Oddvar Brekke (leder), Ellen M. Nicolaisen (nestleder), Alfred Roland, Inger J. Wernerson, Arild Hagen.

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Nannestad kontrollutvalg Dato: kl. 08:00 Sted: Nannestad bygdemuseum, møterom Arkivsak: 15/00014 Tilstede: Møtende varamedlemmer: Oddvar Brekke (leder), Ellen M. Nicolaisen (nestleder), Alfred Roland, Inger J. Wernerson, Arild Hagen. - Forfall: - Andre: Protokollfører: Ordfører Hans Thue. Fra administrasjonen: Rådmann Paul Glomsaker, stabsleder Kjetil Kokkim og virksomhetsleder Tonje Bismo Skogstad i sak 38/17. Fra Romerike revisjon: Daglig leder Nina Neset, avdelingsleder Oddny Ruud Nordvik og forvaltningsrevisor Hilde Gamkinn. Konsulent Øystein Hagen Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS SAKSKART Side Saker til behandling 36/17 15/ Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon /17 17/ Regnskapsføring og oppfølging av bonusavtalene i ØRU/ØRIK 4 38/17 15/ Orientering ved rådmannen 5 39/17 17/ Eierskapskontroll Orbit Arena AS 6 40/17 17/ Bestilling av selskapskontroller for /17 17/ Bestille nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt 8 1

2 42/17 15/ Rapportering fra Romerike Revisjon IKS 9 43/17 15/ Kontrollutvalgets årsplan for /17 45/17 15/ / Referater 11 Eventuelt 12 Det var ingen merknader til innkallingen og sakslisten. Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: 39/17, 38/17, 36/17, 37/17, 40/17, 41/17, 42/17, 43/17, 44/17, 45/17. Møtet hevet kl. 12:50. Nannestad, Oddvar Brekke (sign.) Kontrollutvalgsleder 2

3 Saker til behandling 36/17 Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon Nannestad kontrollutvalg /17 Kontrollutvalget tar fremleggelsen om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2017 for Nannestad kommune til orientering. Daglig leder Nina Neset la frem den overordnede revisjonsstrategien. Kontrollutvalgets innspill og spørsmål ble kommentert og besvart. Kontrollutvalget tar fremleggelsen om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2017 for Nannestad kommune til orientering. 3

4 37/17 Regnskapsføring og oppfølging av bonusavtalene i ØRU/ØRIK 1 Nannestad kontrollutvalg /17 Kontrollutvalget har med dette fulgt opp sitt vedtak av 22. mars Saken vedrørende Øvre Romerike utvikling (ØRU) og Øvre Romerike innkjøpssamarbeid (ØRIK) avsluttes. Kontrollutvalget tar notat av 12. oktober 2017 fra kontrollutvalget i Ullensaker kommune til orientering. Kontrollutvalget gjennomgikk notatet. Kontrollutvalget berømmer administrasjonen i Ullensaker kommune for deres arbeid i forbindelse med regnskapsavleggelsene og oppfølgingen av bonusavtalene i ØRU/ØRIK. Kontrollutvalget har med dette fulgt opp sitt vedtak av 22. mars Saken vedrørende Øvre Romerike utvikling (ØRU) og Øvre Romerike innkjøpssamarbeid (ØRIK) avsluttes. Kontrollutvalget tar notat av 12. oktober 2017 fra kontrollutvalget i Ullensaker kommune til orientering. 4

5 38/17 Orientering ved rådmannen 1 Nannestad kontrollutvalg /17 Saken legges frem uten innstilling. Saken er unntatt offentligheten jfr Offl 13 jfr Fvl 13 nr 1. Møte ble holdt for lukkede dører jfr Koml 31 nr. 2. Saken tas til orientering. 5

6 39/17 Eierskapskontroll Orbit Arena AS 1 Nannestad kontrollutvalg /17 Kommunestyret ber kommunens representant i generalforsamlingen: 1. Påse at det ferdigstilles en fullverdig og omforent eierstrategi for OrbitArena AS. 2. Bidra til en endring i selskapets vedtekter som sikrer at sakspapirer til generalforsamlingen foreligger i god tid slik at det muliggjør folkevalgt forankring. Kommunestyret ber rådmannen nedfelle eksisterende rutine skriftlig. Avdelingsleder Oddny Ruud Nordvik og forvaltningsrevisor Hilde Gamkinn presenterte rapporten. Innledningsvis ble det sagt litt generelt om selskapskontroll og eierstyring. Kontrollutvalgets innspill og spørsmål ble kommentert og besvart. Ordfører Hans Thue bidro også med innspill i saken. Kommunestyret ber kommunens representant i generalforsamlingen: 1. Påse at det ferdigstilles en fullverdig og omforent eierstrategi for OrbitArena AS. 2. Bidra til en endring i selskapets vedtekter som sikrer at sakspapirer til generalforsamlingen foreligger i god tid slik at det muliggjør folkevalgt forankring, og at møter i generalforsamlingen ikke kolliderer med eierrepresentantenes møteplikt i andre folkevalgte organer. Kommunestyret ber rådmannen nedfelle eksisterende rutine skriftlig. 6

7 40/17 Bestilling av selskapskontroller for Nannestad kontrollutvalg /17 1. Kontrollutvalget bestiller en eierskapskontroll av selskapene Øvre Romerike brann og redning IKS og Øvre Romerike avfallsselskap IKS. 2. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å koordinere bestillingene til Romerike Revisjon IKS. Kontrollutvalget drøftet saken. 1. Kontrollutvalget bestiller en eierskapskontroll av selskapene Øvre Romerike brann og redning IKS og Øvre Romerike avfallsselskap IKS. 2. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å koordinere bestillingene til Romerike Revisjon IKS. 7

8 41/17 Bestille nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt 1 Nannestad kontrollutvalg /17 Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor området fra Romerike Revisjon IKS. Utvalget ber revisjonen om å legge frem en prosjektplan, basert på diskusjonen i møtet, for dette prosjektet i sitt neste møte den xx.xx Kontrollutvalget drøftet saken. Revisjonen bidro med innspill. Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor området Mobbing fra Romerike Revisjon IKS. Utvalget ber revisjonen om å legge frem et diskusjonsnotat/prosjektplan, basert på diskusjonen i møtet og plan for forvaltningsrevisjon, for dette prosjektet i sitt neste møte. 8

9 42/17 Rapportering fra Romerike Revisjon IKS 1 Nannestad kontrollutvalg /17 Saken tas til orientering. Revisjonen orienterte om sin løpende virksomhet. Saken tas til orientering. 9

10 43/17 Kontrollutvalgets årsplan for Nannestad kontrollutvalg /17 1. Kontrollutvalget vedtar den foreslåtte årsplanen for 2018, med de endringer som fremkom i møtet. 2. Saken sendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsplan for 2018 til orientering. Kontrollutvalget gjennomgikk årsplanen i møtet. 1. Kontrollutvalget vedtar den foreslåtte årsplanen for 2018, med de endringer som fremkom i møtet. 2. Saken sendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsplan for 2018 til orientering. 10

11 44/17 Referater 1 Nannestad kontrollutvalg /17 Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Kontrollutvalget behandlet referatsakene. Ordfører Hans Thue ga en orientering om vedlegg 3. Kontrollutvalget tar referatene til orientering. 11

12 45/17 Eventuelt 1 Nannestad kontrollutvalg /17.. Kontrollutvalget vil be rådmannen om en orientering vedrørende digitalt avvikssystem i kommunen, herunder hvor langt dette arbeidet har kommet og hvordan dette håndteres i mellomtiden. 12