Dato: kl. 17:00 Skytta bo- og servicesenter, Brennaveien 22, 1481 Hagan. Arkivsak: 15/ Ranveig Ranklo og Leif-Åge Sørlie.

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Nittedal kontrollutvalg Dato: kl. 17:00 Sted: Skytta bo- og servicesenter, Brennaveien 22, 1481 Hagan. Arkivsak: 15/00015 Tilstede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Protokollfører: John Ivar Rygge (leder), Ole Erik Yrvin. Ranveig Ranklo og Leif-Åge Sørlie. Berit Hvidsten (nestleder), Øistein Lid og Gunvor A. Olsen. Fra administrasjonen: Assisterende kommunalsjef Andreas Halvorsen og enhetsleder på Skytta bo- og servicesenter Mette Mosby i sak 43/16. Fra Romerike Revisjon: Prosjektleder forvaltningsrevisjon Øyvind Nordbrønd Grøndahl. Konsulent Øystein Hagen Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS SAKSKART Side Saker til behandling 43/16 15/ Virksomhetsbesøk til Skytta bo- og servicesenter 3 44/16 15/ Forvaltningsrevisjonsprosjektet Beredskap alvorlige hendelser i skolen 4 45/16 15/ Revisjonsnotat om utlysning av stillinger 5 46/16 16/ Selskapskontroll Nedre Romerike Brann og Redningsvesen IKS 6 47/16 15/ Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlig revisor for regnskapsrevisjon 7 48/16 15/ Rapportering fra Romerike Revisjon IKS 8 1

2 49/16 15/ Overordnet analyse og plan for selskapskontroll /16 15/ Kontrollutvalgets årsplan for /16 52/16 16/ / Referater 11 Eventuelt 12 Det var ingen merknader til innkallingen og sakslisten. Møtet hevet kl. 20:30. Nittedal, John Ivar Rygge (sign.) Kontrollutvalgsleder 2

3 Saker til behandling 43/16 Virksomhetsbesøk til Skytta bo- og servicesenter 1 Nittedal kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget tar virksomhetsbesøket til orientering. Kontrollutvalget fikk en orientering fra assisterende kommunalsjef Andreas Halvorsen og enhetsleder Mette Mosby om virksomheten. I tillegg ble det gitt en omvisning på bo- og servicesenteret. Kontrollutvalgets innspill og spørsmål ble kommentert og besvart. Kontrollutvalget tar virksomhetsbesøket til orientering. 3

4 44/16 Forvaltningsrevisjonsprosjektet Beredskap alvorlige hendelser i skolen 1 Nittedal kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og sender den til kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret ber om at arbeidet med å få på plass nye telefonsystemer på skolene følges opp og sluttføres, herunder vurdere behovet for å gjennomføre øvelser i bruken av systemene. 2. Kommunestyret ber kommunen vurdere om det i større grad også skal gjennomføres beredskapsøvelser på skolene når det gjelder alvorlige tilsiktede hendelser. Prosjektleder forvaltningsrevisjon Øyvind Nordbrønd Grøndahl presenterte rapporten. Kontrollutvalgets innspill og spørsmål ble kommentert og besvart. Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og sender den til kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret ber kommunen følge opp og sluttføre arbeidet med å få på plass nye telefonsystemer på skolene. 2. Kommunestyret ber kommunen vurdere behovet for å gjennomføre øvelser i bruken av systemene. 3. Kommunestyret ber kommunen vurdere om det i større grad også skal gjennomføres beredskapsøvelser på skolene når det gjelder alvorlige tilsiktede hendelser. 4

5 45/16 Revisjonsnotat om utlysning av stillinger 1 Nittedal kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget tar revisjonsnotatet til orientering. Prosjektleder forvaltningsrevisjon Øyvind Nordbrønd Grøndahl kommenterte revisjonsnotatet. Kontrollutvalgets innspill og spørsmål ble kommentert og besvart. Kontrollutvalget tar revisjonsnotatet til orientering. 5

6 46/16 Selskapskontroll Nedre Romerike Brann og Redningsvesen IKS 1 Nittedal kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og oversender den til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret ber om at Nittedal kommunes eierrepresentanter bidrar til at representantskapet setter seg inn i og følger opp styreevalueringen. Prosjektleder forvaltningsrevisjon Øyvind Nordbrønd Grøndahl presenterte rapporten. Kontrollutvalgets innspill og spørsmål ble kommentert og besvart. Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og oversender den til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret ber kommunen etablere rutiner for obligatorisk deltagelse av representantskapsmedlemmene som en del av opplæring av folkevalgte. 2. Kommunestyret ber om at Nittedal kommunes eierrepresentanter bidrar til at representantskapet setter seg inn i og følger opp styreevalueringen. 6

7 47/16 Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlig revisor for regnskapsrevisjon 1 Nittedal kontrollutvalg /16 Oppdragsansvarlig revisors egenvurderinger tas til orientering. Revisjonen la frem uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlig revisor. Oppdragsansvarlig revisors egenvurderinger tas til orientering. 7

8 48/16 Rapportering fra Romerike Revisjon IKS 1 Nittedal kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering. Revisjonen orienterte om sin løpende virksomhet. Saken tas til orientering. 8

9 49/16 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Nittedal kontrollutvalg /16 Forslag til overordnet analyse og plan for selskapskontroll vedtas, med de endringer som fremkom i møtet, og oversendes kommunestyret med følgende innstilling: 1. Plan for selskapskontroll vedtas. 2. Kontrollutvalget delegeres myndighet til å foreta endringer i planen. Kontrollutvalget drøftet plan for selskapskontroll Selskaper der flere kommuner er eiere, vil sekretariatet samordne kontrollen gitt at flere kontrollutvalg har prioritert samme selskap. Forslag til overordnet analyse og plan for selskapskontroll vedtas, med de endringer som fremkom i møtet, og oversendes kommunestyret med følgende innstilling: 1. Plan for selskapskontroll vedtas. 2. Kontrollutvalget delegeres myndighet til å foreta endringer i planen. 9

10 50/16 Kontrollutvalgets årsplan for Nittedal kontrollutvalg /16 1. Kontrollutvalget vedtar den foreslåtte årsplanen for 2017, med de endringer som fremkom i møtet. 2. Saken sendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsplan for 2017 til orientering. Kontrollutvalget gjennomgikk forslag til årsplan for Årsplan for 2017 vedtatt med de endringer som fremkom i møtet. 2. Saken sendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsplan for 2017 til orientering. 10

11 51/16 Referater 1 Nittedal kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget tar referatene til orientering. - Kontrollutvalget tar referatene til orientering. 11

12 52/16 Eventuelt 1 Nittedal kontrollutvalg /16.. (Ingen saker behandlet) 12