Saksliste styremøte 29. januar 2015

Transkript

1 Saksliste styremøte 29. januar 2015 Saksbehandler: Øyvind Juell Vår dato: Arkivnummer: 012 Daglig leder i Helseforetakenes nasjonale luftambulansetjeneste ANS (Luftambulansetjenesten ANS) kaller inn til styremøte 29. januar 2015 kl 0830 i Luftambulansetjenestens ANS sine lokaler i Bodø. Saksliste: Sak Godkjenning av innkalling Sak Godkjenning av saksliste Sak Godkjenning av protokoll fra styremøte 4. desember 2014 Sak Foreløpig årsregnskap Sak Årlig melding 2014 Sak Øvelse Svalbard Sak Godkjenning av dokumenter til selskapsmøte 23. februar 2015 Sak Orienteringssaker a. Oppgradering av TCAS (system for kollisjonsvarsling i fly) b. Implementering av nytt nødnett c. Medisinsk lederforum d. Lokaler for administrasjonen e. Utredning av Avinors beredskap for ambulanseflytjenesten f. Strategi g. Lufttransport AS h. Norsk Luftambulanse AS Sak Eventuelt Med vennlig hilsen Øyvind Juell

2 Luftambulansetjenesten ANS Postboks Bodø Tlf PROTOKOLL Vår dato: 8. desember 2014 Arkivnr.: 012 STYREMØTE 8. DESEMBER 2014 Styret for Luftambulansetjenesten ANS avholdt styremøte 8. desember 2014 i Trondheim Til stede Daniel Haga (styreleder) Tor Arne Haug (nestleder) Ingvill Skogseth Randi Nordtorp Mølmen Arild Østergaard Fra administrasjonen Øyvind Juell (daglig leder) Mariann Hunstad (rådgiver) Pål Madsen (rådgiver) STYRESAK Styrets vedtak GODKJENNING AV INNKALLING Innkalling til styremøte 4. desember 2014 er godkjent. STYRESAK GODKJENNING AV SAKSLISTE Sak Godkjenning av innkalling Sak Godkjenning av saksliste Sak Godkjenning av protokoll fra styremøte 22. oktober 2014 Sak Økonomisk status Sak Kommunikasjonsstrategi Sak Strategiprosessen Sak Overføring av oppdragsinformasjon mellom AMK og nye redningshelikoptre Anskaffelse og drift av IKT utstyr Sak Status oppdragsdokument 2014 Sak Orienteringssaker a. Status leiekontrakter helikopterbaser b. Fremdrift Evenes c. Øvelse Svalbard d. Økonomiske revisjoner e. Økonomisk støtte til kursarrangører f. Oppdragsdokument 2014/2015 erfaringer/innspill g. Medisinsk utstyr til 337 skvadron h. Finansieringsmodell

3 Sak Styrets vedtak i. Lufttransport AS j. Norsk Luftambulanse k. Organisering av prosjekt for anskaffelse av ambulansehelikoptertjenester Eventuelt Sakslisten er godkjent med tillegg av sak 71g 2014, 71h 2014 og 71k STYRESAK Styrets vedtak GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA STYREMØTE 22. OKTOBER 2014 Styret godkjenner protokoll fra styremøte 22. oktober STYRESAK Styrets vedtak ØKONOMISK STATUS Styret tar økonomisk status pr. 31. oktober 2014 til orientering. STYRESAK Styrets vedtak KOMMUNIKASJONSSTRATEGI Styret vedtar «Kommunikasjonsstrategi til 2019» med de endringer som fremkom i møtet. Styret ber daglig leder iverksette oppfølging av «Kommunikasjonsstrategi til 2019» som en del av selskapets strategi. STYRESAK Styrets vedtak STRATEGI Styret er tilfreds med strategiprosessen så langt. Styret ber daglig leder prioritere det videre arbeidet slik: Klargjøre profil på nye medarbeidere som ønskes tilsatt. Fortsette forankringsprosessen med fagdirektørene i de regionale helseforetakene og Justis og beredskapsdepartementet. Informere de administrerende direktørene i de regionale helseforetakene om arbeidet som nødvendig. Avklare strategiske valg så tidlig som mulig. Etablere et prosjekt for anskaffelse av ambulansehelikoptertjenester. Utarbeide «Strategi 2019».

4 STYRESAK OVERFØRING AV OPPDRAGSINFORMASJON MELLOM AMK OG NYE REDNINGSHELIKOPTRE ANSKAFFELSE OG DRIFT AV IKT UTSTYR Styrets vedtak Styret aksepterer at anskaffelsen av utstyr for overføring av oppdragsinformasjon mellom AMK og nye redningshelikoptre er helsetjenestens ansvar. Styret ber daglig leder innarbeide kostnadene til utstyr og programvare i budsjettene framover. STYRESAK STATUS OPPDRAGSDOKUMENT 2014 Styrets vedtak Styret tar status for gjennomføring av aktiviteter/prosjekter i oppdragsdokument 2014 til etterretning. STYRESAK Styret ble orientert om følgende saker: ORIENTERINGSSAKER a. Status leiekontrakter helikopterbaser. Førde: Leiekontrakt er signert av daglig leder. Avventer Helse Førde. Bergen: Vi betaler ny sats. Kontrakt fortsatt ikke signert. Evenes: Avtalen er signert av begge parter. b. Fremdrift Evenes Via Helse Nord er det gjennomført en minikonkurranse på Helse Nords rammeavtaler for konsulentbistand. Konsulenten skal bistå med teknisk prosjektledelse/byggteknisk tjenester og være vår representant på stedet, den som innhenter tilbud og koordinerer arbeidet på stedet. Norconsult AS vant anbudet. De har allerede vært på befaring i bygget og planlegger nå den videre aktiviteten. c. Øvelse Svalbard Fartøy med brann om bord. Mange alvorlig skadde. To øvelser i en, papirøvelse for å se hvor mange fly vi i praksis kunne sende til Svalbard på kort varsel, og en «live» øvelse med Forsvarets medevac (C 130 og Boeing 737), svensk medevac (Boeing 737) og et Beech 200 ambulansefly. Endelig evalueringsrapport vil bli fremlagt for styret senere. d. Økonomiske revisjoner Ble gjennomført i uke 42 hos Lufttransport og uke 43 hos NLA. Har ikke fått sluttrapport fra revisor ennå. Foreløpige resultater ble gjennomgått. e. Økonomisk støtte til kursarrangører Luftambulansetjenesten ANS vil lyse ut midler iht budsjett for Midlene skal gå til kurs som er særlig relevant for luftambulansepersonell. Vi støtter kursarrangører, ikke kursdeltagere. Live tissue (grisekurs), kurs i flymedisin, og «Haraldvangen» (avansert kurs for leger som allerede jobber i LAT) er eksempler på kurs som er støttet inneværende år.

5 f. Oppdragsdokument 2014/2015 Selskapet er utfordret av eierstyringsgruppen til å oversende erfaringer med oppdragsdokument 2014 og innspill til oppdragsdokument 2015 innen 12. desember Daglig leder oversender innspill. g. Medisinsk utstyr til 337 skvadron Forsvaret har tilskrevet Luftambulansetjenesten ANS for et mulig samarbeid knyttet til anskaffelse av medisinsk teknisk utstyr til 337 skvadron. Styret ber om at saken presenteres som en egen sak. Endelig beslutning må tas av eierne da dette ligger utenfor styrets mandat. Saken behandles pr. epost og søkes fremmet i AD møtet i januar h. Finansieringsmodell Prosjektet har startet, og vil avsluttes første kvartal Det er enighet om at eventuelle endringer i finansieringsmodellen ikke skal føre til økt administrasjon. i. Lufttransport AS Ingen av operatørene får lest inn oppdateringer av NRL (luftfartshindre) til kartsystemene i helikoptrene. Kartverket har byttet standard til SOSI 4.5 som ikke støttes av verktøyet. En løsning vil være på plass våren Enkelte hinderlys er ikke synlig ved bruk av NVG. Skal ikke være mulig, men følges opp av begge operatørene. Tilgjengelighet helikopter har stabilisert seg på i underkant av 96 %. GPS innflyginger til Harstad, Mo I Rana og Ålesund er snart operative. j. Norsk Luftambulanse AS Tilgjengelighet siste måned er på 99 %. Året sett under ett er tilgjengeligheten ca 97,5 %. Saken om refusjon av treningskostnader er fortsatt ikke avsluttet. k. Organisering av prosjekt for anskaffelse av ambulansehelikoptertjenester Styret diskuterte elementer knyttet til prosjektet. Styrets vedtak Styret tar sakene til orientering.

6 STYRESAK Intet. EVENTUELT Daniel Haga Tor Arne Haug Randi Nordtorp Mølmen Ingvill Skogseth Arild Østergaard Kommende styremøter 29. januar 2015 (Bodø) 23. februar 2015 (Gardermoen, samme dag som selskapsmøte) 16. april 2015 (Bergen) 21. mai juni 2015.

7 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Styresak nr Foreløpig årsregnskap 2014 Saksbehandler: Mariann M. Hunstad, tlf Vår dato: Møtedato: 29. januar Bakgrunn/fakta Følgende regnskapsmessige disposisjoner er foretatt i forbindelse med foreløpig årsregnskap for 2014: Avstemming er foretatt tom oktober. Finansinntekter er bokført tom desember. Endelig aktuarberegning er ikke bokført. Det gjenstår noen fakturaer som ikke er mottatt ennå, det er ikke tatt avsetning for disse. Basert på tilsvarende fakturering for november vil disse i sum utgjøre ca 8 MNOK (bl.a. timeuttak, drivstoff, operative og luftfartsavgifter for desember). Revisjonsfirmaets kontroll og gjennomgang av regnskap 2014 gjenstår. 2. Foreløpig årsregnskap 2014 Kontogruppe Foreløpig regnskap Refusjoner og tilskudd Andre inntekter 0 DRIFTSINNTEKTER Personalkostnader Avskrivninger Fast vederlag mm Operative driftsutgifter Risiko og sikkerhet Indirekte kostnader Drift, vedlikehold og service Andre driftsutgifter -101 Administrative kostnader Reise, diett, bilgodtgjørelse Salgs- og reklamekostnader -108 Kontigenter, gebyr -53

8 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Forsikringer -103 Tap/gevinst o.l SUM KOSTNADER DRIFTSRESULTAT Finansinntekter Finanskostnader -3 NETTO FINANS RESULTAT FØR SKATT Vi har mottatt avkorting for totalt 1,2 MNOK. Dette er i henhold til kontrakt og gjelder for den tid operatørene ikke klarer å stille beredskap. Dette er inntekt som det ikke budsjetteres med. For desember ble tilskuddsfakturaene til RHF ene redusert med til sammen 17,9 MNOK. 3. Estimert årsresultat 2014 Estimert årsresultat, etter at kjente faktura blir bokført, er 2 MNOK. Det tas forbehold om at estimert årsresultat kan bli endret som en følge revisjonens gjennomgang og resultatet av aktuarberegningen. 4. Konklusjon Styret for Luftambulansen ANS inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret tar foreløpig årsresultat 2014 til orientering. Styret ber daglig leder utarbeide endelig årsoppgjør med forslag til disponering av overskuddet. Øyvind Juell daglig leder

9 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Styresak nr Årlig melding 2014 Saksbehandler: Mariann M. Hunstad, tlf Vår dato: Møtedato: 29. januar 2015 Bakgrunn Luftambulansetjenesten ANS rapporterer i henhold til oppdragsdokument fra eierne i form av en årlig melding. Vedlagt følger årlig melding for Meldingen er basert på mal tilsendt fra Eierstyringsgruppen for de regionale helseforetakene. Konklusjon Styret for Luftambulansen ANS inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret vedtar Årlig melding for Luftambulansetjenesten ANS. o På grunnlag av den samlede rapporteringen og styreprotokoller for 2014, anser styret at selskapets hovedoppgaver er løst i tråd med de føringer eierne har gitt i Oppdragsdokumentet o Videre utvikling av tjenestetilbudet planlegges i tråd med selskapets strategidokumenter og føringer fra eier. Styret ber daglig leder oversende Årlig melding 2014 til eierne. Øyvind Juell daglig leder

10 LUFTAMBULANSETJENESTEN ANS Årlig melding 2014 Bodø, 22. januar 2015 Godkjent i styremøte 29. januar 2015

11 Innhold DEL I: INNLEDNING OG SAMMENDRAG Innledning Om Luftambulansetjenesten ANS oppgaver og organisering Visjon, virksomhetsidé og verdigrunnlag Luftambulansetjenesten ANS mål for Virksomhetsstyring - styrets arbeid med intern styring og kontroll Medvirkning fra brukere og ansatte Sammendrag Positive resultater og uløste utfordringer Evaluering av egen virksomhet og organisering... 4 DEL II: RAPPORTERINGER Rapportering i forhold til oppdragsdokument Styringsbudskap fra de regionale helseforetakene Krav og føringer som følger av regjeringens eierskapspolitikk Beredskap og sikkerhet Utvikling av nødmeldetjenesten Økonomisk langtidsplan Utarbeidelse av foreløpig regnskap i) Gjennomføring av strategisk prosess Oppfølging av Avtale om grensesamarbeid vedrørende ambulansehelikopter Øvrige oppdrag for Krav til aktivitet i Finansiering - eiernes bevilgning for Rapportering for øvrige oppdrag gitt i løpet av Rapportering på andre områder... 8 DEL III: STYRETS PLANDOKUMENT Utviklingstrender og rammebetingelser Faglig utvikling Forventet økonomisk utvikling Personell- og kompetansebehov Bygningskapital og øvrige investeringsområder status og utfordringer Selskapets planer for utviklingen... 11

12 DEL I: INNLEDNING OG SAMMENDRAG 1. Innledning 1.1. Om Luftambulansetjenesten ANS oppgaver og organisering Luftambulansetjenesten ANS skal sørge for den flyoperative delen av luftambulansetjenesten, herunder oppfølging og forvaltning av tjenesten. Selskapet har i dag 25 ansatte med kontor i Trondheim, Tromsø og Bodø. Medisinsk teknisk verksted i Trondheim har tre ansatte som sørger for anskaffelse og vedlikehold av det medisinsk tekniske utstyret i ambulansefly og helikoptre, samt for redningshelikoptre og Sysselmannens helikoptre på Svalbard. Flykoordineringssentralen i Tromsø har 12 ansatte som utfører operativ koordinering av ambulanseflyressursene i Norge på døgnkontinuerlig basis. Hovedkontoret i Bodø har 10 ansatte, hvorav fem er tilsatt i deltidsstilling Visjon, virksomhetsidé og verdigrunnlag Visjon Luftambulansetjenesten skal bidra til høy beredskap og rask og effektiv hjelp ved alvorlig og akutt helsesvikt. Verdigrunnlag Luftambulansetjenestens kjerneverdier er sikkerhet, kvalitet og tilgjengelighet. Virksomhetside Luftambulansetjenesten skal bidra til å realisere helsetjenestens samlede målsettinger, herunder sørge for ansvaret. Den primære og prioriterte oppgave er å tilby befolkningen luftambulansetjenester og medisinske tjenester hele døgnet. Vi skal drive den flyoperative ambulansetjenesten. Vi skal bidra til nasjonalt samarbeid i spørsmål knyttet til luftambulansetjenesten med vekt på nettverksbygging mellom helseforetakene. Vi skal videre på utvalgte områder være et faglig kompetansesenter for alle helseforetakene i Norge. Vi skal bidra til fokusering på sikkerheten i tjenesten, stimulere risikoreduserende tiltak og arbeide for bedre kvalitet, koordinering, økt sikkerhet samt kostnadseffektivisering av tjenesten Luftambulansetjenesten ANS mål for 2014 Sikkerhet i tjenesten er et overordnet og kontinuerlig mål i tjenesten. Dessverre skjedde et fatalt uhell med et av helikoptre i 14. januar Dette er nærmere beskrevet i kapittel 5. 1

13 Årsaksforhold og sikkerhetstilrådninger blir løpende vurdert og innført for å øke sikkerheten i tjenesten. I 2014 gjennomførte selskapet en anbudsrunde for ny ambulansehelikopterbase Evenes. Norsk Luftambulanse AS ble valgt som operatør. Våren 2014 startet arbeidet med å etablere en kommunikasjonsstrategi for selskapet. Strategien ble vedtatt i styremøte 4. desember Selskapet etablerte et nytt introduksjonskurs for nyansatte leger i tjenesten. De to første kursene ble gjennomført i 2014, med gode tilbakemeldinger. I planene for 2014 lå det anskaffelser av væskevarmere og kapnografer. Anskaffelsen av væskevarmere ble utsatt, mens anskaffelsen for kapnografer ble kunngjort høsten Det kom ingen tilbud. Se også punkt vedr. strategiprosessen Virksomhetsstyring - styrets arbeid med intern styring og kontroll Selskapet ble førstgangssertifisert etter EN ISO 9001:2008 NS-EN ISO 9001:2008 Systemer for kvalitetsstyring og NS-EN ISO 14001:2004 Miljøstyring i Mellom sertifiseringene (hvert tredje år) gjennomføres varslede årlige oppfølgingsrevisjoner fra sertifiseringsorganet, NEMKO AS. Selskapet hadde oppfølgingsrevisjon ved FKS og administrasjonen i Bodø 12. og 13. mai Under revisjonen ble det avdekket fem avvik og foreslått syv forbedringsområder. Alle avvikene ble lukket innenfor den avtalte fristen. Selskapet utarbeidet utarbeider et årlig revisjonsprogram for interne og eksterne revisjoner. Resultatet av revisjonene blir fortløpende presentert for daglig leder i form av revisjonsrapport fra den enkelte revisjon. Daglig leder er oppdragsgiver og har ansvaret for å kommunisere videre med den reviderte part i oppfølging og frem til lukking av funn. Alle revisjoner gjennomføres etter en fast prosedyre og etter prinsipper for revisjon av styringssystemer iht. NS-EN ISO 19011:2011 og med frister for å korrigere avvik. Det ble i 2014 gjennomført tre interne og fire eksterne revisjoner. To planlagte eksterne revisjoner ble utsatt til januar Ledelsens gjennomgåelse gjennomføres årlig og ble sist gjennomført 2. mai Formålet med denne gjennomgangen er å sikre at styringssystemet for kvalitet og miljø er hensiktsmessig, tilstrekkelig og virker effektivt. Selskapet har etablert en egen prosedyre for denne aktiviteten. Gjennomgangen viser at selskapet har kommet langt i sitt arbeid med kvalitets- og miljøstyring, men hvor det fortsatt er områder for forbedring. Arbeidet med å etablere selve styringssystemet for kvalitet og miljø ble avsluttet i juni 2013, og hvor man det siste året har hatt et større fokus på etterlevelse. Det er gjennomført flere revisjoner av styrende dokumenter, samt etablert nye prosedyrer og aktiviteter knyttet til vedtatte målsetninger knyttet til miljø og kvalitetsmål. Systemrevisjoner internt og av eksterne parter, 2

14 har avdekket en rekke funn og det er jobbet mye med oppfølgingen av disse i ettertid. Resultatene av alle revisjonene rapporteres rutinemessig til styret. Det er ikke gjennomført tilsyn eller revisjon fra ekstern parter i Når Oppdragsdokumentet foreligger utarbeides en handlingsplan for selskapet. Denne følges opp i fellessamlinger for alle ansatte. Fremdrift og status rapporteres til styret Medvirkning fra brukere og ansatte Generelt selskapet innhenter synspunkter fra regionale helseforetak og øvrige helseforetak i saker som berører disse direkte eller berører pasienter. Likeså inviteres representanter fra de regionale og øvrige helseforetak, inkludert leger og sykepleiere, som deltakere i ulike prosjekter som gjennomføres (anskaffelser, utredninger, utarbeidelse av konsepter etc). Internt i selskapet informeres og inviteres tillitsvalgt for flykoordinatorene til å gi innspill eller delta i saker som berører disse. Selskapet har tariffavtale med flykoordinatorene, øvrige tilsatte er ikke omfattet av tariffavtaler. Saker av allmenn interesse gjennomgås også i selskapets halvårlige fellessamlinger. Årlig melding Utkast til årlig melding oversendes samtlige rådgivere og tillitsvalgt for kvalitetssikring og innspill før endelig utgave presenteres for styret til behandling. 2. Sammendrag 2.1. Positive resultater og uløste utfordringer I 2014 ble selskapets kommunikasjonsstrategi vedtatt. Likeså ble en presset arbeidssituasjon ved Medisinsk teknisk verksted forbedret ved tilsetting av en medisinskteknisk rådgiver i hel stilling. De to første Introduksjonskursene for leger ble gjennomført med gode tilbakemeldinger. Selskapet gjennomførte anskaffelse av ambulansehelikoptertjeneste på Evenes og inngikk avtale med Forsvaret om leie av basefasiliteter. Og endelig ble nytt basebygg tatt i bruk i Førde. Nye basefasiliteter i form av en moderne brakkerigg ble tatt i bruk i Bergen. Selskapet engasjerte seg sterkt i forberedelsene til og gjennomføringen av Øvelse Svalbard. Øvelsen har hatt mange læringseffekter, som er dokumentert i en omfattende rapport og som følges opp i en egen tiltaksplan. Etter en lang periode med for liten kapasitet ved Medisinsk teknisk verksted tar det tid før selskapet kommer helt ajour med nyanskaffelser av medisinskteknisk utstyr. Imidlertid var en medisinskteknisk rådgiver sterkt involvert i den nasjonale anskaffelsen av nye defibrillatorer/multimonitorer. Vi håper å komme ajour når nytilsatt er i full drift. Strategiprosessen som ble igangsatt i 2014 blir styrende for utviklingen av selskapet. Kapasiteten ved administrasjonen er presset. 3

15 Selskapet har siden 2007 vært engasjert i Justis- og beredskapsdepartementets anskaffelse av nye redningshelikoptre. Etter signering av avtale i desember 2013 er deltakelse i prosjektet i større grad overlatt til en av fagdirektørene oppnevnt brukergruppe. Selskapet bidrar i arbeidet med å tilpasse sykehusenes landingsplasser til de nye helikoptrene. Justisdepartementet har budsjettert betydelige midler for å dekke kostnader knyttet til nødvendig oppgradering av landingsplasser som følge av nytt redningshelikopter Evaluering av egen virksomhet og organisering Selskapet er i en omstillingsfase og opplever at kapasiteten er presset. Det etterspørres økt innsats fra ulike hold og selskapet har bidratt i ulike utredninger og prosesser hos flere helseforetak. Dette legger ytterligere press på selskapets kapasitet. Forsterket Medisinsk teknisk verksted med ett årsverk og endret beredskapsvakt på verkstedet har gitt bedre arbeidsvilkår for den enkelte tilsatte. Arbeidet med kvalitets- og miljøsertifiseringen har gitt selskapet et løft. Og som en følge av kvalitetsarbeidet internt har også vår oppfølging av operatørene blitt «forsterket». Mangler i forhold til avtalt leveranse oppdages i større grad og følges tett opp. I etterkant av den fatale ulykken i tjenesten 14. januar 2014 (se kapittel 5) har selskapet gjennomført en intern evaluering av egen rolle i etterkant. Læringspunkter herfra vil bli implementert i selskapets beredskapsplan. 4

16 DEL II: RAPPORTERINGER 3. Rapportering i forhold til oppdragsdokument Styringsbudskap fra de regionale helseforetakene Krav og føringer som følger av regjeringens eierskapspolitikk Luftambulansetjenesten ANS har ikke eierandeler i andre selskap. Selskapet vektlegger å føre en ansvarlig arbeidsgiverpolitikk både for eget personell og for personell tilsatt hos operatørene. Sistnevnte gruppe ivaretas gjennom krav stilt i kontraktene, samt oppfølging i årlige revisjoner Beredskap og sikkerhet Rapporten fra Statens Havarikommisjon for Transport (SHT) etter den fatale ulykken i januar 2014 er ikke ferdigstilt enda (se kapittel 5). Ved utarbeidelse av kravspesifikasjon for ny ambulansehelikopterbase Evenes ble imidlertid alle kjente anbefalinger og tilrådninger fra operatøren og øvrige hensyntatt. Videre jobbes det kontinuerlig med å ha et høyt sikkerhetsnivå i tjenesten. I Kvalitetshåndboken punkt omtales beredskap. Dette følges videre opp i egen Beredskapsplan. Planen er nylig revidert som følge av erfaringer fra Øvelse Svalbard i høst. Selskapet har ferdigstilt egne oppfølgingstiltak etter 22. juli I brev fra fagdirektørene datert 3. oktober 2014 er vi bedt om å bidra til standardiserte rutiner på tvers av regionene. Dette blir et eget prosjekt i I løpet av 2014 har avtalepartene knyttet til ambulansehelikoptertjenesten faset inn personlig nødpeilesender til alle besetningsmedlemmer, NVG utstyr for leger er erstattet med nytt utstyr av samme type og kvalitet som benyttes i cockpit og skredsekk for leger og redningsmenn. Selskapet tok overfor Helsedirektoratet initiativ til en samordning av de regionale helseforetakenes beredskapsplaner på områder som berører luftambulansetjenesten. Initiativet førte til at en interregional arbeidsgruppe 1. april 2014 leverte en rapport med anbefalinger. 5

17 Nasjonalt kompetansesenter for helsetjenestens kommunikasjonsberedskap har i samarbeidet med Luftambulansetjenesten ANS på oppdrag for de regionale helseforetakene, beskrevet krav til kompetanse for AMK-LA operatører med ansvar for koordinering og flight following. Målsetting med modulen, Koordinering og flight following av luftambulansehelikopter, er å bidra til nasjonal ensartet kompetanse, ensartet sikker og effektiv likeverdig utøvelse av koordinering og flight following av luftambulansehelikoptre. Selskapet har deltatt i to prosjekter i regi av Helse Sør-Øst RHF. Prosjekt Styring av luftambulanse utredet organiseringen, samt beskrivelser av arbeidsprosessene for en selvstendig AMK-luftambulanse funksjon (AMK-LA-funksjon) i Helse Sør-Øst RHF. Prosjekt Etablering av én AMK-LA-sentral, hadde utgangspunktet i oppfølging etter 22. juli, hvor det er identifiserte risikomomenter knyttet til dagens Flight Following og ønske fra Helse Sør-Øst om å redusere antall AMK-LA-sentraler til én. På bakgrunn av dette prosjektet er det vedtatt å redusere antall AMK-LA sentraler fra fire til en i løpet av først halvår Utvikling av nødmeldetjenesten Luftambulansetjenesten ANS deltar i utarbeidelsen av nasjonale prosedyrer for bruk i Nødnett knyttet til bruk av luftambulanse. Selskapet dekker lønnskostnadene for to ansatte rådgivere i 50 % stilling hos operatørene som skal arbeide spesielt med innføring av nødnett Økonomisk langtidsplan Se vedlegg Utarbeidelse av foreløpig regnskap Luftambulansetjenesten ANS er kjent med Regnskapshåndbok for regionale helseforetak, og følger denne så langt det går. Foreløpig årsregnskap følger vedlagt, se vedlegg i) Gjennomføring av strategisk prosess I januar 2014 startet selskapet arbeidet med å utvikle en ny strategi. Arbeidet ble drevet fram med bistand fra ekstern konsulent. Med ny strategi som tema ble det gjennomført samling med alle ansatte og samling med inviterte gjester. Det ble gjennomført møter med hvert regionalt helseforetak som inkluderte representanter fra underliggende helseforetak. Selskapet har dessuten møtt Helse- og omsorgsdepartmentet og Helsedirektoratet. Det er avtalt møte med fagdirektørene i de regionale helseforetakene i januar 2015, samt medisinsk ledelse ved alle luftambulansebaser i februar Selskapet avventer tilbakemelding fra de regionale helseforetakene før den endelige strategien utformes. Arbeidet forventes sluttført første halvår Oppfølging av Avtale om grensesamarbeid vedrørende ambulansehelikopter Avtalen mellom de fire regionale helseforetakene og seks svenske landsting som grenser mot Norge ble signert våren 2014 med iverksettelse høsten Selskapet har utstedt 6

18 endringsordrer til operatørene med beskrivelse av hvordan avtalen skal håndteres og hvilke konsekvenser den utløser (fakturering, oppdragsområde, kart, tollklarering etc.). Et samarbeidsorgan er etablert og følge opp avtalen Øvrige oppdrag for 2014 Luftambulansetjenesten ANS signerte avtale om drift av ny helikopterbase på Evenes med Norsk Luftambulanse AS i juli Oppstart er avtalt til 1. mai Nasjonal struktur av IFR-ruter og GPS-innflyginger. Arbeidet er ikke startet, planlegges gjennomført i Forsinkelsen skyldes forhold utenfor Luftambulansetjenesten ANS sin kontroll. Anskaffelsesprosjekt for nye helikopterkontrakter er i gang. Det er gjennomført planleggingsmøter med HINAS, som skal støtte prosjektet (ledelse, evaluering). Ny standard for luftambulansetransport av syke nyfødte. En arbeidsgruppe har arbeidet med å definere kompetansekrav for personell som utfører kuvøseoppdrag. Det er gjennomført et studiebesøk i Uppsala og Stockholm. Arbeidet har avslørt at strukturen for kuvøsetransporter bør endres, og dette følges opp i strategiprosessen. Standarden er derfor ikke ferdigstilt. Spesialtransport i LAT. I Tromsø er det etablert et prosjekt for bruk av ECMO i helikopter. Dette ferdigstilles i Arbeidet med å utvikle et konsept for spesialtransporter ble påbegynt i 2014, men er ikke avsluttet. Samarbeid med Helsedirektoratet/NPR om utvikling av virksomhetsregistrering. Hovedprosjektet ble startet sommeren 2014 gjennom det første av seks delprosjekter. Første delprosjekt skal definere nasjonalt kodeverk for ambulanse. Det deltar en luftambulanselege i delprosjektet, han ivaretar våre interesser. Selskapet ble våren 2014 resertifisert og opprettholder dermed sertifikatene knyttet til NS-EN ISO 9001:2008 og NS-EN ISO Krav til aktivitet i 2014 Det legges til grunn følgende aktivitet (timer) i 2014: Budsjett Flydd Kirkenes Tromsø Ambulansefly Alta 1 og Helse Nord RHF Bodø Brønnøysund Ambulansehelikopter Tromsø Brønnøysund Ambulansefly Ålesund Helse Midt-Norge RHF Ålesund Ambulansehelikopter Trondheim Førde Helse Vest RHF Ambulansehelikopter Bergen Stavanger Helse Sør-Øst RHF Ambulansefly Gardermoen Gardermoen Ambulansehelikopter Ål Arendal

19 Dombås Lørenskog Lørenskog Finansiering - eiernes bevilgning for 2014 Kostnadene knyttet til selskapet fordeles mellom de regionale helseforetakene dels i henhold til eierandel og dels i henhold til luftambulansebaser i regionen. Kostnader som kan knyttes mot en luftambulansebase dekkes av det regionale helseforetak der basen befinner seg. Kostnader som ikke kan knyttes direkte til en base (felleskostnader) blir fordelt mellom de regionale helseforetakene i henhold til eierandel. Det forutsettes at virksomheten gir et resultat i balanse. Ved positivt resultat vil eierne kunne vurdere tilskuddets størrelse. Negativt resultat innebærer en ekstraordinær situasjon og forutsettes forelagt eierne til beslutning. Det forutsettes at vesentlige endringer i kostnadsnivå (drift, investering, finansiering) skal forelegges selskapsmøtet på forhånd. For 2014 overfører eierne følgende økonomiske vederlag til Luftambulansetjenesten ANS: RHF Kroner Helse Nord RHF Helse Midt-Norge RHF Helse Vest RHF Helse Sør-Øst RHF Rapportering for øvrige oppdrag gitt i løpet av Rapportering på andre områder Luftambulansetjenesten opplevde et fatalt havari i Den 14. januar 2014 havarerte ett av Norsk Luftambulanses helikoptre på Sollihøgda. Helikoptret traff et kraftspenn og styrtet under landing i forbindelse med en trafikkulykke på stedet. Pilot Bjørn Nergård (52) og anestesilege Anders Nakstad (38) omkom i ulykken, mens redningsmann Sondre Bjartland (52) ble alvorlig skadet. Ulykken har vært gransket av politiet og av Statens Havarikommisjon for Transport (SHT). Politiet fant i sin etterforskning ingen straffbare forhold, og henla saken i november i fjor. Det er foreløpig ikke klart når rapporten fra SHT foreligger og hva kommisjonens konklusjon rundt årsak er. Det som imidlertid er kjent fra SHTs første undersøkelser, er at helikoptret traff en høyspentledning som gikk i anslagsvis meters høyde. Kablene viklet seg rundt rotormasten slik at fire kontrollstag røk, noe som gjorde det umulig å kontrollere maskinen, som styrtet i bakken. Etter havariet opprettet Norsk Luftambulanse AS umiddelbart en intern tverrfaglig granskningsgruppe, som grundig har gjennomgått ulykken og vurdert forslag til sikkerhetsfremmende tiltak. Gruppens rapport er ferdigstilt og levert til SHT. 8

20 Luftambulansetjenesten ANS har hatt flere møter med SHT i forbindelse med ulykken. Det jobbes kontinuerlig med sikkerhetsfremmende tiltak, og det vil bli spesiell fokus på oppfølgning av de sikkerhetstilrådninger som SHT kommer med i sin endelige rapport. 9

21 DEL III: STYRETS PLANDOKUMENT 6. Utviklingstrender og rammebetingelser 6.1. Faglig utvikling Som følge av demografiske forhold, den medisinske utviklingen og nye funksjonsfordelinger mellom sykehusene øker generelt behovet for ambulansetjenester. Luftambulansetjenesten erfarer en lett økning av aktiviteten på nasjonalt nivå, men med unntak av noen få områder, oppleves økningen foreløpig ikke som problematisk. Det er imidlertid en bekymring at tjenesten i noen områder har økt etterspørsel som følge av sentraliserte legevaktsfunksjoner, der den kommunale legevakten ikke rykker ut. Den varslede utviklingen innen sykehusstruktur vil kunne ha stor betydning for tjenesten. Færre sykehus med akuttmottak vil kunne utløse behov for at store pasientgrupper får lengre transportavstander til akuttbehandling. Dette vil kunne gi en markert økt belastning på luftambulansetjenesten med behov for å utvide kapasiteten. Den medisinske utviklingen innebærer også behov for å implementere nye behandlingsformer i luftambulansetjenesten. Dette medfører ofte også behov for nytt medisinsk teknisk utstyr. Eksempler er ultralyd for rask avklaring av tilstander i buk og brystkasse og elektrisk væskevarmer i forbindelse med infusjon av blodprodukter ved traumer. Luftambulansetjenesten må her forholde seg til luftfartens meget strenge regler for innfasing av utstyr som potensielt kan påvirke luftdyktighet. Vurdering av utstyret, samt produksjon og sertifisering av innfestingsbraketter er komplisert, tidkrevende og kostbart. I tillegg erfarer vi at mye av det etterspurte utstyret kun er godkjent for bruk i sykehus og derfor må underlegges spesiell vurdering og kompenserende tiltak Forventet økonomisk utvikling Se vedlegg 1 Økonomisk langtidsplan Personell- og kompetansebehov Selskapet er presset på kapasitet gjennom økt etterspørsel etter vår kompetanse gjennom vår nasjonale rolle. Styret har som en konsekvens av det akseptert en økning i bemanningen med tre stillinger i løpet av Kompetanseprofilene på de som skal ansettes bestemmes i i den pågående strategiprosessen. Aktuelle kompetanseområder som vil bli vurdert framover kan være: Medisinsk Flyoperativ 10

22 Kommunikasjon og informasjon Administrativ støtte Juridisk Offentlige anskaffelser Bygningskapital og øvrige investeringsområder status og utfordringer Luftambulansetjenesten ANS eier ingen bygg eller tomter, og har heller ingen planer om å anskaffe dette. 7. Selskapets planer for utviklingen Luftambulansetjenesten ANS vil i 2015 og videre inn i 2016 ha målrettede aktiviteter knyttet opp til kommende anskaffelse av ambulansehelikopter. Det er sammen med tilsvarende anskaffelse av ambulanseflytjenester det viktigste selskapet skal drive med. Selskapet avsetter mye ressurser til anskaffelsen for i størst mulig grad å lykkes med en god prosess som gir gode avtaler fram mot Andre aktiviteter kan av den grunn måtte utsettes i det kommende året. 11

23 Økonomisk plan Vedlegg 1 Økonomisk langtidsplan 1. Fakta a. Forutsetning finansiering Finansiering av Luftambulansetjenesten ANS skjer i form av tilskudd fra de fire eierne, de regionale helseforetakene. Tilskudd beregnes ved å summere direkte kostnader knyttet til luftambulansebaser i det regionale helseforetakets region samt andel av felleskostnader og administrasjon. Andelen tilsvarer det regionale helseforetakets eierandel i selskapet Helse Sør-Øst Helse Vest Helse Midt-Norge Helse Nord Foreløpig regnskap 2014 Budsjett 2015 Til og med 2011 fikk Luftambulansetjenesten ANS årlig tilskudd fra Helse- og omsorgsdepartementet. I 2011 var tilskuddet 71 MNOK. Tilskuddet ble benyttet til å dekke kostnader knyttet til felles nasjonale oppgaver. I figuren ovenfor er disse kostnadene fordelt pr RHF i henhold til eierandel. Det innebærer at tall for 2011 er totalt årsregnskap. For 2015 er det vedtatt et samlet budsjett på kr I 2014 ble avtalen med seks svenske länsting signert. Den medfører regulerte priser for transporter over grensen. Når norske luftambulansehelikoptre utfører oppdrag i Sverige fakturerer vi det svenske länet som har rekvirert oppdraget. Tilsvarende blir Luftambulansetjenesten ANS fakturert for oppdrag utført i Norge av svenske helikoptre. I etableringsfasen av selskapet ble overskuddene lagt til egenkapitalen. Eierne utsteder et årlig oppdragsdokument til Luftambulansetjenesten ANS. Økonomisk stilles det krav til at side 1

24 Økonomisk plan Luftambulansetjenesten ANS skal gå i balanse. Sensommer/høst hvert år utarbeides en prognose for årsresultatet. Dersom prognosen viser et større positivt årsresultatet tilpasses årets siste tilskudd fra eierne slik at resultatet blir tilnærmet null. Dette ble første gang gjennomført i b. Forutsetning avtaler og kontrakter Luftambulansetjenesten ANS har i dag fire kontrakter knyttet til fly- og helikoptertjenestene. Ambulanseflykontrakten løper til 30. juni 2017 med opsjon på forlengelse i ytterligere 2 år. Første 2 års opsjon er utløst. I hovedkontraktene for ambulansehelikopter er begge opsjonene på forlengelse (2 + 2 år) utløst og kontraktene løper til og med mai Den siste kontrakten gjelder ambulansehelikopter på Evenes og gjelder for perioden fra mai 2015 til og med mai Samlet inkluderer de fire kontraktene 13 helikoptre ved 12 baser og 9 fly ved 7 baser, samt reservemateriell i form av to dedikerte helikoptre samt andel i et tredje helikopter og to fly. Kostnadene knyttet til kontraktene inkluderer fly/helikopter, piloter og redningsmenn, teknisk personell, samt nødvendig administrasjon og ledelse. De lokale helseforetakene ved basene er arbeidsgiver for henholdsvis helikopterlegene og flysykepleierne og dekker kostnadene knyttet til disse funksjonene. Vi har også avtaler med flere helseforetak, Stiftelsen Norsk luftambulanse og Forsvarbygg knyttet til leie av basefasiliteter for helikopter. For en helikopterbase og samtlige flybaser er basefasilitetene inkludert i kontrakt med operatøren. Utover disse avtalene foreligger det en avtale mellom Justisdepartementet og Helse- og omsorgsdepartementet om bruk av 330 skvadronen til luftambulanseoppdrag. Denne betales av Luftambulansetjenesten ANS. c. Forutsetning aktivitetsstyring og prioriteringer I forbindelse med budsjettering årlig innhentes rapporter fra samtlige baser. Samtidig bes det om beskrivelse av forventet oppdragsutvikling ved basen. Budsjettert aktivitet for neste år baseres på baserapportene og våre egne vurderinger. Bruken av ressursene styres av AMK-sentralene og luftambulanselegene på vakt. For å sikre en mest mulig hensiktsmessig bruk av ressursene er det etablert Retningslinjer for bruk av luftambulanse, siste revidert pr 1. april Generelt påvirkes bruken av luftambulanse av endringer i sykehusstruktur og legevaktdistrikter, funksjonsfordeling og etablering av nye behandlingstilbud. Utviklingen i forbruk av flytimer pr regionalt helseforetak de siste fem årene: side 2

25 Økonomisk plan Budsjett 2015, inkl Evenes d. Forutsetning kostnadsbildet Kostnadsbildet er tett knyttet til kontraktene med operatørene. Som det fremgår av diagrammet utgjør kostnader direkte knyttet til helikopter- og flykontraktene hoveddelen av de totale kostnadene, ca. 90 %. Gjennom hele perioden utgjør andelen som går til administrasjon 3 % og felles (reservemateriell, bruk av 330.skvadron etc.) 7 % årlig av de totale kostnadene. Helikopter- og flykostnader inkluderer både fast månedlig vederlag i henhold til kontraktene og baseleie (for helikopter) samt de variable kostnadene (drivstoff, timeuttak, luftfarts- og operative avgifter). De variable kostnadene følger aktivitetsnivået. Pris for drivstoff følger markedspris og operatørenes avtaler. I kontraktene er det en prisjusteringsmekanisme som knytter prisjustering til 60 % av endring i konsumprisindeks og 40 % av endring i lønnsindeks samferdsel. Fast vederlag prisjusteres årlig i henhold til denne mekanismen. side 3

26 Økonomisk plan Adm og felles Helikopter Fly Foreløpig regnskap 2014 Budsjett 2015 De økte kostnadene knyttet til kontraktene har flere årsaker. Nye myndighetskrav som må implementeres og etterleves i tjeneste må betales av Luftambulansetjenesten ANS. Etter inngåelse av eksisterende kontrakt har det påløpt ekstra kostnader knyttet til økte krav og bedre sikkerhet i tjenesten. Dette gjelder sertifisering av EC145 og EC135 for bruk av nattsyn briller (NVG), etablering av trådløs intercom (Polycon), NVG til leger, reserveluft, skredsekk og nødpeilesendere til hele besetningen, samt nye braketter til oksygenflasker. Det har også vært nødvendig å utvide landingsplassen ved noen baser etter innføring av AW 139. Ved hver ny kontraktsrunde vil kostnadene øke, dette skyldes flere ting. Nytt materiell og oppgradering av materiellet er gjengangere i så måte. Likeså har lønnsutviklingen og priser for reservedeler vært høyere enn prisjusteringsmekanismen i eksisterende kontrakter. Pensjonsreformen har dessuten utløst store merkostnader hos operatørene. Operatørene har etablert endrede og mer robuste vedlikeholdskonsepter. Gitt at flykontrakten prolongeres ytterligere to år skal det, innenfor denne planperioden, ikke startes nye kontrakter for ambulansefly. I 2014 ble det signert kontrakt for ny ambulansehelikopterbase på Evenes. Basen settes i drift 1. mai Erfaringen fra denne siste anskaffelsen viser en større kostnadsøkning enn forventet. Leiekostnader knyttet til basene har økt. Dette skyldes at det har vært behov for oppgradering av basefasilitetene på grunn av slitasje og elde, men også fordi det stilles strengere krav til basefasiliteter. Styret vedtok i januar 2014, «Standard for basefasiliteter helikopter». Denne beskriver funksjonelle krav til lokaler og blir et godt grunnlag ved etablering av nye basefasiliteter. I 2014 flyttet helikopterbasen i Førde inn i nye lokaler bygget av helseforetaket. Selskapet forventet en økning i leieprisen, det til tross så ble økningen større enn antatt. Basen i Bergen tok i bruk ny brakkerigg høsten Luftambulansetjenesten ANS har inngått avtale med Forsvarsbygg om leie av kombihangar på Evenes, som skal benyttes som luftambulansebase. Leieperioden er til og med mai Det arbeides med etablering av permanente basefasiliteter på Evenes etter mai side 4