Integrasjon og samspill med fagsystem

Transkript

1 Integrasjon og samspill med fagsystem 26. APRIL 2018 FRANK SANDERSEN, EVRY INTEGRASJONSARKITEKT OG UTVIKLER

2 Hvem er jeg? Frank Sandersen EVRY Porsgrunn Full-Stack applikasjonsutvikler Arkivintegrasjoner mot ephorte/elements siden 2012 Søker enkle løsninger på komplekse problemer 2

3 Arkivloven og offentlighetsloven Arkiveringsplikten Offentlige organer har plikt til å arkivere alle dokumenter som blir til som ledd i organets virksomhet, dersom de har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling. Arkiveringsplikten gjelder uavhengig om dokumentene er utvekslet med eksterne eller er utarbeidet for intern bruk... Arkiveringsplikten omfatter derfor en større gruppe dokumenter enn journalføringsplikten Journalføringsplikten Offentlige organ har plikt til å føre journal fordi den allmenne innsynsretten skal kunne brukes. Myndigheter og publikum skal vite at all korrespondanse blir registrert og at den dermed kan etterspores og overprøves 3

4 «Hovedproblemet i kommunal sektor er at de mangler metodikk for å bevare 90% av de data som dannes. Ca 10% dannes i NOARK-systemer og her har en rimelig kontroll» 4

5 Hvorfor integrasjoner Overholde og automatisere arkiveringsplikten og journalføringsplikten Unngå dobbeltarbeid ved at informasjon må flyttes manuelt (print/scan) mellom fagsystem og arkiv Unngå kjedsommelige manuelle rutiner rundt arkivering, innsyn, distribusjon og forsendelse Bli kvitt manuell distribusjon/publisering av informasjon Unngå manuell ajourhold av brukere og tilganger i Elements. Minske sikkerhetsrisiko 5

6 Integrasjonsgrensesnitt (API) Integrasjonsgrensesnitt NOARK4 WS Noark4 web services (support utgått) NOARK5 WS Elements saksbehandling GeoIntegrasjon (produksjon) Noark5 Web Services (under utvikling) Fagsystem Skjemaimport GeoIntegrasjon EIS (Elements Integration Services) Elements Integration Services (produksjon) 6

7 Finnes den en ferdig integrasjon? Visma Barnehage Infodoc Oppad Visma kulturskole Visma Skole Visma Voksenopplæring Socio Flyktning Extens Visma Profil CosDoc Infodoc Familia Robot Agresso Acos Sosial Sampro WinMed Allmenn Acos Barnevern Acos IP 7 Mattilsynet Vergemål NAV

8 Integrasjons med eller uten robot? Hovedforskjell er kommunikasjon via API og via UI API endres ikke uten videre over tid slik som UI Robot trenger ikke API Priser? 8

9 Trend i offentlig sektor Utvikling av egne fagsystemer for offentlige saksbehandlingsprosesser Fagsystemet produserer arkivverdige dokumenter/metadata som arkiveres forløpende. Automatisk arkivering og journalføring 2-veis kommunikasjon med arkivkjernen i sanntid. 9

10 Skille mellom fagsystem og arkiv Klart skille mellom arkiv og fag-domener (separation of concerns) Bruk gjerne forenklede DTO-klasser på tvers av fag-domener SvarUt Fagsystem Integrasjonsservice/adapter Elements Integration Services (eis) Arkivkjerne Folkeregister Enhetsregister 10

11 Eksempel på arkivintegrasjoner fra EVRY Integrasjon med rekrutteringsløsninger Ekstern hosting Kunde DMZ Kunde Intranett Xml-fil Rekrutteringssystem Mottaksservice Filsystem Filsystem EVRY Document Import Service Elements Integration Services (EIS) Arkivkjerne 11

12 Eksempel på arkivintegrasjoner fra EVRY Integrasjon med KGV Ekstern hosting Kundenett TendSign zipped filstruktur Visma TendSign Applikasjon Visma Integrasjonsagent EVRY TendSign Import Service Elements Integration Services (EIS) Arkivkjerne 12

13 DownloadQueue Eksempel på arkivintegrasjoner fra EVRY Skjemaimport fra Altinn Altinn Lokalt nett hos kunde 1. Innlevering av skjema Skjematjeneste 2. Henter innsendt skjema fra SRF DownloadQueue hos Altinn Altinn Skjemaimport En EVRY Service poller Altinn på intervall Elements Integration Services (EIS) Arkivkjerne (intervallbasert polling) 13

14 ID-porten Innbyggerportal levert av ACOS og EVRY Fosen kommuneportaler (internett) Portal: RettPåSak Felleskomp. kommunal sektor Off.reg. Fosen intranettportaler Mine saker (saksbehandler) - innkurv med meldinger fra fagsystemer - liste over restanse og åpne saker i ephorte Innbygger Mine saker (innbygger) - søke barnehageplass - se status i søkeprosess - se på dokumenter - mine aktuelle saker Integrasjonsnav Web tjenester med forretningslogikk Fagsystem X (Visma Barnehage) Saksbehandling Saksbehandler Sikker, digital posttjeneste «SvarUt» Ephorte - arkivering - journalføring - postmottak Sentralt arkiv 14

15 Sync av masterdata FB fagsystemer Xpand Geocortex (kartinnsyn) MDS Vasking av JP.Tilleggsattributter Integrasjonstjeneste Skreddersydd service for automatisering av oppgaver mot Eiendomsarkiv Søk/oppslag (hyperlink) Søk/oppslag (hyperlink) Oppslag (hyperlink) Ephorte ephorte Sharepoint (esp) ephorteweb (Redigering av JP.Tilleggsattributter) ephorte Integration Services (eis) Arkivdel Eiendom 1 klassering på sak: - Etabl.nr 3 tillegssattr på jp: - Tomtenr - Inventarkode - Matrikkelnr 15

16 Synkronisering av EHF faktura Henter kunde, adresse, beløp og fakturastatus fra saksmapper Oppretter EHF faktura Sender EHF til EVRY aksesspunkt Henter status på faktura fra EVRY faktura aksesspunkt Oppdaterer status på saksmapper i arkivet 16

17 Eksempel på arkivintegrasjoner fra EVRY Arkivering til Elev-mappe med dokumentasjon fra diverse fagsystemer VIGO inntak Extens Frida NSSU Oppad VIGO bedrift (lærekontrakt) VIGO fagskole Spesialundervisning Skoleskyss/samferdsel VIGO Voksen (voksenopplæring) Varselbrev 17

18 Automatisert brukeradministrasjon Brukerdata i Elements: Brukerid/brukernavn OrgId for administrativ enhet Fullt navn Epost Stillingstittel (dokumentsignatur) Sluttdato (varsling) Rolle (Leder, Saksbehandler, Lese ) Standardautorisasjoner Organisasjonsdata i Elements: OrgId/kortnavn Parent orgid (trestruktur) Navn på enhet Leder (brukernavn) 18

19 Automatisert brukeradministrasjon Alternativ 1: Automatisk oppdatering av brukere/ tilganger fra kilde (AD,HR/Lønn ) til Elements ved bruk av Synk Service Alternativ 2: Kunden benytter egen IAM løsning for oppdatering av brukere/tilganger i Elements gjennom en egen IAM-til-Elements web service 19

20 Alternativ 1: Elements Sync Service Active Directory Filsystem xlsx Elements AD Sync Service Elements Integration Services (EIS) Arkivkjerne 20

21 Alternativ 2: Elements IAM web service HR-applikasjon(er) Elements arkivkjerner Config 1 Personalsystem Personalsystem IAM Identity Access Management Elements IAM Web Service Elements Integration Services (eis) Databaser for virksomhet 1 Prod Hist Personalsystem Config X Databaser for virksomhet X Prod Hist Hver Elements database har sitt eget brukerregister 21

22 Avansert integrasjon Fagapplikasjon Bruker av tjenester «Min side» InfoTorg Saksbehandlerflate Database Prosessmotor Active Directory HR/Lønn Saksbehandler Tjenestebuss Integrasjonstjenester Sentralt arkiv Brukerflater Ephorte Outlook ncore server Elements Elements Integration Services (EIS) Arkivkjerne Postmottak scanning Ephorte Sharepoint 22

23 Avansert integrasjon Skreddersøm: fagsystem spesielt tilpasset saksbehandlers behov og virksomhetens arbeidsprosesser Sømløs samhandling mellom fagsystem og arkivkjerne Fagapplikasjon og arkiv bruker samme brukerdatabase (SingleSignOn) Unngår duplisering av data mellom arkiv og fagsystem. Arkiv kan være master for dok.kat, mappetyper, adm.enheter Dokumentproduksjon kan foregå både i fagsystem og arkiv men lagring skjer kun i arkiv 23

24 Avansert integrasjon Saksbehandler bør ha nødvendig funksjonalitet tilgjengelig på ett sted og ikke måtte hoppe mellom flere applikasjoner Arkivar jobber direkte i arkivsystem mens saksbehandlere har sitt eget grensesitt Oppgaver som foregår parallelt: saksbehandling, postmottak, avlevering Langvarig prosessering kjøres i bakgrunnen Automatiske klasseringer på saker og journalposter 24

25 Avlevering direkte fra fagsystemer? Elements/ephorte tilleggsattributter kan avleveres som virksomhetsspesifikke attributter i en avleveringspakke Virksomhetsspesifikke attributter i en avleveringspakke kan kun knyttes til saksmappe, sakspart og journalpost. Det bør gjøres en BK (bevaring / kassasjon) for alle fagsystemer. komplett databasen avleveres som en SIARD Bedre enn ingenting 25

26 Frank Sandersen Integrasjonsutvikler, EVRY