HMS rapport 2. halvår Saksnr. 19/682 Journalnr. 5635/19 Arkiv 032 Dato:

Transkript

1 HMS rapport 2. halvår 2018 Saksnr. 19/682 Journalnr. 5635/19 Arkiv 032 Dato:

2 HMS meldinger 2. halvår 2018 Det er flere seksjoner som benytter seg av HMS-meldingen. Seksjonene innenfor Helse & Omsorg BOAK, Skautun og Hjembaserte tjenester fremhever seg i så måte. Som det fremkommer av oversikten under, er det flere seksjoner samt staber som ikke har benyttet seg av dette i særlig grad i rapporteringsperioden. Disse seksjonene/stabene vil fortsatt bli utfordret på dette tema. I hele 2018 er det meldt totalt 245 HMS-meldinger, fordelt med hhv 127 første halvår og 118 andre halvår. Samtlige meldinger er behandlet/lukket av aktuell leder. Hovedvekten av meldingene er fra hhv seksjon BOAK og seksjon Skautun. «Vold og trussel» utgjør en stor andel av disse meldingene. Det er verdt å merke seg at det også fra seksjon Skautun er et økende antall meldinger innen vold/trussel. Flere av disse meldingene er knyttet til uønsket seksuell oppmerksomhet fra bruker(e). Det er ikke meldt om personskade på ansatte i utførelse av jobb i perioden. Det er fortsatt mange meldinger som meldes under kategori «F 11 annet». Dette er meldinger som i stor grad skulle vært omdefinert til andre faktorer innen HMS, samt ikke minst vært omgjort til omsorgsmeldinger (innen helse). 2

3 HMS-meldinger knyttet til «Vold/trussel» er den hyppigst brukte meldingsfaktor i Fordeling av type «vold/trussel» fremkommer av graf under. Når det gjelder totalt omfang av meldinger på dette tema, er det en nedgang fra 2017 (230 stk) til 2018 (120 stk). Endring er i stor grad knyttet til mer enn halvering innen kategori «skriking». 3

4 Seksjon NAV Det er ikke foretatt en ROS-analyse innenfor HMS-området for NAV, men generelt stort fokus på sikkerhet, kompetanse og nærvær. Bedriftshelsetjenesten (stat) holdt kurs for hele kontoret om samtaleteknikk i møte med aggressive brukere mm høsten Gjennomført medarbeiderundersøkelse i 2018, men resultat foreligger ikke p.t.. Lavt sykefravær totalt sett for seksjon NAV. Stabilt fornøyde medarbeidere over en lengre periode. En del utskiftninger ved NAV siste år medfører noe slitasje, men svært lavt fravær i samme periode kan være et tegn på stor lojalitet og medarbeiderskap i gruppa. Egenmeldingsbruk over 1% ikke uvanlig ved NAV. En liten seksjon som får relativt store utslag ved få personers fravær. Det er særlig en medarbeider som trenger opp fraværet og EM-bruken, men ikke et mønster i denne bruken utover en noe uavklart helsesituasjon. Seksjon Kommunikasjon og Kultur Ansatte i seksjonen melde få saker. Det jobbes med å registrere sakene i qm+ i stedet for å ta det muntlig på møter. Ingen saker meldt. ROS-analyser gjennomføres ifm større, egne arrangementer. I tillegg har hele seksjonen jobbet med internkontroll ifm rådmannes overordnede internkontroll. Gjennom det arbeidet er det avdekket styrker og svakheter i seksjonens rapportering og løpende arbeid. Dette vil det jobbes med videre i har vært et år med en del sykdom. Biblioteket og badet er enhetene som sliter mest, ikke noe av dette er relatert til arbeidet. Lokalsamlingen har også litt sykdom, dette kan være stressrelatert, men usikkert. 4

5 Seksjon Skole Skole har god kontroll på vernerunder og brannvernrunder. Ansatte er «flinke» til å melde inn avvik/uønskede hendelser på HMS og brann. Temaet HMS har høy prioritet og skolen følger opp henvendelser med en gang. Skolen har også blitt flinkere til å rapportere om vold og trusler mot ansatte Det er et par saker som er alvorlig som går igjen. Gjentagende problem med mus på skolekjøkkenet på Os skole. Saken er sendt teknisk drift for oppfølging. Teknisk drift har leid inn AntiCimex for å løse problemet. To meldinger om vold og trusler mot ansatte ( fra barneskolene) Varelevering i skolegård av eksterne leverandører. Andre melding går på brannvern, branndører i amfiet er ikke godkjente etter forskriften iflg brannsyn, men teknisk mener noe annet Ikke gjennomført ROS analyser på bakgrunn av uønskede hendelser Generelt lavt sykefravær. Det er noen langtidssykemeldte. Noe å bemerke er at SFO leder stilling virker til å være «utsatt». I en periode var alle SFO lederen ved skolen sykmeldt samtidig og over et lengre tidsrom. De langtidssykemeldte blir fulgt opp og ventes tilbake i jobb. Et par kommer tilbake i reduserte stillinger. 5

6 Seksjon Barnehage Tiltaksplaner fra tidligere gjennomførte vernerunder er ivaretatt. Seksjonen har langsiktig mål om at ansatte skal føle seg trygge i bruk av elektronisk kvalitetssystem. Enhetene har derfor også i denne perioden gjennomført praktiske oppgaver på området. Det som her vil trekkes fram som viktig, er at seksjonen ikke har noen «gamle» saker som går igjen. Det meldes fortsatt lite avvik i seksjonen, og det er planlagt en gjennomgang av regelverket med enhetslederne for å sikre at alle ansatte er trygge på avvikssystemet. ROS-analyser utarbeides fortløpende der det oppdages behov. Sykefraværet er betydelig redusert de seneste årene. Egenmeldt sykefravær er lavt. Legemeldt sykefravær skyldes enkeltsaker, disse blir fulgt opp i henhold til gjeldende rutiner. Seksjonen har startet et samarbeid med NAV lokalt, vi kaller det «Tett på». Selv om sykefraværet ikke er alarmerende, ønske seksjonen å styrke nærværsarbeidet i seksjonen. Seksjon Familiesenter De ansatte i utsatte enheter har en arbeidshverdag hvor ukvemsord og verbale trusler tidvis er tydelig tilstede. Ansatte oppfattes til å melde denne type hendelser som avvik, men det er et faktum at det er underrapportering på dette. 6

7 Det mangler fremdeles exit skilt etter vernerunder. Dette har vært meldt flere ganger, men blir ikke rettet opp av byggherren. Det har vært en alvorlig hendelse fra bruker mot en ansatt på et samtalerom. Bruker var tydelig ruset, og opplevde seg krenket da han ble korrigert på en grov påstand. Det ble da kastet glass og tallerken i veggen, ikke mot den ansatte. En annen ansatt kom inn i rommet, og situasjonen roet seg. Den ansatte som ble utsatt for dette ble godt ivaretatt av teamleder. Det ble ingen skader eller sykemeldinger av hendelsen. Det ble utført en ROS analyse etter HMS avviket som nevnt ovenfor. Denne ROS analysen gikk på tryggheten for ansatte i samtalerommene vi har på Familiesenteret. Det ble bestemt en del endringer som ble utført. Alarm er under vurdering. Det har vært flere ansatte med langtidsfravær grunnet alvorlig sykdom. Ikke alle er tilbake ennå. Ingen av sykdomstilfellene er jobbrelatert i følge de opplysninger ledelsen har fått. Seksjon Skautun HMS meldinger, og avvik generelt, behandles fortløpende av ledere på Skautun. Mot slutten av 2018 hatt et økt fokus på å få ned saksbehandlingstiden mot ansatte. 7

8 Generelt økt fokus på vold og trusler og seksuell trakassering. Tas opp som eget tema i vernerunder som gjennomføres nå. Som tidligere kommentert er fraværstallene noe høyere når de tas ut via HRM i forhold til tall fra GAT. Har et ganske stabilt nærvær gjennom 2018, ender der vi begynte, med et høyere nærvær på våren. Det ble på slutten av 2018 besluttet at RK skal delta i et samarbeidsprosjekt med NAV og Arbeidslivssenteret prosjekt «Ned». Vi ønsker et større fokus på at nærværet skal opp, fremfor at fraværet skal ned. Slutten av 2018 ble oppstartsmøte på Skautun med NAV og arbeidslivssenteret planlagt. 8

9 Seksjon Hjembaserte HMS-meldinger er i hovedsak meldt fra enhet omsorgsbolig 2.halvår Ansatte ble i gjennomførte personalsamlinger 2018 oppfordret av ledere til å melde inn hendelser/avvik. Eks var dokumentasjon og avviksmeldinger tema på samling enhet omsorgsbolig oktober Det er fortsatt et mål gjennom økt kompetanse at ansatte i større grad skal melde avvik og hendelser på de ulike HMS- områdene. Avviksmelding har vært tema på personalmøte enhet hjemmesykepleie høst ENHET OMSORGSBOLIG Grunnbemanning enhet omsorgsbolig: Mange arbeidsoppgaver, pleieoppgaver og høyt arbeidstempo meldes fra ansatte. Ansatte melder at de ikke får utført arbeidsoppgaver og nødvendig/forsvarlig oppfølging av beboere i omsorgsbolig. Henger sammen med fysisk og psykisk sykere beboere i omsorgsbolig og for lav grunnbemanning omsorgsboliger for å kunne gi forsvarlige og tilstrekkelige helse- og omsorgstjenester. Enhet omsorgsbolig har i perioden styrket bemanning utover seksjonens rammer med økning 1 person dag og kveldsvakt alle ukedager, tilsvarende 2,42 årsverk. Styrket bemanning enhet omsorgsbolig avsluttes i starten av januar Årsverk omsorgsboliger totalt 25,75 Pleiefaktor omsorgsboliger 0,51. Pleiefaktor inkl nattevakt (1,06 årsverk) 0,53 Økt grunnbemanning legges inn som tiltak budsjett Skal enhet omsorgsbolig opprettholde drift med nåværende brukergruppe i omsorgsboliger, må pleiefaktor økes for å gi forsvarlige helse- og omsorgstjenester. Grunnbemanning og forsvarlig drift enhet omsorgsbolig inngår i oppstartede prosjekt «Grunnbemanning enhet omsorgsbolig» forankret administrativt og politisk. Arbeidsplass nettilgang Pc for ansatte i omsorgsbolig Bjørkebo fungerer ikke tilfredsstillende grunnet ustabil og dårlig nettilgang. Dette medfører at ansatte i stor grad må bruke mye tid på å hente ut pasientinformasjon og/eller dokumentere fagsystem Gerica. Blir «kastet ut» av fagprogram Gerica og må logge på flere ganger. Tidkrevende å gå til vaktrom ved Andebo for å ha tilgang til arbeidsstasjon med Pc. IT jobber med oppkobling av antenner etc i bl.a Bjørkebo for å bedre og sikre nettilgang. HMS-MELDINGER ENHET HJEMMESYKEPLEIE Seksuell trakassering Ansatte melder hendelser med fysisk og verbal seksuell trakassering hjemme hos mannlige brukere. Forebyggende tiltak er iverksatt, bla gå to ved besøk, direkte samtale/konfrontasjon med bruker hvor situasjonen konkret er tatt opp og det er understreket at dette ikke er akseptabel adferd og at anmeldelse vil bli gjort hvis ikke brukers adferd endres. Enhetsleder følger opp videre for å vurdere evt anmeldelse av hendelsene hvis bruker fortsetter sine handlinger og væremåte ovenfor ansatte. Ansatte anmodes om å melde fra til enhetsleder umiddelbart hvis hendelse med seksuell trakassering oppleves. Ansatte er informert om at det er nulltoleranse fra arbeidsgivers side for at ansatte skal utsettes for slike hendelser. 9

10 Det er ikke gjennomført ROS-analyser 2.halvår 2018 Totalt for seksjonen er sykefraværet stabilt 2018, både i korttids- og langtidsfravær. Da sykefraværsbildet er ulikt i seksjonens enheter, velges å gi kommentarer knyttet til enhetene. SYKEFRAVÆR ENHET HJEMMESYKEPLEIE Totalt for enhet hjemmesykepleie er fraværet 4,0 %, hvorav 0,8% er korttidsfravær. Enhet hjemmesykepleie har over en lengre periode hatt stabilt lavt fravær. ENHET OMSORGSBOLIG: Totalt for enhet omsorgsbolig er fraværet ,8 %, hvorav 1,4 % er korttidsfravær. Langtidsfravær i ansattegruppe, spesielt sykepleiergruppe, medfører utfordringer knyttet til forsvarlig døgnkontinuerlig drift. Enhet omsorgsbolig har i løpet av 2.halvår ansatt helsefagarbeidere som vikarer i ledige sykepleierstillinger. Dette for å sikre mest mulig stabil og faglig forsvarlig grunnbemanning. Helsefagarbeiderne har fått vikariater med mulighet for fast ansettelse. Dette må sees i sammenheng med pågående prosjekt «Grunnbemanning enhet omsorgsbolig» hvor antall årsverk enhet omsorgsbolig skal vurderes i forhold til omgjøring til helsefagarbeiderstillinger. Utfordring med ekstern vikarinnleie er at vikarbyråene ikke leverer som forventet på ønsket bestilling sykepleierkompetanse. Enheten benytter seg ikke av ekstern vikarinnleie 2.halvår Den enkelte sykemeldte følges konkret opp med ulike IA-tiltak, oppfølgingssamtaler og oppfølging fra personalenhet. Bruk av egenmeldinger siste 12 måneder er gjennomgått av enhetsleder. Flere ansatte har brukt 4 eller flere egenmeldinger egen sykdom i løpet av en 12-måneders periode. Seksjonsleder har i samarbeid med personalsjef gjennomgått sakene og retten til bruk av egenmelding ved bruk av egen sykdom er trukket inn av ulik varighet for den enkelte ansatt dette gjelder. Dette har forebygget «gjengangere» ved bruk av egenmeldinger. Økt KTfravær må sees i sammenheng med sesongbetont sykdom, eks influensa, omgangssyke. 10

11 Seksjon BOAK HMS meldinger i seksjonen består også siste halvår 2018 av mest vold og trusler fra brukere. Sone 1 har noe mindre avvik på området enn sone 2 og sone 3. Som tabellen under viser, er det vold og trusler som utgjør flest HMS-avvik i seksjonen. Det jobbes kontinuerlig med å få ned antall avvik, og i enkelte tilfeller benytter vi oss av spesialisthelsetjenesten for veiledning. Enkelte av våre brukere har en atferd som gjør at det forekommer avvik, og ved nyansettelser blir søkere gjort kjent med at det forekommer utageringer. Dette gjør at vi forhåpentligvis ansetter arbeidstakere som tåler å jobbe med utageringsproblematikk, selv om dette ikke er ønskelig. Det ble ikke gjennomført nye ROS-analyser siste halvår 2018, men det er tidligere gjennomført på de områder vi anser det som nødvendig. Gjennomgang og revurdering av ROS-analyser er satt inn i årshjulet for Seksjonen hadde økt sykefravær 1.kvartal 2018, men har etter det hatt et jevnt og forholdsvis lavt sykefravær. Det er få sykmeldte som oppgir årsaker på arbeidsplassen som sykefraværsgrunn, men seksjonen opplever en økning av dette på grunn av økt arbeidsbelastning i enkelte enheter. 11

12 Seksjon TML Seksjonen arbeider etter de rutiner og mål som Rakkestad kommune har fastsatt innenfor området HMS, i tillegg til seksjonens egne handlingsplaner. I forhold til seksjonens utbredte fagområder så er det viktig for seksjonsleder å implementere HMS som del av de daglige arbeidsrutiner og gjøremål. HMS er blant annet på agendaen i seksjonens faste møter. Seksjonsleder er fornøyd med de resultater som vises for seksjonen. Det er dog å anta at det fortsatt er en underrapportering av uønskede hendelser. Dette jobbes det med. Tabellene over viser at det er få uønskede hendelser rapportert. Seksjonen har ikke hatt alvorlige hendelser. Det er like fullt viktig at alle uønskede hendelser rapporteres slik at de kan tiltaks behandles og da etter hvert lukke, som skjema illustreres at gjøres. Seksjonen har ikke gjennomført noen ROS-analyser i perioden. Seksjonen har gode rutiner for å imøtekomme og arbeide med sykefravær. Det er meget positivt at et høyt fravær på starten av året er snudd til et lavere fravær mot slutten. Det egenmeldt fraværet må sies å ligge på et nivå der det er utfordrende å skulle få det lavere. For langtidsfraværet er det utfordrende å raskt nok få avklart sykdomsbilde og samhandlingen med NAV, fastlege etc. er tidkrevende. Noe av fraværet er ikke relatert til jobb. Utfordrende for arbeidsgiver å gjøre noe med det. 12

13 Fellesoversikt Sykefravær Rakkestad kommune totalt for 2018 er på 7,2 prosent. Dette er et prosentvis identisk resultat som for Ved utgangen av første halvår 2018, var sykefraværet høyere enn snitt for de siste fem årene. Sykefraværet andre halvår var betydelig lavere, hvilket gir et samlet snitt som for Bruk av egenmelding økte også i første halvår 2018 sett ifht tidligere år. I andre halvår har bruk av egenmelding fulgt tidligere års nivåer. Seksjon Skautun er eneste seksjon med totalt sykefravær over 10 prosent. Øvrige seksjoner har til dels meget gode resultater mtp nærvær/tilstedeværelse i Det er verdt å bemerke særlig seksjonene Barnehage, Hjembaserte tjenester og Familiesenter som over flere år har slitt med høyt sykefravær, og som nå har sykefravær godt under 10 prosent.. Stabene - inkludert Rådmannen er til dels betydelig tatt ned mtp antall årsverk siste året. Det er en prosentvis stor økning innenfor dette arbeidsområdet når det gjelder sykefravær. Økning i sykefraværet er ikke jobbrelatert. En forventet merbelastning på gjenværende stabsmedarbeidere har så langt ikke medført et høyere sykefravær Seksjon/stab 2017 Egenmeldt fravær Legemeldt fravær Totalt Rådmannen inkl staber 0,80 % 1,90 % 2,60 % 1,30 % NAV 1,10 % 0,40 % 1,50 % 2,00 % Skole 1,00 % 6,00 % 6,90 % 4,80 % Barnehage 1,30 % 7,40 % 8,80 % 8,90 % Kommunikasjon og kultur 0,50 % 4,80 % 5,30 % 1,70 % Familiesenter 1,10 % 4,90 % 6,10 % 7,70 % Skautun 1,10 % 10,00 % 11,10 % 10,20 % Hjembaserte tjenester 0,90 % 6,30 % 7,30 % 11,20 % BOAK 0,80 % 5,50 % 6,30 % 8,20 % Teknikk, miljø og landbruk 1,00 % 5,30 % 6,30 % 7,40 % Totalt 1,00 % 6,90 % 7,20 % 7,20 % 13

14 NED med sykefraværet prosjekt Sentral IA-avtale ble revidert med virkning fra 01. januar Signaler gitt fra partene i perioden frem til dette høst 2018 tilsa at Rakkestad kommune burde se på alternativer til tiltak og muligheter som lå som en del av «gammel» avtale, da store deler av disse etter all sannsynlighet ville bli fjernet eller til dels betydelig endret. Allerede høsten 2018 ble det vedtatt at Rakkestad kommune går inn i prosjekt med NAV Østre Viken, et prosjekt som benevnes «NED-prosjektet». Prosjektets kanskje største gevinst i oppstartsfasen, er en tydelig virksomhetsorganisering hvilket bla har medført at Rakkestad kommune som arbeidsgiver har en egen, dedikert kontaktperson ved NAV Rakkestad som kontaktperson for samtlige ansatte uansett bostedskommune. Dette sammen med faste kontaktpersoner fra NAV Arbeidslivsenter gir en bedre samhandling og NAV sine tjenester oppleves som mer koordinert. Tiltaket betegnes som «prosjekt», men dette er tenkt som en varig arbeids- /organisasjonsform. Bedriftshelsetjenesten: Bruk av BHT 2018 er fordelt over følgende aktiviteter: 14

15 Aktiviteter 2018 er fordelt som følger til den enkelte seksjon/stab: Det har vært et sterkt fokus på muligheter for støtte som ligger i avtale med bedriftshelsetjenesten i Pr august 2018, var hele 95 prosent forbrukt av innbetalte timebank. Dette til tross ble BHT hyppig benyttet også i resterende andre halvår Merkostnad i denne sammenheng er i størrelsesorden kr Kurs: Det er gjennomført tre HMS-relaterte kurs for verneombud i rapporteringsperioden. Kurs i stressmestring, kurs i AKAN-arbeid samt «40-timers kurs». Utviklingsarbeid: Følgende er revidert i perioden - Egenmelding om fravær; mindre endringer ifht omsorgsdager - Retningslinjer ved personskade, nestenulykker og sykdom som oppstår i arbeid. 15

16 EGENKONTROLL BRANN OG EL NOV 2018 Rakkestad kommune v/personal sender halvårlig ut sjekkliste for egenkontroll brann og el. Svarinngang er ikke fullstendig. Manglende gjennomføring fremkommer av vedlagte resultat og følges opp videre. Kort oppsummering av resultatene på kommunenivå: Svarene viser at Rakkestad kommune har god kontroll og god oversikt over brannvernet og el-kontrollen i organisasjonen. Det er avvik som er avdekket: Manglende brannøvelser fremkommer av oversikt totalt 10 brannobjekter knyttet til fire forskjellige enheter/stabsenheter som ikke har gjennomført dette for andre halvår En av disse fire brannobjektene er et særskilt brannobjekt og følges opp i denne sammenheng. Seksjon Skautun rapporterer om flere ønskede behov for å styrke brannvernet totalt sett. Behov er formidlet til seksjon TML. Sjekklister som sendes ut til brannvernområdene er faglig forankret hos Rakkestad Brannvesen. 16