Møteinnkalling. Fellesnemnd Nye Lyngdal. Kommunestyresalen, Konsmo. Dato: Tidspunkt: 13:00

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Fellesnemnd Nye Lyngdal Kommunestyresalen, Konsmo Dato: Tidspunkt: 13:00 Forfall meldes til Fellestjenesten / som sørger for innkalling av varamenn. Varamenn møter kun ved spesiell innkalling. Orienteringer: o Nye vindparkområder v/kjell Rune Nakkestad, Fred Olsen Renewables o Status og fremdrift nye Lyngdal v/ann Karin Fuglestad, prosjektleder 1

2 Saksliste Saksnr PS 50/18 PS 51/18 PS 52/18 PS 53/18 Innhold Godkjenning av innkalling og saksliste Ordførerkjede i Nye Lyngdal Arbeidsmiljøundersøkelse - kartlegging og tiltak Orienteringer / Eventuelt 2

3 PS 50/18 Godkjenning av innkalling og saksliste 3

4 Arkiv: 005 Saksmappe: 2017/ /2018 Saksbehandler: Ann Karin Fuglestad Dato: Ordførerkjede i Nye Lyngdal Utvalg Møtedato Saksnummer Fellesnemnd Nye Lyngdal /18 Endelig vedtak fattes av Fellesnemnd Nye Lyngdal Forslag til vedtak: Dagens ordførerkjede i Audnedal benyttes som utgangspunkt for ordførerkjedet som skal benyttes i ny kommune. SAKSORIENTERING I møte vedtok fellesnemnda for nye Lyngdal mandat og oppgaver til delprosjektet Kommunevåpen og ordførerkjede. I samme møte ble det også det nedsatt en komité bestående av fire politikere til å lede prosessen i dette delprosjektet. Blant de viktigste oppgavene til denne komitéen er å fremme forslag til nytt kommunevåpen og ordførerkjede. Fellesnemnda vedtok i møte hvilket kommunevåpen som det er ønskelig at kommunen innfører fra og med Beslutningen er ikke endelig før begge kommunestyrene har fattet likelydende vedtak, men dette skal etter planen gjøres den Komitéen har valgt å avvente arbeidet med ordførerkjede før endelig beslutning om kommunevåpen er fattet. Ifølge mandatet skal delprosjektet ha som målsetting å utarbeide forslag til ordførerkjede til den nye kommunen innen Prosjektleder mottok følgende forespørsel etter komitéens møte den : Delprosjektet for nytt kommunevåpen og ordførerkjede ber fellesmeldong om muligheten for å kunne ta utgangspunkt i dagens ordførerkjede i Audnedal. Dette med tanke på å kunne bruke kjede med nødvendige tillegg/endringer som ordførerkjede i den nye Lyngdal kommune. Prosjektleder bes utarbeide en sak til neste fellesnemndsmøte. 4

5 Side 2 Bilder av dagens ordførerkjeder: Audnedal (2009) Lyngdal (1978) VURDERING Som del av mandatet til komitéen så er det også gitt føringer om at arbeid og beslutninger som gjøres i dette prosjektet skal ha som målsetting å fremme den nye kommunens identitet, omdømme og felles kultur. Med et slikt utgangspunkt, så anses det som en god strategi å gjenbruke et eller begge av dagens ordførerkjeder som utgangspunkt for det nye. Fordeler ved å gjenbruke dagens ordførerkjede i Audnedal kan være: 5

6 Side 3 Ordførerkjedets design og kvalitet vil kunne danne et godt utgangspunkt for nytt ordførerkjede. Dagens ordførerkjede vil i stor grad «leve videre» også i den nye kommunen. Enklere prosess med å ta bort / tillegge elementer i et allerede eksisterende kjede, og vil dermed trolig være tidsbesparende Ved å ta utgangspunkt i dagens kjede vet man langt på vei hvordan det nye kjede vil se ut. Vil være kostnadsbesparende. Et helt nytt kommunevåpen har en kostnad på bortimot ,-. Ulemper ved å gjenbruke dagens ordførerkjede i Audnedal kan være: Audnedal «mister» dagens ordførerkjede. Det vil ikke kunne stilles ut på lik linje som gamle Lyngdal sitt ordførerkjede som en del av historien. Design er allerede bestemt. Vil ikke kunne stå fritt i å lage et nytt kjede. Det er hensiktsmessig å avvente arbeidet med nytt ordførerkjede til etter at det er avklart hva som skal være kommunevåpen i ny kommune. Dette siden kommunevåpenet som regel har en svært sentral plass på ordførerkjeder. Sak om kommunevåpen blir fremmet i både Lyngdal og Audnedal kommunestyrer den KONKLUSJON I dag brukes ordførerkjedet av ordføreren i formelle anledninger slik som åpninger, ved viktige arrangementer av betydning for kommunen, ved mottakelser og viktige besøk til kommunen samt ved kongebesøk. Det er ingen regler som sier når et ordførerkjede skal brukes. Det brukes skjønn når ordførerkjedet skal benyttes. Å utarbeide et helt nytt ordførerkjede innebærer store kostnader som kan beløpe seg til nærmere ,-. Det finnes eksempler på andre kommuner i sammenslåingsprosesser som gjenbruker ordførerkjede fra den ene kommunen (f.eks i Nordre Follo der Oppegårds ordførerkjede blir benyttet videre). Hvorvidt man skal ta utgangspunkt i Audnedals ordførerkjede eller ikke anses for å være en beslutning som fellesnemnda bør diskutere og fastsette på selvstendig skjønnsmessig grunnlag. Det er ingen lover som regulerer at dette ikke er mulig. Forslag til vedtak tar utgangspunkt i forslag fra komitéen til delprosjektet kommunevåpen og ordførerkjede. 6

7 Arkiv: 440 Saksmappe: 2018/ /2018 Saksbehandler: Ann Karin Fuglestad Dato: Arbeidsmiljøundersøkelse - kartlegging og tiltak Utvalg Møtedato Saksnummer Partssammensatt utvalg Nye Lyngdal /18 Fellesnemnd Nye Lyngdal /18 Endelig vedtak fattes av Fellesnemnd Nye Lyngdal Forslag til vedtak: 1. Arbeidet med å utarbeide og gjøre tilgjengelig informasjonsmateriell om arbeidet med nye Lyngdal forsterkes. Informasjon om arbeidet med nye Lyngdal bør ha økt fokus i personalgruppene på de ulike arbeidsstedene. 2. Arbeidet med å få på plass ny bemanningsplan og gjennomføre kartleggingssamtaler med berørte ansatte i henhold til nytt organisasjonskart prioriteres. 3. Delprosjektet arbeidsgiverpolitikk og avtaler oppretter en gruppe som skal ha ansvar for å iverksette sosiale tiltak for å styrke arbeidsmiljøer på tvers av dagens kommuner. I budsjettet for 2019 foreslås det å benytte ,- fra posten ufordelt/rest til dette arbeidet. SAKSORIENTERING Bakgrunn for saken Et av delprosjektene i arbeidet med å bygge en ny kommune er særlig rettet mot de ansatte og er kalt Arbeidsgiverpolitikk og avtaler. I mandatet, vedtatt av fellesnemnda , blir det lagt vekt på at arbeidet som gjøres i sammenslåingsperioden skal sikre at ansatte opplever overgangen til ny kommune så smidig som mulig og at ansattes rettigheter og plikter blir ivaretatt. 7

8 Side 2 For å få kunnskap om hvordan ansatte så langt i omstillingsprosessen oppfatter virkningene av arbeidet med nye Lyngdal, bestemte styringsgruppen for delprosjektet arbeidsgiverpolitikk og avtaler at det burde gjennomføres en kartlegging av risikoer innenfor det organisatoriske og psykososiale arbeidsmiljøet i forbindelse med omstillingsprosessen. Risikoene i en omstillingsprosess kan være i forhold til organisering og endring av arbeidet, arbeidsplassen og leder, informasjon, involvering og medvirkning. Konsekvenser i denne sammenheng kan være opplevd endring av samarbeidsklima, trivsel, usikkerhet, stressfølelse og mestring. Hensikten med kartleggingen er å få et best mulig grunnlag for å iverksette gode tiltak som bidrar til å ivareta gode arbeidsmiljøer og prosesser for de ansatte. Et godt arbeidsmiljø er definert som en helsefremmende og meningsfylt arbeidssituasjon, som gir full trygghet mot fysiske og psykiske skadevirkninger. Gjennomføringen av kartleggingen Hovedverneombudene i Lyngdal og Audnedal fikk ansvar for gjennomføringen. De har gått sammen om å involvere ansatte, og har i løpet av september og oktober 2018 besøkt alle enhetene i de to kommunene. På den enkelte arbeidsplass fikk verneombudene oppdraget med å velge ut fem ansatte som skulle svare skriftlig på følgende tre spørsmål relatert til omstillingen: Hva tenker du om arbeidsmiljøkonsekvensene så langt når det gjelder prosessen Nye Lyngdal? Hva må jobbes med videre for å opprettholde et godt arbeidsmiljø på din arbeidsplass? Hva kan bli utfordringer nå og fremover i jobben din/arbeidsplassen din i kommunesammenslåingen? Utvalget skulle være representativt og ansatte med ulike roller/stillinger skulle involveres. Verneombud og leder på den enkelte arbeidsplass skulle også svare. Gjennomgående har 7 ansatte fra hver arbeidsplass fått mulighet til å svare. Det kan være noe variasjon i metode og utvalg, deriblant avhengig av organisering. På begge rådhusene var utgangspunktet at alle ansatte skulle svare. Kartleggingen var anonym for de som ønsket det, og besvarelsene blir oppbevart og behandlet konfidensielt. Det er kun hovedverneombudene som ser detaljene i det som har blitt svart. Resultater av kartleggingen Hovedverneombudene har i møte med administrativt arbeidsutvalg i nye Lyngdal gjennomgått resultatene av kartleggingene. Resultatene viser at arbeidsmiljøene på de fleste arbeidsstedene oppleves som gode. Det er derimot noen gjennomgående oppfatninger som har utpekt seg i begge kommunene, som vurderes som risikofaktorer. 8

9 Side 3 Kort oppsummert er hovedfunnene: Fokus på økt arbeidsbelastning og fravær fra ordinært arbeid Ledere, tillitsvalgte og verneombud, samt øvrige ansatte som er mye involvert i arbeidet med nye Lyngdal har fått økt fravær fra eget arbeidssted på grunn av mye møtevirksomhet og samlinger knyttet til arbeidet med sammenslåingen. Dette ser ut til å påvirke tjenesten og miljøet rundt (andre ansatte), i tillegg til at ansatte selv får økt belastning som følge av utstrakt møtevirksomhet. Undersøkelsen avdekker at mange ansatte savner leders tilstedeværelse, noen opplever økt belastning som følge av andres fravær, andre igjen føler på stress som følge av eget fravær fra ordinært arbeid. Spesielt ansatte innen helse og velferd føler stort arbeidspress på grunn av flere prosjekter som pågår samtidig. Arbeidet med det nye helsehuset er til eksempel ett omfattende prosjekt. Mange av de samme personene som er involvert i omstillingsprosessen mot ny kommune, er samtidig involvert i andre prosjekter, som f eks helsehuset. Fokus på møtedisiplin og prioriteringer for å redusere belastningen for ansatte Mange ansatte responderer at det går mye tid til møter/samlinger i arbeidet med å bygge ny kommune, men påpeker også at mye arbeidstid medgår til kjøring. I prosessen er det uttalt at vi skal ha bred involvering og medvirkning, så det er en kunst å balansere forholdet mellom graden av involvering og den belastningen dette kan medføre, både for de involverte og andre ansatte. Fokus på rådhusansatte (fellestjenestene) Undersøkelsen viser at ansatte på de to rådhusene bør ivaretas spesielt. Mange ansatte på rådhusene får endrede arbeidsoppgaver, ny leder eller endret arbeidssted (lokasjon). Noen opplever å få flere av de nevnte endringene. Ansatte på rådhusene er gjennomgående opptatt av hvordan framtiden blir. Det er mye spenning og opplevd utrygghet knyttet til arbeidsoppgaver, ny leder, nye kollegaer, bytte av arbeidssted, lengre kjørevei, trivsel og kulturforskjeller. Fokus på informasjon Det som går igjen i undersøkelsen er at ansatte fra samme avdeling/enhet opplever graden av informasjon veldig forskjellig. Noen uttaler at de får god og nok informasjon, andre gir tilbakemelding om at de får lite eller ingen informasjon. Ett annet gjennomgående funn er at ansatte er opptatt av å vite hvordan omstillingen påvirker dem som enkeltpersoner. De ønsker for eksempel informasjon om egne arbeidsoppgaver, hvem som evt blir nye kollegaer og om de samme betingelsene og velferdsgodene videreføres. Dette viser hvor sammensatt oppgaven med å gi rett informasjon til rett person til rett tid er. Fokus på fellesskapsfølelsen og felles kultur Svarene i undersøkelsen viser at ansatte gjennomgående ser fram til å få nye kollegaer og nytt felleskap, både faglig og sosialt. Usikkerheten knytter seg til hvordan man skal bli samstemte og bygge felles kultur. 9

10 Side 4 VURDERING Det er gjennomført et omfattende kartleggingsarbeid. Særlig vernetjenesten i respektive kommuner har bidratt stort til å belyse hvordan de ulike arbeidsmiljøene påvirkes av prosessene som nå pågår. I det videre arbeidet er det viktig å få satt i verk noen tiltak som kan svare på de utfordringene man ser. Aktuelle tiltak som hovedverneombudene og styringsgruppen for arbeidsgiverpolitikk og avtaler peker på er: Sikre god informasjon Felles informasjonsmøter med ansatte fra begge rådhusene Ansatte på rådhusene opplever stor grad av usikkerhet og det vil være et godt tiltak at ansatte fra rådhusene samles og får samtidig og lik informasjon. Slike møter vil bidra til å bygge gode relasjoner, og man kan få felles avklaringer gjennom dialog. Det er viktig at både ledere og ansatte deltar på slike informasjonsmøter. Alle ledere må ha nye Lyngdal som tema på alle personalmøter Prosjektledelsen må samarbeide med ledernivået om relevant informasjon. Prioriteringer i arbeidet, pågående prosesser og foreløpige tidsplaner/milepæler er også god informasjon. Ansatte må søke og etterspørre informasjon - bevisstgjøres Mye informasjon om sammenslåingen er tilgjengelig på kommunenes nettsider. I Compilo, som er kommunenes verktøy for blant annet rutiner og prosedyrer, har Nye Lyngdal ett eget område med retningslinjer og skjemaer som gjelder spesielt for sammenslåingsprosessen. Prosjektet skal framover legge ut mer informasjon rettet mot ansatte i Compilo. Ansatte må bevisstgjøres og oppfordres til å søke informasjon, stille spørsmål og etterspørre informasjon fra leder og/eller prosjektet dersom de lurer på noe, eller opplever at de ikke får den informasjonen de trenger. Bygge felles kultur og gode relasjoner (samarbeid på tvers av kommunene) Etablere felles møtepunkter både faglig og sosialt Det er viktig for ansatte å bli kjent på tvers av kommunene. Det ytres ønske om mer faglig samarbeid mellom ansatte på tvers av kommunene så snart som mulig. Mange trekker også fram at de ønsker felles arrangementer for å bli bedre kjent fram mot sammenslåingen. Ledere må jobbe aktivt og målrettet for å fremme ett godt samarbeidsklima på tvers av kommunene. Gode relasjoner bidrar til at ansatte føler trygghet. Bygge felles kultur Mange ansatte er opptatt av å viktigheten av å bygge «felles kultur». Arbeidet med kultur (organisasjonskultur, ledelseskultur) innlemmes i prosjektplanen for arbeidet som pågår med å utarbeide arbeidsgiverstrategi for ny kommune. 10

11 Side 5 Bygge den nye organisasjonen Utarbeide bemanningsplaner for kommunalsjefområdene og virksomhetsområdene Forutsigbarhet er viktig i forhold til hvordan berørte ansatte opplever omstillingen. At ledere kommer på plass, og at bemanningsplaner for de ulike kommunalsjef- og virksomhetsområdene blir utarbeidet og kommunisert så snart som mulig, er avgjørende for å skape trygge rammer. Gjennomføre kartleggingssamtaler med berørte ansatte Kartleggingssamtalen er ett felles verktøy for å synliggjøre kompetanse, erfaring og andre kvalifikasjoner, evt ønske om videreføring av opprinnelig stilling, ønske om annet arbeid, tanker om pensjonering eller andre forhold som kan ha betydning for tilsettingsforholdet for den enkelte. God møtedisiplin og prioriteringer I arbeidet med sammenslåingen er det utstrakt behov for samarbeid og møtevirksomhet. Det kan være hensiktsmessig at man har ett kritisk blikk på omfanget av og gjennomføringen av møter/samlinger: o o o o Korte og mest mulig effektive møter/samlinger Tydelig agenda og «riktige» deltakere Bruke nettmøter (skype) og telefonmøter mer enn tilfellet er i dag, både for internt samarbeid og samarbeid på tvers av kommunene Bruke etablerte møtepunkter i den grad det er mulig (personalmøter, ledermøter etc) Samarbeid med vernetjenesten Vernetjenesten i begge kommunene, hovedverneombud og plassverneombud er sentrale i arbeidet med å ivareta et godt arbeidsmiljø. Lederne er avgjørende i det forebyggende arbeidsmiljøarbeidet, men det er samtidig viktig at ledere og verneombud har et tett og godt samarbeid: o o Oppfordre organisasjonen til å bruke den etablerte vernetjenesten (plassverneombudene) Informere om verneombudets rolle ved å henge opp oversikt på alle arbeidsplassene Flere av disse tiltakene er inkludert i det som blir foreslått i forslag til vedtak. Øvrige forslag til tiltak vil også få prioritet framover. Resultatene i undersøkelsen vil blant annet bli tatt opp i AMU. Det skal være et kontinuerlig fokus på arbeidsmiljøutfordringer, for å sikre at ansatte ivaretas på best mulig måte i omstillingsprosessen. Fra 2019 vil kommunene ha felles saksliste og felles møter i arbeidsmiljøutvalgene (AMU). Vedtak treffes i respektive kommuner. Fordelen med felles møter i AMU er at man får løftet opp samme HMSfokus og prioriteringer. Det blir enklere å få til felles planer og tiltak. 11

12 Side 6 KONKLUSJON Resultatene som foreligger gir svært nyttig informasjon for å kunne sette inn målrettede tiltak. Det som overordnet blir viktig er å sørge for tilgjengeliggjøring av god informasjon og spredning av denne. I dette arbeidet må administrativt arbeidsutvalg bidra til informasjons- og dialogmøter på de arbeidsstedene som er særlig berørte av sammenslåingsprosessen eller der det er signaler om utrygghet på grunn av arbeidet med ny organisering. Arbeidet med å få på plass ny bemanningsplan (hvem skal jobbe med hvilke tjenester) knyttet til det nye organisasjonskartet vedtatt må intensiveres. Dette for å skape minst mulig usikkerhet for ansatte som er særlig berørte av sammenslåingen. I tillegg bør det i 2019 legges opp til flere sosiale treffpunkter på tvers av kommunene. Det foreslås derfor å benytte ,- av budsjettet for 2019 øremerket dette arbeidet for å opprette en trivselsgruppe på tvers av kommunene. Midlene brukes av budsjettposten ufordelt/rest (av totalt kr ,-) fra det vedtatte budsjettet for Denne gruppen får ansvaret for å iverksette sosiale tiltak som kan bidra til å bli bedre kjent og bygge relasjoner på tvers av kommunene. Et godt arbeidsmiljø er en viktig forutsetning for å lykkes med å bygge ny kommune. Vedlegg 1 Verneombudets oppgaver 2 Rapport - arbeidsmiljø 12

13 Samarbeid med vernetjenesten Vernetjenesten er sentral i arbeidet med å ivareta et godt arbeidsmiljø. Det er viktig at ledere og verneombud har et tett og godt samarbeid. Verneombudets oppgaver Kapittel 6 i arbeidsmiljøloven sier hva verneombudets rolle er: «Verneombudet skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Verneombudet skal se til at virksomheten er innrettet og vedlikeholdt, og at arbeidet blir utført på en slik måte at hensynet til arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd blir ivaretatt i samsvar med bestemmelsene i denne lov.» Verneombudet skal melde fra til leder dersom noe i det fysiske, psykososiale eller organisatoriske arbeidsmiljøet kan føre til sykdom eller skade blant ansatte. Det fysiske arbeidsmiljøet Arbeidsplassens fysiske/arealmessige innretning Lys, støy, klima. Maskiner, tekniske innretninger. Kjemikalier. Personlig verneutstyr. Det psykososiale arbeidsmiljøet Mobbing Stress Konflikter Vold og trusler Mestring Det organisatoriske arbeidsmiljøet Organisering og tilrettelegging av arbeidet. Arbeidstidsordninger Opplæring og kompetanse Omorganiseringer Deltagelse i det systematiske HMS og sykefraværsarbeidet HMS-systemet Sykefraværet Vernerunder Verneombud velges for minimum 2 år av gangen og valget er i januar. Nye Lyngdal kommune 13

14 Arbeidsmiljøundersøkelse - ansatte i omstillingsprosess Kartlegging og forslag til tiltak Innhold 1. Bakgrunn Metode Kartleggingsskjema Arbeidsmiljøutfordringer som ikke er relatert til sammenslåingen Resultater sammenfatning for begge kommunene Tiltak for å ivareta ansatte i omstillingsprosess Oppfølging og videre prosess Verneombudets rolle Sluttkommentar...7 Nye Lyngdal kommune 14

15 fornye forbedre forenkle forene 1. Bakgrunn Som en del av arbeidet i det administrative delprosjektet arbeidsgiverpolitikk og avtaler ble det bestemt å gjennomføre en enkel risikoanalyse (arbeidsmiljøundersøkelse) av sammenslåingsprosessen med «ansatte i omstillingsprosess» som tema. Ledere og ansatte, hovedverneombud og verneombud, hovedtillitsvalgte og plasstillitsvalgte i begge kommunene er opptatt av å skape og ivareta et godt arbeidsmiljø. Vi har alle felles interesse av å ta vare på hverandre og sikre et arbeidsmiljø som gir grunnlag for en helsefremmende og meningsfylt arbeidssituasjon, som gir full trygghet mot fysiske og psykiske skadevirkninger. (AML Formålsparagrafen). Men, vi vet at omstillingsprosesser kan være krevende på mange måter og at man ikke alltid klarer å fange opp signalene på alle nivå i organisasjonene. I en krevende omstillingsprosess som en kommunesammenslåing er, finnes det mange risikofaktorer. Med risiko menes ikke bare ulykker. Det er viktig å ha i tankene at også samarbeidsklima, trivsel, stressfølelse, arbeidsbelastning, organisering og endring av arbeidet og/eller arbeidsplassen, nye oppgaver, bemanning/alenearbeid, god informasjon og involvering og medvirkning kan være risikofaktorer med tanke på arbeidsmiljøet. Vi har derfor valgt å gjennomføre en risikoanalyse i forhold til ansatte i omstillingsprosess. Fokus har vært arbeidsmiljøkonsekvensene, tiltak for å opprettholde et godt arbeidsmiljø og utfordringer i sammenslåingsprosessen. Hensikten med kartleggingen er at vi skal få ett felles og best mulig grunnlag for å iverksette gode tiltak og skape en best mulig prosess for alle. 2. Metode Hovedverneombudene i Lyngdal og Audnedal fikk ansvar for gjennomføringen. De har gått sammen om å involvere ansatte, og har i løpet av september og oktober besøkt alle enhetene i de to kommunene. Hensikten med arbeidsplassbesøkene var å bli kjent og synlige på alle arbeidsplasser, i tillegg til koordineringen av risikoanalysen for ansatte i omstilling. På den enkelte arbeidsplass fikk verneombudene oppdraget med å velge ut ansatte (5) som skulle svare på tre spørsmål relatert til omstillingen. Utvalget skulle være representativt og ansatte med ulike roller/stillinger skulle involveres. Verneombud og leder på den enkelte arbeidsplass skulle også svare. Gjennomgående har 7 ansatte fra hver arbeidsplass fått mulighet til å delta. Det kan være noe variasjon i metode og utvalg, deriblant avhengig av organisering. På begge rådhusene og tjenestekontoret i Lyngdal var utgangspunktet at alle ansatte skulle svare. Kartleggingen var anonym for de som ønsket det, og besvarelsene blir oppbevart og behandlet konfidensielt. Det er kun hovedverneombudene som ser detaljene i det som har blitt svart. 2 15

16 fornye forbedre forenkle forene 3. Kartleggingsskjema Hovedverneombudene utarbeidet skjema for risiko og sårbarhetsanalyse som vist nedenfor. Formålsparagrafen i arbeidsmiljøloven ble lagt til grunn (AML 1-1). 3 16

17 fornye forbedre forenkle forene 4. Arbeidsmiljøutfordringer som ikke er relatert til sammenslåingen Kartleggingen har avdekket utfordringer knyttet til arbeidsmiljøet, som ikke er relatert til sammenslåingen og spørsmålene i ROS-undersøkelsen. Respektive kommuner følger opp. 5. Resultater sammenfatning for begge kommunene Resultatene viser at arbeidsmiljøene på de fleste arbeidsstedene oppleves som gode. Det er derimot noen gjennomgående oppfatninger som har utpekt seg i begge kommunene, som vurderes som risikofaktorer. Følgende områder bør vies spesiell oppmerksomhet videre i prosessen: Fokus på økt arbeidsbelastning og fravær fra ordinært arbeid Ledere, tillitsvalgte og verneombud, samt øvrige ansatte som er mye involvert i arbeidet med nye Lyngdal har fått økt fravær fra eget arbeidssted på grunn av mye møtevirksomhet og samlinger knyttet til arbeidet med sammenslåingen. Dette ser ut til å påvirke tjenesten og miljøet rundt (andre ansatte), i tillegg til at ansatte selv får økt belastning som følge av utstrakt møtevirksomhet. Undersøkelsen avdekker at mange ansatte savner leders tilstedeværelse, noen opplever økt belastning som følge av andres fravær, andre igjen føler på stress som følge av eget fravær fra ordinært arbeid. Spesielt ansatte innen helse og velferd føler stort arbeidspress på grunn av flere prosjekter som pågår samtidig. Arbeidet med det nye helsehuset er til eksempel ett omfattende prosjekt. Mange av de samme personene som er involvert i omstillingsprosessen mot ny kommune, er samtidig involvert i andre prosjekter, som f eks helsehuset. Fokus på møtedisiplin og prioriteringer for å redusere belastningen for ansatte Mange ansatte responderer at det går mye tid til møter/samlinger i arbeidet med å bygge ny kommune, men påpeker også at mye arbeidstid medgår til kjøring. I prosessen er det uttalt at vi skal ha bred involvering og medvirkning, så det er en kunst å balansere forholdet mellom graden av involvering og den belastningen dette kan medføre, både for de involverte og andre ansatte. Fokus på rådhusansatte (fellestjenestene) Undersøkelsen viser at ansatte på de to rådhusene bør ivaretas spesielt. Mange ansatte på rådhusene får endrede arbeidsoppgaver, ny leder eller endret arbeidssted (lokasjon). Noen opplever å få flere av de nevnte endringene. Ansatte på rådhusene er gjennomgående opptatt av hvordan framtiden blir. Det er mye spenning og opplevd utrygghet knyttet til arbeidsoppgaver, ny leder, nye kollegaer, bytte av arbeidssted, lengre kjørevei, trivsel og kulturforskjeller. Fokus på informasjon Det som går igjen i undersøkelsen er at ansatte fra samme avdeling/enhet opplever graden av informasjon veldig forskjellig. Noen uttaler at de får god og nok informasjon, andre gir tilbakemelding om at de får lite eller ingen informasjon. Ett annet gjennomgående funn er at ansatte er opptatt av å vite hvordan omstillingen påvirker dem som enkeltpersoner. De ønsker for eksempel informasjon om egne arbeidsoppgaver, hvem som evt blir nye kollegaer og om de samme betingelsene og velferdsgodene videreføres. Dette viser hvor sammensatt oppgaven med å gi rett informasjon til rett person til rett tid er. Fokus på fellesskapsfølelsen og felles kultur Svarene i undersøkelsen viser at ansatte gjennomgående ser fram til å få nye kollegaer og nytt felleskap, både faglig og sosialt. Usikkerheten knytter seg mye til hvordan man skal bli samstemte og bygge felles kultur. 4 17

18 fornye forbedre forenkle forene 6. Tiltak for å ivareta ansatte i omstillingsprosess Det er viktig å få satt i verk noen tiltak som kan svare på de utfordringene man ser. Forslag til tiltak er avgrenset til hovedfokuset for undersøkelsen - ansatte i omstillingsprosess. Det er hovedsakelig funn som er relatert til arbeidet med kommunesammenslåingen som er kommentert og presentert i denne rapporten. Prosjektet ser at det er mange grenseganger og at alt påvirker hverandre, og vi må bestrebe å tenke felles framtid og jobbe for helheten i alt vi gjør. Aktuelle tiltak vi ønsker å trekke fram: Sikre god informasjon Felles informasjonsmøter med ansatte fra begge rådhusene Ansatte på rådhusene opplever stor grad av usikkerhet og det vil være et godt tiltak at ansatte fra rådhusene samles og får samtidig og lik informasjon. Slike møter vil bidra til å bygge gode relasjoner, og man kan få felles avklaringer gjennom dialog. Det er viktig at både ledere og ansatte deltar på slike informasjonsmøter. Alle ledere må ha nye Lyngdal som tema på alle personalmøter Prosjektledelsen må samarbeide med ledernivået om relevant informasjon. Prioriteringer i arbeidet, pågående prosesser og foreløpige tidsplaner/milepæler er også god informasjon. Ansatte må søke og etterspørre informasjon - bevisstgjøres Mye informasjon om sammenslåingen er tilgjengelig på kommunenes nettsider. I Compilo, som er kommunenes verktøy for blant annet rutiner og prosedyrer, har Nye Lyngdal ett eget område med retningslinjer og skjemaer som gjelder spesielt for sammenslåingsprosessen. Prosjektet skal framover legge ut mer informasjon rettet mot ansatte i Compilo. Ansatte må bevisstgjøres og oppfordres til å søke informasjon, stille spørsmål og etterspørre informasjon fra leder og/eller prosjektet dersom de lurer på noe, eller opplever at de ikke får den informasjonen de trenger. Bygge felles kultur og gode relasjoner (samarbeid på tvers av kommunene) Etablere felles møtepunkter både faglig og sosialt Det er viktig for ansatte å bli kjent på tvers av kommunene. Det ytres ønske om mer faglig samarbeid mellom ansatte på tvers av kommunene så snart som mulig. Mange trekker også fram at de ønsker felles arrangementer for å bli bedre kjent fram mot sammenslåingen. Ledere må jobbe aktivt og målrettet for å fremme ett godt samarbeidsklima på tvers av kommunene. Gode relasjoner bidrar til at ansatte føler trygghet. Bygge felles kultur Mange ansatte er opptatt av viktigheten av å bygge «felles kultur». Arbeidet med kultur (organisasjonskultur, ledelseskultur) innlemmes i prosjektplanen for arbeidet som pågår med å utarbeide arbeidsgiverstrategi for ny kommune. 5 18

19 fornye forbedre forenkle forene Bygge den nye organisasjonen Utarbeide bemanningsplaner for kommunalsjefområdene og virksomhetsområdene Forutsigbarhet er viktig i forhold til hvordan berørte ansatte opplever omstillingen. At ledere kommer på plass, og at bemanningsplaner for de ulike kommunalsjef- og virksomhetsområdene blir utarbeidet og kommunisert så snart som mulig, er avgjørende for å skape trygge rammer. Gjennomføre kartleggingssamtaler med berørte ansatte Kartleggingssamtalen er ett felles verktøy for å synliggjøre kompetanse, erfaring og andre kvalifikasjoner, evt ønske om videreføring av opprinnelig stilling, ønske om annet arbeid, tanker om pensjonering eller andre forhold som kan ha betydning for tilsettingsforholdet for den enkelte. God møtedisiplin og prioriteringer I arbeidet med sammenslåingen er det utstrakt behov for samarbeid og møtevirksomhet. Det kan være hensiktsmessig at man har ett kritisk blikk på omfanget av og gjennomføringen av møter/samlinger: Korte og mest mulig effektive møter/samlinger Tydelig agenda og riktige deltakere Bruke nettmøter (skype) og telefonmøter mer enn tilfellet er i dag, både for internt samarbeid og samarbeid på tvers av kommunene Bruke etablerte møtepunkter i den grad det er mulig (personalmøter, ledermøter etc) Samarbeid med vernetjenesten Vernetjenesten i begge kommunene, hovedverneombud og plassverneombud er sentrale i arbeidet med å ivareta et godt arbeidsmiljø. Lederne er avgjørende i det forebyggende arbeidsmiljøarbeidet, men det er samtidig viktig at ledere og verneombud har et tett og godt samarbeid: Oppfordre organisasjonen til å bruke den etablerte vernetjenesten (plassverneombudene) Informere om verneombudets rolle ved å henge opp oversikt på alle arbeidsplassene Resultatene i undersøkelsen vil bli tatt opp i felles møter for arbeidsmiljøutvalgene (AMU). Det skal være et kontinuerlig fokus på arbeidsmiljøutfordringer, for å sikre at ansatte ivaretas på best mulig måte i omstillingsprosessen. Arbeidet med å ivareta arbeidsmiljøet må også sees i sammenheng med arbeidsgiverstrategien for ny kommune, hvor ett at de strategiske innsatsområdene er helsefremmende arbeidsmiljø: «Fokus på helsefremmende arbeid er viktig for å bedre menneskers livskvalitet, trivsel og mulighet for å meste de utfordringer og belastninger de kan utsettes for. Det er et viktig folkehelsetiltak, som kan bidra til et mer inkluderende arbeidsliv og at flere av kommunens innbyggere står i arbeid. Friske og motiverte medarbeidere er en nøkkelfaktor. For å lykkes må forholdene legges til rette slik at arbeidet gir mestringsopplevelse, oppleves håndterbart og meningsfullt.» 6 19

20 fornye forbedre forenkle forene 7. Oppfølging og videre prosess Samarbeid og oppmerksomhet rundt det gode arbeidsmiljøet på tvers av kommunene og på alle nivåer i organisasjonen er en viktig forutsetning for å lykkes med å bygge ny kommune. Arbeidsgiver har ett overordnet ansvar for oppfølging: Prosjektleder nye Lyngdal Informasjon Samarbeid med vernetjenesten og tillitsvalgte Spesiell oppfølging mot avdelinger/enheter som har uttrykt skepsis til ny organisering Organisasjonsavdelingen Arbeidsmiljøprosesser (felles for begge kommunene) Samarbeid med vernetjenesten og tillitsvalgte Lederstøtte og tidlig innsats Ledere alle nivåer: Jobbe målrettet med arbeidsmiljøet på den enkelte arbeidsplassen God informasjon til ansatte, godt samarbeid med vernetjenesten og tillitsvalgte Administrativt arbeidsutvalg og politisk sak Administrativt arbeidsutvalg ble informert i møte og besluttet å fremme en politisk sak. Politisk beslutning med vedtak på overordnet nivå gir god forankring. Arbeidsmiljøutvalgene (AMU) Resultatene fra undersøkelsen vil også bli tatt i opp i felles møter for arbeidsmiljøutvalgene (AMU). Undersøkelsen er til orientering i felles AMU-møte , og skal tas opp som sak etter nyttår. Fra 2019 vil kommunene ha felles saksliste og felles møter i arbeidsmiljøutvalgene (AMU). Vedtak treffes i respektive kommuner. Fordelen med felles møter i AMU er at man får løftet opp samme HMS-fokus og prioriteringer. Det blir enklere å få til felles planer og tiltak. Samarbeidet mellom kommunene for å ivareta overordnet HMS arbeid i er i full gang. 8. Verneombudets rolle Oversikt over verneombudets roller følger som vedlegg til rapporten. Oversikten er utarbeidet av hovedverneombudene og vil bli hengt opp på alle arbeidsplassene. 9. Sluttkommentar Hovedverneombudene ønsker å takke involverte ledere og ansatte i de to kommunene for godt samarbeid og deltakelse. De ønsker å trekke fram at de fikk god mottagelse på alle avdelingene, og at det var lærerikt og nyttig å bli kjent på tvers av kommunene. Samarbeidet med plassverneombudene har vært avgjørende for gjennomføringen av undersøkelsen, og de får en særskilt takk for den gode jobben som ble gjort ute på arbeidsplassene. Vernetjenesten ser fram til fortsatt godt samarbeid med ledere og ansatte. Rapporten er utarbeidet av styringsgruppen for arbeidsgiverpolitikk og avtaler, i samarbeid med hovedverneombudene. 7 20

21 PS 53/18 Orienteringer / Eventuelt 21