Referat fra Nasjonal IKT HFs Fagforum for Medisinske Kvalitetsregistre

Transkript

1 Fagforum for Medisinske Kvalitetsregistre Referat fra Nasjonal IKT HFs Fagforum for Medisinske Kvalitetsregistre Til: Nasjonal IKT HFs Fagforum for Medisinske Kvalitetsregistre (NIKT FMK) Kopi: Programkontoret, Nasjonal IKT Fra: Nasjonal IKT HFs Fagforum for Medisinske Kvalitetsregistre Sted: Radisson Blu, Gardermoen Tid: , kl. 09:30-15:15 Deltakere Navn Representant for Tilstede John Kåre Knudsen Helse Vest RHF leder X Bernt Olav Økland Helse Vest RHF X Tim Papas Helse Sør-Øst RHF X Heidi Thorstensen Helse Sør-Øst RHF X Anders Høydalsvik Helse Nord RHF Are Edvardsen Helse Nord RHF X Bjørn-Yngvar Nordvåg Helse Midt-Norge RHF X Randi Sønderland Helse Midt-Norge RHF X Ågot Ligaarden Norsk Helsenett X Eva Stensland Servicemiljøet observatør X May Bodill Hope Helse Vest IKT sekretariat X Referat Nr. Sak Oppfølging 31/14 Godkjenning av referat og innkalling Are ønsker at alle eposter det henvises til i innkalling, blir sendt med innkallingen selv om de er sendt ut til alle tidligere. Are hadde spørsmål til pkt 29/14 i referatet. Fikk utfyllende svar. Referat og innkalling godkjent. 32/14 Leder i NIKT FMK deltar i møte med Styringsgruppen John Kåre informerte fra møtet: - Årsrapport, Servicemiljøet jobber med å lage en standardisert mal for årsrapport - Etablering av PROM-senter for medisinske kvalitetsregistre i Norge. Forslag om at et slikt senter etableres i Helse Bergen, men er utsatt. Hdir skal styre prosessen videre. - Statusrapport fra Rapporteket, Helse Nord IKT jobber med å ferdigstille arbeidet. Det ble understreket at dette er en nasjonal tjeneste. Det er ønskelig med en presentasjon av Rapporteket i neste møte med 1

2 FMK. Bjørn-Yngvar stilte spørsmål om hvorfor HEMIT har mottatt faktura på kr når det er en nasjonal tjeneste? Eva svarte at Rapporteket er utviklet over tid. Det er ønskelig at andre benytter Rapporteket også. Tjenester/analyse fra ressurser ansatt i Servicemiljøet er i utgangspunktet gratis, men det å hente ut data koster. Ang. spørsmål om faktura, dette var en feiltakelse og er nå ordnet opp i. Are kommenterte at det koster å utvikle rapporter for hvert register og det koster å drifte Rapporteket. Både Interregional Styringsgruppe og FMK avventer prismodell for tjenester og fortsatt bruk av Rapporteket. Are presenterer Rapporteket på neste FMK møte (19/11). - Handlingsplan NHRP ble lagt frem for Interregional Styringsgruppe. - Statusrapport ang sammenslåing av Norsk nyrebiopsiregister og Norsk nefrologiregister ble lagt frem. - Tilgjengelighet av data fra nasjonale medisinske kvalitetsregistre; det vil komme krav fra Hdir. - Forslag til fordeling av overskytende felles infrastrukturmidler fra perioden ; 18,5 millioner til fordeling. De øremerkede midlene fordeles mellom RHFene, IKT, NPR, PROM, Fagsentrene. Det går ikke noe til drift, driftsmidler kommer fra RHFene. - NOKBIL har fått avslag på søknad om konsesjon, Personvernnemda opprettholdt Datatilsynets avslag. - Databehandleravtaler problemer med etablering av databehandleravtaler mellom HFene og IKT leverandørene. I FMK møte ble det presisert at det er viktig at klinikkene er klar over ansvaret sitt i fht databehandleravtaler. Fagdirektørene må signere avtalene. Bjørn-Yngvar kommenterte at vi trenger en gjennomgang på lover og regler ang. dette tema. John Kåre utfordrer Servicemiljøet til å utarbeide en felles mal for hvordan dette kan gjøres. Heidi kan presentere hvordan dette gjøres i HSØ. Are Innspill til mandatet v/bjørn-yngvar: Vil foreslå at dette gjøres tydeligere ift forumets oppgave med å vurdere tildelinger til tekniske løsninger for videreutvikling av teknologiske løsninger for eksisterende kvalitetsregistre. Forumets oppfatning av egen rolle fremgår for så vidt av notatet som nylig er laget ift tildeling av midler til tekniske løsninger (se pkt 2 under overordnede føringer / vurderingskriterier). Grunnen til mitt innspill er at det i siste møte for Interregional styringsgruppe 10. sept. ble det delt ut midler fra overskuddspott fra infrastrukturmidler til nasjonale kvalitetsregistre. Det var flere søknader som handlet om tekniske løsninger. (se 2

3 140910%20Saksframlegg.pdf). Ville det ikke være naturlig om saker/søknader vedr tekniske løsninger ble henvist til FMK for uttalelse, og ikke bare ble direkte avgjort (innstilt) fra SKDE? Det vil være uheldig om man får to uavhengige løp for å søke om midler til tekniske løsninger. En av de omsøkte prosjekter til NorArtritt fikk for øvrig kroner, uten at det fremgår veldig tydelig hvordan dette skal brukes (NorArtritt fikk innvilget midler til å ekstrahere data fra GTI til NorArtritt (HV-IKT).) Dette handler så vidt jeg kan forstå om å tilrettelegge for overføring av data fra et kommersielt produkt (GTI) til MRS for å øke oppslutningen om registeret. Eva poengterte at det var meningen at midlene skulle gå til HVIKT for arbeidet med å kunne motta datafangst fra dette registeret. Are kommenterte at prinsippet med å ikke sponse kommersielle løsninger er bra. John Kåre stilte spørsmål om kanskje midlene skulle vært tildelt FMK som kunne fordelt videre? Bernt Olav sjekker hvor midlene vil bli brukt i Helse Vest. 33/14 Oversikt over eksisterende registerløsninger - Status nasjonale register, Are/SKDE Are viste oversikten. Noen endringer ble gjort. Oversikten sendes fagsentrene. 34/14 Søknadsskjema og notat er sendt ut - Saksbehandling av mottatte søknader Det ble foreslått at en mindre gruppe i FMK kan se gjennom søknadene og komme med en innstilling til FMK. Det var enighet i at dette var et godt forslag, og at gruppen kan møtes/ha telefonmøter mellom FMK møtene. Bjørn-Yngvar kommenterte at det må tas en grundig gjennomgang og diskutere hvilke prinsipper gruppen skal jobbe etter. Tim stilte spørsmål om hvordan man skal sette opp nyutvikling vs. videreutvikling. Usikker på om man skal holde midler igjen til nyutvikling i år. John Kåre presiserte at midlene primært skal brukes til å lage nye registre i en av de anbefalte løsningene, i tillegg til videreutvikling av eksisterende løsninger/plattformer. Spørsmålet om ikke benyttede midler forsvinner etter kom opp. Bernt Olav kommenterte at dersom midlene forsvinner, er det en måte å behandle midlene på i år og en annen til neste år. Dette må avklares. FMK må også være obs på at flere i FMK sitter på «begge sider av bordet», både i Fagsentrene og i FMK. Are kommenterte at ved inhabilitet i en sak må det være mulig å gå ut ved behandling av saken. Det ble videre diskutert mer om midlene er overførbare eller ikke. Bernt Olav May Bodill Det ble dagen etter FMK møte, avklart i mail fra John Kåre at midlene er overførbare. Det ble avholdt et møte med NIKT, Servicemiljøet og Helse Vest RHF (Økonomiavdelingen). Mail vedlagt referatet. Tildeling til søkere må tydeliggjøre muligheten for overføring til neste år. 3

4 Søkere som er kvalifisert til å motta støtte, må oppfylle følgende krav: 1) Ikke kommersielle 2) Benytte anbefalt løsning 3) Nytt register eller utvikling av funksjonalitet som kommer flere register til nytte Det er besluttet at det kan innvilges inntil: Kr i støtte for utvikling av IKT-verktøy for nye registre Kr i støtte for utvikling av felleskomponenter hos leverandøren Etter mva diskusjonen ble igjen søknader diskutert. Setter det derfor under dette punkt. Det ble gjort enighet om følgende 2 aksjonspunkter: 1) Utfordre de 3 leverandørene vi har i dag til å komme med søknad om støtte. De må da levere en prioritert liste på hva støtten skal brukes på. (Dette punktet utgår, siden midlene er overførbare). 2) Lar fagsentrene få komme med mulighet til å levere flere søknader, siste frist 24. oktober. Arbeidsgruppe som kommer med innstilling til FMK: Tim, Bjørn-Yngvar og Anders. Tim kaller inn til tlf møte uke 42. Torsdag 16/10 Presenterer anbefalt tildeling av midler til FMK. Beslutning gjøres i møtet. Tim kaller inn. Heidi, Are, Randi May Bodill Tim Tim For 2015: Søknader må komme så fort som mulig og senest innen 1.september Hele budsjettet til utvikling av registeret bør legges med søknaden. Dette må inkludere budsjett for hva HF et skal finansiere (f.eks. eksterne leverandørkostnader). 35/14 Kriterielisten er sendt ut Kriterier for godkjenning av teknisk løsning Evt. spørsmål fra de som skal fylle ut listen, følgeskriv/forklaring Randi hadde et par kommentarer til kriterielisten: - Nr 5: Overskrift: Interoperabilitet (semantisk og teknisk). Vi spør kun om semantisk interoperabilitet, hva med teknisk? Semantisk interoperabilitet er avhengig av fagmiljøet og ikke teknisk løsning. Mulig dette punkt utgår av listen neste gang. - Nr 8: ISO standarden det refereres til er ikke åpen, koster penger. Referansen til ISO standarden bør fjernes. - Nr. 56: «Kan det genereres årsrapporter fra nasjonalt register? Det er et vanskelig spørsmål, man ønsker jo å få et bilde av hvordan løsningen er. Kanskje spørsmålet skulle vært omformulert til: «Kan det automatisk genereres årsrapporter fra nasjonalt register?» Vi må vurdere spørsmålsform når vi ser hva som kommer inn av 4

5 søknader. - Nr. 63: Spørsmål om relevant risikovurdering er tilgjengelig. Risikovurdering er gjennomført for alle de tre prefererte løsningene (MRS, OpenQreg og E-reg), men med noe ulikt fokus og gjennomført i ulikt tidsrom. Malen for gjennomføring av risikovurdering hentes frem igjen. Hver av leverandørene vurderer om endringer siden gjennomført risikovurdering, tidsrom siden den ble gjennomført og avvik fra distribuert versjon gir grunnlag for å oppdatere risikovurderingen. Oppdatert risikovurdering benytter da malen som tidligere er distribuert. (Heidi har mal for risikovurdering) Saksbehandlingsprosess, rangering Det ble opprettet en arbeidsgruppe som skal jobbe med rangering: Are, Randi, Tim og Bernt Olav. 36/14 Hjertekirurgiregisteret - Hemit presenterer fremdriftsplan for PoC På vegne av Hemit informerte Randi om følgende: «Fremdriftsplan avhenger av muligheten for å lage hjertekirurgiregistre samtidig. Fremdriftsplanen en enkel oppstart medio oktober primo november, poc demo første møte over jul. Hvis vi får støtte til hjertekirurgiregisteret vil dette være på en tidlig versjon av dette registeret.» 37/14 Forventninger til leveranser fra Fagforumet - Utgangspunkt i mandatet, konkrete leveranser, hvordan organiserer vi oss, arbeidet diskusjon Vi rakk ikke å gå dypere inn i mandatet, må komme tilbake til dette temaet. 38/14 Moms på tjenester - Randi: Når HMN blir bedt om å sende faktura må vi legge til moms. Dvs. hvis vi fortsetter med denne praksisen vil 25% av midlene vi forvalter gå til moms. Hvis vi får bevilget midler er det ikke moms. Hvilken praksis skal vi ha på dette? John Kåre har fått tilbakemelding fra sekretariatet i NIKT at deres revisor at man skal ikke beregne mva på et tilskudd, når man ikke har avtalt noe motytelse. Det bør derfor tildeles midler direkte til leverandørene, for å unngå mva. Alle må sjekke i sine respektive HF om hva som skjer når man får tildelt midler. Hvor blir de av ved årsskiftet, om de ikke er brukt opp? Fagsentrene må også motta midlene uten fakturering. Kjøp av intern aktør: ekskl. mva. Kjøp av ekstern aktør: inkl. mva. 5

6 Eventuelt Fastsettelse av møtedatoer for 2015: - tirsdag 6. januar - tirsdag 10. februar - torsdag 19. mars - tirsdag 21. april - tirsdag 16. juni i Tromsø, møte om dagen, middag på kvelden - tirsdag 25. august - tirsdag 6. oktober - tirsdag 17. november Alle møter er i utgangspunktet heldagsmøter på Gardermoen, bortsett fra 16. juni. Det vil sendes ut Lync innkalling i tillegg, for de som ikke kan stille fysisk i møte, så er det en mulighet å være med på møte via Lync. Innkalling til FMK medlemmer og møterom vil bli booket av May Bodill. Kvalitetsregisterkonferansen i Jönköping, januar. Deltakelse fra NIKT FMK? Kan FMK medlemmer delta og sende regning til NIKT? John Kåre utfordrer Birkenfeldt på regnskapet. Kommer med tilbakemelding. Are bistår med møterom og restaurant fasiliteter i Tromsø May Bodill John Kåre 6