GRUNNLAGET LEGGES I GYM OG TURN! Side 1 av 5

Transkript

1 ØSTFOLD GYMNASTIKK- OG TURNKRETS Ekebergveien 101, 1178 OSLO. Telefon: , E-post: Org.nr: Protokoll Møte/arbeidshelg i Kretsstyret nr. 6/2016 Avholdt på Makø Gård, Nordre Sandøy, , kl , kl Tilstede: Kretsstyret Kretsleder Jostein Juul Nestleder Bodil O. Bjørnevik Aas Trond Andersen Monica Egerø Kretskonsulent Kristin Bjerkli Axberg Adm. Forfall: Henry Dall Kirsten Lystad Varamedlem Christine Høie Varamedlem Heidi Kristin L. Ringstad Utvalg Hanne Rossfjord, Bredde Elsie Strand, TURG Tea Simensen, TUTR Birgit Vallestrand, TUK Torgeir R. Pedersen, TUM Grete Lauritzen, TUGH Terje Heen, Anlegg Saksliste: KS -sak 39/2016 KS -sak 40/2016 KS -sak 41/2016 KS -sak 42/2016 KS -sak 43/2016 KS -sak 44/2016 KS -sak 45/2016 KS -sak 46/2016 Utdanning Fadderordning/ klubb-besøk / representasjon Retningslinjer/ kriterier for tildeling av midler og gaver Kretsting Økonomi Langtidsplan Instrukser for tillitsvalgte med verv i særkretsen Kretsstyremøter Side 1 av 5

2 KS -sak 39/2016 Utdanning Savner terminlister 2016/2017 for utvalgene (med unntak av TUK). Styret ønsker og vurderer å sette opp følgende kurs: - Kurs for foreldre og foresatte f.eks. o innføring i dommer-/sekretariatsoppgaver o «praktisk ernæring i en hektisk idrettshverdag..» - Dommerkurs (spesielt i turn menn, men også motivere de andre utvalgene) - Fortsette å holde trykket oppe på trenerkurs generelt (Trener1, hjelpetrener og sikringskurs) - Convention/ kurshelg. Kan vurdere å samle flere kurs til en hel helg for ulike målgrupper. KS -sak 40/2016 Fadderordning/ klubb-besøk / representasjon Representasjonsoppgaver for særidrettskretsens tillitsvalgte: Styret fordeler klubbene mellom seg, og hver fadder er ansvarlig for aktivt å oppsøke lagene. Fadder kan delta på styremøte/årsmøte og på konkurranser/ juleoppvisninger. I tillegg vil styret arrangere klubb-besøk. Styret arrangerer sine styremøter på rundgang hos lagene i særkretsen, og inviterer samtidig en representant fra klubben til samtale/presentasjon av klubben: - Presentasjon av klubben - Hva er de gode på, hvilke målgrupper jobber de for - Er det noe klubben trenger mer hjelp/ bistand til eller kompetanse om? - Hvilke behov har de ift kretsen, har de noen ønsker eller forventninger til kretsens arbeid? - Mer konkrete spørsmål til klubben kan f.eks. omhandle deres behov for/ønsker om: o Nettverkssamling for unge trenere: er klubbene interessert? hva slags utbytte ønskes, faglig / sosialt forslag til tema som kan være av felles interesse på tvers av grenene? beste tidspunkt for samling? Arrangerer klubben semesterstart/ kick off for sine trenere? Kan dette ev. være et alternativ? o GymX/ voksenmosjon o EtU-kurs: Gymlek/ Idrettens Grunnstige/ Salto KS -sak 41/2016 Retningslinjer / kriterier for tildeling av midler og gaver Retningslinjer gaver: Vedtak: Særkretsen prioriterer å dele ut gaver til organisasjoner og tar bort tillitsvalgte/personer med verv i særkretsen. Kretskonsulent lager liste over lagenes stiftelsesdato og kommende jubileumsår. Retningslinjer for tildeling av midler: Retningslinjene vedtas, med kommentar til støtte til utøvere/privatpersoner: Penger kan gjerne tildeles direkte til utøver, med kopi til klubb. Kretskonsulent sjekker om det finnes noen restriksjoner med tanke på tildele penger direkte til utøvere, ellers bør tildeling skje via klubb. Kretskonsulent

3 lager et utfyllende skriv til bruk internt i styret, og et forenklet skriv til informasjon utad for klubber og utøvere. KS -sak 42/2016 Kretsting Styret vurderer å holde kretstinget over en dag (lørdag), eventuelt med klubbledermøte i tilknytning til tinget (søndag). Styremøte fredag kan også vurderes. Dette kan minske kostnader for klubbene ved at representanter kun stiller en dag. Dersom tinget holdes i Østfold, kan også klubbleder velge å enten overnatte eller bo hjemme. Vedtak: Endring av særkretstinget tas opp på særkretstinget i Styret forbereder derfor tinget i 2017 over to dager som tidligere. Styret ønsker likevel å tilrettelegge for lavere alkoholforbruk under kretstinget, spesielt med tanke på mulig deltakelse for ungdomsrepresentanter under 18 år. Lavere forbruk kan for eksempel tilrettelegges ved å kun tilby en enhet til middagen, og korte inn på pause mellom forhandling og middag. Fredriksten Festning er allerede reservert for Særkretsting mars 2017, men andre alternativer blir også vurdert. Frist for forslag, samt fullmaktsskjema, for kretstinget settes til , dagen før styremøtet KS -sak 43/2016 Økonomi Generelt Fungerende kasserer, Marianne har gitt en kort oppdatering over mail torsdag 18.08: Det har ikke skjedd så mye siden forrige rapport. Trond og Marianne planlegger å møtes om knappe to uker for å gå gjennom bilag og kontering m.m. Tilgangene i banken ordner seg også nå etter sommeren. Pr : Brukskonto; kr ,60. Sparekonto, ingen endring; kr ,-. Det er kun en transaksjon i hver av månedene juli og august (en reiseregning i juni og faktura for medaljer i august). Reskontroen på kunder er ikke gjennomgått. Mange kursdeltakere har betalt kurs som ble utfakturert før sommeren. Det skal ikke være mange igjen som ikke har betalt. Dette gjennomgår Marianne sammen med Trond. Styret tar rapporten til etterretning. Bedriftskonto DNB og signaturrett/prokura i Brønnøysund Status: Kretskonsulent vil jobbe for å ferdigstille bedriftskundeprofil og endring av prokura og signaturrett i Brønnøysund. Det er forhåpentligvis mulig å få til før Trond og Marianne møtes. Det mangler fortsatt signaturer på forrige møteprotokoll, disse må nå innhentes. TILLEGG etter e-postkorrespondanse : Kretskonsulent har endelig fått et klart svar på hvilke rolletildelinger banken trenger for opprettelse av bedriftskonto. Styret er informert pr. e-post og har godkjent tillegg til protokoll fra arbeidshelg til signering. Administrator i banken må stå med signaturrett i Brønnøysundregisteret. Dette betyr at Daglig leder (kretskonsulent), må føres inn med signaturrett på endringssøknad i Brønnøysund. Administrator styrer hvem som har tilgang i banken, og kan deretter tildele disposisjonsrett til styreleder og kasserer. Tidligere vedtak: a) Styret vedtar opprettelse av brukerkonto, sparekonto og skattetrekkskonto. Administratorrollen legges til Kretskonsulent. Hovedbruker blir kasserer i styret, sammen

4 med leder og konsulent som brukere med disposisjonsrett. Utvalgskonto opprettes senere ved behov. b) Styret tildeler følgende prokura for Østfold Gymnastikk- og Turnkrets: Styrets leder alene og Daglig leder alene. Kretsstyret kan gi fullmakt til disponenter for kretsens ulike konti. Styret tildeler følgende signaturrett for organisasjonen: Styreleder og nestleder hver for seg. Vedtak: Tidligere vedtak om opprettelse av brukerkonto m.m., opprettholdes. Tidligere vedtak om rolletildeling i Brønnøysund opprettholdes, med tillegg: Styret tildeler følgende prokura for Østfold Gymnastikk- og Turnkrets: Styrets leder alene og Daglig leder alene. Kretsstyret kan gi fullmakt til disponenter for kretsens ulike konti. Styret tildeler følgende signaturrett for organisasjonen: Styreleder og nestleder hver for seg, samt Daglig leder alene. KS -sak 44/2016 Langtidsplan Generell del for særkretsen, inkludert utdanning og mål for utvalg ble gjennomgått og oppdatert. Da ingen av utvalgene var tilstede under arbeidshelga, er det ønskelig at utvalgene sender inn egne langtidsplaner. RG sendte inn langtidsplan ved fjorårets gjennomgang og kan selvsagt velge å bruke/oppdatere denne. Vedtak: Styret vedtar langtidsplan med mindre kommentarer. Kretskonsulent sender ut langtidsplan til styret og deretter til utvalgene. KS -sak 45/2016 Instrukser for tillitsvalgte med verv i særkretsen Utarbeidelse av instruks for tillitsvalgte i kretsen med Oppland GTK sitt dokument som mal, utsettes til senere. Styret ønsker en gjennomgang for å sikre god informasjon og enklere inkludering av nye fremtidige styremedlemmer. KS -sak 46/2016 Kretsstyremøter Kretsstyremøter 2016/2017: September onsdag kl. 18:30 Halden? Oktober onsdag kl. 18:00 Nedre Glomma? (Orientering om klubben fra kl. 19:00) November onsdag kl. 18:00 Festiviteten/Sarpsborg? (Middag fra kl. 20:00) Januar Februar Mars onsdag kl. 18:30 Moss? onsdag kl. 18:30 Fredrikstad? Kretsting Fredriksten Festning? (Kretsstyremøte fredag 03. mars?) Ref. Kristin B. Axberg, Kretskonsulent ØGTK

5 Underskrift Kretsstyret ØGTK: Jostein Juul, Kretsleder _ Bodil O. Bjørnevik Aas, Nestleder Trond Andersen, _ Monica Egerø, Henry Dall, Heidi-Kristin Lilleng Ringstad, Varamedlem