Vedlegg 2 Oppdatert status for stabenes tiltak for budsjett 2012 Stab Saksnr Tiltaksnavn "kort navn på tiltak"

Transkript

1 Vedlegg 2 Oppdatert status for enes tiltak for budsjett 2012 Stab Saksnr Tiltaksnavn "regler, standarder retningslinjer eller bistand i " ledergr. 1 Oppgavedeling mellom OUS og fastlegene Etter en medisinsk faglig vurdering overføre mer av forundersøkelse, kontroll og oppfølging til fastleger / allmennleger. Stab handling ved pasientkonsulentene kan bistå i å definere oppgavedeling, særskilt for poli. Tove Strand 11 okt. resultater fra gjennomgang med klinikker Invitasjon til Resultat fra møte med klinikk nei Stab for handling gjennomfører møter med hver klinikk i ukene Formål er å definere opp minimum 2 områder innen hver klinikk. Stab for handling holder oversikt over de initiativ som forfølges 2 Bedre arbeidsdeling mellom OUS og andre sykehus 3 Fullstendighet ift inntekter fra utenlandspasienter Legge til rette for en bedre arbeidsfordeling for lands, regions, flerområde og områdepasienter gjennom avtaleinngåelser med andre foretak. Staben men med Juridisk seksjon bistår i utforming av avtalene. Ref punktet over Staben gjennomfører møter med hver klinikk i ukene Formålet er å definere minimum 2 fagområder/pasientsløyfer der man tar aktiv stilling til arbeidsdelingen mellom OUS HF og andre sykehus. Hver klinikk legger frem de områder det vil arbeides innenfor. Utenlandskontoret bistår 5 klinikker med størst pasientgrunnlag utenlandspasienter. Gjennomgang av hele prosessen for inntektsgenerering å sikre fullstendige inntekter. Tove Strand Harald Platou 11 okt. resultater fra gjennomgang med klinikker 25 okt. resultater fra gjennomgang med klinikker Invitasjon til Resultat av møter med klinikk nei i.a i.a. nei 4 Øke kompetanse i 1. linjetjenesten Arrangerer 6 kompetansedager for 1 linjetjenesten. 5 Ny retningslinje for Ferdigstille retningslinje for utskrivningsklare pasienter. Gjøre utskriviningsklare pasienter retningslinje kjent for sykehusledelsen. Tove 11.okt nei Strand Kari / Sølvi Retningslinjer HR 2 Monitorering av resursbruk; ekstrapersonale Ukentlige rapporter over tilkalling av personale som genererer variabel lønn. Inklusive IRS og innleie (må utvikles) HR 3 Felles Gat Implementerer et felles system for arbeidsplanlegging våren Etter av nytt system vil HR vurdere virksomhetsovergripende tiltak for bedring av rapportering og oppfølging av ekstra vakt, forskjøvet arbeidstid og overtid t ekstern innleie IKT verktøy febr Ukentlig Redegjøre for fremdrift I prosjektet

2 "regler, standarder retningslinjer eller bistand i " ledergr. HR 4 Forenklet lønnsrapport i Personalportalen Forenklinger i lønnsrapporter i P portalen. Det er levert et forslag til rapport til Sykehuspartner. Ny rapport vil styrke kontrollen ift utbetalinger av lønn ettersom det blir enklere for ledere å avdekke feil i utbetalingene. Implementering av rapport utføres av Sykehuspartner. I/a (Avvente når rapport er impl.) HR 5 Monitorering av alle nyansettelser HR 6 Felles mal for tjenesteplaner for leger Når rapport er på plass vurderes det en revisjon av oppfølgingen i Ukentlig møte med stillingsutvalg og oversikt over innvilgede/avslåtte søknader for alt personell. Styrket ansettelseskontroll og underutvalg for overlegestillinger og LIS stillinger. Ukentlig rapportering til ledermøtets driftoppfølgingspost. Sikre at felles mal for oppbygging av tjenesteplaner for leger blir benyttet i. For å effektivisere dette arbeidet er det nødvendig med en felles server for tjenesteplanene. HR 7 Begrensninger i fullmakter Fullmakt over lønnsfastsettelse og arbeidstid er begrenset til klinikkleder. Særavtaler/adm. ordninger kan kun godkjennes av HR dir. HR følger opp at fullmakter etterleves. Turid O Ferdig implementert HR leder eller klinikkleder godkjenner. Ukentlig erfaringer, prosess og rutiner legges frem 20.sep Orientering Felles mal ferdig. Gjennomgås med hver klinikk 11.okt Er drøftet HR 8 Tilkalling av ekstra personale HR 9 Kompensasjonsordninger for Leger som ikke er avtalefestet/utenfor avtaleverket HR følger opp at fullmakter etterleves i. Fullmakten er begrenset til leder. Gjennomgang av kompensasjonsordninger for alle leger. Kommunisere ordninger som går ut over regelverket. Bistå klinikk/hr leder i klinikk med tilpasning og avvikling av utbetalinger som går ut over regelverket og inngåtte avtaler. Seksjon for arbeidsgiverpolitikk gjennomgår med en og en klinikk okt 25.okt nei HR 10 Arbeidstidsordninger for alle andre yrkesgrupper enn leger HR 11 Oppfølgingsmøter med HRlederne sikre felles gjennomføring og forståelse Gjennomgang av alle arbeidstidsordninger i arbeid med for fag og pasient HR ledermøte med HR 1:1 /mnd; Bemanning, lønn og omstilling. Gjennomgang av status for innplasseringsprosessen om den gjennomføres i henhold til tidsplan, status for HR tiltak (p 500) om tiltakene etterleves og hva som må gjøres for å sikre dette. Informasjon om gjennomgangen 25.okt Sikre at HR ledere har innsikt og kontroll på årsverkutvikling i egen klinikk ved tett arbeid med klinikkens økonomi.

3 "regler, standarder retningslinjer eller bistand i " ledergr. HR 12 Kompetanse Sørge for riktig HR kompetanse i, jf tjenesteplan, kurs, PAGA etc. Det utarbeides kurs for å sikre at kompetansen er god nok innen registrering i personalportalen, tjenesteplaner for HR i klinikk. Det gjennomføres ukentlig kursing for ledere på alle nivåer i tillegg. Rolf v/hr. Anne 27.sep STABSMØTE HR 13 Analysegruppe bemanningsutvikling HR 14 Kompensasjon øvrig personal utenfor avtaleverket sikkerhet sikkerhet 1 Årsplan for gjennomføring av virksomheten med aktivitet og ressurser (planlegging av alt personell) Bedre kunnskapsgrunnlaget for å kunne følge tettere ved rapportering i arbeid med økonomi Presentere forventet utvikling i antall årsverk for leger siste halvår 2011 som følge av omlegging fra fast kjøp til UTA. Kompensasjonsordninger gjennomgås også for andre yrkesgrupper HR har startet opp kartlegging av ulike kompensasjonsordninger ved. Årsplan (12 måneder, min 6 måneder): * Planlegging av aktivitet i henhold til budsjett (operasjon, poliklinikk etc.) ' Kjøp av legetimer i svar med budsjett ' Kjøp av øvrige personellressurser i svar med budsjett * Turnusplaner for hele året 2 instruks ferieplanlegging Utarbeide instruks til om planlegging av avvikling av sommerferiedrift 2012 Gjennomføring sikres ved en særskilt gjennomgang med alle avdelinger i alle klinikker 3 Driftseffektive 3.1 Utarbeide retningslinje for bemanningsnorm ved sengeposter sengeenheter. Lederstøtte omtales i me prosedyre /Ja nne Sissel Eva Bjørstad Instruks & Retningslinje for utarbeidelse av årsplan 20.9 og 27/9 Årsverk effekt fast til UTA Informasjon om gjennomgangen 27.9 Årsverk effekt fast til UTA 25.okt 27.9 og nov Ja Instruks i.a. 08.nov Sissel Regel/standard/retningslinje 27.sep 11.okt 25.okt Ja 3.2 Retningslinje størrelse sengeposter Sissel Regel/standard/retningslinje 11.okt 25.okt 4 Mastergrad i helsefag Legge frem retningslinje for krav og forpliktelser ifm Sølvi Retningslinjer i.a. 11.okt 25.okt Ja gjennomføring av mastergrad i helsefag 5 Rydding i 08.nov 06.des Ja stillingsdefinisjoner. Bruk av stillingskoder/titler (og stillingsbeskrivelser) for pleiepersonell (Spekter). Forbedre og få oversikt over bemanningssituasjonen. Arbeidet gjennomføres i arbeid med HR. Sissel / HR v/ og

4 "regler, standarder retningslinjer eller bistand i " ledergr. 6 Drift av operasjonsstuer Retningslinje driftsraad operasjonsenhetene Gjennomgang av tidligere prosjekt "operasjonsstuer" og prosjekt på Ullevål: Jobbe "smartere" effektivisere operasjonsstuene ved koordinering av bemanning og kompetansemensetning. For eksempel Ø hjelp innenfor dagens tider (8 17) bedre koordinering av team for optimal drift og minimering av venting. Sølvi/ Anne Merete / Turid Regel/standard/retningslinje 11.okt 08.nov 25.okt Ja 6.1 retningslinjer drift av operasjonsstuer driftsteam 08.nov 6.2 Retningslinje for tidsbruk i seansene ved operasjonsenhetene i/a 08.nov 6.3 Retningslinjer for innmelding av planer for operativ virksomhet i/a 08.nov 6.4 Retningslinje for utredning ev. preoperativ anestesiologisk poliklinikk i/a 08.nov 7 Rett kapasitet på poliklinikk Retningslinjer for åpningstider og telefontider. Rett arbeidsplanlegging og kompetansemensetning for berørte yrkesgrupper (pleie/helsesekretær/kontor). Utnytte "stordriftsfordeler" på tvers av operasjonsstue / poliklinikk kapasitetene Agnete / Øystein Regel/standard/retningslinje 11.okt 08.nov Ja 7.1 Retningslinje for drift i poliklinikk 11.okt 08.nov 8 Henvisninger, ventetider, utredning / diagnostikk Retningslinjer for utredning / diagnostikk av store pasientgrupper, prioriteringsveiledere, rutiner for planlegging, pasientinformasjon m.m. Kartlegging av supplerende retningslinjer / Torkil Regel/standard/retningslinje 25.okt Sikre rett kunnskapsnivå innen tilgjengelige systemer, for eksempel ehåndboka 9 Standardisering av henvisninger Ta frem tidligere utarbeidet dokumentasjon og vurdere bruk av dette materialet til felles mal for henvisninger. Stab handling bistår med erfaring fra Praksiskonsulenter i utforming av hva en henvisning må inneholde for å sikre tilstrekkelig informasjon. Innhold avklares også med medisinsk. Gjennomgang av den faktiske bruken av maler / Torkil. Sølvi Regel/standard/retningslinje Hva er gjort på omr. Se kommentar. Sølvi lager ny innkallelse mellom "fag og pas sikkerhet" og "handling".

5 "regler, standarder retningslinjer eller bistand i " ledergr. 10 Implementering av retningslinjer Egen oppfølging av av eksisterende retningslinjer. Eva Det etableres en gruppe fra sentral og dedikerte ansatte i Bjørstad / s er (økt dialog med linje 4 og 5 ledere) som får som Roar oppgave å sikre på rett ledernivå. /Anne F 29.nov 1 Steg 1 legeressurser: Gjennomgang bruken av legeressurser i høst og inn i 2012 Ref HR pkt 1. Linjeledere (klinikkleder, avdelingsleder) har et ansvar for Hysing gjennomføring i henhold til skriv utarbeidet av HR/medisinsk. ( S. Hysing og Erik Carlsen) og enhet for forhandlinger HR (Arve Ruså og Andersen) har et felles ansvar for å utøve bistand i gjennomføring med den enkelte klinikk. Det vil gjennomføres felles møte med avdelingsleder, klinikk HR person (hver klinikk må ha en HR person med leger som sitt spesialområde), medisinsk og sentral HR støtte: Hjelp til å få til optimal, lovlig tjenesteplan, riktig bruk av avtaleverket, evt. nedbemanning, kontakt med foretakstillitsvalgte etc Status Ved flere LG 2 Overføring av Overleger til Ahus og VV mot NRnummer. Steg 1) Nødvendig antall legetimer for drift etter overføringene når det forutsettes at områdene gjør sin jobb. Antallet timer må også sees i menheng med endringer i oppgaver (handling koordinering andre yrkesgrupper) Hysing Orientering Ved flere LG 3 Steg 2 legeressurser: Total reduksjon av legebemanning i henhold til budsjett Skriv om gjennomgang av tjenesteplaner b) Tilpasse det antall legetimer som gir optimal drift innenfor budsjett 2012 Skriv som instruerer klinikken ift ny utarbeidelse av alle tjenesteplaner i klinikken i tråd med aktivitetsplanlegging og vaktbelastning Hysing Hysing OSS 1 Samkjørte/koordinerte Etter avbrudd av nasjonalt NPSS løp finnes det andre muligheter OUS/IKT og innkjøpssystemer: fra 3 til 1 for utrulling av felles innkjøp og logistikksystem. Et felles innkjøp OSS/IOL system i 2012? og logistikksystem for OUS vil bidra til enklere av varekataloger, bedre grunndata, ordnet kategorisering, fullmaktsregister og automatisering av rapportering. Det vil være enklere å bestille varer og tjenester og antall bestillere med fullmakt og superbrukere kan reduseres. Ukentlig Skriv 23/9 brev til gj gang ledergr IKT presenterer muligh rom 11.okt

6 "regler, standarder retningslinjer eller bistand i " ledergr. OSS 2 Innkjøp av varer Hver 2. uke avholdes det møter mellom innkjøpssjef og kategoriansvarlige for oppfølging og status varekatalog. OSS 3 Rapportering på nøkkelindikatorer Oppfølging av s innkjøpspraksis ved bruk av såkalte KPI'er (Key Performance Indicators nøkkelindikatorer), Tertialvis rapportering av 5 KPI'er til RHF. OSS/Innkjø p 25/10 Status fra møtene møte Pres av hvordan det jobbes Gjennomgang av fullmaktsstruktur 27.sep presenteres Indikatorer for avtalelojalitet mv. OSS 4 Dokumentere og følge opp store kostnadsposter Strategiske områder som innkjøp jobber med er som følgende: 1. legemidler, 2. Eiendom 3. Implantater 4. Lab 5. Renhold og tekstil. 6. Implementering av radiologi og medisinske forbruksvarer avtaler. OSS/Innkjø p 11/10 Presentere vurdering fra klinikk 25/10 Presentasjon ledermøtet (legemidler) I tilegg jobbes det med: informasjon til berørte klinikker via Innkjøps intranettside (denne viser aktuell avtale informasjon og bestillings rutiner), bekjentgjøring av sidene, brukerdeltakelse i anskaffelsesprosesser ved bla. etablering og oppfølging av interne produktråd. Det er også planlagt oppfølgingsmøter mellom innkjøp og s økonomirådgivere. OSS 5 Særskilte kostnader ved OSS OSS gjennomgår alle kostnadsposter internt (husleie, strøm, fjernvarme, vaskemidler, mat, gass etc.). Magnus / OSS. 11.okt OSS 6 Innkjøp av varer Vareforsyning inkl. aktiv forsyning (prosessforbedring E&Y prosjekt i regi av IOL). Det foreligger en prosjektplan for utrulling av Aktiv Forsyninger Tiltak. For å implemetere aktiv forsyning ved avdelingslagrene på UUS kreves det infrastruktur, standardisering og opplæring, t ansvar og gode rutiner for kommunikasjon mellom de involverte. Det skal i oktober 2011 i gangsettes et forprosjekt for å: identifisere aktuelle avdelinger for utrulling av AF8med størst gevinstpotensial) avklare innvesteringsbehov knyttet til standardiserte skap og tilgjengelig lagerplass OSS/IOL. 27.sep

7 "regler, standarder retningslinjer eller bistand i " ledergr. Økonomi 1 Oppfølging av eksisterende retningslinjer (revurdere eierskap og vedlikehold) Bruk av konsulenter, (Økonomi) Bruk av taxi, ( HR/Servicekontoret) Mobiltelefon bruk og anskaffelse, (OSS/Innkjøp) Innleie av eksterne vikarer, (Personalformidling) Bærbare PC, (HR i arbeid med IT) Bruk og innkjøp av printere, (Innkjøp i arbeid med IT) Innkjøp av møbler, (Eiendom) Abonnementordninger bærbare PC'er (IT innkjøp OSS) Økonomi 2 Stabsfunksjoner i klinikken Presentere oversikt over sressurser i den enkelte klinikk for ledergruppen. Starte en diskusjon ift mulig retningslinje for omfang av i klinikk Kommunikasjon 1 Gi rett informasjon om budsjett 2012 og økonomisk tilpasning til hele virksomheten Bidra til kommunisering av det generiske utfordringsbildet for budsjett 2012 til ledere på nivå 2 5. Muntlig ansikt til ansikt kommunikasjon i kombinasjon med overordnede infotiltak som: Regel/standard/retningslinje 25.okt Øyvind / Terje B N Kom Hr + Øk 27.sep Ukentlig Kommunikasjon Muntlig ansikt til ansikt kombinasjon i kombinasjon med HR + ØK overordnede tiltak som: 1.2 Brev om budsjettprosess ØK 1.3 Overordnet nyhetsbrev Kom 1.4 Tertialmøter 1.5 Ppt med hovedutfordringer Kom 1.6 Ppt med klinikkvise utfordringer Kom 1.7 Klinikkvise møter med HR og andre HR 1.8 Klinikkvise nyhetsbrev Kom/Klinik k 1.9 Intranettmeldinger/Nyhetssaker med gode eks på klinikker som har lykkes t beslutninger om retningslinjer og felles praksis Kom 1.10 Egen knapp på intranettet om Budsjett 2012 Kom 1.11 Dialogmøter med tillitsvalgte HR 1.12 Posisjonsdokument for mediehenvendelser Kom Informere om ens arbeid for budsjett 2012 Gi informasjon om de felles regler, standarder og retningslinjer som sykehuset vedtar ØK + Kom Ukentlig nei