonen Tildelingskriterier Kontraktuelle forhold - kontraktsoppfølging

17 Et fremtidsbilde Oppsiden ved å gjennomføre riktige anskaffelser er om lag 20 milliarder kroner til publikums- og brukerrettet tjenesteproduksjon hvert år Mål- og resultatstyring Risikostyring Intern kontroll Styringssystem Mål- og resultatstyring Organisasjon Intern Risikostyring kontroll Kultur og holdninger

18 Politisk ledelse Ordfører, fylkesordfører, statsråd Fastsetter de politiske rammene for anskaffelser i stat og kommune Innkjøpspolitikk Visjon og mandat Administrativ ledelse Ekspedisjonssjef, departementsråd, rådmann, kommunalsjef, virksomhetsleder Dato Fastsetter roller, ansvar, mål, prosesser og styringsmodell samt den operasjonelle gjennomføringen av innkjøpspolitikken Anskaffelser Drift og investering Anskaffelsesstrategi Strategielementer Handlingsplan Øvrig organisasjon

19 Viktig å tenke på Habilitet Åpenhet Etterprøvbarhet Oppdragsgiver skal opptre i samsvar med god forretningsskikk, sikre høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandling og sikre at det ikke finner sted forskjellsbehandling mellom leverandører. En anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse. Oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen. Utvelgelse av kvalifiserte anbydere og tildeling av kontrakter skal skje på grunnlag av relevante, objektive og ikkediskriminerende kriterier.

20 Unndragelser Det er lett for ledere å definere en situasjon så spesiell at de reglene som egentlig skulle styre egne handlinger, plutselig ikke gjelder lengre

21 Hva skjer ved undragelser? Offentlige virksomheter eksponeres for korrupsjon Det kan bli ilagt gebyr i KOFA på inntil 15% av kontraktssummen Konkurranse-evnen til næringslivet lider Dokumentasjonen på den enkelte anskaffelsen unndras og kan få implikasjoner på tjenesteproduksjonen Folk mister tilliten til demokratiske institusjoner og det offentliges evne til å forvalte fellesskapets midler

22 Unndragelser?

23 Unndragelse nr 1.

24 Relasjoner kan bli vanskelige

25 Misbruk av makt og posisjon

26

27

28

29 Hva med strategi? Kjøp uten konkurranse i 60 av 90 anskaffelser Følger ikke egne vedtatte rutiner for innkjøp på 10,4 milliarder kroner Mangelfull fakturakontroll Fakturert arbeidsdager på 19 timer fra konsulenter Mangelfull fullmaktsregime

30 Lederes generelle ansvar Styringsansvar Driftsansvar Resultatansvar Personalansvar Kommunikasjonsansvar Samfunnsansvar

31 Styringsansvar Foreta prioriteringer, legge strategiske planer, sikre hensiktsmessig organisering, styre ressurser, fordele arbeid og regulere maktforhold

32 Driftsansvar Sørge for at virksomheten har systemer og rutiner som er tjenlige for oppgaveløsningen og fungerer etter høyverdige etiske prinsipper

33 Resultatansvar Ivareta mål- og resultatstyringen slik at oppgavene blir løst effektivt og med høy kvalitet

34 Personalansvar Sørge for å rekruttere og følge opp medarbeidere slik at de får muligheter til å bruke og utvikle sin kompetanse

35 Samfunnsansvar Fremme demokratiske og rettsstatlige verdier, tjene fellesskapet, vise åpenhet og bidra til godt omdømme i befolkningen

36 Samfunnsansvar Ingen hos Rådmannen vet hva pengene brukes til og kommunerevisjonen visste ikke at kontoen eksisterte. Noen av pengene gikk til Vestfold Blomst hvor ordføreren er deleier.

37 Økonomireglementet 5.3 Anskaffelser Generelt Virksomheten skal etablere systemer og rutiner som sikrer at anskaffelser av varer og tjenester skjer på en effektiv og forsvarlig måte. Fullmakter og organisering av arbeidet skal være dokumentert, og det skal være etablert metoder og tiltak som har til hensikt å forebygge, avdekke og korrigere feil og mangler i systemene og rutinene, jf. pkt. 2.4.

38 Offentlige anskaffelser er ikke for amatører

39

40 Fornyelse og utvikling Regjeringen ønsker en sterk og effektiv offentlig sektor som gir innbyggerne gode tjenester, valgfrihet og medbestemmelse. Offentlig sektor skal være i stand til å ivareta hensynet til kvalitet, tilgjengelighet, rettferdighet og økonomisk effektivitet. Innbyggerne har krav på gode tjenester, valgfrihet og medbestemmelse. Fornyelse og utvikling av offentlig sektor berører mange politikk-områder, og mange enkelttiltak og reformer vil derfor være omtalt i andre deler av dette dokumentet. Kilde: Regjeringserklæringen Soria Moria I

41 Integritet Hver femte leder mener det er greit å gi gaver til sine kunder. En av fire ledere tror at korrupsjon er utbredt i Norge. Tilbøyeligheten har økt gjennom finanskrisen

42 Integritet Mer enn 100 millioner i overpris på svært langsiktige kontrakter

43 Svekker tjenestene Oslo Universitetssykehus er pålagt å spare 500 millioner kroner. Har brukt 160 millioner på noe som ikke dekker noen behov eller gir forbedringer på kritiske områder

44 Behovsdekning og verdiskaping En innkjøper er en verdiskaper. Anskaffelsesfaget skal bl. a. bidra til å styrke og utvikle den den offentlige tjenesteproduksjonen og skjerme den for vilkårlige kutt.

45 Innkjøpsandelen i sterk utvikling Samlet innkjøp 342,4 386,5 A. Offentlig forvaltning 263,6 284,1 Statsforvaltningen 155,5 165,2 Statsforvaltn. eksl. forsvaret 132,0 140,4 Forsvaret 23,5 24,8 Kommuneforvaltningen 108,1 118,9 Kommuner 93,7 103,2 Fylkeskommuner 14,4 15,7 B. Offentlig forretningsdrift 78,8 96,1 Statlig ekskl. oljesekt. 7,5 6,6 Oljesektoren 57,9 72,9 Kommunal og fylkeskom. 13,3 16,6

46 Sammenhengskompetanse Innkjøpsadferden gir direkte implikasjoner på anskaffelsen god adferd gir gode anskaffelser Anskaffelsen er et urverk hvor de ulike elementene er gjensidig avhengige av hverandre Anskaffelsen er en prosess som må planlegges for å kunne styres og følges opp Hovedformålet med anskaffelsen er behovsdekning og verdiskapning

47 God anskaffelsesfunksjon Verdiskaping God forvaltningsskikk Handlingsplaner for anskaffelsesområdet Optimal organisering for å allokere riktige ressurser Etablere e-handelsløsninger og anskaffe elektroniske verktøy Innkjøpssamarbeid Internkontrollsystem Risiko- og sårbarhetsanalyser Etablere en fullstendig fullmaktsstruktur Ansvarsdeling/ fullmakter Evaluering av ressurser i anskaffelsesprosessen Evaluering av resultatet av de konkrete anskaffelsene Evaluere behovsdekning Resultatmåling Kontraktsoppfølging Fortløpende forbedringer mht uttak av økonomiske gevinster Avvikshåndtering Stor integritet Kvalitetssystem Økonomistyring med fokus på effektivisering, brukerbehov og god service Definere ressursbehov Etablere effektog resultatmål Ledelsen

48 Hva kjennetegner en god anskaffelsesfunksjon? kartlegging av brukere og publikums og andre interesseparters behov og forventninger til tjenesteproduksjonen etablering av egen anskaffelsespolitikk/anskaffelsesstrategi og fastsetting av mål fastsetting av prosessen og ansvarsfordeling som er nødvendig for å oppnå målene avklaring av ressursbehovet og framskaffing av de ressursene som er nødvendige for å oppnå målene etablering av metoder for å måle virkningen og effektiviteten av de besluttede anskaffelsene og analyse av resultatene fra disse målingene fastsetting av måter å unngå avvik på og fjerning av årsaker som fører til avvik som brudd på regelverk og interne prosedyrer og rutinebeskrivelser etablering og anvendelse av en prosess for kontinuerlig forbedring av anskaffelsesfunksjonen/systemet kvalitetssikring av anskaffelsesfunksjonen, gjerne ved bruk av ISO 9001 og ISO 14001som er gjenomarbeidede standarder for kvalitet og miljø

49 Amatøren seg begrensninger Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Definert behov Begrensninger Behovsdekning Konkurranselovgivningen

50 Den profesjonelle ser muligheter Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Definert behov Behovsdekning Konkurranselovgivningen

51 Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Definert behov Forutberegnelighet Gjennomsiktighet Forholdsmessighet Kunnskap og forskrift regulerer innkjøpsadferd og gir økt HANDLINGSROM Etterprøvbarhet Forretningsmessighet Behovsdekning Konkurranse Likebehandling Konkurranselovgivningen

52 Riksevisjonen Dok 1 fra Riksrevisjonen påviser for 4 år på rad store mangler i planlegging, gjennomføring og oppfølging av offentlige anskaffelser Det kan se ut som at offentlige virksomheter verken har evne eller vilje til å følge lov og forskrift om offentlige anskaffelser eller benytte den anskaffelsesfaglige kompetansen som virksomheten innehar.

53 Millioner av kroner er borte i gebyr NRKs kommuneundersøkelse viser hva 250 av de 430 ordførerne i landet har svart - Det skal kuttes i velferdstilbudet - Dette skjer mens kommunene har et rekordår mht gebyr for ulovlige direkteanskaffelser.

54

55

56 Typer regelverksbrudd 1196 regelverksbrudd i de 616 sakene som er gjennomgått Manglende konkurranse i mer enn halvparten av sakene 23 prosent manglende eller mangelfulle protokoller 12 prosent manglende sporbarhet mellom kontrakter og regnskapssystem

57

58 Styring og kontroll Riksevisjonen Regelverket for økonomistyring i staten inneholder bl. a. gjennomgående krav om at all styring, oppfølging, kontroll og forvaltning skal tilpasses virksomhetens egenart, risiko og vesentlighet

59 Tid og kompetanse Tid og kompetanse gir kapasitet til å handle. I anskaffelsesfaglig sammenheng dreier det seg om tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre riktige, samt miljø- og kosteffektive anskaffelser med en ressursinnsats som står i forhold til hva som anskaffes

60 Sagt om læring Det vi må lære før vi kan gjøre det, det lærer vi ved å gjøre det Aristoteles, gresk filosof f. kr.

61 Anskaffelser er prosess Planlegging Gjennomføring LOA&FOA Oppfølging Behovsanalyse Universalitet Miljø- og samfunnsansvar Levesyklus-kostnader Markedsanalyse Spesifikasjon Kontrakt/strategi (skal gjenspeile anskaffelsens gjenstand) Konkurranse- grunnlag Behovsdekning ved valg av økonomisk mest fordelaktig tilbud Kunngjøring Kvalifikasjon Tilbudsbehandling Tildeling Kontrakts- inngåelse Opprettholde behovs-dekning i hele kontrakts-perioden Evaluere anskaffelsen, herunder: Måle miljøgevinster

62 Anskaffelsesprosessen i praksis Planlegging Gjennomføring Oppfølging Behovsanalyse Universalitet Miljø- og samfunnsansvar Levesyklus-kostnader Markedsanalyse Spesifikasjon Kontrakt/strategi (skal gjenspeile anskaffelsens gjenstand) Konkurranse- grunnlag Behovsdekning ved valg av økonomisk mest fordelaktig tilbud Kunngjøring Kvalifikasjon Tilbudsbehandling Tildeling Kontrakts- inngåelse Opprettholde behovs-dekning i hele kontrakts-perioden Evaluere anskaffelsen, herunder: Måle miljøgevinster

63 Lederfokus er avgjørende Tiltak rettet mot virksomhetsledere for bedre styring og kontroll av innkjøpsaktiviteten er avgjørende. Først når dette er på plass, vil tiltak og forbedringer på andre områder gi ønsket effekt på regelverksetterlevelsen Vi skal gjennom opplæringstilbudet og veiledningen fra innkjøpsseksjonen øke oppmerksomheten mot lederforankring.

64 Skape og opprettholde tillit «Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte.»

65 Anskaffelser ved UiO - status i dag og hva vi ønsker å oppnå fremover

66 Organisering av innkjøpsseksjonen ved UIO Innkjøpssjef Utviklingsgruppe (7 personer) Organisering av innkjøpsfunksjonen ved UiO Anskaffelses- og innkjøpsrutiner Innkjøpssystem Nettsidene Help-desk Operative anskaffelser (11 personer) Rammeavtaler Bistå ved større anskaffelser Controller Kontroller, analyse og rapportering Opplæringsleder Kompetanseheving

67 UiOs Anskaffelsesstrategi Sikrere anskaffelser Alle UiOs anskaffelser skal gjennomføres i tråd med gjeldende lover og forskrifter Allmennheten skal ha tillitt til at UiOs anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte Det skal tas hensyn til etiske retningslinjer i anskaffelsesprosessene Bedre anskaffelser Styring og kontroll over disponeringen av UiOs tildelte midler Anskaffelser skal gjennomføres etter en enhetlig metodikk Alle enheter ved UiO skal ha kompetanse til å gjennomføre anskaffelser i henhold til interne retningslinjer Enklere anskaffelser Implementering av ehandelssystem Etablere entydige vare- og tjenestestrategier for hele UiO Øke rammeavtaledekningen

68 År UiOs strategi innkjøp Sikrere Overholde regler Oppbemanning innkjøpskompetanse Organisering Opplæring Bedre Spare penger på kjøpene Bedre og brukervennlige avtaler Gode enkeltkjøp Enklere Redusere ressursbruk Innkjøpssystem Enhetlige rutiner Organisering av innkjøp på UiO Tiltakene er i stor grad overlappende ifht de tre målsetningene

69 Kan spare 80 millioner på innkjøp Uniforum, 13. november % innsparing Profesjonalisering Fire innkjøpsmiljø Alle kjøp gjennom innkjøpssystemet Samarbeid Faglig eierskap Standardisering

70 Anskaffelser i tall - UiO Utvikling innkjøpskostnader (inng.fakturaer) 2006 til 2011: , 66 mrd 1,76 mrd 1,86 mrd 2,04 mrd 1,94 mrd 1,98 mrd

71

72 Antall leverandører er redusert med 4% fra 2010 til 2011

73 Resultater av riksrevisjonen revisjon % av alle fakturaer ved UiO over ble kontrollert Alle enheter som ble revidert hadde avvik. Størst avvik var det på enheter med lavt innkjøpsvolum De alvorligste enkeltsakene er på enheter med større anskaffelser

74 Kontroll av fakturaer over ; Antall mangler i 2011 på nivå med 2H Antall mangler i 2011 på nivå med 2H 2010

75 Tiltak etter Riksrevisjonen i 2009 Innføring av månedlig kontroll av fakturaer over Obligatorisk kurs for alle med BDM

76 Rammeavtaler Det er et kontinuerlig arbeid med å etablere nye rammeavtaler samt fornyelse av tidligere avtaler. Leverandør og avtaleguiden viser en oversikt over alle rammeavtalene UiO har pr oktober 2012 viser denne oversikten 126 avtaler

77 Innkjøpsporteføljer og -kategorier En innkjøpsportefølje er en samling av flere innkjøpskategorier som hører naturlig sammen. En innkjøpskategori er en vare- eller tjenestegruppe med liknende egenskaper hvor UiO kan ta ut sin samlede innkjøpsmakt i leverandørmarkedet

78 Etablering av kategoriteam Formålet med å jobbe med innkjøpsporteføljer og -kategorier: Sikre relevant faglig kompetanse i innkjøpsprosessene Sikre konsolidering av behov på tvers av UiO Sikre avtaler som dekker bruken og behovet på UiO Sikre gode rutiner for bruken av avtalene Sikre god informasjon og veiledning om avtalene Sikre vurdering av økonomiske besparelser Sikre god oppfølging av avtalene, inkl. lojalitet

79 Unntak gjelder selvfølgelig også enkeltanskaffelser over EKS mva Hvilke bestillinger SKAL gjøres i systemet? ALLE bestillinger hvor leverandør vil sende faktura Det er et krav at alle bestillinger, inklusive alle avrop på kontrakter, skal gå gjennom bestillingssystemet! Utlegg som skal gjøres opp over reiseregning eller refusjonsbilag F.eks: kredittkortkjøp og kontantutlegg Èn avtale regelmessige og like fakturaer. F.eks: abonnementer, leie, renhold, serviceavtaler og lignende. Kjøp hvor fakturaen skal innom lønn for innrapportering til skattemyndighetene. F.eks: undervisningstjenester levert av enkeltmannsforetak.

80 Målsetting om 70 % innen 2012!

81 Regelverkets historikk og hovedprinsipper

82 Bakgrunn

83

84

85 Lov om offentlige anskaffelser: Historikk Lov om offentlige anskaffelser ble offisielt lagt frem og vedtatt 16 juli Ajourført: Seneste endring 11 mai Forskriften fastsatt ved kgl res 7 april 2006 med hjemmel i loven fra Seneste endringer i forskriften ajourført 25 juni Loven og forskriften håndteres og overvåkes fra Fornyings og administrasjonsdepartementet

86 Hvorfor? 1 Formålet: Lov og forskrifter skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Regelverket skal også bidra til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. Forskriften skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte.

87 For hvem gjelder lov og forskrift? 2 Loven gjelder for alle statlige, kommunale og fylkeskommunale myndigheter og offentligrettslige organer. Loven gjelder for rettssubjekter som driver virksomhet innenfor forsyningssektorene, i den utstrekning dette følger av internasjonale forpliktelser og forskrifter gitt i medhold av loven. Loven gjelder også for andre rettssubjekter i saker om bygge og anleggskontrakter, dersom det offentlige yter tilskudd på mer enn 50 prosent av kontraktens verdi.

88 Hva er omfattet? 3 Loven gjelder anskaffelser av varer, tjenester og bygge og anleggsarbeider som foretas av oppdragsgivere som nevnt i 2.

89 Grunnleggende krav 5 Oppdragsgiver skal opptre i samsvar med god forretningsskikk, sikre høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandling og sikre at det ikke finner sted forskjellsbehandling mellom leverandører. En anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse. Oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom hele anskaffelsesprosessen. Utvelgelse av kvalifiserte anbydere og tildeling av kontrakter skal skje på grunnlag av objektive og ikke-diskriminerende kriterier. Oppdragsgiver skal ikke: - Diskriminere mellom leverandører på grunnlag av nasjonalitet - Bruke standarder og tekniske spesifikasjoner som et virkemiddel for å hindre konkurranse eller - Dele opp en planlagt anskaffelse i den hensikt å unngå at bestemmelser gitt i eller i medhold av denne lov kommer til anvendelse.

90 Hvem, hva, hvordan, hvorfor ved UIO? For alle som har budsjettansvar og bestillingsrett så gjelder dette ved UIO. Alle anskaffelser fra kr ,- skal konkurranseutsettes og det skal føres anskaffelsesprotokoll Gjelder for alle anskaffelser som er helt eller delvis finansiert av offentlige midler Gjelder for UiOs underliggende enheter (innbefattet datterselskaper, stiftelser og lignende) For å sikre etterprøvbarhet og gjennomsiktighet i våre prosesser.

91 KOFA Klagenemnda for offentlige anskaffelser etablert i Bakgrunnen: effektivisere regelverket for offentlige anskaffelser. forenkle leverandørenes klageadgang klagenemndas virksomhet bidrar til økt kompetanse og rettsavklaringer på området for offentlige anskaffelser Mulige virkninger ved brudd på regelverket Klage Midlertidig forføyning Erstatningssak for domstolene Overtredelsesgebyr

92 Hvordan gjør vi dette ved UIO? Ved hjelp av våre maler som ligger tilgjengelig for de som skal bruke dem. Learning by doing! Dette kurset og påfølgende temakurs i vår regi. Ytterligere intern tilpasset opplæring. Ved bistand i startfasen fra oss på innkjøpsseksjonen.

93 Hvordan sikre at vi velger rett leverandør og det beste tilbudet?

94 Handlingsrommet Formalia, herunder; Rettidig levert, lukket forsendelse, skatteattest, bet merverdiavgift, undertegnet tilbudsbrev Kvalifikasjonskrav Absolutte krav jfr kravspesifikasjonen Tildelingskriterier Kontraktuelle forhold - kontraktsoppfølging

95 Kravspesifikasjon Spesifisere kontraktsgjenstanden ved absolutte krav Minimumskrav til ytelsen Volum Grensesnitt Kapasitet Levetid Bestillingsrutiner Levering

96 Kvalifikasjon Formålet med kvalifikasjonsvurderingen er å sikre at leverandørene har tilstrekkelige kvalifikasjoner og er egnet til å utføre leveransen

97 Obligatoriske/ ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgifts innbetaling Leverandøren skal ha et fungerende HMS-system. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest (attest for betalt merverdiavgift) Næringsdrivende kan bestille skatteattest for skatt og for merverdiavgift på ett sted. Du kan enten henvende deg til ditt lokale kemnerkontor eller til skattekontoret. Attestene skal ikke være eldre enn seks måneder, regnet fra tilbudsfristens utløp. Se: Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring

98 Krav til juridisk/org stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Dokumentasjon som viser at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert.

99 Krav til teknisk/faglig stilling Krav Leverandøren må ha omfattende erfaring med å bistå offentlige oppdragsgivere i [ ] erfaring med tilsvarende oppdrag, dvs. [ ], fortrinnsvis med tilknytning til anskaffelsesregelverket. Dokumentasjonskrav Oversikt over gjennomførte tilsvarende oppdrag (de 3 mest relevante identifiseres) i løpet av de siste tre år med navn på oppdragsgiver og omfang, med beskrivelse som viser at leverandøren har kompetanse og erfaring i henhold til kravene. Beskrivelse av tilbudt personells tilknytning til ovenfor nevnte oppdrag.

100 Kvalifikasjonens resultat Formålet med kvalifikasjonsvurderingen er å sikre at leverandørene har tilstrekkelige kvalifikasjoner og er egnet til å utføre leveransen Resultatet av kvalifikasjonsvurderingen er aksept eller avvisning aksept avvisning

101 Avvisning Forhold ved leverandøren Skal avvise: Oppfyller ikke kvalifikasjonskravene Manglende skatteattest / HMS erklæring Ikke oppfylt formkrav Rettskraftig dømt for visse forhold Rådgiver ved utarbeiding av konkurransegrunnlaget i strid med 3-8

102 Avvisning Forhold ved leverandøren Kan avvise: Konkurs, gjeldsforhandling, avvikling Rettskraftig dom vandelsforhold Alvorlige forsømmelser faglige og etiske krav Ikke betalt skatter og avgifter Har gitt grovt misvisende eller feilaktige opplysninger

103 Tildeling Formålet med tildelingsvurderingen er å avgjøre hvilke tilbud som etter tildelingskriteriene er best og dermed hvilken tilbyder som skal tildeles kontrakt

104 Avvisning Forhold ved tilbudet Skal avvise: For sent innkomne tilbud Feil ved utforming Alternativt tilbud i strid med reglene Vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene Vesentlige avvik fra kravspesifikasjonen Relativ bedømmelsestvil (anbudskonkurranse)

105 Avvisning Forhold ved tilbudet Kan avvise: Ikke ubetydelige avvik, forbehold, feil, ufullstendig-heter, uklarheter Relativ bedømmelsestvil (konkurranse med forhandling) Unormalt lavt tilbud Tilbudet ikke signert, eller på grunn av andre forbehold ikke kan anses bindende

106 Tildelingskriterier Kriterium Oppdrags forståelse Dokumentasjonskrav Beskrivelse/redegjørelse for hvordan dette oppdraget vil bli utført. Kvalitet på leveransen Referanser fra gjennomførte tilsvarende oppdrag med kopi av/link til tilsvarende oppdrag som tjener til å gi grunnlag for vurdering av forventet kvalitet på den tilbudte leveranse (de 3 mest relevante identifiseres). Gode referanser fra tilsvarende oppdrag, fortrinnsvis [ ] eller [ ] vil telle mer enn øvrige tilsvarende oppdrag. Pris Samlet pris vurdert iht. tilbudsskjema (pris) I tillegg må det vurderes om det f.eks skal inntas kriterier knyttet til miljø og samfunnsansvar, etisk handel, responstider, tjenestenivå.

107 Tildeling Formålet med tildelingsvurderingen er å avgjøre hvilke tilbud som etter tildelingskriteriene er best og dermed hvilken tilbyder som skal tildeles kontrakt Tilbudene rangeres, begrunnelse sendes med brev om meddelelse

108 Meddelelse Plikt til å meddele tildelingsbeslutning 13-3 og 22-3 skriftlig samtidig til alle deltakerne begrunnelse for valget frist for å påklage beslutningen beslutning kan annulleres frem til kontrakt er inngått (signert av begge parter) Innholdet i begrunnelsesplikten 11-4 og tilstrekkelig informasjon om det valgte tilbudet til at leverandøren kan vurdere om oppdragsgivers valg har vært saklig og forsvarlig, i samsvar med angitte tildelingskriterier.

109 Begrunnelse KOFA 2005/8 p 34 (jf KOFA 2008/189, p 35): (34) Et av formålene med begrunnelsesplikten er å gi tilbyderne en reell mulighet til å etterprøve oppdragsgivers evalueringer, for på den måten å kunne vurdere hvorvidt oppdragsgivers beslutning skal bestrides, og om det evt. skal begjæres midlertidig forføyning før kontrakt inngås. Dette formålet tilsier at begrunnelsen må inneholde opplysninger som gjør at leverandørene har tilstrekkelig informasjon til å vurdere om tildelingen er i samsvar med regelverket. Om forholdet mellom begrunnelse og nærmere begrunnelse, se KOFA 2005/8 p 34 38: må forutsettes å skulle sammenligne mer inngående det valgte tilbudet med tilbudet fra leverandøren som har anmodet om den nærmere begrunnelsen

110 Begrunnelse Begrunn de vurderinger som er gjort under det enkelte tildelingskriterium Det må fremgå at alle tildelingskriteriene er vurdert kan ikke unnlate å vurdere enkelte tildelingskriterier Sammenlign med valgte leverandør Hvorfor har leverandør X blitt vurdert til å motta en lavere score enn valgte leverandør? Hvilke egenskaper ved valgte leverandør sitt tilbud medfører at dette scorer best/bedre under det enkelte kriteriet. Sett dette gjerne opp mot tilsvarende mangler/ begrensninger ved leverandør X sitt tilbud. Begrunn ikke tildelingen med andre forhold enn de angitte tildelingskriterier.

111 Mangelfull begrunnelse Begrunnelse som ikke tilfredsstiller forskriftens krav medfører at karensperioden ikke starter før slik meddelelse er gitt. Konsekvens: ny klagefrist settes når tilstrekkelig begrunnelse er gitt.

112 Klassiske feil planfasen Feil vurdering av anskaffelseskostnadene, oppdeling Mangelfull planlegging, for korte frister Kilde: Riksrevisjonen

113