Vedlegg 2 Stabenes tiltak budsjett 2012

Transkript

1 Vedlegg 2 Stabenes tiltak budsjett 2012 Stab eller bistand i " (ja / ) Samh. & int. sam 1 Oppgavedeling mellom OUS og fastlegene Etter en medisinsk faglig vurdering overføre mer av forundersøkelse, kontroll og oppfølging til fastleger / allmennleger. Stab samhandling ved pasientkonsulentene kan bistå klinikkene i å definere oppgavedeling, særskilt for poliklinikkene. Tove Strand Samh. & int. sam 2 Bedre arbeidsdeling mellom OUS og andre sykehus Stab for samhandling gjennomfører møter med hver klinikk i ukene Formål er å definere opp områder innen hver klinikk. Stab for samhandling holder oversikt over de initiativ som forfølges Legge til rette for en bedre arbeidsfordeling for lands, regions, flerområde og områdepasienter gjennom avtaleinngåelser med andre foretak. Staben sammen med Juridisk seksjon bistår i utforming av avtalene. Tove Strand Samh. & int. sam 3 Fullstendighet ift inntekter fra utenlandspasienter Ref punktet over Staben gjennomfører møter med hver klinikk i ukene Formålet er å definere fagområder/pasientsløyfer der man tar aktiv stilling til arbeidsdelingen mellom OUS HF og andre sykehus. Hver klinikk legger frem de områder det vil arbeides innenfor. Utenlandskontoret bistår 5 klinikker med størst pasientgrunnlag utenlandspasienter. Gjennomgang av hele prosessen for inntektsgenerering å sikre fullstendige inntekter. Harald Platou Samh. & int. sam 4 Øke kompetanse i 1. linjetjenesten Arrangerer 6 kompetansedager for 1 linjetjenesten. Tove Strand

2 eller bistand i " (ja / ) Samh. & int. sam 5 Ny retningslinje for Ferdigstille retningslinje for utskrivningsklare pasienter. Gjøre utskriviningsklare pasienter retningslinje kjent for sykehusledelsen. Kari / Sølvi Retningslinjer HR bistand med.dir 1 Instruks for utarbeidelse av tjenesteplaner for leger i tråd med budsjett og vaktbelastning HR utarbeider instruks i samarbeid med Medisinsk direktør. Tjenesteplaner skal være i tråd med budsjett og vaktbelastning, jf opptaksgrunnlag. (Referanse til lov/avtaleverk) Gjennomføring sikres ved en særskilt gjennomgang med alle avdelinger i alle klinikker Instruks HR 2 Monitorering av resursbruk; ekstrapersonale Ukentlige rapporter over tilkalling av personale som genererer variabel lønn HR 3 Felles Gat Implementerer et felles system for arbeidsplanlegging våren Etter av nytt system vil HR vurdere virksomhetsovergripende tiltak for bedring av rapportering og oppfølging av ekstra vakt, forskjøvet arbeidstid og overtid samt ekstern innleie HR 4 Forenklet lønnsrapport i Personalportalen Forenklinger i lønnsrapporter i P portalen. Det er levert et forslag til rapport til Sykehuspartner. Ny rapport vil styrke kontrollen ift utbetalinger av lønn ettersom det blir enklere for ledere å avdekke feil i utbetalingene. Implementering av rapport utføres av Sykehuspartner. IKT verktøy Når rapport er på plass vurderes det en revisjon av oppfølgingen i klinikkene

3 eller bistand i " (ja / ) HR 5 Monitorering av alle nyansettelser HR 6 Felles mal for tjenesteplaner for leger Ukentlig møte med stillingsutvalg og oversikt over innvilgede/avslåtte søknader for alt personell. Styrket ansettelseskontroll og underutvalg for overlegestillinger og LIS stillinger. Ukentlig rapportering til ledermøtets driftoppfølgingspost. Sikre at felles mal for oppbygging av tjenesteplaner for leger blir benyttet i klinikkene. Turid O Er drøftet For å effektivisere dette arbeidet er det nødvendig med en felles server for tjenesteplanene. HR 7 Begrensninger i fullmakter Fullmakt over lønnsfastsettelse og arbeidstid er begrenset til klinikkleder. Særavtaler/adm. ordninger kan kun godkjennes av HR dir. HR følger opp at fullmakter etterleves. Ferdig implementert HR leder eller klinikkleder godkjenner. HR 8 Tilkalling av ekstra personale HR 9 Kompensasjonsordninger for Leger som ikke er avtalefestet/utenfor avtaleverket HR følger opp at fullmakter etterleves i klinikkene. Fullmakten er begrenset til leder. Gjennomgang av kompensasjonsordninger for alle leger. Kommunisere ordninger som går ut over regelverket. Bistå klinikk/hr leder i klinikk med tilpasning og avvikling av utbetalinger som går ut over regelverket og inngåtte avtaler. Seksjon for arbeidsgiverpolitikk gjennomgår med en og en klinikk Janne HR 10 Arbeidstidsordninger for alle andre yrkesgrupper enn leger Gjennomgang av alle arbeidstidsordninger i samarbeid med for fag og pasient Janne

4 eller bistand i " (ja / ) HR 11 Oppfølgingsmøter med HRlederne sikre felles gjennomføring og forståelse HR ledermøte med HR 1:1 /mnd; Bemanning, lønn og omstilling. Gjennomgang av status for innplasseringsprosessen om den gjennomføres i henhold til tidsplan, status for HR tiltak (p 500) om tiltakene etterleves og hva som må gjøres for å sikre dette. Sikre at HR ledere har innsikt og kontroll på årsverkutvikling i egen klinikk ved tett samarbeid med klinikkens økonomi. HR 12 Kompetanse Sørge for riktig HR kompetanse i klinikkene, jf tjenesteplan, kurs, PAGA etc. Det utarbeides kurs for å sikre at kompetansen er god nok innen registrering i personalportalen, tjenesteplaner for HR i klinikk. Det gjennomføres ukentlig kursing for ledere på alle nivåer i tillegg. HR 13 Analysegruppe bemanningsutvikling Bedre kunnskapsgrunnlaget for å kunne følge klinikkene tettere ved rapportering i samarbeid med økonomi Presentere forventet utvikling i antall årsverk for leger siste halvår 2011 som følge av omlegging fra fast kjøp til UTA. Rolf v/hr. Anne /Ja nne HR 14 Kompensasjon øvrig personal utenfor avtaleverket Kompensasjonsordninger gjennomgås også for andre yrkesgrupper HR har startet opp kartlegging av ulike kompensasjonsordninger ved klinikkene. Janne

5 eller bistand i " (ja / ) sikkerhet sikkerhet 1 Årsplan for gjennomføring av virksomheten med aktivitet og ressurser (planlegging av alt personell) Årsplan (12 måneder, min 6 måneder): * Planlegging av aktivitet i henhold til budsjett (operasjon, poliklinikk etc.) ' Kjøp av legetimer i samsvar med budsjett ' Kjøp av øvrige personellressurser i samsvar med budsjett * Turnusplaner for hele året 2 Avvikling av sommerdrift Utarbeide instruks til klinikkene om planlegging av avvikling av sommerferiedrift 2012 Gjennomføring sikres ved en særskilt gjennomgang med alle avdelinger i alle klinikker Sølvi / Sissel Eva Bjørstad 3 Driftseffektive sengeposter Legger frem retningslinjer: bemanningsnorm sengeposter, Sølvi / størrelse sengeposter, lederstøtte til sengepostledere på nivå 4 og Sissel 5. Instruks & Retningslinje for utarbeidelse av årsplan Instruks Ja Ja Føringer for klinikkene som ivaretar et hensiktsmessig nivå på pleiepersonell i OUS. 4 Mastergrad i helsefag Legge frem retningslinje for krav og forpliktelser ifm gjennomføring av mastergrad i helsefag 5 Rydding i Bruk av stillingskoder/titler (og stillingsbeskrivelser) for stillingsdefinisjoner pleiepersonell (Spekter). Forbedre og få oversikt over bemanningssituasjonen. Arbeidet gjennomføres i samarbeid med HR. Sølvi Retningslinjer Sølvi / Sissel / HR v/ og Janne. Ja

6 eller bistand i " (ja / ) 6 Drift av operasjonsstuer Gjennomgang av tidligere prosjekt "operasjonsstuer" og prosjekt på Ullevål: Jobbe "smartere" effektivisere poliklinikken / operasjonsstuene ved koordinering av bemanning og kompetansesammensetning. For eksempel Ø hjelp innenfor dagens tider (8 17) bedre koordinering av team for optimal drift og minimering av venting. Sølvi/ Anne Merete / Turid Ja 7 Rett kapasitet på poliklinikk Retningslinjer for åpningstider og telefontider. 8 Henvisninger, ventetider, utredning / diagnostikk Rett arbeidsplanlegging og kompetansesammensetning for berørte yrkesgrupper (pleie/helsesekretær/kontor). Utnytte "stordriftsfordeler" på tvers av operasjonsstue / poliklinikk kapasitetene Retningslinjer for utredning / diagnostikk av store pasientgrupper, prioriteringsveiledere, rutiner for planlegging, pasientinformasjon m.m. Kartlegging av supplerende retningslinjer Sølvi / Agnete / Øystein Einar / Torkil Ja Sikre rett kunnskapsnivå innen tilgjengelige systemer, for eksempel ehåndboka

7 eller bistand i " (ja / ) 9 Standardisering av henvisninger Ta frem tidligere utarbeidet dokumentasjon og vurdere bruk av dette materialet til felles mal for henvisninger. Stab samhandling bistår med erfaring fra Praksiskonsulenter i utforming av hva en henvisning må inneholde for å sikre tilstrekkelig informasjon. Innhold avklares også med medisinsk direktør. Einar / Torkil. Sølvi Gjennomgang av den faktiske bruken av maler 10 Implementering av retningslinjer Egen oppfølging av av eksisterende retningslinjer. Det etableres en gruppe fra sentral og dedikerte ansatte i klinikkenes er (økt dialog med linje 4 og 5 ledere) som får som oppgave å sikre på rett ledernivå. Eva Bjørstad / Sølvi / Roar 11 Verktøy for rapportering og bedre ressursstyring Bistå seksjoner / sengeposter i utvikling av verktøy for rapportering (ref. Sissel) som enhetslederne kan benytte. Melde områder inn for i Lis (ledelsesinformasjonssystemet) Sølvi / Sissel / HR v/terje B. Nilsen og Knut Pedersen

8 eller bistand i " (ja / ) Fagdirektør 1 Steg 1 legeressurser: Gjennomgang bruken av legeressurser i høst og inn i 2012 Ref HR pkt 1. Linjeledere (klinikkleder, avdelingsleder) har et ansvar for gjennomføring i henhold til skriv utarbeidet av HR/medisinsk direktør. Medisinsk direktør (Einar S. Hysing og Erik Carlsen) og enhet for forhandlinger HR (Arve Ruså og Janne Andersen) har et felles ansvar for å utøve bistand i gjennomføring med den enkelte klinikk. Det vil gjennomføres felles møte med avdelingsleder, klinikk HR person (hver klinikk må ha en HR person med leger som sitt spesialområde), medisinsk direktør og sentral HR støtte: Hjelp til å få til optimal, lovlig tjenesteplan, riktig bruk av avtaleverket, evt. nedbemanning, kontakt med foretakstillitsvalgte etc.. Steg 1) Nødvendig antall legetimer for drift etter overføringene når det forutsettes at områdene gjør sin jobb. Antallet timer må også sees i sammenheng med endringer i oppgaver (samhandling koordinering andre yrkesgrupper) OSS 1 Samkjørte/koordinerte Etter avbrudd av nasjonalt NPSS løp finnes det andre muligheter innkjøpssystemer: fra 3 til 1 for utrulling av felles innkjøp og logistikksystem. Et felles innkjøpsystem i 2012? og logistikksystem for OUS vil bidra til enklere av varekataloger, bedre grunndata, samordnet kategorisering, fullmaktsregister og automatisering av rapportering. Det vil være enklere å bestille varer og tjenester og antall bestillere med fullmakt og superbrukere kan reduseres. OUS/IKT og OSS/IOL

9 eller bistand i " (ja / ) OSS 2 Innkjøp av varer Hver 2. uke avholdes det møter mellom innkjøpssjef og kategoriansvarlige for oppfølging og status varekatalog. OSS 3 Rapportering på nøkkelindikatorer Oppfølging av klinikkenes innkjøpspraksis ved bruk av såkalte KPI'er (Key Performance Indicators nøkkelindikatorer), Tertialvis rapportering av 5 KPI'er til RHF. OSS/Innkjø p OSS 4 Dokumentere og følge opp store kostnadsposter Strategiske områder som innkjøp jobber med er som følgende: 1. legemidler, 2. Eiendom 3. Implantater 4. Lab 5. Renhold og tekstil. 6. Implementering av radiologi og medisinske forbruksvarer avtaler. OSS/Innkjø p I tilegg jobbes det med: informasjon til berørte klinikker via Innkjøps intranettside (denne viser aktuell avtale informasjon og bestillings rutiner), bekjentgjøring av sidene, brukerdeltakelse i anskaffelsesprosesser ved bla. etablering og oppfølging av interne produktråd. Det er også planlagt oppfølgingsmøter mellom innkjøp og klinikkenes økonomirådgivere. OSS 5 Særskilte kostnader ved OSS OSS gjennomgår alle kostnadsposter internt (husleie, strøm, fjernvarme, vaskemidler, mat, gass etc.). Magnus / OSS OSS 6 Innkjøp av varer Vareforsyning inkl. aktiv forsyning (prosessforbedring E&Y prosjekt i regi av IOL) Det skal igangsettes en gjennomføringsplan. m bla. Kvalitetsikring av kost/nytte analysen levert av E&Y...

10 eller bistand i " (ja / ) Økonomi 1 Oppfølging av eksisterende retningslinjer (revurdere eierskap og vedlikehold) Bruk av konsulenter, (Økonomi) Bruk av taxi, ( HR/Servicekontoret) Mobiltelefon bruk og anskaffelse, (OSS/Innkjøp) Innleie av eksterne vikarer, (Personalformidling) Bærbare PC, (HR i samarbeid med IT) Bruk og innkjøp av printere, (Innkjøp i samarbeid med IT) Innkjøp av møbler, (Eiendom) Abonnementordninger bærbare PC'er (IT innkjøp OSS) Økonomi 2 Stabsfunksjoner i klinikken Presentere oversikt over sressurser i den enkelte klinikk for ledergruppen. Starte en diskusjon ift mulig retningslinje for omfang av i klinikk Kommunikas jon 1 Gi rett informasjon om budsjett 2012 og økonomisk tilpasning til hele virksomheten Bidra til kommunisering av det generiske utfordringsbildet for budsjett 2012 til alle nivåer i organisasjonen Brev om budsjettprosess Overordnet nyhetsbrev Tertialmøter Ppt med hovedutfordringer Ppt med klinikkvise utfordringer Klinikkvise møter med HR og andre Klinikkvise nyhetsbrev Intranettmeldinger/Nyhetssaker med gode eks. på klinikker som har lykkes samt beslutninger om retningslinjer og felles praksis. Egen knapp på intranettet om Budsjett 2012 Dialogmøter med tillitsvalgte Øyvind / Terje B N Kommunikas jon 2 Informere om ens arbeid for budsjett 2012 Gi informasjon om de felles regler, standarder og retningslinjer som sykehuset vedtar