REFERAT KONTROLLUTVALGETS MØTE 12. MAI med forbehold om godkjenning i neste møte

Transkript

1 DRAMMEN KOMMUNE Kontrollutvalget REFERAT KONTROLLUTVALGETS MØTE 12. MAI 2015 med forbehold om godkjenning i neste møte Til stede: Medlemmer: Leder Arne Martinsen (AP), Patricia Emeci (SV), Tore E. Brath (H), Hilde Hovengen (FrP), Einar Skalstad (KrF) og Ida Marie Brown (V) Varamedlemmer: Forfall: Fra kontrollutvalgssekretariatet: Fra Buskerud Kommunerevisjon IKS: Fra administrasjonen: Fra andre: Audun Helleland Konstituert daglig leder Inger Anne Fredriksen Økonomisjef Roar Paulsen og regnskapssjef Jan Erik Pettersen deltok under behandling av sakene 35/15 42/15. Daglig leder Erik Bredo Larsen, Drammen Drift KF, deltok under behandling av sak 35/15. Møtested: «Ypsilon», Drammen rådhus Varighet: Til behandling forelå sakene 34/15 46/15 Det fremkom ingen kommentarer til innkalling og saksliste. SAK 34/15 Referat fra kontrollutvalgets møte den

2 Det fremkom ingen kommentarer til referatet fra Referat fra kontrollutvalgets møte den 21. april 2015 godkjennes. SAK 35/15 Årsregnskapet til Drammen Drift KF for 2014 Daglig leder siden 2010, Erik Bredo Larsen, Drammen Drift KF, var invitert til møtet for å gi en redegjørelse om foretaket og regnskapet for Driftsoverskuddet på ca. 2,5 mill. kroner viser at «ting nå er falt på plass». Virksomheten som har 45 ansatte yter tjenester innen VA-beredskap, VA-drift, VA-anlegg og landmåling i Drammensregionen. Foretaket er ISO-sertifisert. Årsberetningen gir en detaljert fremstilling av foretakets virksomhet. Det er lagt vekt på å innføre elektroniske hjelpemidler i den daglige driften, hvilket har medført rasjonalisering av denne. Bredo Larsen besvarte en rekke spørsmål fra kontrollutvalget, hvorav med stikkord bl.a. kan nevnes: Sykefravær (ca. 10%, veldig lavt korttidsfravær men høyt langtidsfravær) Vannmålerutskifting (skjer fortløpende) Omsetning til andre enn kommunen ca. 30 % Kontrollutvalget uttrykte tilfredshet med den positive utviklingen av foretaket. Revisor Fredriksen fastslo at det i foretaket hadde skjedd en positiv utvikling av rutiner og at det var god kvalitet på regnskapet. Det var avgitt «ren» revisjonsberetning som betyr at regnskapet ikke inneholder vesentlige feil eller mangler. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for Drammen Drift KF 2014 sendes bystyret med kopi til styret. SAK 36/15 Årsregnskapet til Drammen kommune 2014 Økonomisjef Roar Paulsen fastslo at 2014 med et overskudd i størrelsesorden 79 mill. kroner var et spesielt godt år. Overskuddet skyldes bl.a.: Lav rente Høye utbytter Pensjonskostnadene flater ut 2

3 Spesielle økonomiske utfordringer er bl.a. knyttet til svikt i skatteinngangen, noe som synes å fortsette inneværende år. Kommunen har høy lånegjeld, men deler av denne gjelder investeringer innen vann- og avløpsområdet, hvor lånekostnader blir finansiert gjennom brukerbetalinger. Kontrollutvalgets uttalelse til Drammen bykasses årsregnskap for 2014 sendes bystyret med kopi til formannskapet. SAK 37/15 Årsregnskapet til Drammen kommunes lånefond for 2014 I følge økonomisjef Paulsen var resultatet til lånefondet bedre enn budsjettert, noe som kommer bykassen til gode. Det forgår løpende vurdering av fordeling av lånene mellom fast og flytende rente. Kontrollutvalget har ingen kommentarer til Drammen kommunes lånefond sitt årsregnskap for SAK 38/15 Finansforvaltningen 2014 uttalelse fra revisjonen Finansreglementet vil bli fulgt opp i inneværende år, hvor også inntektssiden av reglementet må vurderes. I følge revisor Fredriksen innebærer revisjonens attestasjon en kontroll av riktigheten av årsrapporten samt en vurdering av at finansforvaltningen er i samsvar med lov- og regelverk. Revisjonen hadde ingen merknader til rapporten. Kontrollutvalget tar Rapport finansforvaltning 2014 og revisjonens uttalelse om denne til orientering SAK 39/15 Årsregnskapet til Drammen Eiendom KF for 2014 Årsregnskapet til Drammen Eiendom KF viste i 2014 et overskudd i størrelsesorden 82 mill. kroner som er ca. 12 mill. kroner høyere enn budsjettet. I følge økonomisjef Paulsen skyldes resultatet salg av fast eiendom. Gevinstene medgår i utgangspunktet til finansiering av nye investeringer. Foretaket har god likviditet. Kontrollutvalget reiste spørsmål om det forelå rettskraftig dom ved klage av foretaket til KOFA (klagenemnda for offentlige anskaffelser), men økonomisjefen kjente ikke til hvorvidt den forelå. 3

4 Revisor Fredriksen viste for øvrig til at dette er omtalt i note til regnskapet. Vedtak: Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for Drammen Eiendom KF 2014 sendes bystyret SAK 40/15 Årsregnskapet til Drammen Kjøkken KF for 2014 Foretaket hadde i 2014, ifølge økonomisjef Paulsen, et godt år med «grei» økonomi. Kommunen gir tilskudd til foretakets kantinedrift. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for Drammen Kjøkken KF 2014 sendes bystyret SAK 41/15 Årsregnskapet til Drammen Parkering KF for 2014 Årsresultatet for 2014 er bra, men parkeringshuset på Strømsø sliter ifølge økonomisjef Paulsen fremdeles. Kontrollutvalget registrerte at gebyrstatistikken viser en betydelig nedgang i forhold til klager som gis medhold, hvilket indikerer strengere vurdering ved ileggelse av gebyr. I den sammenheng ble det reist spørsmål om hvilke områder (geografisk) det ilegges flest gebyr. Kontrollutvalget registrerte også at foretaket har et betydelig sykefravær. Med utgangspunkt i de fremsatte problemstillinger ønsket kontrollutvalget å invitere daglig leder i foretaket til å redegjøre om disse på neste møte i utvalget. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for Drammen Parkering KF 2014 sendes bystyret SAK 42/15 Årsregnskapet til Drammensbadet KF for 2014 Økonomisjef Paulsen viste til at driftsinntektene i 2014 var lavere enn budsjettert, noe som medførte underskudd på driften. Forøvrig forekommer det betydelige tilskudd fra kommunen. Ifølge revisor Fredriksen er det utstedt «ren» revisorberetning, hvilket betyr at regnskapet ikke inneholder vesentlige feil eller mangler. 4

5 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for Drammensbadet KF 2014 sendes bystyret SAK 43/15 Buskerud Kommunerevisjon IKS - åpenhetsrapport for regnskapsåret 2014 Revisor Fredriksen redegjorde kort for hensikten med rapporten. Forøvrig fremkom det ingen kommentarer til denne. Kontrollutvalget tar åpenhetsrapport fra Buskerud Kommunerevisjon IKS til orientering SAK 44/15 Sekretæren informerer Sekretæren hadde ingen informasjon å meddele kontrollutvalget. SAK 45/15 Revisor informerer Revisor Fredriksen redegjorde kort om spørreundersøkelse som innen kort tid sendes kontrollutvalgene og som gjelder innspill til overordnet analyse. Revisor Fredriksen oppfordret kontrollutvalgsmedlemmene til å delta i undersøkelsen. Videre opplyste Fredriksen at revisjonen var i rapporteringsfasen når det gjelder selskapskontrollene i Legevakta i Drammensregionen IKS og Drammen Scener AS. Kontrollutvalget tar revisors informasjon til orientering. SAK 46/15 Eventuelt 1. Innspill om kommunens tildeling av sykehjemsplasser Medlem Hilde Hovengen distribuerte den følgende e-post til sekretæren med kopi til 5

6 det øvrige kontrollutvalget: Forslag til vedtak i Kontrollutvalget i Drammen, fra Hilde Hovengen Frp: KU ber om at det iverksettes en ekstern gransking av Drammen Kommunes praksis ved tildeling av sykehjemsplasser. Det er viktig at kommunens tjenester både oppfattes som tilfredsstillende av Drammens innbyggere og objektivt sett er gode og forsvarlige. Det er etter loven innbyggernes behov som skal avgjøre kommunens tilbud ikke innbyggerne som skal ta til takke med det tilbudet kommunen har. Fylkesmannen har i inneværende periode påpekt to ganger at kommunens praksis er i strid med lovverket. Videre har Pasientombudet i Buskerud kommet med en bekymringsmelding. Innbyggerne vil være tjent med å få fakta på bordet. Det kan kun gjøres ved en ekstern og uavhengig gransking. Innledningsvis distribuerte sekretæren forslaget i papirform til medlemmene av kontrollutvalget. Kontrollutvalget hadde på leders spørsmål ingen motforestillinger til å behandle forslaget under saksposten Eventuelt. Medlem Hilde Hovengen redegjorde for bakgrunnen med forslaget, og viste til at Drammen kommune nok en gang hadde «frikjent seg selv» i forhold til praksisen med å tildele sykehjemsplasser. Hun viste også til at hun flere ganger hadde tatt opp temaet i kontrollutvalget som hadde bagatellisert det og ikke støttet forslag om gransking. Leder viste til behandling av problemstillingen i Bystyrekomite helse, sosial og omsorg, hvor et flertall avviste forslag om ekstern gjennomgang. For øvrig hadde leder ingen motforestillinger mot en gjennomgang, men var sterkt kritisk til anvendelse av begrepet «gransking». Dette begrepet anvendes i ekstraordinære situasjoner som mistanke om korrupsjon eller andre kriminelle handlinger. Slike mistanker foreligger ikke i dette tilfelle og gransking vil være feil ordbruk. Dette er for øvrig omtalt i Kontrollutvalgsboken. Medlem Einar Skalstad viste til kontakt med nestleder i bystyrekomiteen, som hadde gitt uttrykk for at Drammen kommune ikke bryter loven, men opptrer innenfor lovverket. Medlem Tore E. Brath konstaterte at saken hadde vært omgitt av mye uro og at det var fint å starte en prosess med formål å rydde opp. Det vil være riktig og nyttig med en skikkelig undersøkelse. Brath reiste også spørsmål om budsjettmessig dekning av kostnadene med en undersøkelse. For øvrig uttrykte han full tillit til og ønske om at Buskerud Kommunerevisjon IKS utfører oppgaven. Medlem Ida Marie Brown ga uttrykk for at det foreligger tilstrekkelig grunn til å iverksette en undersøkelse, og at denne må være ekstern og uavhengig. Nestleder Patricia Emeci avviste påstand om at kontrollutvalget har bagatellisert saken. Kontrollutvalget støtter en undersøkelse av den. Leder fremmet følgende forslag til vedtak: 6

7 Kontrollutvalget ber Buskerud Kommunerevisjon IKS gjøre en forundersøkelse om temaet «Drammen kommunes praksis ved tildeling av sykehjemsplasser» i tråd med Hilde Hovengens forslag samt de føringer som framkommer i forslaget og som kontrollutvalget ga i sitt møte. Saken fremmes til endelig behandling i kontrollutvalget løpet av juni Etter forslag fra medlem Hilde Hovengen ble det først stemt over hennes forslag. Dette forslaget falt mot stemmene til Hilde Hovengen (Frp) og Ida Marie Brown (V). Deretter ble det stemt over forslaget til leder som ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget ber Buskerud Kommunerevisjon IKS gjøre en forundersøkelse om temaet «Drammen kommunes praksis ved tildeling av sykehjemsplasser» i tråd med Hilde Hovengens forslag samt de føringer som framkommer i forslaget og som kontrollutvalget ga i sitt møte. Saken fremmes til endelig behandling i kontrollutvalget løpet av juni Bystyrets behandling av forvaltningsrevisjonsrapport om journalføring etc. Medlem Tore E. Brath viste til bystyrets behandling av kontrollutvalgets forvaltningsrevisjonsrapport om journalføring etc. i møte den 28. april Ved saksfremlegget for bystyret hadde pkt. 2 i kontrollutvalgets vedtak falt bort. Dette lyder slik: Det må foretas en innskjerping av internkontroll knyttet til journal- og arkiveringsrutiner. Kontrollutvalget ba sekretæren gjøre politisk sekretariat oppmerksom på denne «glippen». 3. Kontrollutvalgets møte i juni 2015 Neste møte er fastsatt til tirsdag den 9. juni Til dette møtet inviteres daglig leder i Drammen Parkering KF for å redegjøre om bl.a. foretakets sykefravær, område hvor det ilegges flest parkeringsgebyr og eventuelle konsekvenser av den nye parkeringsloven. Likeledes inviteres daglig leder ved Drammen Eiendom KF for å redegjøre om temaet «fra leie til eie». Dersom utredning om tildeling av sykehjemsplasser ikke er ferdigstilt til møtet den 9. juni 2015, fastsettes det et nytt møte i kontrollutvalget den 22. juni 2015 kl Leder og sekretær bestiller servering på egnet bespisningssted etter møtet den 9. juni