Omstillingsprosjekt. Omstilling av Alta kommune for å få til den gode kommune med en bærekraftig utvikling. Rådmann Bjørn-Atle Hansen

Transkript

1 Omstilling av Alta kommune for å få til den gode kommune med en bærekraftig utvikling Rådmann Bjørn-Atle Hansen

2 Bakgrunn: Kommunestyrevedtak av budsjett 2010 Kommunestyrevedtak av foreløpige budsjettrammer 2011 Den økonomiske utviklingen Omstillingsbehov på ca 40 mill fra 2011 Likviditetssituasjonen

3 Prosjektets formål: Etablere en effektiv og fremtidsrettet politisk og administrativ organisering av Alta kommune Bidra til at nivået på tjenesteproduksjonen blir økonomisk bærekraftig i kommende økonomiplanperiode Bidra til forbedret helhetstenkning i den kommunale organisasjonen Bidra til å få på plass mer kostnadseffektive løsninger innenfor tjenesteproduksjonen Etablere forpliktende kompetanseutviklingsplaner, herunder fokus på lederkompetanse og medarbeiderundersøkelser

4 Prosjektet skal oppfylle følgende resultatmål: Redusere Alta kommunes utgiftsbehov permanent med 40 mill fra 2011 Få på plass en ny politisk og administrativ organisering Definere prioriterte innsatsområder, som er politisk forankret Alta kommune skal fremstå som en organisasjon med ansvarliggjorte og beslutningsmyndige ledere nærmest mulig brukerne Implementere et helhetlig målstyringssystem Det vil ikke være mulig å implementere alle målene i løpet av 2011 Blir nødvendig med midlertidige kostnadsreduksjoner og vakanser

5 Rammebetingelser: I hovedsak gjennomføres ved bruk av tilgjengelige administrative og økonomiske ressurser Må prioriteres på bekostning av andre oppgaver Prosjektbudsjett på kr ,- Ansette prosjektsekretær Motivasjon for omstillingsarbeidet Formannskapet (styringsgruppen) skal styre framdriften av omstillingsprosjektet

6 Prosjektet skal vurdere følgende områder: Den politiske og administrative organiseringen, herunder; Politisk organisering som ivaretar helhetstenkning og målstyring (avgjøres av styringsgruppen) Samling (samlokalisering) av kommunens øverste ledere på Rådhuset Innføring av virksomhetsområder Bygningsmessige/arealmessige tilpasninger Kultur sin organisatoriske plassering i kommunen Strukturelle endringer, herunder; Skole og barnehage organisering/struktur Organisering av og størrelsen på tilbud innenfor Helse og sosial (jfr pågående arbeid vedrørende utarbeidelse av kommunedelplan for helse og sosialtjenester)

7 Konklusjon Vi må utvikle et styringssystem som både gir politikerne mulighet til å sette mål, definere rammer samt sikre resultater. Målstyring Politikk Fag Politikk Visjoner, mål, rammer Tiltak Evaluere, sikre resultater

8 Investeringsnivå de kommende 8 årene Organisering, omfang og kvalitetsnivå på tjenestetilbudet Oppgaver og funksjoner som kan inndras permanent Utskillelse/selskapsorganisering av kommunale virksomhetsområder Styringsgruppa prioriterer Demografiske endringer De store pengene ligger i strukturelle endringer Avtale med fagforeningene stillingsvern under omstillingen

9 Prosjektorganisering Prosjekteier: Kommunestyret Styringsgruppe: Formannskapet + 2 fagforeninger Prosjektgruppe: Rådmannens ledergruppe + 2 fagforeninger Prosjektsekretær: Britt Gunnberg Arbeidsgrupper: Opprettes fortløpende Skal utarbeides en fremdriftsplan med milepæler

10 Dokumentasjon: Agenda kaupang; Erfaringer med flat struktur Kostra-tall 2009 Econ rapport; Er Alta kommunes økonomi bærekraftig? Erfaringer/besøk i andre kommuner Kommunestyrevedtak; budsjett 2010 foreløpige budsjettrammer 2011 Nivå på administrative stillinger (Agenda kaupang)

11 Hva er vår utfordring? Generelt god kvalitet, og driver kostnadseffektivt på mange områder Mange små enheter Behov for modernisering, økonomiske utfordringer, men ikke behov for noen revolusjon Kortsiktig utfordring (kommer ikke utenom) et budsjett i reell balanse for 2011 Kapasitet/tid til å utrede må trekkes noen konklusjoner basert på hva vi har kunnskap om i dag. Omstilling tar tid Forankring i organisasjonen

12 Utredningsområder/foreløpige konklusjoner; Administrativ organisering Hvor flat er organiseringen i dag? Hvor ligger fullmaktene? Vi har en hybrid modell Hierarkisk organisasjonskart Vi har i dag et rådmannsnivå og et sektorledernivå Ledergruppa er stort sett enig i at vi begynner med oss selv. Og så tar for oss organiseringen under rådmannsnivået. Stab/støtte funksjonene sin rolle/plassering

13 Administrativ organisering

14 Regnskap, lønn, budsjett, personal, IKT, Servicesenter, skatt og innfordring, advokater, overformynderi, fagrådgivere Leder Sentral stab Ulike forslag til org.kart Leder Samfunnsutvikling Kommuneplanlegging, strategisk næringsutvikling, grunnforvaltning, landbruk? Kommunalleder Barn og unge Rådmann Kommunalleder Drift og utb. Grunnskoler, barnehager, Barn og unge tjenesten, voksenopplæring, Ungdommens hus, Kommunalleder Helse og omsorg Kommunalleder kultur? Miljø, park og idrett, oppmåling og byggesak, bygg og eiendom, kommunalteknikk, brann og redning fagstab Helseavd., bistandsavd., omsorgsavd., kjøkken og kantine Alta kulturskole, Alta kultursal, Alta bibliotek fagstab Fagstab, Kommuneoverlege? Grønn farge = rådmannsnivå Orange farge = virksomhetsnivå Grå farge = stab / støttefunk.

15

16

17

18 Fokusområder og arbeidsgrupper A. Ny administrativ organisering Hvilke funksjoner kan være lokalisert sentralt og hvilke må være ute i virksomhetene? Begrunn hvorfor og hvilke konsekvenser det medfører. Oppretting av kommunalledere hvilke virksomhetsområder skal de ha ansvar for? Annet?

19 Fokusområder A. Arbeidsgruppe: Gunvor Isaksen (regnskap) vara: Arne Dahler Hill Jorunn Kåberg (personal) Nina Sørensen (barn og unge) Sylvi Bellika (kultur og landbruk) Ingunn Torbergsen (helse og sosial) Siri Isaksen (helse og sosial) Trond Einar Uglebakken (drift og utbygging) Jørgen Kristoffersen (avd. for samfunnsutvikling) May Britt Elvedal Johansen (fagforbundet)

20 Fokusområder B. Ny virksomhetsorganisering Størrelse og kvalitetsnivå på virksomhetsområdene? (standard i forhold til lover og forskrifter) Hvordan sikre en ledelsesstruktur innenfor virksomheter som får flere enn ansatte når det gjelder personalansvaret? Hvilke roller og funksjoner må virksomhetsområdene inneha selv, og hvilke behov for samordning og koordinering vil det være mellom virksomhetsområdene? Annet?

21 Arbeidsgrupper B. Arbeidsgruppe: Bjørg Daniloff (lønn/regnskap) Wenke Nilsen (personal) Marie Stavang (helse og sosial) May-Rita Karlsen (helse og sosial) Trude T. Andersen (barn og unge) Rigmor Endresen (drift og utbygging) Bjørn Roald Mikkelsen (kultur og landbruk) Lisa Bellika (utdanningsforbundet)

22 Fokusområder C. Lederutvikling og lederverktøy Hvilken kompetanse kreves hos virksomhetslederne når de får delegert fra rådmannsnivået det daglige ansvaret for driften (økonomi, personal, fag)? Hva bør være innholdet i lederopplæringen? Hvilke arenaer for læring og helhetstenkning behøves når strukturen flates ut? Justert delegasjonsreglement som følge av omstillingen. Annet?

23 Arbeidsgrupper C. Arbeidsgruppe: Linda Pedersen (personal) Bjørn Conrad Berg (servicesenteret) Grethe Hansen (helse og sosial) Tone Mauseth (helse og sosial) Janne Chatrine Engseth (barn og unge) Anita A. Thomassen (barn og unge) Knut Suhr (drift og utbygging) Sonja-Kristin Graanås (kultur og landbruk) Mona Lyng (fagforbundet)

24 Fokusområder D. Mer kostnadseffektive løsninger innenfor tjenesteproduksjonen Beregning av innsparingspotensialet / ressursutnyttelsen ved omstilling? Hvilke systemer / verktøy er vi avhengig av for å kunne arbeide effektivt, og hvilke systemer/verktøy trenger vi å forbedre bruken av? Kan tildeling / vedtak av plasser innenfor HS organiseres på en bedre måte enn vi gjør i dag?

25 Fokusområder D. Forts. mer kostnadseffektive løsninger innenfor tjenesteproduksjonen Implementering av helhetlig målstyringssystem. Selskapsorganisering av bygningsmessig drift. Strukturelle endringer: - Skole og barnehage strukturen - Organisering av og størrelsen på tilbud innenfor helse og sosial Annet? Arbeidsgruppe: Prosjektgruppa + Arne Dahler

26 Fokusområder E. Alta Rådhus påbygg og renovering av fløy A og C Fokusområdet A er avhengig av utvidelsen på Rådhuset for å kunne samlokaliseres Arbeidsgruppe: Prosjektgruppa

27 Konklusjon: Sektoradministrasjonene samles på rådhuset Rådmann og kommunalledere med virksomhetsansvar sitter i kontorfellesskap Antall kommunalledere og behov for rådgivere og merkantilt personell utredes nærmere Rådmannsnivået er da samlet i en enhet med virksomhetsområder under Organiseringen av tjenestene under rådmannsnivået må utredes nærmere ASU fortsatt en del av rådmanns stab Samordning av administrative oppgaver, som vil føre til innsparing på stillinger og driftsutgifter Renovering/utbygging av rådhuset (inkl. inneklima)

28 Kultur sin organisatoriske plassering i kommunen Kultur som egen virksomhet med ansvar for kulturskolen, kultursalen og biblioteket. Ledes av kommunalleder for kultur Kultur som stabsfunksjon hos rådmannen. Kultursjef Kultur og næring som del av ASU Kultur som eget virksomhetsområde Konklusjon (foreløpig); Kommunalleder i rådmannens lederteam med ansvar for kulturskolen, kultursalen og biblioteket + administrative oppgaver Landbruksavdeling skal ikke følge ny kommunalsjef. Videre prosess avgjør. Altalabben og fiskevetrinærene skilles ut av den kommunale organisasjonen. Politisk organisering Samling av den politiske utvalgsstrukturen. To utvalg/komiteer under Formannskapet Innføring av parlamentarisme. Utredning

29 Strukturelle endringer: Utvide eksisterende barnehager og skoler Større virksomheter, og færre virksomheter Utredninger pågår Besparelser på lønn og bygningsmessig drift Vurdere grendehus/samfunnshus funksjonene Organisering av og størrelsen på tilbud innenfor Helse og sosial Organisering/struktur Utredning pågår (kommunedelplan) Vurdering av omfang og kvalitet Selskapsorganisering/kjøp av tjenester: Bygningsmessig drift utskilles som kommunalt foretak Kommunestyrevedtak utredning pågår Dag- og arbeidssenter Dialog med Aksis

30 Kjøp av flere sykehjemstjenester Kjøper i dag 49 plasser fra Stiftelsen Betania Kjøkkentjenester IKT/e-forvaltning Regionrådet Skatt/innfordring Andre? Regionrådet Oppgaver og funksjoner som kan inndras permanent Kritisk vurdering/gjennomgang av funksjoner/oppgaver Kortsiktige tiltak

31 Investeringsbudsjett : Sikre full barnehagedekning Utbygging av Elvebakken sykehjem Renovering/utbygging av rådhuset Utskifting av vindu ved Alta helsesenter Kultursalen HMS tiltak Prosjekt som kommer/ligger på vent: Ny avlastningsbolig Renovering Øst-Fløya Alta Ungdomsskole Renovering Aronnes barnehage Ny brannstasjon

32 Annet: Økt nærvær i Alta kommune Mål; et nærvær på 92,5% Nærværsteam Ledelse Lederopplæring (beslutningsmyndighet nærmest mulig brukerne) Vi Vil følelse Kompetanseutviklingsmidler/planer På alle nivå Medarbeiderundersøkelser

33 Prosess; Fagforeningene med i styrings- og prosjektgruppa Tillitsvalgte må trekkes aktivt inn i omstillingsarbeidet Opprette et informasjonssted på intranett Etablering av arbeidsgrupper Oppgaver og sammensetning avklares av rådmannen på bakgrunn av styringssignaler fra styringsgruppa Pågående utredningsarbeid innen H/S, B/U og D/U blir en del av prosjektet Styringsgruppa må ta beslutninger( noe må vedtas av Kommunestyre)

34 Styringsgruppens møte Beslutninger/utredningsoppgaver: Kultur/landbruk kortsiktige tiltak permanent organisering Parlamentarisme 3 part avtale Prosjektsekretær Organisering av rådmannsnivået utredning Påbygg og renovering av rådhuset utredning Politisk organisering Budsjettprosessen strukturelle endringer

35 et: Gruppearbeid i dag Hvilke funksjoner kan være lokalisert sentralt og hvilke må være ute i virksomhetene? Oppretting av stillinger som kommunalledere hvilke virksomhetsområder skal de ha ansvar for? Ser gruppen noen alternativer i forhold til rådmannens skisserte forslag?

36 Virksomhetsplan 2011: Gruppearbeid i dag Gir fokusområdene et godt nok bilde av hva Alta kommune står for? Har gruppen forslag til endringer?

37 Budsjett 2011: Gruppearbeid i dag I rådmannens foreløpige innspill til budsjett 2011 har sektorene/staben fått arbeidsordre om å videreføre årets kortsiktige innstramninger, evt. komme med andre alternativer. Dersom vi legger statsbudsjettet for 2011 til grunn mangler vi ytterligere 8-10 mill for å få budsjettet for 2011 i balanse. Har gruppen forslag til hvordan rådmannen skal tilnærme seg en slik innstramningsprosess? Hvilken innretning og profil skal kommunen ha på de gjenstående kuttene? Skal for eksempel dagens sektorrammer legges til grunn, eller skal endringer i behov være styrende for prioriteringene? Andre innspill?