Møteprotokoll. Følende medlemmer møtte: Øyvind Birkeland Steinar Karlsen Grete Solberg Håvard Saude Agnor Brenne

Transkript

1 ØVRE EIKER KOMMUNE Utvalg: Kontrollutvalget Møtested: Rådhuset, Hokksund Dato: Tidspunkt: 12:00 Møteprotokoll Følende medlemmer møtte: Øyvind Birkeland Steinar Karlsen Grete Solberg Håvard Saude Agnor Brenne Følgende medlemmer møtte ikke: Følgende varamedlemmer møtte: Diverse merknader: Rådmann Morten Lauvbu deltok under behandling av sakene PS 023/15 PS 029/15. Kommuneadvokat Halvard Grønli deltok under behandling av sak PS 025/15. Økonomisjef Toril V. Sakshaug deltok under behandling av sakene PS 027/15 og PS 028/15. Revisor Rolleiv Lilleheie, Buskerud Kommunerevisjon IKS, deltok under behandling av sakene PS 023/15 PS 028/15. Underskrifter: Øyvind Birkeland (sign.) Håvard Saude (sign.) Steinar Karlsen (sign.).. Agnor Brenne (sign.).. Grete Solberg (sign.).....

2 PS 023/15 Godkjenning av innkalling og saksliste og vurdering av lukking av møtet ved behandling av konkrete saker Behandling i kontrollutvalget Det fremkom ingen kommentarer til innkalling og saksliste. I tillegg varslet leder at det under saksposten eventuelt ville bli fremsatt forslag om å behandle tilbakemelding fra rådmannen om iverksatte tiltak knyttet til forvaltningsrapport om innkjøpsordningen. Leder foreslo at behandling av sak PS 029/15 foregår for lukkede dører, jfr. kommunelovens 31, pkt. 2 og 4. Innkalling og saksliste godkjennes. Sak PS 029/15 behandles for lukkede dører, jfr. kommunelovens 31, pkt. 2 og 4. PS 024/15 Protokoll fra møte den Følgende endringer foretas i sekretariatets forslag til protokoll: Sak PS 015/15 siste setning i 2. avsnitt under kontrollutvalgets behandling erstattes med: Saken har vært innklaget til Sivilombudsmannen uten at Sivilombudsmannen har realitetsbehandlet klagen. Sak PS 018/15 2. setning under kontrollutvalgets behandling utgår. Vedtaket endres til: 1. Kontrollutvalget er blitt forelagt grunnlagsmaterialet for tildeling av leiekontrakt og driftstillatelse. Kontrollutvalget fant ikke holdepunkter for å anta at valg av ny leietaker på Sunnhaugen ikke ble gjort på grunnlag av saklige og objektive kriterier og vurderinger, og kontrollutvalget anser dessuten at valget av leietaker klart ligger innenfor rådmannens fullmakt. 2. Kontrollutvalget finner derfor at saksbehandlingen i forbindelse med skifte av driftsselskap på Sundhaugen er fullt forsvarlig fra kommunens side. 2

3 Protokollen godkjennes med de endringer som fremgår under kontrollutvalgets behandling. PS 025/15 Ekstern henvendelse om kommunens etterlevelse av forvaltningsloven. Sluttbehandling. Saken legges frem uten forslag til vedtak. Kommuneadvokaten redegjorde for hovedpunktene i de forskjellige rettsinstansers behandlingen av saken. Likeledes redegjorde han om klagers innspill overfor kommunen parallelt med behandling i rettssystemet. Selv om kontrollutvalget ser at det kan hefte formelle mangler til ordlyden i vedtak om avvisning, kan kontrollutvalget ikke se at disse kan ha hatt innvirkning på utfallet av saken. Kontrollutvalget ser nå saken som avsluttet. Kontrollutvalget tar sivilombudsmannens avgjørelse til etterretning og kan ikke se at mulige feil fra kommunens side har påvirket resultatet av behandlingen. PS 026/15 Rådmannens kvarter Saken legges frem uten forslag til vedtak Rådmannen fikk før møtet innspill om å redegjøre for kommunens rutiner for å besvare henvendelser fra publikum. Rådmannen oppfattet innspillet som generelt og omfattende i forhold til kommunens virksomhet. I utgangspunktet skal hver enkelt henvendelse vurderes individuelt. Alle henvendelser fordeles til saksbehandlere og det er saksbehandlerne som har ansvar for at hver enkelt sak behandles i samsvar med lov- og regelverket. 3

4 Det kan likevel i en så pass stor organisasjon ikke garanteres at det ikke skjer glipp i forhold til de etablerte rutiner. Forøvrig viste rådmannen til tidligere redegjørelser om byggesaksbehandling i kommunen og opplyste at så langt var byggesaksbehandling en prioritert oppgave. Det vil nå foretas en utvidelse av byggesaksavdelingen, slik at det også vil bli kapasitet til å foreta kontroll med ulovligheter. På spørsmål om oppfølging vedtak, opplyste rådmannen at kontrollutvalget i utgangspunktet kan få de rapportene det selv ønsker. Kontrollutvalget reiste også spørsmål om innkreving av målegebyr som skjer i lang tid før den faktiske oppmåling utføres. Rådmannen avklarer dette spørsmålet til senere møte. Til slutt opplyste rådmannen at den nytilsatte rådmannen begynner i stillingen den 24. juni Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse og informasjon til orientering. PS 027/15 Årsregnskapet til Øvre Eiker kommune for 2014 Kontrollutvalgets uttalelse til Øvre Eiker kommunes årsregnskap for 2014 sendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Revisor Lilleheie, Buskerud Kommunerevisjon IKS, fastslo innledningsvis at den avgitte revisjonsberetningen hadde et mindre forbehold, knyttet til budsjettavvik i investeringsregnskapet (avvik mellom justert investeringsbudsjett og faktisk regnskap). Økonomisjefen redegjorde nærmere om kommunens praksis og påpekte at avviket var redusert gjennom de senere årene. For øvrig viste kontrollutvalget til note 17 i regnskapet hvor det fremgår at det i eiendomsselskapet på grunn av tap på 2 prosjekter ligger an til et underskudd for Administrasjonen kjente ikke til størrelsen på dette tapet. Revisor Lilleheie fastslo at det tilligger de generelle pliktene til eiendomsselskapets revisor å kommentere den økonomiske utviklingen dersom denne er urovekkende. Kontrollutvalget reiste også spørsmål om status for det endelige byggeregnskapet til ungdomsskolen, og økonomisjefen forutsatte at dette vil bli sluttført i løpet av inneværende år. Kontrollutvalgets uttalelse til Øvre Eiker kommunes årsregnskap for 2014 sendes kommunestyret med kopi til formannskapet. 4

5 PS 028/15 Kommunens rutiner og årsrapport for finansforvaltningen 2014 uttalelse fra revisjonen Kontrollutvalget tar Rapport finansforvaltning 2014 og revisjonens uttalelse om denne til orientering. Det fremkom ingen kommentarer til finansrapporteringen og attestasjonen av denne. Kontrollutvalget tar Rapport finansforvaltning 2014 og revisjonens uttalelse om denne til orientering. PS 029/15 Ekstern henvendelse om kommunens behandling av barnevernssak. Sluttbehandling Leder av kontrollutvalget, supplert av sekretæren, viste til henvendelse og tilbakemelding fra fylkesmannen, som konkluderte med at det ikke foreligger grunnlag for å gjennomføre tilsyn med barnevernet i Øvre Eiker kommune. Dette med unntak fra landsomfattende tilsyn innenfor et definert område, hvor Øvre Eiker er en av flere kommuner som omfattes av dette tilsynet. Etter kontrollutvalgets vurdering er det i denne saken ikke avdekket noe klanderverdig ved barnevernet i Øvre Eiker kommune. 1. Kontrollutvalget finner ikke at barnevernet i Øvre Eiker kommune i denne konkrete saken har opptrådt klanderverdig. 2. Avsender av henvendelsen gjøres i brev kjent med kontrollutvalgets vedtak. 3. Kontrollutvalget anser saken som avsluttet. PS 030/15 Tilleggssak: Eventuelt Tilbakemelding fra rådmannen knyttet til forvaltningsrevisjon av innkjøpsområdet 5

6 Leder av kontrollutvalget og sekretæren viste til at kontrollutvalget hadde mottatt tilbakemelding fra rådmannen om status for iverksatte tiltak knyttet til tidligere gjennomført forvaltningsrevisjon av innkjøpsordningen i kommunen. Sekretæren distribuerte den skriftlige tilbakemeldingen til kontrollutvalgets medlemmer. Leder reiste spørsmål om kontrollutvalget skulle behandle saken som en tilleggssak. Kontrollutvalget vedtok å utsette saken til neste møte. Saken om tilbakemelding om iverksatte tiltak innen innkjøpsområdet utsettes til neste møte. PS 031/15 Buskerud Kommunerevisjon IKS - åpenhetsrapport for regnskapsåret (tilleggssak) 2014 Kontrollutvalget tar åpenhetsrapport fra Buskerud Kommunerevisjon IKS til orientering. Det fremkom ingen kommentarer til revisjonens åpenhetsrapport for regnskapsåret Kontrollutvalget tar åpenhetsrapport fra Buskerud Kommunerevisjon IKS til orientering. Alle vedtak er enstemmige. 6