Rutiner og rettigheter

Transkript

1 Utdanningsetaten Strukturelle endringer i Osloskolen Rutiner og rettigheter Vedtatt i MBU

2

3 Utdanningsetaten Side 3 Innholdsfortegnelse 1. Hva er dette, og hva skal det brukes til? Bakgrunn Strukturelle endringer Hva er en strukturell endring? Rutiner og rettigheter Flytting Sammenslåing Utvidelse Ny skole Nedleggelse Omstillingsprosessen En helhetlig plan Kommunikasjon med arbeidstakerne Overordnede saksbehandlingsprinsipper Overtallighet i Osloskolen Definisjon av overtallighet Hvem har ansvaret? Hvilke rettigheter og plikter oppstår? Arbeid utenfor virksomhetens område Generelle årlige rutiner. 15

4 Utdanningsetaten Side 4 1. Hva er dette, og hva skal det brukes til? 1.1 Bakgrunn I samsvar med Skolebehovsplanen vil det bli gjort omstillinger de neste årene for flere av Osloskolens avdelinger og skoler. En omstilling er et overordnet begrep for alle endringer som skjer på organisatorisk nivå i en virksomhet. Strukturelle endringer er en del av dette, og er endringer i personalsammensetning og/eller skolelokalisering i forbindelse med avvikling, omgjøring eller oppretting av skoler. Det er behov for føringer og klare retningslinjer for hvordan disse skal gjennomføres. Gjennomføringen av en omstilling kaller vi omstillingsprosessen. Hovedmålet er å ha forutsigbare og gode prosesser for alle de involverte, og at det opprettholdes en sunn organisasjonskultur. Dette heftet skal opplyse om rutiner, rettigheter og plikter i omstillingene. Skolebehovsplanen tilsier at både arbeidstakere og ledelse må regne med å være en del av de kommende endringene i Osloskolen i fremtiden. Samfunnsutvikling og befolkningsvekst tilsier at vi må være forberedt på kontinuerlige endringer også i årene etter For å oppnå forutsigbare og gode prosesser dreier det seg i hovedsak om følgende faktorer: 1. Gode forberedelser 2. God informasjonsflyt 3. God kommunikasjon i alle ledd

5 Utdanningsetaten Side 5 2. Strukturelle endringer Hva er en strukturell endring? En strukturell endring er en omgjøring av skoleanlegg og personalsammensetning. I Skolebehovsplanen er dette beskrevet som et strategisk grep. Det strategiske grepet i planen i prioritert rekkefølge er: 1. Utnytte kapasitet i eksisterende skoleanlegg 2. Erverv av tomter for bygging av nye skoler 3. Utvidelse av eksisterende skolebygg 4. Omgjøring av eksisterende skoleanlegg (fra videregående skole til grunnskole og fra 1-10 til 1-7 skole), der utvidelser og tomteerverv ikke gir tilfredsstillende løsninger, for å sikre skoleplasser for de minste barna i nærheten av der de bor (jf. nærskoleprinsippet) En strukturell endring er en hel eller delvis flytting eller avvikling av en skole eller en avdeling, som innebærer omlokalisering av personale og, i noen tilfeller, overtallighet. Gode råd fra Arbeidstilsynets veileder ved omstillinger - hva virksomheten kan gjøre; Oppmuntre til åpenhet og se uenighet som et bidrag til forståelse og vekst. Få i stand en idédugnad for å få frem forskjellige ideer og meninger og finne alternative løsninger på det man er uenige om. Her er det viktig å være åpen og dele informasjon, og å lytte til så mange som mulig. Videre kan man prøve å få åpen konfrontering av forskjellene og en drøfting av alternativene. Samarbeid også for å finne kriterier for konfliktløsing. Gjennomgå prioriteringer og se om motpartene har noen felles interesser. Deltakelse kan skape selvtillit og øke forståelsen av endringsprosessen. Involver de ansatte ved å delegere oppgaver og lag grupper som skal komme opp med ideer på ulike tema knyttet til endringen og som virkelig tas på alvor etterpå. Utforsk motstanden! Som leder er det viktig å teste ut ansattes antakelser og forstå hva de tenker, vet, ønsker og føler om situasjonen. Det kan også gi ansatte en følelse av involvering, mestring og kontroll. Gruppesamtaler er en god teknikk for å skape slike dialoger.. Ha rom for at de ansatte kan ha en utblåsning, og anerkjenn denne reaksjonen uten å vise motvilje. Det gir en god følelse å få gi uttrykk for sine meninger og tanker.

6 Utdanningsetaten Side 6 3. Rutiner og rettigheter Det vil være noen forskjeller med hensyn til hvilke konsekvenser strukturelle endringer får for personalet. Det avhenger av hva endringen innebærer og hvilken skoletype endringene gjøres på. Under er det definert de ulike situasjonene vi nå ser vil oppstå som følge av skolebehovsplanen og hvilke konsekvenser de ulike situasjonene vil ha for personalet som blir berørt. Situasjonene som er beskrevet vil være retningsgivende for hvordan de ulike situasjonene skal håndteres mht. berørt personale. I tillegg til dette, må det i hvert tilfelle gjøres en risikoanalyse og en analyse av hvilket personale som blir berørt og hvordan man skal håndtere dette i de ulike konkrete situasjonene. Det er viktig at arbeidstakerrepresentanter og arbeidsgiverrepresentanter kommer fram til en felles forståelse av hvordan de konkrete situasjonene skal håndteres og at dette blir kommunisert til berørt personale på et så tidlig tidspunkt som mulig. Personer definert som skoleledelsen er rektor, assisterende rektor og Undervisningsinspektør og andre ledere i lederstillingskoder i hht. arbeidsavtale. Personer definert som pedagogisk personale er lærere og utdannings- og yrkesrådgiver/sosialpedagogisk rådgiver og andre ansatte i pedagogiske stillingskoder. Personer definert som øvrig personale er skoleassistenter, kontorleder, sekretær/konsulent, IKT-ansvarlig (ikke-pedagogisk), vaktmester, renholdsmedarbeidere, bibliotekar, ansatte i aktivitetsskolen, mv. 3.1 Flytting (hele skolen flytter til andre lokaler) En flytting er når en hel skole flytter ut av gamle lokaler og inn i nye lokaler. Ledelsen er den samme etter flyttingen og ingen vesentlige endringer gjøres i personalsituasjonen Skoleledelse Ved flytting av en skole fra et bygg til et annet bygg vil ledelsen følge med Pedagogisk personale Alt pedagogisk personale flyttes med over i nye lokaler Øvrig personale Alt øvrig personale flyttes med over i nye lokaler. 3.2 Sammenslåing (flytting av to eller flere trinn/studieretninger fra en skole til en annen) En sammenslåing er en overføring av to eller flere trinn/studietilbud til eksisterende skole og skolebygg. Det vil si at en eksisterende skole får tilført et eller flere trinn eller studietilbud fra en eller flere skoler. Det skal opprettes et ansettelsesutvalg på mottakende skole. Ansettelsesutvalget skal bestå av: ledelsen ved mottakende skole, én tillitsvalgt fra hver fraflyttende skole og én tillitsvalgt fra mottakende skole. De tillitsvalgte fra andre skoler skal oppnevnes av MBU fra respektive skoler.

7 Utdanningsetaten Side 7 Utvalget vurderer det pedagogiske personalet fra alle berørte skoler samlet og tilviser til stillinger i henhold til kompetanse og ansiennitet. Ved eventuell uenighet i ansettelsesutvalget sendes saken til Utdanningsadministrasjonen, jfr prosedyre for overtallighet i Utdanningsetaten fra Skoleledelse Eksisterende skoles ledelse beholder sine stillinger. I den grad ledelsen fra avgivende skole berøres, defineres de som overtallige og rutiner for overtallighet følges Pedagogisk personale Pedagogisk personale fra begge/alle skoler vurderes etter kompetanse og ansiennitet. Eventuelt overtallige defineres og rutiner for overtallighet følges Øvrig personale I den grad øvrig personale fra avgivende skole berøres, defineres de som overtallige og rutiner for overtallighet følges. 3.3 Utvidelse Eksisterende skole utvides arealmessig og/eller elevmessig. Ledelsen er den samme Skoleledelse Ledelsen beholder sine stillinger Pedagogisk personale Pedagogiske personale beholder sine stillinger. Ved behov for omrokkeringer i personalet må dette foretas etter gjeldende regler, men ved en utvidelse vil normalt overtallighet ikke finne sted Øvrig personale Øvrig personale beholder sine stillinger. 3.4 Ny skole En ny skole oppstår, med ny ledelse og ny administrasjon. Når det ikke er etablert et MBU på skolen blir sentralt tillitsvalgte invitert til å delta i ansettelsesprosessen Skoleledelse Rektor tilsettes av direktøren i Utdanningsetaten. Rektor foretar nye tilsettinger i ledelsen i samarbeid med sentralt tillitsvalgte Pedagogisk personale Pedagogisk personale tilsettes av rektor i samarbeid med sentralt tillitsvalgte Øvrig personale Øvrig personale tilsettes av rektor i samarbeid med sentralt tillitsvalgte. 3.5 Nedleggelse En skole nedlegger hele eller deler av sin gjeldende drift og gjenoppstår ikke i andre lokaler Skoleledelse Hele ledelsen blir meldt overtallig og rutiner for overtallighet følges.

8 Utdanningsetaten Side Pedagogisk personale Alt pedagogisk personale blir meldt overtallig og rutiner for overtallighet følges Øvrig personale Alt øvrig personale blir meldt overtallig og rutiner for overtallighet følges.

9 Utdanningsetaten Side 9 4. Omstillingsprosessen Ved alle endringer er arbeidsgiver pålagt å sørge for informasjon, legge til rette for medvirkning og utvikle kompetanse i tråd med Arbeidsmiljølovens krav til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Dette gjelder også under en omstillingsprosess (aml. 4-2(3)). 4.1 En helhetlig plan Det skal så tidlig som mulig utarbeides en plan over endringene som skal gjennomføres, og hvordan dette vil påvirke personalet. Planen er et redskap for å kvalitetssikre det pågående arbeidet underveis i prosessen. Tillitsvalgte og verneombud/ hovedverneombud skal være med i arbeidet med å utarbeide arbeids- og tidsplan i MBU. Planen skal være skriftlig og bør inneholde: Definisjon og avklaring av roller og rolleansvar Tidspunkter for når fastsatte oppgaver skal være gjennomført, inkludert tidspunkter for behandling i AMU og MBU Fordeling av ansvaret for de enkelte arbeidsoppgaver, inkl. personalansvaret Prinsipper for medvirkning på alle plan; både formelt og i forhold til hver enkelt arbeidstaker Rutiner for informasjonsflyt (tid, sted, medium osv.) Risikovurdering Når det foreligger en helhetlig plan som viser endringene i detalj må det gjennomføres en risikoanalyse som anslår sannsynligheten for at diverse arbeidsmiljørisikoer inntreffer. Det er Utdanningsetatens egne maler for risikovurdering som skal benyttes. Risikovurderingen bør foretas av ledelsen og representanter for de ansatte, eventuelt en midlertidig sammensatt omstillingsgruppe. Lenke til risikovurdering: _arbeidsmiljo/risikovurdering/ Faglig behov og bemanningsplan Det må gjøres en analyse av skolens faglige behov etter omstillingen for å kunne sette opp fremtidig bemanningsplan, og derifra konkludere med om det er behov for kompetanseutvikling eller om det eventuelt vil forekomme overtallighet. Det må kartlegges kompetanse hos hver enkelt arbeidstaker for å få frem et eventuelt kompetansegap. Bemanningsplanen skal begrunnes, og ledelsens vurdering av kompetansebehovet skal fremkomme klart. Bemanningsplanen skal drøftes med tillitsvalgte før den vedtas, slik at tillitsvalgte har mulighet for å komme med sine innsigelser og råd før arbeidsgiver treffer sine beslutninger. Representant for tillitsvalgte bør tas med i arbeidet med å utarbeide kompetanse-/bemanningsplan, selv om de etter lov og avtaleverk ikke kan kreve slik medvirkning Informasjon Det er ledelsen som har ansvaret for at personalet får den informasjonen de trenger for å kunne ivareta sine interesser og plikter på en forsvarlig måte, til rett tid. Informasjonen skal sikre de ansattes behov for kontroll og forutsigbarhet i sin arbeidshverdag og gi mulighet for medvirkning. Informasjonen må være tilgjengelig for alle arbeidstakere, også deltidsansatte, ansatte i permisjon, sykmeldte arbeidstakere og vikarer.

10 Utdanningsetaten Side 10 Informasjonen skal legge grunnlag for en god dialog, og sikre at partene får tilstrekkelig innsikt i hverandres synspunkter for å sikre reell medvirkning. Informasjon kan gis på følgende måter: ved individuelle samtaler kopi til arbeidstaker av alle brev som angår den enkelte informasjonsmøter (ikke ved individuelle detaljer) e-post til arbeidstakerne oppslag på intranett/arbeidsplassen når milepæler er nådd I første omgang må det informeres om endringene som skal skje i store trekk. Når detaljer etter hvert faller på plass bør disse jevnlig kommuniseres til de ansatte. Hvis endringen medfører overtallighet er det viktig at de berørte får informasjon om at de er berørte så tidlig som mulig. Viktige informasjonsprinsipper: Det må etableres faste møteplasser for informasjonsutveksling. Disse skal oppdateres jevnlig og så ofte som mulig. Eksempel er intranett. Det må oppnås en felles forståelse mellom ledelse og arbeidstakerne/tillitsvalgte om hvilke kanaler som skal benyttes til hvilken type informasjon. Informasjon skal så langt det er mulig ikke komme ut til ansatte gjennom andre kanaler. Informasjonen skal være klar og tydelig for å unngå forskjellige tolkninger. Informasjonsplanen følges, selv om det ikke er noe nytt å informere om; informasjon om at det ikke finnes ny informasjon for øyeblikket er også nyttig informasjon. 4.2 Kommunikasjon med personalet Et av de viktigste områdene å ivareta ved en endringsprosess er kommunikasjon med personalet. Det er viktig at kommunikasjonen starter tidlig, og at ledelsen er åpen og god på kommunikasjon tidlig i prosessen. Dette vil skape forutsigbarhet som kan føre til lettere aksept for situasjonen. Å ha lagt en strategi for hvordan kommunikasjon med personalet skal foregå vil bidra til å gjøre omstillingsprosessen mindre belastende. En del av kommunikasjonen er å gi rom for arbeidstakernes reaksjoner, og å ha en plan for hvordan ulike reaksjoner skal håndteres. Denne planen bør foreligge allerede før det foreligger en beslutning om omstilling, og senest før omstillingen iverksettes. Hovedpunkter: 1. Utarbeide en klar strategi for kommunikasjon tilpasset ulike målgrupper. 2. Bygge på åpenhet og oppfordre til innspill og egen påvirkning. 3. Være tidlig ute med informasjon. 4. Presentere et enhetlig budskap som vil være med og skape et felles virkelighetsbilde - bidra til holdningsendringer internt og eksternt. 5. Ha en synlig og tydelig ledelse. 6. Etablere effektive informasjonskanaler med god dekning som sørger for god informasjonsflyt. Kommunikasjonsplanen bør som et minimum inneholde: 1. Felles informasjonsmøte. Innhold i innkalling: Tid og sted for fellesmøte, at det igangsettes en omstillingsprosess ved skolen, at arbeidstakerne vil bli holdt løpende orientert om saksbehandlingen og eventuelle tiltak som vil bli igangsatt som følge av avgjørelsen. På informasjonsmøtet gjennomgås grunnlaget for omstillingen og eventuelle konsekvenser for enheten. Arbeids- og tidsplan skal

11 Utdanningsetaten Side 11 gjennomgås. 2. Samtaler med enkeltansatte. Etter gjennomføring av felles informasjonsmøte skal det gjennomføres individuelle samtaler med den enkelte som blir berørt av omstillingen. Lokal leder må vurdere når det er mest hensiktsmessig å gjennomføre samtalene avhengig av hva slags omstilling enheten står ovenfor. 3. Det skal fremgå hvilket tidsrom ledelsen planlegger å gjennomføre individuelle samtaler. Den individuelle samtalen skal sikre at arbeidsgiver har best mulig faktisk grunnlag for å fatte beslutninger. 4.3 Overordnede saksbehandlingsprinsipper Det er forvaltningslovens prinsipper for god saksbehandling som ligger til grunn for behandlingen av omstillingsprosessen. Dette er med på å sikre at den enkeltes interesser ivaretas på forsvarlig måte. Det innebærer blant annet at: alle ledd i prosessen skal dokumenteres og sikres (krav til skriftlighet) partene har innsyn i dokumenter som angår egen sak partene varsles før vedtak/beslutninger fattes partene skal få mulighet til å uttale seg i spørsmål som angår dem selv prinsippet om taushetsplikt i forhold til personlige opplysninger skal ivaretas Krav til skriftlighet For å sikre at hele prosessen dokumenteres, skal alle planer som utarbeides være skriftlige og påføres ansvarsperson. Det er leders ansvar at det utarbeides skriftlig dokumentasjon. Det skal føres referat fra alle møter og individuelle samtaler hvor følgende opplysninger skal fremkomme; dato og møtested deltakere, eventuelt forfall hva som ble drøftet enighet/uenighet i gruppen konklusjoner Referatene skal som et minimum inneholde ovennevnte punkter. Dersom noen av partene ønsker å ha med tillegg til referatet, skal dette føres inn. Alle relevante dokumenter skal lagres forskriftsmessig Medvirkning Tillitsvalgte og verneombud skal delta allerede i forberedelse til saker om omstilling. Lokal ledelse er ansvarlig for å gjennomføre medbestemmelsesmøter (MBU) med tillitsvalgte og verneombud for å orientere og ta tillitsvalgte med i prosessen, jfr. Avtale om medinnflytelse/medbestemmelse i Oslo kommune. Samarbeidet skal iverksettes på et tidligst mulig tidspunkt slik at tillitsvalgte til enhver tid har en reell mulighet til påvirkning i henhold til arbeidsmiljølovens bestemmelser. Arbeidsgiver har mulighet til å ha tillitsvalgte og verneombud med i enhver arbeidsgruppe dersom det er hensiktsmessig. Ved større sentrale omstillinger skal hovedtillitsvalgte være representert i relevante arbeidsgrupper og fora. Partene på etatsnivå blir enige om på hvilket nivå medvirkningen skal skje, dvs. hva som skal behandles i MBU på etatsnivå og hva som skal behandles på den enkelte skole.

12 Utdanningsetaten Side 12 Medvirkning på individnivå skal tilstrebes i størst mulig utstrekning. Det vil være den enkelte ansatte som har best kjennskap til egen arbeidssituasjon og livssituasjon, og som kan gi arbeidsgiver nødvendige opplysninger for ivaretakelse av den enkeltes rettigheter. Informasjon og dialog med den enkelte ansatte skal sikre at vedtak og avgjørelser som treffes vedrørende den enkelte bygger på riktige opplysninger. 5. Overtallighet i Osloskolen 5.1 Definisjon av overtallighet En overtallig er en fast ansatt som blir uten arbeid ved omorganisering, rasjonalisering eller opphør av virksomhet. Reglene gjelder også for en midlertidig ansatt ut den perioden han/hun er ansatt for. Planlegging av personalbehov og utvelgelse av overtallige skal skje i samarbeid med de ansattes organisasjoner, og grunnlaget for overtallighet må behandles i MBU. Det skal foretas en helhetlig vurdering og denne skal fremlegges MBU. Når det skal avgjøres hvem på en arbeidsplass som er overtallig, gjelder i prioritert rekkefølge følgende kriterier for en pedagogisk ansatt: 1. Skolens faglige behov. 2. Ansettelsestid i virksomheten (UDE). 3. Ansettelsestid i kommunen. 4. Sosiale forhold (for eksempel forsørgerbyrde). 5. Alder over 55 år og mer enn 15 års tjenestetid i virksomheten (UDE) For øvrig personale i Utdanningsetaten er kriterier prioritert i følgende rekkefølge: 1. Skolens behov. 2. Ansettelsestid i kommunen. 3. Ansettelsestid i virksomheten (UDE). 4. Sosiale forhold (for eksempel forsørgerbyrde). 5. Alder over 55 år og mer enn 15 års tjenestetid i kommunen 5.2 Hvem har ansvaret? Når status som overtallig skyldes strukturelle endringer er det Utdanningsetaten som har ansvaret for å finne ny arbeidsplass for den overtallige. Ved tilfeller der det er skolens indre økonomiske forhold eller andre forhold internt på skolen som er årsak til overtallighet er det skolen selv som har ansvaret for den overtallige. 5.3 Hvilke rettigheter og plikter oppstår? Lønn Overtallig arbeidstaker med minst 2 års tjeneste i Oslo kommune, bibeholder lønnen i sin tidligere stilling, samt tillegg som er en fast del av lønnen. Derimot skal tillegg som er kompensasjon for spesielle ulemper i alminnelighet falle bort. Bestemmelsen forstås slik at vedkommende må ha vært ansatt sammenhengende i 2 år forut for overtalligheten. En ansatt som blir overtallig, bibeholder det lønnstrinn, eventuelt den lønnsramme som vedkommende er plassert i ved overtallighetstidspunktet. Ved overgang til lavere lønnet

13 Utdanningsetaten Side 13 stilling, bibeholdes tidligere stillings lønn frem til ny stilling kommer opp på samme lønnsnivå. Fra det øyeblikk følges lønnsutviklingen i ny stilling. Overtallig pedagogisk arbeidstaker bibeholder lønnen i sin tidligere stilling, samt tillegg som er en fast del av lønnen uavhengig av ansettelsestid Fortrinnsrett En overtallig har fortrinnsrett på ledige stillinger han/hun er kvalifisert for i UDE/Oslo kommune. Fortrinnsretten innebærer at den overtallige har krav på en utlyst stilling vedkommende søker på og er kvalifisert for. Ansettelsesmyndigheten har plikt til å ansette en kvalifisert overtallig. Han/hun behøver ikke være best kvalifisert blant søkerne. Når flere kvalifiserte overtallige søker på samme stilling er det ansiennitet hos den enkelte overtallige som avgjør hvem som får stillingen. Den overtallige har ikke fortrinnsrett på stillinger på et høyere nivå enn han/hun opprinnelig hadde. Stillingsnivå vurderes ut fra plassering i organisasjonen og lønnsnivå. Prioritering av ansatte med ulik type fortrinnsrett: A) Overtallige, jf. Avtale om omplassering av overtallige (Dok. 24) 5 B) Attførte arbeidstakere, jf. Reglement for Oslo kommunes attføringsarbeid, pkt. 7 C) Fast ansatte som er sagt opp på grunn av virksomhetens forhold, samt ansatte som har akseptert tilbud om redusert stilling i stedet for oppsigelse (arbeidsmiljøloven (aml.) 14-2, 1. ledd og 2. ledd, siste pkt.) D) Deltidsansatte (aml. 14-3) E) Midlertidig ansatte som ikke får fast ansettelse som følge av virksomhetens forhold (aml. 14-2, 2. ledd, 1. pkt.) F) Ansatte som har redusert arbeidstid (aml. 10-2, 4. ledd) G) Ansatte som utøver reservasjonsrett etter reglene om virksomhetsoverdragelse (aml. 16-3, 3. ledd) H) Tidligere ansatte i Oslo kommune som har gått over til ny arbeidsgiver som følge av virksomhetsoverdragelse, jf. rundskriv 40/2001 Regelverk om fortrinnsrett i forbindelse med virksomhetsoverdragelse Kvalifikasjoner For å ha fortrinnsrett til en stilling må den overtallige ha de nødvendige kvalifikasjoner for stillingen. Det er ikke nødvendig at den overtallige er best kvalifisert for stillingen, det er tilstrekkelig at han/hun er kvalifisert. Dersom manglende kvalifikasjon kan rettes ved tilleggsutdanning kan i visse tilfeller den overtallige tilsettes på betingelse av at han/hun tar nødvendig tilleggsutdanning. Ved tilsetting av kvalifisert overtallig har tilsettende virksomhet plikt til å gi god introduksjon, tilstrekkelig opplæring og oppfølging som overfor andre nytilsatte Tilvisning I tillegg til at den overtallige selv er pliktig til å søke stillinger kan den overtallige tilvises til ledige stillinger innenfor Utdanningsetatens egen virksomhet. Viser dette seg ikke å være gjennomførbart kan den overtallige tilvises innenfor andre deler av Oslo kommunes virksomhet han/hun er kvalifisert for. Som overtallig har man plikt til å takke ja til tilbud om en passende stilling. En

14 Utdanningsetaten Side 14 passende stilling er en stilling som bygger på de kvalifikasjoner den overtallige har. Skulle den overtallige takke nei til stillingen, eller unngå å svare, kan han/hun miste sin fortrinnsrett til andre stillinger og kommunen kan vurdere å gå til oppsigelse. Tilvisning skal skje skriftlig, innen søknadsfrist og det vedlegges kopi av overtallighetsattest. Ved tilvisning internt i etaten, må ny skole skriftlig gi tilbakemelding til avgiverskole hvis de ikke finner overtallig kvalifisert. Tilsetting kan ikke foretas før begrunnelsen er godkjent av avgiverskole Prøveomplassering Ved tvil om den overtallige er kvalifisert for den nye stillingen kan det foretas en midlertidig omplassering for en avtalt tid. Tilsier prøveomplasseringen at vedkommende ikke er kvalifisert for det arbeidet stillingen krever, er han/hun fortsatt å regne som overtallig, fra den dag da den midlertidige omplasseringen opphører Overtallighetsattest Som bevis på overtallighetsstatus skal den overtallige motta en skriftlig dokumentasjon i form av en bekreftelse på overtalligheten og en overtallighetsattest (se mal på TAVLA). I overtallighetsattesten skal det stå: Navn Fødselsdato Stilling Lønn Stillingsprosent Arbeidssted Ansiennitet/tjenestetid Overtallighetstidspunktet En begrunnelse for overtallighet Søknad Den overtallige må selv søke på vanlig måte på utlyste stillinger han/hun mener seg kvalifisert for, men skal i tillegg få hjelp av rektor/leder/uda til å finne ny jobb. Overtallighetsattesten legges ved søknad, sammen med annet som bes vedlagt. Overtallig må også varsle overordnet om at søknad om gjeldende stilling er sendt Uenighet Ved uenighet om den overtalliges kvalifikasjoner eller andre forhold i et omplasseringstilfelle skal saken sendes til Avdeling for personal og administrasjon for konsultasjon og eventuell drøfting med organisasjonene sentralt i UDE. Ved uenighet mellom avgiverskole og ny skole, sendes saken til ADP for avklaring. Det må foreligge referat fra MBU om uenigheten. Referatet og andre relevante dokumenter sendes over til ADP. 5.4 Arbeid utenfor virksomhetens område Dersom det ikke er mulig å finne stilling innenfor Utdanningsetaten kan den overtallige søker på og tilvises til stillinger i Oslo kommune for øvrig. Følgende rutiner gjelder: - Alle overtallige legges inn i HR-systemet (senest fra overtallighetstidspunktet)

15 Utdanningsetaten Side 15 Alle ledige stillinger er lyst ut på kommunens hjemmesider, stillinger i Utdanningsetaten er også tilgjengelig fra Utdanningsetatens hjemmesider Når overtallig arbeidstaker fyller kvalifikasjonskravene til utlyst ledig stilling i kommunen, sender rektor en melding til personalomstilling@uke.oslo.kommune.no, hvor det bes om at vedkommende arbeidstaker tilvises KPO nr. xxxx. Fyller overtallig kompetansekravene til utlyst ledig stilling, har vedkommende fortrinnsrett. Overtallig må ikke være best kvalifisert, men kvalifisert i henhold til utlysningsteksten (Dette gjelder ikke stilling på høyere nivå). Ved tilvisning gjennom personalomstilling, gir ny arbeidsgiver i kommunen tilbakemelding til personalomstilling hvis de ikke finner overtallig kvalifisert. Tilsetting kan ikke foretas før personalomstilling godkjenner begrunnelsen. Ved uenighet sendes saken til Byrådsavdeling for finans- og utvikling for avklaring. Når ny arbeidsgiver i kommunen finner overtallig kvalifisert for stillingen, skrives ny arbeidsavtale. Denne sendes i kopi til personalomstilling som melder fra til avgiverskole om at overtallig har fått ny fast / midlertidig stilling. Sak avsluttet. 5.5 Permisjon Skulle den overtallige velge å søke arbeid utenfor Utdanningsetaten eller Oslo kommune gis det automatisk inntil 6 måneders permisjon. Dette gjelder både ved faste stillinger og midlertidige stillinger. Skulle arbeidet utenfor virksomheten ikke føre frem gjenopptar den overtallige sin status som overtallig i Utdanningsetaten etter endt permisjonsperiode. 5.6 Generelle rutiner og relevante dokumenter/linker/maler Når Aktivitetsplanen foreligger i desember utarbeides det en risikovurdering og konsekvensanalyse for personalet for de skolene som er berørt. Det utarbeides i hver strukturell endring en overordnet oversikt over prosessen og hvilke endringer som skal skje bygningsmessig og personalmessig i en tidslinje. Frist for å melde inn antall overtallige ved hver skole er 1. mai hvert år på fastsatt skjema som sendes ut fra UDA. Andre relevante dokumenter: - Avtale om effektivisering og omstilling i Dok Avtale om omplassering av overtallige i Dok. 24 Generelle bestemmelser og prosedyrer i Arbeidsmiljøloven og Oslo kommune Arbeidsmiljøloven 15-7 Prosedyre for bemanningsreduksjon etterlønn Personalhåndboken Avtale om omplassering av overtallige dok. 24 Maler og skjemaer til bruk ved overtallighet Bekreftelse på overtallighet Overtallighetsattest - undervisningspersonale Overtallighetsattest - annet personale

16 Utdanningsetaten Side 16 Tilbud om stilling Tilbud om stilling - svarskjema Avtale om prøveomplassering - undervisningspersonale Avtale om prøveomplassering - annet personale

17

18 Utdanningsetaten Strømsveien 102 Pb 6127 Etterstad, 0602 Oslo Tlf: Faks: