1. Sammendrag. Sykefraværet er på 8,6 prosent per 1. tertial og det er på samme nivå som samme periode i fjor.

Transkript

1 Rapport 1. tertial 2014

2 2 Grimstad kommune årsrapport 2013

3 Innhold 1. Sammendrag Økonomisk hovedoversikt Sektorene Driftsrisiko Medarbeidere Budsjett og faste årsverk Organisering Status for de store investeringsprosjektene Prosjektrisiko Tema: Ny selvkostforskrift Tema: Kommunens pensjonskostnader og premieinnbetalinger Kultur- og oppvekstsektoren Helse- og omsorgssektoren Samfunns- og miljøsektoren Selvfinansierende Støttefunksjonene Justering av investeringsbevilgningene... 51

4 1. Sammendrag Grimstad kommune har et resultat på -17,8 mill. kroner per 1. tertial På samme tid i fjor var resultatet -34,8 mill. kroner. Det er per 1. tertial 2014 budsjettert med et resultat på -8,5 mill. kroner. Budsjettavviket er da per 1. tertial -9,3 mill. kroner, og dette utgjør -2,1 % av kommunens samlede inntekter. Rådmannen legger opp tiltak og budsjettjusteringer slik at kommunen samlet sett vil holde seg innenfor rammen av årsbudsjettet ved årets slutt. Det er noe usikkerhet knyttet til dette målet. Samlet sett har alle sektorene (sum netto driftsutgifter) et avvik i forhold til periodisert budsjett på -7,9 mill. kroner. Alle sektorene har negative budsjettavvik, bortsett fra fellesområdet, som har et positivt avvik. Trossamfunn er i økonomisk balanse per 1. tertial. Netto lønnsutgifter er 298,7 mill. kroner per 1. tertial. Det er en økning på 0,8 % i forhold til samme periode i fjor. Denne økningen forklares med lønnsøkning fra 2013 til 2014 på ca 2,2 %, samt en reduksjon i antall ansatte på 20,4 brutto årsverk, en endring på -1,4. Avvik i forhold til lønnsbudsjett er -3,9 mill. kroner. 1. tertialrapport gir oversikt over antall årsverk som 2014 budsjettet bygger på - vist på enhetsnivå i henhold til kommunestyrets vedtak (PS 172/13 og PS 87/13). Hensikten er å kunne avstemme utviklingen i virkelig antall årsverk med budsjett. Budsjett 2014 bygger på 1 273,4 årsverk. Sykefraværet er på 8,6 prosent per 1. tertial og det er på samme nivå som samme periode i fjor. 4 Grimstad kommune årsrapport 2013

5 Økonomisk hovedoversikt Resultat hittil i år per 1. tertial Budsjett hittil i år per 1. tertial Tall i 1000 kroner Endring % Periodisert Avvik % Rammetilskudd , ,7 Inntektsutjevning , ,9 Skatteinntekter , ,0 Eiendomsskatt , ,9 Driftsinntekter , ,3 Sum inntekter , ,2 Netto lønn , ,3 Driftsutgifter , ,8 Sum utgifter , ,9 Brutto driftsresultat , ,5 Finanskostnader , ,8 Netto driftsresultat , ,0 Grimstad kommune har et resultat på -17,8 mill. kroner per 1. tertial På samme tid i fjor var resultatet -34,8 mill. kroner. Det er per 1. tertial 2014 budsjettert med et resultat på -8,5 mill. kroner. Budsjettavviket er da per 1. tertial -9,3 mill. kroner, og dette utgjør -2,1 % av kommunens samlede inntekter. Rådmannen legger opp tiltak og budsjettjusteringer slik at kommunen samlet sett vil holde seg innenfor rammen av årsbudsjettet ved årets slutt. Det er noe usikkerhet knyttet til dette målet. Rammetilskudd, inntektsutjevning og skatteinntekter utgjør kommunens frie inntekter. Per 1. tertial 2014 utgjorde dette 350,3 mill. kroner. Dette er en økning på 14,9 mill. kroner i forhold til samme periode i fjor. Justeres det for nye oppgaver som ble tilført gjennom statsbudsjettet 2013, innbyggervekst og deflator er det en underfinansiering på 7,7 mill. kroner av de frie inntekter på årsbasis. Rådmannen legger opp til en budsjettjustering på dette området. Rammetilskuddet er 192,3 mill. kroner per 1. tertial. Dette er en økning på 12,1 mill. kroner eller 6,7 % i forhold samme periode i fjor. Avvik i forhold til budsjett er 1,4 mill. kroner per 1. tertial. Årsaken er nye oppgaver som ble vedtatt av stortinget under salderingen av statsbudsjettet i desember På grunn av at denne informasjonen kom sent i budsjettprosessen la ikke kommunen inn denne inntektssvikten. Det foreslås derfor å styrke rammetilskuddet med 3,4 mill. kroner gjennom budsjettjustering. Inntektsutjevningen er 10,1 mill. kroner per 1. tertial. Dette er en økning på 0,1 mill. kroner eller 1,3 % i forhold samme periode i fjor. Avvik i forhold til budsjett er -0,4 mill. kroner, og må ses sammenheng med avvik i skatteinntekter. Skatteinntektene er 147,9 mill. kroner per 1. tertial. Dette er en økning på 2,7 mill. kroner i forhold til samme periode i fjor, eller 1,9 %. Avvik i forhold til budsjett er -6,1 mill. kroner. Per 1. tertial ligger Grimstad på 87,2 % av landsgjennomsnittlige skatteinntekter. På samme tid i fjor lå Grimstad på 87,4 % av landsgjennomsnittet. Det er en svikt i skatteinntektene nasjonalt og i Grimstad kommune. Denne skattesvikten er meldt i kommuneproposisjonen som ble framlagt i mai og utgjør 4,3 mill. kroner for Grimstad kommune isolert. Det foreslås en budsjettjustering for å dekke dette.

6 Eiendomsskatten er 23,7 mill. kroner per 1. tertial. Dette er en økning på 5,8 mill. kroner eller 32,2 % i forhold til samme periode i fjor. Økningen skyldes at det er gjennomført en omtaksering av kommunens eiendommer, og kommunestyret har også vedtatt en økning av denne inntekten. Avvik i forhold til periodisert budsjett er +2,1 mill. kroner. Det er nå kjørt en av 3 terminer for eiendomsskatt, og rådmannen legger opp til at eiendomsskatten skal bli som budsjettert ved årets slutt. Eiendomsskatten vil bli omtalt ytterligere i 2. tertialrapport. Andre driftsinntekter er 95,3 mill. kroner per 1. tertial. Det er en økning på 3,6 mill. kroner eller 3,9 % i forhold til samme periode i fjor. Avvik i forhold til periodisert budsjett er +4,8 mill. kroner. Dette avviket knyttes direkte til driftsenhetene og sektorene, og må ses i sammenheng med avvik innenfor lønn og andre driftsutgifter. Det vises til sektorenes kommentarer for ytterligere forklaringer. Netto lønnsutgifter er 298,7 mill. kroner per 1. tertial. Det er en økning på 0,8 % i forhold til samme periode i fjor. Denne økningen forklares med lønnsøkning fra 2013 til 2014 på ca 2,2 %, samt en reduksjon i antall ansatte på 20,4 brutto årsverk, en endring på -1,4 % (se eget kapittel om medarbeidere). Avvik i forhold til budsjett er -3,9 mill. kroner. Det vises til sektorenes kommentarer for ytterligere forklaringer. Avsetningen til lønnsoppgjør reduseres med 1,7 mill. kroner på årsbasis som følge av regjeringens reduserte anslag på lønnsoppgjøret I kommuneproposisjonen reduserte regjeringen anslaget på lønnsoppgjøret fra 3,5 % til 3,3 %. Budsjettet justeres for dette. Andre driftsutgifter utgjør 168,0 mill. kroner per 1. tertial. Det er en økning på 1,3 % i forhold til samme periode i fjor. Avvik i forhold til periodisert budsjett er -9,2 mill. kroner. Det vises til sektorenes kommentarer for ytterligere forklaringer. Det er bokført 20,4 mill. kroner i finanskostnader per 1. tertial. Det er en økning i forhold til samme periode i fjor. Det er i hovedsak utbytte, renteutgifter og renteinntekter som er bokført. Beløpene er ført etter kontantprinsippet og vil bli avstemt i årsoppgjøret. I forhold til periodisert budsjett er avviket på +4,7 mill. kroner. 6 Grimstad kommune årsrapport 2013

7 2. Sektorene Resultat hittil i år per 1. tertial Budsjett hittil i år per 1. tertial Tall i 1000 kroner Endring % Periodisert Avvik % Støttefunksjoner , ,1 Fellesområdet , ,7 Helse og omsorg , ,2 Kultur og opppvekst , ,7 Samfunn og miljø , ,1 Kirke og trossamfunn , ,0 Sum netto drift , ,1 Finans , ,4 Resultat eks selvfinans , ,0 Selvfinansierende , ,0 Resultat , ,0 Samlet sett har alle sektorene (sum netto driftsutgifter) et avvik i forhold til periodisert budsjett på -7,9 mill. kroner. Alle sektorene har negative budsjettavvik, bortsett fra fellesområdet, som har et positivt avvik. Trossamfunn er i økonomisk balanse per 1. tertial. Støttefunksjonene har et avvik på -0,2 mill. kroner og forventer ikke å kunne holde seg innenfor rammen av årsbudsjettet. Fellesområdet har et avvik på +1,1 mill. kroner per 1. tertial. Det er tilbakebetalinger fra tidligere års innbetalinger fra IKT Agder ny forsikringsavtale som bidrar til det positive avviket. Det vil bli gjort budsjettjusteringer innenfor fellesområdet. Helse- og omsorgssektoren har et avvik på -6,2 mill. kroner per 1. tertial. Sektoren forventer å ha et merforbruk i forhold til budsjett ved årets slutt. Det er utarbeidet en handlingsplan for å redusere kostnader. Kultur- og oppvekstsektoren har et avvik i forhold til budsjett på -2,6 mill. kroner. Sektoren forventer å ha et merforbruk i forhold til budsjett ved årets slutt. Det er utarbeidet en handlingsplan for å redusere kostnader. Samfunns- og miljøsektoren er i balanse per 1. tertial. Sektoren forventer å holde seg innenfor rammen av årsbudsjettet ved årets slutt.

8 3. Driftsrisiko Det er gjennomført en risikoanalyse for å avdekke risikoen knyttet til kommunens drift. Hensikten med analysen er å fremskaffe bedre grunnlag for beslutninger. På bakgrunn av analysen gjennomføres det risikoreduserende tiltak. Dette er en del av kommunens risikostyring. Risikoanalysen bygger på: 1. Hva kan gå galt? 2. Hva er sannsynligheten for at hendelsen inntreffer? 3. Hvilke konsekvenser kan hendelsene medføre? Risikoanalysen er en frittstående analyse og en del av kommunens totale risikostyring. Det er benyttet en kvalitativ analyse og vurdering, hvor frekvensene og konsekvensene av hendelsene klassifiseres i høy, middels og lav i en risikomatrise. I første omgang etableres det et enkelt opplegg knyttet til risiko for hver sektor, og for kommunen totalt sett. Økt innsikt om risiko i hele organisasjonen er også et mål som har betydning for hvordan risikobildet håndteres totalt sett. Denne risikovurderingen er forankret i organisasjonen og er en del av kommunens internkontroll. Sannsynlighet Svikt i frie inntekter 3 8 Tariffoppgjøret Omstilling i H&O 2 Driftsoppfølging Behov for nye ressurskrevende tjenester 4 6 Svikt i overføringene fra Agder Energi 1 Konsekvenser av overtakelse av Dømmesmoen Finansielle forhold Konsekvens Lav risiko - I henhold til plan og målsetninger, tiltak ikke nødvendig Middels risiko - Ikke i henhold til plan, det er iverksatt tiltak for å nå målene Høy risiko - Ikke i henhold til plan, mål nås ikke 5 8 Grimstad kommune årsrapport 2013

9 Forklaringer og tiltak til risikoelementene over: 1. Kommunen har kjøpt Dømmesmoen og driftsform er fastlagt. Bygninger er rehabilitert og oppgaver er flyttet til Dømmesmoen i samsvar med politiske vedtak. Den totale risikoen har tidligere blitt vurdert som høy og er nå lav. 2. Det er en stor risiko for at enkelte enheter og avdelinger kan gå med underskudd i Dette kan i noen grad forebygges ved en tettere driftsoppfølging. Kommunen har et opplegg der alle ledere har månedlige oppfølgingsmøter med sin overordnet. Tiltak: Strukturert månedlig oppfølging og virksomhetsgjennomgang (business review) av alle sektorer og enkelte enheter er iverksatt og risikoen er redusert. 3. Skatteinngangen og rammetilskuddet (frie inntekter) er redusert som følge av vedtak i Statsbudsjettet og Kommuneproposisjonen. Tiltak: Budsjettjustering 4. Budsjettrammene for kultur og oppvekst- og helse- og omsorgssektoren er presset. Økning av tjenestebehovet for enkelte brukere eller brukergrupper kan bli vanskelig å håndtere for disse sektorene innenfor vedtatt budsjett. Barnevernet har overtatt omsorgsansvaret for flere barn i løpet av 1. tertial. Tiltak: Overvåking av endringer i behov for de enkelte brukergruppene og budsjettjustering for å styrke barnevernet. 5. Den samlede finansielle risikoen til kommunen anses som lav per 1. tertial. 6. Det er vedtatt utbytte fra Agder Energi på 20,8 mill. kroner i Dette samsvarer med vedtatt budsjett. 7. Omstilling i Helse og omsorgssektoren til mer aktiv omsorg. Sektoren har etablert et prosjekt som iverksetter hverdagsrehabilitering, og etablerer derfor flere korttidsavdelinger i kommunen. Driften legges om fra langtidsplasser til kortidsplasser med et innsatsteam for hverdagsrehabilitering. Reduksjon av langtidsplasser har direkte konsekvenser for hjemmetjenesten. Hjemmetjenesten ble derfor styrket i budsjett 2014 for å kunne håndtere de økte oppgavene. Det er igangsatt opplæring i rehabilitering for ansatte i korttidsavdelingene, og ansatte i hjemmetjenesten. Tiltak: Tett oppfølging av prosjektet. 8. Tariffoppgjøret og lønnsoppgjøret for Det er et hovedoppgjør i I statsbudsjettet for 2014 la regjeringen opp til en årslønnsvekst på 3,5 % for kommunene. Dette anslaget ble justert ned i kommuneøkonomiproposisjonen til 3,3 %. Denne lønnsøkningen samsvarer også med KS sine tall for kommunesektoren og støttes gjennom forhandlingsresultatet for kapittel 4. Tiltak: Det er derfor grunnlag å justere ned lønnsoppgjøret i budsjett 2014 og ha en arbeidskonfliktberedeskap i kommunen.

10 4. Medarbeidere Dette kapittelet omhandler de viktigste statusrapporter og utviklingstrekk for medarbeiderne. Definisjoner: Alle årsverkstall er økonomiske størrelser fra hva som er utbetalt, ikke en summering av faktiske kontrakter. Refusjoner er ikke tatt med som motvekt for å vise faktisk bemanning. Faste årsverk: Basert på alle med fast ansettelsesavtale i sin gitte stillingsbrøk. Tallet inkluderer også sykemeldte innenfor sykepengeåret. Tidsavgrensede årsverk: Tallet er basert på alle ansatte med tidsavgrensede ansettelsesavtaler i en gitt stillingsbrøk. Dette vil være vikarer for ansatte ved bla. sykdom, permisjon, prosjekt- og engasjementstillinger, samt lærlinger. Variable årsverk: Dette er utbetalte timer hittil i år omgjort til årsverk. Det vil si både timelønnede omregnet til årsverk, og overtidstimer omregnet til årsverk. Med andre ord all utbetalt variabel lønn fra kommunen. For å kunne sammenligne både tidsavgrensede stillinger og timer i forhold til faste stillinger på en riktigst mulig måte, er disse omregnet til årsverk. Brutto årsverk: Viser totalt forbruk av utbetalte årsverk i løpet av perioden. Dette inkluderer faste årsverk + tidsavgrensede ansettelser + variabel lønn (timelønnede og overtid) omregnet til årsverk. Årsverk i refusjoner er ikke fratrukket. Av denne grunn er brutto årsverk en ressursstørrelse, som ikke direkte kan henføres til det antall medarbeidere en kan telle på arbeidsplassen. Årsverksanalyse Ved omlegging til tertialrapportering er fjorårets tall omregnet så langt mulig. Nedenfor er de viktigste tallene presentert i tabell og figurer Brutto årsverk Budsjett jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des Se kapittelet vedrørende budsjett og årsverk for forklaringer på budsjettlinjen. 10 Grimstad kommune årsrapport 2013

11 Faste årsverk jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des I figuren for brutto årsverk inngår de faktiske tall for variabel lønn per måned benyttet, i motsetning til tabellen nedenfor som inneholder et estimat på årsverksvirkningen av variabel lønn. Personaldata Resultater 1. tertial Endring % Faste årsverk 1084,4 1067,5-16,9-1,6 % Variable årsverk 169,5 162,2-7,3-4,3 % Tidsavgrensede åv 161,5 165,3 3,8 2,4 % Brutto årsverk 1415,4 1395,0-20,4-1,4 % Sykefravær 8,57 8,60 0,03 0,35 % Stabilitet preger utviklingen av faste årsverk i år. Tendensen på brutto årsverk er noe reduksjon, på bakgrunn av tidsavgrensede og variable årsverk. På bakgrunn av de omlegginger som ble foretatt i fjor, er nå variabel lønn periodisert riktig og plassert i den måneden arbeidet ble utført. Figurene viser økonomiske størrelser, slik at reduksjoner kan skyldes slike ting som stopp av lønn etter ett år med sykepenger, og hvor det er inne vikar på en tidsavgrenset kontrakt. Alle endringer av faktisk fast bemanning skal være forklart under den enkelte sektor og enhet. Sykefraværsanalyse Sykefraværet første tertial i år er på 8,6 prosent, mot 8,57 prosent året før. På bakgrunn av etterregistreringer og rettelser er sykefraværstallene ikke komplette på det tidspunkt regnskapet for en måned lukkes. Det betyr at fraværet for april etter all sannsynlighet vil bli litt høyere. Etterregistreringen skyldes enten at sykemeldinger leveres for sent inn til lønningskontoret, eller at de ikke registreres tidsnok ute i enhetene. Det er gjerne når et sykefravær starter med egenmelding at forsinkelser forekommer. Rettelsene skyldes to forhold, hvor det første er at fravær registreres dobbelt på bakgrunn av oppdateringsfrekvensen mellom ulike systemer. Den andre årsaken er at sykefravær fremkommer feil i lønnssystemet, fordi Agresso ikke håndterer arbeidsplaner. Dermed kan sykefraværstid bli registrert som høyere enn faktisk avtalt arbeidstid, og sykefraværet ser ut til å være over 100 prosent for medarbeidere denne feilen gjelder for. HR-avdelingen gjennomfører kvalitetskontroller av alle fraværsdata for å sikre riktig rapportering.

12 Sykefravær per måned Prosent Utviklingen i år følger tidligere kurver. Sykefraværet er noe høyere i februar, og avtar deretter. Undersøkelser viser at uke 8 er den uken i året med høyest sykefravær. Påsken spiller en rolle for sykefraværet, og i år var påsken i april. Det kan bety at det blir kun en mindre korrigering av sykefraværet for april fremover. Sykefravær Korttid Langtid 1 16 dager 17 dager og over Januar 8,8 % 2,3 % 6,5 % Februar 9,6 % 2,7 % 6,9 % Mars 8,4 % 2,0 % 6,4 % April 7,5 % 1,4 % 6,1 % I tråd med kommentarene ovenfor er det en topp for korttidsfraværet i februar. Det ble gjort en proaktiv innsats med oppfølging og holdningspåvirkning fra arbeidsgiversiden for å sette lys på nærvær og forebygging i samme tidsrom. Korttidsfraværet for april er lavere, blant annet på grunn av påsken, men det forventes en svak korreksjon. Samlet sett er det ikke et tilfredsstillende nivå på sykefraværet. Det arbeides aktivt og det vil bli laget et tema om sykefravær, og det arbeidet som utføres, i andre tertialrapport. For all personaloppfølging forholder kommunen seg til lov og avtale, og både arbeidsgivers og arbeidstakers rettigheter og plikter skal ivaretas. Medarbeiderne er en ressurs. For våre medarbeidere med større helseutfordringer er det et kontinuerlig arbeid for å finne en tilpasning mellom arbeidsgivers behov og deres arbeidsevne. Et resultat av dette arbeidet er et høyere fravær blant enkelte medarbeidere, ofte kombinert med refusjon fra første dag på grunn av kronisk sykdom. Et annet resultat er en omplassering til annet eller tilpasset arbeid, hvor sykefraværet bortfaller. Et tredje resultat er at arbeidsforholdet avsluttes. Ut fra tilbakemeldinger fra NAV vedrørende sykefravær og oppfølging er antallet tilfeller, altså medarbeidere med langvarig sykefravær, redusert. Samtidig er det en del medarbeidere som faller inn under den første kategorien i forrige avsnitt, og sykefraværet for enkelte enheter blir dermed høyt. Det er derfor i de fleste tilfeller verken holdninger eller manglende oppfølging, men rett og slett prosesser som tar tid. Informasjon fra KLP viser et tilsvarende bilde som ovenfor. Det er få som går over på uføreytelser rett fra kommunen, få som velger AFP og mange som står til alderspensjon. 12 Grimstad kommune årsrapport 2013

13 Sykefraværet for alle administrative støtteenheter er 3,3 prosent i år, som er lavere enn samme periode i fjor. Det er spesielt lærlingene som har et redusert fravær. Helse- og omsorgssektoren har også en svak nedgang og er på 9,8 prosent i år. Sosial og barnevern, Kjøkkentjenesten, Helsetjenesten og Frivolltun har lavest sykefravær. Det er en sterk nedgang i sykefraværet i NAV Grimstad og Hjemmetjenesten. Dessverre er det dette tertialet høyest sykefravær i Boveiledertjenesten, Feviktun, Berge gård, Bestillerenheten og avdeling Grom på Frivolltun. Samfunn- og miljøsektoren har en kraftig nedgang, og er på 7,1 prosent. Plan, miljø og samfunn, samt Brann- og feiertjenesten har det laveste sykefraværet. Sistnevnte har også kraftigst reduksjon sammen med Bygg- og eiendomstjenesten. Det siste er interessant i og med at det er i denne enheten vi har alle våre renholdere. Dessverre har Byggesaksenheten et høyt fravær. Kultur- og oppvekstsektoren har samlet sett en oppgang fra forrige år og nå et sykefravær på 8,7 prosent. Eide skole, Holviga skole, Kvalifiseringstjenesten, Biblioteket og Kulturtjenesten har lavest sykefravær. Dessverre er det høyest sykefravær i Grimstad barnehage, Fevik skole, Fjære ungdomsskole og Langemyr skole. Det er 14 enheter med sykefravær under 5,6 prosent. Av disse er det spesielt gøy å trekke frem Frivolltun. Samtidig er Frivolltuns avdeling Grom den med høyest fravær. Det viser med all tydelighet at sykefravær er komplisert og sammensatt. Ledelsen ved enheten arbeider godt både med forebyggende aktiviteter og med oppfølging. Men det er ulike medarbeidere, ulike tjenester og ulike rammefaktorer. Kjønns- og alderssammensetning Det er svært stabile tall på både fordeling mellom kjønn, og alderssammensetningen for kommunens medarbeidere. Dette gir seg og utslag i at vi øker i lønnsutgifter på grunn av ansiennitet og opprykk i minstelønnstabellen. Virkningene av årets sentrale hovedoppgjør vil bli kommentert i andre tertialrapport. Virkningene av årets lokale forhandlinger vil måtte fremkomme i årsmeldingen.

14 5. Budsjett og faste årsverk Dette kapittelet er skrevet for å svare på følgende vedtak fra kommunestyret: Tekstvedtak 11 fra behandlingen av budsjett 2014 PS 172/13: Kommunestyret viser til vedtak i sak PS 87/13 og ber Rådmannen ved fremleggelse av 1. tertialrapport redegjøre for antall årsverk som 2014 budsjettet bygger på - vist på enhetsnivå. Hensikten er å kunne avstemme utviklingen i virkelig antall årsverk med budsjett. Dersom Rådmannen gjennom året ser det som nødvendig å øke antall faste stillinger utover det som ligger i budsjettet, så skal dette forelegges Formannskapet for godkjenning før antall faste stillinger økes. Vedtak i sak PS 87/13: Kommunestyret ber Rådmannen i fremtidige budsjettfremlegg redegjøre for antall årsverk som budsjettet bygger på. Presentasjonen av utviklingen i årsverk vises på enhetsnivå men tilpasses den måte Rådmannen finner mest formålstjenlig. Hensikten er å kunne avstemme utviklingen i virkelig antall årsverk rapportert i kvartalsrapportene med budsjett. Kapittelet vil først forklare hvordan lønnsbudsjettene bygges opp, for deretter å vise sammenhengen mellom budsjetterte og utbetalte årsverk for første tertial. Oppsummert er konklusjonen at det er en svært sterk sammenheng, med små forskjeller som kan forklares. Det er viktig å understreke at budsjettering av lønnsmidler er komplisert. Det er også komplisert å få frem et godt og oversiktlig bilde av den virkelige situasjonen. Helse- og omsorgssektoren Enhetene har ulike modeller for budsjettering av bemanning og lønnsmidler. Sykehjemmene For Feviktun og Frivolltun ser modellen slik ut, etter endring innført fra 2012: ordinære plasser: antall senger x 0,8 (pleiefaktor) = årsverk i turnus lindrende avdeling: 2 senger x 1,2 (pleiefaktor) = årsverk i turnus ressursavdelingen: 6 senger x 1,5 (pleiefaktor) = årsverk i turnus Feviktun og Frivolltun har fått egen tildeling for administrativ ressurs i gjennomgang sommeren 2011 med virkning fra 1. jan Faglederressursene ble økt fra % stillinger gjennom budsjettvedtak Beregning av vikarbudsjett skjer etter modell innført 1. jan 2012, med justering fra 1.jan Modellen inkluderer ferie, korttids sykefravær og annet korttidsfravær som utløser vikarbruk: Fastlønn med turnustillegg x 10 % +2 % +2 % = lønnsbudsjett Hjemmetjenestene Hjemmetjenesten, Berge Gård og Frivolltuns avdeling Grom har en modell som tar utgangspunkt i aktivitetstall fra Bestillerenheten. Det er det summerte antall tildelte timer, eller bestilte timer, for alle brukerne i enheten. 14 Grimstad kommune årsrapport 2013

15 Tildelte timer x adm.påslag / 1846 (årsverk turnus)= årsverk i turnus I tillegg er det en egen tildeling for administrativ ressurs, som ble økt etter gjennomgang sommeren 2011 med virkning fra 1. jan Beregning av vikarbudsjett skjer etter samme modell som for sykehjemmene. For både sykehjem og hjemmetjenester er turnusstillingene beregnet til en gjennomsnittlig årsverkskostnad på kroner (fastlønn + turnustillegg + sosiale kostnader) for Endringer i bestilte timer/aktivitetsendringer får konsekvens for lønnsmidlene, og justering skjer etterskuddsvis ved tertialrapportering. Dette medfører at ved aktivitetsøkning kan hjemmetjenestene få et økonomisk etterslep i forhold til hva de faktisk må ha av bemanning for å dekke bestilte timer. Dersom aktiviteten øker gradvis og budsjettreguleringen kommer i etterkant, vil det i rapporteringen se ut som et merforbruk. Dette er en bevisst metode for å holde kontroll på vekst og økonomi. Det budsjetterte tallet er i tillegg et årsgjennomsnitt. For flere enheter er det en forskjell mellom bemanningsbehovet i starten og slutten av året, på bakgrunn av blant annet nedleggelser av avdelinger og andre endringer. De øvrige enhetene Boveiledertjenesten, NAV, sosial- og barnevernstjenesten, kjøkkentjenesten, helsetjenesten og bestillerenheten har i all hovedsak en fast bemanningsstørrelse. Det vil si at en varig endring av bemanningen følger av konkrete vedtak. Boveiledertjenesten har turnustjeneste basert på bestilte timer, men er ikke omfattet av modellene som gjelder for hjemmetjenestene. Boveiledertjenesten melder inn økning/nedgang i aktivitet ved tertialrapportering og får justert sin økonomiske lønnsramme ut i fra vedtatt aktivitetsnivå. For denne enheten gjelder samme budsjettjustering i etterkant som hjemmetjenestene. Sosial- og barnevernstjenesten har en avdeling med to boliger for enslige mindreårige flyktninger. Denne tjenesten er turnusbasert. Differansen mellom utbetalte årsverk for fast ansatte og hva som er budsjettert for faste årsverk er naturlig. Sektoren har en stor andel budsjetterte stillinger som er aktivitetsbaserte. Her vil det til en hver tid være vakante stillinger i prosesser frem mot faste ansettelser. I mellomtiden vil utbetaling skje via tidsavgrensede kontrakter eller på timebasis. Differanser vil derfor forekomme som følge av økning i bestilte timer (etterslep i tildeling) og korttidsfravær (av ulike typer). Stab og støttefunksjonene Kun faste stillinger er budsjettert i disse enhetene. Rådmannens ansvar omhandler kun 1 årsverk. Administrasjons- og kommunikasjonsavdelingen består av 15,20 årsverk. Differansen her skyldes at det i budsjett er trukket ut stilling for ny arkivleder. Økonomiavdelingen består av 23,7 stillinger, hvorav 1 stilling gjelder en vakant stilling på skatt. Denne er omdisponert med kroner fra lønn til kjøp av tjenester. HR avdelingen består av 14,4 årsverk. Av disse er 4,2 frikjøpte hovedtillitsvalgte og hovedverneombud. Det er en liten differanse på 0,10 årsverk som skyldes en vakant stilling. I tillegg er også alle lærlingene lagt budsjettert og utbetalt undertidsavgrensede kontrakter. Lærlingene fører til at tabellen under blir noe misvisende. Samfunns- og miljøsektoren Kun faste stillinger er budsjettert i disse enhetene. Totalt for samfunn og miljø er det budsjettert med 154,3 faste årsverk. I tillegg er det budsjettert med turnustillegg for

16 brannvesenet, og vaktordninger for kommunalteknikk og bygg- og eiendom som ikke påvirker de faste årsverkene Fellesområdets ansvar har 5 årsverk. En ansatt har sluttet i løpet av første tertial og derfor er det lavere forbruk enn budsjettert. Byggesaksenheten er budsjettert med 7 årsverk, men bemanningen har vært noe lavere i perioden. Oppmålingsenheten er budsjettert med 3,8 årsverk, men disponerer 4 faste årsverk. Pga høy aktivitet har en medarbeider i 80 prosent stilling jobbet fullt i noen perioder første tertial. Plan-, miljø- og landbruksenheten har budsjettert med 9 faste årsverk, og en stilling har stått vakant i første tertial. For brann og feiertjenesten er det budsjettert med 24,2 faste årsverk. Inkludert to årsverk til oppdekking av fravær i forbindelse med sykdom, ferie og kurs, samt 1,2 stillinger besatt av deltidsbrannmenn. Dersom man trekker disse årsverkene ut er det budsjettert med 21 årsverk. I perioden er det forbrukt ca 19 faste årsverk. Differansen skyldes blant annet at en fast ansatt er lønnet som sykevikar ved en feiltakelse, slik at brann- og feiertjenesten forbruker det årsverkene de er tildelt. Kommunaltekniske tjenester har 45 årsverk og forbruker rett i underkant av 45 faste årsverk. Bygg- og eiendomstjenesten er budsjettert med 60,2 årsverk, men i tillegg er det gitt budsjettmidler til en vaktmester og tre renholdere på Fevik skole og Dømmesmoen. Totalt har de 64,2 faste årsverk som er besatt i løpet av første tertial, og oversikten viser dermed et lavere antall faste stillinger. Timeforbruket i denne enheten er tilsvarende høyt i første tertial, men vil jevne seg ut ettersom det nå er ansatt i disse stillingene. Kultur- og oppvekstsektoren Enhetene kan grupperes i fire områder for budsjettering av bemanning: I all hovedsak fast bemanningsstørrelse Fellesområdet, Veilednings- og utviklingstjenesten, Kvalifiseringstjenesten, bibliotek og Kulturtjenesten har i all hovedsak en fast bemanningsstørrelse. Altså slik at en varig økning av bemanningen følger av politiske vedtak eller godkjenning. Unntaket er spesialpedagoger/ ekstraressurser innen VUT for kommunale og private barnehager der behov/ enkeltsøknader/ klagesaker for enkeltbarn kan medføre endret bemanning utover budsjett. Dette tas opp med kommunalsjef i månedsrapportering. Differansene skyldes i hovedsak spesialpedagoger / ekstra innen Veilednings- og utviklingstjenesten der det er budsjettert med den bemanningen som faktisk er der, ikke bare faste stillinger. Følger vedtatt stykkpris for barnehager De fem kommunale barnehagene har i likhet med private barnehager en kommunal stykkpris per oppholdstime barn over/under 3 år. Stykkprisen i kommunale barnehager er kroner for små barn, og kroner for store barn per heltidsplass per år i Stykkprisen i kommunale barnehager er lavere enn i private barnehager, da noen av kostnadene til kommunal barnehagedrift i Grimstad kommune dekkes av Samfunn- og miljøsektoren (FDV, renhold, strøm osv.). Budsjettet til de kommunale barnehagene for 2014 er satt opp i følge kommunestyrets vedtatte stykkpris, og det antall barn (oppholdstimer) de respektive kommunale barnehagene har. Det er månedlig telling av oppholdstimer både for kommunale og private barnehager, og dersom timetallet endres så endres også budsjettet. Differansen mellom utbetalte årsverk og budsjett er 2,85 årsverk mer i budsjett. Årsaken er at det er budsjettert med den bemanningen som faktisk er der, ikke bare faste stillinger. De kommunale barnehagene har, innenfor netto budsjettramme, frihet til å endre bemanningen. 16 Grimstad kommune årsrapport 2013

17 Dette følger av hele stykkprissystemet hvor bemanningen må tilpasses det antall barn/ oppholdstimer som er i barnehagen. Ordinære grunnskoler og SFO De ni ordinære grunnskolene (Langemyr skole unntatt) får budsjettene sine fordelt etter en modell der følgende faktorer inngår; totalt antall elever på skolen, antall ressurskrevende elever med 1:1 bemanning, antall lærere over 55 år (med nedsatt leseplikt) og antall elever med vedtak om ekstra norskundervisning (minoritetsspråklige elever). I tillegg er det en fast sum per skole på barnetrinnet og per skole på ungdomstrinnet. Hovedfordelingen skjer basert på GSI-tall per 1. oktober, mens antall ressurskrevende elever 1:1 også telles i vårsemesteret. Budsjettene for 2014 er nå fordelt etter faktorer fra GSI-telling 1. oktober Differansen er 15,92 årsverk mer i budsjett enn utbetalt, ogskyldes i hovedsak at det også er budsjettert med lønnsrelaterte inntekter som; NAV-refusjoner (3,168 mill.), gjesteelever fra andre kommuner (4,3 mill.) og frikjøp tillitsvalgte (0,889 mill.). Til sammen 8,357 mill. Med en snittkostnad per årsverk lærere/miljøpersonale på kroner + sosiale kostnader (Brutto kroner) utgjør dette ca. 13,5 årsverk, og da er differansen mellom utbetalt og budsjett kun 2,4 årsverk fordelt på alle skolene. Hovedutfordringen for 2014 er om skolene klarer å holde seg til den bemanningen de har, eller om elev-/klasse-/undervisningsforholdene på skolene presser fram en gjennomsnittlig faktisk økt bemanning. Langemyr skole Langemyr skole har et inntektsbudsjett som er likt utgiftsbudsjettet, dvs. en netto budsjett ramme lik null. Skolen fakturerer de kommunene som har elever på skolen etter antall elever og kostnad per elev (elevpris varierer etter ressursbruk per elev). Dersom elevtallet totalt ved skolen endres (+/-), endres også normalt bemanningen (+/-). Reelt avvik i bemanning kommer derfor først når ressursbruk per elev endres uten at det er grunnlag for dette, lik eksempelvis at pleiefaktoren på et sykehjem endres uten grunnlag i pleietyngde. Differansen mellom utbetalt og budsjett er 0,45 årsverk mer i budsjett, og dette er marginalt. Sammenhenger På neste side følger en tabell som viser sammenhenger. Hovedkonklusjonen er at det på kommunenivå er utbetalt nesten nøyaktig som budsjettert. Det er grunnlag for å hevde at bemanningsbudsjettene er svært godt tilpasset antall årsverk. Hvorvidt budsjetter og bemanning er tilpasset aktivitet er et annet spørsmål som det ikke er mulig å svare på her. Det må presiseres at tabellen bygger på mange forutsetninger, anslag og beregninger, da det ikke er å hente ut en predefinert rapport fra Agresso. Refusjoner er en beregnet størrelse kun ut fra registrert sykefravær over 16 dager. Kronikeres refusjon fra første dag er ikke tatt med. Foreldrepermisjoner og andre refusjonsårsaker er ikke tatt med. Det er til en hver tid om lag 60 ansatte i en eller annen form for foreldrepermisjon. Beregningsmodellene vil ikke alltid fange opp alle behov for vikarbruk. I tabellen nedenfor kan de fleste differanser henføres til ulike typer av korttids sykefravær, samt barn og barnepassers sykdom. HR-avdelingens betydelige differanse skyldes lærlinger, frikjøpte hovedtillitsvalgte og hovedverneombud. Disse er budsjettert som tidsavgrensede årsverk, og ikke som faste. De øvrige differansene faller i hovedsak inn under forklaringene ovenfor, og de største forskjellene er i enheter med turnus. Prosentvis kan enkelte differanser synes betydningsfulle, men ved en gjennomgang av tallene ser vi at det handler om enkeltansatte og forhold som kan forklares, jamfør etterslepsmodellen som er forklart ovenfor.

18 Tabell: Antall årsverk som 2014 budsjettet bygger på - vist på enhetsnivå. Faste Samlet Diffe Faste Tids avgr. Timer Refusjon (ikke KO) utbetalt ranse Enhet Budsjett Utbet. Utbet. Utbet. Beregnet Beregnet Budsj vs Antall Antall Antall Antall Sykelønn Antall utbet. Grimstad kommune 1 273, ,5 165,3 114,7 72, ,3-1,8 Støtte/stab 49,1 46,6 22,3 0,5 0,8 68,5-19,4 Rådmann 1,0 1,0 0,0 0,0 0,0 1,0 0,0 AKA 15,2 13,2 2,1 0,0 0,2 15,1 0,1 Økonomiavdelingen 22,7 22,5 1,0 0,1 0,3 23,3-0,6 HR-avdelingen * 10,2 10,0 19,2 0,4 0,2 29,3-19,1 Helse og sosial 477,1 408,5 54,1 78,0 30,3 510,3-33,2 Felles område 1,0 1,5 0,0 0,0 0,0 1,5-0,5 Sosial og barnevern 52,1 44,0 6,5 2,9 1,4 51,9 0,3 Boveiledertjenesten 96,2 83,7 7,1 20,8 7,6 103,9-7,7 Kjøkken tjenesten 17,3 13,1 4,5 0,4 0,5 17,5-0,2 Helsetjenesten 53,3 41,4 9,5 0,3 1,9 49,2 4,1 Feviktun 50,7 44,1 5,0 12,0 3,8 57,2-6,5 Frivolltun 51,0 43,9 3,2 8,9 1,3 54,8-3,8 Grom 18,4 14,8 2,7 9,6 2,8 24,3-5,9 Hjemmetj. Frivoll 43,5 33,6 7,2 9,8 1,6 48,9-5,4 Hjemmetj. Fevik 25,1 24,5 2,4 6,8 1,9 31,8-6,7 Berge Gård 47,3 46,6 3,4 6,3 5,1 51,2-3,9 Bestillerenheten 12,8 9,6 2,0 0,2 1,3 10,5 2,3 NAV-samarbeid 8,3 7,8 0,7 0,0 0,6 7,9 0,4 Samfunn og miljø 154,3 141,3 5,3 15,7 7,3 154,9-0,6 Felles område 5,0 4,3 0,0 0,0 0,0 4,3 0,8 Byggsak 7,0 6,3 0,5 0,1 1,0 5,8 1,2 Oppmåling 3,8 3,9 0,0 0,0 0,0 3,9-0,1 Plan, Miljø og Samfunn 9,0 8,0 0,0 0,1 0,3 7,8 1,2 Brann- og feiertjenesten 24,2 18,5 2,2 2,7 1,1 22,4 1,8 Kommunaltekn. tjenester 45,1 44,1 1,0 3,2 1,7 46,7-1,6 Bygg- og eiendom 60,2 56,3 1,6 9,5 3,2 64,2-4,0 Kultur og oppvekst 544,3 471,2 85,4 20,6 34,2 543,0 1,3 Felles område 2,0 2,0 0,0 0,0 0,0 2,0 0,0 Grimstad barnehage 7,8 6,6 1,2 1,0 0,6 8,2-0,4 Hausland barnehage 11,2 10,2 1,5 0,7 0,4 12,0-0,8 Tønnevoldskogen bhg 13,7 13,7 0,5 0,7 1,2 13,8-0,1 Storgaten barnehage 11,0 10,1 1,2 0,8 2,3 9,7 1,3 Fevik skole 40,4 37,7 2,9 1,8 4,0 38,3 2,0 Eide skole 13,0 12,3 1,1 0,2 0,3 13,3-0,3 Eide barnehage 12,2 10,2 3,4 0,6 0,3 14,0-1,8 Jappa skole 41,8 32,3 7,8 1,7 1,4 40,3 1,5 Frivoll skole 20,9 19,0 2,1 0,7 1,0 20,8 0,1 Landvik skole 49,3 41,3 9,2 1,6 2,7 49,4-0,1 Holviga skole 58,1 53,4 6,0 1,5 2,7 58,2-0,1 Fjære barneskole 41,8 34,1 8,3 2,1 2,3 42,3-0,5 Fjære Ungdomsskole 38,8 29,2 11,3 1,2 3,5 38,1 0,7 Grimstad ungdomsskole 46,7 43,8 6,0 1,2 2,4 48,6-1,9 Langemyr skole 62,9 51,1 14,1 2,7 5,4 62,5 0,5 Veiledn. og utvikl.tj. 26,3 21,3 3,8 1,3 0,7 25,8 0,5 Kvalifiseringstjenesten 26,8 24,5 2,8 0,4 0,4 27,2-0,4 Bibliotek 6,0 5,4 1,4 0,1 0,0 6,9-0,9 Kulturtjenesten 13,5 13,3 0,8 0,1 0,4 13,8-0,3 18 Grimstad kommune årsrapport 2013

19 6. Organisering Rådmann Grimstad kommune Per Kristian Vareide Administrasjons- og kommunikasjonsavdelingen Ragnhild Sigurdsøn HR-avdelingen Alf Stensli Økonomiavdelingen Helge Moen Samfunns- og miljøsektor Åge Løsnesløkken Kultur- og oppvekstsektor Bjørn Kristian Pedersen Helse- og sosialsektor Ivar Lyngstad 6 enheter 19 enheter 10 enheter

20 7. Status for de store investeringsprosjektene Nytt bibliotek Kommunestyret vedtok i møtet 12. februar 2014 å slutte seg til fremforhandlet avtale med Postgården Grimstad AS om å kjøpe eiendommen Storgaten 3 for 30 millioner kroner. Nytt bibliotek skal etableres i eksisterende bygningsmasse og nytt tilbygg. Arbeidet med konkurransegrunnlag pågår, og en tar sikte på utlysning av totalentreprise i løpet av september Fevik skole Fevik skole ble overtatt av kommunen i desember 2013 i henhold til fremdriftsplanen. Budsjettet er satt ned til kr 219,5 millioner, og økonomien er under kontroll. Prosjektet avsluttes høsten 2014, og sluttrapport vil bli levert kommunestyret etter dette. Oversvømmelsen som skjedde på skolen er under utbedring, og skolen forventes å stå klar til skolestart høsten Oppussing av Fevikhallen er godt i gang, og forventes gjennomført innen skolestart Kostnadene er foreløpig innenfor budsjett. Parkering i fjell Anbudskonkurransen ble gjennomført høsten Tre anbud ble mottatt, hvorav to ble avvist. Kontrakt ble tildelt Veidekke Agder AS. Prosjektrammen er på kr 143 mill. kr. Arbeidene startet opp i februar 2014 og forventes avsluttet sommeren Alternativ energi, Levermyr Den nye energisentralen på Levermyr skal produsere fjernvarme til Grimstad skole, kunstgressbanen og Jappa skole. Anlegget brenner flis for å lage varme, størrelsen vil være rundt 450 kw. Prosjektet igangsettes høsten 2014 og ferdigstilles våren Langemyr skole Rehabiliteringen av Langemyr skole hadde i utgangspunktet en budsjettramme på kr 15,5 mill. Flere uforutsette forhold ble avdekket under rehabiliteringsarbeidet. Disse endret de økonomiske forutsetningene for prosjektet, blant annet ble det funnet råte på bærekonstruksjoner og asbest. Budsjettrammen ble endret til kr 11,5 millioner for skolebygget. Arbeidet startet i april 2013, og skolen ble tatt i bruk ved nyttår. Gjenstående arbeider er rehabilitering av gymsal og garderober. Dette utføres i løpet av Rehabilitering av bassengdelen er kostnadsestimert til 6 millioner. Dette vil bli utført i løpet av 2014 og forventes ferdigstilt våren Dømmesmoen ombygging Prosjektet er ferdigstilt i henhold til fremdriftsplanen, og bygget er tatt i bruk. Prosjektet hadde en budsjettramme på kr 7,5 mill. Sluttrapport utarbeides høsten 2014 da noe utvendige arbeider gjenstår. 20 Grimstad kommune årsrapport 2013

21 Landviktun(16) bo- og omsorgssenter Bygget er overlevert og tatt i bruk. En mindre reklamasjonssak pågår. Det er sendt søknad om utbetaling av tilskudd fra Husbanken, og sluttrapport vil foreligge i løpet av våren Ibsenhuset - rehabilitering I budsjett 2014 er det lagt inn midler til rehabilitering. Det er også budsjettert med et forventet tilskudd fra staten i prosjektet. Dette tilskuddet er usikkert. Formannskapet ba i sak (PS 15/14) om at arbeidet ble påbegynt innenfor netto ramme etter tilskudd. Mandat og omfang Fevik skole Langemyr skole Landviktun bo- og omsorgssenter Parkering i fjell - Grimstad sentrum Levermyr - alternativ energi Dømmesmoen - ombygging og rehab. Ibsenhuset - rehabilitering Bibliotek IKT-prosjekter Vann og avløpsinvesteringer Avtaler Ressurser og kompetanse Fremdrift Økonomi I henhold til plan og målsetninger, tiltak ikke nødvendig Ikke i henhold til plan, det er iverksatt tiltak for å nå målene Ikke i henhold til plan, mål nås ikke Ikke relevant

22 8. Prosjektrisiko Hensikten med risikostyring av prosjekter er å sikre bedre og mer effektiv prosjektgjennomføring. Dette for å prioritere ressursene riktig, og bidra til økt verdiskapning og gode prosjektresultater. Dette gjøres ved blant annet å holde oversikt og identifisere kritiske risikoområder. Økt innsikt om risiko i hele organisasjonen er også et mål som har betydning for hvordan risikobildet håndteres totalt sett. I første omgang etableres det et enkelt opplegg knyttet til risikorapportering i det enkelte prosjekt. Prosjektleder har totalansvaret for rapporteringen. På bakgrunn av dette gjør rådmannen en overordnet risikovurdering som er presentert i risikomatrisen under. Dette baseres på en vurdering av overordnede risikoelementer med konsekvenser og sannsynlighet. Risikomatrise: Sannsynlighet 6 4 kompliserte prosjekter Prosjektkompetanse 5 2 Forprosjekt og foranalyser Systemer knyttet til beslutninger i prosjekter Oppdragsbeskrivelser og bestillinger Prosjektorganisering 3 1 Konsekvens Lav risiko - I henhold til plan og målsetninger, tiltak ikke nødvendig Middels risiko - Ikke i henhold til plan, det er iverksatt tiltak for å nå målene Høy risiko - Ikke i henhold til plan, mål nås ikke Forklaringer og tiltak til risikoelementene over: 1. Kommunen har noen svakheter i beslutningssystemene knyttet til endringer i prosjektene. Dette gjelder både for politisk nivå, kommunens ledelse og i selve prosjektet. Tiltak: Forbedre beslutningsgrunnlaget, spesielt i politiske saker. Innføre og konkretisere prosjektmanualen som er vedtatt. 22 Grimstad kommune årsrapport 2013

23 2. Enkelte prosjekter må beskrives og dokumenteres bedre før beslutning. Tiltak: Øke forståelsen i kommunen for at kompliserte prosjekter krever mer tid til planlegging og analyse. Bedre prosjektmetodikken og stille krav til innholdet i forprosjektene før beslutning. 3. Bedre prosjektorganiseringen og styringsstruktur. Tiltak: Det er etablert styringsgrupper og prosjektgrupper for alle investeringsprosjekter. Fortsatt fokus på prosjektledelse og prosjektorganisering. 4. Kommunen har i dag flere store, kompliserte prosjekter. Dette fører til økt kompleksitet i prosjektgjennomføringen, og dette kan gi seg utslag i forsinkelser og økte prosjektutgifter. Tiltak: Mer bevisst holdning i forhold til å dele opp prosjekter i nye hovedprosjekter og delprosjekter. 5. Prosjektbestillingene må bli mer presise. Dette for å endre fokus fra oppdragsklargjøring til prosjektleveranse. Tiltak: Klarere krav til innholdet i mandater og oppdragsbeskrivelser. 6. Kommunen har bedret sin prosjektkompetanse. Tiltak: Tilby prosjektlederopplæring til egne ansatte Fokus på prosjektkompetanse ved nyrekruttering

24 9. Tema: Ny selvkostforskrift Kommunal- og moderniseringsdepartementet har i rundskriv H-3/14 fastsatt nye retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. Disse gjøres gjeldende f.o.m Kommunene kan velge å ta i bruk nye retningslinjer for etterkalkylen i 2014, eller de kan vente til Retningslinjene bygger på følgende prinsipper: Selvkost er definert som den totale kostnadsøkningen en kommune eller et selskap har ved å produsere en bestemt vare eller tjeneste. Generasjonsprinsippet skal følges og det innebærer at en generasjon brukere ikke skal subsidiere eller bli subsidiert av neste generasjon. Kostnadene som ytes i dag skal dekkes av de brukerne som drar nytte av tjenesten. Selvkostberegningen skal være uavhengig av finansieringsform. Hvordan anskaffelsene er finansiert, skal ikke påvirke selvkost. Kostnadsdekningen skal ivaretas ved at kommunen eller selskapet skal få tilbake de utlegg den opprinnelig hadde ved anskaffelsen, samt bli kompensert for den kapitalen som har blitt bundet opp ved anskaffelsen. Kostnaden må være pådratt og reelt sett utgjøre en utgiftspost i regnskapet og at historisk kost legges til grunn ved beregning av kostnader. Innenfor områdene der selvkost er satt som den rettslige rammen for brukerbetaling, må kommunen utarbeide en selvkostkalkyle (for- og etterkalkyle) av kostnadene innenfor de aktuelle tjenesteområdene. Viktige kommunale tjenester der selvkost setter den øvre rammen for brukerbetalingen er renovasjon, vannforsyning, avløpshåndtering, feiertjeneste, plan- og byggesaksbehandling, oppmåling og matrikkelføring. Kapitalkostnader i selvkostkalkylen Kapitalkostnadene skal fange opp kostnader som oppstår når kapital bindes opp i en realinvestering (bygninger, anlegg mv). Alternativkostnaden (kalkulatorisk rentekostnad) er den avkastningen kommunen alternativt kunne oppnå ved å plassere penger tilsvarende investeringsbeløpet i markedet. Alternativkostnaden er lik årets beregningsgrunnlag multiplisert med årets kalkylekostnad. Kalkylerenten endres i den nye forskriften fra 3-årig effektiv rente på norske statsobligasjoner med med et tillegg på ett prosent, til 5-årig swaprente med tillegg på ½ prosent. I etterkalkylen for 2014 kan kommunene selv velge om de vil bruke 3-årig statsobligasjonsrente eller 5-årig swaprente. I 2013 var differansen mellom rentene 0,46 %, ved bruk av den høyeste rentesatsen pålegger man selvfinansområdet en høyere kostnad mens kommunen får høyere renteinntekter eller motsatt. Selvkostkalkylen som deltaker i et IKS Selvkostfondet skal i utgangspunktet ligge hos den som har gebyrinntektene. Hvis selvkosttjenesten er satt bort, skal selvkostfondet ligge hos kommunen dersom man har vesentlige indirekte kostnader i egen regi (som fakturering etc). Selvkostfondet skal ligge hos selskapet når hele gebyrtjenesten er satt bort. Det strider mot generasjonsprinsippet dersom man har fond liggende både i selskapet og i kommunen. Det er uansett kommunen som er ansvarlig for at selvkost og gebyrnivået er korrekt. 24 Grimstad kommune årsrapport 2013

25 Likviditet i selskapet og forholdet til selvkost Dersom selskapet ikke har egne løpende inntekter, kan kommunene innbetale forskudd på denne avregningen og /eller selskapet kan benytte kassekreditt eller lån for å sikre likviditet. Kommuner kan dekke opp et likviditetsbehov gjennom økte kapitalinnskudd, gjennom tilskudd eller ved å yte likviditetslån. Eventuelle renter på likviditetslån eller kassekreditt i bank er ikke en del av kostnadene i selvkostkalkylen. Lånerenter er en finanspost i regnskapet, men anses ikke som en kostnad i selvkostkalkylen, hvor den altså er erstattet med en kalkulatorisk rentekostnad på investeringen uavhengig av finansieringen. Kryssubsidiering Det er forbud mot kryssubsidiering av selvkosttjenester. Man skal kunne skille likeartede tjenester der selvkostprinsippet bare gjelder for deler av tjenesten, som for eksempel husholdningsavfall og næringsavfall. Det stilles krav til at man kan fordele et interkommunalt selskaps resultat på eierkommunene etter korrekt kostnadsfordeling. Dersom kostnadene ved renovasjon i en kommune er høyere pr abonnent enn i en annen kommune, så skal ikke abonnentene i de respektive kommunene betale samme pris. Internfakturering i et konsern skal bygge på armlengdeprinsippet. Armlengdeprinsippet sier hvordan man skal prissette en tjeneste dersom den handles internt. Dersom tjenesten er tilbudt i konkurranse med andre, er anbudspris lik kjøpspris. Hvis en tjeneste utføres ved enerett eller i egenregi av kommunens selskaper, skal kostpris legges til grunn for prisen.

26 10. Tema: Kommunens pensjonskostnader og premieinnbetalinger Veksten i pensjonskostnader legger beslag på en stadig større andel av kommunenes tilgjengelige økonomiske ressurser. Denne situasjonen gjelder ikke bare for Grimstad kommune. Økte pensjonskostnader er en utfordring for hele kommunesektoren. Når pensjonskostnadene legger beslag på en stadig større andel av de tilgjengelige økonomiske ressursene, blir konsekvensen at det blir mindre igjen å fordele til andre områder som en ønsker å prioritere, slik som eldreomsorg, skoler og barnehager. Illustrasjonen til venstre viser utviklingen i pensjonspremien de siste 20 år. I 1993 utgjorde den ordinære pensjonspremien ca. 7 % av pensjonsgrunnlaget (lønnen til ansatte). Samtidig gav pensjonskassa utbytte, såkalt negativ reguleringspremie, slik at utbetalingene til kommunen samlet sett ble ca. 5%. Siden 1993 har den ordinære pensjonspremien hatt en økning. I tillegg gir ikke pensjonskassa noe utbytte (jfr. situasjonen i 1993), men reguleringspremien kommer som en kostnad på toppen av den ordinære pensjonspremien. Som det fremgår av illustrasjonen, er det reguleringspremien som har hatt størst økning de senere årene. Reguleringspremien er den delen av kommunens pensjonskostnader som skal dekke økte pensjonsforpliktelser som følge av endret rentenivå, lønnsvekst og økning av folketrygdens grunnbeløp. I perioden fram til 2013 har den kommunale pensjonspremien samlet økt til ca. 20% av pensjonsgrunnlaget. Noen årsaker til økningen: Siden midten av 2000-tallet har rentenivået sunket fra ca 5% til ca 2,5%, samtidig som årslønnsveksten i samme periode har ligget på ca 4%. Dette lave rentenivået fører til at avkastningen på pensjonsmidlene ikke dekker lønnveksten, og pensjonspremien (reguleringspremien) vil dermed øke vesentlig. Det er svært usikkert hvor lenge denne negative differansen og ubalansen mellom rentenivået og lønnsveksten kan vedvare rent samfunnsøkonomisk og hvilke konsekvenser dette kan få. Reguleringspremien er fram til 2014 justert for forventet økt levealder i befolkningen. År om annet justeres levealderen, og pensjonsmidlene i pensjonskassa har per 2014 en økonomisk dekning for disse utfordringene. I tillegg har Finanstilsynet gitt pensjonskassen krav til økt egenkapital og soliditet. Dette har også medført en økt reguleringspremieinnbetaling. I framtiden kan dette innebærer noen mindre justeringer av den årlige premien, men trolig ikke en økning i den takt en har sett i de senere årene. 26 Grimstad kommune årsrapport 2013