ITB Utskrift og skanning

Transkript

1 ITB Utskrift og skanning IT Tjenestebeskrivelse for: Utskrift og skanning Ansvarsforhold: Organisasjon IT Ansvarlig: Nils-Gunnar Solli Asbjørn Jørgensen Eier: Publikum: Rådgivende: Informert: Andry Andrianjafintrimo Tommy Skalstad Dette dokumentet er ment for alle konsumenter og eiere av IT tjenester, både organisasjonen (brukere og ledelse) som kunder, og alle som jobber med IT tjenesteleveranser og support i IT-Seksjonen. Innhold 1. Hensikt Tjeneste omfang Organisasjonelt tjeneste perspektiv Tjenestefunksjoner: Personvern Drift av IT-tjenesten Kostnad Sluttbrukermiljø Brukerveiledninger, FAQ`s og sluttbruker prosedyrer Support på tjenesten Standardiserte tjenesteforespørsler IT Tjenestenivå Teknisk IT Tjenesteperspektiv Appendix Referanser Endringshistorikk... 8

2 1. Hensikt Møre og Romsdal fylkeskommune har behov for en IT-tjeneste for å skrive ut digitale data på papir, samt skanning av papir til digitale data. Fylkeskommunen har som overordnet mål å «redusere bruk av papir til eit minimum ved effektive og tilgjengelege IT-verktøy og løysingar». Vi skal derfor ha gode løsninger for utskrift der det er et behov for dette, men samtidig skal disse løsningene begrense antall utskrifter til det som er nødvendig og tilby fulldigitale løsninger der det er mulig. MRFK er en organisasjon med svært varierende behov for utskrift og skanning. IT-tjenesten skal være tilpasset de ulike behovene organisasjonen har. 2. Tjeneste omfang IT Tjenesten er designet for å kunne fungere etter følgende forutsetninger: # Område Omfang Kommentarer 1. Bruker demografi, som tjenesten er designet for. (Faggrupper, seksjoner etc) 2. Høyeste antall brukere som denne IT tjenesten er designet for personer Alle gruppene av ansatte har behov for utskrift eller skanningsløsninger, inkludert elever Ansatte + elever 3. Spesielle krav til klient, operativsystem, browser eller periferiutstyr som denne tjenesten trenger for å fungere. Alle typer klienter: PC Mac Nettbrett Mobiler Ulike nettlesere o Internet Explorer o Chrome o Safari Ansatte standardiserer på Google Chrome og har i tillegg Internet Explorer og Edge installert. 3. Organisasjonelt tjeneste perspektiv. For å dekke det behovet som finnes for utskriftstjenester, er det etablert flere delsystemer under IT-tjenesten «utskrift og skanning». I noen fagmiljø er tjenesten driftskritisk, bl.a. innenfor tannhelse og fellestjenesten i sentraladministrasjonen. I andre deler av organisasjonen er det tilrettelegging av utskriftstjenesten som er avgjørende, f.eks. utskrift til elever med ulike typer enheter, ansatte som trenger sikker utskrift osv.

3 3.1. Tjenestefunksjoner Windows utskrift Utskriftstjenesten for «Windows print» leveres av «Windows Server» plattformen. Den er tilgjengelig fra klienter med Windows OS og MacOS. Alle PC-er i MRFK blir tilrettelagt for Windows utskrift. Hvis man skal skrive ut fra andre enheter, må man benytte andre utskriftstjenester, beskrevet under. Windows utskrift er beskrevet i detalj i vedlegget «Design printmiljø MRFK.docx» (se vedlegg) Sikker utskrift (Safecom) Utskriftstjenesten «sikker utskrift» er levert av Safecom. Bruker sender utskriften til en skriverkø som vanlig, men ingenting skjer på skriveren før brukeren identifiserer seg med kort eller kode på skriveren. I tillegg til at løsningen er sikker, er den også veldig fleksibel på den måten at brukeren slipper å velge skriver, men bare drar kortet (ev. skriver inn koden) på den skriveren hun/han ønsker å bruke («follow-me»-print). All trafikk mellom klient og server skal være kryptert. Følgende funksjonalitet er implementert i IT-tjenesten «Sikker utskrift» for sluttbrukere Bruk av kort for uthenting av utskrifter For å benytte «Sikker utskrift», må man ha tilgang til en skriverkø (safecom) og benytte denne når man skriver ut fra arbeidsstasjonen. For ansatte (har bruker i AD) må man ha et kort eller et brukernavn/passord (som man bruker på den skriveren man ønsker å skrive ut på). Denne tjenesten er tilgjengelig på utvalgte skrivere i sentraladministrasjonen, administrasjonsnettet på skolene og lærernettet på skolene Utskrift fra mobile enheter «Mobilprint» For å bruke «sikker utskrift» på mobile enheter, benytter man mobilprint.mrfylke.no / utskrift.mrfylke.no (her må man registrere brukeren første gang man bruker den, deretter benytter man samme passord som ligger i AD). Denne tjenesten er levert av «Ricoh Everyone Print». Denne benyttes der man har private PC-er (elever) eller mobile enheter som mobiltelefoner og nettbrett. Tjenesten nås fra alle subnett i fylkesnettet, men ikke fra Internett. For å skrive ut fra denne tjenesten kan man bruke følgende klienter: Send utskrift via en nettside (laste opp det dokumentet man vil skrive ut) nettleser. Send utskrift fra «App» for din mobile enhet: ios, Android og Blackberry Send utskrift til en epostadresse: utskrift@mrfylke.no Installer «printwhere» - driver Skanning til mappe eller epost Når man har autentisert seg (logget inn) på en skriver med støtte for «sikker utskrift» (Safecom), kan man velge å skanne dokumenter til registrert epostadresse. Hvis man ønsker å få dokumentene til en mappe må dette settes opp. Brukeren skanner da til en mappe på safecomserveren og brukeren får tilgang til en url der man henter fila Funksjonalitet under utvikling / design Betaling for utskrift Elever eller andre får en fast kvote ved oppstart. Hensikten med denne tjenesten er at man kan tilby å kjøpe ekstra utskrifter. Man har her en egen «Safecom Administrator» der man legger inn og vedlikeholder kvoter. Brukerrettigheten «Cachier», kan distribueres til ansatte på skolene og til servicedesken. Smartscan Scanning til fagsystem (f.eks. ephorte) Bruk av QR-kode Bruke QR-kode istedenfor kort eller brukernavn/passord

4 3.2. Personvern I «Windows utskrift» registreres ikke ytterligere persondata enn det som allerede brukes ved innlogging på en PC. Informasjon om gjennomførte utskriftsjobber kan logges i forbindelse med feilsøking. I Safecom behandler vi persondata for at man kan ha en personlig utskrift for å sikre sikkerhet knyttet til hvem som får bruke tjenesten og hvem som kan hente utskrifter på skriveren. Det er i utgangspunktet kun brukeren som skriver ut som har tilgang til utskrifter. Dette sikres gjennom tilgangskontroll via brukernavn og passord til PC og kort for å hente utskrifter på skriver. Da som er sendt til utskrift blir liggende kryptert på server i 72 timer hvis utskriftene ikke blir hentet. Deretter blir de slettet fra server. Det kjøres en importjobb fra AD til Safecom hver natt. Hvis det er brukere som har sluttet, vil disse brukerne bli fjernet fra Safecom. I Safecom lagres følgende data: Brukernavn Epostadresse Informasjon om organisasjonstilknytning eller klasse/faggruppe (elever) Utskrifter fra bruker blir liggende til de er skrevet ut eller de blir liggende i 72 timer og deretter slettet Drift av IT-tjenesten Alle utskriftstjenestene er driftet internt i MRFK av IT-seksjonen (on-premise) 3.4. Backup og recovery Alle serverne som er en del av IT-tjenestene for utskrift og skanning ligger på virtuelle servere som blir håndtert av backupsystemet Veeam. Rutiner for backup er beskrevet i backuppolicyen (vedlegg 7) 3.5. Kostnad Kostnadene med felles infrastruktur for Windows utskrift og Sikker utskrift er dekt av IT-seksjonen. Utstyr knyttet til skrivere på skolene er dekket av hver enkelt skole Sluttbrukermiljø Klientuavhengig print tjeneste, støtter Windows 10, Mac og Android Brukerveiledninger, FAQ`s og sluttbruker prosedyrer # Dokument navn/beskrivelse Medium Kommentarer/link 1. Hvordan legge til Safecom kø på sin PC/Mac? Intranett ksjonar/it/it-loeysingar/safecomutskrift GPO i sentraladministrasjonen, men bør også inn i gpo på skolene. 2. Prosedyrer for Safecom FAQ pl?action=agentfaqexplorer;category ID=96;Nav=

5 3.2. Support på tjenesten IT Tjenesten supporteres etter følgende modell: Sluttbruker Applikasjons problem IT Teknisk problem Superbruker(e) IT Support, MRFK Ekstern, 3 parts support Definisjoner : Terminologi Definisjon Evt. link Applikasjons problem IT Problem Sluttbruker Superbruker(e) Problemstilling knyttet til bruk av applikasjonen/tjenesten. Situasjon der andre IT-tjenester er ute av normal funksjon. Problem knyttet til andre IT-tjenester, for eksempel pålogging, Teknisk ITinfrastruktur og klient. Bruker av IT Tjenesten Bruker(e) som er på ett ekspert nivå, mhp kompetanse innen bruk av IT tjenesten. Superbrukere utnevnes av Tjenesteeier. Kontaktinformasjon: Kontakt Hvordan kontakte Evt. Link IT Support Epost: support@mrfylke.no Telefon: Support Safecom hos leverandør (Ricoh)

6 3.3. Standardiserte tjenesteforespørsler. Følgende endringer i miljøet / tjenesten anses standardisert og er ikke langt inn under Change Mmgt rutinene til IT-Seksjonen i Møre og Romsdal Fylkeskommune.. Tjenesteforespørsler for aktuell tjeneste: # Tjenesteforespørsel Autoriserte bestillere Hvordan utføre bestillingen Tidsvindu Kommentar 1. Ny printer IT-ansvarlige skoler Bestilles via support@mrfylke.no eller på telefon; Se rammeavtale på intranett, under Innkjøp 2. Ny administator bruker IT-ansvarlige skoler Bestilles via support@mrfylke.no eller på telefon; IT Tjenestenivå Følgende aspekter av tjenesten nivå er underlagt kategorisering mot hvert område i en separat SLA pr område: - Tilgjengelighet av tjenesten, både oppetid og definisjoner av vedlikehold vinduer - Pålitelighet av tjenesten - Ytelse - Kontinuitet - Gjenoppretting/Restore Se referanse kapittel for referanse til IT SLA nivå i Møre og Romsdal fylkeskommune.

7 4. Teknisk IT Tjenesteperspektiv Figuren under gir innsikt i det tekniske miljøet, som er designet for IT Tjenesten: Modellen ovenfor er bare en indikasjon på den tekniske miljøet tilby denne tjenesten. Nøyaktig dokumentasjon er tilgjengelig for IT-ressurser som støtter tjenesten. Denne dokumentasjonen er i all hovedsak tilgjengelig for personell i IT-Seksjonen i Møre og Romsdal Fylkeskommune. 5. Appendix 5.1. Referanser Referanse Kommentar [1] IT Tjenestekatalog i Møre og Romsdal fylkeskommune Tjenesteorientert-arkitektur/IT-Tjenestekatalog [2] Design printmiljø MRFK.docx 42ea-4ae2-b4bc-d [3] Ricoh Device Manager NX [4] Brukerveiledning safecom [5] Backuppolicy c689-4cb0-82c7-1ec73b4d1b2b

8 5.2. Endringshistorikk Dato Revisjon Forfatter Godkjent Endringer Hver enkelt tjeneste starter med versjon 1.0, og forfatter av hver enkelt tjeneste nuller ut endringshistorikk på mal for ITB.