Møte nr. 55 i Nasjonal IKT

Transkript

1 Møte nr. 55 i Nasjonal IKT Til: Herlof Nilssen, Erik M. Hansen, Kristin Weidemann Wieland, Hans Nielsen Hauge, Bjørn Nilsen, Oddvar Larsen, Daniel Haga, Ingerid Grønnerud, Christine Bergland, Kai Rune Furberg, Steinar Lund, Tor Eid, Siri Cathrine Rølland, Sigmund Eidem, Håkon Grimstad Kopi Arild Pedersen, Ketil Are Lund, Johnny Heggestad, Arild Faxvaag, Per Olav Skjesol, Roger Schäffer, Arnt Ole Ree, Cato Rindal, Vidar Kårikstad, Ola I. Vikland, Kristian Skauli Fra: Programkontoret ved Dagfinn Hallseth og Anne Line Grepne Sted: Radisson SAS Airport Hotel (Gardermoen) Tid: kl. 09:30-13:30 Leseveiledning Underlag markert i kursiv er kun til orientering. Agenda Nr Sak Underlag 01 Godkjenning av innkalling 02 Godkjenning av referat fra møtet Vedl. 02: Møtereferat 03 Gjennomgang av prosjektstatus Til orientering. Vedl. 03: Statusrapport 04 Årsoppsummering 2010 Fremleggelse av utkast til årsoppsummering. Til beslutning. 05 Elin-h (Elektronisk informasjonsutveksling i helsestasjonstjenesten) (tiltak 5.12) Fremleggelse av forprosjektets sluttrapport, samt søknad om midler til hovedprosjekt. Til beslutning. 06 SykehusFEST (tiltak 29) Fremleggelse av prosjektets hovedfunn v/ Tor-Arne Vilnes (Legemiddelverket). Til beslutning. 07 FEST som grunnlag for elektronisk forskrivning i sykehus Fremleggelse av prosjektdirektiv. Til beslutning. Vedl. 04a: Saksnotat fra Programkontoret Vedl. 04b: Årsoppsummering Vedl. 05a: Saksnotat fra Programkontoret Vedl. 05b: Sluttrapport forprosjekt Vedl. 05c: Prosjektdirektiv hovedprosjekt Vedl. 05d: Kostnads- og finansieringsplan Vedl. 05e: Presentasjon (Tas i møtet) Vedl. 06a: Saksnotat fra prosjektet Vedl. 06b: Sluttrapport Vedl. 06c: Gevinstanalyse Vedl. 06d: Presentasjon (Tas i møtet) Vedl. 07a: Saksnotat fra Programkontoret

2 Dato 18/02/2011 Emne Agenda møte nr. 55 Side 2 av 2 Vedl. 07b: Prosjektdirektiv Vedl. 07c: Presentasjon 08 Koordinering av innføring av nytt radiologikodeverk Forslag til videre prosess. Til beslutning. (Tas i møtet) Vedl. 08a: Saksnotat fra Programkontoret Vedl. 08b: Invitasjon til 09 Forprosjekt for nasjonal kjernejournal Presentasjon av forprosjektet og videre arbeid med kjernejournal i Til orientering. nettverksmøte Vedl. 09a: Saksnotat fra Programkontoret Vedl. 09b: Oversendelsesbrev Vedl. 09c: Rapport Vedl. 09d: Høringsbrev Vedl. 09e: Presentasjon 10 Pågående arbeid med nasjonal helseportal Kort orientering om status v/ Helsedirektoratet. (Tas i møtet) Vedl. 10: Saksnotat fra Programkontoret 11 Ferdigstilling av NHNs strategi Til orientering. 12 Difis rapport IT-standardisering i helsesektoren Utarbeidelse av felles RHF-høringsuttalelse. Til orientering. Vedl. 11a: Saksnotat fra Programkontoret Vedl. 11b: NHNs strategi Vedl. 12a: Saksnotat fra Programkontoret Vedl. 12b: Rapport fra Difi Vedl. 12c: Sammenstilt 13 Status vedr. opprettelse av EPJ Systemeierforum Til orientering. 14 Til orientering a. Helseinformatikkuka i Trondheim b. Justeringer i utarbeidet prosjektdirektiv for tiltak c. Justeringer i utarbeidet prosjektdirektiv for tiltak 39. d. Justeringer i utarbeidet prosjektdirektiv for tiltak 38. e. Tiltaksplan for innovasjonssatsing - RHFenes arbeidsgruppe. f. Behov for ressurser til diverse tiltak. g. Videre prosess ift. anskaffelse av nynorsk talegjenkjenning for somatikk og radiologi. h. TOGAF-kurs i regi av Fagforum Arkitektur. 15 Eventuelt høringssvar Vedl. 13a: Saksnotat fra Programkontoret Vedl. 13b: Notat til fagdir. Vedl. 14a: Saksnotat fra Programkontoret Vedl. 14b: Prosjektdirektiv tiltak 31.2 v.1 Vedl. 14c: Prosjektdirektiv tiltak 39 v.1 Vedl. 14d: Prosjektdirektiv tiltak 38 v.1

3 Vedlegg 02 Referat fra møte nr. 54 i Nasjonal IKT Til: Herlof Nilssen, Erik M. Hansen, Kristin Weidemann Wieland, Hans Nielsen Hauge, Bjørn Nilsen, Oddvar Larsen, Daniel Haga, Ingerid Grønnerud, Christine Bergland, Kai Rune Furberg, Steinar Lund, Tor Eid, Siri Cathrine Rølland, Reidun Mattingsdal, Håkon Grimstad Kopi: Arild Pedersen, Ketil Are Lund, Johnny Heggestad, Arild Faxvaag, Per Olav Skjesol, Roger Schäffer, Arnt Ole Ree, Cato Rindal, Vidar Kårikstad, Ola I. Vikland, Kristian Skauli Fra: Programkontoret ved Dagfinn Hallseth og Anne Line Grepne Sted: Radisson SAS Airport Hotel (Gardermoen) Tid: kl. 09:30-13:10 Deltagere Til stede: Herlof Nilssen, Erik M. Hansen, Kristin Weidemann Wieland, Hans Nielsen Hauge, Oddvar Larsen, Kristian Skauli (for Christine Bergland), Tor Eid, Siri Cathrine Rølland og Reidun Mattingsdal. Håkon Grimstad deltok i møtet frem til kl Arild Pedersen (for Ingerid Grønnerud) var til stede fra k Dagfinn Hallseth og Anne Line Grepne var til stede fra Programkontoret. Terje Sagen, KITH, var til stede ved behandling av sak 04. Grete Bach, KITH, var til stede ved behandling av sak 05. Arild Faxvaag, NSEP, var til stede ved behandling av sak 14. Forfall: Bjørn Nilsen, Daniel Haga, Ingerid Grønnerud, Christine Bergland, Kai Rune Furberg og Steinar Lund. Agenda Nr Sak Ansvarlig 01 Godkjenning av innkalling Innkallingen ble godkjent uten kommentarer. Det ble foreslått fra Styringsgruppen at fremtidige saksutsendelser inkluderer to filer: 1) én fil som inkluderer saksforelegg og Programkontoret vedlegg som må leses og 2) én fil som inkluderer vedlegg som kun er til orientering. Det ble kommentert fra Styringsgruppen at Programkontoret bør vurdere nøye hvorvidt de enkelte sakene skal tas til etterretning eller til orientering. Det var ikke meldt saker til eventuelt. Sakene ble gjennomgått i følgende rekkefølge: 1-3, 6-10, 5, 11-14, 4, 15. Programkontoret Vedtak: Innkallingen ble godkjent. Godkjenning av referat fra møtet Det var ingen kommentarer til referatet utover allerede foretatt justering. Vedtak: Referatet ble godkjent. Gjennomgang av prosjektstatus Programkontoret orienterte kort om status. Følgende ble kommentert spesielt: Tiltak 5.11: Tiltaket er ferdigstilt og vil bli presentert i dagens møte. 1

4 Vedlegg 02 Tiltak 15.6 Nytt hjelpenummer i helsenettet: Helse Vest og Programkontoret har gjennomført møte med prosjektledelsen etter at ressurspersoner tilknyttet prosjektet har uttrykt bekymring vedr. fremdrift. Basert på enighet i dette møtet vil det utarbeides en ny prosjektplan. Tiltak 24.2 Medikasjonstjeneste: Prosjektets styringsgruppe besluttet i møte å utsette estimert sluttdato til grunnet mindre tilgang til prosjektressurser enn forutsatt ved oppstart. Styringsgruppen understreket viktigheten av at alle RHF (inkl. Helse Nord) er representert i prosjektet. Tiltak 25: Tiltaket er ferdigstilt og vil bli presentert i dagens møte. Tiltak 15.6 Helse Nord Vedtak: Styringsgruppen tok status til orientering. Etablering samhandling rehabilitering/ habilitering (tiltak 25) Programkontoret innledet kort og prosjektleder for tiltak 25, Terje Sagen (KITH), fremla deretter prosjektets hovedfunn. Han fokuserte på prosjektets bakgrunn, målsetting, løsning/leveranser og videre anbefalinger. Prosjektets hovedmål har vært å gjennomføre en avgrenset pilot av løsninger for elektronisk henvisning og epikrise mellom fastleger og rehabiliteringsinstitusjoner som kan breddes til nasjonale løsninger. Det har til tider vært treg fremdrift i prosjektet grunnet vanskeligheter med å få sentrale leveranser fra leverandørene. Siden oppstarten har det skjedd mye på leverandørsiden og det har preget store deler prosjektet. Nå har imidlertid tre leverandører blitt godkjent for sending av epikrise og mottak av henvisning. Prosjektet har nådd sitt hovedmål og anbefaler at løsningen breddes og tas i bruk, at den gode henvisning utvides og at videresending av henvisning bør implementeres i EPJsystemene til spesialisthelsetjenesten. Helsedirektoratet v/ Kristian Skauli spurte om diskusjonen knyttet til meldingsutvidelse med Meldingsløftet-prosjektet nå er avsluttet. Det er den ikke, men Sagen understreket at meldingen kan brukes også i sin nåværende form. Styringsgruppen problematiserte også kort mulige hindre for utrulling, samt behovet for en styringsmodell for å sikre implementering på legekontorer. Leverandørene som nå har fått godkjent sine løsninger, har gitt signaler om dette vil breddes. Avslutningsvis ble prosjektet berømmet for å ha holdt fokus på å levere konkrete resultater og for sin pragmatiske tilnærming til denne vanskelige problemstillingen. Vedtak: 1. Styringsgruppen Nasjonal IKT tar prosjektets resultater og hovedfunn til etterretning. 2. Styringsgruppen Nasjonal IKT godkjenner prosjektets sluttleveranser og avslutter prosjektet. ELIN-S, del 2, Støtte for behandlingsprosesser mellom foretak (tiltak 5.11) Programkontoret innledet kort før prosjektleder for tiltak 5.11, Grete Bach (KITH), fremla forprosjektets hovedfunn samt søknad og prosjektplan for videre arbeid. ELIN- S har hatt delmål knyttet til hhv. arbeidsprosesser, kartlegging av prosjekter og porteføljer, og utarbeidelse av søknad og prosjektdirektiv for et hovedprosjekt. Prosjektet gjennomgikk mål og leveranser, og videre funn man hadde gjort i prosjektet. Prosjektet drøftet innledningsvis mulighet for et nasjonalt EPJ-program, men i dialog med fagfora foreslår man nå at det videre arbeidet bør ha som hovedmål å utarbeide en overordnet nasjonal kravspesifikasjon av en sporbarhetstjeneste, Denne bør ha funksjonalitet både til sporing, feilsøking, varsling, tilgang og innsyn. Helsepersonell bruker i dag mye tid på søking etter bortkomne svar, manglende prøver, epikriser osv., og forprosjektet er av den oppfatning at det vil være mulig å utvikle en god løsning for denne typen tjeneste. 2

5 Vedlegg 02 Styringsgruppen kommenterte innledningsvis at det er positivt at forprosjektet har prioritert ett område for videre arbeid. Samtidig er det viktig å ta hensyn til at det foregår flere store prosjekter som har grensesnitt til de foreslåtte oppgavene. Før en går videre med det foreslåtte prosjektet bør man være tydelig på hvordan dette spiller inn i en helhet. Funksjonalitet for sporbarhet ble så diskutert. Funksjonalitet er opplagt hensiktsmessig for fysiske gjenstander (jf. Posten og Mattilsynets funksjonalitet) men ikke fult så opplagt for elektroniske informasjon. Det ble diskutert hvorvidt forslaget til videre arbeid synes å forsøke å behandle symptomer, fremfor å behandle underliggende årsaker knyttet til mangelfulle systemer og løsninger. Jo dårligere meldingsformidling fungerer, jo høyere verdi vil trolig en sporingstjeneste gi. Spørsmålet blir da om man alternativt skal fokusere på nye løsninger og alternativer til dagens strategi, fremfor å utvikle en sporbarhetsfunksjonalitet. Styringsgruppen anbefaler derfor å holde videre arbeid i bero inntil det er et tydeligere bilde av hvordan de underliggende årsakene kan behandles. Styringsgruppen kommenterte at forprosjektets sluttleveranser utgjør et godt stykke arbeid og at prosessen man har fulgt synes å være god. Det ble stilt spørsmål ved hvorvidt prosjektet i større grad burde sette på hvordan prosessene burde være i tillegg til å tegne et as-is -bilde. Prosjektleder påpekte imidlertid at prosjektet til en viss grad har hatt et normativt fokus, der det har vært mulig. Styringsgruppen takket for leveransene og for presentasjonen. Programkontoret 06 Vedtak: 1. Nasjonal IKTs Styringsgruppe tar forprosjektets resultater og hovedfunn til orientering. 2. Nasjonal IKTs Styringsgruppe godkjenner prosjektets sluttleveranser. 3. Styringsgruppen Nasjonal IKT ber om at saken tas opp igjen på et senere møte og at saken sees i sammenheng med andre pågående / planlagte tiltak. Konsekvensutredning - Felles publiseringsløsning (tiltak 36) Programkontoret presenterte kort gjennomført prosess etter tidligere behandling i Nasjonal IKTs styringsfora og fremla deretter kort prosjektets anbefalinger, samt forslag til oversendelse til Helse- og omsorgsdepartementet. Konklusjonen i prosjektets rapport er at man enten bør beholde dagens løsninger (alternativ 0 (videreføre dagens løsninger)) og utveksle informasjon mellom disse eller etablere en nasjonal publiseringsløsning med felles drift som kun omfatter internett (alternativ 3b). Styringsgruppen kommenterte viktigheten av at kommunikasjonsdirektørene er informert om prosjektets hovedfunn og anbefaling. Prosjektet har hatt i oppdrag å gjennomføre en IKT-faglig konsekvensvurdering, og direktørene har kun fungert som referansegruppe for prosjektet. Det ble kommentert at NIKTs rapport har et IT-faglig hovedfokus på problemstillingene, og at man er kjent med at i alle fall enkelte RHF har involvert kommunikasjonssiden i prosjektarbeidet utover referansegruppen. Programkontoret vil imidlertid ta en avsjekk med prosjektleder vedrørende involvering av kommunikasjonsdirektørene. Deretter vil man oversende prosjektets endelige sluttrapport samt vedtak fra Nasjonal IKT til kommunikasjonsdirektørene for eventuelle kommentarer. Styringsgruppen kommenterte videre at rapporten på en god måte illustrerer hvordan bruk av en konsekvensutredning kan brukes som et verktøy for å identifisere konsekvenser i forkant av en slik type innføring/implementering og er enige i anbefalingene fra Prosjekteierforum Det ble kommentert at det bør fremgå tydeligere av saksfremlegg og vedtak hva alternativ 0, 3b osv. står for. Programkontoret Programkontoret Vedtak: 1. Styringsgruppen Nasjonal IKT tar prosjektets reviderte konsekvensutredning og anbefaling til etterretning i tråd med anbefalinger fra PEF. 2. Styringsgruppen anbefaler overfor HOD å videreføre dagens løsninger og utveksle informasjon (alternativ 0) inntil videre. 3

6 Vedlegg Styringsgruppen mener at problemstillingen bør tas opp til ny diskusjon senere (3-5 år), hvor man vurderer alternativ 3 (standardisering på verktøy og felles drift (inter-/intra-/ekstranett)). Per i dag anses risikoen ved alternativ 3b (standardisering på verktøy og felles drift kun på internett) å være for stor for flere RHF. 4. Styringsgruppen anbefaler at enkelte opplagte synergier ved økt nasjonal koordinering følges opp videre, jfr. saksunderlag og rapport. 5. Styringsgruppens leder oversender brev til Helse- og omsorgsdepartementet med de innspill som fremkom i møtet. Prosjektets sluttrapport legges ved til informasjon. RHFene Programkontoret / Herlof Nilssen 07 Bruk av arketyper/terminologibinding/snomed CT i et kurvesystem Programkontoret fremla kort utarbeidet prosjektdirektiv og understreket at dette er et innledende prosjekt med formål bl.a. om å høste erfaringer. Direktivet er utarbeidet av Fagforum Arkitektur og Klinisk IKT Fagforum. Styringsgruppen kommenterte at prosjektet vil være et første steg i retning av en strukturert journal, et meget viktig arbeid som har vært etterlengtet lenge, men at det vil være fornuftig å starte dette litt forsiktig da dette er et svært komplekst fagfelt. Sverige og Danmark bruker i dag store midler på dette, og man vil kunne hente erfaringer derfra. Helsedirektoratet ønsker å involveres i arbeidet. Styringsgruppen kommenterte avslutningsvis at det er viktig at det er god kontroll på bruk av Nasjonal IKTs økonomiske midler slik at man kan foreta velbegrunnede prioriteringer, og Programkontoret nevnte at det vil fremlegges en status (også økonomisk) på første møte i Vedtak: 1. Styringsgruppen Nasjonal IKT gir sin tilslutning til prosjektdirektivets hovedinnretning med de innspill som framkom i møtet. 2. Styringsgruppen Nasjonal IKT bevilger en ramme på inntil kr. 1,7 mnok. til dette arbeidet. 3. Styringsgruppen Nasjonal IKT ber Programkontoret igangsette prosjektet og engasjere prosjektleder. Programkontoret Programkontoret 08 Prosjektoppdrag videreutvikling av arkitektur Programkontoret fremla kort utarbeidet prosjektdirektiv og kommenterte at det er et sterkt ønske om å utvide dagens prosess- og tjenestemodell til også å omfatte utdanning av helsepersonell, opplæring av pasienter og pårørende samt forskningsog utviklingsprosesser. Helsedirektoratet v/ Kristian Skauli kommenterte at det bør tas en avsjekk av at dette initiativet er kommunisert til ehelsegruppen. Programkontoret opplyste om at det er de samme personene som er representert i dette forumet, slik at dette vil være ivaretatt. Vedtak: 1. Styringsgruppen Nasjonal IKT gir sin tilslutning til prosjektdirektivets hovedinnretning med de innspill som framkom i møtet. 2. Styringsgruppen Nasjonal IKT bevilger en ramme på inntil kr. 1,85 mnok til dette arbeidet. 3. Styringsgruppen Nasjonal IKT ber Programkontoret igangsette prosjektet og engasjere prosjektleder. Programkontoret 09 Styringsgruppe for Nasjonal helseportal Helsedirektoratet v/ Kristian Skauli fremla kort bakgrunn for saken Nasjonal helseportal. Styringsgruppen for prosjektet skal ledes av Bjørn-Inge Larsen og det ble understreket fra Styringsgruppen side at RHFenes representanter bør ha stor beslutningsmyndighet. Håkon Grimstad opplyste om at han skal delta i 4

7 Vedlegg 02 styringsgruppen. Etter en kort diskusjon kom Styringsgruppen til enighet om at RHFene melder inn Kristin W. Wieland (HSØ) og Herlof Nilssen (HV). Disse to peker ut hver sin vararepresentant fra eget RHF. I Nilssens tilfelle vil Erik M. Hansen være vara, Wieland vil komme tilbake til navn på vara. Vedtak: 1. Styringsgruppen Nasjonal IKT utnevner Herlof Nilssen og Kristin W. Wieland som RHFenes representanter til styringsgruppen for Nasjonal helseportal. 2. Programkontoret Nasjonal IKT videreformidler utnevnelsen av representanter til Helsedirektoratet innen Programkontoret 10 Roller og ansvar knyttet til IKT i sektoren Programkontoret fremla kort saken. Formålet med utarbeidet saksnotat har vært å igangsette en dialog. Styringsgruppen bes vurdere om, og i så fall hvordan, man skal ta problemstillingen videre. Styringsgruppen diskuterte saken, herunder ble det kommenterte at det som ble referatført fra behandling av saken i Prosjekteierforum: PEF kommenterte at dette er et viktig tema, men at det antakelig vil være mer hensiktsmessig å behandle dette i mer detalj på et senere tidspunkt. Erik M. Hansen opplyste om at PEF var enige i problemstillingen og viktigheten av diskusjonen, men var usikre på videre saksgang da problemstillingen delvis ligger utenfor Nasjonal IKTs og RHFenes ansvarsområde. Herlof Nilssen påpekte at NHNs rolle nå avklares gjennom den pågående strategiprosessen og påfølgende klarering av strategidokumentet fra eier. Nasjonal IKTs rolle er definert ut fra mandat gitt fra HOD, mens RHFenes rolle er definert iht. lov, forskrift og styringsdokumenter. Det finnes altså noen avgrensninger, men per i dag ser vi at de fleste aktørene jobber noe utenfor de rollene de har blitt gitt. Spørsmålet er imidlertid om man skal fokusere på gråsoner og grenseoppganger mellom aktører, eller ha hovedfokus på utfordingsbildet for sektoren og gjennom dette få på plass eventuelle tydeliggjøring av roller og ansvar. Per i dag er det heller ikke én aktør som kan foreta den IKT-messige oppfølgingen av Samhandlingsreformen. Dagens oppgaver er for store i forhold til summen av aktørenes enkeltstående evne til å gjennomføre disse, og man er derfor avhengig av å finne velfungerende samarbeidsformer. Det er i dag alt for krevende å få til samhandling mellom de ulike aktørene i et pasientforløp, og å fokusere på dette som hovedutfordring også i forhold til IKT, kan være en konstruktiv vei gjennom denne problemstillingen. Styringsgruppen anbefaler at diskusjonen tas opp i ehelsegruppen; en arena hvor alle aktørene er representert. Helse- og omsorgsdepartementet v/ Tor Eid informerte om at det foregår et arbeid knyttet til å gjennomgå blant annet standardiseringsarbeidet som det snarlig vil bli bedt om en uttalelse til. Dette er en problemstilling som er delvis relatert til problemstillingen som diskuteres. Avslutningsvis kommenterte Styringsgruppen at det vil være hensiktsmessig å knytte denne saken opp mot utarbeidet innspill fra RHFene til statsbudsjettet, og det ble påpekt at høringen knyttet til ny kommunal helse- og omsorgslov kan være et sted å adressere dette. Høringsfristen er Vedtak: 1. Styringsgruppen Nasjonal IKT mener økt samhandling vil medføre et økt behov for tettere samarbeid med andre aktører. Dette setter ytterligere krav til tydelighet i forhold til roller og ansvar ut over det vi kjenner i dag. 2. Styringsgruppen Nasjonal IKT vil understreke at det per i dag er et godt samarbeidsklima på tvers av aktører i sektoren, men mener en ytterligere tydeliggjøring av roller, oppgaver og ansvar vil gjøre samhandlingen lettere og mer 5

8 Vedlegg 02 effektiv i tiden som kommer. 3. Styringsgruppen Nasjonal IKT ser derfor behovet for at roller og ansvar tydeliggjøres i sektoren og vil oversende saken til RHF AD-møtet. 4. Styringsgruppen Nasjonal IKT viser for øvrig til felles innspill fra RHFene til statsbudsjettet knyttet til IKT-området. Programkontoret 11 Medisinske kvalitetsregistre (tiltak 28) Programkontoret innledet kort og henviste til tidligere behandling av saken i Nasjonal IKT. Arild Pedersen fremla en kort presentasjon hvor han gjennomgikk Hemits rolle i arbeidet, de forutsetninger som ligger til grunn og status per i dag. Første versjon av driftsløsningen vil være på plass i Helse Nord IKT og 5 registre vil være i drift på løsningen fra samme dato. Utviklings- og forvaltningsorganisasjonen er i ferd med å komme på plass. Prosjektet har undervurdert en del sentrale elementer ved planlegging og estimering, bl.a. behovet for å gjennomføre endringer i kjerneløsningen. Man har støtt på store koordinerings- og framdriftsutfordringer underveis i arbeidet. Pedersen gikk deretter over til å presentere videre planer, samt organisering av arbeidet og avsluttet med de signalene som har blitt gitt fra Nasjonal IKT knyttet til at kvalitetsregistre skal, så langt det er mulig, utvikles på en felles teknisk løsning, driftes på ett sted (fortrinnsvis NHN) og at løsningen skal følge føringer gitt i tjenesteorientert arkitektur og Nasjonalt Helseregister Prosjekt (NHRP). Han la dessuten til at Hemit nå har satt på ytterligere ressurser for å få tilstrekkelig fremdrift i arbeidet og presiserte at fremlagt tidsplan gjelder det totale omfanget av aktiviteter og at Nasjonal IKT er referansegruppe for dette arbeidet. Styringsgruppen understreket at arbeidet p.t. er 6-9 måneder forsinket og at det er avgjørende at driftsløsningen kommer på plass til for at forutsetningen om registre på én felles plattform skal kunne overholdes. Det er meget store forventninger både hos registermiljøene og i de kliniske miljøene og et stort press for å få dette på plass. Samtidig er det viktig at RHFene oppretter lokale noder som er ansvarlige for den mer operative styringen av prosjektets leveranser. Styringsgruppen var enig i prosjektets vurdering om å redusere ambisjonsnivået i forhold til nye registre enn så lenge, men kommenterte at det bør vurderes å sørge for noe mer tverrfaglig representasjon i prosjektets styringsgruppe (per i dag består denne utelukkende av fagledere). Prosjektet bør tydeliggjøre avhengigheten til andre prosjekter (inkl. Kreftregisteret) og vurdere hensiktsmessig finansieringsform på lengre sikt. Prosjektet bør også tydeliggjøre sluttmålet om å bidra til å gi reell kompetansestøtte til klinikerne i sitt daglige virke. Saken vil bli diskutert i kommende RHF AD-møte. RHFene Vedtak: Styringsgruppen Nasjonal IKT tar saken til orientering, men understreker at man ser behov for å revurdere prosjektets organisering og finansieringsform. 12 Nynorsk talegjenkjenning Erik M. Hansen orienterte kort om saken. Max Manus har ennå ikke fått et bekreftet tilbud fra Nuance, men Max Manus har meddelt Helse Vest at en slik tilbakemelding vil mottas i løpet av uke 50. Hansen forslo at Helse Vest, ved forelagt tilbud, gis tillatelse til å igangsette arbeidet gitt at dette er i tråd med tidligere signaliserte rammer. Helse Vest 13 Vedtak: Styringsgruppen Nasjonal IKT tar saken til orientering. Tiltaksplan for innovasjonssatsing Programkontoret orienterte kort om saken. Den nasjonale tiltaksplanen inkluderer en del aksjonspunkter knyttet til Nasjonal IKT. Tiltaksplanen ble også diskutert i Prosjekteierforum hvor det blant annet ble nevnt et mulig behov for å opprette et innovasjonssekretariat. Inntil videre ble det avtalt at Arild Pedersen og 6

9 Vedlegg 02 Johnny Heggestad, som begge er representert i samarbeidsavtalens koordineringsutvalg, vil holde i aksjonspunktene i planen knyttet til Nasjonal IKT. Styringsgruppen kommenterte at saken har vært diskutert ved tidligere anledninger i Nasjonal IKT (dette burde ha fremgått av saksfremlegget). Nasjonal IKT ser et behov for å opprette gode arbeidsmetoder for å ta konstruktive grep innenfor innovasjonsområdet. Det pågår en god del arbeid på RHF-nivå knyttet til innovasjon på IKT-området, forskning og utvikling. Dette arbeidet må sees i en sammenheng. Flere RHF (inkl. HV og HMN) vurderer i dag å prioritere noen årsverk til å arbeide med innovasjon og IKT. I HSØ har man opprettet et forum for IKT, forskning og innovasjon, samt øremerket midler som skal benyttes til innovasjonsprosjekter da man ser at denne typen prosjekter har hatt en tendens til å nedprioriteres i budsjettprosessen. Det ble også nevnt at nasjonal tiltaksplan for innovasjonssatsing muligens bør gjøres bedre kjent i de ulike HFene. Helsedirektoratet opplyste om at KS er tenkt inn i en rolle for primærhelsetjenesten i tiltaksplanen. Styringsgruppen er av den oppfatning at det vil være hensiktsmessig at en liten arbeidsgruppe, som også inkluderer Programkontoret, håndterer disse problemstillingene inntil videre. Det ble bedt om at Programkontoret vurderer en samling knyttet til Innovasjon a la den som ble gjennomført for prosjektledere. I tillegg er det viktig at RHFene organiserer seg på en slik måte at innovasjonsarbeidet får tilstrekkelig fokus i organisasjonene. Vedtak: 1. Styringsgruppen Nasjonal IKT ber om at det etableres en arbeidsgruppe med én representant per RHF (inkl. Johnny Heggestad (HV) og Arild Pedersen (HMN). HN og HSØ bes utpeke en representant hver. 2. Styringsgruppen Nasjonal IKT ber arbeidsgruppen, sammen med Programkontoret, om å holde i aksjonspunktene i tiltaksplanen knyttet til Nasjonal IKT samt å forberede avholdelse av en Innovasjonssamling i 2011 à la nylig avholdt Prosjektsamling. Programkontoret Programkontoret RHFene HN og HSØ Arbeidsgruppen og Programkontoret 14 Videre finansiering av NSEP Nasjonal IKT er en strategisk samarbeidspartner for NSEP og har vært dette siden Styringsgruppen har tidligere identifisert et behov for å diskutere finansiering av NSEP etter at nåværende avtale utløper i juni Herlof Nilssen ba innledningsvis om Styringsgruppens aksept for at han er habil til å delta ved behandling av denne saken og fikk aksept for dette. NSEP v/ Arild Faxvaag (leder for NSEP) presenterte kort NSEPs rolle og visjon. NSEP er et tverrfaglig forskningssenter som tilhører to strategiske satsingsområder ved NTNU; medisinsk teknologi og informasjons- og kommunikasjonsteknologi. NSEPs visjon er Kunnskapsbaserte systemer for kunnskapsbasert praksis. Faxvaag gjennomgikk NSEP målsetninger, samt hva NSEP mener kan oppnås med et videre strategisk samarbeid. NSEP har gjennomført uformelle samtaler med Helse- og omsorgsdepartementet, og vil innen kort tid rette en formell henvendelse via rektor v/ NTNU. NSEP har også henvendt seg til Heldedirektoratet, men har ikke fått respons på denne henvendelsen. Kristian Skauli ble bedt om å videreformidle behovet for dialog. Helsedirektoratet Styringsgruppen diskuterte kort NSEPs visjon og hvorvidt denne bør formuleres noe bredere. Faxvaag svarte at NSEP er opptatt av å legge til rette for systematisk læring i de situasjonene hvor software tas i bruk og at man ser at dagens praksis ikke er så kunnskapsbasert som den bør være. Styringsgruppen kommenterte også at NSEPs arbeid har viktige grensesnitt mot fremtidig satsing på innovasjon (jf. sak 13). Styringsgruppen ser det som aktuelt at Nasjonal IKT fortsetter å være en av NSEPs finansielle bidragsytere, men det er også viktig at flere aktører bidrar med finansiering. 7

10 Vedlegg 02 På spørsmål fra Helsedirektoratet om Innovasjon Norge vil kunne være en aktuell bidragsyter, svarte Faxvaag at innovasjon ikke er NSEPs kjernefunksjon og at dette derfor ikke er særlig naturlig. I forhold til grensesnitt mot andre organisasjoner og fagmiljø kommenterte Faxvaag at NST i dag arbeider med en rekke beslektede problemstillinger, men at NST i større grad beskjeftiger seg med rådgivning, og mindre med forskning, og er mer spisset mot telemedisin. NSEP har mer et helsetjenesteperspektiv. I tillegg finnes det også et miljø knyttet til dette i Agder. Det ble kommentert at det ligger et forbedringspotensial i forhold til å utnytte den kompetansen som finnes på landsbasis og skape en tettere dialog mellom NSEP og de ulike RHFene. Dette vil være en forutsetning for å fullt ut utnytte eksisterende kompetanse og for å oppfylle de høye forventningene som ligger hos både klinisk personell og pasienter. NSEP har i dag gode internasjonale relasjoner som utnyttes på en god måte. Styringsgruppen tok presentasjonen til orientering og ber om at det på et senere tidspunkt fremlegges detaljer rundt NSEPs økonomiske resultater. Saken bør tas opp igjen i februar / mars når dialog med øvrige aktuelle bidragsytere er igangsatt. Vedtak: Styringsgruppen Nasjonal IKT tar saken til orientering og ber om at saken fremlegges på nytt i februar / mars Programkontoret 15 Til orientering Programkontoret orienterte kort om følgende saker: a. Evaluering av Nasjonal IKTs Prosjektsamling høst-2010: Tilbakemeldingene fra Prosjektsamlingen har vært svært positive, og Programkontoret vil legge opp til årlige samlinger à la årets samling. b. Juridisk vurdering - nasjonale avtaler vedr. talegjenkjenning: HSØ har fått gjennomført en juridisk vurdering som nå har blitt videresendt til øvrige RHFer. HSØ ble bedt om å ta en avsjekk av at avtalen nå har blitt prolongert. c. Felles høringssvar til NHNs strategi: Grunnet relativt kort høringsfrist besluttet Nasjonal IKT å nedsette en mindre gruppe (representativt sammensatt) til å gjennomføre høringen. Felles høringsuttalelse inneholder noen få kommentarer, men understreker samtidig at man nå i hovedsak oppfatter at NHNs reviderte strategidokument er sammenfallende med RHFenes oppfatning av hva som bør være NHNs hovedoppgaver og strategiske retning. Uttalelsen har blitt oversendt til NHN. d. Tilbakemelding fra HSØ til forprosjekt kjernejournal: Det ble fra HSØs side kommentert at man opplever at det er en god dialog med Helsedirektoratet på dette punktet og at mange av punktene man påpeker i brevet har blitt besvart. Helsedirektoratet kommenterte at det vil bli sendt et tilsvar på mottatt tilbakemelding, men at de også oppfatter at en god del av punktene nå skal være avklarte. e. Organisering av forprosjekt Pasientrettede IKT-tjenester i spesialisthelsetjenesten (tiltak 38): Intern prosjektleder (Glenn Melby, HSØ) er på plass og prosjektet er igangsatt. f. Avklaringer fra Hdir. knyttet til nytt radiologikodeverk: Helsedirektoratet har signalisert en utsettelse til for innføring av nytt kodeverk og har samtidig kommunisert at man vil involvere RHF-ressursene som arbeidet med tiltak 35 i forbindelse med innføringen. Styringsgruppen kommenterte at Nasjonal IKT bør vurdere å opprette et tiltak for dette. Programkontoret vil forberede en Programkontoret HSØ Programkontoret 8

11 Vedlegg 02 sak til første møte i g. Videre forvaltning av BUP-data: Gitt høye kostnader relatert til anskaffelse vil Hemit antakelig ikke jobbe videre med dette. Det ble kommentert fra Styringsgruppen at problemstillingen antakelig vil omfatte flere foretak i HSØ enn OUS. Programkontoret la til at signalene i Prosjekteierforum har vært at RHFene kan klare seg uten å gjennomføre anskaffelse. Helse Midt-Norge understreket at Hemit er avhengige av tydelige signaler om behovet fra RHFene da dette fortsatt er en pågående prosess. Man ber derfor om at RHFene kommer tilbake med dette til Helse Midt. RHFene Vedtak: Styringsgruppen tok sak 15 a-g til orientering. Eventuelt Herlof Nilssen avsluttet møtet med å rose dagens organisering og arbeidsmåte i Nasjonal IKT, deltakernes oppslutning og bidrag til arbeidet, samt Programkontorets saksforberedende arbeid. 9

12 Statusrapport Nasjonal IKT Vedlegg 03 Styringsgruppen Nasjonal IKT 18/02/2011 1

13 Definisjoner statusrapportering til Styringsgruppen Nasjonal IKT Statusrapporten viser status i forhold til siste vedtatte prosjektplan for det igangsatte tiltaket, med fokus på endringer siden forrige rapportering. Der prosjektet er et nasjonalt koordineringsprosjekt, er det statusen på koordineringsprosjektet som vises, ikke de lokale prosjektene. I den grad koordineringsprosjektets fremdrift forsinkes av de lokale prosjektene, tas dette med. Oversikt over alle tiltak med status grønn, gul, rød eller blank: Grønn: Prosjektet går etter plan Gul: Mindre avvik fra plan, ikke kritisk Rød: Store avvik fra plan, kritisk Blank: Ikke igangsatt eller videreført aktivitet Tiltaket ferdigstilt * Tiltaket har endret status siden forrige rapportering Tiltak med status rød vil bli rapportert i mer detalj. Tiltak med status gul vil i tvilstilfeller bli rapportert i mer detalj. Tiltak med status grønn vil kun bli gitt en overordnet status. 2 Vedlegg 03

14 Definisjoner statusrapportering til Styringsgruppen Nasjonal IKT Forklaring til hvordan statusrapportens felter skal brukes: 3 Vedlegg 03

15 Status prosjektportefølje (1 av 2) Tiltak Neste milepæl Kommentar 5.3 Etablering av test og godkjenningsordning 5.9: Elin-k - Hovedprosjekt fase 2: Infoutveksling mellom kommuner og sykehus 5.12: Elin-h (Elektronisk infoutveksling i helsestasjonstjenesten) G N/A. Er i driftsfasen. G/Y G/Y Ferdigstilt utvikling i leverandørsystemene. Ferdigstille forprosjektrapport (vil være klar ) Folkeregisteret i helsenettet G/Y Endelig ferdigstilling når HL7 grensesnittet er ferdig Nytt hjelpenummer i helsenettet G/Y/ R Alle HL7-metoder har XSD og implementeringsguide. Prosjektavslutning er , vil deretter bli fremlagt PEF og SG. Vil bli fremlagt i SG Videre framdrift avhenger av utvidet tillatelse til distribusjon. Står p.t. uten piloteringsorganisasjon. Det bes om at prosjekteier går i dialog med HV-IKT for å få prioritert dette Medikasjonstjeneste G/Y Analyse og dokumentasjon. Helse Nord har ikke meldt inn resurser til prosjektet. Det er avgjørende at alle regioner deltar for en god forankring av løsningen. 4 Vedlegg 03

16 Status prosjektportefølje (2 av 2) Tiltak Neste milepæl Kommentar 31.2 IKT-støtte i akuttmottak G/Y Kartlegging av arbeidsprosesser, modellering HL7 implementeringsguide G/Y Gjennomføre foreslåtte endringer skissert i KITH-rapport og innarbeide andre behov. 37 Anskaffelse av MTU / BHM G Gjennomgang av kost-nytte ved uavhengig tredjepart. Det gjennomføres andre nasjonale og lokale prosjekter med tilgrensende problemstillinger. Noe tidsforskyvning, men standarden vil sluttføres og publiseres som nasjonal HL7 standard innen Gjennomføring av tredjepartsvurdering vil øke kostnadspådraget. 38 Forprosjekt pasientrettede IT-tjenester G/Y Kick-off med prosjektgruppe og godkjenning av prosjektdirektiv. 39 Termer og symboler G Utarbeide forslag til termer og forkortelser for bruk i brukergrensesnitt. Viktig å avklare grenseflatene mot Helsedirektoratets helseportalprosjekt (se egen sak). Godt i gang med avgrensing av hvilke fys. parametre og variabler som skal testes. 5 Vedlegg 03

17 Satsningsområde Meldingsutveksling Prosjekteier Helsedirektoratet Tiltak 5.3 Etablering av test og godkjenningsordning Prosjektleder Thomas Rosenlund (KITH) STATUS Endring i status siden sist: Prosjektleders risikovurdering Avgrensning og innhold Ressurser Fremdrift Ekstern avhengighet G G G G Nei. Risikoområder i forhold til leverandører: Flere leverandører har ikke konkrete planer for godkjenning av aktuelle meldinger, spesielt gjelder dette lab. meldingene. Leverandører lar u-testede meldinger bli tatt i bruk hos kunden Mange godkjenninger får altfor lang godkjenningsprosess pga. manglende oppfølging og prioritering fra leverandør Har gått over i en driftsfase Løpende tjeneste Fremdriftsplan milepæler Kommentar Totalt 117 mottatte tester av leverandørløsninger til sertifiseing i 2010, 85 av disse sertifiseringene er godkjent så langt i 2010 Ett stort antall henvendelser til Meldingshjelp er registrert. Antall henvendelser til Meldingshjelp var 471 i 2010 (mot 400 i 2009). Alle XML-meldinger kan valideres på testserver (testserver.kith.no) KITH har gitt tilbud om sertifiseringsmøte med Profdoc i desember, men dette ble ikke prioritert av Profdoc.

18 Satsningsområde Samhandling Prosjekteier NSF, KS Tiltak STATUS 5.9 Elin-k prosjektet, fase 2: Informasjonsutveksling mellom kommuner og sykehus Endring i status siden sist: Prosjektleder Prosjektleders risikovurdering Sissel Skarsgaard NSF Avgrensning og innhold Ressurser Fremdrift Ekstern avhengighet Y G Y Y Nei. Nei. Nei Nei Fremdriftsplan milepæler Når avtale er inngått med leverandørene (ok) Når endelig løsningsforslag fra leverandørene er evaluert (ok) Når avtale er inngått med pilotkommuner og sykehus (ok) Når utvikling i leverandørsystemene er gjennomført (ok) Når test og godkjenning av løsningene er gjennomført (3) Når faglige veiledninger til meldingene er utviklet og godkjent (4) Når det er gjennomført opplæring i de ulike løsningene (ok) Når løsningene er prøvd ut (3) Når løsningene er evaluert og justert (1) Kommentar (1, 3): Leverandører - Test og godkjenning (KITH) Se kommentarer i vedlegg. (1)(3): Utprøving: (se status pilotering) Se kommentarer i vedlegg. ELIN-k avsluttes feb og det gjennomføres Erfaringskonferanse 14. og 15. februar i samarbeid med Hdir. Styringsgruppen i ELIN-k besluttet i oktober å forlenge ELIN-k prosjektet med 2 måneder. Prosjektavslutning Vil fremlegges på PEF og påfølgende SG-møte.

19 Satsningsområde Samhandling Prosjekteier NSF og Stavanger kommune Tiltak 5.12 Elin-h (Elektronisk informasjonsutveksling i helsestasjonstjenesten) Prosjektleder Sissel Skarsgaard, NSF STATUS Endring i status siden sist: Prosjektleders risikovurdering Avgrensning og innhold G Nei. Risikovurdering først og fremst relatert til hovedprosjektet, men knyttet til arbeidet i forprosjektet: Ressurser Fremdrift Ekstern avhengighet G Y G Nei. ja. Nei. -Finansiering av hovedprosjekt. -Leverandørenes vilje til deltakelse i denne type utviklingsprosjekt, som også medfører egeninnsats,vil ha innvirkning på mulighet for å gjennomføre hovedprosjektet. Fremdriftsplan milepæler Samordning mot andre tilgrensende prosjekter Informasjon og forankring Kravspesifikasjon/funksjonalitet/presentasjon/brukerven nlighet Informasjonsmodell, de gode meldinger (innhold/struktur) og kravspesifikasjon er utarbeidet Ivareta høringsprosesser, justere kravspesifikasjonene Utarbeide faglige retningslinjer og testmateriale Utforme informasjonsstrategi Ferdigstille forprosjektrapport Sluttdato forprosjekt: 31.jan ok juni 2009 april 2010 Sept 2010 Nov 2010 Des 2010 Nov 2010 Kommentar I avslutningsfasen av forprosjektet har Helsedirektoratet bedt om en kost-nytte analyse av fødselsepikrisen for mor og barn som grunnlag for beslutning om støtte til prosjektet Denne er under utarbeiding, men forårsaker 1 mnd s forskyvning av sluttdato forprosjekt. Stavanger kommune har som planlagt overtatt prosjekteieransvar for ELIN-h fra Forprosjektrapport vil være klar Pågående oppgaver:. - Prosjektdirektiv og søknad om finansiering av hovedprosjekt vil være klar til Det er stor interesse for ELIN-h, og prosjektet skal presenteres på flere konferanser i vår.

20 Satsningsområde Systemarkitektur, informasjonsgrunnlag og definerte fellestjenester Prosjekteier Nasjonal IKT Tiltak 15.5 Folkeregisteret i helsenettet Prosjektleder Anders Stubban STATUS Endring i status siden sist: Prosjektleders risikovurdering Avgrensning og innhold G Utbredelsesprosjektet gjennomføres som eget delprosjekt Videre framdrift avhenger av utvidet tillatelse til distribusjon. Ressurser Fremdrift G Y Anders Stubban har formelt overtatt som prosjektleder Implementering av HL7 er startet Ekstern avhengighet Y Fremdriftsplan milepæler Endring framdriftsplan: 1. desember: Database går i produksjon. Endelig ferdigstilling skjer når HL7 grensesnittet er ferdig. Kommentar Løsningen med eksisterende grensesnitt og database har vært stabil siden den gikk i pilot 1.desember. I løpet av desember har også HEMIT med sitt MRS system begynt å konsumere tjenesten på eksisterende grensesnitt. HEMIT er kjent med at eksisterende grensesnitt blir faset ut med HL7. Følgende leveranser er under utarbeidelse: Tjenestebeskrivelse for folkeregisteret i NHN Intern rutine for integrasjon mot tjenesten Bestillingsskjema for tilknytning til tjenesten

21 Satsningsområde Systemarkitektur, informasjonsgrunnlag og definerte fellestjenester Prosjekteier Nasjonal IKT Tiltak 15.6 Nytt hjelpenummer i helsenettet Prosjektleder Anders Stubban STATUS Endring i status siden sist: Prosjektleders risikovurdering Avgrensning og innhold Ressurser Fremdrift G G Y De to første HL7 metodene er klare til test. Både OUS og HV-IKT har kommunisert at pilotering av Felles Hjelpenummer ikke er prioritert i 2011 og prosjektet står pt uten piloteringsorganisasjon. Det er primært ønskelig at HV-IKT skal pilotere og det bes om at prosjekteier går i dialog med HV-IKT for å få prioritert dette. Alternativt OUS eller HEMIT. Ekstern avhengighet R Prosjektet har ikke lengre en organisasjon som kan gjennomføre pilotering. Endring framdriftsplan: Milepæl A1 og A2 er nådd. Fremdriftsplan milepæler Kommentar På grunn av at prosjektet har modnet og det har tilkommet nye opplysninger i prosjektet er det gjort revisjon av milepælsplan og tidsplan. Dette er gjennomgått sammen med HV-IKT den Komplett prosjektansvarskart og oppdaterte milepæler finnes i prosjektplanen. 18/01/2010

22 Satsningsområde Meldingsutveksling Prosjekteier Nasjonal IKT Tiltak 24.2 Medikasjonstjeneste Prosjektleder Knut Hellwege, HSØ STATUS Avgrensning og innhold Ressurser Fremdrift Ekstern avhengighet G Y Y G Endring i status siden sist: Prosjektleders risikovurdering Se prosjektdirektiv for initiell prosjektrisiko. Helse Nord har ikke meldt inn resurser til prosjektet. Det er avgjørende at alle regioner deltar for en god forankring av løsningen. Fremdriftsplan milepæler M1 - Prosjekt etablert (uke 35) M2 - Analyse og dokumentasjon ferdig uke 47 (endret av SG til uke 5) M3 - Kvalitetssikring og forankring ferdig uke 51 (endret av SG til uke 9) M4 - Behandlet i RHF og NIKT uke 3 (endret av SG til uke 12) Kommentar Momenter fra styringsgruppen: Terje Wistner (HSØ) er valgt som leder for styringsgruppen. Det er ikke akseptabelt å redusere kvalitet eller omfang på leveranser. I styringsgruppen besluttet SG å forlenge analysefasen med sluttleveranse senest SG ber prosjektet gjennomføre identifiserte tiltak for å fremskynde leveransen så langt dette er mulig. Dette endrer milepælstabellen til venstre (nye datoer i parentes).

23 Satsningsområde Innhold Kliniske informasjonsprosesser Prosjekteier Nasjonal IKT Tiltak 31.2 IKT-støtte i akuttmottak Prosjektleder Grete Bach, KITH AS STATUS Endring i status siden sist: Prosjektleders risikovurdering Avgrensning og innhold Ressurser Y G Samarbeid med tilsvarende aktiviteter OK Det kan skape uklarhet angående mandat og gjennomføring at andre nasjonale og lokale prosjekter med tilgrensende problemstillinger og initiert av RHF er, Helsedir og NIKT, mangler føringer om samarbeid med tiltak Fremdrift G OK Ekstern avhengighet G OK Fremdriftsplan milepæler Prosjektgruppe og styringsgruppe etablert, resp. nov og jan.2011 Prosjektplan og direktiv utarbeidet nov møte i prosjektgruppen, Kartlegging av arbeidsprosesser, modellering, nov./des.2010/ jan Informasjonsinnhenting mht innholdsstandardisering, jan/feb Identifikasjon av tjenester, jan./feb møte i prosjektgruppen, februar 2011 Pågående aktiviteter mht modellering, innholdsstandarder og arkitektur Ferdigstillelse av leveranse i versjon 0.9, april/mai 2011 Arkitektur, ferdigstilt til en siste revisjon, mai møte i prosjektgruppen, mai 2011 Ferdigstilt til en siste revisjon av leveranse, mai 2011 Revisjon av leveranse, mai 2011 Prosjektet avsluttet Kommentar Arbeidet er kommet godt i gang, aktive og engasjerte deltakere i prosjektgruppen. Prosjektdirektivet er p.t. ikke formelt godkjent av styringsgruppen da denne først nå (5. jan.) er operativ, forventer godkjenning innen kort tid. Prøver ellers å etablere uformelle samarbeidsavtaler med aktiviteter og prosjekter med tilgrensende eller samsvarende problemstillinger. Men manglende overordnet styring kan være et problem dersom tilsvarende prosjekter kommer med ulike forslag til løsning.

24 Satsningsområde Samhandling Prosjekteier Nasjonal IKT Tiltak 33.2 HL7 implementeringsguide Prosjektleder Anita L. Bjørgen (KITH) STATUS Endring i status siden sist: Prosjektleders risikovurdering Avgrensning og innhold Ressurser Fremdrift Ekstern avhengighet G G G G Nei. Nei. Ja Ja Fremdriftsplan milepæler 1. Gjennomføre foreslåtte endringer skissert i KITH-rapport 1015:2010 og innarbeide behov fra andre aktører: 1. mars 2. Gjennomføre høringsrunde: 15. mars 3. Gjøre ev. endringer/tilpasninger etter høringsrunde: 15. april 4. Sluttføre og publisere standarden som en nasjonal HL7 standard: 15. april Kommentar Venter på et problemnotat rundt Encounter Manager, et nytt område som ønskes innarbeidet i standarden. Fikk nettopp vite at dette sannsynligvis ikke er igangsatt, og heller ikke blir det før avsluttet pappapermisjon 7. februar. Alle datoer må derfor forskyves, forhåpentligvis ikke mer enn antatt.

25 Satsningsområde Innhold - Kliniske informasjonsprosesser Prosjekteier Helse Nord RHF Tiltak 37 Anskaffelse av MTU og BHM Prosjektleder Leiv Hellefossmo, UNN STATUS Endring i status siden sist: Prosjektleders risikovurdering Avgrensning og innhold Ressurser Fremdrift Ekstern avhengighet G G G G Helse Nord har sendt ut brev til alle RHF og har fått på plass: SG: Tor Arne Haug, HN (leder), Siri Berg, HMN, Bjørn T. Myrmellom, HV og Johnny Kildal, HSØ. Prosjektgruppe: Leiv Hellefossmo, UNN (leder) Leif Arne Rask, Nordlandssykehuset, Øystein Bitnes og Bjørn Grytli, Helse Midt-Norge, Rune Ålberg, Helse Stavanger, Kirsti Legernes, Helse Bergen, Dag Søgaard, Sykehuset Innlandet, Per- Arne Jørgensen og Anders Løvig, OUS Forprosjektet er i rute. Fremdriftsplan milepæler Første fellesmøte i styringsgruppen og prosjektgruppen: Andre møte i prosjektgruppen: Andre møte i styringsgruppen: Tredje møte i prosjektgruppen: Tredje møte i styringsgruppen: Kommentar Prosjektgruppen har ikke blitt enig om en skal ha et felles nasjonalt/regionalt/sykehus datasystem med mulighet for leveranse av data til en felles database eller skal en fortsette som før. Det er svært delte synspunkter på dette. Styringsgruppa besluttet i sitt møte at prosjektgruppen skal utrede kun 2 alternativ: 1 - Nasjonalt datasystem og 2 - Regionale datasystem som kan utveksle data mellom hverandre. I tillegg ba SG prosjektgruppen om å ta med kontakt med prosjektet for økonomi og innkjøp/logistikk for samordning av arbeidet. Nytt styringsgruppemøte 12. januar. Forprosjektet har utarbeidet forprosjektdirektiv med kost/nytte vurdering og valg av systemløsninger. Beslutning tas i møtet Etter dette møtet sendes forprosjektdirektiv til NIKT.

26 Satsningsområde Samhandling Prosjekteier Nasjonal IKT Tiltak 38 Forprosjekt pasientrettede IT-tjenester Prosjektleder Glenn Melby, HSØ STATUS Avgrensning og innhold Ressurser Fremdrift Ekstern avhengighet Endring i status siden sist: Se kommentar Se kommentar N/A N/A Prosjektleders risikovurdering Ifm. oppstart er det prioritert å avklare grenseflatene mot Helsedirektoratets helseportalprosjekt. Dette er fulgt opp gjennom sammensetting av prosjektorganisasjon, konkretisering av forprosjektets prosjektdirektiv og etablering av fast koordineringsmøte med Helsedirektoratets prosjektledelse (ennå ikke avklart). Grenseflate mot andre initiativer, bl.a. eresept og nasjonal kjernejournal er ikke belyst p.t. Det er forespurt om ressurser fra helseforetakene og relevante fagmiljøer til styringsgruppe og prosjektgruppe. Prosjektet har møtt en utfordring ved at enkelte regioner ikke kan avgi ressurser til styringsgruppen. Dette gir utfordringer ift. forankring av prosessen i helseregionene. Fremdriftsplan milepæler [Ikke datosatt]: Styringsgruppe godkjenner prosjektdirektiv * Uke 5: Kick-off prosjektgruppe Beregnet sluttdato: Kommentar Hovedfokus for arbeidet er prosjektetablering og bemanning av organisasjonen, samt avklaring av grenseflater mot helseportalen.no. Se vedlegg for oversikt over avklarte prosjektressurser. * Dette oppfattes som ikke kritisk ifht oppstart av prosjektarbeidet

27 Satsningsområde Innhold Kliniske informasjonsprosesser Prosjekteier Nasjonal IKT Tiltak 39 Termer og symboler Prosjektleder Jostein Ven, KITH STATUS Endring i status siden sist: Prosjektleders risikovurdering Avgrensning og innhold Ressurser G G Nei. Nei. OK. Den interne prosjektgruppen har kommet godt i gang med avgrensing av hvilke fys. parametre og variabler som skal testes OK. Det har tatt litt tid å få på plass ressurser. Vurderer det slik at det i dette prosjektet er viktigst å få på plass kliniske ressurser, noe det ser ut til at vi har fått til. Fremdrift G Nei. OK,. Ingenting å bemerke. Ekstern avhengighet G Nei. OK. KITH og NSEP som skal utføre testing har allerede hatt en workshop og har en god dialog. KITH/NSEP/Designer møtes 4. februar for å avklare ansvarsområder og koordinere oppgaver. Fremdriftsplan milepæler Overordnet milepæl Dato Oppstart av prosjektet Primo des Studere resultatene fra Forprosjekt for Ultimo des nasjonal definisjonskatalog Utarbeide forslag til termer og Q forkortelser for bruk i brukergrensesnitt Utvikle et bibliotek av symboler og Q validere disse gjennom testing Utvikle en standard for representasjon Q av variabler Avslutning av prosjektet Q Kommentar Se prosjektdirektiv for detaljer. Påstartet aktivitet 1, 2, 3 og 4. Godt i gang med 3 første kulepunkter i aktivitet 4.

28 Vedlegg tiltak Vedlegg 03

29 Kommentarer (1,3): Leverandører - Test og godkjenning (KITH) Siemens og Tieto jobber med godkj. av den siste meldingen. De øvrige er KITH-godkjent. Dips leverer siste melding samt nødvendige korrigeringer i en senere versjon enn det sykehusene planlegger /rekker oppgradering av innenfor prosjektperioden. Det er av den grunn planlagt ny felles testrunde av DIPS (v 6.0) i samarbeid med alle DIPS-pilot sykehus i slutten av januar. Dette vil også inkludere forløpstesting. Ahus vil bidra med testing av bl.a PLO-meldingene ved sykehuset innlandet i medio feb. Siemens/Doculive: Leverandøren har levert løsningen. Forsinket tilrettelegging har forhindret mulighet for pilotering innenfor prosjektperioden. Sykehus og kommune har plan om fullføring av pilot vår Pilotering i drift og endelig godkjenning vil ivaretas i Meldingsløftet, ettersom det må skje etter avslutning av ELIN-k-prosjektet. Tidsperpsektiv: DIPS sykehus: avhengig av når første pilotsykehus har oppgradert. (sannsynligvis mars/april 2011) St.Olav: febr/mars (1)(3): Utprøving: (se status pilotering) 3 av 5 pilotsteder er i pilot-drift. (3 DIPS-sykehus piloterer på 5.1.x. Denne versjonen mangler utskrivningsrapporten) St.Olavs hospital har ikke kommet i gang med pilotering pga pågående arbeid med tilrettelegging samt forsinkelser i andre prosjekt som de ønsker å samkjøre piloten med. (Hemit). SUS har meldt om forsinkelser da det i desember ble avdekket behov for oppgradering av komm.løsning (Helse Vest IKT). Dette gjør at det ikke er mulig å etablere en pilotering i drift i Stavanger innenfor prosjektperioden av ELIN-k. Deltar med testing. (4): Veiledninger er utarbeidet, men revideres i forbindelse med avslutning av pilotering i prosjektet. ELIN-k avsluttes feb og det gjennomføres Erfaringskonferanse 14. og 15. februar i samarbeid med Hdir.

30 Status test og pilotering ELIN-k fase 2 Pilotkommuner Pilotsykehus Leverandør Pilot-drift Tromsø kommune UNN Visma DIPS Fra november 2010 Skedsmo kommune Ahus Tieto Oslo kommune Drammen kommune Sunnaas sykehus DIPS Tieto Tieto DIPS Stavanger kommune SUS Acos DIPS Trondheim kommune St.Olavs hospital Tieto Siemens Fra oktober 2010 Fra desember 2010 Oppstart pilot utsettes til vår 2011 i påvente av oppgradering av komm.løsning/helse Vest IKT.. Planlagt test av DIPS v.6.0 i jan/februar 2011 Testing pågår Oppstart pilot utsatt til feb/mars. i påvente av tilrettelegging og tilpasning til øvrige prosjekt. (Hemit)

31 Vedlegg tiltak Vedlegg 03

32 Eventuelle tilleggskommentarer Forlengelse av analysefase til vil medføre økte kostnader i prosjektet. Godkjent budsjett for prosjektet baserer seg på frikjøp av 100% resurser. Siden prosjektet har fått tildelt ressurser på langt lavere utnyttelsesgrad ligger prosjektet an til å bruke mindre enn planlagt. Derfor vil en forsinkelse på tre måneder dekkes av midlene prosjektet har fått tildelt. En forlengelse av analysefasen sikrer tilstrekkelig tid til modning og forankring i prosjekt og regionale forankringsgrupper. Prosjektet forutsetter tilførsel av kompetanse innenfor sikkerhet og juridisk. Ressurser er identifisert i HSØ. Det har vært flere møter mellom aktørene og fremdriften ansees som tilfredsstillende innen begge fagområder.

33 Vedlegg tiltak Vedlegg 03

34 Avklarte prosjektressurser

35 Ikke NIKT-tiltak 24 Vedlegg 03

36 Tiltak / Prosjekt Meldingsløftet i kommunene Prosjekteier Nasjonal IKT Nasjonal IKTs repr. Anne Bjørlykke, Helse Vest IKT Prosjektleder Helsedir. oppnevner programkoordinator STATUS Avgrensning og innhold Ressurser Fremdrift Ekstern avhengighet Endring i status siden sist: Hovedsamarbeidskommunene har planlagt prosjektet og allokering av ressurser. Hovedsamarbeidskommunene har også jobbet med å velge samarbeidskommuner. Det er også startet samarbeid med RHFprosjekter for å se hva og hvordan man skal samhandle på videre. Det er opprettet arena for samhandling og deling av dokumenter. Vurdering av kritiske suksessfaktorer: Tydelig beskrivelse av ansvar i hovedsamarbeidskommuner er vesentlig for å sikre videre bredding til nye kommuner. Det er også viktig at Meldingsløftet i kommunene samarbeider med de regionale Meldingsløftprosjektene for å sikre at man er samkjørte med tilrettelegging av legekontor, samt prioritering av meldinger mellom foretak og kommuner. Også samarbeid med leverandører og ressurser, samt bruk av adresseregisteret er påpekt som risikofaktorer. Fremdriftsplan hovedmilepæler: Etablering (des. 09- April 10) Prosjektetablering i hovedsamarbeidskommuner (mai 10 - sept. 10) Gjennomføring i hovedsamarbeidskommuner (okt des. 11) Samarbeidskommuner (sept des. 10) Prosjektetablering i alle samarbeidskommuner (nov feb. 11) Gjennomføring i samarbeidskommuner (feb. 11 feb. 12) Oppfølgning og understøttende tiltak (feb. 10 nov. 10) Kommentarer: Programmet er i ferd med å startes opp, så det er ingen øvrig status å rapportere enda.

37 Vedlegg 04a Til: Styringsgruppen Nasjonal IKT Kopi Fra: Programkontoret Nasjonal IKT Dato: Saksnr: 04/ Om årsoppsummering 2010 Bakgrunn og situasjon I Nasjonal IKTs reviderte strategiplan for 2010 og 2011 er følgende satsingsområder tatt inn i strategiplanen for 2010 og 2011; 1. Innhold - Kliniske informasjonsprosesser 2. Struktur - Systemarkitektur, informasjonsgrunnlag og sikkerhet 3. Samhandling 4. Deling av metodikk og erfaring Innenfor hvert av disse satsingsområdene har Nasjonal IKT utarbeidet en liste over planlagte tiltak man vil gjennomføre for å arbeide i retning av det langsiktige målbildet. Forslag til løsning Strategiperioden ( ) er nå halvveis, og Programkontoret finner det derfor hensiktsmessig å oppsummere status per i dag. Formålet med årsoppsummeringen er å gi oppdragsgivere, samarbeidsparter og interessenter et overblikk over arbeidet i regi av Nasjonal IKT. Rapporten beskriver hva vi arbeider med, hvordan vi arbeider, hvordan dagens samarbeidsform fungerer og hvem vi samhandler med. Den trekker frem hovedpunktene i Nasjonal IKTs arbeid i 2010, og peker på sentralt arbeid Nasjonal IKT i En slik årsoppsummering gir nyttig informasjon om avsluttede og pågående tiltak og deres rolle i helheten og det langsiktige målbildet. I tillegg gir den oss viktige innspill i forhold til prioritering av tiltak og et ytterligere fokus på våre målsetninger i Saken ble behandlet i Prosjekteierforum Prosjekteierforum ga sin tilslutning til utarbeidet årsoppsummering og kommenterte at man generelt føler at dokumentet gir en god oppsummering og at strukturen i dokumentet er ryddig og oversiktlig. Det fremkom enkelte innspill til forbedringer som i ettertid har blitt tatt hensyn til. Styringsgruppen inviteres til å komme med innspill til oppsummeringen. Forslag til vedtak Styringsgruppen gir sin tilslutning til utarbeidet årsoppsummering for 2010 med de innspill som fremkom i møtet. Styringsgruppen gir sin tilslutning til at det endelige dokumentet oversendes RHFene v/ RHF AD-møtet til behandling, og deretter til HOD og Hdir til orientering. Vedl 04a Om årsoppsummering 2010 v1.0.doc 1

38 Vedlegg 04b - Årsoppsummering 2010 Årsoppsummering 2010 Nasjonal IKT Versjon: 1.0 Dato:

39 Vedlegg 04b - Årsoppsummering 2010 Innhold 0 NASJONAL IKT KORT OPPSUMMERT INNLEDNING FORMÅLET MED ÅRSOPPSUMMERINGEN OM NASJONAL IKT UNDERSTØTTELSE AV VIRKSOMHETENES MÅL OG DET HELHETLIGE PASIENT- OG BRUKERFORLØPET OVERORDNET OPPSUMMERING FOR STRATEGI OG TILTAKSPLAN SENTRALE SAKER I SAMARBEID OG ARBEIDSFORMER ERFARING FRA NASJONAL IKTS ARBEID I SAMMENHENG MELLOM IGANGSATTE TILTAK OG MÅLOPPNÅELSE ØKT BEHOV FOR SAMARBEID OG SAMORDNING EKSEMPLER PÅ OPPNÅDDE RESULTATER ARBEID I NASJONAL IKTS FAGFORA VEIEN VIDERE HVORDAN KONTAKTE NASJONAL IKT? VEDLEGG 1 - NASJONAL IKTS VIKTIGSTE ORGANER STYRINGSGRUPPEN NASJONAL IKT PR NASJONAL IKTS PROSJEKTEIERFORUM PR KLINISK IKT FAGFORUM PR FAGFORUM ARKITEKTUR PR VEDLEGG 2 NASJONAL IKTS TILTAK I Side 2 av 23

40 Vedlegg 04b - Årsoppsummering Nasjonal IKT kort oppsummert Nasjonal IKT er spesialisthelsetjenestens arena for styring, koordinering og samordning av aktiviteter og tiltak innenfor IKT-området. Nasjonal IKT har fokus på strategiske spørsmål. Implementering og gevinstrealisering skjer regionalt og lokalt på sykehusene. Nasjonal IKT er sammensatt av representanter fra ledelsen i de regionale helseforetakene (RHF) og Helsedirektoratet, to representanter fra de konserntillitsvalgte, samt observatører fra Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) og Norsk Helsenett (NHN). Styringsgruppen Nasjonal IKT rapporterer til RHF AD-møtet. Nasjonal IKT er RHFenes arena for koordinering og samordning av aktiviteter og tiltak innenfor IKT-området. For strategiperioden har Nasjonal IKT fire satsningsområder: Satsingsområde 1: Innhold. Kliniske informasjonsprosesser Satsingsområde 2: Struktur. Systemarkitektur, informasjonsgrunnlag og sikkerhet Satsingsområde 3: Samhandling Satsingsområde 4: Deling av metodikk og erfaring I 2010 var blant annet følgende saker sentrale i Nasjonal IKTs arbeid: Ny strategi og organisering. Nasjonal IKT har fått forankret og vedtatt ny strategi for perioden I tilknytning til dette har Nasjonal IKT gjennomgått sin organisering. De mindre endringene som blir gjennomført, skal være med å sikre at Nasjonal IKT møter de utfordringer og oppgaver som skal løses. Arbeid knyttet til elektroniske resepter. Nasjonal IKT, i samarbeid med Statens legemiddelverk, har gjennomført et tiltak (tiltak 29) knyttet til å etablere et oppdatert felles datagrunnlag for effektiv samhandling nasjonalt mellom varetilbydere, forskrivere og refusjonsinstans som grunnlag for forskrivning i hele foretaksstrukturen. Dette utgjør en viktig brikke i det langsiktige arbeidet for å få på plass eresept og elektronisk forskrivning. Helse Sør- Øst RHF har representert Nasjonal IKT i dette arbeidet. I tillegg til dette har tiltak 24.2, Medikasjonstjeneste, startet sin analysefase og tiltak 24.3, eresept Kortsiktig tilnærming, har blitt gjennomført. Hovedmålet i sistnevnte tiltak var å utrede en tilnærming som kunne bidra til raskere oppnåelse av målene for eresept i spesialisthelsetjenesten enn det man vil kunne oppnå med tiltak 24.2 som er Nasjonal IKTs langsiktige tiltak knyttet til eresept og elektronisk forskrivning. Løsninger for elektronisk henvisning og epikrise mellom fastleger og rehabiliteringsinstitusjoner. Hovedmålet i tiltaket (tiltak 25) knyttet til denne saken har vært å gjennomføre en avgrenset pilot av løsninger for elektronisk henvisning og epikrise mellom fastleger og rehabiliteringsinstitusjoner som kan breddes til nasjonale løsninger. Tre leverandører har nå blitt godkjent for sending av epikrise og mottak av henvisning. Felles publiseringsløsning. Foretaksmøtet ba RHFene om å gjennomføre en konsekvensvurdering av eventuell felles drift av en nasjonal publiseringsplattform i Norsk Helsenett SF. Nasjonal IKT etablerte et tiltak for å klarlegge de teknologiske og økonomiske konsekvensene av og premissene for en eventuell felles drift av en nasjonal publiseringsplattform. Nasjonal IKT konkluderte med å anbefale å beholde dagens løsninger inntil videre, men anbefaler videre at problemstillingen tas opp til ny diskusjon senere (3-5 år) hvor man vurderer å standardisere på felles driftet løsning for felles inter-/intra-/ekstranett. Nytt radiologikodeverk. Det skal innføres en ny finansieringsordning for poliklinisk radiologi. Ordningen vil baseres på aktivitetsregistrering gjennom et nyutviklet kodeverk. Nasjonal IKT etablerte et tiltak (tiltak 35) for å vurdere konsekvensene ved dette. Tiltakets hovedfunn, Side 3 av 23

41 Vedlegg 04b - Årsoppsummering 2010 anbefalinger og behov for avklaringer ble knommunisert til Helsedirektoratet, og det har i ettertid blitt besluttet å utsette innføringen av ny ordning med ett år (til ). Arbeid i fagforaene. Fagforum Arkitektur har arbeidet videre med utbredelse av Nasjonal IKTs vedtatte arkitektur og har ferdigstilt brosjyre og sammendrag, samt etablert et nettsted for spesialisthelsetjenestens arkitektur og metodikk. HL7 Norge har blitt etablert. Klinisk IKT Fagforum (tidl. EPJ Fagforum) har, i likhet med Fagforum Arkitektur, bidratt sterkt ved utarbeidelse av flere prosjektdirektiver og har vært sentrale ved oppstart og gjennomføring av en rekke av Nasjonal IKTs gjennomførte tiltak. Nasjonal IKT Prosjektsamling. Denne samlingen ble avholdt første gang i oktober Samlingen var vellykket og det har blitt besluttet å avholde tilsvarende samlinger årlig. Hovedformålet var deling av metodikk og erfaring innenfor prosjekt- og porteføljestyring, samt å gi bedre innsikt og kjennskap til Nasjonal IKTs strategi, ulike pågående prosjekter, og erfaringer fra tidligere prosjekter innen fagområdet. Mer informasjon om Nasjonal IKT finner du på Side 4 av 23

42 Vedlegg 04b - Årsoppsummering Innledning 1.1 Formålet med årsoppsummeringen Formålet med årsoppsummeringen fra Nasjonal IKT er å gi oppdragsgivere, samarbeidsparter og interessenter et overblikk over arbeidet i regi av Nasjonal IKT. Rapporten beskriver hva vi arbeider med, hvordan vi arbeider, hvordan dagens samarbeidsform fungerer og hvem vi samhandler med. Den trekker frem hovedpunktene i Nasjonal IKTs arbeid i 2010, og peker på sentralt arbeid Nasjonal IKT i Om Nasjonal IKT Ny informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) gjør det mulig å ta ut samhandlings- og effektiviseringsgevinster i helsesektoren. Både effektivitet og kvalitet kan bedres med ny teknologi. Helsedepartementet tok initiativ til etablering av Nasjonal IKT i styringsdokumentene for de regionale helseforetakene i Nasjonal IKT ble da etablert som en felles strategigruppe for informasjons- og kommunikasjonsteknologi, sammensatt av representanter fra ledelsen i de regionale helseforetakene (RHF) og Sosial- og helsedirektoratet (nå Helsedirektoratet), samt observatører fra Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) og Norsk Helsenett (NHN). Siden etableringen av Nasjonal IKT har det vært arbeidet aktivt for å sikre fagsidens representasjon og deltakelse i det nasjonale IKT-arbeidet. I 2006 ble gruppen styrket med konserntillitsvalgte fra de regionale helseforetakene. Nasjonal IKTs mål og mandat er å være en arena for koordinering og samordning av aktiviteter og tiltak innenfor IKT-området i spesialisthelsetjenesten. Arbeidet gjennomføres i tråd med spesialisthelsetjenestens behov og innenfor rammene av "Samspill 2.0 ; Helse- og omsorgsdepartementets (HOD) IKT-strategi for helsesektoren. Samspill 2.0 s gjennomgående visjon er et helhetlig pasient- og brukerforløp som understøttes av elektronisk samarbeid. Nasjonal IKT har fokus på strategiske spørsmål. Anskaffelser, utvikling, implementering og gevinstrealisering skjer regionalt og lokalt, men Nasjonal IKT bidrar til at utviklingen nå i større utstrekning skjer innenfor vedtatte strategiske rammer og i en ønsket retning. Fordi IKT påvirker alle nivåer i spesialisthelsetjenesten og er en viktig del av hverdagen til alle ansatte, er Nasjonal IKTs arbeid og strategi forankret på et høyt faglig og ledelsesmessig nivå. For å styrke arbeidskapasiteten i Nasjonal IKT ble det etablert et programkontor høsten Programkontorets mandat er å koordinere og følge opp prosjektporteføljen til Nasjonal IKT. Programkontoret rapporterer til styringsgruppen for Nasjonal IKT. I 2009 ble eierskapet til Norsk Helsenett (NHN) AS overført til HOD, og NHN ble etablert som et statsforetak. Norsk Helsenett SF har i løpet av høsten / vinteren 2010 utarbeidet og fått vedtatt sin strategi. I denne fremkommer det at NHNs samfunnsoppdrag skal være Norsk Helsenett skal levere en elektronisk samhandlingsarena for helse- og omsorgssektoren. Nasjonal IKT og Norsk Helsenett SF har en pågående dialog for å tydeliggjøre den fremtidige relasjon mellom partene og respektive roller og ansvarsområder. NHN er, og vil fortsette å være, en viktig faglig samarbeidspart for Nasjonal IKT. Figuren nedenfor illustrerer Nasjonal IKTs organisering. Nasjonal IKT styres av de fire RHFene. Side 5 av 23

43 Vedlegg 04b - Årsoppsummering 2010 RHF AD-møtet Styringsgruppe Programkontor Prosjekteierforum Programkontor Tiltak 1 Tiltak 2 Tiltak 3 Tiltak n Klinisk IKT Fagforum Fagforum Arkitektur Systemeier - fora Figur 1 Nasjonal IKT styres av de fire RHFene 1.3 Understøttelse av virksomhetenes mål og det helhetlige pasient- og brukerforløpet Nasjonal IKTs prosjekter skal blant annet understøtte mål knyttet til økt effektivisering i kjerneprosessene, økt utnyttelse av potensielle IKT-synergier mellom RHFene, og økt robusthet overfor fremtidige endringer. Nasjonal IKT skal imidlertid fortsatt ha særlig fokus på å understøtte et mer helhetlig og sammenhengende pasientforløp (se illustrasjon i figur 3). Gode løsninger skal tilgjengeliggjøre rett informasjon, på rett sted, til rett tid og i rett format. For å få dette på plass kreves det forståelse for de organisasjonsstrukturer, samhandlingsmønstre og prosesser som skal understøttes, og for de faglige utfordringer medarbeidere i spesialisthelsetjenesten står overfor. På IKT-siden setter dette krav til informasjonsinnholdets kvalitet, struktur og form, og at underliggende IT-prosesser flytter, behandler og tilgjengeliggjør informasjon i forhold til pasientforløpet internt i sykehus, mellom sykehus og mellom de ulike behandlingsnivåene i helse- og omsorgssektoren. IT-prosessene muliggjøres og styres av underliggende applikasjoner, databaser m.m. Samhandlingen setter videre krav til at underliggende teknologi som fysisk infrastruktur, nettverk, herunder helsenettet, etc. er tilstrekkelig utbygget og kompatibelt. Side 6 av 23

44 Vedlegg 04b - Årsoppsummering 2010 Figur 2 Understøttelse av helhetlig pasientforløp og samhandling rundt pasienten 2 Overordnet oppsummering for Strategi og tiltaksplan Nasjonal IKTs strategi ble revidert våren 2010, endelig godkjent høsten 2010, og gjelder for perioden Figur 3 illustrerer satsningsområder for 2010, og viser i hvilke faser av prosjektene Nasjonal IKT er involvert. Nasjonal IKTs hovedfokus er på å skape en nasjonal tilnærming til sentrale problemstillinger og en omforent nasjonal strategi for å nå dette. Et viktig eksempel er utvikling av en felles nasjonal IKT-arkitektur for spesialisthelsetjenesten. Enkelte ganger er Nasjonal IKT også involvert i utvikling og implementering av løsninger, men for det meste er dette ansvarsområder som påhviler de ulike regionale helseforetak. Unntaket vil typisk være utvikling av nye, nasjonale løsninger som skal tilbys alle. Side 7 av 23

45 Vedlegg 04b - Årsoppsummering 2010 Figur 3 Satsingsområder i 2010 og 2011, og hvilke faser i et utviklingsforløp Nasjonal IKT dekker. 2.2 Sentrale saker i 2010 En komplett liste av Nasjonal IKT tiltak og prosjekter finnes i kapittel 6 vedlegg 2. For å gi et innblikk i prosjektene det jobbes med presenterer vi hovedinnhold i disse under Tiltak som er ferdigstilt i 2010 Tiltak 5.11: ELIN-S Støtte for behandlingsprosesser mellom foretak Dette prosjektet ble igangsatt for å kartlegge behovet for kommunikasjons- og informasjonstjenester for helsepersonell som deltar i koordinering og gjennomføring av pasientforløp som krysser institusjons- og forvaltningsgrenser. Prosjektet har utviklet funksjonelle krav til arbeidsflatene (brukergrensesnittene) til de systemene som aktørene skal bruke når de planlegger, koordinerer, gjennomfører og dokumenterer gjennomføringen av pasientforløp mellom institusjoner. Prosjektet har vært delfinansiert med midler fra Innovasjon Norge og Helsedirektoratet. Tiltak 24.3: eresept Kortsiktig tilnærming Prosjektets hovedmål var å utarbeide et grunnlag for en tilnærming som bidrar til raskere oppnåelse av målene for eresept i spesialisthelsetjenesten enn det man vil kunne oppnå med Nasjonal IKTs langsiktige prosjekt knyttet til dette, Tiltak 24.2: Medikasjonstjeneste. Dette skulle oppnås gjennom å utarbeide en avstemt kravspesifikasjon basert på spesialisthelsetjenestens behov og forberede endelig bestilling til leverandørene av eksisterende EPJ-løsninger. Videre ble det gjennomført avklaringer knyttet til kritiske aspekter i prosjektet som sikkerhet, løsningsalternativer, kostnader, fremdriftsplaner og risiko. Forprosjektet fremla sin rapport og sin vurdering til Nasjonal IKT, som tok resultat og anbefalinger videre til drøftelse. På grunn av gjeldende status for avgjørende forutsetninger/rammebetingelser anbefaltes ikke prosjektet videreført. Styringsgruppen Nasjonal IKT understreket imidlertid at dersom de eksterne forutsetninger/rammebetingelser håndteres adekvat, vil prosjektet trolig gi samfunnsmessig nytte og kan gjennomføres. På dette grunnlag ble saken oversendt til HOD. Side 8 av 23

46 Vedlegg 04b - Årsoppsummering 2010 Tiltak 25: Etablering samhandling rehabilitering/ habilitering Prosjektets hovedoppgave var å gjennomføre en avgrenset pilot av løsninger for elektronisk henvisning og epikrise mellom fastleger og rehabiliteringsinstitusjoner som kan breddes til nasjonale løsninger. Prosjektets delmål var etablering av elektronisk henvisning, etablering av elektronisk epikrise, samt å sikre at etablerte løsninger kan tas i bruk på nasjonalt nivå. Alle tre aktuelle leverandører er nå godkjent for sending av epikrise på siste versjon av meldingsstandard, samt mottak av henvisning iht. de krav som meldingsløftet setter. Prosjektet har i hovedsak nådd det formål som ble beskrevet for prosjektet, Etablere og ta i bruk effektive nasjonale løsninger for elektronisk samhandling rund pasienter med behov for rehabilitering. Tiltak 32: Forprosjekt Nynorsk talegjenkjenning Talegjenkjenning benyttes av leger i forbindelse med diktering til den elektroniske pasientjournalen. Dagens situasjon er at tjenesten kun er tilgjengelig for bokmål. Etter ønske fra leger med nynorsk målføre, støttet av Språkrådet, igangsatte Nasjonal IKT et forprosjekt som skulle avklare mulighetene for å kunne tilby talegjenkjenning også på nynorsk. Forprosjektet har nå avlagt sine hovedfunn og Helse Vest har videreført arbeidet med å gjennomføre selve anskaffelsen. I etterkant av gjennomført anskaffelse vil det være opp til de enkelte RHFer/HFers ansvar å beslutte å ta i bruk løsningen. Tiltak 35: Konsekvensutredning - Radiologi Prosjektet vurderte de IKT-messige konsekvensene ved innføring av nytt kodeverk for radiologi for spesialisthelsetjenesten. Herunder vurderte det også hvilke konsekvenser nytt kodeverk kan ha for forvaltning av IKT-systemene (både fagsystemene og de økonomirelaterte systemene), eventuelle konsekvenser for arbeidsprosessene og eventuelle behov for opplæring relatert til bruken av IKTsystemene. Prosjektets hovedfunn er nå oversendt Helsedirektoratet og det pågår en dialog om videreføring av arbeidet i form av opprettelse av et nettverk for implementering av nytt radiologikodeverk der både de regionale helseforetakene, de private røntgeninstituttene/rifo, samt leverandørene inngår. Tiltak 36: Konsekvensutredning - Felles publiseringsløsning Prosjektets oppgave var å klarlegge de teknologiske og økonomiske konsekvensene av og premissene for en eventuell felles drift av en nasjonal publiseringsplattform i Norsk Helsenett SF samt å komme med en anbefaling. Prosjektets konklusjon er at man enten bør beholde dagens løsninger og utveksle informasjon mellom disse eller etablere en nasjonal publiseringsløsning med felles drift som kun omfatter internett. Prosjektets hovedfunn har blitt oversendt til Helse- og omsorgsdepartementet Tiltak som ferdigstilles i løpet av Q Tiltak 5.9: Elin-k: Hovedprosjekt fase 2: Informasjonsutveksling mellom kommuner og sykehus ELIN-k-prosjekt har hatt som mål å bidra til og sikre brukeren/pasienten et helhetlig forløp i helse- og omsorgskjeden gjennom elektronisk mange til mange kommunikasjon. Prosjektet har utviklet løsninger for elektronisk samhandling mellom kommunehelsetjenesten, spesialisthelsetjenesten, fastleger og legevakt som skal sikre rett informasjon til rett person til rett tid. Elin-k-prosjektet ledes av Norsk Sykepleierforbund (NSF) og gjennomføres i samarbeid med Nasjonal IKT. Nasjonal IKT er bl.a. representert i prosjektets styringsgruppe. Tiltak 5.12: Elin-H: Elektronisk info-utveksling i helsestasjonstjenesten Forprosjektet skal kartlegge, beskrive og koordinere de helsefaglige krav til elektronisk kommunikasjon mellom helsestasjonstjenesten i kommunene og spesialisthelsetjenesten når det gjelder helsefaglig Side 9 av 23

47 Vedlegg 04b - Årsoppsummering 2010 innhold og struktur, brukervennlighet og funksjonelle krav. ELIN-h skal i samarbeid med KITH og evt. andre sørge for at meldingene implementeres i leverandørsystemene, testes og piloteres, samt sikre korrekt anvendelse. Forprosjektet har nå utarbeidet forslag til nasjonal standard for fødselsepikrise for nyfødt barn og fødselsepikrise for mor. Forslaget har vært på bred høring for å sikre at kravene dekker behovet for elektronisk samhandling mellom tjenesteområdene. Tilbakemeldingene fra høringsinstansene har vært positive og støtter opp om gjennomføring av et hovedprosjekt. Forprosjektet vil fremlegge sine funn i første møte i Nasjonal IKTs styringsgruppe i Elin-H-prosjektet ledes av Norsk Sykepleierforbund (NSF) og Stavanger kommune. Nasjonal IKT er representert i styringsgruppen. Tiltak 29: Sykehus FEST Forskrivnings og EkspedisjonsSTøtte (FEST) er et oppdatert datagrunnlag som kan brukes ved all forskrivning av legemidler. Dette er en forutsetning for en velfungerende ereseptløsning. Første versjon er ferdig utviklet og er tilgjengelig for pilotering i ereseptprogrammet. Sykehus FEST er tilpasset sykehusenes behov og danner grunnlaget for Nasjonal FEST for både ekstern og intern rekvirering i sykehus og er et sentralt element for å få til blant annet eresept i spesialisthelsetjenesten. Prosjektet ble igangsatt i 2009 med midler fra Nasjonal IKT og vil fremlegge sine hovedfunn i første møte i Nasjonal IKTs styringsgruppe i Tiltak 33.2: Implementeringsguide HL7 Nasjonal IKT sitt Fagforum Arkitektur har arbeidet med å utarbeide en implementeringsguide for HL7. Fagforum Arkitektur ønsker at denne guiden nå skal løftes opp til å bli en felles nasjonal standard og forvaltes i tråd med andre slike standarder innenfor helseområdet. Dette er ønskelig fordi det er krevende å forvalte slike guider videre og det enkelte RHF eller Fagforum Arkitektur har verken erfaring eller kapasitet til å gjøre dette. Det foreligger nå en første versjon av denne implementeringsguiden, dette prosjektet er i ferd med å trekke denne fram til en nasjonal HL7 v3 implementeringsguide ved å gjennomføre nødvendige tilpasninger Tiltak som startet opp tidligere enn 2010, men fortsatt pågår Tiltak 5.3: Etablering av test og godkjenningsordning Tiltaket har utarbeidet en test- og godkjenningsordning for å senke terskelen for å ta i bruk elektronisk informasjonsutveksling i bred skala og å gi brukerne trygghet for at informasjon overføres korrekt. Dette er nå etablert som en løpende tjeneste, prosjektet er i driftsfasen. Nasjonal IKT medfinansierer tjenesten, som leveres av KITH, og som er tilgjengelig for hele helsesektoren og for alle leverandørene i denne. Se for ytterligere informasjon. Tiltak 15.5: Folkeregisteret i Helsenettet & Tiltak 15.6 Nytt hjelpenummer i Helsenettet Tiltak 15.5 skal etablere et innføringsprosjekt, Folkeregisteret i Norsk Helsenett, som ivaretar det operative ansvaret for innføring av den etablerte katalogtjenesten som tilgjengeliggjør folkeregisteropplysninger på en kvalitetsmessig tilfredsstillende måte med hensyn til tilstrekkelig konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet via en egnet online kommunikasjonsprotokoll. Prosjektet skal også etablere gode og enkle administrative og praktiske rutiner for å knytte seg til tjenesten. Tiltak 15.6 skal utrede, pilotere og planlegge implementering av løsning som sikrer tildeling av unik ID for identifisering av personer. Norsk Helsenett innehar prosjektledelsen for både tiltak 15.5 og og Side 10 av 23

48 Vedlegg 04b - Årsoppsummering 2010 besluttet mot slutten av 2010 å slå sammen utviklingen av disse tjenestene på grunn av den tette knytningen mellom prosjektene Tiltak som startet opp i 2010 Tiltak 24.2: Medikasjonstjeneste Helse Sør-Øst RHF (HSØ) gjennomførte et forprosjekt som leverte sin rapport i november Prosjektets anbefaling tar utgangspunkt i de kliniske utfordringer relatert til medikasjon man i dag har i helsevesenet, med fokus på spesialisthelsetjenesten, og de kliniske gevinster som kan realiseres. Løsningen som realiserer dette behovet på lang sikt, er en felles Medikasjonstjeneste for helsevesenet. Prosjektet som har blitt opprettet for å arbeide med denne løsningen er planlagt gjennomført i fem faser. Prosjektets analysefase, som nå er igangsatt, skal fremskaffe tilstrekkelig beslutningsunderlag for Nasjonal IKT for å foreta en kvalifisert beslutning om oppstart av fase 2 (kravspesifikasjon, utarbeide målbilde for å synliggjøre hvordan spesialisthelsetjenestens medikasjonstjeneste henger sammen med den nasjonale kjernejournalen og forankre dette målbildet hos RHFene). Tiltak 31.2: IKT-støtte i akuttmottak Prosjektet skal utarbeide prosessbeskrivelser for relevante verdikjeder, beskrivelse av brukerhistorier, arbeidsprosesser og tjenester tilknyttet verdikjedene og funksjonelle beskrivelser av klinisk og logistikkmessig behov for systemstøtte, samt definere en løsning som kan inngå i en tjenesteorientert arkitektur, basert på robuste behovs- og prosessbeskrivelser. Tiltak 37: Anskaffelse av MTU / BHM Prosjektet starter i første omgang med gjennomføring av en forstudie. Forstudien skal avklare sentrale spørsmål før man beslutter å sette i gang en nasjonal anskaffelsesprosess for et felles system.et eventuelt hovedprosjekt skal muliggjøre en felles anskaffelse av datasystem for medisinsk teknisk utstyr (MTU). Et eventuelt felles system må standardisere infrastruktur, systemer og prosesser innenfor logistikk og økonomi. Det må være en forventning at et felles system for MTU/BHM skal kommunisere mot økonomi- og logistikksystemet som nå anskaffes i NPSS prosjekt regi. Tiltak 38: Forprosjekt pasientrettede IT-tjenester Det er mange forventninger til at helsesektoren skal ta i bruk nye kommunikasjonsløsninger og pasientrettede IT-tjenester. I dag pågår det flere initiativ i spesialisthelsetjenesten rundt dette, men Nasjonal IKT ønsker først å få et bedre helhetlig bilde av dagens situasjon, for så å kunne peke ut en konsistent strategi på området. Det er derfor etablert et forprosjektet som skal kartlegge eksisterende kunnskap, miljøer og tjenester på dette området, kartlegge myndighetspålagte krav og føringer knyttet til dette, gjøre opp status og oppsummere utfordringene på området. I tillegg skal det konkretisere mulige forretningsmodeller for pasientrettede IKT-tjenester i perspektivet til spesialisthelsetjenesten, og beskrive hvordan spesialisthelsetjenesten kan utvikle en strategi for å bruke pasientrettede IKT-tjenester til å oppnå sine mål. Tiltak 39: Termer og symboler I dag benyttes det ulike symbolspråk i elektroniske kurvesystemer ved grafisk fremstilling av kliniske data. I tillegg viser papirkurvene bruk av forskjellige konvensjoner for symbol- og fargebruk. Dette medfører en rekke utfordringer. Prosjektet skal utvikle og forankre en standard for termer og symbolspråk for Side 11 av 23

49 Vedlegg 04b - Årsoppsummering 2010 anvendelse i brukergrensesnitt på behandlingsrettede IT-systemer. Et slikt arbeid vil ha stor relevans både for pasientsikkerhet og som prosesstøtte. Tiltak 40: Nasjonal IKTs Prosjektsamlinger Nasjonal IKTs Prosjektsamling ble avholdt første gang i oktober Det vil bli avholdt tilsvarende samlinger årlig. Hovedformålet med samlingen var deling av metodikk og erfaring innenfor prosjekt- og porteføljestyring, samt å gi bedre innsikt og kjennskap til Nasjonal IKTs strategi, ulike pågående prosjekter, og erfaringer fra tidligere prosjekter innen fagområdet. Tilbakemeldingene i etterkant fra deltakerne var meget gode, de var fornøyde med samlingen og følte at den ga mye faglig påfyll og nyttig informasjon. 2.3 Samarbeid og arbeidsformer Nasjonal IKT har i løpet av 2010 fortsatt å arbeide for å styrke koblinger mot andre eksisterende prosjekter og aktører som er relevante for Nasjonal IKT og spesialisthelsetjenesten. Et tettere samarbeid mellom prosjektene vil gagne alle parter gjennom bedre informasjonsflyt, læring på tvers og økt gjennomføringsevne gjennom felles ressursinnsats. Nasjonal IKTs arbeid og tiltak oppstår og gjennomføres i samhandlingen mellom ulike aktører; mellom RHFene og HFene, Helsedirektoratet, Norsk Helsenett, HOD, Difi, de nasjonale kompetansesentrene med flere. Å etablere og vedlikeholde gode samarbeidsformer har også i 2010 vært en prioritert oppgave for Nasjonal IKT. Side 12 av 23

50 Vedlegg 04b - Årsoppsummering Erfaring fra Nasjonal IKTs arbeid i Sammenheng mellom igangsatte tiltak og måloppnåelse For strategiperioden har Nasjonal IKT hatt 4 satsingsområder med individuelle mål. Innen hvert satsingsområde har det vært igangsatt ett til syv tiltak for å nå disse målene. De overordnede målene har vært tett koblet opp mot viktige nasjonale visjoner og målbilder. Målene er krevende, men samtidig er de blitt forsøkt gjort konkrete og målbare. Ved utgangen av 2010 ser vi at sammenhengen mellom målene i hvert enkelt satsingsområde og tiltakene som skal sørge for måloppnåelse har variert noe. Nasjonal IKTs ressurser og virkeområde kan bidra til utvikling i rett retning, men er ikke tilstrekkelig til at målene nås fullt ut. Resultatet er at graden av målopppnåelse, ved halvgått strategiløp, varierer noe mellom satsingsområdene. Det må og trekkes frem at Nasjonal IKTs tiltaksportefølje i 2010, i tillegg til tiltak som følger som en direkte konsekvens av vedtatt strategi, også har inkludert en del andre tiltak. Dette trekker på tilgjengelige ressurser. Dermed er det ikke sagt at dette har vært feil prioritering; Nasjonal IKT skal ha mulighet for å prioritere og løse kortsiktige utfordringer som dukker opp underveis i en strategiperiode. Tiltak har for eksempel blitt satt i gang på bakgrunn av nye myndighetskrav og identifiserte behov for å utrede konsekvenser tilknyttet disse kravene (tiltak 35 og til dels tiltak 24.3), samt tildelte oppgaver fra RHFenes oppdragsprotokoller (tiltak 36). Denne typen tiltak har vist seg hensiktsmessig å gjennomføre i nasjonal regi, og det er derfor naturlig at disse oppgavene tilfaller Nasjonal IKT. 3.2 Økt behov for samarbeid og samordning Nasjonal IKT fortsetter å se økt samarbeid og bedret samordning i sektoren blant annet som et resultat av sitt arbeid. Samarbeidet går innad i spesialisthelsetjenesten, og utad mot andre aktører som offentlige myndighetsorganer, private aktører, kommunale initiativer, kompetansesentrene etc. Roller og oppgaver er imidlertid i kontinuerlig endring og utvikling, og dette påvirket Nasjonal IKT i Nasjonal IKT har blant annet gjennomgått egen organisering, mandater og arbeidsdeling både for styringsgruppen og for underliggende grupper og fagfora. Videre har Nasjonal IKT bidratt inn i diskusjoner om grenseflater og rollefordeling mellom aktører, eksempelvis i forbindelse med høringen rundt Norsk Helsenetts nye strategi. Nasjonal IKT fortsetter å få stadig flere henvendelser av ulike typer, alt fra prosjektideer fra ulike helseforetak og private aktører, til henvendelser fra andre nasjonale aktører som ønsker et samarbeid. Dette er en positiv trend. Utfordringen er at det krever gjennomføringskapasitet i Nasjonal IKT, og vi ser en klar forventning om at Nasjonal IKT responderer med ressurser og beslutningsmyndighet ut over det dette samarbeidet er dimensjonert til og har myndighet til i dag. Blant annet ser vi at Nasjonal IKTs aktivitet medfører et kontinuerlig behov for prosjektleder og -medarbeiderkompetanse fra RHFene. På bakgrunn av RHFenes begrensede ressurskapasitet er det til tider utfordrende å svare opp dette behovet. Vi erfarer at Nasjonal IKTs gjennomføringsevne til tider derfor er noe lavere enn vi ville kunnet håpe på. Økt fokus på porteføljestyring og økt kjennskap til egen gjennomføringsevne vil kunne føre til at vedtak i Nasjonal IKT i tiden fremover i større grad må baseres på egen evne, og noe mindre på strategi, ønske og behov. Vi ser også at både Fagforum Arkitektur og Klinisk IKT Fagforum i dag arbeider under høyt press med begrensede leveranseressurser fra egen sektor. Det vil være en styrke om ressursene knyttet til disse arbeidene fikk frigjort noe mer tid til å løse problemstillinger i felleskap. De utfordringer som nevnes over Side 13 av 23

51 Vedlegg 04b - Årsoppsummering 2010 har imidlertid ikke satt en stopper for Nasjonal IKTs arbeid. En del ganger fører dette til noe forlenget saksbehandlings- og prosjekttid, men det legges inn ekstraordinær innsats fra mange hold for å opprettholde Nasjonal IKTs gjennomføringskraft. Nasjonal IKT registrerer at flere nye institusjoner og fora har sett dagens lys i den senere tid. Dette skjer til en viss grad som et resultat av en erkjennelse av at helsesektoren alene, og i samhandling med andre sektorer, har et underliggende behov for koordinering, styring, standardisering og involvering. Det eksisterer i dag mange aktører og tidvis kompliserte grensesnitt, og det kan oppleves som utfordrende å få oversikt og klarhet i roller og ansvar. Mulige tilnærminger til dette har blitt diskutert i Nasjonal IKT, og man vil i første omgang benytte muligheten til å uttale seg rundt dette i forbindelse med høringsrunden knyttet til Difis notat om organisering av IT-standardisering i helsesektoren. Difi har utarbeidet dette notatet på bakgrunn av en forespørsel fra Helse- og omsorgsdepartementet. 3.3 Eksempler på oppnådde resultater Typiske områder der Nasjonal IKT har stor verdi er problemstillinger knyttet til det å ta tidlige og strategiske grep for utvikling av spesialisthelsetjenestens IKT-løsninger. Godt synlige resultater fra tiltak som Nasjonal IKT har initiert og fulgt opp, som en del av sin prosjektportefølje, er for eksempel utarbeidede løsninger for elektronisk henvisning og epikrise mellom fastleger og rehabiliteringsinstitusjoner, etableringen av HL7 Norge og arbeidet knyttet til elektroniske resepter. Nasjonal IKT har i tillegg levert utredningene knyttet til henholdsvis innføring av nytt radiologikodeverk og behovet for kommunikasjons- og informasjonstjenester for helsepersonell som deltar i koordinering og gjennomføring av pasientforløp som krysser institusjons- og forvaltningsgrenser. Nasjonal IKT har også levert utredninger knyttet til felles publiseringsløsning, samt løsninger for elektronisk henvisning og epikrise mellom fastleger og rehabiliteringsinstitusjoner som kan breddes til nasjonale løsninger. For å bidra til oppnåelse av målene for eresept i spesialisthelsetjenesten ble tiltak 24.3 etablert. Tiltaket så på en mulig kortsiktig tilnærming til denne problemstillingen. 3.4 Arbeid i Nasjonal IKTs fagfora Nasjonal IKTs Klinisk IKT Fagforum og Fagforum Arkitektur leverer meget viktige bidrag og føringer når det gjelder å styre IKT-utviklingen innen spesialisthelsetjenesten. I gruppene (som også avholder jevnlige fellesmøter) utvikles det over tid et felles syn på sektorens utfordringer. Dette bidrar nå til at de ulike RHFene i langt større grad arbeider i samme retning, og er en forutsetning for å skape enhetlige, nasjonale løsninger på sikt, samt for å unngå dobbeltarbeid. Arbeidet styrker det faglige arbeidet innenfor sentrale områder som helsefaglig IKT og arkitektur både nasjonalt og regionalt. Gruppene bidrar også til at lokale og regionale initiativ i større grad utvikler seg koordinert i en styrt retning. Erfaringene med dette arbeidet er meget positive og fagforumene leverer viktige premisser som bidrar til IKT-utviklingen i spesialisthelsetjenesten. Fagforum Arkitekturs brosjyre og sammendrag om Nasjonal IKT arkitektur ble for øvrig ferdigstilt før sommeren 2010 og forumet har også etablert et nettsted for spesialisthelsetjenestens arkitektur og metodikk hvor det er vektlagt å lage en metodikk som kan gjenbrukes regionalt/lokalt i spesialisthelsetjenesten. Se for ytterligere informasjon. Fagforum Arkitektur har nylig levert sine innspill til Helsedirektoratets budsjettprosess for 2011 hvor forumet blant annet understreker viktigheten av å identifisere felles tjenester og medvirke til gjenbruk, etablere nye felles tjenester og modell for forvaltning og organisering, etablere en felles distribuert autentiseringsløsning med fødereringsstøtte for sektoren og å realisere en logisk tjenestebuss. Fagforum Arkitektur er også opptatt av at det fremtidige arbeidet etablerer porteføljestyring med arkitektur som Side 14 av 23

52 Vedlegg 04b - Årsoppsummering 2010 verktøy, etablerer arkitektur som del av prosjektmetodikk, samt etablerer arkitektur for Pasientportalen fase 2. I tilegg til de to eksisterende fagforaene arbeides det med etablering av et EPJ Systemeierforum. Et slikt forum bør ha som hovedoppgave å samarbeide om bruk og forvaltning av dagens EPJ. I tillegg bør forumet inneha oppgaver knyttet til erfaringsdeling og leverandørhåndtering. En annet viktig hendelse i 2010 er den formelle godkjenningen av HL7 Norge som affiliate. Et interimstyre startet arbeidet med å utvikle organisasjonen og gjennomførte kick-off i august. Fra medio juni ble det mulig å bli medlem og organisasjonen har nå avholdt sin første generalforsamling. 3.5 Veien videre Nasjonal IKT er i dag en premissgiver og samhandlings- og kommunikasjonspart for IKT i spesialisthelsetjenesten. For aktører i sektoren og for aktører utenfor, er Nasjonal IKT det naturlige startpunkt når forhold knyttet til IKT skal diskuteres nasjonalt. Flere og flere forhold havner derfor hos Nasjonal IKT som en del av saksgangen. En viktig verdi av Nasjonal IKTs arbeid er også de mer indirekte resultatene som skapes. Jevnlige møter og kontakt legger til rette for samordning på tvers av enheter i sektoren, løsning av felles problemer og utfordringer, deling av metodikk, kompetanse og informasjon i sektoren og overfor andre sektorer. Det bidrar også til konsensusdannelse når det gjelder langsiktige målbilder og veien en må gå for å oppnå disse målbildene. I 2010 ble Nasjonal IKTs første Prosjektsamling avholdt hvor hovedformålet var deling av metodikk og erfaring innenfor prosjekt- og porteføljestyring, samt å gi bedre innsikt og kjennskap til Nasjonal IKTs strategi, ulike pågående prosjekter, og erfaringer fra tidligere prosjekter innen fagområdet. I 2011 planlegges det å avholde en samling knyttet til innovasjonsarbeid i sektoren. I 2007 lanserte Helse- og omsorgsdepartementet og Nærings- og handelsdepartementet en femårig satsing på behovsdrevet innovasjon og næringsutvikling i helsesektoren. Endringer i rammebetingelser for helsetjenesten vil kreve av aktørene i sektoren at disse bedrer innovasjonsevnen gjennom å bli mer nyskapende og krevende som næringsutviklende kunde. Videre krever det kompetente leverandører, et samordnet virkemiddelapparat og at aktørene samordner ressursbruken. For å følge opp satsningen inngikk RHF ene, Helsedirektoratet, Innovasjon Norge og Forskningsrådet i 2008 en nasjonal samarbeidsavtale med målsetting om å øke innovasjonstakten i helsesektoren betydelig, samt bedre utnyttelsen av offentlige ressurser knyttet til innovasjon i helsesektoren. Samarbeidspartnerne har besluttet en nasjonal tiltaksplan for innovasjon og næringsutvikling i helse- og omsorgssektoren. Denne planen, Nasjonal tiltaksplan for innovasjonssatsing, inkluderer en rekke aksjonspunkter knyttet til IKT. Nasjonal IKT ser at det pågår en god del arbeid på RHF-nivå knyttet til innovasjon på IKT-området, forskning og utvikling, men at det samtidig er behov for å se dette arbeidet i en større sammenheng. Nasjonal IKT har nylig (januar 2011) opprettet en arbeidsgruppe bestående av én representant per RHF som vil se på håndtering av disse problemstillingene. Den siste tids fokus på blant annet samhandlingsreformen, medfører endrede oppgaver og roller. Dette vil påvirke organisering, prosesser og samhandlingsmønstre i helsesektoren og vil også ha IKTsystemmessige implikasjoner. Dette vil bli et sentralt fokusområde for Nasjonal IKT i tiden som kommer og vi ønsker å ta en proaktiv rolle i de delene av dette endringsarbeidet som har IKT-messige konsekvenser. Side 15 av 23

53 Vedlegg 04b - Årsoppsummering 2010 En hovedkonklusjon fra arbeidet i 2010 er at å løse felles utfordringer nasjonalt, og å koordinere og samordne sin aktivitet i større grad enn det som var situasjonen tidligere, er hensiktsmessig. Samarbeidet gir verdifulle bidrag både kvalitets- og ressursmessig. 4 Hvordan kontakte Nasjonal IKT? Programkontoret Nasjonal IKT kan kontaktes vedrørende arbeidet i Nasjonal IKT: Dagfinn Hallseth Tlf: dagfinn.hallseth<alfakrøll>no.pwc.com Anne Line Grepne Tlf: anne.line.grepne<alfakrøll>no.pwc.com Side 16 av 23

54 Vedlegg 04b - Årsoppsummering Vedlegg 1 - Nasjonal IKTs viktigste organer 5.1 Styringsgruppen Nasjonal IKT pr Herlof Nilssen, Adm.dir. Helse Vest RHF (leder) Oddvar Larsen, Spesialrådgiver, Helse Nord RHF Daniel Haga, Direktør for Samhandling, Helse Midt-Norge Christine Bergland, Helsedirektoratet Ingerid Gunnerød, Rådgiver, Helse Midt-Norge Bjørn Nilsen, IT-leder, Helse Nord RHF Erik M. Hansen, Adm. dir. Helse Vest IKT AS, Helse Vest RHF Hans Nielsen Hauge, Direktør Klinisk IK, kunnskaps- og prosesstøtte, Helse Sør-Øst RHF Kai Rune Furberg, Seniorrådgiver Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) Kristin W. Wieland, Viseadm.dir, Helse Sør-Øst RHF Håkon Grimstad, Adm. dir., Norsk Helsenett (observatør) Steinar Lund, Seniorrådgiver, Helse- og omsorgsdepartementet (observatør) Reidun Mattingsdal, Konserntillitsvalgt Helse Vest RHF Siri Cathrine Rølland, Konserntillitsvalgt Helse Sør-Øst RHF Programkontoret Nasjonal IKT, Dagfinn Hallseth, (rådgiver) PricewaterhouseCoopers Programkontoret Nasjonal IKT, Anne Line Grepne, (rådgiver) PricewaterhouseCoopers 5.2 Nasjonal IKTs Prosjekteierforum pr Ketil Are Lund, Konst. direktør IKT, Helse Sør-Øst RHF Roger Schäffer, IKT-direktør, Helse Sør-Øst RHF Cato Rindal, Direktør, Sykehuspartner, Helse Sør-Øst Paul Gundersen, Daglig leder, HEMIT, Helse Midt-Norge RHF Arild Pedersen, IT-sjef, Helse Midt-Norge RHF Bjørn Nilsen, IT-leder, Helse Nord RHF Ole Jan Hauge, Direktør, Helse Nord IKT, Helse Nord RHF Erik M. Hansen, Adm. dir., Helse Vest IKT AS, Helse Vest RHF Johnny Heggestad, Prosjektdirektør, Helse Vest RHF Ola I. Vikland, Leder forretningsutvikling og rådgivning, Norsk Helsenett Kirsten Petersen, Seniorrådgiver, Avd. ehelse Per Olav Skjesol, Leder Fagforum Arkitektur Arild Faxvaag, Leder Klinisk IKT Fagforum 5.3 Klinisk IKT Fagforum pr Klinisk IKT Fagforum har i 2010 endret navn fra EPJ Fagforum. Arild Faxvaag, Førsteamanuensis/Overlege, St.Olavs hospital HF, Helse Midt-Norge RHF (Leder) Arnt Ole Ree, Fagsjef Klinisk IKT, Helse Sør-Øst RHF Andreas Hering, Seniorrådgiver/EPJ-arkitekt Seksjon for IKT, FoU-avdelingen, Haukeland universitetssjukehus, Helse Vest RHF Wenche P. Dehli, Klinikkleder Barne- og familieklinikken, Helse Nord-Trøndelag HF, Helse Midt-Norge RHF Hallvard Lærum, Seksjonsleder dr.med. Rikshospitalet HF, Helse Sør-Øst RHF Hans Nielsen Hauge, Direktør Klinisk IKT, kunnskaps- og prosesstøtte, Helse Sør-Øst RHF Side 17 av 23

55 Vedlegg 04b - Årsoppsummering 2010 Susann Bäckström, Avdelingsleder Kliniske systemer, Nasjonalt senter for Samhandling og Telemedisin, Universitetssykehuset Nord-Norge, Helse Nord RHF Kjersti Skavik, Rådgiver Avdeling ehelse, Helsedirektoratet Trond S. Johansen, Rådgiver NSEP, NTNU (sekretær) Vegard Høgli, Fagsjef avdeling for bruker- og samfunnskontakt, Helse Sør-Øst RHF (vara) Bente S. Nedrebø, Seksjonsleder Systemforvaltning, Helse Vest IKT (vara) Fra vil Bente S. Nedrebø møte fast for Andreas Hering som skal ut i permisjon i ca. 1 år. 5.4 Fagforum Arkitektur pr Per Olav Skjesol, Avdelingsleder Prosjekt og Arkitektur, Hemit, Helse Midt-Norge RHF (Leder) Torill Kristiansen, Virksomhetsarkitekt, Hemit, Helse Midt-Norge RHF (sekretær) Ronny Thomassen, Prosjektleder Samvirkende kliniske Informasjonssystemer, Helse Nord IKT, Helse Nord RHF Øystein Berg-Sletteng, Arkitekt/Systemutvikler, Helse Nord IKT, Helse Nord RHF Roar Engen, Leder for arkitekturseksjonen, Helse Sør-Øst RHF Jarle Petter Kasbo, Seksjonsleder Arkitektur, Sykehuspartner, Helse Sør-Øst RHF Espen Møller, Virksomhetsarkitekt, Oslo Universitetssykehus, Helse Sør-Øst RHF Torgny Neuman, Rådgiver Arkitektur, Helse Vest IKT AS, Helse Vest RHF Terje Bremnes, Integrasjonsarkitekt, Helse Vest IKT AS, Helse Vest RHF Trond Utne Larsen, Senior prosjektleder, Norsk Helsenett SF (observatør) Side 18 av 23

56 Vedlegg 04b - Årsoppsummering 2010 Vedlegg 2 Nasjonal IKTs tiltak i 2010 I 2010 har Nasjonal IKT arbeidet med eller vært med å finansiere følgende tiltak: Nr Tiltak Mål Prosjektleder Status per Etablering av test og godkjenningsordning Test- og godkjenningsordning for å senke terskelen for å ta i bruk elektronisk informasjonsutveksling Magnus Alsaker i bred skala og å gi brukerne KITH trygghet for at informasjon overføres korrekt. Pågår 5.9 Elin-k Hovedprosjekt fase 2: informasjonsutveksling mellom kommuner og sykehus Bidra til mer og bedre samhandling for å sikre pasientene helhetlige forløp i helse- og omsorgskjeden, samt sikre rett informasjon til rett tid og til rett person slik at forsvarlig helsehjelp kan utøves. Sissel Skarsgaard, Norsk sykepleierforbund Pågår (avsluttes Q1 2011) 5.11 Elin-S Melding Støtte for behandlingsprosser mellom foretak Forberede og foreslå hovedprosjekter for å utvikle/videreutvikle IT løsninger for helsefaglig kommunikasjon til og fra sykehus. Grete Bach, KITH Avsluttet 5.12 Elin-h Elektronisk informasjonsutveksling i helsestasjonstjenesten Å kartlegge, beskrive og koordinere de helsefaglige krav til elektronisk kommunikasjon mellom helsestasjonstjenesten i kommunene og spesialisthelsetjenesten Sissel Skarsgaard, Norsk sykepleierforbund Pågår 15.5 Folkeregisteret i helsenettet Gi alle helseforetak kvalitetssikret tilgang til folkeregisteret via egnet kommunikasjonsprotokoll. Anders Stubban, NHN Pågår 15.6 Utrede, pilotere og planlegge Nytt hjelpenummer i implementering av løsning som helsenettet (nødnummer) sikrer tildeling av unik ID for identifisering av personer. Anders Stubban, NHN Pågår Side 19 av 23

57 Vedlegg 04b - Årsoppsummering 2010 Nr Tiltak Mål Prosjektleder Status per Medikasjonstjeneste Analysefase: Fremskaffe tilstrekkelig 24.3 eresept Kortsiktig tilnærming Etablering samhandling rehabilitering/ habilitering (Pilotprosjekt) Sykehus-FEST beslutningsunderlag for NIKT for å foreta en kvalifisert beslutning om oppstart av fase 2 (kravspesifikasjon, utarbeide målbilde for å synliggjøre hvordan spesialisthelsetjenestens medikasjonstjeneste henger sammen med den nasjonale kjernejournalen, og forankre dette målbildet hos RHFene) Knut Hellwege, HSØ, Utarbeide en avstemt kravspesifikasjon og forberede endelig bestilling til leverandørene Bjarne Hegge, samt gjennomføre avklaringer Faveo knyttet til kritiske aspekter i prosjektet. Å gjennomføre en avgrenset pilot av løsninger for elektronisk henvisning og epikrise mellom fastleger og rehabiliteringsinstitusjoner som kan breddes til nasjonale løsninger. Sørge for at FEST leverer et datainnhold som kan erstatte Sykehusapotekenes Legemiddelregister som kilde for foretakene Terje Sagen KITH Tor-Arne Vilnes Legemiddelverket 31.2 IKT-støtte i akuttmottak Utarbeide prosessbeskrivelser, beskrive brukerhistorier, arbeidsprosesser og tjenester Grete Bach tilknyttet verdikjedene og KITH funksjonelle beskrivelser av klinisk og logistikkmessig behov for systemstøtte. 32 Nynorsk talegjenkjenning Forprosjektet skal avklare om Bjørn Nagell systemet for talegjenkjenning kan DaVinci utvides til også å omfatte nynorsk. Pågår Avsluttet Avsluttet Pågår (avsluttes Q1 2011) Pågår Avsluttet Side 20 av 23

58 Vedlegg 04b - Årsoppsummering 2010 Nr Tiltak Mål Prosjektleder Status per HL7 Implementeringsguide Prosjektet skal arbeide for at HL7 blir etablert som en nasjonal standard. Magnus Alsaker, KITH Pågår (avsluttes Q1 2011) 35 Konsekvensutredning radiologi Vurdere IKT-messige konsekvenser ved innføring av nytt kodeverk for radiologi for spesialisthelsetjenesten. Heidi E. Krossen, Devoteam davinci Avsluttet 36 Felles publiseringsløsning Klarlegge de teknologiske og økonomiske konsekvensene av og Erik Billington, premissene for en eventuell felles drift Devoteam davinci av en nasjonal publiseringsplattform i Norsk Helsenett SF. Avsluttet 37 Anskaffelse av MTU / BHM Et felles system må standardisere infrastruktur, systemer og prosesser innenfor logistikk og økonomi. Det må være en forventning at et felles system for MTU/BHM skal kommunisere mot økonomi- og logistikksystemet som nå anskaffes i NPSS prosjekt regi. Leiv Hellefossmo, HN Pågår 38 Forprosjekt pasientrettede IT-tjenester Kartlegge eksisterende kunnskap, miljøer og tjenester på dette området, kartlegge myndighetspålagte krav og føringer knyttet til dette, gjøre opp status og oppsummere utfordringene på området. I tillegg konkretisere mulige forretningsmodeller for pasientrettede IKT-tjenester i perspektivet til spesialisthelsetjenesten, og beskrive hvordan spesialisthelsetjenesten kan utvikle en strategi for å bruke pasientrettede IKT-tjenester til å oppnå sine mål. Glenn Melby, HSØ Pågår Side 21 av 23

59 Vedlegg 04b - Årsoppsummering 2010 Nr Tiltak Mål Prosjektleder Status per Termer og symboler Utvikle og forankre en standard for termer og symbolspråk for anvendelse i brukergrensesnitt på behandlingsrettede IT-systemer. Jostein Ven, KITH Pågår 40 Nasjonal IKTs Prosjektsamlinger Deling av metodikk og erfaring innenfor prosjekt- og porteføljestyring. Gi bedre innsikt og kjennskap til Nasjonal IKTs strategi, ulike pågående prosjekter, og erfaringer fra tidligere prosjekter innen fagområdet. Programkontoret Første samling avholdt høsten Terminologbinding av Realisere utvikling av en arketyper med eksisterende definisjonskatalog av datastrukturer terminologier og SNOMED CT med tilhørende terminologi til bruk i elektroniske kurvesystemer som er basert på Arketyper / templat metodikk og teknologi. 42 Videreutvikling arkitektur Utvikle en prosess- og tjenestemodell som omfatter utdanning av helsepersonell, opplæring av pasienter og pårørende samt forsknings og utviklingsprosesser. TBD TBD Starter i Q Starter i Q Side 22 av 23

60 Vedlegg 04b - Årsoppsummering 2010 Ordliste Difi DNLF EbXML ELIN EPJ FEST eresept HEMIT HER HF HL7 HOD IKT KITH KOKOM KS MRF NAV NHN NOU NSEP NSF NST PKI RHF Helsedir SINTEF SKD SSP Sykehus FEST Direktoratet for forvaltning og IKT Den norske Legeforening Rammeverk for meldingsutveksling ELektronisk Informasjonsutveksling mellom praktiserende leger og samarbeidende personell og institusjoner Elektronisk pasientjournal Forskrivnings og EkspedisjonsSTøtte Program for innføring av løsning for elektroniske resepter Helse Midt Norge IT Helsetjenesteenhetsregisteret ("Adressekatalogen") Helseforetak Health Level 7 Standard for integrasjon og informasjonsutveksling Helse- og omsorgsdepartementet Informasjons- og kommunikasjonsteknologi Kompetansesenter for IT i sosial- og helsesektoren Nasjonalt kompetansesenter for helsetjenestens kommunikasjonsberedskap Kommunenes sentralforbund Medisinsk fødselsregister Arbeids- og velferdsforvaltningen Norsk Helsenett SF Norges offentlige utredninger Norsk senter for elektronisk pasientjournal Norsk sykepleierforbund Nasjonalt senter for telemedisin Public Key Infrastructure Regionalt helseforetak Helsedirektoratet Stiftelsen for industriell og teknisk forskning ved Norges tekniske høgskole Skattedirektoratet Standardiserings- og samordningsprogrammet Danner grunnlaget for Nasjonal FEST for både ekstern og intern rekvirering i sykehus Side 23 av 23

61 Vedlegg 05a Til: Styringsgruppen Nasjonal IKT Kopi Fra: Prosjektleder / Programkontoret Nasjonal IKT Dato: Saksnr: 05/ Elin-h (Elektronisk informasjonsutveksling i helsestasjonstjenesten) (tiltak 5.12) Bakgrunn og situasjon Norsk Sykepleierforbund (NSF) inviterte Nasjonal IKT til deltakelse og eierskap i ELIN-h prosjektet i mars Det overordnede målet med ELIN-h-prosjektet er å sikre en helhetlig tjeneste i føde-/barselforløpet gjennom elektronisk mange-til-mange kommunikasjon. Hovedmålet for forprosjektet, som startet opp ultimo april 2009, har vært å kartlegge, beskrive og koordinere de helsefaglige krav til elektronisk kommunikasjon mellom helsestasjonstjenesten i kommunene og spesialisthelsetjenesten. ELINmetodikk har blitt benyttet i gjennomføringen av prosjektet. Gjennom forprosjektet i ELIN-h foreligger det forslag til nasjonal standard for fødselsepikrise for nyfødt barn og fødselsepikrise for mor. Forslaget har vært på bred høring for å sikre at kravene dekker behovet for elektronisk samhandling mellom tjenesteområdene. Tilbakemeldingene fra høringsinstansene har vært positive og støtter opp om gjennomføring av et hovedprosjekt. Det er for øvrig også stor etterspørsel og interesse for prosjektet i fagmiljøene. Prosjektansvarlige er NSF og Stavanger kommune. Nasjonal IKT er representert i styringsgruppen ved Frode Heian. Prosjektledelsen har blitt ivaretatt av NSF v/sissel Skarsgaard. Sissel Skarsgaard er også prosjektleder for ELIN-k-prosjektet. Sluttrapport fra forprosjektet er vedlagt (vedlegg 05b). I tillegg har Programkontoret mottatt diverse underlag til denne (funksjonskrav (generelle krav, sykehussystem, helsestasjoner), notat vedr. vurdering av dokumentasjonsinnhold og rutiner ifm. fødsel, og retningslinjer for ELIN-h-meldinger). Disse dokumentene er tilgjengelige ved forespørsel. Problemstilling I dag er det ingen helsestasjoner som mottar fødselsepikriser elektronisk, og kun få mottar medisinske epikriser elektronisk. Barseltiden på sykehus har gått sterkt ned og det er nødvendig at de kommunale helsestasjonene gir mer og tidligere oppfølging enn hva tilfellet har vært før. I dag kan det imidlertid ta flere uker før nødvendig informasjon er tilgjengelig for helsestasjonstjenesten. Oppstart av Elin-h-prosjektet var motivert av utfordringene knyttet til disse utfordringene, og at forsvarlig oppfølging krever tilgang til riktig og tilstrekkelig informasjon så snart mor og barn er skrevet ut fra sykehus. Elektronisk informasjonsutveksling vil kunne bidra til forbedringer i tjenestetilbudet, muligheter for økt og bedre samhandling mellom tjenester og tjenestenivå og mer effektiv ressursutnyttelse. Samordning av utvikling og utprøving av løsningen vil innebære en nasjonal styrking av feltet. Mål for hovedprosjektet Det foreligger nå et forslag til hovedprosjektdirektiv. I hovedprosjektet skal resultatene fra forprosjektet implementeres i leverandørsystemene, samt at løsningene skal testes, godkjennes og piloteres. Hovedprosjektet er delt inn i to faser: 1 Vedl 05a Tiltak Elin-h v1.0.doc

62 Vedlegg 05a Fase 1 omhandler utarbeiding av løsningsbeskrivelse av arkitekturmodellen på sykehussiden. Fase 2 omhandler utvikling av løsninger og pilotutprøving mellom fødeinstitusjoner, helsestasjonstjenesten og fastleger. Nasjonal IKT har i rapporten Tjenesteorientert arkitektur i spesialisthelsetjenesten beskrevet krav til systemer som etableres i helsesektoren. Rapporten er styringsdokumentet for arkitektur i spesialisthelsetjenesten. Fagforum Arkitektur har på bakgrunn av dette skissert et forslag til løsning for bruk av tjenesteorientert arkitektur i forbindelse med utvikling av fødselsepikrise i ELIN-h. I første fase av hovedprosjektet må man se nærmere på alternative løsninger og utarbeide en detaljert omforent teknisk løsningsbeskrivelse. Leverandørenes kostnadsestimat for utvikling av løsningene vil deretter gi grunnlag for utarbeidelse av kostnadsplan og endelig søknad om finansiering til gjennomføring av fase 2 av hovedprosjektet i ELIN-h. Prosjektdirektiv og fremdriftsplan vil eventuelt bli justert på bakgrunn av arbeidet som gjøres i fase 1. I gjennomføringen av prosjektets fase 1 skal personell med it-teknisk systemkompetanse fra RHFene i samarbeid med ressurspersoner i Fagforum Arkitektur beskrive løsningsforslag iht. kravspesifikasjoner og meldingsstandarder i ELIN-h for sykehussiden. Løsningsforslaget bygger på de føringer som er gitt av Fagforum Arkitektur. Deretter skal leverandørene sette opp estimat for utviklingskostnader knyttet til løsningsforslaget Det vil ikke være aktuelt å inngå avtale med leverandørene om deltakelse i hovedprosjektet før løsningsbeskrivelsen og finansiering for hovedprosjektets fase 2 er på plass. Aktuelle IKT-leverandører: IKT-leverandør System Område Infodoc AS Plenario Helsestasjon/fastlegesystem Profdoc Norge AS Winmed 3.0 Helsestasjon/fastlegesystem VismaUnique AS HSPro Helsestasjon Hove Medical AS System X Fastlegesystem Imatis Imatis Natus Sykehus føde/barsel/barneavdeling Csam Partus Sykehus føde/barsel Csam PasDoc Sykehus Siemens Doculive Sykehus DIPS ASA DIPS Sykehus Tieto HIS-90 Pas Sykehus De største oppgavene og utfordringene knyttet til utvikling av løsningene samt integrasjoner som må på plass ligger på sykehussiden. For å sikre gode løsninger er det nødvendig med styring og koordinering av dette arbeidet. Det er derfor viktig med en tydelig forankring av prosjektet hos Nasjonal IKT. Finansiering av hovedprosjekt Helsedirektoratet har innvilget noe støtte til prosjektledelse slik at man ved avslutning av forprosjektet kan videreføre arbeidet med å skaffe finansiering til hovedprosjektet. I første omgang vil det søkes om prosjektmidler hos Nasjonal IKT til finansiering og tilgang til ressurser/personell med it-teknisk systemkompetanse som kan delta i utarbeiding av løsningsbeskrivelse for sykehussiden (ELIN-h fase 1). For gjennomføring av fase 2 av hovedprosjektet vil det deretter søkes om midler hos Nasjonal IKT, Helsedirektoratet, Innovasjon Norge og KS/kommunene. Vedlagt følger kostnadsplan. Det er usikkerhet knyttet til anslagene (30-40 %) 2 Vedl 05a Tiltak Elin-h v1.0.doc

63 Vedlegg 05a Forslag til løsning Prosjektet er avgrenset og skal kun dreie seg om samhandlingspartnere som helsestasjon, sykehus og fastleger og implementering av fødselsepikrise for barn og fødselsepikrise for mor. I tillegg ønsker prosjektet å sikre mest mulig gjenbruk av allerede utviklede løsninger bl.a. i ELIN-k-prosjektet og Meldingsløftet (som f.eks. dialogmelding og evt. andre meldinger som rekvisisjon/labsvar mm). Prosjektleder fremla hovedfunn fra forprosjektet for Prosjekteierforum I dette møtet ba PEF prosjektet tydeliggjøre styrings- og beslutningsveier samt rutiner for leverandør- og kontraktshåndtering. PEF signaliserte også at avtalehåndtering overfor leverandørene bør være RHFenes ansvar. Gitt gjennomføring av dette, vil man kunne gå inn for å støtte hovedprosjektet. Slik støtte vil også kreve at et fullstendig prosjektdirektiv fremlegges Styringsgruppen. PEF vedtok følgende: Gitt at PEFs forutsetninger imøtekommes, anbefaler Prosjekteierforum at Styringsgruppen gir støtte til gjennomføring av ELIN-h-hovedprosjektet. Gitt at PEFs forutseninger imøtekommes, anbefaler Prosjekteierforum at Nasjonal IKT blir medeier i prosjektet for å sikre forankring i sykehusene. Tiltaket har ikke blitt presentert for Styringsgruppen før nå da ELIN-h-forprosjekt ble forlenget ut januar i forbindelse med at tiltakets styringsgruppe besluttet å gjennomføre en kost-nytteanalyse. Forslag til vedtak Styringsgruppen Nasjonal IKT tar forprosjektets resultater og hovedfunn til etterretning. Styringsgruppen Nasjonal IKT godkjenner forprosjektets sluttleveranser og avslutter prosjektet. Styringsgruppen Nasjonal IKT stiller seg bak innretningen til videre arbeid og bevilger kr til gjennomføring av fase 1 i ELIN-h-hovedprosjekt. Styringsgruppen Nasjonal IKT gir sin tilslutning til at Nasjonal IKT blir medeier i prosjektet for å sikre forankring i sykehus. Vedl 05a Tiltak Elin-h v1.0.doc 3

64 Vedlegg 05b ELIN-h Rapport forprosjekt Utvikling av helsefaglig innholdsstandard og struktur for elektronisk informasjonsutveksling i helsestasjonstjenesten i kommunene Prosjektleder: Sissel Skarsgaard Norsk Sykepleierforbund Prosjektansvarlig: Merete Lyngstad Norsk Sykepleierforbund

65 ELIN-h Vedl 05b - Forprosjektrapport Versjon 1.0 Forfatter: SSK/ML/ERA/ABS Dato Godkjent av: Side 2 av 13 Innholdsfortegnelse Sammendrag Bakgrunn Målsetting med prosjektet Organisering, gjennomføring og resultat Organisering Gjennomføring og resultat Avgrensning i prosjektet Metodikk Anbefalinger til De gode meldinger og kravspesifikasjoner Standard for fødselsepikrise Informasjon og forankring Meldingsdokumentasjon og testmateriale Faglige retningslinjer for bruk av meldingene Koordinering mot andre pågående prosjekt Kost-/nytteanalyse Hovedprosjekt Finansiering av hovedprosjekt Regnskap Vurdering Videreføring

66 ELIN-h Vedl 05b - Forprosjektrapport Versjon 1.0 Forfatter: SSK/ML/ERA/ABS Dato Godkjent av: Side 3 av 13 Sammendrag I ELIN-h-forprosjekt har målet vært å kartlegge, beskrive og koordinere de helsefaglige krav til elektronisk kommunikasjon mellom helsestasjonstjenesten i kommunene og spesialisthelsetjenesten både når det gjelder helsefaglig innhold og struktur, samt brukervennlighet og funksjonelle krav. Gjennom ELIN-h foreligger det forslag til nasjonal standard for fødselsepikrise for nyfødt barn og fødselsepikrise for mor. Forslaget har vært på bred høring for å sikre at kravene dekker behovet for elektronisk samhandling mellom tjenesteområdene. Tilbakemeldingene fra høringsinstansene har vært positive og støtter opp om gjennomføring av et hovedprosjekt. Det er for øvrig også stor etterspørsel og interesse for prosjektet i fagmiljøene. ELIN-h-prosjektet har utarbeidet anbefalinger til de gode samhandlingsmeldinger mellom helsestasjonstjenesten, fastleger, fødeinstitusjoner ELIN-h-prosjektet har med bistand av KITH utarbeidet følgende kravspesifikasjoner; Funksjonskrav i ELIN-h-prosjektet Del 1 Generelle funksjonskrav for alle delområder Funksjonskrav i ELIN-h-prosjektet - Del 2 Funksjonskrav for sykehussystemer Funksjonskrav i ELIN-h-prosjektet - Del 3 Funksjonskrav for systemer i helsestasjonstjenesten og fastlegetjenesten Det er gjennomført en kost- nytteanalyse av fødselsepikrise for nyfødt barn og fødselsepikrise for mor. ELIN-h-prosjektet har utarbeidet forslag til retningslinjer for bruk av ELIN-h-meldinger. ELIN-h-prosjektet har innhentet juridisk vurdering av kravspesifikasjonene. ELIN-h-prosjektet har vært i dialog med Fagforum Arkitektur i Nasjonal IKT, leverandører av fastlegesystem, helsestasjonssystem og fødesystem og innhentet estimat på utviklingstimer for utvikling av løsningene. Det foreligger forslag til hovedprosjektdirektiv. 3

67 ELIN-h Vedl 05b - Forprosjektrapport Versjon 1.0 Forfatter: SSK/ML/ERA/ABS Dato Godkjent av: Side 4 av 13 1 Bakgrunn Helsestasjons- og skolehelsetjenestens samfunnsmandat er å drive helsefremmende og forebyggende arbeid til gravide, og barn og unge fra 0 20 år. Det fødes ca barn hvert år i Norge, og i fødselsomsorgen har helsestasjonen en viktig rolle med hensyn til å etablere tidlig kontakt, samt gi foreldre tilpasset informasjon, støtte og veiledning. I den sammenheng er helsestasjonen avhengig av å motta nødvendig helseinformasjon så tidlig som mulig. Kort liggetid ved fødeinstitusjonene, manglende samarbeid og koordinering av helsehjelp, lang tid på forsendelse av melding om fødsel fra fødeinstitusjon til helsestasjon gir redusert tilbud om helsetjenester til barnet, mor og familien for øvrig. Det vil derfor være av stor betydning for samhandlingen mellom sykehus og helsestasjon at melding om fødsel kan sendes elektronisk. 1 2 Per i dag er det ingen helsestasjoner som mottar fødselsmeldinger elektronisk, og få mottar epikriser elektronisk. Det kan ta flere uker før nødvendig informasjon er tilgjengelig, og utgjør dermed et problem for tjenesteutøvelsen Det har tidligere ikke vært utarbeidet meldingsstandarder for fødselsepikriser som skal sendes til helsestasjonen. Det er heller ikke hittil foretatt en analyse og vurdering av helsestasjonenes informasjonsbehov og -flyt. Norsk Sykepleierforbund og Stavanger kommune ønsket derfor å sette dette på dagsorden gjennom å etablere ELIN-h-prosjektet, som handler om å tilrettelegge for elektronisk informasjonsutveksling mellom helsestasjonstjenesten, fastleger og spesialisthelsetjenesten. Prosjektet er bidrag til myndighetenes Samspill 2.0 strategi, som skal innfri nasjonale målsetninger om et helhetlig pasient- og brukerforløp. St. meld. nr. 47 Samhandlingsreformen gir føringer for organisering og endringer i tjenestetilbudet i forbindelse med svangerskaps-, fødsels- og barselomsorgen. Helsedirektoratet har i 2010 publisert veileder IS-1877 «Et trygt fødetilbud kvalitetskrav til fødselsomsorgen» 3. Veilederen skal gi grunnlag for utvikling av et enda bedre og mer forutsigbart fødetilbud, med kvalitet i alle ledd. For å implementere kvalitetskravene i veilederen vil helsetjenesten måtte organisere og planlegge tilbudet til kvinnene og familiene på en ny måte. Veilederen peker bl.a. på elektronisk informasjonsutveksling mellom kommune- og spesialisthelsetjenesten som en særlig viktig oppgave for å nå målet om helhetlige tjenester. Helse- og omsorgsdepartementet har nylig hatt forslag til ny kommunal helse- og omsorgslov på høring. 4 Forslaget er en oppfølging av St.meld. nr. 47 ( ) Samhandlingsreformen, Innst. 212 S ( ). Reformen fremhever kommunens ansvar for helsefremmende og forebyggende arbeid. Det foreslås blant annet at det skal kunne stilles krav om at dokumentasjon og kommunikasjon av helseopplysninger skal skje elektronisk. 1 Helsedirektoratet (2010) IS-1798 Utviklingsstrategi for helsestasjons- og skolehelsetjenesten a.PDF FOR nr 450: Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten 3 Helsedirektoratet (2010) IS-1877 Et trygt fødetilbud. Kvalitetskrav til fødselsomsorgen Helse- og omsorgsdepartementet (2010) Høringsnotat forslag til ny kommunal helse- og omsorgslov

68 ELIN-h Vedl 05b - Forprosjektrapport Versjon 1.0 Forfatter: SSK/ML/ERA/ABS Dato Godkjent av: Side 5 av 13 Helseforetakene har høsten 2010 levert første utgave av en områdeplan. Alle sykehusområdene har som mål å styrke samarbeidet bl.a. med kommunehelsetjenesten. Det påpekes i planene at elektronisk samhandling med helsestasjonstjenesten, med standardisering og kvalitet som stikkord, vil være viktig for å kvalitetssikre tjenestene og redusere avvik og ulikheter i tjenestetilbudet. Elektronisk Fødselsepikrise for nyfødt barn og Fødselsepikrise for mor vil være et viktig bidrag til å styrke pasientsikkerhet, ved at nødvendige helseopplysninger umiddelbart er tilgjengelig for rett helsepersonell når mor eller barn har behov for helsehjelp. Det vil være et ledd i systematisk kvalitetsforbedring ved at person- og helseopplysningene har god kvalitet (korrekt, oppdatert, relevant og tilstrekkelig) som grunnlag for å yte helsehjelp. 2 Målsetting med prosjektet Det overordnete målet med ELIN-h-prosjektet er å sikre brukeren/pasienten helhetlige forløp i helse- og omsorgskjeden gjennom elektronisk mange til mange kommunikasjon. For å kunne nå målet må alle IKT-systemer som benyttes innen sektoren basere meldingsutvekslingen på felles standarder, faglig innhold og felles struktur. I tillegg må løsningene være brukervennlige og funksjonelle. Hovedmålet for forprosjektet var å kartlegge, beskrive og koordinere de helsefaglige krav til elektronisk kommunikasjon mellom helsestasjonstjenesten i kommunene og spesialisthelsetjenesten både når det gjelder helsefaglig innhold og struktur, samt brukervennlighet og funksjonelle krav. Det ansees som svært viktig å skape konsensus om det ovennevnte slik at man kan nå fram til omforente nasjonale standarder. Delmålene i forprosjektet var å: Kartlegge informasjonsbehov og utarbeide informasjonsmodell Beskrive helsefaglig innhold og struktur - utvikle de gode -meldinger Utarbeide kravspesifikasjoner for meldingsfunksjonalitet, presentasjon og brukervennlighet i IKT-løsningene for hver meldingstype Informere om, og forankre prosjektet hos aktørene Ivareta høringsprosesser, justere meldingene Utarbeide testmateriale Utarbeide faglige retningslinjer for implementering og bruk av meldingene Avklare koordinering mot andre pågående prosjekt/aktiviteter på området 3 Organisering, gjennomføring og resultat Forprosjektet er finansiert med midler fra Helsedirektoratet, Innovasjon Norge, Stavanger kommune og Norsk Sykepleierforbund. 5

69 ELIN-h Vedl 05b - Forprosjektrapport Versjon 1.0 Forfatter: SSK/ML/ERA/ABS Dato Godkjent av: Side 6 av Organisering Prosjekteier: Norsk Sykepleierforbund og Stavanger kommune Prosjektleder: Norsk Sykepleierforbund v/sissel Skarsgaard Styringsgruppe: Merete Lyngstad Egil Rasmussen Kirsten Petersen Halvard Hoen Einar Braaten Frode Heian John M. Tolleskoven Norsk Sykepleierforbund Stavanger kommune Helsedirektoratet KS Den Norske Legeforening Nasjonal IKT Innovasjon Norge 6

70 Vedlegg 05b Prosjektgruppe: Navn Stilling Organisasjon Annebeth Askevold Sjefsrådgiver KITH Anne Blystad Intensivsykepleier, Seksj for Nyfødte, Haukeland Universitetssykehus, Barnesykepleierforbundet, NSF Anne Hedvig Preffer Jordmor, Rikshospitalet Den Norske Jordmorforening Astrid Brevik Svarlien Seniorrådgiver KITH Grete Almenning Gro F. Zanussi Helsesøster, Bergen kommune (systemkoordinator for HsPro) Overlege, Stavanger kommune. Landsgruppen av helsesøstre, NSF Karen Jægtnes Helsesøster, Harstad kommune Landsgruppen av helsesøstre, NSF Kristin Standal Helsesøster, Bærum kommune Landsgruppen av helsesøstre, NSF Magnus Alsaker Seniorrådgiver KITH Morten Laudal Allmennlege Dnlf Sissel Skarsgaard Prosjektleder, ELIN-k Norsk Sykepleierforbund Torill Kolås Spesialist i gynekologi og obstetrikk, Gynekologisk forening, Dnlf Trine Kristoffersen Jordmor, Stavanger Universitetssjukehus Jordmorforbundet NSF Prosjektgruppen har bidratt til utarbeidelse av alle resultater og delresultater knyttet til meldinger, kravspesifikasjoner og retningslinjer. Redaksjonskomité: I tillegg til prosjektgruppen har følgende deltatt i redaksjonskomiteen: Navn Stilling Organisasjon Frode Heian Overlege, BUP, Molde Norsk barne- og ungdomspsykiatrisk forening, Dnlf Kirsten Aunaas Seniorrådgiver, Norsk Sykepleierforbund Merete Lyngstad Prosjektansvarlig/Spesialrådgiver Norsk Sykepleierforbund Redaksjonskomiteen har bidratt med og kvalitetssikre meldinger, kravspesifikasjoner og retningslinjer for bruk av meldingene.

71 ELIN-h Vedl 05b - Forprosjektrapport Versjon 1.0 Forfatter: SSK/ML/ERA/ABS Dato Godkjent av: Side 8 av 13 Prosjektet har samarbeidet med jurister hos NST, Ellen Christiansen og Leif Erik Nohr, som har bistått med juridisk vurdering av kravspesifikasjonene samt retningslinjer for bruk av meldingene. Endring av prosjekteier ELIN-h Norsk Sykepleierforbund og Stavanger kommune har inngått avtale om at Stavanger kommune overtar driftsansvaret for ELIN-h fra Stavanger kommuner viderefører hovedprosjektet om finansieringen går i orden. Prosjektleder vil følge opp hovedprosjektet under ny prosjekteier. 8

72 ELIN-h Vedl 05b - Forprosjektrapport Versjon 1.0 Forfatter: SSK/ML/ERA/ABS Dato Godkjent av: Side 9 av Gjennomføring og resultat Avgrensning i prosjektet I forprosjektet er det identifisert flere nivåer og aktører som samhandler i forbindelse med fødsel og tiden etter fødsel. Følgende avgrensning er gjort: Prosjektet dreier seg om meldinger knyttet til tiden etter fødsel. Samhandlingspartnere er avgrenset til helsestasjon, fastleger og fødeinstitusjoner Metodikk ELIN-h-forprosjekt har benyttet en tilpasset ELIN-prosjektmetodikk som igjen bygger på BIT-prosjektmetodikken 5 som er utviklet av Innovasjon Norge. Denne metodikken sikrer en sterk brukerstyring og bidrar til samarbeid om utvikling av løsningene mellom helsearbeidere og leverandører. Den tilpassede prosjektmetodikken består av følgende; 1. Forprosjekt, kartlegging av leverandører, funksjonskrav spesifikasjon og valg av leverandører 2. Hovedprosjekt, utvikling, testing, utprøving og drift Anbefalinger til De gode meldinger og kravspesifikasjoner Prosjektet har kartlag informasjonsbehovet mellom de ulike samhandlingsparter i et føde-, barselforløp. I tillegg til informasjonsbehovet hos primærhelsetjenesten gir informasjonsmodellen også et bilde av behovet for samhandling hos øvrige aktører som andre kommunal tjenester (eks barnevernstjenesten, sosiale tjenester, fysioterapitjenester), nasjonale tjenester som mottar informasjon fra kliniske tjenester (for eksempel Mfr, Sysvak ). Prosjektet har utarbeidet anbefalinger til De gode meldinger. På bakgrunn av dette er tre kravspesifikasjoner til ulike leverandørgrupper utarbeidet i samarbeid med KITH. Alle dokumentene har vært til bred høring, og kravspesifikasjonene er justert i forhold til høringssvarene. Det kom innspill fra myndigheter, kommuner, sykehus og fagorganisasjoner. Det er gjennomført en juridisk vurdering av kravspesifikasjonene, samt en generell juridisk vurdering av dokumentasjonsinnhold og -rutiner i forbindelse med fødsel. Sistnevnte ble gjort på grunnlag av konkrete usecase utarbeidet av prosjektgruppen, og fokuserte særlig på utfordringene knyttet til dokumentasjon av helseinformasjon om 3. person i pasientjournalen. Videre er det også vurdert krav til samtykke fra pasient/bruker i forhold til de enkelte meldingene. 5 Hele BIT-prosjektmetodikken består av fem faser; Startprosjekt, kartlegging av leverandører og funksjonskrav spesifikasjon Forprosjekt med bla valg av leverandører Hovedprosjekt, utvikling, drifting og pilotimplementering Videreutviklings- og effektiv anvendelsesprosjekter Spredning av bransjeløsninger, med blant annet støtte til implementering i den enkelte bedrift 9

73 ELIN-h Vedl 05b - Forprosjektrapport Versjon 1.0 Forfatter: SSK/ML/ERA/ABS Dato Godkjent av: Side 10 av Standard for fødselsepikrise I ELIN-h brukes begrepet fødselsepikrise om rapporter som sendes til primærhelsetjenesten etter fødsel for å skille disse fra andre typer epikriser. Fødselsepikrisen inneholder mange og detaljerte opplysninger knyttet til fødsel- og barseloppholdet for mor og barn. Dette er opplysninger som i stor grad er strukturert lagret i fødesystemene. Kort liggetid på barselavdelinger krever at helsestasjonstjenesten får tilgang til riktig og tilstrekkelig informasjon så snart mor og barn er skrevet ut fra sykehus. Tilrettelegging for strukturert overføring er den mest effektive og sikreste måte å bidra til at alle nødvendige opplysninger inkluderes i fødselsepikrisen. ELIN-h prosjektet har gjenbrukt eksisterende relevante tekniske meldingsstandarder for fødselsepikrise for nyfødt barn og fødselsepikrise for mor og for meldinger mellom helsestasjon og fastlege. Meldingen utskrivningsrapport er spesifisert i innholdsstandarden Standard for elektronisk kommunikasjon med pleie- og omsorgstjenesten (KITH - rapport 04/07). Meldingen inneholder mye av det som er kartlagt av informasjonsbehov i fødselsepikriser for mor og barn, men er utvidet slik at den også dekker informasjonskrav kartlagt gjennom ELIN-h-prosjektet Informasjon og forankring Det har vært lagt ned mye arbeid i å informere om prosjektet for å skape forankring hos aktuelle aktører/interessenter som Helsedirektoratet, Nasjonal IKT, KS, Innovasjon Norge, kommuner, sykehus og fastleger. Prosjektet er også presentert på ulike konferanser. Prosjektet er forankret i følgende strategier: Samspill 2.0 Nasjonal strategi for elektronisk samhandling i helse- og omsorgssektoren St. meld. nr. 47 Samhandlingsreformen KS: IKT i helse og omsorg. Strategi og handlingsplan Nasjonal IKT strategi De regionale helseforetakenes felles IKT-strategi NSFs strategi for IKT i sykepleie- og helsetjenesten Sykepleiernes bidrag til S@mspill gjennom e-samarbeid Meldingsdokumentasjon Meldingsstandardene er utarbeidet av KITH som en del av oppgavene i SSP i Faglige retningslinjer for bruk av meldingene Det er utarbeidet forslag til Retningslinjer for bruk av ELIN-h-meldinger. Arbeidet bygger på retningslinjene som er utarbeidet i ELIN-k-prosjektet. Trygg og sikker informasjonsutveksling krever at alle ansatte har et bevisst forhold til bruk av de elektroniske samhandlingsløsningene. Helsepersonell har et spesielt ansvar for å kvalitetssikre at det faglige innholdet er tilfredsstillende og at meldingen blir sendt til riktig mottaker. Og retningslinjene er utarbeidet for å sikre korrekt bruk av de aktuelle meldingene. Retningslinjene for bruk av ELIN-h-meldinger vil bli revidert på bakgrunn av de erfaringer man gjør seg i hovedprosjektet under utvikling og utprøving av løsningene. 10

74 ELIN-h Vedl 05b - Forprosjektrapport Versjon 1.0 Forfatter: SSK/ML/ERA/ABS Dato Godkjent av: Side 11 av Koordinering mot andre pågående prosjekt Medisinsk fødselsregister (MFR) Medisinsk fødselsregister (MFR) er et sentralt helseregister hjemlet i helsepersonelloven med egen forskrift. Helse- og Omsorgsdepartementet har med hjemmel i forskriften til Medisinsk fødselsregister pålagt helseforetakene å melde fødslene elektronisk (2006). Av alle de ti sentrale helseregister er det kun melding til medisinsk fødselsregister som er pålagt å sende elektronisk. Hensikten er å effektivisere og bedre meldekvaliteten av medisinsk melding om fødsel. I fødselsepikrisene i ELIN-h er det benyttet de samme strukturerte innholdselementene som i MFR meldingene der det har vært mulig. Dette for å unngå dobbeltregistreringer og sikre god datakvalitet. Det pågår et arbeid i MFR med å utvikle nye elektroniske løsninger for meldingene emfr prosjektet. Det skal utarbeides nye versjoner av de elektroniske fødsels-, barne- og abortmeldingene, samt å få de implementert av leverandørene. Det er også et mål for emfr at fritekst i meldingene minimeres evt. fjernes. Videre vil en arbeide for å samstemme innholdet i de tre meldingene der de ber om tilsvarende/tilgrensende opplysninger. Planen er å ha endelige versjoner klare til sommeren Ved utarbeidelse av nye versjoner av de elektroniske meldingene hos MFR er det et mål at meldingene skal følge gjeldende meldingsstandard. Delprosjektet kan ha betydning for Fødselsepikrise for nyfødt barn og Fødselsepikrise for mor i forhold til innholdet. Det er av den grunn opprettet kontakt mellom MFR og ELINh/KITH. I hovedprosjektet bør synergieffekter avklares Kost-/nytteanalyse Helsedirektoratet har bedt ELIN-h prosjektet om en kost-nyttevurdering av alternative løsninger for elektronisk epikrise for nyfødt barn og mor. Egen rapport er vedlagt forprosjektrapporten Hovedprosjekt Det foreligger forslag til hovedprosjektdirektiv. Prosjektdirektivet detaljerer oppgaver og videre fremdrift i prosjektet. Hovedprosjektet er delt inn i to faser: Fase 1 omhandler utarbeiding av løsningsbeskrivelse av arkitekturmodellen på sykehussiden. Fase 2 omhandler utvikling av løsninger og pilotutprøving mellom fødeinstitusjoner, helsestasjonstjenesten og fastleger. Følgende meldingsstandarder skal implementeres med tilhørende funksjonalitet: Standard for fødselsepikrise for mor, og fødselsepikrise for barn Standard for hodemelding Standard for applikasjonskvittering Standard for dialogmelding 11

75 ELIN-h Vedl 05b - Forprosjektrapport Versjon 1.0 Forfatter: SSK/ML/ERA/ABS Dato Godkjent av: Side 12 av 13 På helsestasjonssiden og fastlegesiden er det kartlagt 4 leverandører som kan være aktuelle for hovedprosjektet. Leverandørene har gitt tilbakemelding med estimat på utviklingstid for mottak av meldingene og signal om de ønsker å delta i hovedprosjektet. Tre av leverandørene har vært direkte involvert i ELIN-k-prosjektet fase 1 som ble avsluttet i 2010/2011. På sykehussiden er det 5 leverandører som kan være aktuelle for hovedprosjektet. Nasjonal IKT stiller seg bak prinsippene i ELIN-h, men ønsker å gjennomføre prosjektet etter en ny arkitekturmodell som er lik for alle regioner. Det foreligger en arkitekturskisse fra NIKT Fagforum Arkitektur. I første fase av hovedprosjektet må man se nærmere på alternative løsninger og utarbeide en detaljert omforent teknisk løsningsbeskrivelse. Leverandørenes kostnadsestimat for utvikling av løsningene vil deretter gi grunnlag for utarbeidelse av kostnadsplan og søknad om finansiering til gjennomføring av fase 2 av hovedprosjektet i ELIN-h. Det vil ikke være aktuelt å inngå avtale med leverandørene om deltakelse i hovedprosjektet før løsningsbeskrivelsen og finansiering for hovedprosjekt fase 2 er på plass. Aktuelle pilotaktører både på sykehus og helsestasjonssiden har meldt interesse for å delta i et hovedprosjekt Finansiering av hovedprosjekt Helsedirektoratet har innvilget noe støtte til prosjektledelse slik at man ved avslutning av forprosjektet kan videreføre arbeidet med å skaffe finansiering til hovedprosjektet. I første omgang vil det søkes om prosjektmidler hos NIKT til finansiering og tilgang til ressurser/personell med it-teknisk systemkompetanse som kan delta i utarbeiding av løsningsbeskrivelse for sykehussiden (ELIN-h fase 1). For gjennomføring av fase 2 av hovedprosjektet vil det deretter søkes om midler hos Nasjonal IKT, Helsedirektoratet, Innovasjon Norge og KS/kommunene. 4 Regnskap Revisorgodkjent regnskap er sendt til Helsedirektoratet. 5 Vurdering Forprosjektet har oppnådd målsettingen som ble satt ved at kravspesifikasjoner og standarder er utviklet. I tillegg er det gjennomført en kost-nytte analyse av elektronisk fødselsepikrise for nyfødt barn og mor. Det foreligger plan for hovedprosjekt. 6 Videreføring For beskrivelse av videreføring vises det til prosjektdirektiv for hovedprosjektet. 12

76 ELIN-h Vedl 05b - Forprosjektrapport Versjon 1.0 Forfatter: SSK/ML/ERA/ABS Dato Godkjent av: Side 13 av 13 Vedlegg: Funksjonskrav i ELIN-h-prosjektet - Del 1 Generelle funksjonskrav Funksjonskrav i ELIN-h-prosjektet - Del 2 Funksjonskrav for sykehussystemer Funksjonskrav i ELIN-h-prosjektet - Del 3 Funksjonskrav for systemer i helsestasjonstjenesten og fastlegetjenesten Notat_Vurdering av dokumentasjonsinnhold og -rutiner i forbindelse med fødsel Forslag til Retningslinjer for bruk av ELIN-h-meldinger Nytte-kostnadsanalyse av elektronisk epikrise for nyfødt barn og mor 13

77 Vedlegg 05c Prosjektdirektiv hovedprosjekt ELIN-h Utvikling av helsefaglig innholdsstandard og struktur for elektronisk informasjonsutveksling i helsestasjonstjenesten

78 Prosjektnavn Vedlegg 05c - Prosjektdirektiv ELIN-h Versjon 1.0 Forfatter: ML/ERA/SSK Dato Godkjent av: Side 2 av 11 Innholdsfortegnelse Innhold 1.0 Innledning Bakgrunn Tilpasset BIT-prosjektmetodikk Avgrensning Aktuelle IKT-leverandører Brukere/deltakere for utprøving Mål og resultatkrav Hovedmål Delmål Forskning/evaluering Gjennomføring... 6 Prosjektstyring... 7 Utvikling... 7 Test- og godkjenning... 7 Utprøving Risikovurderinger Samordning med andre prosjekter og aktiviteter Prosjektorganisering og ansvarsfordeling Prosjektansvarlig Styringsgruppe Prosjektleder Prosjektgruppen Kontaktgruppe leverandører Budsjett og finansieringsplan Milepælsplan Planlegging, oppfølging og statusrapportering Endringskontroll og versjonsstyring Prosjektadministrative rutiner Formidling av prosjektet Akseptansekriterier Rettigheter og taushetserklæringer Signatur Referanser

79 Prosjektnavn Vedlegg 05c - Prosjektdirektiv ELIN-h Versjon 1.0 Forfatter: ML/ERA/SSK Dato Godkjent av: Side 3 av Innledning 1.1 Bakgrunn Helsestasjons- og skolehelsetjenestens samfunnsmandat er å drive helsefremmende og forebyggende arbeid til gravide, og barn og unge fra 0 20 år. I fødselsomsorgen har helsestasjonen en viktig rolle med hensyn til å etablere tidlig kontakt, samt gi foreldre tilpasset informasjon, støtte og veiledning. I den sammenheng er helsestasjonen avhengig av å motta nødvendig helseinformasjon så tidlig som mulig. Slik informasjon er i dag ikke tilgjengelig før lenge etter at mor og barn har kommet hjem fra fødeavdelingen, og utgjør dermed et problem både for tjenestemottakere og -utøvere. Dette kan bedres gjennom elektroniske virkemidler. Det fødes ca barn hvert år i Norge. Barseltiden på sykehus har gått sterkt ned, og gjennomsnittlig liggetid i barselavdeling er ca. tre dager for førstegangsfødende, og to dager for flergangsfødende. Det betyr at de kommunale helsestasjonene må gi mere og tidligere oppfølging enn før. Dette krever tilgang til riktig og tilstrekkelig informasjon så snart mor og barn er skrevet ut fra sykehus, slik at forsvarlig oppfølging kan skje. Per i dag er det ingen helsestasjoner som mottar fødselsmeldinger elektronisk, og få mottar epikriser elektronisk. Det kan flere uker før nødvendig informasjon er tilgjengelig. Forløp for overføring av nyfødte til helsestasjon er derfor velegnet for etablering av elektronisk samhandling. Argumentene for dette er flere: Juridisk er det ikke noen hindringer for at løsningen kan etableres, og den vil ikke skape behov for endring av gjeldende lovverk. Infrastruktur er i ferd med å komme på plass: o Fødeavdelingene er pålagt å sende elektroniske meldinger til medisinsk fødselsregister, så avdelingene og journalsystemene deres tilpasses derfor til elektronisk meldingsutveksling. o Barneavdelingene benytter ordinære EPJ-system som også er tilpasset til elektroniske meldingsutveksling o Leverandørene av journalsystemene på helsestasjonene leverer elektronisk meldingsutveksling på andre områder, og helsestasjonssystemene er i større og mindre grad klare til å motta elektroniske epikriser. o Kommunene vil i økende grad knytte seg til Norsk Helsenett i forbindelse med omlegging av den landsdekkende Sysvak-løsningen. Motivasjonen for å etablere og ta i bruk en elektronisk standardisert løsning er stor både på avsender- og mottakersiden; o Kortere liggetid på fødeavdelingen skaper behov for raskere oppfølging fra helsesøster og/eller jordmor. o Elektronisk overføring vil gå raskere enn dagens postgang o En elektronisk løsning vil redusere manuelt arbeid med papir på begge sider, og redusere manuell registrering på helsestasjonene. o Retningslinjer for oppfølging av for tidlig fødte barn, retningslinjer for veiing og måling samt amming, tilsier at helsestasjonene skal i kontakt med den nyfødte og familien på et tidligere tidspunkt. I dag kan det ta flere uker fra fødsel og til helsestasjonen mottar fødselsmelding/epikrise. De første kontaktene baseres dermed på manglende eller mangelfulle opplysninger om barnet, noe som er uheldig faglig sett. o En elektronisk løsning vil redusere fare for overføringsfeil eller feiltolkning av meldingsinnhold. o En elektronisk løsning vil på sikt legge bedre til rette for beslutningsstøtte i mottakssystemene. Gevinstpotensialet er tilstede; o økonomisk ved redusert tidsbruk på produksjon, sending, mottak og registrering av fødselsmeldinger. o Kvalitets- og innholdsmessig ved raskere oppfølging av nyfødte, og at en standardisert løsning vil kunne bidra til å sikre at informasjonen som overføres inneholder alle relevante og nødvendige helseopplysninger om mor og barn. 3

80 Prosjektnavn Vedlegg 05c - Prosjektdirektiv ELIN-h Versjon 1.0 Forfatter: ML/ERA/SSK Dato Godkjent av: Side 4 av 11 Volumet er tilstrekkelig; o Løsningen vil kunne omfatte alle nyfødte i Norge Elektronisk informasjonsutveksling mellom helsestasjoner fødeinstitusjoner og fastleger vil bidra til forbedringer i tjenestetilbudet, muligheter for økt og bedre samhandling mellom tjenester og tjenestenivå og mer effektiv ressursutnyttelse. 1.2 Tilpasset BIT-prosjektmetodikk Innovasjon Norge har utviklet en prosjektmetode som kalles BIT. BIT står for bransjespesifikke IKTløsninger. Dette er et samarbeid mellom bransjen og bransjens viktigste IKT-leverandører. Bransjen kan i denne sammenhengen defineres som helsestasjonstjenesten i kommunene. I BIT-prosjektene er målgruppen aktører med like funksjonsbehov slik som helsestasjonstjenesten. Det vektlegges brukerstyrte prosjekter, dvs. at brukerne definerer og spesifiserer behovene, og er eiere og drivere av prosjektene, og at leverandørene utvikler løsningene på bakgrunn av førstnevnte. Det anses å være et stort lønnsomhetspotensial ved å samordne funksjonsforbedringer og utvikling. Finansieringen er som oftest et spleiselag mellom aktørene. Leverandørene eier løsningene, og kan utligne eventuelle kostnader til utvikling og implementering mot salg av løsningene både nasjonalt og internasjonalt. Det skal inngås avtaler mellom aktørene for å bidra til forpliktende samarbeid. En tilpasset BIT-prosjektmetodikk 1 for helsestasjonstjenesten består av: Forprosjekt, kartlegging av leverandører, funksjonskrav spesifikasjon og valg av leverandører Hovedprosjekt, utvikling, drifting og pilotimplementering Det skal etableres aktive brukergrupper for å følge opp og bidra til videre utvikling. Prosessen og resultat i ELIN-h vil ha innvirkning på flere plan for flere berørte parter. Det er derfor viktig å oppnå bred forankring for å sikre en samtidig satsning på et helhetlig forløp i helse- og omsorgskjeden i hele landet. ELIN-h vil representere alle interessenter når meldingene og kravspesifikasjonene skal utvikles og implementeres gjennom samarbeid med kommuner, KS, spesialisthelsetjenesten, Landsgruppen av helsesøstre NSF, Jordmorforbundet NSF, Jordmorforeningen og Dnlf. Videre vil samarbeid med faggruppen for arkitektur hos Nasjonal IKT stå sentralt. ELIN-h tar initiativ til å etablere denne forankringen. ELIN-h tar også ansvar for samarbeid med Innovasjon Norge og Helsedirektoratet. Offentlig forsknings- og utviklingskontrakter (OFU) skal benyttes. 1.3 Avgrensning Prosjektet avgrenses til å dreie seg om meldinger knyttet til elektronisk pasientjournal (EPJ) og tiden etter fødsel, og om samhandlingspartnere som helsestasjoner, fastleger og fødeinstitusjoner. I første rekke vil det bli arbeidet med fødselsepikrise for barn og fødselepikrise for mor. I tillegg ønsker prosjektet å sikre mest mulig gjenbruk av allerede utviklede løsninger bl.a. i ELIN-k prosjektet, og vil derfor vurdere om disse er egnet for bruk i barselforløpet. 1.4 Aktuelle IKT-leverandører Følgende IKT-leverandører er aktuelle i samhandlingsprosessen for å sikre mange til mange kommunikasjon: 1 Hele BIT-prosjektmetodikken består av fem faser; Startprosjekt, kartlegging av leverandører og funksjonskrav spesifikasjon Forprosjekt med bl.a. valg av leverandører Hovedprosjekt, utvikling, drifting og pilotimplementering Videreutviklings- og effektiv anvendelsesprosjekter Spredning av bransjeløsninger, med blant annet støtte til implementering i den enkelte bedrift 4

81 Prosjektnavn Vedlegg 05c - Prosjektdirektiv ELIN-h Versjon 1.0 Forfatter: ML/ERA/SSK Dato Godkjent av: Side 5 av 11 IKT-leverandør System Område Infodoc AS Plenario Helsestasjon/fastlegesystem Profdoc Norge AS Winmed 3.0 Helsestasjon/fastlegesystem VismaUnique AS HSPro Helsestasjon Hove Medical AS System X Fastlegesystem Imatis Imatis Natus Sykehus føde/barsel/barneavdeling Csam Partus Sykehus føde/barsel Csam PasDoc Sykehus Siemens Doculive Sykehus DIPS ASA DIPS Sykehus Tieto HIS-90 Pas Sykehus Kommunikasjonsleverandører kommer i tillegg. 1.5 Brukere/deltakere for utprøving Det skal velges deltakere som skal utprøve løsningene. Prosjektet ser for seg mellom tre og fem kommuner med tilhørende fødeinstitusjoner og fastleger som utprøvingsaktører. Kriterier til pilotdeltakerne er at de har tatt i bruk EPJ innenfor sitt fagområde det finnes nok datautstyr der dette er behov for det settes av ressurser både av IT-personell og helsepersonell til gjennomføring av utprøvingen prosjektet forankres på høyeste nivå kommune: er tilknyttet Norsk Helsenett og har etablert elektronisk samhandling mellom pleieog omsorgstjenesten og fastleger. de bidrar med egeninnsats i prosjektet de inngår forpliktende avtaler og aksepterer metoden som benyttes (BIT-metodikken) de vil være engasjerte og ha innsatsvilje I valg av utprøvingsaktører vil det ikke være mulig å teste alle mulige kombinasjoner av systemer for kommuner, fødeinstitusjoner og legekontor. Det gjøres derfor et utvalg hvor alle systemene blir representert i minst et av utprøvingsprosjektene. 2.0 Mål og resultatkrav Det overordnete målet med ELIN-h-prosjektet er å sikre brukeren/pasienten helhetlige forløp i helseog omsorgskjeden gjennom elektronisk mange til mange kommunikasjon. For å kunne nå målet må alle IKT-systemer som benyttes innen sektoren basere meldingsutvekslingen på felles standarder, faglig innhold og felles struktur, samt at løsningene må være brukervennlige og funksjonelle. Prosjektet organiseres i et forprosjekt og et påfølgende hovedprosjekt. Det vil bli vurdert om et spredningsprosjekt bør inngå, etter modell av for eksempel Samspillkommuneprosjektene, eller som en del av det nasjonale meldingsløftet. Hovedprosjektets tidsramme er Hovedmål Det skal utvikles løsninger for elektronisk informasjonsutveksling mellom helsestasjonstjenesten i kommunene, fødeinstitusjoner og fastleger. 2.2 Delmål Prosjektet skal i samarbeid med faggruppe for arkitektur i NIKT utarbeide løsningsbeskrivelse for leverandørsystem i sykehus. Leverandørene for helsestasjonssystem og fastlegesystem skal levere løsningsforslag som skal godkjennes av prosjektet. 5

82 Prosjektnavn Vedlegg 05c - Prosjektdirektiv ELIN-h Versjon 1.0 Forfatter: ML/ERA/SSK Dato Godkjent av: Side 6 av 11 Prosjektet skal i samarbeid med leverandørene og pilotene utvikle fødselsepikrise for barn og fødselsepikrise for mor, forespørsel og svar på forespørsel, samt applikasjonskvittering i de journalsystemer som blir valgt ut til å delta i hovedprosjektet. Prosjektet skal i samarbeid med leverandørene utvikle funksjonalitet i henhold til funksjonskrav som er beskrevet i forprosjektet. Prosjektet skal inngå bindende avtaler med leverandører og piloter, herunder kommune, helseforetak og fastleger som skal teste løsningene. Prosjektet skal utvikle faglige veiledninger til meldingene Prosjektet skal i samarbeid med leverandørene og KITH teste og godkjenne meldingene Prosjektet skal i samarbeid med leverandørene gjennomføre opplæring av systembrukerne Prosjektet skal i samarbeid med leverandørene, kommune, sykehus og fastleger gjennomføre utprøving av løsningene Prosjektet skal i samarbeid med leverandørene, kommuner, sykehus og fastleger evaluere og justere løsningene i utprøvingsfasen. Prosjektet skal i samarbeid med leverandørene og pilotene gjennomgå forløpstesting og godkjenne løsningen Prosjektet skal skrive prosjektrapport når prosjektet er gjennomført. 2.3 Forskning/evaluering ELIN-h-prosjektet skal ikke gjennomføre forskning og evaluering, men det skal lages en sluttrapport med erfaringer og resultater fra prosjektet. 3.0 Gjennomføring Prosjektet skal arbeide ut fra funksjonskrav og meldingsstandarder. I forprosjektet er det utarbeidet følgende dokumenter Funksjonskrav i ELIN-h-prosjektet - Del 1 Generelle funksjonskrav for alle delområder Funksjonskrav i ELIN-k-prosjektet - Del 2 Funksjonskrav for sykehussystemer Funksjonskrav i ELIN-k-prosjektet - Del 3 Funksjonskrav for systemer i helsestasjonstjenesten og fastlegetjenesten Funksjonskravene inneholder anbefalinger til krav til funksjonalitet, arbeidsflyt og presentasjon. Meldingsstandardene er utarbeidet av KITH som en del av oppgavene i SSP i Hovedprosjektet deles inn i to faser. Fase 1 omhandler utarbeiding av løsningsbeskrivelse for arkitekturmodellen på sykehussiden. Fase 2 omhandler utvikling av løsninger og pilotutprøving mellom fødeinstitusjoner, helsestasjonstjenesten og fastleger. Arkitekturmodell i spesialisthelsetjenesten Nasjonal IKT har i rapporten Tjenesteorientert arkitektur i spesialisthelsetjenesten i beskrevet krav til systemer som etableres i helsesektoren. Rapporten er styringsdokumentet for arkitektur i spesialisthelsetjenesten. Fagforum arkitektur har på bakgrunn av dette skissert et forslag til løsning for bruk av tjenesteorientert arkitektur i forbindelse med utvikling av fødselsepikrise i ELIN-h. I første fase av hovedprosjektet må man se nærmere på alternative løsninger og utarbeide en detaljert omforent teknisk løsningsbeskrivelse. Leverandørenes kostnadsestimat for utvikling av løsningene vil deretter gi grunnlag for utarbeidelse av kostnadsplan og endelig søknad om finansiering til gjennomføring av fase 2 av hovedprosjektet i ELIN-h. Prosjektdirektiv og fremdriftsplan vil eventuelt bli justert på bakgrunn av arbeidet som gjøres i fase 1. I gjennomføringen av prosjektets fase 1 skal personell med it-teknisk systemkompetanse fra RHF ene i samarbeid med ressurspersoner i Fagforum for arkitektur beskrive løsningsforslag i henhold 6

83 Prosjektnavn Vedlegg 05c - Prosjektdirektiv ELIN-h Versjon 1.0 Forfatter: ML/ERA/SSK Dato Godkjent av: Side 7 av 11 til kravspesifikasjoner og meldingsstandarder i ELIN-h for sykehussiden. Løsningsforslaget bygger på de føringer som er gitt av Fagforum for arkitektur. Deretter skal leverandørene sette opp estimat for utviklingskostnader knyttet til løsningsforslaget. I gjennomføringen av prosjektets fase 2 vil følgende arbeidspakker være definert: Prosjektstyring Prosjektet har mange samarbeidsparter og vil derfor bli omfattende å administrere. Dette vil innbefatte planlegging av prosjektet mer detaljert, oppfølging og rapportering. Det skal inngås avtaler og kontrakter med leverandører og andre samarbeidsparter. Utvikling I denne arbeidspakken skal leverandørene av helsestasjonssystem og fastlegesystem beskrive løsningsforslag i henhold til kravspesifikasjoner og meldingsstandarder. Deretter skal leverandørene utvikle meldingene og anvendelsene av disse. Det skal utarbeides faglige veiledninger til alle meldingstypene og bruken av disse. Videre skal utvikling på sykehussiden skje i hht til løsningsforlag beskrevet i ELIN-h fase 1. Det må vurderes om det må gjennomføres en åpen anskaffelsesprosess i forkant. Test- og godkjenning I denne arbeidspakken skal meldingene og funksjonaliteten testes og godkjennes gjennom flere steg. Leverandørene skal følge testprosedyrene som er utarbeidet av KITH. Det benyttes ferdige testcase, testen skal gjennomføres og dokumenteres. Leverandøren fyller ut egenerklæring som sendes KITH for godkjenning. Prosjektet ønsker også å gjennomføre brukbarhetstester av funksjonalitet, arbeidsflyt og presentasjon i samarbeid med piloter, leverandører og KITH. Neste steg i prosessen vil være å gjennomføre en Workshop med leverandørene. På grunn av at kombinasjonen av EPJ/PAS 2 -systemer til sykehus, EPJ systemer til legekontor og kommunene, og kommunikasjonssystemer blir stort, vil det ikke være hensiktsmessig, økonomisk mulig eller realistisk å gjennomføre tester for alle kombinasjoner mellom systemene i prosjektperioden. Prosjektet velger derfor å gjennomføre en workshop med alle leverandørene i slutten av prosjektperioden. Målet med workshopen er å samle alle leverandørene til en testarena hvor prosjektet vil legge opp til at det testes med å sende meldinger mellom de forskjellige systemene, og kombinasjoner av systemer. En slik forløpstesting vil kunne avdekke logiske feil og eventuelle behov for endringer i funksjonalitet. Utprøving Prosjektet skal velge ut og inngå avtaler med kommuner, sykehus og legekontor for utprøving av løsningene. Det skal gjennomføres opplæring av brukere hos alle parter. I utprøvingsfasen skal det være utarbeidet rutiner for bruk av løsningene samt avvikshåndtering, og det skal gjøres evalueringer og justeringer av løsningene. 4.0 Risikovurderinger Spesialisthelsetjenesten ønsker overgang fra meldingsbasert arkitektur til tjenestebasert arkitektur. Dette fører til usikkerhet mht utviklings-/løsningsmessige, kostnadsmessige og tidsmessige konsekvenser for prosjektgjennomføringen (fase2) da dette er nybrottsarbeid. 2 PAS står for pasientadministrative systemer. 7

84 Prosjektnavn Vedlegg 05c - Prosjektdirektiv ELIN-h Versjon 1.0 Forfatter: ML/ERA/SSK Dato Godkjent av: Side 8 av 11 Tiltak: Sikre finansiering og tilgang til nøkkelpersonell med nødvendige systemteknisk kompetanse for å oppnå effektiv gjennomføring av fase 1,samt et kvalitetsmessig godt resultat og grunnlag for ELIN-h fase 2. Risiko for at meldingene ikke blir utviklet i leverandørsystemene. Kritisk suksessfaktor er økonomi. Tiltak: Skaffe finansiering og bidra til kostnadsdeling mellom impliserte parter. Risiko knyttet til manglende unik identifikasjon for nyfødt barn. Det foreligger fare for at helseopplysninger ikke foreligger på rett person og utgjør dermed en trussel for liv og helse Tiltak: Følge pågående arbeid med fødselsnummer og NHN sitt arbeid med nasjonal standard for hjelpenummer. Hvis FH-nummer ikke foreligger kan det piloteres en løsning der krav vedrørende virksomhetsinterne hjelpenummer benyttes (Del 1- Kapittel 4.6 Krav til bruk av hjelpenummer Th 1.26 Th 1.30) Risiko for at meldingene ikke blir tatt i bruk etter at de er utviklet. Tiltak: Sikre at meldingene dekker behovene, at funksjonaliteten er brukervennlig, samt informere om bruken av dem. KS, NSF Helsedirektoratet, Nasjonal IKT og KITH er viktige aktører for å bidra til spredning av informasjon. Risiko for utilsiktede hendelser ved utvikling og bruk av funksjonaliteten i IKT-systemene. Tiltak: Funksjonaliteten skal gjennom en test- og godkjenningsordning før den settes i produksjon. Også arbeidsprosesser som følger av funksjonaliteten må testes og godkjennes for å unngå fare for feil bruk eller mulig misforståelse av innhold. Brudd på regler om behandling av person-/helseopplysninger. Tiltak: Juridiske forhold og løsningsstrategier for behandling av personopplysninger i forbindelse med sending og mottak av elektroniske meldinger må avklares. Manglende frigjøring av personell i utprøvingsprosjektene. Tiltak: Sikre at prosjektene er forankret på høyeste nivå i de enkelte organisasjonene, samt inngå avtaler som regulerer personellinnsatsen. Finansiere utprøving ved fastlegekontorene da disse er små enheter og dermed økonomisk sårbare. Sikre at viktige aktører engasjerer seg og tar ansvar i prosjektet. Tiltak: Informere og opprette tidlig kontakt med disse. (aktuelle fagorganisasjoner og aktuelle leverandører.) 5.0 Samordning med andre prosjekter og aktiviteter Det er nødvendig å samarbeide med emfr, Meldingsløftet og andre prosjekter der disse har krysningspunkter i forhold til ELIN-h-prosjektet Leverandørene av fødesystem har i samarbeid med kundene de siste år tilpasset utvikling og leveranse med en årlig release. Prosjektet vil derfor tilstrebe at prosjektperiode og krav til leveranse i ELIN-h tilpasses sykehusleverandørenes årlige hovedrelease. 6.0 Prosjektorganisering og ansvarsfordeling Prosjektet organiseres med prosjektansvarlig, styringsgruppe, prosjektgruppe, arbeidsgrupper og referansegruppe. 6.1 Prosjektansvarlig Prosjektansvarlige er Stavanger kommune og Nasjonal IKT. 6.2 Styringsgruppe Styringsgruppen har ansvar for Godkjennelse av prosjektets resultater ved hver milepæl. Informere om og forankre prosjektet hos aktuelle aktører (brukere og systemeiere). Se til at de rette personellressurser og økonomiske ressurser avgis til prosjektet. 8

85 Prosjektnavn Vedlegg 05c - Prosjektdirektiv ELIN-h Versjon 1.0 Forfatter: ML/ERA/SSK Dato Godkjent av: Side 9 av 11 Følgende aktører oppnevnes i styringsgruppen: Stavanger kommune NSF KS Helsedirektoratet Nasjonal IKT Den norske legeforening Innovasjon Norge (observatørstatus) Det kan bli aktuelt å oppnevne flere kommuner i styringsgruppen. 6.3 Prosjektleder Stavanger kommune har ansvar for å ivareta prosjektlederfunksjonen. Prosjektleders ansvar i prosessen er: Ledelse av prosjektet og prosjektgruppen Utarbeide prosjektdirektiv og plan i samarbeid med prosjektansvarlig Forbereder og planlegger møter i styringsgruppen Prosjektets løpende styring og fremdrift, inkl. regnskap, budsjett og statusrapportering til styringsgruppen Å tilføre nødvendig metodikk og kompetanse for prosessen. Å bidra til at kvalitetssikring av endelig resultat blir gjennomført. 6.4 Prosjektgruppen Prosjektgruppen består av prosjektleder og prosjektmedarbeidere. Prosjektmedarbeidere har ansvaret for å: utarbeide resultater og delresultater, inkludert kvalitetssikring av disse. følge opp leverandørene følge opp sykehusene, fastlegene og helsestasjonene i utprøvingsprosjektene 6.5 Kontaktgruppe leverandører Så langt det lar seg gjøre økonomisk skal det opprettes en kontaktgruppe med alle aktuelle leverandører, også de som ikke deltar i prosjektet, for å informere om løsninger, resultater og fremdrift i prosjektet. Dette kan skje i form av en eller flere informasjonsmøter, via e-post og internett. 7.0 Budsjett og finansieringsplan Foreløpig kostnadsplan er vedlegg til prosjektdirektivet. 9

86 Prosjektnavn Vedlegg 05c - Prosjektdirektiv ELIN-h Versjon 1.0 Forfatter: ML/ERA/SSK Dato Godkjent av: Side 10 av Milepælsplan Oppstart på arbeidet avhenger av når prosjektgruppen får tilført prosjektmidler og ressurser til deltakelse i utarbeidelse av løsningsbeskrivelse i fase 1. Gitt at beslutning tas i mars og ressurser er tilgjengelig fra april, kan følgende milepælsplan skissere en mulig framdrift: Aktivitet M 1 M 2 M 3 M 4 M 5 M 6 M 7 M 8 M 9 M 10 M 11 M 12 M 13 M 14 M 15 Fase 1 Utarbeide løsningsbeskrivelse for sykehussystemene Aktivitet Fase 2 Prosjektdirektiv godkjent og oppstart formelt besluttet Prosjektorganisasjonen etablert Detaljert prosjektplan godkjent av styringsgruppen Løsningsbeskrivelse evaluert og ev valg av leverandør foretatt. Avtaleinngåelse med leverandørene Løsningsforslag fra leverandørene helsestasjon/fastlegesystem Evaluering av løsningsforslagene helsestasjon/fastlegesystem Skaffe utprøvingsaktører - inngå avtaler Utvikling i leverandørsystemene Test og godkjenning av løsningene (inkl. forløpstesting) Kvalitetssikre faglige veiledninger til meldingene Opplæring i de ulike løsningene Utprøving Evaluering og justering Prosjektledelsen vil utarbeid en detaljert prosjektplan med endelige milepæler, aktiviteter og ansvarsfordelinger så snart arbeidet i fase 1 er startet opp. Denne skal godkjennes av styringsgruppen. 9.0 Planlegging, oppfølging og statusrapportering Statusrapporter leveres styringsgruppen senest en uke før styringsgruppens møter. 9.1 Endringskontroll og versjonsstyring Følgende dokumenter skal underlegges formell endringskontroll og versjonsstyring: Prosjektdirektiv/plan Prosjektets budsjett Prosjektrapport 10

87 Prosjektnavn Vedlegg 05c - Prosjektdirektiv ELIN-h Versjon 1.0 Forfatter: ML/ERA/SSK Dato Godkjent av: Side 11 av Prosjektadministrative rutiner Prosjektets administrative rutiner utover prosjektoppfølging skal generelt holdes på et minimum. Prosjektet skal ha et manuelt og maskinelt arkiv under kontroll av prosjektleder. Arkivene skal omfatte: Prosjektdirektiv (alle versjoner) Prosjektrapport (alle versjoner) Møteinnkallinger og referater Vedtak i styringsgruppen Statusrapporter til styringsgruppen Referater fra styringsgruppens møter Problem/mulighetslister og andre arbeidsdokumenter 9.3 Formidling av prosjektet Formidling av erfaringer og resultater fra prosjektet vil være viktig for å synliggjøre muligheter for alle kommuner i Norge. Løsninger som fremkommer i dette prosjektet, eksempelvis informasjonsutveksling basert på felles standarder, faglig innhold og felles struktur, innbefatter endringer på flere plan for flere berørte parter. Det er derfor viktig å oppnå bred forankring og ytterligere satsning på et helhetlig forløp i helse- og omsorgskjeden i hele landet. Viktige målgrupper i formidlingsarbeidet vil være kommunene, sentrale myndigheter som departementer, Helsedirektoratet, Helsetilsynet, Datatilsynet, de regionale helseforetakene, KS, Nasjonal IKT, samt ulike fagforbund som Norsk Sykepleierforbund, Jordmorforeningen og Den Norske Legeforening. Formidling til disse målgrupper omfatter presentasjoner på konferanser og i ulike fagtidsskrift. I tillegg vil det bli laget pressemeldinger og initiert kontakt med aviser, radio og TV for å formidle resultater fra prosjektet. 9.4 Akseptansekriterier Tilslutning og forankring av forslag i deltakende virksomheter. Hovedprosjektrapport m/overordnet plan danner tilstrekkelig grunnlag for prioritering og beslutning om igangsetting av videre tiltak. 9.5 Rettigheter og taushetserklæringer Alle parter som deltar i prosjektet forplikter seg til å overholde de restriksjoner som gjelder ved tilgang til taushetsbelagt informasjon og rettighetsbeskyttet dokumentasjon. Prosjektets resultater skal være åpent tilgjengelig for alle interesserte. 9.6 Signatur Prosjektdirektivet er gjennomgått og godkjent av Stavanger kommune, Nasjonal IKT, NSF og KS. 10. Referanser 11

88 Vedlegg 05d ELIN-h Leverandører Helsest/fastlege Leverandører Dagsverk kostnad Prosjektledelse/delprosjektledelse kostnad totalt Dagsverk totalt (Avtaleinngåelse med leverandører ) 1 15 Utvikling av teknisk spesifikasjon sentral komponent Løsningsforslag fra leverandørene 1-10 Evaluering av løsningsforslagene dagsv Implementering i leverandørsystemene Meldinger inkludert test/godkjenning/justering Sykehus Konsulent/del-prosjektledelse Aktiviteter prosjektet Stavanger kommune Total kostnad i Tid (mnd) Andel pilotkommuner Andel sykehus Prosjekt-ledelse Test og godkjenning av løsningene (inkl. forløpstesting) dagsv (Skaffe piloter - avtaleinngåelse) Utv/kvalitetssikre faglige veiledninger til meldingene Opplæring/pilotutprøving/evaluering dagsv Workshop og telefonmøter leverandører Workshop og møter, telefonmøter piloter Ferdigstille prosjektrapport Sum NOK Sum dagsverk , Diverse tilleggskostnader, reiser, opphold, møter m.m Totalt

89 Vedlegg 06a Til: Styringsgruppen Nasjonal IKT Kopi Fra: Programkontoret Nasjonal IKT Dato: Saksnr: 06/ Sykehus-FEST Fremleggelse av prosjektets hovedfunn Bakgrunn Statens legemiddelverk fikk tildelt midler fra Nasjonal IKT med formål å videreutvikle FEST til å ivareta behovene for sykehusene og derved intern forordning (Tiltak 29 - Sykehus- FEST). Tiltak 29 ble etablert i samarbeid med Statens legemiddelverk hvor Helse Sør-Øst RHF deltok i prosjekt- og styringsgruppe og samtidig representerte Nasjonal IKT. Målet for FEST og Sykehus-FEST har vært å etablere et oppdatert felles datagrunnlag for effektiv samhandling nasjonalt mellom varetilbydere, forskrivere og refusjonsinstans som grunnlag for foreskrivning i hele foretaksstrukturen. Legemiddelverket skulle levere innholdet i FEST og Sykehus-FEST i samarbeid med interessenter og stå for den fremtidige forvaltningen av løsningen som en del av Legemiddelverkets kjernevirksomhet. Problemstilling Sykehus-FEST har hatt to resultatmål: Sørge for at FEST leverer et datainnhold slik at FEST kan erstatte Sykehusapotekenes Legemiddelregister som kilde for foretakene, i første omgang for Ahus. Planlegge / forberede mottak i foretakene. Forslag til løsning FEST er utviklet i henhold til spesifikasjon og omfang av prosjektet, og resultatet er levert som en del av versjon 2.4 av FEST. Videre arbeid for innføring og tilpasning av egne løsninger i helseforetakene for å ta leveransen i bruk defineres som eget prosjekt (jf. sak 08). Saken ble behandlet i Prosjekteierforum Prosjekteierforum anbefaler at Styringsgruppen Nasjonal IKT tar prosjektets resultater og hovedfunn til etterretning, at prosjektets sluttleveranser godkjennes og at prosjektet avsluttes. Forslag til vedtak Styringsgruppen Nasjonal IKT tar prosjektets resultater og hovedfunn til etterretning. Styringsgruppen Nasjonal IKT godkjenner prosjektets sluttleveranser og avslutter prosjektet. 1 Vedl 06a Sykehus-FEST v1.0.doc

90 Tiltak 29 Sykehus-FEST Vedlegg 06b SLUTTRAPPORT FRA Tiltak 29 Sykehus-FEST Distribusjonsliste Tittel: Navn Institusjon Prosjekteier Gro Ramsten Wesenberg Statens Legemiddelverk Prosjektansvarlig Johnny Jakobsen Statens Legemiddelverk Styringsgruppemedlem Terje Wistner Sykehusapotene/Helse SørØst Programkontoret NIKT Anne Line Grepne Programkontoret NIKT Dagfinn Hallseth Programkontoret NIKT Prosjekteierforum Prosjekteierforum Prosjekteierforum Tiltak: 29 Prosjekt: Sykehus-FEST Milepæl: Ferdig levert Foretak: Nasjonal IKT/Legemiddelverket Versjon nr. 1.0 Dato: Ansvarlig: Bjarne Hegge Arkiv nr. Side 1 av 8

91 Tiltak 29 Sykehus-FEST Vedlegg 06b Innhold: DEL 1: INNLEDNING... 3 Bakgrunnen for prosjektet... 3 Målsettingen med prosjektet... 3 Løsningen som er utarbeidet... 4 DEL 2: PROSJEKTGJENNOMFØRING I FORHOLD TIL PLAN... 5 DEL 3: ENDRINGER I PROSJEKTET... 6 DEL 4: ØKONOMISK RAMME (FRA NASJONAL IKT)... 6 DEL 5: GEVINSTANALYSE... 7 DEL 6: SAMLET PROSJEKTEVALUERING - MÅLOPPNÅELSE... 7 PLANLEGGING... 7 ORGANISERING... 7 GJENNOMFØRING... 7 RESSURSINNSATS... 7 MÅLOPPNÅELSE... 7 Hva gikk bra... 7 Hva gikk dårlig... 7 Hva kunne vært gjort annerledes... 7 Hvilken erfaringsoverføring har dette til andre prosjekter / programmer... 7 Hva gjenstår... 8 Hva bør gjøres videre... 8 Hvilke uløste problem har man fortsatt... 8 Tiltak: 29 Prosjekt: Sykehus-FEST Milepæl: Ferdig levert Foretak: Nasjonal IKT/Legemiddelverket Versjon nr. 1.0 Dato: Ansvarlig: Bjarne Hegge Arkiv nr. Side 2 av 8

92 Tiltak 29 Sykehus-FEST Vedlegg 06b Del 1: Innledning Bakgrunnen for prosjektet Målet for FEST og Sykehus-FEST å etablere et oppdatert felles datagrunnlag for effektiv samhandling nasjonalt mellom varetilbydere, forskrivere og refusjonsinstans som grunnlag for forskrivning og intern forordning i foretaksstrukturen. Legemiddelverket skal levere innholdet i FEST og Sykehus-FEST i samarbeid med interessenter, og stå for den fremtidige forvaltningen av løsningen som en del av Legemiddelverkets kjernevirksomhet. Etablering av Sykehus-FEST er en forutsetning for å nå ereseptprogrammets målsetning. Sykehus-FEST er ikke bare en teknisk og faglig løsning, men også et konsept for tilgjengeliggjøring av informasjon av relevans for forskrivning på en effektiv måte for alle forskrivere i spesialisthelsetjenesten. Sykehus-FEST er et tillegg til FEST som er nødvendig for å dekke sykehusenes behov for grunnleggende legemiddelinformasjon for effektiv intern og ekstern forskrivning. Sykehus-FEST tar utgangspunkt i at FEST, Sykehusapotekene HF og Akershus universitetssykehus HF allerede har nedlagt et stort arbeid med å lage et legemiddelregister for sykehusene. Gjennom prosjektet Sykehus- FEST vil dette legemiddelregisteret bli inkludert i FEST, slik at vedlikehold og videre utvikling skjer i regi av Legemiddelverket i nært samarbeid med RHF-ene. Det er samstemmighet fra alle interessenter om at etablering av Sykehus-FEST innebærer en hensiktsmessig og naturlig arbeidsdeling mellom Legemiddelverket og RHF-strukturen. En oppnår at informasjonen bare registreres én gang, og vedlikeholdes ett sted. Dette gir bedre kvalitet og pasientsikkerhet, og reduserte kostnader for RHF-strukturen. Sykehus-FEST begrenser seg til felles nasjonale kodeverk og grunnlagsinformasjon, og inkluderer ikke angivelsen av lokalproduserte varer og LIS-preparater for det enkelte sykehus. Denne informasjonen må legges til og forvaltes i RHF-strukturen før Sykehus- FEST anvendes i sykehus og arbeidet med å frembringe dette anbefales utredet i et separat nasjonalt prosjekt. Det er i løpet av 2008 gjennomført et forprosjekt for Sykehus-FEST. Dette prosjektdirektivet beskriver hovedprosjektet som bygger på dette arbeidet. Målsettingen med prosjektet Sykehus-FEST skal etablere et oppdatert felles datagrunnlag for forskrivning og intern forordning i helseforetakene. Effektmål: Økt pasientsikkerhet. Mindre feilmedisinering på grunn av kvalitetssikret datagrunnlag. Økt effektivitet i forskrivningen. Korrekte utfylte resepter med legemidler. Forenklet utskriving fra avdeling. En løsning som gir størst mulig sømløshet mellom intern rekvirent og ekstern forskriver som bidrar til at de breddemål som er satt for ereseptprogrammet kan nås. Tiltak: 29 Prosjekt: Sykehus-FEST Milepæl: Ferdig levert Foretak: Nasjonal IKT/Legemiddelverket Versjon nr. 1.0 Dato: Ansvarlig: Bjarne Hegge Arkiv nr. Side 3 av 8

93 Tiltak 29 Sykehus-FEST Vedlegg 06b Effektmålene forutsetter at datagrunnlaget tas i bruk av EPJ- og kurveleverandører. Resultatmål: Erstatte Legemiddelregisteret som en generell kilde for forskrivning og intern forordning på Ahus med FEST gjennom Delta. Lokale behov må håndteres lokalt Integrere Sykehus-FEST i forvaltningsorganisasjon for FEST i Legemiddelverket, og en plan for videreutvikling av nytt innhold i FEST ut i fra meldte behov fra foretakene. Kvalitet i datagrunnlaget Avgrensninger: Prosjektet tilbyr et systemgrensesnitt for aktører, og ikke et brukergrensesnitt Prosjektet har ikke ansvar for gevinstrealisering i helseforetakene. Prosjektet skal ikke lage en egen løsning for ekstern forskrivning, men lage en løsning som har grensesnitt mot løsningen som utvikles i eresept basert på kravspesifikasjon fra Rekvirentprosjektet og ereseptprogrammet. Resepter som skal forskrives eksternt skal sendes gjennom Reseptformidleren som er utviklet i ereseptprogrammet. Prosjektet skal basere seg på grensesnitt fra FEST Løsningen som er utarbeidet En utvidelse av FEST til også å gjelde endose. Denne utvidelsen er inkludert i FEST v2.4. Med produksjonssetting av FEST V2.4 anses dette prosjektets leveranse som fullført. Tiltak: 29 Prosjekt: Sykehus-FEST Milepæl: Ferdig levert Foretak: Nasjonal IKT/Legemiddelverket Versjon nr. 1.0 Dato: Ansvarlig: Bjarne Hegge Arkiv nr. Side 4 av 8

94 Tiltak 29 Sykehus-FEST Vedlegg 06b Del 2: Prosjektgjennomføring i forhold til plan Prosjektets milepælsplan (revidert prosjektdirektiv) M1: Når Spek. av Sykehus-FEST-modellen er ferdig , OK M2: Når Møte med referansegruppen er avholdt , OK M3: Når prioriteringen av datafyllingen er ferdig , OK M4; Når M30 V2.3 er produksjonssatt , OK M5: Når M30 V2.4 er produksjonssatt , se under M30 V2.4 er nå ferdigtestet og ble produksjonssatt i helgen november. Dette ble gjort uavhengig av ereseptprogrammet som er betydelig forsinket i forhold til overgang til V 2.4. Forsinkelsen på Milepæl M5 har ikke påført brukere av Sykehus-FEST noen ulemper, ettersom de uansett ikke har vært klare til å ta løsningen i bruk. Med leveransen av FEST V2.4 avsluttes Sykehus-FEST prosjektet. Tiltak: 29 Prosjekt: Sykehus-FEST Milepæl: Ferdig levert Foretak: Nasjonal IKT/Legemiddelverket Versjon nr. 1.0 Dato: Ansvarlig: Bjarne Hegge Arkiv nr. Side 5 av 8

95 Tiltak 29 Sykehus-FEST Vedlegg 06b Del 3: Endringer i prosjektet Endringsbehov/tittel Revidert direktiv vedtatt Kort kommentar (om nødvendig) Revidering ble iverksatt høsten 2009, men av forskjellige grunner først endelig vedtatt på angitte tidspunkt Del 4: Økonomisk ramme (fra Nasjonal IKT) Aktivitet Anskaffelser til utstyr Anskaffelser til programvare og lisenser Kostnader til eksterne konsulenter - prosjektledelse - opplæring - programutvikling - etc Opprinnelig Budsjett NA NA Regnskap Avvik Egne administrasjonskostnader Egeninnsats fra Helseforetak/RHF Sykehusapotek, NAF og Statens Legemiddelverk Vederlagsfri deltakelse forutsatt Sum Tiltak: 29 Prosjekt: Sykehus-FEST Milepæl: Ferdig levert Foretak: Nasjonal IKT/Legemiddelverket Versjon nr. 1.0 Dato: Ansvarlig: Bjarne Hegge Arkiv nr. Side 6 av 8

96 Tiltak 29 Sykehus-FEST Vedlegg 06b Del 5: Gevinstanalyse Se eget vedlegg: Vedlegg 1 Del 6: Samlet prosjektevaluering - måloppnåelse Planlegging Planen fungerte OK. Prosjektet ble gjennomført basert på en enkel milepælsplan. Organisering Har fungert greit. Gjennomføring Stort sett etter planen, med små unntak som ikke har hatt betydning for aktørene som skal bruke løsningen. Ressursinnsats Bra representasjon og deltakelse. Måloppnåelse Det har ikke vært gjennomført prosjektevaluering eller utsendt spørreskjema. Måloppnåelsen er basert på prosjektleders vurdering Hva gikk bra Det ble landet en grei sluttleveranse basert på en omforent løsning for de deltagende parter. Hva gikk dårlig Oppstarten av prosjektet tok lang tid. Dette grunnet lang behandlingstid for opptak og finansiering i Nasjonal IKT. Hva kunne vært gjort annerledes Tettere dialog med NIKT i oppstartsfasen. Hvilken erfaringsoverføring har dette til andre prosjekter / programmer Prosjekter av denne type er totalt avhengig av medisinskfaglig personell. Vi opplevde at sentrale og viktig personer ble tatt ut av prosjektet fordi de måtte ivareta sin medisinskfaglige karriere. Det vil være synd for fremtidige prosjekter dersom deltakelse i viktige prosjekter skal slå negativt ut for den medisinskfaglige karrieren. Dette kan bli en utfordring for kommende satsninger i sektoren. Tiltak: 29 Prosjekt: Sykehus-FEST Milepæl: Ferdig levert Foretak: Nasjonal IKT/Legemiddelverket Versjon nr. 1.0 Dato: Ansvarlig: Bjarne Hegge Arkiv nr. Side 7 av 8

97 Tiltak 29 Sykehus-FEST Vedlegg 06b Hva gjenstår Alle viktige oppgaver er gjennomført. Tilpassninger i lokale løsninger samt tilrettelegging, integrasjon og forvaltning i spesialisthelsetjenesten er avgjørende for løsningen, men er ikke del av denne leveransen. Hva bør gjøres videre Tilpasse en nasjonal løsning for å ivareta LIS-avtaler, lokalt produserte varer m.m. og hvor DELTA er sentral, med ett omforent felles grensesnitt mot medikasjonsløsningene i foretakene. Ett eget prosjektdirektiv er under utarbeidelse med mål om å etablere et forprosjekt i Nasjonal IKT-regi. Sykehus-FEST er et prosjektnavn. Den nedlastbare basen burde hete noe annet og kanskje dele navn med FEST-databasen. Altså hete FEST V 2.4. Hvilke uløste problem har man fortsatt I dette prosjektet er det fortsatt en mulig utfordring i synkronisering av lokalt tildelte løpenr. og automatisk tildelte løpenr. i Sykehus-FEST. Tiltak: 29 Prosjekt: Sykehus-FEST Milepæl: Ferdig levert Foretak: Nasjonal IKT/Legemiddelverket Versjon nr. 1.0 Dato: Ansvarlig: Bjarne Hegge Arkiv nr. Side 8 av 8

98 Vedlegg 06c Nytteeffekter ved sykehus-fest og eresept Nr Ref Beskrivelse Kildereferanse 1 Økt pasientsikkerhet Forutsetninger 1.a 5-12% re-innlegginger skyldes feilmedisinering. Koster mill kr Legemiddelmeldingen 1.b Antar man kan unngå 5 % av innleggelsene på grunn av feilmedisinering Steinar Madsen Årlig gevinst (i 1000 kr) kr Beregning kr ' (1.a)*5/100 (1.b) kr Effektivisering av søknader om individuell refusjon kr FEST Forutsetninger 2.a 10 minutters innsparing pr resept fordi de er riktig utfylt, dvs 1/6 time Steinar Madsen 2.b Antall resepter anslås til Steinar Madsen 2.c Antall timer i et årsverk er d Leges årskostnad inkl. overhead anslås til kr Steinar Madsen Beregning (2.b) *1/6 (2.a) * 1 200' (2.d) / 1700 (2.c) kr Forenklet rutine for reseptskrivning ved utskriving fra avdeling Forutsetninger 3.a Det foretas utskrivinger med resepter årlig Anslag basert på utskrivningstall fra Statistisk Sentralbyrå 3.b Det er i snitt 2 medikamenter pr resept 3.c Legen bruker i snitt 1 minutt på omregning fra endose til reelle pakninger 3.d Regner legens årsverk-kostnad til 1,2 mill og med 1700 t/år gir dette 700 kr/time Beregning (3.a) * 2 (3.b) * 1/60 (3.c) * kr 700 (3.d) kr Færre feilaktige resepter ved legemiddelmangel Forutsetninger 4.a Årlig mangler legemidler for pasienter Data fra Legemiddelverket 4.b Antar 2000 resepter blir skrevet ut på sykehus 4.c Antar legen benytter 10 minutter på å snakke med apotek/pasient og til å skrive ut ny resept 4.d Regner legens årsverk-kostnad til 1,2 mill og med 1700 t/år gir dette 700 kr/time Beregning 2000 (4.b) * 10/60 (4.c) * kr 700 (4.d) kr 233

99 Vedlegg 06c 5 Sykehusene etablerer selv egne legemiddelregistre kr Sykehus-FEST Forutsetninger 5.a Sykehusene bruker 5 årsverk på dette prosjektet Steinar Madsen 5.b Kostnad per årsverk inkl. overhead anslås til 1 mill kr. 5.c Investeringskostnaden avskrives på 5 år Beregning 5 (5.a) * kr 1000' (5.b) /5 (5.c) kr Oppdatering av egne legemiddelregistere uten sentral datatilgang Forutsetninger 6.a Kostnad per årsverk inkl. overhead anslås til 1 mill kr. Sykehusapotekene i hver region bruker 2 årsverk pr år til forvaltning, oppdatering og 6.b validering. Det er fire regioner. Terje Wistner, Sykehusapotekene Beregning kr 1000' (6.a) * 8 (6.b) kr Utvikling av legemiddeldatabase Forutsetninger Det skal utvikles database,registreringsgrensesnitt, grensesnitt mot EPJ og 7.a evnt.dataleverandører, antar kostnad 1,5 mill Det er 30 HF, 4 EPJ-leverandører og 4 kurve-leverandører. Antar leverandører velter 7.b kostnaden på RHFene. Antar det lages totalt 8 versjoner. 7.c Investeringskostnaden avskrives på 5 år Terje Wistner, Sykehusapotekene Beregning kr 1 500' (7.a) * 8 (7.b) * 1/5 (7.c) kr Vedlikehold av legemiddeldatabase Forutsetninger Endringer og vedlikehold på database, registreringsgrensesnitt, grensesnitt mot EPJ, 8.a sykehusapotekenes bruker 2-3 årsverk pr år 8.b Registrerers årskostnad kr Terje Wistner, Sykehusapotekene Beregning 2,5 (8.a) * kr 770' (8.b) kr Ikke kvantifiserte faktorer Økt livsglede for pasienter som unngår feilbehandling Samfunnsgevinst ved at pasienter som unngår feilbehandling er tidligere arbeidsføre Mindre feil og derved mindre frustrasjoner blant helsepersonell Enhetlig og kvalitetssikret datagrunnlag gir ulighet for effektivisering av leger Strukturert datagrunnlag gir mulighet for beslutningsstøtte i EPJ-systemer

100 Vedlegg 07a Til: Styringsgruppen Nasjonal IKT Kopi Fra: Programkontoret Nasjonal IKT Dato: Saksnr: 07/ FEST som grunnlag for elektronisk forskrivning i sykehus Bakgrunn Det er et krav fra myndighetene om elektronisk forskrivning i sykehus. For å utnytte pasientsystemer er det behov for å tilrettelegge et felles datagrunnlag, datavarehus, basert på identifikasjon av preparatet på enhetsnivå. Legemiddelregisteret, LMR, har vært i bruk ved Ahus siden Det er et system utviklet av Sykehusapotekene HF i samarbeid med Sykehusapotekene Midt-Norge HF, der hvert preparat har sin ID på enhetsnivå. Registeret inneholder: Alle markedsførte legemidler begrenset til én produsent pr preparat En del uregistrerte preparater Regionale kjedevarer og lokale varer for AHus og Helse Midt-Norge HF Noen handelsvarer som forskrives av lege Problemstilling Statens legemiddelverk, SLV, har utviklet Forskrivnings- og ekspedisjonsstøtte, FEST, en oversikt over alle varer som kan rekvireres på resept i Norge: legemidler, medisinsk utstyr og næringsmidler til medisinsk bruk. FEST tilbyr vareinformasjon til forskrivere, samt utleverere, apotek og bandasjister. FEST er tilgjengelig via en webservice på Helsenett. I FEST versjon 2.4 er resultatet av prosjektet Sykehus-FEST implementert. Det er laget en egen katalog som heter Legemiddeldose og der finnes legemiddel-id er fra LMR koblet til preparatene. Det har vært forventninger til at en overgang til FEST gjør LMR overflødig, men det krever en del arbeid for å få det til. Dagens situasjon er at: FEST inneholder mye informasjon om legemidler som ikke finnes i LMR. FEST inneholder ikke informasjon om LIS-avtaler, lokale varer, kjedevarer og andre foretrukne varer for det enkelte sykehus. LMR dekker enhets-id for spesifikke sykehusapotekvarer som ikke finnes i FEST. Systemet krever mye manuelt vedlikehold og det er ønskelig å implementere også disse som nasjonale varer i FEST. Legemiddelverket har gjort FEST tilgjengelig og ser sitt ansvar for å ivareta sykehusenes behov slik at LMR kan avvikles. Uten et nasjonalt enhetlig register må brukerne selv samle informasjon, og bestillinger/kommunikasjon mellom pasientsystemer og sykehusapotek blir vanskelig fordi vareregistrene ikke stemmer overens. På bakgrunn av dette er det identifisert et behov for et prosjekt i regi av Nasjonal IKT for å få disse varene inn i FEST for å legge til rette for elektronisk forskrivning i sykehus. Vedl 07a FEST som grunnlag for elektronisk forskrivning i sykehus v1.0.doc 1

101 Vedlegg 07a Forslag til løsning Prosjektets hovedmål vil være å utarbeide en løsning for nasjonal distribusjons- og forvaltningsmodell for bruk av FEST som grunnlag for elektronisk forskrivning i sykehus; både for intern og ekstern forordning. Prosjektet vil utvide FEST til å inneholde spesifikke sykehusapotekvarer. Delmål inkluderer at sykehusapotekene nasjonalt skal samordne lokale, regionale og nasjonale varenummer slik at varenummer og vare har samme betydning i alle sykehusapotekforetak i Norge, og at samordnet register fra Sykehusapotekene nasjonalt skal tildeles varenummer og registreres i Vareregistersentralen (VRS) slik at vareinformasjon følger standard oppsett og flyt. I tillegg er det definert delmål om at Legemiddelverket skal motta informasjon om spesifikke sykehusapotekvarer fra VRS, som tilgjengeliggjøres i FEST på samme måte som andre varer samt at det skal utredes om informasjon om prefererte LIS varer kan formidles via FEST. Estimert budsjett tar ikke høyde for en eventuell systemending som viser prefererte LIS varer. Løsning skal utredes i prosjektet, men er ikke tenkt gjennomført i denne omgang. Statens Legemiddelverk mener det ikke er mulig før Saken ble diskutert i Prosjekteierforum PEF diskuterte tilnærmingen til problemstillingen og ga sine innspill til prosjektdirektivet. Blant annet ba PEF om at direktivet tydeliggjør videre vei etter prosjektavslutning (hva skal til før endelig gevinstrealisering), tenkt forvaltningsmodell og etterfølgende felles forpliktelser. Prosjekteierforum anbefalte at styringsgruppen Nasjonal IKT gir sin tilslutning til prosjektdirektivets hovedinnretning og bevilger en ramme på kr. 2,5 mnok. til arbeidet. Forslag til vedtak Styringsgruppen Nasjonal IKT gir sin tilslutning til prosjektdirektivets hovedinnretning med de innspill som framkom i møtet. Styringsgruppen Nasjonal IKT bevilger en ramme på inntil kr. 2,5 mnok. til dette arbeidet. Styringsgruppen Nasjonal IKT ber Programkontoret igangsette prosjektet og engasjere prosjektleder. Vedl 07a FEST som grunnlag for elektronisk forskrivning i sykehus v1.0.doc 2

102 Vedlegg 07b PROSJEKTDIREKTIV FOR FEST som grunnlag for elektronisk forskrivning i sykehus Dokumentkontroll Forfatter Gjennomgang Godkjent av Bjørg Heltberg / Erling Wold Distribusjonsliste Tittel: Navn Institusjon Prosjektansvarlig Programkontor Endringslogg Versjon Dato Endring Versjon oversendt til Prosjekteierforum Versjon oversendt Styringsgruppen Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 1 av 14

103 Vedlegg 07b INNHOLD: 1. BAKGRUNN MÅL HOVEDMÅL: DELMÅL 1: DELMÅL 2: DELMÅL 3: DELMÅL 4: OPPGAVER OG AVGRENSNINGER SYKEHUSAPOTEKENES ANSVAR OG OPPGAVER VAREREGISTERSENTRALENS ANSVAR OG OPPGAVER LEGEMIDDELVERKETS ANSVAR OG OPPGAVER OPPGAVER SOM KREVER ANDRE AVKLARINGER BUDSJETTRAMMER KOST-NYTTE VURDERING EVALUERING RISIKOVURDERING PROSJEKTPLAN PROSJEKTORGANISERING OG ANSVARSDELING PROSJEKTORGANISASJON Prosjektansvarlig og styringsgruppe Prosjektleder Prosjektgruppe SAMLEOVERSIKT OVER PROSJEKTORGANISASJONEN OPPFØLGING OG STATUSRAPPORTERING PROSJEKTADMINISTRATIVE RUTINER MØTEPLANER KOMMUNIKASJONSPLAN AKSEPTANSETESTKRITERIER RETTIGHETER OG TAUSHETSERKLÆRINGER SIGNATUR Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 2 av 14

104 Vedlegg 07b 1. BAKGRUNN Det er et krav fra myndighetene om elektronisk forskrivning i sykehus, ref. Steinar Madsen Nasjonal legemiddel komité konferanse For å utnytte pasientsystemer er det behov for å tilrettelegge et felles datagrunnlag basert på identifikasjon av preparatet på enhetsnivå. Bruk av eresept skal gi lik informasjonskilde gjennom hele kjeden, det forutsetter et enhetlig register nasjonalt. Legemiddelregisteret, LMR, har vært i bruk ved Akershus universitetssykehus HF siden 2008 og i Helse-Midt Norge RHF siden Det er et register utviklet av Sykehusapotekene HF, Helse Sør-Øst RHF, i samarbeid med Sykehusapotekene Midt-Norge HF, der hvert preparat har sin ID på enhetsnivå. Registeret inneholder: alle markedsførte legemidler begrenset til én produsent pr preparat en del uregistrerte preparater regionale kjedevarer og lokale varer for AHus og Helse Midt-Norge HF noen handelsvarer som forskrives av lege Statens legemiddelverk, har utviklet Forskrivnings- og ekspedisjonsstøtte, FEST, en oversikt over alle varer som kan rekvireres på resept i Norge: legemidler, medisinsk utstyr og næringsmidler til medisinsk bruk. FEST tilbyr vareinformasjon til forskrivere, samt utleverere, apotek og bandasjister. FEST er tilgjengelig via en webservice på Helsenett. I FEST versjon 2.4 er resultatet av prosjektet Sykehus-FEST implementert. Det er laget en egen katalog som heter Legemiddeldose og der finnes legemiddel-id er fra LMR koblet til preparatene. Av andre viktige ting er ATC-kode for kombinasjonspreparater, strekkoder, en del om administrering av legemiddel, alternativ styrke og et søkefelt som heter NavnFormStyrke. Det har vært forventninger til at en overgang til FEST gjør LMR overflødig, det krever en del arbeid for å få det til. Dagens situasjon er at: FEST inneholder mye informasjon om legemidler som ikke finnes i LMR. FEST inneholder ikke informasjon om LIS-avtaler, lokale varer, kjedevarer og andre foretrukne varer for det enkelte sykehus. LMR dekker enhets-id for spesifikke sykehusapotekvarer som ikke finnes i FEST. Systemet krever mye manuelt vedlikehold og det er ønskelig å implementere også disse som nasjonale varer i FEST. Legemiddelverket har gjort FEST tilgjengelig og ser sitt ansvar for å ivareta sykehusenes behov slik at LMR kan avvikles. Uten et nasjonalt enhetlig register må brukerne selv samle informasjon, og bestillinger/kommunikasjon mellom pasientsystemer og sykehusapotek blir vanskelig fordi vareregistrene ikke stemmer overens. Det er behov for et prosjekt i regi av Nasjonal IKT for å få disse varene inn i FEST for å legge til rette for elektronisk forskrivning i sykehus. Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 3 av 14

105 Vedlegg 07b Brukere av FEST vil blant annet være: - PAS, EPJ, Delta, Medikasjonsprosjektet, medikasjonsmodul, kjernejournal, eresept Prosjektet vil være en videreføring av Sykehus-FEST og understøtte eksisterende prosjekter; Telemark, AHus, Midt-Norge og OUS, slik at LMR blir overflødig. Det skal understøtte fremtidige satsingsområder; kjernejournal, samhandlingsreform og Medikasjonsprosjektet (MT) med en standardisering og harmonisering av kodeverk og begreper. 2. MÅL Målet for prosjektet er å utarbeide en løsning for nasjonal distribusjon og forvaltningav FEST som grunnlag for elektronisk forskrivning i sykehus; både for intern og ekstern forordning. Legemiddelverket, Vareregistersentralen og Sykehusapotekene ønsker en praktisk tilnærming. Ved bruk av etablerte rutiner og systemer og får vi opp en løsning der partene utøver sine vante roller og med minst mulig bruk av ressurser Hovedmål: Hovedmålet er å utvide FEST til å inneholde spesifikke sykehusapotekvarer. Skisse til tenkt modell vises i Figur 1. Figur 1; FEST-dataflyt Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 4 av 14

106 Vedlegg 07b 2.2. Delmål 1: Sykehusapotekene nasjonalt samordner lokale, regionale og nasjonale varenummer slik at varenummer og vare har samme betydning i alle sykehusapotekforetak i Norge. FEST registeret vil da kunne brukes som grunnlag for forskrivning i pasientsystemer på sykehus og varen blir gjenkjent i sykehusapotekene Delmål 2: Samordnet register fra Sykehusapotekene nasjonalt registreres i excel format klar for import i VRS. Varenummer til dels og registreres i Vareregistersentralen (VRS) slik at vareinformasjon følger standard oppsett og flyt. Sykehusapotekene etablerer rutine for registrering av varenummer med definisjon på hvilke som skal være tilgjengelig nasjonalt og hvilke som kun trenger og opprettes lokalt i en tydelig beskrevet forvaltningsmodell.. Sykehusapotekene nasjonalt må innarbeide modellen i sine rutiner for kontinuerlig oppdatering av FEST Delmål 3: Legemiddelverket mottar informasjon om spesifikke sykehusapotekvarer fra VRS, som tilgjengeliggjøres i FEST på samme måte som andre varer Delmål 4: Utrede om koder for prefererte LIS varer kan formidles via FEST. Eventuell merking av LIS varer vil kreve endring i definisjon av M30-skjemaet FESTmeldingen. En meldingsendring må godkjennes av sentral forvaltningsorganisasjon for eresept i Helsedirektoratet. 3. OPPGAVER OG AVGRENSNINGER Ansvar og oppgaver beskrevet under er utarbeidet i samarbeid mellom Sykehusapotekene HF, Legemiddelverket og Vareregistersentralen Sykehusapotekenes ansvar og oppgaver Det har vært dialog mellom de fire sykehusapotekforetakene om prosjektet og det er enighet om at Sykehusapotekene HF påtar seg en førende rolle. Alle sykehusapotekene må engasjeres. Ansvar og oppgaver som hører inn under dette. Samordne lokale og regionale varer og overføre disse til felles varenummer og overføre til Vareregistersentralen Sykehusapotekene leverer elektronisk liste over samordnede varer for innlesing i Vareregistersentralen. Dette betraktes som en engangsjobb og betales av prosjektet etter medgåtte timer. Det må vurderes om varene skal være åpent tilgjengelige eller kun for sykehusapotekene og sykehus. Utarbeide rutine for å etablere nye varenummer i samarbeid med Vareregistersentralen Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 5 av 14

107 Vedlegg 07b Gjennomføre validering når FEST tas i bruk ved Sykehusapoteket Lørenskog og Sykehusapoteket i Trondheim Vareregistersentralens ansvar og oppgaver Registrere samordnede varenummer fra Sykehusapotekene nasjonalt. Etablere rutine for registrering av spesifikke sykehusapotekvarer. Overføre sykehusapotekvarenummer til Legemiddelverket på XML i M30 format Legemiddelverkets ansvar og oppgaver Legge til rette for distribusjon av informasjon om sykehusvarer gjennom FEST Tilby støtte og veiledning til systemleverandører slik at FEST tas i bruk Fasilitere at utredning om LIS-preparater kan formidles gjennom FEST Fasilitere utredning av mulighet for merking av prefererte varer i det enkelte sykehusapotek Oppgaver som krever andre avklaringer Hva skal det faktisk forordnes Koordinering mellom Sykehusapotekene for å forhindre samtidig registrering av samme vare med nasjonalt varenr. Hvordan kan merking av trinnprisprodukter gjennomføres Hvordan skal oppdateringsfrekvens for de ulike registrene være Hvilke begrensninger vil det få at alle lokale varenummer for legemidler styres sentralt Kan samkjøring av Vareregisteret og FEST gjøres, tekstfelt i Vareregisteret er begrenset i forhold til FEST. o Begrensningen i tekstfelt er 30 tegn p.t., bestilling til NAF-Data på endring til 50 tegn, FEST har ikke begrensning men det finnes opp til 90 tegn. o Endring må tilpasses i skjermbilder i FarmaPro. o Grossistene må endre sine systemer for å tilpasses lengre felt, dette har så langt også vært en begrensende faktor. o Kostnader for varenummer er maksimalt satt til NOK pr år, ellers er årlig avgift pr legemiddel kr 100 og for handelsvarer kr 50. NAF-Data må involveres for tilpasning til kjedevarer. 4. BUDSJETTRAMMER Forslag til budsjett (ekskluderer frikjøp og bruk av interne ressurser) Aktivitet (Halv)år 1 (Halv)år 2 Sum Statens legemiddelverk Innlesing av sykehusapotekvarenummer fra Vareregistersentralen Prosess for utredning av om LIS-varer Eventuell spesifikasjon og Meldingsendring av M30 for LISinformasjon og prefererte varer, Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 6 av 14

108 Vedlegg 07b importrutiner/innlesing av LIS info. Vurderes i relasjon til Medikasjonstjenesten. Sykehusapotekene - Hovedkoordinator, ansvarlig for rydding, ett årsverk - Innhenting av data fra de fire sykehusapotekforetakenes sykehusapotek (32) - Validering av overgang fra LMR til FEST i to sykehusapotek, frikjøp personale NAF-Data - tilpasninger Vareregistersentralen Samordning av sykehusapotekvarer med Sykehusapotekene og tildeling av varenummer + samordning med NAF-Data og Legemiddelverket (spesifikasjon og testing etc.): Egne administrasjonskostnader Egeninnsats fra Helseforetak/RHF Sum KOST-NYTTE VURDERING Et enhetlig register er en forutsetning for elektronisk forskrivning på nasjonalt nivå. I første fase av prosjektet skal det utformes en gevinstrealiseringsplan. Når alle delmålene er oppfylt vil FEST registeret ha samme betydning og gjenkjennelse for sykehusene som brukere og sykehusapotekene som mottagere. Grunnlaget for gevinstrealisering er lagt, men forutsetter elektronisk samhandling mellom sykehus systemer og sykehusapotek systemer. Leverandører av pasientsystemer må tilrettelegge for bruk av FEST og Sykehusapotekene for mottak av meldinger. 6. EVALUERING Utarbeides når nasjonale sykehusapotekvarer er registrert i Vareregistersentralen og tilgjengelig i FEST. Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 7 av 14

109 Vedlegg 07b 7. RISIKOVURDERING Risikovurdering i prosjektet gjennomføres i første fase av prosjektet. Nr Risikoelement Elementer gjennomgått ved etablering 1 Feil eller manglende kompetanse blant sentrale prosjektaktører 2 For lite avsatt ressurser til prosjektarbeid 3 Avtalte ressurser prioriterer andre oppgaver, eller har ikke tid til prosjektarbeid 4 Prosjektet endrer omfang underveis med tilhørende endring i ressursbehov 5 Sentral håndtering av lokale tillegg osv lar seg ikke realisere 6 Vareregistersentralen klarer ikke endre tekstfelt tidsnok 7 Grossistene klarer ikke endre sitt tekstfelt eller ikke tidsnok 8 Samordning mot private apotekkjeder ved endring av felt for varebeskrivelse Risiko før tiltak; Konsekvens Sannsynlighet Tiltak Kjente problemstillinger som må ivaretas er: - Nye legemidler får automatisk generert ID er i FEST og parallelt lages det ID er ved behov i LMR til driftsmiljøene. Disse vil ikke være like og må samkjøres ved en overgang der LMR overstyrer FEST. Markedsførte legemidler som ikke inngår i LMR pr får FEST-genererte ID er. - Det må lages en løsning der ID er generert i LMR etter vil overstyre ID er generert i FEST ved overgangen. Dette må testes i løpet av forprosjektet. - Ahus og St. Olav er, eller er i ferd med å gå i produksjon og må gå opp først i ny løsning. - Start på bruk av FEST ved de to sykehusene må ikke gi leveringsproblemer forårsaket av endringen. Bakgrunnen er at LMR har tekststreng generert fra Vareregisteret med dets begrensninger, mens FEST har entydige tekststrenger SLV har skrevet. Endoseproduksjon er Master-godkjent på bakgrunn av LMR. Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 8 av 14

110 Vedlegg 07b 8. PROSJEKTPLAN Prosjektplan for prosjektet utarbeides når finansiering er gitt og personalressurser til prosjektet avklart. Grovt anslag for prosjektvarighet er 12 måneder. Beskrivelse Oppstart Slutt Varighet Finansiering gitt, prosjektleder mnd ansatt og prosjektgrupper etablert Oppstart prosjekt mnd Alle sykehusapotekvarer mnd innsamlet og kartlagt Varenummer samordnet for mnd sykehusapotekene nasjonalt Innlesingsfil til VRS/Farmalogg mnd klar Forvaltningsmodell mnd forsykehusapotekvarer utarbeidet Validering, feilretting mnd Planen vil bli nærmere konkretisert i forprosjektet. 9. PROSJEKTORGANISERING OG ANSVARSDELING 9.1. Prosjektorganisasjon Fullstendige opplysninger i dette kapitlet kan hentes fra tilsvarende som er beskrevet i Programkontorets håndbok under kapitlet for prosjektetablering. Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 9 av 14

111 Vedlegg 07b Prosjekteier Nasjonal IKT Prosjektoppdrag Nasjonal IKT Styringsgruppe Leveranse Styringsgruppe Prosjekteierforum Prosjektansvarlig Programkontor Nasjonal IKT Referansegruppe Arbeidsgruppe/prosjektgruppe Prosjektleder J Prosjektdeltaker Prosjektdeltaker Prosjektdeltaker Prosjektdeltaker Prosjektansvarlig og styringsgruppe Styringsgruppen skal - Vedta prosjektdirektivet med rammer - Sikre tilgang på nødvendige ressurser for prosjektdeltakere - Være ledelsestøtte for prosjektleder Ved å vedta prosjektdirektivet gir styringsgruppen fullmakter til prosjektlederen som får prosjektdirektivet som styringsdokument. - Godkjenne sluttleveransen Prosjektleder Prosjektleder skal gjennomføre prosjektet i henhold til prosjektdirektivet og rapportere iht. styringsprinsippene definert i dette. Hovedoppgavene er: - At prosjektets leveranse er i samsvar med bestillingen - At prosjektets rammer holdes - Sekretær for styringsgruppen - Rapportere til styringsgruppen og Nasjonal IKT - Forberede og gjennomføre sluttleveranse i hht mandat og plan - Gjennomføre evaluering Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 10 av 14

112 Vedlegg 07b Prosjektgruppe Alle prosjekter som gjennomføres under Programkontoret for Nasjonal IKT skal ha en prosjektgruppe ledet av prosjektleder. Prosjektgruppen skal søkes sammensatt slik at prosjektenes faglige innhold, personalmessige konsekvenser og brukerperspektivet blir ivaretatt. Prosjektgruppemedlemmene skal utføre tildelte oppgaver i prosjektet. Prosjektmedlemmene skal om nødvendig, hente inn kompetanse fra linjeorganisasjonen. Hvis det er behov for å opprette arbeidsgrupper/delprosjektgrupper for å løse konkrete arbeidsoppgaver innen prosjektet, skal disse ledes av medlemmer i prosjektgruppen. Dette for å sikre nødvendig planlegging, styring og rapportering fra arbeidsgruppene/delprosjektgruppene. Medlemmene i prosjektgruppen skal sammen med prosjektleder bidra til at prosjektet leverer iht. prosjektoppdrag og aktivitetsplan. Medlemmene skal sikre at: - At alle relevante fakta blir innhentet - At faglige utredninger og vurderinger blir utført - At aktiviteter blir gjennomført iht. aktivitetsplan - At avtalte rapporter blir utarbeidet og gitt til styringsgruppen og Nasjonal IKT - At eventuelle veivalg underveis blir belyst og fremsatt for styringsgruppen i en slik form at beslutning kan tas - At avvik blir meldt - At problemer og uforutsette komplikasjoner blir tatt opp og håndtert - At avtalt leveranse blir overlevert styringsgruppen 9.2. Samleoversikt over prosjektorganisasjonen Til prosjektet er det behov for følgende - Kompetanse på legemiddelregisteret - Kompetanse på dagens løsning på Delta og endosesystem - Kompetanse på lovverk, retningslinjer og krav fra NIKT - Kompetanse på validering i tråd med GAMP - Kompetanse på logistikk og FarmaPro inkludert lokale- og kjedevarer - Representant fra Vareregistersentralen - Representant(er) fra Legemiddelverket og FEST - I tillegg kan det være hensiktsmessig å involvere, - Representant(er) fra EPJ-leverandører - Brukere av EPJ i sykehus Fullstendig prosjektorganisasjon for prosjektet må utarbeides, i tabell under er listet noen mulige aktører. Rolle Navn Enhet Telefon Navn Prosjektansvarlig NIKT Medl. styringsgr. Statens legemiddelverk Tor-Arne Vilnes Medl. styringsgr. Sykehusapotekene HF Hans-Petter H Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 11 av 14

113 Vedlegg 07b Johannessen / Erling Wold Medl. styringsgr. Sykehusapoteket Helse Midt Gunn Fredriksen / Hans Christian Alstad Medl. styringsgr. Vareregistersentralen Per Viksmo Medl. styringsgr. Regionalt Helseforetak Terje Wistner Medl. styringsgr. Regionalt Helseforetak Arild Pedersen Prosjektleder Sykehusapotekene HF Utlyses i sykehusapotekene eller også eksternt Medl. prosjektgr. Representant for Ellen Lomsdalen Vareregisteret Medl. prosjektgr. Representant for Helge Ovesen Sykehusapotekforetakene Medl. prosjektgr. Representant for Sjukehusapoteka Vest, Medl. prosjektgr. Sykehusapotekforetakene Representanter for regionalt Helseforetak Sykehusapotekene Nord På forespørsel etter godkjenning av direktiv Medl. prosjektgr. Medl. prosjektgr. Medl. Referansegr Medl. Referansegr Representant fra Legemiddelverket Valideringskompetanse i GAMP for å sikre overgang for Ahus og St.Olav QA Sykehusapoteket Lørenskog QA Sykehusapoteket i Trondheim Gunnhild Vikhamar Bjørg Heltberg SA HF / Susanne Pieper SAMN HF Line Nestli, Fride Lindseth Endelig sammensetning gjøres i samråd med NIKT sekretariat og følger deres rutiner. 10. OPPFØLGING OG STATUSRAPPORTERING I løpet av prosjektet vil følgende rutine for statusrapportering og oppfølging bli benyttet. Trinn 1: Den enkelt prosjektdeltaker rapporterer egne oppgaver/ansvarsområder innen en gitt frist før prosjektmøtet på standard mal. I denne skal det også rapporteres på ulike risikoområder som avdekkes underveis i prosjektet og som tidligere ikke er vurdert. Trinn 2: Prosjektleder koordinerer rapportene inn i felles prosjektrapportmal (aktivitetsansvarskart med fremdriftsrapport), og gjør denne tilgjengelig for møtedeltakerne i møtet. (Se MAL Aktivitetsansvarskart m rapport ) Trinn 3: Den oppsummerte prosjektrapporten gjennomgås som en del av sakslisten på møtet. Videre gjennomgås andre aktuelle saker inklusive vurdering av risikoanalysen. Det skal utarbeides et referat fra møtet på fastlagt referatmal der saker, ansvar for gjennomføring og tidsfrist er oppgitt. Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 12 av 14

114 Vedlegg 07b Prosjektleder vil etter møtet oppsummere prosjektstatus og utarbeide en overordnet prosjektrapport til styringsgruppen i henhold til fastlagte rutiner for dette. Ved behov skal det fylles ut endrings-/og tilleggsmeldinger dersom avvikene i prosjektet tilsier dette. Alle endrings-/og tilleggsmeldinger skal koordineres hos prosjektlederen før disse sendes prosjektansvarlig for videre behandling. Trinn 4: Referat og oppdatert prosjektrapport sendes ut til prosjektdeltakerne som jobber videre med prosjektoppgavene sine inntil prosessen gjentas fra trinn 1 i forkant av neste prosjektgruppemøte i hht møteplan. Dokumentstyringsverktøy avklares innen prosjektoppstart Følgende dokumenter skal underlegges formell endringskontroll og versjonsstyring: Prosjektdirektiv Prosjektplan Prosjektets budsjett Prosjektrapport 11. PROSJEKTADMINISTRATIVE RUTINER Prosjektets administrative rutiner utover prosjektoppfølging skal generelt holdes på et minimum. Prosjektet skal ha et manuelt og maskinelt arkiv under kontroll av prosjektleder. Arkivene skal omfatte: Prosjektdirektiv (alle versjoner) Prosjektrapport (alle versjoner) Møteinnkallinger og -referater Statusrapporter til styringsgruppen Referater fra prosjektgruppens og styringsgruppens møter Andre arbeidsdokumenter Prosjektet avstemmer rutinene iht til føringer gitt for prosjekter i NIKT portefølje. 12. MØTEPLANER Avklares i prosjektet: Prosjektgruppemøter hver måned, Styringsgruppemøter hver annen måned. Videomøter avtales ved behov. Møte Møte 1 Tidspunkt Når finansiering er avklart Formål Forarbeid Deltakere Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 13 av 14

115 Vedlegg 07b 13. KOMMUNIKASJONSPLAN Utarbeides fullstendig av prosjektgruppen Kanal Mottaker Informasjon Hvor ofte? Bruk av et elektronisk verktøy, dokumentdeling og online møter. SharePoint, Communicator, Prosjektplassen. Avklares inne prosjektoppstart Prosjektledere for tilstøtende prosjekter og andre interessenter må holdes oppdatert 14. AKSEPTANSETESTKRITERIER Forprosjektet kan aksepteres når prosjektdirektiv for hovedprosjekt er utarbeidet og leveranse godkjent av styringsgruppen er avlevert til prosjekteier. 15. RETTIGHETER OG TAUSHETSERKLÆRINGER Alle parter som deltar i prosjektet forplikter seg til å overholde de restriksjoner som gjelder ved tilgang til taushetsbelagt informasjon og rettighetsbeskyttet dokumentasjon. 16. SIGNATUR Prosjektdirektivet er gjennomgått og godkjent av prosjekteier. Dato, signatur Tiltak: Prosjekt: Milepæl: Foretak: Versjon nr. Dato: Ansvarlig Arkiv nr. Side 14 av 14

116 Vedlegg 08a Til: Styringsgruppen Nasjonal IKT Kopi Fra: Programkontoret Nasjonal IKT Dato: Saksnr: 08/ Koordinering av innføring av nytt radiologikodeverk Bakgrunn Tiltak 35 Konsekvensutredning radiologi v/ prosjektleder Heidi E. Krossen (Devoteam davinci) leverte sin sluttrapport og fikk godkjent sine leveranser i møte i Styringsgruppen Følgende ble vedtatt: 1. Styringsgruppen tar prosjektets funn til etterretning og godkjenner sluttrapporten fra prosjektet. 2. Programkontoret kommuniserer prosjektets hovedfunn, anbefalinger og behov for avklaringer i brev til Helsedirektoratet. 3. Nasjonal IKT ber Helsedirektoratet svare ut avklaringsbehovene overfor RHFene. 4. Når avklaringer er foretatt og tilbakemelding mottatt, bes Prosjekteierforum vurdere behovet for igangsetting av eventuelle felles nasjonale tiltak som understøtter RHFenes arbeid med implementering av kodeverket. I tråd med vedtaket ble prosjektets hovedfunn, anbefalinger og behov for avklaringer kommunisert i brev til Helsedirektoratet v/ Geir Brandborg I etterkant av dette har vi mottatt informasjon fra Helsedirektoratet om at implementering av kodeverket er utsatt til (opprinnelig dato var ). Dette er i tråd med anbefalingen fra tiltak 35. Problemstilling Ved orientering om saken i møte i Styringsgruppen ble det kommentert at Nasjonal IKT bør vurdere å opprette et tiltak for å bistå med koordineringen av innføring av nytt radiologikodeverk. Programkontoret ble bedt om å forberede en sak til første møte i I etterkant av dette har Helsedirektoratet tatt initiativ til å fasilitere et nettverk for implementering av nytt radiologikodeverk der både de regionale helseforetakene, de private røntgeninstituttene/rifo, samt leverandørene inngår. Et av formålene er at direktoratet blir en pådriver for at det utarbeides konkrete implementeringsplaner i hvert enkelt HF, samt at det lages en arena der felles problemstillinger kan diskuteres og avklares løpende. Første møte i nettverket ble avholdt hvor det blant annet ble avtalt en fremdriftsplan for det videre arbeidet. Invitasjonen til møtet er vedlagt (tilsvarende invitasjon er sendt til alle RHF). RHFene har utpekt egne prosjektledere som er ansvarlig for regional innføring. I Prosjekteierforum ble behovet for å formalisere samarbeidet mellom RHFenes representanter diskutert. Flere alternative modeller ble diskutert: 1) Videreføring av dagens modell med et nettverk av regionale prosjektledere. Helsedirektoratet vil følge innføringen og bidra i nettverket. 2) Det utpekes en koordineringsansvarlig blant RHFenes kontaktpersoner som får ansvar for være hovedkontaktperson. Vedkommende rapporterer status til Nasjonal IKT dersom Nasjonal IKT ønsker dette. Denne modellen kan utvides til å få på plass en overordnet, nasjonal prosjektplan for eventuelle felles aktiviteter knyttet til den regionale innføringen. Vedl 08a Koordinering av innføring av nytt radiologikodeverk v1.0.doc 1

117 Vedlegg 08a 3) Det opprettes et tiltak i Nasjonal IKTs regi, med egen prosjektleder. Prosjektet får ansvar for den nasjonale koordineringen. PEF ba Programkontoret ta en avsjekk med de involverte RHF-ansatte vedrørende valg av alternativ. Hvilket alternativ som fremstår som mest hensiktsmessig vil bl.a. avhenge av omfanget av felles IKTrelatert arbeid knyttet til dette. Forslag til løsning Programkontoret har informert de involverte RHF-ansatte om saksgangen og bedt om deres innspill. Mottatte tilbakemeldinger fra Helse Sør-Øst (v/ kontaktperson Trond Rostad), Helse Vest (v/ kontaktperson Jan-Erik Lorentzen) og Helse Nord (v/ kontaktperson Erik Arne Hansen) signaliserer at det vil være mest hensiktsmessig å opprettholde dagens organisering (alternativ 1) med egen regional prosjektleder og at nettverket i regi av Helsedirektoratet fortsetter sitt arbeid. Helse Midt- Norge (v/ kontaktperson Alexander R. Hansen) har ikke tatt endelig stilling til problemstillingen, men stiller seg i utgangspuntket bak anbefalingen fra øvrige RHF. De RHF-ansatte understreker at man tidligere har hatt gode erfaringer med samarbeid på tvers av regionene i prosjektet Utfasing av Polk (automatisk frikort) som har en del tekniske likhetstrekk med dette prosjektet. Eksempelvis er Gerhard Lund-Furnes prosjektleder for Helse Vest i nevnte prosjekt, og han vil også lede innføringen av nytt radiologikodeverk. Inntrykket så langt er at det er hensiktsmessig å videreføre samarbeidet mellom regionene og at dette vil være til nytte også i dette prosjektet. Forslag til vedtak Styringsgruppen Nasjonal IKT gir sin tilslutning til at dagens modell (nr. 1) videreføres. Dette innebærer videreføring av dagens samarbeidsform med et nettverk av regionale prosjektledere. Styringsgruppen Nasjonal IKT ser det som hensiktmessig at Helsedirektoratet fortsetter å følge innføringen og bidra i nettverket. Vedl 08a Koordinering av innføring av nytt radiologikodeverk v1.0.doc 2

118 Helse Vest RHF Postboks 303, Forus 4066 STAVANGER Deres ref.: Saksbehandler: GBR Vår ref.: 10/476 Dato: Invitasjon til møte om implementering av nytt kodeverk for radiologi og finansieringsordning for poliklinisk radiologi Helsedirektoratet viser til Prop 1 S ( ) hvor det fremgår at det skal innføres en ny finansieringsordning for poliklinisk radiologi fra 1. januar 2012 og inviterer med dette de regionale helseforetakene til et møte. Her skal det gis gjensidig orientering om status for bestilling av ny RIS-funksjonalitet i de ulike RHF-ene og for den nye finansieringsordning. Så skal planen for innføring og organisering av arbeidet diskuteres, herunder rapportering av fremdrift og møtefrekvens. Den nye finansieringsordningen vil omfatte både offentlige og private virksomheter. Det legges opp til en videreføring av dagens modell hvor finansieringen består av aktivitetsbasert refusjon inklusiv egenandeler, og medfinansiering gjennom de regionale helseforetakenes basisbevilgninger. Ordningen forutsetter imidlertid aktivitetsregistrering gjennom et nyutviklet kodeverk og rapportering i tråd med dette. Bakgrunn kort rekapitulering av arbeidet så langt I oppdragsbrevene til RHF-ene for 2009 ble innføring av et nytt kodeverk og en ny finansieringsordning for poliklinisk radiologi fra 1. januar 2010 varslet. Helsedirektoratet skulle legge til rette for en slik innføring i nært samarbeid med de regionale helseforetakene. Første orienteringsmøte med RHF-ene og IKT-leverandører ble avholdt allerede i mars Som følge av diskusjonene spesifiserte Helsedirektoratet de nasjonale kravene som skulle ligge til grunn for RHFs/HFs egen bestilling av endringer i de ulike radiologiske informasjonssystemer(ris). Spesifikasjonen ble sammen med nytt kodeverk oversendt RHF og leverandører i desember Den 25. februar 2009 avholdt direktoratet et møte for å avklare spørsmål knyttet til spesifikasjon og kodeverket, samt legge til rette for et godt samarbeid mellom regionale helseforetak og leverandører. Det fremkom i møtet at RHF-ene i liten grad hadde vært i kontakt med leverandører for bestilling av ny funksjonalitet i de lokale RIS-løsningene. Helsedirektoratet Divisjon helseøkonomi og finansiering Avd. finansiering og DRG Geir Brandborg, tlf.: Postboks 7000 St. Olavs plass, 0130 Oslo Besøksadresse: Universitetsgata 2, Oslo Tlf.: Faks: Org. nr.: postmottak@helsedir.no

119 Et nytt møte ble avholdt i mai Der redegjorde Helsedirektoratet blant annet for planene om nytt system for innsending av polikliniske oppgjør. Behovet hadde oppstått fordi innføring av elektronisk frikort gjorde hyppigere innsending av egenandelsdata nødvendig. Nytt system innebar utfasing av POLK og innføring av ny XML-melding i rapporteringen fra 1. januar XML-melding skulle også omfatte radiologiske refusjonskrav og RHFene ga i møtet uttrykk for at det var ønskelig at ny melding og nytt kodeverk for radiologi ble innført samtidig. Dette, sammen med at lokale kravspesifikasjoner til de ulike RIS-leverandørene fortsatt ikke var ferdigstilt, ledet til at Helse- og omsorgsdepartementet sommeren 2009 besluttet å utsette innføringen av nytt kodeverk for radiologi til 1. januar I desember 2009 ble det avholdt et møte om utfasing av POLK i direktoratet. I dette møtet ble en kontaktgruppe med deltagelse for alle RHFe-ne etablert. Gruppen hadde sitt første møte 4. februar 2010 og det ble avtalt at Helsedirektoratet og RHF-ene sammen skulle koordinere de overordnete problemstillingene. Hvert RHF skulle ta ansvaret for bestilling av ny RIS/PAS-funksjonalitet i egen region og koordinere den konkrete implementeringen og opplæringen i egne HF. I tillegg ble det avtalt at spesifikasjon med de nasjonale kravene skulle gjennomgås på nytt. Fristen for innspill fra RHF var 17. februar men direktoratet mottok ingen tilbakemeldinger. På et nytt møte i Helsedirektoratet 25. februar ba imidlertid Helse Midt-Norge om at den nye finansieringsordningen måtte beskrives som en del av de nasjonale kravene. Spesifikasjonen ble oppdatert i samsvar med dette. På et møte nr. 49 i Nasjonal IKT 17. februar 2010 foreslo Helse Nord RHF å gjennomføre en konsekvensutredning av innføring av nytt kodeverk for radiologi. DaVinci Consulting som fikk oppdraget konkluderte i mai 2010 med at arbeidet med implementering hadde kommet kort og frarådet implementering fra 1. januar HOD utsatte deretter innføringstidspunktet til Videre framdrift Implementeringen av nytt radiologisk kodeverk er et oppdrag HOD har gitt RHF-ene. Eksempelvis har hvert enkelt regionalt helseforetak selv ansvaret for at det utarbeides kravspesifikasjoner som er relevante for endringer i RIS/PAS i egne HF. Helsedirektoratets oppgave er primært å tilby et nasjonalt radiologikodeverk som skal brukes i aktivitetsregistreringen, stille krav til rapporteringsformatet og utforme den polikliniske finansieringsordningen. Direktoratet har likevel tatt initiativ til å fasilitere et nettverk for implementering av nytt radiologikodeverk. Her inngår både de regionale helseforetakene, de private røntgeninstituttene/rifo, samt systemleverandørene. Et av formålene med et slik nettverk er å fungere som en pådriver i implementeringsarbeidet, samt å være en arena der felles problemstillinger kan diskuteres og avklares løpende. I dag har de regionale helseforetakene benyttet følgende kontaktpersoner i dette arbeidet. Helse Sør-øst RHF - Trond Rostad Helse Vest RHF - Gjertrud Jacobsen Helse Midt-Norge - Aleksander R. Hansen Helse Nord RHF - Erik Hansen - 2 -

120 I tillegg har RHF-ene vært representert med følgende personer fra virksomheter som samordner IKT arbeid i helseregionene Åge Sjåfjell Gerhard Lund Furnes Sverre Fosen Jan Magnar Kirkerud - Sykehuspartner - Helse Vest IKT - Hemit - Helse Nord IKT Innkalling til møte De regionale helseforetakene innkalles med dette til et møte i direktoratet 11. januar 2011 klokken Et av hovedformålene er å komme fram til en omforent prosjektplan, og et utkast til prosjektplan vil bli distribuert noen dager før møtet. Dagsorden for møtet 1. Presentasjon og diskusjon av prosjektplan for innføring av nytt kodeverk og ny finansieringsordning 1. Status for bestilling av ny RIS-funksjonalitet i de ulike RHF-ene 2. Status for ny finansieringsordning 3. Organisering av arbeidet og rapportering av fremdrift møtefrekvens 4. Eventuelt Helsedirektoratet ber om at de regionale helseforetakene bekrefter om personene nevnt over fortsatt skal være kontaktpersonene for dette arbeidet i Det er videre svært ønskelig at samtlige av aktørene nevnt over, eller deres erstattere møter 11. januar. Direktoratet ber om tilbakemelding på deltagelse, gjerne per e-post. Eventuelle spørsmål rettes til Geir Brandborg, e-post: gbr@helsedir.no, tlf: mob: Vennlig hilsen Leena Kiviluoto e.f. avdelingsdirektør Dokumentet er godkjent elektronisk Geir Brandborg seniorrådgiver - 3 -

121 Vedlegg 09a Til: Styringsgruppen Nasjonal IKT Kopi Fra: Programkontoret Nasjonal IKT Dato: Saksnr: 09/ Forprosjekt nasjonal kjernejournal Bakgrunn Helsedirektoratet fikk i 2010 i oppdrag fra HOD å lede et forprosjekt for planlegging av en nasjonal kjernejournal som skal innholde samlet nødvendig og basal informasjon om pasienten. Helsedirektoratet har gjennomført forprosjektet høsten 2010 med en liten prosjektgruppe i divisjon for ehelse og IT. Det er også etablert fire referansegrupper for forprosjektet: Helsetjenesten og helseadministrasjonen (inkl. alle RHF) Foreningene til helsepersonell (DNLF, NSF m.fl.) Brukerorganisasjonene EPJ - leverandørene (Profdoc, Infodoc, DIPS, m.fl.) I førstnevnte referansegruppe er følgende personer fra RHFene representert: Helse Sør-Øst: Knut Hellwege Helse Sør-Øst: Hans Nielsen Hauge Helse Midt-Norge: Janne Sund Helse Vest: Lars Ivar Mehlum Helse Nord: Hanne H. Haukland Gruppen består i tillegg av representanter fra KS, KITH og Norsk Helsenett. Hver av referansegruppene har hatt tre møter i løpet av høsten 2010, og planlegger kvartalsvise møter i Prosjektet har også vært forankret gjennom ehelsegruppen og underliggende fag- og arkitekturutvalg. I Prosjekteierforum ba PEF om en orientering fra arbeidet med kjernejournal i kommende møte. Med bakgrunn i dette har Programkontoret kontaktet forprosjektet og bedt om en orientering i hhv. Styringsgruppen og PEF Forslag til løsning Helsedirektoratet anbefaler at legemiddelinformasjon bør være det viktigste informasjonselementet i kjernejournal. Det langsiktige målbildet er at kjernejournal til enhver tid skal kunne tilby en oppdatert oversikt over hvilke legemidler pasienten benytter. Direktoratets anbefaling på kort sikt framkommer som en kombinasjon av hvilke behov sektoren har, og hva som er praktisk mulig å realisere gitt ulike tidshorisonter. Helsedirektoratet mener at forslaget til løsning på kort sikt er en hensiktsmessig start på realisering av kjernejournal. Direktoratet arbeider derfor videre med å forberede realisering av kjernejournal slik denne er foreslått på kort sikt og har, basert på dette, foreslått en prioritering av aktiviteter for arbeidet i For ytterligere detaljer henvises det til oversendelsesbrev samt forprosjektets rapport (vedlagt). Vedl 09a Forprosjekt nasjonal kjernejournal v1.0.doc 1

122 Vedlegg 09a Forprosjektets rapport og tilhørende høringsbrev ble mottatt fra Helse- og omsorgsdepartementet Eventuelle kommentarer bes oversendt til HOD innen Forslag til vedtak Styringsgruppen tar saken til orientering. Styringsgruppen bes ta stilling til hvorvidt Nasjonal IKT skal utarbeide et sammenstilt høringssvar. Vedl 09a Forprosjekt nasjonal kjernejournal v1.0.doc 2

123 Helse- og omsorgsdepartementet Deres ref.: Saksbehandler: ANWES Vår ref.: 09/3739 Dato: Oversendelse av rapport fra forprosjekt Kjernejournal Vi viser til Helse- og omsorgsdepartementets tildelingsbrev for 2010 datert 15. jan 2010, hvor Helsedirektoratet får i oppdrag å: lede et forprosjekt for planlegging av en nasjonal kjernejournal som skal innholde samlet nødvendig og basal informasjon om pasienten. Prosjektet må ha god og bred deltakelse fra interessentene i sektoren. Helsedirektoratet har gjennomført forprosjektet høsten 2010 med en liten prosjektgruppe i divisjon for ehelse og IT. Det er også etablert fire referansegrupper for forprosjektet, med bred representasjon fra spesialist- og primærhelsetjenesten, organisasjonene, brukerforeningene og leverandørene. Det er gjennomført tre møter med hver av referansegruppene. Helsedirektoratet har også frikjøpt ressurser fra helsetjenesten til å arbeide i prosjektet. Forprosjektets arbeid er nå avsluttet, og vi oversender en rapport som beskriver arbeidet som er gjort i forprosjektet. Videre beskriver rapporten hvordan en nasjonal kjernejournal etter Helsedirektoratet vurdering bør realiseres. Helsedirektoratet anbefaler at legemiddelinformasjon bør være det viktigste informasjonselementet i kjernejournal. Det langsiktige målbildet er at kjernejournal til enhver tid skal kunne tilby en oppdatert oversikt over hvilke legemidler pasienten benytter. Vi anbefaler også å tilgjengeliggjøre i kjernejournal kritisk informasjon som CAVE, allergier og utvalgte diagnoser (f. eks kroniske lidelser). Videre foreslår Helsedirektoratet å inkludere oversikt over pasientens kontaktpunkter med spesialisthelsetjenesten i kjernejournal. Opplysninger i kjernejournal vil kunne sette helsepersonell bedre i stand til å beslutte beste effektive omsorgsnivå, f.eks. unngå unødvendige innleggelser. Tilgang til livsviktig og kritisk informasjon om pasienten kan redusere risikoen for og forebygge uønskede hendelser i diagnostikk og behandling, som utilsiktet forlenget lidelse, forringet behandlingsresultat, skade eller dødsfall. Direktoratets anbefaling på kort sikt framkommer som en kombinasjon av hvilke behov sektoren har, og hva som er praktisk mulig å realisere gitt ulike tidshorisonter. Direktoratet anbefaler først å etablere kjernejournal med innhold som først og fremst har nytte for personell i den akuttmedisinske kjede. Etter hvert som kvaliteten på innholdet i kjernejournal bedres, spesielt legemiddelinformasjon, vil også løsningen få Helsedirektoratet Divisjon ehelse og IT Avd. ehelse Anders Westlie, tlf.: Postboks 7000 St. Olavs plass, 0130 Oslo Besøksadresse: Universitetsgata 2, Oslo Tlf.: Faks: Org. nr.: postmottak@helsedir.no

124 økt verdi for andre aktører. Dette gjelder særlig helsepersonell i pleie og omsorgssektoren. Etter innspill som er kommet fra referansegruppene, er vår vurdering at anbefalt løsning på kort sikt er lite omstridt. Elementer i forslagene til løsning på mellomlang og lang sikt er i større grad omstridt. Helsedirektoratet mener derfor at forslagene til innhold i kjernejournal på mellomlang og lang sikt må vurderes videre. Det er foreløpig uenighet hvor stor tilleggsverdi innhold som f.eks epikrise og prøvesvar vil tilføre, men det er klart at en omfattende kjernejournal med mye sensitivt innhold vil ha større utfordringer knyttet til personvern. Helsedirektoratet mener imidlertid at forslaget til løsning på kort sikt er en hensiktsmessig start på realisering av kjernejournal. Vi arbeider derfor videre med å forberede realisering av kjernejournal slik denne er foreslått på kort sikt. For 2011 vil det si at følgende aktiviteter prioriteres: 1. Videreføring av arbeidet med referansegruppene 1. Lage detaljerte beskrivelser av relevante arbeidsprosesser 2. Avklare grensesnitt og avhengigheter mellom kjernejournal, eresept og spesialisthelsetjenestens arbeid med å etablere en medikasjonstjeneste 3. Standardisere kritisk informasjon 4. Avklare integrasjonsløsning, herunder vurderinger knyttet til etablering av en tjenestebuss 5. Avklare sikkerhetsløsning. 6. Utrede juridiske forhold i samarbeid med Helse- og Omsorgsdepartementet 7. Gjennomføre nødvendige anskaffelsesaktiviteter som legger til rette for oppstart av et utviklingsprosjekt i Parallelt med dette arbeidet vil eventuelle innholdsmessige utvidelser av kjernejournal på lang sikt utredes videre. Vennlig hilsen Bjørn-Inge Larsen e.f. helsedirektør Dokumentet er godkjent elektronisk Christine Bergland divisjonsdirektør - 2 -

125 Rapport fra forprosjekt nasjonal kjernejournal Høsten 2010 Versjon: 1.0 1

126 Prosjekt: Forprosjekt for nasjonal kjernejournal Versjon: 1.0 Utgitt: 12/2010 Publikasjonsnummer: Prosjektansvarlig: Prosjektgruppe: IS-1885 Christine Bergland Divisjon for ehelse og IKT Idunn Løvseth Kavlie, Sigurd Loven Kirkebø, Rune Røren, Nina Fladsrud, Siri Pernille Utkilen, Anders Westlie, Kristian Skauli, Bjørn Norèn, Liv Tveito 2

127 Forord Helsedirektoratet har høsten 2010 gjennomført forprosjekt for nasjonal kjernejournal med en liten prosjektgruppe i divisjon for ehelse og IT. Forprosjektets arbeid er nå avsluttet, og denne rapporten beskriver arbeidet som er gjort i forprosjektet. Videre beskriver rapporten hvordan en nasjonal kjernejournal etter Helsedirektoratet vurdering bør realiseres. For å sikre fremdrift og gode tilbakemeldinger fra sektoren, har forprosjektet vært så konkret som mulig underveis i prosessen og i rapporten. Helsedirektoratets vurdering er at kjernejournal i første versjon skal tilgjengeliggjøre legemiddeloversikt, kritisk informasjon om pasienten samt pasientens kontakter med spesialisthelsetjenesten. Eventuelle senere utvidelser av kjernejournal må vurderes. Forslagene som fremsettes i rapporten er ikke besluttet, og flere forhold må utredes videre i Helsedirektoratet mener imidlertid at forslaget til løsning på kort sikt er en hensiktsmessig start på realisering av kjernejournal, og arbeider derfor videre med å forberede realisering av kjernejournal slik denne er foreslått på kort sikt. 3

128 Innhold Forord 3 Sammendrag 6 1 Innledning Om prosjektet Tidligere arbeid Prosjektorganisering og involvering av aktører Metode Definisjoner og begrepsforklaringer 12 2 Formål med kjernejournal 14 3 Vurdering av brukssituasjoner Brukere av kjernejournal 15 4 Vurdering av funksjonalitet, informasjon og løsning Funksjonelt veikart Innholdselementer i kjernejournal 25 5 Detaljert om innholdselementene Beskrivelse av innhold i første fase Identifikasjon av pasienten Legemiddeloversikt Kritisk informasjon Kontakt med spesialisthelsetjenesten Fastlegeinformasjon Informasjon fra pasienten Reservasjon mot løsning og evt. sperringer Logg over oppslag eller bruk av helsepersonell og bruker Beskrivelse av mulige utvidelser på mellomlang og lang sikt Epikriser Førstevalg behandling Iverksatte kommunale tilbud Prøvesvar Tekniske vurderinger 36 6 Innføring av kjernejournal Viktige momenter i innføringen 39 7 Framdriftsplan, utviklings- og innføringskostnader for realisering av 4

129 kjernejournal Første versjon Andre versjon 44 8 Forventete gevinster fra foreslått løsning for kjernejournal 45 9 Styringsmodell og finansiering av kjernejournal Juridiske forhold knyttet til realiseringen av kjernejournal Behov for lov- og forskriftsendringer ved etablering av en nasjonal kjernejournal om det rettslige grunnlaget for løsningen Formålet og opplysninger i kjernejournalen Ansvar Hvordan ivareta den registrertes rettigheter i kjernejournalløsningen Hvor lenge skal de ulike typer opplysninger lagres, og når skal opplysningene slettes? Sikre ivaretakelse av krav til informasjonssikkerhet ved utvikling av kjernejournalløsningen Andre juridiske problemstillinger Risikovurdering av kjernejournal 62 5

130 Sammendrag Elektronisk samhandling i helsesektoren preges av et fragmentert aktørbilde og store ulikheter i hvordan informasjon om pasienter struktureres, behandles og deles. Dette fører til at informasjon om pasienten ofte ikke er tilgjengelig for helsepersonell når det er behov for det. Kjernejournal skal sammenstille vesentlige helseopplysninger om pasientene og gjøre disse tilgjengelige for helsepersonell med tjenestelig behov på tvers av foretaksgrenser og forvaltingsnivå, samt for borgeren. Opplysninger i kjernejournalen vil kunne sette helsepersonell bedre i stand til å beslutte beste effektive omsorgsnivå, f.eks. unngå unødvendige innleggelser. Tilgang til livsviktig og kritisk informasjon om pasienten kan redusere risikoen for og forebygge uønskede hendelser i diagnostikk og behandling, som utilsiktet forlenget lidelse, forringet behandlingsresultat, skade eller dødsfall. På oppdrag fra Helse- og omsorgsdepartementet (departementet) har Helsedirektoratet utredet videre plan for Kjernejournal. I løpet av høsten 2010 har vi gjennomgått tidligere arbeid om kjernejournal, internasjonale erfaringer og hatt omfattende dialog med aktørene i sektoren. Basert på dette har vi beskrevet forslag til realisering av kjernejournal på kort, mellomlang og lang sikt. Dette forslaget skal danne grunnlag for etablering av et hovedprosjekt som er godt forankret i sektoren, og hvor relevante aktører har reell innflytelse på prosjektet. Forslaget til realisering av kjernejournal er forankret i kjernejournalens formål, og videre basert på flere konkrete forhold. Forprosjektet har gjort en overordnet vurdering av behovet ulike brukergrupper har for informasjon i ulike situasjoner. Videre har vi gått gjennom gevinsten av å tilgjengeliggjøre denne informasjonen til de ulike brukergruppene som er estimert i en samfunnsøkonomisk analyse. Vi har også vurdert hva som kan være mulig å realisere innenfor de ulike tidshorisontene. Prioritering av rekkefølgen for hvilke aktører/arbeidsprosesser som får systemstøtte fra kjernejournal må vurdere i forhold til innføringstid og gevinster. På lang sikt skal kjernejournal være en integrert løsning for samtlige arbeidsprosesser i helsesektoren med tjenestelig behov for informasjonen. På kort sikt ser vi at integrasjon og høy kvalitet på innhold tar tid å etablere, og det er da hensiktsmessig å se på alternativer for å gi noen gevinster tidlig. I følge samfunnsøkonomisk analyse vil det være store gevinster med en kjernejournal for pasienter som mottar pleie og omsorgstjenester. Det gjelder både forebyggelse av utilsiktede hendelser med legemidler og som beslutningstøtte for helsepersonell til å velge beste behandling og oppfølging. Det vil også være store gevinster i den akuttmedisinske kjeden, hvor personell er vant med at det ofte kan forekomme mangelfull informasjon og har vært nødt til å etablere omfattende sikkerhetsrutiner i forhold til dette. En kjernejournal vil skape større trygghet i kritiske situasjoner og redusere arbeidet med å innhente informasjon. 6

131 Helsedirektoratets vurdering er at legemiddelinformasjon vil være det viktigste informasjonselementet i kjernejournal. Det langsiktige målbildet er at kjernejournal skal kunne tilby en til enhver tid oppdatert oversikt over hvilke legemidler pasienten benytter. Videre foreslår vi å tilgjengeliggjøre informasjon om pasientens kontaktpunkter med spesialisthelsetjenesten, samt kritisk informasjon som CAVE og allergier for brukerne av kjernejournal. Pasienten skal ha mulighet til å se de opplysninger som er lagret om seg selv og hvem som har hatt tilgang til opplysningene. I tillegg bør pasienten kunne kvalitetssikre innholdet og kommentere på eventuelle feil. Det er også ønskelig at pasienten skal kunne legge inn informasjon selv, som f.eks. kontaktpersoner. De største gevinstene av kjernejournal realiseres når datagrunnlaget alltid er oppdatert og tilgjengelig for alt helsepersonell med behov for tilgang. Det er helt vesentlig at kjernejournal tilpasses behovene til både spesialisthelsetjenesten, den akuttmedisinske kjeden, fastleger, pleie og omsorg, samt borgerne selv. Den største utfordringen for kjernejournal er å få informasjonen samlet inn. Forprosjektet foreslår å gjenbruke informasjon i sentrale registre, som reseptformidleren og NPR. Siden legemiddelinformasjon er prioritert innhold, vil en vellykket innføring av eresept være en forutsetning for vellykket innføring av kjernejournal. eresept vil forbedre aktørenes informasjon om pasientenes legemiddelbruk. I første fase vil tilleggsverdien kjernejournal tilfører ut over eresept være historikk over legemiddelbruk, samt en sammenstilling av legemiddeloversikten med øvrige informasjonselementer. Den viktigste verdien av kjernejournal i første versjon vil trolig være tidlig utprøving, slik at videre arbeid med kjernejournal kan innrettes best mulig. Kjernejournal bør fortrinnsvis benytte eksisterende fellesløsninger i sektoren for å minke merarbeidet for aktørene knyttet til innmelding av informasjon. Innsamling fra fagsystemer bør skje så automatisk og sømløst som mulig, slik at helsepersonell ikke opplever brudd i arbeidsprosessene sine. Tilsvarende må det være enkelt å synkronisere ny informasjon fra kjernejournalen inn i lokalt fagsystem, men dette kan trolig ikke skje helt automatisk pga. dokumentasjonsplikten og den kliniske vurderingen som skal gjøres før en oppdatering av lokal pasientjournal. For å sikre at opplysningene er tilgjengelige på den dagen behovet plutselig eller uventet skulle oppstå, så foreslås det at kjernejournal opprettes for alle, men at borgere får muligheter til å reservere seg på hele eller deler av innholdet. Dette er en løsning som er blitt vel akseptert i andre land. Helsepersonell skal som hovedregel be om samtykke hver gang det er behov for å gjøre oppslag. Det er behov for både ny lov og forskrift for å kunne realisere en nasjonal kjernejournal. Det er risiko knyttet til å starte etablering av en løsning som man ikke vet om vil bli vedtatt i Regjerningen eller Stortinget. For at grunnlaget for regelverksendringene skal bli best mulig, har forprosjektet kombinert juridisk kompetanse med teknisk og funksjonell kompetanse. Forprosjektet planlegger å fortsette arbeidet med å etablere lov og forskrift i

132 Kjernejournal vil tilby ulike tjenester til aktørene i helsesektoren gjennom en nasjonal tjenestebuss. For tidlig å prøve ut løsningen og kvalitetssikre innholdet er det foreslått å etablere en nettportal for å tilgjengeliggjøre kjernejournal for helsepersonell. Vi mener at personlig kvalifiserte sertifikater skal benyttes for å gjøre oppslag i kjernejournalen. Dette sikrer personvernet bedre enn alternative løsninger, men det er uklart om kravet også kan gjelde ved innsamling av data. Kravene til personlig autentisering for helsepersonell og innsamling av data må utredes nærmere. Følgende arkitekturutredninger anbefales gjennomført i 2011: 1. Utforming av felles medikasjonsoversikt Forholdet mellom Reseptformidler og Medikasjonstjenesten må avklares. 2. Utforming av en nasjonal sikkerhetsarkitektur - Autentisering og autorisering må avklares 3. Utforming av en nasjonal tjenestebuss Integrasjonsløsning og innholdsstandarder må avklares 4. Utforming av informasjon om kritisk informasjon struktur, innhold og ansvarsforhold må avklares Kjernejournal vil innholde svært begrenset informasjon fra journalsystemene og vil derfor ikke erstatte disse. Den erstatter heller ikke meldingsutvekslingen i sektoren. Helsedirektoratet anbefaler at vi 2011 viderefører arbeidet i forprosjektet. Målet er å detaljere og justere foreliggende forslag til løsning for kjernejournal. I dette arbeidet bør det gjennomføres konsekvensvurderinger i berørte virksomheter, og de relevante arbeidsprosessene bør dokumenteres. Vi foreslår videre å starte et anskaffelsesløp som tar sikte på oppstart av et hovedprosjekt i Dette forutsetter tilslutning til målbildene og tilstrekkelige ressurser. Arbeidet med kjernejournal skal forankres i ehelsegruppen. 8

133 1 Innledning Nasjonal kjernejournal fremheves som et viktig tiltak for å bidra til bedre samhandling i helse- og omsorgssektoren. I tillegg til å være nyttig i et samhandlingsperspektiv, skal en nasjonal kjernejournal bidra til en økt pasientsikkerhet gjennom en raskere tilgang til nødvendig informasjon i både planlage og uplanlagte sitasjoner. Samhandlingsreformen 1 slår fast at dagens meldingsutveksling som sendes fra en aktør til de som det antas trenger informasjonen, bør komplimenteres med en kjernejournal der informasjon kan hentes etter behov og ut fra gyldig autorisasjon. Også regjeringsplattformen 2 presiserer at det skal etableres en nasjonal kjernejournal for alle innbyggere Bakgrunn og behov for nasjonal kjernejournal er beskrevet i høring på Nasjonal helse- og omsorgsplan ( ): Etablering av Nasjonal kjernejournal fremheves som et viktig tiltak i samhandlingsreformen og i regjeringsplattformen. Mangel på livsviktig og kritisk informasjon om pasienten kan føre til uønskede hendelser i diagnostikk og behandling, skade og dødsfall som følge av feil legemiddelbehandling og unødvendige sykehusinnleggelser. En nasjonal kjernejournal vil inneholde utvalgt og oppsummert informasjon tilgjengelig på ett sted for helsepersonell som har behov for tilgang, samt for pasientene selv. Målet med kjernejournal er økt pasientsikkerhet gjennom tilgang til livsviktig informasjon om pasienten (Helsedirektoratet, 2009). Livsviktig informasjon er blant annet opplysninger om legemidler (medisinkort), allergier og sykdommer/behandling. For allmennleger, pleieog omsorgstjenesten, legevakten, akuttmottak på sykehus og internt i sykehus vil tilgang til slik informasjon ha stor betydning. Videre er beskrivelse av kjernejournal også tatt inn som del av beskrivelsen av løsninger for dagens utfordringsbilde: Pasientbehandlingen skal understøttes gjennom effektiv informasjonstilgang på tvers av forvaltningsnivå og organisasjonsgrenser samtidig som personvernhensyn ivaretas. Målet er at viktige pasientopplysninger er tilgjengelige uansett hvor i systemet de befinner seg, og at informasjonsutvekslingen i helse- og omsorgsektoren skjer elektronisk. (Nasjonal helse- og omsorgsplan ( ), Utfordringer for helse- og omsorgstjenesten) 1.1 Om prosjektet Helsedirektoratet har på oppdrag fra Helse- og omsorgsdepartementet etablert forprosjekt for nasjonal kjernejournal. Denne rapporten er et resultat av dette arbeidet. 1 St.meld. nr. 47 ( ) Samhandlingsreformen s Politisk plattform for flertallsregjeringen s40 9

134 Forprosjektet har på et overordnet nivå forsøkt å avklare aktuelle rammebetingelser, samt overordnede og prinsipielle krav til en nasjonal kjernejournal. Viktige aspekter har her vært hva en kjernejournal kan inneholde, den enkelte borgers tilgang til informasjon om seg selv og helsepersonells behov. Dette betyr at forprosjektet på et overordnet nivå har beskrevet løsningsforslag med: helsefaglig innhold arkitektur og løsningsalternativer drift og forvaltningsregime økonomiske og merkantile forutsetninger Det tas sikte på at arbeidet skal videreføres i 2011 med et hovedprosjekt. Det vil her først foregå en nærmere analysefase før eventuell beslutning vedrørende hovedprosjekt, herunder anskaffelse, implementering og innføring av en kjernejournalløsning. 1.2 Tidligere arbeid Forprosjekt kjernejournal bygger på en lang rekke tidligere arbeid som er utført, samt internasjonale erfaringer. De ulike arbeidene har sett på problemstillinger som er relevante for en kjernejournal sett fra ulike synspunkter. Forprosjektet har forsøkt å sette sammen funn og forslag fra disse arbeidene, innspill fra prosjektdeltakere og fra interessenter i sektoren samt innspill fra politisk hold. Vi viser særlig til: Nasjonal IKTs rapport av 22. februar 2009 ( som blant annet gir en beskrivelse av spesialisthelsetjenestens behov for kjernejournal pr Helse Sør-Øst sin rapport av november 2009 om eresept / intern forordning Strategi for medikasjon Helsedirektoratets rapport av desember 2009 ( r_274279a.pdf) som blant annet gir en kort oppsummering av flere relevante prosjekter. St.meld. nr. 47 ( ) Samhandlingsreformen gir en beskrivelse av samhandlingsutfordringene kjernejournal skal understøtte. Kjernejournal nevnes som et av tre IKT-tiltak i samhandlingsreformen. Samfunnsøkonomisk analyse av nasjonal kjernejournal. Rapport før forprosjekt fra mars 2010 gir en vurdering av den samfunnsøkonomiske nytten av kjernejournal. Analysen peker særlig på tidsbesparelser, sparte innleggelser og unngåtte leveårstap som potensielle gevinster av kjernejournal. 1.3 Prosjektorganisering og involvering av aktører Forprosjektet har vært organisert i Helsedirekoratet, divisjon ehelse og IKT. Prosjektgruppen har vært liten og basert arbeidet på prosesser som involverer aktører i sektoren. Prosjektgruppen har blant annet hatt helsefaglig personell med 10

135 lege fra fastlegeprakis og legevakt, samt en fra pleie- og omsorgstjenesten med sykepleiefaglig bakgrunn. I tillegg har vi hatt kompetanse på arkitektur og oppstilling av funksjonelle krav. For å sikre bred forankring i sektoren har det vært etablert fire referansegrupper for de aktuelle aktørgruppene. Helsetjenesten og helseadministrasjonen Foreningene til helsepersonell (DNLF, NSF m.fl.) Brukerorganisasjonene EPJ leverandørene (Profdoc, Infodoc, DIPS, m.fl.) Formålet med referansegruppene er at de fra sitt ståsted, kompetanse og erfaring skal bidra til at en nasjonal kjernejournal blir et godt verktøy, som kan bidra til å løse noen av utfordringene i helsesektoren. Referansegruppene skal gi prosjektet tilgang til bred helsefaglig kompetanse, og samtidig sikre at relevante interessenter i sektoren får en god arena til å gi sine innspill til prosjektet. Det har vært arrangert regelmessige møter i referansegruppene. Hver av referansegruppene har hatt tre møter i løpet av høsten 2010, og planlegger kvartalsvise møter i Referansegruppen har hatt en bred representasjon fra de sentrale aktørene i sektoren. Tabellen under viser deltakelse i referansegruppen: Referansegruppe Helsetjeneste og administrasjon Referansegruppe Foreninger for Helsepersonell Referansegruppe Leverandører Referansegruppe Brukerforeninger Helse Sør-Øst Legeforeningen (Almenlegeforeningen) Profdoc Råd for psykisk helse Helse Sør-Øst Legeforeningen (Spes) Infodoc Diabetesforeningen Helse Midt NSF Hove Medical Systems Ffo Helse Vest Tannlegeforeningen In 3 (Psykbase) Kreftforeningen Helse Nord Jordmorforeningen Acos Nasjonalforeningens Demensforbund Norsk Helsenett Apotekforeningen Tieto KS - Sandnes kommune KS - Tromsø kommune KS - Stjørdal kommune KS - Drammen IKT Visma DIPS Siemens NAF-Data KITH 11

136 Prosjektet har også vært forankret gjennom ehelsegruppen og underliggende fagog arkitekturutvalg. Det har også kommet viktige bidra fra divisjonene i Helsedirektoratet. 1.4 Metode Forprosjektet har så langt hovedsakelig arbeidet hypotesedrevet. Forprosjektet har forsøkt å konkretisere mulig innhold, løsning og forutsetninger for kjernejournal på kort og lang sikt som et grunnlag for diskusjon med aktørene. Spesielt gjelder dette en beskrivelse av innholdselementer for kjernejournal på kort og lang sikt. Denne beskrivelsen er uferdig, og inkluderes i utkastet til rapport utelukkende for at innholdet skal kunne nærmere diskuteres. Så langt har det ikke vært gjennomført detaljert kartlegging av arbeidsprosesser, informasjonsflyt og behov i helsetjenesten. Dette valget har vært gjort av ressursmessige årsaker. En kjernejournal skal potensielt dekke hele helsetjenesten, og det har ikke vært ansett som formålstjenelig å kartlegge arbeidsprosesser, informasjonsflyt og behov i hele tjenesten. Prosjektet har isteden valgt å ta utgangspunkt i behovsbeskrivelsene i eksisterende rapporter samt analyser og innspill fra ressurspersoner og referansegrupper. Ved videreføring av prosjektet vil en nærmere kartlegging av utvalgte arbeidsprosesser være viktig for å validere arbeidet som har vært gjort så langt. 1.5 Definisjoner og begrepsforklaringer Nasjonal IKTs prosjekt Medikasjonstjeneste har utarbeidet en ordliste med forklaring av relevante forkortelser. Forkortelse Forklaring Prosjektets forståelse EPJ FEST HELFO HF HOD HSØ HN HV HMN KITH Elektronisk pasientjournal Forskrivnings- og ekspedisjonsstøtte Helseøkonomiforvaltningen i Helsedirektoratet Helseforetak Helse- og omsorgsdepartementet Helse Sør-Øst Helse Nord Helse Vest Helse Midt-Norge Kompetansesenter for IT i Varekatalog for hele pakninger og endose utviklet av Legemiddelverket i forbindelse med eresept-programmet med oversikt over alle varer som kan rekvireres på resept i Norge. 12

137 helse og sosialsektoren AS LMT Lokal medikasjonstjeneste Den delen av medikasjonstjenesten som befinner seg innenfor helseforetakets grenser SMT Sentral medikasjonstjeneste Nasjonal medikasjonstjeneste for spesialisthelsetjenesten. RMT Regional medikasjonstjeneste Medikasjonstjeneste for en helseregion MT Medikasjonstjeneste NIKT Nasjonal IKT Nasjonal IKT er de RHF enes samarbeidsorgan for å koordinere IKT-satsingen i spesialisthelsetjenesten nasjonalt NSEP PAS Norsk senter for elektronisk pasientjournal Pasientadministrativt IKT system PKI Public key infrastructure Teknologi, programvare, mennesker, retningslinjer og prosedyrer for å etablere sikker kommunikasjon mellom aktører, inkludert sikker identifikasjon av bruker RHF Regionalt helseforetak RF Reseptformidler Nasjonal elektronisk database for behandling av ereseptopplysninger SLV Statens legemiddelverk 13

138 2 Formål med kjernejournal Kjernejournal skal sammenstille pasientenes vesentlige helseopplysninger og gjøre disse tilgjengelige for helsepersonell med tjenestelig behov på tvers av foretaksgrenser og forvaltingsnivå, samt for borgeren. Etablering av Nasjonal kjernejournal fremheves som et viktig tiltak i samhandlingsreformen og i regjeringsplattformen. Opplysninger i kjernejournalen vil kunne sette helsepersonell bedre i stand til å beslutte beste effektive omsorgsnivå, f.eks. unngå unødvendige innleggelser. Tilgang til livsviktig og kritisk informasjon om pasienten kan redusere risikoen for og forebygge uønskede hendelser i diagnostikk og behandling, som utilsiktet forlenget lidelse, forringet behandlingsresultat, skade eller dødsfall. Tilgjengeliggjøring av denne informasjonen skal føre til at helsesektoren oppnår: Økt pasientsikkerhet og behandlingskvalitet, gjennom å sikre tilgang til oppdatert informasjon som beslutningsgrunnlag til behandlere. Samhandling om aktuell helsehjelp, herunder støtte et helhetlig og koordinert tjenestetilbud. Gjennom enklere tilgang til informasjon kan helsepersonell unngå ringerunder og venting, og kan bruke tiden som er frigjort på annet arbeid. Samfunnsøkonomisk analyse peker på størst besparelser sykehjem og i hjemmetjenesten, og for fastleger og deres kontorstøtte. Bedre understøttelse av pasientforløp kan også føre til økt opplevd kvalitet fra pasientenes side (slipper å gjenta alle sine opplysninger hver gang) Å øke pasientinvolveringen, herunder se (og dele) opplysninger om seg selv som er registrert i kjernejournal. Borgerne skal videre kunne føre kontroll med hvem som har gjort oppslag, tildele tilganger og reservere seg fra løsning. 14

139 3 Vurdering av brukssituasjoner 3.1 Brukere av kjernejournal Forprosjektet foreslår at kjernejournal i første versjon vil være tilgjengelig for aktørene i den akuttmedisinske kjeden, dvs ambulanse (bil, båt og luft), AMK, legevaktsentral og legevakt samt akuttmottak i sykehusene. Fastlegene og borgerne vil også få tilgang. A Grimsmo har utarbeidet en oversikt over relevante brukssituasjoner for kjernejournal: Tjeneste/ roller for dekning av uplanlagte behov for helsetjenester Tjenestens omfang (antall henvendelser/- tilfeller på nasjonalt plan) Sannsynlighet for hendelse med viktig informasjonsmangel som inntreffer i den enkelte virksomhet Kommentarer Legevakt-sentral (sykepleier) Vel 1,8 milloner henvendelser per år % av kontaktene 20 % av henvendelsen blir avklart av sykepleier alene. Per i dag ingen annen informasjonstilgang enn det pasienten selv kan fortelle. Er tiltenkt en enda viktigere rolle i samband med samhandlingsreformen i rådgivning. Legevakt (fastlege, eller vikarer) 1,3 millioner konsultasjoner og sykebesøk (videreformidlet fra LV-sentralen) Daglig til ukentlig for en ordning I store legevaktsordninger som det blir stadig flere av, har legen ikke tilgang til andre opplysninger enn det pasienten evt. kan fortelle selv. Det er antatt at 10 % av innleggelsene kunne vært unngått med bedre tilgang til informasjon. Akuttmottak hasteeller akuttinnleggelser per år Tredjedel av henvendelsene 5-20 % av pasientene blir innlagt uten opplysninger. 70 % av pasientene har kronisk sykdom med omfattende sykehistorie og legemiddelbruk. Informasjonsmangel blir bedømt som alvorlig for 10 % av pasientene ( per år) Hasteinnleggelse i PLO (sykehjem, utrykning/- forsterkning i hjemmet) Ukjent omfang (det er anslått et potensial svarende til 20 % av innleggelsene i sykehus) Tredjedel av henvendelsene Omfanget er tenkt vesentig økt i samhandlingsreformen. Informasjonsmangel omtrent som i akuttmottak 15

140 Ambulanse/-AMK Om lag tilfeller rød respons innleggelser per år Flertallet av tilfellene Rød respons utgjør 5 % av innleggelsene i sykehus, hvor standardisert stabiliserende behandling som gjøres i første fase er uavhengig av informasjon. Viktigste formål er å sjekke ut om det er opplysninger Tilsyn i fengsler Ukjent omfang Hvis mulig utføres dette ofte av legevakten. Hovedårsak er truende alkohol, stoff og legemiddelpåvirkning. Gjestepasienter hos fastlegen per år for alle fastleger Et lite antall Inklusive legemiddelshoppere. Omfanget spesielt stort i feriekommuner Kjernejournal vil kunne bli benyttet i både sykehus, hos spesialister og i allmennpraksis. Kjernejournal vil også bli benyttet ved pasientkontakt i den akuttmedisinske kjeden. Legevaktslegen: Legevaktslegen vil benytte kjernejournal til å få best mulig informasjon om pasienten. For legevaktlegens ulike scenarier er tilgang på korrekt, kritisk informasjon om pasienten oftest begrenset, fordi legevakten har begrenset journal på pasienten, fordi pasienten enten ikke kan gi fullstendig informasjon eller husker ikke/mangler oversikt. Oppslag i kjernejournal for å få tilgang til oppdatert legemiddeloversikt vurderes som nyttig, tilsvarende vil en oversikt over kritisk informasjon om pasienten, herunder CAVE og allergier gi verdi for behandlere som ikke kjenner pasienten fra før. For mange legevaktsleger vil eresept i seg selv gi en betydelig forbedring av informasjonsgrunnlaget rekvirenten skal legge til grunn i forskrivingsøyeblikket. Opplysninger om hvem som er fastlege og hvorledes fastlegen kan kontaktes kan være nyttig, og tilsvarende for pasientens kontakter med spesialisthelsetjenesten. Det er en forutsetning for slik bruk at kjernejournal ikke er tungvint å benytte, f.eks gjennom for tungvinte sikkerhetsløsninger eller upraktiske brukergrensesnitt. Oppdatering på pasientopplysninger er relevant for legevaktslegen i flere situasjoner: Telefonkonsultasjon - I legevaktsammenheng vet helsepersonell i de fleste tilfellene lite eller ingenting om innringer og trolig absolutt ingenting om innringers faste medisiner og diagnoser. Oppslag i kjernejournal for å finne informasjon om hvilke legemidler pasienten står på for hvilke lidelser vil sette symptomene inn i en kontekst og hjelpe legen til å foreta bedre valg og vurderinger. Manglende opplysninger om pasienten vil oftest føre til ekstra ressursbruk for å sikre seg mot å overse vesentlig informasjon. Øyeblikkelig hjelp konsultasjon på legevakten - Et velkjent problem i slike situasjoner er at pasienten ofte ikke husker eller er usikker på hva han bruker av medisiner. Pasienten kan også være usikker eller uvitende om egne diagnoser. Oppslag i kjernejournal for å finne informasjon om hvilke legemidler pasienten tar for hvilke 16

141 lidelser, vil sette symptomene inn i en kontekst og hjelpe legen til å foreta bedre valg og vurderinger. Ved sykebesøk hjemme hos pasient - I hjemmesituasjonen kan det være lettere for legen å orientere seg om medisinering dersom pasienten kan vise fram resepter eller medisinforpakninger. Funn av dosett er verre fordi det ofte ikke er samsvar mellom hva som står på dosetten og hva som ligger i den. Ved oppslag i kjernejournal før avreise til hjemmebesøk kan fastlegen finne informasjon om hvilke legemidler pasienten står på for hvilke lidelser, og slik sette symptomene inn i en kontekst som hjelper legen til å foreta bedre valg og vurderinger. AMK / Legevaktsentral: Medisinsk nødmeldetjeneste (akuttmedisinsk kommunikasjonssentral (AMK) og legevaktsentral) skal motta nødmeldinger og ivareta kommunikasjon og koordinering av ressursene ved akuttmedisinske hendelser. I dag har den medisinske nødmeldetjenesten kun unntaksvis tilgang til informasjon om pasienten. Det er mange grunner til dette. Tilgang til kjernejournal for helsepersonell i AMK kan gi bedre informasjonsgrunnlag for å kunne fatte beslutninger om prioritering av hendelser. De vil også settes i stand til å forberede personellet som er under utrykning på forhold vedrørende pasienten. Nødnett Helse vil etablere en infrastruktur som muliggjør distribusjon av enten utvalgte opplysninger fra eller hele kjernejournal til for eksempel ambulansetjenesten i tekstlig format. Alternativt kan helsepersonell i AMK slå opp i kjernejournal og formidle innholdet i kjernejournal pr tale til ambulansepersonellet. Kjernejournal vil levere informasjon som ved distribusjon over nødnett setter aktørene i den akuttmedisinske kjeden i stand til å opptre som et team. I noen tilfeller kan disse opplysningene spare store ressurser for samfunnet. For legevaktsentral vil tilgang til informasjonen i kjernejournal øke sannsynligheten for at flere forhold kan avklares pr telefon. Dette er en gevinst både for pasienten som får sitt behov dekket, samt for helsetjenesten som ikke trenger å bruke ressurser på vedkommende pasient. Sykehuspoliklinikk/mottakelsen: Ved innleggelse i sykehus blir det tatt opp en innkomstjournal. Dette dokumentet inneholder pasientens sykehistorie (med pasienten som viktigste informasjonskilde) og en beskrivelse av den aktuelle situasjon. Det inkluderes også en foreløpig konklusjon. Her vil også behandling gitt i mottagelsen og hvilken annen behandling som er rekvirert/satt i gang beskrives. Kjernejournal skal ikke erstatte innkomstjournal, eller sykehusets eksisterende interne kommunikasjon om pasienten. Kjernejournal kan også være nyttig i forbindelse med overføring mellom helseforetak. Når opplysninger som følger pasienten mangler eller er ufullstendige vil helsepersonell i sykehus enten måtte utelate informasjon i innkomstjournalen, eller bruke tid og ressurser for å skaffe informasjonen til veie. Tilgang til vesentlig informasjon om pasienten kan sette helsepersonell i sykehus i stand til å gi bedre 17

142 helsetjenester. I følge Forprosjekt ELIN-s del 1: Oppsummert pasientinformasjon (kjernejournal) opplever leger i akuttmottak i mange tilfeller at informasjonen som følger pasienten er mangelfull. En observasjonsstudie gjennomført av Forprosjekt Elin-s del 1 fant at for 30 % av innleggelser svarte behandlede lege at det for den aktuelle innleggelsen manglet informasjon. For innleggelser med manglende informasjon utgjorde medisiner hyppigste årsak til manglende informasjon med 54 %. I 42 % manglet opplysninger om tidligere sykdommer, i 23 % manglet informasjon om sykehistorien slik som varighet, mens det i 8 % manglet informasjon om allergier/cave. I 35 % manglet opplysninger om annet. Oppslag i kjernejournal ved innleggelse av pasienten i sykehus kan redusere denne informasjonsmangelen, og tilsvarende om kjernejournal brukes av helsepersonellet som lager henvisning/innleggelsesskriv. Pasienten: Forprosjektet foreslår at pasienten skal kunne bruke kjernejournal som et verktøy for å administrere og mestre egen helsesituasjon. I tidlige faser vil tilgangen til å gjøre aktive handlinger, som å skrive inn egne opplysninger være begrenset, men det bør, etter nærmere vurderinger, åpnes for å utvide denne tilgangen etter hvert. I en første fase vil pasienten kunne oppdatere seg på hvem som har lest i kjernejournal (kontroll av integritet) gjennom å se i loggen, og oppdatere seg på hvilke opplysninger som ligger registrert på pasienten i kjernejournal. Når pasienten har tilgang til egne data, kan pasienten påvise mangelfull eller feilaktig informasjon som så videreformidles behandler eller fastlege. Pasienten vil også se eventuell diskrepans mellom egen bruk av legemidler og hva som er registrert, samt kontrollere at kun de med tjenestelig behov har slått opp i kjernejournal. Det bør også være mulig for alle å reservere seg mot kjernejournal, noe som kan gjøres fra helseportalen. Over tid foreslår forprosjektet at pasienten skal kunne skrive informasjon inn i pasientens egne felter. Pasienten kan her gi opplysninger som i gitte situasjoner er vitale eller svært viktige. Eksempler her er innen psykiatri, nevrologi og indremedisin, eller sammenfatningsvis medisinske diagnoser der pasientens vurderingsevne er endret, redusert eller helt borte og der pasienten i gitte situasjoner er helt avhengig av hjelp fra tilfeldige individer. Et eksempel er en yngre kvinne med Diabetes type 1 som har hyppige anfall med lavt blodsukker. I noen tilfeller er tilstanden så ille at hun blir psykisk sterkt forvirret, urolig og kan oppfattes som narkotikapåvirket eller full/rabiat. Det er eksempler på at slike pasienter havner i fyllearresten og får hjerneskade av lavt blodsukker innen de faktiske forhold oppdages. Dersom pasienten skriver i kjernejournal at hun alltid oppbevarer Glukagon injeksjonsprøyte i håndvesken kan hun få behandling straks på stedet dersom noen på en eller annen måte får tilgang på kjernejournal. Om medisinen ikke skulle finnes der vil hun likevel havne raskt på sykehus eller legevakt og få adekvat hjelp. Et annet eksempel er psykiatriske pasienter som kan oppgi kontakt- 18

143 informasjon til behandlere som har spesiell kompetanse til å ta seg av dem. Fastlegekontoret Kjernejournal kan gi bedre informasjonsgrunnlag for fastlegen. Pasientinformasjonen i kjernejournal kan gi mulighet for å fange opp hittil ukjente faktorer som påvirker forløpet videre. Ved reseptforskrivning har fastlegen nytte av fullstendig legemiddeloversikt. For mange rekvirenter vil eresept gi en betydelig forbedring av informasjonsgrunnlaget rekvirenten skal legge til grunn i forskrivingsøyeblikket. Kjernejournal vil tilføre historikk for legemiddelbruk. Fastlegene vil med eresept få tilgang til komplett utleveringsliste for sine pasienter forutsatt at pasienten samtykker til dette. Ved oppslag i kjernejournal kan også andre rekvirenter enn fastlegen forsikre seg om at hele bildet er kjent. Når forskrivende lege har bedre informasjon om pasientens totale legemiddelbruk kan en unngå feilforskrivninger, overdoseringer og interaksjoner. Oppslag i kjernejournal kan også bidra til at en unngår CAVE. Reseptforskrivning skjer i flere situasjoner: 1. Telefonkonsultasjon 2. Vanlig konsultasjon og ved hjemmebesøk 3. Pasienten bestiller resept via legesekretær eller via internettløsning Ved 1 og 2 ovenfor vil oppslag i kjernejournal kunne gi legen nyttig informasjon. Det er tale om to viktige forhold: a) Har det tilkommet nye legemidler siden sist skrevet ut fra annen behandler? b) Har pasienten sluttet på eksisterende medikamenter. Det er ikke uvanlig at pasientene ikke husker navnet på hva de bruker, eller feilaktig tolker navnet på preparatet. (F.eks kan Simvastatin 40mg Arrow bli til Arrow som jo er produsentens firmanavn). Selv om pasienten sitter i telefonen med medisinforpakningene foran seg kan dette være vanskelig å finne ut av. Når pasienten sitter på legens kontor er det svært sjelden at pasienten har tatt med seg medikamentene. Enkelte leger presiserer at pasientene skal ta med seg alle legemidler til konsultasjonen, men det skjer ikke på regulær basis. Spørsmålet om pasienten har sluttet på medisin kommer ofte: I journalen ser legen at et legemiddel ikke har blitt fornyet på over et år. Det kan bety at indikasjonen er borte eller at pasienten har seponert på egenhånd eller tar ujevnt og ikke daglig. Kjernejournal kan her gi viktig tilleggsinformasjon. Pasienten kan f.eks unntaksvis ha mottatt resept fra annen lege enn fastlegen. Uten kjernejournaloppslag kan dette passere uten at legen får vite det. Oppslag i kjernejournal kan gi behandlende lege en pekepinn på etterlevelse av behandlingstiltak basert på uttakshistorikk. Oppslag i kjernejournal vil kunne fortelle fastlegen at pasienten f.eks enten tar for mye eller for lite av et medikament. Ideelt sett skal legen kunne se dette av sin egen journal også, men det forutsetter utregning og kan være misvisende siden en resept faktisk ikke er en fysisk utlevering 19

144 av medisin, bare en oppfordring. Oppslag i kjernejournal kan også gi mulighet for kontroll av eksisterende journalopplysninger. Kjernejournal fanger opp forskrivninger gjort av annen behandler, f.eks i spesialisthelsetjenesten. For enkelte private spesialisters vedkommende vil fastlegen kun bli orientert langt ut i forløpet. Eksempelvis kan nevnes en pasient som starter med øyedråper mot grønn stær/forhøyet trykk i øyet. Spesialisten ber pasienten dryppe en gang daglig, ved kontroll etter en mnd dobles dosen, og ved ytterligere kontroll enda en mnd senere legges til et nytt preparat. Fastlegen kan motta epikrise først sent i forløpet når øyelegen er fornøyd med behandlingen og anser at pasientens tilstand er stabilisert. Kjernejournalen med utleveringsmeldinger av reseptbelagte midler vil fange opp dette fortløpende. Oppslag i kjernejournal kan gi en informasjon om nye eller ukjente pasienter som er til konsultasjon. Kjernejournal kan hjelpe behandlende lege til å få oversikt. Nye kontakter kan være ferierende pasienter og tilfeldige pasienter på gjennomreise som ikke klarer å kontakte egen fastlege. (Fastlegene har oftest ferie når alle andre har ferie) Kjernejournal kan også bidra til å gi legen en oversikt over annen behandling og kontakt med spesialisthelsetjenesten. Pleie- og omsorgstjenesten Bruk av kjernejournal i pleie og omsorg vil ha stor nytteverdi i forhold til å kunne ha tilgang til medisinliste for dosering og/eller kontroll ved utdeling av medisiner for brukere/pasienter som har vedtak om medikamenthåndtering og for beboere i sykehjem. Dette krever en korrekt og nøyaktig liste der både endringer i dosering og seponering kommer frem, samt indikasjon for forordning. Hjemmetjenesten har imidlertid mange brukere som ikke har vedtak om hjelp til dosering av medisiner, men som har vedtak om annen type helsehjelp. Når det gjelder pasienter som har vedtak om annen type helsehjelp vil det også være behov for medikamentopplysninger for å sikre en god oppfølging av pasientens helsetilstand. Det forventes at helsepersonell i hjemmetjenesten observerer og følger med i forhold til endring i helsetilstand og iverksatt medikamentell behandling. Dette er en forventning uavhengig av om pasienten har vedtak om medikamenthåndtering eller ei. Det stilles krav til kommunene om å ha et systematisk samarbeid med fastlegene i forhold til innhenting av hvilken behandling pasienten skal ha, endringer i pasientens helsetilstand og informasjon om bruk av medikamenter. Dagens praksis med utveksling av opplysninger pr telefon og faks, skaper en stor usikkerhet i både innhold og oppdatering. Bruk av kjernejournal, også i versjon en, vil kunne lette dette samarbeidet i forhold til tilgangen på medisinopplysninger, men da viktig med indikasjonen bak forordineringen. Kravet til pålitelighet vil da kunne fravikes, og kjernejournal oppleves som nyttig for pleie og omsorgstjenesten også i første versjon. Det er gjort flere studier som viser at det skjer mye feilmedisinering i pleie og omsorgstjenesten og at det mangler system for samarbeid og rutiner mellom fastlege og hjemmesykepleien. En pågående studie med støtte fra Helsedirektoratet Hvilke behov for helsehjelp 20

145 har skrøpelige hjemmeboende gamle, viser til flere funn vedrørende oppfølging av medikamenthåndtering og samarbeid for eldre hjemmeboende pasienter. Det er et klart funn at det er lite rutinemessig samarbeid mellom fastlege og hjemmesykepleie knyttet til legemiddelbruk. Slikt rutinemessig samarbeid ble funnet i 8% av situasjonene. Dette til tross for at pasientene i gjennomsnitt bruker gjennomsnittlig 10 medikamenter og har 6.4 diagnoser. Det er også et funn at sykepleierne administrer legemidler uten at de kjenner indikasjonen bak forordningen. Der pasienter har vedtak om at hjemmesykepleien skal administrere medikamenter for pasienten, ser det ut til at dette betyr å sørge for at pasienten får rett medisin til rett tid, men at annen oppfølging mangler da en slik oppfølging ikke er lett når sykepleierne mangler opplysninger om pasientens diagnoser og en oppdatert medikamentjournal. Andre funn er at det ser ut som at observasjon av helsetilstand og oppfølging av helsetilstand ikke er en oppgave hjemmesykepleien og fastlege samarbeider om. (Det har helsetilsynet også påpekt ved tilsyn i bydeler i Oslo og i en del kommuner.) Utskrivningspraksis fra sykehusene har de siste årene medført at pleie og omsorgstjenesten i økende grad har fått ansvar for dårlige pasienter både hjemmeboende og i sykehjem. Det er også etablert enheter i kommunene, spesialiserte korttidsenheter/intermediære enheter) som tar i mot pasienter fra sykehus der medisinsk behandling videreføres og avsluttes i enhetene. Bedre samhandling og informasjonsutveksling er avgjørende for at ansatte i kommunene skal kunne følge opp disse pasientene på en forsvarlig måte. Det å unngå unødvendige (uhensiktsmessige) innleggelser i sykehus er et tema som drøftes i forbindelse med samhandlingsreformen, og som også vil involvere pleie og omsorgstjenesten. Hjemmetjenesten Bruk av kjernejournal i første versjon vil være nyttig for hjemmetjenesten for å forbedre informasjonstilgangen til viktige medisinske opplysninger som det forventes at tjenesten skal kunne følge opp. Medikamentopplysningene vil i første versjon av kjernejournal inneholde en grad av usikkerhet, men vil likevel gi langt sikrere opplysninger enn det tjenesten har tilgang til i dag. Det forventes at helsepersonell følger med ifht endring i helsetilstand og iverksatt medikamentell behandling, også for pasienter uten vedtak om medikamenthåndtering. Det er altså forventet at helsepersonell skal se endringer og vurdere disse i lys av diagnoser og medisiner for så å kontakte lege. Bruk av kjernejournal, med tilgang til opplysninger om utleverte legemidler og indikasjon vil gi viktige opplysninger i forhold til dette. Det er usikkerhet for hjemmesykepleien i forhold til at de ikke har oversikt over medisinene til brukere som ikke har vedtak om medikamenthåndtering, og det er ingen system som sikrer en slik oppdatering i dag. Tilgang til kjernejournal (også i første versjon) og relevant informasjon kan redusere denne usikkerheten og gjennom dette gi økt pasientsikkerhet og behandlingskvalitet, og i dette tilfelle unngå at pasienten blir enda dårligere og evt må ha legebesøk eller innleggelse i sykehus. Å ha tilgang til kjernejournal sparer tid i forhold til at sykepleier ellers måtte ringe fastlegen som ofte er vanskelig å få tak på, og nødvendige tiltak kan iverksettes raskere. 21

146 Vedtak om hjelp til medikamenthåndtering ved bruk av multidose: Dosering og kontroll ved utdeling av medisiner, krever korrekt og pålitelige opplysninger. Apotek og fastlege har ansvar for korrekt dosering og pleie og omsorgstjenesten har ansvar for å kontrollere og dele ut medisinen. Ved bruk av multidose har apoteket i dag oppdaterte opplysninger om medikamentbruken for alle de pasientene som benytter multidose. For at medisinlisten skal være godkjent og signert av legen, fakses den fram og tilbake mellom apotek, lege og hjemmesykepleie. Siste ordinasjonskort sendes i papirform sammen med multidoseforsendelsen, evt sendes den på faks og oppbevares i egne permer på kontoret og/eller punches inn i egne elektroniske fagsystemer (eksempelvis Gerica, Profil). Dette er en usikker og tidkrevende prosedyre. Bruk av kjernejournal vil kunne bidra til å kvalitetssikre både dokumentasjon, kontroll og oppfølging av brukere med vedtak om medikamenthåndtering. Multidosemelding som benyttes i dag vil kunne gi korrekte opplysninger om medisinbruk i første versjon av kjernejournal, men krever at medisinlisten er tydelig godkjent av legen for dosering. Vedtak om medikamenthåndtering i hjemmetjenesten - manuell dosering: Manuell dosering skjer fortsatt i en del kommuner. Fastlegen og hjemmesykepleien gjør avtaler i forhold til utveksling og oppdatering av medisinlister og rutiner for dette vil nok variere fra kommune til kommune. Doseringen skal i hovedsak kontrolleres av en annen. Ved bruk av kjernejournal vil dette kreve det samme som ved bruk av multidose. Da opplysningene i kjernejournal i første versjon vil inneholde en viss grad av usikkerhet i forhold til legemidler i bruk (når det ikke benyttes multidose), vil bruk av kjernejournal for denne målgruppen først være aktuelt senere. Sykehjem/Spesialisert korttidsenhet/intermediære enheter Mange sykehjem benytter multidose i forhold til medikamenthåndtering for sine pasienter. I sykehjem er det sykehjemslege eller tilsynslege som ordinerer medisiner. Ved bruk av multidose fakses ordinasjonskortet mellom sykehjem og apotek. Når multidose benyttes vil bruk av kjernejournal støtte arbeidsprosessen på lik linje med bruk av multidose i hjemmetjenesten, men dokumentasjon og godkjenning av medikamentliste for dosering vil uansett være enklere å kvalitetssikre p.g.a at legen og sykepleier er i samme hus. Når det ikke brukes multidose i sykehjem blir det en intern forordning der det nok er ulike systemer som sikrer at medisinlistene er à jour og godkjente av lege. Arbeidsprosesser som støttes av kjernejournal i sykehjem er i størst grad knyttet til korttidspasienter som bruker både fastlege og sykehjemslege. Når sykehjemmet tar i mot nye pasienter vil kjernejournal kunne gi viktige opplysninger om medisinering. Dersom pleie og omsorg skal kunne ta i mot pasienter innen kategorien hasteinnleggelser eller øyeblikkelig hjelp, vil behovet for opplysninger i kjernejournal være stort. Slike hasteinnleggelser skjer ofte på kveld og natt. I tillegg vil det være nyttig med tilgang til kjernejournal i forbindelse med at sykehjemspasienter blir innlagt i sykehus. 22

147 4 Vurdering av funksjonalitet, informasjon og løsning Forprosjektet beskriver under det langsiktige målbildet for kjernejournal. Med langsiktig målbilde mener forprosjektet i denne sammenhengen hva kjernejournal skal være realisert som innen en 6 10 års horisont. Det vil være stegvis utvikling på veien mot dette, med noen hovedleveranser og flere mindre leveranser mellom disse. Første versjon vil sannsynligvis innføres om 2-3 år, og en ny hovedversjon på mellomlang sikt om ca. 3-6 år. Forprosjektet foreslår at det startes arbeid for å realisere første versjon som foreslått under, men at forslagene til utvidelser på mellomlang og lang sikt vurderes videre. Årsaken til den lange tidslinjen er blant annet status for utvalgte områder i sektoren i dag, og kompleksitet i aktør- og systembildet. Som eksempel på dette kan forhold rundt legemiddeloversikt trekkes fram. Dersom en legger forslaget til prosjektet for en første versjon av kjernejournal til grunn (med Reseptformidleren 3 som grunnlag for legemiddeloversikten), medfører dette at utbredelse av første versjon av kjernejournal vil følge eresepts geografiske utbredelse. Etter gjeldende planer er eresept estimert utbredt i hele landet i september Reseptformidleren inneholder per i dag ikke historikk over eresepter og utleveringsmeldinger, og for å få dette til må hjemmelsgrunnlaget endres. Etter endringer i hjemmelsgrunnlaget kan legemiddeldata samles inn fra eresept slik at løsningen gradvis blir mer og mer dekkende. Disse forholdene vil påvirke hvor raskt en fullstendig oversikt over utleverte legemidler for alle kan være klar. Trolig vil mange betingelser for kjernejournalprosjektet bli endret i perioden som målbildet beskriver, og målbildet vil derfor ikke beskrives i detalj. Videre legger prosjektet til grunn at kjernejournal skal kunne realiseres på en plattform som gjør det mulig å legge til nye informasjonselementer og brukergrupper over tid. Det langsiktige målbildet blir da et bilde på en utviklingsretning. Det langsiktige målbildet for kjernejournal er at alt helsepersonell som har tjenestelig behov får tilgang til vesentlig informasjon om pasienten fra kjernejournal gjennom et brukergrensesnitt som er godt integrert i helsepersonellets digitale arbeidsflate. Med vesentlig informasjon menes en oppdatert legemiddeloversikt, kritisk informasjon om pasienten, kontakter med spesialisthelsetjenesten med kobling til tilhørende epikrise, oversikt over kommunale vedtak, kontaktpersoner og pårørende til pasienten, førstevalg behandling og utvalgte prøvesvar. Pasienten kan styre tilgangen helsepersonell skal ha til informasjonselementer om pasienten. 4.1 Funksjonelt veikart Under er det skissert hvordan utviklingen av en nasjonal kjernejournal kan gå fra en 3 Reseptformidleren er en sentral enhet i eresept. Reseptformidleren mottar de elektroniske reseptene som rekvirentene produserer. Apotekene slår opp i reseptformidleren for å finne pasientens resept når legemiddelet skal utleveres. Reseptformilderen har også annen funksjonalitet. 23

148 smal og begrenset første versjon til en kjernejournal med mer innhold og funksjonalitet på lang sikt. Utvidelser ut over første versjon må vurderes når en har fått erfaring med første versjon. Målbildet deles inn i flere dimensjoner, og for hver enkelt dimensjon beskrives forprosjektets forslag til langsiktig målbilde. I de fleste tilfeller vil det være slik at de senere fasene i prosjektet vil bygge videre på det som er realisert tidligere. De senere fasene skal derfor sees på som utvidelser av kjernejournal, og vil gjennomføres så snart det er praktisk mulig. Bruksscenarier Funksjonalitet og innhold 2-3 år 2-6 år 5-10 år Helsepersonell i Akuttmedisinsk kjede, Fastlegekontor, Borgere Personalia Fastlegeinfo Utleverte legemidler Forskrevne eresepter Kritisk informasjon Kontaktliste med spes.h.tj Kontaktpersoner og pårørende - Pasientens felter Logg over bruk Helsepersonell i sykehus, sykehjem, Hjemmetjenesten, apotek (kun legemiddeloversikt) Epikriser (med mulighet for skjerming) Iverksatte kommunale tilbud Førstevalg behandling Pasientens merking av feil Utprøving av visning av intern forordning HF og legemidler i bruk Helsepersonell med tjenestelig behov etter nærmere vurdering Mulighet for å reservere seg fra løsning Mulighet for samtykke ved bruk Personlig kvalifiserte sertifikater Tilgang basert på HPR og godkjennelse fra virksomhet Etablere varslings- og kontrollorgan Utvidete personopplysninger Utvalgte prøvesvar (med mulighet for skjerming) Legemidler i bruk, inkludert intern forordning i sykehus og PLO Sperringer Skjerming Fullmakt Hendelsesbasert tilgang Portal, hovedsaklig lesetilgang Tilgangskontroll og personvern Grensesnitt Figur 1 Utkast til funksjonelt målbilde Integrert i fagsystem, men egne visninger for kjernejournal Portal, lese og skrive Tilgjengeliggjøre grensesnitt for integrasjon med fagsystem Nasjonal kjernejournal Nasjonal innføring Koordinert innføring, avhengig av eresept og Medikasjonsprosjektet Pilot Avhengig av innføring av nytt apoteksystem og eresept Innføring På lang sikt skal alt helsepersonell med tjenestelig behov få tilgang til kjernejournalen fra sitt fagsystem. Informasjonen i løsningen skal være komplett og med god kvalitet. Dette vil ta lang tid da samtlige fagsystemer må tilpasses kjernejournalen og bruk av løsningen må bli en integrert del av helsepersonellets daglige rutiner. På kort sikt vil den akuttmedisinske kjeden, fastlege og borgere i et pilotområde få tilgang til kjernejournalen via en nettportal. Innholdet i løsningen vil være begrenset og kvaliteten varierende. Annet helsepersonell med tjenestelig behov i pilotområdet som kan håndtere denne usikkerheten vil trolig også kunne få tilgang. Brukere av kjernejournal Det langsiktige målbildet for hvem som er brukere av kjernejournal er helsepersonell med tjenestelig behov. Forprosjektets vurdering er at det på det nåværende tidspunkt ikke er hensiktsmessig å begrense hvilke grupper helsepersonell dette kan være, men at dette tas opp til vurdering senere. Imidlertid må brukere defineres for de første versjonene, og en vil her antagelig velge å tilgjengeliggjøre det kun for utvalgte grupper. Forslag her er at første versjon skal fokusere på den akuttmedisinske kjeden, fastlegekontor og borgeren selv. 24

149 Borgeren skal ha tilgang til sin kjernejournal på kort og lang sikt. Det forutsetter at borgeren har tatt i bruk nødvendig utstyr for autentisering Innholdselementer i kjernejournal Det langsiktige målbildet er at kjernejournalen skal tilgjengeliggjøre vesentlig informasjon som kan bidra til å bedre pasientsikkerhet og behandlingskvalitet. I første versjon av kjernejournal er dette konkretisert gjennom tilgjengeliggjøring av følgende innholdselementer: oversikt over utleverte legemidler, oversikt over hvilke kontakter pasienten har hatt med spesialisthelsetjenesten, hvem som er pasientens fastlege, om pasienten har reservert seg mot kjernejournal samt vise en logg over oppslag. Forprosjektet foreslår også å tilgjengeliggjøre et felt kalt kritisk informasjon, som er en sammenstilling av CAVE, relevante diagnoser som er kritiske (som regel kroniske eller varige diagnoser) og andre forhold som vil være vesentlig å vite for en behandler av pasienten som ikke kjenner denne fra før. Denne informasjonen er ikke tilgjengelig i dagens EPJ systemer på strukturert nivå, og forprosjektet foreslår derfor å opprette et kodeverk, samt å la fastleger dokumentere kritisk informasjon rett inn i kjernejournal. I senere versjoner av kjernejournal vil antallet informasjonselementer utvides slik at kjernejournal eksempelvis skal inkludere epikriser, pasientens egne felter og prøvesvar. For flere av innholdelementene trengs videre arbeid for å definere struktur og kodeverk. Følgende er prosjektets foreløpige liste over innholdselementer i kjernejournal. Se tabell i under funksjonelle vurderinger for noe mer detaljer om de ulike informasjonselementene som foreslås inkludert på kort sikt: Kort sikt 2-3 år Mellomlang sikt 2-6 år Lang sikt 5-10 år Navn og fødselsnummer Som på kort sikt Som på mellomlang sikt Utleverte legemidler og forskrevne eresepter Fastlegeinformasjon Kritisk informasjon Kontaktliste med spesialisthelsetjenesten Kontaktpersoner og pårørende - Pasientens felter Logg over bruk Utprøving av intern forordning og legemidler i bruk Epikriser med mulighet for skjerming (må vurderes) Iverksatte kommunale tilbud (må vurderes) Førstevalg behandling Pasientens merking av feil Fullstendig oversikt over legemidler i bruk Prøvesvar med mulighet for skjerming (må vurderes) Utvidete personopplysninger Forprosjektets forslag er at arbeidet med å inkludere en diagnoseoversikt i kjernejournal ut over det som kan leses fra legemiddeloversikten og fra kritisk informasjon ikke skal prioriteres. Forprosjektet foreslår at det for alle legemidler skal inkluderes en diagnosekode tilsvarende dagens ordning for blåresepter. Denne 25

150 informasjonen vil sammen med kritisk informasjon gi et bilde av pasientens helsetilstand. Grensesnitt Det langsiktige målbildet er at informasjonen i kjernejournal skal vises og oppdateres gjennom helsepersonellets fagsystem (EPJ - system). Det benyttes i dag en rekke ulike systemer i helsetjenesten og dette er derfor en krevende målsetning. Prosjektet foreslår at det skal være tilrettelagt for integrasjon på mellomlang sikt, slik at aktører med størst behov kan integrere seg så raskt som mulig. EPJ-leverandørene til allmennleger og legevakter bør tidlig involveres slik at de uten for stor bruk av ressurser kan lage mulighet for å aksessere kjernejournal gjennom EPJ f.eks først ved at portalløsningen kan åpnes via et eget vindu i EPJ. På kort sikt foreslås det å etablere en portal der helsepersonell kan slå opp i kjernejournalen. På den måten kan funksjonalitet og informasjon i løsningen kvalitetssikres tidlig og evt. justeringer kan gjøres før integrasjon og innføring i sektoren begynner. Nasjonal Helseportal er målbildet for borgerens tilgang til kjernejournal. Personvern og tilgangskontroll Borgernes tillit til at personvern håndteres på en god måte i kjernejournal er kritisk for at løsningen kan etableres. Følgende mekanismer skal sikre det: Begrense informasjonen som legges inn i kjernejournal Begrense tilgang til helsepersonell med tjenestelig behov Mulighet for å reservere seg mot å delta i løsningen God informasjon til borgere God opplæring av helsepersonell Et eget kontroll- og tilsynsorgan En god sikkerhetsløsning Informasjonen som legges inn i en kjernejournal må støtte opp under formålet med kjernejournal og forsvares ut i fra betydelig økt pasientsikkerhet eller betydelig bedre samhandling. Kjernejournalen vil ikke bli brukt hvis helsepersonell ikke finner pasienter der ved oppslag. For å sikre seg mot dette er det ønskelig at alle borgere er innmeldt i løsningen fra første stund og at de kan melde seg ut hvis de ønsker det (reservasjonsrett). Helsepersonell skal som hovedregel be om samtykke fra pasienten ved oppslag og oppdatering i kjernejournalen. I akutte situasjoner hvor borgeren ikke er i stand til å gi samtykke, eller det ikke er tid til å innhente samtykke, foreslår forprosjektet at det gjøres unntak. For at borgerne skal kunne ta en velbegrunnet avgjørelse om å reservere seg må han informeres godt om løsningen. Hvilke fordeler kjernejournalen gir, hvilken informasjon som ligger der, og hvem som har anledning til å slå opp må komme tydelig frem. Det må etableres en forvaltningsorganisasjon som følger opp at personvernet håndteres på en god måte. Organisasjonen må følge opp bekymringsmeldinger fra borgere og automatiske kontroller som avdekker mulig 26

151 misbruk. En god sikkerhetsløsning må etableres for å sikre tilgang til kjernejournalen. Sikkerhetsløsning En nasjonal sikkerhetsløsning må etableres for å sikre tilgangen til en kjernejournal, og denne må følge Normen. Det må spesielt avklares hvordan autentisering og autorisering skal gjøres. Autentisering er hvordan brukeren identifiserer seg mot kjernejournal, og det foreligger to alternativer: 1) personlig kvalifiserte sertifikater og 2) bruk av virksomhetssertifikater der virksomheten tar ansvaret for å identifisere brukeren. Personlig kvalifiserte sertifikater anses som sikrere, men det er påpekt betydelig risiko ifht. innføringskostnad/-tid og mulig avbrytelser i kliniske prosesser. I første fase skal det etableres en nettportal mot borgere og helsepersonell og da er prosjektets vurdering at personlig kvalifiserte sertifikater er det eneste alternativet. For integrasjon mot fagsystem kan begge alternativer vurderes og en nærmere utredning må avklare dette. Autorisering er hvilke kriterier som må være på plass for å få tilgang til kjernejournalen. Hvis borgeren har reservert seg fra løsningen vil det ikke være mulig å hente opplysninger om han i kjernejournalen da den vil være tom. Helsepersonell vil ikke få tilgang hvis de ikke er registrert som helsepersonell i HPR, og helsepersonell vil bare få tilgang til kjernejournalen over norsk helsenett. Det er viktig med god tilgangskontroll i forhold til all informasjon som skal bli tilgjengelig i kjernejournalen. Neste år må kjernejournalprosjektet lage en risikovurdering der ulik grad av tilgangskontroll veies opp mot risiko for personvernet, løsningens brukervennlighet og innføringstid/-kostnad. Noen mulige tilleggskriterier for tilgang kan være: 1. Ulike yrkesgrupper får ulik tilgang (lege, tannlege, sykepleier, farmasøyt osv.) basert på informasjon i HPR 2. Ansatte i en virksomhet godkjennes for tilgang til kjernejournal. Krever et oppdatert register over arbeidsforhold eller at tilgang på virksomhetssertifikat implisitt angir et ansettelsesforhold. Det gjør det også mulig å unngå at ansatte slår opp på hverandre. 3. Virksomheten ber om eksplisitt tilgang for de ansatte som skal ha tilgang til kjernejournalen. Kan enklest innføres med et sentralt administrasjonsgrensesnitt. 4. Virksomhetens adresse sammenlignes mot pasientens folkeregistrerte adresse slik at virksomheten kun får se pasienter i egen kommune, fylke eller region. 5. Virksomheten må rapportere innleggelser og utskrivninger for å få tilgang til kjernejournalopplysninger om pasienten. Krever integrasjon med samtlige PASsystemer i helsesektoren. Her må det trolig gjøres unntak for akuttmedisinsk kjede da oppdatering fra PAS-system ikke skjer raskt nok i forhold til det kliniske behovet. 6. Farmasøyters tilgang kan begrenses til kun å gjelde pasienter med aktiv resept i reseptformidleren. 27

152 Graden av sikkerhet øker for hvert av punktene, men det gjør også innføringstid og kostnad. Sikkerheten i kjernejournal må derfor tilpasses informasjonsmengden som blir tilgjengelig, og risikovurderingen vil bli førende i forhold til hvilke informasjonselementer som krever hvilken tilgangskontroll. I tillegg kan det vurderes å ytterligere øke sikkerheten ved at pasienten selv velger hvem som skal få tilgang til hva i kjernejournalen. Det anbefales at nasjonal sikkerhetsløsning utredes som et eget prosjekt til neste år. Det er flere initiativ i helsesektoren som krever slike løsninger og disse bør sees i sammenheng. Forprosjektet foreslår at alle som skal gjøre oppslag i kjernejournal skal autentisere seg med et personlig kvalifisert sertifikat. Forprosjektet foreslår videre at alle oppslag i kjernejournal logges, med fullt navn på helsepersonell, begrunnelse - og tidspunkt for oppslaget, samt hvilken organisasjon personellet representerte på oppslagstidspunktet. Forprosjektet foreslår at loggen over oppslag gjøres tilgjengelig for alle brukere av kjernejournal, herunder borgerne. Forprosjektet foreslår at endelig løsning for kjernejournal har en hendelsesstyrt tilgangsstyring. Dette vil gi den beste sikring mot at helsepersonell uten tjenestelig behov for å gjøre oppslag får tilgang til informasjonen. 28

153 5 Detaljert om innholdselementene 5.1 Beskrivelse av innhold i første fase Identifikasjon av pasienten Forprosjektet foreslår at navn og fødselsnummer/d-nummer på pasienten benyttes som de viktigste identifikatorene når pasienten skal søkes fram. Det må være mulig å kombinere søk på kombinasjoner av fødselsdato, adresse, foreldres fødselsdato osv om bruker som skal søke fram pasienten kun kjenner navnet til pasienten. Forprosjektet foreslår videre at det utvikles god søkefunksjonalitet for disse feltene, slik at en sikrer at en finner kjernejournalen til pasienten en trenger opplysninger om. Forprosjektet forutsetter at det vil være mulig å benytte folkeregister som datakilde for personopplysninger. Dette innebærer at personer uten fødselsnummer og D-nummer ikke vil være registrert i løsningen. Det må etableres sentrale løsninger for EØS-borgere og personer med H-nummer før disse kan være del av kjernejournalen, og dette anses som utenfor prosjektets mandat. Imidlertid er det et fåtall personer uten fødselsnummer eller D-nummer som benytter helsetjenesten i særlig grad, og historikk i nasjonal kjernejournal ville derfor uansett ha vært svært begrenset dersom det var mulig å registrere. Det må vurderes om det er behov for adresse og opplysning om foresatt og barn. Informasjonsinnhold (skisse) Datakilde Navn Fødselsnummer eller D-nummer Fødselsdato og ev. alder Adresse Evt. Foreldre og barn Evt. Tidligere navn Folkeregisteret Legemiddeloversikt Det langsiktige målbildet for kjernejournal når det gjelder legemidler er en oversikt over de legemidler pasienten bruker eller har brukt siste halvannet år. Legemiddeloversikten må i tillegg inneholde informasjon hvilken lege som har forskrevet det enkelte legemiddel. En komplett oversikt vil være utfordrende å oppnå så forprosjektet anbefaler å prioritere reseptbelagte medisiner forskrevet av fastlege, sykehjemslege og utskrivende lege ved sykehus foran annen medikasjon som intern forordning på 29

154 sykehus og ikke-reseptbelagt medisin som paracet, naturmedisin, vitaminer og mineraler. Kostnad må veies mot nytte før sistnevnte tas inn i en kjernejournal. I første fase foreslår forprosjektet å basere legemiddeloversikten på eresept, med meldinger fra apotekene om hvilke legemidler som er utlevert og de elektroniske reseptene som sendes inn. Dette vil dekke den største delen av medisinbruken da papirresepter, telefonoppdateringer, fakser og elektroniske resepter vil være dekket. Det kan også innføres uten å endre arbeidsprosessene til helsepersonell utover det eresept krever. På dette tidspunktet vil ikke seponeringer, doseendringer eller intern forordning på sykehjem og sykehus være del av kjernejournalen. Brukerne av kjernejournalen må derfor kunne håndtere denne usikkerhet i legemiddeloversikten. For borgeren betyr dette at utleverte legemidler vil være tilgjengelig i kjernejournal fra første stund. I neste fase må et grensesnitt for lesing og oppdatering av legemiddeloversikten gjøres tilgjengelig for aktørene i helsesektoren, slik at intern forordning også inkluderes. Dette forutsetter standardisering av grensesnittet og oppgradering av fagsystemene til de ulike aktørene. Teknisk bør et sentralt register over medikasjon etableres. Dette vil tydeliggjøre for helsepersonell hva som er gjeldende legemiddeloversikt akkurat nå, og redusere muligheten for feil, duplikater og misforståelser ved å ha delt ansvar for innholdet. Både Reseptformidleren i eresept og den sentrale medikasjonstjenesten (SMT) i spesialisthelsetjenesten har potensial til å bli et slikt register. Løsning for legemiddeloversikt må utredes, herunder evt behov for videre standardiseringsarbeid. Informasjonsinnhold (skisse) Legemiddel: Preparatnavn Virkestoff (formulering) ATC - kode Styrke/pakningstype Dosering, ev døgndose Behov (fast/ ved behov/ kur) Diagnosekode ICPC eller ICD10 (også kalt refusjonskode) Fritekst: Hva legemidlet er foreskrevet for etc. Indikasjon Foreskrevet av: Navn på helsepersonell, HPRnr Avdeling/organisasjons tilhørighet Utlevert: Mengde utlevert, Utlevert av hvilket apotek Dato Intervensjon (vesentlig) 30

155 Datakilder Reseptformidleren, Medikasjonstjenesten, noe nytt Kritisk informasjon Kritisk informasjon er informasjon som i en gitt situasjon vil kunne ha avgjørende betydning for valg behandling/tiltak og som hvis den mangler kan medføre fare for feil eller forsinket behandling. Målbildet for kritisk informasjon er en oversikt over kritiske og langvarige diagnoser, CAVE, allergier og implantater. Informasjonen vil bli liggende til en lege velger å fjerne informasjonen. Evt. kan informasjonen legges inn med en tidsfrist. Denne oversikten må også innholde hvilken lege som har lagt inn de ulike elementene da alle leger skal kunne oppdatere informasjonen. Hvilke allergier, diagnoser og implantater som anses som kritiske å dele på tvers i sektoren må avklares tidlig. Legemiddelallergier ser det ut til å være det største behovet, og kanskje er det nok i en første fase. Det må etableres et kodeverk for kritisk informasjon der et utvalg av informasjonen enkelt må kunne overføres til kjernejournalen. Det er mulig å trekke ut utvalgte diagnoser og implantater fra NPR. Med reservasjonsrett anser forprosjektet et slikt uttrekk for å være et for stort inngripen i borgerens personvern. Kritisk informasjon anbefales derfor lagt inn av lege der pasienten er til stede. I praksis vil dette medføre at kritisk informasjon legges inn i kjernejournalen med pasientens samtykke. I første fase kan kritisk informasjon legges inn via portal for tidlig utprøving og kvalitetssikring av struktur og innhold. En slik løsning vil ikke skalere når flere pasienter og behandlere skal innføre løsningen da det medfører dobbeltarbeid for lege. Oppdatering av kritisk informasjon må derfor bli blant de første grensesnittene og endringene som gjøres i fagsystemene til legene. Informasjonsinnhold (skisse) Datakilde Type informasjon, eksempelvis varige/alvorlige diagnoser, CAVE/kritiske allergier, implantater etc.) Beskrivelse (avhengig av type informasjon, basert på forhåndsdefinert tekst/kodeverdier) Alvorlighetsgrad? Hvor, når og av hvem (helsepersonell) opplysningen er registrert Portal Kontakt med spesialisthelsetjenesten Målbildet for kontakt med spesialisthelsetjenesten er en oversikt over pasientens kontakt med spesialisthelsetjenesten. Det må vurderes om enkelte typer kontakt skal unntas fra dette, f.eks kontakter med rus eller psykiatriinstitusjoner. På sikt er det ønskelig at oversikten er oppdatert og med høy grad av kvalitet. Det er flere mulige løsninger for dette: PAS-systemene i spesialisthelsetjenesten kan rapportere inn når pasienter legges inn og skrives ut. PAS-systemene oppdaterer allerede interne systemer om dette. Dette vil trolig gi den mest oppdaterte informasjonen, og det vil støtte 31

156 tilgangskontroll basert på innleggelser og utskrivinger. Hvis slik tilgangskontroll skal innføres er dette planlagt på lang sikt pga. det omfattende integrasjonsarbeidet. Epikriser og henvisninger kan danne grunnlag for oversikten. På denne måten kan kontaktlisten med spesialisthelsetjenesten knyttes til en henvisning og en epikrise, og fremtidige besøk kan også synliggjøres. Det medfører at metainformasjon om epikriser og henvisninger må sendes inn sentralt. Epikriser er planlagt på mellomlang sikt og henvisninger er planlagt på lang sikt. NPR kan danne grunnlag for oversikten. Dette krever ingen endring i fagsystemene i spesialisthelsetjenesten, men innrapportering skjer i dag kun månedlig. Det betyr at siste måneds innleggelser trolig ikke vil være oppført i oversikten. Uavhengig av kjernejournal vurderes det nå å øke hyppigheten på innsending til NPR, noe som vil redusere dette problemet. Forprosjektet anbefaler at første fase av kjernejournal baserer seg på en kontaktliste fra NPR da det vil gi høy dekningsgrad og relativt lav innføringskostnad. Informasjonsinnhold (skisse) Datakilde Foretak Fagområde Tidspunkt start Tidspunkt slutt Adresse Kontakt telefon NPR Fastlegeinformasjon Målbildet for fastlegeinformasjon er en oversikt over hvilke fastleger borgeren har hatt det siste året. Dette er tilgjengelig i fastlegeregisteret og kan relativt enkelt vises til borgere og helsepersonell. Det er også målbilde å vise de de tre siste gangene pasienten var hos fastlegen, noe som trolig kan hentes ut av oppgjørssystemene. Kontakt med fastlegen de siste to ukene vil ikke alltid være oppdatert grunnet rutiner for innrapportering av data. Informasjonsinnhold (skisse) Datakilde Fastlegens navn Legekontor / org tilhørighet Adresse Telefon Kommune HPRnr Fastlegehistorikk siste året Tre siste besøk hos fastlegen. Fastlegeregisteret, adresseregisteret (eventuelt via Reseptformidleren), oppgjørssystemet Informasjon fra pasienten Det er et stort sprik mellom hva pasientgrupper ønsker å formidle av kjerneopplysninger og det behovet helsepersonell viser for denne type informasjon. Hovedbekymringen fra helsepersonell sin side ligger i kvaliteten på informasjonen og hvilket ansvar som pålegges helsepersonell hvis borgere kan skrive det de vil i en 32

157 kjernejournal. Hvordan kan vi følge opp noen som skriver jeg blir mishandlet av faren min og vil begå selvmord i morgen? Erfaring fra utlandet viser svært begrenset bruk av slike muligheter og det er uklart i hvilken grad hovedpasientgruppene for en kjernejournal vil benytte seg av en slik mulighet. Helsedirektoratet ser på sikt for seg en løsning der pasienten skal kunne fylle ut sin egen helsedagbok med egne målinger og prøver, skjemaer, symptomer m.m., men dette anses mer som en del av helseportal-prosjektet enn kjernejournal-prosjektet. Generelt anbefaler forprosjektet at kjernejournal begrenser mulighetene for at pasienten legger inn egne opplysninger uten at lege fyller ut informasjonen sammen med pasienten. Der de skal kunne legge inn informasjon selv bør det gjøres i størst mulig grad som forhåndsdefinerte valg og minst mulig som fritekst. I første fase av kjernejournal anbefaler forprosjektet derfor at pasienten kun skal kunne fylle ut kontaktinformasjon til pårørende og muligens mine ønsker ved uplanlagt kontakt med helsevesenet. I neste fase vil pasienten kunne kommentere innholdet i kjernejournalen med merknader som Jeg tar ikke denne medisinen eller denne opplysningen er feil. Informasjonsinnhold (skisse) Datakilde Kontaktinformasjon til pårørende Mine ønsker ved uplanlagt kontakt med helsevesenet Kommentarer om feil og mangler Portal Reservasjon mot løsning og evt. sperringer Forprosjektet foreslår at borgeren kan reservere seg fra løsningen ved opprettelse eller på et senere tidspunkt. Om og eventuelt hvordan borger skal kunne sperre deler av kjernejournalen må vurderes. Informasjonsinnhold (skisse) Datakilde Reservasjon Ev sperringer Dato Kjernejournal, kjernejournal-saksbehandlingsløsning Logg over oppslag eller bruk av helsepersonell og bruker Borgeren har innsyn i en logg som lister alle som har slått opp i kjernejournalen med fullt navn på helsepersonell. Loggen må være lett tilgjengelig og lett å bruke. Informasjonsinnhold (skisse) Datakilde Samtykkeregisteringer ved bruk Type oppslag brukdato, klokkeslett Bruker eller helsepersonell navn HPR nr Kjernejournalportal 33

158 5.2 Beskrivelse av mulige utvidelser på mellomlang og lang sikt Under er de ulike innholdselementene som foreslås inkludert i kjernejournal på mellomlang og lang sikt beskrevet i noe større detalj. Forprosjektet anbefaler at utvidelser av kjernejournal med innhold ut over det som er inkludert i første versjon må vurderes videre, og helst etter at en har erfaringer med hvordan kjernejournal virker og brukes Epikriser Det må vurderes om epikriser skal inkluderes i målbildet for kjernejournal. Hvis epikriser inkluderes, vil trolig målbildet for epikriser er at helsepersonell med tjenestelig behov skal få tilgang til å se nødvendige epikriser i kjernejournal. Epikrisene inneholder mye informasjon om pasienten som kan være svært nyttig for en behandler av en ukjent pasient i et uplanlagt pasientforløp. Epikrisen er i tillegg skrevet for å deles, og bør derfor egne seg godt som innhold i kjernejournal. Hver epikrise sendes i dag til en eller flere bestemte mottakere. Hvis epikriser gjøres tilgjengelig i kjernejournal mener aktører forprosjektet har hatt dialog med at det er en risiko for at måten epikriser skrives på endres, siden epikrisen da potensielt kan leses av mange. Empiri tyder på at denne risikoen er liten. Fritekstfeltene i epikrisen fører til en risiko for at sensitiv informasjon som ikke burde vært delt med andre sendes til kjernejournal. Dette kan være en utfordring for lovarbeidet og personvernet. Siden det kliniske behovet tilsier at de er tilgjengelig i et ubegrenset tidsrom bør dette innføres fra et bestemt tidspunkt (ikke bakover i tid) og det må være mulig å skjerme enkelte epikriser for innsyn. Forprosjektet foreslår at legen som skriver en epikrise i fremtiden aktivt velger om epikrisen skal skjermes fra deling i kjernejournalen. Teknisk er epikrisene godt egnet til å være lagret distribuert, siden de ikke vil endre seg over tid og eierskapet er entydig. Innføring av epikriser vil medføre at en mer dokumentorientert arkitektur må velges. Produsentene av epikriser må tilgjengeliggjøre epikrisene sine for deling. Hvis mange mindre aktører skriver epikriser bør det vurderes å sentralisere eller regionalisere informasjonen. Informasjonsinnhold (skisse) Datakilde I følge Statens helsetilsyn 4 bør en epikrise inneholde: Kontaktårsak Primær vurdering Viktige kliniske funn og undersøkelser Viktige supplerende undersøkelser Sluttvurdering og beslutning Anbefalinger for oppfølging Legemidler (nøyaktige data) Må avklares 4 Pasientjournalen. Innhold, gruppering og arkivering av pasientdokumentasjon i somatiske sykehus. Statens helsetilsyns utredningsserie

159 5.2.2 Førstevalg behandling Målbilde for førstevalg behandling er at helsepersonell med tjenestelig behov skal få tilgang til å se dem, og at fastlegen skal kunne opprette og oppdatere dem. Førstevalg behandling er et skjema som fylles ut i samarbeid av fastlegen og pasienten. Skjemaet inneholder viktig informasjon som er nyttig når sykdomsforverring og økte tjenestebehov inntreffer. Det vil inneholde førstevalg for behandlings- og omsorgstiltak. Skjemaene utvikles for spesifikke lidelser. Det er etablert flere eksempel på skjema med tilsvarende innhold til det som er tenkt med førstevalg behandling, herunder eksisterende skjema for KOLS, kronisk hjertesykdom og palliativ behandling. Førstevalg behandling bør sees i sammenheng med feltet kritisk informasjon. Hvis en tilstand inntreffer så ofte at et førstevalg har etablert seg, kan grensegangen mot kritisk informasjon viskes ut. For hvert skjema for en bestemt lidelse som innføres i kjernejournalen, må det gjennomføres en analyse av om informasjonen er nødvendig. Det skal kun være viktig informasjon i kjernejournal. Førstevalg behandling vil være tilgjengelig i kjernejournal inntil en lege aktivt tar den bort, eller ved at det legges inn en tidsfrist for innholdet. Siden den utarbeides sammen med lege vil innholdet i praksis være samtykkebasert og den potensielt lange oppbevaringstiden anses derfor som mindre problematisk ifht. personvernet. Teknisk er førstevalg behandling godt egnet til å være lagret distribuert, siden de ikke vil endre seg over tid og eierskapet er entydig. Innføring av førstevalg behandling vil medføre at en mer dokumentorientert arkitektur må velges. Det anbefales sentral eller regional distribusjon slik at fastlegene slipper å etablere 24/7 drift for sine EPJ-systemer. Informasjonsinnhold (skisse) Datakilde Struktur avhengig av type informasjon og lidelse (må avklares videre) Hvor, når og av hvem opplysningen er registrert Må avklares Iverksatte kommunale tilbud Målbilde for iverksatte kommunale tilbud er at helsepersonell med tjenestelig behov skal få tilgang til å se dem. Målet er å gi mulighet til å få en oversikt over iverksatte vedtak som gjelder for pasienten, og hvilke tjenester pasienten mottar med opplysninger som gjør det mulig å komme i kontakt med de som har ansvaret for gjennomføring av tjenesten. Det må utredes nærmere hvilke kommunale tilbud som skal vises i en kjernejournal. Trolig vil vedtak om legemiddelhåndtering være særlig aktuelt. Det foreslås at iverksatte kommunale tilbud bare ligger i kjernejournalen så lenge de er aktive og deretter med 6 mnd. historikk. 35

160 Teknisk er kommunale tilbud og vedtak godt egnet til å være lagret distribuert, siden de sjelden vil endre seg over tid og eierskapet er entydig. Det må avklares om registerorientert eller dokumentorientert arkitektur passer kommunene best da de må tilgjengeliggjøre informasjonen. Det anbefales sentral eller regional distribusjon slik at mindre kommuner slipper å etablere 24/7 drift for sine sosialsystemer. Informasjonsinnhold (skisse) Datakilde Samtykkeregisteringer ved bruk Type oppslag brukdato, klokkeslett Bruker eller helsepersonell navn HPR nr Kommunalt sosialsystem Prøvesvar Prøvesvar gir en oversikt over status for ulike prøver, samt prøvesvar kan gi pasientene et godt verktøy for selv å mestre egen situasjon. Det er imidlertid flere forhold som gjør at forprosjektet foreslår at denne funksjonaliteten ikke innføres før på lang sikt. Pasienten kan trenge hjelp til å tolke svaret, og støtte til å mestre innholdet i svaret om det for eksempel er meget dårlige nyheter. Videre kan slik administrasjon av prøver være kostnadsdrivende for helsesektoren. I tillegg kan en mer utvidet kjernejournal føre til økt risiko for personvernet, og dermed også økt gjennomføringsrisiko Forprosjektet foreslår at det utredes om prøvesvar skal inkluderes i kjernejournal. Informasjonsinnhold (skisse) Datakilde Prøvetype Prøvedato Status for analyse av prøve Prøvesvar Må avklares Tekniske vurderinger Kjernejournal er tenkt å bli en integrert del av fagsystemene som helsepersonell jobber i til daglig. Ved konsultasjon, innleggelse eller mottakelse vil helsepersonell gå inn i sitt fagsystem og se hva som er dokumentert lokalt for deretter å sammenligne med det som står i kjernejournalen. Hvis det er forskjeller skal det være lett å oppdatere lokalt fagsystem med det som står i kjernejournalen. Tilsvarende skal det være enkelt for helsepersonell ved endt konsultasjon eller utskriving å oppdatere kjernejournalen med endringer som er gjort i lokalt fagsystem. For noen innholdselementer kan dette muligens automatiseres, men for klinisk informasjon må trolig en klinisk vurdering gjøres før informasjon tas inn eller ut. Det er også juridiske utfordringer ved at journalsystemer oppdateres helt automatisk. Kjernejournalprosjektet vil lage en løsning som følger DIFI s prinsipper om tjenesteorientert arkitektur og åpne standarder. Selv om målbilde for kjernejournal ikke er besluttet, så skisserer følgende figur et foreløpig konseptuelt målbilde basert på modellen i figur 1. 36

161 Helseportal EPJ EPJ EPJ Kommunalt Kommunalt Saksbeh. Kommunalt Saksbeh. Saksbeh. PAS? LMT? PAS Apotek PAS HR HR Apotek? m.fl. Apotek? Tjenestebuss Sikkerhet og kommunikasjon 1 Kritisk info m/diagnoser Kommunale Tilbud Prøvesvar 1 1 n Epikrise Førstevalg Kontakt m/ behandling helsevesenet m. fl n? Legemidler (m/cave?) FEST 1 HPR Folkeregisteret Fastlegeregisteret Oppgjørssystem NPR m.fl. Nye tjenester med kjernejournal Eksisterende tjenester Figur 2 Utkast til teknisk målbilde Figuren viser hvordan fagsystemene øverst henter og oppdaterer informasjon gjennom en sentral komponent, kalt en tjenestebuss. Informasjon vil her tilgjengeliggjøres gjennom definerte tjenester som er felles for alle aktører. Slik sikres det at alle aktørene får en enhetlig måte å utveksle informasjon til og fra kjernejournal på. Tjenestebussen kontrollerer sikkerheten og videreformidler forespørselen til registeret eller registrene som skal holde på informasjonen, og sammenstiller informasjonen før det leveres tilbake til fagsystemene. Tjenestene nede til venstre er nye tjenester som må etableres med en kjernejournal. Tjenestene nede til høyre er tjenester som allerede eksisterer, men som muligens må få utvidet hjemmel og kanskje høyere datakvalitet. Legemidler er lagt i begge områdene da løsningen vil kunne bygge på eresept, som eksisterer, men noe nytt må trolig etableres for intern forordning. Informasjonen i kjernejournalen kan være sentralisert eller distribuert, og dette må vurderes fra informasjonsområde til informasjonsområde. Det er urealistisk med en komplett distribuert modell da fastlegekontor og mindre virksomheter ikke kan opprettholde 24/7 drift, mens sentralisering kan gi utfordringer ifht. personvern. Et viktig kriterium for grad av distribusjon er om ansvaret for innholdet er tydelig avklart og om innholdet endrer seg over tid. Hvis ansvaret er tydelig og det er lite endringer (eksempelvis med en epikrise), kan innholdet distribueres i større grad enn om ansvaret er utydelig. Dvs. at informasjon som mange skal kunne endre relativt ofte bør sentraliseres mer for å unngå duplisering, mens informasjon som få skal endre sjeldent kan distribueres mer. En kjernejournal forutsetter flere kritiske komponenter. De viktigste er trolig: En nasjonal integrasjonsløsning (herunder tjenestebuss) En nasjonal sikkerhetsløsning Et stabilt online grensesnitt over norsk helsenett 37

162 Det må etableres en integrasjonsløsning for å dele dokumenter som for eksempel epikrise, helsekort for gravide, prøvesvar, og mer transaksjonsstyrt informasjon som for eksempel legemiddeloversikt, vaksiner og kontaktinformasjon med helsetjenesten. Løsningen skal ikke være punkt-til-punkt, men minimum bygge på et sentralt register om hvor journalinformasjon er lagret. Journalinformasjon vil trolig være sentralisert nasjonalt eller distribuert regionalt avhengig av hvilken informasjon det er snakk om. En nasjonal tjenestebuss skal tilby tjenester til aktørene i helsesektoren som er av nasjonal interesse. Eksempler på dette kan være oppslag i HPR og folkeregisteret, og for kjernejournal vil kritisk informasjon og oppslag i et legemiddelregister være de første kliniske tjenestene. Følgende strategiske arkitekturavklaring må gjøres før detaljert design eller en evt. anskaffelse påbegynnes: Kan eksisterende tjenestebusser benyttes eller må en ny etableres? DIFI stiller krav om at Altinn skal vurderes, men tjenestebussen til Norsk Helsenett og Reseptformidleren er også mulige kandidater. Spesialisttjenesten standardiserer på HL7 og primærhelsetjenestens EPJ-systemer er bygget rundt KITH sin standardisering på CEN TC251. Med denne todelte innholdsstrategien må tjenestebuss og kjernejournal trolig forholde seg til to standarder for legemiddeloversikt, kritisk informasjon og andre tjenester som senere kommer. Det er ønskelig å avklare mulighetene for å konsolidere innholdsstandardene på sikt, og kjernejournal kan være første steg mot et slikt målbilde. Kjernejournal og tjenestebuss vil trolig kunne konvertere mellom de ulike standardene slik at merarbeidet på den enkelte aktør blir minst mulig, men uten et målbilde er det uklart om dette konverteringsarbeidet vil øke eller minke over tid. Tilgangsstyring og håndtering av personvernet vil være sentralt for kjernejournalens suksess. Sikkerhetsløsningen setter begrensninger for hvor sensitiv informasjon som kan være i en kjernejournal, og hvor stor tillit befolkningen og helsepersonell vil ha til løsningen. På den andre siden må sikkerheten ikke sette så store begrensninger på løsningen at den ikke oppfattes som brukervennlig. Det må derfor tidlig skapes enighet om hvordan helsepersonell skal autentiseres og autoriseres mot en kjernejournal. En kjernejournal må være tilgjengelig hele døgnet for helsepersonell og borgere. På sikt er det ønskelig at informasjon skal være tilgjengelig sanntid, dvs. at alle oppdateres om endringer så snart det skjer. For å oppnå dette må alle aktører ha et stabilt norsk helsenett der de kan spørre og oppdatere kjernejournalen hele døgnet. For å understøtte rask innføring av tjenestebuss kan det være hensiktsmessig at den etableres som en del av kjernejournal eller helseportal på kort sikt. Over tid kan det tilgjengeliggjøres flere tjenester for helsesektoren ved hjelp av tjenestebussen. Prosjektet anbefaler at det settes av midler til videre utredning av disse områdene i

163 6 Innføring av kjernejournal Det er flere kriterier som skal være oppfylt for at et kjernejournalprosjekt skal settes i gang og gjennomføres med suksess. Vi må sikre at disse til dels motstridende prinsippene balanseres i prosjektets løsningsforslag og innføringsstrategi. Hvis ett eller flere av disse kriteriene ikke er oppfylt bør nasjonal innføring av kjernejournal utsettes i påvente av at løsningen forbedres. Nytteverdi for brukerne - Kjernejournalen må oppleves som nyttig i de aktuelle behandlingssituasjonene, men også aktørene som skal bidra med informasjon til kjernejournalen må ha nytte av den. Pålitelighet og tillit til data - Informasjon som ligger i kjernejournalen må være pålitelig, ellers mister brukerne raskt tillit til løsningen. Rask tilgang til kritisk info - De aktuelle behandlingssituasjonene (herunder akuttsituasjoner) tilsier at informasjon må være raskt tilgjengelig når man har behov. Utbredelse/kritisk masse For at kjernejournalen skal være hensiktsmessig i bruk bør den dekke hoveddelen av befolkningen fra oppstart. Dette gjelder antall registrerte borgere i kjernejournal, den informasjonen som er registrert per borger. Ivaretakelse av borgers rett til innsyn i egne opplysninger og personvern For at kjernejournal skal ha tillit i befolkningen må borgerne ha tillit til at informasjon om dem ikke skal komme på avveie. Dette skal blant annet ivaretas gjennom gode sikkerhetsløsninger, mulighet for borger til innsyn i egne opplysninger i kjernejournal, samt gjennom at borger kan reservere seg fra løsningen Viktige momenter i innføringen Innføring av første versjon av kjernejournal som foreslått må koordineres innføringen av eresept og (først og fremst avhengig av innføring av oppgradert versjon av apoteksystemet Farmapro) med Medikasjonstjenesten. Populering av legemiddeloversikten forutsetter utleveringsmeldinger på apotekene, og da må kjernejournal først piloteres, og siden innføres samordnet med innføringen av eresept. Kommunikasjon til borgere om løsningen vil, uavhengig av om det velges en modell basert på samtykke eller reservasjonsrett, være svært viktig før kjernejournal opprettes og innsamling av data og populering starter. Borgerne må bli informert om hvilken informasjon som sammenstilles, hvem som skal bruke informasjonen, hvilken gevinst dette har for borgeren samt hvordan borgerens rettigheter og spesielt informasjonssikkerheten og personvern ivaretas. 39

164 Opplæring av helsepersonell før pilotering og innføring vil også være viktig, slik at alle som skal bruke løsningen vet hvilke data de kan få tilgang til gjennom kjernejournal. I første versjon inneholder f.eks legemiddeloversikten verken doseendringer eller seponeringer, noe brukerne må være klar over. Helsepersonell må også opplæres i hvilke tiltak som gjennomføres for å hindre snoking, herunder hvilke sanksjoner som gjelder. Prosjektet har ikke foreslått hvem som bør være databehandlingsansvarlig for kjernejournal, men foreslår at det skal være en nasjonal databehandlingsansvarlig. Innføringsløpet til kjernejournal vil kunne skape usikkerhet til komplettheten og riktigheten i legemiddeloversikten. Hvilke apotek, sykehus, sykehjem, fastleger er tilkoblet og hvem kan seponere og gjøre doseendringer akkurat nå? vil være spørsmål som går igjen. En grafisk fremstilling av dette bør trolig gjøres tilgjengelig for å redusere denne usikkerheten. 40

165 7 Framdriftsplan, utviklings- og innføringskostnader for realisering av kjernejournal Forprosjektet foreslår at det videre arbeidet faseinndeles, og at en i første omgang prioriterer arbeidet med å realisere første versjon av kjernejournal. 7.1 Første versjon Første versjon av kjernejournalprosjektet skal i hovedsak tilgjengliggjøre informasjon som allerede foreligger i sentrale registre. Under presenteres kostnadsestimater for realisering av første fase i årene 2011 til Estimatene er utarbeidet basert på løsningsbeskrivelsen i denne rapporten, og nedbryting av hver hovedaktivitet i underaktiviteter. Hver underaktivitet er omfanget av arbeidet estimert basert på erfaring fra andre tilsvarende prosjekter. Estimatene er usikre, og det er derfor lagt inn en risikomargin på 15% for 2011 og 30% for I 2011 foreslår prosjektet at Helsedirektoratet etablerer et hovedprosjekt som arbeider for å kunne starte utvikling av kjernejournal i Viktige aktiviteter som må gjennomføres for å forberede oppstart av et utviklingsprosjekt er: Forankre forprosjektets forslag i relevante miljøer. Prosjektet må koordinere høringsrunder, og delta med informasjon på relevante møteplasser. Her må innspill samles inn og dokumenteres. Videre må prosjektet vurdere behov for justeringer av forslaget til kjernejournal, og prioriteringene prosjektet foreslår å gjøre må forklares. Aktiviteten er estimert til 30 dagsverk, hvorav 5 konsulentdagsverk. Detaljering av løsning: Prosjektet foreslår å utrede 4 spesifikke områder: Nasjonal integrasjonsløsning, nasjonal sikkerhetsløsning, nasjonal legemiddeloversikt og kritisk informasjon. Prosjektet foreslår at kjernejournalprosjektet skal gjennomføre dette, og regner med at det vil gjennomføres ved å ha 4-8 heldags arbeidsmøter pr område. Mellom arbeidsmøtene vil prosjektet arbeide med å dokumentere, samt å forberede videre arbeid i utredningen. Aktiviteten er estimert til 1360 dagsverk, hvorav 500 konsulentdagsverk. Beskrive utvalgte arbeidsprosesser og løsninger: For å sikre at løsningen som skal etableres understøtter behovene til brukerne må utvalgte arbeidsprosesser beskrives på et detaljert nivå. Prosjektet foreslår å fokusere på arbeidsprosessene til brukerne som adresseres i første fase: akuttmedisinsk kjede, fastlegen og borgeren. Aktiviteten er estimert til 210 dagsverk, hvorav 70 konsulentdagsverk. Jussløp: Helsedirektoratet vil videreføre arbeid med lov og forskrift. Aktiviteten er estimert til 150 dagsverk, hvorav ingen konsulentdagsverk. Støtte til sektorens konsekvensutredninger: For å avklare hvordan innføring av kjernejournal vil påvirke aktørene som skal innføre løsningen, anbefaler prosjektet at 41

166 det gjennomføres konsekvensutredninger. Prosjektet planlegger å bidra med støtte til disse utredningene. Aktiviteten er estimert til 210 dagsverk, hvorav ingen konsulentdagsverk. Anskaffelsesløp: For å kunne starte et hovedprosjekt for å innføre kjernejournal tidlig i 2012, må store deler av anskaffelsen gjennomføres i Prosjektet må planlegge anskaffelsesløpet, spesifisere behov og krav for både integrasjons- og sikkerhetsløsning og kjernejournalregisteret. Prosjektet må også gjennomføre anskaffelsene. Aktiviteten er estimert til 215 dagsverk, hvorav 170 konsulentdagsverk. Programkontor: Innføring av kjernejournal blir en viktig aktivitet. Det er mange parter som skal koordineres, i tillegg til at prosjekter og tiltak kjernejournal er avhengig av må følges opp. Aktiviteten er estimert til 660 dagsverk, hvorav 185 konsulentdagsverk. Totalt estimerer prosjektet at det vil være behov for 930 konsulentdagsverk, og 2700 dagsverk totalt i Gjennomføring av aktivitetene i 2011 som beskrevet over legger til rette for et utviklingsprosjekt i Utviklingsprosjektet vil særlig fokusere på å etablere en tjenestebuss, en nasjonal sikkerhetsløsning og et kjernejournalregister for tjenester som må etableres med kjernejournal. Hovedaktiviteter for første versjon av kjernejournal vil i 2012 være: Anskaffelsesløp: Ferdigstilling av anskaffelsen, samt kontraktsoppfølging. Aktiviteten er estimert til 80 dagsverk, hvorav 20 konsulentdagsverk. Programkontor: Programkontoret videreføres. Programkontoret vil også i 2012 ha ansvar for prosjektstyring, herunder planlegging og risikovurdering. I tillegg må arbeidet med å koordinere tiltak og aktører videreføres, og prosjekter og tiltak kjernejournal er avhengig av må følges opp. Aktiviteten er estimert til 1060 dagsverk, hvorav 400 konsulentdagsverk. Informasjons og kommunikasjonsarbeid: Aktiviteten er estimert til 350 dagsverk, hvorav 50 konsulentdagsverk. Tjenestebuss/integrasjonsløsning: Integrasjonsløsningen skal legge til rette for at brukerne av kjernejournal får tilgang til sammenstilt informasjon, og håndterer blant annet innsamling og utlevering av data, filtrering av data og har en viktig funksjon for sikkerheten i løsningen. Det skal etableres utviklings-, test og produksjonsmiljø, herunder anskaffelser av software og hardware, og gjennomføres design, utvikling og test av integrasjonsløsningen. Aktiviteten er estimert til 960 dagsverk, hvorav 960 konsulentdagsverk. Nasjonal sikkerhetsløsning: Sikkerhetsløsningen skal sørge for at informasjonen i kjernejournal kan samles inn, lagres og sammenstilles uten at uvedkommende får 42

167 tilgang til informasjonen. Det må også etableres en løsning for håndtering av tilgangsstyring. Det skal etableres utviklings-, test og produksjonsmiljø, herunder anskaffelser av software og hardware, og gjennomføres design, utvikling og test av sikkerhetsløsningen. Videre må det gjennomføres penetrasjonstesting. Aktiviteten er estimert til 1160 dagsverk, hvorav 1160 konsulentdagsverk. Kjernejournaltjenester: For kjernejournal skal det etableres flere nye tjenester, i første fase et register over kritisk informasjon, et nasjonalt legemiddelregister (i samarbeid med medikasjonstjenesteprosjektet og eresept), register over kontakter med spesialisthelsetjenesten (trolig i samarbeid med NPR) samt register over reservasjoner fra kjernejournal. Det skal etableres utviklings-, test og produksjonsmiljø, herunder anskaffelser av software og hardware, og gjennomføres design, utvikling og test av kjernejournaltjenestene. Aktiviteten er estimert til 560 dagsverk, hvorav 560 konsulentdagsverk. Klargjøring av eksterne datakilder: Kjernejournal vil benytte flere eksterne datakilder for å gi brukerne informasjonen de trenger. I første fase gjelder dette særlig NPR, HPR, fastlegeregisteret, folkeregisteret, og reseptformidleren. Kjernejournalprosjektet må bistå i arbeidet med å gjøre disse datakildene klare for kjernejournal. Aktiviteten er estimert til 420 dagsverk, hvorav 420 konsulentdagsverk. Portal: Informasjonselementene i kjernejournal skal i første fase vises gjennom en portal. I 2012 skal denne portalen designes, utvikles og testes. Aktiviteten er estimert til 480 dagsverk, hvorav 480 konsulentdagsverk. Verdikjedetest: Etter at alle komponenter er ferdig utviklet og testet, skal helheten og samspillet mellom enkeltkomponentene testes. Aktiviteten er estimert til 330 dagsverk, hvorav 150 konsulentdagsverk. Pilot: I 2012 skal gjennomføring av pilot planlegges. Det skal mobiliseres i pilotkommune(r), og borgere og helsepersonell skal informeres godt. Brukerne av løsningen som skal piloteres skal få opplæring. Aktiviteten er estimert til 570 dagsverk, hvorav 190 konsulentdagsverk. Etablere administrasjonsløsninger: I 2012 må det etableres organisasjon for å administrere løsningen, samt for håndtering av teknisk og funksjonell forvaltning. Videre må det utvikles systemstøtte, slik at administrator av løsningen kan håndtere brukerne og deres bruk av kjernejournal. En viktig funksjon som må etableres er et varslings og kontrollorgan, som både skal gjennomføre stikkprøver, regelbaserte kontroller og motta og følge opp henvendelser fra borgerne Fokus i 2013 vil være gjennomføring av pilot, evaluering av pilot og innføring av løsningen hvis evalueringen og andre forhold tilsier dette. Viktige aktiviteter vil være: Pilot: Det planlegges med oppstart av pilot i Piloten skal gjennomføres og evalueres, noe som vil stille krav til deltakelse fra sektoren i det geografiske området som utpekes som pilot. Aktiviteten er estimert til 1620 dagsverk, hvorav

168 konsulentdagsverk. Nasjonal bredding: Om evalueringen av piloten tilsier nasjonal bredding, vil dette starte i Det er estimert at det må brukes ca 1200 dagsverk fra eksterne konsulenter, i tillegg til at hver kommune, helseforetak og legekontor vil måtte bruke henholdsvis 20, 40 og to dagsverk av egne ressurser. 7.2 Andre versjon Realiseringen av andre fase av kjernejournal, som forprosjektet foreslår at skal inneholde blant annet epikriser, førstevalg behandling og en forbedret funksjonalitet for legemiddeloversikt vil gjennomføres i parallell med første fase i Det er særlig koordinering av standardiseringsaktiviteter knyttet til kritisk informasjon og epikriser som vil være fokus. For 2011 vil dette håndteres av programkontoret. Forprosjektet har ikke inkludert ytterligere estimater for andre fase. 44

169 8 Forventete gevinster fra foreslått løsning for kjernejournal Våren 2010 ble det gjennomført en analyse av samfunnsøkonomisk nytte ved innføring av kjernejournal. Analysen har estimert innføringskostnadene for kjernejournal, og veid disse opp mot effektene av å innføre kjernejournal. Den samfunnsøkonomiske analysen deler effektene av å innføre kjernejournal i prissatte og ikke prissatte effekter. Analysen baserer seg på en løsning med innhold tilsvarende forslaget fra forprosjektet. Forskjellen er at det er forutsatt en løsning i de samfunnsøkonomiske analysene som ikke tilgjengeliggjør informasjonen gjennom en portal. Forprosjektet tror dette vil redusere antall oppslag i kjernejournal. Dette kan øke samfunnsøkonomisk kostnad og tilsvarende redusere gevinst av kjernejournal i første versjon. De prissatte effektene kan kategoriseres i to hovedkategorier, der den første er for situasjoner med stor usikkerhet der tilgang til relevant informasjon kan redusere usikkerhet og gjennom dette gi økt pasientsikkerhet og behandlingskvalitet, samt færre innleggelser på sykehus. Den andre kategorien er situasjoner hvor det i dag brukes mye tid til leting etter informasjon, dobbeltsjekking av legemiddellisten og andre forhold. For disse situasjonene kan kjernejournal føre til redusert tidsbruk. Tabellen under er hentet fra sluttrapport fra samfunnsøkonomisk analyse, og viser en oppsummering av de prissatte effektene av innføring av kjernejournal 5. Tabellen viser netto nåverdi for prissatte effekter, basert på en utrednings- og utviklingsfase fram til og med Deretter er det forutsatt 15 års drift av løsningen. Analyseresultatene som presenteres i tabellen peker på at det er stort potensial for gevinst av løsningen gjennom tidsbesparelser hos legesekretær, sykehjem, hjemmetjeneste samt for leger og sykepleiere i legevakt og sykehus. Videre er det potensial for gevinst av løsningen gjennom bedre beslutninger, og slik sparte rekonsultasjoner og sparte innleggelser. Den samfunnsøkonomiske analysen peker også på en samfunnsøkonomisk gevinst fra en økning i antall leveår. Det beste anslaget til den samfunnsøkonomiske analysen er at det gir en positiv samfunnsøkonomisk verdi å innføre kjernejournal. Det er imidlertid stor usikkerhet knyttet til estimatene. 5 Samfunnsøkonomisk analyse av nasjonal kjernejournal. Rapport før forprosjekt, mars 2010 utarbeidet av Oslo Economics for Helsedirektoratet 45

170 Differanse i forhold til basisalternativet Nettonåverdi (i millioner kroner) Min (dårligst utfall) Beste anslag Maks (gunstigste utfall) Sentral prosjektorganisasjon Utredning Utvikling og pilotering Programvare/teknisk infrastruktur Opplæring/informasjon Drift og vedlikehold Fastleger Endret tidsbruk leger Endret tidsbruk legesekretærer Sparte rekonsultasjoner Opplæring fastleger Opplæring legesekretærer Tidstakst informasjonsarbeid Programvare/teknisk infrastruktur Drift og vedlikehold PLO Tidsbesparelse - sykehjem Tidsbesparelse - hjemmesykepleie Opplæringskostnad Programvare/teknisk infrastruktur Drift og vedlikehold Legevakt Tidsgevinst - leger Tidsgevinst - sykepleiere Opplæring sykepleiere Programvare/teknisk infrastruktur Drift og vedlikehold Sykehus Tidsbesparelser leger Tidsbesparelser sykepleiere Sparte innleggelser pga færre legemiddelfeil Sparte innleggelser pga bedre informasjonsgrunnlag på andre områder Opplæring leger Opplæring sykepleiere Programvare/teknisk infrastruktur Drift og vedlikehold Leveårseffekt Sparte leveår pga færre legemiddelrelaterte feil Endret skattefinansieringskostnad Netto nåverdi av tiltaket Når det gjelder kostnader knyttet til utvikling, innføring og forvaltning er forprosjektets foreløpige estimater er noe lavere enn den samfunnsøkonomiske analysen. Dette kan tyde på at det er mulig å etablere en begrenset versjon av kjernejournal til en lavere kostnad enn det som er lagt til grunn i den samfunnsøkonomiske analysen. I tillegg til de prissatte effektene har den samfunnsøkonomiske analysen satt opp en oversikt over ikke prissatte effekter. Under er de ikke prissatte effektene oppsummert. Som det framgår av oversikten er det flere ikke prissatte effekter som taler for en innføring av kjernejournal. Gevinstene knytter seg særlig til økt pasientsikkerhet og behandlingskvalitet som kan oppnås gjennom bedre tilgang til informasjon for behandlende lege. 46

171 Effekter Betydning Omfang Konsekvens Vurdering av effektens samfunnsverdi I hvilken grad effekten blir påvirket av Innføring av kjernejournal Færre ikke-fatale bivirkninger på grunn av legemiddelbruk og dermed bedre livskvalitet for pasientene (i tillegg til vunne leveår som prissettes). Færre ikke-fatale episoder der manglende informasjon (ikke legemiddelrelatert) påvirker behandlingsutfallet negativt. Dette gir bedre livskvalitet for pasientene (i tillegg til vunne leveår som prissettes). Stor Middels positivt ++++ Stor Middels positivt ++++ Økt trygghet for pasient og behandler Middels Lite positivt ++ Økt trygghet for annet helsepersonell i behandlingskjeden En infrastruktur som kan benyttes i senere tiltak og legge til rette for nye behandlingsformer, arbeidsmetoder og samarbeidsmetoder Pasienten får større innflytelse på behandlingen og mindre belastning Risiko for lekkasje av sensitive opplysninger Liten Lite positivt + Middels Lite positivt ++ Middels Lite positivt ++ Middels Middels negativt --- Forfatterne av den samfunnsøkonomiske analysen konkluderer analysen med at: Samlet sett fremstår Kjernejournal som et samfunnsøkonomisk lønnsomt tiltak, beheftet med betydelig usikkerhet. Tiltaket har et svært stort positivt potensial, men også en potensiell nedside hvis løsningsutviklingen blir for kostbar og/eller de forventede effektene ikke blir realisert. Det en utfordring at kostnader og gevinster for de ulike aktørene i Kjernejournal-prosjektet kan bli ulikt fordelt, og dermed kan kreve reguleringer eller avbøtende tiltak i form av kompensasjon hvis aktørene skal ha incentiver til å ta ordningen i bruk som forutsatt. 47

172 9 Styringsmodell og finansiering av kjernejournal Forprosjektet foreslår at styringsmodellen som er etablert i forprosjektet videreføres. I denne modellen er prosjektet bestilt av departementet. Prosjektet eies av Helsedirektoratet ved divisjon for ehelse og IT. Alle beslutninger og leveranser forankres i ehelsegruppen og denne gruppens saksforberedende organer. Helsedirektoratet vil rapportere til departementet minimum 4 ganger pr år, og vil ut over dette rapportere ved behov. Helsedirektoratet vil også videreføre løpende dialog med departementet for å sikre ønsket retning og framdrift i prosjektet. I tillegg til ehelsegruppen er aktørene i sektoren representert i prosjektets referansegrupper, og arbeidet i referansegruppene vil videreføres. Helsedirektoratet har ansvaret for det juridiske arbeidet som er en forutsetning for etablering av kjernejournal, samt en tett dialog med departementet knyttet til arbeidet. Som ansvarlig for å levere kjernejournal må Helsedirektoratet sikre prioritet mellom de ulike aktørenes behov, og sørge for at disse dekkes i en rekkefølge som er hensiktsmessig for kjernejournalprosjektet som helhet. Dette innebærer blant annet at Helsedirektoratet må legge til rette for god prioritering mellom brukergrupper, innholdselementer og regioner. Helsedirektoratet ønsker å gjennomføre en åpen prosess, slik at aktørene får reell innflytelse og i størst mulig grad er enige i begrunnelsene for beslutninger om prioritering. Erfaringer fra blant annet forprosjektet viser at dette kan gjennomføres i praksis. En svakhet med denne styringsmodellen er at Helsedirektoratet ikke eier kravene til kjernejournal, og heller ikke skal bruke løsningen når denne er innført. Modellen bygger derfor på at Helsedirektoratet er i stand til å forstå sektorens behov når det gjelder kjernejournal, og at sektoren har tillit til at Helsedirektoratet vil ta hensyn til de ulike aktørers behov. Det kan tenkes at styringsmodellen endres når kjernejournalprosjektet blir mer omfattende og skal innføres i større deler av helsetjenesten. Vi legger til grunn at det sentrale prosjektet for utvikling og innføring av kjernejournal som beskrevet i denne rapporten i all hovedsak er sentralt finansiert. Ettersom løsningen blir mer kompleks, kan det tenkes at det påløper kostnader til implementering som de enkelte aktører kan dekke. Prosjektets estimater tyder på at kostnadene vil være store i 2012 og 2013, siden første fase av løsningen skal utvikles og innføres i denne perioden. Aktørene må selv finansiere lokale tilpasninger, og avgi ressurser til prosjektet for innspill. Brukerne av løsningen vil heller ikke frikjøpes for å delta på kurs og andre opplæringsaktiviteter. 48

173 10 Juridiske forhold knyttet til realiseringen av kjernejournal Etablering av en nasjonal kjernejournalløsning reiser en rekke personvernproblemstillinger. De mest grunnleggende personvernproblemstillingene omkring etablering av en nasjonal kjernejournal som må avklares på et tidlig tidspunkt i utformingen av løsningen dreier seg om: Avklare grunnlaget for å behandle helse- og personopplysningene i en nasjonal kjernejournal. Vurdere om registrerte skal bygges på samtykke eller reservasjonsrett. Angi hvilket formål en nasjonal kjernejournal skal ha. Hvilke behov skal registret dekke? Opplysningene som innsamles må ha relevans for formålet. Avklare ansvarsforhold. Hvem skal være databehandlingsansvarlig? Andre personvernproblemstillinger som det må være fokus på ved utformingen av løsningen: Hvordan ivareta den registrertes rettigheter. Lagringstid. Sikring av opplysningene i løsningen (krav til informasjonssikkerhet). Særlig om tilgangsstyring Behov for lov- og forskriftsendringer ved etablering av en nasjonal kjernejournal om det rettslige grunnlaget for løsningen Den sentrale kjernejournalløsningen er planlagt etablert som et personidentifisert register med et utvalg helseopplysninger som skal være tilgjengelige så lenge det er bruk for opplysningene, se omtale av lagringstid. De utvalgte helseopplysningene er opplysninger som allerede finnes andre steder bl.a. i pasientjournalen. Den foreløpige arbeidshypotesen er at relevant helsepersonell med tjenstlig behov gis tilgang til registret. Kjernejournalen kan få tilgang til kildeopplysninger på ulike måter, og dette får betydning for det juridiske arbeidet. (Se punkt ). 1. Dobbeltlagring: helseopplysninger, for eksempel opplysninger om resepter lagres både i kjernejournalen som et nasjonalt helseregister, og for eksempel i Reseptformidleren som et annet sentralt helseregister. 2. Distribuert lagring: de aktuelle registrene, herunder Reseptformidleren, Norsk pasientregister etc, pålegges å tilgjengeliggjøre utvalgte opplysninger for kjernejournalen. 3. En kombinasjon av alternativene ovenfor. Direktoratet er av den oppfatning at ingen av disse modellene vil kunne realiseres innenfor gjeldende regelverk Hjemmel/rettslig grunnlag for en nasjonal kjernejournal 49

174 Den nasjonale kjernejournalløsningen er tenkt å skulle inneholde en rekke helse- og personopplysninger om pasienten. Det lagres også opplysninger om helsepersonell. Nasjonal kjernejournal vil innebære systematisk lagring/sammenstilling av helseopplysninger om den enkelte pasient slik at disse kan finnes igjen, og vil derfor være å anse som helseregister ihht helseregisterloven 2 nr. 6. Registrering av helseopplysninger i kjernejournalen, samt den videre bruk av disse, vil innbære behandling av helseopplysninger som omfattes av loven, jf. helseregisterloven 2 nr. 5. For å behandle helse- og personopplysninger krever helseregisterloven (og personopplysningsloven) at det skal foreligge et rettslig grunnlag (samtykke, lov, konsesjon mv.), jf. helseregisterloven 5. Dette må foreligge før oppstart av behandlingen av helse- og personopplysningene i kjernejournalløsningen. Det kan tenkes flere hjemmelsgrunnlag for kjernejournalløsningen: Løsningen kan være et sentralt helseregister, jf. helseregisterloven 8 Løsningen kan etableres som et sentralt virksomhetsovergripende behandlingsrette helseregister, se helseregisterloven 6a Det kan tenkes etablert en egen lov om kjernejournal Under drøftes valg av hjemmel i helseregisterloven: En mulighet er å anse en nasjonal kjernejournal som et sentralt helseregister, jf. helseregisterloven 8. Hva som menes med et sentralt helseregister er ikke definert i helseregisterloven. Det fremgår av forarbeidene til 8 at sentrale helseregistre refererer til helseregistre som den sentrale helseforvaltningen etablerer for å ivareta landsomfattende oppgaver, jf. Ot.prp. nr. 5 ( ) s. 188 flg. Det er i så fall behov for endring i helseregisterloven ved at kjernejournalløsningen blir tatt med på listen over sentrale helseregistre i 8. Det må etableres en tilhørende forskrift. Departementet har tidligere omtalt kjernejournalløsingen som et nasjonalt virksomhetsovergripende behandlingsrettet regisiter. Behandlingsrettet helseregister er definert i helseregisterloven 2 nr 7, og omfatter pasientjournal- og informasjonssystem eller annet helseregister (pasientadministrative systemer), som har til formål å gi grunnlag for handlinger som innebærer at det ytes helsehjelp til den enkelte pasient, og som utføres av helsepersonell. I tillegg vil administrasjon av slike handlinger omfattes. Helseregisterloven har i dag ikke regler om etablering av sentrale virksomhetsovergripende, behandlingsrettede helseregistre. Tolkning av 6 og 13 i helseregisterloven gjør at man indirekte har et forbud mot etablering av slike registre. Ny 6 a i helseregisterloven gir ikke hjemmel for å etablere sentrale behandlingsrettede helseregistre, jf. 3. ledd siste punktum. I forbindelse med lovendringen fremgår av Inst. O. nr. 110 ( ) på side 11 at Flertallet er enig i at sentrale behandlingsrettede helseregistre utredes nærmere, jf. Samspill 2.0 Nasjonal strategi for elektronisk samhandling i helse- og sosialsektoren , og deretter forelegges for Stortinget.. For å etablere et sentralt behandlingsrettet helseregister vil helseregisterloven måtte endres. Det vil i så fall trolig måtte vedtas en ny 6 bokstav (?)/endre 6a. Nærmere bestemmelser om hvilke formål registrert skal ha/hvilke behov registrert skal dekke, databehandlingsansvaret etc. kan 50

175 fastsettes i forskrift i medhold av den nye lovbestemmelsen. I tillegg uttaler departementet i Ot. prp. nr at en forskjell på helseregistre etablert med hjemmel i helseregisterloven 8 tredje ledd og et behandlingsrettet helseregister, som hjemles i 6 a, er formålet med registeret. Behandlingsrettede helseregistre etter helseregisterloven 6 a vil ha helsehjelp til pasienten som formål. Departementet mener at det er en viktig forskjell mellom registre hvor helseopplysninger skal benyttes til helsehjelp til den pasienten opplysningene gjelder, og helseregistre hvor helseopplysningene skal benyttes til forskning som ikke kommer den enkelte registrerte direkte til gode. På den bakgrunn mener direktoratet at hovedprosjektet bør jobbe mot et lovforslag som innebærer en ny bestemmelse som regulerer nasjonal behandlingsrettet helseregister, eventuelt en endring av helseregisterloven 6a. En egen lovbestemmelse som regulerer sentrale behandlingsrettede helseregistre vil være en naturlig følge av de nye bestemmelsene 6a og 6b. Regulering i egen lovbestemmelse innebærer også at sentrale personvernspørsmål vil kunne reguleres direkte i lovteksten. I det følgende legger direktoratet til grunn at de premisser, prinsipper og avgresninger som følger av helseregisterloven 6a også kommer til å gjelde for et nasjonalt register, ettersom et eventuelt regionalt register etter 6a var ment som en pilot av det nasjonale registeret. Ved etableringen av et slikt register med kjerneopplysninger må en avveie formålet dette registret skal ivareta mot personvernulempene det representerer for den enkelte registrerte. Dette blir en viktig diskusjon i forbindelse med lovendringen. Det må godtgjøres at nytteverdien av kjernejournalløsningen overstiger de personvernmessige ulempene ved registret. For at helsepersonell skal pålegges å sende inn helseopplysninger til en nasjonal kjernejournalløsning uten hinder av taushetsplikten, vil videre helseregisterloven 9 trolig måtte endres Hjemmel/rettslig grunnlag for en meldingsformidler/tjenestebuss Det er foreslått å etablere en tjenestebuss/meldingsformidler som formidler informasjon mellom aktuelle fagsystemer herunder nasjonal kjernejournal. Tjenestebussen kontrollerer sikkerheten og videreformidler forespørselen til registeret eller registrene som skal holde på informasjonen, og sammenstiller informasjonen før det leveres tilbake til fagsystemene. Hovedprosjektet må foreta nødvendige avklaringer omkring det rettslige grunnlaget for denne. Det må avklares hvilke tjenester denne skal tilby, og hvilke person- og helseopplysninger som behandles her. Er den et eget helseregister, med behov for eget hjemmelsgrunnlag? Eller kan en slik meldingsformidler i mindre skala anses som en del av kjernejournalen, og er dermed ikke et eget register. Dette dersom behandlingen omfattes av formålet med kjernejournalløsningen, og kun ivaretar plikter som den databehandlingsansvarlige er pålagt Innhenting av kildeopplysninger 51

176 For innsamling av kildeopplysningene kreves også at det skal foreligge et rettslig grunnlag (samtykke, lov, konsesjon mv.), jf. helseregisterloven 5. Kjernejournalen må ha hjemmel til å motta/samle inn opplysningene, og kilderegistrene må ha hjemmel til å utlevere informasjonen til kjernejournalen. Direktoratet ved forprosjektet har foreslått ulike modeller for innhenting/utlevering av informasjon fra aktuelle helseregistre til kjernejournalen. Se omtale under ingressen til punkt 1. Når det gjelder alternativ 2, skal aktuelle registrene herunder Reseptformidleren, Norsk pasientregister etc pålegges å sende utvalgte meldinger til kjernejournalen. Forholdet til samtlige registre det skal innhentes opplysninger fra må vurderes. Under ser vi på forholdet til to av de mest sentrale registrene det skal innhentes informasjon fra. Forholdet til NPR Kjernejournalløsningen kan baseres på å få tilgang til utvalgte opplysninger fra Norsk pasientregister (NPR). NPRs formål er, jf forskrift 7. desember 2007 nr om innsamling og behandling av helseopplysninger i Norsk pasientregister (Norsk pasientregisterforskriften) 1-2: Norsk pasientregister har til hovedformål å danne grunnlag for administrasjon, styring og kvalitetssikring av spesialisthelsetjenester, herunder den aktivitetsbaserte finansieringen. I tillegg har Norsk pasientregister til formål å: a) bidra til medisinsk og helsefaglig forskning, herunder forskning som kan gi viten om helsetjenester, behandlingseffekter, diagnoser, og sykdommers årsaker, utbredelse og forløp og forebyggende tiltak, b) danne grunnlag for etablering og kvalitetssikring av sykdoms- og kvalitetsregistre, c) bidra til kunnskap som grunnlag for forebygging av ulykker og skader. Forarbeidene til lovendring (helseregisterloven 8) Ot.prp. nr. 49 ( ) omtale av formål til NPR tilsvarer momentene som er referert i 1-2 ovenfor. Utlevering av data fra NPR kan ikke skje i strid med registerets formål. Bruk av NPR som kilde til et behandlingsrettet helseregister er ikke forenelig med NPRs formål. Dersom NPR skal brukes direkte som kilde til data for kjernejournalen, må regelverket for NPR derfor endres. Endring av Norsk pasientregisterforskriften er ikke tilstrekkelig. Saken må forelegges Stortinget. Dette kan gjøres når kjernejournal som nasjonalt register forelegges Stortinget. Videre må det tas stilling til hvilke risiko dette representerer for utarbeidelsen av løsningen. Forholdet til Reseptformidleren Kjernejournalløsningen kan baseres på å få tilgang til utvalgte opplysninger fra Reseptformidleren. Opplysninger som finnes i Reseptformidleren om bla forskrevne 52

177 legemidler og utleverte resepter skal gjøres tilgjengelig for kjernejournalen. Opplysningene lagres i kjernejournalløsningen, og skal være et grunnlag for videre sammenstiling av opplysningene der. Opplysningene skal tilgjengeliggjøres for relevant helsepersonell med tjenstlig behov. Det må avklares om overføring av reseptinformasjon til kjernejournalløsningen omfattes av formålet med Reseptformidleren, jf. reseptformidlerforskriften 1-2 og 1-4. Opplysningene i Reseptformidleren kan ikke brukes til andre formål enn de som er nevnt i 1-2. Reseptformidlerens formål: Formålet med Reseptformidleren er å sørge for sikker og effektiv elektronisk formidling av resepter og reseptopplysninger mellom de aktører i helsetjenesten og helseforvaltningen, samt bandasjister, som har et legitimt og tjenstlig behov for slik informasjon, for å bidra til at pasienten gis helsehjelp på en forsvarlig og effektiv måte. Formidlingen skal ivareta hensynet til pasientens personvern og frie apotekog bandasjistvalg. Direktoratet ved forprosjektet har lagt til grunn følgende formål for kjernejournalen: Kjernejournal skal sammenstille pasientens vesentlige helseopplysninger, og gjøre disse tilgjengelige på tvers av foretaksgrenser og forvaltingsnivå. Informasjonen skal være tilgjengelig for helsepersonell med tjenestelig behov og pasienten selv. Dette skal føre til: Øke pasientsikkerhet og behandlingskvalitet Herunder unngå utilsiktede hendelser med legemidler Informasjon som beslutningsstøtte til behandlere i pasientforløp Samhandling om aktuell helsehjelp Herunder støtte et helhetlig og koordinert tjenestetilbud. Unngå ringerunder og venting. Opplysninger i kjernejournalen vil kunne sette helsepersonell bedre i stand til å beslutte beste effektive omsorgsnivå og unngå unødvendige innleggelser. Å øke pasientinvolveringen Herunder se (og dele) opplysninger om seg selv som er registrert i kjernejournal. Føre kontroll med hvem som har gjort oppslag, tildele tilganger og reservere seg fra løsning. Formålet med Reseptformidleren er sammenlignbart med formålet med kjernejournalen ved at ytelse av helsehjelp omfattes av begge formålsbeskrivelsene. Formålet med Reseptformidleren er imidlertid ikke samhandling mellom helsepersonell på samme måte som foreslått i kjernejournalløsningen. Formålet med Reseptformidleren er først og fremst sikker og trygg formidling av reseptinformasjon til aktører som har et legitimt og tjenstlig behov for informasjon for å sikre at pasienten får nødvendig helsehjelp i form av legemidler. I dette ligger bl.a at reseptinformasjon kan samles inn fra og utleveres til helsepersonell som har rekvireringsrett, samt til personell på apotek og bandasjister. Etter at det tjenstlige behovet ikke lenger er tilstede, er det forutsatt at resepten og opplysningene knyttet til denne skal slettes. 53

178 Kjernejournalløsningens foreslåtte formål er å bidra til samhandling mellom helsepersonell mer generelt. Det skal her behandles flere/andre typer person- og helseopplysninger enn i Reseptformidleren. I kjernejournalløsningen er det behov for å lagre historiske data. Ved innføringen av Reseptformidleren ble det besluttet at denne ikke skulle inneholde historiske data. Dersom Reseptformidleren skal være kilde til reseptinformasjon i kjernejournalen, må innholdet i denne endres slik at det lagres historiske data i Reseptformidleren Direktoratet ved forprosjektet legger derfor til grunn at behandlingen av opplysninger i kjernejournalen ikke omfattes av formålet med behandling av opplysninger i Reseptformidleren. For at kjernejournalen skal kunne få informasjonen, vil formålet med behandlingen av opplysninger i Reseptformidleren måtte endres. Selv om formålet står i forskriften, krever dette trolig likevel stortingsbehandling. Det var stor diskusjon rundt innføringen av Reseptformidleren, og å utvide registret vil reise nye personverndiskusjoner. Videre må det tas stilling til hvilken risiko dette representerer for utarbeidelsen av løsningen Om samtykke og reservasjonsrett Som nevnt ovenfor under punkt , legger direktoratet til grunn at prinsippene i helseregisterloven 6a også skal gjelde for en nasjonal kjernejournal. Helseregisterloven 6 a om regionale virksomhetsovergripende registre stiller krav om enten reservasjonsrett eller samtykke for etablering av registeret. Det fremgår av annet ledd annet punktum at virksomhetsovergripende, behandlingsrettede registre bare kan etableres uten samtykke fra pasienten dersom dette er nødvendig for å ivareta formålet med registret. Samtykke som vilkår for etablering av kjernejournal Det må vurderes om kjernejournal skal etableres basert på pasientens samtykke eller ikke. Det følger av helseregisterloven 6a at det i utgangspunktet er et krav om samtykke for å kunne etablere et virksomhetsovergripende behandlingsrettet helseregister. Det kan gjøres unntak fra dette kravet dersom dette er nødvendig for å ivareta formålet med registeret., jf. 6a tredje ledd annet pkt. Bestemmelsen gir altså hjemmel for både samtykkebaserte og ikke samtykkebaserte behandlingsrettede helseregistre. Hvorvidt det skal gjøres unntak fra hovedregelen om at den registrerte skal samtykke til etablering av kjernejournal eller til at det gis tilgang til opplysningene i kjernejournalen, beror på en avveiing mellom ulike hensyn. Hensynet til personvernet for den enkelte og samfunnets behov for registeret er hovedhensynene som må vurderes. I denne sammenheng må det vurderes hvor stort inngrep i personvernet den aktuelle behandling vil ha. Dette er spørsmål som må vurderes nærmere i hovedprosjektet. Rett til å reservere seg mot etablering av kjernejournal Dersom man kommer til at det ikke skal stilles krav om samtykke for etablering av kjernejournal følger det av helseregisterloven 6a at den enkelte skal gis en reservasjonsrett. En reservasjonsrett innebærer at den registrerte kan motsette seg at opplysninger 54

179 om vedkommende behandles, herunder registreres i registeret. Et krav om samtykke innebærer at man utrykkelig må godta behandling av helseopplysninger, mens en reservasjonsrett krever at man utrykkelig må motsette seg at det behandles helseopplysninger om vedkommende. Reservasjonsrett eller samtykke som vilkår for inkludering av enkelte innholdselementer i kjernejournalen I Inst.O. nr. 110 ( ) står følgende på side 12 første spalte: Komiteen vil fremheve at pasientens rett til informasjon, innsyn, retting, sletting og sperring av journalopplysninger følger av lov. Gjennom helseregisterloven og pasientrettighetsloven er pasienten sikret en rekke grunnleggende rettigheter. Komiteens flertall, medlemmene fra Arbeiderpartiet, Fremskrittspartiet og Senterpartiet, vil framholde at disse rettighetene også vil gjelde for fremtidige virksomhetsovergripende, behandlingsrettede helseregistre. Pasientens rett til å motsette seg utlevering av journalopplysninger etter blant annet pasientrettighetsloven 5-3 må derfor ivaretas i løsningen. Det vil i praksis si at dersom en pasient har motsatt seg utlevering av journalopplysninger fra for eksempel sin fastlege, vil ikke denne journalen kunne brukes som kilde til opplysninger i kjernejournalen. Hovedprosjektet må i tillegg til dette foreta en vurdering av om det skal etableres en rettighet for pasienten til å reservere seg mot inkludering av enkeltelementer, eventuelt et krav om samtykke for inkludering av enkeltelementer i kjernejournal. Administrasjon av samtykke og reservasjonsrett Det må videre vurderes hvordan et eventuelt krav om samtykke eller reservasjonsrett skal oppfylles. Samtykke er definert i helseregisterloven 2 nr. 11 som et frivillig, uttrykkelig og informert erklæring fra den registrerte om at han eller hun godtar behandling av helseopplysninger om seg selv. Dette angir visse minstekrav, og det er behov for at hovedprosjektet presiserer nærmere hva en samtykkeerklæring i kjernejournalløsningen skal inneholde og hvordan denne skal administreres. Administrasjon for å sikre at kravet blir oppfylt bør ikke bli for tungvindt. En ordning med uttrykklig samtykke forutsetter at det finnes en reell mulighet for å trekke samtykket tilbake. Det finnes ingen definisjon av reservasjon i helseregisterloven, og følgelig heller ingen lovfastsatte krav til en reservasjonsrett. For at retten til å reservere seg skal være reell er det direktoratets oppfatning at det må informeres om alle sider ved registreringen. Foreløpig vurdering Kjernejournalen vil være et behandlingsrettet helseregister, hvor formålet er å gi helsehjelp til den enkelte pasient. Registeret vil dermed komme den enkelte registrerte direkte til gode. Etter vår vurdering skiller registeret seg således fra andre registre som er opprettet basert på samtykke fra den registrerte, og hvor formålet har 55

180 vært kvalitetssikring eller forskning. Vi mener at dette taler for at det ikke stilles krav om utrykkelig samtykke for etablering av registeret. En slik løsning vil også være i nært samsvar med reglene som gjelder for pasientjournalen. Opprettelse av pasientjournalen er ikke avhengig av samtykke fra den enkelte, men følger av helsepersonellets plikt til å føre journal. Den enkelte pasient kan imidlertid reservere seg mot at opplysninger utveksles, jf. helsepersonelloven 25 og 45 og pasientrettighetsloven 5-3. For at formålet med kjernejournalen skal bli oppnådd, er helsepersonells opplevde nytteverdi av kjernejournalløsningen sentral. Dersom helsepersonell ved gjentatte oppslag til kjernejournalen opplever at opplysninger mangler for mange pasienter, vil trolig helsepersonell ikke benytte løsningen. Formålet med kjernejournalen, herunder økt pasientsikkerhet, vil da vanskelig nås. Samtykke som vilkår for tilgang til opplysninger i kjernejournalen Etablering av en kjernejournal åpner imidlertid for en ny måte å utveksle informasjon på. En kjernejournal vil innebære at det gis tilgang til helseopplysninger på en helt annen måte enn det som gjelder for den enkelte virksomhetsinterne pasientjournal. Vi mener derfor at selve bruken av opplysningene i registeret som hovedregel bør baseres på utrykkelig samtykke fra den enkelte pasient. Direktoratet mener imidlertid at det for tilgang til helseopplysninger i kjernejournal bør stilles krav om samtykke, og ikke kun gi en reservasjonsrett. Vi mener at et krav om samtykke vil ivareta den registrertes personvern i større grad enn dersom det kun gis en reservasjonsrett. I og med at samtykke er helseregisterlovens hovedregel, mener direktoratet at tilgang til opplysningene i kjernejournal bør baseres på samtykke fra den enkelte registrerte, eventuelt et unntak fra samtykkekravet i for eksempel nødrettstilfeller Manglende rettslig grunnlag - risiko for prosjektet Det er politisk vilje for å etablere en kjernejournalløsning. Nasjonal kjernejournal er fundamentert i flere overordnede nasjonale politiske dokumenter. Regjeringens politiske plattform for årene 2009 til 2013 sier blant annet at regjeringen skal: etablere sterkere nasjonal koordinering på e- helse området, tidsfrister for utviklingsmål og etablere en nasjonal kjernejournal for alle innbyggere. Informasjonssikkerhet skal prioriteres høyt slik at personvernet ikke utfordres. Kjernejournalløsningen er også nevnt som ett av tre innsatsområder i St. meld. nr. 47 om Samhandlingsreformen, som et tiltak for å oppnå visjonen om helhetlig pasientbehandling. Hovedprosjektet må ta stilling til hvilken risiko et manglende rettslig grunnlag (både for løsningen, og for innhenting av kildeopplysningene) innebærer for etableringen av kjernejournalløsningen. Dette gjelder særlig ettersom man planlegger å starte utformingen av den tekniske løsningen før en lovendring er vedtatt Formålet og opplysninger i kjernejournalen Helseregisterloven stiller krav om at helseopplysningene kun skal brukes til 56

181 uttrykkelig angitte formål, og at opplysningene ikke senere kan brukes til formål som er uforenelig med det opprinnelige formålet uten av den registrerte samtykker, jf. helseregisterloven 11. Videre følger et eksplisitt krav om å angi opplysningenes relevans for formålet Det skal alltid begrunnes hvorfor det er nødvendig å benytte personidentifiserbare opplysninger, jf. 11, 2. ledd. Videre angir helseregisterloven 6a krav om hva et virksomhetsovergripende behandlingsrettet helseregister kan inneholde. Prinsippene er overførbare til et nasjonalt register. Forprosjektet har lagt til grunn følgende formål for kjernejournalen: Kjernejournal skal sammenstille pasientens vesentlige helseopplysninger, og gjøre disse tilgjengelige på tvers av foretaksgrenser og forvaltingsnivå. Informasjonen skal være tilgjengelig for helsepersonell med tjenestelig behov og pasienten selv. Dette skal føre til: Øke pasientsikkerhet og behandlingskvalitet Herunder unngå utilsiktede hendelser med legemidler Informasjon som beslutningsstøtte til behandlere i pasientforløp Samhandling om aktuell helsehjelp Herunder støtte et helhetlig og koordinert tjenestetilbud. Unngå ringerunder og venting. Opplysninger i kjernejournalen vil kunne sette helsepersonell bedre i stand til å beslutte beste effektive omsorgsnivå og unngå unødvendige innleggelser. Å øke pasientinvolveringen Herunder se (og dele) opplysninger om seg selv som er registrert i kjernejournal. Føre kontroll med hvem som har gjort oppslag, tildele tilganger og reservere seg fra løsning. På den bakgrunn har kunne man tenke seg forslag til formålsbestemmelse: Formålet med kjernejournalen er å fremme pasientsikkerhet og behandlingskvalitet ved å understøtte samhandling mellom helsepersonell om helsehjelp til pasienten. Kjernejournalen skal bidra til at helsepersonell som har et legitimt og tjenstlig behov ved ytelse av helsehjelp til pasienten skal få tilgang til nødvendige og relevante helseopplysninger i et begrenset omfang, samtidig som pasientens personvern ivaretas. Ut fra prinsippet om at opplysningene ikke skal brukes til senere formål som er uforenelig med det opprinnelige formålet, kan det være hensiktsmessig å trekke opp noen avgrensinger, og beskrive hva løsningen ikke skal brukes til. En slik prinsipiell grensedragning kan for eksempelvis være å fastslå at løsningen ikke skal brukes til forskning, eller utleveres i forsikringsøyemed. Det endelige formålet som angis vil være førende for hvilken behandling opplysningene i registret kan underlegges. Dersom det senere skulle oppstå ønske eller behov for å gjenbruke informasjonen til andre formål må det gjennomføres en ny vurdering. Både departementet og Stortinget omtaler registret som en nasjonal/sentral kjernejournalløsning. Navnet er muligens ikke helt treffende med hensyn til hvilke behov dette registret skal dekke, og det bør vurderes om dette skal endres., eksempelvis til oppsummert pasientinformasjon. 57

182 Direktoratet har i forprosjektet foreslått hvilke opplysninger kjernejournalen kan inneholde. Hovedprosjektet må foreta en endelig vurdering av hvilke type opplysninger som er relevante og nødvendige å behandle i kjernejournalløsningen i forhold til det formålet som defineres. Hovedprosjektet må i den forbindelse vurdere hvor mange person- og helseopplysninger som skal behandles i kjernejournalen ut fra hvor sensitivt registret tåler å være. Mange helseopplysninger gjør registret mer sensitiv, samtidig som noen enkelthelseopplysninger anses som mer sensitive enn andre. Dette må ses i sammenheng med andre vurderinger bla knyttet til pasientsamtykke, hvem som skal ha tilgang til opplysningene i registrert, og kravene til tilgangsstyringen mv Ansvar Det må i hovedprosjektet avklares hvem som skal være databehandlingsansvarlig for kjernejournalløsningen. Loven eller forskriften om etablering av den sentrale kjernejournalløsningen skal utpeke en databehandlingsansvarlig. Det følger av helseregisterloven at hovedansvarlig er databehandlingsansvarlig, jf. 2 nr. 8. Det fremgår her at databehandlingsansvarlig er den som bestemmer formålet med behandlingen av helse- og personopplysningene, og bestemmer hvilke virkemidler som skal brukes. En annen viktig aktør er databehandler, som behandler opplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige, jf. 2 nr. 9. Databehandler har ingen selvstendig råderett over opplysningene, og kan bare behandle opplysningene innenfor rammen av en klar avtale med den ansvarlige. Databehandler kan være både en ekstern kommersiell virksomhet, eller en egen uavhengig spesialisert driftsenhet. Hovedprosjektet må avklare hvem som skal være databehandlingsansvarlig for kjernejournalløsningen. Momentene i vurderingen kan være: Det er mest hensiktsmessig å plassere databehandlingsansvaret for kjernejournalløsningen i ett og samme organ. (Dette i motsetning til å fordele databehandlingsansvaret på flere aktører.) På den måten får man én tydelig aktør med ansvar for forvaltning, etterlevelse av sikkerhetskrav, plikt til å gi den registrerte innsyn etc. Dette er også viktig for at sanksjoner i helseregisterloven skal kunne gjøres gjeldene uten at ansvar pulveriseres utover et stort antall aktører med begrenset mulighet for å ta et slikt ansvar. Siden kjernejournalløsningen blir et sentralt register med potensielt stor mengde sensitiv informasjon, kan det være hensiktsmessig å plassere databehandlingsansvaret på en sentral aktør som har en samordningsfunksjon og som anses som kapabel for oppgaven. Forvaltningsansvar og drift kan legges til en databehandler, som da utøver oppgavene på vegne av og i henhold til avtale med databehandlingsansvarlige Hvordan ivareta den registrertes rettigheter i kjernejournalløsningen I helseregisterloven kapittel 4 og 5 er den registrerte, jf. definisjonen i 2 nr 10 58

183 sikret en rekke grunnleggende rettigheter (rett til innsyn, retting og sletting av opplysninger etc). Pasienten har også rett til å motsette seg utlevering av journalopplysninger til annet helsepersonell, se omtale av pasientrettighetsloven 5-3 under punkt Opplysningene i kjernejournalløsningen er først og fremst knyttet til pasienten, slik at det er denne som er den registrerte, og dermed har rettigheter. Men også leger etc som bruker helseopplysningene i registret kan være identifiserbare individer. Den databehandlingsansvarlige skal sørge for rutiner for å ivareta disse rettighetene, og det bør derfor angis en beskrivelse av hvordan den databehandlingsansvarlige skal håndtere disse rettighetene i kjernejournalen. Dette for at pasienten skal få eierskap til opplysningene sine, og på den måten kunne ha tillitt til at behandlingen av opplysningene i registret skjer på en tilfredsstillende måte. Forprosjektet foreslår at innsynet i opplysninger i kjernejournalløsningen for den enkelte skal kunne skje via Helseportalen (publikumsløsning på internett). Noen viktig vurderingspunkter ved etableringen av en slik løsning blir da: Det må stilles krav til sikkerhetsmekanismene som benyttes for slik elektronisk kommunikasjon. Helsedirektoratet har lagt til grunn et krav om autentiseringsløsning på sikkerhetsnivå 4 ved kommunikasjon av helseopplysninger via åpne nett. Det legges til grunn at dreier seg om utlevering av informasjonen til pasienten, og at denne ikke får tilgang (jf. 13) til kjernejournalløsningen. Det kan være grunner for å avvise krav om innsyn, jf. helseregisterloven 25, og dette må ivaretas i løsningen. En slik avvisning kan være begrunnet i en medisinskfaglig vurdering, og det er ikke sikkert databehandlingsansvarlige har den faglig bakgrunn for å vurdere dette. Hovedprosjektet må vurdere hvordan dette skal løses i praksis. Videre må det også tilrettelegges for at brukeren kan henvende seg på andre måter (per tlf, brev etc.) til databehandlingsansvarlige for å få informasjonen. Informasjonen utleveres ikke over telefon eller vanlig e-post, men må sendes til den registrertes folkeregistrerte adresse Hvor lenge skal de ulike typer opplysninger lagres, og når skal opplysningene slettes? Det må i hovedprosjektet tas stilling til hvor lenge opplysningene skal lagres i kjernejournalløsningen. Etter helseregisterloven 27 skal den databehandlingsansvarlige som utgangspunkt ikke lagre opplysningene lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen. Men lagringstiden må ivareta alle lovmessige krav, som f. eks. kravene i arkivloven. En sentral kjernejournal der opplysninger lagres over et langt tidsrom vil bli et svært sensitivt register. Mulighetene for misbruk er til stede. Lagringstiden bør være så begrenset som mulig innenfor det som er formålet med løsningen. Det bør avklares når det er hensiktsmessig å slette ulike typer informasjon fra kjernejournalløsningen, både ut fra helsefaglige og personvernmessige hensyn. 59

184 10.6 Sikre ivaretakelse av krav til informasjonssikkerhet ved utvikling av kjernejournalløsningen Det er viktig at hovedprosjektet fra starten av har høy bevissthet omkring risiko og behovet for sikring av opplysningene ved etableringen av kjernejournalløsningen. Kravene til informasjonssikkerhet fremgår av Norm for informasjonssikkerhet i helsesektoren, helseregisterloven 16 og personopplysningsforskriften kapittel 2. Den databehandlingsansvarlige pålegges en rekke plikter. Pliktene innbærer blant annet å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet med hensyn til konfidensialitet, kvalitet, integritet og tilgjengelighet. Disse kravene må ivaretas ved utformingen av kjernejournalløsningen. Databehandlingsansvarlige har blant annet plikt til å bygge opp systemer som gjør at taushetsplikten kan overholdes f eks ved tilgangskontroll. Særlig om tilgangsstyring: Det må bla etableres system for tilgang til og utlevering av opplysninger i kjernejournalløsningen. Tilgang til opplysningene i kjernejournalen skal skje på tvers av virksomheter og vil kreve effektive tilgangskontroller slik at taushetsplikten og hensynet til pasientens konfidensialitet blir ivaretatt. Nødvendige elementer i tilgangsstyringen: Autorisasjon. Systemet må angi hvem som skal ha tilgang til kjernejournalløsningen. Vurdering. Det må foreligge en beslutning om ytelse av helsehjelp til en bestemt person. Autentisering. Direktoratet ved forprosjektet foreslår at behandlende helsepersonell skal identifisere seg med personlig kvalifisert sertifikat. Dette må endelig avklares i hovedprosjektet på bakgrunn av en risikovurdering. Hendelsesregistrering og dokumentasjon. Tilgangsstyringen skal hindre urettmessig tilegnelse av opplysninger i kjernejournalløsningen, samtidig som den skal bidra til at helsepersonell har tilgang til nødvendige helseopplysninger når det er nødvendig for at en pasient skal kunne få forsvarlig helsehjelp eller for administrasjon av slik hjelp. Tilgangsstyringen skal bidra til at bestemmelsene om taushetsplikt og pasientens rett til konfidensialitet blir ivaretatt. Det er viktig at pasienten har tillitt til at systemene fungerer og at taushetsplikten ivaretas. Et viktig prinsipp er at pasienten har rett til å motsette seg utlevering av journalopplysninger til annet helsepersonell. Det må derfor tilrettelegges for at opplysningene kan skjermes for tilgang. Tilgangen til helseopplysningene i kjernejournalløsningen må heller ikke være i strid med samtykket pasienten har gitt til aktiveringen av kjernejournalen Andre juridiske problemstillinger Det enkeltes helsepersonells håndtering av pasientopplysninger vil berøres dersom det etableres en kjernejournalløsning i tillegg til dagens pasientjournal. Hvordan de berøres, og hvilke juridiske problemstillinger dette reiser må tas opp og avklares 60

185 underveis i hovedprosjektet. Under tas opp noen forhold: Det må avklares om etableringen av kjernejournalløsningen påvirker helsepersonells plikt til faglig forsvarlig yrkesutøvelse, jf. helsepersonelloven 4. Det må avklares hvilke krav til faglig ansvar helsepersonell har for det vedkommende har lest, ikke lest etc. i kjernejournalløsningen. Kjernejournalens forhold til pasientjournalen bør avklares, og disse må plasseres i forhold til hverandre. Kjernejournal skal f eks i motsetning til pasientjournalen ikke brukes til dokumentasjon av pasientopplysninger, men som en pasientoversikt. Forprosjektet foreslår at det for legemidler, hvite resepter, skal inkluderes en diagnosekode tilsvarende dagens ordning for blåresepter. Dette medfører at regelverket for resepter må endres. 61

186 11 Risikovurdering av kjernejournal Forprosjektet operer med et målbilde på lang sikt innenfor en 6-10 års horisont med hensyn til etablering av en nasjonal kjernejournalløsning. Det vil være flere betingelser som endrer seg innenfor dette tidsperspektivet, dette gjør det vanskelig å gi eksplisitt vurdering med hensyn til risiko. Det har igjennom forprosjektet blitt identifisert flere overordnede risikomomenter langs ulike dimensjoner, men det er ikke blitt gjennomført tilstrekkelig robuste risikoanalyser. Det er forprosjektets vurdering at det bør gjennomføres grundige risikoanalyser i prosessen første halvår Prosjektets foreløpige vurdering av risikoområder er gjengitt under. Innhold og nytte Ved etablering av en nasjonal kjernejournalløsning knytter det seg i hovedsak risiko til nytte og funksjonalitet i løsningen for å sikre utbredelse til kritisk masse. Det må tilligge tydelige målsetninger og begrunnelser for hva en kjernejournal skal løse, og hvilke innholdselementer som skal benyttes for at løsningen skal oppfattes som nyttig. Det bør gjøres klare avgrensninger mellom hvilke type informasjon som er ønskelig i en løsning, og informasjon som vil gi faktisk merverdi for brukere av løsningen. Det er en risiko for løsningen at det ikke nødvendigvis er konsensus blant aktørene med hensyn til hva som er å forstå som nyttig og nødvendig informasjon. Ulike behandlere har behov for ulik type informasjon på ulikt nivå. Forprosjektet har gjennom åpne prosesser høsten 2010 gjennomført flere referansegruppemøter for å konkretisere innhold i kjernejournal på kort, mellomlang og langsikt. Det er gjennom disse prosessene blitt avdekket mange ulike meninger blant aktørene knyttet til hvilke innholdselementer som bør inn i de ulike fasene, samt hvilke aktører som bør med i hvilken fase. Det er risiko for at det ikke dannes en aksept blant aktørene med hensyn til de valg som gjøres i de ulike fasene med hensyn til valg av innholdselementer. Det vil kunne være en betydelig risiko ved at den første fasen av kjernejournal gjøres for omfattende og ambisiøs med hensyn til valgte innholdselementer. Dette knytter seg til ulike dimensjoner, herunder risiko for stor motstand knyttet til enkeltpunkter. Det knytter seg videre risiko til hvorvidt de innholdselementene som velges i løsningen som innføres vil anses som tilstrekkelig nyttige det vil si at de ikke treffer de faktiske behovene for brukerne av tjenesten. Nytteperspektivet vil på samme måte være gjeldene med hensyn til funksjonaliteten i løsningen Prosess og prosjekt Utviklingen av en nasjonal kjernejournal er avhengig av en bred legitimitet i sektoren. Prosesser knyttet til utvikling av løsningen er således avhengig av kontinuerlige forankringsprosesser i sektoren. Utviklingen av kjernejournal vil ta flere år, og gjennomføres stegvis. På bakgrunn av dette er det påkrevd at det dannes en 62

187 forståelse for at beslutninger i utviklingsløpet vil måtte tas til forskjellig tid, siden prosjektet vil være avhengig av at beslutninger tas i ulike faser av prosjektet. Det er en risiko dersom det fattes for eksplisitte beslutninger på et tidlig tidspunkt som vil ha potensielt negative effekter på lang sikt ved å være utilstrekkelig godt forankret i faktisk problemforståelse. Det kan være en risiko at Helsedirektoratet står som prosjekteier. Dette er knyttet opp mot at Helsedirektoratet kan oppfattes til å stå for langt unna tjenesten til å fatte beslutninger som oppfyller tjenestens behov. Det er i det videre en risiko ved at Helsedirektoratet selv ikke eier den tjenesten som løsningen utvikles for. Det er dermed et viktig moment at prosjektet gjennom hele utviklings og implementerings/innføringsfasen har bred representasjon fra sektoren slik at løsningen og de prosesser som fører frem mot beslutninger kan tillegges tilstrekkelig legitimitet blant aktørene som skal ta løsningen i bruk. Nasjonal innføring Et nasjonalt innføringsløp vil være avhengig at versjonen som innføres anses som tilstrekkelig nyttig fra første stund. Dette innbærer at det må gjennomføres grundige tester og pilotering av løsningen. Forsinkelser og uklarheter i en nasjonal innføring vil medføre risiko for at brukere avskriver løsningen på grunn av manglende tillit til at løsningen faktisk er god nok. Det er derfor et viktig suksesskriterium at man kan vise til at kjernejournalløsningen er god nok allerede i første versjon. Gode brukerscenarioer og kost-nytte analyser som bakgrunn før beslutning om nasjonal innføring av kjernejournalløsningen vil redusere risikoen betraktelig. Brukerscenarioene bør i tillegg til å ta utgangspunkt i brukere innenfor helsetjenesten også anta et borgerperspektiv. At borgerne anser kjernejournalen som et nyttig og sikkert verktøy for lagring av og tilgang til egne helseopplysninger vil ha stor betydning for legitimiteten til en kjernejournalløsning. Det er risiko for at plan for nasjonal innføring ikke blir tilstrekkelig robust, og at dette vil føre til risiko for feil og mangler ved utbredelsen av kjernejournal. Plan for nasjonal innføring bør inneholde plan for opplæring i bruk av løsningen. Manglende kunnskap om bruk av løsningen vil skape en usikkerhet knyttet til så vel løsningen som informasjonen som vil være tilgjengelig. Brukervennlighet For lav opplevd brukervennlighet i løsningen vil gi en risiko for treg utbredelse og lite bruk av kjernejournal. God funksjonalitet, og at løsningen er enkel i bruk vil være avgjørende for om løsningen blir tatt i bruk av helsepersonell og borgerne. I den første fasen anbefaler forprosjektet tilgang til løsningen gjennom en portalløsning. Forprosjektet foreslår at det pp mellomlang sikt tilgjengeliggjøres et grensesnitt for integrasjon mellom portalløsningen og fagsystemer, mens det på lang sikt tas sikte på at brukerne skal oppfatte kjernejournal som en del av sitt eget fagsystem. Det er en risiko for at en portalløsning vil kunne oppfattes som tungvint for brukerne ettersom det vil medføre et ekstra oppslag utenfor legens EPJ-system. Denne ulempen kan reduseres om legens relevante systemer sammenstilles i en klinisk portal eller liknende, men dette er trolig ikke aktuelt på kort sikt. 63

188 En kjernejournalløsning utformes slik at informasjon fremstilles på en meningsfylt måte for brukergruppene. Oppslag må oppfattes som effektivt for legene i den grad at informasjonen som vises både er relevant og fremstilt på en brukervennlig måte. I brukerperspektivet sett fra borgeren må informasjonen være tilgjengelig slik at den lett kan forstås innholdsmessig. Dersom tilgangen blir for komplisert vil dette medføre at et mindretall av borgerne aktivt bruker løsningen. Personvern Tillitt i befolkningen til at løsningen ivaretar personvernet er en overordnet risiko med hensyn til utvikling. Personvernet må av befolkningen oppfattes så vel ivaretatt at majoriteten av befolkningen ønsker å ha en kjernejournal. Det foregående henger nært sammen med hvilken løsning for godkjenning fra borger som velges for opprettelse av kjernejournal, samtykke til oppretting av kjernejournal eller reservasjonsrett fra kjernejournal. Det er risiko for at valg av samtykke kan føre til at det tar lang tid før man når en kritisk masse av borgere med kjernejournal, noe som er en trussel mot tilliten til kjernejournal. Det vil på den andre siden være knyttet risiko til gjennomføring av informasjonskampanjer før opprettelse av kjernejournal. Alle borgere skal ha fått tilstrekkelig informasjon før de evt utøver sin reservasjonsrett. Løsninger for samtykke og/eller reservasjonsrett må gjøres tilstrekkelig enkle både med hensyn til administrasjon av løsningen og borgernes forståelse for hvorfor og hvordan man oppretter en kjernejournal eventuelt hvordan man reserverer seg mot opprettelse. Sikkerhet Først og fremst kan den første fasen oppfattes som for ambisiøs med hensyn til innehold og personvernsmessige forhold. Med dette menes at det vil kunne være en risiko knyttet til valgte sikkerhetsløsninger og hvorvidt disse anses som tilstrekkelige for å sikre løsningen mot uautoriserte oppslag og bruk som faller utenfor løsningens formål. Dette fordrer at valgte sikkerhetsløsninger skaper tillitt i befolkningen. Det vil videre risiko for løsningen om kommunikasjon ut til befolkningen i forhold til valgte løsninger for logging, samtykke og reservasjonsrett blir mangelfull. Valg av sikkerhetsløsning er en risiko for hvor lang tid det tar å få kritisk masse i forhold til bruk. Dersom det velges personlig kvalifiserte sertifikater som sikkerhetsnivå vil dette kunne ha betydning for arbeidsprosesser i spesialisthelsetjenesten og pleie- og omsorg. Denne sikkerhetsinfrastrukturen er ikke etablert hos disse aktørene i dag. I den første fasen er dette en mindre risiko, siden de fleste brukerne av første versjon i stor grad benytter seg av autentisering med personlige kvalifiserte sertifikater per i dag. Juridisk risiko Det finnes ikke rettslig grunnlag for kjernejournal. Hovedprosjektet må ta stilling til hvilken risiko et manglende rettslig grunnlag (både for løsningen, og for innhenting av kildeopplysningene) innebærer for etableringen av kjernejournalløsningen. Dette gjelder særlig ettersom man planlegger å starte utformingen av den tekniske løsningen før en lovendring er vedtatt. Arbeid med lov og forskrift vil påvirke valg av innholdselementer, tilgang og 64

189 sikkerhetsløsninger. Lov og forskriftsarbeidet må på et tidlig tidspunkt ta beslutninger også knyttet til det langsiktige målbildet. Dette kan medføre at et lovforslag blir for snevert med hensyn til målsetningene på langsikt. Likeledes kan man kan ende opp med et forslag som anses som for vidt. Dersom et eventuelt lovforslag blir for vidt vil det være knyttet risiko til manglende aksept for løsningen politisk, så vel som hos brukere (i helsetjenesten og befolkningen for øvrig). Den største risikoen knyttet til lov og forskriftsarbeidet er tidsrammen for å gjøre endringer i gjeldende lov og forskrift. En slik endring, spesielt i forhold til lov, kan estimeres til et sted mellom måneder. Det vil dermed påløpe store forsinkelser i prosjektets gjennomføring dersom man ikke utferdiger lovendringsforslag på et tidlig tidspunkt der dette er nødvendig. Eksterne avhengigheter En kjernejournalløsning vil være avhengig av andre tjenester og løsninger i sektoren. I den første fasen med oppdatert legemiddeloversikt som innholdselement vil det være knyttet spesiell avhengighet til den nasjonale innføringen av eresept. Dersom man i tillegg ønsker at kjernejournal skal innholde opplysninger fra intern forordning i spesialisthelsetjenesten, samt pleie- og omsorg, vil kjernejournal være avhengig av at tjenester for dette. Forsinkelser i innføringen av dette vil kunne skape forsinkelser i utviklingen av kjernejournal. Tilgjengelighet til kjernejournal, herunder mulighet for å avgi informasjon vil, på sikt, være avhengig av at de nødvendige tilpasninger gjøres i de aktuelle fagsystemer. Det må legges til grunn en tydelighet og langsiktighet i hvilke forventninger som stilles til leverandøren av de respektive leverandører. Det vil være til stor risiko for utviklingen av løsningen dersom man gjør seg avhengig av nye/ikke ferdigstilte fagsystemer. Organisering og finansiering Et viktig spørsmål er knyttet til eierskapet av en nasjonal kjernejournalløsning. Det er også risiko knyttet til Helsedirektoratet som prosjekteier. Dersom dette i et hovedprosjekt fortsatt tilligger Helsedirektoratet vil prosjektet eies av en aktør som er langt unna selve tjenesten. Tilsvarende vil det være en risiko hvis prosjektet skal eies av en aktør som har behov for løsningen, som kan ønske å prioritere egne særinteresser. Det vil også være risiko knyttet til avhengigheter til løsninger som eies av andre aktører. Det er knyttet risiko til finansiering av løsningen. Utviklingen av kjernejournal avkrever en stabil og langsiktig finansiering. Det må sikres en langsiktig sentral finansiering. En finansieringsmodell som baserer seg på høy grad av medfinansiering fra aktørene vil være svært sårbar med hensyn til framdrift i arbeidet, løsningens kompleksitet og vanskeligheter knyttet til hvilke aktører som skal finansiere hva. Det er risiko knyttet til styringsmodell for prosjektet. Prosjektet er avhengig av en tydelig og god forankring fra sektoren. Det vil i prosjektet være vanskelig å fatte tidlige og eksplisitte beslutninger med konsekvenser på mellomlang og lang sikt. Prosjektet må legge til grunn at beslutninger som vil ha konsekvenser for aktørene 65

190 vil være en del av prosessen gjennom hele gjennomføringsløpet. Teknisk risiko Valg av en lite hensiktsmessig teknisk løsning kan være en risiko ved prosjektet. Det må i første fase gjøres valg med hensyn til en teknisk løsning som er tilstrekkelig robust til å møte endringer i teknologien. Det bør i særlig grad nevnes at valg av midlertidige tekniske løsninger vil kunne generere store kostnader dersom man på sikt må gå over på andre løsninger. En løsning som baserer seg på midlertidige tekniske valg vil i tillegg generere store forsinkelser i utviklingen dersom ulike systemer må over på nye standarder. Det er med bakgrunn i dette et viktig punkt at tekniske standarder, nasjonale og internasjonale, utredes grundig. En kjernejournalløsning vil stille strenge krav til tilgjengeligheten til løsningen med hensyn til oppetid i nettet samt i de respektive fagsystem, noe som kan være en risiko for stabiliteten i løsningen. Datakvalitet En nasjonal kjernejournalløsning hviler på tilgjengeligheten av relevant og kvalitetssikret datagrunnlag. Disse dataene må være tilgjengelige i en strukturert og standardisert form. Herunder er det essensielt for løsningen at det eksisterer tilstrekkelige kodeverk og standarder som er implementert i sektoren. Det må være en konsensus i sektoren med hensyn til hvilke kodeverk og standarder som skal brukes. Valg av datakilder vil også være viktig med hensyn til befolkning av registeret. Herunder følger det at løsningen som velges for å sikre et tilstrekkelig nyttig datasett i kjernejournalen fra dag en. Dersom det velges en løsning som bygger på at kjernejournalen er blank ved opprettelse vil det for det for en stor andel av befolkningen ta lang tid for kjernejournal vil fylles med informasjon. Det vil representere en risiko med hensyn til bruk i helsetjenesten dersom man ved oppslag ikke har noen forventning om å finne relevant informasjon om pasienten. Det vil også utgjøre en risiko å tilgjengeliggjøre data som opprinnelig var ment for annen bruk. Merkantil risiko Det må tidlig etableres en god dialog og prosesser med leverandører av aktuelle fagsystem. Det er risiko for at kjernejournal ikke blir brukt av helsepersonell hvis endringer i fagsystemer ikke gjennomføres innen kjernejournal skal innføres. 66

191 1

192

193 Vedlegg 10 Til: Styringsgruppen Nasjonal IKT Kopi Fra: Programkontoret Nasjonal IKT Dato: Saksnr: 10/ Pågående arbeid med Nasjonal helseportal Bakgrunn Helsedirektoratet har fått i oppdrag fra Helse- og omsorgsdepartementet å etablere en nasjonal helseportal, Helseportalen skal være én samlet inngangsport til helsetjenester på nett. Den vil i første omgang rette seg mot befolkningen, men skal over tid rette seg mot helsepersonell med ulike tjenester og innhold. Første lansering av portalen skal være 15. juni Helseportalen skal realiseres stegvis og vil bygge videre på eksisterende innhold i tjenesten. Målsetningen er at helseportalen skal fungere som en integrert del av helsetjenesten, styrke en helhetlig pasientrolle og bidra til læring, mestring og egenbehandling. Forslag til løsning RHFene har meldt inn følgende representanter (med stedfortreder / vararepresentant i parentes) til styringsgruppen for "Nasjonal helseportal": Herlof Nilssen, HV (Erik M. Hansen, HV) Kristin W. Wieland, HSØ (Hans Nielsen Hauge, HSØ) RHFene har meldt inn følgende representanter til prosjektgruppen for "Nasjonal helseportal": Jostein Listou (HMN) Steffen Bærø (HN) Alfhild Stokke (HSØ) Gro Helljesen (HSØ) Niels Hagen (HSØ) (20 %) Helsedirektoratet er godt i gang med arbeidet med helseportalen. Helsedirektoratet vil gi en kort orientering om status i møtet. Forslag til vedtak Styringsgruppen tar saken til orientering. Vedl Nasjonal helseportal v1.0.doc 1

194 Vedlegg 11a Til: Styringsgruppen Nasjonal IKT Kopi Fra: Programkontoret Nasjonal IKT Dato: Saksnr: 11/ Ferdigstilling av NHNs strategi Bakgrunn Etter to omfattende høringsrunder vedtok styret for Norsk Helsenett (NHN) 15. desember selskapets strategi. Høringsfrist i den første runden var , RHFene sendte et felles høringssvar. Norsk Helsenett mottok en lang rekke høringssvar som alle ble grundig vurdert ved utarbeidelse av revidert strategi. Høringsfrist i den andre runden var Utsendelse av høringsbrev fra Norsk Helsenett poengterte at man hadde valgt å ta en overveiende del av kommentarene fra første høringsrunde til følge i den reviderte strategien. Enkelte av kommentarene var gode, men ikke hensiktsmessige å innarbeide i strategien. Disse vil imidlertid danne en del av grunnlaget for NHNs videre dialog med de ulike aktørene. RHFene valgte, også i den andre høringsrunden å utarbeide et felles høringssvar. Hvert RHF utpekte en kontaktperson som bisto i denne prosessen, disse var hhv. Kristin W. Wieland (HSØ), Erik M. Hansen (HV), Arild Pedersen (HMN) og Line Lindstad (HN). RHFenes felles høringsuttalelse inneholdt noen få kommentarer, men understreket samtidig at man nå i hovedsak oppfattet at NHNs reviderte strategidokument er sammenfallende med RHFenes oppfatning av hva som bør være NHNs hovedoppgaver og strategiske retning. Styringsgruppen ble orientert om oversendelse av uttalelsen til NHN i møte Forslag til løsning Strategien er vedlagt. Norsk Helsenetts visjon er definert som Gode og effektive pasientforløp - basert på elektronisk samhandling, mens samfunnsoppdraget er definert som Norsk Helsenett skal levere en elektronisk samhandlingsarena for helse- og omsorgssektoren. Forslag til vedtak Styringsgruppen tar saken til orientering. Vedl 11a Ferdigstilling av NHNs strategi v1.0.doc 1

195 Vedlegg 12a Til: Styringsgruppen Nasjonal IKT Kopi Fra: Programkontoret Nasjonal IKT Dato: Saksnr: 12/ Utarbeidelse av felles RHF-høringsuttalelse til Difis rapport ITstandardisering i helsesektoren Bakgrunn Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) ga Difi høsten 2010 i oppdrag å vurdere organiseringen av IT-standardiseringsarbeidet i helsesektoren. HOD ønsket en vurdering av roller, ansvar og virkemidler som bidrag til en styrking av det nasjonale standardiseringsarbeidet. Difi har utarbeidet en rapport som ble sendt på høring. Høringsfrist var Forslag til løsning RHFene utarbeidt et felles høringssvar som ble oversendt til HOD innen høringsfristen basert på innspill fra de 4 RHFene. RHFenes innspill inkluderte enkelte overordnede betraktninger, noen mer detaljerte synspunkter, samt en del innspill til tema RHFenes mener burde vært omtalt i større grad. Én utpekt kontaktperson fra hvert RHF hadde ansvar for forankring i eget RHF. Disse kontaktpersonene var hhv. Roger Schaffer (HSØ), Erik M. Hansen (HV), Per Olav Skjesol / Arild Pedersen (HMN) og Oddvar Larsen (HN). Kort oppsummert berømmer høringssvaret Difis notat for å få frem en rekke gode momenter og til dels gode tiltak for å redusere antall aktører / klargjøre rollene rundt standardisering i helsesektoren. RHF-ene er imidlertid til dels uenige i notatets resonnementer og konklusjoner knyttet til eierskap til standardiseringsarbeidet. Høringssvaret understreker at organiseringen av ITstandardiseringsarbeidet bør reflektere ansvaret for virksomhetsutøvelsen, slik at de som har beslutningsansvaret også bærer ansvaret for konsekvensene. RHFenes oppfatning er at riktig eierplassering av standardiseringsarbeidet er i HOD. I utgangspunktet ser man da for seg at det eksisterer to hovedalternativer for hvordan HOD kan delegere dette videre: 1. HOD delegerer ansvaret for IT-standardiseringsprosessen til Helsedirektoratet 2. HOD delegerer ansvaret for IT-standardiseringsprosessen til KITH Difis rapport, samt oversendt høringssvar, er vedlagt (hhv. vedlegg 12b og 12c). Forslag til vedtak Styringsgruppen tar saken til orientering. Vedl 12a IT-standardisering i helsesektoren v1.0.doc 1

196 Strategi

197 Strategi Innhold 1 Grunnlaget Fra Norsk Helsenett AS til Norsk Helsenett SF Stiftelsesgrunnlag Samhandling og samarbeid i sektoren Rammer og utviklingstrekk Pasientforløpet Innsats mot helsetjenesten i kommunene Nasjonale standarder og samhandlingsarkitektur Brukermedvirkning og tjenester pasienten som premissleverandør Samfunnsaktører og løsninger utenfor helse- og omsorgssektoren Virksomhetens utgangspunkt og satsing på eksisterende oppgaver 5 2 Visjon 6 3 Samfunnsoppdraget Sentrale oppgaver 7 4 Virksomhetsbeskrivelse dagens situasjon Sikkerhet Adresseregister Helsenettet Meldingsutveksling Video Brukerstøtte og kundeoppfølging Samarbeid i sektoren partstjenester 10 5 Virksomhetsbeskrivelse videre utvikling Sikkerhet Adresseregister Helsenettet Meldingsutveksling Video Kundeoppfølging og tjenesteutvikling Nasjonale registre Samarbeid partstjenester 12 6 Virksomhetsbeskrivelse Hva skjer i Sikkerhet Adresseregister Helsenettet Meldingsutveksling Video Kundeoppfølging og tjenesteutvikling Nasjonale registre Samarbeid partstjenester 15 2

198 Strategi 1 Grunnlaget 1.1 Fra Norsk Helsenett AS til Norsk Helsenett SF Norsk Helsenett AS ble opprettet av de fire RHF-ene i oktober Norsk Helsenett SF ble stiftet 1. juli 2009 av Helse- og omsorgsdepartementet, og 30. oktober ble all virksomhet i Norsk Helsenett AS overdratt til statsforetaket. 1.2 Stiftelsesgrunnlag Statsforetaket er gjennom vedtekter 1, foretaksprotokoll 2 og retningslinjer 3 utarbeidet av Helse- og omsorgsdepartementet, pålagt å utføre tjenester av allmenn økonomisk betydning for norsk helsevesen, innenfor rammen av nasjonal IKT-politikk og overordnede helsepolitiske mål. Dette utdypes i foretaksprotokollen: Hovedformålet med etablering av Norsk Helsenett SF er å videreutvikle en sikker IKTinfrastruktur for forvaltning og kommunikasjon av informasjon, samt telemedisinske løsninger i helse- og omsorgssektoren. Statsforetaket skal bidra til at en standardisert IKT-infrastruktur med felles tjenester blir gjort tilgjengelig på nasjonalt plan, og gjennom dette medvirke til å oppnå helsepolitiske mål om kvalitet, lik tilgjengelighet til helsetjenester, effektivisering og informasjonssikkerhet. En felles nasjonal IKT-infrastruktur må inkludere de teknologiske områdene (nettverk, maskinvare og programvare), som må samordnes nasjonalt for å øke graden av felles informasjonsutveksling til beste for pasienter og helsepersonell. Dette betyr at en nasjonal enhet for IKT-infrastruktur må ha ansvaret for den delen av IKTinfrastrukturen som sektoren må håndtere i fellesskap, for å sikre nasjonal informasjonsforvaltning og informasjonsutveksling. 1.3 Samhandling og samarbeid i sektoren Sektoren framstår fragmentert, og ansvar er delt på mange aktører. Vi opplever sektoren som samstemt i behovet for sterkere nasjonal styring og koordinering av utviklingen av IKT-løsninger. En strategi for Norsk Helsenett kan ikke utarbeides av statsforetaket alene, men må utvikles, forankres og gjennomføres gjennom formelt samarbeid og aktiv dialog med eier, myndigheter, andre aktører og samarbeidspartnere. Vi må jevnlig vurdere styrings-, organisasjons- og finansieringssystemer og også se strategien i sammenheng med tilsvarende initiativer i andre sektorer og Regjeringens strategi for fornying av offentlig sektor. 1.4 Rammer og utviklingstrekk Samhandlingsreformen St.meld. nr Samhandlingsreformen - beskriver de sentrale utfordringene i helse- og omsorgssektoren i dag sett i lys av samfunnsmessige endringer, herunder spesielt demografiske og levekårsmessige endringer. Mange av de løsningene som skisseres krever stor grad av samarbeid og informasjonsutveksling mellom aktører, og der pasienten selv sees som en betydelig mer aktiv part. Norsk Helsenett ønsker å gå i tett dialog med sektoren for å se hvordan tjenester i helsenettet kan bidra til å nå målene i reformen. Det pekes på tre hovedutfordringer i Samhandlingsreformen: ".. 1 Stiftelsesdokument av 1. juli 2009; inneholder vedtekter med formålsparagraf 2 Foretaksprotokoll av 1. juli 2009 med eiers overordnede styringsbudskaper 3 Tildeling av enerett, av 8. oktober 2009 med kunngjøringstekst og retningslinjer 3

199 Strategi Pasientenes behov for koordinerte tjenester besvares ikke godt nok fragmenterte tjenester. Tjenestene preges av for liten innsats for å begrense og forebygge sykdom. Demografisk utvikling og endring i sykdomsbildet gir utfordringer som vil kunne true samfunnets økonomiske bæreevne... " Norsk Helsenett skal være seg bevisst det aktørbildet vi er en del av, robust i forhold til endringer av politisk, juridisk, organisatorisk, strukturell eller teknologisk karakter. Det betyr at våre løsninger - så langt som mulig - må være transparente og fleksible i forhold til endringer og krav for å gi gevinster til pasienter og aktører. En utvikling mot vesentlig større og bredere brukergrupper vil gjøre at krav til informasjonssikkerhet i alle henseender blir ytterligere forsterket. Det er nødvendig å utvikle løsninger som tåler økende utbredelse og tilfredsstiller dagens og morgendagens juridiske krav og rammer. Nasjonale satsinger på e-helse vil legge føringer for våre prioriteringer. Eksempler på slike satsinger er; Kjernejournal, Helseportal, eresept, Helsekort for gravide, automatisk frikort, Nasjonalt meldingsløft, Meldingsløft for kommuner, Registre, System for kvalitetsindikatorer mv. 1.5 Pasientforløpet Helsetjenesten har én grunnleggende verdikjede - pasientforløpet. Denne verdikjeden er informasjonsdrevet, men informasjonsflyten skjer ikke sammenhengende. Verdikjeden har flere eiere, og underveis utsettes den for ulik finansiering, regelverk, styringssystemer og helsefaglige målsettinger. Hovedprosessene som understøtter pasientforløpene flyter i tillegg på tvers av uavhengige virksomheter i kommunene, spesialisthelsetjenesten og i privat sektor og mellom organisasjonene og nivåene. 1.6 Innsats mot helsetjenesten i kommunene Fravær av elektroniske tjenester for helsetjenesten i kommunene, med unntak av fastlegene, representerer en stor utfordring. Helsetjenesten i kommunene vil få dekket viktige behov gjennom allerede gjennomførte eller planlagte ordninger som eresept, nasjonal kjernejournal og elektronisk bestilling av pasienttransport. Gjennom ELIN-k-prosjektet i samarbeid med Meldingsløftet implementeres en viktig start på elektronisk kommunikasjon i pleie- og omsorgssektoren. Det er likevel behov for å se videre på hvordan elektroniske tjenester kan bidra til å bedre samhandlingen internt i kommunene og hvilke tjenester som kan bidra til bedre informasjonsflyt i pasientbehandlingen i primærhelsetjenesten. En del kommuner samarbeider om interkommunale legevaktsordninger og ser på interkommunale tilbud i tillegg til og/eller istedenfor sykehusopphold. 1.7 Nasjonale standarder og samhandlingsarkitektur Det pågår et betydelig standardiseringsarbeid i Norge og i sektoren. Dette er viktig og nødvendig i forhold til den videre utviklingen av effektiv elektronisk samhandling. Norsk Helsenett er ikke en aktør som utvikler eller fastsetter standarder, men vi vil bidra med innspill og forventninger til videre utvikling, og som høringspart der det er naturlig. Norsk Helsenett er som tjenestetilbyder underlagt de til enhver tid gjeldende standarder. Der det ikke er etablert standarder, eller i den grad det er begrensninger i gjeldende standarder, vil vi forholde oss til nasjonale standardiseringsmyndigheter. Samhandlingsarkitekturen må understøtte pasientflyt, behandlingsprosesser og klinikkers behov på tvers av fagskiller, organisasjoner og internt i de enkelte organisasjonene. Et sentralt behov i sektoren er å få etablert nasjonale og/eller sektorvise standarder for å sikre en entydig semantikk på tvers av alle disse skillene. 4

200 Strategi 1.8 Brukermedvirkning og tjenester pasienten som premissleverandør En bærekraftig helsetjeneste vil i økende grad være avhengig av større deltagelse fra pasientene. Utviklingen går i retning av større autonomi i pasientrollen, og en brukerrolle som innebærer økt ansvarliggjøring og medvirkning. Dette skjer gjennom demokratisering av infomasjonstilgangen i helsesektoren. Ambisjonene med å sikre alle pasienter innsyn i og kontroll med egen pasientinformasjon krever en samhandlingsarena som tar hensyn til at: opplysningene i journalen må framstå samlet og presentert i en form som er forståelig og nyttig for pasienten det er tilrettelagt for samhandling og kommunikasjon mellom pasienten og helsepersonell pasientjournalen må kunne koble opplysninger om person, pasientens helse og publisert helseopplysning på en måte som gir pasienten lett og målrettet tilgang til relevante råd og veiledning pasienten skal ha kontroll med det samlede innholdet i sin journal Det er vedtatt å etablere både en nasjonal kjernejournal og en helseportal. Begge disse prosjektene vil bidra til å styrke pasientens mulighet til medvirkning og eierskap. 1.9 Samfunnsaktører og løsninger utenfor helse- og omsorgssektoren En rekke ulike offentlige aktører forvalter og behandler personrelaterte opplysninger ut fra egne ansvarsområder og oppgaver. Eksempler er Statistisk Sentralbyrå, NAV og Skatteetaten. DIFI sitt arbeid med ID-porten og samarbeidet om Altinn-portalen er konkrete eksempler på utvikling av effektive og velfungerende kommunikasjonsgrensesnitt. Utvikling av godt og løpende samarbeid med denne typen aktører er viktig og nødvendig Virksomhetens utgangspunkt og satsing på eksisterende oppgaver I dag er alle helseforetakene tilknyttet helsenettet i likhet med allmennlegene og flertallet av landets kommuner. Tilknyttede avtalespesialister øker og det er inngått avtale med Den norske tannlegeforening. Vi arbeider fortløpende med nye grupperinger. Sikker og effektiv leveranse av grunnleggende eksisterende tjenester, samt videre brukertilpasning, utvikling og utbredelse av disse er virksomhetens viktigste oppgave. Dette ligger som en forutsetning for å etablere den tillit som er nødvendig for vår videre utvikling av helsenettet som sektorens elektroniske samhandlingsarena. 5

201 Strategi 2 Visjon Gode og effektive pasientforløp - basert på elektronisk samhandling. Pasientforløpene er kjernen i helse- og omsorgssektoren, og de er informasjonsdrevne. Derfor er det å tilrettelegge for sømløs informasjonstilgang og elektronisk samhandling mellom alle aktører i sektoren en forutsetning for å sikre optimale, dvs kvalitativt gode og effektive, pasientforløp. I "Nasjonal Helseplan " leser vi: "I Norge har vi satt et høyt ambisjonsnivå for helsetjenestene. Vi vil at tjenestene skal ha høy kvalitet, være tilgjengelige innenfor akseptabel ventetid og avstand, og at tilbudene skal nå ut til alle uavhengig av egen økonomi, sosial status, alder, kjønn og etnisk bakgrunn. Langt på vei er de høye ambisjonene innfridd, og vi har en helsetjeneste som er blant de beste i verden. Samtidig erkjenner vi at det er mangler og utfordringer på en rekke områder som viser at det fortsatt er mye som kan bli bedre." Videre utvikling og forbedring av helse- og omsorgssektoren må ta utgangspunkt i at vi allerede har en av verdens beste og mest utbygde helsetjenester. Med den demografiske utviklingen, og spesielt med en varig økt andel eldre med pleiebehov, er det nødvendig å redusere kostnadsnivået pr. capita, og utnytte midlene mer effektivt. I dette bildet blir optimaliserte pasientforløp avgjørende. Da er informasjonshåndtering og effektive kommunikasjonsløsninger viktig. Her har Norsk Helsenett en rolle som et av samfunnets virkemiddel for å utvikle måten vi innhenter, lagrer, formidler og presenterer helseinformasjon på. Arbeidet med utvikling av gode og effektive IKT-løsninger er tilsvarende avhengig av en tett og løpende samhandling mellom helsepersonell og IKT-utviklere. Erfaring viser at de fleste vellykkede IKT-løsninger kommer fra organisasjoner og virksomheter der utviklere og helsepersonell har arbeidet tett sammen. Norsk Helsenetts samlede kompetanse vil i framtiden ikke bare representere organisasjonens egen kompetanse, men også i høyeste grad være en refleksjon av i hvilken grad vi evner å utvikle brede, aktive og representative kompetansenettverk i sektoren. Pasientens krav på likebehandling er et bærende prinsipp i norsk helsevesen. Eierskap til egen helseinformasjon og retten til å ta egne valg er også styrket de siste årene. Helsetjenester på nett kan bidra til åpenhet og styrke pasientens medbestemmelse om egen helse. Erfaring fra andre land viser at informasjon, selvbetjening og dialog på nett kan bedre behandlingen og samtidig gi betydelige samfunnsgevinster. Økt tilgang til og kontroll med egen helseinformasjon er en forutsetning for videre styrking av pasientsikkerheten og personvernet. I Norge har vi et godt utgangspunkt for å imøtekomme befolkningens behov for sikker og effektiv utveksling av helseinformasjon - helsenettet. Skal vi lykkes, forutsettes imidlertid god og robust arkitektur, kravsetting og nasjonal styring. 6

202 Strategi 3 Samfunnsoppdraget Norsk Helsenett skal levere en elektronisk samhandlingsarena for helse- og omsorgssektoren. En elektronisk samhandlingsarena tilrettelegger for en sømløs informasjonsflyt i sektoren, slik at helseinformasjon er tilgjengelig for brukere og profesjonelle aktører på en måte som er sikker (informasjon kommer ikke på avveie, men kun til eier og/eller autorisert bruker, ref. konfidensialitet gjennom autentisering og autorisasjon) effektiv (informasjon er tilgjengelig når behovet er der, ref. tilgjengelighet) funksjonell (oversiktlig og i samsvar med arbeidsprosessene, ref. brukbarhet) pålitelig (informasjonen er fullstendig og korrekt, ref. integritet) Realisering av elektronisk samhandling som den naturlige måten å utveksle helseinformasjon fordrer at alle aktører i helse og omsorgsektoren tar arenaen i aktiv bruk. Det er viktig at Norsk Helsenett arbeider med kontinuerlig forbedring av våre tjenester. Samarbeid med alle aktører i sektoren om best mulig og mest mulig tilpassede løsninger er en forutsetning for å innfri samfunnsoppdraget i praksis. 3.1 Sentrale oppgaver Norsk Helsenett skal sikre enhetlig tilgang til og ha kontroll med en IKT-infrastruktur der nettverksinfrastrukturen er en nødvendig, men ikke tilstrekkelig forutsetning for å realisere samhandlingsarenaen for sektoren. I tillegg vil forvaltning og drift av nasjonale registre 4 og tilgang til informasjon i disse være et sentralt tema. Det finnes i dag 15 sentrale helseregistre og 19 medisinske kvalitetsregistre på nasjonalt nivå. I tillegg finnes et stort antall ulike registre på nasjonalt, regionalt og lokalt nivå. Norsk Helsenett skal ikke være informasjonseier, men vi kan - på vegne av informasjonseier legge til rette for en trygg, effektiv, enhetlig og helhetlig drift og forvaltning av denne typen registre. Norsk Helsenett vil på vegne av hele eller deler av sektoren kunne påta oss utvikling og drift av ulike tjenester. Det er også et mål å legge til rette for at 3.partsleverandører kan tilby sine tjenester til helsenettets brukere. For å løse samfunnsoppdraget må vi ha et kompetansemiljø som gjør oss i stand til å omsette utviklingen i samfunnet, sektoren og teknologien i praktiske løsninger og tiltak. På denne måten vil vi også ivareta vekselvirkningen og samhandlingen (ikke minst erfarings- og kompetanseoverføringen) mellom drift og utvikling. Her er vår egenkompetanse viktig, men først og fremst vår evne til å samarbeide med og trekke på den samlede kompetansen i sektoren. Med utgangspunkt i bruker- og pasientperspektiv skal vi til en hver tid sikre en kompetanse som gjør oss i stand til å kommunisere med sektoren på en slik måte at vi kan omsette deres forventninger og behov til videre utvikling av samhandlingsarenaen forstå samfunnsmessige endringer og de behov dette skaper for videre utvikling av samhandlingsarenaen velge anerkjente og utprøvde løsninger innenfor rammen av teknologiske endringer og trender ( leading edge ikke bleeding edge ) 4 De nasjonale registrene (sentrale helseregistre og medisinske kvalitetsregistre) er landsdekkende og brukes i første rekke til helseovervåking, forskning, kvalitetsforbedring av helsetjenester, administrasjon og styring. 7

203 Strategi Norsk Helsenett er en tjenesteleverandør som skal legge til rette for en sikker og kostnadseffektiv informasjonsflyt mellom de ulike aktørene i helsesektoren. Vi er ikke myndighet, og vi produserer ikke helsetjenester. Premissene for vår aktivitet vil være ulike bestillinger, forventninger og behov fra aktørene og brukerne i sektoren, innenfor rammen av lover, forskrifter og de styringssignal som ligger i vårt samfunnsoppdrag. 8

204 Strategi 4 Virksomhetsbeskrivelse dagens situasjon 4.1 Sikkerhet Når vi i dette og påfølgende kapitler snakker om sikkerhet, mener vi informasjonssikkerhet. Dette er en gjennomgående og fundamental forutsetning for alt vi gjør. Det er en målsetting for oss at vi ikke skal ha avvik i forhold til Norm for informasjonssikkerhet (heretter kalt Normen) og at det ikke skal inntreffe hendelser i helsenettet med sikkerhetsrisiko. Ethvert avvik og enhver uønsket hendelse som likevel inntrer skal lukkes umiddelbart. En viktig forutsetning for videre utvikling i bruken av IKT i helsesektoren er at alle parter har tillit til at informasjonssystemene sikrer rett konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. Pasientene skal ha tillit til at informasjonen ikke kommer uvedkommende i hende, helsepersonellet må kunne stole på at den informasjonen de ser er korrekt og underlagt autorisert endring, og de må ha tilgang til tjenestene når de har behov for det. Et særtrekk ved helsesektoren er at rolletilknytning ofte er en like viktig identifikator i forhold til tilgangsrettigheter som den personlige ID (ref behandlende lege/enhet). Dette fordrer tett kommunikasjon mellom ulike adgangsregistre. Med sikkerhetstiltak menes alle rutiner og prosedyrer som motvirker uønskede hendelser, som bidrar til sporbarhet og etterprøvbarhet og som gjennom erfaringsinnhenting legger til rette for videre utvikling av virksomhetens totale sikkerhet. Helse- og omsorgssektoren er preget av lite helhetsstyring og stor grad av lokal autonomi. Derfor er det krevende å etablere et enhetlig sikkerhetsregime som svarer på samfunnets forventninger og krav til sikker samhandling. Det er en utfordring at faktorene tilgjengelighet, konfidensialitet og integritet i enkelte sammenhenger kan framstå som motstridende. 4.2 Adresseregister Vi drifter og vedlikeholder adresseregistrene NHN-adresseregister (alle EDI-adressater) og FRESH (organisatorisk adressering i spesialisthelsetjenesten). Sammen med HER-ID (Helse enhets registeret) og HPR (helsepersonellregisteret) utgjør disse to registrene i dag kjernen i den elektroniske samhandlingsarenaen, helsenettet og slik sett også kjernevirksomheten til Norsk Helsenett 5. Det har vært en utfordring å sikre tilstrekkelig kvalitet i og løpende oppdatering av disse registrene og at alle relevante aktører faktisk ligger inne i registeret. HPR eies og forvaltes i dag av SAFH (Statens autorisasjonskontor for helsepersonell). På vegne av Helsedirektoratet utvikler vi en løsning for samordning av disse registrene for å oppnå økt datakvalitet, samt enhetlig og helhetlig tilgang til adresseinformasjon via helsenettet. 4.3 Helsenettet Dette er det samlede nettet (lukket bransjenett) som potensielt forbinder mer enn helseog omsorgsarbeidere innenfor spesialisthelsetjenesten, de kommunale helse- og omsorgstjenestene og ulike private aktører. Helsenettet er i all hovedsak basert på leie av tilgang til eksterne fysiske nett, men er logisk lukket. Dette betyr at helsenettet - i tillegg til at alle meldinger av sensitiv karakter er kryptert - også er lukket for tilgang fra omverdenen. Dette i motsetning til internett hvor tilgangen er helt åpen. Målet med å etablere og drive helsenettet er en bredest mulig elektronisk samhandling i sektoren. Derfor har vi som målsetning at flest mulig blir aktive brukere i helsenettet. Alle brukere må 5 I forbindelse med registerdrift vil også samspill med Enhetsregisteret/Bedrifts- og Foretaksregisteret være relevant. 9

205 Strategi tilfredsstille gitte kriterier for sikkerhet, tjenestetilgang, tjenestekvalitet og transparens (det vil si at alle brukere skal ha teknisk mulighet for å se og kunne kommunisere med alle andre brukere i nettet). Vi åpner også nettet for ulike 3. partsleverandører på gitte kriterier og ønsker at disse skal kunne tilby verdiøkende tjenester til brukerne i nettet. I tillegg til krav til sikkerhet og tjenestekvalitet er krav til transparens like viktig i denne gruppen, ikke minst for å sikre helsenettet som en ikkediskriminerende konkurransearena. Helsenettet er p.t. basert på en rammeavtale med Telenor som ble inngått i 2006 og som løper ut Arbeidet med å utvikle grunnlag for neste generasjon helsenett er igangsatt. 4.4 Meldingsutveksling Hver dag formidler vi mer enn elektroniske meldinger mellom ulike institusjoner, foretak og personer. Meldingstyper er for eksempel: Henvisninger, rekvisisjoner, laboratoriesvar, epikriser mv. Dette skjer i henhold til offentlige krav og sektorens egen standard for autentisering, identifisering og kryptering. Meldingsutveksling er en virksomhetskritisk tjeneste for sektoren. På denne bakgrunn er videreutvikling og robustifisering av meldingsplattformen nødvendig. Dette arbeidet er igangsatt. 4.5 Video Vi fasiliterer videokonferanser for spesialisthelsetjenesten med opp mot 600 studio og mer enn potensielle brukere. Vi har startet arbeidet med forberedelse av ny rammeavtale for videoløsning. En viktig vurdering er i hvilken grad vi skal fortsette egenproduksjon eller basere oss på kjøp av ferdige tjenester (outsourcing). 4.6 Brukerstøtte og kundeoppfølging Det er vårt mål at den enkelte bruker av helsenettet opplever en god oppfølging tilpasset brukerens ståsted og behov. Vi drifter i dag et brukerstøttesenter som er bemannet hverdager fra 08:00 20:00. I tillegg har vi døgnkontinuerlig vaktordning basert på telefonutkalling. Brukerstøtten er innrettet på bestillinger, veiledning og tekniske feilmeldinger og rettinger. 4.7 Samarbeid i sektoren Vi deltar allerede i et bredt utvalg av ulike samarbeids- og utviklingsaktiviteter. Vi har på den andre siden ikke vært flinke nok til å invitere til dialog og samarbeid om utvikling av våre tjenester. Vi må utvikle ulike former for samarbeidsarenaer med representanter for ulike deler av sektoren og kundemassen partstjenester Målet med helsenettet er flest mulig aktive brukere. En av forutsetningene for å få det til er et mangfoldig, bredt og kvalitativt godt tilbud av innholdstjenester. Det fordrer at flest mulig relevante tilbydere av 3. partstjenester er representert i nettet. Vi har tidligere hatt et system hvor slike leverandører har måttet betale avgift pr aktiv bruker. Dette systemet har virket mot hensikten og blir avviklet

206 Strategi 5 Virksomhetsbeskrivelse videre utvikling Denne strategien har ikke et entydig avgrenset tids- og virksomhetsperspektiv. Til det er utvklingen i sektoren og endringer i brukernes behov for rask. Det er imidlertid en forventning om at de viktigste valgene skal ha varighet i årene Sikkerhet Vi skal sørge for videre utvikling av sikkerheten i helsenettet i tråd med Normen og i samarbeid med styringsgruppen for Normen, nasjonale myndigheter og andre sentrale aktører i sektoren. Tiltakene må følge utviklingen av det generelle risikobildet. 5.2 Adresseregister Vi vil vurdere behov og mulighet for videre utvikling av fellesløsninger for bedre tjenester og mer effektiv drift. I samarbeid med sektoren vil vi vurdere behov og mulighet for tilpasset oppslagsmulighet i adresseregistrene via nasjonal helseportal. 5.3 Helsenettet Vi skal implementere og idriftsette neste generasjon helsenett. På basis av sektorens samlede funksjonelle behovsvurdering vil vi utvikle et utgangspunkt for å invitere nettverksleverandørene til samarbeid for å skape best mulig tilpassede og dynamiske/fleksible løsninger som dekker behovene. 5.4 Meldingsutveksling I tråd med teknologisk utvikling og sektorens behov vil vi i samarbeid med andre relevante aktører utrede og evt utvikle meldingsarkitektur basert på synkron informasjonsutveksling. 5.5 Video Utviklingen av multimediebasert kommunikasjon vil øke i bredde og dybde. Vi skal sikre avtaler som gir sektoren tjenester som speiler den generelle utviklingen innen teknologi og produktpriser. I valg av løsning skal vi utvise forsiktighet med tanke på tunge og langsiktige investeringer som binder ressurser økonomisk, tjeneste- og kompetansemessig. Desktop-løsning (personlig bruk via pc og headset) i HD-kvalitet forventes introdusert i løpet av 2010/ Kundeoppfølging og tjenesteutvikling Kundearbeidet vårt har vært mer preget av salg av samband enn innsalg av samhandlingsarenaen med tjenester. I framtida vil vi møte kundene i et aktivt samarbeid for å avdekke behov for utvikling og tilrettelegging av eksisterende og nye løsninger. Kunderelasjonene skal beskrives gjennom tjenesteavtaler og følges opp gjennom måling av kvalitet på leveranser. I samarbeid med aktørene vil vi søke å etablere en tjeneste for single point of contact (spoc) relatert til kundestøtte. Norsk Helsenett skal legge til rette for at pasienter blir i stand til å motta, holde oversikt over, utlevere og styre tilgang til egen helseinformasjon i pasientjournalen. Vi skal også tilrettelegge for sikker samhandling mellom behandlende helsepersonell og bruker (pasient, pårørende osv.). 5.7 Nasjonale registre Vi vil følge den videre prosessen knyttet til organisering av nasjonale helseregistre nært. I den grad det vedtas å arbeide mot en fellesregistermodell for alle eller deler av registrene, vil vi tilby å påta oss en sentral rolle i drift og forvaltning av disse. En slik rolle må tildeles fra og krever et nært samarbeid med informasjonseier. Vi vil kunne by på et solid sett av tjenester basert på de 11

207 Strategi løsninger og den kompetansen vi har bygget opp gjennom ansvaret for drift og forvaltning av adresseregistrene og folkeregisteret. Nye og utvidede tjenester knyttet til disse registrene vil kunne utnyttes også til fordel for nye registre. 5.8 Samarbeid Vi vil invitere til og delta i et bredest mulig samarbeid med myndigheter, kunder, 3. partsleverandører og brukere av helsetjenester. I denne sammenheng vil utvikling av gode og effektive samarbeidsformer og -fora stå sentralt. Vi vil også holde løpende dialog med nasjonale myndigheter og relevante aktører utenfor sektoren for å sikre gjenbruk av eksisterende løsninger og samarbeid i fremtidige prosjekter partstjenester Vi vil starte samarbeid med leverandørene om utvikling av innholdet i kundeportalen for helsenettet. Målsettingen er at flest mulig av relevante tilgjengelige tjenester i helsenettet skal kunne bestilles og endres via denne portalen. Vi vil søke å etablere et leverandørutviklingsprogram for å sikre optimale leveranser i helsenettet. Et slikt program vil ta utgangspunkt i konkrete problemstillinger som utredes og løses i samarbeid med berørte leverandører. Dette bidrar til mer optimale løsninger og ikke minst felles eierskap til både prosess og resultat. 12

208 Strategi 6 Virksomhetsbeskrivelse Hva skjer i Sikkerhet CSIRT I tråd med strategi fra Nasjonal sikkerhetsmyndighet vil vi etablere og drifte CSIRT 6 for sektoren (heretter kalt Helse CSIRT). Dette er en tjeneste hvor brukere i helse- og omsorgssektoren kan henvende seg om alvorlige sikkerhetshendelser. Helse CSIRT skal respondere raskt og effektivt ved trusler og/eller hendelser av sikkerhetsrelatert karakter. Helse CSIRT skal bli det naturlige sted å henvende seg når det oppstår alvorlige sikkerhetshendelser i helse- og omsorgssektoren. PKI sertifikathåndtering Vi skal tilrettelegge for en sikrere og bedre samhandling gjennom etablering av et felles PKIregime for hele sektoren basert på samarbeid med sentrale myndigheter og koordinert med andre sentrale aktører i sektoren. NHN-kryptering Når PKI-sertifikathåndtering er på plass vil vi tilrettelegge for utvidet kryptert samband mellom definerte lokasjoner/brukere ved hjelp av industristandard teknologi. Tilgangskontroll Dette er en autentiseringstjeneste som skal sikre aktørers tilgang til tjenester og informasjon på tvers av sektoren. Tjenesten etableres i samarbeid med DIFIs ID-porten. Norm for informasjonssikkerhet (Normen) Vi skal bidra til at alle brukere i helsenettet etterlever og innfrir Normen. Dette skal skje gjennom informasjon, opplæring og tilrettelegging. I tillegg vil vi følge opp brukerne gjennom avtaler og revisjoner. Overvåkingsverktøy Vi skal tilpasse og implementere verktøy for overvåking og rapportering av sikkerhetsrelaterte hendelser og tjenestekvalitet i helsenettet, registertjenester vi drifter og forvalter og øvrige tjenester. Stabilitet og katastrofeberedskap I forbindelse med etablering av et eget datarom for utviklingsmiljøet og intern IKT-drift i Trondheim, vil det over tid bli etablert geografisk redundans for nåværende datarom i Tromsø. Dette vil sikre høy oppetid på våre tjenester, samt sikre tilgang på tjeneste ved fullstendig bortfall av ett av datarommene. 6.2 Adresseregister Vi vil lansere felles registerløsning for NHN Adresseregister (inklusive HER-ID), FRESH og HPR i helsenettet. Målet er dels å gi sektoren en enklere og mer helhetlig tilgang til adresseopplysninger. I tillegg vil det bidra til at kvaliteten på adresseinformasjonen blir lettere å vedlikeholde, noe som øker kvaliteten for brukerne. Dette vil styrke muligheten for reell og sikker samhandling i helsenettet. Vi vil i samarbeid med myndigheter og andre relevante aktører også vurdere utvikling av et register over tjenester som er tilgjengelige i helsenettet. 6.3 Helsenettet 6 Computer Security Incident Response Team. 13

209 Strategi Videre utvikling av grunnlaget for Neste generasjon helsenett vil stå sentralt. Vi vil invitere et bredt utvalg fra sektoren til en behovsbeskrivelse som grunnlag for videre arbeid. Vi vil utarbeide avtaleregime for tilknytning til helsenettet via tredjepart. Dette inkluderer minstekrav til sikkerhet, tjenestekvalitet og transparens, samt sikring av vår innsyns- og tilsynsrett for oppfølging av slik tilknytning. 6.4 Meldingsutveksling Vi vil lansere ny EDI-plattform for økt sikkerhet og stabilitet i meldingsutvekslingen. Dette er en kombinasjon av flere tiltak som inkluderer redundans i serverparken, galvanisk skille mellom ordinær eposttrafikk og EDI-trafikk og virusbeskyttelse av plattformen. Vi vil starte en utredning av mulighet for, og konsekvenser av, en eventuell endring av plattform og protokoll for meldingsutvekslingen. 6.5 Video Vi vil gjennomføre ny anbudskonkurranse for leveranse av videotjenester til sektoren. 6.6 Kundeoppfølging og tjenesteutvikling Vi skal etablere en mer aktiv kundedialog rettet både mot behovet for styrking av eksisterende tjenester og utvikling av nye. Dette vil både skje gjennom oppsøkende virksomhet, gjennom etablering av og deltagelse i ulike fora og i prosjektsamarbeid. Samordnet brukerstøtte Single point of contact (SPOC) Dette er tenkt som en 24/7-basert brukerstøttefunksjon som framstår koordinert og helhetlig på tvers av tjenester, leverandører og ulike brukergrupper. Dette må skje i samarbeid med myndigheter, kunder og leverandørindustrien. Som en del av bevilgning til økt utbredelse og anvendelse av helsenettet i kommunesektoren vil vi søke å utvikle en slik løsning i samarbeid med representanter for sektoren i tillegg til øvrige aktuelle aktører. Nasjonal helseportal Vi ser en nasjonal helseportal som en mulig naturlig utvidelse av dagens helsenett. Når en nasjonal helseportal lanseres vil vi derfor tilby å ta ansvaret for drift og vedlikehold av portalen. Oppslag folkeregister og felles hjelpenummer Vi lanserer denne tjenesten som gir alle brukere i spesialisthelsetjenesten nasjonal tilgang til oppslag i folkeregisteret (ikke bare regionalt som i dag). Dette øker effektivitet, sikkerhet og datakvalitet. Gitt åpning fra regulerende myndighet kan tjenesten også distribueres til øvrige deler av sektoren som kommuner, fastleger, avtalespesialister mv. Vi vil også lansere en tjeneste for generering av unike hjelpenummer til bruk i alle deler av sektoren. I dag genereres slike hjelpenummer lokalt, noe som gir flere forekomster av samme nummer - med tilhørende utfordringer for pasientsikkerhet og risiko for feilbehandling. Kundeportal Vi vil starte arbeidet med å utvikle en kundeportal for eksisterende og nye kunder i helsenettet. Her skal det være mulig å bestille og evt endre samband og tjenester. I tillegg skal det være mulig å oppdatere egen kontaktinformasjon. 6.7 Nasjonale registre Tilgjengeliggjøring av registerinformasjon kan være et viktig bidrag til å øke nytteverdien av helsenettet som samhandlingsarena. I den grad det er ønskelig med et felles driftsmiljø for denne typen registre kan vi på vegne av informasjonseier ta dette ansvaret. 14

210 Strategi Vi vil ta kontakt med Helsedirektoratet med tilbud om å drifte og forvalte reseptformidler (eresept) på deres vegne. Tilsvarende vil vi gitt vedtak om utvikling og innføring av en nasjonal kjernejournal tilby å ta drifts- og forvaltningsansvaret. 6.8 Samarbeid Vi vil i løpet av våren etablere samarbeidsarenaer som brukerråd og ulike fagfora der sektoren ønsker det. Der det er mulig og hensiktsmessig, vil vi samarbeide med andre aktører for å utnytte eller videreutvikle eksisterende fora partstjenester Fra og med 2011 fjerner vi medlemsavgiften for denne gruppen. Målet er å bidra til økt tilfang av leverandører. Vi vil i denne sammeheng også invitere til leverandørforum for å styrke og utvikle helsenettet som en tilrettelegger for 3. partsleveranser. 15

211 Difi-notat til HOD november 2010 Organisering av IT-standardisering i helsesektoren

212

213 Direktoratet for forvaltning og IKT Innhold Sammendrag Mandat og gjennomføring Mandat Avgrensninger i forhold til mandatet Metodikk og gjennomføring Bakgrunnskapittel Statlige styringsvirkemidler Juridiske virkemidler Organisatoriske styringsvirkemidler Økonomiske virkemidler Pedagogiske virkemidler Samordning Generelt om IT-standardisering Standardisering som virkemiddel for samhandling Åpne standarder Forvaltningsstandarder Forholdet mellom internasjonale standarder, nasjonale standarder, forvaltningsstandarder, egenutviklede standarder og leverandørstandarder Noen rammebetingelser for IT-standardiseringsarbeidet i helse- og omsorgssektoren Intervjuer om IT-standardisering, tverrsektorielt og fra et utvalg sektorer Sammenfatning av lærdommer/fellestrekk: Intervju med KITH Organisering av IT-standardisering i helsesektoren i Norge Dagens organisering av IT-standardiseringsarbeidet i helsesektoren En generisk modell Krav til oppgaveløsning og aktører i standardiseringsarbeidet Grunnleggende hensyn og mål Fasene i standardiseringsprosessen Forslagsfasen Prioriteringsfasen Utredningsfasen Beslutningsfasen Informasjonsfasen Implementeringsfasen Forvaltningsfasen

214 Direktoratet for forvaltning og IKT Gevinstrealiseringsfasen Prosjektdrevet standardisering Den generiske standardiseringsprosessen Svar på konkrete spørsmål i oppdragsbrevet Referanser Vedlegg 1 Statlige styringsvirkemidler Juridiske virkemidler Organisatoriske styringsvirkemidler Økonomiske virkemidler Pedagogiske virkemidler Særskilt om eierstyring Vedlegg 2 - Oversikt over intervjuede virksomheter/ personer Vedlegg 3 Kortversjoner av intervjuene Tverrsektoriell IT-standardisering i Norge Tverrsektoriell IT-standardisering i Danmark og Finland Om aktørene og standardiseringsarbeidet - Danmark Om aktørene og standardiseringsarbeidet - Finland Viktige erfaringer felles for tverrsektoriell standardisering Danmark og Finland IT-standardisering på geodatasektoren i Norge IT-standardisering i justissektoren i Norge IT-standardisering i arkivsektoren i Norge Erfaringer fra Post- og teletilsynet IT-standardisering på helsesektoren i Finland

215 Direktoratet for forvaltning og IKT Sammendrag Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) har på oppdrag fra Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) vurdert organiseringen av ITstandardiseringsarbeidet i helsesektoren. HOD ønsker å få vurderinger av roller, ansvar og virkemidler som bidrag til en styrking av det nasjonale standardiseringsarbeidet. Vurderingene og forslagene vi kommer med er basert på Difis kjennskap til sektoren og til standardiseringsarbeid, på dokumentgjennomganger og på intervjuer. Vi har intervjuet ansvarlige for den tverrsektorielle ITstandardiseringen i Norge, Danmark og Finland, ansvarlige for ITstandardiseringen i helsesektoren i Norge og Finland og dessuten intervjuet ansvarlige for IT-standardiseringen i en rekke andre sektorer i Norge. Det empiriske materialet gir både unike erfaringer fra enkeltvirksomheter og erfaringer som er felles. Intervjuene gir etter Difis mening et grunnlag for å vurdere endringer når det gjelder IT-standardisering i helsesektoren i Norge. Vi har tatt med både erfaringer som er fellesnevnere for de fleste virksomhetene vi har intervjuet og noen enkelterfaringer. Enkelterfaringene er stort sett hentet fra virksomheter med lang erfaring på området og som har gitt synspunkter på hva som virker og som ikke virker. Vi ser også at det er samsvar mellom erfaringene fra intervjurunden og relevante erfaringsoppsummeringer i andre oppdrag, og fra relevant teori. Samtidig ser vi at det er et ikke utbetydelig gap mellom det en kan kalle en god modell og prosess for standardisering, og dagens virkelighet i helsesektoren. I vårt arbeid har vi lagt til grunn at det utføres svært mye godt arbeid innen ITarkitektur, standardisering og applikasjonsutvikling i helsesektoren, både i regi av RHFene, Helsedirektoratet og KITH. Utfordringen ligger i å få de ulike tiltakene til å fungere sammen. Samhandling har som konsekvens at IT-systemene som inngår i samhandlingskjeden, skal utveksle informasjon, det vil si innhold. En IT-standard i denne rapporten er i hovedsak en forvaltningsstandard, det vil si en innholdsstandard og/eller en eller flere tekniske standarder som blant annet møter bestemte krav til modenhet, åpenhet og lignende. Den er satt inn i en kontekst av hvilket anvendelsesområde den skal benyttes på, blant annet hvordan den skal benyttes, om bruken er frivillig eller obligatorisk, om det kreves et godkjenningsregime for implementering og at det finnes et forvaltningsregime som følger opp standarden over tid. Dagens organisering er uoversiktlig. Det er ikke et helhetlig standardiseringsregime for sektoren. Standardiseringsbeslutninger tas dels av Helsedirektoratet med KITH som utfører, dels av RHFene og dels i en rekke prosjekter. Det er ingen klar felles prioritering av samhandlingsområder eller en felles gjennomføringsplan. Det er videre etablert samhandlingsarenaer og 3

216 Direktoratet for forvaltning og IKT utvalg som tilsynelatende har overlappende funksjon og som derved bidrar til et uklart rolle- og ansvarsforhold. I en kompleks sektor ville det være på sin plass med en felles oversikt over prioriterte samhandlingsområder, hvilke IT-systemer, eventuelt moduler i disse, som da faktisk skal samhandle og en felles plan for når de ulike samhandlingsgrep skal tas. Dette er bare delvis på plass. Felles erfaringer som kom fram i intervjuene, og som bør vurderes i helsesektoren, er blant annet at: Standardiseringsarbeidet ligger ett sted, det ligger i linjen og som oftest i et direktorat Standardiseringsprosessen, inkludert forslagsstilling, prioriteringer og utredninger, er karakterisert av stor grad av medvirkning fra aktørene, åpenhet og konsensus Obligatoriske standarder forskriftsfestes Forskriftsfesting er ikke et tilstrekkeligvirkemiddel for å få standardene tatt i bruk I hovedsak kan vi si at IT-standardiseringsarbeidet består av tre hovedfaser; prioritering, utredning og fastsetting av standarder samt implementering av standardene på de prioriterte samhandlingsområdene. Det er ulike utfordringer i de tre fasene. Prioritering av samhandlingsområder må skje på et nivå i styringslinjen som har myndighet til å forplikte hele sektoren og som rår over tilstrekkelige virkemidler til å påvirke aktørenes konkrete prioriteringer. Med bakgrunn i erfaringene fra andre sektorer, mener vi at ansvaret for en felles prioritering er en direktoratsoppgave. Det foreslås at direktoratet skal ha et fast oppnevnt prioriteringsråd med deltakelse fra de viktigste aktørene. Direktoratet i samarbeid med Rådet og aktørene, må etablere en oversikt over de aktuelle samhandlingsområdene og IT-systemene som berøres hos de viktigste aktørene. Dette vil være et verktøy for felles forståelse og for konsekvensanalyser i tilknytning til prioriteringer. Direktoratet bør også ha det samlede ansvaret for utredning av aktuelle standarder og kunne foreslå anbefalte og obligatoriske standarder i en åpen inkluderende prosess med aktørene. Det konkrete utredningsarbeidet kan gjøres av direktoratet selv eller av andre (KITH m.fl.) på oppdrag fra direktoratet, eventuelt i prosjekter i sektoren i forståelse med direktoratet og med en tilsvarende åpen prosess. Arbeidsgrupper som benyttes i utredningsfasen bør knyttes til den konkrete utredningen og må være åpen for alle berørte parter, også systemleverandører. Overlappende oppgaver i andre råd og utvalg bør fjernes. Obligatoriske standarder bør forskriftsfestes. 4

217 Direktoratet for forvaltning og IKT Implementeringsfasen krever samtidighet og må koordineres. De første føringene for implementeringen legges allerede i prioriteringsfasen og må følges opp med konkrete planer når standardene er fastsatt. Iverksettingen må følges opp i styringsdialogen og av de organer som har myndighet til oppfølging. I planene må det tas hensyn til kompleksiteten i sektoren. Man vil måtte leve med en viss avdrift som skyldes kompleksitet, uten at dette nødvendigvis tas som tegn på mangelfull styring. I rapporten viser vi en generisk organisasjonsmodell vi mener bør legges til grunn og vi gir en mer detaljert oversikt over faser og krav til aktører i standardiseringsprosessen. Prosessmodellen i kapittel 6 bør oppdateres slik at den til enhver tid viser prosess, roller og ansvarsforhold. Rapportens hovedinnhold er presentert for HOD i en underveisrapportering. Difi har ikke gjennomført høring eller drøftinger av konklusjonene med andre parter. 5

218 Direktoratet for forvaltning og IKT 1 Mandat og gjennomføring 1.1 Mandat Mandatet er gitt i oppdragsbrev fra HOD av 16. august Mandatet ble drøftet på møte mellom Difi og HOD 14. august 2010, der man ble enige om visse avgrensninger. HODs utgangspunkt er et ønske om å styrke Samhandlingsreformen. I den forbindelse ønsker man å sikre bruk av standardiserte og sertifiserte ITløsninger i helsesektoren. Et sentralt tiltak vil være å styrke det nasjonale standardiseringsarbeidet i helse- og omsorgssektoren, og departementet ønsker råd om hvordan myndighetsrollen på dette feltet kan styrkes samt hvordan ansvarsstruktur og virkemiddelbruk kan tydeliggjøres. HODs brev omfatter en rekke konkrete spørsmål knyttet til fremtidig organisering og standardiseringsprosess. Det er behov for råd og en konkret vurdering, med utgangspunkt i en forvaltningspolitisk kontekst, hva gjelder følgende problemstillinger: 1. Hvordan bør standardiseringsarbeidet organiseres, herunder hvilke roller og hvilket ansvar de sentrale aktørene bør ha? a) Hvilke oppgaver og funksjoner bør de ulike organisasjonene/aktørene ha (sekretariat, utfører, myndighetsrolle)? b) Hvem bør foreslå, utvikle og vedta sektorspesifikke standarder innen helse- og omsorgssektoren? c) Bør en sertifiseringsordning (utvidelse av dagens test- og godkjenningsordning) være en del av et forslag om en standard eller bør en slik ordning være uavhengig av de som foreslår standardene? 2. Hvordan bør prosessene med å utvikle sektorvise krav og standarder være? a) Hvordan bør standardiseringsprosessen være fra et behov oppstår via prioritering, fastsetting av standard til utbredelse av løsning? Hvordan sikre involvering av/forankring i sektoren slik at ulike behov blir ivaretatt? b) Hvordan bør beslutningsgrunnlag utarbeides/fremskaffes? c) Hvordan sikre at de ulike behov og konsekvenser blir ivaretatt i forslagene d) Hvordan sikre at konsekvensene av nasjonale kontra internasjonale standarder blir ivaretatt? e) Bør det være krav til å ta i bruk vedtatte standarder/versjoner (frivillig eller ikke)? f) Hvordan sikre god/tilstrekkelig informasjon om standarder (publisering av standarder for sektoren)? g) Hva er gode virkemidler (for eksempel regelverk og finansiering) for å sikre implementering av standarder? 6

219 Direktoratet for forvaltning og IKT 1.2 Avgrensninger i forhold til mandatet I vår behandling av spørsmålsstillingene har vi avgrenset oss til standardisering som samhandlingsvirkemiddel, og vi har besvart spørsmålene prinsipielt, basert på observasjoner og erfaringer fra intervjuer. Spørsmålet om sertifisering er behandlet i HODs høringsnotat om ny lov om kommunal helse- og omsorgstjeneste. Vi går derfor ikke i dybden når det gjelder å beskrive slike ordninger. Oppdragsbrevet forutsetter at vi skal se spørsmålene i en forvaltningspolitisk kontekst og ta hensyn til tidligere utredninger. Det er et vell av rapporter knyttet til dette området. Vi har lest mange med stor interesse. Noen av dem er listet under referanser. Vi har lest rapportene som bakgrunnsmateriale og ikke gått inn i en vurdering av innholdet. Vi har tatt som utgangspunkt at det er gjort svært mye godt arbeid på arkitektur, standardisering og applikasjonsutvikling i helsesektoren. Vi har ikke foretatt noen vurdering av enkeltaktørers kompetanse i forbindelse med vårt arbeid. Vi har heller ikke tatt med en eventuell ny rolle for Helsetilsynet i vårt arbeid, jf forslag til ny lov om kommunale helsetjenester, høringsnotatets kap 32, se referanser. 1.3 Metodikk og gjennomføring Arbeidet er i noen grad basert på tidligere utredninger. Det finnes mange tidligere rapporter. Vi har ønsket å løfte blikket og se på erfaringer fra andre. Vi har derfor i stor grad basert vårt arbeid på informasjon innhentet gjennom dybdeintervjuer med andre sektorer samt aktører som jobber med tverrsektoriell standardisering. I intervjuene har vi spurt om organisering og virkemiddelbruk og erfaringer knyttet til dette. Når det gjelder tverrsektoriell standardisering, har vi intervjuet de ansvarlige aktørene i Norge, Danmark og Finland. Vi har intervjuet aktørene i Norge og Finland om det sektorielle standardiseringsarbeidet i helsesektoren. I tillegg er ansvarlige aktører i en rekke andre norske sektorer intervjuet. For øvrig er KITH og Helsedirektoratet intervjuet. Intervjuet med Helsedirektoratet er ikke referert, men har tjent mest som avsjekking av Difis forståelse av ulike forhold. Arbeidet er gjennomført i løpet av to måneder. Det har vært en underveisrapportering for HOD der vi har presentert det viktigste innholdet i rapporten. Det har ikke vært avholdt høringsmøter i regi av oppdraget. Dels skyldes dette den korte tiden som har vært til rådighet og dels at vi har prøvd å gi erfaringsbaserte og prinsipielle beskrivelser og svar. Notatet kan ses som et 7

220 Direktoratet for forvaltning og IKT innspill i det videre arbeidet med organisering av IT-standardiseringsarbeidet i sektoren. I rapporten presenterer vi et bakgrunnskapittel (kapittel 2) som gir: En generisk beskrivelse av statlige styringsvirkemidler og samordning En generell beskrivelse av IT-standardisering En beskrivelse av noen av helsesektorens rammebetingelser på IKTområdet Deretter gjør vi rede for funn fra intervjuene (kapittel 3). Til slutt bruker vi bakgrunnsmateriale og funn til å gi noen anbefalinger om organisering, prosess og virkemidler (kapitlene 4-6) og til å kommentere og besvare konkrete spørsmål i oppdragsbrevet (kapittel 7). 8

221 Direktoratet for forvaltning og IKT 2 Bakgrunnskapittel 2.1 Statlige styringsvirkemidler Aktørene på helsesektoren er mange: Statlige aktører, kommuner og private. Styringsvirkemidlene vil i utgangspunktet være de samme, men brukes på forskjellig måte og i forskjellige kombinasjoner avhengig av hva slags aktører de brukes overfor. For å nå viktige samfunnsmål og for å gi brukerne gode tjenester vil det ofte være nødvendig med samordning mellom virksomheter og sektorer. Samordning er derfor et viktig element i styringsfunksjonen. De statlige aktørene kan være statlige forvaltningsorganer (direktorater, tilsyn m.v.) eller egne rettssubjekter (statsforetak, helseforetak, statsaksjeselskaper, stiftelser). Når et departement iverksetter statlig politikk, vil rammen for virkemiddelbruken være etatsstyring overfor direktorater og tilsyn, mens rammen vil være eierstyring overfor foretakene og aksjeselskapene. Bruk av eierstyring for å ivareta sektorpolitiske mål kan komme i konflikt med ønsket om at virksomheten skal baseres på forretningsmessige prinsipper. Ved å bruke myndigheten til å fastsette vedtekter for virksomhetene kan staten imidlertid foreta tilpasninger. I vedlegg 1 er det gitt en utdyping av styringsvirkemidler og eierstyring Juridiske virkemidler Eksempler på juridiske virkemidler er eksempel lover, forskrifter, konsesjoner, lisenser, prisreguleringer. Alle offentlige og private bedrifter reguleres av en rekke forskjellige og generelle lover, mens sektorlovgivningen regulerer et bestemt område av samfunnet eller produksjonen av en bestemt tjeneste, og vil derfor i hovedsak ha betydning for aktørene innenfor det aktuelle området. Lovregulering er et viktig virkemiddel for å ivareta generelle samfunnsmål og sektorpolitiske mål. Gjennom lovverket gis hjemmel for bruk av andre virkemidler på området, både organisatoriske (som etablering av tilsyn) og økonomiske (som avgifter og gebyrer). Hvis kommunene skal utføre visse oppgaver eller iverksette visse løsninger, kreves lovhjemmel (legalitetsprinsippet) Organisatoriske styringsvirkemidler Organisatoriske virkemidler kan være omorganisering, opprettelse eller nedlegging av virksomhet, utskilling fra forvaltningen og omdanning til statlige selskaper og foretak. Når det sistnevnte grepet brukes, er det nye virkemiddelet eierstyring, se nedenfor. Andre organisatoriske virkemidler kan være opprettelse av fora eller virksomheter med et samordningsformål, eller etablering av tilsyn. 9

222 Direktoratet for forvaltning og IKT Tilsynenes arbeidsoppgaver omfatter blant annet utarbeidelse av forskrifter, behandling av konsesjons- og dispensasjonssøknader, direkte inngrep, kontroller og aktivt forbedringsarbeid overfor dem man fører tilsyn med. Fylkesmannen er en etat som i hovedsak har kommunen som tilsynsobjekt Økonomiske virkemidler Økonomiske virkemidler kan være fastsettelse av avgifter og gebyrer, statlig kjøp av tjenester, tilskudd, lån og garantier. Avgifter eller gebyrer kan brukes for å sikre at sektorpolitiske hensyn blir ivaretatt. På sektorer med markedsorganisering, kan staten kjøpe tjenester fra private og/eller offentlige tjenesteleverandører på mer avgrensede felt der det kan oppstå markedssvikt. Tilskudd/kjøp av tjenester kan også benyttes for å etablere eller opprettholde et tjenestetilbud når dette ikke er bedriftsøkonomisk lønnsomt. En ny oppgave for kommunen kan kompenseres gjennom inntektssystemet samtidig som det stilles spesifiserte krav til resultatet. Innenfor helse- og omsorgssektoren har øremerkete tilskudd vært flittig benyttet både før og etter tusenårsskiftet Tilskuddene har vært brukt for å påvirke kommunene til nå nasjonale mål Pedagogiske virkemidler Pedagogiske virkemidler omfatter ulike former for informasjon og holdningspåvirkning. Pedagogiske virkemidler omfatter et forholdsvis vidt spekter av virkemidler som kan ha til hensikt å informere, lære opp eller bevisstgjøre befolkningen eller bestemte målgrupper. Statlige aktører uttrykker på ulike områder ønsker om at kommunene skal gi visse tilbud eller foreta bestemte politiske valg. Stortingsmeldinger kan inneholde politiske signal om behovet for kommunal innsats uten at det formuleres som formelle krav. Departementer sender ut veiledere til kommunene om hva de bør foreta seg på et politikkområde. Veiledningsmaterialet gir gjerne utfyllende opplysninger om hvordan kommunen kan gjennomføre lovpålagte oppgaver. Materialet skal også være til hjelp når regjeringen ønsker at kommunene skal iverksette en viss type politikk. Fylkesmennene skal informere kommunene om plikter og om hvilken frihet kommunene har ved iverksetting av statlig politikk Samordning Samordning kan defineres slik: En prosess hvorved to eller flere organisasjoner skaper/bruker beslutningsregler som er utformet med sikte på kollektiv opptreden i et felles handlingsmiljø (Mulford og Rogers 1982, gjengitt i Pål Repstad (red.) Dugnadsånd og forsvarsverker - tverretatlig samarbeid i teori og praksis). 10

223 Direktoratet for forvaltning og IKT Det er vanlig å regne med tre typer av avhengigheter som innebærer ulike samordningsbehov og ulike krav til samordningsmekanismer (Thompson, James D.: Organizations in Action): Avhengighet av felles ressurser, kompetanse og materiell Sekvensiell avhengighet, hvor oppgaver må løses i en bestemt rekkefølge Innbyrdes eller gjensidig avhengighet Vi mener at alle disse avhengighetene er til stede når det gjelder å få til mer ITstandardisering. Det betyr at alle de samordningsmekanismene som kan brukes overfor de nevnte avhengighetene, er aktuelle: Felles prosedyrer Felles strategier og planer Informasjonsutveksling Hierarkisk kontroll Medvirkning fra grunnplanet Organiseringen av IT-standardiseringen må støtte opp under disse mekanismene, eller i hvert fall ikke utgjøre et hinder for at disse mekanismene kan fungere. Videre må den ta hensyn til at samordning skjer i forskjellige faser. 2.2 Generelt om IT-standardisering Standardisering som virkemiddel for samhandling "En standard beskriver de felles regler, retningslinjer og/eller egenskaper ved produkter eller arbeidsprosesser som må følges for å oppnå optimalt resultat i en gitt kontekst" - International Organization for Standardization (ISO). Det samme mål bør være gjeldende for helsesektoren, nemlig å oppnå samhandling mellom aktørene for å fremme høyere kvalitet og effektivitet. Standardisering av grensesnitt for samhandling (hva og hvordan) er en forutsetning for at to eller flere aktører er i stand til å kommunisere med hverandre, forstå hverandre og samarbeide mot et mål. Samhandling har som konsekvens at IT-systemene som inngår i samhandlingskjeden, skal utveksle informasjon, det vil si innhold. Først gjennom implementering av felles standarder i de berørte IT-systemene, vil den ønskede samhandling kunne skje. Samhandling forutsetter at det foreligger teknisk, semantisk, juridisk og organisatorisk interoperabilitet. Standarder skal medvirke til å understøtte disse forutsetningene. Dersom man ikke lykkes med implementering, vil standardisering ha begrenset verdi. Gjennom standardiseringsprosessen må forhold som forenkler og øker sannsynligheten for vellykket implementering veie tungt. 11

224 Direktoratet for forvaltning og IKT Åpne standarder Motsetningen til en åpen standard er en proprietær standard, som eies og forvaltes av noen, hvor det i utgangspunkt er eierne som har tilgang til standarden. En åpen standard er tilgjengelig for offentligheten. De kan bidra til utviklingen av den og har mulighet til å implementere den i sine IT-løsninger, uten kostnader. Å bruke åpne standarder fremmer leverandøruavhengighet og konkurranse i markedet. Åpne standarder gjør det også enklere å forholde seg til endringer i standardene. Muligheten for interoperabilitet med andre løsninger blir enklere og gir større grad av sikkerhet. Helsesektoren bør fokusere på å etablere forvaltningsstandarder fortrinnsvis basert på åpne standarder Forvaltningsstandarder En IT-standard er i denne rapporten i hovedsak en forvaltningsstandard, det vil si en innholdsstandard og/eller en eller flere tekniske standarder som blant annet møter bestemte krav til modenhet, åpenhet og lignende. Den er satt inn i en kontekst av hvilket anvendelsesområde den skal benyttes på, blant annet hvordan den skal benyttes, om bruken er frivillig eller obligatorisk, om det kreves et godkjenningsregime for implementering og at det finnes et forvaltningsregime som følger opp standarden over tid. For samhandling i offentlig sektor og helsesektoren vil det være nødvendig å bygge på standarder, og at man setter disse inn i kontekst som regulerer i hvilke sammenhenger standardene skal gjelde - man gjør standardene til forvaltningsstandarder. 12

225 Direktoratet for forvaltning og IKT Figur 1: Beskrivelse av en forvaltningsstandard Utgangspunkt for en forvaltningsstandard vil ofte være en ISO eller CEN standard. Men den kan også være en standard fra en annen organisasjon, en spesifikasjon (definisjon av innhold, prosess eller løsning) eller en sammensetning av standarder. Standardene bør fortrinnsvis være utviklet i åpen prosess og være fritt tilgjengelig. Når standarder skal gjøres anvendelig i en sektor, er det nødvendig å sette dem i kontekst. Blant forholdene som bør vurderes er eksemplifisert i figuren over. I tillegg bør det også lages en konsekvensanalyse av å innføre forvaltningsstandarden og utvikle en strategi for implementering. 13

226 Direktoratet for forvaltning og IKT 2.3 Forholdet mellom internasjonale standarder, nasjonale standarder, forvaltningsstandarder, egenutviklede standarder og leverandørstandarder Figur 2: Forholdet mellom internasjonale og egne standarder En sektor bør primært benytte internasjonale standarder, for eksempel ISOstandarder (internasjonale), CEN (europeiske) standarder, som er utviklet i en åpen prosess og som er tilgjengelig for alle. Standardene bør fortrinnsvis være åpne, i den forstand at det ikke knytter seg for mange proprietære og intellektuelle rettigheter til standarden. Dette vil sikre at man stiller krav til løsninger som kan støttes av et internasjonalt leverandørmarked, som ikke diskriminerer enkelte leverandører og som muliggjør fremtidig internasjonal samhandling. Å peke på internasjonale standarder vil også være ressursbesparende, da man nyter godt av et stort fellesskap for å sikre kvalitet og videreutvikling av standarden. Sektoren bør benytte obligatoriske og anbefalte tverrsektorielle standarder hvor slike foreligger, jf Referansekatalogen for IT-standarder i offentlig sektor ( Dette vil være ressursbesparende og det etablerte forvaltningsregimet vil bidra til at de tekniske forutsetningene for samhandling ivaretas over tid. Når relevante internasjonale standarder ikke foreligger, kan sektoren foreslå/ta initiativ til at det utvikles internasjonale standarder. Dette er mest aktuelt der man har et langt tidsperspektiv, da det kan ta lengre tid å utvikle en standard internasjonalt enn om man utvikler standarden innenfor sektoren nasjonalt. Fordelene med å foreslå standarden og delta aktivt i utviklingen fra starten av, er at man da kan ha større påvirkningskraft enn om man vil forsøke å endre en etablert standard som benyttes av mange. Man får et større miljø til å delta i 14

227 Direktoratet for forvaltning og IKT utviklingen internasjonalt enn om man utvikler standarden i sektoren nasjonalt. Videre vil utvikling av internasjonale standarder kunne fremme forankring hos leverandørene (også internasjonale leverandører). De viktigste ulempene er at man må være forberedt på kompromisser, og kan ende opp med en standard som ikke fullt ut dekker nasjonale sektorbehov. Det siste alternativet er å egenutvikle nasjonale sektorstandarder. Dette bør begrenses til de tilfeller hvor alternative standarder ikke foreligger. Fordelen med egenutvikling er at man har større kontroll med fremdrift og innhold. Ulempen er at dette normalt vil være mer ressurskrevende for sektoren, det vil være en sektorinternløsning som kan hemme samhandling med aktører utenfor sektoren og kan gjøre det vanskeligere å få til implementering hos leverandørene. Leverandørstandarder som ikke er åpne bør unngås da dette kan innebære bindinger til enkeltleverandører. 2.4 Noen rammebetingelser for ITstandardiseringsarbeidet i helse- og omsorgssektoren Helheten av rammebetingelser for arbeidet med IT-standarder i helse- og omsorgssektoren er antakelig aller best kjent for oppdragsgiver (HOD) og vi har ikke tatt mål av oss til å gi noen fullstendig oversikt, verken av aktørbildet eller av ulike rammebetingelser. Men siden noe av utgangspunktet for oppdraget er problemer med å få tatt i bruk meldingsstandardene knyttet til helhetlig pasientforløp, vil vi peke på noen forhold som har betydning for dette, men som ikke nødvendigvis bare har med IT-standardene å gjøre. I stort kan det se ut som om det er én prosess som fokuserer på integrasjon av delsystemer med tanke på å få etablert fullelektronisk pasientjournal ved sykehusene og én prosess som har som mål å få etablert fullelektronisk kommunikasjon og informasjonsutveksling mellom de ulike aktørene i et helhetlig pasientforløp. Den første prosessen drives av RHFene, den andre av Helsedirektoratet. RHFenes prioriteringer RHFene er sterke aktører i helse- og omsorgssektoren. RHFenes fokus og prioriteringer er å få etablert fullelektronisk pasientjournal. Skal dette lykkes, må måleinstrumenter som i dag produserer måleresultater på papir, integreres i journalsystemet slik at måledata gis elektronisk inn i pasientjournalen. Tilsvarende problemstillinger antar vi også kan gjelde ulike laboratorietjenester og røntgen, både for bestilling og rapportering av prøvesvar. Man kan godt se at fullelektronisk pasientjournal også vil gi fordeler også i forhold til helhetlig pasientforløp. En problemstilling som har vært oppe i ulike styringssammenhenger i flere år, er valg av konsept for helhetlig pasientforløp versus konsept for fullelektronisk pasientjournal. Helhetlig pasientforløp benytter nasjonalt utviklede 15

228 Direktoratet for forvaltning og IKT innholdsstandarder (meldinger), mens RHFene forutsetter bruk av standardene innenfor HL7 v3 i fullelektronisk journal. Vi nevner dette fordi det vil være nødvendig å se på om disse ulike valgene vil gi problemer på de ønskede samhandlingsområdene. I en slik vurdering må man ivareta behovene i alle deler av helsesektoren. Styring og kompleksitet Sterkere styring er ikke alltid svaret på samhandlingsproblemer i helsesektoren. For det første er sektoren kompleks i seg selv. For det andre har sektoren en stor installert base, blant annet alle IT-systemene som allerede er i bruk. Det er vanskelig å tilpasse denne til endringer i strategiene (alignment). Ciborra (Ciborra og Lanza i Ciborra and Associates, 2000) hevder at teknologien som vi benytter for kontroll, i seg selv er så kompleks at den tenderer mot det motsatte, en ukontrollert utvikling av teknologien selv. Den tenderer mot å drive ut av kontroll, vi får avdrift eller drifting. Avdrift fører gjerne til et følt behov for sterkere styring, der man heller må innrette seg for å kunne leve med en viss avdrift. Følgende onde sirkel som Ciborra viser til, gjengis her, trinnvis og sterkt forenklet: Man starter med en formativ kontekst Styring er lik kontroll Man formulerer en strategi på bakgrunn av mål og bestemmer seg for å ta i bruk et nytt system/applikasjon for å understøtte strategien. Denne top-down strategiske alignment leder til mer kompleks IT, prosesser og standarder I implementeringsprosessen overraskes man av motstand i organisasjonen, sideeffekter knyttet til installert base osv. Dette fører til behov for kompromisser Kompromissene ses på som en bottom-up alignment og medfører en avdrift fra opprinnelig strategi Dette fører til et følt behov for mer kontroll Man er tilbake der man startet og er klar for en ny omdreining av spiralen. Utbygging av en tjenesteorientert arkitektur i RHFene er tenkt å bidra til større fleksibilitet, men det vil for det første ta lang tid å få etablert tilstrekkelig mange prosesser med en slik arkitektur og en tjenesteorientert arkitektur er i seg selv ingen garanti for mindre kompleksitet. Det vil være en stor utfordring å planlegge samhandlingsløp slik at alle berørte parter er klare til å inngå i samhandlingsprosessen samtidig. Det kan være fristende å ty til sterkere styringsvirkemidler der man heller bør ta hensyn til kompleksiteten og ha en viss tålmodighet. Top-down vs. bottom-up strategiutvikling Organisasjonsteoretikeren Mintzberg har studert strategi- og organisasjonsutvikling i helsesektoren. Mintzberg beskriver offentlig sektor som et maskinbyråkrati, med en hierarkisk oppbygging, en top-down 16

229 Direktoratet for forvaltning og IKT styringsstruktur. Top-down strategisk styring i offentlig sektor egner seg lite til strategisk styring av IT i helsesektoren, i følge Mintzberg. Forvaltning og sykehus er ulike organisasjonstyper, og forholder seg ulikt til strategisk styring. (Ciborra, se ovenfor, er kritisk til selve forestillingen om at det er mulig å styre detaljert hvordan informasjonsinfrastrukturer skal utvikle seg.) I komplekse virksomheter vil det ikke være mulig å konsentrere den strategiske tenkningen til ett senter. Det vil vokse frem alternative strategier hos de som implementerer, og de forslagene som viser seg å ha strategisk verdi, vil påvirke den videre utviklingen. Å styre dette er ikke å forutse strategiene, men å legge merke til dem når de dukker opp og å intervenere når det er nødvendig. I The Rise and Fall of Strategic Planning (Mintzberg, 1994) beskriver Mintzberg den politiske organisasjonen, og peker på problemet med at politisk formulerte mål og strategier forventes implementert av de underliggende nivåene på en lojal og apolitisk måte. Når sykehus har en helt annen kultur for strategiformulering og -implementering, overrasker det ikke at det ofte viser seg vanskelig å styre sykehus. Blant annet har sykehusene egne strategiprosesser på ulike nivåer, både overordnet for sykehuset generelt og for enkeltfunksjoner som for eksempel IKT. Strategier utformet bottom-up, støtter ikke nødvendigvis strategier som er introdusert top-down. Mintzberg hevder at den profesjonelle organisasjonen vil motsette seg hierarkisk strategisk styring, rettere sagt, den enkelte profesjonelle vil motsette seg dette. Dersom Mintzberg har rett, kan man forvente å finne konflikter der den byråkratiske top-down strategiske styringen møter den profesjonelle organisasjonen. Konflikter kan være åpne eller i form av stille motstand. Ut fra en slik forståelse vil det være særdeles viktig å gjennomføre en felles konsensusprosess med alle ledende aktører i sektoren for å få etablert en felles overgripende plan for IT-utviklingen i sektoren. Samtidig vil man måtte være åpen for endringer underveis som følge av at nye strategier kan etableres bottom-up som følge av innovasjoner. Forskriftsfesting av funksjonskrav, standarder og sertifisering Departementet har forslag til ny lov om kommunale helse- og omsorgstjenester ute til høring. Her vises det til at det allerede foreligger hjemmel i Helseregisterloven for å pålegge funksjonskrav og standarder. Videre vises det til at departementet vil ta initiativ til å forskriftsfeste sentrale funksjonskrav og standarder for IKT-systemer som benyttes ved behandling av helseopplysninger, samt forskriftsfeste muligheten til å pålegge sertifisering (se høringsdokument for ny kommunal helse- og omsorgslov, kap. 32) 17

230 Direktoratet for forvaltning og IKT 3 Intervjuer om IT-standardisering, tverrsektorielt og fra et utvalg sektorer Vi har intervjuet noen tverrsektorielle standardiseringsorganer og en rekke sektorielle. Ut fra dette har vi hentet erfaringer som er brukt i det videre arbeidet sammen med støtte i egen faglighet og teori. Intervjuene er dybdeintervjuer. Hvert intervju gir en rekke erfaringer som vil være nyttig å ta i betraktning for sektoren, selv om noen av erfaringene er unike for det enkelte miljø. Det finnes også en rekke fellesnevnere. I punkt 3.1 har i tatt med fellesnevnerne og de erfaringene vi mener vil være av verdi for helsesektoren i Norge. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over intervjuobjektene, og det enkelte intervjuet er referert i vedlegg Sammenfatning av lærdommer/fellestrekk: Sterke fellestrekk Plassering av ansvaret Et fellestrekk for de fleste virksomhetene som er intervjuet er at det samlende ansvaret ligger i et direktorat og at det i liten grad er konkurrerende arenaer for standardisering. I de fleste av virksomhetene har direktoratet det overordnede, samlede ansvaret. I Finland ligger ansvaret for standardiseringsarbeidet i departementet, men man ønsker å få lagt ansvaret til et underordnet nivå. Det er vanligvis ikke noe problem å få til et samarbeid med kommunesektoren, selv om ansvaret for standardiseringen ligger i et direktorat. Direktorater kan ha sekretariatsfunksjonen og være den drivende kraften i standardiseringsarbeidet, også når dette berører kommunesektoren. Alle aktører kan komme med forslag til standarder I de fleste standardiseringsorganer er det fritt frem for enhver som ser et behov å komme med forslag om standardisering. Standardiseringsorganet gjør et forberedende arbeid med forslagene før de legges frem til prioritering. Standardiseringsprosessen er åpen i den forstand at viktige aktører kan være med i arbeidsgrupper og at det er en åpen høring før det tas beslutning om at en standard skal gjøres gjeldende. Involvering tar tid, men sikrer bedre gjennomføring og etterlevelse. Det legges opp til en stor grad av konsensusbygging under arbeidet og gjennom høring, men det er kun én av virksomhetene som kjører full konsensus. De fleste har eller er i ferd med å få forskriftshjemling av obligatoriske standarder Forskriftshjemling ses på som et nødvendig, men ikke tilstrekkelig virkemiddel for å få tatt standardene i bruk. Konsensusprosess er viktig. 18

231 Direktoratet for forvaltning og IKT Andre erfaringer vi mener er av verdi for helsesektorens arbeid Det er nødvendig å ha en forventningsavklaring med overordnet departement som gir noenlunde stabile roller, oppgaver og ressurser. Standardiseringsarbeidet må knyttes til behov i virksomhetsprosessene, ikke fremstå som teknologi. Det kan være et problem at virksomheter i forvaltningen ikke har egen kompetanse til å beskrive virksomhetsprosessene. Man er avhengig av konsulenter. Dette fører til mindre fleksibilitet når det oppstår endringsbehov. Dersom standardiseringsbehov ikke knyttes til virksomhetsbehov, vil man ikke kunne opprettholde lederfokus på standardiseringsarbeidet. Man må jobbe med de riktige standardene, dvs. at man må ha en god oversikt over mulige standarder og ha en åpen prosess når det gjelder hvilke standarder man skal utrede for bruk. Innføring av standarder for samhandling krever koordinering. Så vel prioritering som koordinering må foretas av et organ som har et overordnet ansvar i forhold til de som skal bruke standardene i samhandling. 3.2 Intervju med KITH Intervjuet med KITH skilte seg ut fra andre intervjuer ved at det varte i flere timer og at det dels besto i en presentasjon fra KITHs side og i tillegg et intervju over samme lest som ble brukt i de andre virksomhetene. Som tidligere anført har vi lagt til grunn at de ulike partene i standardiseringsarbeidet i helsesektoren gjør et godt arbeid og vi har ikke sett en vurdering av det arbeidet som gjøres som en del av oppdraget. I det følgende gjengir vi elementer fra intervjuet, med vekt på KITHs erfaringer, men med noen faktainformasjoner og informasjon fra tidligere utredninger. KITH er i hovedsak eid av HOD med AD og KS som minoritetsaksjonærer. KITHs styre har ingen deltakere fra HOD eller fra Helsedirektoratet. HOD har oppnevnt representanter fra Ahus, Helse Nor RHF, Helse Sør-Øst RHF og Norsk Helsenett til styret, i tillegg til representanter oppnevnt av AD, KS og KITH. HODs eierstyring foregår vesentlig gjennom tilskuddsmidler til bestemte standardiseringsoppdrag fra Helsedirektoratet. KITH har to oppdragsporteføljer; én som Helsedirektoratet gir tilskudd til og én som består av oppdrag med utredninger og i noen tilfeller standardisering for andre aktører, som Nasjonal IKT. En tidligere utredning fra Statskonsult (se referanser) pekte på at en slik delt oppdragsportefølje har medført en uklar rolle for KITH. KITH mener selv det er viktig å være klar på når man er i henholdsvis den ene eller andre rollen og at 19

232 Direktoratet for forvaltning og IKT det ikke foregår kryss-subsidiering mellom de to oppdragsporteføljene. Å være kompetansesenter gir risiko for at ingen etterspør rådene, og brukerne venter at råd skal være gratis. Det må være klart hva som er oppdrag og hva som er innenfor myndighetenes krav. KITH jobber både med funksjonelle kravspesifikasjoner, kodeverk, innhold og tekniske standarder. KITH har i følge intervjuet mandatet og ansvaret for å være standardiseringsorgan for helsesektoren. De har også et forvaltningsansvar for standardene inkludert et ansvar for å få tatt standardene i bruk. Som standardiseringsorgan følger KITH en tradisjonell fremgangsmåte, der man peker på aktuelle standarder, er med å utvikle norske standarder eller tilpasser internasjonale standarder til norske forhold og er også med i internasjonalt standardiseringsarbeid. Innenfor KITHs ansvarsområde er det kun unntaksvis at eksisterende standarder dekker de behov sektoren eller myndighetene melder til KITH. Det er derfor sjelden at KITH peker ut standarder. KITH følger i det vesentlige den samme metodikken som Difi og andre, med en fastlagt arbeidsprosess, et fast kriteriesett for valg av standarder, bred medvirkning i utredningsarbeidet og åpne høringer. Det har hittil ikke vært forskriftsfesting av standardene bortsett fra på NAV-området. Etter høring er det KITH som har vedtatt standardene som KITH-standarder og KITH tilbyr også et test- og godkjenningsregime der systemleverandørene kan få testet om og eventuelt godkjent at de har implementert standardene på riktig måte. Mulighetene for å drive standardiseringsarbeidet er begrenset av tilskuddene fra Helsedirektoratet. En av KITHs hensikter med å opprette en fagkomité for standardisering (våren 2010) var at dette skulle være en kanal for forslag om standardisering. En annen hensikt var å utfordre aktørene til å være med å ta ansvar for finansieringen, der direktoratet ikke finansierer. Bruk av vedtatte standarder og bruksområdet for dem legges inn i departementets styringsdialog med RHFene. KITH mener RHFene har en forpliktelse til å ta disse standardene i bruk. Noen konkrete synspunkter og erfaringer som kom frem i intervjuet: Konsensusprosessen er veldig viktig, men KITH kjører en begrenset konsensusprosess, og ikke nødvendigvis full konsensus. Lovhjemling er viktig og det må også gjenspeiles i budsjetter. Det må være en prioriteringsprosess der hele sektoren er med. Man må også få fastsatt hvilke standarder som kan leve side om side og hvem som skal fases ut. Meldingsløftorganiseringen har vært nyttig, der har det også vært gitt en finansiell støtte og organisatorisk støtte. 20

233 Direktoratet for forvaltning og IKT Departementet må avgi mer myndighet til direktoratet, i dag har de ikke ansvar for spesialisthelsetjenesten. KITH mener at de har ansvaret på tvers av virksomhetsgrensene og KITH har sagt fra til Nasjonal IKT når de mener at spesialisthelsetjenesten går inn på KITHs ansvarsområde. Men RHFene har definert at standardisering som angår spesialisthelsetjenestens systemer ligger innenfor deres eget ansvarsområde. Samhandling berører mange og da må det være noen som ligger over de som skal samhandle som må foreta prioriteringene. Innføringen krever at man tar standardene i bruk i en bestemt rekkefølge og da må noen som har et overgripende ansvar ha et ansvar for koordineringen. Viktig å få svart på behovene som kommer nedenfra og opp, de viktigste brukerbehovene, i stedet for å ta sterkere virkemidler i bruk for å få gjennomført myndighetskravene. Vinner ikke flere velgere med kjernejournal men kanskje med bedre behandling og kortere ventetid. Det som er bra er konsensusbiten. Det som mangler er å få tatt standardene i bruk. Man må regne med at det kan ta flere år, selv om det blir forskriftsfestet. Det har med kompleksitet, ikke med organisering å gjøre. Finansiering er alltid et punkt. Man må ha med standardiseringsarbeidet i kravspesifikasjonene. Man må ikke glemme denne kostnaden i forbindelse med utvikling som legges ut på anbud. Standardiseringsbehov vil påvirke både tid og kostnader. Det ligger ofte ikke i premissene for utviklingsløp at det skal gjennomføres standardisering. Både standardisering og gjenbruk av felleskomponenter må inn i premissene. KITH opplever at standardiseringsarbeid pakkes inn i store utviklingsoppdrag som konkurranseutettes og at KITH ikke har ressurser til å delta. KITH ønsker enerett på standardiseringsarbeidet i hele sektoren, ikke slik at man tar hele markedet, men for å sikre at det ikke tas valg som vanskeliggjør samhandling på tvers, for eksempel hvis man baserer seg på en annen type innholdsstandard enn den som forutsettes i samhandlingen. KITH vil kunne gjøre utredninger som sikrer at dette ikke skjer. KITH ønsker å være den instans som skal ha oversiktsbildet og kunne passe på at det ikke blir hull i samhandlingskjeden og at det legges opp til IT-støtte i alle viktige funksjoner. Må kjenne det store bildet for å kunne levere kvalitet på sitt lille område. Det kan være konflikt mellom myndighetskrav og behov som avdekkes nedenfra. KITH mener man må ivareta behovet nedenfra for å lykkes med samhandlingskravene ovenfra. Det er helsepersonalet som vet hvordan pasientjournaler skal bygges opp og hva slags innhold de skal ha. Journalsystemene må også være strukturert likt for å kunne samhandle på tvers på en effektiv måte. Så kommer 21

234 Direktoratet for forvaltning og IKT standardiseringsarbeidet for å muliggjøre dette. Leverandørene kan likevel konkurrere, først og fremst på brukergrensesnittet. Å ha et godt nettverk av ildsjeler/stakeholders rundt omkring i miljøene er viktig. De har stor påvirkningskraft innad i sine miljøer. KITH mener at forskriftsfesting i tillegg til dagens organisering er et tilstrekkelig virkemiddel. Det må være tilsyn og sanksjonsmuligheter. Difi er enig i at det må være én instans som har det sektorovergripende standardiseringsansvaret. I andre sektorer er det vanligvis et direktoratsansvar. I Finland, der ansvaret hittil ligger i departementet, ønsker man også å legge det lenger ned i linjen. Som en konsekvens av dette bør etter Difis mening, Helsedirektoratet ha det samlede ansvaret for standardisering i helsesektoren. Det vil være vanskelig for direktoratet å ivareta helheten på standardiseringsområdet dersom det er KITH som skal eie oversikten over områder med behov for samhandling og derved standardisering. Dersom KITH skal fortsette som selskap, bør standardiseringsarbeidet foregå på oppdrag fra Helsedirektoratet eller fra andre i forståelse med Helsedirektoratet. Synspunkter som kom frem vedrørende KITHs rolle og tilknytning: KITH legger til grunn at departementet selv vil være besluttende organ hva angår prioritering. KITH vil være fagorgan. KITH ønske å fortsette som aksjeselskap, da dette gir større manøvreringsmuligheter og mer langsiktighet. KITH antar at det vil være provoserende for kommunene om KITH legges inn i linjen under Helsedirektoratet eller departementet. Den viktigste grunnen til å ville være aksjeselskap er at man da oppfattes å være mer nøytral og uavhengig i forhold til myndighetskrav og at dette gir større aksept i brukermiljøene. KITH anfører at et standardiseringsorgan må være nøytralt. Og det kan da heller ikke være underlagt noen som har rett til å instruere organet i faglige spørsmål. KITH anfører videre at rollen som KITH av og til har hatt knyttet til vurdering av regelendringer neppe ville ha vært mulig dersom ikke KITH hadde vært ansett som helt nøytral, også i forhold til Helsedirektoratet og HOD. Difi vil peke på at et aksjeselskap prinsipielt ikke er nøytralt, men skal ivareta eiernes interesser. Det er mulig at selskapsorganiseringen gir et inntrykk av nøytralitet. At KITH eventuelt oppfattes å ikke representere myndighetskrav vil kunne være positivt, ref. Mintzberg (kapittel 2). Erfaringer fra andre sektorer viser at det ikke er problematisk å samarbeide med kommunesektoren fra et direktorat. Som et eksempel kan vi nevne Arkivverket. Forskriftsfesting vil også kunne omfatte kommunene. 22

235 Direktoratet for forvaltning og IKT 4 Organisering av IT-standardisering i helsesektoren i Norge 4.1 Dagens organisering av ITstandardiseringsarbeidet i helsesektoren Nedenfor viser vi en skisse av dagens organisering av ITstandardiseringsarbeidet i helsesektoren. Skissen gjør ikke krav på å være fullstendig. Den gir likevel et bilde av en organisering med uklare roller, utvalg/ arenaer med overlappende virksomhet og manglende helhetsgrep. Figur 3: Dagens organisering av IT-standardiseringsarbeidet Det må sies at noen av styringsmekanismene er nye og knapt tatt i bruk. Dette gjelder KITHs Nasjonal fagkomité for standardisering, som kun har hatt et par møter og HODs det nyopprettede ehelsegruppen med sine arbeidsutvalg Nasjonalt fagutvalg og Nasjonalt arkitekturutvalg. Hdir er sekretariat for ehelsegruppens utvalg og skal sørge for at forslag fra begge gruppene blir sett i sammenheng. RHFene som er sterke aktører på arkitektur og standardisering innen helsesektoren, deltar i ehelsegruppen. Som skissen viser, ligger RHFene i linjen direkte under HOD ved Eieravdelingen, mens det er direktoratet som styrer KITH ved hjelp av økonomiske virkemidler gjennom tilskuddsbrev til bestemte prioriterte oppgaver. Den formelle styringen av KITH gjennom generalforsamling er passiv etter det vi har funnet gjennom 23

236 Direktoratet for forvaltning og IKT intervjuene. Det er et paradoks at direktoratet som ikke ligger i linjen i forhold til RHFene, skal ha den kompliserte oppgaven å samordne forslag fra alle aktørene. Vi mener direktoratets rolle blir for svak i denne organiseringen. Skissen viser også at det er flere konkurrerende arenaer. Nasjonal IKTs fagforum for arkitektur er RHFenes koordineringsorgan på arkitekturområdet. KITHs Arena for sektorarkitektur og Nasjonal fagkomité for standardisering blir mer utydelige med hensyn til hvilke roller disse skal ha i det totale bildet. Standardisering utgjør selvsagt en svært liten del aktiviteten på helsesektoren, og vil og bør være et marginalt hensyn ved organiseringen. Men når det gjelder de virksomhetene, rådene, utvalgene, programmene, prosjektene osv. som har IKT-standardisering som eneste oppgave, som deloppgave eller som har oppgaver som grenser inn mot IKT-standardisering, bør det være ønskelig og realistisk å foreta endringer. 4.2 En generisk modell Figuren nedenfor viser en generisk modell som er basert på hvordan andre sektorer har organisert arbeidet. Viktige erfaringer å ta med seg er at det bør være kun én instans som har ansvaret for helheten og at dette vanligvis er et direktorat. Overført til helse vil det bety at Helsedirektoratet bør ha denne oppgaven i helse- og omsorgssektoren. Da bør, som en konsekvens, prioriteringsrådet ligge som et rådgivende organ til direktoratet. Vi har ikke tatt stilling til om dette prioriteringsrådet er det samme som dagens ehelsegruppe eller om den skal bestå i parallell. Direktoratet bør ha ansvaret for at det finnes en samlet oversikt over administrative og faglige virksomhetsprosesser i helsesektoren som krever samhandling, hvilke IT-systemer som berøres av samhandling og hvilke deler av arkitekturen som må standardiseres. Dette krever utstrakt samarbeid med RHFene, kommunehelsetjenesten og leverandørene. Når det gjelder utredning av IT-standarder, bør direktoratet selv kunne velge å sette ut arbeid til underliggende virksomheter, gjøre et arbeid selv, la arbeidet gjøres i prosjekter i forståelse med direktoratet eller konkurranseutsette utredningsoppgaver. 24

237 Direktoratet for forvaltning og IKT Figur 4: Generisk modell for organisering av IT-standardiseringsarbeidet 25

238 Direktoratet for forvaltning og IKT 5 Krav til oppgaveløsning og aktører i standardiseringsarbeidet Gjennom valg av metode ble det blant annet tatt utgangspunkt i hvordan standardisering er organisert i andre sektorer og hvilke erfaringer disse har med standardisering innenfor sin sektor. I tillegg så vi på tverrsektoriell standardisering i Finland, Danmark og Norge. Dette ga grunnlag for å dele opp prosessen i faser, hvor det er hensyn som skal ivaretas og mål som skal nås før man eventuelt kan gå videre i standardiseringsprosessen. For å ivareta hensyn og nå mål innenfor fasene, er det oppgaver som skal løses. Oppgavene er beskrevet på et prinsipielt nivå og det er stilt opp krav til oppgaveløsning og generelle krav til aktører for å løse oppgavene. Med denne tilnærmingen kan departementet selv vurdere om man vil benytte vårt forslag til organisering eller benytte modellen til å plassere roller og ansvar på andre aktører i sektoren. 5.1 Grunnleggende hensyn og mål Gjennom intervjuene har det kommet frem noen grunnleggende mål og hensyn, som er beskrevet i kap. 3. Disse er: at relevante aktører gis anledning til å medvirke og involveres, herunder fagmiljøene og leverandører at prosessen er åpen, slik at alle interessenter kan gjøre seg kjent med det arbeid som skjer at utviklingen er basert på konsensus blant de medvirkende Dette er hensyn som øker muligheten for at standardene blir implementert og faktisk tatt i bruk. I tillegg bør det gjennom hele prosessen være anledning til å stoppe opp dersom forutsetningen for prioriteringen endres. Dermed kan man forhindre unødig ressursbruk for sektoren. For å sikre at standardiseringen skjer ut fra et helhetlig perspektiv bør prioriteringen av områder for samhandling, standarder eller standardiseringsområder skje ett sted. Dette er i samsvar med hvordan andre sektorer arbeider, og måten man har organisert tverrsektorielt arbeid på. Erfaringsmessig er det deretter viktig at man skaffer seg god oversikt over mulige standarder, før man velger hvilke konkrete standarder man skal utrede. For å sikre at prosessen gjennomføres i tråd med etablert metodikk, og dermed ivareta forutsigbarhet for aktørene, bør det gjennom prosessen være ett organ som står som ansvarlig gjennom hele prosessen. Det skilles mellom ansvarlig 26

239 Direktoratet for forvaltning og IKT (bestiller, prosesseier) og utfører. Det organ som er ansvarlig behøver ikke være den aktøren som faktisk utfører arbeidet. Det organ som er ansvarlig bør ligge i styringslinjen i sektoren, slik at det er åpenbart hvem som har ansvar for fremdrift og kvalitet. Knytning til styringslinjen i sektoren er viktig da dette skal ivareta nødvendig forankring og prioritet. 5.2 Fasene i standardiseringsprosessen Basert på kartleggingen er følgende faser nødvendig for å sikre en god standardiseringsprosess: Forslagsfasen Prioriteringsfasen Utredningsfasen Beslutningsfasen Informasjonsfasen Implementeringsfasen Forvaltningsfasen Gevinstrealiseringsfasen Disse fasene vil bli gjennomgått i det følgende: Forslagsfasen Målet med denne fasen er at gode forslag som kan fremme IT-samhandling i helsesektoren blir foreslått. Aktuelle foreslagsstillere vil være: Politisk nivå som ønsker å prioritere bestemte områder Virksomheter innenfor sektoren som har et behov Prosjekter innenfor sektoren som i sitt prosjekt avdekker behov for standarder for å få etablerte gode løsninger Aktører innenfor standardiseringsområdet Leverandører 27

240 Direktoratet for forvaltning og IKT Tabell 1: Roller/oppgaver, krav til oppgaveløsning og aktører i forslagsfasen Roller/oppgaver Krav til oppgaveløsning Krav til aktører Stille forslag om et område med behov for standardisering eller konkret standard Ingen spesielle krav til form, men forslaget bør som minimum inneholde begrunnelse for forslaget og hvilket behov skal dekkes Fra større miljøer (RHFene og tilsvarende) bør man kunne forvente at forslag omfatter funksjonelt område/prosess, beskrivelse av samhandlingsbehov, behov dokumentert i forhold til porteføljeforvaltning (se referanser) Ingen spesielle krav til de som kan komme med forslag alternativt krav om at forslag kommer fra virksomhet eller organisasjon Det bør være åpenhet om hvilke forslag som fremsettes. Dette vil medvirke til at de viktigste områdene for standardisering blir foreslått og ikke blir standardisert andre steder i sektoren, noe som kunne føre til at aktørene benytter standarder og løsninger som ikke er optimale for samhandling. Ingen av aktørene som har blitt intervjuet har hatt begrensninger på anledningen til å komme med forslag til standarder eller standardiseringsbehov. Forslaget kan enten være en konkret standard, en særnorsk spesifikasjon ( det være seg en definisjon av innhold, prosess eller løsning), et område som bør standardiseres, en utfordring som må løses eller et behov for endring i eksisterende standarder. Det bør ikke stilles spesielle formkrav til forslaget, men behov og utfordring bør beskrives og eventuell løsningsbehov bør skisseres Prioriteringsfasen Målet med prioriteringsfasen er at de forslag som antas å ville gi størst samhandlingseffekt for sektoren blir prioritert for videre utredning. De oppgaver som skal løses i denne fasen er: Utarbeide et beslutningsunderlag for det organ som forestår prioritering, som gjør det mulig å prioritere mellom forslagene Fatte beslutning om et forslag til standard eller standardiseringsområde skal utredes nærmere basert på hva som vil gi best kostnadseffektivitet og kvalitet for sektoren samt gi best samhandlingseffekt Under forberedelsen må innkomne forslag tydelig beskrives og avgrenses. Den aktør som skal forberede saker til prioritering må ha kriterier for å vurdere forslagene. Det må gjøres en rask foreløpig gjennomgang av de innkomne 28

241 Direktoratet for forvaltning og IKT forslag iht. kriteriene som standardene skal vurderes etter. Det foreslås at det lages et begrunnet forslag til prioritering, sammen med en skjematisk kost/nytte-vurdering. Urealistiske forslag bør kunne forkastes av den aktør som forbereder saken. Det er ikke utbredt med kost/nytte-vurdering på dette stadium av standardiseringsprosessen i andre sektorer. En slik vurdering er nødvendig for at man skal kunne prioritere. Forslaget til prioritering må deretter behandles i prioriteringsrådet. Når forslaget er ferdig diskutert i rådet, eventuelt forankret i rådsmedlemmenes virksomheter og besluttet av rådet, sendes saker man ønsker å utrede videre til det organ som har ansvar i utredningsfasen. Departementet bør bli orientert om prioriteringene, slik at de har tilstrekkelig styring og kunnskap om hvilke områder sektoren vil arbeide videre med. Alle forslag og videre behandling bør være åpne og tilgjengelige. Informasjon skal sammen med fremdriftsinformasjon gjøres kjent, slik at eksterne parter har mulighet til å gi innspill og for å påvirke arbeidet videre. Dette forslag til metodikk i denne fasen vil medvirke til at forankring i sektoren, åpenhet og mulighet for medvirkning blir ivaretatt. Tabell 2: Roller/oppgaver, krav til oppgaveløsning og aktører i prioriteringsfasen Roller/Oppgaver Krav til oppløsning Krav til aktører Forberede sak til Grov vurdering av forslagene Bredt sammensatt - prioritering i tråd med omforente kriterier Saksforberedelse før prioritering iht. kriteriesett, herunder: Lage en skjematisk kost /nytteanalyse Forankring i forretningsprosess med fokus på samhandling En oversikt over hvilke systemer i porteføljen som bli berørt bør tas med hvor det er relevant permanent sektorfaglig og standardiseringsfaglig organ som er gitt myndighet til å behandle denne oppgaven 29

242 Direktoratet for forvaltning og IKT Roller/Oppgaver Krav til oppløsning Prioritering Skal representere hele sektoren og prioritere hvilke områder for samhandling som sektoren skal arbeide videre med i for å sikre kostnadseffektiv samhandling Krav til aktører Bør kun være ett organ for sektoren Representere hele den offentlige helsesektoren Ivareta faglig bredde både sektorkunnskap, tjenesteproduksjon og samhandlingsbehov Organet (rådet) rapporterer til det nivå i linjen som dekker hele sektoren Utredningsfasen Målet med utredningsfasen er å lage forslag til forvaltningsstandard som ved implementering vil gi samhandling for sektoren, og dermed gi økt kvalitet og effektivitet. I denne fasen er det forsøkt skilt mellom den aktøren som har ansvaret for at prosessen blir gjennomført og de som utfører oppgavene. I utredningsfasen vil det være flere oppgaver som vil være egnet for å settes ut på oppdrag. Dette kan medvirke til at standardiseringsarbeidet ikke blir en propp i systemet og kan skaleres etter behov. Dette skillet mellom ansvarlig og utfører er viktig ved gjennomgang av roller nedenfor. Dette er en krevende fase, hvor det er viktig å involvere de berørte aktører i arbeidet. Da dette er utvikling av forvaltningsstandarder for å fremme samhandling på tvers av virksomhetene i sektoren, bør det være en konsensusdrevet prosess. Det vil likevel være situasjoner der uenighet må bringes opp på overordnet nivå for å få sin løsning. Det bør utvikles en egen prosessbeskrivelse og metodikk for arbeidet i denne fasen. Vi har ikke vurdert KITHs metodikk, men antar at den dekker behovene eller kan være et godt utgangspunkt for tilpasning. 30

243 Direktoratet for forvaltning og IKT Tabell 3: Roller/oppgaver, krav til oppgaveløsning og aktører i utredningsfasen Roller/oppgaver Krav til oppgaveløsning Krav til aktører Ansvar for utredning Det organ som har ansvar for å Ha kapasitet/ressurser (prosesseier) gjennomføre utredning/utvikling av forslag til forvaltningsstandarden Kjennskap til standarder innen helseområdet (internasjonalt og nasjonalt) Sentrale elementer er: Fagkompetanse, fremdrift/økonomi bestillerkompetanse og at relevante kompetente prosjektlederkompetanse Gjennomføre utredning av den prioriterte saken aktører er representert sikre at metodikk følges påse at prosessen er åpen og innenfor scope Sørge for konsensusbasert standardiseringsprosess Legge til rette for at utredningen får en organisasjon, arena, verktøy og ressurser, og sikre at utredningen følger en fastsatt arbeidsmetodikk Gjennomfører utredningen basert på kriterier og metodikk Vurdere standardenes egnethet (alle relevante standarder) Etablere kriteriene for å gjøre standarden til en forvaltningsstandard Involvere relevante aktører i arbeidsgrupper Hvor aktuelt - involvere leverandører på en ikke diskriminerende måte Sørge for forankring blant virksomheter og eventuelt leverandører Må også ha oversikt over relevante aktører innen området Linjeforankret Bør være samme aktør som forberedte saken til rådet Kan være en utfører, dvs. en annen aktør enn den som har ansvar for fasen, men ikke nødvendigvis. Spesifikk fag- og standardiseringskompetanse Kompetanse innen området som skal standardiseres Utrednings- og presentasjonskompetanse Rapporterer til det organ som har ansvar for utredningsfasen 31

244 Direktoratet for forvaltning og IKT Roller/oppgaver Krav til oppgaveløsning Krav til aktører Lage konsekvensanalyser På bakgrunn av utkast til Kan være en utfører, og faglige vurderinger forvaltningsstandard og alternativer vurderes konsekvensene av forslaget. dvs. en annen aktør enn den som har ansvar for fasen Det omfatter også føringer for strategier for godkjenning, finansiering og implementering Ha kapasitet/ressurser Kjennskap til de aktuelle standardene Stoppe standardiseringsprosessen Beslutte høringsform og eventuelt gjennomføre høring Begrunnet i bortfall av behov, kvalitet, modenhet, økonomiske eller faglige begrunnelser skal det gjennom hele prosessen vurderes om utredning skal stoppes, for å unngå unødig ressursbruk Et viktig beslutningspunkt er etter at konsekvensanalyse med faglige vurderinger foreligger Høringsformen er avhengig av om det er foreslås anbefalt eller obligatorisk forvaltningsstandard Hvis anbefalt standard kan forenklet høringsform benyttes Utredningsinstruksen skal benyttes hvis hjemling i forskrift er aktuelt Det må i forkant lages høringsdokument som forelegges høringsinstansene. Etter høringsfrist må det lages en høringsoppsummering. Eventuelt justere forvaltningsstandarden og lage en anbefaling til de som har myndighet til å beslutte om standarden skal gjelde for sektoren 32 Fagkompetanse (helse og/eller IT) Kompetanse på konsekvensanalyser (for eksempel SSØs metodikk) Besluttes av det organ som er har ansvar for utredningen. Det organ som prioriterte området skal informeres. Linjeforankret Anbefalt gjennomføres av det organ som har ansvar for utredning Obligatorisk gjennomføres av det organ som har myndighet til å gjennomføre høring

245 Direktoratet for forvaltning og IKT Parallelt med utredningen for å lage en forvaltningsstandard bør det også lages en implementeringsstrategi og gevinstrealiseringsplan. Selv om utvikling av disse vil fortsette ut over utredningsfasen er det nyttig at de som arbeider med utredningen også har et perspektiv rettet mot implementering og eventuell gevinstrealisering Beslutningsfasen Målet med å gjennomføre denne fasen er å beslutte om standarden skal gjøres gjeldende for helsesektoren. Det er viktig at standarden sikres forankring i helsesektorens beslutningslinje og politisk, da implementering av standarden som regel vil innebære kostnader og ressursbruk for sektoren. Innenfor trange rammer, vil implementering kunne fortrenge andre tiltak som kunne gitt effektiviseringsgevinster for sektoren. Tabell 4: Roller/oppgaver, krav til oppgaveløsning og aktører i beslutningsfasen Roller/oppgaver Krav til oppgaveløsning Krav til aktør Beslutte anbefalt På bakgrunn av forslag Anbefaling bør gis av det forvaltningsstandard på til forvaltningsstandard samme organ som foretok bakgrunn av høring og høring, beslutte om standarden skal være prioritering Anbefale obligatorisk standard anbefalt for sektoren På bakgrunn av forslag til forvaltningsstandard gi en anbefaling om standarden skal være obligatorisk Anbefaling bør tas av det samme organ som foretok prioritering Beslutte obligatorisk Hvis obligatorisk Dersom forvaltningsstandard forvaltningsstandard forvaltningsstandard, må forskriftsfesting gjennomføres. skal være obligatorisk, bør det besluttes av myndighet som har kompetanse overfor alle berørte virksomheter og kompetanse til forskriftsfesting Det anbefales at obligatoriske standarder forskriftsfestes. Dette er aktuelt når det er viktig for samhandling at alle aktører må følge standarden. Hvis det er aktuelt å forskriftsfeste standarden, bør det vurderes om høring på forvaltningsstandarden og forskriften gjøres samlet. For anbefalte standarder kan det være hensiktsmessig at høring gjennomføres før behandling av det organ som har myndighet til å besluttes anbefalte standarder. For anbefalte standarder kan det være hensiktsmessig med forenklede høringer sammenlignet med høringer i forbindelse med forskriftsfesting. 33

246 Direktoratet for forvaltning og IKT Informasjonsfasen Målet med å gjennomføre denne fasen er å sikre at forvaltningsstandarden gjøres kjent for alle berørte (og potensielt berørte) virksomheter og leverandører. Kjennskap og kunnskap om standarden vil øke muligheten for at standarden blir implementert. Kunnskap er en forutsetning for at aktørene skal kunne innrette seg. Dette gjelder både de som anskaffer løsninger, de som har ansvar for å implementere løsning/standard i virksomhetens IT-strategi, relevante prosjekter og leverandører som blir direkte og indirekte berørt. Det bør være et krav at forvaltningsstandarden blir implementert og reflektert i berørte virksomheters IT-strategier, relevante planer og prosjekter. Tabell 5: Roller/oppgaver, krav til oppgaveløsning og aktører i informasjonsfasen Roller/oppgaver Krav til oppgaveløsning Krav til aktører Ansvar for at forvaltningsstandarden blir gjort kjent for sektoren Alle besluttede forvaltningsstandarder skal gjøres kjent for sektorens virksomheter og leverandører Valg av måte for å sikre at standarden blir gjort kjent vil kunne variere Omfatter publisering, informasjon og veiledning Disse oppgavene kan settes ut til andre Ha kapasitet/ressurser Kjennskap til standarder innen helseområdet (internasjonalt og nasjonalt) Fagkompetanse, bestillerkompetanse Må ha oversikt over relevante aktører innen området Linjeforankret 34

247 Direktoratet for forvaltning og IKT Roller/oppgaver Krav til oppgaveløsning Krav til aktører Publisere/informere/ veilede Det må vurderes om det skal være et nettsted for all informasjon om standardisering for sektoren (publisere) De aktører som skal publisere, informere og veilede må ha kapasitet/ressurser til utføre oppgaven Integrere i planer Det bør også aktivt informeres om standarden overfor sektorens virksomheter og leverandører og de som har ansvar for at standardene tas i bruk Det må også vurderes om det skal utvikles veiledere i forhold til aktuelle løsninger rette mot aktuelle målgrupper Disse oppgavene kan utføres av andre. Sektorens standarder bør være samlet ett sted Det bør også aktivt informeres om forvaltningsstandarden for de som vil få ansvar for å ta standarden i bruk Alle berørte virksomheter må integrere etablering av samhandling med de vedtatte standarder i sine førende dokumenter, for eksempel IT-strategier, planer, prosjekter og at det gjenspeiles i porteføljeforvaltningen God kunnskap til standarder innen helseområdet (internasjonalt og nasjonalt) generelt og om aktuelle standarder/løsninger spesielt Fag- og kommunikasjonskompetanse Må ha god oversikt over relevante aktører innen området Aktører som er berørt av den aktuelle samhandlingen/standarden Implementeringsfasen Målet i implementeringsfasen er at alle aktuelle virksomheter og leverandører implementerer standarden innen fastsatte planer. Denne fasen avsluttes ikke før man har nådd de mål som er satt med standarden, og kan derfor strekke seg over lang tid. Det er vanskelig å detaljbeskrive denne fasen da tiltak og oppgaver vil avhenge av hvilken standard som skal implementeres, hvem som er involvert, kompleksitet mv. Her vil vi avgrense oss til å komme med noen generelle beskrivelser av viktige oppgaver i fasen. 35

248 Direktoratet for forvaltning og IKT Tabell 6: Roller/oppgaver, krav til oppgaveløsning og aktører i implementeringsfasen Roller/oppgaver Krav til oppgaveløsning Krav til aktører Ansvar for å sørge for Iverksette tiltak for å sikre implementering at berørte virksomheter tar standarden/løsningen i bruk innen fastsatte frister. Faktisk gjennomføring tiltak kan gis i oppdrag til andre, for eksempel testmiljø og godkjenning Bestiller av implementering Det må være fastlagt hvem som har bestillerrollen og utførerrollen I tillegg vil det kunne være behov for en aktør som har samordnerrollen Bestille programvare(versjon) med standard funksjonalitet og samhandlingsmekanismer. Har myndighet til å påse at standarden benyttes av berørte virksomheter Utfører (teknisk Teknisk implementering De aktører som har implementering) av standarden i nye og eksisterende systemer og/eller eksisterende systemer Testing/godkjenning Samordning Må ha kunnskap om standarden og hvordan denne skal implementeres Det må kunne tilbys et adekvat testmiljø, særlig mht. samhandlingsfunksjonalitet Bør ha retningslinjer for testing/godkjenning av standarden/ Sørge for at samhandlende virksomheter innfører løsning på en koordinert måte. Spesielt relevant ved samhandling mange til mange ansvar for å implementere standarden. Dette vil normalt være intern eller ekstern programvareleverandør. Testmiljø kan tilbys av aktør som har god kunnskap om forvaltningsstandarden Må ha fått myndighet enten i forskrift eller av ansvarlig myndighet til å foreta godkjenning. Ha ressurser og kapasitet til rask godkjenning Har myndighet til å følge opp samtlige berørte virksomheter Forvaltningsfasen Målet med denne fasen er å sikre at standarden tilfredsstiller sektorens behov for kvalitet, slik at aktørene ikke lager egne tilpasninger som avviker fra 36

249 Direktoratet for forvaltning og IKT standarden. Det er også viktig at sektorens forvaltningsstandard harmonerer med eventuell utvikling av internasjonale standarder, og ikke blir et hinder for fremtidig samhandling. Det vil ofte i forbindelse med implementering og bruk av løsninger avdekkes svakheter og mangler, og det er viktig at disse tilpasningene skjer på en strukturert måte. Forvaltningsfasen starter i parallell med implementeringsfasen. Man må være forberedt på at endringsbehov vil dukke opp. Gjennom forvaltning vil det være viktig at man påser at endringer medfører så små kostnader for virksomhetene som mulig. Denne fasen fordrer at berørte virksomheter og leverandører deltar i prosessen. Formelt sett starter forvaltningsfasen i parallell med implementeringsfasen. Tabell 7: Roller/oppgaver, krav til oppgaveløsning og aktører i forvaltningsfasen Roller/oppgaver Krav til oppgaveløsning Krav til aktører Revisjon/evaluering/ forvaltning Allerede ved implementering av forvaltningsstandarden vil det kunne være behov for revisjon, presiseringer og korrigeringer. Dette må forvaltes på en slik måte at alle endringer dokumenteres. Over tid vil det være behov for revisjoner. Større endringer kan følge en ny standardiseringsprosess (prioritering, utvikling, beslutning mv) Langsiktig kompetanse om forvaltningsstandarden Ha ressurser og kapasitet til fortløpende forvaltning. Samme aktør som i utredningsfasen Gevinstrealiseringsfasen Formålet med å bruke standarder for å fremme samhandling er at det skal oppnås en gevinst i form av økt effektivisering eller kvalitet. I parallell med utvikling av forvaltningsstandarden bør man begynne å utarbeide en gevinstrealiseringsplan. Når standarden er implementert, må det påses at eventuelle gevinster realiseres. Det er først når man har oppnådd gevinster at det er mulig å konkludere om et samhandlingstiltak har vært vellykket. Det er derfor viktig at gevinstrealiseringsfasen sees på som en del av standardiseringsprosessen. I mange tilfeller kan det ta lang tid fra forslag om samhandlingstiltak/standard til gevinster kan realiseres, og den aktør som har ansvar for denne fasen må være en som kan sikre kontinuitet. Roller/oppgaver, krav til oppgaveløsning og aktører i gevinstrealiseringsfasen: 37

250 Direktoratet for forvaltning og IKT Tabell 8: Roller/oppgaver, krav til oppgaveløsning og aktører i gevinstrealiseringsfasen Roller/oppgaver Krav til oppgaveløsning Krav til aktører Gevinstrealisering Påse at eventuelle gevinster realiseres. Gevinstrealisering må følges opp gjennom styringsdialogene. De aktører som i utgangspunktet var planlagt å få gevinst må vurdere gevinstrealiseringen. Dersom gevinst er ment å komme annet sted enn der kostnadene tas, må koordinerende organ følge opp arbeidet med gevinstrealisering. Eiere må følge opp gjennom styringsdialogen. 5.3 Prosjektdrevet standardisering Det er en utfordring at det gjennom prosjekter skjer mye de factostandardisering som vil kunne påvirke samhandling direkte eller indirekte. Det er ønskelig at også disse situasjonene skal være gjenstand for den samme standardiseringsprosess som modellen her beskriver. Det antas at dette vil sikre best mulig forutsetninger for fremtidig samhandling. Utfordringen med store og komplekse prosjekter er at det ofte vil være behov for rask avklaring av hvilke standarder som skal benyttes. Det bør derfor tilstrebes å åpne for en hurtigere gjennomføring av prosessene, hvor dette lar seg gjøre. Det er uansett ønskelig at alle prosjekter har med standardiseringsbehov i forprosjekt og prosjektplaner om prosjektet. Disse bør si noe om når prosjektet skal kobles til den ordinære standardiseringsprosessen. Det foreslås at ansvarslinjene følger hovedmodellen, men at utførerrollen i utredningsfasen kan innehas av for eksempel prosjektet. 38

251 Direktoratet for forvaltning og IKT 6 Den generiske standardiseringsprosessen På bakgrunn av krav til oppgaveløsning og aktører er det laget en forenklet beskrivelse av standardiseringsprosessen. I figuren nedenfor er det foreslått hvor ansvaret for de forskjellige oppgavene bør ligge. I direktoratets videre arbeid bør oppgavene detaljeres ytterligere. Virksomhetene Leverandør Hdir Råd Aktørene HOD Figur 5: Den generiske standardiseringsprosessen I forslag til modell har HOD to sentrale ansvarsområder; beslutte hvilke forvaltningsstandarder for samhandling som skal være obligatoriske for sektoren, og gjennom styringsdialogen påse at virksomhetene realiserer de kvalitative og økonomiske gevinstene. Dette utelukker ikke at HOD må ha en styrende roller i forhold til større prosjekter. Det bredt sammensatte rådet (prioriteringsråd) skal foreta prioritering av hvilke samhandlings- og standardiseringsområder som sektoren skal arbeide med, og på bakgrunn av arbeidet i utredningsfasen, anbefale eller beslutte (anbefalte forvaltningsstandarder) om forslag til forvaltningsstandarden skal gjelde for sektoren. Dersom det gjennom utviklingen av standarden viser seg at man ikke bør gå videre med standardiseringsprosessen, bør rådet informeres. Det bør være ett sekretariat for standardiseringsarbeidet. Denne oppgaven bør ligge i sektorens styringslinje for å sikre forankring både i ledelse og politisk i sektoren. Det foreslås at dette ligger i Hdir for å sikre kontinuitet. Forslaget innebærer at Hdir må gis myndighet til å være standardiseringssekretariat for 39

252 Direktoratet for forvaltning og IKT hele helsesektoren innen samhandlingsstandardisering. Det understrekes at sekretariatet skal ha ansvar. Selve oppgaveløsningen kan om ønskelig settes ut til andre aktører som har forutsetninger for å løse oppgavene, for eksempel KITH. Sektorens virksomheter og aktører er viktige forslagsstillere og deltakere i standardiseringsprosessen. De bør delta i prioriteringsarbeidet og være tungt representert i utredningsfasen for å sikre forankring og kvalitet i forvaltningsstandardene. Virksomhetene vil være ansvarlige for bestilling av godkjente løsninger/implementering og ibruktakelse og for å realisere gevinster. Leverandørene bør inviteres til å delta gjennom utredningsfasen og har en viktig rolle i implementeringsfasen. Dette gjelder både teknisk implementering i løsninger og å sørge for at løsningene er godkjent. 40

253 Direktoratet for forvaltning og IKT 7 Svar på konkrete spørsmål i oppdragsbrevet Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) har i sitt brev av formulert ønskede råd og vurderinger knyttet til organisering av standardiseringsarbeidet herunder roller og ansvar for de sentrale aktørene, samt til prosessene med å utvikle sektorvise krav og standarder. Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) har beskrevet hva vi mener er nødvendige roller og ansvar i standardiseringsarbeidet, og hvor i forvaltningen rollene og ansvaret bør plasseres, se særlig kap. 4. Videre har vi beskrevet hvordan prosessen med å utvikle standarder på helsesektoren bør utformes, og hvilke hensyn og prinsipper som er viktige å få dekket i prosessen, se særlig kap. 5 og 6. Nedenfor gir vi en oppsummering av dette gjennom kortfattede svar på de konkrete spørsmålene som ble stilt i nevnte brev: 1 Hvordan bør standardiseringsarbeidet organiseres, herunder hvilke roller og hvilket ansvar de sentrale aktørene bør ha? 1a Hvilke oppgaver og funksjoner bør de ulike organisasjonene/aktørene ha (sekretariat, utfører, myndighetsrolle)? Svar: Det overordnede ansvaret for standardiseringsarbeidet i helsesektoren må ligge i HOD, som styrer hele sektoren. Et mer operativt ansvar kan ligge til Helsedirektoratet i den grad direktoratet er gitt fullmakter til IT-standardisering i hele sektoren. Sekretariatsfunksjonen kan da ligge i Helsedirektoratet. Vi foreslår at Helsedirektoratet gis en slik funksjon. Helsedirektoratet kan om ønskelig sette ut til eller delegeres oppgaver til andre. 1b Hvem bør foreslå, utvikle og vedta sektorspesifikke standarder innen helse- og omsorgssektoren? Svar: Difi vil vi fremheve at det også er viktig å klarlegge roller og ansvar når det gjelde områder som skal ha IT-standarder. Forslag til standarder: Ethvert forum eller virksomhet i sektoren kan komme med forslag, som så må prioriteres eller siles etter anerkjente kriterier. Samtidig bør det være ett organ som har plikt til å følge med på behovet for standarder og aktuelle standarder, og å legge fram forslag, jf sekretariatsrollen i pkt a over. Utvikling av standarder: Helsedirektoratet bør eie prosessen (hvis forutsetningen om fullmakt for hele sektoren er til stede, jf pkt a over). Helsedirektoratet kan sette ut utviklingsarbeidet til KITH eller til andre med tilsvarende kompetanse. Vedtak om standarder: Det må skilles klart mellom obligatoriske og anbefalte standarder. Obligatoriske standarder må vedtas av den aktøren i linjen som har ansvar for hele helsesektoren, se også pkt 2 e nedenfor. Anbefalte standarder kan vedtas av et forum knyttet til denne aktøren. I 41

254 Direktoratet for forvaltning og IKT begge tilfelle må det forutsettes en bestemt prosess som sikrer medvirkning i forkant, jf pkt 2 nedenfor. 1c Bør en sertifiseringsordning (utvidelse av dagens test- og godkjenningsordning) være en del av et forslag om en standard eller bør en slik ordning være uavhengig av de som foreslår standardene? Svar: Sertifiseringsordning bør vurderes sammen med forslag til standard, og konklusjonen integreres i forslaget til standard. Et formelt regime for sertifisering, i betydningen at et akkreditert sertifiseringsorgan utsteder sertifikater, er neppe nødvendig, og vil eventuelt gi en merkostnad. Integrasjonstest og godkjenning vil være nok. Hovedproblemet er implementering. 2 Hvordan bør prosessene med å utvikle sektorvise krav og standarder være? 2a Hvordan bør standardiseringsprosessen være fra et behov oppstår via prioritering, fastsetting, av standard til utbredelse av løsning? Hvordan sikre involvering av/forankring i sektoren slik at ulike behov blir ivaretatt? Svar: Det viktigste er at det er ett løp for IT-standardisering, slik at ikke prioriteringer og utvikling skjer i parallell. I dette løpet må det være involvering fra alle berørte deler av sektoren. Prosessen skal være åpen i alle faser. Tidlig medvirkning vil bidra til at obligatoriske krav ses på som legitime og legge grunnlaget for implementering og utbredelse. 2b Hvordan bør beslutningsgrunnlag utarbeides/fremskaffes? Svar: Ansvaret for å fremskaffe et beslutningsgrunnlag ligger i linjen, jf pkt 1 b. Direktoratet bør være fasilitator, og forberedende arbeid kan initieres og utføres i linjen, men involvering gjennom arbeidsgrupper vil ofte være nødvendig av faglige grunner og for å få realistiske konsekvens- og implementeringsvurderinger, jf pkt 2c nedenfor. Arbeidet bør være metodebasert og konsensusorientert. 2c Hvordan sikre at de ulike behov og konsekvenser blir ivaretatt i forslagene? Svar: Sammen med forslag om forvaltningsstandarder må det legges frem samfunnsøkonomisk analyse og implementeringsstrategi. De konkrete behovene ivaretas gjennom medvirkning i arbeidsgruppene. 42

255 Direktoratet for forvaltning og IKT 2d Hvordan sikre at konsekvensene av nasjonale kontra internasjonale standarder blir ivaretatt? Svar: Metodikk og kriteriesett anvendes ved valg mellom ulike standarder. Generelt skal internasjonale og åpne standarder vurderes først. Én instans må ha oversikt over relevante standarder (ISO, EU, leverandørmarkedet med mer), jf pkt 1 b. 2e Bør det være et krav til å ta i bruk vedtatte standarder/versjoner (frivillig eller ikke)? Svar: Samhandlingsstandarder (samhandling mellom aktører i sektoren) må være obligatoriske, og vedtatte obligatoriske standarder etter en prosess med medvirkning og bruk av anerkjent metodikk - kan det ikke være frivillig å implementere. Obligatoriske standarder bør forskriftsfestes. Måten å implementere standarden på, herunder versjoner av standarden, må godkjennes. 2f Hvordan sikre god/tilstrekkelig informasjon om standarder (publisering av standarder for sektoren)? Svar: Informasjon i snever forstand er ikke et tilstrekkelig virkemiddel. Implementeringsstrategi favner langt videre enn informasjon. Involvering underveis i prosessen. Bl.a. i prioriteringsfasen og i utredningsfasen, bidrar til at standarden blir kjent. 2g Hva er gode virkemidler (for eksempel regelverk og finansiering) for å sikre implementering av standarder? Svar: Vanligvis vil flere virkemidler være nødvendige. Organisatoriske virkemidler: Klare roller, ett organ for prioritering, én prosess. Pedagogiske virkemidler: Direktoratet har ansvaret, og må bruke flere kanaler. Juridiske virkemidler: Forskriftsfesting, lovhjemler ift. privat sektor, avtalefesting. Økonomiske virkemidler: Utgangspunkt er at virksomhetene selv dekker sin del av kostnadene, men fellesressurser og felleskompetanse for å drive prosessen er nødvendig. Det må være noen stabile og forutsigbare rammer for standardiseringsarbeidet og det bør være en del av den statlige helseforvaltningens ordinære drift. Hver aktørs kostnader og nytte bør synliggjøres i konsekvensvurderingene og tas hensyn til i etats- og eierstyringen. Prosessvirkemidler/samordning: Arbeid med og vedtak om standarder må integreres i IT-strategiene hos aktørene. For å få volum på elektronisk samhandling i sektoren kan det være nødvendig å ha en felles plan for og å synkronisere implementering av IT-standarder. 43

256 Direktoratet for forvaltning og IKT 8 Referanser Litteratur: Berg, Marc m.fl.: Health Information Management (Routledge, 2004) Ciborra, Claudio U. and Associates: From Control to Drift (Oxford University Press 2000) Mintzberg, Henry: Structures in Fives (Prentice Hall, International Edition, 1983) Mintzberg, Henry: The Rise and Fall of Strategic Planning (Prentice Hall, 1994) Repstad, Pål, red.: Dugnadsånd og forsvarsverker tverretatlig samarbeid I teori og praksis Thompson, James D.: Organizations in Action Rapporter, utredninger og annet: S@mspill 2.0: Nasjonal strategi for elektronisk samhandling i helse- og omsorgssektoren , Helse- og omsorgsdepartementet Forslag til ny lov om kommunale helse- og omsorgstjenester Høringsnotat, kapittel 32 Lovendringer som understøtter elektronisk samhandling, Helse- og omsorgsdepartementet KITHs vedtekter: revidert i generalforsamling 26. mai 2008, KITHs websider KITHs standardiseringsansvar og mandat, Brev til HOD fra KITH, Evaluering av tilskuddsfinansierte programmer for standardisering i helsesektoren, Statskonsultrapport 2006:21 Tjenesteorientert arkitektur i spesialisthelsetjenesten, Nasjonal IKT Utkast til Langtidsplan med strategiske føringer for IKT området, v 0.91 med saksfremlegg til styret i Helse Sør-Øst RHF , styresak Diverse presentasjoner og notater fra KITH Porteføljestyring: 44

257 Direktoratet for forvaltning og IKT 45

258 Direktoratet for forvaltning og IKT Vedlegg 1 Statlige styringsvirkemidler Aktørene på helsesektoren er mange: Statlige aktører, kommuner og private. Styringsvirkemidlene vil i utgangspunktet være de samme, men brukes på forskjellig måte og i forskjellige kombinasjoner avhengig av hva slags aktører de brukes overfor. Statlige styringsvirkemidler kan grupperes på følgende måte: Juridiske, for eksempel lover, forskrifter, konsesjoner, lisenser, prisreguleringer Økonomiske, for eksempel tilskudd, kjøp av varer og tjenester, skatter og avgifter Organisatoriske, for eksempel utskilling av kommersielle enheter, selskapsdannelser og etablering av tilsynsorganer. Pedagogiske, for eksempel informasjon og opplæring. De statlige aktørene kan være statlige forvaltningsorganer (direktorater og tilsyn) eller foretak (statsforetak, helseforetak, statlige aksjeselskaper). Når et departement iverksetter statlig politikk, vil rammen for virkemiddelbruken være etatsstyring overfor direktorater og tilsyn, mens rammen vil være eierstyring overfor foretakene. I praksis er det ikke alltid like lett å klassifisere de ulike virkemidlene i tråd med inndelingen ovenfor. Dessuten kan virkemidler i forskjellige grupper henge sammen slik at de påvirker og forsterker hverandre. For eksempel vil bruken av økonomiske eller organisatoriske virkemidler kunne være regulert av et lov- eller regelverk. Fordi kommunenes rolle er så viktig i helsesektoren, kommer vi særlig inn på statlige styringsvirkemidler vis-à-vis kommunene. Mye av teksten nedenfor er basert på NOU 2005:6 Samspill og tillit (kap. 5) og på NOU 2006: 6 Når sikkerheten er viktigst. Når det gjelder tilknytningsformer og styringsvirkemidler er disse i sin tur for en stor del tuftet på følgende Statskonsult-rapporter: 1998:21 I godt selskap, 1999:16 Statlig eierskap og sektorstyring og 2001:19 Virkemiddelbruk og sektorstyring. Juridiske virkemidler Staten benytter ulike rettslige virkemidler for å nå politiske målsettinger: Lover og forskrifter Konsesjoner Reguleringer: for eksempel prisreguleringer og regulering av markedsadgang og eierskap Vedtekter (omtalt i forbindelse med eierstyring nedenfor) 46

259 Direktoratet for forvaltning og IKT Lovgivning Alle offentlige og private bedrifter reguleres av en rekke forskjellige og generelle lover. Det kan være lover som regulerer arbeidsrettslige forhold, arbeidsmiljøet, forholdet til det eksterne miljøet og lignende. Det er i tillegg en rekke lover som regulerer enkeltområder eller sektorer av samfunnet. Sektorlovgivningen regulerer et bestemt område av samfunnet eller produksjonen av en bestemt tjeneste, og vil derfor i hovedsak ha betydning for aktørene innenfor det aktuelle området. Lovregulering er et viktig virkemiddel for å ivareta generelle samfunnsmål og sektorpolitiske mål. Gjennom lovverket gis hjemmel for bruk av andre virkemidler på området, både organisatoriske (som etablering av tilsyn og komiteer) og økonomiske (som avgifter og gebyrer). Lovgiving rettet mot kommunene I drøftingen i NOU 2005:6 påpekes det at styringsforholdet mellom stat og kommune kan minne om hierarkisk styring, men uten at staten står i et kommandoforhold til kommunene. Det er kun gjennom lov eller med hjemmel i lov at statlige myndigheter kan pålegge kommunen oppgaver og løsninger (legalitetsprinsippet). Kommunene retter seg etter regelverk som enten er lovverk eller hjemlet i lov. Viktige formål med dette regelverket er å sikre at enkeltoppgaver gjennomføres, at resultater nås, at rettssikkerheten ivaretas og at rettigheter etableres. Regler kan rette seg både mot: a) prosedyrer - hvordan oppgaver gjennomføres b) innholdet - hva som skal oppnås, og c) organisering - hvordan enkeltvirksomheter skal organiseres. For å sikre at lover overholdes innholder statlig lov- og regelverk også bestemmelser om oppfølgingen av kommunene (se Tabell 5.1 i NOU 2005:6) For en gjennomgang av tilsynssystemet, se NOU 2004:17 Statlig tilsyn med kommunesektoren. Når det gjelder statens styring av kommunene gjennom lov på helse- og omsorgssiden, vises til Difi-rapport 2010:4 Statlig styring av kommunene. Noen vesentlige momenter i rapportens kap. 3 er: Det har vært en markant økning i antall lover som regulerer kommunens aktivitet på HODs område. Økningen i antall lover har vært fulgt av en økning i antall forskrifter. Antallet rundskriv er så å si uforandret, mens antallet veiledere og planer er økt de senere årene. I noen av handlingsplanene forutsettes det at kommunen utarbeider lokale planer. Det har vist seg at det ikke alltid har vært mulig å integrere slike planer i kommunenes ordinære planleggingsvirksomhet, og dermed vil slike plankrav på (del)sektornivå innebære administrativt merarbeid. 47

260 Direktoratet for forvaltning og IKT Konsesjoner En konsesjon er en tillatelse eller løyve fra offentlige myndigheter. Å få tildelt konsesjon medfører nærmere fastsatte rettigheter og/eller plikter som både kan være positivt og negativt formulert. Konsesjoner kan ha svært ulik utforming fra sektor til sektor. Konsesjonens innhold vil ofte innebære koblinger til andre virkemidler. Muligheten til å gjøre bruk av konsesjoner må være hjemlet i lov. Regelverket på en gitt sektor gir ofte rammer for innhold og vilkår som settes i konsesjonene. Konsesjonen kan innebære en kvalitetssikring av aktørene. Eneretts- og monopolordninger Formelle enerettsområder eller monopoler er regulert gjennom lovgivning. Monopoler vil vanligvis være begrunnet ut fra hensynet til å nå samfunnsmessige mål ved utnyttelse av stordriftsfordeler. Organisatoriske styringsvirkemidler Organisatoriske virkemidler kan være omorganisering, opprettelse eller nedlegging av virksomhet, utskilling fra forvaltningen og omdanning til statlige selskaper og foretak. Når det sistnevnte grepet brukes, er det nye virkemiddelet eierstyring, se eget underkapittel om dette. Andre organisatoriske virkemidler kan være opprettelse av fora eller virksomheter med et samordningsformål, se eget underkapittel om samordning nedenfor. En tredje gruppe kan være etablering av tilsyn, som vi konsentrerer oss om her. Generelt om tilsyn Det er i dag nærmere 40 statlige organer som fører tilsyn med at private og offentlige aktører i Norge holder seg innenfor regler fastsatt i lover og forskrifter. Områdene det føres tilsyn med, spenner fra produktkvalitet og arbeidsmiljø til transportsikkerhet, mediemangfold og konkurranse. I en forvaltningspolitisk utvikling der virksomheter flyttes ut av staten og der det legges vekt på delegering, ser vi at styring med vekt på forhåndskontroll, blir erstattet av styring gjennom etterkontroll, rapportering og evaluering. I en slik utvikling får tilsynene en viktig rolle i å kontrollere at tjenester blir utført i henhold til fastlagte krav. Tilsynenes arbeidsoppgaver omfatter blant annet utarbeidelse av forskrifter, behandling av konsesjons- og dispensasjonssøknader, direkte inngrep, kontroller og aktivt forbedringsarbeid overfor dem man fører tilsyn med. Tilsyn med kommunene Fremstillingen nedenfor er basert på Statskonsult-rapport 2002:12 (Be)Grep om tilsyn. Fylkesmannen er en etat som i hovedsak har kommunen som tilsynsobjekt. Et viktig skille går mellom to hovedformer for statlig tilsyn med kommuner: Tilsyn fordi kommunene driver en virksomhet som er generelt regulert. Tilsyn rettet mot kommunal forvaltning, det vil si i egenskap av at noe er gjort til en kommunal forvaltningsoppgave ( forvaltningstilsyn ). 48

261 Direktoratet for forvaltning og IKT Forvaltningstilsynet kan være rettet mot svært ulike sider ved den kommunale driften. Det kan rettes mot organisering av kommunen, oppnevninger til styrer og utvalg, budsjettering og lignende. Dette gjelder i hovedsak forhold som er regulert i kommuneloven. Forvaltningstilsyn rettes imidlertid også mot spesielle sider ved den kommunale saksbehandlingen hvor kommunen er tillagt et selvstendig ansvar for offentlig tjenesteyting. Eksempler er kommunens barneverntjeneste, helsetjenester og sosiale ytelser. Det kan dessuten også være snakk om at kommunene er delegert fullmakt til å håndheve statlige regler, dvs. på vegne av staten. På grunn av dette mangfoldet i forholdet mellom statlig og kommunal forvaltning, er så vel reguleringen som organiseringen av tilsynene nokså komplisert. Fylkesmannens tilsynsoppgaver er i seg selv mangeartede antall hensyn er én ting, men også i metode, omfang og dybde, er det stor variasjon. På noen områder er tilsynsfunksjonen lite definert, og arter seg i praksis bare som en kopi-/rapportmottaker eventuelt som en klagesaksfunksjon. På andre områder er tilsynsfunksjonen til dels svært detaljert beskrevet med hensyn til hva det skal føres tilsyn med, og hvordan og når det skal gjøres. Variasjonen her kan se ut til å gå mellom departementsområdene. Spennvidden i metode synes å variere fra å være basert på internkontroll til at man i andre sammenhenger har en slags detaljkontrolltenkning som utgangspunkt. Utenom selve tilsynsoppgavene har også Fylkesmannen på mange områder en oppgave som gjennomføringsorgan for statlig politikk. På bakgrunn av denne rollen, får Fylkesmannen også et samlet sett mer proaktivt preg overfor kommunene enn som et mer rendyrket tilsynsorgan. For eksempel innenfor miljøforvaltningen og sosiale tjenester, kan Fylkesmannen spille på en lang rekke virkemidler; forhandlinger med involverte kommuner, tilskudd/eventuelt holde tilbake tilskuddsmidler, kompetanse- og utredningsbistand og lignende. Med tanke på funksjonskombinasjoner, kan det tenkes at Fylkesmannen på denne måten blir mye mer ansvarlig for de løsningene som velges, enn det som er vanlig for rene tilsynsorganer generelt. Økonomiske virkemidler Økonomiske virkemidler kan være fastsettelse av avgifter og gebyrer, statlig kjøp av tjenester, tilskudd, lån og garantier. Avgifter eller gebyrer kan brukes for å sikre at sektorpolitiske hensyn blir ivaretatt. På sektorer med markedsorganisering, kan staten kjøpe tjenester fra private og/eller offentlige tjenesteleverandører på mer avgrensede felt der det kan oppstå markedssvikt. Tilskudd/kjøp av tjenester kan også benyttes for å etablere eller opprettholde et tjenestetilbud når dette ikke er bedriftsøkonomisk lønnsomt. Kjøp av tjenester - tilskudd Staten kan kjøpe tjenester fra, eller gi tilskudd til, virksomheter for å opprettholde et tilbud av tjenester som ikke kan drives bedriftsøkonomisk lønnsomt, og 49

262 Direktoratet for forvaltning og IKT som det er av samfunnsmessig interesse å opprettholde. Slike tjenestekjøp kan skje gjennom en anbudsrunde eller ved direkte kjøp. Anbud innebærer at det avholdes konkurranse om retten til å levere en vare eller tjeneste. På sektorer som er liberalisert vil det vanligvis brukes anbudskonkurranser. Dersom det bare er én aktuell leverandør eller det er andre tungtveiende hensyn, kan staten benytte direkte kjøp. Tilskudd til kommunene NOU 2005:6 går inn på rammefinansiering vs. øremerkede tilskudd til kommunene. Denne drøftingen gjengis ikke her, men vi vil peke på at utredningen nevner at øremerking kan ha en positiv effekt når staten ønsker å etablere nye tjenester. I en oppstartsfase spiller slike midler en viktig rolle, men effekten avtar jo lenger tjenestene har eksistert (Rongen 1995). St. meld. nr. 23 ( ) slo også fast at øremerking egner seg som virkemiddel når nye tjenester skal etableres. Forutsetningen er at de kun brukes i en overgangsperiode og følgelig avvikles over tid. Imidlertid påpeker NOU 2005:6 også at det ikke kan trekkes noe skarpt skille mellom detaljstyring og mer rammepreget styring. Innenfor en oppgave kan det være elementer av begge. En ny oppgave for kommunen kan kompenseres gjennom inntektssystemet samtidig som det stilles spesifiserte krav til resultatet. Innenfor helse- og omsorgssektoren har øremerkete tilskudd vært flittig benyttet både før og etter tusenårsskiftet (ECON 2007:78 Statlige bindinger på kommunene). Tilskuddene har vært brukt for å påvirke kommunene til nå nasjonale mål (Difi-rapport 2010: 4). Pedagogiske virkemidler Pedagogiske virkemidler omfatter ulike former for informasjon og holdningspåvirkning. Pedagogiske virkemidler omfatter et forholdsvis vidt spekter av virkemidler som kan ha til hensikt å informere, lære opp eller bevisstgjøre befolkningen eller bestemte målgrupper. De pedagogiske virkemidlene har ikke vært spesielt fremtredende på sektorer der det har skjedd selskapsdannelser eller avvikling av statlige monopoler. Dette betyr imidlertid ikke at de ikke blir benyttet. Blant annet er informasjon om leverandører og priser et virkemiddel som blir brukt for å få markedene til å fungere bedre. Et eksempel på dette er Konkurransetilsynets offentliggjøring av strømpriser. Post- og teletilsynet er blitt bedt av departementet om å gjøre tilsynets årlige telestatistikk lett tilgjengelig for forbrukerne, slik at de enklere skal kunne orientere seg i markedet. Statlige aktører uttrykker på ulike områder ønsker om at kommunene skal gi visse tilbud eller foreta bestemte politiske valg. Stortingsmeldinger kan inneholde politiske signal om behovet for kommunal innsats uten at det formuleres som formelle krav. Departementer sender ut veiledere til kommunene om hva de bør foreta seg på et politikkområde. Veiledningsmaterialet gir gjerne utfyllende opplysninger om hvordan kommunen kan gjennomføre lovpålagte oppgaver. Materialet skal også 50

263 Direktoratet for forvaltning og IKT være til hjelp når regjeringen ønsker at kommunene skal iverksette en viss type politikk. Et eksempel på slik veiledning er regjeringens arbeid med å få kommuner til å slå seg sammen. Et annet er KRDs veileder med informasjon om brukervalg og hvordan kommunene kan ta det i bruk (KRD 2004). Dette er en styringsform som ikke stiller formelle krav til kommunene om å gjennomføre tiltak. Kommunene trenger ikke å følge de råd som informasjonen gir. På samme måte som regelstyring, vil imidlertid veiledere og retningslinjer representere klart definerte arbeidsoppgaver og en kilde til stabilitet og trygghet. I forholdet mellom politikk og administrasjon kan en veileder bli brukt fra administrasjonens side til å foreslå visse løsninger med støtte i en autoritativ kilde utarbeidet av et departement eller direktorat. På denne måten forenkler og letter veiledere arbeidet i kommunene, samtidig som de fungerer som et styringsvirkemiddel for staten. Det er ikke uproblematisk at statlige organer driver en utstrakt pedagogisk virksomhet overfor kommunene. Det er ikke alltid tydelig at det som formidles er politiske signaler og ikke noe kommunene skal gjennomføre. Fylkesmennene skal informere kommunene om plikter og om hvilken frihet kommunene har ved iverksetting av statlig politikk. Dette skjer bl.a. gjennom forventningsbrev. Effektiviseringsnettverkene ble etablert høsten 2001 som et samarbeidsprosjekt mellom Regjeringen og KS. Fra 2005 ble tiltaket gjort permanent. Formålet er å bidra til forbedring av tjenester og å bidra til effektivitetsutvikling i de deltakende kommuner samt frembringe nasjonale indikasjoner for den kvalitetsog effektivitetsutvikling som skjer i kommunal sektor. Nettverkene er både en sammenligningsarena og en læringsarena. Erfaringsutveksling og innovasjon står sentralt (NOU 2005:6, Fürst og Høverstad 2004). Som ledd i konsultasjonsordningen mellom KS og Regjeringen er det inngått avtaler om kvalitetsutvikling. To avtaler er inngått mellom KS og HOD og dreier seg om helse- og sosialområdet. Det er avtale om nasjonal strategi for kvalitetsutvikling i helseog omsorgstjenestene og nasjonal rammeavtale om samhandling på helse- og omsorgsområdet. Avtalen om kvalitetsutvikling i helse- og omsorgstjenestene er basert på enighet mellom partene om de hovedstrategier for å møte framtidas omsorgsutfordringer som ble trukket opp i den statlige handlingsplanen kalt Omsorg Her legges det vekt på kompetanseheving, lokalt utviklingsarbeid, kommunal planlegging og organisasjons- og ledelsesutvikling med sikte på å gi tjenestetilbudet høyere kvalitet og en mer aktiv omsorgsprofil. Særskilt om eierstyring Regjeringen og departementet har en generell myndighet til å instruere alle virksomheter som er organisert innenfor staten (forvaltningsorganer). Dette 51

264 Direktoratet for forvaltning og IKT betegnes gjerne som etatsstyring. Instruksjonsmyndigheten kan i prinsippet benyttes på en omfattende og lite regulert måte. Når en virksomhet er organisert som selvstendig rettssubjekt, kan ikke departementet benytte instruksjon, og må i stedet styre gjennom andre virkemidler eller gjennom eierstyring. At staten må benytte eierposisjonen, legger mer begrensninger på styringens form og innhold. I heleide statlige selskaper omfatter eierstyringen følgende: fastsetting av vedtekter og formålsparagraf oppnevning av styret i virksomheten at statsråden i eierdepartementet er generalforsamling/foretaksmøte at generalforsamling/foretaksmøte kan fatte vedtak som instruerer styret fastsetting av avkastingskrav/utbytte Styrene for heleide statlige aksjeselskaper og for statsforetakene oppnevnes av generalforsamlingen eller foretaksmøtet, som for disse selskapene vil si statsråden. Bortsett fra kravet til ansattes representasjon, er det få formelle krav til styresammensetning. Det er den sittende statsråden i det departementet som forvalter eierskapet som er generalforsamlingen/foretaksmøtet i selskapet. Statsråden utøver dermed den øverste myndigheten i selskapet. I statsforetaksloven er det presisert at departementets myndighet i selskapet ikke kan utøves utenom foretaksmøtet. Det samme følger av aksjeloven for statsaksjeselskapene. Aksjeloven tillegger styret et selvstendig ansvar for utbyttepolitikken i og med at det «ikke kan besluttes utdelt høyere utbytte enn styret foreslår». For statsaksjeselskap og statsforetakene ligger imidlertid utbyttemyndigheten hos generalforsamlingen eller foretaksmøtet. Bruk av eierstyring for å ivareta sektorpolitiske mål kan komme i konflikt med ønsket om at virksomheten skal baseres på forretningsmessige prinsipper. Flere arbeider i regi av tidligere Statskonsult viste at eierstyring i liten grad ble brukt for å nå sektorpolitiske mål. De viste også at staten gjennomgående var forsiktig med å instruere sine selskaper og at staten fulgte de formelle spillereglene. Ved å bruke myndigheten til å fastsette vedtekter for virksomhetene kan staten som eier bidra til å tilpasse organisasjonsformene til de særlige behov som virksomhetene måtte ha. Et statsaksjeselskap kan for eksempel ha en bestemmelse i vedtektene om en mer omfattende kontakt mellom selskap og eier enn aksjeloven krever. Flere norske statsaksjeselskaper har en slik 10 i vedtektene. Paragrafen sier at «alle saker som antas å være av vesentlig, prinsipiell, politisk eller samfunnsmessig betydning» skal forelegges generalforsamlingen. Styrene i selskaper med denne bestemmelsen skal hvert år legge frem en plan for virksomheten for generalforsamlingen der forhold som kommer inn under 10 skal omtales. I tillegg skal departementene rapportere om selskapenes virksomhet til Stortinget i egen melding annet hvert år. 52

265 Direktoratet for forvaltning og IKT Riksrevisjonens kontroll I sum vil en kombinasjon av bruk av mange styringsvirkemidler overfor et selskap gi en omfattende myndighetsstyring. Når det gjelder selskapskontrollen, er Riksrevisjonens oppgave å kontrollere at statsrådene forvalter statens interesser på en lovlig og økonomisk forsvarlig måte, og i samsvar med de vedtakene og forutsetningene som Stortinget har angitt. Den løpende regnskapsrevisjonen er derimot ikke Riksrevisjonens oppgave. Stortinget behandlet den 25. februar 2003 Dokument nr. 3:2 ( ) Riksrevisjonens kontroll med statsrådens (departementets) forvaltning av statens interesser i selskaper, banker med videre for 2001, jf. Innst. S. nr ( ). Stortinget besluttet da å utvide Riksrevisjonens kontroll til også å gjelde oppgaver av ikke-økonomisk art, for eksempel oppgaver knyttet til bredere samfunnsinteresser, sektorpolitikk eller andre oppgaver som er pålagt av Stortinget som ledd i selskapskontrollen. 53

266 Direktoratet for forvaltning og IKT Vedlegg 2 - Oversikt over intervjuede virksomheter/ personer Virksomhet Tverrsektorielt Difi Overliggende departement: FAD IT- og telestyrelsen Overliggende ministerium: Vitenskapsministeriet, Ministeriet for videnskab, teknologi og udvikling, Danmark Finansdepartementet, Finland Andre sektorer, Norge Statens kartverk Justissektoren: Domsstolsadministrasjonen Justissektoren: Politiets data- og materielltjeneste Riksarkivet (Kultursektoren) Post- og teletilsynet (Samferdselsdepartementet) Helsesektoren Helsedepartementet, Finland Helsedirektoratet, Norge (Helse- og omsorgsdepartementet) KITH, Norge Representant(er) Kristian Bergem, leder av Standardiseringssekretariatet Per de Place Bjørn, Fuldmæktig Pekka Niemi Tommi Karttaavi (fra finske KS, har tidligere hatt samme jobb som Pekka Niemi) Olaf Magnus Østensen, fagdirektør strategisk og teknologisk utvikling Olav Aasen, Avdelingsdirektør med ansvar for teknologi til domsstolene Bente Bergh, Systemarkitekt Virksomhetsområde IKT Anne Mette Dørum, Avdelingsdirektør Bevarings- og tilsynsavdelingen Knut Bryn, Avdelingsdirektør Terminaler og nett Teemupekka Virtanen Kristian Skauli, Fungerende avdelingsdirektør ehelse Tom Christensen, Administrerende direktør Jim Yang, Avdelingssjef Helseinformasjon 54

267 Direktoratet for forvaltning og IKT Vedlegg 3 Kortversjoner av intervjuene I dette vedlegget redegjør vi for de intervjuene som er foretatt utenfor helsesektoren i Norge, dvs. intervjuer om: Tverrsektoriell IT-standardisering i Norge, Danmark og Finland IT-standardisering på andre sektorer i Norge IT-standardisering på helsesektoren i Danmark og Finland Oppsummering fra intervjuet med KITH ligger i kapittel 3. Intervjuet med Helsedirektoratet er ikke referert, men har tjent mest som avsjekking av Difis forståelse av ulike forhold. Tverrsektoriell IT-standardisering i Norge Om aktørene og standardiseringsarbeidet Tidligere var Standardiseringsrådet og rådets sekretariat knyttet til FAD. Målet er god samhandling i og med offentlig sektor, jf St.meld. nr. 17 ( ) Eit informasjonssamfunn for alle. Mandatet gjelder både tekniske, semantiske og organisatoriske standarder (for eksempel standardavtaler), og at de tas i bruk. Arbeidet gjelder i hovedsak tverrsektorielle standarder. Det politiske fokuset har blitt mindre, det har noen fordeler og noen ulemper. Fordelen er mer langsiktighet og faste budsjetter. Tidligere har for lite ressurser vært et problem. Sekretariatet og Standardiseringsrådet er nå lagt til Difi, som rådgir FAD. Standard Norge har ansvar for på vegne av Norge som helhet, både privat og offentlig sektor, å kjenne behovet og koordinere Norges innsats inn i ISO og CEN. De får en grunnfinansiering fra NHD som i utgangspunktet dekker hovedområdet deres, som er å ha en infrastruktur for standardiseringsarbeidet. Standardiseringsrådet og Standard Norge er delvis overlappende. Standardiseringssekretariatet tar ikke på seg oppgaven med å utarbeide en standard, men kan sette arbeidet i gang. Som regel pekes det på én standard, ikke flere. Flere standarder gir ikke god samhandling. Arbeidsprosessen blir kritisert for å være lang, men Difi må kunne argumentere for den standarden som velges og da tar det tid. Viktige erfaringer En viktig erfaring er at sekretariatet måtte ha ansvar for beslutningsgrunnlaget som ble sendt rådet. 55

268 Direktoratet for forvaltning og IKT Det er brukt arbeidsgrupper på spesifikke områder. Det å sette ut oppdrag kan være problematisk fordi kompetansen ikke er god nok. Veiledningsfunksjonen er lettere nå man har egne folk som har jobbet med standarden. Man må ikke standardisere for mye, og man bør være varsom med å gjøre standarder obligatoriske (alternativet er anbefalt ; andre statuser er under observasjon, ikke behandlet og under utfasing ). Det lages et grunnfjell som sektorene må forholde seg til, og de kan velge å gå lenger i standardiseringsarbeidet. En viktig risikofaktor er at det fokuseres på feil/uinteressante/uviktige standarder. Det er viktig å jobbe med det som oppfattes å være til hjelp. Bedre målgruppearbeid er derfor en utfordring. Tverrsektoriell IT-standardisering i Danmark og Finland Om aktørene og standardiseringsarbeidet - Danmark Tverrsektoriell standardisering ligger under Ministeriet for vitenskap, teknologi og utvikling, Vitenskapsministeriet, nærmere bestemt i IT- og Telestyrelsen, som er av flere styrelser i Ministeriet. Styrelsen har en direksjon som er med på å gi retning for hvordan man skal arbeide, politisk og organisatorisk, men er ikke på det nivået at de er med på prioritering av hvilke standarder det skal jobbes med. Et kontor i IT- og telestyrelsen, Senter for digitalisering, har ansvaret for utvikling og politikkutforming innenfor digitalisering av det danske samfunn, og har blant annet ansvaret for den tverrgående IT-standardiseringen. Dansk standard er som Standard Norge, den som holder kontakt med CEN/ISO og sørger for nasjonal deltakelse nasjonalt og internasjonalt. IT- og telestyrelsen arbeider mest med innholdsstandarder. Det finnes også en organisasjon, STS, som er et organ på høyt nivå, bestående av departementssjefer og departementer. Dette har til formål å finne digitaliseringsområder, men har ikke nok mandat til å styre hva som skjer i de ulike ministeriene. STS har nedsatt domenebestyrelser for tretten serviceområder, og det er blant annet en domenebestyrelse for FORM, som har arbeidet med taxonomi for de relaterte serviceområdene, se nedenfor. Domenebestyrelsene har ansvar for å lage digitaliseringsprosjekter i sine domener. Det er en top-down-prosess. Standardiseringsarbeidet i tilknytning til IT- og telestyrelsen foregår i OIOsamarbeidet (Offentlig Informasjon Online) som er et løst samarbeid. Det er en konsensus organisatorisk komité som eier navnet OIO. Den består av mellomledere/beslutningstakere fra forskjellige ministerier, IT-sjefer, IT 56

269 Direktoratet for forvaltning og IKT arkitekter og andre. Også kommunene deltar. Leverandører deltar ikke. Sekretariatet er i Senter for digitalisering. Når to parter har behov for datautveksling, anbefales det at man etablerer OIOutvalg for det aktuelle domenet og at dette utvikler de nødvendige standarder for grenseflatene. De foreslåtte standarder gis en åpen høring og høringssvarene innarbeides før OIO-komiteen tar beslutning om at dette skal være standarder for det aktuelle området og publiserer dem. IT- og Telestyrelsen har gjennomført to arbeider av generisk karakter; Det er laget en fellesoffentlig forretningsreferansemodell som bryter ned den offentlige service i enkeltoppgaver, og man har identifisert 1800 slike enkeltoppgaver. Disse arbeides det med fremdeles. Det er mer en taxonomi som gjør det mulig å finne frem til tjenester, først og fremst for å finne ut hvilke myndigheter som har med bestemte tjenester å gjøre, men også med tanke på gjenbruk. (ref. domenebestyrelsene). Man har etablert formelle beskrivelser av dataelementer. Dette arbeidet er på et teknisk nivå og benyttes i grensesnitt-standardiseringen. Prosjekter som domenebestyrelsene identifiserer er avhengig av at det kan vises til kortsiktig gevinst. Et problem er at OIO-utvalgene forutsetter at det er prosjekter som ser seg tjent med standardisering av samhandlings-grensesnittet. Det er det ikke alle som gjør. Det man tidligere tenkte på som en bruk-eller-forklar - modell, kalles derfor gjerne bruk-eller-la-vær. Et problem er at det ikke er noen krav til kriterier i forbindelse med forklar, ikke noen krav til hvor stor ulempe som skal tåles før man lar være å standardisere for fellesskapet. Det er en Folketing-beslutning om 7 obligatoriske standarder. IT- og telestyrelsen forvalter disse. Når man skal endre en standard, er det den aktuelle OIO-komiteen som avgjør. For øyeblikket er det mindre fokus på standardisering. Dels kommer dette av den økonomiske situasjonen. Man ønsker å styrke næringslivet og da blir det tverroffentlige standardiseringsarbeidet nedprioritert. I tilegg har det vært for lite fokus på forretningsprosessene. Standardiseringen har levd sitt eget liv uten å vise til forretningsmessige fordeler. Det er et problem at forvaltningen ikke har egenkompetanse på å modellere sine egne forretningsprosesser, men er avhengige av en lang rekke konsulenter. Det gjør også at utviklingsprosessene blir for rigide, man greier ikke bevare fleksibiliteten gjennom hele utviklingsforløpet. Man håper at en ny digitaliseringsstrategi som er under arbeid vil løfte opp standardiseringsarbeidet igjen, selv om den nok først og fremst blir en sektorvis strategi. 57

270 Direktoratet for forvaltning og IKT OIO-modellen kan sikkert benyttes videre, men det må gis klare mandater til hvem det er som har ansvar for henholdsvis sektorstandardisering og den tverroffentlige standardiseringen. Viktige erfaringer Man har ikke et overordnet statlig organ som kan ta overordnede statlige beslutninger om fellesoffentlig IT. Arbeidet med tverroffentlig IT i Danmark er konsensus-styrt og basert på løst organisert samarbeid. Dette viser seg ikke å være tilstrekkelig. Man har ikke vært flinke til å relatere arbeidet til forretningsprosessene, det har blitt standardisert ut fra mer tekniske behov og forutsetninger. Dette gjør at det er vanskelig å beholde et ledelsesfokus. Høringsrunder og deltakelse er ikke nok til at standardene tas i bruk, så lenge det ikke er mekanismer som håndterer det samfunnsmessige perspektivet, og som ikke håndterer at gevinstene kan komme et annet stede enn kostnadene (så- og høsteproblematikk). Om aktørene og standardiseringsarbeidet - Finland JUHTA (Rådgivende komité vedrørende informasjonssystemer (information management) i offentlig sektor er organisert av Finansdepartementet. Komitéen skal bidra til bedre samordning og samhandling mellom stat og kommune når det gjelder informasjonssystemer. Finansdepartementet er sekretariat for komitéen. Komitéen fastsetter/godkjenner anbefalinger om standarder og retningslinjer fra sitt utførende organ JHS. Den har ca 20 medlemmer, halvparten fra stat og halvparten fra kommunene. Det er ingen politikere i utvalget. Komitéen oppnevner JHS som er et slags sekretariat for standardiseringsarbeidet. JHS etablerer retningslinjer for informasjonssystemer i både statlig og kommunal sektor. En anbefaling kan dreie seg om en felles prosedyre, definisjon eller instruks for offentlig sektor, med hensikt å øke informasjonssystemers interoperabilitet, minimere overlappende systemutvikling, sikre effektiv bruk av eksisterende data samt bidra til god felles praksis i offentlig administrasjon. Utformer anbefalinger som legges frem for JUHTA for godkjenning. Under JHS etableres det arbeidsgrupper for å jobbe med standarder innenfor ulike områder/sektorer. I disse gruppene er det en prosjektleder og en editor/forfatter. Forfatteren blir betalt for å skrive, øvrig deltakelse betales ikke. JHS arbeider med nasjonale standarder. I arbeidet ser man på om et finnes eksisterende internasjonale standarder som kan benyttes, eventuelt som et grunnlag, men man har ingen bestemte kriterier for utvelging. 58

271 Direktoratet for forvaltning og IKT Forslag til standard sendes på høring elektronisk og forslag til endringer innarbeides. Man benytter en form for rå konsensus, man må ikke nødvendighet ha full enighet blant alle interessenter. Når det foreligger et utarbeidet forslag, sendes det til JHS som enten sender det tilbake for forbedringer eller legger det frem for komitéen. Komitéen har mandat til å fastsette anbefalte standarder. Bare den aktuelle JHS-seksjonen kan velge å legge ned arbeidet med standarden. Komiteen, JUHTA, kan velge å sende den tilbake til forbedring eller godkjenne den. Politisk nivå er ikke involvert i dette. Anbefalingene blir deretter publisert på JHS webside og via e postutsendelser. Det har vært en oppfatning blant politikere at det går for langsomt å få tatt de anbefalte standardene i bruk og at standardene er lite kjent. Man antar at manglende bruk av anbefalte standarder hindrer interoperabilitet mellom systemer i offentlig sektor, og at interoperabilitet ville gi gevinster med hensyn til effektivisering ved gjenbruk av systemer og data. På denne bakgrunn har Finansdepartementet startet arbeidet med utforming av en lov om ITstandardisering med tanke på at den skal tre i kraft fra begynnelsen av Den vil gjelde hele offentlig sektor. For tiden, og med tanke på den kommende loven, arbeides det med å utforme en prosess for evaluering av standarder. I første omgang hvilke av de allerede etablerte anbefalte standardene som skal løftes inn under den nye loven som anbefalte standarder og i neste omgang også eventuelt gjøres obligatoriske samt hvordan arbeidsprosessen for å utforme og velge ut obligatoriske standarder skal være. Hittil har det vært jobbet mest med organisatoriske standarder, men det vil endre seg. Akkurat nå arbeider man med anbefalinger for hele livsløpsprosessen for systemer, fra utvikling til avvikling, men fra neste år forventer man å arbeide mer med tekniske standarder. En erfaring med dagens organisering er at den er ganske effektiv. Man bruker ½ - 1 år for å utvikle en standard. På den annen side er det et problem at de ikke blir implementert. Mulige tolkninger/refleksjoner: Det kan være at politikernes utålmodighet er ubegrunnet, at det ikke er tilstrekkelig innsikt i kompleksiteten i det å få implementert standarder. Det kan være at man ikke har arbeidet med de riktige behovene/standardene Det kan være at rå konsensus ikke er tilstrekkelig, at man bør søke full konsensus. Det kan være at det trengs virkemidler som f. eks lovhjemmel for å få tatt standarder i bruk, ref. f. eks. arkivsektoren i Norge, blant annet fordi 59

272 Direktoratet for forvaltning og IKT gevinstene med standardisering kan komme et annet sted enn der merarbeidet skjer. Viktige erfaringer felles for tverrsektoriell standardisering Danmark og Finland Det må være en styringsmekanisme som ivaretar samfunnsperspektivet når gevinster vil komme et annet sted enn der pengene brukes/systemer utvikles (så-og-høsteproblematikk). Systemutvikling og standardiseringsbehov må ta utgangspunkt i forretningsprosessene og de enkelte sektorer og virksomheter må selv kunne modellere sine prosesser. Ellers vil man ikke ha fleksibilitet til å gjøre nødvendige endringer i løpet av utviklingsprosessene. Standardisering som er forankret i systemtekniske behov vil vanskelig kunne opprettholde lederfokus over tid. Mandat til å fastsette henholdsvis fellesoffentlige og sektorvise standarder må være klart definert. Det må være midler til standardisering. Lovhjemling av sentrale standardiseringsinitiativer er nødvendig, men ikke tilstrekkelig for at standarder/systemer tas i bruk. IT-standardisering på geodatasektoren i Norge Om aktørene og standardiseringsarbeidet Statens kartverk er en forvaltningsbedrift uten styre, men kan i praksis ses på som et direktorat. Departementet styrer gjennom tildelingsbrev. Departementet styrer ikke på detaljer, men prioriterer feltet, er en støttespiller og bidrar av og til med ekstramidler. Mandatet er ikke lovfestet, men står i proposisjoner. Kartverket skal drive standardisering innenfor bransjen. Bortsett fra det internasjonale arbeidet drives standardiseringsarbeidet utenfor Standard Norge. En egen standardiseringskoordinator har delegert myndighet fra kartsjefen og overvåker området. Kartverket driver et standardiseringssekretariat. Alle tre forvaltningsnivået er involvert i Norge digitalt-samarbeidet, som omfatter over 600 aktører. Det å utarbeide standarder utgjør en større oppgave enn det å peke på standarder, men de man utarbeider ønsker man å basere på eksisterende standarder. Det internasjonale arbeidet går godt sammen med det nasjonale. 60

273 Direktoratet for forvaltning og IKT Viktige erfaringer Det frivillige arbeidet en del av suksessen. Alle kan være med. Hovedbetingelsen for at standardene blir tatt i bruk er å engasjere de som standardene er ment for og som har problemene. Det er disse som gjør jobben. Det finnes ikke profesjonelle standardiseringsfolk på dette området i Norge, alle er forankret i sin virksomhet. Hovedvirkemidlet er arbeidsgrupper inndelt etter tema. Arbeidsgruppene og sekretariatet fanger opp nye tema. Ferdige forslag sendes alltid på høring, og så tar man hensyn til kommentarene. Til syvende og sist fastsettes standarden av Kartverket. I kommunesektoren har de små kommunene lite kompetanse, men disse ser på de større kommunene og så smitter det nedover. Så- og høsteproblematikken er løst gjennom en såkalt kalkulator, der medlemsavgiften for den enkelte aktøren beregnes ut fra både hvilke utgifter aktøren har hatt og hvilken nytte man får. IT-standardisering i justissektoren i Norge Om aktørene og standardiseringsarbeidet Domstolsadministrasjonen (DA): Justissektoren består i hovedsak av domstolene, politiet, kriminalomsorgen og utlendingsforvaltningen. Sektoren har en samarbeidsarena (Programstyret). De hadde tidligere en felles IKTstrategi for sektoren som løp ut i De har nå etablert en trenivåmodell for samarbeidet, med en styringsgruppe bestående av etatslederne i sektoren og som ledes av assisterende departementsråd. Dernest har man et programstyre som består av IKT-lederne i de samme virksomhetene faglig organ (rådgivende) ved siden av, som kalles arkitekturfaglig koordineringsgruppe. Det arbeides for tiden med å utvikle en ny IKT-strategi for justissektoren. I tillegg til samhandling innenfor sektoren er det behov for samhandling med andre offentlige virksomheter, media, advokater (prosessfullmektiger) og publikum. Samhandling er viktig for at den enkelte virksomhet fungerer godt og effektivt. Imidlertid innebærer det noen utfordringer knyttet til domstolenes konstitusjonelle uavhengighet. Det er viktig at denne uavhengigheten ivaretas også på IT-området. Det er særlig to områder som er viktig ift. samhandling; elektronisk samhandling og beslutningsinformasjon. 61

274 Direktoratet for forvaltning og IKT Sektoren lyktes ikke så godt med for stort fokus på teknisk standardisering, og er i ferd med å utvikle/gjenbruke prosjektmodeller, videre skjer det samarbeid på anskaffelser (IKT-utstyr og konsulenttjenester) og informasjonssikkerhet. Årsaken til at tidligere samarbeidsmodell ikke lyktes i særlig grad var først og fremst at ambisjonsnivået var for høyt, man lyktes ikke å kommunisere hva man ønsket å oppnå ovenfor sektoren for øvrig og synliggjøre gevinstpotensialene. Videre er det utfordringer med de interne siloene, med egne prioriteringer utfordringer og mål. Det er også utfordringer i forhold til tidspunkt, virksomhetene kan befinne seg i forskjellige faser. PDMT: PDMT er et særorgan og ligger under Politidirektoratet, og er en del Politi- og lensmannsetaten. Etaten er den del av justissektoren. PDMT har tatt del i samarbeidet i justissektoren. Innen etaten har PDMT jobbet mye med standardisering. Arbeidet har i stor grad vært behovsdrevet. Viktigheten av ildsjeler fremheves, det er viktig å ha personer som kan drive frem prosesser. Når disse ildsjelene slutter, vil ofte arbeidet stoppe opp. Standardisering har vært en del av en mer helhetlig teknologiplan, hvor arkitektur var en annen viktig del av området. Utfordringen i dag er ikke teknologi- eller arkitekturproblemet, men innhold. I stedet for den tradisjonelle forståelse av standarder, bruker de etatsinterne føringer, dvs. omforente forståelse for hvordan oppgaver skal løses. PDMT deltar ikke i internasjonalt standardiseringsarbeid, dette blir håndtert av Justisdepartementet. Viktige erfaringer DA: Det er ikke tilstrekkelig og fokusere på tekniske standarder alene. Ambisjonsnivået må være virkelighetsnært. Det er viktig at man evner å kommunisere med andre enn IKT-personell, spesielt ledelse. Hensikt og gevinstpotensialet må synliggjøres. Timing og prioritering innenfor de berørte virksomhetene er viktige for å få til samhandling. PDMT: Ildsjelene er viktig for at samhandling og standardisering skal lykkes på tvers av virksomheter. 62

275 Direktoratet for forvaltning og IKT Det må være et realistisk ambisjonsnivå. For mye fokus på tekniske standarder er ikke tilstrekkelig for å lykkes, arkitektur og prosesstyring må også være en del av arbeidet med samhandling. IT-standardisering i arkivsektoren i Norge Om aktørene og standardiseringsarbeidet Riksarkivet er et direktorat med tilsynsoppgaver. Det drives tilsyn overfor alle tre forvaltningsnivåer, og det kan omfatte privat skapte arkiv. Virksomheten har en formålsparagraf i Arkivloven; arkiv skal tas vare på og kunne brukes i samtid og framtid, og dette er også målsettingen med standardiseringsarbeidet. Det ansees som viktig å ha den hjemmelen som kom i Ressursmangel pekes på som største risikofaktor, som bl.a. kan føre til at man ikke greier å etterleve ISO-standard om langtidslagring. Kulturdepartementet involverer seg ikke i standardiseringsarbeidet. Riksarkivet har grenseflater mot FAD og Difi, og samarbeider med Nasjonalbiblioteket. Riksarkivet lager testverktøy og egne standarder, deltar i Standardiseringsrådet, i KS standardiseringsråd og internasjonalt. Arbeidsgrupper ble brukt i NOARK-arbeidet, og brukes ellers også. Inviterer inn leverandører, konsulentselskaper, arkivskapere og andre fagmiljøer så langt vi formår. Men Riksarkivet sitter i førersetet på det nasjonale plan. Forskriftsrevisjoner sendes på høring. Standardene tas i bruk, men det er vanskelig å få fagsystemmiljøene til å forstå at NOARK-kjerne hører til i et fagsystem. Opplever positiv interesse hos arkivledere, leverandører og interkommunale samarbeidsorgan. Viktige erfaringer Standardene må være åpne, og samfunnsøkonomisk lønnsomme, for øvrig brukes ikke faste kriterier. Viktig å ha hjemmel til å kunne gi pålegg. Viktig at brukermiljøene kjenner til arbeidet, at de deltar og at synspunkter tas hensyn til. Derfor står NOARK sterkt. Ulempen med involveringen er at det tar lang tid jo flere man skal forholde seg til. Men når raske enmannsrapporter utarbeides, kan Riksarkivet få motbør på prosessen. 63

276 Direktoratet for forvaltning og IKT Erfaringer fra Post- og teletilsynet Oppsummering fra intervju med PT Post- og teletilsynet (PT) er et forvaltningsorgan med tilsyn som primærrolle. Sektoren omfatter først og fremst de store teleaktørene. Særlig på telekommunikasjonsområdet er standarder viktig for at kommunikasjonen skal virke. Dette er et område hvor man har lange tradisjoner for standardisering. Standardiseringsarbeidet skjer først og fremst på internasjonalt og europeisk nivå, primært europeisk. PT deltar også på utvikling av standarder, men det er begrenset kapasitet her. Man prioriterer områder som har betydning for PTs ansvarsområder som myndighet. Det er i liten grad særnorske områder med standardiseringsbehov. Det er dyrt å utvikle og vedlikeholde/utvikle nasjonale standarder, det blir nesten meningsløst for et lite land som Norge å utvikle lokale løsninger. Man prøver derfor å følge de internasjonale standardiseringsprosessene. Når de europeiske standardiseringsorganisasjonene har fastsatt standarder innen området, er PT forpliktet til å transportere standardene til norsk standard (NS). PT har samarbeid med Standard Norge, og gjennom avtale anledning til å benytte NS. Standarder er en forutsetning for at telekommunikasjonen skal virke, det er ikke så påtrengende når det gjelder IT, der finnes det alternativer. Deltakelse i standardiseringsarbeidet er åpent for alle, mye av initiativet for hvilke områder som skal standardiseres skjer i EU/EFTA. Standardisering finansieres dels gjennom grunnbevilgning og dels gjennom gebyrinntekter. Aktører som ønsker å delta, må selv dekke sine kostnader. Noen vurderinger fra intervjuet med PT Standardiseringsarbeidet skjer utenfor sektoren (EU/internasjonalt). De bruker systemet til Standard Norge for implementering av standardene. At kommunikasjonen fungerer tyder på at standardene tas i bruk innen telekommunikasjonssektoren. Selv om telekommunikasjon fordrer standarder for å virke, synes det å være en selvfølgelighet at man baserer sine løsninger på standarder. Dette kan skyldes at fagfeltet har lange tradisjoner for standardisering i motsetning til IT i helsesektoren. At standardiseringen skjer på et overnasjonalt nivå synes å være effektivt for et lite land som Norge. 64

277 Direktoratet for forvaltning og IKT IT-standardisering på helsesektoren i Finland Om aktørene og standardiseringsarbeidet I Finland er helsetjenestene desentralisert til kommunene, inkludert sykehusene. Et fåtall store sykehus er regionalisert, men også de er eid av kommunene. Det er ca 350 kommuner og 2/3 har mindre enn 2000 innbyggere. Finland har fra 2007 hatt en lov som gir staten mandat til å bygge et nasjonalt ehelse-system. Loven gjelder både offentlig og privat sektor. Det er etablert et sentralt informasjonsregister med hensikt å kunne utveksle informasjon. Når systemet er ferdig, vil man kunne få informasjon om en pasient uavhengig av hvor den er oppstått. Den sentrale kjernen er på plass. Man har startet med e resept og dette er i drift noen steder. Problemet er å få endret alle lokale systemer. Man må vente på at alle apotekene kan levere elektroniske resepter. Prosjektet ledes av helsedepartementet, men man ønsker å legge prosjektledelsen til et lavere nivå, til et direktorat som tidligere beskjeftiget seg hovedsakelig med statistikk. Arbeidet med det sentrale systemet, e-arkivet, finansieres nå fullt og helt sentralt, men vil i fremtiden finansieres av kommuner og andre brukere. For å sikre at e-resept tas i bruk har man fastsatt en bestemt dato da alle skal være elektronisk operative. Apotekene vil etter dette måtte betale en avgift for hver resept enten den sendes elektronisk eller ikke. Da vil det ikke bli lønnsomt ikke å knytte seg til elektronisk. Men man må likevel i praksis vente til alle apotek har bestilt og installert de nødvendige endringer i sine systemer. Et problem er at man har en dato da alle skal være med, men dagen før skal ingen være med. Det et problem med timing her. Systemet er basert på TCP/IP med PKI, kryptering og signering. Det er ikke et dedikert helsenett. Det er basert på meldingsutveksling. I dag er departementet involvert i det konkrete standardiseringsarbeidet, både i de nasjonale komiteene som jobber med ISO-standarder og de mer nasjonale standardene. Standarder utvikles i tilknytning til prosjekter. Det jobbes også med standardportfolio for helse i noen universiteter. De prøver å gjøre det sik at det er det underliggende direktoratet KELA (tilsvarende NAV) som skal arbeide med innholdsstandardene. De har prosjektledelsen og det overordnede bildet. De foreslår en prioritering, departementet godkjenner denne, og så er det KELA som sørger for det konkrete standardiseringsarbeidet og publiserer standardene. Det kan ta tre år fra ide til standardene er implementert. 65

278 Direktoratet for forvaltning og IKT KELA har også et opplegg for testing og sertifisering. Den første delen er testing mot krav og integrasjonstest mot andre systemer. Den andre delen er gjennomgang av sikkerheten og deretter vil man få en sertifisering. e-helsesystemet benytter HL7-standardene, men man er ikke fornøyd med kvaliteten på disse. Det fungerer lokalt, men gir problemer i integrasjonen. I praksis utvikles standardene nasjonalt (basert på HL7). Det er kun nasjonale leverandører. Alle systemer skal kunne avgi informasjon til e-arkivsystemet. På sykehussiden er det 3-4 hovedleverandører av journalsystemer. Problemet her er at det er en lang rekke lokale systemer på hvert sykehus som skal knyttes opp mot dette, eventuelt direkte mot det sentrale e-arkivet. Hvem som skal knyttes opp sentralt er ikke bestemt. Det er ikke gitt noen påbud ennå som alle må rette seg etter. Et problem er at HL7 ikke tilfredsstiller alle nasjonale krav, spesielt gir dette problemer med lagring av bilder (diacom). Pasientsystemene er bygd i henhold til finske krav, men image-systemene (røntgen o.a.) er internasjonale. Man har måttet gjøre tilpasninger i nasjonale krav. Generelt har man ikke ressurser til å være med i utviklingen av internasjonale standarder. CEN-standarder er alltid obligatoriske i Finland. På det tverrsektorielle plan kan man ha arbeidsgrupper som gir råd om hvordan en bestemt standard skal implementeres. Standardisering i Finland foregår mest ved kopiering av internasjonale standarder. Man har egentlig ikke et system som sørger for finansiering av standardiseringsarbeidet. Det er opp til den enkelte å delta ut fra egen interesse. Det konkrete arbeidet skjer i forbindelse med prosjekter og det man gjør i prosjektene blir standard. Finland samarbeider med Sverige når det gjelder e-resept (epsos) og er kritisk til at Nordisk Råd ser ut til å jobbe med dette parallelt. Viktige erfaringer Selv om man har en lovgivning som gir mandat til et sentralt helsesystem og også til et e-reseptsystem, er det store problemer med å få knyttet til brukerne. Man har etablert det sentrale e-helse-arkivet, men problemet er å få informasjonen fra de lokale aktørene, nå i første omgang fra apotekene. Apotekene må først bestille endringer i sine systemer fra sine leverandører og finansiere dette selv. Lovgivning kan være nødvendig, men er ikke et tilstrekkelig virkemiddel. Det er ikke tilstrekkelig finansiering av standardiseringsarbeidet. Standardiseringsarbeidet skjer i tilknytning til prosjektene. 66

279 Direktoratet for forvaltning og IKT Praksisen rundt standardisering fungerer noenlunde fordi det kun er nasjonale leverandører av helsesystemer. Sentrale tiltak i helsesektoren er ambisiøse i forhold til kompleksiteten, undervurderer kompleksiteten, tiden det vil ta, koordineringen som trengs, mekanismene som er i virksomhet og kostnadene forbundet med arbeidet. 67

280 Referanseark for Difi Tittel på rapport: Difis rapportnummer: Forfatter(e): Organisering av IT-standardisering i helsesektoren Notat til HOD Inngår ikke i rapportserien. Helge Bang, Kirsti Berg, Peter Bøgh Evt. eksterne samarbeidspartnere: Prosjektnummer: Vår ref: 2010/3835 Prosjektnavn: Utredningsoppdrag om organisering i helsesektoren Prosjektleder: Kirsti Berg Prosjektansvarlig avdeling: Oppdragsgiver(e): ITS Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) Resymé/omtale: Foreslå tiltak om IT-standardisering for samhandling i helsesektoren Emneord: Totalt antall sider til trykking: Elektronisk Dato for utgivelse: Utgiver: Difi Postboks 8115 Dep 0032 OSLO

281 Vedlegg 12c - Sammenstilt høringssvar fra RHF-ene Til: Helse- og omsorgsdepartementet v/ Tor Eid Kopi Fra: Nasjonal IKTs Programkontor på vegne av de 4 RHF-ene Dato: Difi-notat vedr. IT-standardisering i helsesektoren: Sammenstilt høringssvar fra RHF-ene Innledning Vi viser til brev fra Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) datert vedrørende Organisering av IT-standardisering i helsesektoren. I brevet ber HOD om kommentarer til notat fra Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) datert november Vi takker for anledningen til å uttale oss og ønsker å berømme dette initiativet til å bedre arbeidet med IT-standardisering i helsesektoren. IT-standardisering kan oppnås ved å ta i bruk eksisterende standarder og ved å gjennomføre prosesser for å utvikle standarder og deretter ta dem i bruk. Standardisering kan imidlertid også oppnås gjennom å gjøre ting likt, for eksempel gjennom å velge felles systemer som implementeres på en felles måte og forvaltes felles. Sistnevnte metode vil innebære standardisering uten bruk av standarder, men som allikevel gjør at en oppnår ønsket effekt. IT-standardisering er en viktig premiss for videre arbeid med IT i helsesektoren, og det er derfor nødvendig å sikre en hensiktsmessig organisering med tanke på ambisjoner, forankring, involvering og innføring. Vi anser Difi som en egnet part for å utarbeide et første innspill til videre organisering av dette feltet. RHF-ene v/ Nasjonal IKT har valgt å utarbeide et sammenstilt høringssvar basert på innspill fra de 4 RHF-ene. Innspillene inkluderer enkelte overordnede betraktninger, noen mer detaljerte synspunkter, samt en del innspill til tema vi mener burde vært omtalt i større grad. Overordnede betraktninger Helsesektorens utøvende etater er i dag delt i spesialisthelsetjenesten organisert under HOD, mens kommunene, og herunder de kommunale helsetjenestene, er organisert under Kommunal- og regionaldepartementet (KRD). Denne todelingen fordrer bruk av ulike styringsmekanismer. Helsedirektoratet er et fagdirektorat og ikke et direktorat med ansvar for utøvende etater. Dermed bærer ikke Helsedirektoratet et virksomhetsmessig ansvar for den utøvende delen av tjenesten, i motsetning til eksempelvis Politidirektoratet. Helsedirektoratet har i dag ikke det overordnede ansvaret for verken RHF-ene eller den kommunale helse- og omsorgstjenesten og det er derfor ikke hensiktsmessig at direktoratet er ansvarlig for prioritering og koordinering knyttet til IT-standardisering. Todelingen gjør det lite hensiktsmessig å delegere og operasjonalisere ansvaret for ITstandardiseringsprosessen i ett direktorat. Denne ulikheten i forvaltningsansvar mellom ulike typer direktorater synes i liten grad å være tatt hensyn til i notatets konklusjoner. Realisering av IKT er virksomhetsutvikling, og organiseringen bør reflektere ansvaret for virksomhetsutøvelsen, slik at de som har beslutningsansvaret også bærer ansvaret for konsekvensene. I figur 3 (s. 23) fremstilles en grafisk presentasjon av dagens organisering av IT-standardiseringsarbeidet. Figuren viser et komplekst bilde. Figur 4 (s. 25) viser en generisk modell for tilsvarende organisering hvor kompleksiteten fremstår som betydelig redusert. Det ville kanskje vært mer hensiktsmessig å basere forslaget til generisk modell v1.0.doc 1 Vedl 12c IT-standardisering - Sammenstilt høringssvar fra RHFene

282 Vedlegg 12c - Sammenstilt høringssvar fra RHF-ene på drøftingen av oppgaveløsning i kap. 5. Det er svært viktig at Difi har en helhetlig forståelse av hvordan helsesektoren generelt og dagens arbeid med IT-standardisering spesielt er organisert, og at den eksisterende kompleksiteten i samhandlingen mellom de ulike aktørene i sektoren tas høyde for i ny modell. Den generiske modellen (figur 4) burde også berøre de styringsmessige relasjoner og utfordringer som i dag eksisterer mellom aktørene i sektoren. Notatet inneholder (kapittel 2) en god gjennomgang av styringsvirkemidler og ITstandardisering generelt samt (kapittel 5) en bred gjennomgang av krav til oppgaveløsning og aktører. Vår oppfatning er imidlertid at denne teorien i for liten grad anvendes til en bedre drøfting av hvordan arbeidet bør gjennomføres (hvilke prosesser er nødvendige) og hvordan dette ansvarsmessig bør organiseres i hhv. kapittel 6 og 4. Vi synes heller ikke at erfaringene som fremkommer i intervjuer med andre sektorer og virksomheter (kap. 3) er tatt tilstrekkelig hensyn til i forslagene i kapittel 4 og 6. Notatet gir inntrykk av å se på standardisering i all hovedsak med utgangspunkt i meldingsløftet. Meldingsløftets utfordringer stammer blant annet fra manglende standardisering, men underliggende også at man har valgt å legge seg på en meget krevende og svært kompleks mange-til-mange kommunikasjonsarkitektur. Dette vil ikke være fullt dekkende for de behov helsesektoren har, og kan lede til lite hensiktsmessige konklusjoner. Mer detaljerte innspill til enkeltavsnitt / -kapitler Sammendrag Notatets sammendrag slår fast at dagens organisering er uoversiktlig og at det ikke finnes et helhetlig standardiseringsregime for sektoren. Vi oppfatter at, i tillegg til dette, er også ambisjonene og aktørenes forståelse av kompleksiteten en utfordring. Kommunikasjon må baseres på et minste felles multiplum. Her kreves det pragmatisme. Virkemiddelet til å få til det vi bruksmessig ønsker er ikke alltid den ideelle standard, men en som er god nok og som ikke krever komplekse oppgraderinger og omfattende driftsorganisasjoner. Standardisering er et virkemiddel, ikke et mål. Et helt sentralt område er å bli tydelig på hvilke områder det må standardiseres på, og hvilke man ikke bør standardisere på. Økt standardisering på feil områder vil ha en rekke negative ringvirkninger i forhold til eksempelvis innovasjon, leverandørmarkedet, fleksibilitet, omstillingsevne m.m. Vi savner en vurdering av disse aspektene. I sammendragets avsnitt 5 står det Samhandling har som konsekvens at IT-systemene som inngår i samhandlingskjeden, skal utveksle informasjon, det vil si innhold. Vi anbefaler at ordet utveksle bør erstattes med dele. Utveksling kan, riktignok feilaktig, oppfattes kun å inkludere sending. Kapittel 2 Bakgrunnskapittel Notatets kapittel 2.1 burde inkludere en drøfting av muligheten for å fjerne behovet for en standard. Eks. vil en viss grad av standardisering kunne oppnås dersom sektoren i større grad hadde hatt felles løsninger. RHF-ene etterlyser grep som gjør at behovet for standarder / kompleksiteten av arbeidet med standardene reduseres. Her ligger trolig et meget stort potensial. Notatets kapittel 2.4 peker på at utbyggingen av tjenesteorientert arkitektur i spesialisthelsestjenesten vil ta tid og at dette er krevende. Dette er nok riktig, men samtidig er det så langt ikke skissert alternativer som er mer farbare for å oppnå økt samhandling og tilstrekkelig fleksibilitet. Dette reflekteres ikke i notatet. v1.0.doc 2 Vedl 12c IT-standardisering - Sammenstilt høringssvar fra RHFene

283 Vedlegg 12c - Sammenstilt høringssvar fra RHF-ene Vi oppfatter det som positivt at kapittel 2.4 peker på behovet for å få etablert en felles overgripende plan for IT-utviklingen i sektoren. Vi antar at standardiseringsarbeidet vil være en del av en slik plan. Det savnes i dag en bedre koordinering av dette arbeidet sett opp mot porteføljestyring og arkitekturutvikling i den enkelte sektor. Standardiseringsarbeid innebærer langsiktige investeringer og det er derfor viktig å foreta riktige prioriteringer på et tidlig nok tidspunkt. Videre viser kapittel 2.4 til forskriftsfesting som et virkemiddel. Et kriterium for at dette blir et effektivt virkemiddel er at tilstrekkelige utredninger er foretatt slik at man kjenner de virksomhetsmessige konsekvensene av standardiseringen. I dag pålegges sektoren ofte standarder og ulike typer myndighetspålagte krav uten at konsekvensene av disse er kartlagt. Kapittel 3 Intervjuer om IT-standardisering Intervjulisten inkluderer ikke tjenesteutøvende aktører i helsesektoren, altså de som har ansvar for å levere helsetjenestene. Dersom perspektivene mht. utfordringsbilde og forslag til løsninger også hadde blitt belyst av representanter for de organisasjonene som i dag har det virksomhetsmessige ansvar i forhold til å realisere standardisering i praksis, herunder RHF-ene, Norsk Helsenett og representanter for kommunesektoren, kunne dette beriket utredningen. I enkelte av intervjuene, inkludert intervjuet med KITH, finner vi noen misforståelser med hensyn til dagens organisering av arbeidet med IT-standardisering. Det fremkommer imidlertid ikke tydelig om disse misforståelsene skyldes feil oppfatning hos intervjuobjektet eller feilaktig referering. Det er etter vår oppfatning dessuten uheldig at det ikke er referert fra møtet med Helsedirektoratet. Notatets kapittel 3.1 erklærer at et fellestrekk for de fleste virksomhetene som er intervjuet er at et direktorat har det overordnede, samlede ansvaret for standardisering. Dette medfører etter vår oppfatning ikke riktighet, jfr. vår innledende, overordnede betraktning. For øvrig har vi følgende kommentarer til intervjuet med KITH (kap. 3.2): KITH har i følge intervjuet mandat og ansvar for å være standardiseringsorgan for helsesektoren. De har også et forvaltningsansvar for standardene inkludert et ansvar for å få tatt standardene i bruk. KITH kan kun ha et slikt ansvar dersom slik myndighet har blitt delegert til KITH fra HOD, og dette bør i så fall dokumenteres. En avklaring av KITHs ansvarsområde vil også bidra til å tydeliggjøre grensesnittet mellom KITHs ansvarsområde og spesialisthelsetjenestens ansvarsområde. RHF-ene stiller seg til dels uforstående til uttalelsen (s. 21) om at Departementet må avgi mer myndighet til direktoratet, i dag har de ikke ansvar for spesialisthelsetjenesten. Vi stiller oss også til dels uforstående til en del av betraktningene som fremkommer rundt selskapsform og betydningen av den. Ethvert foretak skal ivareta eiernes interesser og arbeide i tråd med de vedtekter som gjelder for foretaket. Årsaken til at KITH er etablert som et aksjeselskap er mest sannsynlig at dette, på etableringstidspunktet, var den mest egnede selskapsformen for å ivareta eiernes interesser og for å sikre at KITH kunne nå sine mål. KITH arbeider for å oppnå de mål som fremkommer av vedtektene og forventes fulgt opp av deres eiere gjennom eierstyring. Dette er også i tråd med KITHs vedtekter. Kapittel 4 Organisering av IT-standardisering i helsesektoren i Norge v1.0.doc 3 Vedl 12c IT-standardisering - Sammenstilt høringssvar fra RHFene

284 Vedlegg 12c - Sammenstilt høringssvar fra RHF-ene RHF-ene er til dels uenige i notatets resonnementer og konklusjoner knyttet til eierskap til standardiseringsprosessen. Dette utdypes nedenfor. Notatet foreslår at et prioriteringsråd skal eies av Helsedirektoratet og være rådgivende overfor direktoratet. Per i dag er det imidlertid, som tidligere nevnt, ikke slik at helsetjenesten i sum organiseres under direktoratet som et eierdirektoratet. Vi er derfor av den oppfatning at et prioriteringsråd må eies av HOD, men gjerne støttes av Helsedirektoratet eller andre (eksempelvis KITH) som fagorgan, sekretariatsansvarlig m.m. Vår oppfatning er at riktig eierplassering av standardiseringsarbeidet er i HOD. I utgangspunktet ser vi for oss at det eksisterer to hovedalternativer for hvordan HOD kan delegere dette videre: 1. HOD delegerer ansvaret for IT-standardiseringsprosessen til Helsedirektoratet 2. HOD delegerer ansvaret for IT-standardiseringsprosessen til KITH Om alternativ 1 Alternativ 1 medfører at det overordnede ansvaret for IT-standardiseringsprosessen legges til Helsedirektoratet. I en slik situasjon vil det være nødvendig at direktoratet knytter til seg andre kompetansesentre (først og fremst KITH) og setter oppdrag ut til ulike aktører dersom dette er hensiktsmessig. Det vil være en mulighet å flytte den delen av KITH som i dag arbeider med IT-standardisering og samordning til Helsedirektoratet i tråd med den myndighet som HOD delegerer til Helsedirektoratet. Valg av alternativ 1 forutsetter at Helsedirektoratet bygger opp tilstrekkelig kompetanse til å kunne styre prosessen og foreta prioriteringer innenfor dette komplekse området. Per i dag kan vi ikke se at direktoratet besitter tilstrekkelig strategisk kompetanse og styringsmessig legitimitet til å håndtere disse oppgavene godt nok. Alternativ 1 vil kunne medføre fare for rolleblanding i Helsedirektoratet og det er derfor behov for at ansvar og myndighet tydelig klarlegges. Det er en utfordring dersom for mange roller samles hos Helsedirektoratet, eksempelvis fagorgan, utførende roller, operativ prosjekteier og standardiseringsorgan. Gitt at dette alternativet velges mener RHF-ene at det er en forutsetning at Helsedirektoratet kun fokuserer på to områder; strategi og standardisering. Det vil i så fall være uheldig dersom direktoratet samtidig har en utøvende, operativ rolle i sektoren. Om alternativ 2 Alternativ 2 medfører at HOD delegerer det daglige ansvaret for ITstandardiseringsprosessen direkte til KITH og at den delen av KITH som i dag arbeider med IT-standardisering og samordning knyttes tettere til HOD. I dette alternativet vil KITH rådgi departementet omkring området standardisering. HOD, i kraft av sin rolle som styringsorgan, bør imidlertid foreta en overordnet prioritering og behovsvurdering av hvilke områder som skal implementeres i sektoren basert på en samlet vurdering av konsekvens og nytte. Det er en forutsetning for å velge alternativ 2 at KITH ikke innehar andre konkurrerende roller som kan svekke troverdigheten eller svekke legitimiteten i standardiseringsarbeidet. En annen viktig forutsetning for alternativ 2 er at det bygges opp tilstrekkelig kompetanse i HOD til å kunne styre KITH på en hensiktsmessig måte. Vår oppfatning er at mesteparten av standardiseringskompetansen innenfor sektoren i dag finnes i KITH. Spesialisthelsetjenesten benytter blant annet til tider KITH som et kompetansemiljø i forbindelse med konkrete anskaffelsesprosesser for kvalitetssikring av konkurransegrunnlag og som et uavhengig organ leverandørindustrien (spesielt v1.0.doc 4 Vedl 12c IT-standardisering - Sammenstilt høringssvar fra RHFene

285 Vedlegg 12c - Sammenstilt høringssvar fra RHF-ene leverandører som tidligere ikke har levert systemløsninger til det norske markedet) kan kontakte for forståelse av nasjonale standarder. All den tid spesialisthelsetjenesten i dag ikke alltid innehar tilstrekkelig konkrete kunnskaper omkring de aktuelle standarder som foreligger, er dette verdifulle bidrag fra KITH. Gitt at ovennevnte forutsetninger oppfylles vil RHF-ene i utgangspunktet anbefale valg av alternativ 1. I tilknytning til dette kan det også nevnes at vår oppfatning er at det er behov for også å bygge kompetanse på standarder og bruken av disse nede i de enkelte virksomheter. Per i dag er det ikke tilstrekkelig forståelse for hvorfor det bør standardiseres og for hvorfor man skal søke å bruke eksisterende standarder. Kapittel 5 - Krav til oppgaveløsning og aktører i standardiseringsarbeidet Kapitlene knyttet til implementering, forvaltning og gevinstrealisering (kap ) bør utvikles videre. Eksempelvis er det viktige forvaltningsmessige problemstillinger knyttet til synkronisert overgang til ny versjon av standard (jf. forvalting av e-resept meldinger etc.). Jo flere standarder, jo tettere må dette koordineres og jo mer kompleks blir problemstillingen. Kap bør inkludere beskrivelser av gevinstrealiseringsavtaler, metoder for måling av gevinster og praktisk organisering av slikt arbeid. Notatet bør presisere hvorvidt alt standardiseringsarbeid skal baseres på en gevinstrealiseringsplan samt understreke viktigheten av å fokusere på gevinstrealisering allerede i utrednings- og beslutningsfasen. I forhold til den prosjektdrevne standardiseringen (kap. 5.3) oppfattes det i dag som et like stort problem at man ikke tenker standardisering som at man innfører de facto standarder. Gjennom prosjektmetodikk bør man sørge for at avsjekk av standardiseringsbehov og mulig bruk av standarder er en del av alle prosjekters oppstartsaktiviteter. Tilsvarende kan detaljerte krav til innføring av gitt teknologi, system eller myndighetspålagt krav, medføre innføring av en de facto standard. I dag er dette ikke alltid en bevisst prosess. Kapittel 6 Den generiske standardiseringsprosessen Vi oppfatter at beskrevet metodikk for å utvikle og ta i bruk standarder er i tråd med det som benyttes i de fleste standardiseringsorganisasjoner (bl.a. HL7). Imidlertid mener vi at standardiseringsprosessen og standardiseringsarbeid bør ses i sammenheng med øvrig arkitekturarbeid og at det er viktig å nærme seg en virksomhetsarkitekturtankegang i helsesektoren for å bedre kunne løse virksomhetens behov med IKT-løsningene. For øvrig ønsker vi å bemerke at den generiske standardiseringsprosessen i større grad burde ta hensyn til forretningsmessige prosesser og behov og hvordan en skal ta hensyn til virksomhetsmessige konsekvenser av standardiseringen. Dette utdypes nærmere under. Kapittel 7 Svar på konkrete spørsmål i oppdragsbrevet Vi stiller et lite spørsmålstegn ved notatets behandling av temaet finansiering. I punkt 2g (s. 45) oppgis det at Utgangspunkt er at virksomhetene selv dekker sin del av kostnadene mens det i samme avsnitt sies at Hver aktørs kostnader og nytte bør synliggjøres i konsekvensutredningene og tas hensyn til i etats- og eierstyringen. Det siste kan tyde på at Difi har sett for seg et slags regnskap for fordeling av kostnadene, for eksempel etter modell fra geodatasektoren i Norge. I denne sektoren benytter man en såkalt kalkulator hvor medlemsavgiften for den enkelte aktør beregnes ut fra både hvilke utgifter aktøren har hatt og hvilken nytte man har mottatt. v1.0.doc 5 Vedl 12c IT-standardisering - Sammenstilt høringssvar fra RHFene

286 Vedlegg 12c - Sammenstilt høringssvar fra RHF-ene Det er viktig at det stimuleres til standardisering gjennom finansiering for å sikre at standardiseringsarbeid genereres der det skal benyttes. Vi oppfatter at Helsedirektoratet i de siste årene har hatt et betydelig fokus på utvikling av nye nasjonale standarder, men uten tilsvarende fokus på forvaltning / videreutvikling av eksisterende standarder. Det ville vært interessant å analysere resultatgraden knyttet til nåværende ordning og prioritering av tilskuddsmidler. En slik analyse ville gitt nyttige innspill til fremtidig finansieringsordning. RHF-ene stiller seg bak notatets anbefaling om at det neppe er nødvendig å etablere et formelt regime for sertifisering, i betydning av et akkreditert sertifiseringsorgan. I mange sammenhenger er det svært krevende å etablere gode sertifiseringsordninger. Bruken av slike gir til dels liten merverdi og forsinker ofte prosesser og prosjekter. Innspill til tema som burde vært omtalt RHF-ene ønsker å peke på enkelte tema vi mener burde vært omtalt i større grad i Difis notat. Dette gjelder: Vi savner et sterkere fokus på hvordan en skal sikre at standardiseringsprosessen avstemmes med forretningsmessige prosesser og behov og hvordan en skal ta hensyn til virksomhetsmessige konsekvenser av standardiseringsarbeidet. For å oppnå effektivitet bør en også standardisere forretningsprosessene og sørge for organisatorisk interoperabilitet mellom aktører i helsesektoren. Nødvendige konsekvensanalyser og strategi for implementering må utvikles og være forstått forut for at beslutning fattes. Blant annet ser vi at det i dag i for liten grad vektlegges å utrede kostnadsmessige konsekvenser og realisme i forhold til implementeringstid. Sektoren bør her kunne lære blant annet fra erfaringene fra Danmark (jf. notatets vedlegg 1). Inkludering av intervjuer med tjenesteutøvende aktører fra helsesektoren kunne bidratt til å svare ut mangelen knyttet til dette. Disse problemstillingene handler også om timing. For at en standard skal bli lett å implementere, er det viktig at den er på plass før alle har anskaffet et system som ikke støtter standarden. Ofte er dette den største utfordringen i standardiseringsarbeidet. Notatet adresserer ikke tydelig nok om prosjekter / delsektorer skal kunne utrede og velge standard på områder som ikke prioriteres av sektoren. Spesialisthelsetjenesten mener at det også er nødvendig og nyttig å standardisere innenfor delsektoren. Det er viktig at eiers prioritering av hvilke standarder som skal tas fram på tvers ikke fører til at man unngår å bruke standarder på andre områder. Vi savner en vurdering og analyse av hvordan standardisering av kliniske standarder skal inkluderes i standardiseringsarbeidet. Eksempelvis bør standardiseringsarbeidet utført av Helse Sør-Øst RHF i forbindelse med prosjektet Standardisering av kliniske parametere for Elektronisk kurve Helse Sør-Øst RHF samt Nasjonal IKTs pågående tiltak knyttet til kliniske termer og symboler vurderes av Difi i forbindelse med ferdigstillelse av notatet. Notatet burde tydeligere understreke viktigheten av å i størst mulig grad adoptere internasjonale standarder. Vi forholder oss til et internasjonalt produktmarked og vi er avhengige av at nasjonale og internasjonale IKT-løsninger samhandler. Internasjonale standarder må derfor foretrekkes. Dersom man identifiserer mangler i de internasjonale standardene må man tilstrebe å endre disse framfor å utarbeide nasjonale / lokale standarder. I Sverige stilles det fra 21. mars 2010 krav til CE-merking av journalsystem. Vi savner nærmere vurdering og analyse av dette temaet. v1.0.doc 6 Vedl 12c IT-standardisering - Sammenstilt høringssvar fra RHFene

287 Vedlegg 12c - Sammenstilt høringssvar fra RHF-ene Avslutning Difis notat får frem en rekke gode momenter og foreslår til dels gode tiltak for å redusere antall aktører / klargjøre rollene rundt standardisering i helsesektoren. RHF-ene er imidlertid til dels uenige i notatets resonnementer og konklusjoner knyttet til eierskap til standardiseringsarbeidet. Organiseringen av IT-standardiseringsarbeidet bør reflektere ansvaret for virksomhetsutøvelsen, slik at de som har beslutningsansvaret også bærer ansvaret for konsekvensene. Vår oppfatning er at notatet inneholder en god gjennomgang av styringsvirkemidler og IT-standardisering generelt samt en bred gjennomgang av krav til oppgaveløsning og aktører. Denne teorien synes imidlertid i for liten grad å være anvendt i drøftingen av hvordan arbeidet bør gjennomføres og hvordan dette ansvarsmessig bør organiseres. Vår oppfatning er at riktig eierplassering av standardiseringsarbeidet er i HOD. I utgangspunktet ser vi for oss at det eksisterer to hovedalternativer for hvordan HOD kan delegere dette videre: 1. HOD delegerer ansvaret for IT-standardiseringsprosessen til Helsedirektoratet 2. HOD delegerer ansvaret for IT-standardiseringsprosessen til KITH Gitt at forutsetning som nevnes knyttet til kap. 4 om at Helsedirektoratet må tydeliggjøre og delvis avgrense hvilke roller man tar i sektoren blir innfridd, vil RHF-ene i utgangspunktet anbefale alternativ 1. Det er RHF-enes synspunkt at notatet trengs å videreutvikles innen en del områder som i dag er utilstrekkelig belyst eller mangelfullt konkludert på. Notatet vil være et godt utgangspunkt for videre arbeid. Vi har ovenfor listet opp en rekke innspill til tema som burde vært omtalt. Dersom vi skal foreslå en prioritering vil vi anbefale at man i første omgang vurderer følgende nærmere: 1. Drøfting av organisasjonsstruktur og -plassering av standardiseringsarbeidet som sikrer legitimitet overfor hele helsetjenesten gitt dagens organisering av sektoren. 2. Drøfting av hvordan en gjennom organiseringen skal ivareta virksomhetsmessige konsekvenser av standardiseringsprosessen. 3. Vurderinger rundt etablering av et standardiseringsorgan for hele helsetjenesten og alle deler av interoperabilitetsperspektivet, hvor en rendyrker standardisering og sikrer tett tilknytning til de største operative miljøene i sektoren. 4. Vurderinger rundt problemstillinger knyttet til timing. For at en standard skal bli lett å implementere, er det viktig at den er på plass før alle har anskaffet et system som ikke støtter standarden. Vi ser at dette ofte er den største utfordringen i standardiseringsarbeidet. 5. Tydeligere fokus på viktigheten av å i størst mulig grad adoptere internasjonale standarder. Siden vi forholder oss til et internasjonalt produktmarked og er avhengige av at nasjonale og internasjonale IKTløsninger samhandler, må internasjonale standarder foretrekkes. 6. Kapitlene knyttet til implementering, forvaltning og gevinstrealisering bør videreutvikles. Eksempelvis er det viktige forvaltningsmessige problemstillinger knyttet til synkronisert overgang til ny versjon av standard. RHF-ene stiller seg bak notatets anbefaling om at det neppe er nødvendig å etablere et formelt regime for sertifisering, i betydning av et akkreditert sertifiseringsorgan. v1.0.doc 7 Vedl 12c IT-standardisering - Sammenstilt høringssvar fra RHFene

288 Vedlegg 12c - Sammenstilt høringssvar fra RHF-ene Vi vil oppfordre til at en revidert versjon av notatet sendes ut på tilsvarende høringsrunde. RHF-ene ønsker lykke til med det videre arbeidet og ser frem til et videre samarbeid med HOD og Difi for å ytterligere forbedre arbeidet med IT-standardisering i helsesektoren. v1.0.doc 8 Vedl 12c IT-standardisering - Sammenstilt høringssvar fra RHFene

289 Vedlegg 13a Til: Styringsgruppen Nasjonal IKT Kopi Fra: Programkontoret Nasjonal IKT Dato: Saksnr: 13/ Status vedr. opprettelse av EPJ Systemeierforum Bakgrunn Nasjonal IKTs Klinisk IKT Fagforum arbeider særlig med fremtidige behov innenfor EPJ-området. Det er i tillegg identifisert et behov for å etablere et felles EPJ Systemeierforum. Et slikt forum bør ha som hovedoppgave å samarbeide om bruk og forvaltning av dagens EPJ. I tillegg bør forumet inneha oppgaver knyttet til erfaringsdeling og leverandørhåndtering (inkl. å beslutte hvilke endringer som skal bestilles basert på prioritering og kostnad). Saken har blitt behandlet i Prosjekteierforum ved flere anledninger. I PEF ble Programkontoret bedt om å sende forespørsel til RHFene hvor de bes om å utpeke ressurspersoner til et EPJ Systemeierforum. Det skulle deretter avholdes et oppstartsmøte hvor bl.a. forumet selv skulle ferdigstille eget mandat. Saken ble behandlet på nytt i PEF hvor det fremkom at det var uklarhet rundt fagdirektørenes eventuelle deltakelse i forumet, og at dette gjorde utnevnelsen av representanter til forumet noe vanskelig. I dette møtet anbefalte PEF at fagdirektørene skal rådspørres ved uklarheter knyttet til prinsipielle spørsmål, men at de ikke skal være faste forumrepresentanter. Forslag til løsning Programkontoret har mottatt enkelte innspill til deltakere i forumet fra RHFene, men prosessen så langt har synliggjort et behov for drøfting av en del problemstillinger med fagdirektørene. Programkontoret har utarbeidet et notat (vedlagt) som ble oversendt regionalt fagdirektørmøte for å få deres innspill knyttet til vurdering av tema i et fremtidig EPJ Systemeierforum samt hensiktsmessig organisering og representasjon i et slikt felles forum. Programkontoret vil gi en kort muntlig orientering om nåværende status i saken. Forslag til vedtak Styringsgruppen tar saken til orientering. Vedl 13a Status vedr. opprettelse av EPJ Systemeierforum v1.0.doc 1

290 Vedlegg 13b Til: Kopi: Regionalt fagdirektørmøte Dato: 7. januar 2010 Saksnr: Fra: Nasjonal IKT v/ Programkontoret Etablering av et felles EPJ Systemeierforum Bakgrunn Nasjonal IKT har i dag et Klinisk IKT Fagforum (tidl. EPJ Fagforum) som særlig arbeider med fremtidige behov innenfor EPJ-området. Det er i tillegg identifisert et behov for å etablere et felles EPJ Systemeierforum. EPJ Systemeierforum bør ha som hovedoppgave å samarbeide om bruk og forvaltning av dagens EPJ. I tillegg bør forumet inneha oppgaver knyttet til erfaringsdeling og leverandørhåndtering (inkl. å beslutte hvilke endringer som skal bestilles basert på prioritering og kostnad). Følgende ble bl.a. referatført ved behandling av saken i Nasjonal IKTs Prosjekteierforum : Systemeierforumets rolle vil hovedsakelig være aktuell etter at et system eksisterer, selv om dette forumet også må bidra ved løsningsutvikling sammen med fagforumet. Systemeierforum EPJ er også ansvarlig for sekundær bruk av helseopplysninger fra EPJ, dette må se dette i sammenheng med arbeidet knyttet til kvalitetsregister. Forumet kan nedsette arbeidsgrupper etter behov og med den sammensetning som anses nødvendig, og invitere ressurspersoner inn i arbeidet etter behov. Det har blitt foreslått at forumet skal rapportere til Programkontoret Nasjonal IKT, som igjen rapporterer til Prosjekteierforum og Styringsgruppen Nasjonal IKT. Forumets vedtak vil være rådgivende for RHFene. Følgende mandat er foreslått for forumet: EPJ Systemeierforum har følgende hovedoppgaver: Medvirke til kunnskapsutveksling og erfaringsutveksling omkring systemeierskapet for EPJ i RHFene Leverandørhåndtering, inkludert: o Sikring av klare og felles prioriteringer i arbeidet opp mot leverandørene som igjen sikrer tydelige beslutninger om hvilke endringer som skal bestilles o Videreutvikling av et samordnet og effektivt kundeforhold til EPJleverandørene Programkontoret Nasjonal IKT PricewaterhouseCoopers AS Sandviksbodene 66 Postboks 3984 N-5835 Bergen

291 Dato 10/02/2011 Tema Etablering av et felles EPJ Systemeierforum Side 2 av 3 Vedlegg 13b Bistå i vurderinger og prioriteringer knyttet til nyanskaffelser, utviklingsoppgaver, oppgraderinger og utrulling, samt gi innspill til mest hensiktsmessig systemutnyttelse og drift Bidra til mer effektiv applikasjonsforvaltning og generelt ryddigere prosesser Holde seg oppdatert ved å delta på internasjonale møter Det er for øvrig lagt opp til at EPJ Systemeierforum etter oppstart selv vil være med å definere egne oppgaver og rolle ytterligere. Representasjon i felles EPJ Systemeierforum Alle de 4 RHFene må være representert i forumet. Man bør etterstrebe gjennomgående representasjon fra regionale systemeierfora og i den forbindelse har Nasjonal IKTs Styringsgruppe uttalt at det vil være naturlig at lederne av de regionale systemeierforaene (der dette finnes) er deltakere i det nasjonal systemeierforumet. Styringsgruppen har også påpekt at fagdirektørene har en sentral rolle i forvaltningen av EPJ-systemene. I forhold til ressursinnsats er det vanskelig å estimere dette i forkant, da det dette blant annet avhenger av endelig mandat og oppgaver man ønsker lagt inn under forumet, og av sakstilfanget fra RHFene underveis. Vi ser imidlertid at det normalt trolig vil innebære 4 til 6 møter i året, med tilhørende saksforberedelse og etterarbeid. Problemstilling På bakgrunn av ovenstående behov har Programkontoret for Nasjonal IKT sendt forespørsel til RHFene hvor de har blitt bedt om å utpeke ressurspersoner til et felles EPJ Systemeierforum. Vi har så langt mottatt følgende innspill: RHF Helse Nord Helse Midt-Norge Helse Vest Helse Sør-Øst Klinisk IKT FF Utpekte ressurspersoner Susann Backstrøm, UNN HF Frank Fredriksen, EPJ/PAS-systemansvarlig Helse Nord IKT P.t. ikke utpekt (holder på med å få etablert regionalt EPJ Systemeierforum) P.t. ikke utpekt (fagdirektørene ønsker å samstemme seg) Bengt Nilssen, leder EPJ utvikling, stabsområde helse, Sykehuset Innlandet HF Asbjørn Elgen, systemeier og divisjonsdirektør, Sykehuset Østfold Helge Haarstad, St.Olav, har blitt foreslått, men er ikke bekreftet Basert på disse tilbakemeldingene, er det synliggjort et behov for en drøfting av følgende problemstillinger med fagdirektørene; 1. Vurdering av tema som bør/må håndteres nasjonalt a) Hvilke tema bør/må håndteres nasjonalt når det gjelder forvaltning og videreutvikling av dagens EPJ-systemer, dvs. DIPS og PasDoc (v/ OUS)? Disse temaene må være en refleksjon av de tema som i det i dag arbeides med lokalt og regionalt. Eksempler på tema kan være erfaringsdeling og felles problemhåndtering nasjonalt, sammenstilling og vedlikehold av sentrale krav fra brukermiljøene, koordinering av og påse bestilling av utvikling for å møte myndighetspålagte krav, prioritering av

292 Dato 10/02/2011 Tema Etablering av et felles EPJ Systemeierforum Side 3 av 3 Vedlegg 13b utviklingskrav fra brukerne, anbefalinger knyttet til bruk, prosesser og gevinstrealisering, krav og oppdateringer etc. Det forutsettes at avklaringen rundt Systemeierforum rolle og mandag skjer i samarbeid med allerede etablerte fora i NIKT som Klinisk IKT fagforum. 2. Vurdering av hensiktsmessig organisering a) Hvordan bør et nasjonalt EPJ Systemeierforum organiseres? Skal forumet bestå av fagdirektørene, eller kan dette arbeidet "delegeres" til et nasjonalt EPJ Systemeierforum? Forumet bør ha representasjon på samme nivå fra alle regionene, dvs. enten representasjon ved fagdirektørene eller ved lignende nivå som Helse Nord og Helse Sør-Øst har spilt inn, jfr. over. Her ønsker Nasjonal IKT fagdirektørenes vurdering. En enhetlig tilnærming blant de ulike RHFene er trolig en styrke. b) Dersom EPJ Systemeierforum ikke er sammensatt av fagdirektørene, ønsker Nasjonal IKT fagdirektørenes innspill knyttet til hvilke tema som er av en så strategisk, overordnet karakter at de også bør drøftes på et tverr-regionalt faglig nivå av fagdirektørene. Oppsummering Programkontoret ønsker fagdirektørenes innspill knyttet til vurdering av tema i et fremtidig EPJ Systemeierforum samt hensiktsmessig organisering og representasjon i et slikt felles forum. Vi ser frem til fagdirektørenes videre håndtering av saken. Med vennlig hilsen Dagfinn Hallseth Programkontoret Nasjonal IKT