Kommunikasjonsplan SSHF I.7.INF-3

Transkript

1 Kommunikasjonsplan SSHF I.7.INF

2 Innledning Dette er en plan for kommunikasjonsarbeidet i Sørlandet sykehus HF i 2013 og Planen angir hovedmålene, hvilke overordnede strategier som skal ligge til grunn og hvilke tiltak som skal gjennomføres. Planen er i tråd med mål og prinsipper i Kommunikasjonsplakat for Helse Sør-Øst og Den statlige kommunikasjonsplakaten. Kommunikasjonsplanen støtter opp under mål i gjeldende strategiplan for Sørlandet sykehus HF. Hovedmål for kommunikasjonsarbeidet All kommunikasjon skal bygge på verdigrunnlaget i SSHF. Det overordnede målet for kommunikasjonsarbeidet i Sørlandet sykehus HF er å bidra til å skape trygghet og tillit hos pasienter, pårørende og befolkningen ellers, i tråd med foretakets visjon Trygghet når du trenger det mest. Kommunikasjonsarbeidet skal bidra til å skape realistiske forventninger i befolkningen for den behandlingen Sørlandet sykehus HF tilbyr. I 2013 og 2014 er det tre hovedmål for kommunikasjonsarbeidet: 1. Sørlandet sykehus HF skal bedre pasientinformasjonen 2. Sørlandet sykehus HF skal øke dialogen med befolkningen, herunder egne ansatte 3. Sørlandet sykehus HF skal framstå som en helhet med ett behandlingstilbud Kommunikasjonsarbeidet skal understøtte de fem strategiske satsningsområdene for Sørlandet sykehus HF ved å ha særskilt fokus på saker som omhandler disse (pasientsikkerhet, kultur for helhet, samhandling, rusbehandling og kreftbehandling). Strategi Sørlandet sykehus HF vil prioritere intern kommunikasjon for å bedre mulighetene for intern meningsutveksling, øke kunnskap blant ansatte om SSHFs tilbud og styrke fellesskapsfølelsen. Sørlandet sykehus HF vil øke bruken av tradisjonelle elektroniske kanaler for å bidra til åpenhet og innsyn, gjøre pasientinformasjon mer tilgjengelig og legge bedre til rette for involvering og medvirkning. Sørlandet sykehus HF vil ta i bruk sosiale medier der det kan være med på å styrke vår evne til å kommunisere og informere. Arbeidsfordeling Denne planen tydeliggjør hvilke kanaler og tiltak kommunikasjonsenheten har hovedansvar for. I tillegg må hver enkelt enhet/avdeling/klinikk vurdere kommunikasjonstiltak som ikke fanges av denne planen, knyttet til både ordinær drift og i omstillinger. Hver enkelt enhet/avdeling/klinikk har for eksempel ansvar for fagspesifikk pasientinformasjon, eller avdelingsvis/klinikkvis informasjon på foretakets nettsider. Kommunikasjonsenheten ved Sørlandet sykehus HF kan bistå den enkelte avdeling med intern og ekstern kommunikasjon. Dette kan innebære å produsere trykksaker, bistå ansatte som ønsker å nå

3 ut med budskap til ulike målgrupper internt og eksternt, eller bistå ved ulike kampanjer og prosjekter. Kommunikasjonsenheten er ansvarlig for SSHFs intra- og internettsider. Enheten bistår ved kriseberedskap, og har hovedansvar for ivaretakelsen av foretakets grafiske profil. Kommunikasjonsenheten hjelper ellers media som ønsker opplysninger og kontakt med ansatte ved SSHF. Det er utarbeidet egen veileder/retningslinje for kontakt med media. Tiltak Tiltakene skal startes opp innen utgangen av Innen utgangen av 2014 skal kommunikasjonsenheten sørge for at minst fem av tiltakene er evaluert i samarbeid med representanter for hovedmålgruppe til hvert enkelt tiltak. Mål 1: Sørlandet sykehus HF skal bedre pasientinformasjonen Bedre nettsider Pasientinformasjon, diagnoseinformasjon og informasjon om pasientforløp skal forbedres og legges ut på foretakets nettsider Utvikling av nettsidene er også et samarbeid med Helse Sør- Øst og helsenorge.no. Kommunikasjonsenheten i SSHF har redaktøransvar for nettsidene, mens hver enkelt avdeling/enhet/klinikk har ansvar for egne sider. Web-ansvar i klinikkene skal tydeliggjøres og nødvendig opplæring skal gjennomføres med støtte fra kommunikasjonsenheten. Fagspesifikk pasientinformasjon skal gjøres elektronisk tilgjengelig på nettsidene. Nyhetssiden skal prioriteres som hovedkanal for å informere om det som skjer ved Sørlandet sykehus HF. Gjennomgang av informasjon til fremmedspråklige Handlingsplan for minoritetshelse i Sørlandet sykehus HF har eget tiltakspunkt som omhandler pasientinformasjon. I samarbeid med Poliklinikk for psykosomatikk og traumer (PST) skal pasientinformasjon på aktuelle språk gjennomgås. Eventuell ny informasjon skal utarbeides i samarbeid med PST. Publisere tilsynsrapporter, målinger og uønskede hendelser 3-3-meldinger om uønskede hendelser Sørlandet sykehus HF vil publisere anonymiserte versjoner av meldinger om uønskede hendelser (Spesialisthelsetjenesteloven 3-3) på foretakets internettsider. Hensikten er å bidra til åpenhet og informere om hvordan helseforetaket arbeider med forbedring og pasientsikkerhet. Klinikkenes kvalitetsutvalg har sammen med kommunikasjonsenheten ansvar for at meldingene blir publisert etter saksbehandling i klinikkens kvalitetsutvalg.

4 Tilsynsrapporter og målinger For å bidra til åpenhet og innsyn skal Sørlandet sykehus HF i større grad publisere og omtale ulike målinger, evalueringer, tilsynsrapporter o.l. Dette gjøres i samarbeid med den enkelte avdeling/klinikk/sykehusledelse. Språkvask av pasientbrev Det vurderes hva som kan skrives om i innkallingsbrev, innleggelsesbrev og andre standarddokumenter som sendes til pasienter. Gjennomgang gjøres i samarbeid med klinikkenes arbeidsutvalg og foretaksjurist. Hensikten er å gjøre innholdet mest mulig forståelig for pasienten, og holde mengden informasjon på et nødvendig minimum. Mål 2: Sørlandet sykehus HF skal øke dialogen med befolkningen, herunder egne ansatte Aktivt og oppsøkende mediearbeid Møter med redaksjoner Tettere og mer uformell dialog med sykehusledelsen etterspørres av enkelte journalister. Det skal gjennomføres uformelle dialogmøter med redaksjoner som ber om det. Media som kanal for helseopplysning Sykehuset har et ansvar for å formidle helseopplysning til befolkningen. Kommunikasjonsenheten skal legge til rette for at ansatte kan bidra med sin kompetanse slik at helseopplysning kan tilpasses et bredt publikum. Proaktiv i arbeidet med å videreformidle informasjon om virksomheten i SSHF Kommunikasjonsenheten bistår enheter/ansatte som ønsker å formidle budskap gjennom media. Enheten tar også initiativ overfor enheter/ansatte som har saker som bør interessere allmennheten, og samarbeider om tips og tilrettelegging for media. Mediekurs Informasjonsenheten utvikler og tilbyr tilpassede interne kurs for ledere, tillitsvalgte og andre ansatte som hyppig kommer i kontakt med media. Hensikt: Øke kunnskapen om hvordan nyhetsmedia fungerer, og trene på å formidle informasjon gjennom nyhetsmedia. Sosiale medier Sørlandet sykehus HF vil bruke sosiale medier dersom det styrker vår kommunikasjon med egne ansatte, andre helseforetak, media og befolkningen. Det kan være viktig at befolkningen får informasjon om virksomheten og generell helseopplysning også gjennom sosiale medier. Facebook Sørlandet sykehus HF vil vurdere å opprette egen side på Facebook. Siden vil i så fall bli administrert av kommunikasjonsenheten. Alle som blir tilhenger av en eventuell side vil kunne følge nyheter og saker om Sørlandet sykehus HF. I forkant skal det lages en strategi for innhold, og hvordan siden skal få oppslutning.

5 Twitter Sørlandet sykehus HF vil vurdere å bruke twitter til å komme i kontakt med media og politikere, andre opinionsdannere og helsepersonell. Kommunikasjonsenheten vil i så fall ha ansvar for twitterkontoen. Egen strategi for innhold på twitter lages. Delta i offentligheten med helseinformasjon Sørlandet sykehus HF deltar i ulike fora for å fortelle om virksomheten, som for eksempel ulike karrieredager, forskerdagene osv. Det er økt fokus på forebyggende helsearbeid i samfunnet. Sørlandet sykehus HF vil fortsette å stille med ulike fagpersoner til de arrangementene og foraene som er hensiktsmessig. Strategisk bruk av Praksisnytt Praksisnytt går til fastleger i Agder. Sørlandet sykehus HF skal være ansvarlig utgiver. Informasjonsenheten skal delta i redaksjonen. Innhold i Praksisnytt skal blant annet ta opp i seg satsningsområdene i Strategiplanen. Hyppighet på utsendelse vil variere, blant annet avhengig av om kritisk/viktig informasjon må ut raskt. Pdf-utgave publiseres elektronisk på foretakets nettsider. Nytt intranett SSHF innfører nytt intranett, med større grad av interaktivitet for å stimulere til meningsutveksling. Egen strategi lages, der fokus er den enkelte bruker/ansatt og dennes behov. Egen intranettside styres av hvor i organisasjonen man befinner seg. Det skal gjøres tydeligere skiller mellom informasjon fra nærmeste leder og/eller avdelingsleder, tekniske driftsmeldinger, felles informasjon som angår alle, informasjon og meninger fra toppledelse osv. Bloggmuligheter, oppslagstavle o.l skal også vurderes. Mål 3: Sørlandet sykehus HF skal framstå som en helhet med ett behandlingstilbud Nyhetsbrev Sørlandet sykehus HF skal lage et nyhetsbrev, som distribueres elektronisk, jevnlig og relativt hyppig. Kanalen skal brukes for informasjon om nye tilbud, aktuelle saker i media, ny forskning, spesielle hendelser, vedtak og prosesser, de gode historiene. Målgrupper internt og eksternt. Ett årlig magasin Sørlandet sykehus HF lager ett magasin per år. Primært ekstern målgruppe. Distribueres i papirformat gjennom egne kanaler som i innkallingsbrev, til primærhelsetjenesten, i avdelingene osv. Publiseres også elektronisk. Innhold: En oppsummering over siste år/popularisert årsrapport. En presentasjon av sykehuset i store trekk. Kan være temamessig lagt opp. Profilprogrammet Helse- og omsorgsdepartementet reviderte nasjonalt profilprogram i Alle RHF og helseforetak har nå en enhetlig profil, som skal signalisere en offentlig eid, finansiert og sammenhengende spesialisthelsetjeneste. Sørlandet sykehus HFs egen logo fases ut, og det nasjonale profilprogrammet implementeres raskest mulig, senest innen andre halvår 2013.