Arbeidsgruppe Lisenser. Førstelinjeforum

Transkript

1 Arbeidsgruppe Lisenser på Førstelinjeforum

2 Hva jobber vi med? Spesifikasjonsgrunnlag for et lisensforvaltningsmodul (SAM) som Uninett skal legge ut til anbudskonkurranse for sektoren

3 Hva jobber vi med? Samle våre felles behov og frustrasjoner rund Adobelisenser og service fra Crayon for Uninett som skal prøve å forhandle bedre kondisjoner for sektoren

4 Hvordan ble det til? Oppdagelse av behov på førstelinjeforum 2015 Åpen videokonferanse for oppdagelse av felles trekk mars 2016 Aktivering av Uninett / beslutte tema for forum april 2016 Arbeidsgruppe og oppdrag besluttet mai 2016 Call for contribution august 2016 Videomøte med arbeidsgruppe september 2016 Arbeidsgruppe prekonferanse

5 Leder: Ina von Lukas fra HiOA Hvem er med? Deltaker i arbeidsgruppen på konferansen: Frode Gether-Rønning, AHO Mona Elisabeth Einskau, Norduniversitet Dennis Gamst Landsem, NTNU Remy Sandhu, UiB Reena Kumar, HiOA Andere som har engasjert seg hittil: Tor Arne Søbye, UiA Steinar Gilberg Norduniversitet Nord Trøndelag Gunn Elisabeth Borge Høgskolen i Sørøst Norge Frode Jansen Universitet i Stavanger Jon Steine UiB Morten Petterson Norges miljø og biovitenskapelige Universitet Mottaker: Frode Indseth, Uninett

6 Hva vet vi hittil? Arbeidgruppen representerer hittil 5 institutter (tidligere 10) tilsatte studenter Vi bruker til sammen estimert 50 millioner kroner på lisenser hvert år Noen så mye som 42% av lisens budsjettet til Adobe

7 Vi er i snitt 1,6 person per tidligere institutt som driver med lisensforvaltning

8 Hva jobber vi med? Bygge et nettverk for lisensansvarlige i sektoren

9 Hvordan beholder vi oversikt? Saksbehandlingssystem (OTRS, Issue tracker og tilsvarende) SystemCenter (SCCM), Munki, selvprogrammert system Excel, E-post og egne kalender varslinger Baseware, Adobe console, leverandørens portaler Forumsmøter Bruker gir beskjed at noe ikke funker lenger

10

11 Hva ønsker vi oss? Et verktøy som er lett integrerbar med våre andre systemer hjelper å holde kontroll over fornyelsesdatoer trigger brukerne til å melde fra/ordne fornyelsesbehov hjelper oss å beholder oversikt over versjoner som er i bruk hjelper oss å finne utdatert og ubrukt programvare hjelper oss å følge med på utnyttelsesgraden av programvare og varsler oss

12 Adobe-Crayon-Frustrasjoner Vi sliter med: Ufleksible lisens modeller til veldig høye priser Vanskelig å ha alle varianter av produktene til en hver tid pakket og oppdatert (16 produkter x device eller bruker x operativsystem = rund 100 varianter) Vanskelig å få oversikt over hva vi har Crayon er ofte dyrere enn Adobe direktkjøp Crayon har for lange respons tider og mangler kompetanse Crayon/Adobe er lite smidig med bruk av lisensene. Anskaffelsesprosessen er vrang og utdaterte lisenser slutter på dagen å virke. Det skaper friksjon hos brukerne Det er lett å installere device lisens feil og det er veldig vanskelig å rydde opp i det når man oppdager feilen

13 Hva drømmer vi om? Et tildelt lisenskontingent som vi kan rotere som vi vil Mulighet å få en rimelig enterprise lisens på instituttnivå som inkluderer studenter Bedre priser (akademi lisenser) Bedre service fra Crayon eller en annen kon Feide integrasjon og automatisk tildeling av samtidig brukte lisenser En API (eller annen integrasjonsmulighet) mot administrasjonskonsolen God selvbetjening for brukere (fornyelse per e- post, faktura etterpå)

14 Veien videre? Spesifisere videre våre behov for lisensforvaltningsverktøyet Overlevere stafettpinnen til Uninett Går ut på anbud for lisensforvaltningsmodul Slå rammeavtale «Rotte oss sammen» rund Adobe/Crayon problemene Prøve å forhandle bedre avtaler Skape faglig dialog i sektoren om lisenser

15 Vil du være med? Kontakt: Ina von Lukas