Saksbehandling/Dokumentarkiv

Transkript

1 ITB Saksbehandling/Dokumentarkiv IT Tjenestebeskrivelse for: Saksbehandling/Dokumentarkiv Ansvarsforhold: Organisasjon IT Ansvarlig: Arkivleder Rådgiver, IT-seksjonen Eier: Administrasjonssjef IT-Sjef Rådgivende: Rådgiver, Arkiv Prosjektleder - IT Informert: Dokumentsenteret, IT-seksjonen saksbehandlere Publikum: Dette dokumentet er ment for alle konsumenter og eiere av IT tjenester, både organisasjonen (brukere og ledelse) som kunder, og alle som jobber med IT Tjenesteleveranser og support i IT-Seksjonen. Innhold 1. Hensikt Tjenesteomfang Organisasjonelt tjenesteperspektiv Tjenestefunksjoner: Sluttbrukermiljø Brukerveiledninger, FAQs og sluttbrukerprosedyrer Support på tjenesten Standardiserte tjenesteforespørsler IT tjeneste nivå Teknisk IT Tjeneste perspektiv Appendix Referanser Endringshistorikk... 6

2 1. Hensikt Dette dokumentet beskriver de merkantile detaljene for hver enkelt IT Tjenesten saksbehandling-arkiv i Møre og Romsdal Fylkeskommune, fra ett organisasjonelt og funksjonsmessig perspektiv. 2. Tjenesteomfang IT Tjenesten er designet for å kunne fungere etter følgende forutsetninger: # Område Omfang Kommentarer 1. Bruker demografi, som tjenesten er designet Sentraladministrasjonen og skolene for. (Faggrupper, seksjoner etc) 2. Høyeste antall brukere som denne IT Ca. 400 brukere tjenesten er designet for. 3. Spesielle krav til klient, operativsystem, browser eller periferiutstyr som denne tjenesten trenger for å fungere. Klient: Bærbar/stasjonær PC eller tynnklient (WYSE R10L) Operativsystem: 32-bit, eller 64-bit Windows XP, Vista, eller Windows 7 (Windows 8 er ikke testet) Nettleser: Internet Explorer 8, Internet Explorer 9 (32-bit). Internet Explorer 10 (32-bit m/lesermodus Periferiutstyr: Bunkeskannere (Canon DR-9080C) 3. Organisasjonelt tjenesteperspektiv Tjenestefunksjoner: ephorte støtter saksbehandlings- og arkivfunksjonene i Møre og Romsdal fylkeskommune. Inngående brev skannes eller importeres digitalt inn i ephorte. Saksbehandlere skriver utgående brev og interne notat i ephorte. Disse arkiveres i systemet for langtidslagring. Gjenfinning gjøres via søkegrensesnitt i ephorte. Lotus Notes er integrert via SMTP slik at man får en importsentral fra Notes til ephorte. ephorte Utvalgsmodul benyttes for å støtte den politiske prosessen. Saksframlegg skrives i ephorte og meldes opp til behandling i ett eller flere utvalg. Det lages møteinnkallinger og protokoller til hvert møte. Dokumentene publiseres på: Det lages Offentlig journal av alle inngående- og utgående dokumenter og notater. Dette gir offentligheten mulighet for innsyn. Vi publiserer offentlig journal hver virkedag. Opplysninger unntatt offentlighet vises med stjerner. For å behandle innsynsbegjæringer på en riktig måte er det utarbeidet retningslinjer for hvordan det skal gjøres. Ephorte er integrert med Visma Rekruttering. Nye dokumenter i en ansettelsesprosess overføres daglig fra Visma inn i ephorte. Møre og Romsdal fylkeskommune benytter Mercell som konkurransegjennomføringsverktøy. Dokumenter som opprettes i innkjøpsprosessen overføres til ephorte for arkivering.

3 Kulturavdelinga benytter ephorte tilskuddsmodul. Skjema som er laget for Kulturavdelinga importeres inn i ephorte og informasjonen bearbeides videre i tilskuddsmodulen Sluttbrukermiljø Tykk-klienter: PC (IBM/Lenovo) og bærbar PC (IBM/HP/Lenovo) Rulles ut via System Center Styrt av Group Policies AD-autentisering Tynnklienter: WYSE R10L AD-autentisering Publisert skrivebord på terminalservere 3.1. Brukerveiledninger, FAQs og sluttbrukerprosedyrer # Veiledning Dokument navn/beskrivelse Kommentarer/link 1. Hvordan bruke skanning r/ephorte/stoetteartikler/skan ning-i-ephorte 2. Hvordan fikse importsentral i ephorte r/ephorte/stoetteartikler/fiks e-importsentral-i-ephorte 3. Installasjon av ephorte r/ephorte/stoetteartikler/insta llasjon-av-ephorte 4. Kjente feilmeldinger 5. Dokumenthåndtering -her publiseres rutiner og dokumentasjon i forhold til bruk av ephorte. r/ephorte/stoetteartikler/kjen te-feilmeldinger /Stoettefunksjonar/Dokum enthandtering 3.2. Support på tjenesten IT Tjenesten supporteres etter følgende modell: Sluttbruker Applikasjons problem IT Teknisk problem Systemeiere (Dokumentsenteret) IT Support, MRFK Ekstern 3. parts leverandør (EVRY, Move og Gecko)

4 Definisjoner : Terminologi Definisjon Evt. link Applikasjons Problemstilling knyttet til bruk av applikasjonen/tjenesten. problem IT Teknisk Problem Situasjon der andre IT-tjenester er ute av normal funksjon. Problem knyttet til andre IT-tjenester, for eksempel pålogging, Teknisk ITinfrastruktur og klient. Sluttbruker Bruker av IT Tjenesten Superbruker(e) Bruker(e) som er på ett ekspert nivå, mhp kompetanse innen bruk av IT tjenesten. Superbrukere utnevnes av Tjenesteeier. Kontaktinformasjon: Kontakt Hvordan kontakte Evt. Link IT Support Epost: Telefon: Dokumentsenteret post@mrfylke.no Telefon Tjenesteeier Geir Håvard Ellingseter 3.3. Standardiserte tjenesteforespørsler. Følgende endringer i miljøet / tjenesten anses standardisert og er ikke langt inn under Change Mmgt rutinene til IT-Seksjonen i Møre og Romsdal Fylkeskommune.. Tjenesteforespørsler for aktuell tjeneste: # Tjenestefores pørsel Autoriserte bestillere Hvordan utføre bestillingen Tidsvindu Kommentar 1. Ny bruker Avdelingsledere og seksjonsledere Bruke WEB skjema på intranett for bestilling av nye brukere, evt. sende epost til 2 dager 2. Deaktivere bruker 3. Bestille skanner 4. Bestille tilgang til dokument unntatt offentlighet Avdelingsledere og seksjonsledere Bruke WEB skjema på intranett for bestilling av nye brukere, evt. sende epost til Sende epost til 2 dager Avdelingsledere og 14 dager seksjonsledere Leder post@mrfylke.no 1 dag 3.4. IT tjeneste nivå Følgende aspekter av tjenesten nivå er underlagt kategorisering mot hvert område i en separat SLA pr område: - Tilgjengelighet av tjenesten, både oppetid og definisjoner av vedlikehold vinduer - Pålitelighet av tjenesten - Ytelse - Kontinuitet - Gjenoppretting/Restore -Feilretting (Se referanse kapittel for referanse til IT SLA nivå i Møre og Romsdal fylkeskommune, på intranett)

5 4. Teknisk IT Tjeneste perspektiv Figuren under gir innsikt i det tekniske miljøet, som er designet for IT Tjenesten: Datasenter miljø Klient/sluttbruker miljø gridc11 Backup av Oracle på ephorte, Vigo og Extens ephdb 01 Databaseserver ephis01 Intellisearch Søkemotor Bærbar PC Lenovo/IBM/HP Ephpefil01 Filserver for skanning Ephapp01 Applikasjonsserver Web-server for ephorteweb Fillagring for dokumentproduksjon einnsyn Web-server for innsyn DMZ Stasjonær PC Lenovo /IBM ephpe02 Skannerserver PixEdit Pro (64-bit) ephsp01 Web-server for ephorte i SharePoint ephpdf01 PDF-konvertering PixEdit (32-bit) Tynnklient WYSE R10L Modellen ovenfor er bare en indikasjon på hva det tekniske miljøet kan tilby av denne tjenesten. Nøyaktig dokumentasjon er tilgjengelig for IT-ressurser som støtter tjenesten. Denne dokumentasjonen er i all hovedsak tilgjengelig for personell i IT-Seksjonen i Møre og Romsdal Fylkeskommune. Moduler i ephorte som er i bruk i Møre og Romsdal fylkeskommune: ephorte grunnmodul ephhorte arkivbruker ephorte saksbehandlere ephorte e-post integrasjon ephorte Skanningsmodul ephorte Møtebehandling ephorte Tilskudd ephorte PDF konverter ephorte Active PDF ephorte PixEdit ephorte i SharePoint (esp) ephorte Integration Services (eis) ephorte emøte (pilot) ephorte einnsyn ephorte Utvalg Intellisearch ephorte er integrert med med følgende applikasjoner i Møre og Romsdal fylkeskommune: Mercell Visma Enterprise rekruttering Extens Intranett Elektroniske skjema

6 5. Appendix 5.1. Referanser Referanse Kommentar [1] IT Tjenestekatalog i MRFK Se intranett [2] IT SLA nivå i Møre og Romsdal fylkeskommune.pdf Se intranett [3] Intern IT SLA for Møre og Romsdal fylkeskommune.pdf Se intranett 5.2. Endringshistorikk Dato Revisjon Forfatter Godkjent Endringer Jonas Kolden Midtbø Første utkast Geir Håvard Ellingseter Fin tuning av funksjonalitet og support modell Jonas Kolden Midtbø Jakob Bolstad Fullføring og ferdigstillelse til første revisjon.