KOMMUNIKASJONSPLAN. For prosjektet Nasjonal kompetansetjeneste for sjeldne og lite kjente diagnoser og funksjonshemninger

Transkript

1 KOMMUNIKASJONSPLAN For prosjektet Nasjonal kompetansetjeneste for sjeldne og lite kjente diagnoser og funksjonshemninger 0

2 Innhold 1. Bakgrunn og mål for prosjektet Mål for prosjektet 2 2. Mål og målgrupper for kommunikasjonsvirksomheten Mål for kommunikasjonsarbeidet Målgrupper Kommunikasjonsutfordringer 4 3 Status og satsingsområder Status Satsingsområder 6 4 Kunnskapsinnhenting for prosjektet 8 5 Suksesskriterier 8 6 Fremdriftsplan 9 1

3 1. Bakgrunn og mål for prosjektet Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) besluttet i brev av å etablere en Nasjonal kompetansetjeneste for sjeldne og lite kjente diagnoser og funksjonshemninger og legge den til Helse Sør-Øst RHF (HSØ). Formålet med samorganiseringen er å oppnå bedre kvalitet gjennom: styrket brukermedvirkning synliggjøring av "sjeldenfeltet" enklere tilgjengelighet ivareta grupper som ikke har tilbud i et kompetansesenter i dag styrket faglig samarbeid mellom enhetene/dagens kompetansesentre Mer effektiv utnyttelse av ressursene HSØ besluttet 6. november 2012 å gi ansvaret for denne tjenesten til Oslo universitetssykehus (OUS). Administrerende direktør ved OUS har besluttet at Kvinne- og barneklinikken delegeres ansvaret med å etablere og gjennomføre et prosjekt for å planlegge samorganisering av Nasjonale kompetansetjenester for sjeldne og lite kjente diagnoser og funksjonshemninger. Klinikken får ansvar for en hensiktsmessig organisering og involvering av arbeidet. Forslag fra prosjektgruppen legges frem for OUS ledelse før ny organisering gjennomføres senest 1. jan Det er etablert en prosjektgruppe bestående av lederne av kompetansesentrene for sjeldne tilstander og brukerrepresentanter fra Funksjonshemmedes fellesorganisasjon (FFO) og Samarbeidsforumet av funksjonshemmedes organisasjoner (SAFO). Prosjektsekretariatet består av Odd Bakken (odd.bakken@ous-hf.no) og Stein Are Aksnes (steaks@oushf.no). 1.1 Mål for prosjektet Prosjektgruppens mål er å forberede etableringen av Nasjonal kompetansetjeneste for sjeldne og lite kjente diagnoser og funksjonshemninger slik at den samorganiserte kompetansetjenesten er 2

4 organisert, klar for drift og med leder tilsatt innen Prosjektet skal gi ledelsen ved Ous gode forutsetninger til å etablere den nye enheten gjennom å foreslå en hensiktsmessig organisering som ivaretar formålet for samorganiseringen, innen gitte rammer. Mandat for prosjektet er gitt av prosjekteier.prosjektet leverer sin sluttrapport høsten Prosjektgruppen skal i følge mandatet fortsette sitt arbeid med praktisk planlegging og forberedelse frem til normal drift. 2. Mål og målgrupper for kommunikasjonsvirksomheten 2.1 Mål for kommunikasjonsarbeidet Gjennom prosjektets kommunikasjonsvirksomhet er målet å: Bidra til å skape en felles forståelse av bakgrunn og behov for etablering av en ny nasjonal kompetansetjeneste for sjeldne og lite kjente diagnoser og funksjonshemninger Å nå ut til alle målgrupper med tilstrekkelig og god informasjon Sikre åpenhet og tilgjengelighet, så alle relevante parter får nødvendig og god informasjon. Sikre at det gis gode muligheter til å gi innspill til prosjektet. Denne kommunikasjonsplanen er ment som et verktøy til å nå målsettingene for prosjektet. Fra er den nasjonale tjenesten ansvarlig for egen kommunikasjonsstrategi. 2.2 Målgrupper Målgruppe for prosjektets kommunikasjonsarbeid er personer med sjeldne tilstander, deres pårørende og det tverrfaglige og tverrsektorielle tjenesteapparatet rundt brukerne. Det er mange personer uten kompetansetjenestetilbud og/eller uten organisasjonstilknytning, og mange i fagmiljø og tjenester som kan ha interesse av arbeidet. 3

5 Kommunikasjonsarbeidet er primært rettet mot følgende målgrupper: Ekstern kommunikasjon o Personer med sjeldne tilstander (med og uten kompetansetjenestetilbud) og deres pårørende o Tverrsektorielt tjenesteapparat o Forvaltning og myndighetsorgan Intern kommunikasjon o Ledere og ansatte ved kompetansetjenestene o Brukere/ brukergrupper med representanter i prosjektgruppen For den eksterne kommunikasjonen vil internett og media være de viktigste informasjons- og kommunikasjonskanalene, i tillegg til møter initiert av prosjektsekretariatet/ prosjektgruppen. For den interne kommunikasjonen vil i tillegg prosjektgruppens medlemmer spille en vesentlig rolle gjennom deres dialog med sine ansatte og sitt nettverk. 2.3 Kommunikasjonsutfordringer Prosjektgruppen er ansvarlig for kommunikasjonsarbeidet i prosjektet. De fleste konkrete kommunikasjonsoppgavene utføres av prosjektsekretariatet, som vist i fremdriftsplanen (kapittel 6). Nettkommunikasjon og vedlikehold/ oppdatering av prosjektets internettside er en viktig del av informasjons- og kommunikasjonsarbeidet. For prosjektsekretariatet kan det bli en utfordring å finne tid og ressurser til å utføre disse oppgavene på en optimal måte, og å nå alle målgrupper. Begrensninger i web- publikasjonsløsningen ved Ous samt prosjektets varighet er andre momenter som kan legge føringer for valg av kommunikasjonsvirksomheten. Både tjenestene og brukerne har i flere år kjent til og ventet på at prosessen med etablering av nasjonal kompetansetjeneste for sjeldne og lite kjente diagnoser og funksjonshemninger skulle starte. Informasjonsbehovet har vært og er stort. Samtidig er det mange interessenter og mange direkte og 4

6 indirekte involverte. Når prosjektet for etablering av denne enheten nå er startet, er det viktig å ivareta tilstrekkelig kommunikasjon og informasjon om prosessen og innholdet i arbeidet. Det er grunn til å tro at det er ulik opplevelse og forståelse av behov og hensikt med samorganiseringen blant blant forskjellige personer og miljø i målgruppene. Målgruppene er svært sammensatte og har ulike behov for informasjon og varierende tilgang til kommunikasjonskanaler. Gjennom kommunikasjonsvirksomheten ønsker en å sikre at alle berørte er informert om endringer forbindelse med samorganiseringen. 3 Status og satsingsområder 3.1 Status Det er etablert en egen internettside for prosjektet under Ous: Alle institusjoner kan lenke til nettsiden. All info fra prosjektet; grunnlag fra Helse- og omsorgsdepartementet, Helsedirektoratet, mandat, møteinnkallinger, referater, foredrag, nyhetsbrev fra prosjektet, nyheter fra departement og direktorat samt navn og adresse til medlemmene i prosjektgruppen vil legges her. Gjennom tydelig kontaktinformasjon skal denne siden gi alle mulighet for å gi innspill til prosjektet. Det ble gitt en en presentasjon av samorganiseringsprosjektet ved En sjelden dag Arrangementet samlet mange brukere og fagpersoner i målgruppen for prosjektets kommunikasjonsvirksomhet. Presentasjonen ligger publisert under FFOs sider, Det ligger også informasjon om prosjektet på ulike sider, som kompetansesentrenes hjemmesider og Helsedirektoratets sider 5

7 De nasjonale kompetansesentrene for sjeldne tilstander har fortløpende informert sine ansatte og sine brukere om den pågående prosessen. 3.2 Satsingsområder Prosjektsekretariatet vil legge vekt på å ha oppdaterte internettsider med tydelig kontaktinformasjon, og legge ut relevante dokumenter så tidlig som råd. I den grad det legges ut uferdige dokumenter, vil de bli merket som utkast. Primært kan innspill gis prosjektsekretariatet gjennom henvendelser per telefon eller epost. Det vil bli vurdert om sosiale medier som facebook, twitter eller blogg skal benyttes aktivt som kommunikasjonskanal(er). Kommunikasjon med de ulike kompetansesentrenes ansatte vil bli prioritert. Prosjektsekretariatet vil i løpet av våren besøke alle sjeldensentrene for å møte og diskutere med de ansatte. Prosjektsekretariatet presenterer prosjektet under FFOs Smågruppeforum 24. mai. Det er holdt eget møte med arbeidstakerorganisasjonene (LO, UNIO, YS, Akademikerne, San) den 30. april. Prosjekteier har signalisert at innspill fra de ansatte ivaretas best og bredest av lederne på de enkelte sentrene. Det er svært viktig med slik kontakt med ansatterepresentanter. Tillitsvalgte er ikke representert i prosjektgruppen. Bakgrunnen er at dette er et utredningsoppdrag som omfatter mange, spredte enheter, med ulik organisatorisk forankring i offentlig og ideell sektor. Derfor må involvering og informasjon til tillitsvalgte og ansatte først og fremst gjøres lokalt. Lederne, som også er prosjektgruppemedlemmer, har et særlig ansvar for dette, men informasjon ligger også som oppgave i prosjektgruppa som helhet. Prosjektsekretariat møter gjerne tillitsvalgte i eget møte på hver lokalisasjon i 6

8 forbindelse med møter på sentrene. Det er etablert en regelmessig kommunikasjon mellom Oslo universitetssykehus HF, Helse Sør- Øst RHF og Helsedirektoratet, der også prosjektsekretariatet deltar. Kommunikasjon med Kvinne- og barneklinikken, OUS, Helse Sør-Øst og Helsedirektoratet kan også skje ved oversendelse av sakspapirer fra møter og ved egne møter med prosjektgruppen/ prosjektleder hvis det anses nødvendig. Prosjektsekretariatet og prosjekteier vil ha dialog med Helse- og omsorgsdepartementet ved behov. Kommunikasjon med andre samarbeidspartnere som Nav og Statped kan skje i egne møter eller som punkt på dagsorden i et eller flere prosjektgruppemøte(r). Det samme gjelder behov for dialog med forskningsmiljøer innen sjeldenfeltet. Avklaring av organisering og ledelse av nasjonal kompetansetjeneste internt i Ous, skal skje i løpet av prosjektperioden. Prosjektgruppa vil benytte denne anledningen til å informere administrerende direktør ved Ous om spesielle forhold innen sjeldenfeltet. Andre aktuelle informasjonskanaler er kronikker i aviser eller artikler i fagtidsskrift. Fagtidsskriftene til f eks Utdanningsforbundet, Psykologforeningen, Sykepleierforbundet, Legeforeningen og Tannlegeforeningen er informasjonskanaler til fagfolk på sentrene, men særlig til samarbeidspartnere i helsetjeneste og annen offentlig virksomhet og andre med faglig interesse for sjeldenfeltet. Overfor brukerne kan vi be om å få gi informasjon på f eks SAFOs og FFOs hjemmesider, i FFOs nyhetsbrev og FFOs Facebook- side. Prosjektgruppens brukerrepresentanter er invitert til brukermøter/ senterrådsmøter ved noen av kompetansesentrene, der prosjektet er tema. Dette kan medvirke til god kommunikasjon mellom brukerne i prosessen. Medlemsorganisasjonenes hjemmesider og tidsskrifter som Handikapnytt, Blødernytt og Stå På er også mulige kanaler til aktuelle brukere. 7

9 Prosjektgruppen har gitt sekretariatet i oppdrag å arbeide kontinuerlig for at informasjon spres i ulike medier. Det vil bli utarbeidet en flyer med kortfattet informasjon om prosjektet. 4 Kunnskapsinnhenting for prosjektet Prosjektet skal dekke en rekke ulike fagområder, og det er viktig at prosjektgruppen og sekretariatet har den nødvendige bakgrunnen for å gi prosjekteier de riktige rådene. Dette kan innebære at en inviterer inn personer med særskilt kompetanse innen et konkret fagområde. Ved å oppsøke og etterspørre kjernekompetanse i ulike sektorer og tjenester kan vi oppnå dialog og gjensidig informasjons- og erfaringsutveksling. Det kan også være aktuelt å intervjue eller be om samtaler med erfarne og toneangivende personer i fagmiljø og med brukere. 5 Suksesskriterier Kvalitet, åpenhet og tilgjengelighet er sentrale mål for prosjektets kommunikasjonsarbeid. Viktige kriterier for at kommunikasjonsvirksomheten for dette arbeidet lykkes, er at målgruppene vurderer informasjonskvaliteten og -tilgjengeligheten som god. For å oppnå dette, er det vesentlig at alle prosjektgruppens medlemmer er aktive informasjonsspredere blant sine medarbeidere og samarbeidspartnere. Virksomheten må ha sin tydelige forankring i alle sentre, og det er først og fremst et ansvar hos hver leder/ medlem i prosjektgruppa. Det er også vesentlig at prosjektsekretariatet mottar konstruktive og kontinuerlige tilbakemeldinger på kommunikasjonsvirksomheten. 8

10 6 Fremdriftsplan Oppgave Ansvarlig Informasjon En sjelden dag Dialog med OUS, Hdir og Helse Sør Øst RHF Dialog med HOD, Nav, Statped Media (kronikker m.m.) Møte arbeidstakerorganisasjoner Møte FFO/ Smågruppeforum Besøk på kompetansesentrene Oppdatere internettside Dialog med ansatte/ nettverk Prosjektgrp Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember 9