UTKAST: Referat fra møte nr. 68 i Nasjonal IKT

Transkript

1 Til: Kopi: Fra: Herlof Nilssen, Erik M. Hansen, Thomas Bagley, Hans Nielsen Hauge, Bjørn Nilsen, Oddvar Larsen, Daniel Haga, Jan Eirik Thoresen, Christine Bergland, Tor Eid, Lise K. Strømme, Lasse B. Sølvberg, Håkon Grimstad Arild Pedersen, Ketil Are Lund, Johnny Heggestad, Bård Helge Hofstad, Arild Faxvaag, Torill Kristiansen, Gunnar Jårvik, Wilfred Østgulen, Vidar Kårikstad, Helge Moe, Norunn Saure, Frank Ivar Aarnes, Kai Rune Furberg, Bjørn Astad, Oddbjørn Schei ved Dagfinn Hallseth, Hilde Hordnes og Fredrik C. Birkenfeldt Sted: Radisson SAS Gardermoen Tid: kl. 09:30-12:30 Deltagere Til stede: Herlof Nilssen, Erik M. Hansen, Hans Nielsen Hauge, Bjørn Nilsen, Jan Eirik Thoresen, Christine Bergland, Tor Eid, Lise K. Strømme, Lasse B. Sølvberg, Håkon Grimstad Dagfinn Hallseth, Hilde Hordnes og Fredrik C. Birkenfeldt fra. Anders Stubban, Norsk Helsenett, var tilstede under sak 04. Bente Saltnes Nedrebø og John Egil Osteig var tilstede under sak 07 Forfall: Oddvar Larsen, Thomas Bagley og Daniel Haga var ikke til stede i møtet. Agenda Nr Sak Ansvarlig 01 Godkjenning av innkalling Innkallingen ble godkjent uten kommentarer. Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: 1, Redegjørelse fra Bjørn Astad (eventueltsak), 2-16 Saker til eventuelt: Tor Eid tok i forkant av dette møtet initiativ til en kort redegjørelse fra Bjørn Astad om e-helsepengene i statsbudsjettet. Invitasjon til referansegruppe Nasjonal strategi for kodeverk og terminologi. Det er ønskelig med 1-2 personer fra NIKT. Christine Bergland meldte inn sak vedrørende brev fra HOD Hans Nielsen Hauge meldte inn sak vedrørende budsjett og fakturering av RHFene for 2013 for NIKT. Innkallingen ble godkjent. Bjørn Astad settes på SGs kopiliste 02 Godkjenning av referat fra møtet

2 Det var ingen kommentarer til referatet. Styringsgruppen godkjenner referatet. 03 Gjennomgang av prosjektstatus viste til utsendt saksunderlag. Følgende ble kommentert spesielt: kommenterte at ikke- grønne trafikklys stort sett gjelder ressurser i tiltakene. Tiltak 47 nærmer seg en løsning på å få på plass en juridisk ressurs. Styringsgruppen tar status til orientering. 04 Fremleggelse av sluttresultater fra Folkeregisteret i Norsk Helsenett (tiltak 15.5) og Felles Hjelpenummer (tiltak 15.6) Prosjektleder Anders Stubban, NHN, presenterte sluttrapportene for de to tiltakene. Erik M. Hansen spurte innledningsvis hvor mange aktører som bruker løsningen for Felles Hjelpenummer. Til dette svarte Stubban at det per nå bare er Hemit (MRS), samt et prosjekt under utvikling i Helse Sør-Øst. Håkon Grimstad opplyste at NHN pt har konsesjon fra Skattedirektoratet til å håndtere folkeregisteropplysninger. Det er imidlertid en risiko for at denne kan bli trukket tilbake. Han påpekte det store fremskrittet helsevesenet har oppnådd ved hjelp av denne konsesjonen, og den betydelige forenklingen man har oppnådd. Styringsgruppen sluttet seg til dette. Det ble også kommentert at det er stort innsparingspotensial for sektoren på dette feltet, og at det bør støttes opp om slike gode tiltak. Det ble videre oppfordret til at hver region bestiller integreringer mot sine kjernesystemer, via bestillingslinjen. Vedtak Styringsgruppen tar resultater og hovedfunn fra tiltak 15.5 og 15.6 til etterretning. Styringsgruppen godkjenner sluttleveransene fra tiltak 15.5 og Arbeid med nasjonale medisinske kvalitetsregistre innledet med en kort orientering om saken knyttet til etablering av nytt fagforum for medisinske kvalitetsregistre, med henvisning til sakspapirene. Erik M. Hansen presiserte innledningsvis at selv om Interregional styringsgruppe peker på at Helse Vest IKT skal håndtere dette i samarbeid med SKDE frem til ny organisering i NIKT, er den praktiske konsekvensen at Hansen har håndtert dette administrativt gjennom for NIKT. Behandling av saken i NIKTs egne underliggende organer ble diskutert. Saken slik den ble lagt frem har ikke vært gjenstand for slik behandling. Det ble påpekt at dette 2

3 nye fagforumet er en bestilling fra AD- møtet, men at når fagforumet først er etablert må det inn under NIKT sine strukturer og rutiner for saksbehandling. Det ble pekt på at det er behov for forankring av dette fagforumets arbeid i Nasjonal IKTs struktur og å se på hvordan vi etablerer fagforumet. Dette ble støttet. I lys av innføringen av blant annet mer strukturerte data i ble det påpekt at forumet sannsynligvis ikke kommer til å vokse over tid, og at behovet for forumet muligens vil forsvinne når bedre journalsystemer er på plass. Det ble kommentert at oppdraget som er levert til NIKT er presist selv om organiseringen på området som sådan er kompleks, og at NIKTs oppgave nå er å levere på dette oppdraget. Prosess og organisering på dette området ble kommentert på generell basis, samt behovet for en tydeliggjøring. Til dette ble det anført at dette ligger utenfor NIKT sine oppgaver, og at temaet har vært brakt på banen i AD- møter. Styringsgruppen ber programkontoret iverksette arbeidet med bemanning av nytt fagforum for medisinske kvalitetsregistre. Styringsgruppen vil godkjenne utnevnelser i styringsgruppemøtet Styringsgruppen tar ellers saken til orientering. 06 Organisering av dedikerte ressurser før ny struktur og Nasjonal IKT HF orienterte kort om saken, og påpekte at det er en økende aktivitet og etterspørsel etter ulike fagfora og sekretariater. Herlof Nilsen kommenterte at NIKT ikke kan finansiere sekretariater i regionene som er utfordrende å ha kontroll med. Dersom man skal ha slike sekretariater, må de legges inn under eksisterende strukturer. Det er utfordrende å få kontroll over utbredelsen av sekretariater, og hvem som deltar og å styre dette innenfor en helhet. Lasse Sølvberg kommenterer at han også har reagert på manglende system for disse sekretariatene. Det kan være på sin plass med en vurdering av hvilke sekretariater som trengs. Det ble pekt på at ved å finansiere behovene over prosjektmidler, vil det løse behovet på kort sikt, men at det er vanskelig å se hvilke behov tiltakene vil ha på lengre sikt. Ved å avvente til NIKT HF er etablert vil man høste erfaringer. Herlof Nilsen refererte til at AD-møtet jevnlig får opp saker om opprettelse av sekretariater og har lagt seg på en restriktiv praksis. Det var derfor enighet om ikke å fremme en egen sak om dette temaet fra Nasjonal IKT sin side overfor RHF ADmøtet. 3

4 Styringsgruppen vedtar å prosjektfinansiere midlertidig aktivitet som mellomløsning for berørte tiltak og fagfora frem til Nasjonal IKT HF er etablert og strukturert 07 Nasjonal forvaltningsmodell for Arketyper Bente Saltnes Nedrebø og John Osteig presenterte kort nasjonal forvaltningsmodell for arketyper og viste organisasjonsmodell for design- og redaksjonsutvalgene som det bes om midler til å finansiere. Bjørn Nilsen påpekte at det er viktig at det legges opp til at «eierskap» til et nasjonalt arbeid med arketyper bør overføres til Hdir. Christine Bergland kommenterte at de har fått tydelige signaler fra fag og arkitekturutvalget om å ta en aktiv rolle i arketypeforvaltning. Det er spesialisthelsetjenesten som skal utvikle arketyper, og Hdir som skal definere standarden. Bergland kommer tilbake med hvordan dette skal håndteres i styringsgruppemøte At Hdir tar over forvaltningsansvaret for arketyper vil være i tråd med tidligere behandlinger av denne saken. Det ble henvist til vedtak i sak 06, og presisert at finansiering av sekretariatsfunksjon bør gjøres gjennom prosjektmidler frem til ny organisasjon i Nasjonal IKT HF er på plass og strukturert, eller til Hdir overtar ansvaret for arketyper. Sakens vedtaktspunkt 3 ble diskutert og endret til at i samarbeid med Helse Bergen velger hvem de to dedikerte ressursene skal være. Hans Nilsen Hauge kommenterte at han håper at prosjektgruppens vurderinger blir grundig ivaretatt når personer til disse oppgavene velges. Han støtter videre Hdir sin vilje til å ta ansvar på dette området. For vedtakspunkt 5 må det formuleres at det er NIKT som anskaffer verktøyet og at HV IKT står som kontraktspart. Dette er i tråd med andre avtaler som inngås på vegne av NIKT. Bjørn Nilsen kommenterte at det er viktig at det tas høyde for kontraktsoverføring til ny organisasjon eller til Hdir ved utforming av kontrakt. Videre mener han at det er viktig at Hdir er proaktiv i overtagelse av arketyper, og at prosessen ikke stagnerer. NIKT understrekte videre at det er viktig at det verktøyet som anskaffes er uavhengig av systemleverandør. Erik M. Hansen presiserer at OpenEHR er systemuavhengig, og at det er leverandørene som har valgt dette rammeverket. Det er derfor hensiktsmessig at spesialisthensetjenesten også velger dette, og understrekte at man nå tar et aktivt valg knyttet til dette. Nasjonal forvaltningsmodellen for arketyper som beskrevet i vedlegg 07a vedtas med umiddelbar virkning. Det bevilges midler til 2 prosjektmedarbeidere som skal sørge for videreføring av arbeidet i tråd med forsalget, frem til aktiviteten er overført til Nasjonal IKT HF., i samarbeid med Helse Bergen HF, velger de to dedikerte ressursene (prosjektmedarbeiderne). Det bevilges kr til kompetanseheving Nasjonal IKT anskaffer verktøy for forvaltning av arketypene. Helse Vest IKT står som formell kontraktspart på vegne av Nasjonal IKT (som for øvrige kontakter). Estimert sum for anskaffelse av verktøy er inntil kr 1 mill, samt inntil kr i 4

5 bistand til anskaffelsesprosessen. Det besluttes at de representanter som har deltatt i felles arketypemøte representerer egen region i Nasjonalt Redaksjonsutvalg frem til formell utnevnelse blir foretatt. 08 Opprettelse av midlertidig sekretariatsfunksjon for forvaltning av FDV-system for MTU og BHM henviste til sakunderlaget, samt vedtak i sak 06. Det ble foreslått at denne saken prosjektfinansieres på samme måte som sak 07. Styringsgruppen ber tiltak 37s Styringsgruppe om å vurdere å opprette en prosjektfinansiert funksjon med inntil ett årsverk i første driftsår som en opptrapping mot det permanente behovet for organisering. Denne funksjonen bør ila første driftsår for Nasjonal IKT HF evalueres og vurderes endret, eller videreføres med en avklart organisering og finansiering Styringsgruppen vedtar å prosjektfinansiere inntil ett årsverk i tråd med gjeldende praksis for finansiering av interne ressurser, for å ivareta prosjektets oppgaver knyttet til forvaltning av FDV-system for MTU og BMH. Tiltak NUIT Prosjektidènotat for "Henvisning mellom HF" og "Dialogmelding og vedlegg til melding" til godkjenning innledet med å påpeke at denne saken handler om to ting - Tiltak som kommer inn. De nevnte tiltakene er pekt på av NUIT, og kommer - Rolleavklaring. Hva blir NIKT sin rolle? Erik M. Hansen tilføyde at denne saken konkretiserer to tiltak, og anførte at NIKT også i dette tilfellet bør følge etablert praksis der man ofte har lagt gjennomføringsansvaret til en av regionene, ved bruk av etablert finansieringsmodell. Han tolker saksnotatet slik at HSØ har tilbudt seg å ta ansvar for tiltaket 'Henvisning mellom HF', mens han samtidig tilbyr at Helse Vest tar ansvar for 'Dialogmelding og vedlegg til melding'. Det ble påpekt at saksfremlegget inneholder noen feil og har derfor manglende presisjon, spesielt knyttet til begrepet 'melding'. Styringsgruppen ba om at dette ble rettet opp. Det ble videre påpekt at det er viktig å ha et nasjonalt perspektiv i disse tiltakene, at de heller ikke må gjøres større enn nødvendig. Samtidig må nødvendig tempo holdes opp i prosessene. Viktigheten av systemnøytralitet (med referanse til saksfremlegget) ble påpekt. Håkon Grimstad minnet om at man ikke må glemme NHN og andre aktører og sektorer i dette arbeidet. Det vil berøre flere, som for eksempel tannleger, forsikringsbransje osv. Styringsgruppen vedtar oppstart av kartlegging og sondering, samt inntil kr til evt frikjøp av ressurser, til følgende prosjekter: o Henvisning mellom HF (prioritering 4 på NUITs liste). Ansvar: Helse Sør- Øst o Dialogmelding og vedlegg til meldinger (prioritering 5 og 6 på NUITs liste). Ansvar: Helse Vest Resultat av dette arbeidet, samt forslag til videre progresjon i arbeidet vil bli lagt frem på Styringsgruppemøte Helse Sør- Øst Helse Vest 5

6 10 Nasjonal handlingsplan e-helse. Prosess og innhold Christine Bergland presenterte kort saken, og gikk gjennom struktur og hovedinnhold. Den vedlagte bruttolisten over tiltak danner grunnlag for neste års prioriteringer. Helsedirektoratet har et sterkt ønske om at bruttolisten skal brukes som underlag for behandlingen i NUIT. Hdir mener at bruttolisten danner et godt utgangspunkt for videre arbeid, og ønsker først og fremst innspill på handlingsplanens struktur. SG diskuterte kort avveiningen mellom kortsiktige prioriteringer og langsiktig målsetninger, samt problematikken rundt "vekslingsfaser" forbundet med dette. SG oppsummerte med at dette er et godt utgangspunkt for videre arbeid, og at det drar sektoren i en retning som gjør den i stand til å dele nasjonalt. NIKT SG tar informasjon om forslag til nasjonal plan for e-helse ( ) til orientering 11 Målbilde for administrative registre Christine Bergland henviste til saksunderlaget som gjør rede for arbeidet med et målbilde for administrative registre. Helsedirektoratet ønsker et tett samarbeid med aktørene i helsesektoren, i første rekke med spesialisthelsetjenesten. Det er store utfordringer på dette feltet, men situasjonen er i bedring. Styringsgruppen tar saken til orientering. 12 Møteplan 2014 Ved en inkurie var 2014 blitt til 2013 i saksfremlegget. Vedtaket er gjort på basis av at denne anses som rettet. Vedtak Styringsgruppen vedtar møteplanen for SG for 2014 som foreslått i saksnotatet sender ut kalenderinvitasjon basert på den vedtatte møteplanen. 13 SG- møtet Forkortet møte/videomøte På grunn av møtekollisjoner ble det foreslått å avholde SG- møtet som forkortet videomøte. Vedtak Styringsgruppen vedtar at SG- møtet arrangeres fra som videokonferanse. 14 Til orientering fra Helsedirektoratet Det ble henvist til saksunderlaget, og Erik M Hansen kommenterte at det er positivt å få en så fin gjennomgang. Styringsgruppen tar saken til orientering. 15 Til orientering viste til informasjon i utsendt saksunderlag. Følgende ble 6

7 kommentert: Prosjektledersamling. vurderer fortsatt dato og tilgjengelighet PPS og prosjektet 'Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten'. Dette er et prosjekt i regi av Hdir, men som er et spesialisthelsetjenesteprosjekt. Hdir etablerer nå et forprosjektdirektiv, som går gjennom vår PPS. De har i den forbindelse spurt om finansiering av videre arbeid, frem til eventuelt hovedprosjekt er på plass. Erik M. Hansen kommenterte at dette er en god ide. Han ser konturene av et større stykke arbeid, som er avhengig av godt forarbeid. Styringsgruppen bevilger inntil kr til forprosjektdirektivet til 'Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten' Styringsgruppen tar sakene for øvrig til orientering 16 Eventuelt E-helsepenger Tor Eid tok i forkant av dette møtet initiativ til en kort redegjørelse fra Bjørn Astad om e-helsepengene i statsbudsjettet. Astad presenterte innledningsvis i møtet. Presentasjon sendes ut sammen med referatet Invitasjon til referansegruppe Nasjonal strategi for kodeverk og terminologi fremla kort saken om at Hdir er tillagt forvaltningsansvaret for kodeverk, klassifikasjoner og terminologi. Nasjonalt arbeid med kodeverk og terminologi er en del av det nasjonale standardiseringsarbeidet innen e-helse. Helsedirektoratet inviterer til deltagelse i referansegruppen, som høringsinstans for "Nasjonal strategi for kodeverk og terminologi". Det vil bli etablert en ekstern referansegruppe og en direktorats intern referansegruppe. Denne invitasjonen gjelder den eksterne referansegruppen og det legges opp til 1-2 representanter fra NIKT. Det ble kommentert at det bør avklares med RHFene hvem som skal delta og ba sirkulere dette, og at det tas opp på neste styringsgruppemøte. Det ble til dette påpekt at første møte i gruppen allerede er Det er likevel ønskelig at representanten(e) utnevnes i forkant av dette møtet slik at de kan delta på hele prosessen. Det ble på generell basis kommentert at det er viktig at Hdir legger til rette slik at NIKT kan levere på denne type bestillinger. Christine Bergland kommenterte at det er et mål for Hdir å profesjonalisere og samle denne type aktiviteter og få en bedre struktur på ulike referanse- og styringsgrupper og lignende. SG uttrykte et ønske om å få en oversikt over hvem NIKT har utnevnt til ulike fora. Brev fra HOD Christine Bergland påpekte at Hdir trenger reell deltagelse fra sektoren, og trenger profiler inn i forstudien rundt "En innbygger en journal". Hdir ønsker å foreslå navn til styringsgruppe for HOD. HOD trenger råd og ønsker å vite hvem de kan rådføre seg med. Det ble kommentert at styringsgruppen i NIKT er en god arena for å diskutere strukturer og at AD i RHFene må involveres på personvalg. Det ble videre foreslått å fremme dette som en sak på AD- møtet. 7

8 Hdir vil ta initiativ til egen møtetid for å diskutere denne saken for å kunne trekke på erfaringer fra regionene, samt diskutere profiler Hdir Budsjett og fakturering av RHFene for 2013 for NIKT. Hans Nielsen Hauge fremmet forslag om at innbetaling nr 2 til NIKT revurderes med bakgrunn i at det er nok kapital i NIKT til å innfri forpliktelsene uten denne overføringen, samt at RHFene har større behov for midlene til pågående tiltak i egne RHF. Erik M. Hansen kommenterte at faktura ble sendt ut i september, og at bl.a Helse Nord har betalt. ble bedt om å lage et notat som sirkuleres i SG, der man redegjør for den finansielle situasjonen i NIKT (beløp, status på konto etc.), og basert på dette tas det en avgjørelse. Hans Nilsen Hauge informerer om at HSØ vil avvente innbetaling til dette notatet er behandlet. 8