Politiske møtedokument

Transkript

1 ITB - Politiske møtedokument IT Tjenestebeskrivelse for: Politiske møtedokument Ansvarsforhold: Organisasjon IT Publikum: Ansvarlig: Kari Rundmo Andreas Høydalsvik Rådgivende: Informert: Eier: Robert Løvik Olav Berge Jakob Bolstad Dette dokumentet er ment for alle konsumenter og eiere av IT tjenester, både organisasjonen (brukere og ledelse) som kunder, og alle som jobber med IT tjenesteleveranser og support i IT-Seksjonen. Innholdsfortegnelse 1. Hensikt 2. Tjeneste omfang 3. Organisasjonelt tjeneste perspektiv Distribusjon av saksdokumenter Personvern Drift av IT-tjenesten Backup og recovery Kostnad Sluttbrukermiljø Brukerveiledninger, FAQ`s og sluttbruker prosedyrer Support på tjenesten Standardiserte tjenesteforespørsler IT Tjenestenivå Teknisk IT Tjenesteperspektiv 5. Appendix 5.1. Referanser Endringshistorikk... 6

2 1. Hensikt Organisasjonsavdelingen i Møre og Romsdal fylkeskommune er sekretariat for politisk nivå. Saksdokumenter til møtene i fylkesting, fylkesutvalg og hovedutvalg distribueres til alle medlemmene digitalt og leses via digitale enheter, primært nettbrett. Møre og Romsdal fylkeskommune har derfor behov for IT-tjenester som støtter opp under disse prosessene for å oppnå en fulldigital dataflyt. 2. Tjeneste omfang IT Tjenesten er designet for å kunne fungere etter følgende forutsetninger: # Område Omfang Kommentarer 1. Bruker demografi, som tjenesten er designet for. (Faggrupper, seksjoner etc) 2. Høyeste antall brukere som denne IT tjenesten er designet for. 3. Spesielle krav til klient, operativsystem, browser eller periferiutstyr som denne tjenesten trenger for å fungere. Politisk og administrativt nivå i fylkeskommunen. Ca. 150 stk. Politikere benytter nettbrett og PC, mens administrasjonen benytter primært PC. 3. Organisasjonelt tjeneste perspektiv. For å oppnå en fulldigital arbeidsprosess for politikerne som skal motta saksdokumenter, benyttes følgende IT-tjenester: Sak/arkiv system: ephorte (beskrevet i egen ITB) System for distribusjon av saksdokumenter fra ephorte til FTP-server hos MRFK: Jupiter System for distribusjon og oppdatering av saksdokumenter på nettbrett hos politikerne: Fluix 3.1. Distribusjon av saksdokumenter Saksbehandlere hos MRFK publiserer dokumenter i ephorte og merker disse med «godkjent publisering» (dokumentene konverteres til PDF). En prosess på «Jupiter einnsyn» server henter disse dokumentene og legger disse på FTP-serveren i «Frontend»-nettet (mot Internett). «Fluix» skytjenesten henter regelmessig (sekunder/minutter) dokumentene fra MRFK sin FTP-server og legger disse i Flux skytjenesten. Politikerne og andre henter dokumentene fra skytjenesten fra sin App på ipad Personvern Alle dokumentene som distribueres til politikerne digitalt er åpne data og ligger også på MRFK sine nettsider (einnsyn.mrfylke.no). Hvis det er spesielle saker med persondata (klagesaker eller lignende), vil disse distribueres manuelt. Det er derfor i utgangspunktet ingen persondata i disse dokumentene. Hver enkelt bruker har brukernavn og passord til Fluix-tjenesten. I Fluix er det lagret kontoinformasjon (brukerkonto) for at brukerne (politikerne) skal kunne logge på tjenesten. Slike persondata for å kunne benyttes tjenesten til administrativ bruk er hjemlet i personopplysningsloven 8. I tjenesten lagres disse dataene: Brukernavn (epostadresse blir brukt som brukernavn) Passord Databehandleravtaler

3 3.3. Drift av IT-tjenesten Tjenesten leveres som en «co-sourcing» driftsløsning. MRFK drifter den tekniske løsningen for å distribuere møtedokumenter til en FTP-server mot Internett lokalt i MRFK sitt nett. Fluix (distribusjon av dokumenter til nettbrett) henter disse dokumentene og lagrer disse på Fluix sin skytjeneste. Denne driftes av Fluix ( Backup og recovery FTP-server kjører «on-premise» og er en virtuell server. Backup av FTP-server kjøres via Veeam (katastrofebackup) Dokumentene ligger primært i ephorte og kan distribueres på nytt ved behov Kostnad Kostnader ved drift av Fluix-løsningen finansieres av «Administrativ seksjon» (politisk arbeid) 3.6. Sluttbrukermiljø Sluttbrukerne bruker «Fluix» klient på nettbrett for å hente ned saksdokumenter. Informasjon om nedlasting og innlogging i Fluix-applikasjonen ligger under brukerveiledninger Brukerveiledninger, FAQ`s og sluttbruker prosedyrer # Dokument navn/beskrivelse Medium Kommentarer/link 1. Nedlasting og innlogging på Fluix Alfresco details?noderef=workspace://spacesstore/21bf4e77-e5c4-43a2-96cb d Support på tjenesten IT Tjenesten supporteres etter følgende modell: Sluttbruker Applikasjons problem IT Teknisk problem Superbruker(e) IT Support, MRFK Ekstern, 3 parts support Definisjoner : Terminologi Definisjon Evt. link Applikasjons problem IT Problem Sluttbruker Problemstilling knyttet til bruk av applikasjonen/tjenesten. Situasjon der andre IT-tjenester er ute av normal funksjon. Problem knyttet til andre IT-tjenester, for eksempel pålogging, Teknisk ITinfrastruktur og klient. Bruker av IT Tjenesten

4 Superbruker(e) Bruker(e) som er på ett ekspert nivå, mhp kompetanse innen bruk av IT tjenesten. Superbrukere utnevnes av Tjenesteeier. Kontaktinformasjon: Kontakt Hvordan kontakte Evt. Link IT Support Epost: Telefon: Superbruker Kari Rundmo: / Tjenesteeier Robert Løvik: / Leverandør Tim Grov (Atea): Standardiserte tjenesteforespørsler. Følgende endringer i miljøet / tjenesten anses standardisert og er ikke langt inn under Change Mmgt rutinene til IT-Seksjonen i Møre og Romsdal Fylkeskommune. Tjenesteforespørsler for aktuell tjeneste: # Tjenestefores pørsel Autoriserte bestillere Hvordan utføre bestillingen Tidsvindu Kommentar 1. n/a n/a n/a n/a n/a 3.4. IT Tjenestenivå Følgende aspekter av tjenesten nivå er underlagt kategorisering mot hvert område i en separat SLA pr område: - Tilgjengelighet av tjenesten, både oppetid og definisjoner av vedlikehold vinduer - Pålitelighet av tjenesten - Ytelse - Kontinuitet - Gjenoppretting/Restore Se referanse kapittel for referanse til IT SLA nivå i Møre og Romsdal fylkeskommune.

5 4. Teknisk IT Tjenesteperspektiv Figuren under gir innsikt i det tekniske miljøet, som er designet for IT Tjenesten: Modellen ovenfor er bare en indikasjon på den tekniske miljøet tilby denne tjenesten. Nøyaktig dokumentasjon er tilgjengelig for IT-ressurser som støtter tjenesten. Denne dokumentasjonen er i all hovedsak tilgjengelig for personell i IT-Seksjonen i Møre og Romsdal Fylkeskommune. 5. Appendix 5.1. Referanser Referanse Kommentar [1] IT Tjenestekatalog i MRFK.xlsx [2] IT SLA nivå i Møre og Romsdal fylkeskommune.docx [3] Intern IT SLA for Møre og Romsdal fylkeskommune.docx

6 5.2. Endringshistorikk Dato Revisjon Forfatter Godkjent Endringer Hver enkelt tjeneste starter med versjon 1.0, og forfatter av hver enkelt tjeneste nuller ut endringshistorikk på mal for ITB.