Godkjent av: Tor Ødegård

Transkript

1 Dok.id.: Retningslinjer for omstilling i Utgave: 2.00 Skrevet av: Trine Hennig Gjelder fra: Godkjent av: Tor Ødegård Dok.type: Prosedyre Sidenr: 1 av 26 Innhold 1. Generell del Definisjoner Omstilling Omorganisering Nedbemanning Virksomhetsoverdragelse Arbeidsgivers plikter og ansvar Styringsretten Arbeidstakers rettigheter, plikter og ansvar Roller i omstilling Fylkestinget Fylkesrådet Etatssjefer Lokale ledere Arbeidsmiljøutvalget Verneombud Medbestemmelsesmøter Tillitsvalgte Den enkelte arbeidstaker Personal- og organisasjonssenteret HMS-tjenesten Rettslig grunnlag Grunnlag og hjemmel Overordnede saksbehandlingsprinsipper Medvirkning i saksforberedelse Tidsplan Informasjon Krav til skriftlighet Medvirkning/Involvering Drøftingsgrunnlag: Verneombudets medvirkning: Den enkelte ansattes medvirkning: Informasjon Sentrale endringer Lokale endringer... 8

2 Side: 2 av Formål Informasjonsmøte med alle ansatte Informasjonsmøte/ samtaler med enkeltansatte/ kartleggingssamtaler Orientering til tillitsvalgte og verneombud Orientering til ledere i linjen, etatsjef og Personal- og organisasjonssjef Spesiell del Nedbemanning Innledning Følgende oppgaver vil være løpende i saksbehandlingen: Særlig om hva som skal drøftes med tillitsvalgte Saksgang nedbemanning Kommentarer til saksgang ved nedbemanning Saksgang ved masseoppsigelser Orientering til ansatte Risikovurdering Kompetanseplan Avklare utvelgelseskrets for nedbemanningen Kartleggingssamtaler med ansatte Utvelgelse av overtallige ansatte Varsel om oppsigelse og innkalling til drøftingsmøte Drøftingsmøte Vedtak om oppsigelse Oppsigelse Behandling i arbeidsmiljøutvalget lokalt Arbeidsgivers plikt til å tilby annet passende arbeid Omorganisering Løpende saksbehandlingsoppgaver Drøftinger med tillitsvalgte Saksgang omorganisering Oppstartsfase Prosessfase Virksomhetsoverdragelse Kartlegging før vedtak om virksomhetsoverdragelse Følgende oppgaver vil være løpende i saksbehandlingen: Saksgang virksomhetsoverdragelse Kommentarer til saksgang ved virksomhetsoverdragelse... 25

3 1. Generell del Side: 3 av Definisjoner Dette reglementet behandler prinsipper og rutiner ved ulike former for omstilling i. Retningslinjene viser saksgang i omstillingssaker i, herunder ansvar, oppgaver og koordinering mellom ulike aktører. I første del er det gitt definisjoner, generelle retningslinjer og saksbehandlingsregler. De generelle retningslinjene er generelle og veiledende, og prinsippene og saksbehandlingen som gis i disse rutinene skal anvendes ved enhver type eller form omstilling. I andre del er det oppført sjekklister for ulike typer av omstillinger. Saksbehandlingsrutinene inneholder en kommentardel der det gis konkret veiledning. Med begrepet «virksomhet» i disse retningslinjene menes hele Troms Fylkeskommune. Med begrepet «enhet» i disse retningslinjene menes den enkelte skole, Tannhelsedistrikt, sentraladministrasjonen. Med begrepet «avdeling» menes det enkelte fagområdet i den videregående skole, etat i sentraladministrasjonen, tannklinikk Omstilling Med omstilling menes større, ikke individuelle endringer som har betydning for arbeidstakers arbeidssituasjon. Retningslinjene omhandler følgende former for omstilling: Omorganisering Nedbemanning Virksomhetsoverdragelse Målet ved enhver omstilling er å sikre en forutsigbar prosess og skape tillit i alle ledd og nivåer ved: forsvarlig planlegging og gjennomføring forsvarlig informasjon gjennom hele prosessen forsvarlig saksbehandling gjennom hele prosessen ivaretakelse av hver enkelte arbeidstaker opprettholde et fullt forsvarlig arbeidsmiljø under gjennomføringen av omstillingen Omorganisering Med omorganisering menes en endring av organisasjonsstruktur, oppgaveinnhold og/eller oppgavestruktur uten at endringen ledsages av nedbemanning, outsourcing eller liknende Nedbemanning Nedbemanning er en prosess der en tilpasser antall ansatte til en kostnadsramme og/eller en omlegging av virksomheten Virksomhetsoverdragelse Virksomhetsoverdragelse foreligger når en hel eller del av en selvstendig enhet overføres til annen arbeidsgiver Arbeidsgivers plikter og ansvar Arbeidsgiver skal gjennomføre de vedtak som treffes av vedtaksmyndighet. Under omstillingsprosesser skal arbeidsgiver ivareta omsorgsplikten ved å sikre at alle arbeidstakere har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø (Jfr. Arbeidsmiljølovens 4-2 (3)) Styringsretten Arbeidsgivers styringsrett gir arbeidsgiver rett til å fordele, organisere, lede og kontrollere arbeidet. Styringsretten begrenses av lov og avtaleverk og skal utøves saklig. Ledere må merke seg hvilke deler av omstillingsprosesser som krever drøfting med tillitsvalgte.

4 Side: 4 av 26 Arbeidsgiver må til enhver tid gjøre vurderinger av om beslutninger som skal treffes ligger innenfor styringsrettens rammer. Dette gjelder spesielt ved omorganiseringer, og dersom arbeidstakernes ansvars- og arbeidsområde på grunn av strukturelle endringer i virksomheten, skal endres. Det er på det rene at arbeidsgiver kan gjøre endringer i en arbeidstakers arbeidsoppgaver innenfor den individuelle arbeidsavtalens rammer. Dersom arbeidsoppgavene endres slik at den enkeltes arbeids- og ansvarsoppgaver ikke er i overensstemmelse med den arbeidsavtalen arbeidstaker har, må arbeidsgiver gi en endringsoppsigelse Arbeidstakers rettigheter, plikter og ansvar Arbeidstakere som er i en omstillingsprosess skal ivaretas i henhold til lov og avtaleverk, men har også et selvstendig ansvar for å bidra til opprettholdelsen av et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i, under og etter omstillingen. Den enkelte arbeidstaker er også ansvarlig for å tilrettelegge for at relevante personlige opplysninger gjøres kjent for arbeidsgiver, og plikter å stille i møter som arbeidsgiver innkaller til. 1.2 Roller i omstilling Fylkestinget Fylkestinget er fylkeskommunens øverste vedtaksorgan og kan fatte beslutninger om omstillinger i organisasjonen og fastsetter omfanget og utøvelsen av de enkelte tjenestene. Fylkestinget fatter vedtak om delegasjon av myndighet til fylkesrådet Fylkesrådet Fylkesrådet er øverste ledelse for den samlede fylkeskommunale administrasjon, og er den utøvende politiske ledelsen. Fylkesrådet organiserer administrasjonen Etatssjefer Det er etatssjefen som er ansvarlig for tilrettelegging og gjennomføring av vedtak som gjelder den enkelte etat Lokale ledere Med lokal leder menes den leder som er ansvarlig for enheten som skal omstilles. Lokal leder har ansvar for og skal ivareta; gjennomføring av vedtak fra overordnet nivå. planlegging og gjennomføring av omstillingsprosessen på lokalt nivå. berørte arbeidstakere. gjennomføre risikovurderinger for å opprettholde et forsvarlig arbeidsmiljø. sikre et forsvarlig tjenestetilbud Arbeidsmiljøutvalget Arbeidsmiljøutvalget behandler i egen sak konsekvensene av omstillingsprosesser for å sikre at arbeidsmiljøet ivaretas i henhold til arbeidsmiljølovens krav om fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Arbeidsmiljøutvalget skal orienteres om gjennomførte risikovurderinger og eventuelle tiltak som iverksettes Verneombud Verneombudet skal ivareta arbeidstakernes interesse i saker som angår arbeidsmiljøet. Med arbeidstakerne menes alle som har et ansettelsesforhold i. Verneombud skal gis en formell orientering om omstilling ved at lokal leder innkaller lokalt verneombud til orienteringsmøte Medbestemmelsesmøter Medbestemmelsesmøter er en arena for drøfting mellom arbeidsgiver og arbeidstakerorganisasjonene i saker som har betydning for arbeidsforholdet. Både AML og HA fastslår at medvirkning skal skje og sier noe om hvilket tidspunkt medvirkningen skal skje. På saksområder drøftingsplikten gjelder er arbeidstakersiden sikret en rett til å utøve medvirkning på beslutninger gjennom

5 Side: 5 av 26 argumenter og dialog. Det innebærer at organisasjonene skal bringes inn på et tidspunkt som muliggjør reell påvirkning og innflytelse på beslutningene Tillitsvalgte Tillitsvalgte skal representere den enkelte arbeidstaker i omstillingsprosessen. Tillitsvalgte skal gis en formell orientering om omstilling ved at lokal leder innkaller lokale tillitsvalgte til orienteringsmøte Den enkelte arbeidstaker Arbeidstaker skal bidra positivt til dialog med arbeidsgiver om omstillingsprosessen og om egen arbeidssituasjon. Den enkelte ansatte har et selvstendig ansvar for å holde seg orientert om omstillingen. I det ligger at den ansatte skal delta på møter han/hun blir innkalt til og gjøre seg kjent med informasjon som er gitt gjennom gjeldende informasjonskanaler. Den enkelte arbeidstaker har også et ansvar for å sikre at arbeidsgiver får nødvendige opplysninger om egen situasjon Personal- og organisasjonssenteret Personal- og organisasjonssenteret (PO-senteret) har ansvaret for gjennomføring av vedtatt personalpolitikk og skal bistå arbeidsgiverrepresentanter med å sikre at alle arbeidstakere har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. PO-senteret bistår lokale ledere med ulike former for veiledning og gjennomføring av omstillingsprosesser HMS-tjenesten Er organisert som en del av PO-senteret. Som intern bedriftshelsetjeneste har HMS-tjenestens ansatte en fri og uavhengig stilling i arbeidsmiljøsaker (Arbeidsmiljølovens 3-3, (2)). HMS-tjenesten kan bistå ledelse, verneombud og arbeidstakere i omstillingsprosesser. 1.3 Rettslig grunnlag Grunnlag og hjemmel Kommuneloven, KL, fastsetter bestemmelser om de politiske organers handlingsrom. Arbeidsmiljøloven, AML, har en rekke bestemmelser som kommer til anvendelse ved omstillinger. De bestemmelsene som står særlig sentralt i arbeidet med omstillingsprosesser er: kapittel 8 om medbestemmelse ( 8-1) kapittel 4 om krav til tilrettelegging, medvirkning og utvikling ( 4-2) kapitlene 2 der arbeidsgivers plikter defineres, bestemmelsene i kap. 14 og 15, som behandler reglene om tilsettingsforhold og opphør av tilsettingsforhold. Risikovurderinger i forhold til fysisk- og psykososialt arbeidsmiljø Forvaltningsloven, FVL, gir saksbehandlingsregler som skal følges i prosessene. Det fremgår av forvaltningsloven at avgjørelser som gjelder ansettelse, oppsigelse eller forflytting av offentlig tjenestemann, skal regnes som enkeltvedtak etter FVL 2 annet ledd. Det innebærer at lovens saksbehandlingsregler for enkeltvedtak skal følges i en omstillingsprosess når slike avgjørelser skal treffes. Avgjørelser vedrørende tilsettingsforholdet som ikke er enkeltvedtak, vil i utgangspunktet ikke omfattes av forvaltningslovens saksbehandlingsregler. Hovedtariffavtalen, HTA, inneholder nærmere bestemmelser om prosessene i og Hovedavtalen for kommunal sektor HA, har bestemmelser i del B, 3 om arbeidsgiver og tillitsvalgtes gjensidige plikter og rettigheter. I 3-1 gis bestemmelser om arbeidsgivers plikt til drøfting ved endringer og omstillinger som vil få betydning for arbeidstakerne og at arbeidsgiver "på et tidligst mulig tidspunkt informere, drøfte og ta de tillitsvalgte med på råd". Videre er hovedavtalens formål og intensjon viktig å gjøre seg kjent med ved omstillingsprosesser.

6 Side: 6 av Overordnede saksbehandlingsprinsipper For å sikre at den enkeltes interesser ivaretas på forsvarlig måte og i henhold til forvaltningslovens bestemmelser og god forvaltningsskikk skal forvaltningslovens prinsipper om saksbehandling følges så langt det er mulig. Det innebærer blant annet at: dokumentasjon om alle ledd i prosessen sikres partene har innsyn i dokumenter som angår egen sak partene varsles før vedtak/beslutninger fattes partene skal få mulighet til å uttale seg i spørsmål som angår dem selv prinsippet om taushetsplikt i forhold til personlige opplysninger skal ivaretas Medvirkning i saksforberedelse Medvirkning skal skje på grunnlag av en helhetlig plan som kan bidra til forutsigbarhet i prosessen. Planen skal gi uttrykk for de ulike partenes roller i de ulike fasene i omstillingsprosessen, og klargjøre hvilke roller medbestemmelsesmøtene, AMU og HAMU skal ha Tidsplan Arbeidet med omstilling forutsetter tett samarbeid og gode prosesser. God planlegging gir forutsigbarhet for alle parter ved enhver omstillingsprosess og sikrer at omstillingen lykkes. Det er lokal leders ansvar å sørge for at det foreligger en tidsplan for omstillingen. Tillitsvalgte bidrar i arbeidet med å utarbeide tidsplan ved at planen drøftes i medbestemmelsesmøtet. En tidsplan skal: definere og avklare roller tidfeste tidspunkter for når fastsatte oppgaver skal være gjennomført fordele ansvaret for de enkelte arbeidsoppgavene skal være et redskap for å kvalitetsikre det pågående arbeidet synliggjøre arbeidsmiljørisikoer gjennom risikovurdering inneholde prinsipper for medvirkning på lavest mulig nivå angi oppfølgingsplan for arbeidstakere som berøres av omstillingen angi tidspunkt for behandling av saken i medbestemmelsesmøter, AMU og HAMU Informasjon Informasjon skal bidra til å ivareta de ansattes behov for kontroll og forutsigbarhet i sin arbeidshverdag og sikre mulighet for reel innflytelse og medvirkning. Informasjon bidrar til å skape forutberegnelighet og tillit hos de ansatte. Det er arbeidsgiver som har ansvar for at alle parter i omstillingsprosessen til enhver tid får slik informasjon at parten kan ivareta sine interesser til rett tid på en forsvarlig måte. Tidspunkt for når informasjon gis skal fremgå av tidsplanen, eller det kan utarbeides egen informasjonsplan. Informasjon er grunnlaget for god dialog og sikrer at alle parter får tilstrekkelig innsikt i hverandres synspunkter for å sikre reell medvirkning. Viktige informasjonsprinsipper: Det er arbeidsgiver som er ansvarlig for å gi korrekt informasjon til rett tid Informasjon skal ikke komme ut til ansatte gjennom andre kanaler Det etableres faste, regelmessige møteplasser for informasjonsutveksling Det oppnås en felles forståelse mellom ledelsen og de ansatte/(tillitsvalgte) om hvilke kanaler som skal benyttes til hvilken type informasjon. Informasjonen skal være klar og i minst mulig grad åpen for tolkninger. Informasjonsplanen følges selv om det ikke er noe nytt å informere om. Informasjonen kan gis på følgende måter: ved individuelle samtaler informasjonsmøter

7 kopi til arbeidstaker av alle brev som angår en selv e-post til ansatte som berøres oppslag på intranett/arbeidsplassen når milepæler er nådd Side: 7 av Krav til skriftlighet Alle planer og annen dokumentasjon skal være skriftlig. Det er leders ansvar at det utarbeides skriftlig dokumentasjon. Det skal føres referat fra alle møter og individuelle samtaler hvor følgende opplysninger skal fremkomme: dato og møtested deltakere, eventuelt forfall hva ble drøftet enighet/uenighet i gruppen konklusjoner Referatene skal som et minimum inneholde ovennevnte punkter. Dersom noen av partene ønsker å ha med tillegg til referatet, skal dette føres inn. Det må i så fall fremkomme hvem som har innsigelsen/tillegget, og tillegget skal underskrives. Av praktiske grunner kan det noen ganger være hensiktsmessig å samle kopi (utskrift) av alle relevante dokumenter knyttet til omstillingen i en egen perm/mappe, slik at informasjonen er lett tilgjengelig for arbeidsgruppen og andre som skal informeres og som vil følge med. Dette kan være aktuelt når grupper av arbeidstakere ikke har tilgang til elektroniske versjoner. Merk at dokumenter med opplysninger om den enkelte ansatte skal registreres i den ansattes elektroniske personalmappe, slik at det ikke ligger taushetsbelagte opplysninger i en åpen sak som er tilgjengelig for andre enn leder og PO. 1.5 Medvirkning/Involvering Arbeidsmiljølovens kapittel 8 ( 8-2) og hovedavtalen krever at de tillitsvalgte tas med i drøftinger, orienteres og tas med på råd når det gjelder beslutninger som kan føre til endring i arbeidsorganisering eller ansettelsesforhold. (HA del B, ) Drøftingsgrunnlag: Når viktige forhold skal drøftes i medbestemmelsesmøter skal arbeidsgiver utarbeide drøftingsgrunnlag forut for møtene. Et drøftingsgrunnlag skal inneholde: Bakgrunn for saken Eventuell redegjørelse for rettsreglene innenfor temaet (PO bistår) Arbeidsgivers begrunnede vurdering av temaet Arbeidsgiver skal synliggjøre hvilke hensyn det er lagt vekt på ved vurderingen Verneombudets medvirkning: Verneombudet skal tas med i drøftinger, orienteres og tas med på råd når det gjelder beslutninger som kan føre til endring i arbeidsorganisering. Verneombudet skal tas med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet innenfor ombudets verneområde, herunder etablering, utøvelse og vedlikehold av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (AML 6-2-4) Den enkelte ansattes medvirkning: Medvirkning i omstillingsprosesser vil øke den enkeltes opplevelse av forutsigbarhet og følelse av kontroll over egen situasjon. Medvirkning på individnivå skal tilstrebes i størst mulig utstrekning. Det innebærer dialog, kartlegging av kompetanse og livssituasjon. Det vil være den enkelte ansatte som har best kjennskap til egen arbeidssituasjon og livssituasjon og som kan gi arbeidsgiver nødvendige opplysninger for ivaretakelse av den enkeltes rettigheter.

8 1.6 Informasjon Side: 8 av Sentrale endringer Ved større sentrale omstillinger skal hovedtillitsvalgte være representert i relevante arbeidsgrupper og fora. Hovedtillitsvalgte vil derfor være orientert om omstillinger av større omfang som er initiert sentralt, og som kan ha konsekvenser for bemanningen. Fylkesutdanningssjefen og personal- og organisasjonssjefen har regelmessige møter med hovedtillitsvalgte, der også spørsmål om bemanningssituasjonen generelt til enhver tid blir tatt opp. Det forutsettes at hovedtillitsvalgte holder lokale tillitsvalgte orientert om eventuelle forestående bemanningsendringer, selv om det er arbeidsgiver som har ansvar å informere tillitsvalgte lokalt om forestående endringer Lokale endringer Informasjons- og drøftingsplikten overfor de tillitsvalgte lokalt kan ivaretas på flere måter. Partene må tidlig i prosessen bli enige om omfang og form på samarbeidet. Orientering til ansatte som blir berørt Formål Informasjon og dialog med den enkelte ansatte skal sikre at vedtak og avgjørelser som treffes vedrørende den enkelte skal bygger på riktige opplysninger Informasjonsmøte med alle ansatte Når det foreligger en beslutning om at omstilling skal gjennomføres, skal arbeidsgiver så snart som mulig skriftlig innkalle samtlige arbeidstakere som vil bli berørt av omstillingen til et felles orienteringsmøte. Også deltidsansatte, ansatte i permisjon, sykemeldte arbeidstakere og vikarer skal informeres og innkalles. Tillitsvalgte skal orienteres om møteinnkallingen. Innkallingen skal orientere om: tid og sted for fellesmøte at det er igangsettes/er igangsatt en omstillingsprosess ved avdelingen/seksjonen/driftsenheten at arbeidstakerne vil bli holdt løpende orientert om saksbehandlingen og eventuelle tiltak som vil bli igangsatt som følge av avgjørelsen I informasjonsmøtet gjennomgås grunnlaget for omstillingen og eventuelle konsekvenser for enheten. Dersom det er utarbeidet arbeids- og tidsplan skal denne gjennomgås. Rutinene for saksbehandling i den konkrete omstillingssaken skal gjennomgås. Det skal føres referat fra fellesmøte(r), jfr. pkt Kopi av innkalling til møter, referat alle møter, kopi av skriftlige dokumentasjon av interesse for de berørte, bør samles i orienteringsmappe/-perm som beskrevet ovenfor. Kopi av det som fremlegges av grunnlagsdokumentasjon og arbeidsplaner bør følge referatet i orienteringsmappen Informasjonsmøte/ samtaler med enkeltansatte/ kartleggingssamtaler I saksbehandlingen skal det, etter gjennomføring av felles informasjonsmøte(r) gjennomføres individuelle samtaler med den enkelte som blir berørt av omstillingen. Lokal leder må vurdere når det er mest hensiktsmessig å gjennomføre samtalene avhengig av hva slags omstilling enheten står ovenfor. I den utarbeidete arbeidsplanen skal det fremgå hvilket tidsrom arbeidsgiver planlegger å gjennomføre individuelle samtaler. Den enkelte må få mulighet til å orientere om sin situasjon og sine ønsker og eller/behov. Og gjennomgå, sin fulle kompetanse med arbeidsgiver på dette stadiet. Den individuelle samtalen skal sikre at arbeidsgiver har best mulig faktisk grunnlag for å fatte beslutninger.

9 Side: 9 av Orientering til tillitsvalgte og verneombud Lokal leder er ansvarlig for å gjennomføre medbestemmelsesmøter med hovedtillitsvalgte/tillitsvalgte og verneombud for å orientere og ta tillitsvalgt med i prosessen. Samarbeidet skal iverksettes på et tidligst mulig tidspunkt slik at tillitsvalgte til enhver tid har en reell mulighet til påvirkning i henhold til arbeidsmiljølovens bestemmelser. Arbeidsgiver har mulighet til å ha hovedtillitsvalgt/tillitsvalgte og verneombud med i enhver arbeidsgruppe dersom det er hensiktsmessig. Arbeidsgiver skal tilrettelegge for medvirkning på en slik måte at tillitsvalgte i en tidlig fase blir enige om involvering i prosessen Orientering til ledere i linjen, etatsjef og Personal- og organisasjonssjef Etatssjef vil som hovedregel være informert om blant annet grunnlaget for omstilling. Etatssjef skal ha løpende informasjon om den lokale prosessen, slik lokale ledelse og etatssjefen er blitt enige om. Lokal leder er ansvarlig for å forsikre seg om at personalsjefen er orientert om forestående omstillinger og eventuelle konsekvenser for ansattes tilsettingsforhold. Personalsjefen orienterer fylkestillitsvalgte i medbestemmelsesmøte. Personal- og organisasjonssjefen skal orienteres på et tidligst mulig tidspunkt, for å kunne bidra til å ivareta arbeidsgivers plikter overfor den som berøres av omstillingen. Personalsjefen vil også kan bistå med råd og veiledning og bistand til praktisk gjennomføring i alle ledd av saksbehandlingen.

10 2 Spesiell del Side: 10 av Nedbemanning Innledning Med nedbemanning menes prosesser som innebærer helt eller delvise oppsigelse av ansatte på grunn av virksomhetens forhold. Saksbehandlingen skal tilpasses den enkelte prosess ut i fra omfang og kompleksitet. Ovenstående momenter i oversikten er ikke uttømmende eller absolutt. Tilpasning av omfanget av saksbehandlingen gjøres i oppstartsmøte med PO. Arbeidsgiver skal orientere tillitsvalgte og ansatte om tilpasningen av saksbehandlingen. Enhver nedbemanning som innebærer overtallighet skal ha grunnlag i et formelt vedtak. Et slikt formelt vedtak kan for eksempel være: vedtak om omorganiseringer opplæringstilbud/rulleringsplanen i videregående opplæring budsjettvedtak Lokal leder er ansvarlig for å forsikre seg om at personalsjefen er orientert om forestående nedbemanning. Personal- og organisasjonssjefen orienterer fylkestillitsvalgte, slik at man er sikret at tillitsvalgte har lokal representasjon. Personalsjefen skal, i samarbeid med lokal ledelse, blant annet ivareta arbeidsgivers plikt til å finne annet, passende arbeid for den/de som eventuelt mister sitt arbeid som følge av nedbemanning. Etter AML kapittel 14 har arbeidsgiver plikt til å informere arbeidstakere om ledige stillinger i virksomheten. Personal- og organisasjonssjefen skal ha oversikt over den enkelte arbeidstakers kompetanse, slik at arbeidet med å tilby annet arbeid kan gjøres mest mulig effektivt. Personalsjefen bistår med råd, veiledning og praktisk gjennomføring i alle ledd av saksbehandlingen. Maler for de ulike deler av saksbehandlingen ligger under Personal- og organisasjonssenteret i EK håndboka Følgende oppgaver vil være løpende i saksbehandlingen: Behandling av saken i hvert AMU-møte Drøfting med, og informasjon til tillitsvalgte Informasjon til ansatte i allmøter og avdelingsmøter, informasjon til tillitsvalgte og verneombud. Informasjon til ansatte i individuelle møter Særlig om hva som skal drøftes med tillitsvalgte Lokal leder har ansvar for drøfting med, og informasjon til lokale tillitsvalgte. Personal- og organisasjonssenteret har ansvar for drøfting og informasjon til hovedtillitsvalgte. Lokal leder skal ha løpende drøfting med tillitsvalgte gjennom en nedbemanningsprosess. Det skal skrives referat fra alle møter med tillitsvalgte, og tillitsvalgte skal få oversendt et drøftingsgrunnlag i forkant av slike møter. Av drøftingsgrunnlaget skal det fremgå hva som skal drøftes og hva som eventuelt er begrunnelsen for en foreslått løsning. Som et minimum skal følgende forhold drøftes med lokale tillitsvalgte: tidsplan utvelgelseskrets (hvilke ansatte som berøres av nedbemanningen) risikovurdering kompetanse- og bemanningsplan utvelgelsen av ansatte. Tillitsvalgte skal utover dette få tilstrekkelig informasjon og dokumentasjon for å sikre at medlemmenes interesser ivaretas i det arbeidet som skal gjøres frem mot oppsigelse/omplassering til annen stilling. Personal- og organisasjonssjefen legger vekt på at det må være en åpen og ærlig dialog i saksbehandlingen.

11 Saksgang nedbemanning Oppgaver/møter Formål Ansvarlig Oppstartsfase Oppstartsmøte med PO der ledelsen og lokal tillitsvalgte deltar Gjennomgang av retningslinjer for å sikre en felles forståelse av saksbehandlingsreglene. Det skal utarbeides drøftingsgrunnlag før drøfting. Analysere og kartlegge fremtidig bemanningsbehov Orientering til arbeidstakere: i berørte enheter i allmøter Registrere omstillingssak i ESA med vedtak/beslutning og dokumentasjon for grunnlag for oppsigelse som vedlegg. Langsiktig planlegging for å unngå unødvendige nedbemanningsprosesser. Er det for eksempel ansatte som skal gå av med pensjon, eller ha permisjon i tiden som kommer? Er det noen som skal gjennomføre «kompetanse for kvalitet»? Det skal utarbeides drøftingsgrunnlag før drøfting. Forberede på prosessen, skape grunnlag for god dialog og tydeliggjøre partenes ansvar. Sikre dokumentasjon under ett saksnummer Side: 11 av 26 Klargjøre roller og arbeidsfordeling Utarbeide arbeids- og tidsplan med kronologisk oversikt over prosessene Risikovurdering av nedbemanningsprosess Utarbeide kompetanse- og bemanningsplan som definerer behov etter nedbemanning Tiltak ved masseoppsigelser (oppsigelse av over 10 ansatte) Drøfting og informasjon til tillitsvalgte PO har ansvar for å sende melding til NAV Avklare og drøfte utvelgelseskrets med tillitsvalgte Avklare og fordele roller i ledelsen. Avklare habilitet for deltakere i saksbehandlingen (Fvl. 6) Sikre forutsigbar framdrift. Det skal utarbeides drøftingsgrunnlag før drøfting. Vurdering av prosess og ikke beslutning om nedbemanning. HMS kan bistå. Berørte arbeidstakere skal involveres. Det skal utarbeides drøftingsgrunnlag før drøfting. Sikre grunnlag for en forsvarlig videre drift/tjenesteyting. Det skal utarbeides drøftingsgrunnlag før drøfting. Krav i henhold til aml Det skal vurderes konkret hva som skal være utvelgelseskrets for nedbemanningen. Det skal utarbeides drøftingsgrunnlag før drøfting. /PO Lokal ledelse i samarbeid med PO

12 Oppgaver/møter Formål Ansvarlig Side: 12 av 26 Oversende forslag til PO Tidsplan Kompetanse- og bemanningsplan PO gjennomgår tilsendte forslag Prosessfase Kartleggingssamtaler: Kompetanse og individuelle forhold kartlegges gjennom individuelle samtaler med alle ansatte i utvelgelseskretsen. Skriftlig innkalling minimum 1 uke før samtale. Utvelgelse av overtallige Oversende innstilling og beslutningsgrunnlag til PO Sluttfase PO gjennomgår innstilling og beslutningsgrunnlag Gjennomføre samtaler med de som er valgt ut som overtallige. Skriftlig innkalling minimum 1 uke før samtale. Kvalitetssikring av planer Skal gjennomgås raskt av PO. PO gir tilbakemelding. Sikre riktige opplysninger vedrørende den enkeltes kompetanse og tjenestetid. Avklare spesielle forhold knyttet til utvelgelseskriteriene, eks. sosiale forhold og skikkethet. Avklare tilsettingsforhold; uoppsigelig stilling/ midlertidig tilsettinger? Avklare mulighet for kompetanseheving gjennom «Kompetanse for kvalitet». Den enkelte ansatte skal vurderes individuelt og konkret opp mot kompetanseplanen og de sentralt fastsatte kriteriene etter at alle kartleggingssamtaler er gjennomført. Det skal utarbeides drøftingsgrunnlag før drøfting. Kvalitetssikring av grunnlaget for utvelgelse Skal gjennomgås og vurderes raskt av PO Gjennomgå vurderinger som er grunnlag for utvelgelse. Kvalitetssikring faktagrunnlag og ivareta arbeidstaker. Fylle ut skjema for vurdering til andre stillinger. PO PO og lokal ledelse PO Oversende saken med alle dokumenter til PO Varsel om oppsigelse + innkalling til drøftingsmøte aml 15-1 Iverksettelse av oppsigelse Ivareta forvaltningslovens krav om forhåndsvarsel. Informasjon om at PO har overtatt saksbehandlingen. Gjennomgå grunnlag for oppsigelse og utvelgelse av den enkelte Drøftingsmøte aml 15-1 PO/ledelse v.enhet Skriftlig referat Vedtak om oppsigelse Oppfylle lovens krav PO Oppsigelse Oppfylle lovens formkrav PO Fortrinnsrettserklæring Erklæringen skal legges ved dersom PO arbeidstaker søker på ledige stillinger etter utløpet av oppsigelsestid. PO

13 Side: 13 av 26 Evt. forhandlinger etter oppsigelse Arbeidstaker kan kreve forhandlinger etter Aml 17-3 (evt. vedr. fortrinnsrett, ulovlig midlertidige ansettelse m.v.) Krav må framsettes innen 2 uker etter oppsigelsesdato, arbeidstaker har rett til å fortsette i stillingen i forhandlingsperiode PO/ledelse v.enhet, 2.2 Kommentarer til saksgang ved nedbemanning Saksgang ved masseoppsigelser Med masseoppsigelser menes oppsigelser som foretas overfor minst 10 arbeidstakere innenfor et tidsrom på 30 dager, uten at oppsigelsene er begrunnet i de enkelte arbeidstakeres forhold. Arbeidsmiljøloven 15-2 regulerer saksgangen ved masseoppsigelser. Ved masseoppsigelser har PO ansvar for drøfting med hovedtillitsvalgte, og for at sendes melding til NAV om forhold som nevnt i For øvrig gjelder rutiner for nedbemanning også ved masseoppsigelser Orientering til ansatte Informasjon om forestående prosess skal gis så tidlig som mulig. Dette innebærer at de ansatte skal orienteres så snart det foreligger et behov for nedbemanning eventuelt vedtak eller beslutning om nedbemanning Risikovurdering For å sikre at arbeidsmiljølovens krav om fullt forsvarlig arbeidsmiljø etterleves til enhver tid skal det gjennomføres en risikovurdering ved nedbemanning. Metode for gjennomføring av risikovurdering må tilpasses den enkelte prosess. Ved nedbemanningsprosesser av et visst omfang skal det gjennomføres risikovurdering som involverer alle berørte ansatte. AMU skal utrede konsekvenser nedbemanningsprosessen vil kunne ha for arbeidsmiljøet. I dette arbeidet kan eventuelt BHT, tillitsvalgte med verneombud trekkes inn Kompetanseplan Ved omstillinger skal det utarbeides ny kompetanseplan på bakgrunn av omstillingsvedtaket. Formålet med å utarbeide en kompetanseplan ved nedbemanning er å beskrive hvordan kompetanse virksomheten må ha og hvor mange ansatte som er nødvendig for å sikre forsvarlig drift etter nedbemanning. Dersom enheten har en kompetanseplan som gjelder ved tilsettinger, evt kompetanseplan fra tidligere nedbemanningsprosesser vil de være relevant ved utarbeidelse av ny kompetanseplan. Kompetanseplanen skal drøftes med lokale tillitsvalgte før den vedtas, slik at tillitsvalgte har mulighet til å komme med sine innsigelser og råd før arbeidsgiver treffer sine beslutninger. Representant for tillitsvalgte kan tas med i arbeidet med å utarbeide kompetanseplan, selv om de ikke etter lov og avtaleverk kan kreve slik medvirkning. Kravene som stilles i kompetanseplanen skal være saklig begrunnet i det konkrete behov den enkelte enhet/avdeling har, og det skal ikke stilles urimelige krav, eller krav som er tilpasset enkelte ansatte. Dersom det stilles krav ut over det som fremgår av lov og forskrift skal begrunnelsen for disse krav fremgå av kompetanseplanen. Ledelsens vurdering av kompetansebehovet skal fremkomme i drøftingsgrunnlaget som utarbeides før saken drøftes med de tillitsvalgte. Kompetanseplan skal bygge på de krav som lov/forskrift eventuelt stiller, eller på den norm som den enkelte enhet mener må oppfylles for å sikre forsvarlig drift. Innenfor videregående opplæring vil læreplaner i tillegg til lov/forskrift kunne

14 Side: 14 av 26 være grunnlag for krav til kompetanse. Som hjelp i arbeidet med å kartlegge hvilken kompetanse enheten vil ha behov for, kan det videre sees hen til innholdet i tidligere utlysningstekster og/eller eventuelle stillingsbeskrivelser Avklare utvelgelseskrets for nedbemanningen Ved en nedbemanningsprosess må arbeidsgiver ta stilling til hvilke deler av driften som skal omfattes av nedbemanning. Reglene om utvelgelseskrets er ikke lovfestet, men arbeidsgivers vurderinger må være saklige. Avgjørelser fra domstolene viser hva som kan være saklige, og rettstilstanden følger derfor av rettspraksis. Utvelgelseskretsen ved nedbemanning i er den enhet som rammes av kutt eller nedleggelse. Se definisjon av enhet i pkt 1.1. Dersom utvelgelseskretsen skal begrenses ytterligere innenfor den enhet som rammes må det foreligge saklig grunn for en slik begrensning. Dersom en skole rammes av kutt i studietilbud innenfor en avdeling blir spørsmålet om utvelgelseskretsen skal begrenses til den avdelingen som rammes av kutt, eller om hele skolen skal regnes som utvelgelseskrets. Spørsmål om begrensning av utvelgelseskrets til den enkelte avdeling skal drøftes med tillitsvalgte. Av drøftingsgrunnlaget skal arbeidsgivers begrunnelse for eventuell begrensning av utvelgelseskretsen fremgå. PO skal vurdere om utvelgelseskrets skal drøftes lokalt eller sentralt Kartleggingssamtaler med ansatte Samtalene skal blant annet ta sikte på: Gjennomgang og komplettering av kompetanseskjemaet i VISMA for å fastslå den enkeltes kompetanse. Både formell utdanning og realkompetanse skal kartlegges. Vurdering og fastsetting av ansiennitet/tjenestetid. Vurdering av sosiale forhold For undervisningsstillinger: Kartlegge om det er lærere i utvelgelseskretsen som har uoppsigelig stilling. Se pkt og Arbeidstaker ar ansvar for å oppdatere CV i VISMA, samt sørge for dokumentasjon av formell og uformell kompetanse i forkant av en kartleggingssamtale. Opplysningene som den ansatte legger inn i VISMA skal kvalitetssikres av nærmeste leder. Dette innebærer at leder skal sjekke at det foreligger dokumentasjon på all formell og uformell kompetanse. Ved beregning av ansiennitet/tjenestetid er det med unntak av Fagforbundet og SL enighet med hovedtillitsvalgte om at total samlet tjenestetid i legges til grunn. Dette innebærer at arbeidstaker som har vært ansatt i tidligere får med ansiennitet/tjenestetid fra tidligere ansettelsesforhold i. Det skal ikke gjøres fradrag for fravær som skyldes permisjoner etter lov og-avtaleverk eller sykefravær. Det skal gjøres fradrag for ulønnet permisjon som arbeidstaker ikke har krav på etter lov og-avtaleverk. Kartleggingssamtalene skal gi arbeidsgiver best mulig grunnlag for å fatte beslutninger. Det er viktig at den enkelte får mulighet til å gjennomgå sin kompetanse med arbeidsgiver på dette stadiet. Arbeidsgivers informasjon om den enkelte arbeidstakers kompetanse kan være ufullstendig, fordi det ikke har vært nødvendig for arbeidstaker å opplyse om annen kompetanse for å få den stillingen han innehar. Kompetansekartlegging er viktig for å kunne ivareta arbeidstakers rettigheter, f. eks i forbindelse med at arbeidsgiver skal tilby annet passende arbeid. Kompetanseplanen skal være gjort kjent for de ansatte før det gjennomføres kartleggingssamtaler. Samtalene skal også kartlegge sosiale forhold fordi arbeidsgiver plikter å avveie ulempene ved oppsigelse av den enkelte vurdert opp mot arbeidsgivers behov for nedbemanning (aml 15-7 nr. 2 annen setning.) Utvelgelse av overtallige ansatte Hovedtariffavtalen 3 pkt. 3.3 fastsetter følgende om utvelgelsen av ansatte: «Ved innskrenking/rasjonalisering skal, under ellers like vilkår, de med kortest tjeneste innenfor vedkommende arbeidsområde i kommunen/virksomheten sies opp først...»

15 Side: 15 av 26 Utvelgelsen av ansatte skal være saklig begrunnet, jf aml 15-7(1), og HTA 3 pkt. 3.3 innebærer at det må foreligge saklig grunn til å fravike ansiennitet/tjenestetid ved utvelgelsen av overtallige ansatte. Utvalgskriteriene for nedbemanning er fastsatt sentralt etter drøftinger med hovedtillitsvalgte. Utvalgskriteriene for nedbemanning i er følgende: Ansiennitet/tjenestetid Kompetanse Personlig egnethet Sosiale forhold Den enkelte arbeidstaker skal vurderes opp mot kravene i kompetanseplanen. Dersom ansatte er kvalifisert i henhold til kravene i kompetanseplan, og det ikke foreligger tungtveiende sosiale forhold eller dokumenterbare forskjeller i personlig egnethet skal ansiennitet/tjenestetid avgjøre hvem som skal sies opp. Lærer i uoppsigelig stilling har et utvidet stillingsvern, og det må foreligge en avskjedigelsesgrunn for at arbeidsgiver skal kunne avslutte arbeidsforholdet, jfr. Opplæringslova, (Ingen som er ansatt etter har uoppsigelig stilling). Uoppsigelig stilling innebærer at læreren ikke kan sies opp men har plikt til å gå over i annen stilling dersom en skole blir innskrenket, omorganisert eller nedlagt. Overføringen skal så vidt mulig skje til stilling som krever de samme faglige kvalifikasjoner, jf Rundskriv F Utgangspunktet ved utvelgelse av overtallige lærere er derfor at de som har uoppsigelig stilling ikke skal rangeres som overtallig. Unntak fra dette gjelder dersom virksomheten har mulighet til å omplassere lærer som har uoppsigelig stilling til annen stilling. Personal- og organisasjonssenteret skal gjøre utvelgelsen sammen med lokal leder. Lokal leder skal sørge for at vurderingene bygger på riktig faktisk grunnlag, og PO har ansvar for at utvelgelsen av ansatte er saklig i henhold til aml Kompetanse Med kompetanse siktes det til både formell og uformell kompetanse. I vurderingen av kompetanse skal derfor både realkompetanse og formell utdanning kartlegges og vurderes. Ved «tilsetting» i videregående opplæring oppstiller opplæringsloven med forskrift krav til kompetanse. Ved utvelgelsen av overtallige ansatte skjer det ingen «tilsetting» og det vil derfor ikke automatisk være saklig å si opp arbeidstaker som mangler formell utdanning i henhold til opplæringsloven med forskrift. Ved utvelgelse av ansatte må det vurderes hvorvidt realkompetanse kan veie opp for manglende formell utdanning. Dette gjelder både faglig, teoretisk og praktisk erfaring. Ved vurderingen av ansattes realkompetanse bør PO bistå Ansiennitet/tjenestetid Med ansiennitet/tjenestetid mener total sammenlagt tjenestetid i. Se pkt vedrørende beregning av ansiennitet Personlig egnethet Personlig egnethet er egenskaper som har betydning for den ansattes utførelse av arbeidet. Det kan for eksempel være samarbeidsevner, arbeidsutførelse, evne til klasseledelse eller evne til å arbeide selvstendig. Personlig egnethet kan kun vektlegges dersom personlig egnethet er dokumentert og forholdene som blir vektlagt er kjent for den ansatte Sosiale forhold Sosiale forhold er forhold som gjør at en eventuell oppsigelse vil påføre arbeidstaker særlig store ulemper. Alder, forsørgerbyrde, sykdom osv. er eksempler på sosiale forhold. Sosiale forhold kan kun vektlegges dersom de sosiale forhold som er påberopt er tungtveiende Varsel om oppsigelse og innkalling til drøftingsmøte Før vedtak om oppsigelse fattes, sender personal- og organisasjonssjefen et varsel om oppsigelse hvor den ansatte orienteres om at Personal- og organisasjonssenteret har overtatt saken. Varselet orienterer om: At arbeidsgiver vurderer å fatte vedtak om oppsigelse

16 Side: 16 av 26 Innkalling til drøftingsmøte Rett til å ta med tillitsvalgt eller annen rådgiver i drøftingsmøte Orientering om rett til innsyn i dokumenter Rett til å gi en skriftlig redegjørelse i saken Varsel om oppsigelse skal leveres arbeidstaker personlig eller oversendes i rekommandert sending Drøftingsmøte Arbeidsmiljøloven krever i 15-1 at før arbeidsgiver fatter vedtak om oppsigelse skal spørsmålet så langt det er praktisk mulig drøftes med arbeidstaker og eventuelt dennes tillitsvalgte. Drøftingsmøte skal gjennomføres det før det legges frem sak til fylkesrådet/fylkesutdanningssjefen om å fatte vedtak om oppsigelse. Dersom rutinene som er gjennomgått ovenfor er fulgt, vil arbeidsgiver hatt flere møter og samtaler med aktuelle arbeidstakere i løpet av saksbehandlingen. Slike forutgående møter/samtaler er ikke drøftingsmøte etter Vedtak om oppsigelse Etatsjef legger frem sak til fylkesrådet om å fatte vedtak om oppsigelse. Fylkesutdanningssjefen i samråd med personalsjefen er gitt fullmakt til å si opp personalet i videregående skole med hjemmel i overtallighet som følge av endring av undervisningstilbudet, jf. Tilsettingsreglementet for Troms fylkeskommune 14. I saken skal alle relevante dokumenter legges ved, herunder: Grunnlaget for nedbemanningen Bemannings- /kompetanseplan Utvalgskriterier Referater fra samtaler og protokoller fra drøftinger med den enkelte Eventuelle notater om aktivitet i forhold til ledige stillinger Kopi av varsel om oppsigelse Andre dokumenter Oppsigelse Dersom arbeidsgiver ikke lykkes i finne nytt arbeid til arbeidstaker og gjennomgangen av saksbehandlingen i hvert enkelt tilfelle viser at det er saklig grunn for oppsigelse, gjennomføres oppsigelser. Arbeidsmiljøloven har strenge formkrav til en oppsigelse og det skal brukes utarbeidet mal. Arbeidsmiljøloven/Hovedtariffavtalen har også frister for oppsigelse, og det er viktig å være nøye med hver enkelt i forhold til hvilken oppsigelsesfrist vedkommende har. Oppsigelsesfristen er avhengig av tilsettingstid og alder, og dette skal klarlegges før oppsigelse sendes. Konsekvensene av formfeil i oppsigelsen fremkommer av 15-5, og innebærer at oppsigelsen kan kjennes ugyldig. Oppsigelsen sendes av personal- og organisasjonssjefen etter at fylkesrådet/fylkesutdanningssjefen har fattet vedtak om oppsigelse. Det er fylkesråden/fylkesutdanningssjefen som underskriver oppsigelsen. Oppsigelsen sendes rekommandert eller overleveres arbeidstaker personlig. Dersom arbeidstaker krever drøftinger etter å ha mottatt oppsigelsen, skal slike drøftinger gjennomføres. Dersom det i oppsigelsesperioden dukker opp stillinger som den oppsagte er kvalifisert for, skal vedkommende tilbys denne og oppsigelsen kan trekkes tilbake. Fortrinnsrett til ny stilling. Det fremgår av kapittel 14 i 14-2 (1) at den som er sagt opp på grunn av virksomhetens forhold har fortrinnsrett til ny ansettelse i samme virksomhet, med mindre det gjelder en stilling arbeidstakeren ikke er kvalifisert for.

17 Side: 17 av 26 I henhold til bestemmelsens (4) gjelder fortrinnsretten..fra oppsigelsestidspunktet og i ett år fra oppsigelsesfristens utløp. Bestemmelsen innebærer at vedkommende kan kreve fortrinnsrett til alle stillinger han /hun mener hun er kvalifisert for. Ved søknad om stilling i fortrinnsrettsperioden legges ved en bekreftelse om fortrinnsrett som følge av nedbemanning i fylkeskommunen. Arbeidsgiver vil, etter samtale med arbeidstaker, vurdere hvorvidt arbeidstaker har de kvalifikasjonene som kreves for å fylle stillingens ansvars- og arbeidsområde. Fortrinnsretten etter 14-2 inntrer først etter at oppsigelse er gitt, og er ikke det samme som arbeidsgivers plikt til å tilby annet arbeid til en arbeidstaker som står i fare for miste sitt arbeid. Det er først når arbeidsgiver har forsikret seg om at det ikke er noen arbeidstakere i virksomheten som står i fare for å miste sitt arbeid som følge av nedbemanning, at det foreligger en stilling som en oppsagt arbeidstaker kan kreve fortrinnsrett til. Retten til ny stilling etter 15-7 vil følgelig gå foran fortrinnsrett etter loven Behandling i arbeidsmiljøutvalget lokalt I arbeidsmiljølovens kapittel 7, 7-2 er arbeidsmiljøutvalgets oppgaver regulert. Det fremkommer ikke spesifikt at Arbeidsmiljøutvalget skal behandle saker om nedbemanning, men i henhold til bestemmelsens pkt. 5, skal utvalget bidra til å sikre et forsvarlig arbeidsmiljø. Behandling i arbeidsmiljøutvalget lokalt er en løpende oppgave i omstillingsprosesser. Arbeidsmiljøutvalget skal i egen sak orienteres om nedbemanningen og følgende forhold skal belyses: a) vedtaket for nedbemanning og begrunnelsene for oppsigelse b) antall arbeidstakere som vil kunne bli oppsagt c) hvilke arbeidsgrupper de tilhører d) tidsplanen for når oppsigelsene vil kunne bli foretatt e) forslag til kriterier for utvelgelse av de som eventuelt skal sies opp f) eventuelle konsekvenser for arbeidsmiljøet Dersom lokal leder finner det nødvendig å belyse andre sider av saken, for eksempel betydning for arbeidsmiljøet, skal dette fremlegges for arbeidsmiljøutvalget Arbeidsgivers plikt til å tilby annet passende arbeid har i henhold til aml 15-7(2) plikt til å tilby arbeidstaker som står i fare for å miste sitt arbeid annet passende arbeid. Arbeidet med å finne annet passende arbeid er prioritert og viktig oppgave i nedbemanningsprosesser. Det er en målsetting å unngå oppsigelser ved nedbemanning av arbeidsstaben i en del av virksomheten. Arbeidet med å finne alternativ beskjeftigelse til de av våre arbeidstakere som står i fare for å miste arbeidet på grunn av nedbemanning ved en virksomhet/enhet er en høyt prioritert oppgave. Rutinene knyttet til ledige stillinger gjenspeiler dette prinsippet. Arbeidsmiljøloven 14-1 fastsetter at Arbeidsgiver skal informere arbeidstakerne om ledige stillinger i virksomheten. har en stillingsbank for overtallige ansatte. Stillingsbanken skal sikre at ansatte som er rangert som overtallige eller står i fare for å bli rangert som overtallig, enkelt skal kunne finne frem til enhver ledig stilling i hele fylkeskommunen. Dette gjelder stillingene som er utlyst på JobbNorge samt alle interne stillinger, vikariater og eventuelle prosjekter som lyses ut internt. Stillingsbanken er en oversikt over alle ledige stillinger i, og ligger på intranett under IT. Ved å gå inn på «Prosjektportalen arena», får en valget «Stillingsbank» og en skal klikke seg inn her. Alle ledige stillinger som er meldt inn fra enhetene vil fortløpende bli lagt inn i Stillingsbanken, noe som gjør det mulig for arbeidstaker å vurdere om det er ledig stilling som arbeidstaker mener er «passende». Arbeidstaker kan bestille varsling fra Stillingsbanken slik at han/hun får e-post når det blir lagt ut nye stillinger.

18 Side: 18 av 26 Arbeidstaker har ansvaret for å følge med i stillingsbanken og skal melde fra til nærmeste leder dersom det er stillinger i stillingsbanken vedkommende ønsker tilbud om. Gjennom å benytte stillingsbanken vurderer arbeidstaker selv om det er ledige stillinger i andre deler av fylket som er av interesse/passende. Arbeidstaker avgjør selv hvilke stillingskategorier vedkommende ønsker tilbud om, dette gjelder selv om stillingene er en annen type stillinger enn den arbeidstaker innehar i dag. Når arbeidstaker melder fra om at vedkommende ønsker å bli vurdert for en stilling skal PO og den som skal tilsette i stillingen gjøre en vurdering av om arbeidstaker er kvalifisert og skal få tilbud om stillingen. Dersom det er flere kvalifiserte overtallige som ønsker en stilling skal utvelgelseskriteriene avgjøre hvem som skal få tilbud om stillingen. Retten til annet passende arbeid for arbeidstaker som står i fare for å miste sitt arbeid etter aml. 15-7(2) går foran fortrinnsrett som andre ansatte har til ledige stillinger i henhold til aml Hovedtariffavtalen 3 pkt fastsetter at arbeidstaker som omplasseres/går over til lavere lønnet stilling på grunn av nedbemanning skal beholde sin nåværende lønn som en personlig ordning. Fortrinnsrettserklæring Det skal utstedes en erklæring til arbeidstakere som mottar oppsigelse. Erklæringen bekrefter at arbeidstaker som er sagt opp har fortrinnsrett til stillinger vedkommende er kvalifisert for i ett år etter oppsigelsesfristens utløp. Erklæringen skal i tillegg inneholde informasjon om at arbeidstaker etter oppsigelsesfristens utløp selv skal søke på ledige stillinger hvor arbeidstaker ønsker å benytte sin fortrinnsrett. Fortrinnsrettserklæringen skal vedlegges når arbeidstaker søker på ledig stilling i.

19 Side: 19 av Omorganisering Med omorganisering menes en endring av organisasjonsstruktur, oppgaveinnhold og/eller oppgavestruktur uten at endringen ledsages av nedbemanning, outsourcing eller liknende. Saksbehandlingen skal tilpasses den enkelte prosess utfra omfanget og kompleksitet av omorganiseringen. Nedenstående momenter i oversikten er ikke uttømmende eller absolutt. Tilpasning av saksbehandlingen gjøres i oppstartsmøte i samarbeid med PO- senteret. Arbeidsgiver skal orientere tillitsvalgte og ansatte om tilpasning av omfanget av saksbehandlingen med tillitsvalgte og ansatte. Saksbehandlingen skjer i samarbeid med PO- senteret. Det skal utarbeides drøftingsgrunnlag som oversendes lokalt tillitsvalgte før de enkelte forhold drøftes med tillitsvalgte Løpende saksbehandlingsoppgaver Behandling av saken i hvert AMU-møte Drøfting med, og informasjon til tillitsvalgte gjennom hele prosessen Informasjon til ansatte i allmøter og avdelingsmøter, informasjon til tillitsvalgte og verneombud. Informasjon til ansatte i individuelle møter Drøftinger med tillitsvalgte Lokal leder har ansvar for drøfting med, og informasjon til lokale tillitsvalgte. Personal- og organisasjonssenteret har ansvar for drøfting og informasjon til hovedtillitsvalgte. Lokal leder skal ha løpende drøfting med tillitsvalgte gjennom en omorganiseringsprosess. Tillitsvalgte skal få oversendt et drøftingsgrunnlag i forkant av møter og det skal skrives referat fra alle møter med tillitsvalgte. Av drøftingsgrunnlaget skal det fremgå hva som skal drøftes og hva som eventuelt er begrunnelsen for en foreslått løsning. Som et minimum skal følgende forhold drøftes med lokale tillitsvalgte: tidsplan utvelgelseskrets (hvilke ansatte som berøres av nedbemanningen) risikovurdering kompetanse- og bemanningsplan utvelgelsen av ansatte. Tillitsvalgte skal utover dette få tilstrekkelig informasjon og dokumentasjon for å sikre at medlemmenes interesser ivaretas i det arbeidet som skal gjøres frem mot oppsigelse/omplassering til annen stilling. Personal- og organisasjonssjefen legger vekt på at det må være en åpen og ærlig dialog i saksbehandlingen Saksgang omorganisering OPPGAVER FORMÅL ANSVAR Oppstartfase Det foreligger en beslutning som kan føre til omorganisering. Oppstartsmøte med PO der ledelsen og lokale tillitsvalgte deltar Registrere omorganiseringssaken i ESA Vurdere behovet for ny kompetanseplan Fattet i organ som har kompetanse. Det skal utarbeides drøftingsgrunnlag før drøfting. Gjennomgang av retningslinjer og veiledning om saksbehandling for å sikre en felles forståelse av oppgavene Sikre at all dokumentasjon i saken blir samlet i ESA. Ved større omorganiseringer kan det være behov for å utarbeide ny kompetanseplan som viser hvilke behov for kompetanse den enkelte avdeling vil ha etter omorganiseringen. Lokal leder Lokal leder /PO Lokal leder Lokal leder