Møteprotokoll ØVRE EIKER KOMMUNE. Utvalg: Kontrollutvalget Møtested: Rådhuset, Hokksund Dato: Tidspunkt: 15:30.

Transkript

1 ØVRE EIKER KOMMUNE Utvalg: Kontrollutvalget Møtested: Rådhuset, Hokksund Dato: Tidspunkt: 15:30 Møteprotokoll Følende medlemmer møtte: øyvind Birkeland Magne Ødegård Marianne Mortensen Egil Eriksen Grete Solberg Følgende medlemmer møtte ikke: Følgende varamedlemmer møtte: Rådmann Øyvind Hvidsten deltok under behandling av sak PS 011/10. Leder av irtnkjøp, Trine Andersen, deltok under behandling av sak PS 012/10. Skatteoppkrever Cathrine Borge, deltok under behandling av sak PS 013/10 Magne ødegård ble permittert fra møtet kl Diverse merknader: Underskrifter:

2 PS 011/10 Rådmannens kvarter Behandling i kontrollutvalget Den nylig tiltrådte rådmannen Øyvind Hvidsten, uttrykte innledningsvis tilfredshet med å kunne videreføre praksis med rådmannens kvarter på kontrollutvalgets møter. Forøvrig viste han til fylkesmannens avgjørelse i "tomteleiesaken", og skisserte hva som ville være videre behandling av denne. Med hensyn til den juridiske vurderingen hadde kommuneadvokaten reist tvil om denne. I forhold til videre informasjon var ordføreren varslet og saken ville bli omtalt i tertialrapporten. Kommunestyret vil også bli gjort kjent med den ved første anledning. Kontrollutvalget kommenterte at dersom utvalget hadde fått kunnskap om departementets svar når dette kom kommunen i hende, ville også saken fått en annen behandling. Rådmannen opplyste også at på grunn av flere utbyggingsprosjekt hadde det vært nødvendig å engasjere prosjektleder i en 40 % stilling i ett år. Aktuelle byggeprosjekt er bl.a.: Flerbruskhall Ungdomsskole Hokskund Barnehager I forhold til NAV var det avviklet en positiv dialogkonferanse. Kommunens utfordring er å få tilfredsstillende kontroll med den kommunale oppgaveløsningen. I denne utfordringen ligger at den sosialfaglige delen er nedtonet. Vedtak i kontrollutvalget Kontrollutvalget tar informasjonen fra rådmannen til orientering. PS 012/10 Innkjøp i Øvre Eiker kommune. Redegjørelse v/innkjøpsleder. Leder av den administrative enheten innkjøp, Trine Andersen, var invitert til møtet for å informere om denne virksomheten. Trine Andersen distribuerte foiler og med utgangspunkt i disse ga hun en bred innføring i behandling av innkjøp i Øvre Eiker kommune. Av redegjørelsen kan vi med stikkord nevne: 2

3 Offentlige innkjøp er regulert av et omfattende regelverk Det eksisterer forskjellige prosedyrer for anskaffelser under kroner, mellom og kroner og over kroner. Øvre Eiker kommune deltar i flere nettverk innen fagfeltet, for eksempel BTV (Innkjøpssamarbeidet Buskerud Telemark Vestfold) og innkjøpssamarbeidet i Kongsbergregionen. Det er inngått en rekke rammeavtaler (disse forenkler innkjøpene ved direkteanskaffelser) Innkjøpsansvaret (vedtak om bestilling) er tillagt de enkelte avdelingene Tilbud som er så lave at de synes useriøse kan avvises Kommunen har ikke opplevd å bli klaget inn for KOFA (sentralt organ som vurderer hvorvidt innkjøp har skjedd i samsvar med regelverket). For øvrig reiste kontrollutvalget en rekke spørsmål som ble besvart av Trine Andersen. Kontrollutvalget tar den grundige og informative redegjørelsen om innkjøp i Øvre Eiker kommune til orientering. PS 013/10 Skatteoppkreverens årsrapport for 2009 Kontrollutvalget tar årsberetning om skatteinfordringen i Øvre Eiker kommune i 2009 til orientering. Årsberetningen oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar årsberetning om skatteinnfordringen i Øvre Eiker kommune i 2009 til orientering. Skatteoppkrever Cathrine Borge gjennomgikk hovedpunktene i årsrapporten for Hun viste til at avdelingen var preget av lav bemanning grunnet strammere budsjettrammer, men at aktivitetene likevel var opprettholdt. Internkontrollen var innstrammet og avdelingen hadde en bevisst holding til at skatteskyldnere som hadde betalingsevne også skulle betale skatten sin. I den stramme budsjettsituasjonen hadde det vært nødvendig med en viss nedtoning av arbeidsgiverkontrollen. Det som tidligere var et kommunalt skatteutvalg er nå omorganisert til et regionalt skatteutvalg. Skatteoppkreverens erfaring var at dette regionale utvalget fulgte oppkreverens innstillinger til vedtak. Skatteoppkreveren konkluderte med at sammenslåingen av funksjonen i Nedre og Øvre Eiker kommuner er vellykket. For øvrig besvarte skatteoppkreveren løpende spørsmål fa kontrollutvalget som uttrykte tilfredshet med redegjørelsen og gjennomgangen av årsrapporten for

4 Kontrollutvalget tar skatteoppkreverens årsrapport for 2009 til orientering. PS 014/10 Sekretæren orienterer Sekretæren redejorde innledningsvis fra møte han og representant fra revisj onen tidligere samme dag hadde deltatt i sammen med ledergruppen hos fylkesmarmen i Buskerud. Temaet for sekretariatets og revisj onens deltakelse var koordinering av kontroll-/tilsynsaktivitetene til fylkesmannen og kontrollutvalgene. Det var en forståelse av at det er viktig å samordne disse aktivitetene så langt som mulig, ikke minst ut fra hensynet til å redusere belastningen for kommunenes administrasjoner. Fylkesmannen og revisjonen/sekretariatet vil derfor for fremtiden utveksle kontrollplaner og rapporter og således gis mulighet til i større grad å samordne kontroll og tilsyn. Kontrollutvalget tar sekretærens redegjørelse til orientering og bifaller overenskomsten om informasjonsutveksling og samordning av kontroll- og tilsynsvirksomheten. PS 015/10 Lovlighetskontroll beregning av tomteleie for VA-anlegg. Fylkesmannens vedtak. Kontrollutvalget tar til etterretning at fylkesmannen har opphevet kommunestyrets vedtak om å videreføre praksis med å belaste selvkostregnskapet med beregnet tomteleie. Kontrollutvalget understreket at det under hele prosessen hadde opptrådt "krystallklart" i forhold til de faglige vurderingene, og beklaget at saken ikke var avklart umiddelbart etter mottakelse av departementets svar. Kontrollutvalget tar til etterretning at fylkesmannen har opphevet kommunestyrets vedtak om å videreføre praksis med å belaste selykostregnskapet med beregnet tomteleie. PS 016/10 Forvaltningsrevisjon barnevernet forslag til prosjektplan 4

5 Kontrollutvalget sluttet seg til revisjonens forslag til problemstillinger og prosjektplan for et forvaltningsrevisjonsprosjekt innen barnevernet. Utvalget var imidlertid usikre på hvilke ressurser som er disponible til et slikt prosjekt, og ba sekretariatet avklare dette spørsmålet før prosjektet iverksettes. Kontrollutvalget slutter seg til revisj onens problemstillinger og prosjektplan for er forvaltningsrevisjonsprosjekt innen barnevernet. Ressurssituasjonen avklares før prosjektet iverksettes. PS 017/10 Selskapskontroll i Øvre Eiker Energi AS. Nærmere om innholdet i kontrollen. Sekretæren opplyste at det var varslet selskapskontroll i Øvre Eiker Energi AS, og at alle dokumenter i den sammenheng var mottatt fra selskapet. Før kontrollen iverksettes ønsket sekretæren å avklare de formelle innfallsviklene, og redegjorde derfor om hvilket mandat kontrollutvalget generelt har ved sin kontroll. Dette går i første rekke ut på av avklare hvorledes eieren (kommunen) ivaretar sine eierinteresser og i hvilken grad selskapet "oppfører seg" i forhold til selskapslovgivning, vedtekter og spesielle føringer fra eieren. Kontrollutvalget avgjør senere hvorvidt det også skal gjennomføres forvaltningsrevisjon(er) knyttet til spesifikke områder av selskapet. Kontrollutvalget tar til orientering at selskapskontrollen gjennomføres i samsvar med de formelle reglene som ligger til grunn for denne. Eventuelt Alle vedtak er enstemmige. 5