Tertialrapport 1. tertial 2015

Transkript

1 Tertialrapport 1. tertial 2015

2 Grimstad kommune Postadresse: Postboks Grimstad Besøksadresse: Arendalsveien 23 Telefon Utarbeidet av Grimstad kommune. Bilder: Kulturlørdag, Grimstad kommune Side 2 Grimstad kommune tertialrapport for 1. tertial 2015

3 Sammendrag... 5 Økonomisk hovedoversikt... 6 Sektorene... 8 Driftsrisiko... 9 Medarbeidere Budsjettjusteringer Organisering Status for de store investeringsprosjektene Prosjektrisiko Tema: Erfaringer fra Lederskap og omstilling i skolen Tema: Gratis kulturlørdag på Fagskolen Kultur- og oppvekstsektoren Helse- og omsorgssektoren Samfunns- og miljøsektoren Selvfinansierende Støttefunksjonene Fellesområdet Grimstad kommune tertialrapport for 1. tertial 2015 Side 3

4 Side 4 Grimstad kommune tertialrapport for 1. tertial 2015

5 Sammendrag Det forventes at Grimstad kommune vil ha et merforbruk på -10,0 mill. kroner (+/- 5 mill. kroner) ved utgangen av året i forhold til budsjett. Merforbruket knyttes direkte til enhetenes og sektorenes drift og resultater. Samlet sett har alle sektorene (sum netto driftsutgifter) et avvik i forhold til periodisert budsjett på -4,5 mill. kroner. Fellesområdet, helse- og omsorgssektoren og kultur- og oppvekstsektoren har negative budsjettavvik. Samfunns- og miljøsektoren og støttefunksjonene har positive budsjettavvik. Trossamfunn er i økonomisk balanse per 1. tertial. Grimstad kommune har et resultat på -22,5 mill. kroner per 1. tertial På samme tid i fjor var resultatet -17,6 mill. kroner. Det er per 1. tertial 2015 budsjettert med et resultat på -22,5 mill. kroner. Det er ikke noe budsjettavvik per 1. tertial på kommunens resultat. Det er faste årsverk per 1. tertial i kommunen, en økning på 8 i forhold til samme periode i fjor (0,7 %). Antall brutto årsverk er per 1. tertial og det er en økning på 38 i forhold til samme periode i fjor (2,7 %). Sykefraværet per 1. tertial er på 8,8 prosent, mot 8,6 prosent i fjor. Dette er en økning i sykefraværet på 0,2 prosentpoeng. Grimstad kommune tertialrapport for 1. tertial 2015 Side 5

6 Økonomisk hovedoversikt Resultat hittil i år per 1. tertial Budsjett hittil i år per 1. tertial Tall i 1000 kroner Endring % Periodisert Avvik % Rammetilskudd , ,4 Inntektsutjevning , ,3 Skatteinntekter , ,9 Eiendomsskatt , ,0 Driftsinntekter , ,5 Sum inntekter , ,8 Netto lønn , ,7 Driftsutgifter , ,0 Sum utgifter , ,0 Brutto driftsresultat , ,2 Finanskostnader , ,1 Netto driftsresultat , ,1 Prognose for året per 1. tertial er et merforbruk eller resultat på -10,0 mill. kroner (+/- 5 mill. kroner). Merforbruket knyttes direkte til enhetenes og sektorenes drift og resultater, og kan håndteres ledelsesmessig gjennom året. Rådmannen arbeider for å håndtere dette merforbruket, og komme tilbake til besluttende politiske organer med bærekraftige løsninger. Grimstad kommune har et resultat på -22,5 mill. kroner per 1. tertial På samme tid i fjor var resultatet -17,6 mill. kroner. Det er per 1. tertial 2014 budsjettert med et resultat på -22,5 mill. kroner. Det er ikke noe budsjettavvik per 1. tertial på kommunens resultat. Rammetilskudd, inntektsutjevning og skatteinntekter utgjør kommunens frie inntekter. Per 1. tertial 2015 utgjorde dette 358,6 mill. kroner. Dette er en økning på 8,3 mill. kroner i forhold til samme periode i fjor. Rammetilskuddet er 192,4 mill. kroner per 1. tertial. Dette er en økning på 0,1 mill. kroner og 0,0 % i forhold samme periode i fjor. Avvik i forhold til budsjett er på -0,8 mill. kroner per 1. tertial. Årsaken er endrede kommunale oppgaver som ble vedtatt av stortinget under salderingen av statsbudsjettet i desember På grunn av at denne informasjonen kom sent i budsjettprosessen, la ikke kommunen inn denne inntektssvikten. I tillegg foreslås rammetilskuddet økt gjennom kommuneproposisjonen som ble lagt fram i mai, som følge av svikt i de nasjonale skatteinntektene for kommunesektoren. Det foreslås derfor å styrke rammetilskuddet med kroner gjennom budsjettjustering. Side 6 Grimstad kommune tertialrapport for 1. tertial 2015

7 Inntektsutjevningen er 6,4 mill. kroner per 1. tertial. Dette er en reduksjon på 3,7 mill. kroner i forhold samme periode i fjor. Avvik i forhold til budsjett er +0,4 mill. kroner, og må ses i sammenheng med avvik i skatteinntekter. Skatteinntektene er 159,8 mill. kroner per 1. tertial. Dette er en økning på 11,9 mill. kroner i forhold til samme periode i fjor, eller 8,1 %. Avvik i forhold til budsjett er -1,5 mill. kroner. Per 1. tertial ligger Grimstad på 90,9 % av landsgjennomsnittlige skatteinntekter. På samme tid i fjor lå Grimstad på 87,2 % av landsgjennomsnittet. Det er en svikt i skatteinntektene nasjonalt og i Grimstad kommune. Denne skattesvikten er meldt i kommuneproposisjonen som ble framlagt i mai, og utgjør 4,4 mill. kroner for Grimstad kommune isolert. Det foreslås en budsjettjustering for å dekke dette. Eiendomsskatten er 22,1 mill. kroner per 1. tertial. Dette er en reduksjon på 1,6 mill. kroner eller 6,8 % i forhold til samme periode i fjor. Reduksjonen skyldes klagebehandlingen som følge av at det er gjennomført en omtaksering av kommunens eiendommer, og at det er innført et bunnfradrag som ikke var bokført i fjor. Eiendomsskatten vil bli omtalt ytterligere i 2. tertialrapport. I forhold til budsjett er det balanse per 1. tertial. Netto lønnsutgifter er 320,3 mill. kroner per 1. tertial. Det er en økning på 7,2 % i forhold til samme periode i fjor. Denne økningen forklares med lønnsøkning fra 2014 til 2015 på ca 4,5 %, samt en økning i antall ansatte på 38 brutto årsverk, en endring på +2,7 % (se eget kapittel om medarbeidere). Avvik i forhold til budsjett er +5,4 mill. kroner. Det vises til sektorenes kommentarer for ytterligere forklaringer. Avsetningen til lønnsoppgjør reduseres med 1,0 mill. kroner på årsbasis som følge av regjeringens reduserte anslag på lønnsoppgjøret I kommuneproposisjonen reduserte regjeringen anslaget på lønnsoppgjøret fra 3,3 % til 3,2 %. Budsjettet justeres for dette. Andre driftsutgifter utgjør 187,0 mill. kroner per 1. tertial. Det er en økning på 6,0 % i forhold til samme periode i fjor. Avvik i forhold til periodisert budsjett er -10,1 mill. kroner. Det vises til sektorenes kommentarer for ytterligere forklaringer. Det er bokført 15,5 mill. kroner i finanskostnader per 1. tertial. Det er en reduksjon i forhold til samme periode i fjor. Det er i hovedsak utbytte, renteutgifter og renteinntekter som er bokført. Beløpene er ført etter kontantprinsippet og vil bli avstemt i årsoppgjøret. I forhold til periodisert budsjett er avviket på -0,8 mill. kroner. Andre driftsinntekter er 110,7 mill. kroner per 1. tertial. Det er en økning på 15,3 mill. kroner eller 16,1 % i forhold til samme periode i fjor. Avvik i forhold til periodisert budsjett er +5,7 mill. kroner. Dette avviket knyttes direkte til driftsenhetene og sektorene, og må ses i sammenheng med avvik innenfor lønn og andre driftsutgifter. Det vises til sektorenes kommentarer for ytterligere forklaringer. Grimstad kommune tertialrapport for 1. tertial 2015 Side 7

8 Sektorene Resultat hittil i år per 1. tertial Budsjett hittil i år per 1. tertial Tall i 1000 kroner Endring % Periodise rt Avvik % Støttefunksjoner , ,7 Fellesområdet , ,1 Helse og omsorg , ,9 Kultur og oppvekst , ,0 Samfunn og miljø , ,1 Kirke og trossamfunn , Sum netto drift , ,2 Finans , ,4 Resultat eks selvfinans , ,0 Selvfinansierende , Resultat , ,1 Samlet sett har alle sektorene (sum netto driftsutgifter) et avvik i forhold til periodisert budsjett på -4,5 mill. kroner. Fellesområdet, helse- og omsorgssektoren og kultur- og oppvekstsektoren har negative budsjettavvik. Samfunns- og miljøsektoren og støttefunksjonene har positive budsjettavvik. Trossamfunn er i økonomisk balanse per 1. tertial. Støttefunksjonene har et avvik på +0,1 mill. kroner og forventer ikke å kunne holde seg innenfor rammen av årsbudsjettet. Det forutsettes at merutgifter i forbindelse med eiendomsskatteprosjektet kompenseres per 1. tertial. Fellesområdet har et avvik på -0,6 mill. kroner per 1. tertial. Det er utbetalinger til IKT Agder hovedforklaringen til. Det vil bli gjort budsjettjusteringer innenfor fellesområdet. Helse- og omsorgssektoren har et avvik på -4,3 mill. kroner per 1. tertial. Sektoren forventer å ha et merforbruk i forhold til budsjett ved årets slutt. Det er en nedgang i kostnadene i forhold til i fjor på 2,3 mill. kroner og -1,5 %. Justeres det for bortfall av oppgaver med finansiering, er det en øking av kostnadene i forhold til i fjor på 5,0 mill. kroner og 3,4 %. Kultur- og oppvekstsektoren har et avvik i forhold til budsjett på -1,6 mill. kroner. Sektoren forventer å ha et merforbruk i forhold til budsjett ved årets slutt. Samfunns- og miljøsektoren har et avvik i forhold til budsjett på +1,9 mill. kroner per 1. tertial. Sektoren forventer å holde seg innenfor rammen av årsbudsjettet ved årets slutt. Side 8 Grimstad kommune tertialrapport for 1. tertial 2015

9 Driftsrisiko Det er gjennomført en risikoanalyse for å avdekke risikoen knyttet til kommunens drift. Hensikten med analysen er å fremskaffe bedre grunnlag for beslutninger. På bakgrunn av analysen gjennomføres det risikoreduserende tiltak. Dette er en del av kommunens risikostyring. Risikoanalysen bygger på: 1. Hva kan gå galt? 2. Hva er sannsynligheten for at hendelsen inntreffer? 3. Hvilke konsekvenser kan hendelsene medføre? Risikoanalysen er en frittstående analyse og en del av kommunens totale risikostyring. Det er benyttet en kvalitativ analyse og vurdering, hvor frekvensene og konsekvensene av hendelsene klassifiseres i høy, middels og lav i en risikomatrise. I første omgang etableres det et enkelt opplegg knyttet til risiko for hver sektor, og for kommunen totalt sett. Økt innsikt om risiko i hele organisasjonen er også et mål som har betydning for hvordan risikobildet håndteres totalt sett. Denne risikovurderingen er forankret i organisasjonen og er en del av kommunens internkontroll. Sannsynlighet 7 Økte pensjonskostnader 8 Tariffoppgjøret 2015 Omstilling i H&O 5 Behov for nye ressurskrevende tjenester 6 2 Svikt i frie inntekter Svikt i overføringene fra Agder Energi 1 Driftsoppfølging 3 Finansielle forhold 4 Konsekvens Lav risiko - I henhold til plan og målsetninger, tiltak ikke nødvendig Middels risiko - Ikke i henhold til plan, det er iverksatt tiltak for å nå målene Høy risiko - Ikke i henhold til plan, mål nås ikke Forklaringer og tiltak til risikoelementene i figuren over: 1. Det er en stor risiko for at enkelte enheter og avdelinger kan gå med underskudd i Dette kan i noen grad forebygges ved en tettere driftsoppfølging. Kommunen har et opplegg der alle ledere har månedlige oppfølgingsmøter med sin overordnet. Grimstad kommune tertialrapport for 1. tertial 2015 Side 9

10 Tiltak: Strukturert månedlig oppfølging og virksomhetsgjennomgang (business review) av alle sektorer og enkelte enheter er iverksatt og risikoen er redusert. 2. Skatteinngangen og rammetilskuddet (frie inntekter) er redusert som følge av vedtak i statsbudsjettet og kommuneproposisjonen. Tiltak: Budsjettjustering 3. Budsjettrammene for kultur- og oppvekstsektoren og helse- og omsorgssektoren er presset. Økning av tjenestebehovet for enkelte brukere eller brukergrupper kan bli vanskelig å håndtere for disse sektorene innenfor vedtatt budsjett. Tiltak: Overvåking av endringer i behov for de enkelte brukergruppene 4. Den samlede finansielle risikoen til kommunen anses som lav per 1. tertial. 5. Det vil bli vedtatt et utbytte fra Agder Energi på 20,6 mill. kroner i Det er budsjettert med 18,3 mill. kroner i utbytte. Budsjettet justeres med 2,3 mill. i 1. tertial. 6. Omstilling i helse- og omsorgssektoren til mer aktiv omsorg startet våren Prosjektet fokuserer på hverdagsrehabilitering, og flere korttidsavdelinger etableres i kommunen. Driften er lagt om fra langtidsplasser til korttidsplasser med et innsatsteam for hverdagsrehabilitering. Reduksjon av langtidsplasser har direkte konsekvenser for hjemmetjenesten og heldøgnsomsorgs-tilbudet i kommunen. Fokuset i prosjektet og driften nå er kompetanse og bruken av denne. Tiltak: Tett oppfølging av prosjektet. Fokus på kompetanse og ledelse i pleiesektoren. 7. Det er kontroll på utviklingen i kommunens pensjonskostnader. Pensjonskassene har tilpasset seg Finanstilsynets krav om egenkapital. De har håndtert en reduksjon i grunnlagsrenten og tilpasset seg uførereformen som ble innført 1. januar Det forventes lavere avkasting på pensjonsmidlene i framtiden. Dette kan føre til høyere pensjonskostnader. Dette må ses i sammenheng med kommunens samlede finanskostnader. 8. Tariffoppgjøret og lønnsoppgjøret for Det er et mellomoppgjør i I statsbudsjettet for 2014 la regjeringen opp til en årslønnsvekst på 3,3 % for kommunene. Dette anslaget ble justert ned i kommuneøkonomiproposisjonen til 3,2 %. Denne lønnsøkningen samsvarer også med KS sine tall for kommunesektoren og støttes gjennom forhandlingsresultatet for kapittel 4. Tiltak: Det er derfor grunnlag å justere ned lønnsoppgjøret i budsjett 2015 med 1,0 mill. kroner. Side 10 Grimstad kommune tertialrapport for 1. tertial 2015

11 Medarbeidere Dette kapittelet omhandler de viktigste statusrapporter og utviklingstrekk for medarbeiderne. Definisjoner: Alle årsverkstall er økonomiske størrelser fra hva som er utbetalt, ikke en summering av faktiske kontrakter. Refusjoner er ikke tatt med som motvekt for å vise faktisk bemanning. Faste årsverk: Basert på alle med fast ansettelsesavtale i sin gitte stillingsbrøk. Tallet inkluderer også sykemeldte innenfor sykepengeåret. grunn er brutto årsverk en ressursstørrelse, som ikke direkte kan henføres til det antall medarbeidere en kan telle på arbeidsplassen. Organisatoriske endringer Fra 1. januar 2015 er det foretatt organisatoriske endringer i stab- og støttefunksjonene, samt andre mindre endringer innen helse- og omsorgssektoren. Rådmannens ledergruppe består nå av rådmannen, kommunalsjefer og Tidsavgrensede årsverk: Tallet er basert på alle ansatte med tidsavgrensede ansettelsesavtaler i en gitt stillingsbrøk. Dette vil være vikarer for ansatte ved bla. sykdom, permisjon, prosjekt- og engasjementstillinger, samt lærlinger. Variable årsverk: Dette er utbetalte timer hittil i år omgjort til årsverk. Det vil si både timelønnede omregnet til årsverk, og overtidstimer omregnet til årsverk. Med andre ord all utbetalt variabel lønn fra kommunen. For å kunne sammenligne både tidsavgrensede stillinger og timer i forhold til faste stillinger på en riktigst mulig måte, er disse omregnet til årsverk. Brutto årsverk: Viser totalt forbruk av utbetalte årsverk i løpet av perioden. Dette inkluderer faste årsverk + tidsavgrensede ansettelser + variabel lønn (timelønnede og overtid) omregnet til årsverk. Årsverk i refusjoner er ikke fratrukket. Av denne Grimstad kommune tertialrapport for 1. tertial 2015 Side 11

12 kommunikasjonssjef, mens rådmannens strategiske ledergruppe utvides med økonomisjef, HR-sjef og kvalitetssjef. Agder kommunale støttetjenester (AKST) er etablert som et interkommunalt samarbeid med Arendal kommune på støttefunksjonene lønn, regnskap og dokumentsenter. Selskapet er lokalisert i Grimstad. Endringene medfører at det er overført 14 årsverk fra støttefunksjonene i Grimstad kommune til AKST. Enhet for virksomhetsstyring er etablert og ivaretar funksjonene økonomi, skatt, faktura og gebyr, HR, HMS, jus, innkjøp, internkontroll og HMS. Tidligere AKA er endret til enhet for kommunikasjon og digitalisering, og skal bl.a. ivareta sentralbord/resepsjon, politisk sekretariat, topplederstøtte, nettsider og IKT. IKT-funksjonene styrkes i den forstand at IKT-rådgivere (3 årsverk) organisatorisk legges til samme enhet. Økning skyldes bl.a. bruk av timelønn i nyopprettet stillinger, hvor det pågår en rekrutteringsprosess. Brutto viser årsverk et høyere forbruk enn budsjetterte årsverk. Brutto årsverk inneholder faste årsverk, vikarer og timelønnede, slik at det ikke er tatt hensyn til for eksempel refusjon av sykelønn. Tallet vil derfor være høyere enn budsjetterte årsverk Brutto årsverk Det er også opprettet kommunale foretak (KF); Grimstad bolig og tomteutvikling, Kulturhuset og Havn. Årsverksanalyse Utvikling av årsvekstall påvirkes av omorganisering som er foretatt. Årsverk fra 2015 vises kun for tall for Grimstad kommune. AKST og nye KF holdes utenfor. Totalt utgjør dette ca 20 årsverk som er endret fra årsverk er overført fra Grimstad kommune til AKST. Figurene under viser økonomiske størrelser, slik at reduksjoner kan skyldes slike ting som stopp av lønn etter ett år med sykepenger, og hvor det er inne vikar på en tidsavgrenset kontrakt. Alle endringer av faktisk fast bemanning skal være forklart under den enkelte sektor og enhet. Det er totalt en økning av brutto årsverk per 1. tertial 2015 sammenlignet med 1. tertial Økningen av faste årsverk skyldes endringer som følge av aktivitetsøkning i løpet av Det er også en økning av timelønn jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des Side 12 Grimstad kommune tertialrapport for 1. tertial 2015

13 Tidsavgrensede årsverk jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des I figuren for brutto årsverk inngår de faktiske tall for variabel lønn per måned benyttet, i motsetning til tabellen nedenfor som inneholder et estimat på årsverksvirkningen av variabel lønn Resultater 1. tertial Personaldata Endring % Faste årsverk ,8 Variable årsverk (timer) ,4 Tidsavgrensede årsverk ,5 Brutto årsverk ,7 Sykefravær 8,6 8,8 0,2 2,3 Den enkelte sektor og enhet forklarer sine disposisjoner. En forklaring er at det ikke er klart nok at tidsbegrensede kontrakter kan nyttes fra ganske tidlig i et sykefravær, fremfor timebaserte vikarer Faste årsverk Variable årsverk jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des Det er viktig at ledere med personalansvar tidlig i et fravær undersøker og estimerer fraværslengden. Dermed kan innleie på timebasis - fra vakt til vakt eller fra dag til dag unngås, og større stabilitet og kvalitet kan bli en effekt. Det er en målsetting å redusere både tidsavgrensede og variable årsverk, fordi vi ønsker at våre faste medarbeidere er i arbeid hver dag, og innenfor sin planlagte arbeidstid. Endringer i arbeidsmiljøloven fra 2015, medfører at det kan forventes krav om utvidede faste stillinger for fast ansatte som har arbeidet i ikke navngitte vikariater og annet timelønnet merarbeid. For å holde rammene på faste årsverk må i så fall enten Grimstad kommune tertialrapport for 1. tertial 2015 Side 13

14 bemanningstilpasninger settes i gang, alternativt vil en utveksling mellom faste årsverk og variable årsverk være en løsning. Denne utvekslingen vil antagelig være mer kostnadseffektiv, sikre kvalifisert arbeidskraft til tjenesteytingen, øke stabilitet og redusere fravær, slik at effekten er bedre tjenester til en lik eller lavere kostnad. Et resultat vil kunne være en vridning i brutto årsverk fra variable og tidsavgrensede til faste årsverk, men uten at brutto årsverk øker. Et resultat av kravene vil være større stillingsstørrelser for våre faste ansatte, i tråd med kommunens målsetting. Et annet resultat av kravene vil innenfor helse- og omsorgssektoren kunne være økt fleksibilitet ved at medarbeidere kontraktsfestes til å arbeide i ulike avdelinger, eller på ulike enheter. Et siste resultat av kravene er høyere kvalitet og lavere følt belastning ved helgejobbing, fordi det er fast ansatte som i større grad arbeider helg, gjennom kontraktsfestet høyere helgefrekvens enn hver tredje helg i tråd med gjeldende krav. Side 14 Grimstad kommune tertialrapport for 1. tertial 2015

15 Sykefraværsanalyse Sykefraværet i første tertial i år er på 8,8 prosent, mot 8,6 prosent året før. Det totale fraværet følger samme kurver som tidligere år, med en topp i løpet av 1. tertial. Sykefraværet er noe høyere i februar, og avtar deretter. Undersøkelser viser at uke 8 er den uken i året med høyest sykefravær. Påsken spiller en rolle for sykefraværet. Det kan se ut til at sykefraværet har stabilisert seg, under de rådende konjunkturer. Det oppfattes fremdeles som for høyt, samtidig er det viktig å se til sammenlignbare kommuner Utvikling av sykefravær Sykefravær Korttid Langtid Sykefravær Korttid Langtid 1 16 dager 17 dager og over 1 16 dager 17 dager og over Januar 8,80 % 2,30 % 6,50 % 9,03 % 2,81 % 6,22 % Februar 9,60 % 2,70 % 6,90 % 10,25 % 3,08 % 7,16 % Mars 8,40 % 2,00 % 6,40 % 8,94 % 2,08 % 6,91 % April 7,50 % 1,40 % 6,10 % 7,12 % 1,58 % 5,36 % Mai 7,40 % 1,60 % 5,80 % Juni 6,60 % 2,30 % 5,30 % Juli 4,90 % 1,10 % 3,80 % August 6,20 % 1,40 % 4,60 % September 7,70 % 1,70 % 6,00 % Oktober 7,80 % 1,80 % 6,00 % November 8,80 % 1,90 % 6,90 % Desember 9,40 % 1,90 % 7,50 % Tabellen over viser fordeling av sykefraværet på korttid og langtid. Sykefraværsstatistikken for 1. tertial 2015 viser at korttidsfraværet, det vil si både egenmeldt og legemeldt fravær innenfor arbeidsgiverperioden på 16 dager, er 2,38 prosent. Langtidsfraværet, etter 16 dager og inn til 50 uker, er på 6,45 prosent Sykefraværsstatistikken viser at korttidsfraværet, står for om lag en firedel av fraværet. Det er det lange fraværet som gir størst grunn bekymring. Det er grunn til å tro at ved fortsatt godt og forsterket oppfølgingsarbeid vil kommunen greie å stabilisere og forhåpentligvis holde sykefraværet på et forholdsmessig lavt nivå. Fordelingen av sykefraværet på kjønn viser at kvinner har 9,81 prosent, mens menn har 5,8 prosent. Dette må også ses i sammenheng med fordeling av fraværet på de ulike sektorene. Vi har størst sykefravær innen helse- og omsorgssektoren og i kultur- og oppvekstsektoren. Dette er også de sektorene med høyest andel av kvinner. Grimstad kommune tertialrapport for 1. tertial 2015 Side 15

16 Figuren under viser fordeling av fravær på de ulike sektorene. 1.tertial tertial 2015 Totalt Grimstad kommune 8,60 % 8,82 % Støtte og stab 3,31 % 5,47 % Helse- og omsorg 9,84 % 10,49 % Samfunn- og miljø 7,10 % 7,10 % Kultur- og oppvekst 8,71 % 8,31 % Det er store variasjoner mellom sykefraværet mellom de ulike enhetene. Enkelte enheter som kjøkkentjenesten har nærmest 0 i sykefravær, mens enheter og avdelinger innen pleie- og omsorgstjenestene har fravær over 20 %. Det er også variasjoner i sykefraværet blant de ulike yrkesgrupper, hvor det er høyest fravær blant ufaglærte og faglærte (fagarbeidere). I 1. tertial 2015 har prosessen med refusjon av sykepenger vært risikovurdert for å sikre korrekt registrering av fravær og rett refusjon. Tiltak er iverksatt for å redusere risiko for feil refusjon. For all personaloppfølging forholder kommunen seg til lov og avtale, og både arbeidsgivers og arbeidstakers rettigheter og plikter skal ivaretas. Medarbeiderne er en ressurs. For medarbeidere med større helseutfordringer er det et kontinuerlig arbeid for å finne en tilpasning mellom arbeidsgivers behov og deres arbeidsevne. Et resultat av dette arbeidet er et høyere fravær blant enkelte medarbeidere, ofte kombinert med refusjon fra første dag på grunn av kronisk sykdom. Et annet resultat er en omplassering til annet eller tilpasset arbeid, hvor sykefraværet bortfaller. Et tredje resultat er at arbeidsforholdet avsluttes. Det har vært fokus på sykefraværsoppfølging i 2014, hvor et nytt elektronisk verktøy for sykefraværsoppfølging er innført. Opplæring av ledere er gjennomført høsten Hensikten med systemet er å gi varsler til leder på gitte oppfølgingstidspunkt, gi faglig veiledning, sikre systematikk og forenkle oppfølgingsarbeidet. Systemet varsler også i forhold til ansatte som skal følges opp forebyggende for å forhindre sykefravær. Dialogplassen og den tette kontakten enhetsledere og fagledere står for er en viktig del av oppfølgingsarbeidet. Hensikten med Dialogplassen er at vi så tidlig som mulig kan sette i verk tiltak for å forhindre sykemelding, og få den sykemeldte tilbake i jobb eller over i andre tiltak. Dialogplassen er blitt en viktig del av det bedriftsinterne attføringsarbeidet i kommunen, og bidrar til raskere avklaringer og færre medarbeidere som går over på arbeidsavklaringspenger etter endt sykepengeår. Dette betyr at folk raskere er tilbake i jobb. Dialogplassen behandler også saker før sykemelding som en del av det forebyggende arbeidet. Det pågår jevnlig arbeid på de ulike arbeidsplasser for å redusere sykefraværet. Det har vært gjennomført flere risikovurderinger og kartlegging av arbeidsmiljø for å iverksette målrettet tiltak. Det vil bli rettet fokus mot enheter og avdelinger med spesielt høyt sykefravær for å se på tiltak som kan iverksettes. Kjønns- og alderssammensetning Det er svært stabile tall på både fordeling mellom kjønns- og alderssammensetningen for kommunens medarbeidere. Vi har flest kvinner innen de tradisjonelle omsorgsyrkene og innen undervisningssektoren, mens det er høyest andel menn innen tekniske yrker i samfunns- og miljøsektoren. Støtte. Og stab Helse- og omsorg Samfunn- og miljø Kultur- og oppvekst Side 16 Grimstad kommune tertialrapport for 1. tertial 2015

17 Budsjettjusteringer 1. Gjennom kommuneproposisjonen er det grunnlag for å øke rammetilskuddet som følge av redusert skatteinngang for kommunen ,- kroner. 2. Videre i kommune proposisjonen er det lagt til grunn at Grimstad vil få en svikt i skatteinntektene på 4,4 mill. kroner, som følge av nasjonal skattesvikt. Dette finansieres med økt inntekt rammetilskudd og redusert lønnsoppgjør med 0,1 % (fra 3,3 % til 3,2 %), som utgjør 1,0 mill. kroner. 3. Når det gjelder utbytte fra Agder Energi AS leverte selskapet et resultat på kr. 834 millioner kroner etter skatt i Dette er også utbyttegrunnlaget til fordeling mellom eierne i For 2015 gjelder Agderkommunenes gamle utbyttemodell, dvs at 500 millioner + 60 % av overskytende overskudd er nøkkelen til beregning av utbytte. Grimstad kommunes andel er 20,6 mill. kroner inklusiv andel av kostnadene knyttet til eiermøte og arbeidsutvalg i Agder Energi AS. Det ble i 2015 budsjettert med et netto utbytte på 18,3 mill. kroner, og der foreslås derfor å styrke dette utbyttebudsjettet med 2,3 mill. kroner. 4. Det ble budsjettert med et rentenivå på 3 % i Rentenivået falt i 4. kvartal 2014 og ser fortsatt ut til å være lavt i Rådmannen mener at det er et grunnlag for å redusere netto rentekostnad med 8,0 mill. kroner i Ved årsskifte etter at budsjettet ble vedtatt ble det oppdaget en feil ved beregningen av driftsrammen til hjemmetjenesten. Denne feilen utgjør 6 mill. kroner og forslås budsjettert. 6. Det er innført en overgangsordning for 2015 med et ekstra telletidspunkt 1. april. Merkostnader ut over det som ble bevilget i budsjett som følge av ekstra telletidspunkt dekkes fra disposisjonsfond. Endelig beregning av merkostnadene gjøres i forbindelse med 1. tertialrapport. Retningslinjene for tildeling av offentlig tilskudd til ikke-kommunale barnehager endres slik at telletidspunktet 1. september går ut og erstattes av nytt telletidspunkt 1. oktober. For å følge opp kommunestyrets vedtak må budsjettet justeres med kroner til barnehageområdet fra disposisjonsfond. Disse budsjettjusteringene gjennomføres administrativt. 7. Kommunestyret vedtok i mai 2014 (K-sak 64/2014) selskapsavtalen for det nye Aust-Agder museum og arkiv IKS: I selskapsavtalen forutsettes at kommunens tilskudd i 2015 skal være på samme nivå som tilskuddet til Grimstad bys museer i I handlingsprogrammet lå det imidlertid inne en reduksjon i budsjettet til Grimstad bys museer på 0,25 mill. kroner fra I budsjettprosessen ble ikke dette fanget opp i tallbudsjettet, og kulturtjenestens budsjett mangler derfor 0,25 mill. kroner på tilskuddet til Aust-Agder museum og arkiv IKS. Rådmannen anbefaler at budsjettet til kulturtjenesten tilføres 0,25 mill. kroner for utbetaling av tilskuddet til Aust-Agder museum og arkiv IKS i henhold til selskapsavtalen. 8. Kommunestyret vedtok i mars 2015 (K-sak 39/2015) å dekke etableringskostnader på til sammen kroner ved kommunal overtakelse av Grimstad kulturhus, hvorav kroner var regnskapsført over kulturtjenestens budsjett i 2014, og kroner skulle dekkes over kommunens budsjett for Kommunestyret ba rådmannen om å komme tilbake til inndekking i forbindelse med regnskapsrapporten for 1. tertial Rådmannen foreslår at engangsutgiftene på kroner budsjettjusteres. Grimstad kommune tertialrapport for 1. tertial 2015 Side 17

18 9. Eiendomsskatteprosjektet er i sluttfasen, og kostnadene blir 1,0 mill. kroner mer enn budsjettert. Dette er utgifter til konsulenter, lønn og møtegodtgjørelse til nemnder. 10. Overføring av lønnsmidler fra sosialtjenesten til Berge gård, for overflytting av ansvar for Charlottenlund, vedtatt desember 2014 samt et enetiltak 1,18 mill. kr. for hele Overføring av midler til godtgjørelse for medlemmer i kriseteamet fra sektorens fellesområde til helsetjenesten. Midler vedtatt i budsjett kr. 12. Tilbakeføring av 50 % saksbehandlerstilling til bestillerenheten. Nyopprettet stilling som samhandlingssjef ble trukket inn for å møte krav om innsparinger på rådhuset. 50 % av stillingen ble tilbakeført til bestillerenheten. Tiltredelse av ny saksbehandler: Overføring av kr fra rådmannens ansvarsområde til bestillerenheten. 13. Aktivitetsøkning i pleie- og omsorgssektoren fra 1. tertial 2014 til 1. tertial 2015 som ikke allerede er lagt inn i budsjett. Samlet økning er på timer direkte brukerrettet tid. Dette utgjør en økning på 17,3 %, som i henhold til vedtatt ressursstyringsmodell utgjør 3,8 årsverk. Disse årsverkene tilknyttes Berge gård, som allerede har fått tilført 1,7 av disse årsverkene i løpet av 1. tertial 2015 for å kunne håndtere aktivitetsveksten. Helårseffekt for 3,8 årsverk er 2,88 mill. kr. 14. Økning i timer BPA (brukerstyrt personlig assistent) i hjemmetjenesten som følge av økte rettigheter, totalt kr. Inntektsendringer Rammetilskudd Skatteinntekter Utbytte Agder Energi AS Utbytte IKT-Agder Sum inntektsendringer Utgiftsendringer Reduserte rentekostnader Økte IKT-kostnader Hjemmetjenesten (budsjettfeil) Aust-Agder museum Kulturhuset Eiendomsskatteprosjektet Aktivitetsøkning Berge Gård Brukerstyrt personlig assistent (BPA) Aktivitetsbuffer i hels-e og omsorgsektoren Sum utgiftsendringer kroner kroner kroner kroner kroner kroner kroner kroner kroner kroner kroner kroner kroner kroner kroner Side 18 Grimstad kommune tertialrapport for 1. tertial 2015

19 Organisering Administrativ organisering 2015 Rådmann Per Kristian Vareide Kommunikasjon og digitalisering Ragnhild Sigurdsøn Helse og omsorgssektoren Kultur- og oppvekstsektoren Samfunns- og miljøsektoren Virksomhetsstyring Berit Grønning Nielsen Bjørn Kristian Pedersen Åge Løsnesløkken Trond-Vegar Johansen 11 enheter 19 enheter 6 enheter 3 fagsjefer 2 enheter Grimstad kommune tertialrapport for 1. tertial 2015 Side 19

20 Virksomhetsstyring Virksomhetsstyring ble etablert 15. februar i det ny kommunalsjef Trond- Vegar Johansen tiltrådte. Fra samme dag gikk Ivar Lyngstad inn i stillingen som kvalitetssjef, og Liv Ingjerd Byrkjeland gikk inn i stillingen som HR-sjef. Helge Moen fortsetter som økonomisjef. I forbindelse med etableringen av virksomhetsstyring er både juridisk rådgiver og innkjøpsrådgiver lagt over til virksomhetsstyring. Stillingen som samhandlingskoordinator har stått ubesatt etter at Ivar Lyngstad gikk ut av den, og den vil bli vurdert opp mot kommunestyrets budsjettvedtak om reduksjon i antall stillinger på rådhuset. Kommunikasjon og digitalisering Fra og med 1 januar 2015 er IKT-rådgiverne samorganisert i kommunikasjon og digitalisering. Arbeidet med digitalisering er en strategisk viktig satsing, og forankret i vår IKT-strategi. Andre områder i enheten er kommunikasjon, politisk sekretariat og lederstøtte. Marit Henriksen gikk fra enhetslederstillingen på bestillerenheten til stilling som enhetsleder på boveiledertjenesten fra 1. januar Sosial- og barnevernstjenesten ble splittet 1. april, og ny enhetsleder for barnevernet er Kim Andre Vangberg. Tina Fabricius fortsetter som enhetsleder for sosialtjenesten. Kultur- og oppvekstsektoren Ny enhetsleder for veilednings- og utviklingstjenesten (VUT) er Hilde Weidemann. Ny enhetsleder for Eide skole er Ann M. Knutsen. Konstituert leder på Fjære barneskole er Hogne Rydningen, etter at tidligere enhetsleder begynte som rektor i Froland kommune. AKST Agder kommunale støttetjenester ble etablert 1 januar 2015, og samler funksjonene regnskap, lønn og arkiv/dokumentsenter for Arendal og Grimstad kommuner. De holder til i Terje Løvås vei 1 i Grimstad, og ledes av tidligere regnskapssjef i Grimstad kommune, Vivian Fahsing. Helse- og omsorgssektoren Berit Grønning Nielsen tiltrådte som ny kommunalsjef for helse- og omsorgssektoren 1. januar Bente Somdal, assisterende kommunalsjef i helse- og omsorgssektoren, fikk fra 1. januar 2015 ansvaret for bestillerenheten, og stillingen som enhetsleder for bestillerenheten ble omgjort til ny stilling som samhandlingskoordinator. Side 20 Grimstad kommune tertialrapport for 1. tertial 2015

21 Status for de store investeringsprosjektene Arresten - Parkering i fjell Kommunestyret vedtok i møte 27. august 2012 at parkeringshuset i Vardeheia skal bygges ut og driftes i kommunal regi. Anbudskonkurransen ble utlyst våre Entreprenør ble valgt i oktober 2013, og arbeidene i Vardeheia startet opp i februar Prosjektet følger økonomi- og framdriftsplan og skal etter denne planen være fullført sommeren Åpning av Arresten blir onsdag 1. juli Nytt bibliotek I februar 2014 gjorde kommunestyret vedtak om kjøp av post/politigården, Storgata 3. I møte den 1. september 2014 vedtok kommunestyret totalrammen til nytt bibliotek på 75 millioner kroner. Arbeidet med konkurransegrunnlag ble gjennomført høsten 2014, og utlysning av totalentreprise på prosjektet ble utsendt i november Fristen for anbud gikk ut i mars Juryens enstemmige beslutning ble presentert for kommunestyret onsdag 29. oktober Vinnerforslaget er levert av AF Gruppen og arkitektene Helen & Hard. Dømmesmoen ombygging Vedtaket om kjøp av Dømmesmoen i budsjett 2012 innebar et ombyggingsprosjekt for å tilpasse lokaler til kommunal bruk. Ombyggingen ble vedtatt i budsjettet for 2013, med en ramme på 7,5 mill kroner. Prosjektet ble i hovedsak ferdigstilt i henhold til fremdriftsplanen, og bygget er tatt i bruk. Prosjektet hadde en budsjettramme på kr 7,5 mill. I april 2015 ble prosjektet avsluttet med et byggeregnskap på kr ,- inkl. mva. Dette er et mindreforbruk på kr ,- inkl. mva i forhold til budsjett. Ibsenhuset - rehabilitering Det har vært avdekket store råteskader i bærende konstruksjoner i bygget, og etter befaring ble det anbefalt å utføre en antikvarisk rehabilitering. Investeringen ble vedtatt i budsjettet for Det ble også budsjettert med et forventet tilskudd fra staten til dette prosjektet. Formannskapet ba i sak PS 15/14 om at arbeidet ble påbegynt innenfor netto ramme etter tilskudd. Etter dette ble arbeidende igangsatt. I rådmannens forslag til budsjett ble det orientert om at det har blitt søkt om midler gjennom Norsk Kulturminnefond. Søknaden ble ikke innvilget, og kommunen må dermed stå for finansieringen av prosjektet. Arbeidene startet i november Ibsenhuset vil på grunn av rehabiliteringsarbeidene holdes stengt i sommersesongen Kvalifiseringstjenesten innvendig ombygging, ny løfteplattform og offentlige pålegg Innvending ombygging ble ferdigstilt sommeren Noen brannpålegg gjenstår, og prosjektet blir endelig ferdigstilt innen våren På grunn av manglende midler i prosjektet er utbedring av ventilasjonsanlegget utsatt, og dette tas som eget investeringsprosjekt. Langemyr skole basseng Kontrakt for riving av eksisterende basseng er inngått. Skisser av nytt bassenganlegg er godkjent i AMU. Prosjektet er under planlegging for anbudsutslysning. Kostnadene synes foreløpig å bli noe høyere enn antatt. Grimstad kommune tertialrapport for 1. tertial 2015 Side 21

22 Boliger til bostedsløse Anbudskonkurransen er avgjort og det er valgt leverandør. Kommunestyret vedtok i møte (PS 14/136) at fire nye boliger plasseres på kommunal grunn ved rådhuset. Endelig plassering blir på kommunal grunn langs veien til Hasseldalen i bakkant av Industribygget. Modulbyggene er bestilt, søknadsprosessen er i behandling og byggene vil være på plass i løpet av sommeren. Småhus Fra bostedsløs til sjef i egen bolig Kommunestyret vedtok i budsjett 2015 at det skulle avsettes midler til planlegging og gjennomføring av fire boliger etter den såkalte Nøtterøymodellen. Prosjektet er i startfasen. Lokalisering av boligene er vedtatt. To boliger skal lokalisering på Landvik og to boliger skal lokaliseres ved Langemyr skole. Prosjektet er i startfasen. Alternativ energi, Levermyr Kommunestyret vedtok i møte at det skal brukes flis til oppvarming av kunstgressbanen, Grimstad skole og Jappa skole. Kostnadsrammen for prosjektet ble i budsjettet for 2014 redusert med kr. 1,5 mill. Lokalisering for flisfyringsanlegget er valgt, og frist for anbudskonkurransen er satt til 1. april Prosjektet skal etter framdriftsplanen være gjennomført i Grunnvarmeanlegg, Landvik Som det ble meldt i rådmannens budsjettforslag for 2015, har grunnvarmeanlegget på Landvik blitt skjøvet noe ut i tid. Prøveboring/prøvepumping vil bli gjennomføres i månedskiftet mai/juni Dette vil kunne gi viktige svar både på kapasitet på et framtidig anlegg og kostnader ved etablering. Rammen for prosjektet er i budsjettet satt til kr. 7 mill. Landvik skole nybygg Kommunestyret vedtok i budsjett 2015 at det skulle avsettes midler til planlegging og gjennomføring av rehabilitering/nybygg av skolens eldste del. Prosjektet er i startfasen. Myrsvingen - flyktningeboliger Kommunestyret vedtok i budsjett 2015 at det skulle avsettes midler til bygging av flyktningeboliger i Myrsvingen som inneholder både familieleiligheter og hybler. Prosjektet er overført fra fjoråret. Det ligger en utfordring i at gjeldende reguleringsplan ikke åpner for så mange boenheter som ønskelig. Prosjekter i startfasen Flere prosjekter er i startfasen. I denne sammenheng nevner rådmannen de to nedenfor. Avhengig av fremdrift vil disse prosjektene etter hvert bli rapportert med egne trafikklys : Nytt renseanlegg for Grimstad kommune Kommunestyret gjorde i mars 2015 vedtak om at rådmannen skulle sette i gang planlegging av nytt renseanlegg med tanke på driftsstart i 2020, og ba om at det skulle arbeides videre med ulike lokaliseringsalternativer. Rådmannen har i etterkant av vedtaket opprettet en prosjektgruppe som skal arbeide videre med denne saken. Til kommunestyret i juni fremmes en sak der lokaliseringsalternativer har hovedfokus. Det vil ha betydning for videre framdrift i planleggingsfasen at lokalisering blir besluttet. Side 22 Grimstad kommune tertialrapport for 1. tertial 2015

23 Nedgravde avfallstasjoner i Grimstad sentrum Kommunestyret gjorde i april 2015 vedtak om at det i Grimstad sentrum skal benyttes nedgravde avfallsløsninger for husholdningsavfall. Løsningen skal etableres i samsvar med budsjett og handlingsprogram. Rådmannen har i etterkant av vedtaket opprettet en prosjektgruppe som skal arbeide videre med denne saken. Prosjektstatus - oversikt Mandat og omfang Parkering i fjell - Grimstad sentrum Bibliotek Langemyr skole - basseng Dømmesmoen - ombygging og rehab. Ibsenhuset - rehabilitering Kvalifiseringstjenesten off. pålegg Levermyr - alternativ energi Grunnvarmeanlegg - Landvik Boliger for bostedsløse Småhus - bostedsløse Landvik skole - nybygg Myrsvingen - flyktningboliger IKT-prosjekter Vann og avløpsinvesteringer Avtaler Ressurser og kompetanse Fremdrift Økonomi I henhold til plan og målsetninger, tiltak ikke nødvendig Ikke i henhold til plan, det er iverksatt tiltak for å nå målene Ikke i henhold til plan, mål nås ikke Ikke relevant Grimstad kommune tertialrapport for 1. tertial 2015 Side 23

24 Prosjektrisiko Hensikten med risikostyring av prosjekter er å sikre bedre og mer effektiv prosjektgjennomføring. Dette for å prioritere ressursene riktig, og bidra til økt verdiskapning og gode prosjektresultater. Dette gjøres ved blant annet å holde oversikt og identifisere kritiske risikoområder. Økt innsikt om risiko i hele organisasjonen er også et mål som har betydning for hvordan risikobildet håndteres totalt sett. Risikomatrise: Sannsynlighet Prosjektleder har totalansvaret for rapporteringen på sine prosjekter. På bakgrunn av dette gjør rådmannen en overordnet risikovurdering som er presentert i risikomatrisen under. Dette baseres på en vurdering av overordnede risikoelementer med konsekvenser og sannsynlighet. 4 kompliserte prosjekter 1 Prosjektkompetanse 2 Forprosjekt og foranalyser 5 Oppdragsbeskrivelser og bestillinger Prosjektorganisering 3 Konsekvens Lav risiko - I henhold til plan og målsetninger, tiltak ikke nødvendig Middels risiko - Ikke i henhold til plan, det er iverksatt tiltak for å nå målene Høy risiko - Ikke i henhold til plan, mål nås ikke Side 24 Grimstad kommune tertialrapport for 1. tertial 2015

25 Forklaringer og tiltak til risikoelementene i matrisen: 1. Prosjektkompetanse Kommunen har tilstrekkelig prosjektkompetanse og prosjektlederkapasitet både innenfor bygningsområdet og innenfor prosjekter knyttet til VA og Kommunalteknikk. 2. Forprosjekt og foranalyser: Det arbeides kontinuerlig med at det enkelte prosjekt beskrives og dokumenteres bedre før beslutning. 5. Oppdragsbeskrivelser og bestillinger Prosjektbestillingene må være presise for at leveransen skal være i henhold til oppdraget. Tiltak: Kontinuerlig fokus fra styringsgruppen mot utforming av mandat og rammer i oppstartfasen av det enkelte prosjekt. Tiltak: Øke forståelsen i kommunen for at kompliserte prosjekter krever tid til planlegging og analyse. Nytt renseanlegg vil være et prosjekt der godt forarbeid vil være vesentlig. 3. Prosjektorganisering Det er etablert styringsgrupper og prosjektgrupper med egne prosjektledere for alle større investeringsprosjekter. 4. Kompliserte prosjekter Kommunen har flere store prosjekter gående der det er knyttet risiko til økonomiske rammer og fremdrift. Av de pågående prosjektene er Arresten Parkering i fjell det største nå. Kommunen har også prosjekter med høy kompleksitet, uten at de nødvendigvis har en stor økonomisk ramme. Eksempel på dette er for eksempel restaurering av Ibsenhuset, fordi det er tiltak i en gammel bygning av vesentlig historisk verdi, eller Nedgravde avfallsstasjoner, fordi prosjektet vil få stor oppmerksomhet. Tiltak: Mer bevisst holdning i forhold til å dele opp prosjekter i nye hovedprosjekter og delprosjekter. Sikre nødvendig fagkompetanse inn i prosjektene. Sikre gode medvirkningsprosesser og informasjon. Grimstad kommune tertialrapport for 1. tertial 2015 Side 25

26 Tema: Erfaringer fra Lederskap og omstilling i skolen Ved Kjetil Glimsdal, enhetsleder Landvik skole Rektorutdanningen ved BI Utdanningsdirektoratet har satt i gang et nasjonalt utdanningsprogram for rektorer, den såkalte rektorskolen. Utdanningsprogrammet kan en ta ved ulike universitet og høyskoler som Utdanningsdirektoratet har valgt ut og godkjent. Blant de utvalgte er Handelshøyskolen BI. Der har rektorutdanningen fått navnet Lederskap og omstilling i skolen. Jeg har vært så heldig at både Grimstad kommune og Utdanningsdirektoratet har gitt meg mulighet til å følge dette utdanningsprogrammet som strekker seg over tre semester. Det gis kun permisjon til seks kursbolker på tre dager hver, så studiet kommer i tillegg til jobben. Programmet gir 30 studiepoeng, og kan gå inn som en del av en master i skoleledelse. Selv om Utdanningsdirektoratet har en mal for hva rektorutdanningen skal inneholde, så har de ulike tilbyderne av utdanningen sitt særpreg og vektlegging. Jeg er svært fornøyd med utdanningen som Handelshøyskolen BI tilbyr, men har ikke sammenlignet det med andre tilbud. I vinter var vi på studietur til London. Der besøkte vi skoler med oppsiktsvekkende gode resultat tross elevenes vanskelige sosioøkonomiske bakgrunn. I klasserommene var det mange voksne, og alle var svært engasjert i elevenes læring. Det var ikke hele tiden god arbeidsro i klasserommene, men noen ganger god læringsstøy med aktivitet og engasjement. Lærerne hadde hele tiden struktur og god ledelse på det som foregikk. I England har de et korps av erfarne skolefolk som inspiserer skolene og sjekker kvaliteten på læringsarbeidet. Politikerne legger rammer for skolen, men detaljstyrer ikke skolen. Skoleutviklingen overlates til folk med skolefaglig kompetanse. I inspeksjonen av skolene kunne skolen tidligere få følgende karakteristikker: Svært god, God, Tilfredsstillende, og Må bli bedre (ikke godkjent). For kort tid siden kuttet de ut Tilfredsstillende. Begrunnelsen er at det ikke er tilfredsstillende å ikke være god! I studiet har vi møtt mange dyktige skoleforskere med ulike tilnæringer til skoledrift. Noen har hatt en bedriftsøkonomisk holdning; skoleeffektivitet med mer læring for hver krone. Andre vektlegger det relasjonelle aspektet, både mellom skolens ledelse og ansatte, og mellom ansatte og elever. Dette er ikke nødvendigvis motsetninger, men spenninger som utfordrer til refleksjon. Et anliggende man stadig kommer tilbake til, er at skoledriften må være evidensbasert. Det betyr at skolens innhold og utvikling må bygge på den beste tilgjengelige kunnskapen vi til enhver tid har om hva som gir elevene det beste læringsutbytte. Mange endringer i skolen har vært styrt av politiske og ideologiske prioriteringer, og av hva enkeltlærere synes, mener eller har erfart. Det drives mye god skoleforskning i dag, den bør vi lytte til når vi ønsker å gi elevene et best mulig læringsutbytte. Vi har fått høre fra forelesere at det i norsk skole har vært for mye fokus på lærerens undervisning. I stedet må oppmerksomheten rettes mot elevens læring. Det er hovedmålet. Metoder i undervisningen, videreutdanning og arbeidsforhold for lærerne er viktige midler. Hele tiden bør vi spørre om det vi holder på med fremmer elevenes læring. Side 26 Grimstad kommune tertialrapport for 1. tertial 2015

27 Det betyr ikke at vi skal bli for opptatt av resultater. En elev kan ha en fremragende læring uten at resultatet ble helt topp. Vi må tilstrebe gode læringsprosesser og bygge en kollektiv kvalitet i skolen. Så vil de gode resultatene komme som en følge av god læringskvalitet. For en flott og betydningsfull jobb vi har i skolen! Det har rektorutdanningen vært med på å understreke. Jeg gleder meg til fortsettelsen av studiet! Det er en fare hvis vi får et for stramt testregime i skolen, med politikere i kulissene som blir svært resultatorienterte. Når de i tillegg, godt hjulpet av media, lager rangeringer på grunnlag av utvalgte resultater, blir det lett feil fokus. Skolens mandat er svært komplekst, det fordrer en kompleks kvalitet i skolen. Mange av prøvene skolen bruker, for eksempel nasjonale prøver, måler bare en liten del av skolens mandat. Resultat og prøver har en legitim plass, men betydningen må ikke overdimensjoneres. Prøver og tester må ikke få ta oppmerksomheten bort fra det viktige læringsarbeidet som skal foregå mellom testene: Grisen blir ikke tyngre av at du veier den oftere. Og samtidig; kvalitet i treningsarbeidet gir resultater! I rektorstudiet har Kunnskapsløftet (LK06) fått ganske hard kritikk. Det inneholder alt for mange mål slik at knapt noen har oversikt over dem alle. Og når det på grunnlag av LK06 skal utarbeides lokale læreplaner ved hver skole, er det blitt karakterisert som en enorm sløsing med tid, energi og ressurser. Vi skulle hatt enkle nasjonale læreplaner med mulighet for lokale tilpasninger, er det blitt hevdet. Det skal bli spennende å se evalueringen av LK06 som Ludvigsenutvalget kommer med. Jeg tror rektorutdanningen gir norsk skole flere rektorer som er tydelige og gode ledere. Ledere som er engasjert i elevenes læring og utvikling. Den viktigste oppgaven for rektor er da å skape motivasjon og entusiasme hos medarbeiderne, slik at de kan gi den enkelte elev best mulig bredspektret læring. Det trenger eleven for å mestre livet og være med på å bygge et godt samfunn for framtida. Grimstad kommune tertialrapport for 1. tertial 2015 Side 27

28 Tema: Gratis kulturlørdag på Fagskolen En internasjonal møteplass med opplevelse, mestring og utvikling i fokus Gratis kulturlørdag er lavterskelarrangementer hvor barn og unge får utvikle sine talenter, utforske nye møtearenaer og samarbeidsformer på tvers av økonomisk, religiøs og kulturell bakgrunn. Her er forestillinger, kunstverksted, sirkusrom, sangstund og ukulelekurs 7 lørdager i året. Fra høsten av starter i tillegg et prøveprosjekt med fast trommekurs hver kulturlørdag. Kulturlørdag er en del av kulturskolens aktiviteter med prosjektleder i 20 % stilling. I tillegg er kunstlærere og rektor ved kulturskolen faste medarbeidere. Medarbeidere ellers rekrutteres fra ungdomskole, videregående skole og det internasjonale miljøet i Grimstad. Vi vektlegger inkludering og mangfold, og per i dag har vi eksempelvis medarbeidere fra Burma, Eritrea og Portugal. Målet for kulturlørdagene er å nå flere barn og voksne enn de som vanligvis oppsøker kunst og kultur, og å skape en møtearena hvor alle kan kjenne seg velkommen og trygge. Vi ser at folk snakker sammen og at nye kontakter knyttes. Arrangementene holder til i den gamle Fagskolen/ kulturskolen. Kulturlørdagene har ulike tema for hvert arrangement, som for eksempel dansende lørdag, dyrisk lørdag etc. I tillegg til de ordinære kulturlørdagene har vi Barnas Verdensdag, som er et spesielt stort arrangement på høsten, og fra skal også kulturlørdagene inkludere et familiearrangement for Barnebokfestivalen på våren. Kulturlørdagene startet i 2011 med midler fra UDIR, og er helt unikt både lokalt og nasjonalt. Åpningstid er mellom 10-14, og i løpet av dette tidsrommet deltar besøkende på flere ulike workshops og forestillinger. Teller vi deltagere per aktivitet/ forestilling, blir deltagertallet over 1000 per gang. Gratis kulturlørdag blir annonsert i aviser, gjennom ranselpost og på bibliotek og kafeer i Grimstad og Arendal. Lørdagene er blitt populære i det internasjonale miljøet i Aust-Agder, og fungerer som møteplass og åpner for dialog mellom ulike grupper. Vi merker dette ved at det stadig snakkes flere språk rundt oss på kulturlørdagene, og at de besøkende også visuelt skiller seg fra hverandre i klesdrakt og hudfarger. Dette er vi svært glade for, og fortsetter å jobbe for å nå stadig flere tilflyttere, både norske og innvandrere. Etter at vi i 2013 innledet et samarbeid med Rikskonsertene, har Barnas Verdensdag (BVD) inngått som en del av kulturlørdagene. Sist høst var det 1000 besøkende på BVD. Da forvandles Fagskolen om til en herlig smeltedigel av lyder, lukter og inntrykk fra hele verden. De besøkende kunne høsten 2014 kaste seg ut i streetdans fra Uganda, Bollywooddans fra India, sigøynermusikk, lage fisketrykk fra Japan, oppleve en ekte lirekassemusiker, spise deilig asiatisk mat og oppleve kaffeseremoni fra Eritrea. I tillegg var det hennamaling, hårfletting og mye mer. Gratis kulturlørdag forsøker å benytte seg av lokale utøvere når det er mulig, og i forbindelse med BVD har vi startet et tett samarbeid med Side 28 Grimstad kommune tertialrapport for 1. tertial 2015

29 kvalifiseringstjenesten og flyktningtjenesten. Dette samarbeidet har ført til en enda større internasjonal bredde blant de besøkende. Gratis kulturlørdag lager kunstprosjekter der barn lykkes og føler stolthet og mestring, enten det er som deltakere i sangstund, som publikum til en forestilling, på sirkusloftet eller i kunstprosjekter der de selv er skapende kunstnere. Dette lavterskeltilbudet rekrutterer elever til kulturskolens ordinære undervisning, og sammen med lørdagsskolen og talenttilbud, skaper det en sterk, fremtidsrettet og levedyktig kulturskole i Grimstad. Gratis kulturlørdag er kultur, språkutvikling, tidlig inngripen og integrering i praksis. kultur + språkutvikling + tidlig inngripen + integrering = gratis kulturlørdag Grimstad kommune tertialrapport for 1. tertial 2015 Side 29

30 Kultur- og oppvekstsektoren Sektorleder Bjørn Kristian Pedersen Resultat hittil i år per 1. tertial Budsjett hittil i år per 1. tertial Tall i 1000 kroner Endring % Revidert budsjett Avvik % Inntekter , ,0 Netto lønnsutgifter ,1 Utgifter , ,0 Netto utgift , ,0 Personaldata Resultater hittil i år per 1. tertial Endring % Faste årsverk 470,8 484,5 13,7 2,91 Brutto årsverk 583,7 594,7 11,0 1,88 Fraværsprosent 8,7 8,3-0,4 Aktivitetsdata Resultater hittil i år per 1. tertial grunnskole Endring % Antall elever ,5 Spesialund. ped ,1 Spesialund. ass ,2 Aktivitetsdata Resultater hittil i år per 1. tertial barnehage Endring % Barn på heltid ,1 Barn på deltid ,5 Barn 3-5 år ,2 Barn 1-2 år ,4 Sum barn ,3 Kultur- og oppvekstsektoren omfatter 19 tjenesteenheter: 11 skoler (inkl. kvalifiseringstjenesten med voksenopplæringen), fem barnehager samt kulturtjenesten, bibliotektjenesten og veilednings- og utviklingstjenesten (VUT). Kultur- og oppvekstsektoren har et nettobudsjett i 2015 på 442,5 mill. kroner. Sektoren hadde etter 1. tertial et samlet merforbruk på 1,6 mill. kroner. 11 av tjenesteenhetene hadde merforbruk etter 1. tertial og åtte hadde mindreforbruk. Etter 1. tertial 2014 hadde sektoren et samlet merforbruk på 2,6 mill. kroner mens årsresultatet ble et merforbruk på 0,6 mill. kroner. Side 30 Grimstad kommune tertialrapport for 1. tertial 2015

31 Budsjettjusteringer i 1. tertialrapport Skoleadministrativt system for kvalifiseringstjenesten, 0,18 mill. kroner I budsjett 2015 ble det vedtatt en bevilgning på 1,18 mill. kroner til nytt skoleadministrativt system for kvalifiseringstjenesten. I rådmannens budsjettforslag sto følgende: Kvalifiseringstjenesten benytter i dag Extens som administrativt system som øvrige skoler og barnehager i kommunen. Extens skal fases ut i 2015 og IKT-Agder er i prosess for å hente inn anbud på nytt system. Voksenopplæringene i de IKT-samarbeidene kommunene er ikke inkludert i denne prosessen og kvalifiseringstjenesten må derfor få på plass et nytt administrativt system før Extens fases ut. Voksenopplæringene i Arendal og Froland benytter i dag Visma Uniques system. Kvalifiseringstjenesten har vurdert at dette systemet ivaretar nødvendige krav og behov. Visma benyttes allerede på flyktningområdet. Rådmannen har budsjettert med 0,18 mill. kroner til nytt skoleadministrativt system for kvalifiseringstjenesten i 2015 redusert til 0,08 mill. kroner fra Ved en feil ble ikke tallbudsjettet oppdatert i sluttfasen av budsjettprosessen. Rådmannen anbefaler at budsjettet til kvalifiseringstjenesten tilføres 0,18 mill. kroner til nytt skoleadministrativt system. Systemet er innkjøpt. Tilskudd til Aust-Agder museum og arkiv IKS, 0,25 mill. kroner Kommunestyret vedtok i mai 2014 (K-sak 64/2014) selskapsavtalen for det nye Aust-Agder museum og arkiv IKS: I selskapsavtalen forutsettes at kommunens tilskudd i 2015 skal være på samme nivå som tilskuddet til Grimstad bys museer i I handlingsprogrammet lå det imidlertid inne en reduksjon i budsjettet til Grimstad bys museer på 0,25 mill. kroner fra I budsjettprosessen ble ikke dette fanget opp i tallbudsjettet, og kulturtjenestens budsjett mangler derfor 0,25 mill. kroner på tilskuddet til Aust-Agder museum og arkiv IKS. Rådmannen anbefaler at budsjettet til kulturtjenesten tilføres 0,25 mill. kroner for utbetaling av tilskuddet til Aust- Agder museum og arkiv IKS i henhold til selskapsavtalen. Grimstad kulturhus etableringskostnader ved overgang til kommunalt foretak (KF), 0,19 mill. kroner Kommunestyret vedtok i mars 2015 (K-sak 39/2015) å dekke etableringskostnader på til sammen kroner ved kommunal overtakelse av Grimstad kulturhus, hvorav kroner var regnskapsført over kulturtjenestens budsjett i 2014 og kroner skulle dekkes over kommunens budsjett for Kommunestyret ba rådmannen om å komme tilbake til inndekking i forbindelse med regnskapsrapporten for 1. tertial Kostnader for innføring av ekstra telletidspunkt i barnehagene på våren, 0,88 mill. kroner Kommunestyret vedtok i møte å innføre et ekstra telletidspunkt 1. april som en overgangsordning i Kommunestyret vedtok videre at merkostnader ut over det som ble bevilget i budsjett som følge av ekstra telletidspunkt skulle dekkes fra disposisjonsfond og at endelig beregning av merkostnadene skulle gjøres i forbindelse med 1. tertialrapport. Merkostnadene til et ekstra telletidspunkt er beregnet til kroner og rådmannen anbefaler at budsjettet til veilednings- og utviklingstjenesten justeres tilsvarende. Grimstad kommune tertialrapport for 1. tertial 2015 Side 31

32 Grunnskolene De ni grunnskolene hadde til sammen et merforbruk etter 1. tertial på 1,5 mill. kroner. Seks av skolene hadde merforbruk på til sammen 3,2 mill. kroner og tre skoler hadde mindreforbruk på til sammen 1,7 mill. kroner. Tabellen under viser regnskapsresultatene i tusen kroner (avviket mellom periodisert budsjett og regnskap) for de ni grunnskolene. + - Fjære ungdomsskole Grimstad ungdomsskole 514 Fevik skole Fjære barneskole 705 Frivoll skole 193 Eide skole 265 Landvik skole 64 Jappa skole 212 Holviga skole Sum Fjære ungdomsskole har det største merforbruket med 1,0 mill. kroner etter 1. tertial. Merforbruket må ses i sammenheng med den store endringen som skjedde høsten 2014 da skolens elevgrunnlag ble halvert da elevene hjemmehørende på Fevik flyttet over til den nye 1-10 skolen på Fevik. Skolen arbeider aktivt for å redusere merforbruket og vil fra skolestart til høsten redusere bemanningen med 3-3,5 årsverk i tillegg til andre innsparingstiltak for å oppnå balanse mellom budsjett og regnskap på høsten og inn i I 2014 hadde de ni grunnskolene et samlet regnskapsmessig merforbruk på 1,4 mill. kroner. Det reelle merforbruket var imidlertid ca. 2,0 mill. kroner større da lærerstreiken medførte at lærerne fikk et forsinket virkningstidspunkt for lønnsoppgjøret i forhold til andre arbeidstakere (fra 1. mai til 1. september) og skolene dermed fikk reduserte lønnskostnader. I budsjett 2015 ble skolenes budsjettramme redusert med 2,0 mill. kroner hvorav reduksjon i elevtall utgjorde om lag halvparten av reduksjonen. Skolenes samlede innrapporterte brutto årsverk er 15,8 årsverk høyere etter 1. tertial 2015 enn etter 1. tertial Selv om brutto årsverk er en ressursstørrelse som ikke direkte kan henføres til antall medarbeidere på arbeidsplassen (brutto årsverk er summen av faste årsverk, tidsavgrensede ansettelser og variabel lønn omregnet til årsverk) er forskjellen i årsverk så stor at det gir en klar indikasjon på at skolene samlet har for høye lønnskostnader i forhold til budsjett. Konklusjon og årsprognose Reelt merforbruk i 2014 på 3-4 mill. kroner og redusert budsjettramme i 2015 med 2,0 mill. kroner har medført at skolene samlet har hatt høyere utgifter enn budsjettert i første del av Alle skoler som har røde tall etter 1. tertial arbeider aktivt for å kutte kostnader, primært ved å redusere lønnskostnaden som utgjør % av skolenes budsjett. Alle enheter med røde tall har månedlige økonomioppfølgingsmøter med kommunalsjef og økonomirådgiver. Selv med fortsatt stram budsjettstyring, tilnærmet innkjøpsstopp og gjennomføring av avtalte innsparingstiltak, er det sannsynlig av grunnskolene samlet vil få et merforbruk i 2015 på 3-4 mill. kroner. Side 32 Grimstad kommune tertialrapport for 1. tertial 2015

33 Barnehagene De kommunale barnehagene De fem kommunale barnehagene hadde til sammen et mindreforbruk etter 1. tertial på kroner. Tre av barnehagene hadde mindreforbruk og to hadde merforbruk. Tabellen under viser regnskapsresultatene i tusen kroner (avviket mellom periodisert budsjett og regnskap) for de fem kommunale barnehagene. + - Hausland barnehage 86 Tønnevoldskogen bhg 60 Grimstad barnehage 6 Eide barnehage 144 Storgata barnehage Totalt for barnehagene 90 Grimstad barnehage har en utfordrende situasjon fra høsten da antall barn så langt ser ut til å bli lavere fra 1. august. En hovedårsak til redusert barnetall fra høsten er at et relativt stort årskull med femåringer begynner på skolen. Dersom barnehagen ikke får inn flere barn vil det være nødvendig å nedbemanne for å unngå merforbruk. Også de kommunale barnehagene får regulert sitt budsjett ut fra barnetall og barnas alder. Barn med behov for ekstra ressurser Veilednings- og utviklingstjenesten hadde i 2014 et samlet merforbruk på 1,2 mill. kroner. Merforbruket skyldes økte kostnader til barnehagebarn med spesielle behov (med vedtak etter opplæringsloven og barnehageloven) i private og kommunale barnehager. Merforbruket er varslet i regnskapsrapportene for 1. og 2. tertial. Prognosen etter 2. kvartal var et merforbruk knyttet til økte kostnader til barn med spesielle behov på 2,5-3,0 mill. kroner. Årsresultatet ble et merforbruk på 4,0 mill. kroner. I budsjettet for 2015 er det lagt inn en økning på 2,5 mill. kroner til barnehagebarn med spesielle behov. Siden merforbruket i 2014 ble 4,0 mill. kroner, har inngangsfarten i 2015 også vært høyere enn budsjettert. I tillegg er det et barn i barnehagealder som kommer til å ha et tilbud på Langemyr skole fra høsten Dette vil medføre en økt kostnad på ca. kr som det ikke er budsjettert for i årets budsjett. Selv om det er usikkerhet m.h.t hvor mange barn som har behov for ekstraressurser fra høsten 2015, er det sannsynlig at det vil bli et merforbruk på dette området på 2-3 mill. kroner ved årets slutt. For å redusere utgiftene så langt som mulig, vil det blant annet bli tett kontakt med barnehagene med særlig fokus på oppfølging av vedtak om assistentstillinger. Tilskudd til private barnehager Vedtatt budsjett 2015 for ordinært tilskudd til private barnehager/familiebarnehager er 129,1 mill kroner. Per telling av barn/oppholdstimer 15/ (helårsberegning 2015 fra og med 1. januar 2015) er tilskuddet beregnet til 133,8 mill kr. Dette er en differanse/underdekning på 4,7 mill kroner. Årskullet barn født i 2012 vil høsten 2015 bli regnet som store barn (lav sats) mot at de regnes som små barn (høyere sats) våren Dette er som tidligere år (telling 3-åringer) og vil redusere tilskuddet. I tillegg er barnetallet per 1. august og 1. oktober (tellinger) noe usikkert siden det ligger fram i tid. Etter rådmannens vurdering er at det fortsatt vil være en underdekning i budsjettet for tilskudd til private barnehager på 2-3 mill. kroner. Hovedårsaken til dette er at de statlige reglene til og med budsjett 2014 var slik at kommunene selv vedtok satser etter budsjettert drift for kommunale barnehager. For 2014 var disse satsene (små barn/store barn) henholdsvis kr og kr for hele plasser. For 2015 er de statlige reglene endret slik at det nå er kommunens regnskapstall for 2013 som skal legges til grunn og inflasjonsjustert til 2015 nivå. Satsene for 2015 er da henholdsvis kr og kr Dette er en vekst på kr (6,5 %) og kr. 5 Grimstad kommune tertialrapport for 1. tertial 2015 Side 33

34 648 (7,0 %). Denne veksten er høyere enn det rådmannen la til grunn for budsjettet De nye statlige reglene ble publisert av UDIR den 23. oktober 2014, dette var så sent at rådmannen ikke rakk å foreta mer detaljerte beregninger før fremleggelse av budsjettforslaget månedsskiftet oktober/november Virkning av ekstra telletidspunkt på våren Kommunestyret vedtok i mars å innføre et ekstras telletidspunkt (K-sak 21/2015). Kommunestyret vedtok følgende: 1) Det innføres en overgangsordning for året 2015 med et ekstra telletidspunkt 1. april. Merkostnader ut over det som ble bevilget i budsjett som følge av ekstra telletidspunkt dekkes fra disposisjonsfond. Endelig beregning av merkostnadene gjøres i forbindelse med 1. tertialrapport. 2) Retningslinjene for tildeling av offentlig tilskudd til ikke-kommunale barnehager endres slik at telletidspunktet 1. september går ut og erstattes av nytt telletidspunkt 1. oktober. Innføringen av ekstra telletidspunkt gir en ekstrautgift for kommunen på kr Tidligere har det vært estimert at en ekstra vårtelling vil bety en kostnad på ca. 2,0 mill kr. To forhold har påvirker at kostnadene er blitt lavere: Estimatet tok utgangspunkt i telling i mars (5 mnd) og ikke april (4 mnd) fram til 1. august. Da blir summen høyere hvis også mars hadde vært med ( * 5/4 = ). Kommunestyret gjorde sitt vedtak 2. mars, mens telletidspunktet var allerede 1. april. Det kan da være slik at flere familier allerede hadde funnet alternative løsninger (passe barna selv fram til 1. august, hjelp av familie, dagmamma og lignende). ikke slik som de foregående årene at tilskuddet til de private barnehagene skal etterregnes og korrigeres i forhold til regnskapsresultatet i de kommunale barnehagene. I 2015 er tilskuddsatsene til de ordinære private barnehagene beregnet med grunnlag i regnskapsresultatet til de kommunale barnehagene i Kostnadene til barnehagebarn med behov for ekstra ressurser etter opplæringsloven og/eller barnehageloven har økt for hvert år de siste årene. Det er sannsynlig at økningen har sammenheng med den relativt lave grunnbemanningen i barnehagene, både de kommunale og de private. Selv om det er usikkerhet om hvor mange barn som har behov for ekstraressurser fra høsten 2015, er det sannsynlig at det vil bli et merforbruk på dette området på 2-3 mill. kroner ved årets slutt. De nye statlige reglene for beregning av tilskudd til ikke-kommunale barnehager ble publisert av UDIR den 23. oktober Endringene kom så sent at rådmannen ikke fikk foretatt detaljerte beregninger før fremleggelse av budsjettforslaget for Selv om det fortsatt er usikkerhet rundt barnetall og virkningene av færre telletidspunkt i 2015 enn i 2014, er det rådmannens vurdering er at det vil være en underdekning i budsjettet for tilskudd til private barnehager på 2-3 mill. kroner i Barnehageområdet samlet kan få et merforbruk ved årets slutt på 4-6 mill. kroner. Konklusjon og årsprognose De fem kommunale barnehagene har til sammen tilnærmet budsjettbalanse etter 1. tertial. Barnehagene vil ha større økonomiske utfordringer på høsten med endret barneprofil og et stort kull med 5-åringer som begynner på skolen. Det er derfor mer sannsynlig at de kommunale barnehagene samlet vil få et lite merforbruk ved årets slutt enn et mindreforbruk. I 2015 er det Side 34 Grimstad kommune tertialrapport for 1. tertial 2015

35 Kultur og bibliotek Kulturtjenesten hadde etter 1. tertial et mindreforbruk på kroner og bibliotektjenesten hadde et mindreforbruk på kroner. Både kulturtjenesten og bibliotektjenesten forventes å oppnå budsjettbalanse ved året slutt. For kulturtjenestens vedkommende forutsettes det imidlertid at budsjettjusteringer som følge av kommunestyrevedtak og feil i tallmaterialet for budsjettet blir gjennomført slik det fremgår i tertialrapporten og i saksfremstillingen til kommunestyret. Voksenopplæring og integrering Kvalifiseringstjenesten hadde etter 1. tertial et mindreforbruk på 1,3 mill. kroner. Inntektene er høyere enn periodisert, og dette har sammenheng med mange bosatte (29) i første kvartal. Inntektene vil jevne seg ut over året. Flere av utgiftspostene til kvalifiseringstjenesten er lite forutsigbare og bidrar til at økonomioppfølgingen kan være utfordrende. Fondsavsetningen på 4,3 mill. fra 2014 er overført til 2015, og vil bidra til balanse på tross av økning i aktivitet. For at midlene kommunen mottar til arbeidet med flyktninger skal dekke kostnadene, er det nødvendig at alle involverte samarbeider og har felles fokus blant annet på økonomi. Kvalifiseringstjenesten har samarbeidsmøter med NAV, barneverntjenesten og helsetjenesten. Kontinuerlig oppfølging av utgifter og inntekter, god informasjonsflyt og effektiv ressursutnyttelse vil bidra til at kvalifiseringstjenesten mest sannsynlig vil klare budsjettbalanse ved årets slutt. I 1. tertial ble kvalifiseringstjenesten sertifisert som dysleksivennlig skole som den første voksenopplæringen i landet og den første skolen i Grimstad. Fellesområdet (bl.a. Langemyr skole) Sektorens budsjett på fellesområdet inkluderer bl.a. kostnadene for Grimstad kommunes elever på Langemyr skole, kostnader til elever med vedtak om spesialundervisning på Hesnes Montessoriskole, kostnader til skoleskyss og inntekter/utgifter til gjesteelever (dvs. inntekter for elever fra andre kommuner som går på skole i Grimstad, og utgifter til elever fra Grimstad som går på skole i andre kommuner). Langemyr skole hadde i 1. tertial elever fra Grimstad, fire elever fra Lillesand, fire elever fra Birkenes, fem elever fra Froland, én elev fra Åmli og én elev fra Aust-Agder fylkeskommune. Søknader om skoleplass ved Langemyr skole og ressurssenter behandles av eget inntaksteam bestående av skolesjef, rektor ved Langemyr, leder av PPT og rektor ved den aktuelle nærskolen/styrer i barnehagen. Inntaksteamet lager deretter innstilling til kommunalsjefen for kultur- og oppvekstsektoren, som fatter vedtak i saken. Som grunnlag for vurdering av en søknad må det foreligge sakkyndig vurdering fra PPT samt eventuelle pedagogiske rapporter/halvårsrapporter fra barnehage eller skole. Barn/elever som har sin bostedsadresse i Grimstad kommune kan søke om plass. Våren 2015 er det innvilget tre søknader om plass ved Langemyr skole for skoleåret 2015/2016 (en barnehageplass og to skoleplasser). Fellesområdet hadde per 1. tertial et merforbruk på kroner. Langemyr skole hadde i 2014 et mindreforbruk på 2,2 mill. kroner som ble avsatt i balansen. De avsatte midlene skal tilbakebetales til brukerkommunene gjennom reduserte elevkostnader i Antall elever fra Grimstad på Langemyr vil være 19 fra skolestart til høsten ut fra det vi vet i dag. Til tross for økt elevtall på Langemyr og usikkerhet i forhold til øvrige budsjettposter på fellesområder, vil fellesområdet ha mulighet til å oppnå budsjettbalanse ved årets slutt på grunn av at mindreforbruket på Langemyr i 2014 vil komme brukerkommunene til gode i Grimstad kommune tertialrapport for 1. tertial 2015 Side 35

36 Organisering I løpet av 1. tertial er Ann M. Knutsen tilsatt som ny enhetsleder ved Eide skole. Hilde Weidemann begynte for fullt som enhetsleder ved veiledings- og utviklingstjenesten (VUT) 1. april. Hallgeir Berge sluttet som enhetsleder ved Fjære barneskole. Hogne Rydningen er fungerende enhetsleder ved Fjære barneskole inntil ny enhetsleder blir tilsatt. Kommunestyret besluttet i mai å dele opp Holviga skole fra 1. januar Skolen fortsetter som 1-10 skole ut Side 36 Grimstad kommune tertialrapport for 1. tertial 2015