PROTOKOLL KONTROLLUTVALGETS MØTE 22. FEBRUAR 2012

Transkript

1 1 DRAMMEN KOMMUNE Kontrollutvalget PROTOKOLL KONTROLLUTVALGETS MØTE 22. FEBRUAR 2012 Til stede: Medlemmer : Varamedlemmer : Forfall : Leder Arne Martinsen (AP), Patricia Emeci (SV), Tore E. Brath (H), Ida Marie Brown (V), Kristian Hammervik (KrF) og Hilde Hovengen (FrP) Fra kontrollutvalgssekretariatet : Audun Helleland Fra Buskerud Kommunerevisjon IKS: Revisjonssjef Pål Ringnes Fra administrasjonen: Ordfører Tore Opdal Hansen deltok under behandling av sak 11/12. Fra andre : Møtested : Møterom Vardar, Øvre Eiker vei 14, Drammen Varighet : Kl Til behandling forelå sakene 10/12 16/12 Det var ingen kommentarer til innkalling og saksliste. SAK 10/12 PROTOKOLL FRA KONTROLLUTVALGETS MØTE DEN Kontrollutvalget viste til sak 03/12 Innspill fra medlemmene og ønsket å få navngitt de av medlemmene som ved avstemming ønsket å behandle sak om kommunens håndtering av tomtespørsmålet knyttet til nytt sykehus. Etter korrigeringen skal 9. avsnitt under kontrollutvalgets behandling av i sak 03/12 lyde slik: Ved avstemming ble forslaget fra Ida Marie Brown om å gå videre med saken avvist med 4 stemmer mot de 2 stemmene til Hilde Hovengen og Ida Marie Brown.

2 2 Videre viste kontrollutvalget til samme sak, siste avsnitt, hvor saksbehandling skal erstattes med byggesaksbehandling, Avsnittet skal etter korrigeringen lyde slik: Arne Martinsen opplyste at han hadde mottatt henvendelse om treg byggesaksbehandling og om gjennomføring av kommunens tilsyn av fosterhjem. Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 18. januar 2012 godkjennes med de korrigeringer som fremkom under behandlingen.. SAK 11/12 SAMTALE MED ORDFØREREN Som et ledd i arbeidet med å bli mest mulig kjent med viktige deler av kommunen var ordføreren invitert til dette møtet. Ordføreren takket ja til invitasjonen, og informerte på møtet om Drammen kommune og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Fra ordførerens informasjon og samtale med kontrollutvalget kan vi med stikkord nevne: I forhold til kontrollutvalgets virksomhet Bystyret setter pris på kontrollutvalgets virksomhet. Kontrollutvalget har høy kvalitet på arbeidet og rapportene til bystyret er gode. Det er bra at dårlige ting avdekkes, slik at disse kan forbedres. Kontrollutvalgets utfordring er å drive langsiktig arbeid. Dag til dag saker, blir lett politikk, og det skal kontrollutvalget ikke utøve. Oppfølging av politiske saker Drammen kommune er en profesjonell organisasjon. Kommunen ledes etter prinsippene i en balansert mål- og resultatstyring. Det er klare skiller mellom politikk, ledelse og fag. Komitéstrukturen er slik at komiteene ikke har vedtaksrett, men fremmer forlag til bystyret. Dette synes å fungere bra. Det er ukentlige møter mellom ordfører og rådmann. Møtene behandler bl.a. oppfølging av politiske saker. Diverse kommentarer/spørsmål Definisjon på protokolltilførsel? o Protokolltilførsel er en stemmeforklaring Tertialrapportene benyttes jevnlig til budsjettjusteringer (for eksempel byggeprosjekt) og rapportene eser ut. Burde ikke slike justeringer fremmes som separate saker? o Jo, det bør bli mer bevissthet rundt det å behandle budsjettjusteringer i egne saker. Aktuelle utfordringer Byggesaksbehandling Barnevern Gjennomgang av helse og omsorg

3 3 Kontrollutvalget tar informasjonsutvekslingen og samtalen med ordføreren til orientering. SAK 12/12 INNSPILL FRA MEDLEMMENE AV KONTROLLUTVALGET ( RUNDEN RUNDT BORDET ) Leder viste til mottatt e-post fra Hilde Hovengen om å avvikle heldagsmøter. Spesielt er det inneværende halvår mange oppgaver og tema kontrollutvalget skal behandle, og derfor kan det være fornuftig med ett eller to heldagsmøter. Kontrollutvalget hadde flere synspunkt på forslaget, bl.a. flere ordinære møter eller det å starte møtene tidligere. Kontrollutvalget tok ikke stilling til om det skulle avvikles heldagsmøter i inneværende halvår. Hilde Hovengen uttrykte stor ros om avholdt seminar for kontrollutvalgene på Gardermoen den 1. og 2. februar De øvrige deltakerne var samstemte i denne rosen. Videre distribuerte Hilde Hovengen skriftlig forslag om å gjennomføre åpne møter samt gjøre utvalgets protokoller tilgjengelige på kommunens nettsider. Forslaget lyder slik: KU skal med umiddelbar virkning ha åpne møter, samt møteprotokoller tilgjengelig på Drammen Kommunes nettsider. Unntak fra dette må begrunnes ut ifra regelverk om behandling unntatt offentligheten. I forhold til offentliggjøring av protokollen på nettsidene ble det gitt uttrykk for at utvalget først bør ha en diskusjon om protokollens form. Videre ble det understreket at protokollen må være godkjent før den legges ut. Dette kan gjøres via e-post, men det må være tydelig at alle medlemmene må gi tilbakemelding før protokollen offentliggjøres. Leder av kontrollutvalget viste til den lovendingen som nå foregår og som med stor sannsynlighet vil medføre at kontrollutvalgets møter skal være åpne. Leder foreslo derfor at utvalget utsetter åpning av møtene inntil lovendringen er vedtatt. I mellomtiden forbereder sekretæren de praktiske sidene ved det å avholde åpne møter. Ved avstemming falt Hilde Hovengens forslag med 4 stemmer mot de 2 stemmene til Hilde Hovengen og Ida Marie Brown. Kristian Hammervik viste til tidligere utført forvaltningsrevisjon om offentlige anskaffelser, og etterlyste redegjørelse om iverksatte tiltak. Spørsmålet videreformidles til rådmannen, som bes redegjøre om dette når han som tidligere avtalt deltar i møtet med utvalget den 25. april 2012.

4 4 SAK 13/12 SYKEHJEMSPLASSER I KOMMUNEN Leder av kontrollutvalget viste til at det syntes å foreligge en meningsforskjell mellom Drammen kommune og fylkesmannen om sykehjemsplasser. Derfor var det, etter leders syn, viktig å få avklart de faktiske forhold rundt denne meningsforskjellen. En slik avklaring kan utføres av kommunerevisjonen. Under drøftingen fremkom det en rekke synspunkt på kontrollutvalgets videre behandling. Hilde Hovengen fremmet følgende skriftlige forslag til vedtak: KU ber om en granskning av Drammen Kommunes tildelingsmodell for sykehjemsplasser (kort- og langtidsplasser) og andre alternativ tilbud for syke, eldre og andre pleietrengende. Det er viktig at kommunens tjenester både omfattes som tilfredsstillende av Drammens innbyggere og objektivt sett er gode og forsvarlige. Det er eter loven innbyggernes behov som skal avgjøre kommunens tilbud. Fylkesmannen i Buskerud har påpekt at kommunens praksis er i strid med norsk lov. Det er derfor viktig at en granskning av Drammen Kommunes eldreomsorg, avklarer de faktiske forhold rundt kapasitet, behovet for tjenester, registrering/søkerutiner, vurderingsprosess, søknadsadgang, klageadgang og tildelingskriterier. Det er i denne sammenhengen naturlig å se nærmere på hvordan Drammen Kommune håndterer Samhandlingsreformen. Leder av utvalget, Arne Martinsen, fremmet følgende skriftlige forslag til vedtak: På bakgrunn av påstander i media og den uenighet som synes å herske mellom Drammen kommune og Fylkesmannen i saken, ber kontrollutvalget om at Buskerud Kommunerevisjon iverksetter undersøkelse av alle sider ved saken. Hensikten er ikke å gå inn i enkeltsaker, men undersøke på bredt grunnlag det som er relevant for med det formål som nøytral part å fjerne den usikkerhet som skapes gjennom den offentlige debatten som foregår i media. Dette kan på sikt bre seg som en usikkerhet blant byen befolkning. I etterfølgende drøfting fremkom det en rekke synspunkt knyttet til bl.a. begrepsbruk (gransking/undersøkelser), omfang av gransking/undersøkelser og informasjonsinnhenting. Nestleder Patricia Emeci foreslo at det innhentes dokumentasjon på den skriftlige kommunikasjonen mellom kommunen og fylkesmannen, før kontrollutvalget foretar noen videre behandling av saken. Leder fremmet forslag om at saken utsettes, og trakk etter dette sitt forslag om undersøkelse. Forslaget om utsettelse ble vedtatt med 5 stemmer mot den ene stemmen til Hilde Hovengen.

5 5 Vedtak: 1. Saken utsettes 2. Sekretariatet innhenter kopi av den skriftlige kommunikasjonen som foreligger mellom Drammen kommune og Fylkesmannen i Buskerud SAK 14/12 OVERORDNET ANALYSE Revisjonssjef Pål Ringnes redegjorde innledningsvis kort om den overordnede analysen som var justert i forhold til tidligere utkast til analyse. Kontrollutvalget vurderte analysen som en ypperlig og interessant beskrivelse av kommunen. Analysen kunne likevel, til en viss grad, hatt dypere begrunnelse av sannsynlighet og konsekvenser i forhold til valg av områder. Under drøftingen fremkom det forslag til flere porsjekt (områder) enn de som fremgår av den overordnede analysen. Kristian Hammervik fremsatte slikt skriftlig forslag: Kontrollutvalget ber om at plan for forvaltningsrevisjon for perioden prioriterer at det gjennomføres et forvaltningsrevisjonsprosjekt om situasjonen vedrørende mobbing blant elever i Drammensskolen. I tillegg prioriteres området grunnskole generelt ved utvelgelse av forvaltningsrevisjonsprosjekter. Hilde Hovengen fremsatte forslag med hensyn til aktuelle prosjekt at kontrollutvalget burde ta med en vurdering av varslingsrutiner i Drammen kommune. Følgende områder ble i tillegg til de som fremgår av analysen foreslått som aktuelle for forvaltningsrevisjon: Varslingsrutiner i Drammen kommune Byggeadministrasjon Bruk av dagmulkter Rettssikkerhet Samfunnsutviklingen (kommunens rolle og ansvar) Kontrollutvalget legger overordnet analyse for Drammen kommune til grunn for utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon. Likeledes tas det hensyn til de forslag som fremkom under kontrollutvalgets behandling av saken. SAK 15/12 SELSKAPSKONTROLL I EB Revisjonssjef Pål Ringnes redegjorde kort om selskapskontrollen og rapporten. Kontrollutvalget uttrykte tilfredshet med rapporten som ga interessant informasjon om

6 6 selskapet. Rapporten oversendes bystyret for endelig behandling. Kontrollutvalget tar rapport fra Buskerud Kommunerevisjon IKS, datert , til orientering og oversender denne til bystyret med følgende innstilling: Bystyret tar rapport fra Buskerud Kommunerevisjon IKS, datert , om selskapskontroll i EB AS til orientering. SAK 16/12 VIRKSOMHETSPLAN FOR 2012 Virksomhetsplanen må også omfatte redegjørelse om beredskapsplaner og om virksomheten til skatteoppkreveren. Forøvrig utsettes behandling av planen til neste møte. Likeledes foreslo Hilde Hovengen at kontrollutvalget avholder enkelte av sine møter på kommunens virksomheter (virksomhetsbesøk).. Saken utsettes til neste møte.