Brukermanual for Advocate Desktop med salærskjema

Transkript

1 Brukermanual for Advocate Desktop med salærskjema

2 Side 2 Sist oppdatert

3 Innholdsfortegnelse 1. LITT OM ADVOCATE DESKTOP (AD) Lisenser Brukerstøtte Fjernhjelp KOMME I GANG Tastatur eller mus? Startbildets elementer Oppdatere klientregisteret Se lånte saker Klienter uten sak Arkiverte saker Fakturaoversikt Salæroversikt Hurtigregistrering Postjournal OPPSETT EGET Endre passord Innstillinger Dok Faktura SIKKERHET PÅ SAK OG DOKUMENTER Rettighetsgrupper Gi rettighet til alle mine saker Fjerne rettigheter til alle mine saker Skjul saker Passordbeskytte en enkelt sak for innsyn Fjerne passord på dokument Åpne en låst/passordbeskyttet sak NYREGISTRERINGER Ny klient Slette klienter Ny sak Saksnummer Økonomi på sak Timepris på sak Endre normal timepris Prisoverslag på sak Involverte på sak Klienter/saker ikke mva-pliktige Sak Fritatt mva Sak unntatt mva SAK Aktiviteter på sak Standard typer i feltene Registrere timer: Registrere utlegg: Utlegg på saker som er mva-pliktige Utlegg gjeldende tvangssalg (unntatt mva særskilt fritak) Utlegg på mva frie saker Registrere annet: Autotekst Faktura/reskontro: Klientmidler/Anmodninger: Status:... 29

4 Eksportere fakturaer til tekstfil: Dokumenter på Sak Dokumenter Lage undermapper på sak E-post på Sak Flytte dokumenter/e-post fra en sak til en annen Kopiere/flytte andre dokumenter inn på sak Postjournal Endre betingelser for en Sak Flytte en sak til annen klient Slette en sak Arkivere en sak Gjenåpne en arkivert sak Aktiviteter på sak Intern sak FAKTURERING/ A KONTO Lage ny faktura Fordeling av timer/avrundingsfordeling Rabattering av en faktura Sende en påminnelse Kreditere et beløp Fakturering av egenandel fri rettshjelp/forsikring Egenandel i forbindelse med forsikringssak: Samlefaktura Endre betalingsmottaker på faktura Fakturanummer Fakturaoversikt A konto på sak Kreditere a konto Registrere innbetalinger på sak Registrere delinnbetalinger på sak KID-nummerering av fakturaer Registrere innbetalinger via Nets og KID-nummer Elektronisk fakturering - EHF fakturaer SØKEFUNKSJONER Søk etter arkivert sak KONTAKTER Søke etter kontakt Ny kontakt Slett kontakt HVA HAR JEG REGISTRERT DOKUMENTBEHANDLING WORD/EXCEL Lage nytt dokument Maler/standarddokumenter Lage ny Word-mal Rediger mal Fletting Masseutsendelse fra Word Masseutsendelse fra Word Masseutsendelse involverte Kopi til klient Dokumentbehandling Excel Lage ny Excel-mal OFFENTLIG SALÆRSKJEMA Valg av satser Definere sak som offentlig Registrere timer som skal inn i det offentlige salærskjema Side 4 Sist oppdatert

5 12.4. Registrering av utlegg og reiser i saken Generering av skjemaet Utskrift/godkjenning Oppgjør salær RAPPORTER Medfølgende standard-rapporter Beholdning pr. dato-godskrevet Beholdning pr. dato-sak Beholdning Salær Faktgrunnlag Fakturert pr. sak Fakturert totalt godskrevet Fakturert totalt Forbruk-annet Forbruk-utlegg Innbetalt Faktura Intern timeliste KlientMidler Kundeliste Nye saker periode per ansvarlig Saksliste-arkiv Saksliste Timeliste mine saker Timeliste Timer fakturert pr. sak Ufakturert totalt Ufakturert totalt godskrevet Ufakturert totalt Ufakturerte timer Excel, Intern rapport - Registrerte timer Excel, Saker Excel, Timeoversikt Excel, Beholdningsvurdering Excel, Klientmidler Verktøylinjen i rapport Dialogboksen Rapportoppsett Sortering Summering og gruppering Eksporter rapporter til Excel Forhåndsvise en rapport Avansert rapporttilpasning Filtreringstegn Tall, dato og tidsformat Lage egendefinert rapport OFFENTLIG REGISTER SYSTEMADMINISTRATOR Generelt for administrator Menyen Oppsett Bruker Enhet Registrere flere enheter Legg til intern bruker Forskjellige fakturaer Automatisk saksnummerering (gjelder kun enbrukerversjon) Registrere ny bruker Endre/slette bruker Integrering mot regnskapsprogram Oppsett filplassering Fakturautskrift Aktiviteter Sist oppdatert Side 5

6 Registrere fast pris på Aktiviteter Legge inn standard aktiviteter Endre aktivitet Endre rekkefølge på Aktivitet Fakturatyper Relasjoner Systemfiler Registrere kontokoder for bokføring Opprett tilgangsgruppe Gi en bruker tilgang til andre brukeres saker Flytte sak til annen klient Advokat slutter og tar med seg klienter og saker Gi en bruker tilgang til å kjøre rapporter for andre MSDE systemoppsett Backup av systemet Databasene til AD Dokumentfilene i AD Integrasjon med regnskapsprogram Manuell oppretting av mistet data Menyen Verktøy Programoppdatering Hent lisens Slik gjennomføres oppdateringen: Datoformat TASTATURSNARVEIER ORDLISTE STIKKORDREGISTER Side 6 Sist oppdatert

7 1. LITT OM ADVOCATE DESKTOP (AD) Dette er et program for å hjelpe deg med å holde orden på arbeidsflyten i hverdagen, her kan alle saker registreres og økonomien følges opp. Det er lett å finne fram i programmet og de forskjellige skjermbildene er stort sett selvforklarende. All informasjon som du lagrer i programmet vil bli tatt vare på ved senere oppgraderinger, slik at historikken ikke blir borte LISENSER Det følger det med en lisens til programmet. For å utvide antall lisenser må du kontakte Jussystemer AS. Det skal være en lisens pr. bruker som skal kunne registrere timer/dokumenter. Dersom du ønsker modulen Salærskjema integrert (se side 52), er det egen lisens for denne BRUKERSTØTTE Vi håper at denne brukerveiledningen er så gjennomtenkt at den gir deg svar på det du måtte behøve for å utføre arbeidet ditt. Om så ikke er tilfelle, tilbyr vi gratis brukersupport på våre produkter på telefon ( ) i vanlig arbeidstid, eller på e-post post@jussys.no. Vi kan også tilby support utenom vanlig arbeidstid, da mot en timebetaling. Dersom det skulle oppstå programvareproblemer, må du kontakte oss direkte og ikke forsøke å rette opp noe selv, da dette kan forårsake større problemer. Hvis du har integrasjon mot regnskapsprogrammet Mamut og trenger support i det programmet, må du kontakte Visma Mamut support direkte, telefon FJERNHJELP Hjelp kan også fås ved bruk av funksjonen Fjernhjelp på menyen Hjelp. Dette er en funksjon hvor vi vil se din pc og kan gjøre rettelser eller veilede direkte på din skjerm fra vårt kontor og du kan selv følge med på hva som skjer. Fjernhjelp fungerer kun dersom du har internettilgang og at firmaets policy tillater det. Hvis du har behov for slik hjelp, må du først ringe Jussystemer, du vil så bli veiledet gjennom bruken av denne funksjonen slik at du hele tiden har full kontroll over hva som skjer. Når du har fått den hjelp du behøver, brytes kontakten med vårt kontor når du avslutter programmet TeamViewer (Fjernhjelp). Sist oppdatert Side 7

8 2. KOMME I GANG For å starte programmet, dobbelklikker du på ikonet Etter å ha startet programmet, kommer dette påloggingsbildet fram; Her skriver du inn din bruker-id og ditt passord. Dersom du var den siste som brukte programmet på din maskin, vil din bruker-id allerede stå i feltet. Passordet kan inneholde både tegn og bokstaver, men er Case sensitiv, dvs. at du alltid må bruke store og små bokstaver på samme måte som da passordet ble laget. Husk at du arbeider med sensitiv informasjon, passordet er som en nøkkel til arkivskapet og skal derfor oppbevares slik at uvedkommende ikke kan få tak i det, og skal heller ikke lånes bort til andre. Hver ansatt som skal ha tilgang til systemet, skal ha sin egen bruker-id og sitt eget passord. Dersom du får beskjed om feil ved innlogging, kan det være at det er for mange brukere som er pålogget i forhold til lisensen, eller at du har skrevet passordet feil. Sjekk at du bruker rett bokstavtype TASTATUR ELLER MUS? På samme måte som i andre programmer, kan du i AD bruke både mus og tastatur for å gjøre de forskjellige valgene. Bakerst i manualen er det en oversikt over tastatursnarveier. Mange valg kan også gjøres ved å klikke høyre mustast, da får du fram det vi kaller hurtigmeny. Denne menyen vil få innhold avhengig av hvor du klikker. I denne manualen forteller vi hvordan du finner fram via menyene. Side 8 Sist oppdatert

9 2.2. STARTBILDETS ELEMENTER Etter vellykket pålogging, kommer du inn i skjermbildet som gir deg oversikt over alle de klientene du har rettigheter til å arbeide med (A). Symbolet med hus viser at det er firma-klient og symbolet for et hode viser at det er en privatperson som er klient. Til høyre får du en oversikt over antall aktive klienter og saker, i tillegg til dine saker totalt, antall timer du har registrert som er ufakturert og timer totalt (B). Her vises også siste sak du registrerte og når den ble registrert. Er du tilkoblet internett har du også muligheten til å lese om de forskjellige modulene ved å klikke på symbolene øverst til høyre (C). Da kan du også lese ukens tips, nyheter fra Jussystemer og klikke deg inn på Morarentekalkulatoren på våre hjemmesider (D). Bruker du MS Outlook kan du også få tilgang til en forenklet utgave av kalenderen som viser dagens og morgendagens gjøremål (E). Dette forutsetter at du har registrert aktiviteter i din Outlook-kalender og har valgt å vise kalender på fanen Desktop under Oppsett Eget. Helt til venstre i bildet ligger det snarveier til forskjellige funksjoner (F). Nederst i dette feltet finnes en knapp, Programmer, som er snarveier til andre MS Officeprogrammer. Til venstre for hver linje i klientregisteret, vil du se et plusstegn. Ved å klikke på dette vil du ekspandere visningen og se mer informasjon. Under klientregisteret og Interne saker har du tilgang til Offentlig register, hvor du finner navn og adresser på advokater samt ulike offentlige instanser. Denne listen kan du ikke selv oppdatere, men den blir jevnlig oppdatert av Jussystemer. I tillegg har du et eget register hvor du kan registrere interne saker og her kan du registrere f.eks. interne prosjekter og annen tid som ikke skal faktureres. Dette kan også brukes til intern timefordeling av fellestjenester OPPDATERE KLIENTREGISTERET Dersom du har gjort mange endringer i klientregisteret, kan du oppdatere den ved å velge Oppdatere fra menyen Fil, eller trykke TASTEN F5 for å få registeret sortert alfabetisk uten å gå ut og inn av programmet. Sist oppdatert Side 9

10 SE LÅNTE SAKER Dersom du har fått tilgang til å se andre saksansvarliges saker, vil ikke disse automatisk vises i din klientliste, for å se dem må du klikke på knappen verktøylinjen. i KLIENTER UTEN SAK Dersom du har lagt inn en klient med navn, adresse osv. men ikke laget noen sak på denne, vil du ikke se klienten i klientregisteret etter at du har oppdatert visningen eller vært ute av programmet. For å finne fram klienten må du søke via Søk-funksjonen, se kapittel ARKIVERTE SAKER Etter at en sak er arkivert, vil den ikke lenger vises under klienten. For å finne den fram igjen, må du søke den opp via Søk-funksjonen, se kapittel 8. Side 10 Sist oppdatert

11 2.3. FAKTURAOVERSIKT Gir deg muligheten til å skrive ut en oversikt over utsendte fakturaer etter valgte kriterier nede til venstre i dialogen SALÆROVERSIKT Gir deg en oversikt over utsendte salæroppgaver etter valgte kriterier nede til venstre i dialogen HURTIGREGISTRERING Hurtigregistrering gir deg muligheten til å registrere aktiviteter på sak, uten å stå på selve saken. Bruk kolonnen Klient til å finne klienten, så vil tilhørende saker komme opp i kolonnen Sak. For å få ny linje, bruker du tabulator-tasten til du kommer forbi kolonnen Enhet. Når du er ferdig klikker du LAGRE og timene ligger klare på sak. Sist oppdatert Side 11

12 2.6. POSTJOURNAL Her kan du raskt registrere innkommende post på saker og få en totaloversikt over dette. Det du registrerer her vil også vises på saken under Dokumenter og på fanen Postjournal. Du kan også registrere innkommende post på selve saken i modulen Dokumenter. For å få utskrift av postjournalen for en bestemt klient, ha klienten markert før du velger Postjournal. For å få utskrift av postjournalen for alle klienter, marker Klientregister først. Side 12 Sist oppdatert

13 3. OPPSETT EGET Under menyen Oppsett og Eget er det mulig å gjøre valg for hvordan ulike funksjoner skal fungere ved oppstart av AD. De valgene som gjøres her, vil kun gjelde den påloggede bruker og gjelder helt til bruker eventuelt gjør andre valg. I utgangspunktet blir brukerens timepris og passord registrert i programmet ved opprettelse av brukerid, men brukeren kan selv gå inn og endre egen timepris og passord her. Når timeprisen endres, vil den ikke ha tilbakevirkende effekt på allerede registrerte timer. For å endre timepris på ikke fakturerte timer, se kapittel nedenfor ENDRE PASSORD Passord blir lagt inn av administrator når bruker-id lages, men du kan når som helst endre passord selv ved å gå inn på Oppsett Eget og klikke på ENDRE passord oppe til høyre i dialogen INNSTILLINGER Lagre info om e-post til postjournal Dersom du krysser av her, vil e-poster som sendes fra AD automatisk legges i sakens postjournal. Antall gratistimer. Hvis du vanligvis gir en eller flere timer gratis i starten av en sak, kan du legge dette inn her som en standard. Du vil da kunne registrere tidsforbruk som vanlig, men idet du har registrert tidsbruk som overstiger det du har lagt inn her, vil klientens navn vises i rødt. Dersom du unntaksvis gir gratis timer på en sak, kan du sette inn dette valget direkte på saken, på valget økonomi DOK. Her krysser du av dersom klienten alltid skal ha kopi av korrespondanse du sender fra AD. Dette forutsetter at det ligger et flettefelt for kopi i malen du bruker. Funksjonen gjelder ikke for e-poster FAKTURA Vis ikkefakturerte timer som standard Her krysser du av dersom du kun ønsker å se de timene som ikke er fakturert og ikke betalte fakturaer som standard i økonomibildet. Du vil likevel kunne se alt ved å velge Alle på fanene for hhv Timer og Faktura. A-konto skal trekkes fra faktura Her krysser du av dersom du ønsker som standard at a- konto-fakturaer skal trekkes fra fakturaer. Man kan endre dette for enkelte fakturaer om ønskelig. Sist oppdatert Side 13

14 Avrunding skal fordeles når avrunding skal være med i grunnlaget Her krysser du av for å få muligheten til å fordele avrunding mellom flere saksbehandlere eller legge avrundingen til bedriften istedenfor saksbehandler. Lag Konteringsbilag Her krysser du av dersom du ønsker å få et konteringsbilag i tilknytning til fakturautskriften. Side 14 Sist oppdatert

15 4. SIKKERHET PÅ SAK OG DOKUMENTER 4.1. RETTIGHETSGRUPPER I utgangspunktet er det kun den personen som står som ansvarlig på sak som har rettigheter til å lese og redigere informasjonen vedrørende denne. Rettighetene kan imidlertid endres slik at flere kan dele og arbeide med samme sak. Det er kun den som i utgangspunktet er ansvarlig for saken, som kan gi tilganger til andre. Administrator har også tilgang til å gi rettigheter på vegne av andre ved å gå inn i Oppsett Eget og velge bruker før man gi rettigheter i henhold til beskrivelse nedenfor GI RETTIGHET TIL ALLE MINE SAKER For å dele alle dine saker med en eller flere andre brukere, må de globale rettighetene dine endres slik; Fra menyen Oppsett, velg Eget (CTRL+U) Gå til fanen Vis mine saker Marker brukerne du vil skal ha tilgang til dine saker Velg OK Endringen vil gjelde for alle saker. Dersom det er enkelte saker du likevel ikke vil dele med noen, må du låse saken for innsyn (se kapittel 4.3). Den/de personene som har fått tilgang til dine saker, vil ikke kunne låse dokumentene for innsyn, det kan kun eier av sakene FJERNE RETTIGHETER TIL ALLE MINE SAKER Dersom du ikke lenger ønsker å dele alle dine saker med en annen, fjerner du tilgangen på samme måte som du setter, dvs. du markerer den/de du ikke lenger ønsker skal se dine saker og velger Skjul saker. Du kan også fjerne tilgang på enkeltsaker, se kapittel 4.2 Skjul saker og 4.3 Passordbeskytte en enkelt sak for innsyn SKJUL SAKER Du kan også velge å skjule enkelte saker for én eller flere brukere i Advocate Desktop. Dette gjøres under Oppsett og Eget. Marker navnet til den eller de du vil skjule saker for og trykk på Skjul saker. En ny dialogboks med alle dine saker kommer opp, sett en hake ved de/de saken(e) du vil skjule og trykk Lagre. Dokumentene til sakene du her skjuler vil ikke være passordbeskyttet. Sist oppdatert Side 15

16 4.3. PASSORDBESKYTTE EN ENKELT SAK FOR INNSYN Jobber man sammen med andre er det ganske vanlig å dele tilgang til saker, men enkelte ganger er det behov for total konfidensialitet og dermed låse en sak for absolutt alle andre enn deg selv. Dette gjøres ved å krysse av i boksen Ikke vises til andre i saksbildet og deretter velge Lagre nederst i dialogboksen. Andre vil da ikke kunne se selve saken, men de vil kunne se klienten. Det er kun den som har satt denne rettigheten som kan ta den bort igjen. Brukere med administrator-rettighet vil alltid ha tilgang til saken, men må ha passordet for evt. å kunne åpne dokumenter. Når du krysser av Ikke vises til andre, vil du bli bedt om å oppgi et passord. Dette vil være gjeldene passord for alle Word-dokumenter som produseres via AD på denne saken etter avkrysning. Passordet bør være enkelt å huske, men vi anbefaler ikke å bruk samme passord i alle saker. Ønsker du å passordbeskytte dokumenter i andre format enn Word, må dette gjøres manuelt. Dersom en sak er låst for andre, må du alltid oppgi passordet som du har gitt for å kunne åpne Word-dokumenter. Dokumenter som er produsert før saken ble låst, er ikke passordbeskyttet før du går inn og evt. legger på passord manuelt. Passord må fjernes manuelt, se kapittel Fjerne passord på dokument FJERNE PASSORD PÅ DOKUMENT Når et dokument er passordbeskyttet, vil dette henge med dersom det legges ved en e-post. Du bør derfor fjerne det før avsendelse. Slik gjør du det; I Word 2003 Åpne dokumentet Velg Verktøy Velg Alternativer Velg Sikkerhet og fjern passord Velg OK Lagre dokumentet I Word 2013 Åpne dokumentet Velg Fil Velg Beskytt dokument Velg Kryptert passord og fjern passord Lagre dokumentet Hvis dokumentet er så konfidensielt at det trenger passordbeskyttelse, bør det ikke sendes på e-post med mindre den er kryptert. Kontakt Jussystemer AS for å høre mer om det ÅPNE EN LÅST/PASSORDBESKYTTET SAK Dersom du ønsker å åpne en stengt sak, er det bare å fjerne krysset i "Ikke vises til andre" på saksbildet. Det er kun den som står som ansvarlig for saken, som har tilgang til dette. Side 16 Sist oppdatert

17 NB! Alle dokumenter som er laget i perioden saken var låst, vil fortsatt ha passord! For å fjerne det må du fjerne passordet manuelt - se kapittel Fjerne passord på dokument. Sist oppdatert Side 17

18 5. NYREGISTRERINGER I utgangspunktet vil du i skjermen kun se de klientene som har saker du selv står ansvarlig for. Du kan også ha blitt tildelt rettigheter fra andre, og vil i så fall kunne se deres saker også. Systemet kan kun sjekke om klienten eksisterer fra før dersom den registreres nøyaktig likt. Dette betyr at du bør sjekke hele klientregisteret før du registrerer en ny, slik at du unngår dobbeltregistreringer. Dette gjøres via Søk-funksjonen, se kapittel 8 Søkefunksjoner. Dersom du har krysset av for Konfliktsøk under Oppsett Eget, vil du få melding dersom det eksisterer klient med samme navn, adresse eller telefonnummer NY KLIENT Marker en eksisterende klient, eller stå på Klientregister Fra menyen Fil, velg Ny(tt) og Firma (CTRL+F) eller Person (CTRL+E). Fyll inn riktig data i de forskjellige feltene, bruk tabulator-tasten for å komme til neste felt. o I feltet Navn skriv inn offisielt klientnavn helt ut, dvs slik det skal o skrives i for eksempel korrespondanse (Advokat Peder Aas) I feltet Vis: kan du legge inn klientnavnet på den måten klienten til daglig omtales eller på den måten du ønsker det skal sorteres og vises i klientregisteret, til venstre i skjermbildet Legg inn adresse, telefonnr, e-post og eventuell annen informasjon Velg lagre Jo mer informasjon du legger inn, jo flere felter kan du bruke til fletting med dokumentmaler i Word. Dersom du har to klienter med likt navn, må disse skilles med beskrivelse i feltet Vis. Feltet brukes kun til visning i klientregisteret, ikke i korrespondanse eller fakturering. Side 18 Sist oppdatert

19 SLETTE KLIENTER Registrerte klienter kan ikke slettes, men må arkiveres, dette fordi alle klienter du har vært i kontakt med, kan ha påvirkning i forhold til interessekonflikt. Bruk informasjonsfeltet på klienten for å beskrive hvorfor evt. klienten ikke lenger er aktuell NY SAK Ny sak kan kun lages i tilknytning til klient. Plasser markøren på ønsket klient Trykk CTRL+A eller på menyen Fil, velg Ny(tt) og Sak. Følgende dialogboks kommer opp o o Til høyre for feltet Saksnummer er det en nedtrekksboks hvor du kan se de syv siste saksnummer som er registrert av den valgte ansvarlig. Du kan velge annen ansvarlig, en annen Enhet osv. Hvert saksnummer må være unikt. Nytt saksnummer kommer ikke automatisk, men må legges inn i henhold til interne rutiner. Dersom du ønsker å bruke neste nummer i serien, kan du klikke på HENT o o I ovenstående tilfelle vil neste nummer automatisk bli ts06. Saksnummer kan endres i ettertid. Ved feltet Sakstype er det en nedtrekksboks hvor du velger hva slags type sak du lager, dette for å kunne sortere på sakstype i rapportgeneratoren. I feltet Overskrift legger du inn en beskrivende tekst for saken, slik at den blir lett gjenkjennbar i oversikten. Denne teksten kan også brukes som overskrift i korrespondansen. Sist oppdatert Side 19

20 o Dersom du har gitt en andre brukere tilgang til dine saker, men ikke vil at disse skal kunne se en spesifikk sak, kan du krysse av i "Ikke vises til andre" etter at saken er lagret. Ved å gjøre det, sperrer du visningen av saken, samt at alle dokumenter som lages via AD blir passordbeskyttet. Se kapittel 4.3 Passordbeskytte en enkelt sak for innsyn SAKSNUMMER Dersom du har en enbrukerversjon, kan du velge automatisk saksnummerering under Oppsett bruker. Du velger selv nummerserie, legg inn det nummeret du ønsker AD skal begynne på. Dersom det er flere brukere av AD, lages det ikke automatisk saksnummer, men programmet foreslår neste nummer i rekken i forhold til hva som sist er lagret av saksansvarlig. Dersom du bruker bokstaver i saksnummeret, må disse være først for at automatisk nummerering skal fungere. Saksnummeret kan endres ved å skrive inn et nytt og lagre det ØKONOMI PÅ SAK Når en sak er opprettet og lagret, kan du legge inn økonomiske data på saken. Stå på saken og trykk på ØKONOMI. All informasjon du registrerer her vil være basis for kalkulasjoner/forslag som gjøres når du registrerer timer og andre utgifter/innbetalinger på saken. Til høyre for feltene er det nedtrekksbokser som gir deg flere felter du kan fylle ut. Jo flere data som legges inn her, jo enklere blir senere fakturering og oppfølging. o Dersom prising av sak går som normal timepris, vil systemet automatisk legge til grunn den timepris som er lagt inn i brukeroppsettet på ansvarlig. Er det lagt inn som fastprisoppdrag, vil hver aktivitet legges inn med normale priser, men på fakturaen vil en eventuell differanse komme som en avrunding. Dersom de faktiske utgiftene overstiger fastprisen, vil differansen komme som en avrunding nedad i regnskapet. Se for øvrig kapittel Fordeling av timer/avrundingsfordeling. Dersom du ønsker å gi noen timer gratis i en sak, kan dette legges inn øverst i bildet. Når timene er overskredet vi klientnavnet vises i rødt i saksbildet. Timene må manuelt trekkes fra ved fakturering. Side 20 Sist oppdatert

21 Etter at feltene over er fylt inn og du har valgt Lagre, vil du få mulighet til å registrere involverte på saken, se kapittel nedenfor TIMEPRIS PÅ SAK I utgangspunktet er den timepris som er lagt inn på ansvarlig i brukeroppsettet, normal timepris. Denne vil være grunnlaget for alle aktiviteter registrert på Timer. Skulle det være behov for å endre timepris på en enkelt sak, gjøres dette på selve saker under Økonomi og Fast timepris. På alle ikke-fakturerte timer kan timeprisen endres. Tjenester som betales etter rettshjelploven (Straffesak, Fri sakførsel, Fritt rettsråd) eller Timepris straffesak kan også endres, men dette gjøres av Jussystemer når de offentlige satsene endres. Endringer vil ikke ha innflytelse på allerede registrerte aktiviteter. Normal pris Fast timepris Fritt rettsråd Fri rettshjelp (etter rettshjelploven) Timepris straffesak Medarbeider timepris Ansvarlig timepris Stykkpris straffesak Stykkpris rettsrådsak Tar utgangspunkt i timepris på ansvarlig advokat sin timepris dersom ikke annet er definert. Dersom de forskjellige aktivitetene prissettes, vil disse fremkomme når aktivitetene registreres. Prisene vil gjelde alle saker fra tidspunktet prisene registreres. Fast timepris brukes på en enkelt sak som skal ha annen pris enn Normal timepris. Settes med lovsatt, fast pris og endres av Jussystemer. Settes med lovsatt, fast pris og endres av Jussystemer Settes med lovsatt, fast pris og endres av Jussystemer. Saken blir priset etter medarbeiders timepris, dvs at timeprisen vil variere avhengig av hvem som registrerer aktiviteten. Aktiviteter registrert av andre enn ansvarlig på saken vil vises med grå bakgrunn. Bruker ansvarlig advokats timepris som utgangspunkt for alle aktiviteter og timer Brukes når saken har fast, offentlig pris. Brukes når saken har fast, offentlig pris. Sist oppdatert Side 21

22 ENDRE NORMAL TIMEPRIS Dersom du skal endre timepris på allerede registrerte, ufakturerte aktiviteter på en kan denne endres med tilbakevirkende kraft slik: Stå på saken det gjelder Gå på Økonomi oppe til høyre i bildet Trykk på Normal timepris og Endre timepris, du får opp denne dialogboksen Sett inn tidligere timepris, ny timepris og velg hvem de skal endres for På spørsmål om du vil endre tidligere registrerte, ikkefakturerte timer, svar Ja timepris. NB! Om du endrer timepris som over, vil det ikke har påvirkning for nye timer som registreres, kun eksisterende timer. For å endre pris på nye timer, må dette gjøres under Fast timepris under økonomi på saken, eller under Oppsett Eget på din bruker, dersom du generelt har endret din PRISOVERSLAG PÅ SAK I disse feltene kan du legge inn tall for å kunne lage et overslag til budsjettet til saken. Her kan du "leke" med tallene og beregne hvilket bidrag saken gir INVOLVERTE PÅ SAK Her registrerer du alle relevante personer i forbindelse med sak, det kan være motpart, prosessfullmektige, offentlige instanser, vitner, sakkyndig med mer. Alle involverte kommer automatisk inn i kontaktregisteret. Vedkommende som blir registrert som hovedkontaktperson, vil alltid vises med uthevet skrift. Ved å konsekvent fylle ut her, vil du alltid ha en oppdatert liste i forhold til interessekonflikt, i tillegg til at du kan bruke navnene med adresser i korrespondanse vedrørende saken. Dersom du har mange kontakter som vil være involvert på mange saker, kan det være tidsbesparende først å registrere disse under kontakter, for så å hente dem fram under Involverte. Når du velger Legg til under involverte, kommer du først til dette bildet; Side 22 Sist oppdatert

23 Her fyller du inn korrekte data. Feltet for firma fylles inn enten som informasjon om hvor vedkommende arbeider eller eventuelt hvilket firma vedkommende representerer. Dersom firmaet allerede eksisterer i databasen, vil du kunne søke fram dette i feltet. Hvis ikke, må du fylle inn korrekt informasjon under fanen Firma. dette fremkomme på fakturaer. Her kan du også krysse av dersom vedkommende er enten betalende kontakt, motpart eller hovedkontakt. Hvis vedkommende er betalende kontakt, vil Ved å legge inn og krysse av for motpart, kan du bruke denne kontakten i for eksempel prosesskrift, stevning osv. ved å legge til feltet i dokumentmaler. For at en involvert skal bli registrert, må også feltene under fanen Saksinfo fylles inn, dialogboksen ser slik ut; Dersom den involverte har en referanse, fylles dette inn her. Her markerer du også hvorvidt den involverte representerer seg som privat eller som firma. I nedtrekksboksen Gruppering, velger du hvilken tilknytning vedkommende har til saken. Avhengig av hva du velger her, vil du få fram forskjellige alternativer under Relasjon. Dersom du har andre kommentarer kan dette skrives inn i feltet helt nederst i dialogboksen. Dersom en involvert er registrert en gang, vil du kunne hente denne fram i andre saker også. Dette gjelder både involvert firma og personer. Tidligere registrerte personer og/eller firma vil komme fram automatisk når du begynner å skrive navnet inn, slik at du kan velge fra listen om ønskelig. Pass på mulig interessekonflikt. Dersom du mangler kategorier for involverte, kan administrator opprette nye, se kapittel Relasjoner Slett involvert på sak Involverte på sak bør ikke slettes av hensyn til eventuell interessekonflikt. Hvis du likevel ønsker å slette, gjøres dette ved å gå inn på Involverte på sak, markerer ønsket linje og velger Slett nederst i skjermen. Vedkommende vil fortsatt ligge i kontaktregisteret KLIENTER/SAKER IKKE MVA-PLIKTIGE Både klient og sak kan registreres som ikke mva-pliktige. Dette bør gjøres før det registreres aktiviteter på saken. Sist oppdatert Side 23

24 Setter man klienten fritatt mva vil alle fremtidige saker bli satt som fritatt mva, men siden en klient kan ha både mva-pliktige og mva-fri saker, anbefales det å sette selve saken mva-fri og ikke klienten. Valget kan reverseres ved å ta bort haken og deretter lagre. Du får da spørsmål om du ønsker å endre registrerte, ikke fakturerte, aktiviteter. Allerede fakturerte aktiviteter må rettes opp manuelt ved hhv å fakturere/kreditere mva. For å registrere en klient som fritatt mva, merker du gjeldende klient og huker av i boksen øverst til høyre i skjermen SAK FRITATT MVA For å markere en sak fritatt mva, merker du saken og klikker på økonomi øverst til høyre i bildet. Deretter klikker du bort haken i boksen Fritatt mva. Fritatt mva brukes typisk ved salg av tjenester til utlandet. Disse tjenestene er mva pliktige i Norge SAK UNNTATT MVA For å markere en sak unntatt mva, merker du saken og klikker på økonomi øverst til høyre i bildet. Deretter klikker du av i boksen Unntatt mva og LAGRE. Unntatt mva brukes kun når det er definert unntak i mvaloven, f.eks. vergesaker og tvangssalg av eiendom. Ytterligere informasjon om fritak/unntak fra merverdiavgiftsplikten finner du på Skatteetaten sine sider organisasjon/merverdiavgift/merverdiavgift--veiledning-til-naringsdrivende- /?chapter=3730 Side 24 Sist oppdatert

25 6. SAK Når det er laget saker på en person/firma, kan du registrere timeforbruk, utlegg og annet som skal faktureres/registreres i forbindelse med økonomi på sak, samt legge inn all korrespondanse og andre aktuelle dokumenter på saken. A B C F G H D E Når en sak er markert, får du fram et bilde til høyre som raskt gir deg oversikt over status på saken. Her får du vite klientnavn og saksnummer (A), om saken er aktiv eller arkivert (B), hvem som er ansvarlig for saken og når den sist ble oppdatert (C). For å få en rask oversikt over totaløkonomien på en sak samt hvilke dokumenter som er knyttet til saken, klikker du på nedtrekksboksene til høyre i gjeldende felt (D), hva som til enhver tid er i reserve vises nede til venstre (E). Sakstype og saksansvarlig kan lett endres ved å klikke nedtrekksboksene til høyre for valgene (F) og gjøre nye valg der. Klientens hovedkontaktperson på saken (G) kan også endres fra dette bildet. Dersom du ikke vil at andre skal kunne se en sak, krysser du av for dette her (H) AKTIVITETER PÅ SAK Når du markerer modulen Økonomi under en sak, får du opp en oversikt med forskjellige typer aktiviteter til høyre i skjermen, ved å velge de forskjellige fanene får du opp forskjellige muligheter. Etter hvert som det registreres aktiviteter, vil disse listes opp i feltet under dialogboksen, opplistingen endres avhengig av hvilken fane du har valgt. Alle oversiktene kan sorteres i forhold til overskriften på kolonnen, det gjøres ved å klikke på overskriften du vil sortere etter. Hver gang du skal registrere en ny aktivitet, velger du knappen Ny nederst i skjermen. Dersom det er en ny time du skal registrere, kan du trykke CTRL+T uavhengig av hvilken fane du har i fokus. Sist oppdatert Side 25

26 STANDARD TYPER I FELTENE Når du skal registrere timer, utlegg osv. vil du finne nedtrekksbokser til høyre i alle Aktivitetsfeltene. Disse inneholder aktiviteter avhengig av hvilken fane du står på. Dersom din bedrift bruker enkelte aktiviteter ofte, kan systemadministrator endre rekkefølgen på hvordan disse aktivitetene vises, slik at de mest brukte kommer øverst i listen REGISTRERE TIMER: Timeregistreringer er grunnlag for dokumentasjon både eksternt overfor klienter, motpart og domstoler samt internt for statistikk. Velg Ny (CTRL+T) Velg timetype fra nedtrekksmenyen Aktivitet, eller trykk første bokstav i aktiviteten til du finner den du skal ha Tidsforbruket har standard 15 minutters intervaller når du klikker på pil opp/ned til høyre i feltet, men kan manuelt overstyres. Dato settes automatisk til dagens dato, men kan overstyres ved å klikke på nedtrekksboksen og velge der, eller skrive inn ønsket dato. I nedtrekksboksen ved feltene Godskrives og Enhet, vil alle aktuelle personer og avdelinger/enheter ligge inne, slik at du velger derfra. Hurtigregistrering: I menyen helt til venstre finner du et ikon som heter Hurtigregistrering. Når du åpner denne kan du registrere timer fortløpende uten å gå inn på klient og sak I AD. Man bruker pil opp/ned/høyre/venstre for ønskede valg. Bruk tabulatortasten for å gå til neste kolonne og til neste linje, når du er ferdig må du velge LAGRE. AD må være åpen for at du skal kunne bruke hurtigregistreringen REGISTRERE UTLEGG: Her registreres alle utlegg du har hatt for klienten i forbindelse med saken, og hvor det foreligger et bilag for utgiften, for eksempel rettsgebyr, flybilletter osv. Det er automatikk mellom feltene Antall og Pris, slik at du kun fyller inn antall og enhetspris. Når utlegget er fakturert, vil feltet Fakturert automatisk bli markert. Du kan også selv krysse av Fakturert for å få utlegget lukket i saken, men da vil den ikke bli fakturert via systemet. Side 26 Sist oppdatert

27 UTLEGG PÅ SAKER SOM ER MVA-PLIKTIGE Alle utlegg må legges inn med nettobeløp i AD. Dvs at den respektive momsen må trekkes ut: 25% eller 8%. Det er ikke momsfradrag for bevertning, bespisning, representasjon eller noen form for kjøp av mat og drikke. Disse utleggene legges derfor inn med bruttobeløp. Diett og andre refusjoner legges inn etter statens satser. Rettsgebyr og tinglysning er det ikke mva på og skal følgelig legges inn med pålydende UTLEGG GJELDENDE TVANGSSALG (UNNTATT MVA SÆRSKILT FRITAK) Alle utlegg legges inn med bruttobeløp. Her har du ikke fradrag for inngående avgift på utgifter direkte tilknyttet tvangssalget UTLEGG PÅ MVA FRIE SAKER. Kan legges inn med nettobeløp da du har fradrag for den inngående avgiften REGISTRERE ANNET: Her registreres andre utgifter du har hatt i forbindelse med klienten og som du ikke har egne bilag for, slik som intern kopiering, kilometergodtgjørelse osv. Knappen RENTER bruker du for å beregne rente på et angitt beløp i en angitt periode AUTOTEKST Dette gjelder beskrivelsesfeltet ved timeregistrering, utlegg og annet. For å legge inn autotekst, gå inn på menyen Verktøy og velg Autotekst. Her kan du legge inn autotekster du vet du bruker mye i beskrivelsesfeltet. Autotekstene gjelder kun for deg, så de du legger inn får ikke de andre brukerne tilgang til. For å bruke autoteksten, plasserer du markøren i beskrivelsesfeltet under aktiviteten, skriver forkortelsen og trykker ORDSKILLER. Sist oppdatert Side 27

28 FAKTURA/RESKONTRO: Her kan du lage ny faktura/a konto-faktura basert på registreringer gjort under Timer, Utlegg eller Annet. Når du har fått oppgjør for fakturaen setter du en hake i boksen betalt og trykk LAGRE, se for øvrig kapittel 7.7 Registrere innbetalinger på sak. Merk at a konto er en faktura som ikke har tilknytning til de registrerte postene, men er kun et fritt angitt beløp. En faktura bygger på de forskjellige postene som er registrert og summerer disse KLIENTMIDLER/ANMODNINGER: Ønsker du en innbetaling til klientkonto fra klienten, lager du en anmodning. Dette gjøres fra fanen Klientmidler. Klikk på NY ANMODNING og du får opp nedenstående dialogboks. Her er det viktig at du legger inn beløp og ansvarlig, i tillegg kan du bruke fritekstfeltet til å beskrive hva anmodningen gjelder. Klikk på LAG ANMODNING for å få utskrift. Da får du en registrering av anmodningen som du sender til klienten. Når pengene du anmodet om kommer inn, går du inn på samme fane og markerer linjen for anmodningen og huker av for at anmodningen er betalt øverst til høyre i dialogboksen, samt innbetalingsdato i feltet ved siden av. Se for øvrig kapittel 7.7 Registrere innbetalinger på sak. Innbetalinger til klientkonto uten foranliggende anmodning registreres også her ved å trykke på ny betaling. Her legges beløp, dato og eventuell tekst inn før du lagrer. Side 28 Sist oppdatert

29 De beløp som lagres her, kan ikke endres. Skulle du ha gjort en feilregistrering, må du registrere beløpet igjen, med motsatt fortegn. Ved fakturering foretas avregning fra klientmidler og denne avregningen registreres automatisk her som en utbetaling. (Mer om fakturering under punkt 5) STATUS: Dette bildet gir deg en oversikt over den økonomiske status på saken, her finner du totaloversikt over timebruk, utgifter osv. Dataene blir oppdatert etter hvert som du registrerer nye data på de andre fanene EKSPORTERE FAKTURAER TIL TEKSTFIL: Gå til Verktøy, Eksport og velg Eksport fakturaer til tekstfil. Filen lagres i den mappen som vises etter at eksporten er ferdig. Tekstfilen kan sendes til e-post mottaker om ønskelig DOKUMENTER PÅ SAK Det meste av informasjonen som er registrert på en sak, kan benyttes til fletting mot dokumentmaler. Jo mer informasjon som registreres inn, jo mer tidsbesparelse har du ved senere saksbehandling DOKUMENTER være listet opp her. Når du har plassert markøren på Dokumenter under en sak, har du muligheten til å lage nye dokumenter på saken, de kan lages i alle programmer og knyttes til saken her. Alle dokumenter registrert på saken vil også I Word kan du både lage nye dokumenter basert på de malene som allerede ligger inne, eller du kan lage din egen mal. Hvordan du gjør det, finner du i kapittel 11 Dokumentbehandling Word. Du lager et nytt dokument i Word, Excel eller Outlook enten ved å velge det fra verktøylinjen eller fra knappen nederst til høyre i skjermen under de respektive fanene LAGE UNDERMAPPER PÅ SAK Dersom du ønsker å lage undermapper for dokumenter på en sak, følger du samme prinsipp som i Utforsker; Høyreklikk i vinduet og velg NY MAPPE Gi mappen ønsket navn Sist oppdatert Side 29

30 Vær oppmerksom på standard lagringsforslag for mappe fortsatt vil være sakens hovedmappe, du må selv velge undermappe dersom nye dokumenter skal lagres der E-POST PÅ SAK I AD kan du også knytte inn- og utgående e-post til ønsket sak dersom du har Microsoft Outlook som ditt e-postsystem og har valgt BRUK E-POST LAGRING under menyen Oppsett Eget. Du kan også starte en e-post fra AD, da vil den automatisk bli lagret på sak dersom du har huket av for automatisk lagring av e-poster under Oppsett Eget. Ved å starte e-posten fra AD, vil du også kunne søke etter involverte og andre i AD, som har registrert e-postadresse Utgående e-post på sak Når du sender en utgående melding direkte fra ditt e-postsystem, vil du bli spurt om du ønsker å lagre meldingen på sak dersom du har valgt automatisk lagring av e-poster under Oppsett Eget. Hvis du ikke vil lagre e-posten på sak, velger du AVBRYT eller trykker tasten ESC på tastaturet. Dersom du ønsker å lagre e-posten, skriver du inn klientnavn eller saksnummer. Du kan velge å vise alle egne saker eller alle saker du har tilgang til ved å klikke til høyre i dialogboksen. Du kan også velge å ta med arkiverte saker ved å sette en hake ved dette valget. Når du har gjort valgene dine klikk på SØK. Får du opp flere valg markerer du den saken du vil lagre e-posten på og trykker OK. Du må nå gi e-posten et filnavn. Hvis du ikke ønsker automatisk lagring på sak, kan du likevel lagre e-poster på sak ved å markere dem i Outlook og så velge Lagre på sak, se kapittel Innkommende e-post på sak. Side 30 Sist oppdatert

31 Innkommende e-post på sak Dersom du ønsker å lagre en innkommet e-post på sak, må du selv velge å lagre den. I din Microsoft Outlook har du en fane oppe til høyre som heter Advocate Desktop eller Tillegg, avhengig av hvilken Office-versjon du har, på denne fanen finner du knappen LAGRE PÅ SAK. Marker ønsket e-post og klikk knappen, du vil da få opp samme dialogboks som ved utgående e-post, følg samme fremgangsmåte for å lagre. Etter å ha lagret e-posten på sak, vil du få spørsmål om du vil slette e-posten, du kan da svare ja fordi den nå ligger lagret på sak. Det medfører at du slipper å ha e-posten lagret på to steder. Etter at en e-post er slettet fra MS Outlook, kan du likevel hente den opp igjen og bruke den via AD. Ønsker du å lagre flere e-poster samtidig, må du markere alle, velge kopiere og deretter lime dem inn - alternativt merke dem og så trekke e-postene inn i AD Sende dokumenter som vedlegg til e-post Dersom du ønsker å sende noen saksdokumenter som vedlegg til en e-post, går du til dokumenter på den aktuelle saken. Dokumenter kan sendes på to ulike måter; Dersom du vil at e-posten skal lagres automatisk på sak; marker dokumentet eller dokumentene du vil sende høyreklikk og velg Advocate Desktop, send som vedlegg Dersom du har registrert e-post på klienten, vil systemet automatisk foreslå den adressen. Alternativt kan du velge hvilken som helst adresse fra AD eller skrive inn adresse manuelt. E-post med vedlegg blir lagret på saken Dersom du ikke vil at e-posten skal lagres på saken eller du ønsker å lagre den på en annen sak: marker dokumentet eller dokumentene du vil sende høyreklikk og velg Send til - E-post mottaker Skal du legge ved flere dokumenter fra samme sak, står du på fanen Alle og markerer de dokumentene du ønsker å sende, deretter høyreklikk og velg enten Advocate Desktop og Send som vedlegg eller Send til e-postmottaker. For å markere flere dokumenter som ligger etter hverandre i listen, hold SHIFT-TASTEN nede mens du merker første og siste dokument. Dersom du ønsker å plukke dokumenter fra listen, hold CTRL-TASTEN nede mens du markerer ønskede dokumenter FLYTTE DOKUMENTER/E-POST FRA EN SAK TIL EN ANNEN Dersom du har lagret et dokument eller en e-post på feil sak, kan du flytte den på samme måte som du vil gjøre i Utforsk. Gå til Dokumenter på saken du skal flytte fra, høyreklikk på dokumentet/e-posten du vil flytte Sist oppdatert Side 31

32 velg Klipp ut (CTRL+X) gå til Dokumenter på saken du skal flytte dokument/e-post til høyreklikk i dialogboksen som kommer opp velg Lim inn (CTRL+V) Dette er det samme prinsippet som når du flytter/kopierer dokumenter i Utforsk KOPIERE/FLYTTE ANDRE DOKUMENTER INN PÅ SAK Dersom du har lagret saksdokumenter utenfor AD som du ønsker å flytte inn på saken: gå til Utforsk og finn dokumentet eller mappen(e) du vil flytte marker dokument eller mappe(r) og velg Klipp ut (CTRL+X) eller Kopier (CTRL+C) gå til saken i AD velg Dokumenter velg Lim inn (CTRL+V) Dokumentet vil nå vises under fanen Alle. Alternativt kan du bruke "drag and drop" funksjonen, dvs at du kan markere og trekke ett eller flere dokumenter fra et Utforsk-vindu over til Dokument-vinduet til saksmappen POSTJOURNAL Under denne fanen kan det lagres informasjon om korrespondanse inn og ut på saken, kommentarer m.m. alt som angår saken. Dersom du ønsker utskrift av postjournalen, velg Postjournal helt til venstre i skjermen, se kapittel 2.6 Postjournal ENDRE BETINGELSER FOR EN SAK Endre ansvarlig advokat Marker saken Velg ny advokat i feltet Ansvarlig under Intern informasjon i bildet til høyre på skjermen Velg Lagre NB: Vær oppmerksom på at du ikke lenger vil kunne se saken dersom den nye ansvarlig på sak ikke har gitt deg tilgang til sine saker. For at du fortsatt skal kunne se saken, må ny ansvarlig av saken gi deg rettigheter FLYTTE EN SAK TIL ANNEN KLIENT Marker saken I menyen Rediger, velg Flytt til mappe (CTRL+M) Finn aktuell klient i dialogboksen som kommer opp Velg OK Det er ikke mulig å flytte saker dersom AD er integrert med regnskapsprogram. Side 32 Sist oppdatert

33 SLETTE EN SAK Saker kan ikke slettes, dette fordi det tilsvarer å makulere historikk. Dersom saken er registrert på feil klient kan du flytte den (kan ikke flyttes hvis du har integrasjon med regnskapssystem). Dersom du vil fjerne saken, må den arkiveres for å få den bort fra sakslisten. Du kan bruke informasjonsfeltet nederst i Intern informasjon på saken til å forklare hvorfor saken er arkivert ARKIVERE EN SAK Dersom en sak er ferdigbehandlet eller henlagt, bør den arkiveres; Marker saken Klikk på mappe-ikonet til høyre i skjermen, under klientnavnet. Dersom du har aktiviteter registrert på saken, som ikke er fakturert, vil du få spørsmål om du likevel vil arkivere saken. Du kan bekrefte dette eller gå tilbake og fakturere saken før du arkiverer. Dersom du bekrefter vil du få spørsmål om på hvilket tidspunkt du ønsker å sette dato for å "fjerne" timene fra beholdningen, dvs de vil ikke være fakturerbare. Etter at saken er arkivert, vil du ikke lenger se den under klienten neste gang du går inn i programmet. For å finne den igjen, må du bruke Søk-funksjonen, se kapittel 9.1 nedenfor GJENÅPNE EN ARKIVERT SAK For å finne den arkiverte saken, søk via Søk-funksjonen, se kapittel 8.1 Søk etter arkivert sak. Når du har fått saken i skjermen, aktiverer du den ved å klikke på mappe-ikonet, husk å trykke Lagre. Teksten endres til Aktiv og du kan registrere nye aktiviteter på saken. Timer/aktiviteter som evt. ble merket fakturert i forbindelse med arkivering av saken, kan også gjenåpnes ved å fjerne haken ved Fakturert på hver enkelt aktivitet AKTIVITETER PÅ SAK Det er laget en rekke standard aktiviteter som kan brukes i systemet. Administrator kan også legge inn flere typer og prissette disse. Se kapittel Aktiviteter. Dersom det er spesielle typer aktiviteter din bedrift bruker mye, kan man, med administratorrettigheter, endre rekkefølgen på hvordan typene fremkommer i skjermen, slik at de mest brukte aktivitetene kommer øverst i listen. Se kapittel Aktiviteter. Sist oppdatert Side 33

34 6.5. INTERN SAK AD kan utmerket godt brukes til timeregistrering av interne saker/interntid, som ikke skal faktureres. Her registreres saker på samme måte som for klienter, men det er ikke mulig å lage faktura på registreringene. Informasjonene som registreres kan brukes til interne statistikker og rapporter. Dokumenter kan også legges inn på samme måte som ellers. I utgangspunktet vil det under Timer bli registrert beløp i henhold til den timepris som ligger inne på saksbehandler. Dersom du ikke ønsker at det skal fremkomme beløp, må du gå inn på Økonomi på sak og sette fastpris lik 0. På interne saker har du ikke mulighet til å lage klienter først. Dersom du ønsker å knytte personer eller firma til en intern sak, må du gjøre det via Involverte på saken. Side 34 Sist oppdatert

35 7. FAKTURERING/ A KONTO Fakturering skjer ikke automatisk, men må gjøres manuelt så ofte som ønskelig LAGE NY FAKTURA Ha saken og modulen Økonomi markert og gå til fanen Faktura Klikk på NY FAKTURA oppe til høyre i bildet Bildet som kommer opp viser deg alle aktiviteter som ikke er fakturert på saken og hva som vil komme med på fakturagrunnlaget. Her har du mulighet til å velge hva du vil fakturere ved å klikke i firkanten først i hver linje. Videre kan du du sortere oversikten ved å klikke på respektive overskrift (A). Du kan også justere kolonnebredden på visningen ved å trekke den loddrette streken mellom kolonneoverskriftene i ønsket retning. Hvis du ønsker å fjerne f.eks. alle Type-betegnelser, slik at disse ikke blir med på fakturagrunnlaget, høyreklikk på overskrift (A) og fjern hake på Type. For å velge bort enkelte poster som ikke skal være med i fakturaen, klikker du på hakene foran postene (B). Ved å klikke på hakene foran Type og/eller Bruker (C) kan du også selektere hva du vil vise. Du kan også hente ut ufakturerte aktiviteter innenfor en angitt tidsperiode. Dersom du har mindre enn seks aktiviteter som skal faktureres, kan du velge at disse beskrives i selve fakturaen og ikke som eget bilag. Dette gjøres ved å fjerne haken i boksen nede til venstre (D). Hvis boksen har hake, vil spesifikasjonen av fakturaen komme som et eget vedlegg/fakturagrunnlag. Dialogboksen viser deg også en oversikt over økonomien så langt på saken (E). Knappen Fakturagrunnlag gir deg mulighet til kun å skrive ut fakturagrunnlaget, mens knappen Fakturavisning tar deg videre i prosessen mot fakturaskriving. Når du klikker Fakturavisning kommer du inn i denne dialogboksen; Sist oppdatert Side 35

36 Øverst i dialogboksen finner du litt informasjon om klienten (A). I adressefeltet kan mottakeradressen endres hvis ønskelig. Feltene som inneholder referanser og betingelser kan også endres (E). I utgangspunktet ligger det standardtekster inne, avhengig av aktivitet, men i tillegg til dette kan det legges inn egen tekst i fakturaen (B). Dersom du ønsker å runde av fakturabeløpet kan det gjøres i beløpsfeltet Tillegg/avr.: med et positivt eller negativt tall. I feltet merket D kan du beskrive hva tillegget/avrundingen gjelder. Vær klar over at en avrunding ikke har noen innflytelse på statistikk i forhold til antall timer, men blir registrert som en post under Annet med aktivitetstype Avrunding. Når beløpsfeltet er aktivisert vil det under beskrivelsesfeltet for Tillegg/Avrunding komme frem et nytt bilde hvor det er haket av for at Avrunding skal være med i timegrunnlag. Denne beskrivelsen vil fremkomme både i fakturaen og i fakturagrunnlaget. Fjernes haken fremkommer beskrivelsen bare i fakturagrunnlaget. I saker som honoreres av det offentlige etter lov om fri rettshjelp, salærforskriften og stykkprisforskriften, vil en avrunding av salærkravet fremkomme oftere. Denne endringen gjøres da i samme feltet i forbindelse med at fakturaen utferdiges jfr. Merverdiavgiftsforskriften I saker etter medgått tid vil dette bare være tilfelle hvor salærkravet blir endret/nedsatt. I saker med stykkpris vil avrundingen skje når det ikke er proporsjonalitet mellom anvendt tid og hva som blir betalt basert på gjeldene salærsats. Er det brukt færre timer enn forutsatt i forskriften vil avrundingen være positiv, dvs. en tilleggsinntekt i forhold til timene. Er det brukt flere timer en forutsatt, vil dette fremkomme som en negativ avrunding, dvs. et fradrag pga. at ikke alle registrerte timer som er brukt blir honorert i forhold til timesatsene. Avrundingen tilkommer i utgangspunktet ansvarlig på sak. Dersom du ønsker å trekke fra en tidligere utsendt akontofaktura klikker du i dette feltet (C). Nye og registrerte tall vises i feltene til høyre i dialogboksen (F). Hvis det er registrert klientmidler på saken, kan du avregne ved å gå inn i nedtrekksfeltet Ingen endring av girobeløp og velge Avregne fra klientmidler nede til venstre i dialogboksen (G). Side 36 Sist oppdatert

37 Ved å klikke FAKTURAUTSKRIFT kommer du inn i en forhåndsvisning av fakturaen. Etter utskrift får du spørsmål om du vil godkjenne fakturaen, vær helt sikker på at fakturaen er riktig før du trykker Ja. Etter at fakturaen er godkjent er timene låst for redigering. Fakturaen kan ikke slettes, men må krediteres. Hvis du ikke vil godkjenne fakturaen velger du Nei. Hvis du vil skrive ut en kopi av fakturaen, dobbelklikker du på fakturaen og deretter på printer-ikonet lengst til venstre i forhåndsvisningsbildet FORDELING AV TIMER/AVRUNDINGSFORDELING Har flere arbeidet på samme sak kan det bli et spørsmål om avrundingen skal fordeles mellom disse. Ønsker du å fordele avrundingen gjøres dette i fanen Faktura under Oppsett Eget. Hak av for Avrunding skal fordeles, når avrunding skal være med i grunnlaget. Når du foretar avrundinger i forbindelse med faktureringen vil du da alltid få spørsmål om hvordan du vil fordele avrundingen. Dette får du spørsmål om når du står på "Faktura på sak" og du ber om "Fakturautskrift". Det gis her tre alternativer for fordeling, enten basert på timer du har arbeidet på saken, på godskrevet beløp eller etter en manuell fordeling. Pass på at det under Oppsett Eget på verktøylinjen er haket av for Avrunding skal fordeles, når avrunding skal være med i grunnlaget under fakturafanen. Velg saken, Økonomi og Faktura Marker Tillegg/avr.: og legg til eller trekk fra beløp Klikk FAKTURAUTSKRIFT og du får automatisk opp bildet Avrundingsfordeling Krysser du av for fordeling etter timer eller beløp vil fordelingen skje automatisk mellom de involverte. Manuelt fordeling mellom de som har arbeidet på saken kan også foretas slik at avrundingsbeløp på den enkelte medarbeider må justeres slik at summen av fordelingen stemmer med totalbeløpet. Ønsker du at avrundingen skal gå til firmaet velges bruker Intern bruker som mottaker. Velg fordeling mellom Timer, Beløp eller Manuelt. Velges Manuelt må beløpene fordeles slik at fordelingen stemmer med totalt avrundingsbeløp før du skriver ut faktura. Intern_bruker velges dersom avrundingen skal gå til firmaet RABATTERING AV EN FAKTURA Dersom du ønsker å gi rabatt på en faktura, legges dette inn i feltet Tillegg/avrunding. Her kan man enten skrive beløpet med minustegn foran, eller legge inn en prosentsats med minustegn. Programmet vil da beregne beløpet automatisk. Sist oppdatert Side 37

38 SENDE EN PÅMINNELSE Dersom det er en faktura som ikke er betalt innen fristen, kan du ved å dobbelklikke på fakturaen enkelt lage en påminnelse ved å klikke på ikonet lengst til høyre. Da får du en identisk faktura, men med påskrift at dette er en kopi og påminnelse KREDITERE ET BELØP Dersom du har godkjent et beløp for fakturering, men finner ut at dette er feil må du kreditere det. For å kreditere går du til fanen Faktura og velger knappen Avskrivning. Skriv inn totalt krediteringsbeløp i feltet Fakturabeløp, mva regnes automatisk. Skriv gjerne inn en forklarende tekst i feltet Fritekst faktura FAKTURERING AV EGENANDEL FRI RETTSHJELP/FORSIKRING Her er gangen i hvordan du løser problematikken med egenandel fri rettshjelp. Egenandel kreves inn fra klienten ved hjelp av en anmodning om innbetaling av egenandel. Ligger under fanen klientmidler på saken i AD. Dette er ikke et regnskapsbilag. Registrer innbetalte klientmidler her (kryss av for at anmodningen er innbetalt) når pengene kommer. Denne innbetalingen er et regnskapsbilag. Send salærskjema til staten og kryss av for egenandel og beløpet på side 1 i skjemaet. Når pengene kommer fra staten velger du oppgjør salær på fanen salær og kjører fakturaveiviseren til fakturavisning (rett før forhåndsvisning av faktura). I dette bildet vises det nå en boks nede til venstre hvor det står "Ingen endring av girobeløp ". Her kan du så endre til "Avregne fra klientmidler". Egenandelen vil nå trekkes fra på giroen, mva behandlingen skal være korrekt og du kan nå flytte pengene for egenandelen fra klientmiddelkontoen til driftsmiddelkontoen. Fakturaen som lages er kun til regnskapet, den skal ikke sendes ut EGENANDEL I FORBINDELSE MED FORSIKRINGSSAK: Til klient: Egenandel + 20 % som akontofaktura (legg ved fakturagrunnlag) Til forsikringsselskap: Totalsum minus egenandel + 20% (legg ved fakturagrunnlag) 7.2. SAMLEFAKTURA Dersom en klient har mange saker, kan det være ønskelig å sende en samlefaktura for alle sakene. marker klienten velg Fil Ny og Samlefaktura Du får spørsmål om hvem som skal stå som ansvarlig for fakturaen, deretter får du denne dialogboksen opp. Side 38 Sist oppdatert

39 Her kan du så velge hvilke saker du vil fakturere. Haken foran hvert saksnummer (A) avgjør om saken blir med på fakturaen eller ikke. Innenfor hver sak kan du evt. velge bort aktiviteter som ikke skal være med på fakturaen (B). Du kan også velge hvem og hvilke timetyper fakturaen skal gjelde (C). Når alle valgene er gjort, velger du Lag faktura, deretter er faktureringsrutinene som ved vanlig fakturering. Det opprettes automatisk en ny sak under klienten, SSF-xxx, hvor fakturaen legges. Evt. Nye samlefakturaer på samme klient vil havne på samme sak. Alle aktiviteter vil bli merket som fakturert på de respektive sakene ENDRE BETALINGSMOTTAKER PÅ FAKTURA Dersom det er en annen mottaker av fakturaen enn klienten, kan dette endres på to måter. Hvis det alltid er en annen betalende kontakt enn klienten, registreres dette under involverte på sak. Når du lager ny faktura da, vil betalende navn komme i adressefeltet, mens klientens navn kommer som "Til" Dersom du ikke ønsker klientens navn i adresseområdet, klikk på Til: - så får du anledning til å slette navnet eller endre det. Dersom det kun er en faktura som skal til annen mottaker enn klienten, er det ikke hensiktsmessig å registrere en annen betalingsmottaker som involvert. Da er det enklere å skrive inn den nye mottakeren direkte i adressefeltet. Vær oppmerksom på at når du genererer fakturaen etter å ha endret adressen, vil du få spørsmål om du vil bruke den nye adressen som standard fakturaadresse. Sist oppdatert Side 39

40 Svarer du Ja på dette, vil ny adresse registreres som standard mottaker på fakturaer og må evt. endres tilbake manuelt senere FAKTURANUMMER En faktura skal alltid ha unikt nummer, dette genereres automatisk av systemet når du godkjenner den i forbindelse med utskrift. Nummerserie settes i brukeroppsettet ved første gangs oppstart av AD, se kapittel Enhet FAKTURAOVERSIKT På menyen Vis eller til venstre i skjermen har du mulighet til å få en enkel oversikt over alle fakturaer som er sendt fra firmaet og godskrevet deg som er pålogget. Snarvei til fakturaoversikt finner du til venstre i AD. Du kan velge fakturaer sendt i et gitt tidsrom eller etter fakturanummer. Valgene gjør du nederst til venstre i dialogboksen. Her kan du også markere en faktura som betalt om man ikke har integrasjon mot Mamut. Da høyreklikker man på aktuell faktura og velger Merk faktura som betalt A KONTO PÅ SAK A konto faktura sendes ut fra fanen Faktura. Beløpet som legges inn i fakturaen har ingen sammenheng med registrerte aktiviteter, men er et forskuddsbeløp som kan dekke løpende utgifter KREDITERE A KONTO Skal du kreditere hele eller deler av en A konto faktura, må du på fanen Faktura velge Ny A konto, og skrive inn beløpet du vil kreditere med minustegn foran REGISTRERE INNBETALINGER PÅ SAK Når du har fått en innbetaling på en faktura eller et a konto-beløp, må dette registreres manuelt. stå på fanen Faktura sett hake i boksen lukket trykk LAGRE Dersom du har fått en innbetaling i forhold til en anmodning, registreres denne på fanen Klientmidler/Anmodninger. Ved å bruke Fakturaoversikten (meny til venstre for klientregister), så kan du også markere en faktura som lukket om man ikke har integrasjon mot Mamut. Høyreklikk på aktuell faktura og velg Merk faktura som betalt. NB! Dersom du har integrasjon mot regnskapssystem, skal oppgjøret registreres der, så blir det overført til AD automatisk. Side 40 Sist oppdatert

41 REGISTRERE DELINNBETALINGER PÅ SAK Har du fått en delinnbetaling på en faktura skal du ikke sette hake i boksen betalt, men velge Ny bet., skriv inn beløpet du har mottatt og velg lagre. Når du har mottatt hele summen velger du å sette hake i boksen betalt, men husk da å endre beløpet slik at delinnbetalingene ikke overstiger fakturert beløp KID-NUMMERERING AV FAKTURAER Systemet kan generere kid-nummer automatisk dersom bedriften har avtale om dette. Systemet vil generere kid-nummer hvorav fakturanummeret vil være en del av det. Sjekksifferet fra systemet lages i modus 10, noe som må oppgis til Nets (tidligere BBS) ved søknad om KID-nummer. For å aktivisere Kid-nummerering i AD må du være administrator; Fra menyen Oppsett, velg Fakturautskrift Kryss av KID nederst til høyre Pass på at formularet som brukes er Giro Når denne funksjonen er aktivisert, registrerer du også hvor OCR-filen fra Nets skal registreres. Dette vil forenkle arbeidet ditt videre. Fra menyen Oppsett, velg Filplassering (CTRL+Z) Skriv inn riktig område i feltet OCR fil Velg OK Sist oppdatert Side 41

42 Filen fra Nets må lagres i området definert i oppsettet over REGISTRERE INNBETALINGER VIA NETS OG KID-NUMMER Dersom du har kid-nummerering i ditt betalingssystem, vil du få en innbetalingsoversikt fra Nets som kan integreres mot fakturasystemet. Fra menyen Verktøy, velg OCR innbetaling Velg ønsket fil som du har mottatt fra Nets og Åpne Du får opp dette bildet, som inneholder alle radene med innbetalingsinformasjon mottatt fra Nets. Før du kopierer innbetalingene til fakturaregisteret, bør du skrive ut en kontrolliste til regnskapet. Etter at du har skrevet ut kontrollisten, velger du Kopier innbetaling til Fakt.reg. Programmet vil da automatisk søke etter fakturaer med KID-nummer lik dem som er mottatt fra Nets og legge seg inn i økonomibildet på saken. Hvis du har integrasjon mot regnskapssystem, registreres innbetalinger derfra ELEKTRONISK FAKTURERING - EHF FAKTURAER AD er klargjort for at det skal være mulig å sende disse fakturaene fra systemet. For at det skal være mulig, må bruker tegne en avtale med et aksesspunkt. Dette er en forholdsvis kostbar affære og man må vurdere om det er hensiktsmessig i forhold til antall fakturaer man sender. Et eksempel på aksesspunkt finnes her Kontakt Jussystemer AS etter å ha gjort avtale med aksesspunkt dersom dere ønsker integrasjon. Side 42 Sist oppdatert

43 8. SØKEFUNKSJONER Over klientregister er det et søkefelt hvor du kan søke i aktive saker ved å skrive inn de første bokstavene/tallene i klientnavnet eller saksnummeret, så vil markøren automatisk hoppe til første forekomst. Søk etter arkiverte saker må gjøres via søkefunksjonen. I verktøylinjen finner du søkeknappen. Ved å klikke på den, får du flere valgmuligheter når du skal søke i registeret: Sett søkegrunnlaget på hva du vil søke etter. Husker du navnet, eller litt av navnet lar du søkegrunnlaget stå på navn, husker du hele eller deler av saksnummeret, endrer du søkegrunnlaget til saksnummer. Generelt i søkfunksjonen vil resultatet av søket listes opp til høyre i bildet. Navnene listes opp i den øverste rubrikken, hvor det også vises om de er klienter eller kontakter. I den nederste rubrikken listes alle saker klientene eller kontaktene er involvert i. Dobbelklikk på ønsket valg for å hente inn klient/sak. Saker som er arkivert vises med en liten firkant på symbolet til venstre for saksnummer SØK ETTER ARKIVERT SAK Saker som er arkivert, vil ikke vises i klientregisteret, men må finnes via søkefunksjonen. I verktøylinjen finner du søkeknappen. Ved å klikke på den, får du flere valgmuligheter når du skal søke i registeret: Sist oppdatert Side 43

44 Sett søkegrunnlaget på hva du vil søke etter. Husker du navnet, eller litt av navnet lar du søkegrunnlaget stå på navn, husker du hele eller deler av saksnummeret, endrer du søkegrunnlaget til saksnr. Generelt i søk-funksjonen vil resultatet av søket listes opp til høyre i bildet. Navnene listes opp i den øverste rubrikken, hvor det også vises om de er klienter eller kontakter. I den nederste rubrikken listes alle saker klientene eller kontaktene er involvert i. Dobbelklikk på ønsket valg for å hente inn klient/sak. Saker som er arkivert vises med en liten firkant på symbolet til venstre for saksnummer. Klikk på dette for å aktivere saken igjen. Side 44 Sist oppdatert

45 9. KONTAKTER Kontakter kan både legges inn direkte på saker eller separat ved å klikke på ikonet til venstre i skjermen. Dersom du velger å legge inn nye kontakter via dette ikonet, vil du ikke få knyttet kontakten til en sak eller klient. Det er imidlertid enklere å oppdatere informasjonen om en kontakt ved å velge denne veien. All informasjon om kontakter som blir oppdatert enten via dette ikonet eller via saken, vil bli oppdatert gjennomgående i alle tilfeller hvor gjeldende kontakt er brukt. Du behøver altså ikke oppdatere informasjonen mer enn et sted SØKE ETTER KONTAKT Skriv inn navnet på den du søker i feltet Søk etter (person eller firma) Trykk ENTER Systemet går til første forekomst av navnet NY KONTAKT I dialogboksen Kontakter: Fra menyen Fil, velg Ny og deretter Firma eller Person Skriv inn alle data til høyre i dialogboksen og velg OK Alle nyregistreringer havner nederst i listen, men vil arrangeres alfabetisk ved å gå ut og inn av kontaktregisteret SLETT KONTAKT I dialogboksen Kontakter Søk frem kontakten du ønsker å slette Fra menyen Fil, velg Slett Kontakter som er registrert som involvert på sak(er) kan ikke slettes. Sist oppdatert Side 45

46 10. HVA HAR JEG REGISTRERT Ved å klikke på ikonet til venstre i skjermen, kan du få en oversikt over hva du har registrert i AD i løpet av ønsket periode. I utgangspunktet ligger datoen inne med dagens dato som både start og sluttid, men du kan også få fram data fra tidligere perioder ved å velge andre datoer i feltet periode. Skriv inn ønskede datoer og velg Hent. Listen viser en fullstendig oversikt over alt du har registrert i løpet av valgt periode, enten det er nyregistreringer eller redigering av tidligere registrerte aktiviteter. Du kan sortere listen ved å klikke på overskriften til den kolonnen du ønsker å sortere etter. De aktivitetene som vises i en lys grå tone, er fakturerte aktiviteter. Vær oppmerksom på forskjellen på registrert og godskrevet. Velger du Godskrevet i dialogboksen vil du kun se aktiviteter hvor inntekten godskrives deg, velger du Registrert, vil du få fram alt som er registrert av deg, uavhengig av hvem som får inntekten. Det er en god rutine å kjøre ut denne rapporten på slutten av hver arbeidsdag. På den måten vil du alltid ha en total oversikt over hva som er registrert spesielt med tanke på rekonstruksjon ved en eventuell datakrasj. Hvis backup av systemet feiler eller ikke har tatt med seg en hel arbeidsdag er det ikke alltid like lett å huske hva som er registrert denne rapporten vil tilsikre at alle aktiviteter kommer med. Side 46 Sist oppdatert

47 11. DOKUMENTBEHANDLING WORD/EXCEL Dersom du alltid starter produksjon av dokumentene dine via AD, vil de alltid bli lagret på aktuell sak. Pass på at AD er startet før du starter f.eks. Word LAGE NYTT DOKUMENT Marker Dokumenter på sak Klikk på knappen NYTT DOKUMENT nederst i skjermen eller i verktøylinjen Velg ønsket mal I dialogboksen som kommer opp, kan du enten skrive inn dataene du ønsker eller hente dem fra kontaktregisteret ved å klikke på nedtrekksboksen til høyre i feltene. Når du har fylt inn alt, Velg OK eller trykk ENTER Du kommer nå inn i Word og kan redigere dokumentet som vanlig. Når du er ferdig, lagrer du på vanlig måte. Dokumentet havner da i katalogen som er tilknyttet saken MALER/STANDARDDOKUMENTER Hensikten med maler er å unngå at du skriver samme informasjon mange ganger. En slik mal kan være et standardbrev for å innhente informasjon fra folkeregisteret eller likningskontor. En effektiv og tidsbesparende måte arbeidsform er at bedriften har en del felles maler til bruk for alle og så kan den enkelte selv tilpasse seg maler etter behov. I de følgende avsnittene vil vi forklare litt om maler og produksjon av disse. Vær oppmerksom på at dersom bedriften din allerede har maler som er i bruk, kan disse tilpasses til å brukes sammen med AD. Dette må gjøres av den som vanligvis vedlikeholder bedriftens maler. Alle dokumenter som lages i Word, tar utgangspunkt i malen normal.dot eller normal.dotx, avhengig av hvilken versjon du har av Word. I denne ligger alle standarddefinisjoner som marger, skrifttype, stiler osv. Når du lager en ny mal vil denne også få filtype *.dot eller *.dotx. Maler brukes til alle typer dokumenter du bruker ofte, slik at du slipper å gjøre arbeid om igjen eller bruke gamle dokumenter om igjen og endre dem. I AD kan du lage standarddokumenter hvor du kan flette inn informasjon fra de registrerte sakene. Eksisterende maler (må ha filtype.dot eller.dotx) kan legges rett inn i malmappen LAGE NY WORD-MAL Når du lager ny mal via AD, kan du legge inn felt som henter informasjonen fra systemet. Dersom du for eksempel skal lage et standardbrev, kan du legge inn flettefelt som henter navn, adresse osv fra saken. Marker Dokumenter på sak Sist oppdatert Side 47

48 Stå på fanen Word og klikk på knappen NYTT DOKUMENT Klikk Mal nede i høyre hjørne Klikk OK I dialogboksen som kommer opp, gir du en beskrivelse av malen du skal lage, slik at den er lett å kjenne igjen både for deg selv og for eventuelt andre som skal bruke den Velg OK eller trykk ENTER Du kommer nå inn i Word, til et tomt dokument. Du kan nå formatere dokumentet helt etter eget ønske, både med marger, skrift, standard tekst osv. På verktøylinjen Figur 11-1 Flettefelt Word 2003 har du nå fått en knapp som heter (Figur 11-1 Flettefelt Word 2003), har du Word 2013 har du fått en fane i toppen (Figur 11-2 Flettefelt Word 2013) som heter Tillegg, hvor forannevnte knapp ligger. Denne bruker du for å hente flettefelt-informasjon fra AD. Når du klikker på pilen til høyre, får du opp en meny som viser mer informasjon. Når du skal legge inn datofelt i malen er det viktig at du velger Sett inn, Felt og CreateDate. Dette for at ikke datoen skal endre seg til dagens dato hver gang du åpner brevet. Figur 11-2 Flettefelt Word 2013 Det er viktig at du i malen legger inn ordskiller og linjeskift og eventuelt andre tegn og formateringer du skal bruke. Dersom du legger inn flettefelt for fornavn, etternavn og tittel, er det viktig at du husker på ordskiller mellom hver felt for å unngå at alt blir klemt sammen når dokumentet flettes. På samme måte må du huske å legge inn linjeskift for å markere separate linjer for firmanavn, adresse, by osv. Ønsker du at feltene som flettes inn skal være uthevet, må hele flettefeltet være uthevet i malen. Når malen er ferdig lagrer du den med et passende navn. For at du skal kunne bruke malen via AD senere, er det viktig at du lagrer malen i den katalogen hvor AD henter malene. Det kan være i katalogen C:\Programfiler\Jussystemer\Maler på din maskin, eller ligge på en felles server REDIGER MAL Maler redigeres som et vanlig dokument; Marker Dokumenter på sak Marker malen du vil redigere Klikk REDIGER nederst i dialogen Gjør ønskede endringer og lagre Side 48 Sist oppdatert

49 11.4. FLETTING Når du har laget et standarddokument med flettefelt fra AD, vil informasjonen automatisk havne på rett plass. For å flette felt fra AD inn i et standarddokument, må du velge den aktuelle malen fra dialogboksen som kommer opp etter Nytt dokument. Du får opp en dialogboks som gjenspeiler de flettefeltene som ligger i malen. Du kan søke fram klientnavn eller andre navn dersom det er navn i flettefeltene. Når alle felt er fylt inn, velger du OK og dokumentet åpnes i Word, klar til videre innskrift MASSEUTSENDELSE FRA WORD 2003 Hvis du skal sende et likelydende brev til mange mottakere må du først velge hvilken mal du skal bruke. Dette gjør du ved å stå på Dokumenter på saken og velger Nytt dokument, marker så malen du vil bruke og trykk på MASSEUTSENDELSE. Du får nå opp samme bilde som ellers, men hvis du ikke skal endre referanse eller lignende kan du trykke OK og du kommer til et nytt bilde hvor du skal sette inn adressatene. Alle fra Offentlig register, klienter, involverte og kontakter som er lagret i AD kan hentes inn ved å skrive navnet, eller deler av navnet og trykke på ENTER-TASTEN. Når du har valgt alle adressater du skal sende dokumentet til trykker du på Lag brev, og du må nå lagre adresselisten. La den ligge i den foreslåtte mappen (med navn DataSource), dette for at vi skal kunne finne tilbake til tidligere lister. Etter at du har lagret adresselisten får du opp dokumentet og du kan redigere det som ellers. Når du er ferdig med dokumentet og skal flette inn adressatene må du velge om du skal flette til skriver. Da skrives brevet ut direkte til alle adressatene. Det er kun hoveddokumentet som blir lagret ved dette valget. Eller du kan velge å flette til nytt dokument, da får du opp ett nytt dokument til alle adressatene etter hverandre og må deretter velge å skrive det ut. Ved dette valget får du først spørsmål om du vil lagre det nye dokumentet i tillegg til hoveddokumentet. Dette anbefales ikke da det tar mer lagringsplass. Sist oppdatert Side 49

50 MASSEUTSENDELSE FRA WORD 2013 Følg fremgangsmåten som i Word 2003 fram til du får fram dokumentet i Word. Deretter må du sette inn flettefeltene der du ønsker dem fra knappen Sett inn flettefelt Feltnavnene som vises her, er de samme feltene som du har i dokumentmalen du valgte for masseutsendelsen. Når alle feltene er satt inn der du ønsker. Klikker du Fullfør og slå sammen. Velg om du vil flette direkte til utskrift eller til et nytt dokument MASSEUTSENDELSE INVOLVERTE Samme som over, men trykker på Involvert nede i venstre hjørne. Da får du opp alle som er involvert på saken, og som er lagt inn med en relasjon, og du kan velge hvem av disse du vil sende til KOPI TIL KLIENT Denne funksjon krever at du har en mal med kopi-felt. Når du har valgt mal og lagt til adressat trykker du på knappen Kopi til klient og OK. Du skriver brevet som vanlig og skriver det ut i to eksemplarer DOKUMENTBEHANDLING EXCEL Her vises eventuelle Excel-dokumenter du har lagret på sak. For å lage et nytt Excel-dokument på sak, klikk NYTT REGNEARK eller velg Excel regneark fra knappen Nytt dokument LAGE NY EXCEL-MAL I motsetning til Word-maler er det ingen flettefelt som kan brukes mot Excel, men det kan likevel være greit å lage ny mal fra AD dersom det er regneark man stadig bruker, f. eks. reiseregning. Side 50 Sist oppdatert

51 Marker Dokumenter på sak Stå på fanen Excel og klikk på knappen NYTT REGNEARK Klikk Mal nede i høyre hjørne Klikk OK I dialogboksen som kommer opp, gir du en beskrivelse av malen du skal lage, slik at den er lett å kjenne igjen både for deg selv og for eventuelt andre som skal bruke den Velg OK eller trykk ENTER Lag regnearket slik du ønsker og lagre det. Malen vil så fremkomme i AD når du senere velger NYTT REGNEARK. Sist oppdatert Side 51

52 12. OFFENTLIG SALÆRSKJEMA Jussystemer AS har programmert salærforskriften og stykkprisforskriften inn i modulen Offentlig salær. Alt som er registrert i AD på en sak overføres automatisk til salærskjemaet dersom saken er definert som offentlig. AD foreslår alltid den salærsats som gjaldt ved siste registrerte time. Denne modulen krever egen lisens. Kontakt Jussystemer AS dersom du trenger den VALG AV SATSER Vi viser til Høyesteretts Kjæremålsutvalgs kjennelse i sak som gjaldt spørsmålet om hvilken timesats som skal legges til grunn ved beregning av salær, jfr. rettshjelploven 3 og salærforskriften 3 annet ledd. Utvalget konkluderte med følgende: "Utvalget bemerker at salærforskriften 3 annet ledd må forstås slik at den timesats som gjaldt da sist fakturerte arbeid ble utført, skal anvendes. Tidspunktet for innsendelse av arbeidsoppgaven er ikke avgjørende." Se følgende hjemmeside: DEFINERE SAK SOM OFFENTLIG For at salærskjemaet skal kunne brukes riktig, er det viktig at du først definerer hvilken sak dette er i forhold til det offentlige. Ved registreringen av en ny sak eller ved endring av eksisterende sak gjøres dette ved å velge riktig i nedtrekksboksen. Når en av disse typene er valgt, vil sakstyper i henhold til valget fremkomme under "Sakstype" på linjen under Lagre saksinformasjonene og klikk på knappen ØKONOMI øverst til høyre i bildet. Side 52 Sist oppdatert

53 Nede til venstre finner du knappen INSTANSNAVN. Ved å klikke på denne kommer du inn i en ny dialogboks hvor du fyller inn hvilken instans skjemaet skal sendes til. Alle instanser med adresser ligger i systemet. Velg riktig instans og trykk på SØK for å finne riktig betalende kontakt. Videre kan du kan fylle inn instansens saksnummer og kontaktperson. (Det er meget tidsbesparende å legge dataene inn her, da dette automatisk overføres til skjemaet.) Når saken er registrert vil det under Økonomi på saken, fremkomme en ny fane som heter O. salær. Ved å trykke på denne fanen kommer følgende bilde frem. Sist oppdatert Side 53

54 Fra denne fanen genereres NYTT SALÆRSKJEMA, faktura på oppgjort salærskjema OPPGJØR SALÆR og eventuell annullering av skjemaer som er feil ANNULLER SALÆR REGISTRERE TIMER SOM SKAL INN I DET OFFENTLIGE SALÆRSKJEMA Alt arbeid registreres. Dette innebærer at det faktiske timeforbruket på saken blir registrert, slik det også skal i saker om fritt rettsråd. I andre saker vil timene fremkomme, dog slik at bare relevante timer vil inngå i den oppfordringen på betaling som sendes instansen. Tilsier antall brukte timer på saken at verdien av medgått tid gir bedre betalt enn stykkprisforskriften, får du opp et differansevarsel. I straffesaker må arbeidet på saken registreres med de timetyper som ligger til grunn for honorering fra Justisdepartementet. Timetypene for dette har betegnelsen "Off" foran seg. Timetypene det her dreier seg om er i AD betegnet som: Når du velger disse timetypene må du, der timetypene krever det, registrere starttidspunkt og sluttidspunkt for aktiviteten. Når tidsforbruket er lagret vil en pauseknapp vises ved siden av tidsregistreringen (når det er relevant for skjemaet). Trykker du på denne kan pausene registreres særskilt. Kortere pauser inngår i rettsmøtene, mens lengre pauser godtgjøres særskilt som reisefravær. Tegnet stjerne * viser at det er registrert pauser på aktiviteten. I henhold til salærforskriften må pauser være sammenhengende over 30 minutter for å godtgjøres. Side 54 Sist oppdatert

55 Saker som i utgangspunktet ikke er registrert som en offentlig sak, kan endres i ettertid. Man må da være oppmerksom på at registrerte timetyper også må endres til offentlige typer for at det skal komme frem riktig i salærskjemaet REGISTRERING AV UTLEGG OG REISER I SAKEN Under fanen Utlegg registreres de ulike utgiftene/utleggene du har hatt i sakens anledning. Reisegodtgjørelse og diett legges inn under fanen Annet. Utleggspesifikasjonen er laget som et særskilt vedlegg. Her kan du redegjøre for utgiftene. Vi minner om at det bare er sammenhengende reisetid over 30 minutter som det gis godtgjørelse for GENERERING AV SKJEMAET Generering av skjemaet skjer ved å trykke på fanen Offentlig salær og Nytt salærskjema. Du får da opp dialogen Valg av fakturagrunnlag. AD henter opp alle ufakturerte timer på saken. Dersom det er ønskelig å bare ta ut timene for en periode kan dette gjøres her (i fra- og til-kolonnene øverst i bildet). Sist oppdatert Side 55

56 Man kan også velge bort enkelte timer ved å fjerne haken foran aktiviteten. Det samme gjelder hvis flere har jobbet på saken, og du kun skal ha med hva den ene har gjort. Dette gjøres under Brukere. Når alle valg er gjort, velges Generer skjema Dersom instansen har et saksnummer, kan dette skrives inn her hvis du ikke allerede har fylt det ut ved valg av instans. Likeledes kan du velge hvilken person som skal stå som ansvarlig på skjemaet, hvis flere har jobbet på saken, og om det er beregning etter medgått tid eller hovedforhandlinger med gitt timetall. Det fremsettes et forslag til salærskjema basert på sakstype. Dette kan du endre manuelt, for eksempel hvis du har brukt tilstrekkelig timer til at saken løftes over fra stykkpris til medgått tid etter salærforskriften. I linjen under vil det i straffesaker dukke opp en nedtrekksliste: I medhold av. Valget du gjør vil overføres til skjemaets side 1 under Tjeneste/oppdrag i kolonnen med samme navn. Forslagene kan overstyres. Når du har gjort dine valg velg Vis salærskjema. Du får nå opp skjemaet i ferdig utfylt stand. Du kan selvfølgelig gjøre endringer i selve skjemaet. For å bla til neste side, trykk på pilen nederst i venstre hjørne. For å se og skrive ut vedlegget, klikk på VEDLEGG oppe i venstre hjørnet UTSKRIFT/GODKJENNING Når du gått gjennom skjemaet og ser at det stemmer med det du vil sende inn, velger du å skrive ut. Du får da spørsmål om du vil godkjenne utskriften, trykker du Ja blir skjemaet lagret og sperret for endringer. Side 56 Sist oppdatert

57 Ser du likevel at skjemaet ble feil kan du velge å annullere det, så fremt du ikke har sendt det til instansen. Marker skjemaet du vil annullere og klikk på ANNULLER SALÆR OPPGJØR SALÆR Når du får oppgjør for salæret må dette registreres inn i AD. Dette gjøres ved at du markerer skjemaet og trykker på Oppgjør salær. Det blir nå laget en faktura som automatisk henter opp summen fra skjemaet. Dersom oppgjøret avviker fra salæroppgaven, kan dette endres på fakturavisningen. Sett markøren i sum total og skriv inn beløpet du har mottatt. Du vil da få opp et vindu hvor avrundingen kan fordeles, se kapittel Fordeling av timer/avrundingsfordeling. Skriv ut og godkjenn fakturaen, som legges til regnskap. Sist oppdatert Side 57

58 13. RAPPORTER Med vanlig brukertilgang kan du kun kjøre rapporter for egne saker og timer, dersom du skal kjøre rapporter for andre brukere, må administrator gi tilgang til dette. Se kapittel 15.9 Gi en bruker tilgang til å kjøre rapporter for andre. Dersom du ønsker å redigere en rapport eller endre utseende på den, må rapporten eksporteres til Excel og endres der, se kapittel 13.6 Eksporter rapporter til Excel. Du kan til enhver tid klikke på ikonet for utskrift (CTRL+P) som du finner øverst i verktøylinjen. Da vil du få opp en dialogboks som vist under. Øverst i dialogen kan du se hvilken klient og sak rapporten du vil lage omhandler. Dersom du har markert en klient eller en sak, vil rapporten i utgangspunktet bare gjelder den ene klienten. Ønsker du å kjøre rapport for hele klientregisteret, merker du av i boksen Alle Klienter/saker. I utgangspunktet følger det med en Standard katalog med rapporter hvor du kan gjøre valg og en katalog med ferdig definerte Excel-rapporter. Du kan også selv definere egne rapportoppsett og lagre disse, vi anbefaler at disse lagres i egen katalog. Alle rapporter som følger med programmet overskrives ved programoppdateringer, derfor anbefaler vi at du lagrer rapporter under nytt navn dersom du gjør egne tilpasninger på dem. Alle rapporter som lages kan enkelt overføres til Excel eller Word for videre bearbeiding der. Excel er et meget godt verktøy for tallbehandling samt at du der også kan lage grafer av resultatene, grafene kan igjen brukes i PowerPoint presentasjoner og lignende. For å velge en rapport gjør du følgende: Fra menyen Fil, velg Utskrift og Rapporter (CTRL+P) eller klikk på ikonet for skriver på verktøylinjen Dobbelklikk på Standard Klikk på ønsket rapport og gjør evt. endringer på dato Velg Utfør Side 58 Sist oppdatert

59 Når du klikker på en rapport vil du se beskrivelse av hva rapporten inneholder i feltet til høyre MEDFØLGENDE STANDARD-RAPPORTER Det følger med et sett rapporter i programmet. Disse kan ikke endres, men tilpasses bedriftens behov og bør lagres under egne navn for å unngå at de blir overskrevet ved programoppdatering BEHOLDNING PR. DATO-GODSKREVET Beholdningsendringer mellom to datoer, hvor pålogget bruker er godskrevet BEHOLDNING PR. DATO-SAK Beholdningsendringer mellom to datoer for saker hvor pålogget bruker er ansvarlig BEHOLDNING SALÆR Beholdning salær. Her vises alle salæroppgaver, bruk filter dersom du ønsker et mindre utvalg FAKTGRUNNLAG Fakturagrunnlaget kommer automatisk med når du lager faktura på sak, men om du ønsker å skrive det ut i etterkant kan denne rapporten brukes. Skriv inn ønsket fakturanummer i kolonnen Filter, bruk tegnet = foran nummeret. Klikk Skjul på de kolonnene du evt. ikke ønsker skal være med FAKTURERT PR. SAK Viser hva som er fakturert pr. sak i ønsket periode FAKTURERT TOTALT GODSKREVET Fakturert totalt pr dato pr. godskrevet advokat, viser også åpne a konto-fakturaer i perioden FAKTURERT TOTALT Fakturert totalt pr dato pr. ansvarlig på sak, viser også åpne a konto-fakturaer i perioden FORBRUK-ANNET Oversikt over det som er registrert på fanen Annet over et bestemt utvalg FORBRUK-UTLEGG Oversikt over utlegg over ett bestemt utvalg aktiviteter registrert under Annet på økonomi INNBETALT FAKTURA Oversikt over innbetalte fakturaer og a konto-fakturaer i angitt periode INTERN TIMELISTE Oversikt over alle timer på interne saker KLIENTMIDLER Oversikt over klientmidler pr klient/sak. Sist oppdatert Side 59

60 KUNDELISTE Lager en oversikt over alle klientnavn, adresser, telefon og e-postadresse. Rapporten kan overføres til Excel og brukes til for eksempel masseutsendelser. Listen kan ikke bearbeides som et automatisk flettedokument fra AD før det er overført til Excel NYE SAKER PERIODE PER ANSVARLIG Viser nye saker i periode per ansvarlig SAKSLISTE-ARKIV Oversikt over arkiverte saker SAKSLISTE Saksliste - aktive saker TIMELISTE MINE SAKER Oversikt over alle timer på en saksansvarligs saker, uavhengig av hvem aktiviteten er godskrevet TIMELISTE Denne viser totalt timeforbruk for et bestemt utvalg og kan sorteres etter timer og/eller timetype TIMER FAKTURERT PR. SAK Fakturert pr. sak UFAKTURERT TOTALT 2 Viser ufakturerte timer, utlegg og annet pr. den sluttdatoen du velger - tar med poster registrert før, men fakturert etter angitt dato. Viser også åpne a kontofakturaer UFAKTURERT TOTALT GODSKREVET 2 Sortert pr. godskrevet advokat. Viser ufakturerte timer, utlegg og annet pr. den sluttdatoen du velger - tar med poster som er fakturert etter angitt dato. Viser også åpne a konto-fakturaer UFAKTURERT TOTALT Ufakturerte timer, utlegg og annet pr. angitt dato. Poster registrert før angitt dato, men fakturert etter angitt dato vil ikke vises i rapporten. Viser åpne a kontofakturaer i perioden UFAKTURERTE TIMER Detaljert oversikt over ufakturerte aktiviteter - klienter/saker EXCEL, INTERN RAPPORT - REGISTRERTE TIMER Gir en oversikt over den totale tid som er registrert i valgt periode, fordelt på henholdsvis intern tid og tid som er brukt på klienter. Spesifisert tid på den enkelte sak kan hentes frem ved å ekspandere linjene i Excel-arket EXCEL, SAKER Viser arkiverte og aktive saker til den enkelte advokat fordelt på sakstyper. Viser også når den enkelte aktive sak er etablert og når sakene er arkivert. Side 60 Sist oppdatert

61 EXCEL, TIMEOVERSIKT Gir oversikt over antall timer som er registrert i valgt periode, herunder hvor mange som er blitt betalt samt oversikt over registrerte utlegg og annet (utgifter man skal ha dekket som man ikke har fått regning på) Underspesifikasjon kan hentes ut for den enkelte måned, dag og sak EXCEL, BEHOLDNINGSVURDERING Denne kan kun kjøres av økonomiansvarlig og krever passord EXCEL, KLIENTMIDLER Viser transaksjoner på klientmidlerkontoen på den enkelte sak. Beregner også renter pr. sak og samlet sett på den enkelte klient VERKTØYLINJEN I RAPPORT Når du har valgt et rapportoppsett, kommer du inn i et vindu som har følgende verktøylinje: A B C D E F G A = B = C = D = E = F = G = Lagre oppsett, dette gjør du dersom du har definert et oppsett som passer deg bruk i ditt daglige arbeid. Vær oppmerksom på at det kun er oppsettet som lagres. Alle dataene som hentes opp vil ikke bli lagret. Ønsker du det, må du eksportere resultatet over til Excel via knappen E. Print/skriv ut - fungerer som i alle andre Windows-program Forhåndsvisning, her kan du se hvordan rapporten din vil se ut på papiret, og gir deg mulighet til å se om du må endre kolonnebredder før du skriver ut. For å endre kolonnebredden trekker du i den lille streken mellom kolonneoverskriftene eller går inn på avansert rapportoppsett, se kapittel 13.7 Avansert rapporttilpasning. Send som e-post; her kan du klikke dersom du ønsker å sende rapportens innhold som e-post. Eksporterer rapporten til Excel Setter filter på rapporten, klikk på den kolonnen og teksten du ønsker å filtrere på Avansert; gir deg flere muligheter til å definere rapportens utseende og innhold i nedre del av dialogboksen DIALOGBOKSEN RAPPORTOPPSETT Når du har valgt en rapport, vil du komme inn i en dialogboks lik den som vises nedenfor, overskriftene avhenger av hvilken type rapport du har valgt: Sist oppdatert Side 61

62 Den øverste halvdelen av boksen viser det totale resultatet av søkekriteriene på valgt rapport og den nederste halvdelen gir deg mulighet til å finpusse rapportens resultat, du kan også få flere avanserte muligheter i dette feltet, se kapittel 13.7 Avansert rapporttilpasning på side 63. Helt nederst til venstre i dialogboksen finner du informasjon om hvor mange linjer rapporten din har og hvor mye plass du har igjen på høyresiden av arket. Dersom ledig plass viser et negativt tall, betyr det at rapporten overskrider arkets marger. For å rette på det, må du gjøre kolonnene smalere ved å trekke i strekene mellom kolonneoverskriftene SORTERING Alle rapportene gir deg muligheten til å sortere resultatet slik at du kan få en oversiktlig rapport som passer ditt behov. I den nedre delen av dialogboksen finner du kolonner som viser hvorvidt de forskjellige kolonne er sortert eller ikke, samt en kolonne hvor du selv bestemmer hvordan rapporten skal sorteres. I ovennevnte dialog ser du at rapporten er sortert først etter opprettet dato, deretter etter klientnavn og så saksnummer SUMMERING OG GRUPPERING Du kan gruppere resultatet og summere innenfor hver gruppering, f.eks. gruppere og summere alle timer pr. klient. Side 62 Sist oppdatert

63 For at gruppering skal fungere, må du først sortere den kolonnen du ønsker å gruppere etter. Du kan lage undergrupper til hovedgrupperinger. Pass også på at du velger sortering i samme rekkefølge som du ønsker gruppering, dvs. den første kolonnen du ønsker å gruppere etter må ha sorteringsvalg 1, den neste 2 osv EKSPORTER RAPPORTER TIL EXCEL Du kan kopiere alle rapportene over til Excel for videre bearbeiding der, ved å klikke Eksport til Excel i verktøylinjen FORHÅNDSVISE EN RAPPORT Før du skriver ut en rapport, kan du forhåndsvise den i skjermen. Det gjør du ved å klikke knappen. Når du ber om forhåndsvisning av en rapport, får du fram nedenstående verktøylinje. A B C D E F G A Aktiverer utskrift B og E Tar deg til hhv første og siste side av rapporten, C og D Tar deg en side fram eller tilbake F og G Lar deg zoome inn/ut bildet Du finner de samme valgene under menyene Fil og Vis. For å gå ut av forhåndsvisning uten å skrive ut, trykker du ALT+F4 for å lukke vinduet AVANSERT RAPPORTTILPASNING Alle medfølgende rapporter er i utgangspunktet formatert og sortert, men det kan likevel være behov for å gjøre endringer på dette. Når du åpner en rapport, vil du få de vanligste redigeringsalternativene nederst i dialogboksen, for å få fram flere muligheter velger du Rediger Avansert Følgende kolonner kommer fram (Tekstene i første kolonne vil avhenge av rapporttype): Sist oppdatert Side 63

64 Sorter: Sorteringsnr.: Grupper: Summer: Filter: Format: Justering: Bredde i cm: Ved å klikke i denne kolonnen får du fram en nedtrekksboks hvor du kan velge om du vil sortere stigende, synkende eller ikke sortere Her skriver du inn nummeret for hvilken rekkefølge du ønsker å sortere, for eksempel 1 ved Klient, 2 ved Saksnr. ; rapporten vil da sorteres først etter klientnavn og så etter saksnr. innen hver klient. Her kan du gruppere rapporten etter behov, Her huker du av dersom du ønsker å summere tall i hele rapporten eller innen valgte grupperinger. Her kan du legge inn kriterier for hva du vil skal være med i rapporten, hvis du for eksempel ønsker å se alle poster med beløp over 2500, skriver du >2 500 (se Filtreringstegn, side 64). Her bestemmer du hvordan tall og dato skal vises (se formatkoder under Tall, dato og tidsformat side 64). Her bestemmer du om teksten i kolonnene skal være midtstilt, høyre- eller venstrejustert. Gir deg anledning til å angi bredden i cm på kolonnen, du ser nederst til venstre i dialogboksen hvor mye plass du har igjen på arket breddelengde. Du kan også trekke kolonnene i ønsket størrelse ved å bruke musepekeren og trekke i de loddrette sorte streken mellom kolonneoverskriften øverst i dialogboksen (se figur under). Skjul kolonne: Hvis du ikke ønsker at kolonnen skal være med i rapporten, huker du av her. Alle valg du gjør vil vises i øvre del av dialogboksen umiddelbart etter du har gjort valgene dine FILTRERINGSTEGN = lik <> ulik > større enn < mindre enn tekst må stå mellom to apostrofer (ikke nødvendig for tall) like "nesten lik", dvs like oslo% søker etter all tekst som begynner med oslo, %-tegnet er et jokertegn som kan brukes både foran og bak tekst TALL, DATO OG TIDSFORMAT #,### legger inn tusenskilletegn (komma må brukes) #.## legger inn desimaltegn og to desimaler (punktum må brukes) #,###.## legger inn tusenskilletegn og to desimaler Side 64 Sist oppdatert

65 #.# legger inn desimaltegn og en desimal #,###.# legger inn tusenskilletegn og en desimal dd.mm.yy dd.mm.yyyy ddd fre (viser forkortet ukedag fredag) dddd fredag (viser hele ukedagen) hh:mm 11: LAGE EGENDEFINERT RAPPORT Du kan lage egendefinerte rapporter basert på de rapportene som allerede ligger i programmet. Fordelen med å definere egne rapporter er at du fort kan få fram de dataene du har behov for, uten å bruke tid på å sortere, filtrere osv. hver gang Inntil du selv har definert dine egne rapporter, vil du kun se katalogen Standard med standardrapportene i. Du kan definere dine egne rapporter enten i denne katalogen eller lage din egen katalog. Når du skal lage en egendefinert rapport, må du alltid ta utgangspunkt i en av de eksisterende rapportene. Velg den typen som inneholder flest av de informasjonene du ønsker å ha og gjør dine tilpasninger. For å lagre din rapport gjør du slik; Ha ønsket rapport med tilpasninger i skjermen Fra menyen Fil velg Lagre (CTRL+S) eller klikk Lagre i katalogen Standard eller lag en egen katalog for dine rapporter og lagre der Sist oppdatert Side 65

66 14. OFFENTLIG REGISTER Under klientregisteret ditt finner du offentlig register. Her finner du navn og adresser på advokater og ulike offentlige instanser. Dette registeret blir kontinuerlig oppdatert av Jussystemer AS og kan ikke endres av hverken brukere eller administrator. Alle navn og adresser som ligger i offentlig register er søkbar og kan brukes i korrespondanse som startes fra AD. For at du skal ha et rimelig oppdatert register, anbefaler vi at du kjører en programoppdatering hver annen måned. Side 66 Sist oppdatert

67 15. SYSTEMADMINISTRATOR GENERELT FOR ADMINISTRATOR En administrators oppgave er å sørge for at felles informasjoner og standarder til enhver tid er oppdatert. Ved at administrator har ansvaret for dette, vil informasjon og data være entydig og konsekvent for alle brukere. Det medfører også at endringer må diskuteres med ansvarlige og de som blir berørt, før endringen faktisk gjøres. I AD ligger det inne en del standard informasjon i henhold til hva som er oftest brukt. Imidlertid vil den enkelte bedrift alltid ha sine særtilpasninger, dette kan gjøres ved å logge seg på som administrator. I dette kapittelet beskrives kun funksjoner som man kun har tilgang til dersom man har administrator-rettigheter. Alle andre funksjoner står beskrevet andre steder i brukermanualen. Når det gjelder maler i Word, kan den enkelte selv lage det, men det anbefales at en person i bedriften er ansvarlig for å lage de malene som er felles for alle, dette for å sørge for at bedriften fremstår som profesjonell og med en enhetlig grafisk profil, samt for å forenkle hverdagen for alle. Hvordan malene lages, står beskrevet i kapittel MENYEN OPPSETT BRUKER ENHET Her registrerer du bedriftens postadresse, besøksadresse og eventuelt forskjellige enheter/avdelinger. Endringene her kan kun gjøres av systemadministrator og vil gjelde for alle brukere. Legg også inn første fakturanummer for enheten, dersom du ønsker å fakturere fra AD REGISTRERE FLERE ENHETER Dersom det er flere økonomiske enheter /avdelinger i bedriften, bør de legges inn i systemet slik at registrering og fakturering blir riktig. Den enkelte bruker skal også registreres inn i enheter LEGG TIL INTERN BRUKER Dette valget brukes dersom man ønsker at fakturaavrundinger, positive eller negative, skal tilfalle firmaet og ikke den enkelte saksansvarlige. Dette er en fiktiv bruker, som ikke vil ha noen innflytelse på antall lisenser eller timebeholdning. Valget om å fordele avrunding til intern bruker kommer idet man lager en faktura, dersom bruker har krysset av for "Avrunding skal fordeles, når avrunding skal være med i grunnlaget" under Oppsett Eget. Sist oppdatert Side 67

68 FORSKJELLIGE FAKTURAER Dersom det er forskjellige enheter, skal de kanskje også ha forskjellig logo på fakturaen. Dette må i så fall registreres ved å klikke på Oppsett fakturautskrift. De ulike fakturamalene legges i programområdet under mappen Formular. Katalog for faktura og logo må ligge på server og stien må legges inn som \\serverxxx\xxx dersom programmet er installert på en server. Jussystemer AS kan evt. legge firmaets logo inn i fakturamalen AUTOMATISK SAKSNUMMERERING (GJELDER KUN ENBRUKERVERSJON) Dersom du har enbrukerversjon kan du få en automatisk saksnummerering. Nederst i ovennevnte dialogboks vil du få et valg til: Ved å huke av her, vil du få en automatisk nummerering i henhold til det tallet du skriver inn. Du kan kun bruke tall, ingen bokstaver, mellomrom eller andre tegn REGISTRERE NY BRUKER I brukeroppsettet kan du registrere så mange brukere du vil, men antallet aktive brukere må samsvare med kjøpt lisens. Det betyr at i kolonnene Compwin, Dokumenter, Timer og Skjema kan du krysse av for det antall som ligger innenfor lisensen bedriften har. Dersom det er behov for flere lisenser, må Jussystemer AS kontaktes. Dersom bedriften har forskjellige økonomiske enheter/avdelinger, bør disse registreres først, slik at den enkelte bruker kan legges inn i riktig enhet. Det er også mulig å endre enhet for bruker i etterkant Når du registrerer en ny bruker, legger du inn så mye informasjon som mulig i kolonnene for hver bruker, dette fordi dataene kan brukes som flettefelt i videre dokumentasjon/-korrespondanse i forbindelse med sakene. NB! Timepris, passord, rettighet og enhet må legges inn for at bruker-id skal fungere Passord: Her skrives brukerens passord inn. Ved innskrift vil du se hva som skrives, men idet du forlater cellen, vises fire stjerner. Som administrator har du mulighet til å endre passord for en bruker som for eksempel har glemt passordet sitt. Bruker kan så gå og endre passordet sitt via Oppsett Eget. Type: Under valget Type setter du inn om bruker er Advokat, Fullmektig, Sekretær eller Saksbehandler. Type Sekretær vil ikke kunne være ansvarlig på sak, det kan kun advokat, advokatfullmektig eller saksbehandler være. Rettigheter: Vanlig = Dette er rettigheten som de fleste brukerne skal ha. Denne gir hver enkelt full tilgang til egne saker og registreringer, samt muligheten til å få tilgang til saker fra andre saksansvarlige ved behov. Side 68 Sist oppdatert

69 Admin = Av sikkerhetsmessige årsaker bør det kun være administrator av AD som skal ha denne rettigheten, Admin har overordnede rettigheter i forhold til alle saker og registreringer og vil alltid se alle saker. Enhet: Her legger du inn hvilken enhet bruker hører til. Timepris: Her registrerer du den timepris bruker til vanlig har. Ved å gjøre det vil systemet alltid ta utgangspunkt i denne prisen ved registrering av alle inntektsgivende aktiviteter. Bruker kan selv endre denne prisen via Oppsett Eget. Inaktiv bruker: Her huker du av dersom en bruker enten slutter eller for eksempel har et lengre fravær i form av permisjon eller sykdom eller av annen årsak ikke lenger skal ha tilgang til AD. Nederst i dialogen kan du huke av for Inaktiv dersom du ønsker å vise disse i listen. Compwin: Dersom en bruker skal ha tilgang til modulen for erstatningsutmåling, Compensatio, må dette krysses av i denne kolonnen. Compensatio krever egen lisens, hvor mange lisenser dere har, vises under fanen Lisens. Dokumenter: Dersom brukeren skal ha tilgang til å produsere og redigere dokumenter, hukes det av her. Timer: Dersom brukeren skal ha tilgang til å registrere timer, utlegg, fakturere osv, hukes det av her. Skjema: Dersom brukeren skal ha tilgang til å produsere Offentlig salæroppgave samt registrere oppfølging av fengsling, hukes det av her. Skjema krever egen lisens, hvor mange lisenser dere har, vises under fanen Lisens. Backup: Her krysser du av for den/de som har backup-ansvar. Det bør alltid være minst to personer som har dette ansvaret. Les mer om hvordan dette gjøres i kapittel Backup av systemet. Regn. rapport: Dersom firmaet har integrasjon mellom AD og et regnskapsprogram, kan du via AD hente inn regnskapsrapporter ved å klikke av for dette valget. Vanligvis er det kun de som økonomisk ansvarlig som skal ha denne tilgangen Lisensfil: Her vises antall lisenser man har. Ønsker man endring i dette, må Jussystemer AS kontaktes ENDRE/SLETTE BRUKER En bruker kan ikke slettes, men må gjøres inaktiv. Dette for at dere hele tiden kan ha kontroll på hvilken bruker som har gjort hva. Hvis en bruker slettes helt, vil det ikke være mulig i historikken å se hvem som har gjort hva INTEGRERING MOT REGNSKAPSPROGRAM Dersom du ønsker integrering mot regnskapsprogram, kontakt Jussystemer AS for mer informasjon OPPSETT FILPLASSERING Under dette valget bestemmer du hvor de forskjellige type dokumenter skal lagres i nettverket. Sist oppdatert Side 69

70 Dersom brukeren har laget egne maler, anbefales det at disse kopieres over til en egen katalog parallelt med fellesmalene. På en server er det viktig at hele stien defineres, dvs \\servernavn\xxx\xxx. Hvis ikke dette gjøres, vil ting bli lagret lokalt på den enkelte maskin FAKTURAUTSKRIFT I AD ligger det inne en mal for faktura, hvor firmanavn, adresse, kontonummer osv hentes fra Enheter i Brukeroppsettet. I tillegg ligger det inne standard ledetekster, som administrator kan gjøre endringer i for hele enheten, eventuelt hele bedriften. I menyen Oppsett velg Bruker Velg hvilken enhet som skal endres. Velg Oppsett fakturautskrift I dialogboksen som kommer opp, ser du eksisterende tekst. Denne kan endres i forhold til bedriftens behov. Endringene vil gjelde alle fakturaer for enheten. Dersom endringene skal gjelde alle enhetene i bedriften, må ovennevnte repeteres for hver enhet. Side 70 Sist oppdatert

71 AKTIVITETER I systemet følger det med en del standard aktiviteter på Time, Utlegg og Annet. Disse er felles for alle brukere av systemet og det er ikke mulig å lage brukerdefinerte aktiviteter uten at de vil være tilgjengelige for alle brukere. For å kunne endre aktiviteter, må du ha administratorrettigheter til systemet REGISTRERE FAST PRIS PÅ AKTIVITETER Hvis du vil legge inn faste priser på noen aktiviteter må disse registreres og oppdateres med administratorrettigheter. Ved å registrere alle faste priser, behøver ikke brukerne selv å legge inn pris på hver enkelt aktivitet. Dette forenkler hverdagen for brukerne og reduserer faren for feil i fakturering/regnskap. Dersom det ikke registreres time/stykkpris på aktivitetene, vil beløpene hentes fra timeprisen til den som får godskrevet aktiviteten. Ofte er det fast timepris for en del tjenester. Dette kan registreres i systemet slik at den enkelte bruker ikke behøver å legge dette inn for hver registrering. Timeprisene registreres under menyen Rediger Aktiviteter. Prisene som legges inn på den enkelte aktivitet kan overstyres av bruker hvis ønskelig. Enhet tilsvarer hvordan typene måles. Alt som har med timer å gjøre ligger fast definert som timer (tmr). Når det gjelder aktiviteter som bilgodtgjørelse, reise osv må du selv registrere i hvilken enhet den enkelte skal måles i, for eksempel døgn, km, stk osv. Klikk da på nedtrekksboksen og gjør ditt valg fra listen du får fram. Normal pris tilsvarer pris pr. hele time hvis det er den valgte enhet. I systemet ligger statens satser registrert i alle tilfeller hvor det finnes offentlige satser. Disse oppdateres fra Jussystemer AS. Timeprisene/stykkpris registreres under menyen Vis Aktiviteter Velg aktivitet Rediger. Man må være systemadministrator for å få tilgang til denne menyen. Nedenstående skjema kan brukes i forberedelsene til å registrere standard priser i AD. Beskrivelse Enhet Telefonsamtale tmr Utgående korrespondanse tmr Inngående korrespondanse tmr Dokumentgjennomgang tmr Juridisk gjennomgang tmr Klientmøte tmr Møte med motpart tmr Forberedelse tmr Forberedende saksmøte tmr Beløp pr. enhet Prosent Kostkonto Lønnsart Kostpris Salgskonto Normalpris Sist oppdatert Side 71

72 Beskrivelse Rettsmøte Reisetid Etterarbeid Beregning Foredrag/undervisning Juridisk rådgivning Visning Annet møte Flyreise/billetter Togreise/billetter Kilometergodtgjørelse Kopiering Diett/bespisning Rettsgebyr (mva fritt) Kilometergodtgjørelse Diettgodtgjørelse Overnattingsgodtgjørelse Tinglysningsgebyr Dokumentavgift Enhet tmr tmr tmr tmr tmr tmr tmr tmr km Beløp pr. enhet Prosent Kostkonto Lønnsart Kostpris Salgskonto Normalpris LEGGE INN STANDARD AKTIVITETER I programmet er det definert de aktiviteter som er mest brukt. Dersom det er behov for flere aktiviteter må det defineres under Vis Aktiviteter ENDRE AKTIVITET Dersom noen av aktivitetene ikke samsvarer med de som til daglig brukes i din bedrift, kan du endre dem slik: Fra menyen Vis, velg Aktiviteter Marker hvilken type aktivitet og deretter Rediger Velg aktivitet fra listen som kommer opp og deretter Rediger Gjør ønsket endring og velg OK Vær oppmerksom på at aktiviteter under Fri rettshjelp og Fritt rettsråd kun kan endres av Jussystemer AS, dette fordi disse timene er programmert til å gi forskjellige utslag på det offentlige salærskjemaet ENDRE REKKEFØLGE PÅ AKTIVITET I menyen Vis, velg Aktiviteter marker ønsket type aktivitet og klikk REDIGER Du kommer til en ny dialogboks hvor du kan sortere typene alfabetisk eller flytte typene opp eller ned etter behov. Marker ønsket type og klikk hhv PILKNAPP OPP eller NED. Når du er ferdig velger du OK. Side 72 Sist oppdatert

73 FAKTURATYPER Her kan man endre teksten som fremkommer på fanen Faktura under Økonomi på sak. Teksten vil ikke ha innvirkning på teksten på selve fakturaen. Endringer som gjøres her, vil ha innvirkning på alle lagrede fakturaer med samme navn RELASJONER Relasjoner brukes i forbindelse med involverte på sak, se kapittel Involverte på sak. I menyen Vis, Velg relasjoner marker ønsket type relasjon og velg Rediger legg til type etter ønsker Relasjonene er gruppert inn i hovedgrupper. Ved å velge en hovedgruppe kan du redigere listen etter behov SYSTEMFILER Her vises de systemfilene programmet bruker, og er kun ment som hjelp til å finne versjoner osv. dersom det skulle oppstå problemer med programmet REGISTRERE KONTOKODER FOR BOKFØRING For at faktura og utgiftsregistreringer i AD enkelt skal kunne overføres/registreres i bedriftens regnskap, må bedriftens konteringsnummer legges inn som standard. Slik gjør du det: Fra menyen Oppsett, velg Bruker Velg aktuell Enhet og deretter Bokføringsoppsett nederst i dialogen Fyll inn kodene som gjelder i din bedrift, trykk PILTAST for å gå fra felt til felt Velg Lagre og Lukk når du er ferdig Sist oppdatert Side 73

74 Dersom det er flere enheter og avdelingsregnskap er valgt, vil de andre enhetene følge oppsettet fra enhet 1 og kan dermed ikke endres. En bruker som har fått tildelt rettigheter fra en bruker, vil ha samme rettigheter til en sak som eieren av saken, med unntak av å låse saken for innsyn OPPRETT TILGANGSGRUPPE Dette gjøres under Oppsett Eget og under fanen Brukere. Ved å klikke på ikonet til høyre i kolonnen Grupper, får du opp et vindu hvor du kan opprette en eller flere grupper og deretter legge brukere inn i disse fra brukeroppsettet GI EN BRUKER TILGANG TIL ANDRE BRUKERES SAKER Det er i utgangspunktet kun brukeren selv som kan gi andre tilgang til egne saker, men som administrator kan gjøre det ved å gå inn i Oppsett Eget. Øverst i dialogen finner du ønsket person og deretter kan det settes innstillinger på hver enkelt. Pass på å velge Bruk for hver person du har gjort endringen på, før du til slutt velger OK. Side 74 Sist oppdatert

75 15.7. FLYTTE SAK TIL ANNEN KLIENT Alle brukere kan flytte egne saker til andre klienter, systemansvarlig kan flytte saker på tvers av saksansvarlige hvor den vanlige bruker ikke har tilgang. Fremgangsmåten er den samme. Marker aktuell sak I menyen Rediger, velg flytt til mappe (CTRL+M) Finn klienten du vil flytte saken til og velg OK Dersom man har integrasjon med regnskapssystem, kan ikke saker flyttes ADVOKAT SLUTTER OG TAR MED SEG KLIENTER OG SAKER Dette kan kun gjøres av Jussystemer AS GI EN BRUKER TILGANG TIL Å KJØRE RAPPORTER FOR ANDRE Brukere med vanlig tilgang kan ikke kjøre rapporter hvor andre er saksansvarlige, for å gjøre dette må administrator gi tilgangen. Klikk på knappen for Rapporter, i dialogen som kommer opp, klikk OPPSETT. I den nye dialogen som kommer opp huker du av aktuelle brukere og lagrer MSDE SYSTEMOPPSETT MSDE (MicroSoft Desktop Engine) er et verktøy for lagring av data. Dette er helt nødvendig for at AD skal fungere, det samme kan gjelde andre databaseprogram. For å kunne administrere MSDE, vil systemoperatør behøve brukernavn og passord til dette verktøyet. Dersom MSDE første gang er installert av Jussystemer AS er Bruker-ID er: sa Passord er: jussys Dersom MSDE første gang er installert av en annen leverandør, vil disse ha annen bruker-id og passord. Jussystemer AS vil da behøve deres bruker-id og passord for å tilpasse MSDE til AD. Sist oppdatert Side 75

76 BACKUP AV SYSTEMET Backup må tas av dataene jevnlig. I mindre firma kan det være behov annenhver dag eller sjeldnere - i større firma hver dag. Det som er viktig å tenke på i denne sammenheng, er hvor mange timers arbeid har du råd til å miste? Ditt svar forteller hvor ofte backup må tas. Backup mediet bør ikke oppbevares i samme lokaler som server og hoveddata. I tilfelle brann eller tyveri, vil sjansen for at begge deler går tapt - være stor. Legg backup i banksafe eller ta den med hjem DATABASENE TIL AD Siden AD ligger på en SQL-server, kan ikke backup tas direkte av datafilene. Disse må først genereres og legges ut på et område som omfattes av bedriftens datasystem. Ansvaret for at disse filene genereres legges over til minst to av brukerne, se kapittelet Registrere ny bruker. Grunnen til at minst to skal ha denne muligheten, er å avverge at filene ikke blir kopiert ut ved fravær. Dersom det er et flerbrukermiljø, vil disse filene bli kopiert ut til et fellesområde som omfattes av bedriftens generelle backup-rutiner. Dersom det er en enbruker, må vedkommende selv sørge for å kopiere filene fra backup-katalogen over til CD eller tape. Området for backup defineres under menyen Verktøy, Sikkerhetskopi av databaser DOKUMENTFILENE I AD Alle dokumentfiler i AD blir lagret utenom SQL-basen til AD. Det er derfor viktig å huske å ta backup av dokumentene også. Det samme gjelder for maler og fakturaer. Hvor filene ligger, ser du under Oppsett Filplassering INTEGRASJON MED REGNSKAPSPROGRAM Dersom du også har regnskapsprogram integrert med AD og fakturerer fra AD, må backup tas på samme tidspunkt for begge programmene, og en eventuell restore må gjøres for begge systemene samtidig. Dette for å unngå at fakturanummereringen blir usynkronisert. Side 76 Sist oppdatert