Saksliste styremøte 4. desember 2014

Transkript

1 Saksliste styremøte 4. desember 2014 Saksbehandler: Øyvind Juell Vår dato: Arkivnummer: 012 [Sted] Bodø Administrasjonen i Helseforetakenes nasjonale luftambulansetjeneste ANS (Luftambulansetjenesten ANS) kaller inn til styremøte 4. desember kl på Scandic Nidelven i Trondheim Saksliste: Sak Godkjenning av innkalling Sak Godkjenning av saksliste Sak Godkjenning av protokoll fra styremøte 22. oktober 2014 Sak Økonomisk status Sak Kommunikasjonsstrategi Sak Strategiprosessen Sak Overføring av oppdragsinformasjon mellom AMK og nye redningshelikoptre Anskaffelse og drift av IKT utstyr Sak Status oppdragsdokument 2014 Sak Orienteringssaker a. Status leiekontrakter helikopterbaser b. Fremdrift Evenes c. Øvelse Svalbard d. Økonomiske revisjoner e. Økonomisk støtte til kursarrangører f. Oppdragsdokument 2014/2015 erfaringer/innspill g. Lufttransport AS h. Norsk Luftambulanse Sak Eventuelt Med vennlig hilsen Øyvind Juell

2 Luftambulansetjenesten ANS Postboks Bodø Tlf PROTOKOLL Vår dato: 24. oktober 2014 Arkivnr.: 012 STYREMØTE 22. OKTOBER 2014 Styret for Luftambulansetjenesten ANS avholdt styremøte 22. oktober 2014 på Gardermoen Til stede Daniel Haga (styreleder) Tor Arne Haug (nestleder, på telefon) Ingvill Skogseth Randi Nordtorp Mølmen Fra administrasjonen Øyvind Juell (daglig leder) Mariann Hunstad (rådgiver) Pål Madsen (rådgiver) Ikke til stede Arild Østergaard Under styremøtet ble det gjennomført et møte med representanter fra Avinor for ytterligere å bedre samarbeidet og gjensidig informere om strategier og planer. Det var enighet om at det skal utarbeides en tjenesteavtale (Service Level Agreement (SLA)) mellom Avinor og Luftambulansetjenesten ANS. STYRESAK Styrets vedtak GODKJENNING AV INNKALLING Innkalling til styremøte 22. oktober 2014 er godkjent. STYRESAK GODKJENNING AV SAKSLISTE Sak Godkjenning av innkalling Sak Godkjenning av saksliste Sak Godkjenning av protokoll fra styremøte 25. september 2014 Sak Godkjenning av protokoll fra styremøte 6. oktober 2014 Sak Økonomisk status Sak Strategi Sak Kvalitetsrevisjoner 2014 Sak Orienteringssaker (innspill fra alle) a. Status leiekontrakter helikopterbaser b. Anskaffelse ambulansehelikoptertjenester c. Lufttransport AS d. Norsk Luftambulanse AS Sak Eventuelt

3 Styrets vedtak Sakslisten er godkjent med tillegg av sak 61e 2014 Gjennomgang av finansieringsmodellen for Luftambulansetjenesten ANS, og sak 62a 2014 Landingsplasser ved sykehus. STYRESAK Styrets vedtak GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA STYREMØTE 25. SEPTEMBER 2014 Styret godkjenner protokoll fra styremøte 25. september STYRESAK Styrets vedtak GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA STYREMØTE 6. OKTOBER 2014 Styret godkjenner protokoll fra styremøte 6. oktober STYRESAK Styrets vedtak ØKONOMISK STATUS Styret tar økonomisk status pr. 30. september 2014 til orientering. STYRESAK Styrets vedtak STRATEGI Styret tar refererte innspill fra møtene med de regionale helseforetakene til orientering, og merker seg at det er oppslutning om vesentlige punkter i strategiarbeidet. Styret ber daglig leder følge opp innspillene og komme tilbake med en egen sak i løpet av høsten 2014 med forslag til bearbeiding og prioritering av det videre strategiarbeidet. Styret vil sluttbehandle ny strategi for Luftambulansetjenesten ANS etter møte med eierne. STYRESAK KVALITETSREVISJONER 2014 Styrets vedtak Styret ser alvorlig på operatørenes manglende evne til å lukke avvik fra kontrakt, og ber daglig leder følge dette tett framover. Styret er bekymret for alvorlig avvik fra kontrakt knyttet til sikkerhetsnivået i tjenesten. Styret ber daglig leder vurdere sanksjonsmuligheter i henhold til kontrakt. STYRESAK Styret ble orientert om følgende saker: ORIENTERINGSSAKER

4 a. Status leiekontrakter helikopterbaser. Førde: Leiekontrakt er fortsatt under behandling. Bergen: Helse Bergen HF vil fakturere Luftambulansetjenesten ANS i henhold til det beløpet vi har sagt oss villige til å betale ut fra gjeldende prinsipper for kostnadsdeling. b. Anskaffelse ambulansehelikoptertjenester. Gjeldende helikopterkontrakter utløper 31. mai I tråd med etablert plan for forberedelse og gjennomføring av ny kontraktsrunde (vedlagt) skal det gjennomføres et forprosjekt (6 mnd), og et anskaffelsesprosjekt (12 mnd) som sikrer mulighet for signering av kontrakter 24 måneder før oppstart. LAT ANS er godt i gang med å etablere grunnlaget for en anskaffelsesprosess. Selskapets pågående strategiarbeid, involvering av alle RHF, HOD, JBD, og øvrige planlagte virksomheter vil sikre den nødvendige forankring og inkludering tidlig i oppstartsfasen. Styret vil bli løpende orientert om fremdrift, milepæler og risiko ved prosjektet. c. Lufttransport AS. Tilgjengelighet for helikopter ligger stabilt rundt 95 % for alle baser. Ingen alvorlige hendelser er rapportert. Det har vært en uvanlig lang utmelding i Tromsø på 4 døgn sammenhengende i oktober. d. Norsk Luftambulanse AS. Tilgjengelighet ligger i underkant av 98 %. Et tilfelle av «birdstrike» (kollisjon med fugl) er rapportert. Ingen skader på verken person eller helikopter. e. Gjennomgang av finansieringsmodellen for Luftambulansetjenesten ANS. En arbeidsgruppe, der Luftambulansetjenesten ANS er representert sammen med de fire regionale helseforetakene, starter arbeidet i et konstituerende møte tidlig november. Styret er opptatt av at en ny finansieringsmodell blir enkel og administrere, og at en unngår økte transaksjonskostnader i fremtiden. Styrets vedtak Styret tar sakene til orientering.

5 STYRESAK EVENTUELT a. Landingsplasser ved sykehus. Utbedring av landingsplasser ved sykehus som følge av nytt redningshelikopter ble diskutert i et møte 3. oktober mellom Justisdepartementet, NAWSARHprosjektet, Helse og omsorgsdepartementet, Helse Sør Øst RHF og Luftambulansetjenesten ANS. Styrets vedtak Styret ber daglig leder følge opp møtet med å utarbeide et notat som beskriver videre framdrift og samarbeidsforhold mellom de regionale helseforetakene, NAWSARH prosjektet og Luftambulansetjenesten ANS. Daniel Haga Tor Arne Haug Randi Nordtorp Mølmen Ingvill Skogseth Arild Østergaard Kommende styremøte 4. desember 2014 i Trondheim.

6 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Styresak Økonomisk status pr Saksbehandler: Mariann M. Hunstad Vår dato: Møtedato: Bakgrunn/fakta Avstemming er utført pr utgangen av oktober. Avsetning er bokført med 14,7 MNOK og gjelder medisinske gasser, operative og luftfartsavgifter for okt., samt bruk av 330 skv. tom. okt Regnskap pr Tekst Hittil i fjor Hittil i År Prognose 2014 Refusjoner og tilskudd Andre inntekter DRIFTSINNTEKTER Personalkostnader Avskrivninger Fast vederlag mm Operative driftsutgifter Risiko og sikkerhet Indirekte kostnader Drift, vedlikehold og service Andre driftsutgifter Administrative kostnader Reise, diett, bilgodtgjørelse Salgs- og reklamekostnader Kontingenter, gebyr Forsikringer Tap/gevinst o.l SUM KOSTNADER DRIFTSRESULTAT Driftsresultat pr 31. oktober 2014 er 16,1 MNOK.

7 2.1 Inntekter Kontogruppen inntekter følger prognosen. Styret vedtok i styremøtet 6. oktober 2014 redusert krav om innbetaling av vederlag for desember for å styre mot et nullresultat. 2.2 Kostnader Personalkostnader. Kontogruppen viser et lavere forbruk enn forventet. Det skyldes at lønnsoppgjøret for Administrasjonen og Medtek ikke er avsluttet Fast vederlag m.m. Kontogruppen inkluderer kontiene Fast vederlag, Timeuttak og Baseleie. Konto for timeuttak viser et lavere forbruk enn forventet. Dette oppveies noe ved at forbruk baseleie blir noe høyere enn forventet Risiko og sikkerhet. Kontogruppen inkluderer kontiene Night Vision Goggles, Personlig verneutstyr, CRM trening, Øvelse, trening og beredskap. Kontogruppen viser en inntekt og ikke en kostnad. Som nevnt i tidligere rapporter skyldes dette primært refusjonskrav til Norsk luftambulanse AS for trening av crew knyttet til SNLAs utviklingshelikopter Indirekte kostnader. Kontogruppen inkluderer kontiene Drivstoff kompensasjon, Diverse operative utgifter og Luftfartsavgifter. Disse kostnadene følger flytimeproduksjonen. 2.3 Finans Bankrenter er bokført til og med september. 2.4 Konklusjon økonomi Tekst Hittil i fjor Hittil i År Prognose 2014 DRIFTSRESULTAT Finansinntekter Finanskostnader NETTO FINANS RESULTAT FØR SKATT Bokført resultat ved utgangen av oktober 2014 er 17,1 MNOK. Prognosen opprettholdes ved at innbetaling fra eierne for desember er redusert i henhold til styresak Likviditeten for selskapet er tilfredsstillende.

8 3. Flytimeproduksjon tom oktober 2014 Rapporten inneholder ingen medisinske data og er ment som informasjon i forbindelse med budsjettoppfølgingen for de regionale helseforetakene. Flytimeproduksjon ambulansefly og ambulansehelikopter Måned Status Amb hkp Status Amb fly Kommentar Jan Ambulansehelikopterproduksjonen i januar var 53 timer under budsjett. Ambulanseflyene fløy 52 timer under budsjett. Feb Ambulansehelikopterproduksjonen i februar var 65 timer under budsjett. Ambulanseflyene fløy 81 timer under budsjett. Mars Ambulansehelikopterproduksjonen i mars var 32 timer under budsjett. Ambulanseflyene fløy 30 timer under budsjett. April Ambulansehelikopterproduksjonen i april var 42 timer under budsjett. Ambulanseflyene fløy 109 timer over budsjett. Mai Ambulansehelikopterproduksjonen i mai var 20 timer under budsjett. Ambulanseflyene fløy 1 time under budsjett. Juni Ambulansehelikopterproduksjonen i juni var 6 timer under budsjett. Ambulanseflyene fløy 72 timer under budsjett. Juli Ambulansehelikopterproduksjonen i juli var 75 timer over budsjett. Ambulanseflyene fløy 17 timer over budsjett. Aug Ambulansehelikopterproduksjonen i august var 17 timer under budsjett. Ambulanseflyene fløy 50 timer under budsjett. Sept Ambulansehelikopterproduksjonen i september var 41 timer under budsjett. Ambulanseflyene fløy 1 time over budsjett. Okt Ambulansehelikopterproduksjonen i oktober var 2 timer over budsjett. Ambulanseflyene fløy 1 time over budsjett.

9 Måned Status Amb hkp Status Amb fly Kommentar Nov Des Flytimeproduksjon under budsjett Flytimeproduksjon iht budsjett Flytimeproduksjon over budsjett 3.1 Kommentar pr RHF Framstillingen viser utvikling til og med august sammenlignet med samme periode i fjor. Helse Nord RHF Budsjett 2014 Utført 2014 Differanse Utført 2013 Differanse 2014 Fly Helikopter Helse Midt Norge RHF Budsjett 2014 Utført 2014 Differanse Utført 2013 Differanse 2014 Fly Helikopter Helse Vest RHF Budsjett 2014 Utført 2014 Differanse Utført 2013 Differanse 2014 Helikopter Helse Sør Øst RHF Budsjett 2014 Utført 2014 Differanse Utført 2013 Differanse 2014 Fly Helikopter

10 3.2 Kommentar produksjonsutvikling Ambulanseflyene har til og med oktober flydd 8322 timer. Dette er 119 timer under budsjett. Til sammenligning var produksjonen på samme tid i fjor 8400 timer. Tilgjengeligheten for ambulanseflyene er hittil i år på 95,2 %. Ambulansehelikoptrene har i samme periode flydd 7264 timer. Dette er 175 timer under budsjett. I fjor på samme tidspunkt var produksjonen 7527 timer. Tilgjengeligheten for Lufttransports ambulansehelikoptre ligger på 95,89 % hittil. Samlet tilgjengelighet for NLA er 97,47 % så langt i år. Styret for Luftambulansetjenesten ANS inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret tar økonomisk status pr. 31. oktober 2014 til orientering. Øyvind Juell daglig leder

11 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Styresak nr Kommunikasjonsstrategi Saksbehandler: Mariann M. Hunstad Vår dato: Møtedato: Bakgrunn/fakta I «Strategisk plan for » ble informasjonsstrategi omtalt og det ble besluttet at Luftambulansetjenesten ANS skal utarbeide en egen informasjonsstrategi. Luftambulansetjenesten ANS kommuniserer i dag gjennom flere kanaler. Internt skjer det meste av den skriftlige informasjonsutvekslingen pr epost eller via intranett og vårt elektroniske hendelsesrapporteringssystem (Opscom). Muntlig informasjonsutveksling skjer gjennom ulike faste møter. Eksternt brukes epost og i noen grad brev og telefaks. Noe informasjon legges på internett eller ekstranett siden. For øvrig deles muntlig og skriftlig informasjon gjennom møter og presentasjoner i samlinger. Selskapet bruker i liten grad pressemeldinger eller sosiale media. Selskapets aktivitet utløser interesse fra mange, som gir et visst trykk fra media. Våren 2014 ble det etablert en intern prosjektgruppe bestående av Pål Madsen, Per Magne Tveitane, Trond Bjørnar Pedersen, Roy Inge Jenssen og Mariann M. Hunstad (prosjektleder). Prosjektgruppen ble forsterket med Monica Helland, kommunikasjonsrådgiver tilsatt i midlertidig deltidsstilling for perioden medio mai til og med september. I tillegg ble det etablert en referansegruppe bestående av Anders Aa, Øyvind Juell samt Anne May Knudsen (Helse Nord RHF). Prosjektgruppen har gjennomført syv møter. Referansegruppen har gjennomført to møter. 2. Vurdering Prosjektgruppens arbeid har resultert i dokumentet «Kommunikasjonsstrategi til 2019» (vedlagt). I strategien legges det opp til en styrt retning for arbeid med kommunikasjon i Luftambulansetjenesten ANS. Prosjektgruppen har vurdert selskapets kommunikasjonsarbeid i dag og definert hva som kan gjøres for å bedre dette. Gruppen har vurdert ulike aktører selskapet forholder seg til og prioritert disse i forhold til målene. Strategien er ambisiøs og forutsetter at kommunikasjonsfaget får en tydelig plass i selskapet.

12 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Konklusjon Daglig leder anbefaler styret å vedta kommunikasjonsstrategien. Styret for Luftambulansetjenesten ANS inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret vedtar «Kommunikasjonsstrategi til 2019». Styret ber daglig leder iverksette oppfølging av «Kommunikasjonsstrategi til 2019». Øyvind Juell daglig leder

13 Kommunikasjonsstrategi til november 2014 Helseforetakenes nasjonale luftambulansetjeneste ANS

14 Innhold 1. Innledning Begreper Kommunikasjon Strategisk kommunikasjon Vår kommunikasjonsstrategi Dagens kommunikasjonsstrategi Mer om våre hovedutfordringer Andre utfordringer Strategiske mål frem til Målbilde for Målgrupper Prinsipper for vår kommunikasjon Veien videre Strategisk valg med tiltak Kunnskap om tjenesten Omdømme og troverdighet Forbedring av egen kommunikasjon Forholdet til media Offentlige rom Vår organisasjon Ansvar og organisering Implementering... 8

15 Kommunikasjonsstrategi frem til 2019 Side 3 1. Innledning Helseforetakenes nasjonale luftambulansetjeneste ANS (Luftambulansetjenesten ANS) er ansvarlig for den operative delen av luftambulansetjenesten i Norge. Det er en oppgave som er delegert til oss av våre eiere: Helse Nord RHF, Helse Midt-Norge RHF, Helse Vest RHF og Helse-Sør Øst RHF. Vi har det operative ansvaret. Helseforetakene har det medisinske ansvaret, og stiller med leger og sykepleiere om bord i fly og helikoptre. I praksis er våre oppgaver: - Forvalte og administrere den operative delen av luftambulansetjenesten. - Koordinere og iverksette all aktivitet til ambulanseflyene via vår egen flykoordineringssentral. - Anskaffe, tilrettelegge og vedlikeholde alt av medisinsk teknisk utstyr i fly og helikoptre som flyr luftambulanse. Oppsummert kan vi si at vår primære og prioriterte oppgave er å sørge for at innbyggerne i Norge har luftambulansetjenester av høy kvalitet tilgjengelig hele døgnet. 1.1 Begreper Kommunikasjon Begrepene kommunikasjon og informasjon brukes ofte om hverandre. Enkelt sagt kan vi si at kommunikasjon er prosessen: Overføring av budskapet. Informasjon er det som blir formidlet altså budskapet Strategisk kommunikasjon Å bruke kommunikasjon strategisk vil si at man i alle faglige og økonomiske avgjørelser, tar hensyn til at disse skal kunne kommuniseres. 2. Vår kommunikasjonsstrategi Vår kommunikasjonsstrategi forteller hvordan vi ønsker å kommunisere med våre samarbeidspartnere og omverdenen forøvrig, hvilke kommunikasjonsmål vi har og strategiene vi har for å nå disse målene. Strategien gjelder for perioden Den bygger på disse sentrale dokumentene: Selskapsavtale for Helseforetakenes nasjonale luftambulansetjeneste ANS (rev ) Det årlige oppdragsdokumentet fra eierne Vår visjon og våre verdier Statens kommunikasjonspolitikk Offentleglova og Forvaltningsloven Eiernes kommunikasjonsstrategier.

16 Kommunikasjonsstrategi frem til 2019 Side Dagens kommunikasjonsstrategi Vi har ikke en nedfelt kommunikasjonsstrategi. Dette fører til disse hovedutfordringene: Vi tar sjelden initiativ til å kommunisere noe eksternt. Vi blir ofte forvekslet med andre aktører. Det er mange som ikke kjenner vår rolle eller vårt ansvarsområde. 2.2 Mer om våre hovedutfordringer Vi griper ikke de sjansene som er der til å profilere oss selv positivt. Vi bidrar sjelden til å sette agendaen i det offentlige rom. Når vi kommuniserer utad, utløses det som regel av at noen har kontaktet oss først. Resultatet av det vi kommuniserer blir greit, men ikke nødvendigvis enhetlig. «Dermed blir vårt kommunikasjonsarbeid som å navigere uten kart». Konkret mangler vi rutiner for når og hvordan vi skal kommunisere eksternt. Vår rolle og plassering i samfunnet er utydelig for mange. Dette gjelder alt fra sentrale beslutningstakere, nære samarbeidspartnere i sammenfallende yrker og «mannen i gata». Ofte opplever våre ansatte at innbyggerne ikke har klart for seg hvordan luftambulansetjenesten er organisert eller hvem som har ansvar for den. 2.3 Andre utfordringer Luftambulansetjenesten er en del av den akuttmedisinske tjenesten utenfor sykehus, sammen med blant annet legevakt og bilambulanse. Ambulansehelikopter og ambulansefly utfører færre oppdrag enn bilambulansen, men spesielt ambulansehelikoptrene får mye oppmerksomhet når de er i tjeneste. Dette kan ha ført til et skjevt bilde av innholdet i den akuttmedisinske tjenesten utenfor sykehus blant befolkningen og i media. Dette fordrer større bevissthet på kommunikasjon fra vår side. Vi har ikke avklart og beskrevet hvilken rolle vi skal spille kommunikasjonsmessig ved hendelser eller ulykker hos våre operatører. Dette er vi blitt kritisert for. Vi har så langt valgt ikke å være til stede på sosiale medier, der «folk flest» er, inkludert yrkesgrupper og organisasjoner med sammenfallende fagutøvelse som vår. Det oppleves som mangel på tid og ressurser til å håndtere kommunikasjonsarbeid. Ønsket om å kommunisere mer og bedre er større enn kapasiteten.

17 Kommunikasjonsstrategi frem til 2019 Side 5 3. Strategiske mål frem til Målbilde for 2019 Landets beslutningstakere har grunnleggende kunnskap om vår tjeneste, et riktig bilde av hvordan luftambulanse drives i Norge i dag og hvordan ansvaret er fordelt. Det samme gjelder nære samarbeidspartnere eller yrkesgrupper som grenser inntil vårt ansvarsområde. Vi har etablert et godt omdømme ved å kommunisere riktig og troverdig. Vi arbeider kontinuerlig for å bedre vår kommunikasjon og anerkjenner det som et eget fag. Vår kommunikasjonsstrategi er godt kjent for alle medarbeidere. Vi har et godt forhold til media. Vi deltar aktivt i det offentlige rom. Det innebærer at vi står fram med meninger og tar initiativ til debatt om saker som er innenfor vårt fagområde, som grenser inntil det eller får betydning for tjenesten. Dette skjer i nært samarbeid med våre eiere. Vårt navn og vår rolle er allment kjent hos målgruppene. 3.2 Målgrupper Våre målgrupper i prioritert rekkefølge: 1. Eiere, departement/direktorat, helsepolitikere, Luftfartstilsynet. 2. Deltakere i tjenesten (operatører, AMK-LA, HRS, luftambulansepersonell). 3. Rekvirenter og nære samarbeidspartnere (AMK-sentraler, ambulansetjenester, legevakter, primærleger, helseforetak/sykehusavdelinger, grensenære svenske alarmsentraler og luftambulansetjenester). 4. Media og fagblad, faglige interessenter (forskningsmiljøer, kompetansesentre, luftambulansetjenester i utlandet). 5. Øvrige. 3.3 Prinsipper for vår kommunikasjon Følgende prinsipper skal være grunnlag for vår kommunikasjon: Åpen når vi kommuniserer med våre målgrupper skal vi være åpne, tilgjengelige og tydelige. Vi viser respekt og imøtekommenhet. Medvirkning berørte parter skal involveres og tas med på råd. Aktiv vi skal ta initiativ til å kommunisere, vi har kunnskap om våre målgrupper, vi skal sørge for at relevant informasjon når fram til berørte parter til rett tid og gjennom bevisst valg av kanal, samt skape kommunikasjonsarenaer når vi mener at det er behov for det. Gjenkjennelig enkelte budskap skal være faste og gjentas, slik at vår rolle og vårt ansvar blir godt kjent. Vår grafiske profil skal benyttes i all kommunikasjon. Helhet vår kommunikasjon skal være samordnet slik at vi fremstår enhetlig. Linje kommunikasjonsansvaret følger saksansvaret, både for ledere og medarbeidere.

18 Kommunikasjonsstrategi frem til 2019 Side 6 4. Veien videre 4.1 Strategisk valg med tiltak For å nå målbildet for 2019 fordres det kommunikasjonsfaglig kompetanse. Selskapet har ikke denne kompetansen i dag og må sørge for å knytte til seg nødvendige ressurser i så måte. Enhver sak som selskapet arbeider med skal vurderes opp mot kommunikasjonsstrategien. Det skal arbeides målrettet med kommunikasjon for å øke bevisstheten hos den enkelte medarbeider. Vi skal bruke årlige kommunikasjonsplaner. Kommunikasjonsstrategien revideres ved behov Kunnskap om tjenesten Fra målbildet «Landets beslutningstakere har grunnleggende kunnskap om vår tjeneste og virksomhetsresultater, et riktig bilde av hvordan luftambulanse drives i Norge i dag og hvordan ansvaret er fordelt. Det samme gjelder nære samarbeidspartnere eller yrkesgrupper som grenser inntil vårt ansvarsområde.» For å nå landets beslutningstakere, både nasjonalt og lokalt, må vi skape møtearenaer hvor vi kan informere om tjenesten. Gjennom eierlinjen skal selskapet ta initiativ til informasjons- og samarbeidsmøter med relevante departementer og politikere. Det kan være aktuelt ved regjeringsskifter eller ved saker med stort mediefokus. Det kan være aktuelt at selskapet inviterer media og relevante miljøer til basebesøk, demonstrasjoner/øvelser. Vi skal være en aktiv høringsinstans i saker som er relevante for vår virksomhet. Selskapet skal også delta med innlegg i relevante faglige samlinger og konferanser. Likeså skal selskapet bidra til relevante kurs og hos utdanningsinstitusjoner. Som et ledd i informasjonsarbeidet skal selskapets årsrapport distribueres til helseminister, helse- og omsorgskomiteen på Stortinget, helse- og omsorgssjef i kommunene og til redaksjoner i fagblader som favner våre ansvarsområder Omdømme og troverdighet Fra målbildet «Vi har etablert et godt omdømme ved å kommunisere riktig og troverdig.» Vi skal sørge for saklig, lettfattelig og presis informasjon om egen virksomhet. Med bakgrunn i medarbeidernes kompetanse har selskapet et godt faglig grunnlag for ytringer, uansett plattform. Informasjonen som utarbeides av oss skal være gjenkjennbar og enhetlig over tid. Selskapet skal være tilgjengelig og respondere raskt på henvendelser. Vi skal også være i stand til å ta opp omstridte temaer på en konstruktiv og løsningsorientert måte. Vi har egen web-side. Denne skal til enhver tid være oppdatert med faglig informasjon og kontaktdata. Vi skal vurdere å ta i bruk sosiale media Forbedring av egen kommunikasjon Fra målbildet «Vi arbeider kontinuerlig for å bedre vår kommunikasjon og anerkjenner det som et eget fag. Vår kommunikasjonsstrategi er godt kjent for alle medarbeidere.» Vi skal etablere faste og tydelige budskap som beskriver selskapets rolle og ansvarsområde. Alle medarbeiderne skal benytte dette budskapet, slik at vi fremstår enhetlig og gjenkjennelig.

19 Kommunikasjonsstrategi frem til 2019 Side 7 For å øke kompetansen om kommunikasjon skal det utarbeides en mediehåndbok og intervjuveileder. Medarbeiderne skal få opplæring i å uttrykke seg muntlig og skriftlig i media. Selskapet skal iverksette et kurs for mediehåndtering for medarbeidere som skal uttale seg i media Forholdet til media Fra målbildet «Vi har et godt forhold til media.» Vi legger vekt på å behandle alle mediebedrifter likt. Alle skal få samme informasjon fra oss, via samme metode og til samme tid. Selskapet skal aktivt informere media i nyhetssaker gjennom pressemeldinger og direkte kontakt. Vi forstår hvordan media jobber og hvilke behov de har. Det er avklart hvem som skal møte media, og disse er tilgjengelig for journalister og stiller opp i media. Disse er trygge på hva som kan kommuniseres, uten at det går på bekostning av lover vi er underlagt samt våre etiske retningslinjer Offentlige rom Fra målbildet «Vi deltar aktivt i det offentlige rom. Det innebærer at vi står fram med meninger og tar initiativ til debatt om saker som er innenfor vårt fagområde, som grenser inntil det eller får betydning for tjenesten. Dette skjer i nært samarbeid med våre eiere.» Vi skriver kronikker, debattinnlegg og artikler i fagblader og media for øvrig. Vi bruker media som informasjonskanal, ved for eksempel aktiv bruk av pressemeldinger. Likeså publiserer vi saker av allmenn interesse på hjemmesiden vår. Denne aktiviteten kan skje enten som følge av eget initiativ eller som respons på en pågående debatt. I forbindelse med utarbeidelse av den årlige kommunikasjonsplanen må det bestemmes hvilke hovedtema/områder der vi skal ha en tydelig stemme i det offentlige rom det nærmeste året Vår organisasjon Fra målbildet «Vårt navn og vår rolle er allment hos målgruppene.» Vi skal revidere profilhåndbok og maler for all visuell profilering slik at selskapet fremstår ensartet og tydelig. Alle medarbeidere skal ha opplæring i hvordan den visuelle profilen skal brukes. Vi skal være kjent under ett navn og en forkortelse. Dette gjelder både skriftlig og muntlig. Alle medarbeidere benytter våre faste budskap for å beskrive selskapets rolle og ansvarsområder (se punkt 4.1.3). For å unngå forvekslinger med andre aktører skal Luftambulansetjenesten ANS vurdere nytt navn for selskapet. 4.2 Ansvar og organisering God kommunikasjon er et felles ansvar for ledere og medarbeidere. For at strategien skal lykkes, må alle medarbeidere kjenne den og bruke den.

20 Kommunikasjonsstrategi frem til 2019 Side 8 Kommunikasjon skal være en naturlig del av all aktivitet vi planlegger, gjennomfører og deltar i. Det er et virkemiddel vi skal bruke på lik linje med andre virkemidler vi har for å oppnå vår visjon og overordnende mål. Kommunikasjonsansvaret følger linjeprinsippet: Den som har ansvaret for en sak har også ansvaret for å legge til rette for informasjon om denne. 4.3 Implementering En vellykket implementering forutsetter at alle kjenner til strategien og kjenner hvilket bidrag som er forventet fra dem for at den skal gjennomføres. Strategien forankres hos og følges opp av daglig leder. Strategien evalueres årlig i forbindelse med Ledelsens gjennomgang. Strategien skal gjennomgås årlig på fellessamling for alle ansatte. Deretter utarbeides kommunikasjonsplanen. Ekstern og intern kommunikasjon blir satt opp som fast agenda på de ukentlige stabsmøtene i administrasjonen og månedlige personalmøtene ved Flykoordineringssentralen.

21 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Styresak Overføring av oppdragsinformasjon mellom AMK og nye redningshelikoptre Anskaffelse og drift av IKT utstyr Saksbehandler: Torger Øvergård Møtedato: 4. desember Bakgrunn/fakta Luftambulanseoppdrag er definert som en oppgave for den nasjonale redningshelikoptertjenesten. All medisinsk informasjon knyttet til luftambulanseoppdrag blir gitt av AMK sentralen. Redningshelikoptrene ved 330 skvadronen gjennomfører ca. 10 % av alle LA oppdragene som utføres av helikopterressurser i dag. Helikoptrene er spesielt nyttig i dårlig vær og når det er behov for stor kabin. Ambulansehelikoptrene og ambulansene i Norge har i dag installert IKT utstyr og programvare fra Locus AS. Løsningen er integrert med IKT løsningene som brukes ved alle AMK sentralene i Norge. Programvaren som brukes er TransMobil i ambulanseenhetene og TransMed i AMK løsningen (inneløsningen), er integrert med AMIS (registreringsverktøyet for alle hendelser ved AMK) og med nytt nødnett.løsningen gir ambulansetjenesten og AMK fortløpende (online) oppdatering av registrert oppdragsinformasjon for hendelsen inklusiv posisjon, ressurser på vei til hendelsen og mottatt medisinsk informasjon om pasienter som er involvert i hendelsen. AMK mottar posisjonsdata og statusmeldinger for alle ressurser som deltar i hendelsen. Oppdatert informasjon er tilgjengelig for alle ambulanseressursene og AMK sentralene som er involvert. Posisjon og statusmeldinger fra alle ambulanseressursene formidles over AMK grensene via LSP (Locus Service Platform) som inneholder en nasjonal og kontinuerlig oppdatert database for posisjonsdata for helseressurser i vaktberedskap som benytter TransMobil. I NAWSARH prosjektets kabingruppe som har utredet alle funksjoner i kabinen, er det enighet om at TransMobil utstyr fra Locus må inkluderes som en del av helsetjenestens verktøy i redningshelikopteret. Løsningen bidrar til en sikker informasjonsformidling og et hensiktsmessig samspill mellom alle ambulanseressursene under oppdrag. Utstyret er planlagt montert i kabinen og skal betjenes av lege eller redningsmann. Justissektoren ser ikke på løsningen som en del av sitt ansvarsområde, og mener dette er et helseanliggende. NAWSARH prosjektet ber derfor Luftambulansetjenesten ANS stå for anskaffelse og drift av TransMobil utstyret i de nye redningshelikoptrene (se vedlegg). 2. Vurdering Daglig leder for LAT ANS mener at redningshelikoptrene er en viktig del av luftambulansestrukturen og ikke minst viktig som «dårligvær ressurs». LAT ANS konseptet er

22 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: å utstyre alle luftambulanseressursene inkl. Sysselmannens helikoptre, med det verktøyet som helsepersonellet om bord benytter, med unntak av medisinsk forbruksmateriell. For best mulig koordinering og overføring av nødvendig oppdragsinformasjon mellom AMK og luftambulanseressursene, er det nødvendig at alle enheter og AMK har like muligheter for oppdatert informasjon for gjennomføring av luftambulanseoppdraget. Dette ble også fremhevet i vår evalueringsrapport etter 22. juli 2011: Alle Sea King redningshelikoptre bør ha TransMobil enhet som kan kommunisere med flåtestyringsverktøy på AMK sentralene. Dette vil bidra til at redningshelikoptrene på lik linje med ambulansehelikoptrene kan inngå i AMK LA sitt ressursbilde, samt lette koordineringsarbeidet. Et slikt ressursbilde bør også være av interesse for hovedredningssentralene. I dag har ikke redningshelikoptrene utstyr og programvare for overføring av oppdragsinformasjon. I legebilene ved alle 330 basene er det installert TransMobil utstyr. Det eksisterer i tillegg noen håndholdte terminaler som kan tas med under oppdrag, men disse er av eldre dato og ustabile, spesielt for overføring av posisjonsdata fra Sea King «in flight». 3. Økonomiske forhold Etableringen av TransMobil utstyr i redningshelikoptrene består av flere tiltak bl.a. 1. Anskaffelse av PC, strømadapter og programvare 2. Planlegging av installasjonen i helikopteret 3. Godkjenning av PC (Panasonic ToughBook CF 19) for bruk i helikopteret 4. Godkjenning av programvare (TransMobil) for bruk i helikopteret 5. Aviontekniske løsninger (festebrakett, installasjon, kabling og tilkopling av strøm og antenner) 6. Godkjenning av hele installasjonen I tillegg til etableringskostnadene kommer de årlige utgiftene til drift og bruk av utstyret. Daglig leder forutsetter at: 1. Alle tiltakene unntatt punkt 1 Anskaffelse av PC, strømadapter og programvare, blir gjennomført og finansiert gjennom NAWSARH prosjektet. 2. TransMobil løsningen etableres i alle nye redningshelikoptre som skal brukes som en luftambulanseressurs. 3. TransMobil enheten kan flyttes over til alle redningshelikoptre som opereres av 330 skvadronen. Det betyr at den tekniske infrastrukturen må være på plass i alle helikoptrene. 330 skvadronen har i dag seks avdelinger (Rygge, Sola, Florø, Ørland, Bodø og Banak). I kostnadsbildet legges det til grunn at LAT ANS kjøper inn åtte TransMobil enheter, hvorav to

23 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: enheter er reserveenheter (bufferlager). I tillegg må det anskaffes strømadaptere som installeres i alle helikoptrene. Beregnede kostnader (eks mva) i 2014 kroner som foreslås finansiert av LAT ANS er: 1. Etableringskostnader 8 enheter + strømadaptere = kr ,00 2. Årlige driftsutgifter 6 enheter a kr ,00 = kr ,00 Etableringskostnadene omfatter innkjøp av PC og programvare. Årlige driftsutgifter omfatter vedlikehold av programvare, serviceavtale, leie av kart over Sverige og kommunikasjonskostnader (GSM GPRS). NAWSARH prosjektet har meddelt at første enhet (PC, strømadapter, programvare, kr , ) må anskaffes snarest. Neste enhet må være klar til operativ testing og evaluering av første helikopter i mars/april De siste enhetene må senest anskaffes i Konklusjon Styret for Luftambulansetjenesten ANS inviteres til å fatte følgende vedtak Styret aksepterer at anskaffelsen av utstyr for overføring av oppdragsinformasjon mellom AMK og nye redningshelikoptre er helsevesenets ansvar. Styret ber daglig leder innarbeide kostnadene til utstyr og programvare i budsjettene framover. Øyvind Juell daglig leder

24

25

26 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Styresak Status oppdragsdokument 2014 Saksbehandler: Øyvind Juell Møtedato: 4. desember Bakgrunn/fakta Luftambulansetjenesten ANS fikk overlevert Oppdragsdokument 2014 i selskapsmøte 24. februar På styremøte 24. mars 2014 ble dokumentet gjennomgått (styresak ), og handlingsplan presentert og vedtatt. 2. Vurdering Nedenfor følger en status og vurdering av det enkelte punkt i handlingsplanen. Kolonnene Aktivitet/prosjekt og Merknader er med fra styresak Handlingsplan 2014 Aktivitet/prosjekt Merknader Status 1. Oppdragsdokument 2014 Styrende for aktiviteten. Rapporteres løpende til styret, og i årlig melding til eierne. 2. Ferdigstille aktuelle oppfølgingstiltak for spesialisthelsetjenesten etter 22. juli Teknologiskifte hos Telenor 4. Etablering av en nasjonal struktur av IFR ruter og GPS innflyginger til sykehus som skal være tilgjengelige for ambulanse, søk og rednings, politi og offshoreoperatører. 5. Opprettholde sertifikater knyttet til NS EN ISO 9001:2008 og NS EN Løpende. Avventer kontakt. Arbeidsgruppe er etablert. Oppfølgingsrevisjon mai OK OK for tiltak vi er ansvarlige for. I brev fra fagdirektørene datert 3. oktober 2014 er vi bedt om å bidra til standardiserte rutiner på tvers av regionene. Dette blir et eget prosjekt i Intet har skjedd. Arbeidet har ikke kommet formelt i gang. Planlagt todagers oppstartsmøte måtte utsettes av årsaker utenfor vår kontroll. Prosjektet videreføres i OK, gjennomført og sertifikat videreføres.

27 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Aktivitet/prosjekt Merknader Status ISO Flight Following Følges opp løpende. OK. Deltagelse i to prosjekt i Helse Sør Øst, fra fire til en AMK LA sentral. Kompetanseplan for personell i AMK er utarbeidet sammen med KoKom. Endelig utsendelse av dokumentet gjenstår. 7. Revisjoner Selskapet har utarbeidet eget revisjonsprogram for 2014, ref. vedlegg Strategisk plan oppdatering 9. Oppstart av anskaffelsesprosjekt/strat egisk arbeid for nye helikopterkontrakter innen 1. desember 2014 Omfattende strategiprosess startet vil fortsette gjennom året. Oppstart til høsten. 10. Budsjett 2015 Styresak september. OK 11. Informasjonsstrategi Ferdigstilles i OK 12. FW Svalbard Gjennomføring monitoreres og rapporteres. Anbefaling for kommende vinter baseres på erfaringer fra inneværende. 13. Oppfølging av sikkerhetsrapport Løpende. OK, gjennomført tre interne og fire eksterne revisjoner. To revisjoner er utsatt til januar OK. Selve planen ferdigstilles i Startet gjennom strategiprosessen. OK OK. Fokus i kommende anskaffelse. 14. Base Evenes Oppstart 1. mai OK. I tråd med etablert fremdriftsplan. 15. Introkurs for nyansatte i tjenesten Første introkurs for Dombåsleger fra Sykehuset Innlandet gjennomføres 23. april Samarbeid med Sverige Prosjektet er under avslutning. Samarbeidet videreføres i eget samarbeidsorgan, der Luftambulansetjenesten ANS skal representere RHFene. OK. Nytt kurs 9. desember Avtale i signert våren 2014, i kraft høsten Endringsordre med utvidelse av operasjonsområde inkl. Sverige til operatørene. Gjennomført fellesmøte mellom AMK LA, SOS,

28 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Aktivitet/prosjekt Merknader Status 17. Samarbeid med Helsedirektoratet/NPR om utvikling av virksomhetsregistrering (virksomhetsregistrering (nye LABAS)) Helsedirektoratet startet i juni 2014 hovedprosjektet «Prehospital strategisk satsing», der det første av seks delprosjekter skal definere nasjonalt kodeverk for ambulanse. Arbeidet skal danne grunnlag for elektronisk ambulansejournal og rapportering. Luftambulanselege Andreas Krüger ved St. Olav ivaretar våre interesser i delprosjektet. 18. Væskevarmer Anskaffelsesprosjekt startes i Bør også gjennomføres i 2014, men er avhengig av egnet utstyr på markedet og intern kapasitet. 19. Kuvøse Egen gruppe er etablert. To mål: Etablere en standard for kuvøsetransporter, samt å forberede en eventuell anskaffelse. 20. Kapnograf Arbeidet er startet. Anskaffes i Brukerhåndbok medisinskteknisk utstyr 22. Utvikling av et konsept og tilretteleggelse for «spesialtransporter i LAT» (ECMO, aortaballongpumpe, NO gass) Arbeid pågår. Oppdateres i Det er startet en dialog med aktuelle miljøer med tanke på å avklare behov og oppgavefordeling. medisinske ledere og operatører Har startet. Ikke startet. Ny anskaffelse er besluttet (styresak ). Standard for kuvøsetransporter er adressert i strategidrøftelsene med RHFene. Arbeidet pågår. Utlyst, men ingen tilbud mottatt. I dialog med mulige leverandører. OK Et prosjekt for bruk av ECMO i helikopter fra Tromsø er under etablering. Ferdigstilles i Nytt nødnett Følges opp løpende. Pågår, deltakelse i utarbeidelsen av nasjonale prosedyrer for bruk i Nødnett knyttet til bruk av luftambulanse. Ansatt to rådgivere i 50 % stilling hos operatørene.

29 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Aktivitet/prosjekt Merknader Status 24. Samordning av beredskapsplaner 3. Konklusjon Avsluttet. OK. Selskapet har sammen med de regionale helseforetakene og Helsedirektoratet utarbeidet rapporten Beredskapsmessige forhold i luftambulansetjenesten. Eget planverk oppdatert flere ganger og distribuert til samarbeidene aktører. Deltakelse i Øvelse Svalbard. Selskapet har god kontroll på aktiviteter og oppgaver. Det er et etterslep på anskaffelser av medisinsk teknisk utstyr. Ansettelse av en ny medisinsk teknisk rådgiver med virkning fra 1. oktober 2014 samt avtale med HINAS om støtte til anskaffelsene vil bidra til at en kommer a jour i Styret for Luftambulansetjenesten ANS inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret tar status for gjennomføring av aktiviteter/prosjekter i oppdragsdokument 2014 til etterretning. Øyvind Juell daglig leder