Velkommen til lanseringsseminar «Snakk om forbedring!»

Transkript

1 Velkommen til lanseringsseminar «Snakk om forbedring!»

2 Hvorfor snakke om forbedring? Lisbeth Sommervoll Administrerende direktør Vestre Viken HF Lillestrøm 5.juni 2019

3 Vi er utfordret! Korrigere (Act) Planlegge (Plan) Kontrollere (Check) Utføre (Do) Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring pr 1. januar 2017

4 Vi har lovet mye! Dette er mål i Vestre Vikens utviklingsplan 2035:

5 Fra håp til handling Det er lettere å beskrive mål enn å ta seg dit Det er lettere å beskrive problemer enn å løse dem Ofte snakker vi om at det behøves en kulturendring for å få ting til Kultur lar seg ikke vedta, det krever noe annet av både ledere og medarbeidere

6 For meg startet dette med en topplederworkshop i regi av Pasientsikkerhetskonferansen 2017

7 Helsedirektoratet tok opp tråden Vestre Viken ble forespurt om å være pilot og bli med på å utvikle en norsk versjon Det ble tydelig at det var mer enn oversettelse fra engelsk til norsk som skulle til.

8 Forankret i forskriften Total omskriving Norske begreper Tilpasset «vanlige» medarbeidere

9 Hva gir dette oss som vi ikke har hatt før? Refleksjon I stedet for rapportering Målbarhet Et visuelt hjelpemiddel som lar oss følge egen utvikling på en enkel måte. Innenfor et område som har vært vanskelig å måle

10 Hvorfor har det blitt tatt så godt i mot? Kunnskap om og refleksjon over egen praksis fremmer åpenhet og læring Et enkelt og forståelig språk, uten fremmedgjørende ord og begreper, gjør det tilgjengelig for alle Og: Vi har sjelden tatt oss tid!

11 Et ledelsesverktøy Man kan benytte etablerte arenaer og møteplasser Det er enkelt å bruke og enkelt å forstå Det skaper erkjennelse og bevegelse der tjenesten leveres -> åpenhet og ansvarlighet Bygger en felles kultur og virker samlende Viser sammenhengen mellom HMS og pasientsikkerhet

12 10 temaer til refleksjon Snakk om 1. Pasient- og pårørendemedvirkning 2. Ledelse av pasientsikkerhet og forbedringsarbeid 3. Psykologisk trygghet (psykososialt arbeidsmiljø) 4. Ansvarlighet 5. Kommunikasjon og teamarbeid 6. Håndtering av uenighet 7. Daglig læring / læring gjennom erfaring 8. Systematisk forbedringsarbeid og målinger 9. Forutsigbar og pålitelig kvalitet 10. Åpenhet i Vestre Viken i ledelsen i vår enhet

13 10. Åpenhet Er det åpenhet om hvordan beslutninger fattes og resultater både gode og dårlige? Oppfordrer ledelsen til samtale og refleksjon om beslutninger, tiltak og resultater? Er det åpenhet om uønskede hendelser og hvilke tiltak som igangsettes for å unngå nye? Deles erfaringer slik at andre i organisasjonen lærer av dem? Tema Nettopp startet Godt i gang Kommet langt Eksemplarisk 10.1 Leders rolle 1 Medarbeidere blir ikke oppmuntret til å rapportere nesten-uhell eller uønskede hendelser, men iblant blir de diskutert. Iblant blir medarbeiderne oppmuntret til å rapportere nesten-uhell og uønskede hendelser og iblant blir synspunkter og forbedringsforslag etterspurt. 2 Medarbeidere blir ofte oppmuntret til å rapportere nesten-uhell og uønskede hendelser, og vanligvis blir synspunkter og forbedringsforslag etterspurt. Det varierer noe om dette fører til endringer. 3 Medarbeidere blir aktivt oppmuntret til å rapportere nesten-uhell og uønskede hendelser, og våre synspunkter og forslag blir alltid etterspurt. Vanligvis fører dette til endringer Åpenhet om læring av uønskede hendelser Informasjon om uønskede hendelser blir sjelden delt i enheten. Informasjon om uønskede hendelser deles i enheten, og brukes i blant til læring og forbedring. Erfaringer med uønskede hendelser deles i enheten for å lære og forebygge nye hendelser. Erfaringer med uønskede hendelser, systematiske analyser og iverksatte tiltak brukes for å forebygge nye hendelser. Erfaringer deles på tvers i hele organisasjonen Pasienter og pårørende Pasienter og pårørende involveres ikke i vurderingen av uønskede hendelser som angår dem. Pasienter og pårørende involveres i noen grad i vurderingen av uønskede hendelser som angår dem. Pasienter og pårørende involveres som regel i vurderingen av uønskede hendelser som angår dem. Pasienter og pårørende involveres systematisk i vurderingen av uønskede hendelser som angår dem. Notater Gjennomsnitt 2,33

14 Radardiagram Måling 1: dato Måling 2: dato 10. Forutsigbar og pålitelig kvalitet 1. Pasient og pårørendemedvirkning 4 3, Ledelse av pasientsikkerhet og forbedringsarbeid 9. Kontinuerlig læring 2,5 2 1,5 3. Forbedringsarbeid og målinger Måling 1 Måling 2 Høyt skår på alle områdene, vil framtre som en stor sirkel i radardiagrammet 8. Ansvarlighet 1 4. Åpenhet Skårene gir samlet en indikasjon på virksomhetens nivå. En så oppriktig vurdering av virksomheten som mulig, øker sannsynligheten for å identifisere de områdene som er viktigst å forbedre og samtidig at en lykkes med forbedringsarbeidet 7. God dialog og håndtering av uenighet 6. Psykologisk trygghet 5. Kommunikasjon og samarbeid For å aktivere diagrammet, sett musepekeren i diagrammet, høyreklikk og velg rediger data

15 Radardiagram Høyt skår på alle områdene, vil framtre som en stor sirkel i radardiagrammet. Skårene gir en indikasjon på virksomhetens nivå. En så oppriktig vurdering av virksomheten som mulig, øker sannsynligheten for å identifisere de områdene som er viktigst å forbedre og samtidig at en lykkes med forbedringsarbeidet

16 «Snakk om:..»..navet i pasientsikkerhetsarbeidet Diagn Tool har potensiale til å bli navet i utviklingen av pasientsikkerhets- og forbedringskulturen Godt arbeidsmiljø Pas sikkerhet

17 Rammeverk for kontinuerlig forbedring Forbedringskunnskap og kompetanse Målinger og datafangst Veiledning Strukturer i organisasjon Kultur for kontinuerlig forbedring

18 Snakk om:.. forbedring i hverdagen! Dialog- og kartleggingsverktøy for forbedrings- og sikkerhetskultur

19 Takk for oppmerksomheten

20 Hva skjer når alle snakker om forbedring? SISSEL RUUD-HANSEN

21 Erfaringer fra Oppsalhjemmet

22 Metodikk: radardiagram Høyt skår på alle områdene, vil framtre som en stor sirkel i radardiagrammet. Skårene gir en indikasjon på virksomhetens nivå. En så oppriktig vurdering av virksomheten som mulig, øker sannsynligheten for å identifisere de områdene som er viktigst å forbedre - og samtidig at en lykkes med forbedringsarbeidet For å aktivere diagrammet, dobbeltklikk og velg rediger data 9. Kontinuerlig læring 10. Forutsigbar og pålitelig kvalitet 8. Ansvarlighet 7. God dialog og håndtering av uenighet 1. Pasient og pårørendemedvriknin g Psykologisk trygghet Navn enhet 2. Ledelse av pasientsikkerhet og forbedringsarbeid 3. Forbedringsarbeid og målinger 4. Åpenhet 5. Kommunikasjon og samarbeid Første vurdering andre vurdering

23 Erfaringer fra første workshop

24 Radardiagram skår ved første workshop

25 Erfaringer fra første workshop Ordet «diagnose» verktøy «identifiseringsverktøy»? Akademisk språk En del likelydende kriterier for de ulike scorene Nyttig Test av app positive tilbakemeldinger Litt tung brukerveiledning Brukervennlig

26 Arbeid i etterkant av første workshop Tydelig identifisering av forbedringsområder Refleksjon Tett-på ledelse Arbeidsmiljødugnad

27 Erfaringer fra andre workshop

28 Radardiagram skår ved andre workshop 9. Kontinuerlig læring 10. Forutsigbar og pålitelig kvalitet 1. Pasient og pårørendemedvrikning Ledelse av pasientsikkerhet og forbedringsarbeid 3. Forbedringsarbeid og målinger 0 8. Ansvarlighet 4. Åpenhet 7. God dialog og håndtering av uenighet 6. Psykologisk trygghet 5. Kommunikasjon og samarbeid Test team c

29 Radardiagram skår ved første testing kontra andre

30 Erfaringer fra andre workshop Språket har bedret seg mye Brukervennlig Ansatte bør få veileder i forkant, slik at de kommer mer forberedt og gjennomgangen blir da mer effektiv. Avsette god nok tid til refleksjon Verktøyet oppleves som nyttig for både ansatte og ledere For leder gir det et bilde av hull i lederskapet som man enkelt kan fylle med små tiltak i hverdagen Viktigheten med forankring i ledelsen for å få den gjennomført Viktig med jevnlige runder/gjennomgang for å se om man har hevet seg fra sist (eks hver 3 mnd)

31 Resultater Viktig at verktøyet er forankret i ledelsen Tett på ledelse har stor verdi «Managing by walking around» Arbeidsmiljødugnad bidrar til fokus

32

33 Snakk om som et lederverktøy Nærhet til ansattgruppen, skaper team-følelse «Managing by walking around, tett-på ledelse Underbygge: innovation from bottom-up Brukes som en arene for kompetanseoverføring i praksis jfr 70:20:10 Kulturendring

34 TAKK FOR OPPMERKSOMHETEN!

35 Mer om «Snakk om forbedring» Rammeverket Vurderingsverktøyet Kari Annette Os, Seniorrådgiver, Helsedirektoratet,

36 Å bruke pasienters, brukeres og pårørendes erfaringer og opplevelser når tjenesten skal forbedres. Systemnivå Tjenestenivå Individnivå

37 Legges det til rette for forbedrings- og pasientsikkerhetsarbeid? Ledelsens rolle Prioritering og tilrettelegging Læring og deling

38 Åpen, ærlig og tillitsfull kommunikasjon mellom arbeidskollegaer og med ledere Trygghet for å si fra Trygghet for å få tilbakemeldinger Trygghet for å komme med ideer og forslag

39 Å sikre forsvarlig praksis Systemer Den enkeltes ansvar Ivaretakelse av alle involverte ved uønskede hendelser

40 Felles forståelse for hva som er god kommunikasjon, dialog og godt samarbeid Teamarbeid Opplæring og trening i kommunikasjon Kommunikasjon og dialog i praksis

41 Målrettet arbeid for å sikre god dialog mellom medarbeidere, faggrupper, pasienter og pårørende Forebygge konflikter Ferdigheter som bidrar til å håndtere uenighet og konflikter «Den vanskelige samtalen»

42 System for melding og håndtering av hendelser for å fremme læring Å se kritisk på daglig praksis og komme med forslag til forbedringer Arenaer for systematisk refleksjon og deling av erfaringer Pasienters og pårørendes tilbakemeldinger og erfaringer

43 Systematisk forbedringsarbeid for å oppnå varige forbedringer Opplæring i forbedringsarbeid Deltakelse i forbedringsarbeid Bruk av felles metoder og verktøy Bruk av målinger

44 Å gi trygg, forutsigbar og effektiv helsehjelp Standardisering vs individuell tilpasning Samsvar mellom prosedyrer og praksis Overvåking av kvalitet

45 Åpenhet og synlighet i beslutnings- og læringsprosesser Åpenhet om beslutninger og resultater Åpenhet om uønskede hendelser og hvilke tiltak som igangsettes for å unngå nye? Deles erfaringer slik at andre kan lære?

46 tema vurdering og scoring Fremstilling av scoringen 1. Pasient og Forutsigb Kontinuer Ansvarligh 7. God dialog og 6. Psykologis 2. Ledelse av 3. Forbedrin 4. Åpenhet 5. Kommuni

47 Lanseringsseminar «Snakk om forbedring»

48 Om Plott Folk

49 Om Plott Folk

50 Om Plott Hva gjør vi? Jobber med læring mest digitalt Dekker prosjektledelse, pedagogikk, konsept og løsning, manus, design og programmering Utvikler blandet læring, e-læring, animasjon, nettsider, digitale verktøy (apper, spill, produktkataloger etc), rådgivning

51 Om Plott Digitale løsninger i helse Helsedirektoratet e-læring fallforebyggende trening for eldre Lovisenberg Diakonale Høgskole animasjon for SAFE LHL Internasjonal e-læring helsekommunikasjon for sykepleiere og sykepleierstudenter i Zambia e-læring kommunikasjon i møte med innvandrerpasienter

52 Digitalt verktøy Hvorfor? Slipper papir PC, nettbrett, smarttelefon Enkelt å gjøre sammen Visualiserte resultater med en gang Enkelt å sammenligne med tidligere resultater Database med statistikk Enkelt å oppdatere

53 Nettsiden Landingssiden Om verktøyet Last ned pdf Kontakt oss Snakk om forbedring Registrering Innlogging

54 2. Ledelse av pasientsikkerhet og forbedringsarbeid Har ledelsen mål og uttalte forventninger til forbedringsarbeidet? Går leder foran som et godt eksempel og etterspør han/hun resultater? Tilrettelegger leder for forbedringsarbeid og læring på tvers? Tema Nettopp startet 1 Godt i gang 2 Kommet langt 3 Eksemplarisk Ledelsens rolle Det finnes ingen klare mål for arbeid med pasientsikkerhet og forbedringsarbeid. Ledelsen etterspør sjelden eller aldri innsats på dette området. Ledelsen har enkelte mål for pasientsikkerhet og forbedringsarbeid. Iblant etterspør ledelsen resultater. Ledelsen har mål for arbeidet, følger opp og viser engasjement. Flere forbedringsprosjekter pågår og en del av disse er koordinert. Ledelsen har tydelige mål og etterspør og bruker målinger. Det er utarbeidet en omfattende plan for forbedringsarbeidet som evalueres regelmessig. 2.2 Prioritering og tilrettelegging Det er lite tid, støtte og ressurser til forbedringsarbeid tilgjengelig. Når det etterspørres blir det vanligvis gitt støtte og ressurser til forbedringsarbeid. Støtte og ressurser er avsatt og gis til ideutvikling og forbedringsarbeid. Støtte og ressurser er avsatt. Ledelse på alle nivåer oppmuntrer til ideutvikling og igangsettelse av forbedringsarbeid og etterspør resultater Læring og deling Læring og deling av gode tiltak skjer svært sjelden i vår enhet Læring og deling av gode tiltak skjer av og til, men langt fra systematisk. Gode tiltak spres på tvers i organisasjonen og etterspørres av ledelsen. Ledelse på alle nivåer er engasjert i å dele og etterspørre gode tiltak på tvers i organisasjonen. De beste tiltakene får annerkjennelse. Notater

55 2. Ledelse av pasientsikkerhet og forbedringsarbeid Har ledelsen mål og uttalte forventninger til forbedringsarbeidet? Går leder foran som et godt eksempel og etterspør han/hun resultater? Tilrettelegger leder for forbedringsarbeid og læring på tvers? Tema Nettopp startet 1 Godt i gang 2 Kommet langt 3 Eksemplarisk Ledelsens rolle Det finnes ingen klare mål for arbeid med pasientsikkerhet og forbedringsarbeid. Ledelsen etterspør sjelden eller aldri innsats på dette området. Ledelsen har enkelte mål for pasientsikkerhet og forbedringsarbeid. Iblant etterspør ledelsen resultater. Ledelsen har mål for arbeidet, følger opp og viser engasjement. Flere forbedringsprosjekter pågår og en del av disse er koordinert. Ledelsen har tydelige mål og etterspør og bruker målinger. Det er utarbeidet en omfattende plan for forbedringsarbeidet som evalueres regelmessig. 2.2 Prioritering og tilrettelegging Det er lite tid, støtte og ressurser til forbedringsarbeid tilgjengelig. Når det etterspørres blir det vanligvis gitt støtte og ressurser til forbedringsarbeid. Støtte og ressurser er avsatt og gis til ideutvikling og forbedringsarbeid. Støtte og ressurser er avsatt. Ledelse på alle nivåer oppmuntrer til ideutvikling og igangsettelse av forbedringsarbeid og etterspør resultater Læring og deling Læring og deling av gode tiltak skjer svært sjelden i vår enhet Læring og deling av gode tiltak skjer av og til, men langt fra systematisk. Gode tiltak spres på tvers i organisasjonen og etterspørres av ledelsen. Ledelse på alle nivåer er engasjert i å dele og etterspørre gode tiltak på tvers i organisasjonen. De beste tiltakene får annerkjennelse. Notater

56 Mobil Tema 2: Ledelse av pasientsikkerhet og forbedringsarbeid Har ledelsen mål og uttalte forventninger til forbedringsarbeidet? Går leder foran som et godt eksempel og etterspør han/hun resultater? Tilrettelegger leder for forbedringsarbeid og læring på tvers? 2.1 Ledelsens rolle 2.2 Prioritering og tilrettelegging 2.3 Læring og deling

57 Mobil Tema 2: Ledelse av pasientsikkerhet og forbedringsarbeid 2.1 ledelsens rolle Har ledelsen mål og uttalte forventninger til forbedringsarbeidet? Går leder foran som et godt eksempel og etterspør han/hun resultater? Tilrettelegger leder for forbedringsarbeid og læring på tvers? 2.1 Ledelsens rolle 2.2 Prioritering og tilrettelegging 2.3 Læring og deling

58 Egen score Involvering Prosess basert på design thinking Tidlig og omfattende kunde- og brukerinvolvering jo mer jo bedre! Spesielt viktig på læringsmål og eksempler

59 Total score For virksomheten Enhet Tema 1 Tema 2. Snitt per enhet A 2 4 3,1 B C 2 3 2,9. 1,9 3 3

60 Til slutt Digitalt men Digitalisering Et verktøy ingen løsning Indikasjoner ingen fasit For enheten ikke rapporteringsverktøy Forbedring Tenk forbedringsmuligheter ikke problematiser innholdet Bygg eierskap og motivasjon alle skal med Læring gjennom dialog og erkjennelse bedre pasientsikkerhet

61 Prosess

62 Lunsj Det er viktig at alle deltakere gjør seg kjent med verktøyet i forkant av møtet. Bør de i tillegg legge inn sine egne score? Hvorfor/hvorfor ikke? Har du forslag til hvordan resultatene bør visualiseres? Er et radardiagram forståelig og hensiktsmessig? Hvorfor/hvorfor ikke? Har du forslag til metoder/verktøy som kan være nyttig for å forbedre praksis innenfor de ti områdene?

63 Snakk om forbedring Drammen Sykehus

64 Testmiljøet Hva gjorde vi?

65 Hva fant vi? 10. Forutsigbar og pålitelig kvalitet 1. Pasient og pårørendemedvrikning Ledelse av pasientsikkerhet og forbedringsarbeid 9. Kontinuerlig læring 1 3. Forbedringsarbeid og målinger 0 8. Ansvarlighet 4. Åpenhet 7. God dialog og håndtering av uenighet 6. Psykologisk trygghet 5. Kommunikasjon og samarbeid Første vurdering

66

67 Hvordan kan vi bruke dette videre?

68 Mange bekker små..

69 Kotter

70 Snakk om forbedring Erfaringer fra testing av verktøyet Diagnostic tool Øvstunheimen sykehjem Bergen Kommune Gretha Pettersen Avdelingssykepleier Øvstunheimen & Bodil Berg Kristensen Spesialrådgiver USHT

71 Ledelse av pasientsikkerhet Iverksette konkrete tiltak som involverer alle Pasientsikkerhetsvisitt I pasientens fotspor Tavlemøter Bergen Kommune

72 Kvalitetsbevisst ledelse Testet ut i en avdeling på sykehjemmet

73 Hva gjorde vi? Øvstunheimen meldte seg frivillig til å teste Vi fulgte brukerveiledningen for planlegging og gjennomføring av testen. Alle var forberedt Alle kom til orde! Gode diskusjoner! Kan brukes på ulike nivå i organisasjonen!

74 Hvordan vil vi bruke dette videre? På personalmøter forbedringsfokus inn i handlingsplanen På ledermøter i institusjonen

75 Takk for oss! Gretha & Bodil

76 Summeoppgave Snakk med sidemann i 10 minutter om: Hva tror du vil være de viktigste hemmere og fremmere for å ta i bruk "Snakk om forbedring" på din arbeidsplass? Pass på tiden 5 minutter på hver det kommer en liten oppgave etterpå

77 Tillit

78 Neste skritt: Fullføre digitaliseringen Vil du sette i gang?

79