Rapport HMS 1. halvår Saksnr. 17/648 Journalnr /17 Arkiv 032 Dato:

Transkript

1 Rapport HMS 1. halvår 2017 Saksnr. 17/648 Journalnr /17 Arkiv 032 Dato: HMS meldinger 1. halvår

2 HMS meldinger 1. halvår 2017 Det er flere seksjoner som benytter seg av HMS-meldingen. Seksjon BOAK er i særdeleshet gode til dette. Som det fremkommer av oversikten under, er det flere seksjoner samt staber som overhodet ikke har benyttet seg av dette i rapporteringsperioden. Seksjonene TML, Kommunikasjon & Kultur samt alle staber vil fortsatt bli utfordret på dette tema. I perioden er det totalt meldt 153 HMS-meldinger. Samtlige meldinger er behandlet/lukket av aktuell leder. Hovedvekten av meldingene er fra seksjon BOAK, hvor «vold og trussel» utgjør hele 80 meldinger. Meldinger knyttet til «vold og trussel» er med et unntak i barnevern knyttet til hendelser med brukere/pasienter/elever. Videre er det meldt om forbedringsønsker på renhold, i all hovedsak knyttet til enhet Omsorgsboliger. Det er et antall meldinger som er meldt som «Annet». Disse meldingene går mye på sikring av brukere i lokaler hos BOAK for å unngå påføring av selvskader. 2

3 Seksjon NAV ROS: NAV har ikke gjennomført ROS-analyser siste halvår. NAV 2,4 1,9 4,3 0,1 1 1,2 1,2 1,5 2,7 NAV er godt fornøyd med sykefraværet 1. halvår, og ikke minst utviklingen gjennom perioden. Det er stort fokus på nærvær ved seksjonen, og de ansatte gir uttrykk for at de er fornøyde med arbeidsplassen til tross for stor arbeidsmengde og turn-over i form av permisjoner og pensjoner. Seksjon kommunikasjon og kultur ROS: Det er gjennomført ROS-analyse ifm utarbeidelsen av sikkerhetsplan for «Nordstoga på Kleppen». IT gjennomfører ROS-analyser ved oppgraderinger av fagsystem, hjelper enhetene ved ønske om nye fagsystem samt gjør løpende ros-analyser ift utfordringer som dukker også, herunder også prioriteringer ift økonomisk knapphet. KOK 0,3 1,5 1,8 0,1 1 1,1 0,4 0,9 1,3 Seksjonsleder er godt fornøyd med det lave fraværet i seksjonen. Arbeidsmiljøet preges, for en stor grad, av positivitet og et ønske om å bidra i fellesskapet fra alle ansatte. Seksjon Skole Det aller fleste meldinger innen skole kommer etter at skolene har gjennomført internkontroll innen HMS og brannvern. Det er gode rutiner for gjennomføring. Andre ting som oppstår blir ofte oppdaget tidlig og man bruker vaktmestermelding og IT melding i stor grad. Det er også rapportert noen «vold og trusler» fra elever mot lærer. Disse saken har blitt håndtert ved hver enkelt skole. Det er nok ikke noen god kultur for å melde saker innen HMS i seksjon skole. Vaktmestermelding og IT meldinger er derimot aktivt bruk. 3

4 ROS: Det har blitt gjennomført ROS analyser ved hver enkelt skole i forbindelse med utarbeidelsen av beredskapsplaner. Skole 1,5 5,5 7,1 0,4 3,2 3,6 1 4,5 5,5 Sykefraværet har stort sett vært lavt innen skole. Langtidssykefraværet gjelder i stor grad forhold som ikke er arbeidsrelatert. Det er en sak innen skole hvor sykemeldingen er arbeidsrelatert og Stamina er/blir involvert i saken. Skolene har god kontroll og følger opp sykefraværet på en forsvarlig måte. Den sykemeldte blir ivaretatt på en god måte. Seksjon Barnehage Enhetene i seksjon barnehage forholder seg til kommunes rutiner for gjennomføring av vernerunder. Hørelsestester og ergonomiopplæring gjennomføres regelmessig i henhold til seksjonens årshjul. I perioden er det meldt 2 avvik, begge avvikene er innenfor faktor 10; Brannvern. Feil og avvik oppdages og lukkes raskt av enhetslederne, og samarbeidet med vaktmestertjenesten fungerer bra. Mulig det kan være årsaken til at få avvik er meldt. 4

5 ROS: Det er foretatt 3 felles ROS-analyser i seksjon barnehage i perioden, Gat; Visma barnehage og Vold og trusler. I tillegg er det foretatt 2 Ros-analyser i enhetene; Ergonomi og Psykososialt/organisatorisk arbeidsmiljø. Seksjonen har i perioden arbeidet med implementering av prosedyrene knyttet til ROSanalyser. I seksjonen er det i tillegg utarbeidet egne rutiner for ROS-analyser knyttet til Forskrift om Miljørettet Helsevern. Barnehage 1,1 9,5 10,6 0,5 8,6 9,2 0,8 8,9 9,7 Sykefraværet i seksjonen er samlet sett fortsatt under 10 %, andelen egenmeldt fravær er svært lavt noe vi er ser som svært positivt. Dersom man ser bort fra det langtidsfraværet som er knyttet til enkeltsaker og svangerskapsrelatert fravær, ville seksjonen hatt et lavt sykefravær sett i forhold til den kroppslige belastningen det er å arbeide i barnehage. Nærværsarbeidet har fortsatt stort fokus i seksjonen. Seksjon Familiesenter Familiesenteret har ikke god nok kultur for avviksmeldinger. Helsestasjon/skolehelsetjenesten har meldt inn flere avvik som går på manglende ressurser slik at det ikke er helsesøster på avtalte skoledager. Det må jobbes bedte på tvers i seksjonen på det å bruke avvikssystemet bedre. Det er også ulike toleranser på det å «tåle» ukvemsord før en melder det som avvik. Luftsirkuleringssystemet på Familiesenteret fungere ikke alltid. Noen rom er kalde, andre for varme. Det er heller ikke gjort utbedringene for nødutganger slik det er meldt etter brannvernsrunde 5

6 ROS: Det er utført ROS analyser i forbindelse med helse og omsorgstjenesteloven 4A som går på dette at det blir utført tvang mot brukers vilje. Det ble funnes noen svakheter som ble rettet opp samt at samtykkekompetanseområdet ble diskutert og opplæring gitt. Eksisterende tiltak rundt vold og trusler ble revurdert. Det ble gjort ROS analyse på informasjonssikkerhet, særlig i forhold til Gerica, det ble etter dette gjort noen tiltak. Familiesenter 1,3 6,6 7,9 1,5 4,1 5,6 1,4 5,4 6,8 Det har vært flere ansatte med langvarig sykdom, en i barnevernet har opplyst at det er jobbrelatert. Pr. dags dato er det to langtidssykemeldte i barnevern og en i psykisk helse (hun går over på AAP i jan), en ansatt på AAP på helsestasjon, en hos fysio (70%). Seksjon Skautun Skautun har en egen ressurspool. Intensjonen har vært at ansatte med ønske om større stilling skulle få økt stilling i ressurspool. Det ble videre lagt føringer for at man har fortrinnsrett ved ledighet på egen enhet. Det ble rekruttert inn sykepleiere og vi har gitt egne ansatte økt stilling via ressurspool. Den er nå så å si tømt for årsverk, men vi ansetter noen nye i ressurspool nå. Det er viktig å presisere at dette ikke gir en økt kostnad for Skautun / Rakkestad kommune, men sikrer økt kvalitet for pasientene og økt forutsigbarhet for ansatte. Sammen med Fagforbundet har vi nå kjørt i gang et prosjekt hvor noen utvalgte helsefagarbeidere med nattstillinger får økt stilling i ressurspool. Gevinsten for arbeidsgiver er at det ligger føringer for fleksibilitet utover det vi så langt har hatt. Manglende fleksibilitet er hindringen for at arbeidsgivere kan tilby større faste stillinger, så dette er et veldig spennende prosjekt. Skautun jobber godt med avvikssystemet. Vi har tatt i bruk kvartersøvelser for brann via QM og er nå i gang med kvartersøvelser for smitte. Vi kan dermed snart for alvor forutsette at ansatte skal være kjent med bruken av dette verktøyet. Antall meldinger kan dermed ventes å øke noe, men til gjengjeld kan vi da si at mørketallene går ned. 6

7 Vold og trusler er et område som krever mer oppmerksomhet og det er godt at flere ansatte nå melder fra om dette slik at vi får et helhetlig bilde. Som følge av fokuset på vold og trusler i kommunen blir dette et fast tema på vernerundene med verneombudene. Skautun 1,3 9,7 10,9 1,3 7,9 9,1 1,3 8,8 10 Nærværet på Skautun har hatt en positiv utvikling i 2016, etter at det begynte med store utfordringer. Gjennom 2017 har vi så langt hatt et ganske greit nærvær. Høyt korttidsfravær og flere sykemeldinger nå på høsten viser allikevel at vi får utfordringer igjen. Skautun imøteser et prosjekt som NAV v/nav leder skal informere mer om som har fokus på nærværsarbeidet. Vi håper at dette vil gi oss noen verktøy for å ytterligere kunne øke nærværet på Skautun. Seksjon Hjembaserte Hjembaserte tjenester har avvik som vold/ trussel om vold både i enhet hjembaserte ute og i omsorgsboliger. I tillegg har man flere avvik på at brukere røyker i samme rom som ansatt, og at brukere kan ha hatt uhell ved røyking som igjen kunne ha ført til branntilløp. Omsorgsboliger opplever sjenanse ved at ansatte røyker på utsiden av boligene og røyklukt siver inn. Omsorgsboligene melder avvik på renhold i fellesarealene i omsorgsboligene. Enhet hjemmesykepleie: HMS meldinger er knyttet til en hendelse i brukers hjem hvor situasjonen oppleves svært ubehagelig av ansatt. Situasjonen er fulgt opp med samtale med ansatt gjennomført av enhetsleder. Annen hendelse er knyttet til en situasjon hvor ansatt mellom to oppdrag fysisk blir stoppet av annet kjøretøy. Fører av bilen utøver fysisk vold og er truende overfor ansatt. Saken er meldt Politiet. Ansatt er i etterkant fulgt opp med samtaler gjennomført av 7

8 enhetsleder. Det er også meldt flere på vold og trussel om vold fra en og samme pasient. I denne situasjonen er man alltid to ansatte og man har kommet frem til tilnærmingsmåter for å unngå lignende situasjoner. Enhet omsorgsboliger: Flere av meldingene gjelder tilbakemeldinger på renhold av fellesareal omsorgsboliger. Sakene er fulgt opp av enhetsleder i samarbeid med enhetsleder TML. Oppfølging av renhold omsorgsboliger pågår. Eksempelvis bør gulv i garderobe og gang mot Andebo skiftes ut da gulvbelegget er svært slitt og det ikke er mulig å bone opp belegget. Arbeidsplass omsorgsbolig Bjørkebo 1.og 2.etg er ikke tilfredsstillende i forhold til ergonomi og lukt fra kloakk. Kloakklukt er tidligere innmeldt til TML. TML retter opp i dette fortløpende. Noe utbedring er gjort i forhold til ergonomi på arbeidsplassene. Rommene som anvendes er tidligere skyllerom og er idag ikke egnet for kontorplass. Behov for utbedring og tilrettelegging av arbeidsplassene er tidligere oversendt TML. Enkle ting som maling av vegger og kontorpulter gjenstår. Røyking utenfor omsorgsboliger Andebo (ansatte fra sykehjem og Hjembaserte tjenester) fungerer svært dårlig. Seksjonsleder følger opp saken med personalenheten for å jobbe mot en røykfri arbeidsplass for ansatte i Hjembaserte tjenester. Enhetsleder er muntlig gjort kjent fra ansatte om sjenerende røyking hjemme hos beboere i omsorgsbolig. Røyking i omsorgsbolig følges opp av seksjonsleder i samarbeid med enhetsleder. Hjembaserte tj. 1,3 11,1 12,4 0,5 12,7 13,2 0,9 11,9 12,8 Det er forskjell på enhet hjembaserte tjenester ute og enhet omsorgsboliger når det gjelder sykefravær. Enhet omsorgsbolig har et langtidsfravær på over 20%. Dette dreier seg i størst mulig grad om forhold utenfor arbeidsplassen. Det jobbes fra enhetsleders side mye med tilrettelegging for den enkelte sykemeldte slik at det er mulig å være noe i arbeid. Enhet hjembaserte ute har hatt et sykefravær på under 5% 8

9 Seksjon BOAK Seksjonens ledergruppe har denne perioden hatt fokus på HMS-arbeid og ROS analyser. Vi hadde systemrettet tilsyn på brann- og el på nyåret, og avvik ble lukket i april. Ansatte i seksjonen står i mange krevende situasjoner, og har godt innarbeidede rutiner for å melde avvik. Avvik blir brukt til refleksjon og veiledning, og det jobbes kontinuerlig for at ansatte skal ha et godt arbeidsmiljø. HMSmeldinger: Hovedtyngden av HMS meldingene i seksjonen er vold og trusler, en melding som beskriver at ansatt har blitt utsatt for vold og trusler fra bruker. De fleste av meldingene på vold og trusler er i kategorien skrik, slag og spark. I seksjonens årshjul ligger en regelmessig opplæring av ansatte i selvforsvar, for å forebygge mot skader ved utagering hos bruker. Vi har også inne Habiliteringstjenesten, som veileder rundt flere av brukerne. Andre meldinger: Brannrunde er gjennomført i alle enheter, og feil og mangler rettet opp. ROS: Seksjonen har gjennomført Ros-analyser på områdene brann og el, makt og tvang, dokumentsikkerhet Gerica og Gat, samt vold og trusler i EMF-boligen og på Gudimstua. I tillegg er det utarbeidet beredskapsplan for seksjonen. 9

10 BOAK 1,3 6,3 7,5 0,7 7 7,7 1 6,6 7,6 Seksjonen har et forholdsvis lavt sykefravær, og svært lite av fraværet skyldes forhold på arbeidsplassen. Ledere jobber kontinuerlig med oppfølging av ansatte, og om mulig tilrettelegges det for å unngå sykefravær. Seksjon TML ROS: Seksjon TML har i løpet av første halvår gjennomført en ROS/gjennomgang av internkontrollen på området vannforsyning. En slik gjennomgang tar for seg alle områder innenfor vannforsyning deriblant HMS. Seksjon TML gjennomfører alle vernerunder 2. halvår. Enhet eiendomsforvaltning har i sitt årshjul interkontroll brann og el kommunale formålsbygg. På grunn av ressurssituasjonen ble denne kontrollen gjennomført av eksternt firma. Alle avvik ble rettet våren Seksjon TML bruker HMS-melding, men uønskede hendelser blir ikke i rapportert av ansatte. Seksjonen fortsetter arbeidet for at HMS-melding brukes når rutinene tilsier at det skal meldes. TML 0,9 5,8 6,7 0,7 5 5,7 0,8 5,4 6,2 Seksjon TML jobber aktivt for å holde sykefraværet lavt. Det jobbes med psykososiale tiltak og tilrettelegging av oppgaver. Seksjonen er meget fornøyd med å holde det egenmeldte fraværet under 1% over tid. Langtidsmeldt sykefravær er fortsatt noe høyt og det jobbes for å redusere dette. Positivt at det har vært en nedgang fra 1. til 2. kvartal. Det langtidsmeldte fraværet er i stor grad innenfor området renhold. Årsakene til dette er flere, men tiltak er iverksatt. Som f.eks. en omlegging fra manuell vask til bruk av maskin. 10

11 Fellesoversikt Sykefravær Rakkestad kommune første halvår 2017 er på 7,40 prosent. Dette er en liten nedgang fra totalt sykefravær i Rakkestad kommune sitt måltall for sykefravær er at dette ikke skal overstige 6,5 prosent. Det er to seksjoner som i perioden har et økende sykefravær sett ifht 2016; seksjon Hjembaserte tjenester og seksjon Barnehage. Egenmeldt sykefravær er på 1,00 prosent i perioden. Dette er på snitt for organisasjonen de siste årene. Stabene - inkludert Rådmannen er til dels betydelig tatt ned mtp antall årsverk siste året. En forventet merbelastning på gjenværende stabsmedarbeidere har så langt ikke medført et høyere sykefravær. Fravær 2017 Seksjon/stab Fravær2016 Egenmeldt Legemeldt Totalt Rådmannens team inkl staber 0,50 % 1,40 % 1,90 % 3,00 % NAV 1,20 % 1,50 % 2,70 % 5,10 % Skole 1,00 % 4,50 % 5,50 % 5,60 % Barnehage 0,80 % 8,90 % 9,70 % 8,50 % Kommunikasjon og kultur* 0,60 % 0,90 % 1,50 % 1,30 % Familiesenter 1,40 % 5,40 % 6,80 % 10,80 % Skautun 1,30 % 8,80 % 10,00 % 11,50 % Hjembaserte tjenester 0,90 % 11,90 % 12,80 % 9,10 % BOAK 1,00 % 6,60 % 7,60 % 7,80 % Teknikk, miljø og landbruk 0,80 % 5,40 % 6,20 % 10,30 % Totalt 1,00 % 6,40 % 7,40 % 7,80 % *Ny seksjon fra 01. april

12 12

13 Aktivitet planlagt i årshjul med bedriftshelsetjenesten er ikke ivaretatt på alle områder. Det er satt fokus på dette fom oktober

14 VERNERUNDER 1. HALVÅR 2017 Det er gjennomført vernerunder innen seksjon Hjembaserte tjenester, seksjon Skole og seksjon Barnehage. Seksjon Hjembaserte tjenester: Vernerunde gjennomført innen både enhet hjemmesykepleie og enhet omsorgsboliger. Vernerunden ble gjennomført med fokus på arbeidsmiljø, ergonomi og inneklima. Generelle kommentarer Det har vært to hendelser hvor ansatte er utsatt for vold/trussel om vold. En hendelse i brukers hjem hvor hendelse er fulgt opp med samtaler med ansatt og en hendelse hvor ansatt ble fysisk stoppet ved kjøring mellom to oppdrag og utsatt for fysisk vold. Sistnevnte sak er meldt politi. Seksjonen skal - i forlengelse av overordnet kartlegging «vold og trussel» - utarbeide og gjennomføre seksjonsintern ROS-analyse i samarbeid med verneombud og tillitsvalgte høst Manglende/mangelfullt renhold av fellesarealer er en problemstilling som er avdekket, og som er fulgt opp av enhetsleder mot seksjon TML og renholdsleder. En vesentlig del av problemstillingen i denne sammenheng er at gulvbelegg er svært slitt og vanskelig lar seg bone. Det er videre satt fokus på ergonomi ved arbeidsplass omsorgsbolig Bjørkebo. Behov og ønsker i denne sammenheng er oversendt seksjon TML. Noen enklere utbedringer er gjennomført særlig knyttet mot kontorer. Sigarettrøyk er en tilbakevendende utfordring, både mtp ansattes egne behov i denne sammenheng og ved arbeid i omsorgsboliger hvor det bor røykere. Seksjonsleder ivrer for røykfri kommune, og jobber konkret på problemstilling i omsorgsboligene hvor det bor røykere. Seksjon Barnehage: Vernerunder er gjennomført ved totalt tre av kommunens fem kommunale barnehager. De to resterende barnehager gjennomfører vernerunde høst Vernerunder er gjennomfrøt med fokus på arbeidsmiljø, giftige/helsefarlige stoffer, vedlikehold/orden og ergonomi. Generelle kommentarer Tiltaksplaner etter tidligere vernerunder er fulgt opp. Hørselstest ansatte og ergonomiopplæring for ansatte har fulgt årshjul som er lagt i samarbeid med bedriftshelsetjenesten. Det etterspørres medarbeiderundersøkelse for ansatte. Seksjon Skole: Vernerunde gjennomført ved Bergenhus skole. Meldes om tidvis dårlig inneklima, hvor seksjon TML allerede er kontaktet. Avtrekksvifte på maskinrom må sjekkes. Det er kjøpt inn to stk hørselvern til bruk ved maskinrommet på laboratoriet. Utover dette meldes det at det er «på stell». 14

15 EGENKONTROLL BRANN OG EL MAI 2017 Rakkestad kommune v/personal sender halvårlig ut sjekkliste for egenkontroll brann og el. Svarinngang er ikke fullstendig. Manglende gjennomføring fremkommer av vedlagte resultat og følges opp videre. Kort oppsummering av resultatene på kommunenivå: Svarene viser at Rakkestad kommune har god kontroll og god oversikt over brannvernet og el-kontrollen i organisasjonen. Det er enkelte områder som fortsatt krever et fokus; dette omfatter gjennomføring av brannøvelser og opplæring av nyansatte som en del av introduksjonen. Det understrekes at dette ikke er en stor mangel. Særlig seksjon skole og seksjon barnehage har meget gode rutiner sett særlig ifht brannvern/el-kontroll som også omfatter brukere elever og barnehagebarn. Sjekklister som sendes ut til brannvernområdene er faglig forankret hos Rakkestad Brannvesen. Resultat fra egenkontroll sjekklister er vedlagt som vedlegg 1 15

16 VOLD OG TRUSLER OM VOLD Kommunens arbeid iht. nye regler Nytt kap 23A Arbeidsom kan medføre fare for å bli utsatt for vold og trussel om vold i Forskrift om utførelse av arbeid, bruk av arbeidsutstyr og tilhørende tekniske krav, trådte i kraft Her pålegges arbeidsgiver bl. a å kartlegge forhold ved arbeidssituasjonen som kan medføre at arbeidstaker blir utsatt for vold og trusler om vold. Rakkestad kommune v/personal sendte våren 2017 ut elektronisk kartleggingen av VOLD/TRUSLER OM VOLD DE SISTE 12 MÅNEDENE til alle ansatte. 380 personer besvarte hele/deler av undersøkelsen. Svarinngang var på ca 40 prosent. Kort oppsummering av resultatene på kommunenivå: HVOR OFTE UTSATT FOR FYSISK VOLD I ARBEIDSTIDEN HVOR OFTE UTSATT FOR TRUSLER OM VOLD I ARBEIDSTIDEN Aldri En gang Et par g Månedlig Ukentlig Aldri En gang Et par g Månedlig Ukentlig UTSATT FOR FYSISK VOLD AV ALENE MED BRUKER UTSATT FOR FYSISK VOLD AV Bruker Pårørende Nei Ja Bruker Pårørende EPISODENE HAR VANLIGVIS INNTRUFFET EPISODENE HAR VANLIGVIS INNTRUFFET Ingen typisk tid Vanlig dagtid Ettermiddag Kveld Natt Natt helg/ Høytid Ingen typisk tid Vanlig dagtid Ettermiddag Kveld Natt Natt helg/ Høytid HVOR OFTE UTSATT FOR VOLD/TRUSLER OM VOLD PÅ ANDRE/INDIREKTE MÅTER Aldri Indirekte trusler Ydmykende atferd Emosjonell vold Isolerende atferd Internett/ sos medier E-post Telefon SMS HVOR OFTE REDD FOR Å BLI UTSATT FOR FYSISK VOLD/TRUSLER OM VOLD VURDERING AV ANTATT RISIKO FOR Å BLI UTSATT FOR VOLD/TRUSLER OM VOLD FRAMOVER Aldri Sjelden Regelmessig Daglig Minkende Uforandret Økende Sterkt økende Svarene viser relativt lav forekomst av situasjoner med vold/trusler om vold, det er brukere som utgjør den største trusselen og situasjonene skjer på vanlig dagtid. De ansatte som har svart, ser i liten grad vold/trusler om vold som et økende problem framover. De ansatte ble også spurt om i hvilke arbeidssituasjoner de opplevde størst utrygghet med tanke på vold/trusler om vold. De 160 svarene fordelte seg i vesentlig grad på: Alene på vakt/jobb med bruker/elev Håndtering av psykisk ustabile, demente, utagerende brukere/pasienter/ elever Sinte pårørende, hjemmebesøk i konflikt-/vanskelige situasjoner Fysiske forhold ved arbeidsstedet; enkel adgang for uvedkommende, vanskelig å skjerme seg En overvekt av tilbakemeldingene knyttet til opplevd vold/trusler om vold kom fra helseseksjonene samt skole. Resultatene fra kommunens kartlegging av vold/om trusler om vold, kan tas ut på den enkelte seksjon/enhet. Her er resultatene, sammen med informasjon fra vernerunder, medarbeidersamtaler m.m., tatt med videre inn i risikovurdering og tiltak knyttet til organisering og opplæring og oppfølging av ansatte. Resultat fra kartlegging spørreskjema er vedlagt som vedlegg 2 16

17 17