Møteinnkalling. Regionrådet Værnesregionen. Kommunestyresalen, Stjørdal Rådhus

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 09:00 15:00 Regionrådet Værnesregionen Kommunestyresalen, Stjørdal Rådhus Eventuelt forfall må meldes snarest på mail til Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Møtedokumentene finnes på kommunens hjemmeside; Stjørdal, Frode Revhaug leder Asbjørn Brenne sekretær Side1

2 Saksliste for Regionrådet Værnesregionen i møte PS 1/13 Innhold Orienteringssaker a.) Politisk samarbeidsutvalg St. Olavs hospital v/bård Langsåsvold b.) Innspill fra Næringsalliansen i VR: Randkommunene i VR bør vurdere å samarbeide om strategi for boligbygging. Rekrutteringsstrategi for å fylle behovet for kvalifisert arbeidskraft i kommunene, etterlyses. Bekymringsmelding om dårlig standard på fylkesveger i regionen. Regjeringa bør utfordres på en snarlig avklaring av konseptvalget mellom integrert og delt løsning for nytt logistikk-knutepunkt i Midt- Norge. c.) Transportplan i ST v/prosjektleder Trygve Gudde i ST fylkeskommune U.off. Utvalgssaksnr Arkivsaksnr PS 2/13 Tilskuddskoordinator i Værnesregionen 2013/235 PS 3/13 Politisk arbeidsutvalg i Værnesregionen 2013/1900 PS 4/13 Årsmelding 2012 fra fellestjenester i Værnesregionen 2013/1901 PS 5/13 PS 6/13 Eventuelt Godkjenning av møteprotokoll Side2

3 PS1/13Orienteringssaker Side3

4 Arkiv: 243 Arkivsaksnr: 2013/235-2 Saksbehandler: Asbjørn Brenne Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Regionrådet Værnesregionen 2/ Tilskuddskoordinator i Værnesregionen Arbeidsutvalgets forslag til vedtak: AU vil ikke anbefale at det opprettes stilling som tilskuddskoordinator i VR. Vedlegg: Ingen. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Korrespondanse via e-post mellom FRIFO Stjørdal, Stjørdal kommune og sekretariatet i VR. Sammendrag: Arbeidsutvalget i VR anbefaler ikke at det etableres en ordning med tilskuddskoordinator i VR. Saksopplysninger Friluftslivets Fellesorganisasjon (FRIFO) Stjørdal har, i e-post til ordfører og rådmann i Stjørdal kommune, bedt om at Stjørdal kommune tar initiativ til å opprette en 50 % stilling som «Tilskuddskoordinator» i Værnesregionen med virkning fra I Stjørdal kommunestyret fremmet Jorun Lundemo (FRP) følgende verbalforslag: Kommunestyret ber Værnesregionen etablere en ordning med tilskuddskoordinator for å bistå frivillige lag og organisasjoner med søknader på diverse tilskuddsordninger. Stjørdal kommune bør finne rom for sin relative andel innenfor dagens rammer. FRIFO Stjørdal er orientert om at sakens videre behandling i Værnesregionen (VR) og eventuelt i kommunene. Arbeidsutvalget (AU) vurderte innspillet i møte og innstilte på at følgende vedtak fattes: Side4

5 AU vil ikke anbefale at det opprettes stilling som tilskuddskoordinator i VR. Vurdering Det er positivt at det er stort engasjement i å utnytte tilskuddsordningen i gode prosjekter. Kommuner i VR hadde i et abonnement på tilskuddsportalen i Scan4news. Abonnementet ble avsluttet høsten 2011 med bakgrunn i at kostnadene var vurdert til å være større en nytteverdien. En ordning med tilskuddskoordinator i VR er vurdert til ikke å være en hensiktsmessig organisering for å holde oversikten over ulike tilskuddsordninger. Det er lagt til grunn at de enkelte saksbehandlere og/eller prosjektledere har best kunnskap om prosjekts innhold, inkludert kostnader og behov for finansiering. Det er viktig at de samme personer har, eller skaffer seg, full oversikt over mulige støtteordninger, og følgelig genererer søknader om tilskudd. De enkelte kommuner har en praksis med å gi bistand til frivillige lag og organisasjoner om tilskuddsordninger, og denne ordningen må det bygges videre på. Side5

6 Arkiv: 034 Arkivsaksnr: 2013/ Saksbehandler: Asbjørn Brenne Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsutvalget Værnesregionen 9/ Regionrådet Værnesregionen 3/ Politisk arbeidsutvalg i Værnesregionen Innstilling i Arbeidsutvalget Værnesregionen Det opprettes politisk arbeidsutvalg (PAU) i Værnesregionen med virkning fra 1.mai Rolle, mandat og oppgaver er beskrevet i saksframlegget. 3. Utvalgets sammensetning: a. Leder i Regionrådet (leder i PAU) b. Nestleder i Regionrådet c. Ordfører i Stjørdal d. Sekretariatsleder i Værnesregionen Behandling i Arbeidsutvalget Værnesregionen Et arbeidsutvalg bestående av leder i RR, leder i AU og sekretariatsleder fremmet forslag til rolle, mandat og oppgaver for AU 13.februar AU s endelig forslag var utsendt til møtet, jfr. innstilling. Saken fremmes for Regionrådet 10.april AU s innstilling: 1. Det opprettes politisk arbeidsutvalg (PAU) i Værnesregionen med virkning fra 1.mai Rolle, mandat og oppgaver er beskrevet i saksframlegget. 3. Utvalgets sammensetning: a. Leder i Regionrådet (leder i PAU) b. Nestleder i Regionrådet c. Ordfører i Stjørdal d. Sekretariatsleder i Værnesregionen Side6

7 Vedlegg: Ingen. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen. Sammendrag: Det foreslås å opprette politisk arbeidsutvalg i Værnesregionen (PAU) med virkning fra 1.mai Saksopplysninger Et arbeidsutvalg bestående av leder i Regionrådet, leder i Arbeidsutvalget (AU) og sekretariatsleder fremmet forslag til rolle, mandat og oppgaver for AU 13. februar AU s endelige forslag er slik: ROLLE Politisk arbeidsutvalg i VR (PAU) skal jobbe med regional utvikling og interessepolitikk for alle kommuner i VR. PAU skal bidra til å løfte dette arbeidet i tråd med målsettinger i strategisk næringsplan i VR og vedtak i RR MANDAT Forberede regionale/interessepolitiske saker for RR Representere VR i regionale/interessepolitiske saker i møte med andre regioner, lokale/regionale/sentrale myndigheter/politikere Avgi uttalelse på vegne av VR/RR i hastesaker knyttet til regional utvikling og interessepolitikk PAU skal ha fokus på omdømmebygging og profilering av VR i bred forstand. Synliggjøring av fortrinn og kvaliteter med tanke på: o økt verdiskaping o næringsetableringer o bosetting i alle kommuner o kvalifisert arbeidskraft o bedre kommunikasjon og andre infrastrukturtiltak OPPGAVER Skape arena for samhandling med andre regionsamarbeid som det er naturlig å samarbeide med Trondheimsregionen, Innherred Samkommune, Fosen regionråd m.fl. Samhandling med utdanningsinstitusjoner Utarbeide felles presentasjoner og info om VR Drive lobbyvirksomhet mot lokale, regionale og sentrale myndigheter samt andre eksterne aktører Side7

8 Jobbe med forankring av arbeidet med regional utvikling og interessepolitikk, i politiske miljø i kommunene SAMMENSETNING AV PAU Leder i RR (leder i PAU) Nestleder i RR Ordfører i Stjørdal Sekretariatsleder i VR (sekr) Vurdering Det ligger til grunn at PAU skal jobbe med regional utvikling og interessepolitiske saker. Prioritering i felles strategisk næringsplan for VR gir føringer for arbeidet i utvalget. Videre vil det være viktig at det er et politisk arbeidsutvalg som, på kort tid, kan følge opp tidsaktuelle saker med felles interesser for VR. Side8

9 Arkiv: 210 Arkivsaksnr: 2013/ Saksbehandler: Asbjørn Brenne Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsutvalget Værnesregionen 8/ Regionrådet Værnesregionen 4/ Årsmelding 2012 fra fellestjenester i Værnesregionen Innstilling i Arbeidsutvalget Værnesregionen Årsmeldinger 2012 fra fellestjenester i VR, tas til etterretning. 2. Meldingene legges fram for RR 10.april, og sendes deretter kommunene. Behandling i Arbeidsutvalget Værnesregionen Tjenesteledere og fagansvarlige orienterte om årsmeldingene Samhandlingsleder orienterte kort om årsmeldingen for VR DMS.. Justerte årsmeldinger fra VR Barneverntjeneste og sekretariatet lagt fram i møtet. Sekretariatet sender årsmeldingene via e-post til postmottak og rådmenn i kommunene. Forslag til innstilling: 1. Årsmeldinger 2012 for fellestjenester i Værnesregionen tas til etterretning. 2. Årsmeldingene legges fram for Regionrådet 10.april, og sendes deretter kommunene. Vedlegg: Årsmeldinger 2012, samlet i ett dokument. Justerte årsmeldinger fra VR Barnevernstjeneste og sekretariatet lagt frem i AU Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Økonomisk oversikt over samarbeidet i Værnesregionen Sammendrag: Årsmeldingene behandles i AU 20.mars. Side9

10 Saksopplysninger Tjenesteenheter har utarbeidet årsmeldingen for egen virksomhet. Vurdering AU vurderer om årsmeldingene fyller nødvendige krav til informasjon om de ulike tjenestetilbud som produseres i Værnesregionen. Side10

11 ÅRSRAPPORTER 2012 FELLESTJENESTER I VÆRNESREGIONEN (VR) VR Skatteoppkreverkontor VR IT (VARIT) VR Lønn/Regnskap VR Legevakt VR Barneverntjeneste VR Distriktsmedisinsk Senter (DMS) VR Forvaltningskontor VR Personvernombud VR Innkjøp Sekretariatet Side11

12 Årsrapport 2012 Værnesregionen Skatteoppkreverkontor Denne rapporten gir en oversikt over sentrale aktiviteter i 2012 og virksomhetens økonomiske status. Det utarbeides også en faglig årsrapport som går til sentral statlig revisjonsmyndighet med mer detaljerte antallsoppgaver. 1. Virksomhetsområde Sentrale hendelser og aktiviteter i perioden: 2012 har i likhet med de siste årene vært et svært godt år resultatmessig og arbeidsmessig. Særlig er økning i skatteinngangen i en svært positiv utvikling. Fra høsten av ble Frosta med i samarbeidet og det har vi klart og gjøre uten oppbemanning og vi kan allerede se forbedrede resultater på statistikken der. Overgangen gikk veldig greit og vi kom raskt i effektiv drift. Skatteetaten er fortsatt i rivende utvikling og vi ser og hører at mye nytt skal komme. Vi antar at mye av dette vil få effekt også for oss og vår ressurssituasjon og det er noe vi må ta med i den videre planleggingen i den grad vi har nok kunnskap om dette. Resultatene er svært gode for alle kommunene og tilskrives en kombinasjon av god drift og generelt gode økonomiske tider der evnen til og gjøre opp for seg er tilstede. Dette vet vi fort kan endre seg. Høy aktivitet på innkrevingen har gitt store gebyrinntekter. Vi tar i bruk de muligheter for sanksjoner som ligger i lovverket når det gjelder lovovertredelser. Kontoret og arbeidsgiverkontrollen har hatt noen store og spennende saker og arbeide med i perioden. Arbeidsmiljøet er fortsatt godt. Det legemeldte fraværet er høyt, men ikke arbeidsrelatert. Nettportalen oppdateres jevnlig med nyhetssaker og oppdateringer. Revisjon og tilsyn av skatteoppkreverens arbeid foretas av staten ved regional kontrollenhet. De kontrollerer både betaling og regnskap og den innkrevingsmessige delen av virksomheten. Vi har hatt revisjon på innkrevingsdelen uten at nevneverdige Side12

13 forhold er avdekket. Det vil komme en årsrapport fra revisjon som kan behandles sammen med denne årsberetningen. Det er avtalt at kommunene får innsyn i skatteoppkreverens arbeid gjennom fremleggelse av denne årsberetning med årsregnskap og årlig rapport fra revisjonen. I tillegg bør en behandle arbeidsgiverkontrollen sin årsrapport samtidig. Disse dokumentene legges fram for kontrollutvalgene i første kvartal hvert år for spørsmål og videre kan den enkelte kommune velge om det skal legges fram for kommunestyret som en orienteringssak. Det følger av arbeidsoppgaven at det er viktig og ha en god intern kontroll. Skatteoppkreveren har utarbeidet rutiner for intern kontroll i tråd med de føringer som ligger på området. 2. Personal Oppgavedelingen ved kontoret er gjenstand for løpende vurdering og endring. Dette går på ressurser og innsats i forhold til arbeidsoppgaver. Det avholdes månedlige felles personalmøter. I tillegg har gruppene innkreving og regnskap sine egne møter. Kontoret har i året hatt flere tiltak for utvikling av et godt arbeidsmiljø, og det anses å være et godt miljø for de ansatte. HMS gruppa har arbeidet med flere saker i løpet av året. Det legemeldte fraværet har økt en del og medførte at vi fikk en total fraværsprosent på 11 % på hele året. Av dette er 9,7 % langtidssykemeldt. Det er ikke arbeidsrelatert. Det ble gjennomført medarbeidersamtaler i 2012 og de forhold som der ble tatt opp er behandlet. Det har vært muligheter til og delta på kurs i 2012 og det er benyttet. Vi har fortsatt fokus på egenopplæring. Skatteoppkreveren anser ressursene for å være tilstrekkelig i forhold til hovedområdene og kompetansen er god, men det er behov for videre fokus på opplæring og utvikling. Kontoret har 8,5 årsverk og 9 ansatt. Side13

14 3. Økonomi Regnskap Budsjett Avvik Pr Art. 10 Lønn/sos.utgifter Art. 11 Kjøp av varer og tjenester Art. 14 Overføringer Sum utgifter Art. 17 Refusjon sykepenger Art. 17 Refusjon momskomp Sum inntekter Nettoutgift til fordeling Kommentarer til regnskapet: Regnskapet viser et underforbruk på utgiftssiden i forhold til budsjett på kr Portoutgiftene er mye redusert da staten har overtatt regningen for sentrale utsendinger. I forhold til regnskapet året før er det en økning på kr Driftsutgiftene er (også denne gang) redusert med kr. 57 i forhold til regnskapet året før. Gebyrinntektene til kommunene fremgår ikke av dette. De gjøres opp direkte. For 2012 genererte vår virksomhet gebyrinntekter i størrelsesorden kr. 737 Kostnadsfordelingen mellom kommunene iht. fakturering (tall i tusen kr.) Kommune: Innbyggertall i % Tydal 2, Selbu 9, Malvik 30, Stjørdal 52, Frosta 6, Frosta har blitt belastet fra 15 sept. og ut året (inntredelsestidspunkt) Innbyrdes prosentfordeling innbyggertall oppsatt i tabellen tar utgangspunkt i tall for 2 halvår. Side14

15 4. Resultatvurdering Skatteoppkreveren måles etter en styringsdialog mellom oss og Skatt Midt-Norge der vi i forkant har blitt enige om målene som skal oppnås på innkrevingssiden. Måletidspunktet er nå Vi setter oss ambisiøse mål for innkrevingen og vi har på de nesten alle områder langt overskredet målene våre og det er vi særdeles godt fornøyd med. Det er en økning i antall gjennomførte aktiviteter gjennom året. Detaljene rundt dette finnes i fagrapporten som er sendt til staten. Her vil de som ønsker det kunne finne mange flere detaljer om skatteoppkreverens virksomhet. Avdeling regnskap har for 2012 fortsatt holdt god kontakt med flere av regionens regnskapsførere. Det har vært bare positive tilbakemeldinger ifra dette og vi tror det vil gi oss bedre grunnlagsdata og høyere grad av effektivitet framover. Arbeidsgiverkontrollen har nådd målsettingen og kravet til antall gjennomførte kontroller i alle kommunene. Det er i tillegg avdekket større beløp som skulle vært innberettet og det vil i neste omgang kunne gi oss krav som ved innkreving øker skatteinngangen og inntektene til fellesskapet. Jan Erik Slind Skatteoppkrever/leder Side15

16 Årsrapport 2012 Værnesregionen IT - VARIT 1. Beskrivelse av tjenesten. Værnesregionen IT (VARIT) har 14,75 årsverk, fordelt på 16 ansatte. I tillegg har enheten 3 lærlinger. Tjenestesenteret har driftsansvar for samtlige datasystemer, nettverk, telefoni med mer for kommunene Stjørdal, Selbu, Meråker, Tydal og Frosta. Gjennom hele året har enheten jobbet mye med standardisering og integrasjoner for å sikre bedre kvalitet og effektivitet. Løsninger innen helse og omsorg, som elektronisk meldingsutveksling har vært et fokusområde. Målsettingen er å ha god og riktig service til våre brukere, et stabilt og driftsikkert nett, samt drive så kostnadseffektivt som mulig. 2. Økonomi. Budsjett og regnskap er ført under ansvarsgr 825 og funksjon/tjeneste 290 Interkommunale samarbeid ( 27). Drift Regnskap Revidert Avvik enhet VARIT og felles IT-kostnader 2012 Budsjett Lønn Kjøp av tjenester (I) Kjøp av tjenester (E) Overføringer Finansutgifter SUM UTGIFTER Salgsinntekter Statstilskudd Overføring fra Finansinntekter SUM INNTEKTER NETTO Noter: Side16

17 Regnskapet viser en aktivitet utover budsjett. Ekstern finansiering i form av salgsinntekter, skjønnsmidler og midler fra Norsk Helsenett medfører at faktiske kostnader fordelt på kommunene ligger langt under budsjett. Fordeling IT-drift pr. kommune (60 % innbygger, 40% flatt) Regnskap 2011 Budsjett 2011 Regnskap 2012 Budsjett 2012 Stjørdal Malvik Selbu Frosta Meråker Tydal Total Investeringsregnskapet (fordeling60% innbygger, 40% flatt) Regnskap 2011 Regnskap 2012 Budsjett 2012 Avvik IT Investeringer Noter: Investeringsregnskapet viser balanse. Fordeling IT investering pr. kommune (60% innbygger, 40% flatt) Regnskap 2011 Budsjett 2011 Regnskap 2012 Budsjett 2012 Stjørdal Malvik 0 0 Selbu Frosta Meråker Tydal Total Side17

18 3. Nøkkeltall Nøkkeltall Antall henvendelser på IT-hjelpa Antall telefonhenvendelser Sykefravær 1,9% 1,0 % Antall brukere, inkl. elever Resultatvurdering. Aktivitetsnivået på IT er økende, og det er til tider uakseptabelt stort press på de ansatte. Særlig gjelder dette nye løsninger og innovasjon i helse og omsorg-sektoren. Felles tjenestesenter for de 5 kommunene gir gode effekter i form av mer effektiv drift. Samlet kompetanse i VARIT er meget høy, og kommunene i Værnesregionen framstår både lokalt og nasjonalt som foregangskommuner innenfor bruk av IT-teknologi. Kommunene i Værnesregionen står godt rustet til å møte framtidas krav om effektivitet, kvalitet og sikkerhet. 5. Utfordringer. Samordning og standardiseringer. Det er helt avgjørende for å få en kostnadseffektiv drift at kommunene går i takt og enes om samme programvare og utstyr. Dette oppnås kun ved felles avtaler innenfor programvare, nettverk, telefoni og datautstyr. Å få på plass ytterligere integrasjoner og muligheter for sømløs overføring av data mellom ulike fagsystemer. Stadig økende og komplekse oppgavene knyttet til IT krever midler og personale med riktig kompetanse. Å kunne drive utviklingsarbeid for stadig å tilpasse teknologien til de oppgavene kommunene skal løse. Å rigge kommunene i Værnesregionen mot Digitalt Førstevalg Å ha kontroll og styring på utgifter og et meget stort antall prosjekter. Side18

19 Årsrapport 2012 Værnesregionen Lønn/ Regnskap 1. Beskrivelse av tjenesten Tjenestesamarbeidet innen lønn/ regnskap omhandler kommunene Malvik, Selbu, Tydal og Stjørdal. Tjenesten er organisert med fakturabehandling i Tydal, lønn i Selbu og kommunal fakturering/ innfordring og regnskap på Stjørdal. Til sammen utføres lønnsarbeid og regnskapstjenester for 16 selskaper. Tjenesten har i 2012 hatt 22,5 årsverk, fordelt på 24 ansatte. Ved regnskapsenheten har vi hatt vakanse i 1 årsverk i deler av året. Fra er dette årsverket tatt bort. Lønnsenheten har også i deler av året hatt vakanse i 0,5 årsverk. 2. Økonomi Budsjett og regnskap er ført under ansvarsgr 830 og funksjon/tjeneste 290 Interkommunale samarbeid ( 27). Økonomi Regnskap Budsjett Avvik Lønn Kjøp av tjenester (I) Kjøp av tjenester (E) Overføringer Finansutgifter Sum utgifter Salgsinntekter Statstilskudd Overføringer fra Finansinntekter Sum inntekter Netto (tall i tusen kroner) Side19

20 3. Nøkkeltall: Kommuner LToppg 2012 LToppg 2011 Diff. LToppg Inng. fakt 2012 Inng. fakt 2011 Diff inng.fakt Utg. fakt 2012 Utg. fakt 2011 Diff. utg fakt Stjørdal Malvik Selbu Tydal I tillegg kommer LT-oppgaver, inngående og utgående faktura pr småselskap. Sykefraværet i 2012 var på 2,6 %. 4. Resultatvurdering: Tjenestene som Værnesregionen lønn og regnskap leverer, har sikret samling av kompetansen i våre enheter. Det har også gitt reduksjon i sårbarhet, og kvaliteten på den jobben som gjøres er god har vært et år preget av høy aktivitet, periodevis stort arbeidspress og mange utfordringer. Vi er i gang med flere spennende utviklingsprosesser, og vi er av den oppfatning at vi leverer gode tjenester til våre tjenestemottakere. Vi har fått gode tilbakemeldinger fra kommunene/ selskapene og revisjonene på vårt arbeid. Regnskapet for 2012 viser at vi har fakturert kommunene for kr mindre enn det som var forventet i budsjettet. Dette skyldes økte inntekter på ekstra oppgaver for andre selskaper, økte innfordringsinntekter og reduserte lønnskostnader. Regnskapet viser et mindreforbruk på lønn ( ) med i forhold til budsjett. Dette skyldes i all hovedsak vakanse i stillinger. Regnskapet viser også et overforbruk på kjøp av tjenester ( ) med kr i forhold til budsjett. Dette skyldes en betydelig økning i våre kostnader ved innfordring (gebyrer) og økte portokostnader på regnskap og innfordring/ fakturering. Regnskap viser også en inntektsøkning i forhold til budsjett. Økningen skyldes i all hovedsak økt innfordring og dermed økte gebyrinntekter ( ) Gebyrinntektene har økt med over kr i forhold til budsjett. Dette må ses i sammenheng med de økte utgiftene på innfordring. Det er ikke avholdt møter i HMS- team i Vi har gjennomført flere arbeidsmiljøtiltak gjennom året. Kommune Budsjett 2012 Regnskap 2012 Regnskap 2011 Stjørdal Malvik Selbu Tydal (tall i tusen kroner) Side20

21 5. Utfordringer: Utfordringer er en del av vår hverdag. Det å skulle forholde seg til 4 ulike kommuner og 12 andre selskaper, er i seg selv en stor utfordring som vi føler vi har taklet godt. For å lykkes godt med tjenesteproduksjonen er dialog ut mot kommuner og selskaper vært viktig. Dialog har vært prioritert i 2012, og vi ser at dialogen skaper positive ringvirkninger i samhandlingen. Lønnssystemet er nå grunnstammen i tilgangsstyringen for IT. Dette skaper en del utfordringer for oss i VR og for den enkelte kommune. God dokumentflyt er avgjørende for at tilgangsstyringen skal fungere. I forbindelse med årsoppgjør og terminer for betaling av merverdiavgift er det viktig at ansvarlige i den enkelte kommune sørger for at regninger blir betalt i tide. I store deler av 2012 og nå permanent fra 2013, er bemanningen i Værnesregionen lønn/regnskap redusert med et årsverk. Vi har over tid vært klar på at vi skal klare å redusere bemanningen, men samtidig ser vi at kravene til de oppgaver vi må gjøre, bare øker. Vi har vist at vi kan være mer effektiv, men det er utfordrende å etterleve en beslutning om reduksjon i årsverk, når kompleksiteten og kravene til regnskapsavleggelsen bare øker i omfang. Å klare å avlegge et regnskap til den er for VR blitt nesten umulig. Ketil Aas Enhetsleder Værnesregionen lønn/regnskap Side21

22 Årsrapport 2012 Værnesregionen Legevakt 1. Beskrivelse av tjenesten Værnesregionen legevakt er et tjenestesamarbeid med Selbu, Tydal, Meråker og Stjørdal. Dette omfatter ca innbyggere. Tjenesten er organisert som en interkommunal tjeneste med politisk nemd. Legevakta er døgnåpen med sykepleier til stede hele døgnet. Bemannet med lege fra kl på hverdager og hele døgnet på helg og høytid. Legevakta har 6,8 årsverk sykepleiere i turnus, herunder også fagkoordinator. Medisinsk ansvarlig lege i 20 % og 20 % enhetsleder. Til enhver tid er det ca. 20 fastleger og 5 turnusleger som deltar i vaktberedskap. 2. Økonomi Budsjett og regnskap er ført under ansvar og funksjon 241. Dette vil fra 2013 bli endret til 290. Regnskap Budsjett pr Art 10 LØNN/SOS.UTG Art 11 KJØP VARER OG TJ Art 13 KJØP TJENESTER OVERFØRINGER Art 14 (mva) Art 15 FINANSUTGIFTER 1 - SUM UTGIFTER Art 16 SALGSINNTEKTER Art 17 REFUSJONER Art 18 OVERFØRINGER -4 - Art 19 FINANSINNTEKTER - - SUM INNTEKTER Side22

23 3. Nøkkeltall Sykefravær: Korttid 1.8 % og langtid 10,3% Ingen av sykmeldingene skyldes arbeidsplassen. Antall henvendelser på legevakt er omtrent som for 2012: ca HMS/ kvalitetsteam er avholdt sammen med enhet Helse da det er samme enhetsleder. Vi har holdt 2 møter. 4. Resultatvurdering Regnskapet for 2012 viser at vi har fakturert ut ca kr ,- mindre enn det som var budsjett. Langtidsfravær fra flere ansatte samtidig har ført til overforbruk på sykevikarer og overtid. Stillingen som fagkoordinator er brukt til å dekke opp ved fravær, både av økonomisk årsak og at vi ikke klarer å skaffe andre vikarer. Dette har bidratt til at kostnader på sykevikar og overtid ikke er blitt større enn de er. Sykepengerefusjon på kr Legevakta drives på en god og forsvarlig måte. Dette ut i fra at det er få klagesaker. Det blir til enhver tid gjort vurderinger i forhold til tilgjengelighet og ventetid. Særlig fokus på tilgjengelighet i høytider. Dette er lange perioder uten åpne legekontor. Vi planlegger alltid med en ekstra lege i høytider, men jul 2012 måtte vi sette inn flere leger da oppsatt vaktliste ikke var nok. Denne erfaringen legger vi til grunn for oppsett av neste års turnus for legene. Videre har vi hatt flere interne kursdager hvor vi har praktisk trening på forskjellige akutte hendelser. Noen av disse sammen med ambulansetjenesten. 2 sykepleiere var på Nasjonal legevakts konferanse og Fagkoordinator, lege og enhetsleder var på Legevaktslederkonferanse. 5. Utfordringer Nytt nødnett region 4. Møre og Romsdal, Sør og Nord Trøndelag. Oppstart planlegging juni 2013 og forventes tatt i bruk høst Nytt felles legevaktsnummer for hele landet er meldt oppstart høsten Unni Røkke Enhetsleder Værnesregionen legevakt Side23

24 Årsrapport 2012 Værnesregionen barneverntjeneste Årsrapporten gir en oversikt over aktivitet i Værnesregionen barneverntjeneste og en status på økonomi og bemanning. Beskrivelse av enheten Værnesregionen barneverntjeneste er en fellestjeneste for kommunene Selbu, Tydal, Meråker, Frosta og Stjørdal. Tjenesten er organisert med kontorer i alle fem kommuner. Stjørdal kommune er vertskommune. Personal: Værnesregionen barneverntjeneste hadde ved utgangen av ,5 stillinger og 31 ansatte. Alle stillingsressurser var besatt. Tjenesten har et sykefravær som følgende: korttidsfraværet er 1,7 % og langtidsfraværet er 16,8 % Til sammen 18,5 % (sammenlignet med 8, 4 % for 2011). 5 ansatte har vært langtidssykemeldt: 2 pga svangerskap, barnevernleder pga sykdom og 2 pga belastninger i tjenesten. Tjenesten hadde i 2012 fire i videreutdanning, to i tverrfaglig utdanning i psykisk helsearbeid (ferdig mai 2012), ei i pmto terapeut utdanning (ferdig vår 2013) og ei som startet i master barnevern høsten Vi har som mål å ha minimum en i videreutdanning til enhver tid. Enslig mindreårige i Stjørdal kommune: Det ble besluttet kommunestyret i 2012 at Enslig mindreårige team skal organiseres under kun barneverntjenesten, ikke i samarbeid med Barn/ ungdom og fritid. Tjenesten hadde ved årsskifte 6, 09 stillinger og 8 ansatte. Og hadde oppfølgning med 21 gutter ved årsskifte. Side24

25 Økonomi Stjørdal Regnskap 2011 Regnskap 2012 Budsjett 2012 Avvik Funksjon 244, barneverntjeneste Funksjon 244, juridisk bistand Funksjon 251, Flipover Funksjon 251, bvtiltak i familien Funksjon 252, bvtiltak utenfor fam Sum Stjørdal har et avvik på totalt mellom budsjett og regnskap for Funksjon 252 viser et merforbruk på som skyldes nye plasseringer av barn/ ungdom i institusjoner, mødrehjem og fosterhjem. Flere av disse er videreføring av tiltak satt i verk sendt i Funksjon 244, juridisk bistand har et merforbruk på kr ,-. Funksjon 244, adm. kostnader har et underforbruk på kr ,- som i hovedsak skyldes lønnsmidler. Meråker Regnskap 2011 Regnskap 2012 Budsjett 2012 Avvik Funksjon 244, barneverntjeneste Funksjon 244, juridisk bistand Funksjon 251, Flipover Funksjon 251, bvtiltak i familien Funksjon 252, bvtiltak utenfor fam Sum Side25

26 Meråker har et avvik på totalt ,-. Funksjon 252 viser et merforbruk på som skyldes plassering av barn/ ungdom i fosterhjem/ institusjon. Frosta Regnskap 2011 Regnskap 2012 Budsjett 2012 Avvik Funksjon 244, barneverntjeneste Funksjon 244, juridisk bistand Funksjon 251, Flipover Funksjon 251, bvtiltak i familien Funksjon 252, bvtiltak utenfor fam Sum Frosta har et avvik på totalt ,- Funksjon 251 viser et merforbruk p kr som er pga omfattende hjelpetiltak i familien. Funksjon 252 viser et merforbruk på som skyldes plasseringer av barn i fosterhjem. Funksjon 244, juridisk bistand viser et merforbruk på kr ,-. Tydal Regnskap 2011 Regnskap 2012 Budsjett 2012 Avvik Funksjon 244, barneverntjeneste Funksjon 244, juridisk bistand Funksjon 251, Flipover Funksjon 251, bvtiltak i familien Funksjon 252, bvtiltak utenfor fam Sum Side26

27 Tydal har et positivt avvik på totalt kr ,-. Funksjon 251 viser et merforbruk på kr ,-. som skyldes hjelpetiltak i hjemmet. Selbu Regnskap 2011 Regnskap 2012 Budsjett 2012 Avvik Funksjon 244, barneverntjeneste Funksjon 244, juridisk bistand Funksjon 251, Flipover Funksjon 251, bvtiltak i familien Funksjon 252, bvtiltak utenfor familien Sum Selbu har et avvik på totalt Funksjon 252 viser et merforbruk på kr som skyldes større utgifter enn forutsatt ang. barn plassert i fosterhjem og institusjon, og flytting av et fosterbarn.. Sum: Værnesregionen barneverntjeneste Regnskap 2011 Regnskap 2012 Budsjett 2012 Avvik Funksjon 244, barneverntjeneste Funksjon 244, juridisk bistand Funksjon 251, Flipover Funksjon 251, bvtiltak i familien Funksjon 252, bvtiltak utenfor fam Sum Tjenesten har totalt et avvik på kr ,-. Side27

28 Tjenesten har et positivt avvik på funksjon 244 på kr ,-, som i hovedsak skyldes lønnsmidler som ikke er brukt. Funksjon 252 viser et avvik på kr som skyldes kostnader i forbindelse med plassering av barn/ unge i fosterhjem/ institusjon. Funksjon 244, juridisk bistand viser et avvik på kr som er kostnader i forbindelse med plassering av barn. Nøkkeltall fra SSB (tall i parentes viser totalt antall barn 0-17 i kommunen). Merk: antall meldinger for 2011og 2012 er ikke direkte sammenlignbar med 2010 pga endringer i rutinene. Tabellen viser også regnskapstall for tre siste år. Tydal Antall meldinger inn Antall undersøkelser Barn med tiltak i hjemmet (251) Barn med tiltak utenfor hjemmet (252) Regnskapstall Selbu Antall meldinger inn Antall undersøkelser Barn med tiltak i hjemmet (251) Barn med tiltak utenfor hjemmet (252) Regnskapstall Side28

29 Frosta Antall meldinger inn Antall undersøkelser Barn med tiltak i hjemmet (251) Barn med tiltak utenfor hjemmet (252) Regnskapstall Meråker Antall meldinger inn Antall undersøkelser Barn med tiltak i hjemmet (251) Barn med tiltak utenfor hjemmet (252) Regnskapstall Stjørdal Antall meldinger inn Antall undersøkelser Barn med tiltak i hjemmet (251) Barn med tiltak utenfor hjemmet (252) Regnskapstall Side29

30 Resultatvurdering: Værnesregionen barneverntjeneste er en godt etablert barneverntjeneste med høy faglig kompetanse og med god kvalitet på arbeidet som blir gjort. Vi opplever stor respekt og god respons fra våre samarbeidsparntere. Til tross for at tjenesten arbeider systematisk og godt, har vi fremdeles avvik som vi må prioritere å lukke. Tilsyn av Fylkesmannen i Nord- Trøndelag: Tjenesten hadde tilsyn i Dette gjaldt kommunene Frosta, Meråker og Stjørdal. Tilsynet avdekket 2 avvik: 1: Tjenesten sikrer ikke at undersøkelsene gjennomføres innen lovpålagte frister, og dokumenterer ikke i tilstrekkelig grad de vurderinger som ligger til grunn for undersøkelsen. Gjelder bl. annet manglende dokumentasjon av barna medvirkning og barnevernfaglige vurderinger i forbindelse med evaluering. 2: Tjenesten sikrer ikke at alle barn med hjelpetiltak får utarbeidet tiltaksplan. I mai 2012 skulle det være nytt tilsyn, dette ble utsatt til Tjenesten har hatt utfordringer med å lukke avvik. Dette en kombinasjon av stor arbeidsmengde fordelt på hver saksbehandler, komplekse saker, høyt sykefravær (og utfordrerne å engasjere kompetente vikarer). I tillegg har tjenesten i hele 2012 hatt konstituert leder og en konstituert teamleder. Tjenesten har i 2012 satt inn ekstra ressurser på å skaffe og oppnevne tilsynsfører for alle barn som bor i fosterhjem, og var ved årsskifte god i gang med dette. Nå gjenstår å ha gode rutiner sammen med tilsynsførere slik at de gjennomfører lovpålagte tilsyn. Tjenesten har valgt å ha felles kompetanseheving på tiltaket foreldreveiledning og barnesamtalen. Kompetansehevingen var et satsningsområde i 2011 og 2012, skal sluttføres i Midler tildelt av staten brukes til prosjektet. I tillegg har alle saksbehandlere startet med opplæring i Kvello utredningsmal i regi av Fylkesmannen i Sør- Trøndelag og buf. etat. Denne opplæringen og implementeringen vil vare til Tjenesten er fortsatt preget av at det var mange sykemeldinger høsten 2011 og våren 2012, ligger man etter med arbeidsoppgaver. Tjenesten mottar fortsatt mange nye bekymringsmeldinger ang. barns omsorgssituasjon hver uke. Vi prioriterer å undersøke og arbeide med de alvorligst sakene. Utfordringer fremover: Tjenesten må arbeide for å lukke avvik fra fylkesmannen, og sørge for at oppnevnte tilsynsførere utfører sine lovpålagte tilsyn. Forebygge flytting av utsatte barn er en utfordring som barneverntjenesten. Sammen med andre tjenester må vi prioritere dette på alle nivå. Side30

31 I tillegg til å fortsatt samarbeide med samarbeidspartnere så de blir trygge på å melde bekymring til barneverntjenesten til rett tid. Det er viktig for tjenesten å ha kompetente og stabile arbeidstakere som trives med å arbeide i en presset arbeidshverdag. Det å prioritere å arbeide med arbeidsmiljøet er viktig. Side31

32 Årsrapport 2012 Værnesregionen DMS (VR DMS) 1. Beskrivelse av virksomheten VR DMS er en enhet med god anseelse og et godt omdømme nasjonalt. Tjenestesamarbeidet omhandler Meråker, Tydal, Selbu, Stjørdal, Levanger sykehus og St.Olav hospital. Vi har hatt følgende behandlingstilbud: Intermediærsengepost 12 senger, medisinsk dagenhet 3 plasser, kommunale senger 4, dialyseenhet og poliklinikker i gynekologi, ortopedi, urologi, jordmor, allergi, diabetes og røntgen. Samt at vi fra november 2012 startet om med 4 kommunale ø.hjelpsplasser. Vi er stadig i utvikling, og har som mål å integrere ny samhandlingsreform best mulig i VR. Prosjektarbeid er noe vi prioriterer, og prosjektene Kronisk lungesykdom og Kreft og Lindring skal i 2013 integreres i VR og fylket. Vi har i løpet av 2012 fått en nyutdannet kardiologisk sykepleier, og en smittevern/hygienesykepleier. Disse jobber nå med å utforme prosjekter som skal videreutvikle nye gode tjenestetilbud i VR. VR DMS Frisklivssentral ble politisk besluttet og etablert, og omfatter Tydal, Selbu, Meråker og Stjørdal. VendRisk som ble startet i 2010 er implementert inn. Etablering og utvikling av gode helsefremmende og forebyggende tilbud har vært hovedoppgaven, og det er gjennomført flere kurs for ansatte og befolkningen. Personal Årsverk: VR DMS INT 19,95 årsverk Sykefravær: 1,0% korttid og 9,8% langtid VR DMS HNT 2,75 årsverk Sykefravær: 1,2% korttid og 8,7% langtid Frisklivssentral 2,4 årsverk Sykefravær: 0,7% korttid Det er totalt 37 ansatte. Arbeidsmiljø: Ansees som meget godt. Etisk refleksjon er satt i system, og dette har bidratt svært positivt på arbeidsmiljøet og pasienttilbudet. Enheten har ikke gjennomført medarbeidersamtaler, men ansatte har deltatt i refleksjonsgrupper. Side32

33 Kompetanseutvikling: Jevnlig internundervisning og deltagelse på kurs, samt at enheten arrangerer kurs ute på enhetene i de fire kommunene. Videokonferanse er et hyppig brukt verktøy i denne sammenhengen. Vi mottar sykepleiestudenter i medisinsk praksis fra HINT, samt studenter og elever i fordypning eller praksis fra Ole Vig, Hist og andre. Organisasjon: Enheten har hatt 5 kommunale kostnadssteder, og 7 ansvarssted for HNT. HMS: Etiskrefleksjon, vernerunde og branntilsyn er gjennomført. 2. Økonomi (Sengepost inkl Dialyse) REGNSKAP BUDSJETT* AVVIK SUM UTGIFTER SUM INNTEKTER TOTAL * Budsjett er etter kostnadsfordeling jfr. gammel avtale mellom Stjørdal kommune, Helse Nord-Trøndelag og Helse Midt-Norge. Budsjettet er ikke korrigert for ny husleieavtale i 2012 og interkommunalt samarbeid. Kostnadsfordeling, regnskap 2012; Stjørdal Meråker Selbu Tydal HNT/HMN/St.O Sengepost Dialyse Frisklivssentral TOTAL Nøkkeltall VR DMS INT: totalt 480 pas. innlagt. som gir en beleggsprosent på 76,47 %. Totalt liggedøgn: 3351 fordeling sees på vedlegget: Statistikk KOSTRA-tall blir ikke riktig å operere med på en intermediærenhet, da en ikke foretar IPLOS-registrering på alle innlagte pasienter. Side33

34 Kommunevis fordeling på de 480 innlagte pas. i 2012: Stjørdal 408 Meråker 41 Selbu 16 Tydal 2 Annet 13 VR DMS KO (4 sengeplasser) VR DMS MEDP (dagenhet med 3 behandlingsplasser) VR DMS INTP (blodpr.konsultasjoner) VR DMS dialyse (7 dialysestoler) Totalt 100% belegg Totalt 145? dagbeh.konsultasjoner Totalt? konsultasjoner Totalt 649 dialysebehandlinger VR DMS HNT spesialistpoliklinikk: Gynekologi 479 konsultasjoner Ortopedi 328 konsultasjoner Urologi 171 konsultasjoner Røntgen 2572 konsultasjoner Allergivaksine16 konsultasjoner Jordmor 163 konsultasjoner 4. Resultatvurdering Aktiviteten og utviklingen totalt sett er svært tilfredsstillende. Tiltross for uforutsigbar aktivitet som i alle år har vært økende klarer en å drive godt innen de økonomiske rammene. 5. Utfordringer framover - holde budsjett i ballanse - jobbe aktivt med å gi gode pasienttilbud og gi disse på en forsvarlig måte - fortsette kompetansehevingen internt, i de fire kommunene og mellom 1. og 2.linjetjenesten - videreutvikle videokonferansebruken - fortsette med bedre elektronisk dokumentasjonsflyt - utvide pasienttilbudet mellom 1. og 2.linjtetjenesten - videreutvikle ø.hjelpsengetilbudet - ha større fokus på forebyggende helsearbeid - ha større fokus rehabilitering - starte opp lærings- og mestringstilbud - videreføre alle igangsatt prosjekt - starte opp nye prosjekt og få mer forskning inn - aktivt jobbe med ivaretakelse av godt arbeidsmiljø og lavt sykefravær - ivareta og videreutvikle det gode omdømme vi har i landet forøvrig - gjennomføre en brukerundersøkelse for enheten Forskningsrapport på Evalueringa av DMS Stjørdal ved doktorgradsstipendiat Unni Dahl vil foreligge i løpet av 2013 på følgende problemstillinger: Kan utskrivning via DMS, sammenliknet med direkte utskrivning til Verdal kommune, være like effektiv i å forebygge sykdomsutvikling og funksjonssvikt hos pasienter over 60 år innlagt ved Sykehuset Levanger? Er kostnadene ved utskrivning via DMS, når sykehuset ikke ligger i vertskommunen, sammenliknbare med kostnadene ved direkte utskrivning til Verdal kommune, for pasienter over 60 år innlagt ved Sykehuset Levanger? H Hvilke element opplever pasienter og helsepersonell er viktige ved utskrivning, mottak og oppfølging ved Sykehuset Levanger? Ann-Sissel Helgesen, Enhetsleder VR DMS Side34

35 Årsrapport 2012 Værnesregionen Forvaltningskontor 1. Beskrivelse av tjenesten Fra 01.oktober tiltrådde kommunene Meråker, Selbu, Tydal og Stjørdal det interkommunale samarbeidet om felles forvaltningskontor. Forvaltningskontoret har hovedkontor i Stjørdal kommune og avdelingskontor i Meråker, Selbu og Tydal. Forvaltningskontoret tar i mot søknader, informerer, avklarerer ressurser /bistandsbehov og tar beslutninger om hvilke tjenester som skal innvilges etter lov om sosiale tjenester og kommunehelsetjenesteloven. Forvaltningskontoret har ansvar for å sikre koordinering av tjenester til mennesker med langvarige behov. I tillegg koordinerer Forvaltningskontoret inn og utskrivningsklare pasienter for Helse Nord-Trøndelag og St. Olav. Når det gjelder oppbygningen av forvaltningskontoret ble de stillingene som allerede lå i brukerkontorene/vedtakskontorene i de samarbeidene kommunene overført til det nye forvaltningskontoret. Per var vi bemannet med følgende ressurser: Tydal 0,4 årsverk Selbu 1,5 årsverk Meråker 1 årsverk Stjørdal 7,35 årsverk Totalt i forvaltningskontoret er det 10,25 % årsverk, fordelt på 13 ansatte. Vi har fra 01.oktober hatt 0,75 % årsverk vakanse på grunn av langtidssykemelding. 2. Økonomi Regnskap er ført under ansvarsgruppe 827 og funksjon/tjeneste 290 Interkommunale samarbeid ( 27) fra 01.oktober Side35

36 Regnskap Per.b(end) Avvik(per.) Ansvar: VR - FORVALTNINGSKONTOR Funksjon: 254 PLEIE,OMSORG,HJELP I HJEMMET 1010 LØNN FAST GRUPPE-/ULYKKESFORSIKRINGER PENSJONSUTGIFTER ARBEIDSGIVERAVGIFT KONTORREKVISITA BEVERTNING VELFERDSTILTAK TELEFON,TELEFAX OPPLÆRINGSTILTAK BILGODTGJØRELSE DIVERSE INVENTAR OG UTSTYR IT-UTSTYR LEIE/LEASING KOPIMASKINER SERVICEAVTALER KOPIMASKINER M.M KONSULENTTJENESTE BETALT MVA DRIFT Sum utgifter FORDELTE DRIFTSUTGIFTER, AVG.FRI KOMPENSERT MVA DRIFT REF FRA ANDRE KOMMUNER PROSJEKTSKJØNNSMIDLER Sum inntekter *fordeling mellom kommunene 85 % innbygger, 15 % flatt Noter: Konsulenttjenester er rekruttering av Samhandlingsleder og Forvaltningsleder. I forbindelse med oppstart av felles Forvaltningskontor var det nødvendig å investere i bærbare Pc er, nye telefoner og annet telefon system. Det er avsatt fondsmidler på kr ,- som overføres til Side36

37 6. Resultatvurdering Forvaltningskontoret med ny leder kom i drift 1.oktober En av de viktigste hensiktene med opprettelsen av et interkommunalt Forvaltningskontor var å sikre og videreutvikle gode forvaltningsmessige rutiner i et forsterket fagmiljø. Dette arbeidet startet med felles samlinger /personalmøter og det er fastsatt videre møteplan i Det vil arbeides videre med: - felles prosedyrebeskrivelser - søknadsskjema - vedtaksmaler - felles arbeidsmetodikk som sikrer god forvaltningsmessig arbeid I forbindelse med Samhandlingsreformen og tjenesteavtalene med helseforetakene har 2012 har vært preget av utarbeidelse av rutiner i forhold til mottak av varsel fra helseforetakene om utskrivningsklare pasienter. Utfordringer. Samordning og standardiseringer av prosedyrer, skjema og registrering i Profil. Rapportering SSB og KOSTRA. Oppfylle krav i forhold til Samhandlingsreformen. Side37

38 Årsrapport 2012 Værnesregionen Personvernombud 1. Beskrivelse av tjenesten. Personvernombudet er en nyopprettet 100 % stilling som startet Samarbeid mellom kommunene Meråker, Frosta Selbu, Stjørdal og Tydal. Tydal kommune er vertskommune. Personvern er et begrep med mange nyanser og ulike forståelser av. Det finnes derfor ikke én presis og god definisjon på hva personvern er. Enkelt sagt handler personvern om retten til et privatliv og retten til å bestemme over egne personopplysninger. Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson, for eksempel navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, bilnummer, bilder og fødselsdato. Personvernombudets oppgaver: - å påse at behandlinger av personopplysninger blir meldt til ombudet, og at meldingene inneholder korrekte og tilstrekkelige opplysninger, - å føre en systematisk og offentlig tilgjengelig fortegnelse over behandlingene, - å påse at behandlingsansvarlig har et system for internkontroll som tilfredsstiller personopplysningslovens 14, jf. personopplysningsforskriftens kapittel 3, - å bistå de registrerte med å ivareta deres rettigheter etter reglene om behandling av personopplysninger, - å påpeke brudd på personopplysningsloven overfor behandlingsansvarlig - å gi Datatilsynet opplysninger dersom tilsynet ber om det, herunder foreta undersøkelser i konkrete saker, - å holde seg orientert om utviklingen innen personvern, og - å gi råd og veiledning til behandlingsansvarlig om behandling av personopplysninger og reglene for dette. Side38

39 2. Økonomi Budsjett og regnskap er ført under funksjon 290 «Interkommunale samarbeid ( 27). Regnskap pr Budsjett 2012 Avvik Økonomi Lønn Kjøp av tjenester (I) Overføringer SUM UTGIFTER Fordelte utgifter / Internsalg Overføringer med krav om motytelse SUM INNTEKTER NETTO Nøkkeltall Budsjett 2012 er for perioden Påløpte utgifter i 2011 var på kr ,- (utlysning av stilling). Dette er forklaringen på regnskapsført negativt nettobeløp. Regnskapet viser totalt et mindreforbruk på utgifter. Mindreforbruk på lønn (27.000,-) og overforbruk på kjøp av tjenester. Sykefraværet i 2012 var på 0%. Fordeling mellom kommunene Regnskap 2012 Budsjett 2012* Avvik Stjørdal Selbu Meråker Tydal Frosta TOTAL *Budsjett 2012 for perioden Resultatvurdering Stillingen kommet i gang med arbeidet, opplæring ved datatilsynet ble gjennomført våren 2012 Det avholdes kontaktmøter med vertskommunen kvartalsvis. Kommunekontaktmøter kvartalsvis er gjennomført, evt. oftere ved behov. Side39

40 Gjennomgang av personvernombudets oppgaver i alle kommunene (ledergruppene) høsten Fått på plass en del Meldinger om behandling av personopplysninger, resten taes våren Utarbeidet en del rutiner/prosedyrer som er lagt inn på Kvalitetsida. 5. Utfordringer framover Videreutvikle samarbeid med kommunene. Stillingen er forankret i AU, men for at de ansatte i kommunene skal vite at det finnes en slik stilling, må ledelse informere om dette på møtene de har med enhets-/seksjons-/avdelingsledere. Få på plass rutiner, som sikrer at meldinger om behandling av personopplysninger blir gjennomført. Offentlig fortegnelse over meldinger legges ut på hjemmeside Værnesregionen, fellestjenester, personvernombud. Tar over som prosjekt-/driftsleder på Kvalitetsida Kvalitetsida, er nå kommet i driftsfasen, videreutvikling som står for tur. Utfordring blir å få de ansatte til å bruke den, legge inn prosedyrer, melde avvik, utkjøring av rapporter til kommunen, ansvaret ligger hos den kvalitetsansvarlig i kommunene. Få på plass felles rutiner/prosedyrer som sikrer behandling av prosedyrer. Side40

41 Årsrapport 2012 Værnesregionen innkjøp Årsrapporten gir en oversikt over aktiviteter som har pågått i Værnesregionen innkjøp. I tilegg gis en status på økonomi og bemanning. 1. Beskrivelse av virksomheten Tjenestesamarbeidet på innkjøp gjelder for kommunene Malvik, Selbu, Tydal, Meråker, Frosta og Stjørdal. De seks kommunene i Værnesregionen har pr. i dag etablert en samarbeidsavtale innen innkjøp etter vertskommune prinsippet i KL 28-1b. Innkjøp i Værnesregionen (VR) skal håndtere anskaffelser av varer og tjenester, inkludert IT anskaffelser. Innkjøp i VR skal også bistå kommunenes virksomheter og samarbeidende kommuner i innkjøpsprosesser. Videre har innkjøp i VR en oppgave for informasjon, rådgiving og opplæring internt og eksternt innenfor fagområdet offentlige anskaffelser. Innkjøp i VR driver fortløpende konkurranseutsetting av de største produktgruppene for kommunene i Værnesregionen. Videre driver innkjøp med rådgivning og bistand hos kommunene i forbindelse med utarbeidelse av konkurransedokumenter. Konkurransegjennomføring, kontraktsledelse og oppfølging er de aktivitetene som preger hverdagen. Rådgivning er en økende aktivitet for innkjøp, i tillegg til komplekse anskaffelsesprosesser. Bemanning, arbeidsmiljø og kompetanse Innkjøp i VR har en person ansatt i 100 % stilling. Ressursen er fordelt slik; Stjørdal kommune 45 % og Værnesregionen 55 %. Innkjøpskoordinator er ansatt i Stjørdal kommune. Tjenesten er pr. dags dato samlokalisert med sekretariatsleder i Kjøpmannsgata 21 på Stjørdal. Innkjøpsfunksjonen er ubetjent ved fravær og avvikling av ferier. Innkjøpskoordinator har hatt foreldrepermisjon fra 24. september 2012 til og med 17. desember Side41