Fellesstyret for NVH og UMB. Rapport 2012 og planer 2013

Transkript

1 Fellesstyret for NVH og UMB Rapport 2012 og planer

2 Fellesstyrets mandat Kunnskapsdepartementet har gitt fellesstyret for Norges veterinærhøyskole (NVH) og Universitetet for miljø- og biovitenskap (UMB) ansvaret for: - Mål og strategier for det nye universitetets samlede virksomhet. - Styring, ledelse og faglig-administrativ organisering og driftsmodeller for den nye institusjonen. - Utviklingsplan og øvrige beslutninger knyttet til samlokalisering, bygg, infrastruktur og tekniske tjenester. - Fremme fellesskap og samarbeid på tvers av de to eksisterende institusjonsgrensene og utarbeide opplegg for nødvendige omstillingsvedtak. Fellesstyret har fått forlenget sin mandatperiode ut Fellesstyret har anbefalt overfor Kunnskapsdepartementet at det nye universitetet skal få navnet Norges miljø- og biovitenskapelige universitet når det etter planen blir opprettet 1. januar Rapport og planer følger ikke disposisjonen og opplegget som KD har bedt institusjonene om å følge. Fellesstyret har ennå ikke vedtatt en målstruktur for NMBU. Dette dokumentet rapporterer derfor om oppnådde resultater og planer på fellesstyrets hovedområder. Disse hovedområdene er nærmere beskrevet på som er fellesstyrets egen internettside. Styrets arbeid Fellesstyret utarbeidet i 2012 en arbeidsplan for styrets drøftinger og vedtak. På 7 styremøter i 2012 har fellesstyret drøftet ulike modeller for faglig og administrativ organisering, styring og ledelse av det nye universitetet, og fellesstyret har vært opptatt av de store byggeprosjektene som skal gjennomføres i årene fremover. Det var med stor sorg fellesstyret mottok budskapet om at Finn Bergesen jr døde 11. september Han var en drivende kraft i arbeidet med å realisere Norges miljø- og biovitenskapelige universitet. Siri Hatlen overtok som styreleder i juni samme år og har kunnet bygge videre på det grunnlag som Finn Bergesen jr har lagt for det gode samarbeidet i fellesstyret. Styret har i 2012 lagt vekt på å ha grundige drøftinger av faglig organisering, strategi og profilering av NMBU. Fellesstyret har på denne måten involvert ansatte og studenter i utformingen av det nye universitetet. Fellesstyret har lagt vekt på å sikre de ansattes og studentenes medbestemmelse og deltakelse i arbeidet i Samarbeidet med de tillitsvalgte er prioritert. I 2013 vil fellesstyret gjennomføre en ambisiøs arbeidsplan for at NMBUs nye ledelse og styre skal kunne starte opp sin virksomhet på en forsvarlig måte. Det vil være et krevende arbeid som skal utføres, men fellesstyret har reorganisert sekretariatet med sikte på å koordinere ressurser, kompetanse og ledelseskapasitet ved begge institusjoner. Fellesstyret vil nå målene som er fastsatt i arbeidsplanen. Fellesstyret vil framheve begge institusjonenes aktive innsats i 2012, og som forsterkes i 2013, med sikte på at nytt universitet skal være operativt fra og at byggeprosjektene skal holde framdrift i henhold til plan fastsatt av Kunnskapsdepartementet. Fellesstyret vil spesielt få fram at institusjonene parallelt med å utvikle nytt universitet og planlegge den store utbyggingen skal drifte virksomheten på ordinær måte. Dette har de klart i 2

3 2012, men fellesstyret vil allikevel peke på den risiko man står overfor med denne type ekstraordinære krav og forventninger begge institusjonene har står overfor i forhold til å løse både drift og utvikling på samme tid. Rapport om virksomheten i 2012 Fellesstyret har i 2012 drøftet forslag til faglig og administrativ organisering, samarbeid med institusjonene på Campus Ås og andre forsknings- og utdanningsinstitusjoner, budsjettprinsipper for NMBU og en rekke saker som gjelder informasjon, kommunikasjon og profilering. Det er avholdt en rekke allmøter og seminarer i fellesstyrets regi i Visjon Fellesstyret har valgt denne visjonen for NMBU: Kunnskap for livet Knowledge for life Denne visjonen bygger på samfunnsoppdraget som fellesstyret vedtok i 2011 for det nye universitetet. Fellesstyret mener at denne visjonen gir mål og viser vei for det nye universitetet. Strategi Visjonen har også vært grunnlaget for arbeidet med å utforme en strategi for NMBU. Strategien skal ta utgangspunkt i de retningslinjer som regjeringen, Storting og fellesstyret har lagt til grunn for etableringen av et nytt og integrert universitet. Samfunnsoppdraget er en viktig veiviser i dette arbeidet. Fellesstyret drøftet NMBUs strategi på styreseminaret i oktober 2012, og et høringsutkast ble sendt på høring til NVH, UMB, departementer, direktorater, forskningsinstitutter, universiteter, høgskoler og interesseorganisasjoner. Fellesstyret vedtar NMBUs strategi våren Faglig styring, ledelse og organisering Fellesstyret har i 2012 hatt en grundig gjennomgang av styrings- og ledelsesmodellene for NMBU. Dette arbeidet blir sluttført i Fellesstyret har vedtatt at NMBU skal organisere den faglige virksomheten i tre fakulteter som til sammen har 13 institutter. Fakultet for veterinærmedisin og biovitenskap Institutt for: Basalfag og akvamedisin Produksjonsdyrmedisin Mattrygghet og infeksjonsbiologi Fakultet for miljøvitenskap og teknologi Institutt for: Matematiske realfag og teknologi Naturforvaltning Miljøvitenskap (navn ennå ikke fastsatt) Fakultet for samfunnsvitenskap Institutt for: Handelshøyskolen ved NMBU Landskapsplanlegging Internasjonale miljø- og utviklingsstudier, Noragric 3

4 Fakultet for veterinærmedisin og biovitenskap Sports- og familiedyrmedisin Fakultet for miljøvitenskap og teknologi Fakultet for samfunnsvitenskap Kjemi, bioteknologi og matvitenskap Husdyr- og akvakuturvitenskap Plantevitenskap (navn ennnå ikke fastsatt) Fakultetene gir NMBU nye muligheter til å skape faglig synergi og tverrfaglig virksomhet. Med nærmere ansatte og 5000 studenter har NMBU ressurser til å utvikle nye tilbud og satsingsområder på fakultetenes fagområder. Sammen med de øvrige forskningsinstituttene på Campus Ås har NMBU en unik mulighet til å være et nasjonalt og internasjonalt kunnskapssenter på strategisk viktige områder. NMBU vil være et forskningsintensivt universitet innenfor miljø- og biovitenskapene, og universitetet vil ha en viktig rolle i den globale innsatsen for bærekraftig utvikling. Forskning I perioden 2009 til 2012 ble det bevilget 2,7 millioner kroner fra Forskningsrådet samtidig som UMB, NVH og Veterinærinstituttet samlet bevilget tilsvarende beløp, for å stimulere til forskningssamarbeid mellom fagmiljøene ved de tre institusjonene. Det er blitt arrangert årlige forskersamlinger, Soria Moria seminarene, og det ble utlyst midler til forprosjekt, små pilotprosjekt og såkornmidler til nettverksbygging og prosjektsøknadsskriving. Soria-Moria samarbeidet har resultert i flere konkrete samarbeidsprosjekter. Kombinasjonen av forskersamlinger og mulighet for forskerne til å søke om små prosjektmidler og såkornmidler i fellesskap har hatt en svært god virkning på samarbeidsklimaet mellom fagmiljøene Administrasjon Prosjektet Operativ administrasjon 2014 OPAD 2014 ble opprettet høsten 2011 av direktørene ved NVH og UMB for å samordne administrasjonene NVH og UMB til det nye universitetet NMBU. Våren 2012 ble ekstern prosjektleder midlertidig ansatt og OPADs prosjektplan revidert med vekt på større operasjonalisering av resultatmålene og klargjøring av prosjektets rammebetingelser. Av hensyn til omfanget på de administrative oppgavene, ble prosjektet organisert i fire delprosjekter hvor hvert prosjekt fikk oppnevnt en koordinator. Delprosjektene omfattet tre prosjekt innenfor systemer og arbeidsprosesser og ett for 4

5 organisasjon, styring og ledelse. Under de ulike administrative områdene ble det opprettet en rekke arbeidsgrupper etter innspill fra de fagansvarlige administrative lederne ved begge institusjoner. Arbeidsgruppene dekker totalt hele NMBUs administrative felt. Hensynet til likebehandling av institusjonene og medvirkning har stått sentralt i OPADs arbeid. Oversikt over organisering og arbeidsgrupper med mer finnes på OPAD har innhentet erfaringer fra pågående fusjonsarbeid i UH-sektoren fra referansegruppen, fra norske universiteter og høgskoler og fra Københavns universitet. Driftskritiske oppgaver og risikoområder har stått sentralt i OPADs arbeid i Oppgaver, systemer og arbeidsprosesser som må være på plass til for å sikre sikker drift og en robust start for NMBU er identifisert og jobbet med innenfor følgende områder: NMBUs som en organisasjon utad, organisasjon, styring og ledelse, produksjon og rapportering, IKT, personal og økonomi. I 2012 er det besluttet at Paga skal være NMBUs personal og lønnssystem og Compendia plattform for NMBUs personal-, HMS- og lederhåndbøker. Samordning av institusjonenes bruk av Felles studentsystem(fs), valg av lønnssystem, arkivsystem og rekrutteringssystem, samt valg av løsning for åpent vitenarkiv, ble igangsatt i Samarbeidet i OPADs arbeidsgrupper, seminarer og møter mellom de to institusjonene, har bidratt til bygging av en intern samarbeidsplattform som utgjør et viktig grunnlag for videre arbeid og implementering i Bygg og anlegg Fellesstyret har hatt brukeransvaret for tre større prosjekter i 2012: -Samlokaliseringsprosjektet, -Senter for husdyrforsøk og -Brukerutstyrsprosjektet. Statsbygg fikk oppdragsbrev fra Kunnskapsdepartementet 6. desember 2011 med følgende føringer: På bakgrunn av skisseprosjektet og de rammer og forutsetninger som der er lagt, ber vi Statsbygg utarbeide forprosjekt for det nye universitetet på Ås som også inkluderer Senter for husdyrforsøk. Forprosjektet ferdigstilles innen utgangen av oktober Fellesstyret har hatt ansvaret for brukerprosessen og etablerte 13 arbeidsgrupper som hver har hatt 3 4 møter. Arbeidsgruppene har gitt sine innspill til prosjekteringsgruppen (PG) som har innarbeidet innspillene i forprosjektet. Forprosjektet ble overlevert fra PG til Statsbygg i juni. Forprosjektet var deretter gjennom en påfølgende bruker- og Statsbygg evaluering. På styremøtet 3. september 2012, i FS-49/12 fattet fellestyret vedtak om sin høringsuttalelse til Forprosjekt samlokalisering av NVH og Veterinærinstituttet med UMB på Campus Ås, (prosjekt 11566). For Senter for husdyrforsøk ble det lagt en øvre ramme for prosjektet på 310 mill. kroner. Dette medførte at det måtte gjennomføres reduksjoner i romprogrammet for at kostnadsrammen kunne opprettholdes. Gjennom en større prosess hvor fellesstyret var sterkt involvert ble det foretatt kutt i størrelsesorden 50 mill. kroner. Fellesstyret leverte sin høringsuttalelse til forprosjektet for SHF I november 2012 ble det startet et forprosjekt for brukerutstyr som skal avsluttes juni Kunnskapsdepartementet vil stå som bestiller av brukerutstyrsprosjektet på vegne av brukerne. Fellesstyret har etablert 9 brukergrupper som skal gi innspill til dette prosjektet. 5

6 Fellesstyret har også vært sterkt involvert i Campusutviklingen og myndighetskontakten i forbindelse med byggeprosjektene. Mål for byggeprosessen, Campus Ås, som skal følge forprosjektet, er utarbeidet etter innspill fra Fellesstyret. Forprosjektet ble overlevert fra Statsbygg til eierne v/statsråd Kristin Halvorsen 29. oktober Etter overleveringen ble det igangsatt en ekstern kvalitetssikring (KS 2) av prosjektet som skal ferdigstilles februar NVH og UMB har gjennom deltakelse i brukergrupper, og på annen måte, bidratt med store ressurser slik at fellesstyret har kunnet ivareta sin rolle som bruker i alle tre prosjektene på en god måte. Profilering og kommunikasjon Fellesstyrets sekretariat har i 2012 sendt ut 9 nyhetsbrev til ansatte og studenter ved NVH og UMB. Sammen med institusjonenes egne nyhets- og informasjonskanaler er det lagt vekt på å informere om fellesstyrets arbeid. I 2012 har fellesstyret inngått samarbeid med Norsk designråd om et helhetlig profilprogram for NMBU. Dette arbeidet blir sluttført i Budsjett og regnskap 2012 Fellesstyret har fått en tildeling i 2012 fra KD på 4,2 mill kroner. Regnskapet er følgende (beløp i 1000 kr): Formål Regnskap Budsjett Differanse Styrehonorar Styremøter Styreseminar Sekretariat Eksterne prosjektkostnader Grafisk profilering Uka i Ås Sommerarrangement ansatte Overført til UMB Overført til NVH SUM Ubrukte midler er ca 1,2 mill kroner pr De ubrukte midlene skyldes blant annet at arbeidet med å utvikle grafisk profil ble overført til 2013 og at fellesstyrets faglige reiser ble avlyst i Midlene som er overført til NVH og UMB (2x0,6 mill kroner) har institusjonene benyttet til dekning av påløpte kostnader i fusjonsarbeidet. 6

7 Planer for 2013 Fellesstyrets arbeidsplan for 2013 Fellesstyret har vedtatt en arbeidsplan for Det er planlagt 9 møter i Arbeidsplanen er et viktig redskap for å sikre at alle saker av betydning for NMBU er avklart før oppstart av det nye universitetet. Fellesstyret skal i 2013 fatte alle vedtak som er nødvendige for at styret og ledelsen av NMBU kan ha sikker og forsvarlig drift fra 1. januar Det er et omfattende organisatorisk arbeid som skal gjennomføres i Ledelse av fusjonsarbeidet i 2013 I 2013 er Fellesstyrets sekretariat blitt reorganisert. På grunn av byggeprosjektenes omfang og kompleksitet har sekretariatsleder for Fellesstyret Knut Moksnes gått inn som prosjektleder med ansvar for å koordinere og følge opp disse byggeprosjektene, inkl brukermedvirkning. Fra 1. februar 2013 er assisterende universitetsdirektør ved UMB, Jan Olav Aasbø, ny sekretariatsleder. I samråd med NVH og UMB har Fellesstyret besluttet å legge all utredning, koordinering og implementering for at NMBU skal fungere tilfredsstillende fra til sekretariatet. For å få dette til blir NVH og UMB trukket nærmere inn i sekretariatets arbeid ved at begge institusjoner avgir ressurser til Fellesstyrets sekretariat. Sekretariatsleder har ansvaret for at alle vedtak blir iverksatt og at fusjonsprosessen gjennomføres etter de retningslinjer og mål som fellesstyret vedtar. Gjennomføring av forberedende tiltak i 2013 Etableringen av en ny IKT-infrastruktur for NMBU er et omfattende prosjekt. Fellesstyret har som mål at følgende IKT-funksjonalitet er på plass ved oppstart av NMBU: Felles e-post-system med NMBU-adresser. All utsendt e-post skal skje via NMBUadresser. Felles nettsted. Tilrettelegging av web-tjeneste. Felles telefonnummer og sentralbord. Samhandlingsplattform for UMB. Felles «desktop» (pålogging, fillagring, utskriftssystem). Felles ID-forvaltning Administrative systemer skal fungere og være operative på «NMBU-nivå». Trådløst nettverk skal være tilgjengelig og fungere på samme nivå på begge campus for både ansatt og studenter. Ansatte og studenter skal kunne velge å arbeide på begge campus og ha tilgang til samme tjenester. Felles utskriftssystem for begge campus basert på «follow me»/ «pull print». Ansatte og studenter skal kunne sende dokumenter til utskrift ved begge campus, og hente utskriften ved fritt valgt printer / multifunksjonsmaskin Det er nødvendig med en prioritering av rekkefølgen for 2013-prosjektene. Punkter i prioritert rekkefølge for 2013: 1. Etablere nettverksinfrastruktur på begge campus som sikrer redundant 10 Gbit/s nettforbindelse 2. Etablere Hardware-site på Campus-ÅS med redundant løsning på Campus-Adamstuen ihht hva som gir best effekt ut fra ROS-vurdering. 7

8 3. Etablere drift for administrative systemer samt en basis for tjenesteredundans på kritiske systemer. 4. Etablere felles e-postsystem 5. Etablere felles sentralbord med felles hovednummer. 6. Etablere felles samhandlingsplattform, både i form av dokumentdeling og sanntidskommunikasjon 7. Etablere en basis for en campusuavhengig arbeidsplass for ansatte. Hovedfokus er utbygd trådløsnett basert på felles plattform, samt tilrettelegging av utskriftstjenester NMBUs nye IKT-infrastruktur skal etableres i henhold til KDs føringer for informasjonssikkerhet. Det benyttes ROS-vurderinger i alle arbeidsgrupper/delprosjekter både som beslutningsstøtte for teknologivalg, og ledd i et styringssystem for informasjonssikkerhet. Satsningen på informasjonssikkerhet medfører at kvaliteten på NMBUs IKT-infrastruktur vil ligge på et høyere nivå enn det institusjonene hadde hver for seg tidligere. Sekretariatet benytter UNINETT som rådgivningspartner og legger UNINETTs anbefalinger til grunn for utforming av NMBUs IKT-infrastruktur. Vedlegg 1 IKT-planer og tiltak 2013I viser hvordan en felles IKT-plattform med optimal informasjonsdatasikkerhet kan etableres i Rekruttering av ledere Fellesstyret skal i 2013 tilsette NMBUs nye faglige og administrative ledelse. Det utarbeides vinteren 2013 en rekrutteringsplan som omfatter følgende: Rektor og prorektor Dekaner for de tre fakulteter Administrativ ledelse av NMBU Andre stillinger (instituttledere m.fl) Fellesstyret har fått fullmakt til å foreta ansettelser i disse lederstillingene. Det er et omfattende rekrutteringsarbeid som skal gjennomføres. I 2013 vil rekruttering av til disse lederstillingene være en viktig oppgave for fellesstyret. Strategi og supplerende planer Fellesstyret vil vedta NMBUs strategi i Strategiarbeidet har vært gjenstand for en grundig prosess som har involvert studenter og ansatte. Høringssvarene fra over 20 høringsinstanser er viktige innspill til den endelige utformingen. Strategien tar utgangspunkt i samfunnsoppdraget og skal profilere NMBU overfor de andre universitetene. Fellesstyret har som mål i 2013 å supplere den overordnete strategien med delstrategier. Dette er utfyllende deler som må være på plass for at det nye universitetsstyret kan ha forsvarlig styring fra dag en. I 2013 vil fellesstyret vedta IKT-strategi, kommunikasjonsstrategi, merkevareplattform og helhetlig design- og profilprogram (grafisk, digital, audiovisuell), markedsføringsplan for rekruttering av studenter til NMBU og andre delstrategier. Økonomistyring Fellesstyret vil i 2013 vedta budsjettfordelingsmodell for NMBU. Det legges opp til et internt resultatbasert finansieringssystem for instituttene hvor KDs incentivsystem videreføres i det interne incentivsystemet på NMBU. 8

9 Pågående utviklingsprosesser innen økonomiforvaltningen, spesielt e-handel og nytt system for beregning av indirekte kostnader ved eksterne oppdrag (TDI), delimplementeres i 2013 og utvikles med sikte på å omfatte hele NMBU fra Reglementer og retningslinjer Fellesstyret har som mål at alle reglementer, forskrifter, retningslinjer m.m. som må være på plass før NMBU starter sin ordinære virksomhet, skal vedtas i Dette gjelder blant annet budsjettfordelingsmodell, økonomireglement, personalreglement og studiereglement. Sikkerhet og beredskap og videreutvikling av internkontrollsystemet inngår i dette arbeidet. Utfyllende bestemmelser og reglement for NMBUs organisatoriske enheter skal også vedtas i Administrasjon Prosjektet OPAD 2014 viderefører arbeidet med å etablere en kompetent, effektiv og målrettet administrasjon for NMBU fra I 2013 vil den administrative infrastrukturen og datasikkerhet være på plass. Dette er en viktig forutsetning for at alle administrative og tekniske systemer kan utformes og være klare fra 1. januar Fellesstyret har som mål at organiseringen og innplassering av de ansatte i den nye administrasjonsmodellen for NMBU blir vedtatt i første halvdel av Kommunikasjon og kultur Fellesstyret har vedtatt en kommunikasjons- og kulturplan for Målgruppene er alle ansatte og studenter ved UMB og NVH, inkludert deres interesseorganisasjoner (studentdemokratiene, Norsk studentorganisasjon og tjenestemannsorganisasjonene). Men også samarbeidspartnere for NVH og UMB innenfor forskning, næringsliv og offentlig sektor er viktige målgrupper, og det vil bli lagt spesiell vekt på å informere virksomhetene på Campus Ås. Design Fellesstyret vil vedta grafisk og visuell profil for NMBU i Fellesstyret samarbeider med Norsk designråd om å finne frem til en ny visuell identitet som kan profilere NMBU som et særpreget universitet. Budsjett 2013 Budsjettet for 2013 har en ramme på 36,1 mill kroner som inkluderer midlene institusjonene har satt av på eget budsjett til fusjonsarbeidet. Institusjonenes bidrag er i hovedsak to typer kostnader; frikjøp av ansatte og investeringsmidler for IKT. I 2013 er det til disposisjon 11,2 mill kroner i SAK-midler (2013-tildelingen fra KD på 10 mill kroner og overførte midler fra 2012 på 1,2 mill kroner). Fellesstyret har vedtatt at det foreløpig skal legges til grunn følgende bruk av disse midlene: 9

10 Formål Beløp (1000 kr) Styrehonorarer Styremøter 220 Driftskostnader sekretariatet 200 Grafisk og visuell profilering Kulturbyggingstiltak for ansatte og studenter 250 Etablering av faglige og strategiske satsingsområder 450 IKT-infrastruktur og systemer SUM

11 Vedlegg 1: IKT- planer og tiltak 2013 Prinsipper og arbeidsmetoder Rådgivning IT-avdelingene innehar betydelig med kompetanse for drift av IKT-miljøer i UH-sektoren. Prosessen med å etablere et IKT-miljø for det nye universitetet NMBU så vidt omfattende at det ved flere anledninger er behov for både rådgivning og innhenting av synspunkter utenfor miljøet. UNINETT er et konsern under KD som driver nett og nettjenester for universiteter, høgskoler og forskningsinstitusjoner. UNINETT utvikler og driver det norske forskningsnettet, som forbinder norske utdannings- og forskningsinstitusjoner og knytter dem opp mot internasjonale forskningsnett. UNINETT-konsernet representerer ett av Norges mest avanserte nettmiljøer og har bred internasjonal aktivitet gjennom forskningsprosjekter og standardiseringsarbeid innenfor internettfeltet. IT-avdelingene skal benytte UNINETT som rådgivningspartner og legger UNINETTs anbefalinger til grunn for utforming av NMBUs IKT-infrastruktur. ROS-vurderinger NMBUs nye IKT-infrastruktur må etableres med begrensede rammer, og det er vesentlig at man foruten å gjøre tingene riktig, også fremfor alt gjør de riktige tingene. I tråd med anbefalinger fra KD benyttes ROS-vurderinger (risiko- og sårbarhetsvurderinger) i alle delprosjekter for å fastslå hvilke tiltak som gir best effekt. Verktøy for ROS-vurderinger finnes tilgjengelig i flere varianter. I og med at innholdet ROSvurderinger kan avsløre sårbarheter ved NMBUs infrastruktur er det viktig å benytte verktøy hvor informasjonen holdes internt hos institusjonene, dvs. at nettbaserte verktøy utelukkes. I NMBUs ROS-vurderinger benyttes verktøyet som vi har fått fra UNINETTs informasjonssikkerhets gruppe. Felles driftsmiljø og forenkling av infrastruktur Ved etablering av ny felles infrastruktur for NMBU er målet at denne skal erstatte eksisterende løsninger på hhv Campus-Ås og Campus-Adamstuen. Ny felles infrastruktur skal driftes av et felles driftsmiljø bestående av personale på begge Campus. Av ressursmessige årsaker er det ikke realistisk å ha all ny infrastruktur på plass ved sammenslåingstidspunktet, men målsettingen om å ta ut effektiviseringsgevinster ved avvikling av de gamle, lokale løsningene skal ligge som en viktig føring. Beslutningsstruktur Forslag til tekniske beslutninger gjøres så langt mulig i arbeidsgruppene. En IT-koordineringsgruppe bestående av Gjermund Holden (NVH), Ola-Gunnar Juelsrud (UMB) og Geir Tutturen (FS-Sekretariatet) fatter beslutninger om investeringer og prioriteringer innenfor rammene av dette dokumentet. Det er en føring at enighet som hovedregel skal oppnås innen arbeidsgruppene. I den grad enighet ikke oppnås i arbeidsgruppene, tas beslutningene i IT-koordineringsgruppa. 11

12 Hvis enighet heller ikke oppnås i IT-koordineringsgruppa, legges saken fram for FSsekretariatet, som lager en sak til FS-KG. Prioritering av oppgaver Etableringen av en ny IKT-infrastruktur for NMBU er et omfattende prosjekt, og krever stor innsats både i form av arbeidstid og penger til investeringer. For året 2013 eksisterer det rammer både i form av tid og penger som vi må forholde oss til og det kan være er nødvendig med en hard og nøktern prioritering. Ved mangelfull tildeling vil mulighetene for måloppnåelse i forhold til bestillingen påvirkes. I prosjektdokumentasjonen estimeres ressursbehov både mht. tid og investeringskostnader. Dette er til dels dynamisk informasjon, og selv om mange av estimatene er godt funderte vil man for flere av prosjektene oppleve at de må justeres underveis. Det er derfor nødvendig med en prioritering av rekkefølgen for 2013-prosjektene. Punkter i prioritert rekkefølge for 2013: 8. Etablere nettverksinfrastruktur på begge campus som sikrer redundant 10 Gbit/s nettforbindelse 9. Etablere Hardware-site på Campus-ÅS med redundant løsning på Campus-Adamstuen ihht hva som gir best effekt ut fra ROS-vurdering. 10. Etablere drift for administrative systemer samt en basis for tjenesteredundans på kritiske systemer. (Systemeierne må si noe om hvor kritiske systemene er i forhold til kostnader). 11. Etablere felles e-postsystem 12. Etablere felles sentralbord med felles hovednummer. 13. Etablere felles samhandlingsplattform, både i form av dokumentdeling og sanntidskommunikasjon 14. Etablere en basis for en campusuavhengig arbeidsplass for ansatte. Hovedfokus er utbygd trådløsnett basert på felles plattform, samt tilrettelegging av utskriftstjenester Prioriteringene angir rekkefølge for arbeidsoppgaver og investeringer. De er ikke begrensende for arbeidet som skal gjøres i Prosjekter som ikke finner plass i 2013 vil imidlertid fortsette i Bestilling og forventninger Ved sammenslåingstidspunktet skal følgende IKT-funksjonalitet være på plass: Felles e-post-system med NMBU-adresser. All utsendt e-post skal skje via NMBUadresser. Mottak av e-post til NVH- og UMB-adresser rutes til NMBU-server. Grafisk profil indirekte bestilling som krever tilrettelegging fra IT-avdelingen på flere tjenester. Felles nettsted. Tilrettelegging av web-tjeneste med avhengigheter Felles telefonnummer og sentralbord med tilhørende tjenester. Samhandlingsplattform for UMB. (Bestillingen er konkretisert i eget prosjektdokument, og gjenspeiles i beskrivelsen nedenfor) Felles «desktop» (pålogging, fillagring, utskriftssystem). Felles ID-forvaltning 12

13 Administrative systemer skal fungere og være operative på «NMBU-nivå». Forventninger (framkommet på seminar og ledermøter): Trådløst nettverk skal være tilgjengelig og fungere på samme nivå på begge campus for både ansatt og studenter. Ansatte og studenter skal kunne velge å arbeide på begge campus og ha tilgang til samme tjenester. Felles utskriftssystem for begge campus basert på «follow me»/ «pull print». Ansatte og studenter skal kunne sende dokumenter til utskrift ved begge campus, og hente utskriften ved fritt valgt printer / multifunksjonsmaskin Bestillingene er konkretisert i egne dokumenter. I avsnittet «Arbeidsområder og oppgaver» ligger det også estimater på antatt tidsforbruk. Arbeidsområder og oppgaver Generelt for IKT-prosjektene IT-infrastrukturen utgjør «grunnmuren» for alle arbeidsverktøy som benyttes i en moderne organisasjon. I de NMBU/OPAD-prosessene som er oppført i arbeidsdokumentene er noen prosesser med sine områder og strukturer veldig synlige, mens andre utgjør grunnleggende infrastruktur som er veldig lite synlig, men likevel nødvendig for at helheten skal fungere. Figur: Sammenhengen mellom prosessene/områdene i OPAD-IT. Områder lenger opp er avhengige av de på nivåene under Noen av prosjektene er nært relatert til bestillingene, men som man ser av figuren henger de ulike delområdene tett sammen og er innbyrdes avhengige. Det er viktig for IT-avdelingene ved NVH og UMB å få fram at man ikke kan velge ut enkelte områder for satsning på disse uten at også de underliggende områdene får tilstrekkelig finansiering. 13

14 Arbeidsgrupper med prosjekter på IKT-området Følgende arbeidsgrupper er etablert for å arbeide med IKT-prosessene fra om sammenslåingen, og mange av gruppene vil være i funksjon i lang tid etter sammenslåingstidspunktet også. Gjermund Holden Geir Tutturen Ola-Gunnar Juelsrud Dennis Lundh Anne-Marthe Leinebø Håvard Myhrer Stein Hanstad Bård Holtbakk Lars Øimoen Mikhail Lilleøren Jostein Taksdal Bernhard Krogh Riiser Anders Nilsen Bjørn Hansen Kjetil Olsen Ruben Orholt Morten Petterson Kenneth Isaksen Student S3.1 IKT-strategi L X S3.2 IKT-reglement X L X S3.3 Informasjonssikkerhetspolicy X X X X X S3.4 Rammeverk og internkontroll L K K S3.4.1 Internkontroll X L X S3.4.2 Rammeverk for drift x X L X S3.5 BAS-løsning X K L X X S3.6 Fysiske fasiliteter og infrastruktur S3.6.1 Maskin rom - klargjøring S3.6.2 Hardware Servere og lagring S3.7 Kommunikasjon og nettverksarkitektur x L K X L K X L X X L X X S3.7.1 Kommunikasjon (fysisk) x X X X L X X X X S3.7.2 Nettverksarkitektur x K X X X L S3.7.3 Trådløst nettverk L K X X S3.8 - Samarbeidsplattformer L K S3.8.1 Lync X X L X X S3.8.2 Sharepoint L X S3.8.3 Exchange X L S3.9 Felles telefoniløsning og X støttesystem for sentralbord L X X S3.10 Basistjenester og ADstruktur L K S Basistjenester (VMløsning mm) X X X L S AD-struktur L X X X 14

15 S3.11 Felles systemer og klientdrift L K S Klientdrift mm X X X L X X S Printerdrift X L X X X S Sikkerhetskopiering L X X X S3.12 Samkjøring av ITplattformer L K X X for adm. verktøy S ROS-analyser og X tilrettelegging S Omlegging av kritiske systemer X Tabell: Arbeidsgrupper på IKT-området i OPAD-prosessen L: Leder for arbeidsgruppen, K: Gruppekoordinator på NVH eller UMB, X: Deltager Arbeidsgruppene er dynamisk organisert i den forstand at det løpende behovet avgjør om det gjøres endringer i prosjektene og om det kan bli opprettet nye undergrupper. 15

16 Tidsskjema 2013: Start Wed Qtr 1, 2013 Today Qtr 2, S3.1 - IKT-201strategi Mon S3.2 - IKTregleme S3.3 - Informasjonssikkerh etspolicy S3.4 - Rammeverk og internkontroll Mon Tue S Basistjenester og AD-struktur Thu Thu S3.5 - BAS-løsning Wed Mon S3.6 - Fysiske fasiliteter og infrastruktur Thu Tue S Maskinrom - klargjøring Fri Tue S Hardware - S3.7 - Kommunikasj on og S Kommunikasj on (fysisk) S 3. S ADstruktur S Intern Qtr 3, 2013 S3.8 - Samarbeidsplattformer Fri Mon S Lync S Sharepoint Fri Mon S Exchange Mon Wed S3.9 - Felles telefoniløsning og Qtr 4, 2013 støttesystemer S Samkjøring av IT-plattformer for administrative verktøy Mon Thu S Basistjen ester S Fellessystemer og klientdrift Thu Tue S Klientdrift mm Thu S Printerdrift Thu Tue S Sikkerhetskopiering Thu Tue Finish Thu Etablering av ADstruktur Tue Deploying av endelig PKIdesign Thu