Møte nr. 64 i Nasjonal IKT

Transkript

1 Møte nr. 64 i Nasjonal IKT Til: Herlof Nilssen, Erik M. Hansen, Thomas Bagley, Hans Nielsen Hauge, Bjørn Nilsen, Oddvar Larsen, Daniel Haga, Ingerid Gunnerød, Christine Bergland, Kai Rune Furberg, Steinar Lund, Tor Eid, Siri Cathrine Rølland, Sigmund Eidem, Håkon Grimstad Kopi: Arild Pedersen, Ketil Are Lund, Johnny Heggestad, Arild Faxvaag, Toril Kristiansen, Gunnar Jårvik, Cato Rindal, Vidar Kårikstad, Ola I. Vikland, Anders Westlie, Frank Ivar Aarnes Fra: Programkontoret Nasjonal IKT v/ Dagfinn Hallseth og Anne Line Grepne Sted: Park Inn, Gardermoen Tid: 12. desember 2012 kl 09:30-ca kl 11:30 (etterfulgt av lunsj og møte for SG i tiltak 46 - Etablering av Nasjonal IKT som egen juridisk enhet) Merknad: Underlag markert i kursiv er kun til orientering. Agenda Nr Sak Underlag 01 Godkjenning av innkalling 02 Godkjenning av referat fra møtet Vedl. 02: Møtereferat 03 Gjennomgang av prosjektstatus Til orientering 04 FEST som grunnlag for elektronisk forskrivning (tiltak 29.2) Prosjektleder, Bjørg Heltberg, fremlegger tiltakets sluttrapport. Til beslutning. 05 Elin-h (tiltak 5.12) - Arkitekturbeskrivelse for oppretting og utsending av fødselsepikriser Leder for styringsgruppen, Egil Rasmussen, fremlegger løsningsbeskrivelse. Til beslutning. 06 Endringsmelding: MTU/BHM (tiltak 37) Prosjektleder, Børge Godhavn (Faveo) fremlegger endringsmelding og revidert direktiv. Til beslutning. Vedl 03: Statusrapport Vedl 04a: Saksnotat fra Programkontoret/PL Vedl 04b: Sluttrapport fra prosjektet Vedl 05a: Saksnotat fra PL Vedl 05b: Løsningsbeskrivelse Vedl 06a: Saksnotat fra PL/ Programkontoret Vedl 06b: Endringsmelding Vedl 06c: Revidert direktiv 07 Prolongering av rammeavtale med underleverandør Del I, II, III Diskusjon rundt evt. prolongering ut Til beslutning. Vedl 07: Saksnotat fra Erik M. Hansen 08 Prolongering av avtale med PwC om programkontor Diskusjon rundt evt. prolongering ut Til beslutning. Vedl 08: Saksnotat fra Erik M. Hansen 09 Prosedyre for oppnevnelse av forumkandidater Fremleggelse av forslag til prosedyre. Til beslutning. Vedl 09: Saksnotat fra Programkontoret

2 10 Planlegging av møter i 2013 Fremleggelse av forslag fra Programkontoret. Til beslutning. Vedl 10: Saksnotat fra Programkontoret 11 Til orientering fra Helsedirektoratet Kort orientering fra Helsedirektoratet. Til orientering. Vedl 11: Saksnotat fra Hdir 12 Til orientering a) Status vedr. nasjonalt meldingsløft og notat til HOD b) Ny personidentifikator utredning fra HSØ/SP c) Høringsprosess om EU-forskrift om eid m.m. d) Medikasjonstjeneste - Status på nasjonalt arbeid Vedl 12a: Saksnotat fra Programkontoret Vedl 12a1: Notat til HOD Vedl 12a2: Presentasjon til ehelsegruppen Vedl 12b: Utredning fra HSØ/SP Vedl 12c: Samlet høringsinnspill 13 Eventuelt

3 Referat fra møte nr. 63 i Nasjonal IKT Til: Kopi: Fra: Herlof Nilssen, Erik M. Hansen, Thomas Bagley, Hans Nielsen Hauge, Bjørn Nilsen, Oddvar Larsen, Daniel Haga, Ingerid Gunnerød, Christine Bergland, Kai Rune Furberg, Steinar Lund, Tor Eid, Siri Cathrine Rølland, Sigmund Eidem, Håkon Grimstad Arild Pedersen, Ketil Are Lund, Johnny Heggestad, Arild Faxvaag, Torill Kristiansen, Gunnar Jårvik, Cato Rindal, Vidar Kårikstad, Ola I. Vikland, Anders Westlie, Frank Ivar Aarnes, Norunn E. Saure, Kirsten Petersen Programkontoret ved Dagfinn Hallseth og Anne Line Grepne Sted: Radisson SAS Gardermoen Tid: kl 09:00-13:05 Deltagere Til stede: Herlof Nilssen, Hans Nielsen Hauge, Oddvar Larsen, Ingerid Gunnerød (frem til 12.10), Norunn E. Saure (for Christine Bergland), Siri Cathrine Rølland og Håkon Grimstad (frem til 12.45). Dagfinn Hallseth og Anne Line Grepne fra Programkontoret. Heidi Slagsvold (NHN), Hilde Grimnes Olsen (HMN), Anne Bjørlykke (HV), Kjell Arne Grøtting (HSØ) og Lars Wikbo (HN) var til stede under behandling av sak 04: Nasjonalt Meldingsløft. Jostein Bjørkøy (Faveo) og Tor-Arne Haug (HN) var til stede under behandling av sak 06: Endringsmelding: MTU/BHM (tiltak 37). Bjørg Heltberg (Sykehusapotekene) var til stede under behandling av sak 07: FEST som grunnlag for elektronisk forskrivning (tiltak 29.2). Are Muri, innled prosessleder, Helsedirektoratet var til stede under behandling av sak 11: IT-strategi for helsesektoren (forstudie). Forfall: Erik M. Hansen, Thomas Bagley, Bjørn Nilsen, Christine Bergland, Steinar Lund og Sigmund Eidem hadde meldt forfall til møtet. I tillegg var heller ikke Daniel Haga, Kai Rune Furberg og Tor Eid til stede. Agenda Nr Sak Ansvarlig 01 Godkjenning av innkalling Styringsgruppen (SG) diskuterte kort påfølgende møte (samme dag) for SG i tiltak 46. Det ble etterlyst noe tydeligere møteinnkalling fra prosjektleder samt vurdert hvorvidt Programkontoret burde delta i møtet. I den forbindelse ble det også nevnt at man i møtet burde vurdere representasjon i tiltakets SG og prosjektgruppe og de tilfellene hvor dette sammenfaller. PL for tiltak 46 Innkallingen ble godkjent uten øvrige kommentarer. Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: 1-7, 11, 8-10, Det var meldt én sak til eventuelt: Neste generasjon helsenett v/ Håkon Grimstad, NHN. Referat fra møte nr. 63 i Nasjonal IKT 1

4 Vedtak: Innkallingen ble godkjent. 02 Godkjenning av referat fra møtet Det var ingen kommentarer til referatet. Vedtak: Referatet ble godkjent. 03 Gjennomgang av prosjektstatus Programkontoret viste til utsendt saksunderlag. Vedtak: Styringsgruppen tar status til orientering. 04 Nasjonalt Meldingsløft Saken ble innledet med at representanten fra NHN og de 4 RHF-representantene for Meldingsløftet kort gjennomgikk status, identifiserte utfordringer og forslag til vei videre. Det vises til saksunderlaget og den enkeltes presentasjon (oversendes), men kort oppsummert pekte representantene på en rekke tekniske og organisatoriske utfordringer som har bidratt til at utbredelsen av meldinger i mellom helseforetak, legekontorer og kommuner 1 har gått tregere enn forventet. Blant utfordringene som ble nevnt var: For lite tydelige, og dels utilstrekkelige, standarder og svake tilfredsstillelseskrav Sertifiseringer er ikke fullstendig til å stole på og dette hindrer bredding Sentrale komponenter (eks. tjenestebasert adressering og NHN adresseregister) er ikke ferdig implementert For lite og for ukoordinert oppfølging av leverandørsiden Manglende arena for koordinering og oppfølging av nasjonale utfordringer Opplevd manglende stayerevne fra sentrale myndigheter og derav følgende 2 redusert fokus hos RHFene Hdir, avd. for standardisering (EISI) må få tydeligere 3 mandat og mer ressurser Behov for at NHN tar større pådriver- og koordineringsansvar i forhold til utbredelse 4, også utover kommunesektoren Spredt, ikke helhetlig og i noe grad uavklart ansvar for beslutninger og finansiering Mangel på bruk av incentiver (økonomi og lov/forskrift) som fungerer Representantene tror fortsatt det er mulig å lykkes med å få alle parter opp på en felles pattform, men dette krever tydelig prioritering og fortsatt nasjonalt fokus. Digital samhandling er en prosess i kontinuerlig utvikling, ikke et eller flere enkeltprosjekter. Hdir v/ Norunn E. Saure kommenterte at presentasjonene var gode og tydelige. Hun 1 Ordene mellom helseforetak, legekontorer og lagt til av Kjell Arne Grøtting. 2 Ordene derav følgende lagt til av Kjell Arne Grøtting. 3 Etter innspill fra Kjell Arne Grøtting, ble ordet større byttet ut med tydeligere. 4 Ordene i forhold til utbredelse ble lagt til av Kjell Arne Grøtting. Referat fra møte nr. 63 i Nasjonal IKT 2

5 påpekte blant annet at man nå ser noe fremdrift knyttet til utvikling av standarder, samt at NUIT bl.a. vil ha ansvar for prioritering av blant annet meldingsstandarder 5. Det er viktig med enighet om utviklingen videre, samt høy kvalitet på utvikling av standarder og testing av disse. Det må også ryddes opp i aktør- og ansvarsbildet, samt tas enkelte grep på forskriftssiden. Hdir erkjenner at finansiering er en sentral utfordring, samtidig som man mangler en samlet bestillerfunksjon i primærhelsetjenesten. Per i dag finnes det ingen nasjonal tilskuddsordning i Helsedirektoratet knyttet til meldingsutbredelse (kun via NHN og Funnke) 6. NUIT har heller ingen finansieringsmodell å støtte seg på. Endringstakten på kommuneside- og legekontorsiden 7 er lav, og dette skyldes bl.a. de nevnte utfordringer. NHN NHN v/ Håkon Grimstad understreket at NHN umiddelbart vil ta tak i utfordringen knyttet til en manglende arena for nasjonal koordinering. Presentasjonene tydeliggjør et behov for sterkere styring, og det er mulig at mer bindende avtaler må på plass. Det er i så måte viktig at NUIT gis tilstrekkelig myndighet til å sikre forpliktelse hos involverte aktører (også kommunesektoren) og at den generelle endringstakten i sektoren øker. NHN har bedt om midler i statsbudsjettet til å etablere et testlaboratorium, men erkjenner også at det er behov for generelt tettere samarbeid med spesialisthelsetjenesten. Dette krever imidlertid innsats fra begge parter. SG fulgte opp med å kommentere at utfordringene knyttet til testing av meldinger bør være mulige å løse. Man må stille større krav til EISI, eller alternativt sørge for at testgjennomføring i større grad samordnes mellom RHFene og deres testmiljøer. RHFene bør samordne sin dialog med leverandørsiden i større grad enn i dag. De ulike leverandørene har problemer med å levere og prioritere, og denne situasjonen bedres ikke av at krav stilles fra en rekke ulike hold. Man ser positivt på den kommende rollen til NUIT, men påpekte samtidig at den i dag ikke vil kunne forplikte store deler av helse- og omsorgssektoren. SG konkluderte med at det er et behov for å strukturere dagens utfordringer og lage en prioritert liste over disse. I tillegg er det behov for å klargjøre hvem som har hovedansvar for å løse de ulike problemstillingene. Programkontoret og RHFrepresentantene for Meldingsløftet bes utarbeide et notatutkast som tas på avsjekk til representantene i NIKTs styringsfora (inkl. NHN og Hdir) før det oversendes til HOD. Notatet må være svært tydelig og relativt kortfattet, og bør også etterstrebe synliggjøring av de viktigste avhengighetene mellom identifiserte hovedutfordringer og hvem som har ansvar for disse. RHF Programkontoret og RHF-repr. for Meldingsløftet Vedtak Styringsgruppen tar saken til orientering og anbefaler at RHF-representantene, i samarbeid med Programkontoret, utarbeider et oppsummerende notat. Dette notatet må oppsummere utfordringsbildet, forslag til tiltak og hvilke krav dette stiller til de ulike aktørene. 5 Endret fra utvikling av nye standarder, samt at NUIT bl.a. vil ha ansvar for standardprioritering etter innspill fra Norunn E. Saure. 6 Endret fra Hdir erkjenner at finansiering er en sentral utfordring, men per i dag finnes det ingen nasjonal tilskuddsordning etter innspill fra Norunn E. Saure. 7 Ordene - og legekontorsiden ble lagt til av Kjell Arne Grøtting. Referat fra møte nr. 63 i Nasjonal IKT 3

6 05 Nynorsk talegjenkjenning - Pilot (tiltak 32.1) Programkontoret, på vegne av prosjektleder Aksel Telstad (Helse Førde), fremla tiltakets sluttrapport. Sluttrapporten peker på følgende hovedpunkter: Nynorsk ordbok er positivt mottatt av brukere og ønskes tatt i bruk. Nynorsk ordbok trenger fortsatt justeringer for å forbedres. Ovennevnte justering vil bli fulgt opp av Helse Førde. Nåværende ordbok (ujustert) er i god nok stand til bruk, men ikke like god som bokmålsordboken. Det har blitt uttrykt ønske om å ta i bruk nynorsk talegjenkjenning også i øvrige RHF. Helse Førde Vedtak Styringsgruppen tar prosjektets resultater og hovedfunn til etterretning. Styringsgruppen godkjenner sluttleveransene fra prosjektet. 06 Endringsmelding: MTU/BHM (tiltak 37) Prosjektdeltaker, Jostein Bjørkøy (Faveo) fremla revidert prosjektdirektiv og fremdriftsplan, samt endringsmelding. I tillegg var Tor-Arne Haug, leder av tiltakets styringsgruppe, tilstede. Prosjektet anbefaler å anskaffe en sentral installasjon fremfor en rammeavtale. Gitt dette, bes det om 3 mnok som en ramme for den initielle investeringen, men Bjørkøy påpekte at det heftet relativt stor usikkerhet knyttet til dette beløpet. I tillegg er det behov for økte midler knyttet til prosjektgjennomføring. Prosjektets fremdriftsplan inkluderer avholdelse av en dialogkonferanse med leverandørsiden, utlysning av anskaffelsen rett oppunder jul, og frist for besvarelse i februar Prosjektet foreslår videre at NHN tar på seg rollen som leverandørens kontraktmotpart og håndterer viderefakturering til RHFene/HFene. SG kommenterte at det er noe vanskelig å få tak i problemstillingen ved lesning av saksunderlag og ved å lytte til presentasjonen, men at man oppfatter at prosjektet anbefaler anskaffelse av én sentral installasjon med én felles database og frivillig ibruktakelse. SG stilte seg tvilende til om NHN bør være kontraktmotpart, og foreslo at man isteden vurderer muligheten for at et av de regionale IKT-selskapene tar denne rollen på vegne av sektoren. NHN kan imidlertid være driftsleverandør (men man kan også tenke seg at et regionalt fagmiljø står for driften). SG konkluderte med at man ønsker at prosjektet gjør noe mer arbeid og fremlegger saken på nytt i NIKTs neste møte. Dette vil medføre en forskyvning av planlagt dialogkonferanse og påfølgende anskaffelsesprosess. Prosjektets arbeid i perioden frem til neste møte bør inkludere: Tiltak 37 Vurdere innkjøpsmodell og hvem som bør være kontraktsparter. Utrede nærmere hva man ser for seg rundt faglig forvaltning og drift av installasjonen når denne er anskaffet. Tydeliggjøre ansvar og grenseoppganger ift. HINAS rolle i prosjektet og betaling av HINAS innsats (vanligvis benyttes en fast %-sats). Vurdere hvorvidt OUS v/ MT-avdelingen skal få betalt for ekstra innsats med kravspesifikasjon (dette er ikke vanlig praksis i NIKT) sett opp i mot NIKTs praksis. Referat fra møte nr. 63 i Nasjonal IKT 4

7 Vedtak Styringsgruppen ber om at prosjektet gjennomfører noe mer arbeid i tråd med innspillene i møtet og at saken fremlegges på nytt i neste møte. Gitt at tildelt ramme brukes opp, bevilger Styringsgruppen ekstra midler (inntil kr inkl. mva) for å dekke kostnader til prosjektledelse, møtevirksomhet m.m. i perioden frem til neste møte. 07 FEST som grunnlag for elektronisk forskrivning (tiltak 29.2) Prosjektleder, Bjørg Heltberg (Sykehusapotekene) fremla kort endring i anbefalt løsning vedr. håndtering av avtalevarer og utkast til prosjektdirektiv. Løsningen prosjektet foreslår medfører en foredling av FEST til et system for formidling av logistikk- og avtaleinformasjon for spesialisthelsetjenesten. FEST vil fortsatt være mastergrunnlaget, men man vil knytte opp informasjon om lagerføring som en merking på varenivå / enhetsnivå. Sykehusapotekene har eierskap til data, både LIS-informasjon og status for lagerføring av varer pr i dag. Som svar på spørsmål fra SG presiserte Heltberg at FEST i dag er et samarbeid mellom Legemiddelverket (SLV 8 ), som eier FEST, og Farmalogg, som eier vareregisteret. Hdir v/ Norunn E. Saure kommenterte at direktoratet støtter en videre utredning 9. Hun presiserte imidlertid at direktoratet mener at FEST må være hovedinformasjonskilden, men at man også ser RHFenes behov for komplementær informasjon 10. Man må unngå duplisering av informasjon og utrede mulighetene videreutvikling mot sanntid oppslag i FEST. 11 Hun oppfordret til tett samarbeid med direktoratet og SLV i det videre arbeidet slik at man sammen finner frem til den beste løsningen. For øvrig kommenterte SG at fokus må være på nasjonale, ikke regionale, løsninger. Det videre arbeidet må også se på rollen til medikasjonstjenesten (MT) og dens arkitekturplassering i forhold til FEST. Det er viktig å gå opp grensegangene mellom sykehusapotekenes rolle og klinikernes rolle knyttet til både ordinering og mottak av medikamenter til pasienten. NHN v/ Håkon Grimstad la til at dette er en løsning som NHN bør drifte (bl.a. grunnet MT-integrasjon) og ba derfor om at NHN inkluderes i den fremtidige dialogen i utredningsarbeidet. Vedtak Styringsgruppen stiller seg bak anbefalingen fra styringsgruppen i tiltak 29.2 og videre arbeid med Alternativ 2. Styringsgruppen gir sin tilslutning til utarbeidet prosjektdirektiv med de innspill som fremkom i møtet og bevilger inntil kr. 2,0 mnok inkl. mva til dette arbeidet. Styringsgruppen gir sin tilslutning til å etablere utredningsprosjektets videre arbeid og engasjere prosjektleder. Utredningsprosjekt Programkontoret 08 Utvikling og klinisk validering av symboler for legemiddelhåndtering og bruk av MTU (tiltak 39.1) 8 LMV er erstattet med SLV etter innspill fra Bjørg Heltberg. 9 i tråd med det prosjektet anbefaler er fjernet etter innspill fra Norunn E. Saure. 10 Setningen er endret fra Hun presiserte at direktoratets oppfatning er at FEST må være hovedinformasjonskilden, men at man også ser behov for komplementær informasjon etter innspill fra Norunn E. Saure. 11 Setningen er lagt til etter innspill fra Norunn E. Saure. Referat fra møte nr. 63 i Nasjonal IKT 5

8 Programkontoret, på vegne av Klinisk IKT Fagforum, fremla kort utkast til prosjektdirektiv. Vedtak Styringsgruppen gir sin tilslutning til utarbeidet prosjektdirektiv med de innspill som fremkom i møtet og bevilger inntil kr. 2,0 mnok inkl. mva til dette arbeidet. Styringsgruppen gir sin tilslutning til å etablere prosjektets videre arbeid og engasjere prosjektleder. Programkontoret 09 Klinisk dokumentasjon for oversikt og læring Programkontoret, på vegne av Klinisk IKT Fagforum, fremla kort utkast til prosjektdirektiv. PEF stilte seg bak direktivets innretning, men anbefalte noe foredling og tydeliggjøring. Programkontoret gjennomgikk kort justeringene som har blitt foretatt og vil oversende justert direktiv sammen med referat fra dagens møte. Vedtak Styringsgruppen gir sin tilslutning til utarbeidet prosjektdirektiv med de innspill som fremkom i møtet og bevilger inntil kr mnok inkl. mva til dette arbeidet. Styringsgruppen gir sin tilslutning til å etablere prosjektets videre arbeid og engasjere prosjektleder. Programkontoret 10 Strategi Nasjonal IKT og budsjett for 2013 Programkontoret fremla kort revidert utkast til strategidokument og opplyste om at det ikke er gjennomført store justeringer siden siste behandling. Det ble kommentert at prosessen hadde vært god, men at man muligens i enda større grad burde etterstrebet et fysisk møte med arbeidsgruppen i sluttfasen av strategiarbeidet. Det ble diskutert hvorvidt strategien burde være knyttet tettere opp mot RHFenes fire hovedoppdrag, men SG konkluderte med at hovedansvaret for å levere på disse oppdragene ligger hos RHFene, NIKTs formål og visjon kan skille seg noe fra dette. SG foreslo å videreføre tilskuddet fra RHFene på samme nivå i Man har p.t. et etterslep i aktivitet som medfører at man vil ha penger på bok fra 2012 til 2013, men det vil være klokt å beholde tilstrekkelig handlingsfrihet til å kunne ta på seg krevende oppgaver også i tiden som kommer. Dagens møte har synliggjort flere slike oppgaver som ligger foran oss. Denne vurderingen bør presiseres i saksunderlaget til AD-møtet. Programkontoret Vedtak Styringsgruppen gir sin tilslutning til Strategi for , gitt endringer som fremkom i møtet. Styringsgruppen gir sin tilslutning til budsjett for 2013 som spesifisert i vedlagte tabell, gitt endring som fremkom i møtet knyttet til at man ber om samme tilskudd fra RHFene i 2013 som i IT- strategi for helsesektoren (forstudie) Are Muri, innled prosessleder, Helsedirektoratet, fremla en kort presentasjon av pågående mobilisering for mulig KS-forstudie: Nasjonal IT-strategi for helse- og omsorgssektoren. Formålet med mobiliseringen er å få tilslutning til gjennomføring av en KS-forstudie/konseptvalgutredning og forberede oppstart, tentativt januar Utkastet til ramme for mandatet skal behandles i e-helsegruppen Strategi og mål er strukturert i tre kategorier; 1) Samhandling i sektoren og hverdagen for helsepersonell, 2) Kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten og 3) Styrking av pasient- og brukerrollen. Forstudien skal dekke hele sektoren og hele pasient- /brukerforløpet. Forankring i sektoren er svært viktig, og det er planlagt en rekke møter for å sikre dette. Referat fra møte nr. 63 i Nasjonal IKT 6

9 SG v/ Oddvar Larsen kommenterte at det er viktig å fremheve hva som er spesialisthelsetjenestens oppdrag og aktiviteter. Spesifikt bør man inkludere et punkt knyttet til beredskap og krisehåndtering. For øvrig ble det kommentert at man må unngå at dette blir et dokument som peker på de riktige utfordringene, men som ikke får nødvendig gjennomslagskraft og dermed ikke leder til at de nødvendige, grunnleggende grep tas og konkrete handlinger gjennomføres. Mange av dagens utfordringer på IKT-siden skyldes bl.a. dagens struktur, lovgivning og finansiering. Vedtak Styringsgruppen ga sine innspill og tar for øvrig saken til orientering. 12 Til orientering fra Helsedirektoratet Norunn E. Saure fremla en kort orientering hvor hun viste til utsendt saksunderlag og la til enkelte kommentarer. Det har vært gjennomført tre forstudier knyttet til helsenorge.no og det har nå blitt igangsatt tre forprosjekter. Når det gjelder etableringen av NUIT presiserte Saure viktigheten av å se på behovet for å videreutvikle NUIT med tanke på utfordringer knyttet til bl.a. bestillerfunksjon og finansiering. 12 Programkontoret la til at RHFene har blitt invitert til å delta i NUIT med 4 representanter. Så langt har HSØ (Trine Storhaug) og HV (Erik M. Hansen) meldt inn hver sin representant, HMN og HN bes om å vurdere innmelding (første møte er ). HMN og HN Vedtak Styringsgruppen tar saken til orientering. 13 Til orientering Programkontoret viste til informasjon i utsendt saksunderlag. Følgende ble kommentert: 13b Innspill til statsbudsjettet Det ble kommentert fra Herlof Nilssen at innspillene til statsbudsjettet burde samles ett sted og koordineres. Det er uheldig dersom innspillene gis fra flere ulike kanaler. 13g Ny personidentifikator i Norge Viktigheten av at sektoren er delaktig i dette arbeidet ble kommentert fra Norunn E. Saure. Det vil komme invitasjon til sektoren til deltakelse i referansegruppe h Prosedyre for oppnevnelse av forumkandidater Det ble kommentert fra Herlof Nilssen at dette burde vært fremlagt som en egen sak, ikke kun til orientering. Knyttet til selve matriseforslaget ble det kommentert følgende: Praksis har vært at hver enkelt AD har vært ansvarlig for eget RHFs representasjon i SG. Dette bør presiseres. Man bør vurdere om det er fagdirektørene som skal oppnevne til EPJ Systemeierforum eller om det er mer gunstig at PEF er ansvarlig for dette. 12 Setningen er endret fra Når det gjelder etableringen av NUIT presiserte Saure viktigheten av å se på behovet for å videreutvikle NUITs mandat med bl.a. bestillerfunksjon etter innspill fra Norunn E. Saure. 13 på et senere tidspunkt er fjernet etter innspill fra Norunn E. Saure. Referat fra møte nr. 63 i Nasjonal IKT 7

10 SG ba om at justert prosedyre fremlegges som egen sak i neste møte. Programkontoret Vedtak: Styringsgruppen til Nasjonal IKT tar sak 13 a-j til orientering 14 Eventuelt Neste generasjon helsenett Håkon Grimstad, NHN, hadde forlatt møtet på dette tidspunktet. Herlof Nilssen informerte kort om at NHN ønsker å involvere spesialisthelsetjenesten ved de regionale IKT-selskapene i neste generasjon kjernenett (NGK) prosjektet. NHN har derfor tatt kontakt med to personer i hhv. HSØ og HV i første omgang. Referat fra møte nr. 63 i Nasjonal IKT 8

11 Statusrapport Nasjonal IKT Vedlegg 03 Styringsgruppe (SG) Nasjonal IKT

12 STYRINGSGRUPPE 12/12/12 VEDLEGG 03 STATUS PROSJEKTPORTEFØLJE TILTAK STATUS NESTE MILEPÆL KOMMENTAR 5.12 Elin-h Avg.: Ress.: Frem.: Ekst. Av: G Y Y Y Løsningsskisse ferdigstilt og godkjent av Nasjonal IKT. Intensjonsavtaler med leverandører og pilotaktører er inngått.. Søknad om finansiering for fase 2 er sendt. Prosjektet har hatt tilstrekkelig personellmessige ressurser. Det arbeides nå med å finne ny prosjektleder. Prosjektet er forsinket i påvente av løsningsbeskrivelse for sykehussystem. Videre fremdrift vil være avhengig av beslutningen som fattes i Styringsgruppen i Nasjonal IKT (nov/des). Øvrige aktiviteter er avhengig inngåelse av intensjonsavtaler med leverandører om deltakelse og utvikling i fase2. NB: Tiltaket vil også bli behandlet i sak Folkeregisteret i Norsk Helsenett Avg. : Ress.: Frem.: Ekst.av.: G G R R Når pilotprosjektet er avsluttet. Når ny tjeneste for vask mot lokalt register er i pilot. Tjenesten har over lang tid vært testet uten at det er funnet ytterligere feil. Det gjenstår å pilotere. Prosjektet må vente til HEMIT/Helse-Vest IKT har planlagt ny release av deres klient som benytter tjenesten. Prosjektet er avhengig av prioritet hos HEMIT/Helse Vest IKT for å kunne ferdigstilles Felles Hjelpenummer Avg.: Ress.: Frem.: G G R Når pilotprosjektet er avsluttet. Release til produksjon har blitt utsatt hos HEMIT -igjen. HEMIT har rapportert at tjenesten nå skal være med i release i uke 46.. Prosjektet er avhengig av prioritet hos HEMIT for å kunne ferdigstilles. Eks.av: R 37 Rammeavtale på datasystem MTU/BHM Avg.: Ress.: Frem.: R R R Utlysning dialogkonf. i des. Utlyse konkurranse feb. Forhandlinger. Ressurser: Prosjektleder har endt opp med å utføre flere oppgaver enn opprinnelig tenkt. Viktig at rammevilkår for dette og for HINAS sine oppgaver kommer på plass. Grunnet påventende ny behandling i NIKT SG har Programkontoret vurdert all status i tiltaket til rødt.

13 STYRINGSGRUPPE 12/12/12 VEDLEGG 03 STATUS PROSJEKTPORTEFØLJE TILTAK STATUS NESTE MILEPÆL KOMMENTAR 45 Nasjonal IKT som egen juridisk enhet Avg.: Ress.: Frem.: Eks.av.: G G Y G : Utredet ambisjonsnivå. Ingen endringer i prosjektinnhold/-fremdrift pr. dato. Det avholdes prosjektmøte den hvor det fortsatt forventes å holde fremdriftsplan. Det varsles en mulig endring knyttet til avtalt milepæl med SG for prosjektet den En mulig utsettelse av møtet med SG den vil ikke være kritisk for opprinnelig fremdrift og sluttdato.

14 STYRINGSGRUPPE 12/12/12 VEDLEGG 03 STATUSRAPPORT TILTAK SATSINGSOMRÅDE 5.12 ELIN-h Satsingsområde 3 Samhandling PROSJEKTEIER PROSJEKTLEDER Nasjonal IKT Stavanger kommune Norsk Sykepleierforbund Sissel Skarsgaard Helse Vest IKT STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER OMRÅDE FORRIGE NÅ AVGRENSING OG INNHOLD G G RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENGIGHETER Y Y Y Y Y Y Betydninger av områdene: Ressurser: Prosjektet har hatt tilstrekkelig personellmessige ressurser. Det arbeides nå med å finne ny prosjektleder. Fremdrift: Prosjektet er forsinket i påvente av løsningsbeskrivelse for sykehussystem. Videre fremdrift vil være avhengig av beslutningen som fattes i styringsgruppen i Nasjonal IKT (nov/des). Eksterne avhengigheter: Øvrige aktiviteter er avhengig inngåelse av intensjonsavtaler med leverandører om deltakelse og utvikling i fase2. Tiltaket vil også bli behandlet som egen sak i møtet. BESKRIVELSE RISIKO 1. Risiko knyttet til at løsningsbeskrivelsen ikke blir dekkende for felles løsning for fødselsepikriser- sykehussystem, og at den ikke har god nok kvalitet til å danne beslutningsgrunnlag for det videre arbeid i prosjektet. 2. Risiko knyttet til endring av prosjektledelse. 3. Arbeidet med inngåelse av intensjonsavtaler vil kunne påvirke prosjektets fremdrift. Kompleksiteten er stor pga mange ulike epjkombinasjoner. RISIKOREDUSERENDE GREP 1. Sikre at løsningsforslaget er mest mulig i tråd med prinsippene som er vedtatt i NIKT. FA har bidratt med innspill til løsningsarkitektenes arbeid. 2. Rekrutteringsarbeid pågår. 3. Informasjon om prosjektet, planer og fremdrift til brukermiljø og leverandører for å sikre forankring og mulighet for planlegging og prioritering av prosjektet. FERDIGSTILTE MILEPÆLER Neste milepæl er avhengig av beslutningen som styringsgruppen fatter i forhold til løsningsbeskrivelsen (nov/des.). NESTE MILEPÆLER Løsningsskisse ferdigstilt og godkjent av Nasjonal IKT. Intensjonsavtaler med leverandører og pilotaktører er inngått. Søknad om finansiering for fase 2 er sendt.

15 STYRINGSGRUPPE 12/12/12 VEDLEGG 03 STATUSRAPPORT TILTAK SATSINGSOMRÅDE 5.12 ELIN-h Satsingsområde 3 Samhandling PROSJEKTEIER PROSJEKTLEDER Nasjonal IKT Stavanger kommune Norsk Sykepleierforbund Sissel Skarsgaard Helse Vest IKT ANDRE KOMMENTARER Fremdrift fase 1: Prosjektet legger frem egen sak til PEF og SG med løsningsbeskrivelsen som har vært vurdert i Fagforum Arkitektur. Prosjektledelse: Stavanger kommune overtar ansvar for prosjektledelse fra november Prosjekteier har startet arbeidet med å skaffe prosjektleder for videreføring av ELIN-h.

16 STYRINGSGRUPPE 12/12/12 VEDLEGG 03 STATUSRAPPORT TILTAK SATSINGSOMRÅDE 5.12 ELIN-h Satsingsområde 3 Samhandling PROSJEKTEIER PROSJEKTLEDER Nasjonal IKT Stavanger kommune Norsk Sykepleierforbund Sissel Skarsgaard Helse Vest IKT ANDRE KOMMENTARER Justert fremdriftsplan

17 STYRINGSGRUPPE 12/12/12 VEDLEGG 03 STATUSRAPPORT TILTAK 15.5 Folkeregisteret i Norsk Helsenett PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINGSOMRÅDE 2. Struktur Systemarkitektur, informasjonsgrunnlag og sikkerhet PROSJEKTLEDER Anders Stubban, NHN OMRÅDE STATUS FORRIGE NÅ AVGRENSING OG INNHOLD G G RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENGIGHETER G G Y R Y R KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER Tjenesten har over lang tid vært testet uten at det er funnet ytterligere feil. Det gjenstår å pilotere. Fremdrift og eksterne avhengigheter er vurdert til rødt av Programkontoret. Bakgrunnen er at prosjektet er avhengig av prioritet fra HEMIT /Helse Vest IKT for å kunne bli fullført. RISIKO FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE Fremdrift og oppnåelse av D3 hviler på at HEMIT/ Helse Vest IKT prioriterer og setter av ressurser. RISIKOREDUSERENDE GREP Ukentlig dialog med HEMIT/Helse Vest IKT. C4: Når pilotprosjektet er avsluttet. D3: Når ny tjeneste for vask mot lokalt register er i pilot.

18 STYRINGSGRUPPE 12/12/12 VEDLEGG 03 STATUSRAPPORT TILTAK 15.5 Folkeregisteret i Norsk Helsenett PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINGSOMRÅDE 2. Struktur Systemarkitektur, informasjonsgrunnlag og sikkerhet PROSJEKTLEDER Anders Stubban, NHN ANDRE KOMMENTARER Både HEMIT og Helse Vest IKT har gjennomført tester som er godkjente. Det gjenstår å pilotere løsningene. Prosjektet har ventet på pilotering siden før sommerferien 2012 og pr er det kun HEMIT som for HL7 grensesnittet har antydet oppstart av pilotering i uke 46. Denne oppstarten har vært skjøvet på gjentatte ganger på grunn av prioritet. Når det gjelder øvrig pilotering har det ikke blitt gitt noen klare tilbakemeldinger i forhold til datoer. Det er ikke mulig å avslutte prosjektet før pilotering er gjennomført og godkjent. Programkontoret vil gjennomføre et møte der prosjektleder sammen med representanter for HEMIT og HV IKT vil diskutere status og gjenstående utfordringer i tiltaket.

19 STYRINGSGRUPPE 12/12/12 VEDLEGG 03 STATUSRAPPORT TILTAK 15.6 Felles Hjelpenummer PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINGSOMRÅDE 2. Struktur Systemarkitektur, informasjonsgrunnlag og sikkerhet PROSJEKTLEDER Anders Stubban, NHN OMRÅDE STATUS FORRIGE NÅ AVGRENSING OG INNHOLD G G RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENGIGHETER G G Y R Y R KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER Fremdrift: Release til produksjon har blitt utsatt hos HEMIT -igjen. HEMIT har rapportert at tjenesten nå skal være med i release i uke 46. Fremdrift og eksterne avhengigheter er vurdert til rødt av Programkontoret. Prosjektet er avhengig av prioritet fra HEMIT for å kunne bli fullført. RISIKO FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE Det kan oppstå feil i pilot som ikke er oppdaget i test. RISIKOREDUSERENDE GREP Vi har allerede gjennomført flere måneder med testing. Det er ukentlig dialog med HEMIT. C4: Når pilotprosjektet er avsluttet.

20 STYRINGSGRUPPE 12/12/12 VEDLEGG 03 STATUSRAPPORT TILTAK 15.6 Felles Hjelpenummer PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINGSOMRÅDE 2. Struktur Systemarkitektur, informasjonsgrunnlag og sikkerhet PROSJEKTLEDER Anders Stubban, NHN ANDRE KOMMENTARER HEMIT har gjennomført tester som er godkjente, men det gjenstår å pilotere løsningen. Tiltaket har ventet på pilotering siden før sommerferien 2012 og pr og HEMIT har for HL7 grensesnittet antydet oppstart av pilotering i uke 46. Denne oppstarten har vært skjøvet på gjentatte ganger på grunn av prioritet. Når det gjelder øvrig pilotering har det ikke blitt gitt noen klare tilbakemeldinger i forhold til datoer. Det er ikke mulig å avslutte tiltaket før pilotering er gjennomført og godkjent. Programkontoret vil gjennomføre et møte der prosjektleder sammen med representanter for HEMIT vil diskutere status og gjenstående utfordringer i tiltaket.

21 STYRINGSGRUPPE 12/12/12 VEDLEGG 03 STATUSRAPPORT TILTAK SATSINGSOMRÅDE STATUS 37 Rammeavtale på datasystem MTU/BHM 1.Innhold - Kliniske informasjonsprosesser PROSJEKTEIER PROSJEKTLEDER Nasjonal IKT Børge Godhavn Faveo Prosjektledelse KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER OMRÅDE AVGRENSING OG INNHOLD FORRIGE Y NÅ R Ressurser: Prosjektleder har endt opp med å utføre flere oppgaver enn opprinnelig tenkt. Viktig at rammevilkår for dette og for HINAS sine oppgaver kommer på plass RESSURSER Y R Grunnet endringsmelding (fremlegges i møtet) og dens FREMDRIFT Y R betydning på tiltaket har Programkontoret vurdert all EKSTERNE AVHENGIGHETER status i tiltaket til rødt. Y R RISIKO FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE At endret anskaffelsesform godkjennes. At budsjettendringene godkjennes OK på gj.før anskaffelse RISIKOREDUSERENDE GREP Begrunne endringen godt Risikoanalyse Avklare driftleverandør Forplikte pilot Utlysning dialogkonf. des Utlyse konkurranse feb Forhandlinger Kontraktsinngåelse

22 STYRINGSGRUPPE 12/12/12 VEDLEGG 03 STATUSRAPPORT TILTAK SATSINGSOMRÅDE STATUS Tiltak 46 Nasjonal IKT som egen juridisk enhet. (fase 1) PROSJEKTEIER PROSJEKTLEDER Nasjonal IKT Ketil S.Jansen, Faveo Prosjektledelse AS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER OMRÅDE AVGRENSING OG INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENGIGHETER FORRIGE NÅ G G Y G Ingen endringer i prosjektinnhold/-fremdrift pr. dato. Det avholdes prosjektmøte den hvor det fortsatt forventes å holde fremdriftsplan. Det varsles en mulig endring knyttet til avtalt milepæl med SG for prosjektet den En mulig utsettelse av møtet med SG den vil ikke være kritisk for opprinnelig fremdrift og sluttdato. RISIKO FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE PG har som mål å ha et avstemt og revidert ambisjonsnivå for NIKT til SG den RISIKOREDUSERENDE GREP Få avholdt møter med sentrale interessenter før PG-møtet den og et godt forberedt møte den Godkjenning av Prosjektdirektiv for «Tiltak 46» Oppstartsmøte for PG «Utredet ambisjonsnivå».

23 Vedlegg 04a Til: Styringsgruppen Nasjonal IKT Kopi Fra: Prosjektleder / Programkontoret Dato: Saksnr: 04/ Behandling i PEF: Vedtak i PEF: I tråd med forslag til vedtak Annen informasjon: Ikke relevant FEST som grunnlag for elektronisk forskrivning (tiltak 29.2) - Fremleggelse av sluttrapport Bakgrunn og situasjon Tiltak 29 SykehusFEST ble vedtatt igangsatt i møte i Styringsgruppen (SG) Tiltakets sluttresultater ble framlagt for Styringsgruppen i møte I samme møte ble prosjektdirektiv for tiltak 29.2 FEST som grunnlag for elektronisk forskrivning i sykehus fremlagt og midler ble bevilget. Dette var en videreføring av tiltak 29. Tiltaket er nå ferdigstilt. I forrige møte i SG ( ) ble det for øvrig vedtatt å igangsette tiltak 29.3 Foredling av FEST for spesialisthelsetjenesten - Utredning for å svare opp tiltak 29.2s delmål 4, Utrede om koder for prefererte LIS varer kan formidles via FEST. Problemstilling Tiltaket har vært ledet av Sykehusapotekene. I tiltakets styringsgruppe har Statens legemiddelverk, Sykehusapotekene HF, Sykehusapoteket Helse Midt, Vareregistersentralen og RHFene vært representert. Roar Engen, HSØ, har vært leder for styringsgruppen. Tiltakets hovedmål har vært å utarbeide en løsning for nasjonal distribusjons- og forvaltningsmodell for bruk av FEST som grunnlag for elektronisk forskrivning i sykehus; både for intern og ekstern forordning. Overordnet mål for prosjektet var å utvide FEST med spesifikke sykehusapotekvarer. Dette målet er nådd med tilhørende delmål. Prosjektet er gjennomført i løpet av ett år og fem måneder etter en forlengelse fra ett år som opprinnelig planlagt. Forlengelsen var gunstig for de involverte aktører, sykehusapotekene, FEST, Farmalogg og EPJ-leverandører. Prosjektet har nådd de fleste av milepælene. Unntaket er å ferdigstille en drifts- /forvaltningsløsning i sykehusapotekene da en ansvarlig person ikke er dedikert til dette arbeidet. Prosjektet har identifisert dette som en risiko i forhold til å få hentet ut mulige prosjektgevinster. Prosjektet har beskrevet hvilke oppgaver som må ivaretas av drift/forvaltning. Forslag til løsning Prosjektleder Bjørg Heltberg, Sykehusapotekene, vil kort fremlegge prosjektets hovedresultater i SG For øvrig vises det til tiltakets sluttrapport (vedlegg b). Forslag til vedtak Styringsgruppen tar prosjektets resultater og hovedfunn til etterretning. Styringsgruppen godkjenner sluttleveransene fra prosjektet. 1

24 Vedlegg 04b SLUTTRAPPORT For Tiltak 29.2 Nasjonal Sykehus-FEST Dokumentkontroll Saksbehandler Gjennomgang Godkjent av Bjørg Heltberg Styringsgruppen Roar Engen Distribusjonsliste Tittel Navn Institusjon Prosjektansvarlig Bjørg Heltberg Sykehusapotekene HF Prosjekteier Hans-Petter H. Johannessen Sykehusapotekene HF Programkontor Anne Line Grepne NIKT Styringsgruppen Nasjonal Sykehus-FEST Prosjektgruppen Administrerende direktør Nasjonal Sykehus-FEST Sykehusapotek-foretak i SørØst, Midt, Vest og Nord Endringslogg Versjon Dato Endring Ferdigstilt Tiltak: 29.2 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: Sykehus-FEST Foretak: Sykehusapotekene HF Versjon nr. 1.0 Dato: Ansvarlig: Bjørg Heltberg Arkiv nr. Side 1 av 11

25 Vedlegg 04b Innhold: SLUTTRAPPORT... 1 FOR TILTAK 29.2 NASJONAL SYKEHUS-FEST... 1 Innhold:... 2 DEL 1: KORT SAMMENDRAG AV PROSJEKTET... 3 DEL 2: BAKGRUNN FOR PROSJEKTET... 3 DEL 3: FORANKRING OG SAMARBEID... 4 DEL 4: GJENNOMFØRING AV PROSJEKTET... 5 A) Prosjektplan... 5 B) Endringer i prosjektet... 7 C) Prosjektregnskap og andre nøkkeltall... 7 D) Gjennomføringstid... 7 DEL 5: LEVERANSER FRA PROSJEKTET... 8 A) Kortsiktige leveranser:... 8 B) Forventet effekt over tid: C) Overlevering til linjen, hovedprosjekt eller lignende: D) Momenter for nye behov som bør ivaretas Tiltak: 29.2 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: Sykehus-FEST Foretak: Sykehusapotekene HF Versjon nr. 1.0 Dato: Ansvarlig: Bjørg Heltberg Arkiv nr. Side 2 av 11

26 Vedlegg 04b Del 1: Kort sammendrag av prosjektet FEST skulle tas i bruk som database for legemidler til bruk i EPJ-systemer og Delta, samt at Legemiddelregisteret, LMR, skulle avvikles. Det var et ønske samtidig å få LIS-avtaler som en del av dette registeret. For å kunne avvikle LMR måtte nasjonale varenummer for sykehusapotekproduserte varer opprettes hos Farmalogg. Dette for å få preparatene tilgjengelig i Vareregisteret og i FEST. Ny filflyt mellom Farmalogg og FEST måtte på plass. Prosjektet er gjennomført i løpet av ett år og fem måneder etter en forlengelse fra ett år som opprinnelig planlagt. Forlengelsen var gunstig for de involverte aktører, sykehusapotekene, FEST, Farmalogg og EPJ-leverandører. Prosjektet har nådd de fleste av milepælene. Unntaket er å ferdigstille en driftsløsning i sykehusapotekene da en ansvarlig person ikke er dedikert. Prosjektet har identifisert dette som en risiko i forhold til å få gevinst av prosjektet. Prosjektet har beskrevet hvilke oppgaver som må ivaretas av drift. Prosjektet har gjennomført opprettelse av nasjonale varenummer for sykehusapotekproduserte varer og disse er tilgjengelig i Vareregisteret og FEST. Eksisterende ID er i LMR pr er importert i FEST og LMR er avviklet. Filflyt mellom Farmalogg og FEST er på plass. Prosjektet har bistått i arbeidet med utvikling av Delta for bruk av FEST. Prosjektet har identifisert og beskrevet oppgaver som ikke er håndtert i prosjektperioden, enten fordi det ikke har vært en del av prosjektmandatet, ikke mulig eller fordi de er blitt kjent for sent. Prosjektet foreslår hvordan dette bør håndteres i linje, se under Del 5, D) Del 2: Bakgrunn for prosjektet Med krav fra myndighetene om elektronisk forskrivning i sykehus var det behov for et enhetlig nasjonalt register for legemidler der preparatene er definert på enhetsnivå. Basert på prosjektet Sykehus-FEST i 2010 trodde man at FEST var en ferdig løsning, men det var fortsatt mangler for å dekke noen av de funksjonene som eksisterte i Legemiddelregisteret, LMR. Det på sin side igjen var begrenset og driftet med rent manuelt vedlikehold. Det var opprinnelig laget som en midlertidig løsning. Det var behov for å samkjøre lokale varenummer i sykehusapotekene og bygge opp nasjonale varenummer i stedet. Kvalitetssikring ved å ta i bruk et nytt register i eksisterende systemer måtte ivaretas. Det var behov for å se på mulige løsninger for å synliggjøre innkjøpsavtaler i FEST, da dette er et stort ønske fra brukerne. Et nasjonalt enhetlig register med all informasjon ett sted gjør kommunikasjon mellom pasientsystemer og sykehusapotek smidig. For å få tilrettelagt for elektronisk forskrivning i sykehus var et tverrfaglig prosjekt med regionale helseforetak, sykehusapotekforetak, Legemiddelverket og Farmalogg en nødvendighet. Tiltak: 29.2 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: Sykehus-FEST Foretak: Sykehusapotekene HF Versjon nr. 1.0 Dato: Ansvarlig: Bjørg Heltberg Arkiv nr. Side 3 av 11

27 Vedlegg 04b Del 3: Forankring og samarbeid Forankringen av prosjektet er lagt nasjonalt til Nasjonal IKT med finansiering. Prosjekteierskap har vært lagt til Sykehusapotekene HF, ved Hans-Petter Heide Johannessen, og de har også hatt ansvaret for prosjektledelsen. Styringsgruppen har bestått av ledende representanter for regionale helseforetak innen IKT, ledere fra to av de fire sykehusapotekforetakene, seksjonsleder i FEST, Legemiddelverket og leder for Farmalogg. Styringsgruppen har vært ledet av Helse Sør-Øst, først ved Terje Wistner inntil han sluttet vår 2012 og deretter av Roar Engen. Prosjektleder har vært Bjørg Heltberg fra Sykehusapotekene HF som har ledet prosjektets arbeid gjennom hele prosjektets varighet. Prosjektgruppen har bestått av representanter fra de fire sykehusapotekforetakene, FEST og Farmalogg i en matriseorganisering der de har deltatt i prosjektarbeid i tillegg til egen drift. Kun prosjektleder har vært lønnet av prosjektet. Styringsgruppen har hatt møter omtrent hver annen måned. Prosjektgruppen har hatt månedlige møter. Prosjektleder har hatt tett samarbeid med teknologisjef i Sykehusapotekene HF, deltager i SG. Prosjektleder har ved behov løftet problemer videre til prosjekteier og leder av SG. Leder av SG har vært involvert før innsending av statusrapporter til Nasjonal IKT. All dokumentasjon har vært håndtert via SharePoint-løsning for Sykehusapotekene HF der eksterne deltagere har fått tilgang. Mail-korrespondanse har vært brukt i stor grad og ved behov har en del møtevirksomhet vært gjennomført via elektronisk løsning, enten ved alle deltagerne i prosjektgruppen eller noen av dem for å redusere reisevirksomhet. Noen av deltagerne i SG har også deltatt via elektronisk møte enkelte ganger. Driftspersonale hos FEST og Farmalogg har til dels hatt egne møter der løsning for filoverføring fra nytt Vareregistersystem til FEST har vært håndtert. Prosjektleder har deltatt ved behov. Prosjektet har hatt møter med KITH for å se på standardisering av meldinger i forhold til eventuell avklaring mot HL7 og de ulike systemene. Tiltak: 29.2 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: Sykehus-FEST Foretak: Sykehusapotekene HF Versjon nr. 1.0 Dato: Ansvarlig: Bjørg Heltberg Arkiv nr. Side 4 av 11

28 Vedlegg 04b Del 4: Gjennomføring av prosjektet A) Prosjektplan Det er i samråd med Styringsgruppen benyttet en kombinasjon av en milepælsplan og aktivitetsplan der ansvarlige er angitt. Prosjektet var opprinnelig estimert til ett års varighet. Det viste seg ved halvgått løp at det var stor risiko forbundet med å gjennomføre på den tiden og den planlagte oppstarten av drift rett før sommeren. Samtidig var det forhold hos Legemiddelverket knyttet til andre systemer som gjorde at man valgte å søke om utvidelse på tid med fem måneder. Det ble gjennomført en konsekvensanalyse av utvidelsen, og det var bare gunstig overfor interessentene. Milepælsplan med aktiviteter er revidert forløpende underveis i prosjektet. Overordnet er det meste av prosjektets leveranser gjennomført. Se Kommentarer for mangler. KOMMENTARER til status i forhold til plan Se tabell under M-06.3 Handelsvarer i FEST, avklart i 2011 at dette ikke skulle med. Saken er kommet opp på nytt mot slutten av prosjektet og må håndteres av drift og videre samarbeid med FEST. M-07.2 og M07.3 Prosesser og prosedyrer, kan ikke ferdigstilles da driftsansvarlig ikke er ansatt. Gjennomarbeidet forslag foreligger fra prosjektet. M-08 Håndteres av apotekene. Tiltak: 29.2 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: Sykehus-FEST Foretak: Sykehusapotekene HF Versjon nr. 1.0 Dato: Ansvarlig: Bjørg Heltberg Arkiv nr. Side 5 av 11

29 Vedlegg 04b Tiltak: 29.2 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: Sykehus-FEST Foretak: Sykehusapotekene HF Versjon nr. 1.0 Dato: Ansvarlig: Bjørg Heltberg Arkiv nr. Side 6 av 11

30 Vedlegg 04b B) Endringer i prosjektet Følgende endringer er behandlet i styringsgruppen under prosjektgjennomføringen. Endringsbehov/tittel Utvidelse av prosjektperioden med økte bevilgninger. Kort kommentar (om nødvendig) Prosjektet ble forlenget for å redusere risiko ved tilpasninger av FEST og Vareregistersystemet Varigheten økt med 5 måneder og tilleggsressurser med 1050 C) Prosjektregnskap og andre nøkkeltall Endelig økonomisk ramme for prosjektet er beskrevet i tabellen under: Aktivitet Budsjett Regnskap Avvik - FEST-tilpasning Programutvikling Vareregistersystem Kostnader til - prosjektledelse - validering Egne administrasjonskostnader Egeninnsats fra Helseforetak/RHF Sum Budsjett opprinnelig på 2500 tilleggsbevilget Det er ikke avvik mellom regnskap og budsjett. D) Gjennomføringstid Milepæl Beregnet Faktisk Avvik sluttdato sluttdato 1. Gjennomført prosjekt Etablert prosjekt Sykehusapotekvarer samlet og kartlagt 4. Samordnet varenummer Innlesingsfil til Farmalogg klar Tiltak: 29.2 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: Sykehus-FEST Foretak: Sykehusapotekene HF Versjon nr. 1.0 Dato: Ansvarlig: Bjørg Heltberg Arkiv nr. Side 7 av 11

31 Vedlegg 04b 6. Erstatte lokale varenummer med nasjonale implementert i FEST 7. Forvaltningsmodell utarbeidet med Uavklart * prosesser 8. Validert ibruktaking av FEST i Delta ** 9. Rapportering til NIKT * Forvaltningsmodell, forslag til prosess og prosedyrer og forslag til stillingsbeskrivelse er utarbeidet av prosjektet, men dette kan ikke ferdigstilles før driftsløsningen er klar fra de ansvarlige. Se forklaring under overføring til drift. ** Avvik ved planlagt tidsestimat for validert ibruktaking av FEST i Delta skyldes hovedsakelig at leverandør av Delta gikk konkurs. Det tok lenger tid enn opprinnelig tenkt å få etablert nytt firma og komme i gang med programmering av endring i Delta. Det er sykehusapotekene i Lørenskog (ved Ahus) og Trondheim som er ansvarlig for gjennomføringen. De har god kontroll på utviklingen og gjennomføringen. Avviket er tilpasset overgang til ny versjon av DocuLive ved St.Olav. Ahus er ikke klare til å gå opp med ny versjon av DIPS før sommer 2013 selv om DIPS v 7.1 er klar før nyttår. Del 5: Leveranser fra prosjektet A) Kortsiktige leveranser: Overordnet mål for prosjektet var å utvide FEST med spesifikke sykehusapotekvarer. Dette målet er nådd med tilhørende delmål. Leveranser knyttet til Delmål 1 Sykehusapotekene har samordnet lokale varenummer for egenproduserte legemidler til å få registrert nasjonale varenummer i Vareregisteret. Det er gjort et større arbeid i forhold til uregistrerte preparater for å få grossist til å være ansvarlig for varenummer også for preparater som ikke lagerføres og at de lagerfører et større antall varer til bruk i spesialisthelsetjenesten. I tillegg har prosjektet funnet at det er andre leverandører med produkteierskap for legemidler. Folkehelseinstituttet leverer en del immunglobuliner uten markedsføringstillatelse og varenummer og mottar bestillinger på fax eller pr telefon for disse. Det er også en tablettproduksjon i Kragerø med produksjon av legemidler uten markedsføringstillatelse, disse har ikke varenummer via Vareregisteret. Det er ikke et system i Norge for å pålegge noen å opprette varenummer for disse preparatene via Farmalogg. Arbeidet med å få disse til å se at det er nødvendig å få varene i FEST og dermed opprette varenummer, må fortsette i driftsløsningen. Prosjektet har sørget for at det nå finnes varenummer for sykehusapotekproduserte preparater. Det lå derimot ikke til prosjektet å sikre at det finnes en database med nødvendig produktinformasjon om hver enkelt vare og bruk av denne. Dette er et nytt prosjekt som må ligge til sykehusapotekene og prosjektleder har overlevert til dem en prosjektidé i form av en Idé- og endringsmelding. Legemiddelverket forventer at slike opplysninger foreligger ved opprettelse av nye varenummer. Farmalogg har også et krav om å sende dokumentasjon til Folkehelseinstituttet for fastsettelse av ATC-kode. Tiltak: 29.2 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: Sykehus-FEST Foretak: Sykehusapotekene HF Versjon nr. 1.0 Dato: Ansvarlig: Bjørg Heltberg Arkiv nr. Side 8 av 11

32 Vedlegg 04b Leveranser knyttet til Delmål 2 Farmalogg har parallelt med dette prosjektet gjennomført å lage et nytt Vareregistersystem slik at det blir enklere å melde inn nye og å avregistrere utgåtte varenummer. Farmalogg har tilrettelagt med nye varegrupper tilpasset sykehusapotek. Dette gir grunnlag for god samhandling mellom sykehusapotekene og Farmalogg. Samtidig har Farmalogg og FEST utviklet en ny eksport-/ importrutine for varenummer fra Farmalogg til FEST. Leveranser knyttet til Delmål 3 Bruk av Legemiddelregisteret, LMR, er opphørt og nye ID er skal kun genereres automatisk i FEST. Eksisterende ID er i LMR pr er importert til FEST. Delta er en programvare som har benyttet LMR inntil FEST kunne tas i bruk. Som en del av prosjektet er det sikret en tilpasning av Delta. Prosjektet har vært involvert i kravspesifikasjon og fremdrift av utviklingen. Selve programvareendringen er dekket av Sykehusapotekene HF og Sykehusapoteket Midt-Norge, mens kvalitetssikringen mot Delta og sykehusene er dekket av prosjektet. Implementeringen i sykehusapotekene skjer i løpet av november Det er kontroll på utviklingen og det forventes ikke ytterligere forsinkelser. Leveranser knyttet til Delmål 4 Prosjektet har utredet hvorvidt prefererte LIS-varer kan formidles via FEST, og anbefaler ikke det som en løsning. Arbeidet med delmålet har resultert i et forslag til en utredning for å se om det kan løses på utsiden av FEST i regi av spesialisthelsetjenesten og for også å ivareta informasjon om lagerførte varer i sykehusapotekene. Saken ble behandlet i PEF og i Styringsgruppen NIKT i september 2012 og fikk tilslutning til gjennomføring med tildelte midler. For å nå dette målet har prosjektet jobbet med å se på arkitektur på tvers av ulike systemer. Det ble brukt en del ressurser for å se på informasjonsflyt, eierskap til informasjon og hvordan dette henger sammen med medikasjonstjenesten. Prosjektet brukte ekstern hjelp for arkitektur for å få økt forståelse for problemstillingen og det ga bakgrunn for valgt anbefaling. Prosjektet har også hatt et større arbeid i forhold til å se på type meldinger som brukes mellom systemene og mulig enhetlig meldingsformat. KITH er en norsk standard og HL7 er brukt internasjonalt. Spesialisthelsetjenesten har et prinsippvedtak på bruk av HL7 v.3 mens FEST-meldingen er på KITH-standard. Prosjektet gjennomførte møter med KITH der det også var deltager med stor kunnskap rundt HL7. Det har også vært kontakt med HL7 Norge rundt emnet. Etter diskusjoner i SG, landet prosjektet på at det er mulig å bruke meldingene slik de er nå uten at det er optimalt eller i tråd med vedtak. KITH er i 2012 overført til Helsedirektoratet. Det er Helsedirektoratet som er eier av meldingsdefinisjonene i FEST og ansvarlig for Eresept. Meldingsformatet er tilpasset Eresept og EPJ brukt i primærhelsetjenesten. Det er en lang vei å gå for å komme fra KITH-xml og over på HL7. Delta, DIPS og DocuLive er i prosjektet tilpasset bruk av FEST med KITH-standard. Andre EPJ-systemer og kurveløsninger i spesialisthelsetjenesten er ikke tilpasset bruk av FEST. Tiltak: 29.2 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: Sykehus-FEST Foretak: Sykehusapotekene HF Versjon nr. 1.0 Dato: Ansvarlig: Bjørg Heltberg Arkiv nr. Side 9 av 11

33 Vedlegg 04b B) Forventet effekt over tid: Bruk av nasjonale varenummer vil gi et bidrag til Samhandlingsreformen. Dette fordi en lege i primærhelsetjenesten kan finne samme preparat som pasient har fått i spesialisthelsetjenesten og forskrive dette elektronisk. Alle landets apotek er gjort kjent med prosjektets løsning og vet dermed hvordan preparatene kan skaffes. Det gir en smidigere løsning for alle parter. Nasjonale varenummer muliggjør at sykehusapotekproduserte varer kan inngå i refusjonsordninger. Det er spesielt preparater til små barn som har dette behovet. Prosjektet har vist at det er behov for samhandling i forhold til systemer mellom RHF ene og sykehusapotekene. Det er nødvendig med ensartet arkitektur, standardisering og bruk av felles datagrunnlag. Løsninger i prosjektet er sett i lys av medikasjonstjenesten og har vist at en klargjøring av sykehusapotekenes rolle og funksjon må på plass. Sykehusapotekene har eierskap til mye informasjon og ønsker å bidra til at denne blir synlig og at brukerne finner alt på ett sted. Det vil bli økt bevissthet hos forskriver, både primær- og spesialisthelsetjenesten, om hva sykehusapotekene kan tilby av egenproduserte preparater. C) Overlevering til linjen, hovedprosjekt eller lignende: Prosjektet la tidlig til rette for overføring til en driftsansvarlig. Direktørkollegiet i de fire sykehusapotekforetakene vedtok desember 2011 at de skulle ivareta en felles driftsløsning og at ansvaret skulle legges til Sykehusapotekene HF i Sør-Øst. Ansettelse av driftsansvarlig skulle gjøres innen mai Prosjektet varslet et nytt gult risikoelement juni 2012, dette ble endret til rødt i august da det fortsatt ikke var ansatt noen. Saken ble diskutert i SG august 2012 og det ble meldt fra Sykehusapotekene HF at de håndterte saken og ble ivaretatt. På bakgrunn av dette har det ikke vært mulig for prosjektet å ferdigstille prosesser og prosedyrer, ei heller sikre opplæring av driftsansvarlig. Ansvaret for å ferdigstille en driftsløsning er overført fra prosjekteier til økonomiavdelingen i Sykehusapotekene HF. Dette er oppgaver som ligger til driften. Vedlikehold av SA-varer mot FEST Prishåndtering i sykehusapotekene Være kontaktperson mellom sykehusapotekforetakene, Farmalogg, grossist og avdeling for tilsyn samt seksjon for FEST ved Legemiddelverket Vedlikehold av publiseringsverktøy og informasjon overfor samarbeidspartnere Bidra til å diagnostisere behov for endringer og følge opp disse også eventuelt mot andre aktører Vedlikeholde prosesser og prosedyrer Melde avvik Tiltak: 29.2 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: Sykehus-FEST Foretak: Sykehusapotekene HF Versjon nr. 1.0 Dato: Ansvarlig: Bjørg Heltberg Arkiv nr. Side 10 av 11

34 Vedlegg 04b D) Momenter for nye behov som bør ivaretas I tillegg har prosjektet i samarbeid med styringsgruppen avklart at det må legges opp til løsning for å ivareta behov for endringer mellom systemene. Følgende momenter har fremkommet. Ansvarlig part Momenter for oppfølging Samarbeidspart FEST-seksjonen i SLV Bulkpakninger som ikke er er markedsført som må knyttes til LegemiddelMerkevare i FEST Sykehusapotekene Videreføre arbeidet med å få Handelsvarer i FEST. Sykehusapotekene / Farmalogg Sykehusapotekene Forkortelse for pakningstype Sykehusapotekene / Farmalogg Strekkoder for endoser og også Farmalogg egenproduserte varer Sykehusapotekpakkede endoser skal de med i FEST? Følge opp Folkehelsa og manglende varenummer for vaksiner/ imminglobuliner uten markedsføringstillatelse Hvordan håndtere manglende varenummer for varer fra Kragerø. Det vil si tablett-preparater uten markedsføringstillatelse NMD og uregistrerte uten lagerføring, avklare hva som må til av oppfølging FEST FEST / Farmalogg Farmalogg / Apotekforeningen NMD / Farmalogg FEST / PAS-EPJleverandører Spesialisthelsetjenesten Prisfiler for handelsvarer levert fra andre grossister, eksempelvis Medinor Bidra til å få løst kjente problemstillinger i FEST versjon 2.5, ressurser for utviklingen av denne er noe usikker Spesialisthelsetjenesten må bestille integrasjon mot FEST og PAS- EPJ/kurvesystem En utredning rundt HL7, behov og krav Utarbeide en oversikt over hvem som har roller og ansvar i et samspill mellom de ulike aktørene for å håndtere nye behov Anfalt av SG å knytte dette sammen med Tiltak 29.3 og samkjøre utredning NIKT, FEST, Sykehusapotekene Tiltak: 29.2 Prosjekt: Nasjonal Milepæl: Sykehus-FEST Foretak: Sykehusapotekene HF Versjon nr. 1.0 Dato: Ansvarlig: Bjørg Heltberg Arkiv nr. Side 11 av 11

35 Vedlegg 05a Til: Nasjonal IKTs Styringsgruppe Kopi: Fra: Prosjektleder Sissel Skarsgaard Dato: Saksnr: 05/ Behandling i PEF: Vedtak i PEF: I tråd med forslag til vedtak Annen informasjon: PEF ba i tillegg om at tiltak 5.12 fremlegger oppdatert fremdriftsplan og budsjett for fase 2 i et kommende møte Elin-h (tiltak 5.12) - Arkitekturbeskrivelse for oppretting og utsending av fødselsepikriser Bakgrunn ELIN-h-prosjektets (Elektronisk informasjonsutveksling i helsestasjonstjenesten) overordnede mål er å sikre helhetlig tjeneste i føde-/barselforløpet gjennom elektronisk mange-til-mange kommunikasjon. I forprosjektet er det utarbeidet helsefaglige krav til elektronisk kommunikasjon mellom helsestasjonstjenesten i kommunene og spesialisthelsetjenesten, og EISI har publisert nasjonal standard for fødselsepikrise for nyfødt barn og fødselsepikrise for mor med status «Til utprøving». De største oppgavene og utfordringene knyttet til utvikling av løsningene ligger på sykehussiden. Utfordringen er særlig knyttet til at informasjonen hovedsakelig finnes i fødejournalsystemet, mens deler av informasjonen vil kunne ligge i hovedjournalsystemet. NIKT er medeier i ELIN-h-prosjektet, og har bevilget støtte til utvikling av en felles løsningsbeskrivelse for sykehussystemene i ELIN-h hovedprosjekt fase 1. Situasjon Arbeidet med løsningsbeskrivelsen startet opp i januar 2012 uten deltagelse fra HSØ og HN, da disse ikke kunne avse ressurser til arbeidet. Vedlagt dokument inneholder en teknisk og funksjonell arkitekturbeskrivelse for oppretting og utsending av fødselsepikriser. Løsningen beskrives på et logisk nivå uavhengig av valgte systemer, og har fokus på arbeidsprosesser og sammenstilling av informasjon for generering av elektronisk fødselsepikrise i helseforetakene. Dokumentet danner et grunnlag for videre arbeid som kan gjøres i fellesskap mellom alle regionene, og arbeidet som må gjøres i de ulike helseforetakene. I tillegg til løsningsbeskrivelsen i vedlegg b, har det blitt utarbeidet et dokument som beskriver funksjonskrav (samlet og kategorisert). Dette er ikke vedlagt saksunderlaget, men vil kunne oversendes på oppfordring. Løsningsbeskrivelsens anbefalinger / Forslag til løsning Dataene det er behov for i ELIN-h for å danne fødselsepikrisen som er skissert av forprosjektet, dekkes hovedsakelig av informasjonen som legges inn i fødejournal og hovedjournal for Helse Vest og Helse Midt-Norge. 1

36 Anbefalt arkitektur for løsningen internt i spesialisthelsetjenesten: For utveksling av informasjon for å opprette fødselsepikrise for mor og fødselsepikrise for nyfødt barn internt mellom systemene i spesialisthelsetjenesten anbefales det å bruke HL7 CDA som innholdsstandard. Det er beskrevet to alternative arkitekturforslag: Alternativ 1: Det utvikles tjenester som kan etterspørre og innhente informasjon fra ulike informasjonskilder for å sammenstille informasjon i fødselsepikrisene. Alternativ 2: Det utvikles tjenester som kan sende informasjon fra informasjonskildene til en applikasjon som sammenstiller informasjonen og genererer i fødselsepikrisene. Løsningsbeskrivelsen gir ikke tilstrekkelig grunnlag for å velge alternativ, dette krever videre utredning. Anbefaling som gjelder samhandlingsarkitekturen Løsningsbeskrivelsen anbefaler å ta i bruk HL7 CDA også til kommunikasjon med helsestasjon og fastleger. Prosjektledelsen og PEF (i sitt møte ) mener at dette er en endring som vil kreve en omfattende prosess, og hvor endelig beslutning vil måtte fattes av EISI som allerede har publisert standard for fødselsepikrisene. Videre arbeid: Det gjenstår fortsatt en del arbeid i de ulike helseforetakene for å detaljere denne løsningsbeskrivelsen, men det anbefales å benytte de beskrevne overordnede føringene. Forslag til vedtak Styringsgruppen Nasjonal IKT tar anbefalingene knyttet til arkitektur for løsningen internt i spesialisthelsetjenesten til orientering, og nedsetter, etter en tilslutning fra NUIT i møte , en arbeidsgruppe med representanter fra alle RHF som vurderer og konkluderer rundt hvilket arkitekturalternativ som bør velges i det videre arbeidet. Styringsgruppen Nasjonal IKT anbefaler videreføring av arbeidet med utvikling av fødselsepikrise i ELIN-h prosjektet baserte på etablert standard (KITH-XML). Styringsgruppen Nasjonal IKT tar anbefaling om endring av nasjonal standard fra KITH XML til HL7/CDA for samhandling mellom spesialisthelsetjenesten og eksterne aktører til orientering. Forslaget må konsekvensutredes ytterligere i samarbeid med sektoren og Helsedirektoratet/beslutningstaker før endring av nasjonal standard kan vurderes nærmere. Problemstillingen anbefales blant annet diskutert i nasjonalt fag- og arkitekturutvalg og i NUIT. Vedlegg 05a 2

37 Vedlegg 05b Løsningsbeskrivelse ELIN-h prosjektet Versjon 2.0

38 Løsningsbeskrivelse Vedlegg 05b VERSJONSINFORMASJON Versjon Dato Merknader Opprettet dokument Oppdatert etter kommentarer fra Terje Bremnes, Helse Vest IKT Oppdatert med tabeller fra Rannveig Woll, samt kommentaerer fra Sissel Skarsgaard og Rannveig Woll. Oppdateringer Oppdatert etter kommentarer fra Bremnes, Skarsgaard og Woll. Endret etter tilbakemeldinger fra NIKT FA Endret etter tilbakmeldinger fra NIKT FA Forfatter Line Andreassen Sæle Line Andreassen Sæle Line Andreassen Sæle Line Andreassen Sæle Line Andreassen Sæle Line Andreassen Sæle og Rannveig Woll Line Andreassen Sæle og Rannveig Woll Nasjonal IKT <Version> II

39 Løsningsbeskrivelse Vedlegg 05b INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING FORMÅL INVOLVERTE RESSURSER FORRETNINGSDRIVERE (FRA FORPROSJEKTET) MÅL FOR ELIN-H (FRA FORPROSJEKTET) ARKITEKTURDRIVERE GJENNOMGANG AV KRAVDOKUMENTENE AVGRENSNINGER I RAPPORTEN BEGREP OG DEFINISJONER FORRETNINGSARKITEKTUR ORGANISASJON PROSESS VED NORMALT FØDSELSFORLØP DAGENS LØSNING PROSESSENE I FREMTIDIG LØSNING INFORMASJONSARKITEKTUR GRUPPERING AV INFORMASJON INNHOLDSSTANDARDER APPLIKASJONSARKITEKTUR DAGENS ARKITEKTUR MÅLARKITEKTUR ALTERNATIVE LØSNINGER FOR SAMMENSTILLING AV INFORMASJON IMPLEMENTASJON AV DE NYE TJENESTENE VIDERE ARBEID EKSISTERENDE MELDINGSTJENESTER VURDERING AV ARKITEKTUR I IHR-LØSNINGEN TEKNOLOGIARKITEKTUR SAMHANDLINGSARKITEKTUREN MELDINGSPLATTFORM VURDERING OG ANBEFALINGER FOR VIDERE ARBEID VEDLEGG KILDER Nasjonal IKT v2.0 1

40 Løsningsbeskrivelse Vedlegg 05b 1 INNLEDNING Dette dokumentet inneholder en teknisk og funksjonell arkitekturbeskrivelse for oppretting og utsending av fødselsepikriser. Løsningen beskrives på et logisk nivå uavhengig av valgte systemer, og har fokus på arbeidsprosesser og sammenstilling av informasjon for generering av elektronisk fødselsepikrise i helseforetakene. For elektronisk kommunikasjon med primærhelsetjenesten vil løsningen forholde seg til nasjonale retningslinjer. Dokumentet skisserer to alternativer i forhold til innholdsstandard, en beslutning rundt dette må tas av rette myndighet. Dokumentet danner et grunnlag for videre arbeid som kan gjøres i felleskap mellom alle regionene og arbeidet som må gjøres i de ulike helseforetakene. Rapporten er utarbeidet i samarbeid mellom Helse Vest IKT (HVIKT) og Helse Midt- Norge IT (HEMIT) på oppdrag fra Nasjonal IKT (NIKT). 1.1 Formål Hensikten med dette dokumentet er å anbefale en arkitektur for opprettelse og utsending av fødselsepikriser for mor og fødselsepikrise for barn ved fødeklinikkene. Mottakere for fødselsepikrisene er fastlege for mor og helsestasjon for barn, i tillegg til eventuelle kopimottakere. Dokumentet gir et forslag til løsning av informasjonsflyten basert på kravspesifikasjonene som er utarbeidet av forprosjektgruppen for ELIN-h prosjektet. 1.2 Involverte ressurser Dette avsnittet gir en oversikt over ressurser som var delaktig i utformingen av løsningen. Rolle Prosjektleder Virksomhetsarkitekt IT-arkitekt Virksomhetsarkitekt/NIKT kontakt Prosjektleder Virksomhetsarkitekt/NIKT kontakt Virksomhetsarkitekt/NIKT kontakt Tabell 1 - Involverte ressurser Navn Sissel Skarsgaard, HVIKT Line Andreassen Sæle, HVIKT Rannveig Woll, HEMIT Torgny Neuman, HVIKT/NIKT Egil Rasmussen, Stavanger Kommune Torill Kristiansen, HEMIT Terje Bremnes, HVIKT/NIKT Nasjonal IKT v2.0 2

41 Løsningsbeskrivelse Vedlegg 05b 1.3 Forretningsdrivere (fra forprosjektet) Norsk Sykepleierforbund og Stavanger kommune har tatt initiativ til å opprette et prosjekt for elektronisk informasjonsutveksling mellom helsestasjonstjenesten, fastleger og spesialisthelsetjenesten, ELIN-helsestasjon prosjektet. Hovedmålet for prosjektet er å bidra til mer samhandling og bedre tilgang på nødvendig helseinformasjon i barselforløpet. Det fødes i underkant av barn hvert år i Norge. Barseltiden på sykehus har gått sterkt ned, og gjennomsnittlig liggetid i barselavdeling er ca. tre dager for førstegangsfødende, og to dager for flergangsfødende. Det betyr at de kommunale helsestasjonene må gi mer og tidligere oppfølging enn før. Dette krever tilgang til riktig og tilstrekkelig informasjon så snart mor og barn er skrevet ut fra sykehus. Per i dag er det ingen helsestasjoner som mottar fødselsmeldinger elektronisk, eller mottar epikriser elektronisk. Det kan ta flere uker før nødvendig informasjon er tilgjengelig. Forløp for overføring av nyfødte til helsestasjon er derfor velegnet for etablering av elektronisk samhandling. Elektronisk informasjonsutveksling i helsestasjon vil bidra til forbedringer i tjenestetilbudet, muligheter for økt og bedre samhandling mellom tjenester og tjenestenivå og mer effektiv ressursutnyttelse. 1.4 Mål for ELIN-h (fra forprosjektet) En vil søke å oppnå følgende gevinster med dette prosjektet: Bidra til at fødselsepikriser blir sendt med korrekt og nødvendig informasjon til riktige aktører når mor og barn skrives ut fra fødeinstitusjon Bidra til bedre og mer samhandling for å sikre mor og barn helhetlige forløp i helse- og omsorgkjeden. Være premissleverandør overfor de som utvikler IKT-systemene for å sikre faglig forsvarlig innhold, struktur, presentasjon og brukervennlighet i de elektroniske løsningene. 1.5 Arkitekturdrivere I arbeidet med løsningsarkitekturen, har man forsøkt å harmonisere/standardisere integrasjonsløsninger i henhold til tjenesteorienterte prinsipper og valgte standarder. Videre, gjennom standardisering av integrasjonsløsningene, forsøkes det å redusere kompleksitet knyttet til utvikling, drift og forvaltning. Realisering av en mer tjenesteorientert arkitektur vil på sikt gi økt fleksibilitet i forhold til organisasjonsmessige endringer. Blant annet vil tjenesteorientering basert på standardiserte integrasjonsgrensesnitt kunne understøtte tanker om mer brukertilpassede arbeidsflater med tilhørende fleksibilitet i forhold til arbeidsprosesser. Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI) og Nasjonal IKT (NIKT) har utarbeidet arkitekturprinsipper som er førende for løsningen. Nasjonal IKT v2.0 3

42 Løsningsbeskrivelse Vedlegg 05b DIFI I forvaltningsmeldingen St.meld. nr. 19 ( ) Ei forvaltning for demokrati og fellesskap presenteres de sju arkitekturprinsippene som skal følges. Tjenesteorientering o Det er viktig i ELIN-h å tilrettelegge for en løsning som brukerne vil oppfatte som robust og som gir mulighet for gjenbruk. Interoperabilitet Tilgjengelighet o ELIN-h løsningen må være stabil og tilgjengelig Sikkerhet o Sikkerhetskravene stilles i forprosjektet. Disse antas å være stilt i denne løsningsbeskrivelsen. Åpenhet o Det er krav til bruk av åpne, godkjente standarder Fleksibilitet Skalerbarhet o Løsningens arkitektur skal være gjenbrukbar og skalerbar NIKT arkitekturprinsipper Følgende hovedprinsipper følges i dette løsningsforslaget for ELIN-h. Helhetstenkning heller enn suboptimalisering Løsningen skal gi størst mulig total nytteverdi for helseforetakene, helsestasjonene, fastlegene og pasient (mor og barn) Interoperabilitet Organisatorisk interoperabilitet: Samhandlingen mellom aktørene må skje gjennom omforente prosesser med tydelig definerte roller og ansvarsområder Teknisk interoperabilitet: Den tekniske kommunikasjonen i løsningen skal baseres på kjente standarder Semantisk interoperabilitet: Utveksling av informasjon i løsningen skal skje gjennom omforente, veldefinerte innholdsstandarder Forsvarlig tilgang til informasjon Informasjon fra svangerskap, fødsel og barsel skal være tilgjengelig kun ved tjenstlig behov. Leverandøruavhengig Løsningen for ELIN-h skal gjenspeile at det er flere ulike leverandører av EPJsystemer i helse-norge, og skal utformes på en slik måte at sterke bindinger mot enkelte leverandører unngås i størst mulig grad Gjenbruk av informasjon gjennom tjenester Informasjon fra svangerskap, fødsel og barsel bør gjøres tilgjengelig gjennom tjenester Kontrollere funksjonell redundans Nasjonal IKT v2.0 4

43 Løsningsbeskrivelse Vedlegg 05b Løsningen skal ikke etablere funksjonalitet som allerede eksisterer i andre løsninger Modne standarder og teknologier Tilpasning mot internasjonale standarder for å tilrettelegge for bruk av løsninger fra det internasjonale markedet Pålitelighet, skalerbarhet og robusthet Løsningen skal implementere en arkitektur som er pålitelig, skalerbar og robust i forhold til forventet behov 1.6 Gjennomgang av kravdokumentene Alle krav i kravdokumentene Funksjonskrav_ELIN-h_del-1_Generell-del_v13 og Funksjonskrav_ELIN-h_del-2_Sykehussystem_v13 er gjennomgått og kategorisert i henhold til om de påvirker forretningsarkitekturen (F), applikasjonsarkitekturen (A), informasjonsarkitekturen (I), eller teknologiarkitekturen (T). Noen krav påvirker flere arkitekturlag. Andre krav, samlet i kategori E, påvirker ikke arkitekturen, men er krav til brukergrensesnitt, journalkrav (ihht EPJ-standarden) eller andre krav til EPJsystemet. Kravene er samlet i en felles oversikt, se vedlegg. Kravene i Funksjonskrav_ELIN-h_del-3_Helsestasjon_og_legesystem_v13 er listet opp, men ikke kategorisert og gruppert da de ikke har påvirkning på arkitekturen i spesialisthelsetjenesten. Prosjektet har i løpet av prosjektperioden påpekt uklarheter og feil i kravdokumentene og ved felles gjennomgang av dokumentene med Helsedirektoratet, avdeling Standardisering, har dette medført endringer fra versjon 1.1 til versjon Avgrensninger i rapporten Som nevnt tidligere gjelder mange av kravene ren journalfunksjonalitet og er etter vår mening ikke krav som berører funksjonalitet for opprettelse, redigering og sending av fødselsepikriser for mor og nyfødt barn, og heller ikke administrering av applikasjonskvitteringer, avviks- eller dialogmeldinger knyttet til disse. I den samlede oversikten over krav har vi gitt hvert krav status 1, 2 eller 3. Alle krav med status 1 er ivaretatt i denne rapporten. Krav med status 2 gjelder arkitekturen eller funksjonalitet på et lavere, mer detaljert nivå, og må ivaretas i videre arbeid med løsningen. Krav med status 3 anser vi er krav som allerede er ivaretatt av de EPJløsninger som brukes i spesialisthelsetjenesten, og er ikke relevant for arkitekturen som beskrives i rapporten, f.eks. krav Th2.3, EPJ-systemet skal muliggjøre bruk av relevante kodeverk. Rapporten beskriver ikke arbeidsflyten eller prosessen i fødselsforløp alternativ IV, «unntak for utsendelse av fødselsepikrise for barn», slik den er beskrevet i tabell 3. Innholdsstandardene som det refereres til i rapporten er ikke utfyllende beskrevet. Rapporten gir ikke en grundig innføring i teknologien som benyttes i samhandlingen. Denne er dokumentert i de ulike regionene. Nasjonal IKT v2.0 5

44 Løsningsbeskrivelse Vedlegg 05b 1.8 Begrep og definisjoner Det er benyttet betegnelsen hovedjournal for EPJ (Elektronisk Pasient Journal) i dette dokumentet, for å beskrive forskjellene på journalen som foreligger i sykehusets hoved EPJ system og det som foreligger i fødejournalsystemene. Nasjonal IKT v2.0 6

45 Løsningsbeskrivelse Vedlegg 05b 2 FORRETNINGSARKITEKTUR I dette kapittelet beskrives, på et høyt nivå, hvilken innvirkning løsningen har på organisasjon, forretningstjenester, og prosesser. 2.1 Organisasjon Med eksterne i denne sammenheng menes aktører utenfor spesialisthelsetjenesten. Det er identifisert følgende eksterne interessenter: Fastlegene Helsestasjonene Annet helsepersonell med oppfølgingsansvar Interne Med intern i denne sammenheng menes organisasjonsenheter i spesialisthelsetjenesten. o Fødeklinikkene Tabell 2 lister grupper av interessenter og deres interesseområder som har innvirkning for arkitekturen og som er grunnlag for hvilke arkitekturdiagrammer og -beskrivelser som er utviklet i prosjektet. Interessentgrupper Roller Interesseområder Samhandlende parter (interne og eksterne) Fødeinstitusjoner IKT-enheter Jordmødre m.fl. (internt). Ekstern helsesøster, lege/fastlege, jordmor Brukere av fødejournal og hovedjournal Arkitekt/ Prosjektleder Partene er opptatt av at løsningen er funksjonell, at informasjonen i epikrisene er korrekt, sendes raskt og til riktige mottakere. At løsningen er formålstjenlig for brukerne og at den ved design og utarbeidelse ivaretar evt andre pågående endringer. Design av løsning. Prosjektledelse ved utarbeidelse og innføring av løsning. IKT-leverandør Utviklere Designe og utvikle nye løsninger. Regionale helseforetak Helsedirektoratet, avd. standardisering Medisinsk fødselsregister Utvikle standarder innen e-helse Finansiering og beslutning av regional IKT-løsning. Utvikler informasjonsmodell og XML meldingsbeskrivelser. Ansvarlig for samhandlingsarkitekturen og meldingsplattformen. Melding til medisinsk fødselsregister (MFR) har noe sammenfallende innhold som fødselsepikrisene. Nasjonal IKT v2.0 7

46 Løsningsbeskrivelse Vedlegg 05b Interessentgrupper Roller Interesseområder Folkeregistret (Skattedirektoratet) Kan ha betydning for ELIN-h når de skal motta Melding om fødsel 1 elektronisk og påfølgende utsendelse av fødselsnummer for nyfødte. Tabell 2 Intressentgrupper og deres viktigste interesseområder 2.2 Prosess ved normalt fødselsforløp Tabell 3 nedenfor gir en forenklet beskrivelse av et normalt dokumentasjons- og samhandlingsforløp ved et føde-barselopphold, slik det gjøres i dag. Sammenstillingen viser at det kun er ett unntak fra normalforløp hvor epikrise for nyfødt barn ikke skal sendes ut. Id Ulike forløp Beskrivelse I Normalforløp Begge epikriser sendes ut fra den institusjon hvor barnet er født. II III IV Barnet overføres barneklinikk når mor skrives ut fra fødeinstitusjonen Barnet overflyttes annen fødeinstitusjon sammen med mor Unntak for utsendelse av fødselsepikrise for nyfødt barn Vanligvis vil det nyfødte barnet og moren samtidig utskrives fra fødeinstitusjonen og sammen reise hjem., ref. Funksjonskrav del-1, kap.1.2.1, s.7 Begge epikriser sendes ut fra den institusjon hvor barnet er født. Barnet har ikke lengre status som pasient ved fødeinstitusjonen selv om barnet er pasient i samme helseforetak. Ved utskrivelse av moren skal fødeinstitusjonen benytte Fødselsepikrise for nyfødt barn slik at helsestasjonen får melding om barnet. Ordinær epikrise for barnet sendes fra barneklinikken ved utskrivelse av barnet., ref. Funksjonskrav del-1, kap.1.2.1, s.7-8 Fødselsepikrise for mor sendes ut som normalt. Begge epikriser sendes ut fra den institusjon hvor barnet er født. I de tilfeller der barnet overflyttes fra en fødeinstitusjon til en annen (medfølger moren), benytter fødeinstitusjonen der barnet er født Fødselsepikrise for nyfødt barn., ref. Funksjonskrav del-1, kap.1.2.1, s.8 Fødselsepikrise for mor benyttes ved 1. Gangs utskrivning i forbindelse med en spesifikk fødsel og/eller barselopphold, uavhengig av nivå for fødeinstitusjon., ref. Funksjonskrav del-1, kap.1.2.1, s.8 Fødselsepikrise for nyfødt barn skal ikke sendes ut. Fødselsepikrise for nyfødt barn skal i enkelte tilfeller ikke benyttes. Unntaket er beskrevet under funksjonskrav del- 1 s.8 1 Melding om fødsel sendes ikke elektronisk til SKD pr okt Nasjonal IKT v2.0 8

47 Løsningsbeskrivelse Vedlegg 05b Tabell 3 - Alternative forløp og utsending av fødselsepikriser «Fødselsepikrise for nyfødt barn skal ikke sendes når mor og barn skal utskrives til forskjellig adresse. I slike tilfeller vil barnevernstjenesten være involvert i henhold til Lov om barnevernstjenester i. Barnet skal ha bostedsadresse til den personen som har daglig omsorg, midlertidig eller permanent. Fødselsepikrise for nyfødt barn sendes til helsestasjon og fastlege fra fødeavdelingen når rett omsorgsperson/omsorgsinstitusjon er avklart.», ref. Funksjonskrav del-1, kap , s.29 Fødselsepikrise for mor sendes ut som normalt. Nasjonal IKT v2.0 9

48 Løsningsbeskrivelse Vedlegg 05b 2.3 Dagens løsning Når en kvinne blir innlagt på fødeklinikk med rier, er det første som skjer at en helsesekretær eller sykepleier registrerer kvinnen inn i hovedjournal manuelt, med helsekortet og kvinnen som støtte/bakgrunn. Kvinnens informasjon legges også inn i fødejournalen. Denne manuelle operasjonen endres ikke i ELIN-h. Figur 1 - Innleggelse Nasjonal IKT v2.0 10

49 Løsningsbeskrivelse Vedlegg 05b Figur 2 - Fødsel Under fødselen registreres informasjon om fødsel i fødejournalen. Dersom lege blir tilkalt, vil noe av dokumentasjonen, som diagnose, (medisinske opplysninger) legges inn i hovedjournal, så vel som i fødejournal. Etter fødsel opprettes en egen journal på barnet, og videre oppfølging av barnet dokumenteres i denne journalen og ikke morens. Figur 3 - Barsel Under barselstiden dokumenteres mor og barn i ulike journaler. Det er viktig å bemerke at fødejournalsystemene i Helse Vest og Helse Midt begge har barnets journal tilgjengelig gjennom mors. Nasjonal IKT v2.0 11

50 Løsningsbeskrivelse Vedlegg 05b Figur 4 - Utskriving Når mor og barn skrives ut fra fødeklinikk, skrives hun og barnet ut i både hovedjournalsystem og fødejournalsystem. En felles epikrise for mor og barn skrives ut og sendes via Posten til helsestasjon, denne fødselsepikrisen stiller ikke de kravene som forprosjektet i ELIN-h har skissert. Fra tiden mor og barn går ut av klinikken, til helsestasjonen mottar fødselsepikrisen, kan det i verste fall gå opp mot 2-3 måneder, men normaltid er 1-2 uker. På grunn av denne lange tiden, hender det derfor at mor får med epikrise i hånden for å kunne ta kontakt selv med helsestasjon. Derfor viser også skissen hvilket gap vi ser, der informasjonen ikke når de viktige helsestasjonene, som etter utskriving har ansvaret for oppfølgingen. I en tid når mor og barn oppfordres til å reise tidligere hjem, er det viktig at oppfølgingen fra helsepersonell i nærområde får informasjon og mulighet til å gi støtte til mor og barn. Se også kap Nasjonal IKT v2.0 12

51 Løsningsbeskrivelse Vedlegg 05b 2.4 Prosessene i fremtidig løsning ELIN-h prosjektet ønsker å rette fokuset mest mot den siste delen, og løse denne med å sende fødselsepikrisen elektronisk. En løsning kan skisseres på følgende måte: Figur 5 - Utskriving - ny Før mor og barn er ankommet hjemmet har da helsestasjonen mottatt melding, og kan følge opp dersom det er behov for dette. Kravene omfatter også at helsestasjonen kan ta videre kontakt elektronisk med fødeklinikken, slik at uklarheter dekkes. I den nye løsningen skal epikrise for mor og barn skrives hver for seg. Helsestasjonen skal motta epikrise for barn, mens det bare unntaksvis skal sendes for mor. Mors epikrise sendes til fastlege. Det kan også være behov for andre kopimottakere. Systemene må kunne håndtere opptil flere kopimottakere (eks. privat jordmor). Figur 6 Hovedprosess, mulig løsning i Helse Bergen Figuren over beskriver arbeidsprosessen under en normal fødsel, slik den kan bli i Helse Bergen. Fødsler med komplikasjoner vil gi et litt endret forløp, da legen fører større andel av data (prosedyrekoder og diagnoser) i hovedjournal. Løsningen som er skissert i dette dokumentet vil sannsynligvis ikke gi endringer i arbeidsprosessene for jordmor/lege. Nasjonal IKT v2.0 13

52 Løsningsbeskrivelse Vedlegg 05b Figur 7 Utsendelsesprosess, mulig løsning i Helse Bergen ELIN-h sitt mål er at fødselsepikrise skal sendes direkte til helsestasjon og fastlege (og eventuelt andre kopimottakere). Prosessen over beskriver hvordan prosessen vil være etter innføring av elektronisk fødselsepikrise i Helse Bergen. Merk: Det vil være muligheter for spesifikasjoner av flere mulige kopimottakere Endringer i prosessene For jordmødre og annet klinisk personell ved fødeklinikkene er det viktig at prosessene ved å innføre ELIN-h ikke fører til medarbeid, men heller en kvalitativ og/eller effektivitetsmessig gevinst. Slik prosessene beskrives i dette kapittelet vises det til mange automatiske overføringer. Den eneste endringen vil være i utskrivingsfasen, hvor en jordmor i stedenfor å skrive ut en epikrise og sende den i posten, nå vil kunne gjøre alt arbeidet via den elektroniske journalen. Prosessene vil bedres, da postgangen blir eliminert. For primærhelsetjenesten vil prosessene kunne bedres, da epikrisene vil mottas på et mye tidligere tidspunkt, og målet med å følge opp de nybakte mødrene og de nyfødte tidligere ved hjemkomst kan bli møtt. Nasjonal IKT v2.0 14

53 Løsningsbeskrivelse Vedlegg 05b 3 INFORMASJONSARKITEKTUR I dette kapittelet beskrives på et overordnet nivå hvilke informasjonselementer som inngår i løsningen. 3.1 Gruppering av informasjon Kravdokumentene del 1 og del 2, inneholder beskrivelse av krav til informasjonsinnhold i Fødselsepikrise for nyfødt barn og Fødselsepikrise for mor. Det særegne med fødselsepikrisene er at informasjon fra/om to eller flere personer skal deles, dvs. at informasjon fra mors journal skal inn i barns fødselsepikrise (ett eller flere barn) og informasjon fra barns journal skal inn i mors fødselsepikrise. Figur 8 er en skjematisk framstilling som viser forløpet for mor og barn, når informasjon oppstår i forløpet og en grov gruppering av informasjon, samt hvilke deler som inngår i den enkelte fødselsepikrisen og hva som er felles for begge. Informasjonsgrupperingen er ytterligere detaljert i tabell 4 og 5. Figur 8 - Skjematisk framstilling som viser forløpet for mor og barn Informasjonsgrupper som inngår i begge epikrisene er merket med fargene grønt, blått, lyseblått og gult i tabell 4 og 5. Grupperingen av informasjonen kan bidra til å gjøre arbeidet enklere når det blir behov for å finne hvilke systemer informasjonen finnes i og når eller hvor i arbeidsprosessen informasjonen oppstår, og vil være et Nasjonal IKT v2.0 15

54 Løsningsbeskrivelse Vedlegg 05b underlag ved utvikling av løsningen. En videre detaljering ned på informasjonsfeltnivå vil være nødvendig. I tabellene inngår ikke informasjon som ligger i Standard for hodemelding, som gjelder informasjon om avsender, mottaker(e) og pasient (krav Th1.10 i funksjonskrav del-1). For oppbygging av tabellene er det tatt utgangspunkt i krav med kravnummer (Th2.x) i funksjonskrav del-2. Kravene referer til prosessbeskrivelsene i kapittel 6 som beskriver detaljer om hvilken informasjon som skal inngå i epikrisene. Fargekoder Grønt: Nødvendige og relevante data for svangerskap inngår i Opplysninger angående svangerskap i begge epikrisene Blått og lyseblått: hhv Felles helsefaglige data om mor og barn og Persondata barnet inngår i Relevante data om fødsel i begge epikrisene Gult: Informasjon om amming inngår i Relevante data om mor etter fødsel i epikrise for mor og i Forløp for mor etter fødsel i epikrise for nyfødt barn. Krav Informasjonsgruppe Th2.1 Medisinske opplysninger Th2.31, Th2.32 Opplysninger angående svangerskap Th2.31, Th2.33 Relevante data fra fødsel Th2.31, Th2.35 Relevante data om oppfølging etter fødsel av nyfødt barn Th2.31, Th2.34 Relevante data om mor etter fødselen (Forløp for mor etter fødsel) Undergrupperinger og/eller beskrivelse av innhold I hht i Standard for elektronisk kommunikasjon med pleie- og omsorgstjenesten, KITH-rapport 04/07 (=utskrivingsrapport, tidligere tverrfaglig epikrise) (Eks. på aktuell informasjon: diagnoser, cave, tidligere sykdommer, utredningsresultater, planer og oppfølging, ubesvarte prøver, kontrolltime på sykehus) relevante data om personell med ansvar for oppfølging Nødvendige og relevante data for svangerskap (herunder tidligere svangerskap/fødte) Innleggelse (årsak til innleggelse) Felles helsefaglige data om mor og barn (herunder svangerskapslengde, fødselens start, enkelt-/flerfødsel, kjønn, inngrep m.m.) Mor (helsehjelp) (herunder diagnoser, prosedyrer, blødning, rift) Persondata barnet (herunder fødselstidspunkt, levendefødt/dødfødt/død etter fødsel, mors navn og fødselsnummer) Forløp for barnet etter fødselen (ukomplisert: ja/nei + fritekst) opphold/overflyttet barneklinikk (dato, navn på klinikk, årsak) Dokumentasjon av medisinsk oppfølging og pleie (herunder informasjon om barselforløp, ammehjelpemidler, barselforløp barn, utskrivingsinformasjon, diagnoser, prosedyrer m.m.) Informasjon om amming Tabell 4- Gruppert informasjonsinnhold i Epikrise for mor Krav Informasjonsgrupper Th2.1 Medisinske opplysninger Nasjonal IKT Undergrupperinger og/eller beskrivelse av innhold I hht i Standard for elektronisk kommunikasjon med v2.0 16

55 Løsningsbeskrivelse Krav Informasjonsgrupper Th2.20 Th2.21 Pårørende Telefonnummer Bostedsadresse Opplysninger angående svangerskap Th2.22 Relevante data om fødsel Th2.23 Relevante data fra oppfølging etter fødsel av nyfødt barn Th2.24 Relevante data om forløp mor Vedlegg 05b Undergrupperinger og/eller beskrivelse av innhold pleie- og omsorgstjenesten, KITH-rapport 04/07 (=utskrivingsrapport, tidligere tverrfaglig epikrise) (Eks. på aktuell informasjon: diagnoser, cave, tidligere sykdommer, utredningsresultater, planer og oppfølging, ubesvarte prøver, kontrolltime på sykehus) morens navn = foresatt 1, farens navn = foresatt 2 Telefonnummer foresatt Barnets bostedsadresse ved utreise Nødvendige og relevante data for svangerskap (herunder tidligere svangerskap/fødte) Felles helsefaglige data om mor og barn (herunder svangerskapslengde, fødselens start, enkelt-/flerfødsel, kjønn, inngrep m.m.) Nyfødt barn helsehjelp (herunder diagnoser) Persondata barnet (herunder fødselstidspunkt, levendefødt/dødfødt/død etter fødsel, mors navn og fødselsnummer) Dokumentasjon medisinsk oppfølging og pleie (rutineundersøkelser og avvik) (herunder vekt, hodeomkrets, lengde, ernæring, dieproblem, screening, komplisert/ukomplisert forløp for barnet etter fødsel, diagnoser, prosedyrer m.m.) Planer for videre oppfølging av barnet (herunder avtale om og dato for tiltak) Utskrivning av barnet (informasjon om overflytting til barneklinikk og utskrivning dersom ikke sammen med mor) familie/sosialt (informasjon om barnets foreldre bor sammen, evt. annet) Informasjon om eventuelle dieproblem Tabell 5 - Gruppert informasjonsinnhold i Epikrise for nyfødt barn Nasjonal IKT v2.0 17

56 Løsningsbeskrivelse 3.2 Vedlegg 05b Innholdsstandarder Nasjonal IKT anbefaler bruk av standarden HL7 internt i spesialisthelsetjenesten. I den kontekst er HL7 CDA, som beskrevet i kapittel preferert standard for utveksling av journalinformasjon for sammenstilling av elektronisk fødselsepikrise i helseforetakene. For kommunikasjon mot primærhelsetjenesten må helseforetakene følge nasjonale retningslinjer i forhold til valg av standard. Sett i kontekst av arbeidet med standardiseringsstrategi for ehelse som pågår i helsesektoren i regi av Helsedirektoratet, gir prosjektet i påfølgende underkapitler en vurdering av to alternative standarder for fødselsepikrise. Beslutning om hvilken standard som skal benyttes må fattes av rett myndighet HL7 CDA Fra Nasjonal IKT sin rapport: HL7 versjon 3 etableres som standard i spesialisthelsetjenesten. ( ) Videre foreslås av alle eksisterende nasjonale standarder og varianter som dekkes av HL7 versjon 3 skal erstattes av HL7 implementering. HL7 står for Health Level 7 og er en standardiseringsorganisasjon etablert i USA i v3 ble normativ standard i Standarden har nå 55 medlemsland over hele verden. CDA står for Clinical Document Architecture og er HL7 sin løsning for å sende journalnotater mellom ulike aktører. For ELIN-h sin del vil journalnotatet være likt det som er skissert i ELIN-h kravspesifikasjonen sine strukturerte epikriser. Dette vil danne basis for en template som kan godkjennes nasjonalt i Norge. Det finnes allerede idag en template for anestesi som inneholder spesifikasjonene på mange av elementene som vil inngå i ELIN-h. Arbeidet er derfor nær en nasjonal godkjennelse. Det er viktig å merke seg at en vil ikke endre i standarden for HL7 CDA for å møte kravene fra ELIN-h. Alle krav er mulig å løse basert på normativ standard. En template vil bare legge til rette for samme presentasjon av fødeepikrise for alle brukere av dette i Norge. HL7 Norge har utviklet en CDA implementasjonsguide2. Bruken av HL7 CDA vil tilfredsstille anbefalingen til NIKT om å benytte HL7 meldinger i spesialisthelsetjenesten. Fordeler ved bruk av HL7: Internasjonal standard Forenkler mottak av nye journaltyper Lik standard som tas i bruk i spesialisthelsetjenesten Ulemper Ny standard, ukjent for primærhelsetjenesten 2 Nasjonal IKT v2.0 18

57 Løsningsbeskrivelse Vedlegg 05b KITH PLO melding KITH, nå Avdeling for standardisering under Helsedirektoratet, har utviklet en norsk standard for helsevesenet basert på CEN standarden EN KITHs PLO (Pleie og omsorgsmelding) har vært benyttet i ELIN-k. På grunn av at dette er en etablert standard i primærhelsetjenesten, samt at EPJ systemene i Norge allerede har en utsendelse av slike meldinger har forprosjektet for ELIN-h anbefalt å benytte KITH standarden mot primærhelsetjenesten. Det er utarbeidet en informasjonsmodell og XML meldingsstandard for fødselsepikriser 3. Fordeler ved bruk av PLO melding: Tidligere brukt i primærhelsetjenesten Gjenkjennelse for leverandørene og mindre arbeid Ulemper: Standard kun i bruk i Norge Stadige tilpasninger for nye journaltyper Dagens situasjon Systemlandskapet i helseforetakene i dag er slik at det må hentes data fra flere systemer for å kunne skape og sende en fullverdig ELIN-h epikrise. Så vidt forfatterene av rapporten er kjent med foreligger ingen utveksling av journalnotater mellom fødejournalsystem og hovedjournalsystem i Norge i dag. PLO meldingen slik den foreligger idag er i bruk i blant annet Helse Stavanger, og under pilotering i Helse Bergen og St.Olavs Hospital. Det er stor aktivitet på området i alle regioner. Den har vært innført mot flere aktører og det tilbakemeldes at brukerene ser dette som en suksess. Dagens situasjon i primærhelsetjenesten PLO meldingen er i bruk i primærhelsetjenesten i kommunikasjon mellom leger og kommuner. 3 R Fødselsepikrise_v1 2.pdf Nasjonal IKT v2.0 19

58 Løsningsbeskrivelse Vedlegg 05b Risiko og gevinst Risiko En mapping fra en standard til en annen vil alltid medføre et ekstra arbeidsmoment og risiko for feil i dataene. Gevinst Helseforetakene har vist at det er gevinster ved å benytte internasjonale standarder ved integrasjon. Felles EPJ prosjektet i Helse Vest har benyttet HL7 v3 i tilnærmet alle integrasjoner, og prosjektet er gjennomført på kort tid og til lavere kost enn budsjettert. Disse integrasjonene er igjen benyttet i Helse Sør-Øst, samt skal tas i bruk i Helse Nord Konsekvenser ved valg av standard for ekstern kommunikasjon En god oversikt for konsekvensene av endringene for ELIN-h er vanskelig å få til, da det ikke er deltakelse fra primærhelsetjenesten i utarbeidelse av denne rapporten. En av de største bekymringene rundt det å endre innholdsstandard har vært på innføring og påvirkning for de eksterne mottakerene. Basert på endringene i PLO meldingene vil leverandørene for de eksterne samhandlingsaktørene måtte gjøre et arbeid med å endre i mottaket av meldingene. Under arbeidet med rapporten er det forsøkt å fremskaffe dokumentasjon på hvilken påvirkning endringene i PLO meldingen vil få for leverandørene. Vi har ikke lykkes i å få tak i denne dokumentasjonen. Innføres HL7 CDA, som er foreslått som et alternativ her, må leverandørene endre i sitt mottak av innholdsstandard. For HL7 CDA er det et minimumskrav å benytte nivå1 lesing av meldingen. På nivå1 leses journalnotatets (her fødselsepikrise) sin overskrift inn i legejournal/helsestasjonjournal, mens resten av journalnotatet kan vises i en browser (html) og lagres til journalen som tekst. Det er viktig å notere seg at KITH hodemelding samt applikasjonskvitteringer og den omliggende teknologien beholdes, se mer om dette i kapittel 5. Nasjonal IKT v2.0 20

59 Løsningsbeskrivelse 4 Vedlegg 05b APPLIKASJONSARKITEKTUR En av målsetningen med dette arkitekturprosjektet fra NIKT sin side er en beskrivelse av en arkitektur for spesialisthelsetjenesten som viser gjenbrukbare byggeklosser. Det er et ønske å kunne gjenbruke eksisterende byggeklosser og å definere nye som kan benyttes av flere. De ønsker en beskrivelse av ulike alternativer i forhold til å sammenstille og sende ut informasjon og en beskrivelse av hvilke endringer som kreves. 4.1 Dagens arkitektur Figuren nedenfor er en grovskisse av applikasjonsarkitekturen slik den finnes i dag. Anbefalingene fra NIKT er å ha en tjenestebuss og mellomvare som vist i figuren. Skissen bygger på arkitekturen i spesialisthelsetjenesten slik den er kjent for for prosjektdeltakerne fra Helse-Vest og Helse Midt-Norge. Tabell 4 - Eksisterende arkitektur I tillegg antas at følgende tjenester og funksjonalitet finnes i eksisterende løsninger: Registrere mor med virksomhetsinternt hjelpenummer hvis fødselsnummer ikke finnes/ikke er kjent Opprette journal for mor Registrere nyfødt barn (med virksomhetsinternt hjelpenummer og navn ihht navnestandard/avtale med folkeregistret) Opprette journal for nyfødt barn Bruk av NHNs adresseregister Utsending av meldinger på KITH standard ebxml-format fra foretak Nasjonal IKT v2.0 21

60 Løsningsbeskrivelse 4.2 Vedlegg 05b Målarkitektur Nye byggeklosser (tjenester) er identifisert og skissen nedenfor beskiver målarkitekturen. Nye tjenester er markert med rød ramme. Tabell 5 - Målarkitektur Det anbefales at Norsk Helsenetts nye tjeneste, Personregister, tas i bruk i løsningen. Tjenesten inneholder metoder for oppslag og søk mot folkeregisteret og metoder for tildeling av felles hjelpenummer, sammenkobling av felles hjelpenummer med id for person m.fl. Metodene er implementert i HL7 v.3 tjenesten PersonRegistry. Se NHNs nettsider for mer informasjon Nasjonal IKT v2.0 22

61 Løsningsbeskrivelse 4.3 Vedlegg 05b Alternative løsninger for sammenstilling av informasjon I målarkitekturen som er skissert i kapittel 4.2 er det ikke tatt stilling til hvilket system som skal lage tjenestene eller i hvilket system, eller fra hvilket brukergrensesnitt epikrisene opprettes, redigeres og sendes ut fra. Det er utarbeidet to alternative forslag til hvordan de nye tjenestene kan benyttes for sammenstilling av informasjon for fødselsepikrisene. Disse alternativene er spesielt aktuelle å vurdere for fødselsepikrisene siden det finnes flere kilder til informasjonen som skal inn i epikrisene, men det er prinsipielt ikke noe som tilsier at ikke denne arkitekturen også kan brukes i andre sammenhenger. Arkitekturskissene viser ikke prosessen og sekvensen av oppgavene som utføres i og av applikasjonene. Den viser heller ikke tjenester eller funksjonalitet som er nødvendig for å utføre prosessene for redigering av informasjon, godkjenning og signering, sending av tilleggsinformasjon, mottak av applikasjonskvittering eller forespørsler eller varsling av ulik art Alternativ 1 hent informasjon Skissen viser tjenester for innhenting av informasjon til fødselsepikrisene fra flere kilder, opprettelse av fødselsepikrisene, sammenstilling og klargjøring for utsendelse. Dette alternativet viser at den nye tjenesten sammenstill fødselsepikriser innhenter informasjon fra flere kilder (request/response) og skissen viser informasjonsflyt mellom eksisterende applikasjoner/løsninger og nye tjenester. Figur 9- Hent informasjon fra flere kilder Nasjonal IKT v2.0 23

62 Løsningsbeskrivelse Vedlegg 05b Alternativ 2 send informasjon fra informasjonskildene Skissen viser tjenester eller funksjonalitet for å sende informasjon fra flere kilder til fødselsepikrisene, opprettelse av fødselsepikrisene, sammenstilling, redigering og klargjøring for utsendelse. Dette alternativet viser at eksisterende applikasjoner sender informasjon til den nye tjenesten sammenstill fødselsepikriser og skissen viser informasjonsflyt mellom eksisterende applikasjoner/løsninger og nye tjenester for fødselsepikriser. Figur 10 - Send informasjon fra kildene Nasjonal IKT v2.0 24

63 Løsningsbeskrivelse 4.4 Vedlegg 05b Implementasjon av de nye tjenestene For to av tjenestene er det skissert like løsninger i de to alternativene, men det er flere måter å realisere dem på. Informasjon om fødsel for å opprette fødselsepikrise kan løses med en event -mekanisme hvor også nødvendig informasjon om pasient sendes med. Initier sending av fødselsepikriser for å sende ferdig fødselsepikrise til meldingsplattformen kan løses på flere måter, men her antas det at alle regionene allerede har løsninger som kan gjenbrukes. Tjenesten sammenstill fødselsepikrise stiller i de alternative arkitekturene ulike krav til og muligheter for implementering. Alternativ 1 krever en request/respons-tjeneste for innhenting av informasjon. Alternativ 2 kan løses med en meldingstjeneste. Det gjenstår imidlertid mer arbeid for å utrede konsekvensen av alternativene for de involverte partene (fødejournal og hovedjournal). 4.5 Videre arbeid I alternativene beskrevet i kapittel 4.3 er det ikke tatt stilling til om begge fødselsepikrisene, både for mor og for nyfødt barn skal opprettes og sammestilles i samme operasjon eller i ulike operasjoner. Konsekvenser og hva som er mest hensiktsmessig må arbeides videre med i neste fase. Uansett hvilket alternativ som velges for sammenstilling av informasjon, vil det kreve ytterligere detaljering og arbeid med løsningen. 4.6 Eksisterende meldingstjenester Ved alle helseforetak eksisterer det en løsning for utsendelse av meldinger til primærhelsetjenesten. De nåværende meldingene benytter seg av KITH hodemelding. KITHs Samhandlingsarkitektur anbefales å følges i kommunikasjonen mellom spesialisthelsetjenesten og primærhelsetjenesten. Nasjonal IKT v2.0 25

64 Løsningsbeskrivelse 4.7 Vedlegg 05b Vurdering av arkitektur i IHR-løsningen Prosjektet er av NIKT bedt om å vurdere om arkitekturen i løsningen for Interaktive Henvisninger og Rekvisisjoner (IHR) som er utarbeidet i Helse Sør-Øst, også kan benyttes for ELIN-h, enten hele arkitekturen, eller elementer fra den. IHR-løsningen ble gjennomgått av arkitekt i Sykehuspartner i et møte med prosjektet og representanter fra NIKT fagforum arkitetur. En vesentlig forskjell mellom IHR og ELIN-h er at initiativ til kommunikasjon i IHRsammenheng skjer fra legekontor. Det er de eksterne aktørene som her tar initiativet og de forventer et svar eller en respons på alle sine forespørsler. I ELIN-hsammenheng er det ikke behov for forespørsel/svar på samme måte. Initiativ til kommunikasjon skjer fra sykehusets side og i normalsituasjon skjer denne kommunikasjonen kun en veg. Selv om det er krav om muligheter for dialog mellom partene, samt forespørsler fra eksterne aktører til sykehus, anses ikke dette å være normalsituasjonen og ikke et så stort behov verken umiddelbart, eller på kort sikt at en løsning lik IHR er formålstjenlig. Det ble diskutert om man i dag ser for seg en endring i kommunikasjonen mellom sykehus og helsestasjoner som ville gjort en slik løsning formålstjenlig å implementere for ELIN-h, men et slikt behov er ikke kjent i prosjektet. Man kan heller ikke overse at behov og krav for utsendelse av fødselsepikriser helt er i tråd med eksisterende løsninger for PLO-meldingene. For PLO-meldingene er kommunene en aktør, og siden kommunene også i stor grad vil motta fødselsepikrisene og distribuere videre til helsestasjonene er de allerede i stand til å håndtere de nye meldingene. Nasjonal IKT v2.0 26

65 Løsningsbeskrivelse 5 TEKNOLOGIARKITEKTUR 5.1 Samhandlingsarkitekturen Vedlegg 05b En samhandlingsarkitektur er en overordnet beskrivelse av de ulike elementene som må på plass for å kunne kommunisere elektronisk mellom ulike aktører eller IT-systemer i sektoren, og hvordan elementene forholder seg til hverandre. Helsedirektoratet, avdeling for standardisering (tidligere KITH) har utarbeidet et notat i forbindelse med spesifikasjonen av samhandlingsarkitekturen i Norge. Samhandlingsarkitekturen er utviklet over tid i et samarbeid mellom KITH, SHDir, ELIN, RTV, leverandører m.fl. Figur 11 - Samhandlingsarkitekturen Figuren viser de ulike hovedelementene i samhandlingsarkitekturen som må være på plass for å sikre en effektiv elektronisk samhandling mellom aktører i helsesektoren. Helseforetakene i Norge har i hovedsakelig allerede disse hovedelementene utviklet. Det er ønskelig at disse videreføres i ELIN-h. Nasjonal IKT v2.0 27

66 Løsningsbeskrivelse 5.2 Vedlegg 05b Meldingsplattform plattform Et regionalt helseforetak kan bygge opp meldingsflyten slik som beskrevet under. Figuren viser også bruk av offentlige sertifikater. Figur 12 - Meldingsplattformen Meldingsplattformen kan beskrives på et overordnet nivå slik som figuren under viser. Figur 13 - Meldingsplattformen spesifisert Nasjonal IKT v2.0 28

67 Løsningsbeskrivelse Vedlegg 05b Forskjellen på en eventuell endring i innholdsstandard vil ikke påvirke de omliggende teknologier. Dette gjelder også hodemelding og signaturer, som vil beholdes på KITHformat. Figuren er hentet fra notatet på samhandlingsarkitektur fra Helsedirektoratet. Den er modifisert til å tilpasse ELIN-h. Oppbygningen har fokus på gjenbruk av felleskomponenter for e-post (SMTP og POP3), rammeverk for teknisk samhandling (ebxml), adresseregister, logging og sporing. Innføring av en ny innholdstype vil gi lite utviklingskostnader i forhold til teknologiarkitekturen. Nasjonal IKT v2.0 29

68 Løsningsbeskrivelse 6 Vedlegg 05b VURDERING OG ANBEFALINGER FOR VIDERE ARBEID Dataene det er behov for i ELIN-h for å danne fødselsepikrisen som er skissert av forprosjektet, dekkes hovedsaklig av informasjonen som legges inn i fødejournal og hovedjournal for Helse Vest og Helse Midt-Norge. Anbefalt arkitektur for løsningen internt i spesialisthelsetjenesten: For utveksling av informasjon for å opprette fødselsepikrise for mor og fødselsepikrise for nyfødt barn internt mellom systemene i spesialisthelsetjenesten anbefales det å bruke HL7 CDA som innholdsstandard. Det er beskrevet to alternative arkitekturforslag: Alternativ 1: Det utvikles tjenester som kan etterspørre og innhente informasjon fra ulike informasjonskilder for å sammenstille informasjon i fødselsepikrisene. Alternativ 2: Det utvikles tjenester som kan sende informasjon fra en informasjonskilde for å sammenstille informasjon i fødselsepikrisene. De to alternative løsningene er ikke vurdert inngående og det har ikke vært mulig å innhente erfaringer fra begge. Det er i Helse-Vest positive erfaringer med overføring av journaldokument med prosedyrekoder mellom systemer, vha HL7 CDA standarden. Hvilket arkitekturalternativ som bør velges må derfor vurderes i det videre arbeid. Anbefaling angående samhandlingsarkitekturen mellom spesialisthelsetjenesten til eksterne aktører: Alternativ 1: Innholdsstandard fra Helsedirektoratet, avdeling standardisering, benyttes i samhandlingen med eksterne aktører, slik det er foreslått i forprosjektet for ELIN-h. Alternativ 2: Den internasjonale innholdsstandarden HL7 CDA benyttes i samhandlingen med eksterne aktører til erstatning for innholdsstandarden fra Helsedirektoratet, avdeling standardisering. Det anbefales å gå videre med alternativ 2 - at HL7 CDA også benyttes som innholdsstandard i samhandlingsarkitekturen ved kommunikasjon mot primærhelsetjenesten. Dette vil si at kun innholdsstandarden for PLO-meldingene i eksisterende samhandlingsarkitektur byttes ut med HL7 CDA. Alle øvrige deler som inngår i meldingsplattformen, beskrevet i figur 13, beholdes. Anbefalingen er begrunnet i at Nasjonal IKT og også Helsedirektoratet, avdeling for standardisering (tidligere KITH) sine anbefalinger er å nærme seg internasjonale standarder. Det er ønskelig for å forhindre at kun norske leverandører skal kunne levere til sektoren. NIKT anbefaler at primærhelsetjenesten bør inngå i denne satsningen, slik at ikke de blir hengende etter spesialisthelsetjenesten. Videre arbeid: Det gjenstår fortsatt endel arbeid i de ulike helseforetakene for å detaljere denne løsningsbeskrivelsen, men det anbefales å benytte de overordnende føringene som er beskrevet. Nasjonal IKT v2.0 30

69 Løsningsbeskrivelse 7 Vedlegg 05b VEDLEGG Løsningsbeskrivelse Elin H v2_vedlegg_funksjonskrav_samlet_og_kategorisert.xlsx Nasjonal IKT v2.0 31

70 Løsningsbeskrivelse 8 Vedlegg 05b KILDER Fra forprosjektet til ELIN-h: Funksjonskrav_ELIN-h_del-1_Generell-del_v1.3.doc Funksjonskrav_ELIN-h_del-2_Sykehussystem_v1.3.doc Funksjonskrav_ELIN-h_del-3_Helsestasjon_og_legesystem_v1.3.doc Tjenesteorientert arkitektur i spesialisthelsetjenesten, Nasjonal IKT KITH hodemelding CDA implementasjonsguide: Fødselsepikrise, informasjonsmodell og XML meldingsstandard fra Helsedirektoratet, avdeling standardisering (ikke tilgjengelig på nett pr ): R Fødselsepikrise_v1.3.pdf i LOV Barnevernloven - bvl. Lov om barneverntjenester (barnevernloven). ( Nasjonal IKT v2.0 32

71 Vedlegg 07 Til: Styringsgruppen Nasjonal IKT Kopi Fra: Erik M. Hansen, Helse Vest IKT Dato: Saksnr: 07/ Behandling i PEF: Vedtak i PEF: I tråd med forslag til vedtak Annen informasjon: Ikke relevant Prolongering av rammeavtale med underleverandører Del I, II, III Bakgrunn og situasjon Nasjonal IKT har inngått rammeavtaler for underleverandører på følgende områder Del I: Porteføljestyring og prosjektledelse tilknyttet IKT, Del II: IKT- strategi og Del III: IKT-arkitektur. Underleverandørene for del I er: Arcando AS, Devoteam davinci AS, KITH AS (denne avtalen utgår som følge av at KITH er overført til Helsedirektoratet), Faveo Prosjektledelse, Evry (tidligere Avenir AS/EDB ErgoGroup), PricewaterhouseCoopers AS Underleverandørene for del II er: Devoteam davinci AS, KITH AS (jfr. over), Faveo Prosjektledelse, Management-IT AS, Ernst & Young AS, PricewaterhouseCoopers AS Underleverandørene for del III er: Devoteam davinci AS, KITH AS (jfr. over), Accenture AS, Tieto Norway AS Problemstilling Rammeavtaler for underleverandører vedr. Del I: Porteføljestyring og prosjektledelse tilknyttet IKT, Del II: IKT- strategi, Del III: IKT- arkitektur utløper Avtalene er inngått for perioden fra med opsjon for Kunden (Nasjonal IKT) for ett års forlengelse to ganger, slik at avtalene kan inngås for en periode på til sammen maksimalt fire år. Tilsvarende sak ble behandlet på i Styringsgruppen (avtalene ble prolongert frem til ). Det anbefales at alle avtalene (med unntak for KITH) prolongeres for ytterligere ett år frem til Forslag til vedtak Styringsgruppen Nasjonal IKT prolongerer rammeavtaler for underleverandører vedr. Del I, Del I og Del III for ett år frem til

72 Vedlegg 08 Til: Styringsgruppen Nasjonal IKT Kopi Fra: Erik M. Hansen, Helse Vest IKT Dato: Saksnr: 08/ Behandling i PEF: Vedtak i PEF: I tråd med forslag til vedtak Annen informasjon: Ikke relevant Prolongering av avtale med PwC om drift av programkontor Bakgrunn og situasjon Nasjonal IKT har, basert på rammeavtalene (jfr. sak 12), gjennomført en minikonkurranse om oppdraget som programkontor for Nasjonal IKT. Basert på denne minikonkurransen, ble det inngått avtale med PwC om oppgaven som programkontor for Nasjonal IKT. Virketiden for denne avtalen følger av avtaleperioden for rammeavtalene. Problemstilling Avtalen om oppgaven som programkontor er inngått for perioden fra med opsjon for Kunden (Nasjonal IKT) for ett års forlengelse to ganger, slik at avtalen kan inngås for hele avtaleperioden for rammeavtalene, dvs. til Tilsvarende sak ble behandlet på i Styringsgruppen (avtalen ble prolongert frem til ). I lys av pågående arbeid med etablering av Nasjonal IKT som egen juridisk enhet, er følgende formulering ved en prolongering avklart med PwC; «Avtale om oppdraget som programkontor for Nasjonal IKT prolongeres for en periode frem til det tidspunkt der en eventuell juridisk enheten for Nasjonal IKT er etablert og aktiviteten som programkontor kan flyttes dit eller til det tidspunkt avtaleperioden for rammeavtalen utgår, dvs. frem til » Nasjonal IKT må ultimo første halvår 2013 ta stilling til hvordan en situasjon der det er behov for et eksternt programkontor etter skal håndteres. Forslag til vedtak Styringsgruppen Nasjonal IKT prolongerer avtalen med PwC om oppgaven som programkontor for Nasjonal IKT for perioden frem til det tidspunkt der en eventuell juridisk enheten for Nasjonal IKT er etablert og aktiviteten som programkontor kan flyttes dit eller til det tidspunkt avtaleperioden for rammeavtalen utgår, dvs. frem til

73 Vedlegg 09 Til: Styringsgruppen Nasjonal IKT Kopi Fra: Programkontoret Nasjonal IKT Dato: Saksnr: 09/ Behandling i PEF: Vedtak i PEF: I tråd med forslag til vedtak Annen informasjon: Ikke relevant Prosedyre for oppnevnelse av forumkandidater Bakgrunn Saken ble nevnt under Til orientering (sak 13h) i møte i Styringsgruppen ( ). Styringsgruppens leder nevnte prosedyren burde fremlegges som en egen sak, ikke kun til orientering. I tillegg kom Styringsgruppen med et par forslag til justeringer. I tillegg til Nasjonal IKTs Styringsgruppe og Prosjekteierforum eksisterer det i dag tre fora i Nasjonal IKT; Fagforum Arkitektur, Klinisk IKT Fagforum og EPJ Systemeierforum. Nasjonal IKT er også representert i en del ulike nasjonale fora, eksempelvis Nasjonalt fagutvalg, Brukerstøtte - prosjekt i regi av Nasjonalt meldingsløft og IT-faglig gruppe for felles tekniske løsninger for nasjonale medisinske kvalitetsregistre. Situasjon Til tider oppstår det et behov for å gjøre endringer i sammensetning i egne fora og/eller representasjon i eksterne fora grunnet stillingsfratredelser, endringer i ansvarsoppgaver eller forutsetninger og kapasitetshensyn m.m. Nasjonal IKT har per i dag ingen formell prosedyre for å håndtere oppnevnelse av nye representanter. Under beskrives et enkelt forslag til prosedyre. Fullmaktsstrukturen vil være en støtte eksempelvis i tilfeller hvor det er nødvendig å ta grep for å sikre at den totale kompetansesammensetning i foraene er god. I de fleste praktiske tilfeller vil det være PEFs RHF-representanter som beslutter representasjon i underliggende fora. Forslag til prosedyre Forslag til ny representant fremmes basert på fullmaktsmatrisen under og skal være avklart med personen som foreslås oppnevnt og vedkommendes linjeleder. Kandidaten bør selv ta ansvar for å avklare med sin leder at tilstrekkelig tid blir avsatt til å delta i forumet. Formell oppnevning skjer etter følgende fullmaktsstruktur: Forum hvor ny representant skal oppnevnes Styringsgruppen Nasjonal IKT Nasjonal IKTs Prosjekteierforum Nasjonal IKTs fagfora Nasjonal IKTs EPJ Systemeierforum Andre eksterne fora Fullmakt til å foreta formell oppnevning RHF ADene (hver AD har ansvar for eget RHFs representasjon) Styringsgruppen Nasjonal IKT Prosjekteierforum RHF fagdirektørene (med innspill fra Prosjekteierforum) Prosjekteierforum 1

74 Vedlegg 09 I tilfeller hvor ny leder av forumet skal utpekes, vil vedkommende bli oppnevnt av forumet på nivået over i fullmaktsstrukturen, det er altså Prosjekteierforum som har fullmakt til å utpeke ny leder av fagog systemeierfora når dette er aktuelt. Forslag til vedtak Styringsgruppen gir sin tilslutning til foreslått prosedyre. 2

75 Vedlegg 10 Til: Styringsgruppen Nasjonal IKT Kopi Fra: Programkontoret Nasjonal IKT Dato: Saksnr: 10/ Forslag til møtetidspunkter for PEF og SG i 2013 Bakgrunn og situasjon I 2012 blir det avholdt møte i Nasjonal IKTs styringsgruppe fem ganger årlig, hhv. 10. februar, 28. mars, 8. juni, 26. september og 12. desember. Programkontoret ønsker, i overensstemmelse med Styringsgruppens mandat, å videreføre fem årlige møter. Problemstilling Følgende datoer foreslått og godkjent i PEF : PEF-møte nr. 1: Onsdag 23. januar PEF-møte nr. 2: Onsdag 13. mars PEF-møte nr. 3: Onsdag 15. mai PEF-møte nr. 4: Onsdag 18. september PEF-møte nr. 5: Onsdag 20.november Følgende datoer foreslås for møter i styringsgruppen i 2013: SG-møte nr. 1: Fredag 08. februar SG-møte nr. 2: Onsdag 3. april SG-møte nr. 3: Onsdag 5. juni SG-møte nr. 4: Onsdag 16. oktober SG-møte nr. 5: Onsdag 11. desember Forslag til vedtak Til beslutning. 1

76 Vedlegg 11 Til: Styringsgruppen Nasjonal IKT Fra: Christine Bergland, divisjonsdirektør E-helse og IT, Helsedirektoratet Dato: Saksnr: 11/ Orientering fra Helsedirektoratet Helsedirektoratet orienterer om status på følgende nasjonale innsatsområder: Nasjonal kjernejournal Anskaffelse av en teknisk hovedsamarbeidspartner for utvikling av kjernejournal ble foretatt etter prosedyren «konkurransepreget dialog». Helsedirektoratet valgte hovedsamarbeidspartner i slutten av august. Utvikling av løsning startet påfølgende måned. Helsedirektoratet tar sikte på å pilotere kjernejournal i Trondheim i august Løsningen vil deretter bli pilotert i Stavanger. Lovendringene som hjemler etablering av nasjonal kjernejournal ble vedtatt i Stortinget i juni. Forslag til forskrift utarbeides og departementet planlegger å sende dette på høring på nyåret. Modell for kritisk info vil basere seg på den svenske modellen. Detaljert innhold utarbeides av en etablert ekspertgruppe. Forsalget vil bli drøftet i prosjektets referansegrupper i januar 2013 og deretter legges frem for prosjektets styringsgruppe. Innbyggerne vil kunne henvende seg til HELFO for spørsmål om kjernejournal. Det legges til grunn at helsepersonell vil forholde seg til den brukerstøtten de vanligvis kontakter for hjelp med sitt EPJ-system. E-resept Innføring: E-resept er nå innført i 14 fylker og 309 kommuner (72 %). Antall sendte resepter pr dag er ca , og det er totalt sendt ca. 6 mill. e-resepter siden oppstart. Planen videre er oppstart i de fem siste fylkene i januar/februar. Dermed ferdigstilles nasjonal innføring i løpet av første kvartal Innføring i sykehusene: Helse Vest startet opp en pilot for e-resept på Haukeland sykehus, Revmatologisk avdeling, med bruk av Forskrivningsmodulen. De koblet piloten til pågående pasientsikkerhetskampanje. Klinikerne gir svært positive tilbakemeldinger og sier e-resept bidrar til betydelig større pasientsikkerhet. Utvikling: En løsning for multidose er spesifisert og utviklingsarbeidet er ferdigstilt hos enkelte aktører. Det er løpende dialog med aktørene for å forankre ansvarsfordeling og oppnå forpliktende fremdriftsplaner. Målsetningen er å få gjennomført pilot av 1

77 multidose innen utgangen av Det er startet et arbeid for å utrede behov for videreutvikling av e-resept til også å omfatte pleie- og omsorgssektoren samt utrede alternative løsninger. Det tas sikte på å ha utredningen sluttført innen Gevinstrealisering: En gevinstrealiseringsplan ferdigstilles i disse dager. Effektmålinger er påbegynt, og det planlegges å ferdigstille en samfunnsøkonomisk analyse høsten 2013 på bakgrunn av effektmålingene. Helseportal helsenorge.no Tallene per utgangen av oktober viser fortsatt økende besøk til portalen. Helsenorge.no har til nå (november) hatt rett i overkant 1,7 millioner besøk siden lansering , hvorav ca. 1,2 millioner unike besøkende. Den 29. november passerte helsenorge.no månedlige brukere på helsenorge.no. I sum har 25 % av Norges befolkning vært inne på portalen. Etter tilgjengeliggjøring av innlogging via BankID opplevde helsenorge.no en stor økning i bruken av de påloggbare tjenestene. Tjenesten Mine resepter fikk en tidobling i antall brukere rett etter lansering. Det er igangsatt 2 forprosjekter høsten 2012, som bygger videre på forstudiene Mine Helseopplysninger og Sikker dialog mellom pasient og behandler. Forprosjektene skal leveres før jul. Forprosjekt Mine helseopplysninger skal klargjøre teknisk løsning for visning av innbyggers kjernejournaldata i helsenorge.no. Forprosjekt sikker dialog skal utforme løsningsforslag og gjennomføringsplan for å etablere tjenester som timebestilling, e-konsultasjon, bestilling av attester og fornyelse av resepter. Det tas sikte på å gjennomføre en pilot på dette ila I tillegg skal forprosjektet utrede en løsning for innsyn i journaldata på UNN. Dette er et samarbeidsprosjekt med UNN og NST. Videre leveres en visning av (et utvalg) kvalitetsindikatorer for helsetjenesten på helsenorge.no rett før jul. Det er igangsatt forprosjekt for å etablere en helhetlig forvaltningsorganisasjon og brukerstøtte/telefoniveiledning for befolkningen. Nasjonalt utvalg for IT-prioritering i helse- og omsorgssektoren NUIT avholdt sitt første møte Møtet fokuserte på konstituering av utvalget med diskusjoner rundt mandat, roller og ansvar. Utvalget er omforent rundt avgrensningene i mandatet i en første fase, og ønsker å få til en god prosess rundt disse før man utvider med andre typer tiltak. Det samme gjelder representasjonen i utvalget. Videre ønsker utvalget å ha fokus på en omforent forståelse av de innmeldte tiltakene før en prioriteringsprosess. Det er nødvendig at de aktørene som ikke meldte inn tiltak til det første møtet, gjør en vurdering av hva som mangler i eksisterende oversikt og melder inn disse. Det planlegges gjennomføring av en prioriteringsprosess i det neste møtet i NUIT som er tenkt avholdt Vedlegg 11 2

78 Vedlegg 11 Nasjonal sikkerhetsinfrastruktur for helse- og omsorgssektoren Nasjonal sikkerhetsinfrastruktur vil være grunnmuren for å oppnå elektronisk samhandling i helse- og omsorgssektoren. Infrastrukturen skal tilrettelegge for en enhetlig og sikker deling av informasjon mellom IT-systemer i helsesektoren. Helsedirektoratet har, i samarbeid med Norsk helsenett, påbegynt en forstudie for å utrede og se på mulige løsninger og konsekvenser. Forstudien skal også gjøre en kartlegging av eksisterende løsninger og kommende behov for PKI og tilgangsstyring i helse- og omsorgssektoren. Det tas sikte på å levere sluttrapport fra forstudien våren Det er avholdt 2 møter med referansegruppe fra helse- og omsorgssektoren, og det planlegges ytterligere 2 møter for Forstudie e-helsestrategi for helse- og omsorgssektoren Mandat for forstudie ble fremlagt som sak i e-helsegruppens møte Forstudie for nasjonal e-helsestrategi skal omfatte hele helse- og omsorgssektoren, hvor samspillet mellom fastlege, sykehus og pleie og omsorg skal ha spesiell stor oppmerksomhet. Arbeidet skal spesielt rette seg mot helsehjelp og forebygging, pasientadministrasjon og kvalitetssikring. Meld. St 9 ( ) Én innbygger - én journal. Digitale tjenester i helse- og omsorgssektoren ble lagt frem Meldingen gir ytterligere retning og føringer for arbeidet. Forslag til løsning/vedtak Styringsgruppen Nasjonal IKT tar saken til orientering. 3

79 Vedlegg 12a Til: Styringsgruppen Nasjonal IKT Fra: Programkontoret Nasjonal IKT Dato: Saksnr: 12/ Diverse saker til orientering Nr. Sak Bakgrunn og situasjon Forslag til løsning a) Status vedr. nasjonalt meldingsløft og notat til HOD I SG gjennomgikk en representant fra NHN og 4 RHF-representanter for Meldingsløftet kort status, identifiserte utfordringer og forslag til vei videre. Representantene pekte på en rekke utfordringer som har bidratt til at utbredelsen av meldinger i mellom helseforetak, legekontorer og kommuner har gått tregere enn forventet. SG konkluderte med at det er et behov for å strukturere dagens utfordringer og lage en prioritert liste over disse. I tillegg er det behov for å klargjøre hvem som har hovedansvar for å løse de ulike problemstillingene. Programkontoret og RHF-representantene ble bedt om utarbeide et notat til HOD. I sitt møte diskuterte ehelsegruppen hvordan NHN bør anvende tildelte midler på 50 mnok til meldingsutbredelse i Erik M. Hansen fremla en presentasjon som oppsummerte RHFenes tilbakemelding på dette spørsmålet. Se vedlegg a1 for utarbeidet notat til HOD, dette ble oversendt Et utkast ble fremlagt i telefonmøte hvor hele SG var invitert (kun HV og Sigmund Eidem deltok). Notatet har i tilegg blitt oversendt til e-helsegruppen etter møtet Se vedlegg a2 for fremlagt presentasjon til ehelsegruppen. b) Ny personidentifikator utredning fra HSØ Saken "Ny personidentifikator" ble behandlet i PEF Sykehuspartner sa seg villig til å forestå arbeidet med utredningen. PEF støttet dette, men ba om at arbeidet også inkluderte høring og forankring utover Se vedlegg b for høringsutkast til konsekvensutredning for innføring av ny personidentifikator i Folkeregisteret. Prosjektleder for arbeidet har vært Morten Vågen i Sykehuspartner IKT. 1

80 Vedlegg 12a Nr. Sak Bakgrunn og situasjon Forslag til løsning Sykehuspartner. Utredningen har vært på høring i alle RHF, og tilbekemeldinger og innspill er innarbeidet. Det er avholdt møte med Skattedirektoratet underveis i arbeidet. c) Høringsprosess om EUforskrift om eid m.m. d) Medikasjonstjeneste - Status på nasjonalt arbeid Det har blitt gjennomført en felles høringsprosess for Europakommisjonens forslag til forordning om eid og e- signatur m.m. Formålet med forslaget er å legge til rette for økt elektronisk samhandling mellom næringsdrivende, borgere og offentlige myndigheter på tvers av landegrensene i EU/EØS og dermed bidra til sterkere økonomisk vekst i det indre marked. Ved avslutning av analysefasen i tiltak 24.2, Medikasjonstjeneste og fremleggelse av prosjektdirektiv for kommende faser, ble det anbefalt å etablere regionale og nasjonale prosjektorganisasjoner for det videre arbeidet. Det har blitt gjort ulike (interne og eksterne) forsøk på å bemanne opp prosjektets nasjonale kjerne- og arbeidsgruppe. På møte i Nasjonal IKTs styringsgruppe ble det vedtatt å utsette videre prosjektmobilisering til høsten På initiativ fra PEF avholdt Programkontoret et nasjonalt telefonmøte der fagressurser fra hvert RHF fremla status og diskuterte felles utfordringer knyttet til MT. På bakgrunn av innspill mottatt fra utpekte RHFkontaktpersoner utarbeidet Programkontoret et sammenstilt høringsinnspill (se vedlegg c) som ble oversendt NHD innen fristen Hovedkonklusjonen fra møtet var at RHFenes ulike utgangspunkt og ulike ståsted i forhold til innhold, fremdrift, ressurser, systembilde og avhengigheter gjør at det på nåværende tidspunkt ikke virker hensiktsmessig å igangsette et omfattende, felles nasjonalt arbeid. Alle RHF anser det imidlertid som nyttig å etablere en samarbeidsarena for erfaringsdeling og idé- og informasjonsutveksling. Det ble avtalt å etablere en samarbeidsarena med kvartalsvise møter. HMN (med bistand fra Programkontoret ved behov) tar ansvar for å avholde neste møte (februar 2013). RHFene oppfattes fortsatt å dele samme langsiktige målbilde, og konklusjonene over må derfor testes på nytt med jevne mellomrom, da det på sikt kan bli mer aktuelt å etablere et mer formelt samarbeid. 2

81 Vedlegg 12a1 Til: Helse- og omsorgsdepartementet v/ Tor Eid Kopi Fra: Nasjonal IKT v/ Herlof Nilssen, leder for Nasjonal IKTs styringsgruppe Dato Elektronisk meldingsutveksling mellom primær- og spesialisthelsetjenesten Sentrale utfordringer og forslag til tiltak 1. Bakgrunn Nasjonalt meldingsløft ble etablert for å få fortgang i utviklingen av elektronisk samhandling i helseog omsorgssektoren. Meldingsløftet ble organisert som et program bestående av flere prosjekt hvor ulike aktører hadde ansvar. Gjennom Nasjonalt meldingsløft skulle satsningen samordnes og koordineres, men innenfor eksisterende styringslinjer. Helsedirektoratet hadde et overordnet ansvar for å etablere programmet og å koordinere satsningen, men hadde ikke formell styringsmyndighet overfor øvrige aktører. Hovedmålet for det nasjonale meldingsløftet var at elektronisk kommunikasjon mellom helseforetak, legekontor og NAV skulle være dominerende innen utløpet av 2009 for volumtjenester som epikrise, henvisning, laboratorierekvisisjoner og -svar, røntgenrekvisisjoner og -svar, sykmeldinger, legeerklæringer og legeoppgjør. Løsninger skulle være i samsvar med nasjonal samhandlingsarkitektur. Helsedirektoratet skriver i Handlingsplan for Nasjonalt meldingsløft at meldingsløftet skulle være en bred satsning på iverksettelse og utbredelse av resultatet av utviklings- og standardiseringsarbeidet som hadde vært gjennomført over mange år. Ut fra dette er det tydelig at Helsedirektoratet antok at man skulle bredde løsninger som allerede var utviklet og basert på eksisterende standarder. Videre satsning ble organisert ut fra denne antakelsen. I ettertid har det imidlertid blitt tydelig at dette ikke var tilfelle. Fra og med 2012 fikk Norsk Helsenett SF (NHN) et særskilt ansvar som pådriver for ytterligere utbredelse av meldingsutveksling. Dette inkluderer rådgivning og bistand i forbindelse med innføring av elektronisk meldingsutveksling, med spesiell fokus på kommunene. NHN overtok derfor i 2012 oppfølgingsansvaret for tiltak som er igangsatt av Helsedirektoratet i forbindelse med Nasjonalt meldingsløft og Meldingsløftet i kommunene. Helsedirektoratet har nylig utgitt sin sluttrapport for Nasjonalt meldingsløft. Rapporten er omfattende og inneholder blant annet en grundig beskrivelse av utfordringsbildet slik Helsedirektoratet ser dette. 2. Behandling av Nasjonalt meldingsløft i Nasjonal IKT Nasjonalt meldingsløft ble behandlet i møte i Nasjonal IKTs styringsgruppe Styringsgruppen ble fremlagt korte, men svært tydelige presentasjoner fra prosjektleder i NHN, samt representanter fra hvert av de regionale meldingsløftprosjektene. Presentasjonene fokuserte på status, identifiserte utfordringer og forslag til vei videre. Saksbehandlingen i Nasjonal IKT identifiserte et klart behov for å utarbeide et notat til HOD. Dette notatet har blitt utarbeidet i samarbeid mellom representantene for de fire regionale meldingsløftprogrammene og Nasjonal IKTs Programkontor. Nasjonal IKTs styrings- og fagfora har deretter gitt sine innspill som har blitt innarbeidet i notatet. Notatet fremlegger derfor spesialisthelsetjenestens samlede syn på det komplekse utfordringsbildet som Meldingsløftet står overfor per i dag. 3. Kort beskrivelse av dagens situasjon og utfordringer Utbredelsen av meldinger i sektoren har gått langt tregere enn forventet. På tross av at betydelige investeringer har blitt gjennomført over flere år, er det ennå et godt stykke arbeid som gjenstår. Nasjonal IKT ser at det i dag eksisterer en del utfordringer som står i veien for å lykkes. Noen av disse er knyttet til manglende prioritering, andre til svakheter i dialogen mellom de ulike 1 Vedl 12a Notat til HOD vedr Meldingsløftet v1.0

82 Vedlegg 12a1 samhandlingspartene, tekniske utfordringer knyttet til ulike journalsystemer m.fl. For å løse utfordringene må vi forsøke å gå til kjernen av problemet. Nasjonal IKTs oppfatning er at en av hovedutfordringene er manglende sentral styringsstruktur samt et spredt, og til dels uavklart, ansvar for beslutninger og finansiering. Sentrale myndigheter har ikke benyttet tilstrekkelige virkemidler i form av lov, forskrift og økonomiske midler for å sikre at standarder faktisk innføres og etterleves hos alle aktørene i samhandlingskjeden. Det er behov for å ta en del grunnleggende prinsipielle avgjørelser knyttet til arkitekturløsninger og prioriteringer fra myndighetenes side. Sist, men ikke minst, mangler sektoren et godt planverk for å sikre nødvendig samtidighet i gjennomføringen hos alle samhandlingsparter. Disse problemene skaper konsekvenser for myndighetenes styring av videre meldingsutbredelse, RHF-/HF-sidens, kommunenes, legekontorenes og leverandørenes arbeid med å øke utbredelsen, og NHNs forsøk på å følge opp dette arbeidet. Standardene som innføres er ofte uklare og til dels utilstrekkelige, og leverandørenes løsninger er ofte mangelfullt testet før de godkjennes. Det kan eksempelvis nevnes at legekontorsystemer fortsatt ikke er godkjent for basismeldinger og at systemer som er godkjent for versjon 1.3 av svarmelding ikke kan vise svarene på tilfredsstillende måte på legekontoret. Som en følge av mangelen på samtidighet må aktørene i dag håndtere gamle og nye standarder parallelt, både når det gjelder adressering og ulike meldingstyper. Dette øker drastisk kompleksiteten i meldingshåndteringen. RHFene møter i dag på en rekke av de samme tekniske og organisatoriske utfordringene, samtidig som fremdriften er ulik fra RHF til RHF. Styringen av innføringsprosjektene har vært organisert relativt likt i de ulike regionene, men mengden arbeid som gjenstår varierer. Det er ulike meldinger som ikke sendes, og det er ulik prosentandel kommuner som sender/mottar meldinger til/fra HFene. De regionale prosjektlederne for dette arbeidet savner i dag en arena for å løfte identifiserte problemstillinger og koordinere arbeidet mellom RHFene. Det har vist seg svært vanskelig å få legekontorleverandørene til å prioritere implementeringen av nødvendig meldingsfunksjonalitet når myndighetenes fokus og finansiering i stor grad er rettet mot andre nasjonale initiativer som e-resept, pasienttransport, og etter hvert kjernejournal. Leverandørenes prioriteringer blir dermed et resultat av økonomi i prosjekter og tilgjengelig personell fremfor bevisste beslutninger basert på en langsiktig, sentral plan. 4. Nasjonal IKTs forslag til tiltak 4.1 Behov for styringsmessige grep Som nevnt er Nasjonal IKTs oppfatning at dagens problemer knyttet til meldingsutbredelse til dels skyldes omfattende, styringsmessige utfordringer og behov for økt bruk av virkemidler i form av lov, forskrift og økonomiske midler. Det må ryddes opp i ansvarsposisjonene slik at det blir tydelig hvem som kan fatte prinsipielle beslutninger knyttet til meldingsutveksling og finansiering. Helsedirektoratet må prioritere å utføre standardiseringsprosesser knyttet til utvikling, konsekvensutredning og kvalitetssikring på en effektiv måte. NHN må følge opp at etablerte standarder innføres og etterleves. I møte i ehelsegruppen skal man diskutere hvordan NHN bør anvende tildelte midler på 50 mnok til meldingsutbredelse i RHFenes tilbakemelding er at NHN bør fokusere på følgende hovedoppgaver: Reetablere nasjonal oppfølging og koordinering Fullføre utbredelse av OSEAN / NHN Adresseregister Ta større ansvar for aktiviteter på legekontorene og hos EPJ-leverandørene / finansiere og styre nødvendige utviklingsaktiviteter på legekontorsiden Følge opp at krav til elektronisk meldingsutveksling følges av alle aktører Finansiere regionale prosjekter Myndighetenes fokus og finansiering må i tiden fremover i større grad rettes mot meldingsutbredelse, dette vil medføre at også leverandørene prioriterer dette området høyere. Det er i dag en utfordring at 2 Vedl 12a Notat til HOD vedr Meldingsløftet v1.0

83 Vedlegg 12a1 leverandørbildet preges av en rekke, mindre leverandører. Etablering av en statlig sertifiseringsordning for leverandører vil bidra til å rydde opp i dette bildet og gi incentiver til nødvendige konsolideringsprosesser. 4.2 Utarbeidelse av en detaljert fremdriftsplan For å oppnå samtidighet og målene knyttet til meldingsutbredelse må organisasjoner som RHF-/HFsiden, kommuner og legekontorer samarbeide tett da disse er avhengige av hverandres fullføring av arbeidsoppgaver for å komme i mål. Det er et stort behov for å utarbeide en detaljert, samlet fremdriftsplan / prosjektdirektiv for det gjenstående arbeidet. Sentrale helsemyndigheter ved Helsedirektoratet og NHN bør være ansvarlig for å utarbeide og holde i en slikt plan, men vil være avhengig av innspill fra ovenfor nevnte organisasjoner. En slik samlet plan må avklare de ulike områdene og aktivitetene, viktige avhengigheter, og ansvarlige instanser. Viktige avhengigheter som må beskrives er knyttet til hvordan man best sikrer effektiv digital samhandling samtidig som kjernejournal og andre nasjonale initiativ tas trinnvis i bruk. For at sektoren skal kunne planlegge sine tilpasninger i de ulike fasene av kjernejournalens utviklingsløp er det viktig å klargjøre kjernejournalens utviklings- og migreringsplaner. Samtidighet i prioritering og iverksetting av tiltak, og lojalitet mot standarder er sentrale suksesskriterier for å oppnå ønskede resultater. Konsekvensen av at aktørene i dag har ulik framdrift i forhold til innføring av nasjonale standarder er at alle parter må forholde seg til mange versjoner av meldinger, adressering og kryptering. Dette gjør videreutvikling av meldingsbasert kommunikasjon unødvendig komplisert. Et godt, omforent planverk vil bidra til å sikre slik samtidighet og lojalitet til fattede beslutninger. Utarbeidelse og oppfølging av en samlet plan vil være et viktig steg på veien for å sikre at alle parter kommer opp på gjeldende nasjonal samhandlingsplattform og tydeliggjøre hva som gjenstår for å få til dette. RHF-siden har selv en rekke oppgaver som de ulike regionene må ta ansvar for å ferdigstille på en god måte. En god plan vil som nevnt være avhengig av innspill fra alle involverte aktører. Nasjonal IKTs arbeid har identifisert en rekke arbeidsoppgaver som må inngå i planen, men velger i dette notatet å løfte følgende tre sentrale områder som bør prioriteres høyt i tiden fremover: Utfordringsområder Tjenestebasert adressering Forklaring Per i dag er det noe uklarhet knyttet til utsendelse, planer for utrulling, forvaltning og vedlikehold. Det hersker noe usikkerhet rundt hvorvidt DIPS vil levere adresseringsmetode (etter synkronisering av rekvirentregisteret i DIPS mot Adresseregisteret) som er i henhold til nasjonal standard. I tillegg må man vurdere om det er nødvendig med tjenestebasert adressering for lab- og røntgensystemene. Hvis ja, må dette bestilles og leveranse må følges opp. Forslag til tiltak Helsedirektoratet v/ EISI må sikre at standarden knyttet til tjenestebasert adressering er ferdig utviklet og forstått hos alle involverte parter. Alle RHF har levert fremdriftsplaner for OSEAN RHF til NHN (okt. 2012). Alle RHF må prioritere dette høyt og sette økt fokus og ressurser på OSEAN. Gjenstående oppgaver varierer fra RHF til RHF, men er knyttet til tilrettelegging og test i de enkelte meldingsmiljøer og fagsystemenes mulighet til å utnytte HER-id. NHNs OSEAN-prosjekt må sammenstille planene, følge opp fremdrift og ta et økt ansvar for at RHFenes aktiviteter koordineres med tilsvarende oppgraderinger på legekontorsiden. NHN må koordinere og følge opp utrulling og sørge for god forvaltning av registeret. Helsedirektoratet v/ EISI må stille krav til vedlikehold av egen informasjon fra alle samhandlingsparter. NHN må sørge for overholdelse av disse kravene. Vedl 12a Notat til HOD vedr Meldingsløftet v1.0 3

84 Vedlegg 12a1 PKI Versjonshåndtering av meldinger Bredding av PKI er, i enkelte HF, stoppet i påvente av tjenestebasert adressering. Per i dag benyttes en rekke ulike versjoner av utarbeidede meldinger. PKI må breddes ut til resterende legekontorer i regi av NHNs OSEAN-prosjekt. Helsedirektoratet v/ EISI må sette krav og det må sikres virkemidler til å følge opp samhandlingsaktører og leverandører på at det kun er tillatt å benytte siste to utarbeidede versjoner til enhver tid. 4.3 Anbefaling om en gradvis, pilotbasert utrulling Det regionale programmet FUNNKe for implementering av elektronisk meldingsutveksling startet i Prosjektet har vært organisert som et tett samarbeid mellom fastleger/helseforetak og pleieog omsorg/helsestasjoner i 88 kommuner og fire helseforetak i region nord. FUNNKe har vært et kostbart prosjekt, men samtidig har det bidratt sterkt til at kommunal utbredelse av meldinger har kommet et godt stykke lengre i denne delen av landet enn i øvrige regioner. Samlet sett har FUNNKe mottatt 25,3 millioner kroner i statlig støtte (2 millioner kroner til forprosjektet og 23,3 millioner kroner til hovedprosjektet). Disse midlene har blitt fordelt til en kompetanseorganisasjon, tilskudd til alle kommuner og tilskudd til helseforetak i perioden Nasjonal IKTs oppfatning er at FUNNKe har gitt viktige og gode erfaringer som det videre utrullingsarbeidet bør ta med seg. En pilotbasert utrulling synes for oss å være en mer hensiktsmessig og effektiv vei videre enn å forsøke å få til en nasjonal, koordinert utrulling. Også en slik gradvis utrulling er imidlertid avhengig av at tilstrekkelige økonomiske midler avsettes og at ansvarsposisjonene er tydelig definert. 5. Oppsummering Digital samhandling, og meldingsutveksling som en sentral del av dette, er en prosess i kontinuerlig utvikling, og bør ikke begrenses til enkeltstående prosjekter for å innføre en bestemt teknologi. Nasjonal IKTs oppfatning er at både sentrale styringsmessige grep, en omforent plan for det videre arbeidet og en pilotbasert tilnærming til den videre utrullingen er nødvendige grep for å lykkes. Vellykket implementering av meldingsutveksling er avhengig av fokus og prioritet hos alle involverte og vil kreve ressurser i form av økonomiske midler og menneskelig kapasitet. Viktige oppgaver i tiden fremover vil inkludere: Utarbeide et planverk som tydeliggjør gjenstående arbeid samt viser avhengigheter til kjernejournal og andre nasjonale initiativ Innføre incentiver og sanksjoner for å sikre samtidighet i innføringen av nye standarder. I tillegg til økonomiske incentiver, kan økt bruk av lov/forskrift bli nødvendig Sikre at Helsedirektoratet v/ EISI fungerer som en effektiv standardiseringsorganisasjon o Utvikler standarder som er tydelige og forstått hos alle parter o Konsekvensutreder nye standardkrav o Kvalitetssikrer og tester standarder før de vedtas Sikre at det finnes en velfungerende koordinerende og drivende part i forhold til å oppnå større grad av samtidighet hos samhandlingsaktørene Gjennomføre pilotbasert utrulling som tar med seg gode erfaringer og læringspunkter fra FUNNKe-programmet Sterkere nasjonal styring og fokus, tydelige krav, og en omforent plan med tydelige ansvarsposisjoner vil bidra til å sikre riktig prioritering og gi betydelige gevinster innenfor pasientsikkerhet og helhetlige pasientforløp. Vi håper dette notatet kan bidra til større klarhet rundt hvilke grep som bør tas for å sikre uttak av gevinster på allerede investert kapital og ressurser. I tillegg håper vi notatet synliggjør viktigheten av sterkere nasjonal styring gjennom tydelige krav til alle samhandlingsaktørene for å lykkes med digital samhandling. Nasjonal IKT har etterstrebet å utarbeide et relativt kortfattet notat. Representanter for Nasjonal IKTs styringsgruppe, Programkontor og de regionale meldingsløftprosjektene er selvsagt tilgjengelige for å utdype notatets innhold dersom dette er ønskelig. 4 Vedl 12a Notat til HOD vedr Meldingsløftet v1.0

85 Vedlegg 12a2 Møte i ehelsegruppen Meldingsutbredelse RHFenes tilbakemeldinger til Norsk Helsenett Erik M. Hansen Adm. dir., Helse Vest IKT

86 Kort om dagens utfordringer Vedlegg 12a2 Utbredelsen av meldinger går langt tregere enn forventet En av hovedutfordringene er manglende sentral styringsstruktur samt et spredt, og til dels uavklart, ansvar for beslutninger og finansiering Sentrale myndigheter har ikke benyttet tilstrekkelige virkemidler i form av lov, forskrift og økonomiske midler for å sikre at standarder faktisk innføres og etterleves hos alle aktørene i samhandlingskjeden Dette påvirker RHF-/HF-sidens, kommunenes, legekontorenes og leverandørenes arbeid med å øke utbredelsen, og Norsk Helsenetts forsøk på å følge opp dette arbeidet 2

87 Viktige oppgaver som aktørene sammen må løse Vedlegg 12a2 Klargjøre roller: Avklare og kommunisere rolledelingen mellom NHN og Helsedirektoratet Sikre EISI kapasitet til å utføre etterspurte standardiseringsprosesser effektivt Utarbeide et planverk som tydeliggjør gjenstående arbeid samt viser avhengigheter til kjernejournal og andre nasjonale initiativ Innføre incentiver og sanksjoner for å sikre samtidighet i innføringen av nye standarder Sikre at Helsedirektoratet v/ EISI fungerer som en effektiv standardiseringsorganisasjon Sikre at det finnes en velfungerende koordinerende og drivende part i forhold til å oppnå større grad av samtidighet hos samhandlingsaktørene Gjennomføre pilotbasert utrulling som tar med seg gode erfaringer og læringspunkter fra FUNNKe-programmet og andre vellykkede innføringsprosesser i Helse Nord 3

88 Utbredelse epikriser ny plattform Vedlegg 12a2 % legekontor ny plattform % epikriser ny plattform Helse Bergen Januar % 50% Oktober % 57% Helse Fonna Januar % 30% Oktober % 37% Helse Stavanger Januar % 74% Oktober % 81% Helse Førde Januar % 55% Oktober % 89%

89 Utbredelse henvisninger ny plattform Vedlegg 12a2 % legekontor ny plattform % henvisninger ny plattform Helse Bergen Januar % 2% Oktober % 4% Helse Fonna Januar % Oktober % Helse Stavanger Januar % 55% Oktober % 60% Helse Førde Januar % 53% Oktober % 59%

90 Utbredelse PLO-meldinger i Hordaland Vedlegg 12a2 Helse Bergen får flere ganger i uken melding fra sykehjem som har mottatt pasienter fra sykehuset uten den livsviktige pasientjournalen. Sykehjemsansatte må da bruke timer på telefon for å finne ut hvilken medisin pasienten skal ha. NRK Hordaland, Helse Bergen har rullet ut PLO på sengepost 1Nord, Medisinsk avd. Rutiner må oppdateres og innarbeides. 80 personer måtte få opplæring i nye rutiner og i bruk av DIPS.

91 Utbredelse PLO-meldinger i Rogaland Vedlegg 12a2 I Stavanger har man brukt elektronisk epikrise til sykehjem i flere år, mens andre steder i landet henger etter. NRK Hordaland, Helse Stavanger og Stavanger kommune har siden 2005 sendt melding til pleie- og omsorg ved en variant av epikrisemeldingen. Alt må endres til standard PLO-meldinger, før dette kan rulles videre ut.

92 RHFenes forslag til NHNs prioritering i 2013 Vedlegg 12a Reetablere nasjonal oppfølging og koordinering 2 2. Fullføre utbredelse av OSEAN / NHN Adresseregister 3. 3 Ta større ansvar for aktiviteter på legekontorene og hos EPJ-leverandørene / finansiere og styre nødvendige utviklingsaktiviteter på legekontorsiden 4 4. Følge opp at krav til elektronisk meldingsutveksling følges av alle aktører 5. Finansiere regionale prosjekter gjennom KomUt 5 8

93 Vedlegg 12a2 1. Reetablere en nasjonal oppfølging av digital samhandling Følge opp alle aktører i samhandlingskjeden: Legekontorer og leverandører Kommuner og leverandører RHF/HF og tjenesteleverandører Må dekke både eksisterende og nye/endrede meldinger Må koordineres med Helsedirektoratets avd. for standardisering Må også omfatte NAV, e-resept og kjernejournal

94 2. Fullføre utbredelse av OSEAN Sørge for at Norsk Helsenett Adresseregister leveres og forvaltes profesjonelt Følge opp og koordinere innføringen hos alle samhandlingsparter Sette av ressurser til å bistå legekontorer i oppgradering (jf. utbredelsesmodell for e-resept) Vedlegg 12a

95 3. Ta større ansvar for aktiviteter på legekontorene og hos EPJ-leverandørene Vedlegg 12a2 Stille krav til legekontorene og legekontorenes EPJleverandører om å følge standarden Etablere miniprosjekter med disse og betale for nødvendig utvikling (etter modell av e-resept) Følge opp leverandørene mtp fremdrift og kvalitet Holde overordnet kontroll med sentrale konfigurasjoner på legekontorene Dette punktet er en forutsetning for samtidighet

96 4. Følge opp at krav til elektronisk meldingsutveksling følges av alle aktører Vedlegg 12a2 Dette bør inn i tilknytningsavtalen til Norsk Helsenett Kravene dekker nødvendige tiltak for sikker elektronisk kommunikasjon Norsk Helsenett kan selv utføre dette, eller stille krav til / følge opp at alle aktører har dette på plass Overvåkning er en forutsetning for effektiv brukerstøtte

97 5. Finansiere regionale prosjektledere for PLO-meldinger i kommunene Vedlegg 12a2 Velfungerende regionale prosjekter er en forutsetning for rask og smidig utbredelse Finansiering gir også legitimitet i forhold til oppfølging Tilsagn om finansiering er viktig for å få etablert / videreført rollene

98 Utfordringen! Vedlegg 12a2 Dette er et omfattende arbeid med mange aktører når det gjelder den tekniske delen, det å etablere nye rutiner på tvers av institusjoner, og det er tusenvis av ansatte som trenger opplæring for å bruke løsningene i sykehjem, sykehus og på legekontor.

99 Helse Sør-Øst Konsekvensutredning Ny personidentifikator i Folkeregisteret Utarbeidet av Sykehuspartner IKT på oppdrag fra Helse Sør-Øst 30. november 2012 Morten Vågen Postboks 3562, 3007 Drammen Besøksadresse hovedkontor: Vektergården, Grønland Drammen Telefon: Telefaks: ~ 1 ~ Web: E-post: [email protected] Org.nr.:

100 Innhold Innledning... 3 Oppsummering... 4 Bruk av dagens fødselsnummer... 5 Mulige overgangsordninger... 6 Tildeling av ny identifikator... 7 Tekniske tjenester... 8 Alternative personidentifikatorer... 9 Overgangsordninger knyttet til personidentifikator Konkretisering av prissatte virkninger Konkretisering av ikke prissatte virkninger Postboks 3562, 3007 Drammen Besøksadresse hovedkontor: Vektergården, Grønland Drammen Telefon: Telefaks: ~ 2 ~ Web: E-post: [email protected] Org.nr.:

101 Innledning Det er behov for å endre personidentifikatoren i folkeregisteret (fødselsnummeret), da dagens personidentifikator kun har en antatt levetid frem til Skattedirektoratet har i brev fra Finansdepartementet , fått i oppdrag å utrede nærmere de økonomiske og administrative konsekvenser knyttet til valg av ny identifikator i Folkeregisteret. Helsedirektoratet bistår Skattedirektoratet i kartleggingen av økonomiske og administrative konsekvenser. Det antas at en kartlegging i Helse Sør-Øst, grunnet sin størrelse og systemportefølje, vil gi et godt bilde av konsekvensene for helseforetakene. Helse Sør-Øst, ved Sykehuspartner, har derfor blitt forespurt om å lede arbeidet med utredningen på vegne av spesialisthelsetjenesten. Skattedirektoratet har utarbeidet en intervjuguide med spørsmål og problemstillinger som ønskes vurdert. Dette dokumentet gjenspeiler spørsmålene og problemstillingene som reises i intervjuguiden, med fokus på spesialisthelsetjenestens bruk av fødselsnummer. Postboks 3562, 3007 Drammen Besøksadresse hovedkontor: Vektergården, Grønland Drammen Telefon: Telefaks: ~ 3 ~ Web: E-post: [email protected] Org.nr.:

102 Oppsummering Helsesektoren ser behovet for ny personidentifikator for å sikre tilgang til nok ulike identiteter. Størrelsen på oppgaven med å implementere ny løsning i spesialisthelsetjenestens systemportefølje varierer med hvilket alternativ som velges. Spesialisthelsetjenesten har i dag en betydelig utfordring knyttet til bruk og sammenslåing av hjelpenummer. Det er grunn til å tro at disse utfordringene vil bli enda større dersom nålevende / registrerte ikke kan beholde sin originale identifikator, men må endre til ny identifikator. Løsningen som peker seg ut som det beste alternativet for spesialisthelsetjenesten er: Alternativ 1: Dagens fødselsnummer med endret kontrollsiffer. Fordelene med en slik løsning er flere: Tildelte fødselsnumre etter dagens ordning kan beholdes når ny identifikator trår i kraft. Det vil ikke være behov for innføring av oversettingstjenester. Arbeidsprosesser, rutiner og dokumenter som benytter informasjonsbærende elementer kan beholdes uendret. Lav risiko for pasientene. Lave kostnader for helseforetakene. Spesialisthelsetjenestens bruk av Folkeregister er for en stor del basert på lokale kopier / uttrekk av den sentrale folkeregisterdatabasen. Migrering mot bruk av sentrale folkeregistertjenester har startet, men vil ta lang tid. Norsk Helsenett har etablert en sentral tjeneste for søk og oppslag i folkeregisterdata samt tildeling og behandling av Felles Hjelpenummer. Tjenesten tilbyr bl.a. nasjonalt unike hjelpenummer. Nummerserien for Felles Hjelpenummer må reserveres mot gjenbruk ved innføring av ny identifikator. Det er meget ressurskrevende å kostnadsvurdere alle alternativene til ny identifikator. Derfor er alle kostnadsvurderinger gjort på ev overordnet nivå og med en forenklet tilnærming: Alternativ 1 antas å ha lave kostnader. Anslått til 10 millioner kroner. Alternativ 2 og 3 antas å ha medium kostnader. Anslått til 100 millioner kroner. Alternativ 4 antas å ha høye kostnader. Anslått til 300 millioner kroner. Postboks 3562, 3007 Drammen Besøksadresse hovedkontor: Vektergården, Grønland Drammen Telefon: Telefaks: ~ 4 ~ Web: E-post: [email protected] Org.nr.:

103 Bruk av dagens fødselsnummer Spesialisthelsetjenestens bruk av fødselsnummer kan kort beskrives på følgende måte: Funksjonell primærnøkkel i PAS/EPJ og de fleste kliniske systemer, og noen administrative systemer. Alle disse systemene benytter også hjelpenummer for personer som ikke er identifisert eller ikke registrert i folkeregisteret. Informasjonsbærende elementer benyttes til å kalkulere fødselsdato/kjønn i mange applikasjoner. Primærnøkkel for elektronisk kommunikasjon med andre organisatoriske enheter. Brukes også på all papirbasert kommunikasjon. Ved henvendelse til spesialisthelsetjenesten bes både pasienter, pårørende og andre om fødselsnummer for å identifisere pasienten. Antall og type datasystemer som vil bli berørt når fødselsnummeret endres: Det er vanlig å skille mellom administrative systemer og kliniske systemer, og en stor andel av systemene som benytter fødselsnummer er kliniske systemer. Spesialisthelsetjenesten bruker totalt sett mange hundre ulike IT-systemer og hvert system kan være installert i mange installasjoner. Til sammen utgjør dette flere tusen installasjoner. Enhver endring i et slikt systemlandskap vil være krevende. Det er vanskelig å svare eksakt hvor mange som benytter fødselsnummer, men sannsynligvis noen tusen. I tillegg kommer enda flere typer og enheter med medisinskteknisk utstyr. Stadig flere av disse benytter også fødselsnummer. Som eksempel kan det nevnes at antall enheter medisinskteknisk utstyr i Helse Sør-Øst er anslått til ca En økende andel av disse benytter fødselsnummer. Viktige aktører spesialisthelsetjenesten har datautveksling med basert på fødselsnummer: Primærhelsetjenesten, kommunehelsetjenesten og barneverntjenesten NAV, Skatt og Politi Helsepersonellregisteret (HPR) Nasjonale kvalitetsregistre (NPR, Fødselsregister, Kreftregister, osv) Forsikring, Bank og Finans Postboks 3562, 3007 Drammen Besøksadresse hovedkontor: Vektergården, Grønland Drammen Telefon: Telefaks: ~ 5 ~ Web: E-post: [email protected] Org.nr.:

104 Mulige overgangsordninger Overgangsordning forstås slik: Prosessen med å innføre en ny identifikator, fra det blir kjent hvilket alternativ som velges til man skal være ferdig med innfasing av ny personidentifikator. Gitt en overgangsperiode på 10 år: De fleste IKT-systemer som benytter fødselsnummer vil oppgraderes i løpet av 10 år. En del IKT-systemer som benytter fødselsnummer vil skiftes ut i løpet av 10 år. En 10-års periode er mer naturlig utskiftningstakt enn en 5-års periode. En forsert utskiftning antas å koste noe mer, menn ikke mye. Risikoen (både teknisk-systemmessig og for redusert behandlingskvalitet) antas å øke noe dersom man bruker kortere tid enn 10 år (for eksempel 5 år). Gitt en overgangsperiode på 20 år: De fleste IKT-systemene som benytter fødselsnummer vil kunne oppgraderes med ny løsning for fødselsnummer i løpet av 20 år De fleste IKT-systemer som benytter fødselsnummer vil være skiftet ut i løpet av 20 år. En 10-års periode er mer naturlig utskiftningstakt enn en 20-års periode. En langt utskiftningsløp kan kanskje koste noe mer, menn ikke mye. Andre forhold knyttet til overgangsordninger: Det vil være svært problematisk for spesialisthelsetjenesten dersom tildelte fødselsnumre etter dagens ordning ikke kan beholdes når ny identifikator trår i kraft. Kompleksiteten er knyttet til felles nøkler på tvers av systemene, og det er ikke realistisk å oppgradere alle systemene samtidig. Både interne integrasjoner og ekstern samhandling må fungere i overgangsfasen. Kontroll av fødselsdato/nummer forekommer i mange arbeidsprosesser. Systemer og kontrollmekanismer må kunne verifisere både gammel og ny ID. Ny ID og gammel ID må ikke være overlappende (kunne forveksles). Dvs. gamle identifikatorer (inkl. hjelpenummer) må reserveres mot gjenbruk. Postboks 3562, 3007 Drammen Besøksadresse hovedkontor: Vektergården, Grønland Drammen Telefon: Telefaks: ~ 6 ~ Web: E-post: [email protected] Org.nr.:

105 Tildeling av ny identifikator Utfordringer for IKT-systemene med to forskjellige personidentifikatorer i parallell: Forveksling av pasienter vil oppstå dersom ikke gamle identifikatorer reserveres mot gjenbruk. Dette vil i så fall gå utover pasientsikkerheten og vil være meget ressurskrevende å håndtere. Kontroll av fødselsdato/nummer forekommer i mange arbeidsprosesser. Systemer må kunne verifisere både gammel og ny ID. Utfordringer dersom personer skal skifte fra gammel til ny personidentifikator: Big bang er i praksis umulig, tatt i betraktning antall systemer og antall integrasjoner. Spesialisthelsetjenesten har i dag en betydelig utfordring knyttet til bruk og sammenslåing av hjelpenummer. Det vil helt klart være en fordel om alle nålevende / registerte kan beholde gammel ID, og at kun nyfødte / innvandrere / nyregistreringer får ny ID. Mange personer vil ikke huske sin nye ID. IKT-systemer, inkl. utskrift og scanning av armbånd, dokumenter, osv må klargjøres for fødselsdatoinformasjon i andre attributter, dersom man skal unngå å endre arbeidsprosesser. Pasientarmbånd brukes for å identifisere pasienter. Her er fødselsnummer representert både i klartekst og strekkode. Det vil ikke være praktisk med to ulike koder på armbåndet, derfor vil armbåndet ikke kunne brukes for identifisering i overgangsperioden. Forveksling av pasienter dersom ny ID er lik eller nesten lik et gammel ID. For system-system-integrasjoner (tekniske løsninger) må det være definert hvilken ID som skal benyttes Utfordringer ved bruk av ID-dokumenter, kort, etc. ved skifte av personidentifikator: Utskrift og scanning av armbånd, dokumenter, osv må klargjøres for fødselsdatoinformasjon i andre attributter, dersom man skal unngå å endre arbeidsprosesser. Bevisstløse pasienter identifiseres ved identitetsdokumenter som finnes på personen (førerkort, bankkort, etc) Postboks 3562, 3007 Drammen Besøksadresse hovedkontor: Vektergården, Grønland Drammen Telefon: Telefaks: ~ 7 ~ Web: E-post: [email protected] Org.nr.:

106 Tekniske tjenester Mulige effekter ved bruk av oversettingstjenester: Spesialisthelsetjenestens bruk av Folkeregister er for en stor del basert på lokale kopier / uttrekk av den sentrale folkeregisterdatabasen. Migrering mot bruk av sentrale folkeregistertjenester har startet, men vil ta lang tid. Avhengig av tempoet i migreringsarbeidet, vil innføring av oversettingstjenester involvere systemleverandørene i større eller mindre grad. Generelt vil det være svært problematisk for spesialisthelsetjenesten dersom hele befolkningen skal tildeles ny identifikator. Risikoen for forveksling av pasienter vil øke. Tilgjengelige oversettingstjenester versus to forskjellige personidentifikatorer i parallell: Oversettingstjenester vil være helt nødvendig hvis eksisterende populasjon skal tildeles ny identifikator. Oversettelsestjenestene må tilgjengelig gjøres på en slik måte at de kan brukes for å identifisere informasjon på andre medier som papir, film og video. Behov for andre tekniske tjenester ved to forskjellige personidentifikatorer i parallell: Ingen konkrete behov er detektert Postboks 3562, 3007 Drammen Besøksadresse hovedkontor: Vektergården, Grønland Drammen Telefon: Telefaks: ~ 8 ~ Web: E-post: [email protected] Org.nr.:

107 Alternative personidentifikatorer Utfordringer som oppstår om det er færre eller flere enn 11 posisjoner: Kontroll av fødselsdato/nummer forekommer i mange arbeidsprosesser. Systemer og kontrollmekanismer må kunne verifisere både gammel og ny ID. Jo større forskjell det er på gammel og ny ID, jo større risiko for pasientene. Endret lengde vil medføre at flere systemer må modifiseres for å tilpasses ny personidentifikator. Noen IT-system og mange enheter av medisinskteknisk utstyr bruker kun en enkel inputkontroll med en maske som sikrer 11 siffer. Disse enkle systemene trenger ikke endres hvis lengden beholdes. Kostnader ved å anvende alfanumeriske tegn versus numeriske tegn: Prosessuelt: Mulig forskjell, da informasjonsbærende elementer må hentes fra andre attributter. Funksjonelt: Mulig forskjell, dersom brukeren benytter numerisk tastatur. Mulig økt risiko for feilpunching. Teknisk: Mulig forskjell, men systemleverandøren må uansett gjøre endringer. Kostnadsdrivende: Endret lengde vil medføre at flere systemer må modifiseres for å tilpasses ny personidentifikator. Noen IT-system og mange enheter av medisinskteknisk utstyr bruker kun en enkel inputkontroll med en maske som sikrer 11 siffer. Disse enkle systemene trenger ikke endres hvis lengden beholdes. Kostnader ved å gå fra to til ett kontrollnummer endret moduluskontroll: En slik kontroll er mulig å endre for systemleverandørene. Selve den tekniske endringen for systemleverandørene antas å koste lite. Kostnadene ved testing, pilotering og driftsetting vil kunne minimeres dersom dette gjøres som en del av den naturlige oppgraderingen og utskiftningen, men det vil uansett være behov for ekstra sjekking og kvalitetssikring ved et slikt skifte av personidentifikator. Postboks 3562, 3007 Drammen Besøksadresse hovedkontor: Vektergården, Grønland Drammen Telefon: Telefaks: ~ 9 ~ Web: E-post: [email protected] Org.nr.:

108 Spesialisthelsetjenestens bruk av fødselsnummer som informasjon om alder og kjønn: Mange systemer har alder og kjønn som egne attributter, men ikke alle. Journalsystemet DIPS benytter fødselsnummeret til dette, og trolig også andre norske systemer. Dette er vanlig i arbeidsprosesser at alder og kjønn avledes av fødselsnummer. Mange utskrifter (papir/dokumenter) har kun fødselsnummer og ikke egne felt for alder og kjønn. Hvilke av elementene dag, måned og år som brukes: Alle datoelementer benyttes, da alder ofte kan være avgjørende for preferert behandlingsmetode, medisinering, samt juridisk betydning for ansvar, lovlighet, etc. Alder i denne sammenhengen er antall måneder for de under tre år og antall år for de som er eldre. Nye elementer i IKT-systemene ved informasjonsløs identifikator: For systemer som ikke har alder og kjønn som egne attributter må dette innføres. Postboks 3562, 3007 Drammen Besøksadresse hovedkontor: Vektergården, Grønland Drammen Telefon: Telefaks: ~ 10 ~ Web: E-post: [email protected] Org.nr.:

109 Overgangsordninger knyttet til personidentifikator Viktige momenter knyttet til overgangsordninger: Alt.: Beskrivelse: Viktige momenter: 1 Dagens fødselsnummer med endret kontrollsiffer 2 Alfanumerisk og informasjonsbærende 3 Informasjonsløst kundenummer 4 Alfanumerisk kundenummer med åtte siffer - Tildelte fødselsnumre etter dagens ordning kan beholdes, og reserveres mot gjenbruk. - Vil kreve oppdateringer av flere systemer, inkl. mye medisinskteknisk utstyr. - Vil kollidere med helsetjenestens hjelpenummer, og krever dermed at alle hjelpenummer reserveres mot gjenbruk. - Informasjonsbærende elementer (i gamle ID er) må miste mening, og ikke benyttes i prosesser og rutiner. - Tildelte fødselsnumre etter dagens ordning må kunne beholdes, og dermed får man to veldig ulike nummerserier. Generell kommentar: Alternativ 1 peker seg ut som det beste alternativet for spesialisthelsetjenesten, da dette er det alternativet som fører til færrest endringer i systemer og arbeidsprosesser. Dermed minimeres risiko for at endringer vil gå ut over pasientsikkerheten. Spesialisthelsetjenesten må kunne benytte gamle nummer i lang tid, da journal må tas vare på også etter at folk er døde. Postboks 3562, 3007 Drammen Besøksadresse hovedkontor: Vektergården, Grønland Drammen Telefon: Telefaks: ~ 11 ~ Web: E-post: [email protected] Org.nr.:

110 Konkretisering av prissatte virkninger Typer prissatte kostnader for spesialisthelsetjenesten ved innføring av ny personidentifikator: Oppgradering, eventuelt utskifting av IKT-systemer og medisinsktekniske systemer: Systemleverandørene: De tekniske endringene i fødselsnummerfelt og kontrollsifferalgoritmer antas å ha relativt beskjedne kostnader. Spesialisthelsetjenesten: Testing, pilotering og driftsetting av endringene vil ha ulike kostnader avhengig av hvor store endringene er. Opplæring, arbeidsprosesser og rutiner: Innføring av nye/endrede arbeidsprosesser og rutiner vil ha ulike kostnader avhengig av hvor store endringene er. Stort behov for personell på opplæring vil føre til behov for ekstra personell/vikarer, Eventuelt redusert effektivitet i pasientbehandlingen i innføringsperioden. Manglende behandling eller feilbehandling: Tall fra Direktoratet for økonomistyring sin Håndbok for samfunnsøkonomiske analyser setter følgende tall til bruk ved beregning: Ett statistisk liv (VSL): kr ,- (2005-kroner) Et tapt statistisk leveår med full helse: kr ,- (2005-kroner) Justert for konsumprisindeks og regnet ut via SSB sin konsumprisindekskalkulator: Ett statistisk liv (VSL): kr ,52 Et tapt statistisk leveår med full helse: kr ,02 Disse tallene må i tillegg korrigeres for nåverdi i henhold til innføringsperiodens lengde for å bli helt eksakte. Det skal ikke mange dødsfall og uføre til før man kommer opp i meget betydelige summer: Et forsiktig anslag på 10 dødsfall og 20 uføre som følge av manglende behandling eller feilbehandling over en 10-års periode vil beløpe seg til ca. 200 mill kroner. Postboks 3562, 3007 Drammen Besøksadresse hovedkontor: Vektergården, Grønland Drammen Telefon: Telefaks: ~ 12 ~ Web: E-post: [email protected] Org.nr.:

111 Kostnadsanslag for de ulike alternativene: Big bang blir trolig dyrt, på grunn av økt kompleksitet og økt risiko. Over en 10-års periode vil naturlig utskifting av løsninger, prosesser og rutiner kunne føre til at større del av kostnadene bakes inn i daglig drift. Kostnadene er i tillegg helt avhengig av hvilket løsningsalternativ som velges: Alt.: Beskrivelse: Kostnadsanslag: 1 Små tekniske endringer + oppgradering: Ingen endringer i arbeidsprosesser og rutiner: Ingen behov for opplæring: Liten risiko for pasientene: 2 Medium tekniske endringer: Behov for endringer i arbeidsprosesser: Medium behov for opplæring: Medium risiko for pasientene. 3 Små tekniske endringer: Behov for endringer i arbeidsprosesser: Medium behov for opplæring: Medium risiko for pasientene: 4 Store tekniske endringer: Behov for endringer i arbeidsprosesser: Stort behov for opplæring: Stor risiko for pasientene: Gevinster av å endre dagens fødselsnummer til de aktuelle alternativene: Ingen konkrete gevinster er detektert Postboks 3562, 3007 Drammen Besøksadresse hovedkontor: Vektergården, Grønland Drammen Telefon: Telefaks: ~ 13 ~ Web: E-post: [email protected] Org.nr.:

112 Konkretisering av ikke prissatte virkninger Arbeidsprosesser Økt ressursbruk fordi personalet er usikre på identiteten til pasient, gjerne sett i sammenheng med dokumentasjon. Den minste usikkerhet vil medføre dobbeltkontroller. Kostnader med å forklare pasientene at de har fått en ny personidentifikator og at det som står på deres armbånd er riktig. Spesialisthelsetjenesten møter pasientene når de er som svakest og ethvert avvik kan oppfattes som problematisk. Hjelpenummer Et H-nummer er ellevesifret, som ordinære fødselsnummer, og består av en modifisert sekssifret fødselsdato og et femsifret personnummer. Fødselsdatoen modifiseres ved at det legges til 4 på det tredje sifferet: en person født 1. januar 1980 får dermed fødselsdato , mens en som er født 31. januar 1980 får Et H-nummer er et virksomhetsinternt nummer, hvilket betyr at helseforetakene benytter samme nummerserie ukoordinert. Bruk av elektronisk kommunikasjon mellom virksomheter medfører at standarden for virksomhetsinterne H-nummer ikke er tjenlig. Nasjonal IKT som er spesialisthelsetjenesten sitt samarbeidsorgan for IKT har derfor bedt Norsk Helsenett SF om å utvikle og forvalte et nytt konsept for hjelpenummer til bruk for hele helsevesenet og deres samarbeidspartnere. KITH har utarbeidet forslag til en oppdatert standard for felles hjelpenummer (FH-nummer) til bruk på tvers av virksomheter. Denne var ute på høring i november 2009 og ble publisert som standard 18.januar Algoritmen er ellevesifret med to kontrollsiffer, som i ordinære fødselsnummer, men med første siffer 8 eller 9. De resterende sifrene (posisjon to til ni) skal være et tilfeldig valgt nummer. Nummeret skal ikke være informasjonsbærende og vil derfor i motsetning til fødselsnummeret ikke vise fødselsdato, kjønn eller i hvilken rekkefølge nummeret er tildelt. Denne algoritmen vil gi ca 160 millioner tilgjengelige nummer. Helse Nord beskriver at oppryddingen i helsenummer internt i regionen er et svært komplekst arbeid: Rydding av eldre hjelpenummer til et gyldig fødselsnummer viser seg nesten å være umulig. Det betyr at en ny personidentifikator, som foreslås her, må kunne ivareta et relativt stort volum av gamle hjelpenummer. Disse kan ikke gjenbrukes i ny løsning på personidentifikator, da mange personer rundt i landet vil ha samme hjelpenummer. Nytt nummer må genereres for disse for å få et gjennomgående nummer. Utfordringen blir da å skape oversikt over alle hjelpenummer som har vært benyttet, historisk, i samtlige systemer som har fødselsnummer/hjelpenummer i hele spesialisthelsetjenesten. Har man ikke denne Postboks 3562, 3007 Drammen Besøksadresse hovedkontor: Vektergården, Grønland Drammen Telefon: Telefaks: ~ 14 ~ Web: E-post: [email protected] Org.nr.:

113 oversikten, så risikeres det å tildele nytt nummer til en person, der nummeret allerede benyttes som hjelpenummer for en annen person. Alternativ 1 og ny kontrollmekanisme: Dersom det er slik at ny kontrollmekanisme foreslått i Alternativ 1 systematisk unngår at fødselsnummer som er godkjent etter gammel kontrollmekanisme blir gjenbrukt, vil dette gi en god trygghet for at pasienter ikke blandes. Det må verifiseres at dette også gjelder tildelte H-nummer og FH-nummer. Postboks 3562, 3007 Drammen Besøksadresse hovedkontor: Vektergården, Grønland Drammen Telefon: Telefaks: ~ 15 ~ Web: E-post: [email protected] Org.nr.:

114 Helse Sør-Øst Konsekvensutredning Ny personidentifikator i Folkeregisteret Utarbeidet av Sykehuspartner IKT på oppdrag fra Helse Sør-Øst 30. november 2012 Morten Vågen Postboks 3562, 3007 Drammen Besøksadresse hovedkontor: Vektergården, Grønland Drammen Telefon: Telefaks: ~ 1 ~ Web: E-post: [email protected] Org.nr.:

115 Innhold Innledning... 3 Oppsummering... 4 Bruk av dagens fødselsnummer... 5 Mulige overgangsordninger... 6 Tildeling av ny identifikator... 7 Tekniske tjenester... 8 Alternative personidentifikatorer... 9 Overgangsordninger knyttet til personidentifikator Konkretisering av prissatte virkninger Konkretisering av ikke prissatte virkninger Postboks 3562, 3007 Drammen Besøksadresse hovedkontor: Vektergården, Grønland Drammen Telefon: Telefaks: ~ 2 ~ Web: E-post: [email protected] Org.nr.:

116 Innledning Det er behov for å endre personidentifikatoren i folkeregisteret (fødselsnummeret), da dagens personidentifikator kun har en antatt levetid frem til Skattedirektoratet har i brev fra Finansdepartementet , fått i oppdrag å utrede nærmere de økonomiske og administrative konsekvenser knyttet til valg av ny identifikator i Folkeregisteret. Helsedirektoratet bistår Skattedirektoratet i kartleggingen av økonomiske og administrative konsekvenser. Det antas at en kartlegging i Helse Sør-Øst, grunnet sin størrelse og systemportefølje, vil gi et godt bilde av konsekvensene for helseforetakene. Helse Sør-Øst, ved Sykehuspartner, har derfor blitt forespurt om å lede arbeidet med utredningen på vegne av spesialisthelsetjenesten. Skattedirektoratet har utarbeidet en intervjuguide med spørsmål og problemstillinger som ønskes vurdert. Dette dokumentet gjenspeiler spørsmålene og problemstillingene som reises i intervjuguiden, med fokus på spesialisthelsetjenestens bruk av fødselsnummer. Postboks 3562, 3007 Drammen Besøksadresse hovedkontor: Vektergården, Grønland Drammen Telefon: Telefaks: ~ 3 ~ Web: E-post: [email protected] Org.nr.:

117 Oppsummering Helsesektoren ser behovet for ny personidentifikator for å sikre tilgang til nok ulike identiteter. Størrelsen på oppgaven med å implementere ny løsning i spesialisthelsetjenestens systemportefølje varierer med hvilket alternativ som velges. Spesialisthelsetjenesten har i dag en betydelig utfordring knyttet til bruk og sammenslåing av hjelpenummer. Det er grunn til å tro at disse utfordringene vil bli enda større dersom nålevende / registrerte ikke kan beholde sin originale identifikator, men må endre til ny identifikator. Løsningen som peker seg ut som det beste alternativet for spesialisthelsetjenesten er: Alternativ 1: Dagens fødselsnummer med endret kontrollsiffer. Fordelene med en slik løsning er flere: Tildelte fødselsnumre etter dagens ordning kan beholdes når ny identifikator trår i kraft. Det vil ikke være behov for innføring av oversettingstjenester. Arbeidsprosesser, rutiner og dokumenter som benytter informasjonsbærende elementer kan beholdes uendret. Lav risiko for pasientene. Lave kostnader for helseforetakene. Spesialisthelsetjenestens bruk av Folkeregister er for en stor del basert på lokale kopier / uttrekk av den sentrale folkeregisterdatabasen. Migrering mot bruk av sentrale folkeregistertjenester har startet, men vil ta lang tid. Norsk Helsenett har etablert en sentral tjeneste for søk og oppslag i folkeregisterdata samt tildeling og behandling av Felles Hjelpenummer. Tjenesten tilbyr bl.a. nasjonalt unike hjelpenummer. Nummerserien for Felles Hjelpenummer må reserveres mot gjenbruk ved innføring av ny identifikator. Det er meget ressurskrevende å kostnadsvurdere alle alternativene til ny identifikator. Derfor er alle kostnadsvurderinger gjort på ev overordnet nivå og med en forenklet tilnærming: Alternativ 1 antas å ha lave kostnader. Anslått til 10 millioner kroner. Alternativ 2 og 3 antas å ha medium kostnader. Anslått til 100 millioner kroner. Alternativ 4 antas å ha høye kostnader. Anslått til 300 millioner kroner. Postboks 3562, 3007 Drammen Besøksadresse hovedkontor: Vektergården, Grønland Drammen Telefon: Telefaks: ~ 4 ~ Web: E-post: [email protected] Org.nr.:

118 Bruk av dagens fødselsnummer Spesialisthelsetjenestens bruk av fødselsnummer kan kort beskrives på følgende måte: Funksjonell primærnøkkel i PAS/EPJ og de fleste kliniske systemer, og noen administrative systemer. Alle disse systemene benytter også hjelpenummer for personer som ikke er identifisert eller ikke registrert i folkeregisteret. Informasjonsbærende elementer benyttes til å kalkulere fødselsdato/kjønn i mange applikasjoner. Primærnøkkel for elektronisk kommunikasjon med andre organisatoriske enheter. Brukes også på all papirbasert kommunikasjon. Ved henvendelse til spesialisthelsetjenesten bes både pasienter, pårørende og andre om fødselsnummer for å identifisere pasienten. Antall og type datasystemer som vil bli berørt når fødselsnummeret endres: Det er vanlig å skille mellom administrative systemer og kliniske systemer, og en stor andel av systemene som benytter fødselsnummer er kliniske systemer. Spesialisthelsetjenesten bruker totalt sett mange hundre ulike IT-systemer og hvert system kan være installert i mange installasjoner. Til sammen utgjør dette flere tusen installasjoner. Enhver endring i et slikt systemlandskap vil være krevende. Det er vanskelig å svare eksakt hvor mange som benytter fødselsnummer, men sannsynligvis noen tusen. I tillegg kommer enda flere typer og enheter med medisinskteknisk utstyr. Stadig flere av disse benytter også fødselsnummer. Som eksempel kan det nevnes at antall enheter medisinskteknisk utstyr i Helse Sør-Øst er anslått til ca En økende andel av disse benytter fødselsnummer. Viktige aktører spesialisthelsetjenesten har datautveksling med basert på fødselsnummer: Primærhelsetjenesten, kommunehelsetjenesten og barneverntjenesten NAV, Skatt og Politi Helsepersonellregisteret (HPR) Nasjonale kvalitetsregistre (NPR, Fødselsregister, Kreftregister, osv) Forsikring, Bank og Finans Postboks 3562, 3007 Drammen Besøksadresse hovedkontor: Vektergården, Grønland Drammen Telefon: Telefaks: ~ 5 ~ Web: E-post: [email protected] Org.nr.:

119 Mulige overgangsordninger Overgangsordning forstås slik: Prosessen med å innføre en ny identifikator, fra det blir kjent hvilket alternativ som velges til man skal være ferdig med innfasing av ny personidentifikator. Gitt en overgangsperiode på 10 år: De fleste IKT-systemer som benytter fødselsnummer vil oppgraderes i løpet av 10 år. En del IKT-systemer som benytter fødselsnummer vil skiftes ut i løpet av 10 år. En 10-års periode er mer naturlig utskiftningstakt enn en 5-års periode. En forsert utskiftning antas å koste noe mer, menn ikke mye. Risikoen (både teknisk-systemmessig og for redusert behandlingskvalitet) antas å øke noe dersom man bruker kortere tid enn 10 år (for eksempel 5 år). Gitt en overgangsperiode på 20 år: De fleste IKT-systemene som benytter fødselsnummer vil kunne oppgraderes med ny løsning for fødselsnummer i løpet av 20 år De fleste IKT-systemer som benytter fødselsnummer vil være skiftet ut i løpet av 20 år. En 10-års periode er mer naturlig utskiftningstakt enn en 20-års periode. En langt utskiftningsløp kan kanskje koste noe mer, menn ikke mye. Andre forhold knyttet til overgangsordninger: Det vil være svært problematisk for spesialisthelsetjenesten dersom tildelte fødselsnumre etter dagens ordning ikke kan beholdes når ny identifikator trår i kraft. Kompleksiteten er knyttet til felles nøkler på tvers av systemene, og det er ikke realistisk å oppgradere alle systemene samtidig. Både interne integrasjoner og ekstern samhandling må fungere i overgangsfasen. Kontroll av fødselsdato/nummer forekommer i mange arbeidsprosesser. Systemer og kontrollmekanismer må kunne verifisere både gammel og ny ID. Ny ID og gammel ID må ikke være overlappende (kunne forveksles). Dvs. gamle identifikatorer (inkl. hjelpenummer) må reserveres mot gjenbruk. Postboks 3562, 3007 Drammen Besøksadresse hovedkontor: Vektergården, Grønland Drammen Telefon: Telefaks: ~ 6 ~ Web: E-post: [email protected] Org.nr.:

120 Tildeling av ny identifikator Utfordringer for IKT-systemene med to forskjellige personidentifikatorer i parallell: Forveksling av pasienter vil oppstå dersom ikke gamle identifikatorer reserveres mot gjenbruk. Dette vil i så fall gå utover pasientsikkerheten og vil være meget ressurskrevende å håndtere. Kontroll av fødselsdato/nummer forekommer i mange arbeidsprosesser. Systemer må kunne verifisere både gammel og ny ID. Utfordringer dersom personer skal skifte fra gammel til ny personidentifikator: Big bang er i praksis umulig, tatt i betraktning antall systemer og antall integrasjoner. Spesialisthelsetjenesten har i dag en betydelig utfordring knyttet til bruk og sammenslåing av hjelpenummer. Det vil helt klart være en fordel om alle nålevende / registerte kan beholde gammel ID, og at kun nyfødte / innvandrere / nyregistreringer får ny ID. Mange personer vil ikke huske sin nye ID. IKT-systemer, inkl. utskrift og scanning av armbånd, dokumenter, osv må klargjøres for fødselsdatoinformasjon i andre attributter, dersom man skal unngå å endre arbeidsprosesser. Pasientarmbånd brukes for å identifisere pasienter. Her er fødselsnummer representert både i klartekst og strekkode. Det vil ikke være praktisk med to ulike koder på armbåndet, derfor vil armbåndet ikke kunne brukes for identifisering i overgangsperioden. Forveksling av pasienter dersom ny ID er lik eller nesten lik et gammel ID. For system-system-integrasjoner (tekniske løsninger) må det være definert hvilken ID som skal benyttes Utfordringer ved bruk av ID-dokumenter, kort, etc. ved skifte av personidentifikator: Utskrift og scanning av armbånd, dokumenter, osv må klargjøres for fødselsdatoinformasjon i andre attributter, dersom man skal unngå å endre arbeidsprosesser. Bevisstløse pasienter identifiseres ved identitetsdokumenter som finnes på personen (førerkort, bankkort, etc) Postboks 3562, 3007 Drammen Besøksadresse hovedkontor: Vektergården, Grønland Drammen Telefon: Telefaks: ~ 7 ~ Web: E-post: [email protected] Org.nr.:

121 Tekniske tjenester Mulige effekter ved bruk av oversettingstjenester: Spesialisthelsetjenestens bruk av Folkeregister er for en stor del basert på lokale kopier / uttrekk av den sentrale folkeregisterdatabasen. Migrering mot bruk av sentrale folkeregistertjenester har startet, men vil ta lang tid. Avhengig av tempoet i migreringsarbeidet, vil innføring av oversettingstjenester involvere systemleverandørene i større eller mindre grad. Generelt vil det være svært problematisk for spesialisthelsetjenesten dersom hele befolkningen skal tildeles ny identifikator. Risikoen for forveksling av pasienter vil øke. Tilgjengelige oversettingstjenester versus to forskjellige personidentifikatorer i parallell: Oversettingstjenester vil være helt nødvendig hvis eksisterende populasjon skal tildeles ny identifikator. Oversettelsestjenestene må tilgjengelig gjøres på en slik måte at de kan brukes for å identifisere informasjon på andre medier som papir, film og video. Behov for andre tekniske tjenester ved to forskjellige personidentifikatorer i parallell: Ingen konkrete behov er detektert Postboks 3562, 3007 Drammen Besøksadresse hovedkontor: Vektergården, Grønland Drammen Telefon: Telefaks: ~ 8 ~ Web: E-post: [email protected] Org.nr.:

122 Alternative personidentifikatorer Utfordringer som oppstår om det er færre eller flere enn 11 posisjoner: Kontroll av fødselsdato/nummer forekommer i mange arbeidsprosesser. Systemer og kontrollmekanismer må kunne verifisere både gammel og ny ID. Jo større forskjell det er på gammel og ny ID, jo større risiko for pasientene. Endret lengde vil medføre at flere systemer må modifiseres for å tilpasses ny personidentifikator. Noen IT-system og mange enheter av medisinskteknisk utstyr bruker kun en enkel inputkontroll med en maske som sikrer 11 siffer. Disse enkle systemene trenger ikke endres hvis lengden beholdes. Kostnader ved å anvende alfanumeriske tegn versus numeriske tegn: Prosessuelt: Mulig forskjell, da informasjonsbærende elementer må hentes fra andre attributter. Funksjonelt: Mulig forskjell, dersom brukeren benytter numerisk tastatur. Mulig økt risiko for feilpunching. Teknisk: Mulig forskjell, men systemleverandøren må uansett gjøre endringer. Kostnadsdrivende: Endret lengde vil medføre at flere systemer må modifiseres for å tilpasses ny personidentifikator. Noen IT-system og mange enheter av medisinskteknisk utstyr bruker kun en enkel inputkontroll med en maske som sikrer 11 siffer. Disse enkle systemene trenger ikke endres hvis lengden beholdes. Kostnader ved å gå fra to til ett kontrollnummer endret moduluskontroll: En slik kontroll er mulig å endre for systemleverandørene. Selve den tekniske endringen for systemleverandørene antas å koste lite. Kostnadene ved testing, pilotering og driftsetting vil kunne minimeres dersom dette gjøres som en del av den naturlige oppgraderingen og utskiftningen, men det vil uansett være behov for ekstra sjekking og kvalitetssikring ved et slikt skifte av personidentifikator. Postboks 3562, 3007 Drammen Besøksadresse hovedkontor: Vektergården, Grønland Drammen Telefon: Telefaks: ~ 9 ~ Web: E-post: [email protected] Org.nr.:

123 Spesialisthelsetjenestens bruk av fødselsnummer som informasjon om alder og kjønn: Mange systemer har alder og kjønn som egne attributter, men ikke alle. Journalsystemet DIPS benytter fødselsnummeret til dette, og trolig også andre norske systemer. Dette er vanlig i arbeidsprosesser at alder og kjønn avledes av fødselsnummer. Mange utskrifter (papir/dokumenter) har kun fødselsnummer og ikke egne felt for alder og kjønn. Hvilke av elementene dag, måned og år som brukes: Alle datoelementer benyttes, da alder ofte kan være avgjørende for preferert behandlingsmetode, medisinering, samt juridisk betydning for ansvar, lovlighet, etc. Alder i denne sammenhengen er antall måneder for de under tre år og antall år for de som er eldre. Nye elementer i IKT-systemene ved informasjonsløs identifikator: For systemer som ikke har alder og kjønn som egne attributter må dette innføres. Postboks 3562, 3007 Drammen Besøksadresse hovedkontor: Vektergården, Grønland Drammen Telefon: Telefaks: ~ 10 ~ Web: E-post: [email protected] Org.nr.:

124 Overgangsordninger knyttet til personidentifikator Viktige momenter knyttet til overgangsordninger: Alt.: Beskrivelse: Viktige momenter: 1 Dagens fødselsnummer med endret kontrollsiffer 2 Alfanumerisk og informasjonsbærende 3 Informasjonsløst kundenummer 4 Alfanumerisk kundenummer med åtte siffer - Tildelte fødselsnumre etter dagens ordning kan beholdes, og reserveres mot gjenbruk. - Vil kreve oppdateringer av flere systemer, inkl. mye medisinskteknisk utstyr. - Vil kollidere med helsetjenestens hjelpenummer, og krever dermed at alle hjelpenummer reserveres mot gjenbruk. - Informasjonsbærende elementer (i gamle ID er) må miste mening, og ikke benyttes i prosesser og rutiner. - Tildelte fødselsnumre etter dagens ordning må kunne beholdes, og dermed får man to veldig ulike nummerserier. Generell kommentar: Alternativ 1 peker seg ut som det beste alternativet for spesialisthelsetjenesten, da dette er det alternativet som fører til færrest endringer i systemer og arbeidsprosesser. Dermed minimeres risiko for at endringer vil gå ut over pasientsikkerheten. Spesialisthelsetjenesten må kunne benytte gamle nummer i lang tid, da journal må tas vare på også etter at folk er døde. Postboks 3562, 3007 Drammen Besøksadresse hovedkontor: Vektergården, Grønland Drammen Telefon: Telefaks: ~ 11 ~ Web: E-post: [email protected] Org.nr.:

125 Konkretisering av prissatte virkninger Typer prissatte kostnader for spesialisthelsetjenesten ved innføring av ny personidentifikator: Oppgradering, eventuelt utskifting av IKT-systemer og medisinsktekniske systemer: Systemleverandørene: De tekniske endringene i fødselsnummerfelt og kontrollsifferalgoritmer antas å ha relativt beskjedne kostnader. Spesialisthelsetjenesten: Testing, pilotering og driftsetting av endringene vil ha ulike kostnader avhengig av hvor store endringene er. Opplæring, arbeidsprosesser og rutiner: Innføring av nye/endrede arbeidsprosesser og rutiner vil ha ulike kostnader avhengig av hvor store endringene er. Stort behov for personell på opplæring vil føre til behov for ekstra personell/vikarer, Eventuelt redusert effektivitet i pasientbehandlingen i innføringsperioden. Manglende behandling eller feilbehandling: Tall fra Direktoratet for økonomistyring sin Håndbok for samfunnsøkonomiske analyser setter følgende tall til bruk ved beregning: Ett statistisk liv (VSL): kr ,- (2005-kroner) Et tapt statistisk leveår med full helse: kr ,- (2005-kroner) Justert for konsumprisindeks og regnet ut via SSB sin konsumprisindekskalkulator: Ett statistisk liv (VSL): kr ,52 Et tapt statistisk leveår med full helse: kr ,02 Disse tallene må i tillegg korrigeres for nåverdi i henhold til innføringsperiodens lengde for å bli helt eksakte. Det skal ikke mange dødsfall og uføre til før man kommer opp i meget betydelige summer: Et forsiktig anslag på 10 dødsfall og 20 uføre som følge av manglende behandling eller feilbehandling over en 10-års periode vil beløpe seg til ca. 200 mill kroner. Postboks 3562, 3007 Drammen Besøksadresse hovedkontor: Vektergården, Grønland Drammen Telefon: Telefaks: ~ 12 ~ Web: E-post: [email protected] Org.nr.:

126 Kostnadsanslag for de ulike alternativene: Big bang blir trolig dyrt, på grunn av økt kompleksitet og økt risiko. Over en 10-års periode vil naturlig utskifting av løsninger, prosesser og rutiner kunne føre til at større del av kostnadene bakes inn i daglig drift. Kostnadene er i tillegg helt avhengig av hvilket løsningsalternativ som velges: Alt.: Beskrivelse: Kostnadsanslag: 1 Små tekniske endringer + oppgradering: Ingen endringer i arbeidsprosesser og rutiner: Ingen behov for opplæring: Liten risiko for pasientene: 2 Medium tekniske endringer: Behov for endringer i arbeidsprosesser: Medium behov for opplæring: Medium risiko for pasientene. 3 Små tekniske endringer: Behov for endringer i arbeidsprosesser: Medium behov for opplæring: Medium risiko for pasientene: 4 Store tekniske endringer: Behov for endringer i arbeidsprosesser: Stort behov for opplæring: Stor risiko for pasientene: Gevinster av å endre dagens fødselsnummer til de aktuelle alternativene: Ingen konkrete gevinster er detektert Postboks 3562, 3007 Drammen Besøksadresse hovedkontor: Vektergården, Grønland Drammen Telefon: Telefaks: ~ 13 ~ Web: E-post: [email protected] Org.nr.:

127 Konkretisering av ikke prissatte virkninger Arbeidsprosesser Økt ressursbruk fordi personalet er usikre på identiteten til pasient, gjerne sett i sammenheng med dokumentasjon. Den minste usikkerhet vil medføre dobbeltkontroller. Kostnader med å forklare pasientene at de har fått en ny personidentifikator og at det som står på deres armbånd er riktig. Spesialisthelsetjenesten møter pasientene når de er som svakest og ethvert avvik kan oppfattes som problematisk. Hjelpenummer Et H-nummer er ellevesifret, som ordinære fødselsnummer, og består av en modifisert sekssifret fødselsdato og et femsifret personnummer. Fødselsdatoen modifiseres ved at det legges til 4 på det tredje sifferet: en person født 1. januar 1980 får dermed fødselsdato , mens en som er født 31. januar 1980 får Et H-nummer er et virksomhetsinternt nummer, hvilket betyr at helseforetakene benytter samme nummerserie ukoordinert. Bruk av elektronisk kommunikasjon mellom virksomheter medfører at standarden for virksomhetsinterne H-nummer ikke er tjenlig. Nasjonal IKT som er spesialisthelsetjenesten sitt samarbeidsorgan for IKT har derfor bedt Norsk Helsenett SF om å utvikle og forvalte et nytt konsept for hjelpenummer til bruk for hele helsevesenet og deres samarbeidspartnere. KITH har utarbeidet forslag til en oppdatert standard for felles hjelpenummer (FH-nummer) til bruk på tvers av virksomheter. Denne var ute på høring i november 2009 og ble publisert som standard 18.januar Algoritmen er ellevesifret med to kontrollsiffer, som i ordinære fødselsnummer, men med første siffer 8 eller 9. De resterende sifrene (posisjon to til ni) skal være et tilfeldig valgt nummer. Nummeret skal ikke være informasjonsbærende og vil derfor i motsetning til fødselsnummeret ikke vise fødselsdato, kjønn eller i hvilken rekkefølge nummeret er tildelt. Denne algoritmen vil gi ca 160 millioner tilgjengelige nummer. Helse Nord beskriver at oppryddingen i helsenummer internt i regionen er et svært komplekst arbeid: Rydding av eldre hjelpenummer til et gyldig fødselsnummer viser seg nesten å være umulig. Det betyr at en ny personidentifikator, som foreslås her, må kunne ivareta et relativt stort volum av gamle hjelpenummer. Disse kan ikke gjenbrukes i ny løsning på personidentifikator, da mange personer rundt i landet vil ha samme hjelpenummer. Nytt nummer må genereres for disse for å få et gjennomgående nummer. Utfordringen blir da å skape oversikt over alle hjelpenummer som har vært benyttet, historisk, i samtlige systemer som har fødselsnummer/hjelpenummer i hele spesialisthelsetjenesten. Har man ikke denne Postboks 3562, 3007 Drammen Besøksadresse hovedkontor: Vektergården, Grønland Drammen Telefon: Telefaks: ~ 14 ~ Web: E-post: [email protected] Org.nr.:

128 oversikten, så risikeres det å tildele nytt nummer til en person, der nummeret allerede benyttes som hjelpenummer for en annen person. Alternativ 1 og ny kontrollmekanisme: Dersom det er slik at ny kontrollmekanisme foreslått i Alternativ 1 systematisk unngår at fødselsnummer som er godkjent etter gammel kontrollmekanisme blir gjenbrukt, vil dette gi en god trygghet for at pasienter ikke blandes. Det må verifiseres at dette også gjelder tildelte H-nummer og FH-nummer. Postboks 3562, 3007 Drammen Besøksadresse hovedkontor: Vektergården, Grønland Drammen Telefon: Telefaks: ~ 15 ~ Web: E-post: [email protected] Org.nr.:

129 Sammenstilte kommentarer fra Nasjonal IKT Til: Fra: Dato: Saken gjelder: Nærings- og Handelsdepartment Programkontoret Nasjonal IKT på vegne av RHFene Høring Europakommisjonens forslag til forordning om eid og e-signatur m.m. Innledning Vi viser til brev fra Det Kongelige Nærings- og Handelsdepartment datert vedrørende Høring Europakommisjonens forslag til forordning om eid og e-signatur m.m. og takker for anledningen til å uttale oss. I brevet ber Nærings- og Handelsdepartment om å få belyst konsekvensene av å gjennomføre forslaget i norsk rett og hvilke endringer som det eventuelt er ønskelig at norske myndigheter arbeider for i den videre lovgivningsprosessen i EU. RHFene v/ Nasjonal IKT har valgt å utarbeide en sammenstilt tilbakemelding basert på innspill fra de 4 RHF-ene. Helseregistre og samhandling Tilbakemeldingen fra Nasjonal IKT er at RHF-ene i hovedsak slutter seg til rapportens anbefalinger. Forslaget om ny forordning om eid og e-signatur vil ha liten direkte konsekvens for RHF-ene mtp helseregistre og samhandling. I det vesentligste skal all digital samhandling med pasient skje gjennom portalen «helsenorge.no», og dermed er det denne portalen som vil bli mest påvirket av forordningen. RHF-ene forstår at eid muliggjør samhandling på tvers i Europa. RHF-ene antar forordning av eid og e-signatur vil ha betydning for e-id og PKI løsningen som allerede finnes på markedet i dag, og at denne endringen vil føre til leverandøruavhengighet på disse områdene. RHF-ene kan imidlertid ikke se at det settes sikkerhetskrav til PKI løsningene som skal benyttes for tilgang mellom medlemslandene i forskriften. Tilgjengelige tjenester via PKI i Norge i dag har forskjellige krav til sikkerhet i løsningen (Sikkerhetsnivå 1-4, gradert etter hvilken informasjon som er tilgjengelig). Hvis det ikke finnes en europeisk standard som er overførbar til den norske i denne sammenheng, kan dette by på en sikkerhetsrisiko hvor autentisering med mindre sikre løsninger gir tilgang til informasjon som krever høyere sikkerhetsnivå. Bruk av e-segl og juridisk logg kan ha innvirkning på helseiformasjonssikkerhetsforskriften. Dette vil påvirke det utviklingsarbeidet som allerede er igangsatt i RHFene (f. eks FIKS). RHF-ene ønsker å fremme noen punkter som de anser som viktig å ta hensyn til i det videre arbeidet med forslag til forordning om eid og e-signatur: eid og e-signatur må være i henhold til «Krav til PKI i offentlig sektor» Det må kunne benyttes samme bærer for autentisering, autorisering og signering eid og e-signatur må kunne brukes som administrasjonsverktøy for administrasjon av kort, blant annet mapping mot AD Den må inneholde en unik attributt, som kan benyttes som brukeridentitet i de ulike RHF-ene, i sertifikatet Det må enkelt kunne integreres med ulike personalsystem, gjelder ved regional eller lokal utstedelse Kortet / RFID bør kunne benytte samme kort for fysisk adgangskontroll Det må ha plass til mer enn to sertifikater på bæreren Det er ønskelig med ekstra CSP utenom Windows Det må være mulighet for at det kan benyttes som ett «norgeskort», dvs. samme id for e-resept, nav osv Det må være en valgfri bærer, dvs. at smartkort ikke er eneste valgbare bærer av sertifikatet. Andre bærere kan for eksempel være USB minne eller virtuell bærer på klient Det må ikke påvirke for eksempel påloggingstiden for brukerne Det må kunne benyttes til Windows-pålogging Det må være utbredt bruk av internasjonale «standarder» Merkantile områder Et annet område som muligens får stor konsekvens for RHF-ene, er innenfor merkantilt område, og da spesielt innkjøp, anbud, og HR-søknadsmodul. RHF-ene benytter i dag løsninger på disse områdene som også finnes i 1

130 Sammenstilte kommentarer fra Nasjonal IKT andre sektorer. Dermed antar de at leverandørene av disse systemene vil tilpasse seg og ivareta forordningen når den trer i kraft. Vern om personopplysninger Nasjonal IKT vil også påpeke at helseopplysninger lagret i medlemsstaten klassifiseres som sensitive personopplysninger i Norge, og det bør derfor tas hensyn til at norske myndigheters kontroll med personopplysninger som lagres om norske statsborgere i andre stater reduseres. Norge har en streng personvernlovgiving, og de anser det som sannsynlig at mange av EUs medlemstaters lovgivning ikke har tilsvarende vern om personopplysninger. Denne problemstillingen adresseres i EU-direktiv 95/46/EC som forskriften referer til i artikkel 11, men håndheving av dette kan gi store utfordringer. Avslutning Nasjonal IKT takker for anledningen til å uttale seg og ønsker lykke til med det videre arbeidet. 2