Difi Ans prosessrammeverk. prosesser

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Difi Ans prosessrammeverk. prosesser"

Per-Arne Bråten
5 år siden
Visninger:

1 Difi Ans prosessrammeverk for utvikling og forvaltning av Digitale prosesser EHF brukerkonferansen

2 Innledning Alle brukere av EHF vil også bli brukere av prosessrammeverket Kort repetisjon og noen erfaringer fra Dynamisk innkjøpsordning prosjektet - DPS Ev. spørsmål til slutt

3 Prosessorientering Brukerreiser/tjenestedesign er en «metode» for å forstå og ivareta brukernes behov i prosessen Øke produktivitet, antall tjenester Øke kvalitet Ressurser Prosesser Tjenester, anskaffelser Kvalitet Effektiv forvaltning av samfunnets ressurser Redusere ressursbruk Redusere Tidsbruk, ledetider

4 Utfordring Mål Retningslinjer Stiller krav Gjør mulig Prosesser Stiller krav Gjør mulig Prosedyrer Stiller krav Gjør mulig Verktøy, opplæring, ledelse, etc. Stiller krav Gjør mulig Prosessorientert kultur

Metric Name Metric Category Metric Value Your Percentile N Note: Mock data provided for purposes of illustration.

Efficiency 17,00 52,45% 100 9,25 16,35 24,26 7,26 Return on assets Process Efficiency 74,32% 74,32% 90 10,23% 54,26% 76,23% 1,91% Shrinkage as a percentage of total revenue Average monthly national

family forecast error measured by the mean absolute percentage error (MAPE) Key customer growth Process Efficiency Process Efficiency Process Efficiency Process Efficiency Process Efficiency Your

5 Metric Name Metric Category Metric Value Your Percentile N Note: Mock data provided for purposes of illustration. Bottom Performer Median Top Performer Cost of goods sold as a percentage of revenue Cost Effectiveness 55,23% 20,23% ,23% 43,26% 39,21% 16,02% Finished goods inventory turn rate Process Efficiency 17,00 52,45% 100 9,25 16,35 24,26 7,26 Return on assets Process Efficiency 74,32% 74,32% 90 10,23% 54,26% 76,23% 1,91% Shrinkage as a percentage of total revenue Average monthly national forecast error measured by the mean absolute percentage error (MAPE) Average monthly shipping location forecast error measured by the mean absolute percentage error (MAPE) Average monthly product family forecast error measured by the mean absolute percentage error (MAPE) Key customer growth Process Efficiency Process Efficiency Process Efficiency Process Efficiency Process Efficiency Your Organization All Participants GAP Prosess Prosesseier Dato Hent Ingrid Kolderup Bjerke dokumentasjonsbevis Prosedyre (hva du må kunne gjøre) 1 Sjekk anskaffelsesdokumentene for gjeldende konkurranse/kontrakt. Identifiser kvalifikasjons-/og dokumentasjonskrav. 2 Finn leverandørens besvarelse på kvalifikasjoner: Enten i ESPD erklæring(er) innsendt av leverandøren. Eller annen type dokumentasjon. Hvis felt ikke er fylt ut kan du be leverandør om tilleggsinformasjon. Husk å undersøk hvis A B Spørsmål (hva du må kjenne til for å forstå og kunne gjøre det du skal) OBS. det er ingen sammenheng mellom tallene og bokstavene. Hva er prosessens formål? Hva er anskaffelsesdokumentene? (kunngjøring, konkurransegrunnlag og ESPD). Hvordan finner jeg kontrakten? det er avvik fra krav. 3 Sjekk i egen virksomhet/system om du C Hva er en ESPD erklæring og hvor finner jeg allerede har tilgang til gyldige den? (virksomhetsspesifikt en del av dokumentasjonsbevis for denne tilbudet) leverandøren. 4 Be om manglende dokumentasjonsbevis. D Hvordan finner du anskaffelsesdokumentene? 5 Arkiver nye dokumentasjonsbevis. E Hvor finner jeg de ulike 6 Validere og kontrollere dokumentasjonsbevis. Hvis leverandør tilfredsstiller krav er leverandør kvalifisert. Hvis ikke vurder om leverandøren skal gi supplerende informasjon eller avvises. 7 Registrer og arkiver resultat av kvalifiseringen. F G H dokumentasjonsbevisene? Hvordan arkivere dokumentasjonsbevis? Hvordan validere og kontrollere/vurdere dokumentasjonsbevis? Hvordan vet jeg at prosessen er avsluttet? Prosessrammeverket Mål for anskaffelse Retningslinjer Behov DOKUMENTINFORMASJON 1.1 Organisasjon Difi ANS 1.2 ID og Prosessnavn (fra Hent dokumentasjonsbevis prosessoversikten) 1.3 Prosesseier 1.3) Ingrid Bjerke Kolderup 1.4 Versjon Utarbeidet av Hilde Kjølset Dato for utarbeidelse Godkjent av Ingrid Bjerke Kolderup 1.8 Sist oppdatert 1.9 Sist revidert (revisjonshistorikk i vedlegg) 1.10 Endringsprosedyre 1.10) Beskrive prosedyre for av prosessen. endring Hvem som kan initiere forespørsel om endring. Hvem som godkjenner endring. Hvem som har ansvar for implementering av endring. Hvordan det gjøres, etc. Prosesser Prosesshierarkiet Prosessdefinisjoner Læring og utvikling Quantitative Data - Other Performance Indicators KPI og praksisrapport EHF prosjekter Tilrettelegging Digitale prosesser

6 Utvikling og forvaltning av digitale prosesser Difi ANS prosessrammeverk Behov og muligheter for: Prosessteam sikre helhetlig tilnærming og arbeid Utvikling Forvaltning Analysere utviklingsbehov Analysere forvaltningsbehov Organisere utvikling Oppdatere Digital prosess Utvikle Digital prosess Markedsføring av Digital prosess Realiserer gevinster Støtte brukere Tilbakemeldinger, Rapporter,

Prosjekt Dynamisk innkjøpsordning (DPS) Er en fullt ut elektronisk prosess, foa 26-4 (3) All kommunikasjon skal skje ved bruk av elektroniske kommunikasjonsmidler krever

7 Prosjekt Dynamisk innkjøpsordning (DPS) Er en fullt ut elektronisk prosess, foa 26-4 (3) All kommunikasjon skal skje ved bruk av elektroniske kommunikasjonsmidler krever systemstøtte i alle prosessteg, jf foa kap 22 Formål å anskaffe ytelser som ikke trenger særlige tilpasninger for å oppfylle hans krav - både varer og tjenester, foa 26-4 (1)

8 Hvem, hva, hvorfor Hvem har vært involvert så langt Ruter, Bergen kommune, Rogaland Fylkeskommune, Difi. Hva har vi gjort Identifisert hvilke prosesser/aktiviteter i rammeverket som vil bli berørt Overordnet kartlegging av nåsituasjon (ikke bare prosessen). Fått innspill til ønsket situasjon og utfordringene med DPS Identifisert behov for endring og endringsledelse Hva gjenstår Fortsette kartleggingsarbeidet med blant annet systemleverandører. Utarbeide rapport og presentasjon for funn og anbefalinger. Hvorfor Identifisere og involvere bidragsytere så tidlig som mulig. Utviklet felles forståelse for hva, hvem, hvorfor, hvordan. Sikre at prosjektet får den støtte og ressurser som kreves av ledelsen.

9 Eksempel på spørsmål Hvor langt virksomhetene er kommet i prosessorienteringen? Holdningene til DPS? Fordeler? Ulemper? Erfarte problemer/utfordringer som må adresseres? Innspill til forbedring, utvikling og fornying(innovasjon)? Innspill til to-be prosess og ønsket situasjon? Behov for endringer og endringsledelse?

10 Eksempler på forhold som kan hjelpe, hindre oss Nå-situasjon Ønsket situasjon Marked Økt konkurranse (smb) alle kan delta flere og mer kvalifiserte tilbud Økt dynamikk enklere å tilpasse endringer i marked og behov En ny måte å tenke og arbeide på stor skepsis både internt og på leverandørsiden - mange er veldig glad i rammeavtaler, skeptiske om dette kan brukes på tjenestekjøp Kvalitet - brukerne opplever at de blir hørt og i større grad får dekket behov Tid - Reduksjon i tid - sparer 20 dager i forhold til åpen anbudskonkurranse. Kostnader redusert ressursbruk, lavere priser, mindre kvalitetsavvik. Mer velfungerende marked Mer effektive prosesser Bedre behovsdekning Færre klager Mer positiv organisasjon Endringsmotstand og mulighet Passer ikke for alle kategorier, markeder ingen løsning på alle problemer Mye arbeid med å forstå hva det er, hvordan det skal brukes, og tilrettelegge for at prosessen skal fungere store krav til ledelse og endringsledelse kan bli en administrativ byrde om det ikke gjøres riktig. Produktivitet mulighet for flere anskaffelser uten å øke ressursbruk Systemer ikke tilrettelagt godt nok. Medarbeidere mer tilfredse Behov for endringsledelse

11 Eksempler på innspill til forbedring Savner god veiledning bruker Crown Commercial i UK Difi bør oversette til norsk. Nye maler standardisere og forbedre (spesielt tilbudsforespørsel og evaluering) prosessen må strømlinjeformes for å unngå en administrativ byrde. Må bli enklere å finne DPS i Doffin eget filter for søk på aktive DPS? Systemleverandører mangler definerte prosedyrer i systemet som støtter DPS.

12 Så langt opplever vi At modellen og tankene om hvordan vi skal arbeide med digitalisering er riktige. At dette vil kunne gi: Bedre oversikt, forståelse og forutsigbarhet hos deltakerne Enklere prosesser Raskere prosesser, digitalisering og utvikling Økt kvalitet og mer fornøyde brukere

13 Spørsmål? DPS: prosjektleder EHF: Endringsledelse: Takk for oppmerksomheten!

Like dokumenter

Eksempel - DPS som en koreografi som nyttiggjør seg EHF - hvilke systemtilpasninger kreves? Wenche Ludviksen Sæther

Eksempel - DPS som en koreografi som nyttiggjør seg EHF - hvilke systemtilpasninger kreves? Wenche Ludviksen Sæther 1500-1530 Hva og hvorfor Dynamisk innkjøpsordning (DPS) 1/2 Er en fullt ut elektronisk