INNKALLING TIL ÅRSMØTE I STORE BREVIK VELFORENING 2015 ONSDAG 29. APRIL KL. 19:30 I STORE BREVIK BARNEHAGE

Transkript

1 INNKALLING TIL ÅRSMØTE I STORE BREVIK VELFORENING 2015 ONSDAG 29. APRIL KL. 19:30 I STORE BREVIK BARNEHAGE Vi har sendt denne informasjonen på e-post til de adressene vi har registrert. Har du e-post-adresse vil vi gjerne ha den! Send oss en melding på styret.sbv@soon.no FORSLAG TIL DAGSORDEN 1. Konstituering a. Godkjenning av innkallingen b. Godkjenning av dagsorden c. Fastsettelse av stemmetall d. Valg av dirigent e. Valg av referent f. Valg av tre medlemmer til tellekorps g. Valg av to medlemmer til å godkjenne referatet 2. Årsberetning fra styret Årsberetninger fra lokalutvalgene Godkjenning av regnskapet for Innkomne saker 6. Budsjett for Valg

2 STYRETS ÅRSBERETNING FOR 2014 Styret i Store Brevik Velforening har som oppgave å ivareta beboernes interesser og bidra til et godt felles bomiljø. Det har vært avholdt 11 styremøter i perioden. Styret har som tidligere år jobbet med løpende driftsoppgaver for vellet. Driftsoppgavene dreier seg i hovedsak om styring og organisering av snørydding, gressklipping, dugnader, treskjøtsel, fellesmøter, lekeplasser, fartshumper, tvister, økonomi, budsjett, oppfølging opp mot OBOS og kommune. Noen av sakene er mer utfyllende beskrevet lenger ned. Styrets sammensetning i 2014: Leder: Stein Stubberud Nestleder: Vidar Lian Sekretær: Henning Andreassen (økonomiansv) Leder Felt 1: Morten Børud Leder Felt 2: Øystein Rusnes Leder Felt 3: Håkon Hatlen Leder Felt F: Knut Kinnerød Leder Felt U: Vidar Crosby I tråd med tidligere praksis omfatter årsberetningen perioden fra årsmøtet i 2014 frem til årsmøtet i Regnskapet følger kalenderåret. Store Brevik Velforenings strand Stranden er mye brukt av beboerne i nærmiljøet. Grillplassen og badeflåten er i flittig bruk. Avfallshåndteringen er også i år utført av Skjærgårdstjenesten. Beboerne oppfordres til å ta med seg en rive for å fjerne skjell og tang ved behov. Vestby kommune satte for noen år siden opp pumpestasjon inklusive to toaletter på stranda. Også i år var det diskusjon med kommunen vedr åpning av toalettene. De var åpne i sesongen, men ble ikke jevnlig vedlikeholdt (vasket) slik at de i løpet av sesongen ble nedskitnet og tette. Etter en del om og men tok kommunen til slutt ansvar. Velforeningen mener det er en kommunal oppgave å holde disse åpne og i orden. De brukes av så vel brukere av stranda som brukere av kyststien. I vinter/vår har kommunen tatt i bruk veien til stranda og delvis øvre del av plenen for en midlertidig atkomstvei for Støaveien. I følge kommunen, er det planer om at utbedringen av Støaveien skal komme så langt at den midlertidige omkjøringen skal opphøre og fjernes før sommeren. Området skal etter det settes godt i stand igjen. Treskjøtsel Å passe på at nye trær og buskas ikke vokser seg for store er viktig dugnadsjobb. Det bør trimmes og/eller fjernes før det vokser seg for stort. I tillegg bør det plantes nytt. Treskjøtselsplanen har blitt rullert hvert tredje år. Innspill og gjennomgang ble tatt i I 2014 bestilte styret en gjennomgang av treskjøtselen og å få utarbeidet forslag til en overordnet plan. Denne ble bestilt ferdig til februar, men har blitt noe forsinket. Belysning i parken og ved tjernet En ny lyskaster ved Breviktjernet ble montert i vinter. En periode i vinter var det trygg is og fin skøytebane. Styret takker de som har brøytet for snø! Lekeplassene Nestleder Vidar Lian er ansvarlig for oppfølging av lekeplassene sammen med feltlederne. I 2014 har det foregått dugnader i regi av feltene. Ny klatrepyramide til lekeplassen i Dueveien er satt opp.

3 Denne har blitt veldig godt tatt imot av barna og brukes av både små og store barn. Det er også hyggelig å se at både barnehager, sfo og skole daglig legger utflukter til lekeplassene våre. Vi hadde ønsket at kommunen også hadde verdsatt dette i form av vedlikeholdstilskudd. Skateparken hadde trengt mer vedlikehold enn den har fått det siste året. Det var planer om å utføre en del reparasjon, men man fant etter hvert ut at man kanskje ønsker noe mer. I vinter ble det stiftet en forening for å ivareta skate/rulle-miljøet rundt skatebanen på Brevik. Målet er å samle nok midler til å kunne anlegge elementer i betong (betongsålen, som er en stor kostnad, finnes der allerede). Styret har vært positive til en slik etablering. I april 2015 har det vært en befaring med et firma som kommer med forslag til hva som bør utbedres og gir også en pris på å gjøre jobben. Gressklipping Vi har store fellesområder som må klippes, bl a på stranden, ved tjernet, enga (felt 1), felt 1, 2 og 3. Hageservice har utført gressklippingen. Veikanter som grenser til bolig og enkelte andre steder besørges av beboerne selv. Styret har vært fornøyd med jobben, og Hageservice er også engasjert for Snøbrøyting Tannum/Authen samdrift DA har besørget snøbrøyting på parkeringsplassene. De brøyter også veier og gangveier for kommunen og styret ser fordelen med å bruke samme firma som kommunen. Brøyting startes ved 10 cm snø. Parkeringsplasser brøytes ikke dersom parkerte biler forhindrer fremkommelighet for brøyteutstyret. Brøyting vil i hovedsak foregå på dagtid da det er færrest parkerte biler på plassene. Ved store snøfall i helgen skal det brøytes en «stripe» på parkeringsplassene, resten av parkeringsplassen tas mandagen når det er mindre biler på passen. Frem til det ekstraordinære snøfallet i mars har vi vært fornøyd med sesongens brøyting. Mobile fartshumper Hvert felt har en ansvarlig person for opp- og nedrigging av fartsdemperne, som må skje hver vår og høst. Det synes som at fartshumpene har en god effekt. Det er bestilt fartsdemper til Vibeveien og Felt 2 som blir montert i Parkering Parkeringskapasiteten på Store Brevik er stort sett sprengt. Vi minner om at de som har garasje skal benytte denne til å parkere bilen i slik at det blir best mulig plass på parkeringsplassene. Det er ikke tillatt å hensette avskiltede biler, båter, hengere osv på parkeringsplassene. Det er også problemer med at det parkeres i gangveier inne på feltene. Det minnes om at det ikke er tillatt. Velforbundet Velforeningen er medlem av Velforbundet. Gjennom Velforbundet har vi ansvarsforsikring. Velforbundet søker også om mva-refusjon for sine medlemmer og vi fikk gjennom dette tilbakeført kr for 2013 i Det ble foretatt avkortning på kr i forhold til vårt søknadsbeløp i Tilhenger Velforeningen har en egen henger som våre medlemmer kan leie. Den har vært populær, og brukes også ved dugnader. Informasjon om hengeren ligger ute på nettsiden vår. Leieprisen er kun kr. 50,- pr døgn. Leietaker er ansvarlig for skader som måtte oppstå. Hengeren skal være selvfinansierende. Utleie styres fra feltleder på felt 2. Utbygging av Brevik skole Kommunen ønsker å bygge ny Brevik skole på dagens grusbane/fotballbane og har varslet igansettelse av regulering av området. Det var et informasjonsmøte i forbindelse med dette på Brevik skole den 24. mars. Oppsummert sendte styret følgende innspill til prosjektet:

4 1. Omregulering av et område mellom Svaneveien og Måkeveien til parkering (sør-vestre hjørnet av reguleringsområdet). 2. Ballbanen som tas, må erstattes av en ny kunstgressbane på området 3. Den nye skolen må også ha mulighet for utleie/grendesenter-funksjon. 4. Må tas høyde for større gymsal enn dagens skole 5. Innspill om parkeringsplasser 6. Innspill om el-bil-lading Vårt brev er vedlagt innkallingen som vedlegg (vedlegg 1) Reguleringsplanen blir senere lagt ut for offentlig høring. Vedr tomtevalg for ny skole, hadde styret ingen innspill, da dette tidligere er bestemt og vedtatt i kommunen. Økonomi regnskap Vi har god kontroll med inntekter og utgifter. Det er innhentet anbuder på div. vedlikehold og det forventes igangsetting av dette i En del er bokført som kostnader i 2014, men i praksis overført til fondsavsetninger (se detaljer i regnskap). Grasrotandelen Norsk Tipping Store Brevik Velforening er med i grasrotandelen til Norsk Tipping, og oppfordrer alle som tipper å registrere seg som støttegiver for "Grasrotmidler" til Store Brevik velforening. Da vil (inntil) 5% av det det tippes for gå til Store Brevik Velforening og best av alt, verken innsats, premie eller vinnersjanse reduseres. Pengene som kommer fra grasrotandelen går uavkortet til tiltak for barn og unge på Store Brevik, for eksempel på lekeplasser, ballbaner eller stranda. I 2014 fikk vi 3989 kroner i Grasrotmidler. Vi kan registreres på følgende måte: 1. SMS: send GRASROTANDELEN til 2020 (gratis!) 2. Hos kommisjonær: Ta med vårt org.nr og ditt spillerkort til kommisjonæren 3. Internett: grasrotandelen.no eller norsk-tipping.no 4. Mobilspill For Multix og Instaspill gjelder annen beregning enn 5%. Styret har følgende Informasjonskanaler for Store Brevik Velforening: Velforeningens hjemmeside: Facebook-side (Store Brevik velforening), redigeres av styret Heftet Informasjon til beboere : er tilgjengelig hos alle veirepresentantene og feltledere. Det skal bli delt ut til nyinnflyttede og andre som måtte ønske et eksemplar. Det er veirepresentantenes ansvar å se til at nye beboere får denne informasjon, gjerne samtidig som de blir ønsket velkommen til Store Brevik. Dette er også tilgjengelig på hjemmesidene. Feltene/lokalutvalgene Lokalutvalgene har egne beretninger som følger etter styrets årsberetning. Vårt nærområde: På Store Brevik skal det være godt å bo. Styret har hovedansvaret for fellesområdene, likevel har den enkelte beboer et stort ansvar for fellesskapet. Ta hensyn til naboen, vis respekt! Hold det ryddig, unngå søppel, reparer falleferdige gjerder og ha det velstelt på din egen eiendom. Ta ansvar. Det er

5 slik vi vil ha det på Store Brevik. Et pent og trivelig område er med på å øke verdien av boligene og ikke minst alles trivsel! Styret vil gjerne takke alle som bidrar til å gjøre Store Brevik til et godt sted å bo. Det gjelder styremedlemmer, medlemmer i lokalutvalg, medlemmer i øvrige utvalg, samt redaktør for hjemmesiden. I tillegg vil vi takke alle som møter opp på dugnader og alle beboere som stiller opp og gjør en positiv innsats for fellesarealer og særlig området ved tjernet og på stranden. Med ønske om en flott vår og sommer til alle våre medlemmer! Store Brevik, 13. april 2015 Styret (sign) 3. ÅRSBERETNINGER FRA LOKALUTVALGENE 2014 Alle valg på feltene er oppsummert til slutt FELT Beboerne har kommet med mange klager på mye vann og is i veien som gir farlige situasjoner for beboerne og ødelagt asfalt. Befaring og møte med kommunen ble avholdt i mai. Vedlikehold av veiene er forsømt og det er ønskelig at kommunen og vellet lager en felles plan for kommunale veier på Store Brevik Vel. Kommunen opplyste at alle offentlige veier fortsatt er i OBOS s eierskap men kommunen drifter veiene. Overdragelse er planlagt av OBOS, men ikke gjennomført pr. d.d. I forbindelse med snømåking oppfatter velforeningen at det er litt tilfeldig hva som er privat eller offentlig vei. Her må det avklares nærmere med kommunen. Garasjeeierne gjennom garasjelagene bør følge opp med bygningsmessig vedlikehold. Dette er ikke velforeningens ansvar, men siden enkelte tilfeller ser forfallent ut, synes foreningen det må settes i verk tiltak for å bedre standarden. Dreneringsproblemer på parkeringsplassen i Rugdeveien er planlagt utbedret kommende periode. Feiemaskin og fliskutter leies inn til vårdugnaden Veierepresentantene avholdt møte 2. februar og medlemsmøte ble avholdt den 24. februar. FELT Det er gjennomført ett feltmøte våren 2014 og to dugnader. Godt oppmøte på begge dugnadene. Kratt og busker er fjernet. Garasjene er malt. Ellers har det vært jobbet mye med å kartlegge pris og løsninger for lekeplassen og asfalteringsarbeid ved garasjeanlegget. FELT Medlemsmøte avholdt , med totalt syv fremmøtte. I hovedsak var det generell informasjon og dugnadsplanlegging som stod på agendaen. Årets dugnad vil gå av stabelen siste helgen i april. I tillegg til ordinære gjøremål vil fokus ligge på utbedring av lekeplasser i henhold til tilsynsrapport utferdiget i 2014, samt oppmerking av parkeringsplasser på feltet.

6 FELT F 2014 Rapport ikke utarbeidet/ikke mottatt FELT U 2014 Det ble gjennomført et feltmøte våren 2014, der det blant annet ble etablert garasjelag per rekke for bedre vedlikeholdet. Dugnad ble gjennomført med svært godt oppmøte som vanlig, og i tillegg til vanlig vedlikehold ble noen nye gjerder satt opp. Feltenes sammensetning i 2015/16 (etter valg på medlemsmøter): Lokalutvalg Lokalutvalg Felt 1 Lokalutvalg Felt 2 Leder Nestleder Morten Børud Magnus Riiser Leder Nestleder Øystein Rusnes Veirepresentanter: Dueveien Rugdeveien Svaneveien Terneveien Vibeveien Morten Howard Finn Jakset Maria Kvaal Magnus Riiser Tom Singdahlsen Veirepresentanter: Lerkeveien Stokkandveien Måltrostveien Orrhaneveien Hegreveien Anne Cathrine Olsen Bjørn Jægerud Henriette Johansen Yngve Romsvik John A. Wilhelmsen Lokalutvalg Felt F (Linerleveien) Lokalutvalg Felt 3 Leder Nestleder Leder Nestleder Øystein Rygge Lokalutvalg Felt U Veirepresentanter Gråtrostveien Leder Tormod Stuve Blåmeisveien Nestleder Kjøttmeisveien Løvsangerveien Veirepresentanter Ugleveien (par) Ugleveien (odde) Traneveien Tom Haug Reidun Bernthon Wenche Enersen Oddbjørg Nørbech Henrik M Sørensen Vidar Lian Stein Stubberud

7 4. Resultatregnskap pr Store Brevik Velforening Budsjett 2014 Regnskap 2014 Avvik budsjett - regnskap Velkontingent Strøm garasje (sats1) Vedlikehold gar. F Mva-kompensasjon Grasrotandel Diverse Sum inntekter Noter Går opp i opp med kostnad Går opp i opp med kostnad Drift av felt Containere til vårdugnad Gressklipp Strand/fellesarealer Treskjøtsel Snøbrøyting Langsiktig vedlikehold Lekeplass Ballbane Div. kontor/internett/data/ epost/porto Trafikktiltak Garasjestrøm og fellesbelysning p-plass Styrehonorar Regnskap/revisjon/inkasso Vedlikehold gar. F Kontingenter Møtekostnad Bankgebyrer Styrets disp kr overført fond "Lekeplass" kr overført fondsavsetning kr er belastet fond "Lekeplass" kr overført fond "Lekeplass" kr er belastet fondsavsetning kr. 641 er overført fondsavsetning kr er overført fondsavsetning Diverse Juridisk bistand Renter Tap kundefordringer Sum kostnader Resultat

8 Balanse pr Store Brevik velforening EIENDELER Pr Pr Endring Mellomværende Kundefordringer Bankkonto/likvider SUM EIENDELER (pr. 3/3-15: kr) Note EGENKAPITAL SUM Kapital SBV Fondsavsetninger: Fond Treskjøtsel / drift felt Fond Strand Fond Lekeplasser Fond Langsiktig vedlikehold Fond Ballbane Fond Fellesstrøm/belysning Fond Felt 2 garasjer Fond Trafikktiltak Fond Kontroll lekeplasser SUM fondsavsetninger Netto sum for bokførte kostnader i 2014 som er overført til fondsavsetninger er kr. Sum Gjeld og påløpte kostnader SUM EGENKAPITAL OG GJELD Se revisors erklæring på neste side Styrets innstilling: Regnskapet for 2014 godkjennes og styret gis ansvarsfrihet for godkjent regnskap.

9

10 5. INNKOMNE SAKER 1. Garasjestrøm og el-anlegg i garasjene Forslag: Vellet legger til rette et teknisk grensesnitt ved måleren som den enkelte garasjeier må forholde seg til. Vellet sørger for enhver tid at det er store nok hovedsikringer og plass til måler og sikringer for garasjeierne med el.bil. Investeringen gjøres gjennom vel-budsjettet på vanlig måte. Teknisk opplegg kan gjøres samtidig med at eier av første el.bil en p.plass ankommer. Vellet må beskrive hvordan den enkelte garasje eier må forholde seg til grensesnittet og inn til sin egen garasje. Avlesing av målerne kan gjøres 1 gang i året av delfelt ansvarlig/vei ansvarlig/garasjeeier og rapporteres inn via vellets nettside/mail. (Se hele saken: vedlegg 2) Styret mener: Dette er ikke velforeningens ansvar. Velforeningen har sørget for den praktiske gjennomføringen med hensyn til å kreve inn penger for betaling av strøm for de enkelte garasjelagene. Styrets plan: Hvert garasjelag sørger for at det elektriske anlegget er kontrollert og at rapport fra autorisert firma foreligger styret i velforeningen innen Ved eventuelle avvik må garasjelagene håndtere dette og må ha et godkjent anlegg innen I garasjer der det blir ladet el-bil må det settes opp egen kurs med egen måler på eget abonnement pr el-bil. Hvis anlegget ikke er godkjent med sluttkontroll og samsvarserklæring innen vil styret si opp strømavtalen.

11 6 - Budsjett 2015 Store Brevik Velforening Budsjett 2014 Regnskap 2014 BUDSJETT 2015 Noter Velkontingent Felt 1,2,3,U: 2000,- Felt F: 1000,- Strøm garasje (sats1) Kr. 200 pr år. Netto = kr 0 Vedlikeholdsfond garasje, Felt Kr pr år. Netto = kr 0 Mva-kompensasjon Grasrotandel Diverse Sum inntekter Drift av felt kr pr husstand + 20' Containere til vårdugnad Gressklipp Strand/fellesarealer Strand+lysstolpe (Avs fra før: 10') Treskjøtsel (Avs fra før: 20') Snøbrøyting Langsiktig vedlikehold 1) ) (Avs fra før: 455') Lekeplass (Avs fra før: 135') Ballbane (Avs fra før: 4') Div. kontor/internett/data/epost/porto Trafikktiltak (Avs fra før: 10') Garasjestrøm og fellesbelysning p- plass Opp i opp med inntekt Styrehonorar Opp i opp med inntekt Regnskap/revisjon/inkasso Vedlikehold gar. F Opp i opp med inntekt Kontingenter Møtekostnad Bankgebyrer Styrets disp Diverse Juridisk bistand Renter Tap kundefordringer 0 0 Sum kostnader Resultat ) Langsiktig vedlikehold (fond + årets budsjett = 705 ): Planer: Felt 2: Vedlikehold parkeringsplass: (foreløpig usikre tilleggsposter) Felt 1: Rugdeveien: dren + asfalt: Felt 1: Dueveien: tilkjørt grus/pukk: Felt 1: Vibeveien: dren + dekke: Styrets innstilling: Budsjettet for 2015 vedtas.

12 7. VALG Store Brevik Velforenings styre Leder: (Stein Stubberud) På valg (2 år) Nestleder: Vidar Lian Kjøttmeisveien 10 Ikke på valg Sekretær: (Henning F Andreassen) På valg (2 år) Styremedlemmer: Fra Felt 1: Morten Børud Rugdeveien 23 Ikke på valg Fra Felt 2: Øystein Rusnes Stokkandveien På valg (2 år) Fra Felt 3: Øystein Rygge Løvsangerveien 19 Suppleringsvalg (1 år) Fra Felt U: Tormod Stuve Ugleveien 18 Suppleringsvalg (1 år) Fra Felt F: På valg (2 år) Valgkomité: Medlem: Jeanette Aamodt Svaneveien Ikke på valg Medlem: Jeanette Hoel Vibeveien Ikke på valg Medlem: (Håvard G Mathisen) På valg (2 år) Valgkomitéen konstituerer seg selv