Virksomhetsplanen 2011: o Gir fokusområdene et godt nok bilde av hva Alta kommune står for? o Har gruppen forslag til endringer?

Transkript

1 Lederseminar Rica 22.oktober 2010 GRUPPEOPPGAVER Omstillingsprosjektet: o Hvilke funksjoner kan være lokalisert sentralt og hvilke må være ute i virksomhetene? o Oppretting av stillinger som kommunalledere hvilke virksomhetsområder skal de ha ansvar for? o Ser gruppen noen alternativer i forhold til rådmannens skisserte forslag? Virksomhetsplanen 2011: o Gir fokusområdene et godt nok bilde av hva Alta kommune står for? o Har gruppen forslag til endringer? Budsjett 2011: I rådmannens foreløpige innspill til budsjett 2011 har sektorene og staben fått arbeidsordre om å videreføre årets kortsiktige innstramninger, evt. komme med andre alternativer. Dersom vi legger statsbudsjettet for 2011 til grunn mangler vi ytterligere 8-10 mill for å få budsjettet for 2011 i balanse. o Har gruppen forslag til hvordan rådmannen skal tilnærme seg en slik innstrammingsprosess? o Hvilken innretning og profil skal kommunen ha på de gjenstående kuttene? Skal for eksempel dagens sektorrammer legges til grunn, eller skal endringer i behov være styrende for prioriteringene? o Andre innspill? BESVARELSENE FRA GRUPPENE GRUPPE 1 Jenny Marie Rasmussen nestleder Elvebakken sykehjem Yvonne Heitmann styrer Kronstad barnehage Mona Eriksen styrer Tverrelvdalen barnehage Rolf-Tore Eriksen rektor Rafsbotn skole Øystein Røsland rektor Alta ungdomsskole Elisabeth Myklebust leder Fiskeveterinærtjenesten / TV Anne-Marit Hansen Günes boleder bistand /Myrveien 9 Trond Inge Heitmann avd.leder Oppmåling og byggesak Barbara Bjerrang nestleder sone vest Hjemmetjenesten Bodil Solstad Amundsen boleder bistand / Komsahøyden Knut Suhr avd.leder Brann og redning Nancy Lund opgård leder Vertshuset eldresenter Knut Ingar Olsen rektor Sandfallet ungdomsskole Omstillingsprosjektet: Funksjoner som kan være lokalisert sentralt og hvilke må være ute i virksomhetene? Personal - lønn funksjonene bør sentraliseres til et "hovedkontor" sentralt. Må kunne yte profesjonell hjelp til enhetene. Sikre likebehandling av ansatte i kommunen. 1

2 Enhetsledere må ha myndighet til å intervjue søkere og ha en sterk innflytelse på ansettelser i egen virksomhet. Kompetanse på lønnsfastsetting, kontroll av dokumentasjon, tilsettingsbrev osv må ligge sentralt. Økt delegasjonsmyndighet til virksomhetene. Enhetsnivå må styrkes. Oppretting av stillinger som kommunalledere: Gruppa mener at det er store ulikheter mellom sektorene i dag. Barn-Unge virker å være "flatere" enn HS. Ikke ressurser nok til å håndtere utvide delegasjoner på de største virksomhetene i HS sektoren. For lite adm ressurser. Enhetsledere i HS mener de trenger en kommunaldirektør som samordner enhetene. Mer usikker på om mellomleder mellom HS sjef og enhetsledere er nødvendig dersom disse stillingene gjøres om til rådgiver/saksbehandler i HS sjefens stab. Administrative og merkantile ressurser er sterkt etterspurt på virksomhetsnivå i HS sektoren. Viktig at kontakten mellom kommunalleder og virksomhetene styrkes i HS sektor. Kultursektoren kan legges under ASU. Kultur er "sektorovergripende" og går litt hånd i hånd med næring og samfunnsutvikling. Kommunalleder: Disse utvalgene igjen Helse og sosial Barne og unge Drift og utbygging Samfunnsutvikling og kultur Fagleder/saksbehandler, rådgivere knyttes til de ulike kommunallederne. Budsjett 2011: Det må gjøres strukturelle grep, ikke ostehøvel kutt. Noen enheter er kanskje for små? Større enheter? Man bør kanskje bygge større rundt der det er bygd opp sykehjem i dag. Flytting av små skoler opp til større skoler: Når man flytter små skoler opp til større skoler må man se på fordeler og ulemper med dette. Det kan bli ledige lokaler som da kan brukes til f.eks barnehage, men det er store utfordringer knyttet til dette. Utarbeide nye døgnrytmeplaner, turnusplaner osv for å optimalisere ressursbruken innenfor alle virksomheter. Gjennomgå bruken av betalte matpauser, praksis med ferieavvikling osv osv. Er det ulikheter på virksomhetene hvordan dette gjøres og gir dette økonomiske konsekvenser? GRUPPE 2 Janne Chatrin Engseth Anne-Lene Thomassen Wenke Nilsen Britt Elin Reiersen Cicilie Kåsbøll Anita A. Thomassen Siri Vebenstad rektor Tverrelvdalen skole HTV Norsk Sykepleierforbund nærværsteamet leder NAV Alta TV NITO styrer Sentrum barnehage styrer Kaiskuru barnehage 2

3 Ingve Lerø Svein O. Hansen May-Rita Karlsen Ragna Iren Eikanger Tone Mauseth rektor Kvalfjord skole leder Barn og unge tjenesten tiltaksleder Bistand leder Sentrum legepraksis/legevakt leder Sykestua Omstillingsprosjektet: a) Hvilke funksjoner kan være sentralt / lokalt. Gruppa brukte en del tid på å høre situasjonen innenfor Helse & sosial sektoren. Hvorfor de blant annet ser det som svært viktig å ha sin sektorleder ned hos seg selv. Det må sikres at virksomhetene har nok ledelse / stabsfunksjoner til å handtere den daglige drifta som en del av omstillingsprosjektet. Videre mente gruppa at de oppgaver som skaper merarbeid ute i virksomhetene bør sentraliseres. Dersom effektiviteten er størst ved å sentralisere bør dette gjøres. Sentralt: - lønn og personal - vaktmestertjenesten Lokalt: ( Ute på virksomhetene) - budsjettansvar, - full delegasjon Må ha fullmakter til å ta beslutninger her og nå. b) Kommunalledere: Forslagene som ligger ved ser ok ut. Et alternativ til rådmannens forslag er: Kommunelederne legges til rådmannsnivået. Viktig at kommunallederne har den kompetansen Alta kommune har behov for. Hver kommunalrådgiver har sitt kompetanse virksomhetsområde. Har videre ansvaret for og følger opp gitte virksomheter. Den enkelte virksomhet må kunne ha muligheten til å søke samarbeid på tvers av virksomheter og kommunalledere, uten å måtte gå gjennom sin kommunalrådleder. Dette for å få kunne blir mer handlingsrettet og effektive i sitt arbeide. c) Virksomhetsplanen: Gruppa mener det er for mange områder og pkt. Skal en få kvalitet på de ulike områdene er den formålstjenelig å redusere områder. Videre må man være helt bevisst på hva er daglig driftsområder og hva er utviklingsområder! Noen av pkt berører daglig drift. Blant annet innenfor Barn og unge Blikk for den enkelte elev..dette er noe som skal stå sentralt i vårt daglige arbeide. Pkt 4 og 5 kan slås sammen. d) Budsjett 2011: Gruppa rakk ikke å diskutere dette området vesentlig pga tidsramma, men.. 1. Budsjettet må stå i forhold til de oppgaver / tjenester en skal yte. Må være sammenheng mellom mål og ressurser.. mere rakk vi ikke i denne omgangen 3

4 GRUPPE 3 Gunvor Isaksen John A. Suhr Jon-Håvar Haukland Siv-Kristin Ryeng Dagmar Andreassen Sonja-Kristin Granaas Gøril Anette Karlsen Linda Brinchmann Heidi N. Mikkelsen Tanja Holmen Gunn Olsen Mari-Ann Pettersen avd.leder Regnskap avd.leder Bygg og eiendom avd.leder Miljø, park og idrett styrer Talvik barnehage styrer Gakori barnehage leder Alta bibliotek Spes.sykepleier Omsorgsavd. leder Psykisk helse og rusarbeid soneleder Hjemmetjen. Ytre vest leder Kongleveien leder Fødestua rektor Komsa skole 1. OMSTILLINGSPROSJEKT Funksjoner som bør være sentralt Viktig at noen ting ligger sentralt som lønn, regnskap, budsjett, bygningsdrift, renhold (kan være både og med renhold..) Personalfunksjon: Bedre med en enhet for personalansvar, ikke fordelt på avdelingene Kan en få sentral hjelp til enkelte områder så en er sikker på at ting gjøres riktig, f.eks sekretærhjelp, en støttefunksjon Funksjoner som bør være ute i virksomhetene Det er veldig stor forskjell mellom små enheter og de større enhetene. Behovene her er ulike. Innspill på budsjettet må komme fra sektoren Naturlig at hver leder tar ansvar for at budsjett og regnskap er i samsvar Er det fornuftig bruk av ressurser når små enheter må ha alt ansvar for eksempel på regnskap, fravær med mer, faste rutiner (kunne ting en gjøre veldig lite av) Enhetene må ikke bli for små fordi de ikke har mulighet til å ivareta alle funksjoner på en god måte. Man må se på størrelsen på virksomheten og slå sammen der det er hensiktsmessig. Bli god nok innenfor alle forventninger som krever ledererfaringen. Gjør noe med motivasjonen. En skal også være faglig leder Krav til ledere, korte tidsfrister, gjøre ting riktig (juridisk) Hva er det ledere skal ha hovedansvar for? Er det med faglig bakgrunn eller med hovedvekt som adm.opplæring Opplæring: Leder i store avdelinger som mangler kunnskap nok for eksempel i økonomi, regnskap Opplæring i en del programvare som kan være nyttig for lederne. Stab/støtte funksjonene må yte service og være tilgjengelig ved behov, gjerne en fast person å henvende seg til. Det sentrale støtteapparatet må ha faglig ballast. Sektorledere/ kommunalledere 4

5 Ønske om å ha en leder som har kjennskap til sektorens ansvarsområde, spesielt de store sektorene. Viktig: Kommunallederen kan ikke ha samme funksjon som i dag hvis vi skal oppnå noe! Skal det være hensiktsmessig med endring må også lederens funksjon tilpasset. Ingen hensikt med bare å flytte plassering. 2. VIRKSOMHETSPLAN/FOKUSOMRÅDER Virksomhetsplan er omfattende må vurderes det er viktig at det finnes tid og rom for alle tiltakene. Kanskje bedre med færre tiltak og dermed være sikre på at de blir utført på en god og konstruktiv måte. Universell utforming bør være med forslag: Nytt på C Underpkt. 11. BUDSJETT 2011 Budsjettrammene bør gjennomgås, bryte ned gamle murer og behovet bør være styrende Budsjettet må være realistisk ellers må tjenesten vurderes avviklet. GRUPPE 4 Inger Helene Brandser Aleksander Øines Inger Lise Kristensen Trond E. Uglebakken Anne-Britt Eilertsen Herdis Myrvoll Christel Thomassen Lisbeth Sollunn Ingunn Torbergsen Ritva Peura Berit Ø. Frost Ulla Britt Hansen Frode Øvrejord styrer Saga barnehage avd.leder IKT Kulturskolen avd.leder Kommunalteknikk rektor Saga skole Aronnes barnehage Norges Juristforbund, vara TV boleder Bistand / Trudvang/Frøyasvei nestleder HS leder Kåfjord sykehjem leder Rahabilitering leder Miljøarbeidertjenesten kommuneoverlege Omstilingsprosjektet Hvilke funksjoner kan være lokalisert sentral og hvilke må være ute i virksomheten? Definerte tjenester mellom sentraladministrasjonen og kommunale enheter er en forutsetning for å kunne ha felles tjenester. Viktig med høy kompetanse om fagområder innen kommunen. Noen som kjenner oss. Felles tjenester må fungere for alle. Det er bekymringer for at tjenestenivå vil reduseres ved en sentralisering av tjenester. Økonomi, personal og lønn ble diskutert som fellestjenester. Oppretting av stillinger som kommunalledere hvilke virksomhetsområder skal de ha ansvar for? - 5

6 Ser gruppen noen alternativer i forhold til rådmannens skisserte forslag? Gruppen er uenig innad om rådmannens skissering. Helse og Sosial representanter ser utfordringer i følge med arbeidet med Altamodellen, og ser det som en utfordring å flytte sin administrasjon ut av helsesenteret. Vanskelig for ledere i underenheter å treffe sine fagfolk. Virksomhetsplan 2011 Gir fokusområdene et godt nok bilde av hva Alta kommune står for? Har gruppen forslag til endringer? Folkehelse må ses i sammenheng med livsløp i forhold til utdanningsløp. Desto flere som tar en fullstendig forberedelse i livet (eks utdannelse) som kan gi fast jobb og en verdsatt rolle i samfunnet, desto bedre blir folkehelsen. Skal folkehelse stå som ett fokusområde, om Alta kommune ikke har råd til å ha en folkehelsekoordinator. Folkehelse skal ikke bare være helsetjenester. Viktig å beholde og bygge kompetanse i egen organisasjon. Helhetlig utdanningstilbud spesielt innen sykepleie og ingeniørfag Budsjett 2011 Hva slags tjenester skal Alta kommune tilby? Hvor gode skal tjenestene være? Hva skal vi gjøre mindre av? Kritikk av oppgavene: For stor gruppe, for liten mulighet til å forerede seg. GRUPPE 5 Jørgen Kristoffersen Næringssjef Stian Lund Lyngmo nærværsteamet Sylvi Bellika adm. Kultur og landbruk Kariann Hætta rådgiver Barn og unge Anita Wahl styrer Midtbakken barnehage Hildur G. Thomassen rektor Elvebakken skole Torill Sætermo rektor Øvre Alta skole Trine Andreassen Boleder Myrveien 12 Tone Lise Nilsen avd.leder Helse Atle Hansen leder Kongleveien Åse Vegge boleder Bistand / Kinoveien Marit Lundgren TV Utdanningsforbundet Torstein Dervo leder Ekornsvingen sykehjem Omstillingsprosjektet: Hvilke funksjoner kan være lokalisert sentralt og hvilke må være ute i virksomhetene: 6

7 - Større enheter som har støttefunksjoner til flere virksomhetene, flere små kundetorg - Personalstab mye lover og regler som skal ivaretas, ansettelser etc - Fag og personalansvaret er ute i virksomhetene - Kjøre ned delegasjonsreglementet ned i systemet, få bort tungrodde systemer. Deleger ansvar ned i systemet, altså ut i virksomhetene og deretter slippe det ansvaret som er delegert bort. - Viktig med fagfokus ute på virksomhetene Oppretting av stillinger som kommunalleder- hvilke virksomhetsområder skal de ha ansvar for? - Strategisk tenkning - Hvert sitt fagområde - Helhetstenkning på tvers av sektorene ifht blant annet økonomi - Fordele oppgaver/ansvar annerledes, samle oppgaver fra flere virksomheter til noen personer, koordinering av ansvar på tvers av sektorer, samle virksomheter og ruste virksomhetslederne til å drive bra - Politikere inn i prosessen?? Viktig med politisk forståelse for omstillingen - Mer støttefunksjoner til virksomhetene Leder utvikling (ASU) Leder for kultur- Kulturskolen, lag og foreninger, borealis, arrangementer, bolyst, Leder for helse- Leder for utdanning - skole og barnehage Leder for drift og utbygging (Leder for økonomi) (Leder stab) Leder omsorg Mye vil falle på plass etter hvert Ser gruppen noen alternativer i forhold til rådmannens skisserte forslag? Mange mulige alternativer Virksomhetsplan 2011: - Gir fokusområdene et godt nok bilde av hva Alta kommune står for: - Gruppen er enig om at virksomhetsplanen totalt gir et godt bilde av hva Alta kommune står for. - Har gruppen forslag til endringer: - Virksomhetsplanen kan etter hvert bygges opp likt med den nye organiseringen i Alta kommune 7

8 Budsjett 2011: GRUPPE 6: Robin Rasmussen Bjørn Corad Berg Gry M. Røe Anne-Lill Pedersen Randi Mikkelsen Siri Isaksen Vibeke Lillevik Ann-Sølvi Kvalsvik Toril Evjen Lene Larsen Ole David Østli personalsjef leder Servicesenteret styrer Breidablikk barnehage styrer Oterfaret barnehage rektor Kåfjord skole avd.leder Bistand leder Helsesenterets sykehjem boleder Bistand / Marienlund TV Delta Nestleder Hjemmetjenesten, sone øst TV Bibliotekarforbundet Gruppe 6. Gruppeleder og referent, etter beste evne - Robin. Forsøkt å ha idedugnad, med diskusjoner knyttet til konklusjonene i presentasjonen av Omstillingsprosjektet, dvs forenklet sagt; Et samlet rådmannsnivå med sektoradministrasjon samlet, samordning av administrative oppgaver, se etter stordriftsfordeler. Omstillingsprosjektet Hvilke funksjoner bør være lokalisert sentralt? Ansvaret for systemverktøy som oppfyller kravspesifikasjonene for de ulike behovene i virksomhetsområdene, må styres, administreres, gis opplæring i og vedlikeholdes fra sentralt hold. Lønnsproduktet må fortsatt være en spesialisert og sentralisert funksjon. Tilrettelegging ift planlegging og utvikling av kompetanse, initieres og følges opp fra sentralt hold. Målet må være å gjøre enhetene og medarbeiderne i stand til å utføre kjerneoppgavene, ved å ha tilstrekkelig kompetanse. Ansvar for utarbeiding av reelle budsjetter, initieres sentralt, og gjennomføres i en slik form at enhetsledere har tilstrekkelig forståelse for, og kunnskap om eget oppfølgingsansvar ift budsjettansvar. Ansvar for opplæring i lov- og regelverk innenfor offentlig sektor, knyttet til personalområdet må bæres i hovedsak sentralt - herunder f.eks HMS, tariffområdet, arbeidsrett. Må sees i forhold til personalansvaret som skal etterleves fra leder. Standardisering og rutineutarbeidelser som dokumenterer framgangsmåter, som igjen sikrer likebehandling og lik håndtering, og ivaretar leders trygghet. Oppretting av stillinger som kommunalledere hvilke virksomhetsområder skal de ha ansvar for? Må defineres tydelig, klare mandat og ryddige rolleavklaringer, før man kan ta stilling til antall kommunalledere og ansvar/virksomhetsområde. Rakk ikke å diskutere nærmere. 8

9 Ulike innspill generelt; Alt for liten tid til prosess rundt viktige innspill, 1,5 timer er for knapt. Uansett hvilket resultat omstillingen skulle føre til, er det viktig at man opplever en samlende, tydelig og handlekraftig ledelse/organisasjon, slik at ikke en eventuell flat struktur fremmer den sterkestes rett, men tar hensyn til og ivaretar reelt behov i virksomhetsområdene. 9