Innkalling til Årsmøte i DIS-Vestfold

Transkript

1 DIS-Vestfold Nr årgang. Januar. Innkalling til Årsmøte i DIS-Vestfold Torsdag 19. februar 2003, kl Stokke Bygdetun

2 Hei igjen alle sammen, Så er vi endelig kommet i gang med et nytt år og årsmøtet står for tur. Men før det rekker vi å forsøke noe nytt. Vi har nemlig satt av en ekstra møtedag i februar, mars og april. Disse dagene har vi kalt arbeidsmøter. Det betyr i korthet at vi ikke har tenkt å ha noe program, men setter av kvelden til å prate sammen og kanskje hjelpe hverandre med spørsmål vi ikke rekker å komme gjennom på de vanlige møtedagene. Spennende skal det også bli med den nye lokale gruppen som vil ha faste møter i Sandefjord. Den første mandagen i måneden vil man kunne møtes til en hyggelig prat, og selvsagt er ikke bare medlemmene som bor nær Sandefjord velkomne, men alle som har lyst og tid. Kanskje kan vi få til noe tilsvarende flere steder i fylket også? Dersom vi fortsetter arbeidet like bra som vi gjorde i 2003 er i hvert fall jeg helt sikker på at dette skal bli et innholdsrikt og hyggelig år for oss alle. Det er slett ikke lite vi faktisk har fått utrettet i løpet av Vi har kommet skikkelig i gang med kilderegistreringsarbeidet, og det første ferdigstilte arbeidet har blitt lagt ut på Digitalarkivet. En del av registreringen er også lagt ut på vår egen web-server hvor man kan søke på samme måte som på Digitalarkivet. Etter som tiden har gått har flere blitt med på dette dugnadsarbeidet, men vi håper å få med enda flere, ikke minst til å bidra med korrekturlesingen før vi kan sende inn det registrerte materialet. Slektsforskerdagen, et landsomfattende arrangement for DIS, er en felles satsing på markedsføring av vår felles interesse og hvem DIS er. I år satset vi friskt og hadde et opplegg i tre av Vestfold-byene, nemlig Larvik, Sandefjord og Horten. Og vi må vel konkludere med at det var svært vellykket, og til tider var antall besøkene så stort at vi bare så vidt fikk tatt oss av dem på en skikkelig måte. John Ludvigsen Leder 2 DIZ nr

3 Årsmøte Torsdag 19. februar. Stokke Bygddetun Dagsorden: 1. Godkjenning av innkalling og dagsorden 2. Valg av møteleder og referent 3. Styrets beretning Regnskap 2003 og budsjett Revisors beretning 6. Valg av leder og styremedlemmer 7. Valg av revisor 8. Innkomne saker: Godtgjørelse til styret IZ nr

4 DIS-Vestfold - Styrets beretning 2003 Styrets sammensetning i perioden Leder: John Ludvigsen Nestleder: Rolf Dahl Kasserer: Henning Halvorsen Sekretær: Angen Hofseth Svinterud Styremedlem: Willy Fredriksen Varamedlemmer: Ragnhild Prøytz Brita Heggelund Revisor: Kari Sundsåsen Styrets arbeid Størstedelen av styrets arbeid har vært planlegging og gjennomføring av medlemsmøter og andre arrangementer. Når vi ser på den store deltagelsen, ser det ut til at temaene har vært etter medlemmenes ønsker. Fra mai har Stokke bygdetun blitt fast sted for medlemsmøtene som holdes månedlig i vinterhalvåret. I tillegg er startet såkalte treffmøter uten fast program samme sted. Det har også vært drevet en profilering av DIS i andre miljøer, blant annet i Vestfold slektshistorielag, i Hedrum historielag og i Tjøme historielag. Etter markeringen av slektsforskerdagen i Horten bibliotek i oktober, har foreningens utstilling blitt stående permanent i biblioteket. Styret har gjennomført en spørreundersøkelse blant medlemmene for blant annet å kartlegge ønsker og behov. Dette stoffet er ikke ferdig bearbeidet. DIS-Treff-fadder for Vestfold har vært Henning Halvorsen. 4 DIZ nr

5 Medlemmer DIS-Vestfold hadde 400 medlemmer pr 1. januar 2004, mot 368 ved forrige årsskifte.deltagerantall på medlemsmøtene lå på 35 i snitt. Møtevirksomhet/arrangementer Det har vært avholdt 9 styremøter i perioden. (20.mar., 28.apr., 21.mai, 10.jun., 4.sep., 9.okt., 13.nov., 8. des., 26. jan.) Ordinære medlemsmøter med temaer: -25. mars. Omvisning Marinemuseet, Horten april. Utviklingen av Tønsberg havn. Fellesmøte med Vestfold slektshistorielag mai. Norgesglasset/MapOnWeb og Amtskart v/ Henning Halvorsen, DISadm og Online-Forumet v/ John Ludvigsen, Innsnevring ved datasøk v/ Willy Fredriksen august. Besøk på Hedrum bygdetun september Kjekt å ha. Nyttige småprogrammer v/ flere oktober. Distreff fra A til Å v/ Willy Fredriksen, John Ludvigsen og Henning Halvorsen november. Stokke Historielags samling av bilder fra Stokke v/ Arne T. Jacobsen. -2. desember. Julemøte. Gravregistrering og offentlig tilgang v/ kirkegårdskonsulent Helge Klingberg januar. Bilder i slektsbok v/ Jan Willi Talgø. I tillegg er det arrangert: "Slektsforskerdagen" 25. oktober med stands på bibliotekene i Larvik, Sandefjord og Horten. Grunnkurs i TMG. Kurset ble holdt i november med en varighet på 12 timer og med 6 deltagere. Kursleder: Willy Fredriksen. IZ nr

6 DIS-Vestfolds Internett-sider: vf.disnorge.no Ansvarlig for internettsidene har vært John Ludvigsen med støtte av Henning Halvorsen og Jan Willi Talgø. Sidene har jevnt over hatt treff i måneden, men med en ny rekord i desember på hele treff, ikke minst skyldes dette treff på Forume vårt. På dette Forumet - hvor folk selv kan legge inn spørsmål og svar - er det i første rekke forumet for etterlysninger som blir brukt og lest av svært mange. Medlemsbladet DIZ Det ble gitt ut 4 nummer i Det siste nummeret ble sendt medlemmene rett over nyttår. Opplaget har økt i takt med medlemsøkningen til 405. Bladet sendes medlemmene som trykt utgave og finnes digitalt på hjemmesiden. Redaktør har vært Rolf Dahl. Brukergrupper DIS-Vestfold har fire brukergrupper: Brother's Keeper (BK), leder Frank Nordberg BK har hatt sine møter hverførste onsdag i måneden på Stokke Bibliotek sammen med medlemmer av Vestfold Slektshistorielag og Stokke Historielags slektsgruppe. I året som har gått har det vært holdt 10 møter med 7-10 personer hver gang. DISGEN, leder Thor K. Berglund. Gruppa har ikke vært virksom i TMG, leder Kåre A. Lie frem til senhøstes da Willy Fredriksen overtok. Scanning og bildebehandling, leder Jan Willi Talgø. Gruppa har hatt 5 møter i 2003, med 5-6 deltakere i gjennomsnitt. Møtene har vært holdt privat, stort sett hjemme hos gruppeleder. 6 DIZ nr

7 Webdesign, leder John Ludvigsen. Gruppa har ikke vært virksom i Brukergruppene får noe støtte til virksomheten. Medlemsaktiviteter Medlemmene har vært virksomme på forskjellig vis, bl.a. ved gjennomføringen av medlemsmøtene på Stokke Bygdetun. Kilderegistrering Antall kilderegistratorer kan anslås til rundt 15 ved årets utgang. Av disse arbeidet åtte personer med kirkebøker, resten med gravregistrering, med andre kilder, eller bestiller materiell selv. Mer nytt materiell er bestilt i løpet av året til nye registratorer. I 2003 ble det første ferdig registrerte arbeidet i regi av DIS-Vestfold levert til Digitalarkivet. "Ragnhilds slektskafe": Åpent hus hos Ragnhild Prøytz i Horten hver siste onsdag i måneden. "Sandefjordgruppen." Nystartet treffsted på Ranvik ungdomsskole, Sandefjord, hver første mandag i måneden. "Ancestry.com. ": Dis-Vestfold har abonnement på online-søk i folketellinger i USA.: 1880-, og 1930-utgavene. Willy Fredriksen har vært "fadder" og foretatt søk for medlemmene. IZ nr

8 REGNSKAP Budsj Budsj Kasse 156,50 70,00 Postgiro 9 818, ,17 Bank Dis Norge , ,44 Avsettning teknisk utstyr , ,00 Fordringer 6 700, ,00 Gjeld -700, ,00 Inntekter Kontingent , , , ,00 Kontigent utestående 6 700, ,00 Møteinntekter 1 144, ,00 500,00 Tilskudd slektsforskerdagen 5 000, ,00 Salg av hefter 210,00 Renter 1 163, , , ,00 Sum inntekter , , , ,00 Utgifter Porto / gebyrer 3 168, , , ,00 Husleie 5 000, , , ,00 Møteutgifter 4 910, , , ,00 Trykksaker 1 092, , , ,00 Teknisk utstyr 2 785, , , ,00 Telefonutgifter 2 000, , , ,00 Diverse utgifter 250,00 648, , ,00 Tilskudd brukergrupper 1 101, , , ,00 Prosjektarbeid - 859, , ,00 Slektsforskerdagen , ,00 Sum utgifter , , , ,00 8 DIZ nr

9 Overskudd/Underskudd , ,83 Egenkapital Overskudd/Underskudd Egenkapital pr , , , , , ,24 Revidert og funnet i orden Hvasser Henning Halvorsen kasserer Kari Sundsåsen revisor Valgkomiteens innstilling til valg av nytt styre 2004: Styreleder: John Ludvigsen Syremedlemmer: Rolf Dahl Angen Hofseth Svinterud Henning Halvorsen Willy Fredriksen Varamedlemmer: Brita Heggelund Ragnhild Prøytz Revisor: Tove Bexrud 1 år (gjenvalg) 2 år (gjenvalg) 2 år (gjenvalg) (ikke på valg) (ikke på valg) 1 år (gjenvalg) 1 år (gjenvalg) 1 år (ny) For valgkomiteen 2003 Jan Willi Talgø IZ nr

10 REVISJON AV REGNSKAP FOR DIS VESTFOLD I 2002 hadde vi avsetning til teknisk utstyr ,70 kr. På tross av fjorårets innkjøp av brukt dataprojektor, vedtok vi fortsatt øremerking av denne konto med tanke på fremtidig utskifting av utstyret. Vi har rundt av summen, så det i dag står kr til teknisk utstyr. Denne summen pluss "Bank Dis Norge" på ,44 kr blir den reelle sum vi har på konto. Kapitalplassering for Dis Vestfold innestående på bank hos Dis Norge er pr ,14 kr. Under fordringer, d.v.s.kortsiktig gjeld, er ført 3300 kr som er et forskudd på medlemskontingent for Summen kommer igjen under inntekter. Under gjeld er ført div. krav, til sammen 2300 kr fra 2003 som ikke kom før årsskiftet. Slektsforskerdagen dukker opp som ny post på 2004-budsjettet. Kasserer og revisor velger å samle utgiftspostene til denne dagen i årets regnskap. Regnskapet er revidert og funnet i orden. Hvasser Kari Sundsåsen 10 DIZ nr

11 Møteprogram våren 2004: Torsdag 22. januar kl Medlemsmøte på Stokke Bygdetun. Jan Willie Talgø snakker om slektsbøker med fokus på bilder. Onsdag 19 februar kl Årsmøte på Stokke Bygdetun. Selv om dette er et møte for regnskap og valg, vil det bli en bolk med data. Torsdag 18. mars kl Medlemsmøte på Stokke bygdetun. Torsdag 22. april kl Medlemsmøte på Stokke Bygdetun. Torsdag 27. mai kl Medlemsmøte på Stokke Bygdetun. Arbeidsmøter / pratemoter uten tema. Behovet for å komme sammen og prate om felles problemer og utfordringer er stort, derfor har vi satt av disse kveldene til dette. Onsdag 10. mars kl på Stokke Bygdetun Onsdag 14. april kl på Stokke Bygdetun IZ nr

12 B-post Returadresse: DIS-Vestfold Rolf Dahl Østbyveien Husøysund Styret i denne perioden. Leder: John Ludvigsen. Østersv.7 b 3154 Tolvsrød Tlf Mob Jobb E-post [email protected] Nestleder: Rolf Dahl. Østbyv Husøysund Tlf Mob jobb E-post [email protected] Sekretær: Angen Hofseth Svinterud. Asnestoppen Sandefjord Tlf E-post [email protected] Kasserer: Henning Halvorsen. Furustien 4a 3150 Tolvsrød Tlf Mob E-post [email protected] Styremedlem: Willy Fredriksen. Berganveien Skallestad Tlf Mob E-post [email protected] Varamedlem: Brita Hegglund. Trudvangveien 28b 3117 Tønsberg Tlf E-post [email protected] Varamedlem: Ragnhild Prøytz. Kjølhalstien 31a 3189 Horten Tlf Mob E-post [email protected] Revisør: Kari Sundsåsen. Krukeveien Hvasser Tlf E-post [email protected] 12 DIZ nr