NORE OG UVDAL Kontrollutvalget

Transkript

1 NORE OG UVDAL Kontrollutvalget PROTOKOLL FRA KONTROLLUTVALGETS MØTE KL Til stede: Medlemmer : Halvard Glesne (leder), Evy Abrahamsen og Per Lassegård Varamedlemmer : Forfall : Fra kontroll- Utvalgssekretariatet : Audun Helleland Fra Buskerud Kommunerevisjon IKS: Fra administrasjonen : Oppdragsansvarlig revisor Inger Anne Fredriksen og revisor Inger-Lise Nilsen Ordfører Kirsten Gjestemoen Hovda (deltok under behandling av sak 12/08) Til behandling forelå sakene 11/08 12/08 Sak 11/08 GODKJENNING AV INNKALLING, SAKSLISTE OG PROTOKOLL Kontrollutvalget hadde ingen merknader til innkalling, saksliste og protokoll. Innstilling: Innkalling, saksliste og protokollen fra kontrollutvalgets møte 24. april 2008 godkjennes. Innkalling, saksliste og protokollen fra kontrollutvalgets møte 24. april 2008 godkjennes. Sak 12/08 SAMTALE M/ORDFØREREN Ordfører Kirsten Gjestemoen Hovda takket innledningsvis for invitasjonen til møtet i kontrollutvalget og fremførte en rekke synspunkt på sin holdning til kontrollutvalget. Side 1 av 5

2 Stikkordsvis kan synspunkt gjengis slik: Det er viktig at det eksisterer et godt samarbeid mellom kontrollutvalget og ordføreren Kontrollutvalget kan være et godt verktøy til å disponere økonomiske og menneskelige ressurser på en god måte Kontrollutvalget kan være et viktig redskap til å nå felles mål Det er viktig og fornuftig å gjennomføre forvaltningsrevisjon innen aktuelle områder Det bør ikke fokuseres på kontroll som er et negativt begrep, men i det positive som går på å veilede og gjøre hverandre bedre Det er bedre og mer fornuftig at kontrollutvalget kommer inn som veileder tidlig i en sak, i stedet for å reparere i etterkant Ordføreren har registrert at kontrollutvalget er opptatt av innbyggernes interesser Det er positivt med det tette samarbeidet med Buskerud Kommunerevisjon IKS Det ble oppfattet som veldig positivt at kontrollutvalget deltok i den tidligere gjennomførte politikeropplæringen I etterfølgende meningsutveksling mellom kontrollutvalget fremkom bl.a. følgende synspunkt: Kontrollutvalget får mange henvendelser fra omverdenen. Kontrollutvalget vurderer alltid hvorvidt henvendelsene er relevante for utvalget. De sakene som for øyeblikket har stor oppmerksomhet i kommunen er iflg. ordføreren: o Sykehusproblematikken o Kommunens organisering (ressursutnyttelse) o Trillemarka (praktiske og økonomiske konsekvenser) o Utfordringer innen pleie- og omsorg o Kommuneplanen Næringsutvikling Tomteetterspørsel På kontrollutvalgets spørsmål om det fantes noe syn på dets rolle og utførelsen av denne opplyste ordføreren at dette var et tema som ikke var drøftet på politisk nivå. Etter ordførerens syn tok utvalget tak i ting, jfr. granskingen av Bergtun og gjennomførte denne på en rydding måte. I den sammenheng viste kontrollutvalget til at det i forkant hadde hatt grundige vurderinger av sin habilitet, som i denne saken var helt avgjørende for å kunne gjennomføre en tillitsvekkende gransking. Kontrollutvalget ga uttrykk for at det var tilfreds med at kommunen sluttet seg til den felles sekretariatsordningen som syntes å fungere tilfredsstillende etter sin hensikt. For øvrig redegjorde revisjonen kort om sin organisering og at revisor Inger-Lise Nilsen ville overta funksjonen etter tidligere revisor gjennom mange år, Arne Grønseth. Avslutningsvis var det en felles forståelse av ordfører og kontrollutvalg innfører en ordning med jevnlige samtaler og meningsutvekslinger. Saken legges frem uten forslag til vedtak. Side 2 av 5

3 Kontrollutvalget tar samtalen og meningsutvekslingen med ordføreren til orientering. Kontrollutvalget anser samtalen som positiv og nyttig, og forutsetter at tilsvarende samtaler kan gjennomføres på flere fremtidige møter. Sak 13/08 AVKLARING AV DIVERSE SPØRSMÅL TIL RÅDMANNEN På bakgrunn av vedtak i kontrollutvalget den bar sekretariatet i brev til rådmannen om å få avklart følgende problemstillinger: Finnes det etiske retningslinjer i kommunen og eventuelt hvorledes følges disse opp Finnes det retningslinjer for behandling av eventuelle misligheter Har kommunen kartlagt områder utsatte for naturkatastrofer Rådmannen har besvart henvendelsen og oversendt etiske retningslinjer og risiko og sårbarhetsanalyse ved dambrudd. Oppdragsansvarlig revisor Inger Anne Fredriksen påpekte kort at revisjonen har et pålagt ansvar i forhold til å avdekke/behandle eventuelle misligheter. Kontrollutvalget bemerket at kommunen burde ha skriftlige rutiner for behandling av eventuelle misligheter. Dette for å sikre lik og objektiv behandling dersom slike forhold skulle inntreffe. Kontrollutvalget registrerer at kommunen ikke har skriftlige rutiner for behandling av eventuelle misligheter i tilfelle slike skulle oppstå. Problemstillingen drøftes med rådmannen på neste møte i kontrollutvalget. Sak 14/08 ÅRSMELDING FRA SKATTEOPPKREVEREN OG KONTROLLRAPPORT 2007 FRA SKATTEETATEN Etter den informasjonen som fremgår av årsmeldingen fra skatteoppkreveren synes den felles skatteoppkreverfunksjonen å fungere tilfredsstillende. For øvrig hadde kontrollutvalget ingen kommentarer til saken. Sekretariatets forslag til innstilling: Kommunestyret tar kontrollrapport fra skatteetaten og skatteoppkreverens årsmelding for 2007 til orientering. Kommunestyret tar kontrollrapport fra skatteetaten og skatteoppkreverens årsmelding for 2007 til orientering. Side 3 av 5

4 Sak 15/08 OVERORDNET ANALYSE FRA BUSKERUD KOMMUNEREVISJON IKS Revisor Inger Anne Fredriksen konstaterte innledningsvis at analysen ikke er revisjon men en vurdering av risikoforhold og muligheten for at ting kan gå galt. Analysen er et hjelpemiddel til å finne de mest aktuelle prosjekt for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget betraktet analysen som et grundig arbeid og gav sin tilslutning til at de identifiserte områdene vart mest aktuelle for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget legger overordnet analyse for Nore og Uvdal kommune til grunn for senere utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget legger overordnet analyse for Nore og Uvdal kommune til grunn for senere utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon. Sak 16/08 REGNSKAPSREVISJON 2007 BREV NR. 2 FRA BUSKERUD KOMMUNEREVISJON IKS Revisor Inger Anne Fredriksen redegjorde for hensikten med brevet og kommenterte enkelte punkt i dette. Av disse punktene som revisjonen har fokusert spesielt på kan nevnes: Faktureringsrutiner ved fagavdelignen for Næring, miljø og kommunalteknikk Regnskapsspørsmål knyttet til konsesjonskraftfondet og plasseringer gjennom Terra Lønnsinnberetning av telefongodtgjørelser Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten Bygge- og anleggskontrakter Kontrollutvalget reiste spørsmål knyttet til svartidene ved revisjonens henvendelser til administrasjonen og delegasjonsreglement/fullmakter til å disponere kommunens bankkonti. For øvrig ønsket kontrollutvalget selv tilbakemelding fra rådmannen om utbetaling til WaterCare AS og kommunestyrets vedtak i forvaltningsrevisjonssaken om Bygge- og anleggskontrakter. Kontrollutvalget tar brev nr. 2 fra Buskerud Kommunerevisjon IKS vedr. regnskapsrevisjonen for 2007 til orientering. Kontrollutvalget tar brev nr. 2 fra Buskerud Kommunerevisjon IKS vedr. regnskapsrevisjonen for 2007 til orientering. Side 4 av 5

5 Sekretariatet etterlyser i brev til rådmannen tilbakemelding om administrasjonens behandling av Klagesak Kofa og kommunestyrets vedtak i forvaltningsrevisjonssaken om Bygg- og anleggskontrakter. Sak 17/08 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2007 Bortsett fra feil angivelse av et varamedlem hadde kontrollutvalget ingen merknader til utarbeidet forslag til årsrapport for Utkast til årsrapport fastsettes som kontrollutvalgets årsrapport for virksomheten i Årsrapporten legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Årsrapport om kontrollutvalgets virksomhet i 2007 tas til orientering Utkast til årsrapport fastsettes som kontrollutvalgets årsrapport for virksomheten i Årsrapporten legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Årsrapport om kontrollutvalgets virksomhet i 2007 tas til orientering Eventuelt Neste møte er fastsatt til 09. september Dette møtet behandler bl.a.: Samtale med rådmannen (inviteres av sekretariatet) Plan for forvaltningsrevisjon (forslag uarbeides av sekretariatet) Ombygging av Rødberg skole (referat fra byggemøter) Nore og Uvdal, 10. juni 2008 Halvard Glesne leder Evy Abrahamsen Per Lassegård Audun Helleland Sekretær Side 5 av 5