Versjonsskriv OCS HR

Transkript

1 Versjonsskriv OCS HR Frigitt: 18. desember 2015 Dette dokumentet beskriver endringer i OCS HR etter versjon

2 Innhold 1 Viktige endringer Ny skatt for kilometergodtgjørelse Skattetabeller Generelle endringer Lagring av søk Endringer innen HR Planlegging - Bemanningsplanlegger Kolonne for seksjonsleder godkjenningsstatus og oppheving av godkjenning Sykefraværsstatistikk - Rapport Sykefraværsstatistikk RTV Fartstidsrapporter til Sjøfartsdirektoratet Ny kolonne «Fakturert» på aktiviteter og E-læring Automatisk Kurspåmelding Ledige plasser på interne kurs Integrasjon mot Trainor kursleverandør Søkevindu for kursaktiviteter Registrering av seilingsdager tidligere arbeidsgivere Endringer innen lønn Egen bankonto - Variable lønnskjøringer/hoved lønnskjøring A-melding - Oversikt over inntekt, fradrag og trekk A-Melding Avstemmingsrapporter A-melding Gjenbruk av ansattforhold A-melding - Antall dager Nytt importvindu for import av lønnstransaksjoner fra Excel Andre småendringer/ feilrettinger Overføring av lønnstransaksjoner til Visma Ny versjon av NAV-skjema for inntektsopplysninger Side 2 av 11

3 1 Viktige endringer Dette kapittelet informerer om endringer av blant annet eksisterende funksjonalitet som det kan være viktig å være oppmerksom på. 1.1 Ny skatt for kilometergodtgjørelse Fra og med januar 2016 har myndighetene innført skatt på km godtgjørelse dersom den overstiger kr 3,80,-. Hvis dere betaler en høyere sats enn 3,80 må det lages en ny lønnsart for skattbar km godtgjørelse. Det må også gjøres en endring i Basisdata Reise Skyssform og en endring i Basisdata Reise Skyssgodtgjørelse. I Basisdata Reise Skyssform må den skattepliktige lønnsarten legges i kolonne for skattepliktig. Basisdata Reise Skyssgodtgjørelse må det legges inn en sats for skattefri grense for skyssgodtgjørelse i tillegg til den fulle satsen som skal utbetales. Denne funksjonaliten fungerer bare sammen med OCS self Service versjon 2.2 eller nyere. De som har eldre versjoner av Self Service kan få kjørt inn en prosedyre som får denne funksjonaliteten til å fungere i eldre versjoner. Ta kontakt med OCS for å få bistand til dette. De nye satsene vil ikke fungere for reiseregninger som er opprettet før konfigurasjonen ble laget. Dette kan rettes ved at kilometergodtgjørelse på den aktuelle reiseregningen blir lagret en gang til. Det skal være tilstrekkelig å trykke lagre på den aktuelle kilometergodtgjørelsen. For de kunder som bare registrerer kilometergodtgjørelse manuelt i systemet må lage en ny lønnsart med sats 30 øre med AGA og skatteberegning samt relevant A- meldingsinformasjon. 1.2 Skattetabeller Norge 2016 Skattetabellene for 2016 er implementert i denne versjonen. Side 3 av 11

4 2 Generelle endringer 2.1 Lagring av søk I de fleste rapportene i OCS er det nå laget funksjonalitet for lagring av søk. Denne funksjonen er tilgjengelig i aksjonsmenyen i rapporten. Valgene som er tilgjengelig i aksjonsmenyen er følgende: «Mine Lagrede søk» - dette valget gir mulighet til å hente frem lagrede søk «Lagre søk» - her kan man lagre søk som er definert i utvalgsvinduet. Side 4 av 11

5 3 Endringer innen HR 3.1 Planlegging - Bemanningsplanlegger Det er kommet en ny bemanningsplanlegger som ligger under moduler Aktiviteter Bemanningsplanlegger. I denne planleggeren kan det jobbes med ulike scenarioer uten at det lages aktivitet umiddelbart. Denne planleggeren er et supplement til Grafisk plan og Rotasjonsplanlegger. Det vil bli et kapittel om denne i eksisterende dokumentasjon for Grafisk plan om kort tid. 3.2 Kolonne for seksjonsleder godkjenningsstatus og oppheving av godkjenning I vinduet Moduler Timeregistrering Bunkeregistrering er det nå kommet en kolonne som viser status for godkjenning for seksjonsleder. I tillegg er det mulig å oppheve seksjonsleder-godkjente timer i aksjonsmenyen. Ny godkjenning må gjøres i Self Service for denne type timer. 3.3 Sykefraværsstatistikk - Rapport Sykefraværsstatistikk RTV Rapporten ligger under Rapporter Statistikker Sykefraværsstatistikk RTV Denne rapporten har nå skiftet navn til «Sykefraværsstatistikk». Det er lagt til to nye kolonner i rapporten. Rapporten viser nå prosent for korttidsfravær, langtidsfravær i tillegg til det totale i perioden. Det er også mulig i rapporten å bruke avdeling fra ansatthistorikk. Dette settes opp ved å gå inn i Basisdata aktiviteter Kontrakt. I første arkfane under seksjon for beregning av månedsverk er det kommet en sjekkboks med beskrivelse «Bruk avdeling fra ansatthistorikk». Bruker man dette oppsettet vil rapporten plassere fravær som mangler ansatthistorikk i avdelingen vedkommende er ansatt i dag. 3.4 Fartstidsrapporter til Sjøfartsdirektoratet Det er laget to nye rapporter for rapportering av fartstid til Sjøfartsdirektoratet. 1. Rapportering av fartstid - Sjøfartsdirektoratet 2. Rapportering av ansettelse/fratredelse - Sjøfartsdirektoratet Rapportene er plassert under Rapporter Terminlister Generering av Excel fil gjøre fra aksjonsmeny i rapport. Side 5 av 11

6 3.5 Ny kolonne «Fakturert» på aktiviteter og E-læring På disse to tabellene er det innført en sjekkboks for Fakturert. Hensikten er først og fremst å kunne markere hvilke kursaktiviteter og E-læringskurs man har mottatt faktura på. Verdien vises og kan oppdateres i aktivitetsvinduene og oversikt E- læring. Se forøvring punktet for Søkevindu kursaktiviteter lengre nede i dette dokumentet. 3.6 Automatisk Kurspåmelding Det er implementert mulighet for ansatte å melde seg på kurs fra OCS HR Self Service. Disse påmeldinger kan enten direkte videreformidles til kursleverandør eller de kan saksbehandles av kurskoordinator i Kursadministrasjons-vinduet i OCS HR. Se egen dokumentasjon av Kursadministrajonsmodulen for detaljer. Se også dokumentasjon som omhandler kjøring av OCS HR som en bakgrunnsjobb. 3.7 Ledige plasser på interne kurs Ved registering av interne kurs, har man alltid kunnet angitt antall ledige seter. Men det har aldri vært telt opp eller ned ledige seter ved påmelding og avmelding av ansatte. Dette er lagt inn i denne versjonen. Bruker vil også bli vist en advarsel når kurset er fullbooket. Man vil likevel få meldt på kursedeltakere og antall ledige plasser blir stående på 0. Ved integrasjonen vil man få oppdatert antall ledige seter regelmessig og ved hver påmelding. Man vil også bli nektet påmelding dersom kurset er fullbooket. Uten integrasjon vet vi ikke om antall ledige plasser er korrekt. Ledige plasser kan telles ned ved påmelding, men verdien vil ikke stemme om kurset også kan bookes utenfor OCS HR. Derfor kun en advarsel og ikke full stopp om antall ledige plasser er 0. Man må anta at kursdeltakelsen er avklart på annen måte via Web-portal eller e-post. 3.8 Integrasjon mot Trainor kursleverandør Der er i denne versjonen implementert integrasjon mot kursleverandør Trainor. Løsningen er den samme som for de øvrige kursleverandørene. Trainor tilbyr også E-læringskurs som kan bestilles fra OCS HR, og link til gjennomføring av disse finnes direkte fra OCS HR Self Service. Kunder som vil sette i gang integrasjonen må få oppgitt en kundeid fra Trainor. I tillegg til brukernavn og passord for hver bruker som skal benytte integrasjonen. 3.9 Søkevindu for kursaktiviteter Det er utviklet et eget søkevindu mot kursaktiviteter. Dette gjelder da aktiviteter knyttet mot en forekomst i kurskalenderen. Både kurs importert i integrajon og internt registrerte kurs vil tas med i søkene. Utvalgskriterer for søk er selskap, avdeling, installasjon, ansatt, kurstype, kursleverandør og datointervall. I tillegg kan man angi kriterier som ikke møtt, ikke Side 6 av 11

7 bestått, bekreftet og fakturert. Kolonnen fakturert kan også oppdateres i dette vinduet. Utvalgskriterer for installasjon, kursleverandør og fakturert er også lagt inn i søkevinduet for E-læring. Kolonnen fakturert kan også oppdateres her Registrering av seilingsdager tidligere arbeidsgivere Beregning av seilingstid har vært utført ved å telle antall dager ombord på aktiviteter i OCS HR. Man har da ikke fått med seilingstid den ansatte har hatt før han ble ansatt i selskapet. Dette har vært en mangel i TMSA rapporten og rapportvarianter som bygger på det samme datagrunnlaget. Det er nå innført mulighet for å registrere antall år seilingstid i mappen Erfaring i eksterne selskaper under den ansattes historikk. Man skal da angi år ombord omregnet til seilingstid, og ikke antall års ansettelse i selskapet. Verdien vil bli lagt til den seilingstiden som beregnes fra aktivitetene i OCS HR. Følgende verdier påvirkes av tidligere erfaring: År på alle installasjonstyper. År på denne type installasjon. Tidligere erfaring på samme installasjonetype som den aktuelle telles med. År i stilling. Tidligere erfaring i samme stilling og i likeverdige stillinger som den aktuelle telles med. Når det gjelder stilling, så er dette et tekstfelt ved registrering av tidligere erfaring i OCS HR. Stillingene som registreres trenger ikke tilsvare en stilling i OCS HR. Man har kunnet velge stilling fra nedtrekkslister ved registrering, men så endret beskrivelsen etterpå. Ved oppgradering til versjon vil stillinger under tidligere erfaring bli linket mot stilling i OCS HR dersom stillingsbeskrivelsene er like. Dersom denne linken ikke slår til, vil man måtte velge stilling i mappen Tidligere erfaring på nytt samtidig som man legger inn seilingstiden. At stillingen tilsvarer en stilling i OCS HR blir markert med en grønn hake under verdien for seilingstid. Denne haken må være på for at tidligere erfaring skal telles med under År i stilling. Man må definere følgende parameter for at ekstern seilingstid skal tas med i beregningene: Gruppe = Report Nøkkel = Verdi = Include external experience T Side 7 av 11

8 4 Endringer innen lønn 4.1 Egen bankonto - Variable lønnskjøringer/hoved lønnskjøring Det er laget en ny funksjonalitet for egen bankonto variable lønnskjøringer og hovedlønnskjøringer. Når man i Lønnskjøring Lønnskjøring-selskap krysser av for variabel er det nå kommet en nedtrekks meny. Valgene er «Standard» og «Reisekjøring» når valget Reisekjøring blir valgt må det settes opp en egen nettolønnsart for reise. Det blir nå mulig å ha full skatteberegning på reisekjøringer samtidig som en lar reiseoppgjørene gå til en egen bankkonto. Det må lages en ny nettolønnsart for reisekjøring. Denne må ha beregningskode 910 med norsk beskrivelse «Netto/forskudd fra reiseregninger» For de som skal ha reiseoppgjør på egen konto må den nye arten settes opp på bankkontoen til den ansatte. For de som skal ha egen konto for reiseoppgjør på hovedlønnskjøring må arten som nevnt over legges som fast lønnsart i pengesekken. Da vil nettobeløpet for reise akkumuleres på denne arten. Krav til at denne funksjonaliteten skal fungere på hovedlønnskjøring er at reisetransaksjonene kommer fra OCSHR sitt reiseregningssystem. 4.2 A-melding - Oversikt over inntekt, fradrag og trekk Det er laget en sammenstillingsrapport over inntekt, fradrag og trekk som skal sendes til de ansatte ved årsslutt. Rapporten finner du under Rapporter Amelding Oversikt inntekt, fradrag og trekk. Denne rapporten kan skrives ut, sendes på og lagres under personens dokumenter. Blir rapporten lagret vil den også bli tilgjengelig i OCS Self service. 4.3 A-Melding Avstemmingsrapporter Det er kommet flere muligheter for avstemming av a-meldingstransaksjoner I Rapporter A-melding Betalingsinformasjon for arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk har feil blitt rettet Rapporter Årsoppgjør Avstemmingsliste per konto I Rapporter Kontroll/avstemmingslister Lt-art status var konto utelatt når utvalget var a-meldingstransaksjoner dette er rettet. Moduler Lønnskjøring Lønnskjøring-Selskap Aksjoner A-melding Vis A- melding Aksjoner Er det kommet to nye valg «Differanse skatt» og «Differanse arbeidsgiveravgift». Disse valgene blir aktivert etter tilbakemelding fra Altinn er hentet. Denne funksjonen vil hjelpe å identifisere avvik mellom beregnet arbeidsgiveravgift eller skatt på lønnskjøring kontra det som er rapportert på A-melding. Side 8 av 11

9 4.4 A-melding Gjenbruk av ansattforhold For noen kunder kan det være aktuelt å gjenbruke et avsluttet ansattforhold for rapportering til Altinn. Dette kan gjelde selskaper som har utpreget bruk av sesongansatte eller at selskapet har fartøy som beveger seg inn og ut av Norge. Tidligere var det nødvendig å opprette et nytt ansattforhold når en ansatt gjenopptok sitt arbeidsforhold. Dette kan nå unngås ved at en lager et eget ansattforhold for denne gruppen i personvinduet i feltet ansattforhold. Oppsett gjøres i Basisdata Personopplysninger Ansettelseforhold. I kolonnen «Ansattforhold kode» settes bokstavene SW inn. Dette kan legges inn på et eksisterende ansattforhold eller det kan opprettes en ny ansattforholdtype. Det er viktig at den ansatte var sluttmeldt i Altinn sist gang personen jobbet for selskapet. Når det kommer tilbake må de få en ny startdato, men det er ikke nødvending å opprette et nytt ansattforhold med å trykke F A-melding - Antall dager For ansatte med maritimt arbeidsforhold er det kommet nye felt i A-melingen. De nye feltene viser felt for «Tidligere perioder», «Denne lønnskjøring» og «Totalt» for antall døgn om bord. For småutgifter som ikke skal rapporters i 2016 vises det for «denne lønnskjøring» og «Totalt». Dette feltet vil vise gjennom 2016 av historiske hensyn. 4.6 Nytt importvindu for import av lønnstransaksjoner fra Excel Moduler Lønnskjøring Import Dette vinduet har mulighet for import av lønnstransaksjoner fra Excel, og har fått mer fleksibilitet ved at en kan definere nesten alle kolonner som finnes på lønnstransaksjoner. 1. For førstegangsoppsett må det settes opp hvordan de ulike kolonner fra Excel er satt opp. Dette oppsettet gjøres i Moduler Oppsett Intergrasjon Dataintegrasjon Aksjoner Oppsett. Eksempler her kan være datoformat, land, avdeling, stilling, etc. I eksempelet her kan viser valgene en også må bruke i Excel. Det er viktig med samsvar mellom det som kommer fra Excel og det som defineres i oppsettet. 2. Ved dette steget definerer man en importmal. Dette gjøres ved å gå til Moduler Lønnskjøring Import under mappen Importfil Side 9 av 11

10 I venstre kolonne har man de felt som kan brukes i importen. Du flytter feltene over i kolonnene tilsvarende slik du har definert kolonnene i MS excel. Legg dem på første rad, og de vil bli synlig i headingen. Når kolonnene er definert går du til Aksjoner og velger «Lagre mal» 3. Nå er det mulig å importere transaksjoner fra fra excel. Velg den importmalen du har laget. Gå deretter til Aksjoner og velg «Importer fil». Du vil nå kunne se transaksjonene som er importert. Ser alt ok ut går du til aksjoner og velger «Lagre importert fil» 4. Gå til neste mappe, Transaksjoner. Du vil nå få et vindu som viser transaksjonene i nedre del av vinduet. Alle er krysset av som valgt. I øvre del av vinduet velger du hvilken lønnskjøring til vil overføre transaksjonene til. Ser det ok ut går du til Aksjoner og velger «Verifiser». For å overføre transaksjonene til lønn går du til Aksjoner igjen og velger «Overfør». I aksjonsmenyen er det andre valg som vist under. Det er mulig å redigere, sette på vent, forkaste eller tilbakeføre overførte transakjoner. Side 10 av 11

11 5 Andre småendringer/ feilrettinger 5.1 Overføring av lønnstransaksjoner til Visma For kunder som bruker Visma regnskapssystem er det nå mulig å legge ekstralinjer i filen som muliggjør auto import til Visma. Nytt parameter i moduler/oppsett/egenskaper for å angi at det skal legges ut på regnskapsfil for Visma. Gruppe = Nøkkel = Verdi = Transfer to accounting Visma T for å angi at ekstra linjer skal legges ut på fil 5.2 Ny versjon av NAV-skjema for inntektsopplysninger Systemet er oppdatert med den nyeste malen for inntektsopplysninger til NAV. Side 11 av 11